UNIVERSITEIT GENT ONDERZOEK NAAR DE GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID VAN HET ELEKTRONISCH DOSSIERBEHEER VAN DE SOCIALE DIENST PATIËNTEN VAN HET U.Z

UNIVERSITEIT GENT Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen Academiejaar 2004-2005

ONDERZOEK NAAR DE GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID VAN HET ELEKTRONISCH DOSSIERBEHEER VAN DE SOCIALE DIENST PATIËNTEN VAN HET U.Z.

Scriptie voorgelegd tot het behalen van de graad van Licentiaat in de Medisch-Sociale Wetenschappen Optie Beheer en Beleid van Verzorgingsinstellingen Door Sofie Verhelst Prof. Dr. G. De Moor Dr. T. Fiers

1

2

UNIVERSITEIT GENT Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen Academiejaar 2004-2005

ONDERZOEK NAAR DE GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID VAN HET ELEKTRONISCH DOSSIERBEHEER VAN DE SOCIALE DIENST PATIËNTEN VAN HET U.Z.

Scriptie voorgelegd tot het behalen van de graad van Licentiaat in de Medisch-Sociale Wetenschappen Optie Beheer en Beleid van Verzorgingsinstellingen Door Sofie Verhelst Prof. Dr. G. De Moor Dr. T. Fiers

3

“Ondergetekende, Sofie Verhelst, bevestigt hierbij dat onderhavige scriptie mag worden geraadpleegd en vrij mag worden gefotokopieerd. Bij het citeren moet steeds de titel en de auteur van de verhandeling worden vermeld.”

III

Abstract Doelstelling: Op de Sociale Dienst Patiënten werd vorig jaar een elektronisch patiëntendossier geïmplementeerd. In deze scriptie willen we dit systeem evalueren op de gebruiksvriendelijkheid voor de eindgebruiker, de sociaal verpleegkundige en de secretaresse/administratief medewerker. Methode: Door middel van de QUIS-enquête wordt het systeem geëvalueerd. Er wordt gepoogd een overzicht te geven van de aspecten van het elektronisch patiëntendossier waarmee de gebruikers al dan niet tevreden zijn. Resultaten: De responsgraad van de enquête was 80,6 procent. De algemene gemiddelde score op het elektronisch patiëntendossier bedraagt 6,6 (95% betrouwbaarheidsinterval (BI), 6,36,9). Dit toont aan dat men in het algemeen tevreden is met het elektronisch patiëntendossier. Objectives: Last year, an electronic patient record system was implemented by the Sociale Dienst Patiënten. In this scription, we want to evaluate this system by measuring the userfriendliness for the end-user, the social nurse and the secretary/administrative worker. Method: By using the QUIS-questionnaire the system is being evaluated. The several aspects of the electronic patient record are given by which the end-users are satisfied or less satisfied. Results: The survey response rate was 80,6 percent. The overall mean score for the electronic patient record is 6,6 (95% confidence interval (CI), 6,3-6,9). This result indicates that there is an overall satisfaction with the electronic patient record.

IV

Inhoudstafel Abstract............................................................................................................IV Inhoudstafel ......................................................................................................V Woord vooraf ..................................................................................................VII Inleiding..........................................................................................................VIII 1

Hoofdstuk 1: Literatuuroverzicht............................................................. 1 1.1

1.1.1

Papieren patiëntendossier ...............................................................2

1.1.2

Van papier naar elektronisch...........................................................3

1.1.3

Het Elektronisch Patiëntendossier ..................................................5

1.2

2

Patiëntendossiers .............................................................................. 1

Human computer interface................................................................ 8

1.2.1

Consulteren van gegevens ..............................................................8

1.2.2

Gegevensinvoer ...............................................................................9

1.3

Usability en user satisfaction.......................................................... 10

1.4

Evaluatie ........................................................................................... 11

Hoofdstuk 2: Beschrijving van de Sociale Dienst Patiënten en het

elektronisch patiëntendossier – luik sociaal dossier.................................. 16 2.1

Beschrijving van de Sociale Dienst Patiënten van het UZ ........... 16

2.2

Beschrijving van het elektronisch patiëntendossier – luik sociaal

dossier van de Sociale Dienst Patiënten .................................................. 17

3

2.2.1

Begin van informatisering in SDP..................................................17

2.2.2

Uitbreiding met het elektronisch patiëntendossier........................18

2.2.3

Lay-out van het elektronisch patiëntendossier..............................19

Hoofdstuk 3: Onderzoeksmethodologie ............................................... 24 3.1

Opzet van het onderzoek................................................................. 24

3.2

Questionnaire for User Interaction Satisfaction............................ 24

3.3

Gegevensverzameling ..................................................................... 25

3.4

Studie subjecten .............................................................................. 27

V

3.5

Analytische benadering................................................................... 28

3.6

Resultaten......................................................................................... 29

3.6.1

Respons op de enquête.................................................................29

3.6.2

De algemene tevredenheid............................................................31

3.6.3

Correlatie met de algemene reactie op het EPD ..........................37

3.6.4

Correlaties tussen de demografische gegevens...........................38

3.6.5

Verschillen in tevredenheid bij de verpleegkundigen en het

administratief personeel ...............................................................................38 3.6.6

Verschillen in tevredenheid bij verschillen in typ-vaardigheid en bij

verschillen in wekelijkse werkduur aan het EPD .........................................39 3.7

Discussie .......................................................................................... 40

3.8

Beperkingen van het onderzoek en aanbevelingen ...................... 45

Lijst van figuren.............................................................................................. 47 Lijst van tabellen ............................................................................................ 47 Literatuurlijst .................................................................................................. 48 Bijlagen ........................................................................................................... 52

VI

Woord vooraf Vorig jaar werd mij de kans geboden om een veertiendaagse stage te lopen op de Sociale Dienst Patiënten in het U.Z.. Vanuit deze interessante ervaring, die hoofdzakelijk de implementatie van het elektronisch patiëntendossier betrof, is deze scriptie tot stand gekomen. Hiervoor had ik graag een woord van dank gericht aan mijn promotor, professor G. De Moor. Voor alle informatie, adviezen en professionele begeleiding. Dank aan de Sociale Dienst Patiënten, in het bijzonder aan mevr. Patricia Fruyt, voor de stagebegeleiding en voor al haar tijd die uitging naar mijn scriptie, aan de secretaresse Doris Seye, voor het zorgen van een goed verloop gedurende de afname van de enquête en aan alle medewerkers voor hun vrijwillige en talrijke medewerking aan de enquête. Een woord van dank richt ik aan mijn co-promotor dr. T. Fiers, voor de extra les in verband met het elektronisch patiëntendossier vorig jaar en voor de verbetering van de scriptie, aan prof. G. Van Maele voor de adviezen in verband met het opstellen en verwerken van de enquête en voor de verbetering van de analytische benadering. Pascal De Loor ben ik zeer dankbaar voor het mogelijk te maken de enquête elektronisch ter beschikking te stellen. Ten slotte wens ik mijn ouders en al mijn vrienden, waaronder zeker Frederic en Lien, te bedanken die mij gesteund en aangemoedigd hebben bij het verwezenlijken van dit eindwerk. Een heel bijzondere dank verdienen Koen, mijn broer, en Els Haegeman die gezorgd hebben voor het aanpassings- en verbeterwerk van het literatuuroverzicht.

VII

Inleiding In januari 2004 werd op de Sociale Dienst Patiënten van het Universitair Ziekenhuis Gent het verpleegkundig elektronisch patiëntendossier in gebruik genomen. De omschakeling van een papieren dossier naar een elektronisch had op de personeelsleden van deze dienst een grote impact. Het loslaten van het oude vertrouwde papieren dossier bleek voor sommigen niet zo eenvoudig. Ondanks het feit dat het elektronisch patiëntendossier (EPD) reeds meer dan een jaar geleden op deze dienst in gebruik werd genomen, wordt het softwareprogramma in deze scriptie geëvalueerd op de gebruiksvriendelijkheid voor de eindgebruiker, de sociaal verpleegkundige en de secretaresse/administratief medewerker. Ondanks de tijd die gespendeerd werd aan de voorbereiding en ontwikkeling van het EPD, werd er bij de eindgebruikers immers nooit geëvalueerd of het wel zou voldoen aan de noden van de dienst en of deze medewerkers deze software wel zouden willen gebruiken. Door middel van een enquête wordt een kwantitatief onderzoek gevoerd dat peilt naar de subjectieve tevredenheid met betrekking tot een aantal aspecten van de human computer interface. Er wordt getracht een overzicht te geven van de aspecten van het elektronisch patiëntendossier waarmee de personeelsleden tevreden mee zijn, en met dewelke niet. Er wordt tevens onderzocht of er verschillen zijn bij de beoordeling van het EPD tussen de verpleegkundigen en de secretaresse/administratief medewerkers. Is er bij de verpleegkundigen een correlatie tussen hun typ-vaardigheid en de tijd die ze per week besteden aan het EPD en zijn er verschillen in tevredenheid tussen groepen met een verschillende typ-vaardigheid en tussen groepen die per week een verschillend aantal uren aan het EPD besteden? Op deze vragen wordt in dit onderzoek een antwoord gezocht. In de toekomst kan er bij upgrades en aanpassingen aan dit programma rekening gehouden worden met de resultaten uit dit onderzoek. Het zou tevens raadzaam zijn dit

VIII

onderzoek na enige tijd over te doen ten einde na te gaan of de aanpassingen een positieve invloed hebben gehad op de tevredenheid van de eindgebruikers en of bijkomende aanpassingen noodzakelijk zijn. In het eerste hoofdstuk van de scriptie worden in een beknopt literatuuroverzicht de voor- en nadelen besproken van een papieren en een elektronisch patiëntendossier alsook de belangrijkste aandachtspunten bij de overgang van het papieren naar het elektronisch dossier. Er wordt uitgelegd wat verstaan wordt onder een human computer interface en waarvoor usability en user satisfaction staan. Tot slot van het literatuuroverzicht worden er verschillende evaluatiemogelijkheden voor een EPD besproken. In hoofdstuk 2 wordt de Sociale Dienst Patiënten en het elektronisch sociaal dossier omschreven. De onderzoeksmethodologie wordt volledig uitgewerkt in het derde en laatste hoofdstuk.

IX

1

Hoofdstuk 1: Literatuuroverzicht

De medische kennis breidt alsmaar verder uit waardoor de gezondheidszorg continu overstelpt wordt met nieuwe informatie. Ook op technologisch vlak wordt er in de medische wereld veel vooruitgang geboekt. Hoogtechnologische machines zoals de MRI, PETscanner en video-geassisteerde operaties helpen mee om diagnoses te stellen en behandelingen te verbeteren. Interdisciplinaire samenwerking en communicatie krijgen een steeds grotere rol. Al deze nieuwe methodes en procedures zijn erop gericht om hoogstaande kwaliteitszorg te bieden en de levenskansen en levenskwaliteit van de patiënten te vergroten en te verbeteren. In dit kader is ook het verwerken en beheren van gegevens van patiënten van cruciaal belang. Ondanks het feit dat de gezondheidszorg zelf technologisch zeer geavanceerd is en een intensieve gebruiker is van informatie, lijkt de informatie technologie (IT) voor gegevensverwerking en –beheer, in tegenstelling tot in andere industrieën, zijn ingang in de medische wereld maar moeilijk te vinden (Bates, Ebell, Gotlieb, Zapp, Mullins, 2003). Zo zijn er bijvoorbeeld heel wat sceptici die sterk twijfelen of een elektronisch patiëntendossier daadwerkelijk alle voordelen kan waarmaken die eraan worden toegeschreven (Powsner, Wyatt, Wright, 1998) en of deze technologische ontwikkelingen de professionaliteit van de zorgverleners niet negatief beïnvloeden. In het licht van het voorgaande, is het niet verwonderlijk dat bij het evalueren van een elektronisch patiëntendossier vaak de vergelijking gemaakt wordt met de papieren versie. Vandaar hebben we ervoor geopteerd om in Hoofdstuk 1 beide vormen bondig te bespreken en kort de voor- en nadelen in kaart te brengen.

1.1

Patiëntendossiers

Van iedere patiënt die gezondheidszorg heeft gekregen, wordt een dossier gemaakt. Dick & Steen (1997) definieert een patiëntendossier als volgt: “a patient record is the repository of information about a single patient. This information is generated by health

1

care professionals as the direct result of interaction with a patient or with individuals who have personal knowledge of the patient (or with both).” Een patiëntendossier komt in verschillende vormen en combinaties voor, namelijk op papier, op microfilm, op optische schijf, op computerkaart of op diskette. Tot op vandaag is de meest gebruikte vorm echter nog steeds het papieren patiëntendossier. In het eerste deel van dit hoofdstuk wordt hier kort op ingegaan. Vermits het papieren patiëntendossier echter een aantal belangrijke tekortkomingen heeft en de toenemende informatisering toch geleidelijk zijn doorgang vindt in de medische sector, wordt in toenemende mate overgeschakeld naar het elektronisch patiëntendossier. Deze vorm komt aan bod in het tweede deel van dit inleidende hoofdstuk.

1.1.1

Papieren patiëntendossier

Het papieren patiëntendossier is tot op vandaag nog steeds het meest gebruikte middel om de gegevens van de patiënten te noteren en te bewaren. Nochtans kunnen heel wat negatieve punten over het papieren patiëntendossier worden aangestipt. Dick & Steen (1997) en Bates et al. (2003) wijzen o.a. op volgende beperkingen : •

Pagina’s kunnen relatief eenvoudig verloren gaan,

•

Gegevens zijn vaak moeilijk of niet leesbaar en onnauwkeurig,

•

De volgorde van de gegevens kan niet gewijzigd worden,

•

Een slechte structurering van het dossier leidt tot inefficiënt en tijdrovend gebruik, zeker indien het een dossier betreft van een zekere omvang,

•

Een papieren patiëntendossier kan slechts op één plaats tegelijk worden geraadpleegd, beschikbaarheid is m.a.w. locatiegebonden,

•

Vermits een patiënt normaliter meerdere artsen of specialisten, of zelfs ziekenhuizen

bezoekt,

zullen

zijn

gegevens

vaak

verspreid

neergeschreven en opgeslagen zijn. Dit verhindert een integratie van

2

informatie, wat op zijn beurt de continuïteit van de zorg in het gedrang kan brengen. Er kunnen echter ook een aantal positieve aspecten van het papieren dossier vermeld worden. Naast het feit dat technische problemen natuurlijk onbestaande zijn bij een papieren patiëntendossier, wijzen Dick & Steen (1997) op volgende voordelen : •

Een papieren patiëntendossier is gemakkelijk te doorbladeren,

•

Het is draagbaar en kan door het verzorgend personeel of de geneesheer aan bed gebruikt worden,

•

De gebruiker is vrij in wat en waar hij noteert en hoe hij bepaalde gegevens in het dossier aanbrengt.

Bates et al. (2003) vermelden nog dat het papieren patiëntendossier eenvoudig te gebruiken is, een lage implementatiekost heeft en wijdverspreid geaccepteerd wordt. Bovendien mag niet uit het oog worden verloren dat gebruikers heel vertrouwd en vaak ook tevreden zijn met het papieren patiëntendossier (Tange, 1995). Bij de omschakeling naar een EPD zal het dan ook niet altijd eenvoudig zijn om de volle medewerking van alle gebruikers te verkrijgen. De problemen die tijdens deze omschakeling vaak voorkomen, worden in deel 2 van dit hoofdstuk kort besproken, alvorens wordt ingegaan op het EPD zelf.

1.1.2

Van papier naar elektronisch

Ondanks het feit dat het papieren patiëntendossier een aantal belangrijke tekortkomingen vertoont, is de beslissing tot omschakeling naar een EPD niet evident. In eerste instantie wordt men geconfronteerd met een aantal financiële obstakels. De directe en indirecte aanschaffingskosten, zoals daar zijn de investeringen in hardware en software en de bijhorende opleidingen, alsook eventuele investeringen in human resources, blijken een belemmerende factor te zijn om het EPD te introduceren (Brown, 1999). Verder kan ook de meerkost ten gevolge van de technische ondersteuning, het onderhoud en de noodzakelijke upgrades de beslissing negatief beïnvloeden.

3

Eenmaal de beslissing tot het introduceren van een EPD ondanks deze noodzakelijke financiële inspanningen effectief genomen is, kan gestart worden met de ontwikkeling ervan. We wezen er reeds op dat het risico bestaat dat bepaalde toekomstige gebruikers in deze fase niet steeds hun volledige medewerking zullen verlenen. Nochtans is het van cruciaal belang om verpleegkundigen, artsen en andere zorgverleners zo veel mogelijk bij het ontwikkelingsproces te betrekken. Zij zijn immers de meest aangewezen personen om te bepalen aan welke eisen het EPD moet voldoen: welke soorten gegevens moeten kunnen verwerkt worden, in welke vorm dienen gegevens ingevoerd en verwerkt te worden, welke technische eisen (snelheid, flexibiliteit, etc.) moeten worden opgelegd. Een dergelijke manier van werken zal er bovendien toe bijdragen dat het personeel het nieuwe systeem sneller zal aanvaarden en gebruiken (Rodríguez, Murillo, Borges, Ortiz, Sands, 2002). Opdat de organisatie de nodige tijd zou hebben om te wennen aan het nieuwe systeem, wordt bij de eigenlijke implementatie van een EPD het papieren patiëntendossier meestal slechts stap voor stap vervangen. Deze stapsgewijze implementatie is naar de gebruikers van het systeem zeker minder belastend, doch dient men er rekening mee te houden dat er een aantal inherente problemen en risico’s mee verbonden zijn. De gefaseerde aanpak heeft namelijk tot gevolg dat er een periode is waarin het papieren en het elektronisch dossier parallel worden gebruikt (Mikkelsen & Aasly, 2001). Vermits het papieren dossier in de beginfase nog steeds de meeste informatie bevat, hebben gebruikers de neiging om de elektronische versie uit het oog te verliezen (Lærum, Ellingsen, Faxvaag, 2001). Informatie wordt in de papieren versie wel aangepast, terwijl de elektronische versie geen update krijgt. Ook het feit dat de informatie op een andere manier wordt weergegeven, m.n. via ongestructureerde of minder gestructureerde vrije tekst in de papieren versie versus gestructureerde elementen in de elektronische, kan leiden tot inconsistenties, waardoor finaal de betrouwbaarheid van de dossiers in het gedrang komt. Het is m.a.w. van primordiaal belang erop toe te zien dat beide vormen van dossiers punctueel worden bijgehouden tot op het moment dat het elektronisch dossier het papieren volledig heeft vervangen. Enkel zo kan men er zeker van zijn dat alle gegevens daadwerkelijk in het EPD worden opgenomen (Stausberg, Koch, Ingenerf, Betzler, 2003), (Mikkelsen & Aasly, 2001).

4

1.1.3

Het Elektronisch Patiëntendossier

1.1.3.1

Definitie

Een eensluidende definitie voor een CPR (computerised patient record), in het Nederlands vertaald naar een EPD (elektronisch patiëntendossier), kan niet echt gegeven worden, want er bestaan geen universele concepten die een elektronisch dossier definiëren. In de literatuur worden daarom tal van namen gebruikt zoals computerbased patient record, of electronic medical record (EMR), electronic patient record en clinical information system. Daarnaast bestaat er een brede waaier aan definities voor een niet-papieren patiëntendossier. Niet-papieren dossiers kunnen variëren van gescande documenten tot gecodeerde gegevens, en reiken van één departement tot verder dan een instelling (De Neve, 2001, Dick & Steen, 1997, van Ginneken, 2002) Een definitie voor een EPD die door Dick & Steen, 1997, wordt gegeven: “a computerbased patient record (CPR) is an electronic patient record that resides in a system specifically designed to support users by providing accessibility to complete and accurate data, alerts, reminders, clinical decision support systems, links to medical knowledge, and other aids.”

1.1.3.2

Voor- en nadelen

De potentiële voordelen van elektronische dossiers zijn in grote mate het spiegelbeeld van de reeds vermelde nadelen van papieren patiëntendossiers. Hieronder een kort overzicht van voordelen die in de literatuur vermeld worden (Powsner et al., 1998): •

Door het maken van geregelde back-ups is het behoud van gegevens verzekerd,

•

Door een uniforme input zijn de gegevens nauwkeurig en perfect leesbaar,

•

Confidentialiteit van de gegevens is gegarandeerd doordat de toegang per gebruiker kan geregeld worden (bijvoorbeeld via paswoorden),

5

•

In tegenstelling tot een papieren patiëntendossier kunnen verschillende gebruikers op verschillende locaties het EPD simultaan raadplegen,

•

Alle beschikbare gegevens, afkomstig van verscheidene medische diensten en zorgverstrekkers, kunnen moeiteloos geïntegreerd worden. Hierdoor moet ook niet veelvuldig dezelfde informatie aan de patiënt gevraagd worden,

•

Gegevens kunnen op een efficiënte manier opgezocht, gewijzigd, samengevat of verwijderd worden. Een EPD biedt bovendien een grote waaier aan outputmogelijkheden,

•

Naast de gegevensverzameling voor patiëntenzorg, kan het EPD ook gebruikt worden voor andere doeleinden zoals voor een klinische audit, kwaliteitsbewaking en –verbetering, klinisch onderzoek, epidemiologie en terugbetaling (Treweek, 2003). Het EPD kan ook decision support ondersteunen bijvoorbeeld bij geneesmiddelenbeheer of preventieve geneeskunde,

•

Behalve de voordelen gelinkt aan het eigenlijke gebruik van het dossier, veroorzaakt

de

informatisering

tevens

een

aantal

logistieke

verbeteringen, zoals de papierbesparing en de beperking van de stockeerruimte (McDonald, 1997). Er zijn echter ook een aantal nadelen verbonden aan het gebruik van een EPD. Powsner et al., 1998 wijzen o.a. op de volgende elementen : •

De gegevens dienen gestructureerd en gecodeerd te zijn,

•

Zorgverleners

kunnen

gemakkelijk

gedesoriënteerd

geraken

in

computersystemen, •

Zorgverleners lijken meer tijd nodig te hebben om gegevens in de computer in te geven dan ze met de hand te schrijven. Bovendien heeft de informatisering tot gevolg dat meer administratieve taken naar de zorgverleners verschuiven,

•

De verleiding om gegevens overbodig op te smukken met kleurtjes, grafieken, e.d. verlaagt de efficiëntie van het werk,

6

•

Ontwerpbeslissingen worden meestal gemaakt door programmeurs, waardoor het risico bestaat dat het systeem niet volledig aan de vereisten van de zorgverleners voldoet,

•

Aanpassingen en upgrades van het ontwerp zijn duur, evenals de onderhoudskosten voor het systeem en het netwerk en de noodzakelijke trainingen voor de gebruikers.

Men mag tevens niet uit het oog verliezen dat de introductie van een EPD een significante impact kan hebben op de werkroutine van de professionals. Het aannemen van een nieuwe manier van werken waarvan bepaalde taken vroeger door andere professies werden gedaan, is niet evident en kan leiden tot lokaal verzet. Het betekent vaak een verstoring van de gevestigde werkrollen en nieuwe beloningssystemen kunnen nodig zijn opdat deze nieuwe werkrollen aanvaard zouden worden (Lærum et al., 2001). Daarnaast kan het EPD een impact hebben op de relatie tussen de zorgverlener en de patiënt. Enerzijds kan de aanwezigheid van een computer in bijvoorbeeld de consultatiekamer de patiënt geruststellen, vermits het voor hem kan betekenen dat er een grotere technische en organisatorische ondersteuning wordt geboden in vergelijking met het gebruik van een papieren patiëntendossier. Anderzijds kan een computer ook een fysieke barrière creëren tussen patiënt en zorgverlener. Zo kan het oogcontact verloren gaan wanneer de zorgverlener gegevens invoert in het EPD in het bijzijn van de patiënt (Powsner et al., 1998). Zeker indien de interface niet goed ontworpen is of indien er tijd verloren gaat bij het ingeven van irrelevante data kan de relatie verstoord worden. Het is dan ook van het allergrootste belang dat de ontwikkelde systemen toelaten om snel en efficiënt gegevens in te voeren, op te zoeken en te consulteren. Dit brengt ons onmiddellijk bij één van de meest essentiële elementen bij de informatisering van een patiëntendossier,

m.n. een

goed ontwerp van de

“human computer interface”. In de volgende paragrafen gaan we hier wat dieper op in.

7

1.2

Human computer interface

De user interface bij een softwaretoepassing (hier dus het EPD) kan omschreven worden als de manier waarop de gebruiker en het product met elkaar communiceren. Dit wil zeggen, de manier waarop gebruikers duidelijk maken aan de toepassing wat ze willen doen door middel van interactie met onder andere het toetsenbord of met de muis (Chambers & Connor, 2002). Vermits de user interface het enige zichtbare, en bijgevolg voor de eindgebruiker het meest belangrijke, is aan een computersysteem, moet er bij de ontwikkeling van computersystemen veel aandacht uitgaan naar het ontwerp van deze link tussen mens en machine. Specifiek binnen de medische informatica is het duidelijk geworden dat er bij de ontwikkeling van computersystemen en de user interface rekening moet gehouden worden met de specifieke noden, capaciteiten en het werkveld van de eindgebruiker (Rodríguez et al., 2002; Jaspers, Steen, van den Bos, Geenen, 2004). In de klinische setting bestaat er immers een enorme diversiteit, zowel aan gebruikers, hun verwachtingen, als hun ervaringen en voorkennis. Dit moet ook allemaal in overweging genomen worden bij een interface ontwikkeling (Rose et al., 2005). Zich in de plaats stellen van de specifieke gebruiker van het systeem is dus de boodschap (Rodríguez et al., 2002). Bij de ontwikkeling van de user interface voor een computersysteem en meer in het bijzonder voor een EPD, moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen het invoeren van de gegevens en het consulteren van de gegevens. Het gaat immers om twee totaal verschillende activiteiten die een verschillende ondersteuning vragen.

1.2.1

Consulteren van gegevens

Om gegevens van het scherm af te lezen worden in de literatuur volgende belangrijke aandachtspunten vermeld: •

Het overzicht, waarmee bedoeld wordt dat men snel dient te zien wat er op het scherm te vinden is en waar welke gegevens terug te vinden zijn.

8

Ook de combinaties van relevante gegevens dienen eenvoudig identificeerbaar te zijn, •

Een voorspelbare presentatie van de gegevens door een aangepaste lay-out waar de gegevens in een consistente volgorde gerangschikt staan en waar rubrieken en titels gebruikt worden,

•

Een klinisch relevante voorstelling van de gegevens,

•

Een outputscherm dient een juiste hoeveelheid informatie te bevatten. In een onderzoek van Rose et al. (2005) geven artsen immers aan dat wanneer er teveel informatie op één scherm wordt getoond, het scherm veel te druk wordt en het problematisch wordt om snel en efficiënt een taak uit te voeren,

•

Het schermcontrast wordt ook als een belangrijke overweging beschouwd bij de ontwikkeling van een interface. Alles moet duidelijk leesbaar blijven en de kleuren die gebruikt worden en de positie op het scherm om bijvoorbeeld waarschuwingen of urgente gegevens te benadrukken, moeten doeltreffend zijn (Rose et al., 2005), (van Ginneken, 2002).

1.2.2

Gegevensinvoer

Bij het gebruik van een elektronisch patiëntendossier door zorgverleners geeft de gegevensinvoer meer knelpunten dan het terug opvragen van gegevens. Een van de problemen bij de minder computergeletterden is het aanvaarden van te moeten typen. Naarmate typen geen probleem meer vormt, is er ook een grotere acceptatie (van Ginneken, 2002). Bij een hogere graad van computergeletterdheid en typvaardigheid bij gebruikers worden de taken in een kortere tijd uitgevoerd dan bij gebruikers die minder goed of niet kunnen typen en weinig ervaring hebben met de PC (Rodríguez et al., 2002). Zoals eerder aangehaald is gegevensinvoer in een elektronisch patiëntendossier tijdrovend. Het vraagt zelfs meer tijd om gestandaardiseerde gegevens in te voeren dan doorlopende tekst (van Ginneken, 2002).

9

Hoe briljant een elektronisch patiëntendossier ook mag zijn, wanneer de user interface niet gebruiksvriendelijk is voor de gebruiker, zal hij het systeem niet accepteren en niet gebruiken (van Ginneken, 2002), (Sittig, Kuperman, Fiskio, 1999). Een user interface die gemakkelijk te gebruiken is, gemakkelijk aan te leren is en de gebruiker in staat stelt om heel efficiënt te werken, zal de aanvaarding en de goedkeuring voor het nieuwe systeem verbeteren en vergemakkelijken (Rodríguez et al., 2002). Om een dergelijke interface te ontwikkelen, kunnen er ‘usability engineering’ principes (principes van de bruikbaarheidstechniek) gebruikt worden. Wat onder usability dient begrepen te worden, wordt in het volgende hoofdstuk behandeld.

1.3

Usability en user satisfaction

Eerder werd al aangehaald dat de informatietechnologie potentiële voordelen kan bieden aan de zorgverleners. Maar eerst moeten deze medische professionals deze technologie aanvaarden als deel van hun werkzaamheden en deze effectief gebruiken om van de voordelen te kunnen genieten. Een van de grootste barrières bij een implementatie van een EPD is de weerstand van de zorgverleners tegen dit systeem. Ze zijn bezorgd dat de computer meer tijd zal vergen om gegevens in te voeren, een verminderd contact met de patiënt teweeg zal brengen en moeilijk zal te integreren zijn met het primaire werk. Daarom is de usability, of de bruikbaarheid (of nog vrijer vertaald, de gebruiksvriendelijkheid) een hele belangrijke factor bij het succesvol implementeren van een EPD. (Rose et al., 2005). Usability wordt in de literatuur meerdere malen gedefinieerd. In Lin, Choong, Salvendy (1997) worden volgende drie definities uit de literatuur weergegeven: •

Shackel (1991) definieert usability als: ‘the capability in human functional terms to be used easily and effectively by the specified range of users, given specified training and user support, to fulfil the specified range of tasks, within the specified range of environmental scenarios’.

•

Preece (1993) geeft de volgende definitie die het meest gebruikt wordt in de literatuur: ‘The goals of Human Computer Interaction (HCI) are to

10

develop and improve systems that include computers so that users can carry out their tasks: safely, effectively, efficiently and enjoyably. These aspects are collectively known as usability’. •

Volgens ISO 9241-11, (1998) betreft usability: ‘…the quality of use: the effectiveness, efficiency and satisfaction with which specified users achieve specified goals in particular environments.’

De vijf kenmerken van usability volgens Nielsen, 1993 zijn: learnability, efficiency, memorability, errors, and satisfaction. Met andere woorden: hoe gemakkelijk leren de gebruikers werken met het systeem, hoe groot is de productiviteit die met het systeem kan bereikt worden eens de gebruikers ermee kunnen werken, hoe gemakkelijk wordt het gebruik van het systeem herinnert, wat is de capaciteit van het systeem om fouten te beperken en welke graad van subjectieve tevredenheid kan bereikt worden bij de gebruikers (Rodríguez et al., 2002)? In Despont-Gros, Mueller, Lovis (2005) wordt volgende definitie van user satisfaction uit Au, Ngai, Cheng (2002) weergegeven: “overall affective and cognitive evaluation of the pleasurable level of consumption-related fulfillment experienced with the Information System.” In hoofdstuk 3 zullen we heel specifiek ingaan op dit laatste kenmerk van usability, m.n. de satisfaction of subjectieve tevredenheid. In het vierde en laatste deel van dit hoofdstuk gaan we eerst nog wat dieper in op de manier waarop deze belangrijke kenmerken geëvalueerd kunnen worden.

1.4

Evaluatie

Evaluatie is een zeer uitgebreid studieonderwerp dat niet alleen tot de medische informatica behoort. Algemeen erkend men in de software industrie meer en meer dat er een continue evaluatie nodig is bij de levenscyclus van de systeemontwikkeling opdat het finale product aan de verwachtingen van de ontwikkelaar, de eindgebruiker en de organisatie zou voldoen (Kushniruk, Patel, 2004).

11

Doordat het EPD meer en meer gebruikt wordt in de dagelijkse praktijk, is er ook voor deze toepassing een toenemende belangstelling voor de evaluatie ervan (Bürkle et al., 2001). Bürkle et al. (2001) en Lærum, Faxvaag (2004a) vinden het bijvoorbeeld noodzakelijk dat een evaluatie deel uitmaakt van het ontwikkelingsproces van klinische informatiesystemen, zoals het elektronisch patiëntendossier. Heathfield et al. (1998) benadrukt dat een evaluatie niet alleen bedoeld is om de kosten van een systeem te verantwoorden, maar ook om inzicht en kennis op vlak van informatietechnologie in de gezondheidszorg te verbreden om zo systemen te kunnen ontwikkelen die voordelen kunnen bieden zowel op klinisch als op economisch vlak. Ook Kushniruk, Patel, 2004 stellen dat informatiesystemen in de gezondheidszorg een doeltreffende evaluatie nodig hebben, om te kunnen verzekeren dat de vereisten en behoeften

voor

informatieverwerking

bij

de

eindgebruikers

en

de

gezondheidszorgorganisaties volbracht zijn. Er is een grote verscheidenheid qua benaderingen en methodes om de impact van informatiesystemen in de gezondheidszorg te beoordelen, gaande van enquêtes en interviews tot klinische proeven. Er zijn ook verschillende disciplines betrokken bij deze evaluatie waaronder cognitieve psychologie, computerwetenschappen, systems engineering en usability engineering. De eerste vraag die kan gesteld worden is: wat willen we evalueren? Het bepalen van de doelen van de evaluatie is belangrijk om een geschikte evaluatiemethode te kunnen selecteren. Bij een evaluatiestudie moeten de doelen gedetailleerd worden omschreven om de uiteindelijke resultaten gemakkelijk ermee te kunnen vergelijken (Bürkle et al., 2001).

De tweede vraag is: welke evaluatiemethode wordt gebruikt?

12

Zoals eerder werd vermeld, is er gedurende het volledige ontwikkelingsproces mogelijkheid tot evaluatie nodig. In het ontwikkelingsproces worden er dan ook verschillende evaluatiefases voorzien (Bürkle et al., 2001): •

In de verificatiefase wordt nagegaan of het systeem correct gebouwd is,

•

Tijdens de validatiefase wordt de vraag beantwoord of wel het juiste systeem werd ontwikkeld, voert het wel de geschikte taken uit waarvoor het was bestemd,

•

Bij de evaluatie van de human factors wordt gekeken of het systeem zal worden aanvaard en zal worden gebruikt,

•

In de laatste fase wordt het klinisch effect geëvalueerd.

Hieronder worden een aantal van deze verschillende conventionele evaluatiemethodes toegelicht. Naast deze methodes worden er nog tal van andere modellen voorgeschreven. De eerste methode die wordt beschreven is de enquête. Het blijft nog steeds de meest gebruikte vorm om gegevens te verzamelen. Een eenvoudige enquête blijft waardevol in de evaluatiestrategie. De voordelen van enquêtes zijn talrijk: •

ze kunnen makkelijk en met beperkte middelen verdeeld worden over een grote groep, bijvoorbeeld via internet,

•

de gegevens kunnen automatisch geanalyseerd worden,

•

er kan snel feedback worden gegeven over hoe de perceptie is tegenover het systeem (Kushniruk, Patel 2004).

Enquêtes zijn zeker geschikt voor het evalueren van de menselijke factoren. Het is wel belangrijk dat ze geldig zijn zodat de resultaten kunnen vergeleken worden met andere gelijkaardige studies ook al moeten er enkele aanpassingen aan de vraagstelling gebeuren.

13

Toch zijn er ook een aantal beperkingen verbonden bij het exclusief gebruik van enquêtes (Kushniruk, Patel 2004): •

de evaluatie van een systeem op de impact van het werk is beperkt. Wanneer de resultaten van een systeem worden geëvalueerd, zegt dit niets over hoe het systeem in een actuele context wordt gebruikt,

•

gedetailleerde informatie met betrekking tot het gebruik van het systeem bij het uitvoeren van complexe taken, worden niet omschreven in een enquête,

•

wanneer de respondenten gevraagd worden om een score te geven aan het systeem moeten ze terug reflecteren op hun ervaringen met het systeem. Bij het vergelijken van de resultaten van een enquête met een video van hetzelfde subject tijdens het gebruik van een systeem, geeft de enquête vaak niet weer wat de gebruiker in werkelijkheid deed met dat systeem.

Daarnaast heeft een studie waar enkel met een enquête wordt gewerkt, heeft wel kans om een lage responsgraad te hebben tenzij de personen herhaaldelijk herinnerd worden aan de vragenlijst (Bürkle et al., 2001). Naast de enquête wordt het interview ook vaak gebruikt. Bij deze methode kunnen dezelfde nadelen gevonden worden als bij de enquête. Ondanks deze tekortkomingen wordt deze vorm ook nog steeds frequent gebruikt (Kushniruk, Patel 2004). In een ‘focus group’, hetgeen eigenlijk gebruikt wordt om marktonderzoek te doen, wordt er geprobeerd om via een informele en relatief ongestructureerde oefening na te gaan wat de behoeftes van de gebruikers zijn en hoe ze er zich bij voelen zowel voor als na een systeemontwikkeling. Er kan gediscussieerd worden over hoe bepaalde taken worden uitgevoerd. Een focus groep kan een geschikt medium zijn om usability gegevens te verzamelen en het is ook een betrouwbaar instrument om de kwaliteit van de gezondheidszorg te meten (Rose et al., 2005).

14

Een andere evaluatiemethode is de taakanalyse waarbij er aandacht wordt besteed aan de taken en doelstellingen van de gebruikers. Hierbij wordt nagegaan welke de doelen van elke taak zijn, welke taken de meest belangrijkste zijn voor de gebruikers, welke taak afhankelijk is van een andere taak, welke de communicatiebehoeften zijn om tijdens een taak gegevens uit te wisselen, wat de moeilijkheidsgraad is en welke kennis en vaardigheden vereist zijn voor de uitvoering van de taak (Rose et al., 2005). De ‘think aloud’ methode is een directe methode die inzicht geeft in de manier waarop personen problemen oplossen. De subjecten moeten hardop praten waneer ze een probleem of een taak oplossen. Deze methode vindt zijn oorsprong in psychologisch en educatief onderzoek op cognitieve processen (Jaspers et al., 2004). Algemeen gesteld, is het wenselijk om een systeem langs verschillende perspectieven te benaderen door zowel kwantitatieve als kwalitatieve methodes in de evaluatie te integreren (Heathfield, Pitty, Hanka, 1998). Daarbij aansluitend moet een evaluatie vergelijkbaar zijn en nagaan hoe mensen op het systeem reageren (Lærum, Faxvaag, 2004a) Tot slot willen we opmerken dat er in de literatuur heel vaak alleen maar artsen worden geëvalueerd op hun gebruik van het elektronisch patiënten dossier, maar om een volledig beeld te krijgen van de impact van het EPD, is het nodig om andere belangrijke gebruikers, zoals de verpleegkundigen en de medisch secretaresses, te gaan evalueren (Lærum, Karlsen, Faxvaag, 2004). Wel is het zo dat secretaresses, verpleegkundigen en artsen verschillende delen van het systeem gebruiken en daardoor zijn er ook veel verschillen in de tevredenheid van de gebruikers en in het gebruik zelf. Uit hun onderzoek blijkt dat het vervangen van het papieren medisch dossier hoofdzakelijk voordelen heeft voor de secretaresses en in mindere mate voor de verpleegkundigen en artsen (Lærum, Karlsen, Faxvaag, 2004b).

15

2

Hoofdstuk 2: Beschrijving van de Sociale Dienst Patiënten en het elektronisch patiëntendossier – luik sociaal dossier

2.1

Beschrijving van de Sociale Dienst Patiënten van het UZ

In het organigram van het Universitair Ziekenhuis (UZ) Gent bevindt de Sociale Dienst Patiënten (SDP) zich onder het Departement Administratie en Financiën dat als Departementshoofd

Dhr.

W.

Leijs

heeft.

Mevr.

Patricia

Fruyt

is

de

dienstverantwoordelijke. De dienst telt 45 medewerkers, waaronder 5 personeelsleden die de administratie verzorgen, 2 interculturele bemiddelaars en 38 sociaal verpleegkundigen. De personeelsleden bevinden zich verspreid over het ganse ziekenhuis. Er zijn 2 secretariaten die gelokaliseerd zijn in K1 en K12. De sociaal verpleegkundigen zijn verspreid tewerkgesteld over verschillende diensten en verpleegafdelingen van het UZ: kliniekgebouw 1/2/4, Universitaire Dienst Psychiatrie, Psychiatrische thuiszorg, Centrum

voor

Locomotorische

en

Neurologische

Revalidatie

K7,

Kinderrevalidatiecentrum, Centrum voor congenitale aangezichtsafwijkingen, K12, Mucoviscidosereferentiecentrum, Revalidatiecentrum NKO, Pediatrie K5/6 en het Revalidatiecentrum voor Longziekten en Palliatief supportteam. Het doel van de SDP is de patiënt en/of familie te ondersteunen bij het oplossen en omgaan met problemen en verstoringen in het functioneren in wisselwerking met hun sociale omgeving. De begeleiding situeert zich op het niveau van psychische, relationele en sociale moeilijkheden en problemen verbonden aan het ziek-zijn, het verblijf en de behandeling in het ziekenhuis en de veranderde toekomstperspectieven en levenssituatie. De sociaal verpleegkundige tracht het sociaal functioneren van de patiënt en/of familie of de wisselwerking tussen patiënt en familie en hun sociale omgeving te

16

verbeteren. In het UZ wordt een zesde van de patiënten door de sociaal verpleegkundigen begeleid.

2.2

Beschrijving van het elektronisch patiëntendossier – luik sociaal dossier van de Sociale Dienst Patiënten

2.2.1

Begin van informatisering in SDP

De Sociale Dienst Patiënten is sinds 1999 bezig met de geleidelijke informatisering van de dienst. Deze valt uiteen in drie delen: •

Documentatiesystemen die op het intranet van het Universitair Ziekenhuis te raadplegen zijn: SoKa, ABC, een databestand Socpat en Clinigent, de patiëntenadministratie van het UZ,

•

De elektronische communicatie met de verpleegeenheid/arts via het Order Communicatie Systeem (OCS),

•

Het elektronisch patiëntendossier.

In juni 2001 was men eerst op een proefafdeling gestart met het OCS. Dit programma werkt in Clinician Workstation (CWS), een Windows-gestuurd deel van het ziekenhuisinformatiesysteem. Door deze implementatie konden de oproepen via de zoemer vervangen worden. Voorheen kon een sociaal verpleegkundige op ieder moment worden opgezoemd of worden opgebeld door een hulpverlener, ook wanneer men in gesprek was met een patiënt. Dit was storend en werkte de vertrouwelijkheid met de patiënt niet echt in de hand. Vanaf april 2002 werd het nieuwe systeem ingevoerd op alle afdelingen. Het systeem werkt als volgt: verpleegkundigen, artsen en andere UZ-medewerkers kunnen een order plaatsen op de PC, voor een bezoek van een medewerker van de Sociale Dienst Patiënten. Er zijn verschillende soorten orders die kunnen geplaatst worden:

17

•

een ‘gepland’ order, deze interventie wordt op een welbepaalde keuzedatum vastgelegd,

•

een ‘dringend’ order is een interventie die nog diezelfde dag moet gebeuren,

•

een ‘zeer dringend’ order moet worden uitgevoerd binnen de 2 uur of als het order na 15 u geplaatst werd, moet er bovendien nog eens telefonisch verwittigd worden door de verpleegeenheid.

De sociaal verpleegkundige vindt deze consultvragen terug op een werklijst op de PC. Na de interventie wordt er een kort verslag getypt met informatie die van belang is voor de andere diensten en disciplines met betrekking tot de behandeling en/of verzorging van de patiënt. Dit resultaat is voor de aanvrager dan zichtbaar in een folder. De doelstellingen voor dit OCS–systeem zijn divers: het verbeteren van de communicatie, het 24u/24u doorgeven van hulpvragen, een sluitende rapportering, afdelingsteams krijgen beter zicht op het terrein van de sociaal verpleegkundige, het verbeteren van de kwaliteit van gezondheidszorg en het inschatten van de werkbelasting van de sociaal verpleegkundige.

2.2.2

Uitbreiding met het elektronisch patiëntendossier

Clinician Workstation (CWS) werd na de implementatie van het OCS verder uitgebreid met het eigenlijk elektronisch (verpleegkundig) patiëntendossier voor de Sociale Dienst Patiënten. Het elektronisch dossier voor de SDP is gebaseerd op het bestaande verpleegkundig elektronisch dossier van het UZ, maar specifiek aangepast aan deze dienst. In juni 2002 werd er speciaal voor dit project een werkgroep opgericht, bestaande uit de dienstverantwoordelijke, enkele medewerkers van de SDP en iemand van de dienst informatica. Het was de bedoeling om het elektronisch patiëntendossier voor de Sociale Dienst Patiënten voor te bereiden. In overeenstemming met het reeds eerder vermelde belang van de user interface (cfr. 1.2), ging speciale aandacht uit naar de lay-out van de schermen. Deze werden op maat gemaakt, volgens de behoeften van de sociaal

18

verpleegkundigen. Het elektronisch patiëntendossier werd opgebouwd zoals het bestaande papieren dossier, dat hiermee wordt vervangen. Voor de personeelsleden van de SDP werden handleidingen geschreven, opleidingen en trainingssessies

gegeven, duidelijke afspraken gemaakt in verband met de

werkprocedures en demonstraties gegeven over hoe het patiëntendossier moest worden gebruikt. Vanaf januari 2004 is de Sociale Dienst Patiënten effectief van start gegaan met de implementatie van dit elektronische (sociaal) patiëntendossier. Sindsdien werd er niet meer verder gerapporteerd in het papieren dossier, ook werden er geen nieuwe papieren dossiers meer aangemaakt. De nieuwe patiënten kregen een elektronisch dossier. Enkel de correspondentie werd in het begin nog op papier in afzonderlijke mapjes bewaard, maar ook dit is reeds verleden tijd. Het werken in CWS kan van op elke OCS-PC in het ziekenhuis. Op elke verpleegafdeling kan meteen de patiënt geselecteerd worden en zijn dossier aangevuld worden. Het resultaat in de desbetreffende folders kan men op om het even welke locatie in het ziekenhuis opvragen.

2.2.3

Lay-out van het elektronisch patiëntendossier

Het elektronisch patiëntendossier bestaat uit twee verschillende modules: folders en observatiebladen. Er zijn 8 folders waarin men de gerapporteerde gegevens kan lezen. Folders hebben enkel een leesfunctie. In Figuur 1 wordt het scherm weergegeven van het EPD waarop men onder de menubalk een knoppenbalk kan vinden. Er is ook een gele lijn zichtbaar die de naam, het patiëntennummer en de episode van de betreffende patiënt vermeld (in dit geval is de patiënt de auteur van deze scriptie en is er geen schending van de privacy) en daaronder vindt men de verschillende folders: ‘Sociale Anamnese’, ‘Follow-up’, ‘OCMW’, ‘Consult’ (wat het eigenlijke OCS is, zoals hierboven reeds beschreven), ‘Brieven’, ‘Vervoer’, ‘Ziekenhuishygiëne’ en ‘Observaties’. Bij deze

19

patiënt werd er nog niets gerapporteerd, de folders zijn dan ook leeg. Dit kan men zien door de folders aan te klikken. Wanneer de folder leeg is, verschijnt er een blauw kruisje, zoniet verschijnt hetgeen reeds gerapporteerd werd over deze patiënt. In figuur 1 werden de folders ‘Sociale Anamnese’, ‘Follow-up’ en ‘OCMW’ aangeklikt. Figuur 1: voorstelling van het scherm met de verschillende folders

Wanneer er over een patiënt moet gerapporteerd worden, gebeurt dit in de observatiebladen. Observatiebladen hebben met andere woorden een schrijffunctie. Alvorens te kunnen rapporteren, moet zo’n observatieblad via niet nader omschreven stappen worden aangemaakt. Slechts zes van de acht folders hebben bijhorende observatiebladen. Er kan alleen maar gerapporteerd worden in ‘Sociale Anamnese’, ‘Follow-up’, ‘OCMW’, ‘Consult’, ‘Brieven’ en ‘Vervoer’. In figuur 2 wordt het observatieblad ‘Sociale Anamnese’ weergegeven. Dit observatieblad vervangt de voormalige witte buitenkaft van het papieren dossier.

20

Figuur 2: Observatieblad ‘Sociale Anamnese’

Wanneer men in het desbetreffende vakje wil rapporteren, kan men daarop dubbelklikken, dan verschijnt er een groter venster, een gewoon tekstvak waarin men vrij zijn verslag kan typen. Dit is een van de specifieke kenmerken aan het EPD van de SDP. Men kan min of meer op zijn eigen manier blijven rapporteren zoals men dit vroeger in het papieren dossier deed. Er werden wel duidelijke afspraken gemaakt hieromtrent zodat alles overzichtelijk en leesbaar blijft voor collega’s gezien er maar beperkte mogelijkheden zijn om de tekst te verfraaien. Figuur 3 geeft het observatieblad ‘Follow-up’ weer. Dit blad vervangt het papieren Follow-up blad dat in het papieren dossier aan de witte kaft werd geniet.

21

Figuur 3: Observatieblad ‘Follow-up’

In deze module wordt er informatie op korte termijn over de sociale context van de patiënt vermeld. Alle informatie van één dag wordt in één kolom geschreven die de datum van die dag draagt. De volgende dag wordt er in een nieuwe kolom gerapporteerd. De kolommen schikken zich horizontaal en in chronologische volgorde naast elkaar. De recentste kolom komt vooraan. Door middel van de pijltjes (bovenaan links) kan men door de verschillende kolommen scrollen. Het observatieblad ‘OCMW’ wordt in Figuur 4 getoond. Dit vervangt de gele en de blauwe fiche van het papieren dossier. In deze drie observatiebladen wordt eigenlijk het meeste gerapporteerd. De module ‘Vervoer’ wordt enkel gebruikt bij de dienst cardiologie, maar hierop gaan we niet verder in. De folders ‘Ziekenhuishygiëne’ en ‘Observaties’ hebben geen observatieblad en zijn dus enkel te lezen folders.

22

Figuur 4: Observatieblad ‘OCMW’

De folder en observatieblad ‘Brieven’ is tot nu toe de laatste fase in het hele informatica-implementatieproces van de SDP geweest. De eigenlijke ingebruikname van deze Word-integratie is pas begin maart 2005 doorgevoerd, maar de voorbereidingen hiervan waren reeds sinds vorig jaar bezig . Deze optie maakt het mogelijk om brieven te typen en te bewaren in het dossier van de desbetreffende patiënt. Via een aantal stappen kan de sociaal verpleegkundige een welbepaalde sjabloon van een brief aanklikken, deze invullen en opslaan. In de folder ‘Brieven’ wordt dan een lijst getoond van de aangemaakte brieven voor die patiënt. Zo moet de correspondentie niet meer in een boomstructuur onder Windows Verkenner worden bewaard, zoals tot voor deze laatste implementatiefase gebeurde met de briefwisseling in het secretariaat.

Figuur 5: Folder ‘Brieven’

23

3

Hoofdstuk 3: Onderzoeksmethodologie

3.1

Opzet van het onderzoek

Vanaf 2001 is stelselmatig verandering gekomen in de werking en in de administratie van de SDP. Het universitair ziekenhuis begon te investeren in informatica en ook de sociale dienst werd betrokken in het informatiseringsproces. Tot eind 2003 werd er nog met papieren patiëntendossiers gewerkt. In januari 2004 startte de implementatie van het EPD en dit jaar is de volledige informatisering geëindigd bij de Word–integratie. De overschakeling van een papieren naar een elektronisch patiëntendossier had op de sociaal verpleegkundigen een grote impact. Het was opnieuw zoeken naar een goed werkritme: afwisselend patiënten begeleiden, rapporteren op de PC en er opnieuw in consulteren. De

doelstelling

van

dit

onderzoek

is

om

de

bruikbaarheid,

of

de

gebruiksvriendelijkheid, van het elektronisch patiëntendossier van de Sociale Dienst Patiënten te beoordelen door middel van een enquête die de subjectieve tevredenheid meet met betrekking tot de interactie met het EPD. Het is de bedoeling een overzicht te geven van de aspecten van het EPD waarmee de personeelsleden tevreden mee zijn, en welke aspecten voor verbetering vatbaar zijn.

3.2

Questionnaire for User Interaction Satisfaction

Voor het onderzoek werd de QUIS (Questionnaire for User Interaction Satisfaction) gebruikt. Een multi-disciplinair team van onderzoekers in de Human-Computer Interaction Laboratory aan de Universiteit van Maryland heeft deze enquête ontworpen (Chin, Diehl & Norman, 1988), (Harper & Norman, 1993). De QUIS werd ontwikkeld om bij de gebruiker de subjectieve tevredenheid met betrekking tot componenten van de human-computer interface te evalueren. Eerder onderzoek heeft reeds aangetoond dat de enquête een goede betrouwbaarheid en validiteit heeft bij de beoordeling voor

24

verschillende types van computer interfaces (Lin, Choong, Salvendy, 1997), (Bürkle et al., 2001). De enquête bestaat zowel in een korte als in een lange versie. Beide versies bestaan uit een demografische enquête en een 6-delige classificatie waarin de algemene reacties van de gebruikers worden nagegaan. In de meest recente versie van de enquête worden de overige vragen nog eens opgedeeld in 11 specifieke onderdelen. Deze zijn: (1) het scherm, (2) terminologie en systeem informatie, (3) leren, (4) systeemmogelijkheden, (5)

technische

handboeken,

(6)

online

leerprogramma’s,

(7)

multimedia,

(8) spraakherkenning, (9) virtuele omgeving, (10) toegang tot internet en ten slotte (11) software installatie. De enquête laat toe enkel die secties te gebruiken die interessant zijn voor de applicatie (Harper & Norman, 1993). Iedere sectie op zich bestaat uit een aantal vragen waarbij de niet-relevante vragen terug kunnen worden weggelaten. Bij de uitgebreide versie heeft elke vraag in elke sectie nog een aantal subvragen, die een nog gedetailleerdere analyse toelaten. Het gaat hier om een enquête met enkel gesloten vragen die leiden tot resultaten die kwantitatief kunnen verwerkt worden. De 6 algemene vragen en de vragen binnen elke specifieke sectie bestaan uit een semantische differentiaal. De bipolaire items worden met een negen-punten-schaal aangegeven. Hierbij staat ‘1’ voor de meest negatieve eigenschap en ‘9’ voor de meest positieve. Voor niet-commerciële, educatieve doeleinden mag deze enquête zonder licentie gebruikt worden (http://www.acm.org/~perlman/question.cgi?form=QUIS).

3.3

Gegevensverzameling

De enquête die voor dit onderzoek werd gebruikt, was de lange versie van de QUIS. Naast de persoonlijke vragen en de 6 algemene reacties, werden de eerste vier specifieke categorieën van de QUIS gebruikt: het scherm, terminologie en systeeminformatie, leren en systeemmogelijkheden. De overige 7 secties waren niet relevant voor dit elektronisch patiëntendossier en werden dan ook niet weerhouden. In

25

iedere sectie werden naast de relevante vragen ook de relevante subvragen gebruikt. Er werd wel geen onderscheid gemaakt, noch in de enquête, noch in de statistische verwerking, tussen deze hoofd- en bijvragen in de 4 specifieke categorieën. In totaal bevatte deze enquête 45 vragen. De enquête werd naar het Nederlands vertaald en er werd geopteerd om de vragenlijst elektronisch ter beschikking te stellen. Gezien de personeelsleden van de SDP verspreid zitten over het Universitair Ziekenhuis en omdat ze dagelijks hun mail te checken, leek een elektronische enquête op het eerste zicht een gemakkelijker middel om iedereen te kunnen bereiken dan een papieren enquête. In Excel werd speciaal hiervoor een programma geschreven. Elke vraag kon worden beantwoord door met de muis het bolletje bij het gewenste antwoord aan te klikken. Door middel van 2 pijltjes kon er zowel naar de volgende vraag als naar de voorgaande vraag gegaan worden. Het was echter niet mogelijk om een vraag over te slaan, iedere vraag moest dus ingevuld worden. Tevens was het onmogelijk om dit programma af te sluiten vooraleer alle vragen waren ingevuld en opgeslagen. Na afgestemd te hebben met de dienstverantwoordelijke en met de secretaresse werden er in de vragenlijst, zoals reeds eerder vermeld, een aantal niet-relevante vragen weggelaten of aangepast ter verduidelijking. Er werd tevens een eenvoudigere taal gebruikt of moeilijke begrippen werden uitgelegd door middel van een voorbeeldje. Vooraleer de enquête werd rondgestuurd, werd ze elektronisch uitgeprobeerd door de secretaresse van de dienstverantwoordelijke. De enquête op voorhand testen bij een bepaalde groep, was niet echt mogelijk gezien de doelgroep slechts 36 mogelijke kandidaten telde en gezien er geen enkele andere bestaande groep exact hetzelfde elektronisch patiëntendossier gebruikte. Hierboven werd reeds aangehaald dat er in voorgaande studies wel al was gebleken dat de volledige enquête een goede betrouwbaarheid en validiteit had. Alle 36 respondenten kregen persoonlijk een e-mail toegestuurd met in bijlage de elektronische versie van de enquête. In de mail werd uitgelegd waarvoor deze enquête

26

bedoeld was. Daarnaast bevatte de mail een korte uitleg om de enquête te kunnen invullen. Nadat de vragenlijst was ingevuld, werd gevraagd om deze op te slaan en terug als bijlage in een mail naar het opgegeven e-mail adres terug te sturen. Alle personeelsleden naar wie de enquête werd verstuurd, kregen 14 dagen de tijd om deze vragenlijst in te vullen en terug te sturen. Dit gebeurde vanaf 4 maart 2005 tot en met 18 maart 2005. Na de eerste week werd er naar alle personeelsleden een mail gestuurd om diegene die de enquête al hadden ingevuld, te bedanken voor hun medewerking en om de overige respondenten te herinneren aan de enquête en ze aan te moedigen om die tijdens de tweede week te willen invullen. Deze mail had als bedoeling om zoveel mogelijk enquêtes terug te krijgen en alzo een grote responsgraad te verkrijgen. In een aparte mail werd er nog eens nadrukkelijk op gewezen dat alle gegevens van de enquête anoniem en discreet behandeld zouden worden. Deze mail werd terug naar iedereen gestuurd nadat er enkele ongeruste reacties waren gekomen op het feit dat de enquête niet anoniem zou zijn, aangezien iedereen in zijn eigen naam de enquête kon terugsturen.

3.4

Studie subjecten

De Sociale Dienst Patiënten telt, zoals hierboven reeds aangegeven, 45 personeelsleden (de dienstverantwoordelijke niet meegerekend). Aanvankelijk kwam iedereen in aanmerking voor dit onderzoek. Van de 45 medewerkers werden er 5 uitgesloten (waaronder de 2 intercultureel bemiddelaars) aangezien zij niet met het EPD werken en 4 andere collega’s waren op het moment dat de enquête kon worden ingevuld voor een langere periode afwezig. Aldus kon de enquête aan maximum 36 personeelsleden worden voorgelegd. Op het moment dat de enquête werd ingevuld, hadden de personeelsleden van de SDP reeds 15 maanden ervaring met het EPD.

27

3.5

Analytische benadering

Alle gegevens van de enquête werden ingevoerd in en verwerkt met het statistisch programma SPSS 12.0. Om de persoonlijke gegevens te verwerken, werden frequentietabellen en kruistabellen gebruikt. Van de antwoorden op de eigenlijke QUIS-vragen werd het gemiddelde berekend op elke vraag, het totale gemiddelde per categorie en het totale gemiddelde als groep. Er werd een Spearman rang correlatieanalyse uitgevoerd om te zien welke specifieke vragen het meest gecorreleerd zijn met de algemene reactie op het EPD. De algemene reactie werd bepaald door het gemiddelde van de eerste 6 vragen van de vragenlijst te berekenen. De overige vragen werden dan gecorreleerd met dit gemiddelde. Bij de verpleegkundigen werd er ook een correlatie gemaakt tussen de typ-vaardigheid en de tijd die per week aan het EPD werd besteed. Om te kijken of er een significant verschil was in de beoordeling van het EPD tussen de sociale verpleegkundigen en de secretaresse/administratief medewerkers werd de Mann-Whitney U test gebruikt. De Kruskal-Wallis test werd gebruikt om verschillen in de satisfactie te zoeken tussen de drie groepen met een verschillende typvaardigheid, zowel bij de verpleegkundigen als bij de totale groep en tussen drie groepen die per week een verschillend aantal uren aan het EPD besteden, terug bij de verpleegkundigen afzonderlijk en ook met het administratief personeel erbij gerekend. Het significantieniveau werd vastgelegd bij

= 0,05.

28

3.6

Resultaten

3.6.1

Respons op de enquête

Van de 36 deelnemers stuurden er 29 respondenten een e-mail terug met in bijlage een volledig ingevulde enquête. Dit resulteert in een hoge responsgraad van 80,6%. •

Geslacht

Aan de enquête namen 26 vrouwen (89,7%) en 3 mannen (10,3%) deel (de SDP telt in totaal ook maar 3 mannen). Tabel 1 geeft een overzicht.

man

n 3

% 10,3

vrouw

26

89,7

Totaal

29

100,0

Tabel 1: Geslacht •

Leeftijd

Het grootste aantal deelnemers bevindt zich in de leeftijdscategorie van 30 tot 40 jaar. De gemiddelde leeftijd van de personeelsleden bedraagt bij benadering 38,8 jaar (om tot dit gemiddelde te komen werden de leeftijdscategorieën herleid tot de gemiddelde leeftijd in de desbetreffende categorie, bijvoorbeeld 25 jaar voor ‘< 30 jaar’, 35 jaar voor ‘tussen 30 en 40’ jaar, enz.). In Tabel 2 wordt de verdeling weergegeven.

< 30 jaar tussen 30 en 40 jaar tussen 40 en 50 jaar tussen 50 en 60 jaar Totaal

n

%

6

20,7

11

37,9

7

24,1

5

17,2

29

100,0

Tabel 2: Leeftijd

29

•

Functie

Van de 26 vrouwen zijn er 5 secretaresse/administratief medewerker en 21 sociaal

verpleegkundige.

De

3

mannen

zijn

allemaal

sociaal

verpleegkundigen. Tabel 3 toont de spreiding.

sociaal verpleegkundige secretaresse/administratief medewerker Totaal

n

%

24

82,8

5

17,2

29

100,0

Tabel 3: Functie •

Aantal jaren beroepservaring op de SDP

De personeelsleden hebben een gemiddeld aantal dienstjaren van 12,8 jaar op de SDP (de werkwijze teneinde dit indicatief gemiddelde te berekenen is gelijkaardig met de berekening van de gemiddelde leeftijd. Bij de antwoordmogelijkheid ‘meer dan 20 jaar’, werd het gemiddelde genomen van 20 en 35jaar). Negen mensen, goed voor 31%, werken er al meer dan 20 jaar. In onderstaande Tabel 4 worden ook de andere percentages weergegeven.

minder dan 1 jaar 1 tot minder dan 5 jaar 5 tot minder dan 10 jaar 10 tot minder dan 20 jaar meer dan 20 jaar Totaal

n

%

4

13,8

8

27,6

3

10,3

5

17,2

9

31,0

29

100,0

Tabel 4: Beroepservaring op SDP •

Typvaardigheid

De 5 secretaresse/administratief medewerkers kunnen allemaal vlot, blind typen, terwijl er slechts 7 (29,2%) van de sociaal verpleegkundigen aangeven blind te kunnen typen, 9 (37,5%) niet blind, maar toch met 10 vingers en 8

30

(33,3%) zelfs niet met 10 vingers. De frequentietabel van alle personeelsleden samen staat hieronder in Tabel 5.

vlot blind typen niet blind, maar toch met 10 vingers typen niet met 10 vingers typen Totaal

n

%

12

41,4

9

31,0

8

27,6

29

100,0

Tabel 5: Typvaardigheid •

Aantal uren per week dat men met het EPD werkt

Het grootste aantal sociale verpleegkundigen blijkt ofwel tussen 4 tot minder dan 10 uur ofwel meer dan 10 uur met het EPD te werken (telkens 9 waarnemingen).

Het

grootste

aantal

waarnemingen

(4)

bij

de

secretaresse/administratief medewerker ligt dan weer bij meer dan 10 uur. Tabel 6 geeft de verdeling weer van het aantal uur men per week werkt aan het EPD voor de ganse sociale dienst.

1 tot minder dan 4 uur 4 tot minder dan 10 uur meer dan 10 uur Totaal

n

%

7

24,1

9

31,0

13

44,8

29

100,0

Tabel 6: Aantal uren per week werken met EPD

3.6.2

De algemene tevredenheid

Eerst werd het gemiddelde van alle vragen van de enquête over de totale groep berekend. Dit gemiddelde bedraagt 6,6. In de volgende tabel 7 wordt van elke categorie het gemiddelde, de standaarddeviatie en het 95% betrouwbaarheidsinterval (BI) weergegeven.

31

QUIS categorie

Gemiddelde Standaarddeviatie

95% BI

Algemene reactie op het EPD

6,9

1,10

(6,5-7,4)

Het scherm

6,5

1,12

(6,0-6,9)

Terminologie en systeeminformatie

6,5

1,05

(6,1-6,9)

Leren

6,5

1,24

(6,0-7,0)

Systeemmogelijkheden

6,7

0,91

(6,3-7,0)

Algemeen gemiddelde

6,6

0,85

(6,3-6,9)

Tabel 7: Gemiddelde voor elke QUIS categorie In figuur 6 wordt de grafiek weergegeven van de gemiddelden per categorie met het 95% betrouwbaarheidsinterval. Met een algemeen gemiddelde van 6,6 is er bij de 5 verschillende categorieën geen significant verschil met het algemeen gemiddelde.

Algemene reactie

Scherm

Terminologie en systeeminformatie

Leren

Systeemmogelijkheden

6,0

6,2

6,4

6,6

6,8

7,0

7,2

7,4

95% BI rond de gemiddelden per categorie

Figuur 6: Gemiddelden per categorie met 95% betrouwbaarheidsinterval

32

EPD is vreselijk

6,9

EPD is frustrerend

fantastisch tevredenstellend

6,8

EPD is saai

7,0

bevorderend

EPD is moeilijk

makkelijk

7,4

EPD heeft onvoldoende krachtige pc

voldoende krachtige pc

7,7

EPD is stijf

flexibel

5,8

T

karakters lezen op scherm: moeilijk markeringen op scherm zijn nutteloos

6,9

makkelijk nuttig

6,0

lay-out op scherm is nuttig: nooit

altijd

6,7

hoeveelheid informatie op scherm: onvoldoende

voldoende

5,9

opeenvolging van de schermen: verwarrend

duidelijk

6,4

het volgende scherm in opeenvolging: onvoorspelbaar

voorspelbaar

6,9 6,4

terugkeren naar vorig scherm is: onmogelijk terminologie van het systeem is: niet consistent

makkelijk 6,7

consistent

computer terminologie is: niet consistent

6,6

consistent

werkgerelateerde terminologie is: niet consistent

6,7

consistent

terminologie is gerelateerd met het werk: nooit

altijd

6,3

consistent

6,0

boodschappen op scherm zijn: niet consistent pc houdt u geinformeerd waarmee u bezig bent: nooit uitvoeren handeling leidt tot voorspelbaar resultaat: nooit vertraging tussen 2 verrichtingen is: onaanvaardbaar

altijd

6,0

altijd

7,0

aanvaardbaar

6,9

leren werken met systeem was: moeilijk

makkelijk

7,0

starten met opleiding was: moeilijk

makkelijk

6,8

duur om te leren werken met systeem was: lang bij opstart individueel procedures verkennen was: gewaagd herinneren van terminologie en gebruik procedures was: moeilijk herinneren van specifieke regels/afspraken was: moeilijk vanzelfsprekend welke taken uitgevoerd kunnen worden in systeem: nooit aantal stappen om een taak uit te voeren is: teveel verschillende stappen volgen elkaar logisch op: nooit

kort

7,4

eerder ongevaarlijk

6,9 6,6

makkelijk makkelijk

5,7

altijd

6,6

juist goed

5,2

altijd

6,2

systeemsnelheid is: te traag

snel genoeg

7,3

respons tijd is: te traag

snel genoeg

7,1

betrouwbaarheid van het systeem is: onbetrouwbaar

betrouwbaar

6,6

systeemfouten komen voor: frequent

5,9

zelden

hoe is de pc: lawaaierig

stil

7,3

geluiden geproduceerd door pc zijn: vervelend

5,6

plezant 6,0

fouten corrigeren is: moeilijk

makkelijk

met systeem werken wordt makkelijker naarmate ervaring: nooit

altijd

7,7

Textbox

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Schaal 1 tot 9

Figuur 7: Gemiddelden per vraag

33

Wanneer men kijkt naar de gemiddelden per vraag in elke categorie, kan men in figuur 7 zien dat er enkele vragen onder het algemeen gemiddelde van 6,6 zitten. Dit geldt voor volgende 16 vragen: het EPD is stijf - flexibel ( gemiddelde 5,8), markeringen op het scherm zijn nutteloos – nuttig (6,0), de hoeveelheid informatie op het scherm is onvoldoende – voldoende (5,9), de opeenvolging van de schermen zijn verwarrend

–

duidelijk

(6,4),

terugkeren

naar

een

vorig

scherm

is

onmogelijk - makkelijk (6,4), terminologie is gerelateerd met het werk: nooit – altijd (6,3), boodschappen op het scherm zijn: niet consistent – consistent (6,0), de PC houdt u geïnformeerd waarmee u bezig bent: nooit – altijd (6,0), het herinneren van terminologie en het gebruik van procedures was moeilijk – makkelijk (6,6), het herinneren van specifieke regels en afspraken was moeilijk – makkelijk (5,7), het aantal stappen om een taak uit te voeren is teveel – juist goed (5,2), verschillende stappen volgen elkaar logisch op: nooit – altijd (6,2), de betrouwbaarheid van het systeem is: onbetrouwbaar – betrouwbaar (6,6), systeemfouten komen voor: frequent - zelden (5,9), geluiden geproduceerd door de PC zijn vervelend – plezant (5,6), fouten corrigeren is moeilijk – makkelijk (6,0). Er valt op te merken dat er geen enkel gemiddelde zich onder de middellijn (5) van de QUIS bevindt. Van alle vragen die een gemiddelde hebben dat onder het algemeen gemiddelde van 6,6 ligt, zijn er slechts 5 van deze vragen die ook met hun 95% betrouwbaarheids- interval onder het algemeen gemiddelde blijven. Het gaat om de volgende vragen: het EPD is stijf - flexibel (95% BI, 5,1-6,4), herinneren van specifieke regels/afspraken was moeilijk – makkelijk (95% BI, 4,9-6,6), aantal stappen om een taak uit te voeren is: teveel – juist goed (95% BI, 4,6-5,9), systeemfouten komen voor: frequent - zelden (95%BI, 5,3-6,5), geluiden geproduceerd door de PC zijn: vervelend - plezant (95% BI, 4,9-6,2). Bij 3 van deze vragen ligt de ondergrens van het interval onder de 5, het middelpunt van de schaalverdeling. Daarnaast zijn er ook enkele vragen die met hun betrouwbaarheidsinterval volledig boven het gemiddelde uitsteken. Het gaat om deze 6 vragen: het EPD is moeilijk - makkelijk

(95%

BI,

6,9-7,8),

het

EPD

heeft

onvoldoende

krachtige - voldoende krachtige PC (95% BI, 7,2-8,2), de duur om te leren werken met het systeem was: lang – kort (95% BI, 6,8-8,0), de systeemsnelheid is: te traag – snel

34

genoeg (95% BI, 6,9-7,8), de responstijd is: te traag – snel genoeg (95% BI, 6,6-7,5), met het systeem werken wordt makkelijker naarmate men er meer ervaring mee heeft: nooit – altijd (95% BI, 7,1-8,2). De resultaten van deze vragen verschillen significant van het algemeen gemiddelde. Bij de andere vragen sluit het betrouwbaarheidsinterval het gemiddelde van 6,6 in. In figuur 8 wordt het gemiddelde en het 95% betrouwbaarheidsinterval weergegeven bij alle vragen.

35

fantastisch

EPD is vreselijk EPD is frustrerend

tevredenstellend bevorderend

EPD is saai

makkelijk

EPD is moeilijk

voldoende krachtige pc

EPD heeft onvoldoende

flexibel

EPD is stijf

makkelijk

karakters op scherm lezen: moeilijk markeringen op scherm zijn nutteloos

nuttig altijd

lay-out op scherm is nuttig: nooit hoeveelheid informatie op scherm: onvoldoende

voldoende duidelijk

opeenvolging van de schermen: verwarrend het volgende scherm in opeenvolging: onvoorspelbaar

voorspelbaar makkelijk

terugkeren naar vorig scherm is: onmogelijk terminologie van het systeem is: niet consistent

consistent

computer terminologie is: niet consistent

consistent

werkgerelateerde terminologie is: niet consistent

consistent

terminologie is gerelateerd met het werk: nooit

altijd

boodschappen op scherm zijn: niet consistent

consistent

pc houdt u geinformeerd waarmee u bezig bent: nooit uitvoeren handeling leidt tot voorspelbaar resultaat: nooit vertraging tussen 2 verrichtingen is: onaanvaardbaar

altijd altijd aanvaardbaar

leren werken met systeem was: moeilijk

makkelijk

starten met opleiding was: moeilijk

makkelijk

duur om te leren werken met systeem was: lang

kort

bij opstart individueel procedures verkennen was: gewaagd herinneren van terminologie en gebruik procedures was: moeilijk herinneren van specifieke regels/afspraken was: moeilijk

eerder ongevaarlijk makkelijk makkelijk

vanzelfsprekend welke taken uitgevoerd kunnen worden in systeem: nooit aantal stappen om een taak uit te voeren is: teveel verschillende stappen volgen elkaar logisch op: nooit

altijd juist goed altijd

systeemsnelheid is: te traag

snel genoeg

respons tijd is: te traag

snel genoeg

betrouwbaarheid van het systeem is: onbetrouwbaar

betrouwbaar zelden

systeemfouten komen voor: frequent

stil

hoe is de pc: lawaaierig geluiden geproduceerd door pc zijn: vervelend

plezant makkelijk

fouten corrigeren is: moeilijk met systeem werken wordt makkelijker naarmate ervaring: nooit

altijd

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Schaal 1 tot 9

Figuur 8: Gemiddelden per vraag met 95% BI

36

3.6.3

Correlatie met de algemene reactie op het EPD

Van alle vragen uit de vier categorieën die met het gemiddelde van de algemene reacties op het EPD werden gecorreleerd, zijn er verschillende die sterk significant gecorreleerd zijn met deze algemene reacties op het EPD, zie tabel 8. Significante QUIS-vragen per categorie

Correlatiecoëfficiënt p-waarde rs

Scherm Karakters op het scherm lezen

0,460

0,012

Lay-out op het scherm is nuttig

0,474

0,009

De opeenvolging van de schermen

0,613

<0,001

Het volgende scherm in een opeenvolging

0,655

<0,001

Terugkeren naar een vorig scherm

0,540

0,003

Terminologie van het systeem

0,808

<0,001

Computer terminologie

0,727

<0,001

Werkgerelateerde terminologie

0,826

<0,001

Terminologie is gerelateerd met het werk

0,476

0,009

Boodschappen op het scherm

0,407

0,028

Uitvoeren van een handeling leidt tot een voorspelbaar resultaat

0,589

0,001

Herinneren van terminologie en gebruik van procedures

0,420

0,023

Vanzelfsprekend welke taken kunnen uitgevoerd worden

0,382

0,041

Aantal stappen om een taak uit te voeren

0,520

0,004

Verschillende stappen volgen elkaar logisch op

0,447

0,015

0,458

0,013

Terminologie en systeeminformatie

Leren

Systeemmogelijkheden Met systeem werken wordt makkelijker naarmate de ervaring

Tabel 8: Significante vragen per categorie gecorreleerd met de algemene reacties De drie vragen met de hoogste significanties bevinden zich in de categorie die peilt naar de terminologie en systeeminformatie. Het betreft de volgende vragen: werkgerelateerde terminologie (in EPD) is niet consistent of consistent (rs = 0,826, P < 0,001), de terminologie door het systeem gebruikt, is niet consistent of consistent (rs = 0,808, P < 0,001), computerterminologie is niet consistent of consistent (rs = 0,727, P < 0,001). Twee vragen die gerelateerd zijn met het scherm hebben ook een hoge significantie (P < 0,001): het volgende scherm in een opeenvolging is onvoorspelbaar of

37

voorspelbaar (rs = 0,655), de opeenvolging van de schermen is verwarrend of duidelijk (rs = 0,613). De overige vragen van de QUIS hadden geen significant verband met de algemene reacties. Ze hadden wel telkens een positief verband behalve 1 vraag: hoe is de PC: lawaaierig of stil (rs = - 0,106, P = 0,583)

3.6.4

Correlaties tussen de demografische gegevens

Hoewel men zou vermoeden dat men meer tijd nodig heeft om alles te rapporteren waneer men niet goed kan typen dan wanneer men blind kan typen, levert deze correlatie geen significant verband op bij de verpleegkundigen (rs = 0,118, P = 0,583). Mogelijke reden is de kleine steekproef. Hoewel dit misschien niet logisch lijkt, is er in deze steekproef een negatief significant verband tussen de leeftijd en de typ-vaardigheid van de verpleegkundigen. Hoe jonger de verpleegkundigen, hoe minder goed typ-vaardig ze zijn (rs = -0,484, P = 0,008). Een sterk positief verband (P < 0,001) werd gevonden tussen de leeftijd en hoelang men op de SDP werkt, bij de verpleegkundigen (rs = 0,718). Bij de secretaresse/administratief medewerker werden geen significante correlaties gevonden, wellicht omdat de steekproef zo klein is.

3.6.5

Verschillen in tevredenheid bij de verpleegkundigen en het administratief personeel

Het algemeen gemiddelde van de QUIS ligt bij de secretaresse/administratief medewerkers toch iets hoger dan bij de sociaal verpleegkundigen ( 7,1 tegenover 6,5). Voor de mediaan is dit 7,3 voor de secretaresse/administratief medewerker en voor de sociaal verpleegkundige 6,7. de gemiddelden van de meeste individuele vragen in de QUIS lagen ook lichtjes hoger bij de secretaresse/administratief medewerkers. Toch blijkt er niet zo’n groot verschil te bestaan: de Mann-Whitney U test geeft twee

38

significante verschillen aan in de beoordeling van de QUIS tussen deze twee functies. De significante verschillen situeren zich in de categorie van de terminologie en systeeminformatie. Bij de vraag of de computerterminologie al dan niet consistent is, geven de verpleegkundigen een lagere score op dan de secretaresse/administratief medewerker (P = 0,044). De verpleegkundigen scoren hier een gemiddelde van 6,4 (het gemiddelde rangnummer is 13,6), terwijl de andere groep een gemiddelde score van 7,6 op deze vraag geeft (het gemiddelde rangnummer bedraagt 21,7). Op de volgende vraag scoren de verpleegkundigen terug een stuk lager als de secretaresse/administratief medewerker (P = 0,025): de computer houdt u geïnformeerd waarmee u bezig bent: nooit of altijd. Het gemiddelde en het gemiddelde rangnummer van de verpleegkundigen zijn respectievelijk 5,6 en 13,5 ten opzichte van de secretaresse/administratief medewerker, 7,6 en 22,3. Bij de andere vragen werden tussen deze twee groepen geen significante verschillen gevonden.

3.6.6

Verschillen in tevredenheid bij verschillen in typvaardigheid en bij verschillen in wekelijkse werkduur aan het EPD

Gezien de typ-vaardigheid bij alle secretaresses optimaal is, werd er eerst enkel bij de sociaal verpleegkundigen getoetst of er bij de 3 gradaties in typ-vaardigheid significante verschillen te vinden zijn bij de tevredenheid van het EPD. Wellicht omwille van het feit dat de steekproef terug zo klein is, werden er geen significante verschillen in satisfactie ontdekt. Wel zijn er trends tot significantie ( = 0,1) gevonden voor volgende vragen: het EPD is stijf of flexibel (P = 0,063), markeringen op het scherm zijn nutteloos of nuttig (P = 0,072), het is vanzelfsprekend welke taken uitgevoerd kunnen worden in het systeem: nooit of altijd (P = 0,081). De categorie ‘het scherm’ heeft een waarde van P = 0,066. Wanneer we bij dezelfde toets de secretaresse/administratief medewerker meetellen, de steekproef wordt dan groter, dan zijn er voor dezelfde vragen wel significante verschillen merkbaar: het EPD is stijf of flexibel (P = 0,043), markeringen op het scherm nutteloos of nuttig (P = 0,012), het is vanzelfsprekend welke

39

taken uitgevoerd kunnen worden in het systeem: nooit of altijd (P = 0,022) en bij de categorie ‘het scherm’ is P = 0,029. Ditzelfde fenomeen wordt gezien wanneer verschillen in tevredenheid worden gezocht wanneer er per week meer of minder uren aan het EPD worden gespendeerd. Bij de verpleegkundigen worden geen significanties teruggevonden, wel wanneer de secretaresses bij de steekproef worden gevoegd. De respectievelijke p-waarden worden na elkaar weergegeven. Dit zijn de resultaten: het EPD heeft een onvoldoende of voldoende krachtige PC (P = 0,065 en P = 0,039), de categorie ‘het scherm’ (P = 0,094 en P = 0,048). Er is één vraag die geen significantie geeft wanneer de secretaresses wordt meegeteld: terugkeren naar het vorig scherm is onmogelijk of makkelijk (P = 0,062 en P = 0,081).

3.7

Discussie

De resultaten van deze enquête tonen dat de personeelsleden globaal gezien toch heel tevreden zijn over het elektronisch patiëntendossier. Op geen enkele vraag uit de QUIS wordt extreem negatief gereageerd, meer nog, het gemiddelde van geen enkele vraag bevindt zich onder de score van 5, het middelpunt van de schaalverdeling. In de enquête scoorde de categorie met de algemene reacties op het EPD het hoogst, de categorie leren het laagst. Om de sterktes en zwaktes van het EPD te kunnen bepalen werd gekeken welke vragen er zich boven en onder het algemene gemiddelde bevonden. Twee grote zwaktes komen uit de categorie leren en bevinden zich met een 95% betrouwbaarheidsinterval onder het algemeen gemiddelde van de enquête: het herinneren van specifieke regels/afspraken met betrekking tot het invoeren van gegevens vb welke gegevens worden in welk observatieblad genoteerd, was moeilijk of makkelijk, scoorde het slechts. Nochtans had iedereen een opleiding en een handleiding gekregen waarin alles tot in detail werd uitgelegd. Waarschijnlijk werd de complexiteit van het systeem in het begin wat onderschat, of was er te weinig interesse om het systeem op voorhand goed onder de knie te krijgen waardoor de start met het systeem toch niet zo gemakkelijk was. De tweede vraag, die nog zwakker scoort of de voorgaande, gaat over het aantal stappen die men moet ondernemen om een taak te

40

kunnen uitvoeren; zijn er teveel stappen of is het aantal stappen juist goed. In het systeem zijn er wel procedures die veel stappen vergen om tot het eigenlijk resultaat te kunnen komen. Om een voorbeeldje te geven: de aanmaak van een externe episode. De aanmaak van een externe episode is noodzakelijk wanneer men observatiebladen wil aanmaken om iets in het dossier van een patiënt te rapporteren die overleden is, of reeds 3 maanden geleden, of langer, ontslagen werd uit het ziekenhuis. Voor deze aanmaak moet men het volgende doen: (iedere nieuwe opsomming is een nieuw scherm) •

Aanklikken knop ‘schermemulatie’ om in het programma Clinigent te komen

•

S3-Poliklinische registratie selecteren

•

‘CWS’ invullen bij patiëntnummer

•

op pijltoets klikken

•

met pijltoets naar einde van een episodelijst gaan en daar dubbelklikken op ‘begin een nieuwe episode’

•

naast ‘medische dienst’ en naast ‘polikliniek’ telkens‘EXTERN’ typen, bij ‘OK ?’ wordt ‘J’ ingevuld

Nu kan men pas de nodige observatiebladen aanmaken en beginnen te rapporteren. Dit is misschien een uitzonderlijke procedure, maar het zijn toch heel wat omwegen (6 extra schermen) om het elektronisch dossier te kunnen aanvullen. Bij de algemene vergadering van de SDP, die vorig jaar plaatsvond, 1 maand na de implementatie van het EPD, gaven de sociaal verpleegkundigen als één van de negatieve punten aan dat ze vaak van het ene programma naar het andere programma moeten overschakelen. Dit is voor hen tijdrovend. Uit de categorie systeemmogelijkheden zijn er ook 2 zwakke vragen gevonden, die terug met het 95% betrouwbaarheidsinterval lager scoorden dan het algemeen gemiddelde van 6,60. Het gaat over de vragen of systeemfouten frequent of zelden voorkomen en of dat de geluiden die geproduceerd worden door de computer vervelend al dan niet plezant zijn. Bij deze laatste vraag kan dit resultaat geïnterpreteerd worden als een eerder onverschillige houding tegenover de geluiden die de PC maakt: de score duidt aan dat de geluiden niet vervelend zijn, maar ook niet echt plezant. Wellicht zijn de geluiden niet echt een probleem om rekening mee te houden. Waarschijnlijk kan ook

41

zo geredeneerd worden voor de systeemfouten; ze komen niet frequent voor en ook niet echt zelden, maar verder is het niet echt een storende factor. Het laatste zwakke punt komt uit de categorie met de algemene reacties. de vraag peilt of het EPD al dan niet stijf of flexibel is. De antwoordscore neigt naar flexibel, maar dit is niet overtuigend. Het is wel zo dat het elektronisch patiëntendossier standaard opgebouwd is voor alle sociaal verpleegkundigen en niet specifiek voor de verpleegkundigen die in het revalidatiecentrum werken of in de kinderkliniek. De folder ‘Vervoer’ bijvoorbeeld, wordt enkel gebruikt door de verpleegkundigen die op de dienst cardiologie patiënten begeleiden. Andere sociaal verpleegkundigen gebruiken deze functie nooit. Naast deze zwakke punten, werden er ook een aantal hele positieve punten aangegeven, die met hun BI boven het algemeen gemiddelde uitstaken. Twee vragen komen uit de categorie met algemene reacties: het EPD is moeilijk of makkelijk en het EPD heeft een onvoldoende of voldoende krachtige PC. De tweede vraag scoort op één na het hoogst in deze QUIS. Dit is wellicht te verklaren door het feit dat de personeelsleden een nieuwe computer hebben gekregen kort voordat de enquête werd afgenomen. Slechts een paar mensen hadden nog geen nieuwe PC gekregen. Bij deze vraag kunnen de volgende 2 positief beantwoorde vragen uit de categorie systeemmogelijkheden aansluiten: de systeemsnelheid is te traag of snel genoeg en de responstijd bij de meeste handelingen is te traag of snel genoeg. Uit het feit dat ze aangeven dat het EPD niet moeilijk is, blijkt ook uit de hoogste score die geven werd op de vraag of het systeem al dan niet gemakkelijker wordt om mee te werken naarmate dat ze er meer ervaring mee hebben en uit een andere positief beantwoorde vraag of de duur om te leren werken met het systeem lang of kort was. Positieve opmerkingen die werden gemaakt op de vergadering in januari 2004 over het EPD waren: •

het programma is gebruiksvriendelijk,

•

het lijkt sterk op het papieren dossier, (in Murff, Kannry, 2001 is er ook een EPD opgemaakt in dezelfde vorm van hun voorgaande papieren

42

dossier en daar stellen ze dat de gebruiker reeds voordelen heeft doordat er al vele dingen van het elektronisch dossier intuïtieve kennis zijn), •

iedereen kan snel gegevens inbrengen en terug opvragen en alle gegevens zijn meteen beschikbaar,

•

er moeten geen dossiers meer opgezocht worden in de kast,

•

het geeft een stimulans om gestructureerd te werken,

•

alles is leesbaar en overzichtelijk.

Bij deze laatste opmerking wens ik nog een kanttekening te maken. In het elektronisch dossier kan er, zoals eerder vermeld, vrij worden gerapporteerd. Het programma is evenwel geen tekstverwerkingsprogramma met allerlei lay-out mogelijkheden. Dit wil zeggen dat er geen woorden kunnen onderlijnd worden, noch cursief of in het vet worden gezet. Er kunnen geen symbolen zoals opsommingstekens worden gebruikt. De enige mogelijkheid bestaat erin om een volledig rapport van een dag in het rood te markeren. Door de personeelsleden wordt dit niet echt als iets efficiënts ervaren. Bij de vraag of markeringen op het scherm nuttig zijn of niet werd nochtans een gemiddelde 6 gescoord (95% BI, 5,3-6,8). Om toch zo overzichtelijk mogelijk te kunnen rapporteren, werd er in juni 2004 een opleiding gegeven waarin rapporteertips werden aangeleerd, alsook om uniformiteit in de rapportage te bekomen. Tijdens die opleiding kwam nog een andere opmerking over het EPD. Wanneer een patiënt regelmatig door een sociaal verpleegkundige wordt gezien zal het dossier steeds aangevuld worden, waardoor de verpleegkundige zal moeten terugscrollen wil ze eerder gerapporteerde informatie terug vinden. De sociaal verpleegkundigen vinden dit ook tijdverlies wanneer ze ver moeten terugscrollen om de gewenste zaken terug te vinden. Een oplossing werd voorgesteld om bij dergelijke grote dossiers op geregelde tijdstippen een samenvatting op te stellen van alle belangrijke info en deze in het rood te markeren zodat men weet dat men niet meer verder moet scrollen. Dit is natuurlijk terug tijdverlies. Bij de vraag die hier werd gesteld of de hoeveelheid informatie dat op het scherm wordt getoond al dan niet voldoende is, werd gemiddeld 5,9 gescoord en het betrouwbaarheidsinterval bedraagt 5,2-6,7. Dit is ten opzichte van de andere scores eerder aan de lage kant, maar toch zeker niet slecht.

43

De algemene reacties op het EPD zijn het sterkst gecorreleerd met consistente werkgerelateerde

terminologie,

consistente

systeemterminologie

en

consistente

computerterminologie. Daarnaast is de voorspelbaarheid van het volgende scherm in een opeenvolging belangrijk net als de duidelijkheid van de opeenvolging van de schermen. Bij Sittig et al., 1999 en bij Murff, Kannry, 2001 worden er ook hoge correlatiecoëfficiënten gevonden voor consistente terminologie. In het eerste artikels werd er een informatiesysteem geëvalueerd, bij het tweede artikel werd er een vergelijking gemaakt tussen 2 order systemen. Telkens werd de korte versie van de QUIS gebruikt. Zoals reeds in het literatuuroverzicht werd vermeld, hebben de medisch secretaresses meer voordeel bij het EPD dan de verpleegkundigen en de artsen. Uit dit onderzoek is gebleken dat de tevredenheid met het EPD bij de secretaresse/administratief medewerker lichtjes hoger is dan bij de sociaal verpleegkundigen. Hoewel men zou denken dat de tevredenheid van een EPD daalt naarmate men minder goed kan typen, is dit niet meteen gebleken uit dit onderzoek. Wel wordt er vermeld dat het systeem makkelijker te gebruiken is naarmate men meer ervaring heeft. Daarnaast was er ook niet direct een verschil in tevredenheid aan te tonen bij medewerkers van de dienst die meer dan 10u werken aan het EPD per week ten opzichte van deze die er minder uur per week aan werken. Hierbij aansluitend kan vermeld worden dat er ook geen significant verband werd gevonden bij de correlatie tussen de typ-vaardigheid en de tijd per week besteed aan het EPD. Wellicht komt dit doordat de steekproef te klein was want de literatuur heeft dit verband al aangetoond (Rodríguez et al., 2002) Ondanks het feit dat er in de literatuur op gewezen wordt dat er minder respons is op een elektronische enquête dan op een papieren (Jones, Pitt, 1999, Akl, Maroun, Klocke, Montori, Schünemann, 2005), is de responsgraad bij deze steekproef toch hoog. Iedereen was reeds een tijdje op de hoogte dat er rond het elektronisch patiëntendossier een onderzoek zou worden gedaan met betrekking tot de gebruiksvriendelijkheid voor de gebruikers. Alle personeelsleden werden door de dienstverantwoordelijke sterk

44

aangemoedigd om mee te werken. De mails die iedereen ontving, gingen ook uit in naam van de dienstverantwoordelijke. Wellicht moet er rekening mee gehouden worden dat de enquêtes positiever beantwoord werden

3.8

Beperkingen van het onderzoek en aanbevelingen

Om te weten te komen welke eigenschappen van het EPD precies de aanleiding zijn van de hoge of lage resultaten in tevredenheid, zou dit onderzoek kunnen worden aangevuld met interviews en observaties. Het gebruik van enkel een enquête is namelijk onvoldoende om te weten te komen hoe deze eindgebruikers effectief met het systeem werken bij het uitvoeren van complexe taken. Dus een dergelijke methode kan het best nog worden aangevuld met andere methodes, afhankelijk van welke objectieven er werden vooropgesteld bij de evaluatie (Kushniruk, Patel, 2004). Bürkle et al. (2001) geeft aan dat deze studie enkel een globale positieve of negatieve mening kan geven over het elektronisch systeem. Dit onderzoek toont niet aan welke details aan het EPD goed of slecht werken of het efficiënt werkt of niet. In

de

literatuur

worden

dergelijke

enquêtes

steeds

afgenomen

tijdens

ontwikkelingsfasen van elektronische patiëntendossiers. Dit onderzoek is pas gebeurd nadat het EPD reeds meer dan 1 jaar geleden in gebruik werd genomen. Nochtans kan deze studie niet zinloos worden genoemd omdat de technologie steeds in evolutie is en er niet echt sprake kan zijn van een definitief eindpunt in de informatisering van de sociale dienst. Hopelijk zullen er in de toekomst nog verdere stappen ondernomen worden en misschien kan er bij aanpassingen aan het systeem rekening gehouden worden met wat in dit onderzoek werd bekomen. Het is belangrijk dat er van een informatie systeem feedback wordt verzameld bij de eindgebruikers en dat daar dan ook rekening mee gehouden wordt (Murff, Kannry, 2001). Wanneer de enquête op een later tijdstip nog eens zou worden afgenomen, kan er dan een vergelijking worden

45

opgemaakt om te zien of de gemaakte aanpassingen inderdaad een verbetering in de tevredenheid inhouden.

46

Lijst van figuren Figuur 1: Voorstelling van het scherm met de verschillende folders Figuur 2: Observatieblad ‘Sociale Anamnese’ Figuur 3: Observatieblad ‘Follow-up’ Figuur 4: Observatieblad ‘OCMW’ Figuur 5: Folder ‘Brieven’ Figuur 6: Gemiddelden per categorie met 95% betrouwbaarheidsinterval Figuur 7: Gemiddelden per vraag Figuur 8: Gemiddelden per vraag met 95% BI

Lijst van tabellen Tabel 1: Geslacht Tabel 2: Leeftijd Tabel 3: Functie Tabel 4: Beroepservaring op SDP Tabel 5: Typvaardigheid Tabel 6: Aantal uren per week werken met EPD Tabel 7: Gemiddelde voor elke QUIS categorie Tabel 8: Significante vragen per categorie gecorreleerd met de algemene reacties

47

Literatuurlijst Akl, E.A., Maroun, N., Klocke, R.A., Montori, V., Schünemann, H.J. (April 2005). Electronic mail was not better than postal mail for surveying residents and faculty. Journal of Clinical Epidemiology, 58(4), 425-429. Au, N., Ngai, E.W.T., Cheng, T.C.E., (2002). A critical review of end-user information system satisfaction research and a new research framework. Int J Manag Sci, 30, 6, 451-478. Bates, D.W., Ebell, M., Gotlieb, E., Zapp, J., Mullins, H.C. (Januari/Februari 2003). A proposal for electronic medical records in U.S. primary care. Journal of the American Medical Informatics Association, 10, 1-10. Brown, S. H. (1999). No free lunch: institutional preparations for computer-based patient records. Proc AMIA Symp, 486-490. Bürkle, T., Ammenwerth, E., Prokosch, H., Dudeck, J. (2001). Evaluation of clinical information systems. What can be evaluated and what cannot? Journal of Evaluation in Clinical Practice, 7, 4, 373-385. Chambers, M., Connor, S.L. (2002). User-friendly technology to help family carers cope. Journal of Advanced Nursing, 40 (5), 568-577. Chin, J. P., Diehl, V. A., & Norman, K. L. (1988). Development of an instrument measuring user satisfaction of the human-computer interface. Proceedings of SIGCHI ’88, 213-218. New York: Association for Computing Machinery. De Neve, P. (2001). Het elektronisch patiëntendossier in het ziekenhuis: analyse van de minimale functionele vereisten voor een verbetering van de service en kwaliteit naar de patiënt toe. Scriptie voorgelegd tot het behalen van de graad van Licentiaat in de Medische Sociale Wetenschappen, 52. Despont-Gros, C., Mueller, H., Lovis, C., (2005). Evaluating user interactions with clinical information systems : a model based on human-computer interaction models. Journal of Biomedical Informatics, 38, 244-255. Dick, R. S., Steen, E.B. (1997). The computer-based patient record – an essential technology for health care, revised edition. Washington D.C., Institute of Medicine, National Academy Press.

48

Harper, B. D., & Norman, K. L. (1993). Improving User Satisfaction: The Questionnaire for User Interaction Satisfaction Version 5.5. Proceedings of the 1st Annual Mid-Atlantic Human Factors Conference, 224-228. Heathfield, H., Pitty, D., Hanka, R. (1998, 27 juni). Evaluating technology in health care: barriers and challenges. BMJ, 316, 1959-1961. ISO (1998). ISO 9241-11 Ergonomic requirements for office work with visual display terminals – Part 11: Guidance on Usability. Geneva: International Organization for Standardization. Jaspers, M.W.M., Steen, T., van den Bos, C., Geenen, M. (2004). The think aloud method: a guide to user interface design. International Journal of Medical Informatics, 73, 781-795. Jones, R., Pitt, N., (1999). Health surveys in the workplace: comparison of postal, email and World Wide Web methods. Occupational Medicine, 49(8), 556-558. Kushniruk, A.W., Patel, V.L., Cimino, J.J., (1997). Usability testing in medical informatics: cognitive approaches to evaluation of information systems and user interfaces. Proc AMIA Symp, 218-222. Kushniruk, A.W., Patel, V.L., (2004). Cognitive and usability engineering methods for the evaluation of clinical information systems. Journal of Biomedical Informatics, 37, 56-76. Lærum, H., Ellingsen, G., Faxvaag, A. (2001). Doctor’s use of electronic medical records systems in hospitals: cross sectional survey. BMJ, 323, 1344-1348. Lærum, H., Faxvaag, A. (2004a, 9 februari). Task-oriented evaluation of electronic medical records systems: development and validation of a questionnaire for physicians. BMC Medical Informatics and Decision Making, 4, 1. Opgehaald 31 maart, 2005, van http://www.biomedcentral.com/1472-6947/4/1 Lærum, H., Karlsen, T. H., Faxvaag, A. (2004b, 16 oktober). Use of and attitudes to a hospital information system by medical secretaries, nurses and physicians deprived of the paper-based medical record: a case report. BMC Medical Informatics and Decision Making, 4, 18. Opgehaald 31 maart, 2005, van http://www.biomedcentral.com/1472-6947/4/18

49

Lin H.X., Choong Y., Salvendy, G., (1997). A proposed index of usability: a method for comparing the relative usability of different software systems. Behaviour & Information Technology, 16(4/5), 267-278. McDonald, C. J. (1997). The barriers to electronic medical record systems and how to overcome them. Journal of the American Medical Informatics Association, 4(3), 213-221. Mikkelsen, G., Aasly, J., (2001). Concordance of information in parallel electronic and paper based patient records. International Journal of Medical Informatics, 63, 123-131. Murff, H.J., Kannry, J. (2001). Physician satisfaction with two order entry systems. Journal of the American Medical Informatics Association, 8, 499-509. Nielsen, J., (1993). Usability engineering. Academic Press, Boston, MA. Powsner, S.M., Wyatt, J.C., Wright, P. (1998). Opportunities for and challenges of computerisation. Lancet, 352, 1617-1622. Rodríguez, N.J., Murillo, V., Borges, J.A., Ortiz, J., Sands, D.Z. (2002). A usability study of physicians interaction with a paper-based patient record system and a graphical-based electronic patient record system. Proc AMIA Symp, 667-671. Rose, A.F., Schnipper, J.L., Park, E.R., Poon, E.G., Li, Q., Middleton, B., (2005). Using qualitative studies to improve the usability of an EMR. Journal of Biomedical Informatics, 38, 51-60. Sittig, D.F., Kuperman, G.J., Fiskio, J., (1999). Evaluating physician satisfaction regarding user interactions with an electronic medical record system. Proc AMIA Symp, 400-404. Stausberg, J., Koch, D., Ingenerf, J., Betzler, M., (2003). Comparing paper-based with electronic patient records: lessons learned during a study on diagnosis and procedure codes. Journal of the American Medical Informatics Association, 10, 470-477. Tange, H.J., (1995). The paper-based patient record: Is it really so bad? Computer Methods and Programs in Biomedicine, 48, 127-131. Treweek, S., (2003). The potential of electronic medical record systems to support quality improvement work and research in Norwegian general practice. BMC

50

Health Services Research, 3, 10. Opgehaald 31 maart, 2005 van: http://www.biomedcentral.com/1472-6963/3/10 van Ginneken, A.M., (2002). The computerized patient record: balancing effort and benefit. International Journal of Medical Informatics, 65, 97-119.

51

Bijlagen Vragenlijst over de tevredenheid van het gebruik van het elektronisch patiëntendossier van de SDP Persoonlijke gegevens Wat is uw geslacht? man vrouw Wat is uw leeftijd? < 30 jaar tussen 30 en 40 jaar tussen 40 en 50 jaar tussen 50 en 60 jaar > 60 jaar Wat is uw functie? sociaal verpleegkundige secretaresse/administratief medewerker andere Hoe werkt u? voltijds deeltijds andere

52

Hoelang werkt u al op de Sociale Dienst Patiënten? minder dan 1 jaar 1 tot minder dan 5 jaar 5 tot minder dan 10 jaar 10 tot minder dan 20 jaar meer dan 20 jaar Hoeveel tijd spendeert u gemiddeld per week aan het elektronisch patiëntendossier (EPD) – luik sociaal dossier? minder dan 1 uur 1 tot minder dan 4 uur 4 tot minder dan 10 uur meer dan 10 uur Hoe omschrijft u uw typ-vaardigheden? vlot blind typen niet blind, maar toch met 10 vingers typen niet met 10 vingers typen

Wat is uw algemene reactie op het elektronisch patiëntendossier? Het elektronisch patiëntendossier – luik sociaal dossier is: •

vreselijk

•

frustrerend

•

saai

•

moeilijk

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 5 4 5 4 5 4 5

6 6 6 6

7 7 7 7

8 8 8 8

9 9 9 9

fantastisch tevredenstellend bevorderend makkelijk

53

•

onvoldoende krachtige PC

•

stijf

1 1

2 2

3 3

4 5 4 5

6 6

7 7

voldoende krachtige PC

8 8

9

flexibel

9

Het scherm •

De karakters (letters, cijfers, tekens) op het computerscherm zijn:

moeilijk te lezen •

7

8

9

1

2

3

4 5

6

7

8

9

nuttig

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

1

2

3

4 5

6

7

8

9

voldoende

1

2

3

4 5

6

7

8

9

duidelijk

Het volgende scherm in een opeenvolging is:

onvoorspelbaar •

6

De opeenvolging van de schermen is:

verwarrend

•

4 5

De hoeveelheid informatie dat op een scherm kan worden getoond, is:

onvoldoende •

3

De lay-out op het scherm is nuttig:

nooit •

2

Markeringen (aanduidingen in het rood) op het scherm zijn:

nutteloos

•

1

makkelijk te lezen

1

2

3

4 5

6

7

8

9

voorspelbaar

Terugkeren naar het voorgaande scherm is:

onmogelijk

1

2

3

4 5

6

7

8

9

makkelijk

54

Terminologie en systeeminformatie •

De terminologie door het systeem gebruikt, is:

niet consistent •

8

9

1

2

3

4 5

6

7

8

9

consistent

1

2

3

4 5

6

7

8

9

consistent

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

1

2

3

4 5

6

7

8

9

consistent

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

Het uitvoeren van een handeling leidt tot een voorspelbaar resultaat:

nooit

•

7

De computer houdt u geïnformeerd waarmee u bezig bent (vb u ziet altijd de cursor of de zandloper)

nooit •

6

De boodschappen (vb van het besturingssysteem in een grijze kader) die op het scherm verschijnen zijn:

niet consistent •

4 5

De terminologie (vb de toelichting bij een icoon uit de werkbalk) is sterk gerelateerd met het werk dat u doet:

nooit •

3

Werkgerelateerde terminologie (in EPD) is

niet consistent •

2

Computer terminologie is

niet consistent •

1

consistent

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

De vertraging tussen twee verrichtingen (de tijd dat de computer nodig heeft om gegevens te verwerken, om bijvoorbeeld een patiënt op te zoeken) is:

onaanvaardbaar

1

2

3

4 5

6

7

8

9

aanvaardbaar

55

Leren •

Leren werken met het systeem (EPD) was:

moeilijk •

7

8

9

1

2

3

4 5

6

7

8

9

makkelijk

1

2

3

4 5

6

7

8

9

kort

1

2

3

4 5

6

7

8

eerder ongevaarlijk

9

1

2

3

4 5

6

7

8

9

makkelijk

Het herinneren van specifieke regels/afspraken met betrekking tot het invoeren van gegevens/commando’s vb welke gegevens worden in welk observatieblad genoteerd waren:

moeilijk •

6

Het herinneren van de terminologie (vb waarvoor staat ‘nieuwe episode’) en het gebruik van procedures in het systeem was:

moeilijk •

4 5

Wanneer u bij de opstart individueel aan de slag moest gaan met het systeem, vond u het uitproberen/verkennen van de procedures in het EPD (vb. het inbrengen van gegevens, observatiebladen toevoegen):

Gewaagd •

3

De duur om te leren werken met het systeem was:

lang •

2

Het starten met de opleiding (om te leren werken met EPD) was voor u:

moeilijk •

1

makkelijk

1

2

3

4 5

6

7

8

9

makkelijk

Het is voor de hand liggend welke taken u allemaal kan uitvoeren met het systeem (u weet heel duidelijk waarvoor alle knoppen, iconen, … staan):

nooit

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

56

•

Het aantal stappen die u moet ondernemen om een taak te kunnen uitvoeren is:

teveel •

1

2

3

4 5

6

7

8

9

juist goed

De verschillende stappen om een taak te voltooien volgen elkaar logisch op:

nooit

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

Systeemmogelijkheden •

De systeemsnelheid is:

te traag •

6

7

8

9

1

2

3

4 5

6

7

8

9

snel genoeg

1

2

3

4 5

6

7

8

9

betrouwbaar

1

2

3

4 5

6

7

8

9

zelden

Hoe is het systeem (de PC):

lawaaierig •

4 5

Systeemfouten komen voor:

frequent •

3

Betrouwbaarheid van het systeem:

onbetrouwbaar •

2

De respons tijd bij de meeste handelingen is:

te traag •

1

snel genoeg

1

2

3

4 5

6

7

8

9

stil

De geluiden (meldingssignalen) geproduceerd door de computer zijn:

vervelend

1

2

3

4 5

6

7

8

9

plezant

57

•

Fouten ( zowel typfouten als fouten gemaakt in het doorlopen van verschillende stappen) corrigeren is:

moeilijk •

1

2

3

4 5

6

7

8

9

makkelijk

Het wordt gemakkelijker om met het systeem te werken naarmate u er meer ervaring mee heeft:

nooit

1

2

3

4 5

6

7

8

9

altijd

We danken u van harte voor uw medewerking. Alle door u verstrekte informatie wordt vertrouwelijk behandeld.

58