Uitvoeringsplan en -beschrijving decentralisatieopgaven Noordoost Fryslân, 2014
Versie 19 februari 2014
1
1. Inleiding Eind 2013 is de kadernotitie ‘Samen leven, zorg voor elkaar’ aan de gemeenteraden in Noordoost Fryslân aangeboden. In deze kadernotitie is de aanpak beschreven van de drie decentralisaties, te weten AWBZ/Wmo, de Participatiewet en Zorg voor Jeugd. Met het vaststellen van de kaders door de gemeenteraden start een volgende fase. De concrete uitvoering van de nieuwe wetten moet worden uitgewerkt en voorbereid. De gevolgen van de nieuwe aanpak, maar ook de taken, rollen en posities van alle betrokkenen zoals de gemeenten, uitvoerende organisaties en de burgers zullen in kaart gebracht moeten worden. Er zullen andere samenwerkingsvormen ontstaan, maar ook zullen onder andere uitdagingen ontstaan op het gebied van financiële beheersing, de informatievoorziening en –beveiliging, en competentieontwikkeling. Ingegeven door de complexiteit van een veelheid samenhangende projecten is gekozen voor de inrichting van een programma-organisatie. In deze notitie wordt beschreven hoe de organisatie is opgebouwd, en vervolgens worden de verschillende programmaonderdelen uitgewerkt. Binnen het programma is veel aandacht voor afstemming en advies vanuit verschillende achterbanvertegenwoordigingen zoals lokale en regionale cliëntvertegenwoordiging, de gemeenten en ondernemingsraden. In de toekomst zullen er nieuwe, vaak publiek-private samenwerkingsvormen ontstaan. Gemeenten, vrijwilligersorganisaties, welzijnsinstellingen, re-integratiebedrijven, jeugdzorg, burgerinitiatieven enzovoorts, zullen anders gaan (samen)werken dan wat zij tot nu toe gewend zijn. Daarvoor is een breed draagvlak nodig. Daarom wordt de nieuwe aanpak met elkaar ontwikkeld. Het doel van de programma-aanpak is om de werkzaamheden te kunnen sturen, doelgericht en met een beheerst risico. Dat begint met een goede opdrachtbeschrijving, het benoemen van de beoogde resultaten, de planning en de benodigde middelen en mensen.
2
2. Doelstelling en tijdpad 2.1. Doelstelling en perspectief: De decentralisaties worden per 1 januari 2015 ingevoerd. Dat betekent dat de gemeenten in Noordoost Fryslân dan gereed moeten zijn om de nieuwe taken uit te voeren. Naast de opgave om de nieuwe taken over te nemen ligt er tegelijkertijd de opgave om een nieuwe toekomstbestendige aanpak te ontwikkelen. Het beeld dat we in de kadernota hebben beschreven, als stip op de horizon, ziet er als volgt uit: Er is een goede gebiedsanalyse; daaraan gekoppeld zijn de maatschappelijke doelstellingen en indicatoren geformuleerd. De doelstellingen zijn vertaald naar het budget en er is een sterke participatie van bewoners. De toegang tot ondersteuning, zorg en hulp is georganiseerd via lokale gemeentelijke gebiedsteams. De gebiedsteams realiseren arrangementen, die aansluiten bij de doelstellingen, gericht op het benutten van het zelforganiserend vermogen. Er is een gebiedsgerichte bekostiging (stip op de horizon). Op basis van gerichte monitoring zijn de effecten van de aanpak in beeld bij gemeenten. In de gemeentelijke sturing is een aanpak ingevuld, waarin burgerinitiatieven centraal staan. Er is een sturingsmodel ingevoerd, dat uitgaat van samenwerking met aanbieders en bewoners, maar dat ook voorziet in de effectieve prikkels voor alle partijen. We schatten in dat de ambities om de gebiedsgerichte aanpak uit te werken in ieder geval een inspanning tot 2017 zullen vragen. De opgave voor 2014 is om de feitelijke decentralisaties per 2015 voor te bereiden en te implementeren. Daarin is het eerste doel een zorgvuldige transitie te regelen. Tegelijkertijd is het zaak alle noodzakelijke stappen te zetten in het kader van de vernieuwingsopgaven, (de transformatie) en zo toe te werken naar het eindbeeld per 2017. De doelstellingen voor 2015 zijn: Zorg op maat voor de inwoners die dat nodig hebben; Een passende en operationele uitvoeringsstructuur in de vorm van operationele gebiedsteams, die per gemeente werken, ondersteund door experts waar nodig om dat te realiseren; Een aan de gebiedsteams ondersteunende back office; Vernieuwende integrale arrangementen; Een voorziening voor de monitoring van effecten en resultaten; Zorgvuldige overgang/transitiearrangementen en invulling overgangsrecht; Verankering beleid in plannen, doelstellingen sturing en vertaling naar regelingen en (verordeningen); Een passende bedrijfsvoering met een operationeel informatie- en financieel beheer. In dit programma werken we uit langs welke aanpak we die doelstellingen in 2014 kunnen realiseren. In dit programma wordt geprobeerd om zaken zo goed mogelijk te plannen. Er zijn echter veel onzekerheden. Dat betekent dat we er vanuit gaan dat de planning en inzet gedurende het jaar in overleg met de stuurgroep kan worden aangepast met de kennis en informatie die beschikbaar is. 2.2 Fasering: Het kritieke tijdpad, parallelle processen Bij de opstelling van dit programma wordt uitgegaan van effectuering van de decentralisaties per 1 januari 2015. Dat betekent dat er een jaar is om de implementatie voor te bereiden. Die tijd is kort als er onder andere met veel partijen in het veld nieuwe contracten moeten worden gesloten. Dat vraagt immers een zorgvuldige procedurele aanpak. Om binnen de beschikbare tijd niet alleen de technische voorbereiding te treffen, maar ook de aanzet voor een nieuwe aanpak voor te bereiden betekent dit dat niet alle stappen volgordelijk kunnen worden gezet. Parallel werken we aan de opbouw van gebiedsteams in de praktijk en werken we een definitieve aanpak uit. We werken aan
3
het formuleren van resultaten voor de decentralisaties, maar bereiden tegelijkertijd de aanbestedingsprocedures voor. In het tijdpad zullen we tenminste de volgende resultaten en planning aanhouden: Uiterlijk 1 april 2014: Uitgewerkte kadernota:
Indicatieve budgetten; Inventariseren doelgroepen per D en 3D; Inventariseren bestaande voorzieningen/ aanbod per D en 3D; Inventarisatie financiën (budget/gebruik/kosten/wijze van financieren); Bezuinigingsaanpak Ontwerpen arrangementen Verdeling lokaal, regionaal (NOF) en bovenregionaal Vormgeving proces contractering
Uiterlijk 1 mei 2014 Beleidsplan 2015 gereed Aanbieders informeren over de globale richting van de korting
Kader gebiedsteams (werkwijze, bekostiging, relatie nulde- en tweede lijn) Kader sturing (aanpak contractering, bekostiging) Invulling bezuinigingsopgave Start contractering
Uiterlijk 1 september Uitvoeringsplan met definitief budget en resultaten aanbesteding
Collegebesluit per 1 juli Wmo-raden juli - augustus Besluitvorming raad 1 oktober Vertalen naar Verordeningen Invoegen in begroting 2015
Uiterlijk 1 november: Contracten gereed Communicatieplan naar burgers gereed
Aanbieders hebben een contract Nieuwe aanpak per 1 januari 2015
4
3. Invulling programma Opbouw van het programma sociaal domein Het programma sociaal domein is opgebouwd uit 7 projecten. 1) Transitieproject Nieuwe Wmo 2) Transitieproject Jeugdhulp 3) Transitieproject Participatiewet 4) Project Frontoffice Front-office 5) Project Backoffice 5) Project Financiën, Inkoop en Bekostiging 6) Project Interne Organisatie 7) Project Communicatie en Participatie
Transities
Backoffice
Financiën, inkoop, bekostiging
Interne organisat ie
Communicatie en participatie
De afzonderlijke decentralisaties worden in de vorm van een project uitgevoerd. Per decentralisatie is een projectleider aangesteld, die verantwoordelijk is voor de uitvoering, het overleg met de deelnemende partners in de uitvoering en de planning. De programmamanager is verantwoordelijk voor de opdracht om samenhang te organiseren op het niveau van de regio. 4.1 Transitie Participatiewet (wettelijke verplichtingen) Opdracht Met de Participatiewet en de afspraken uit het sociaal akkoord krijgen gemeenten vanaf 2015 de opdracht om ook mensen met een arbeidsbeperking toe te leiden naar werk. Vanaf dat moment is instroom in de WSW niet meer mogelijk. Mensen die na 1 januari 2015 Wajong aanvragen, kunnen alleen nog Wajong krijgen als zij al vanaf jonge leeftijd een handicap of ziekte hebben, en nooit meer kunnen werken. Het zal niet eenvoudig worden om deze nieuwe doelgroep met een arbeidsbeperking toe te leiden naar (regulier) werk. In de komende jaren willen we blijven werken aan de ambitie van NOF als vitale regio waar zoveel mogelijk mensen kunnen werken naar vermogen, ook mensen met een arbeidsbeperking. Op hoofdlijnen kan het meeste worden bereikt als we de komende jaren inzetten op een driedelige veranderstrategie, waarbij we inzetten op: - het versterken van de bedrijvigheid; - het scheppen van kansen voor mensen om te werken naar vermogen; - een betere aansluiting tussen onderwijs en arbeidsmarkt. Planning Voorbereiding tot 15 februari, uitvoering januari tot december 2014. Organisatie Erwin Broos (projectleider) Rudy Cuperus Hotsche Kikkert Douwe Plantinga Geraamde inzet is 6 uur per week (projectmedewerkers)en 1 x 12 uur per week (projectleider).
5
4.2 Transitie AWBZ/Wmo (wettelijke verplichtingen) Opdracht Het wetsvoorstel vervangt de huidige Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Met het wetsvoorstel wordt de verantwoordelijkheid voor een deel van de langdurige (zorg)ondersteuning – die nu nog valt onder de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) – gedecentraliseerd naar gemeenten. Met het wetsvoorstel beoogt de regering een omslag in denken en doen te bewerkstelligen bij zowel de overheid als de burger. Deze omslag betekent dat een burger alleen dan voor een specifieke (maatwerk)voorziening in aanmerking komt als de burger niet op eigen kracht, met gebruikelijke hulp, met mantelzorg of met hulp van andere personen uit het sociale netwerk dan wel met gebruikmaking van algemene voorzieningen, in staat is tot participatie en zelfredzaamheid. Om de doelstellingen van het wetsvoorstel te realiseren, voorziet het wetsvoorstel in hoofdzaak in het overhevelen van een deel van de langdurige zorg, vanuit de AWBZ naar de Wmo 2015. Anders dan aanvankelijk was voorzien, is in het wetsvoorstel niet gekozen voor een integrale overgang van de extramurale langdurige zorg naar gemeenten. De persoonlijke verzorging wordt namelijk, samen met de thuisverpleging, overgeheveld van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet. De overheveling van taken vanuit de AWBZ naar de Wmo 2015 wordt in hoofdzaak beperkt tot begeleiding. Verder wordt de huidige plicht voor gemeenten om beperkingen in zelfredzaamheid weg te nemen of te compenseren en deelname aan het maatschappelijke verkeer mogelijk te maken (ook: compensatieplicht), vervangen door een stelsel van algemene en maatwerkvoorzieningen. Ten slotte wordt een aanzienlijke bezuiniging gerealiseerd, zowel voor die onderdelen die van de AWBZ worden overgeheveld naar de nieuwe Wmo, als voor de huishoudelijke verzorging die nu al in de Wmo is opgenomen. Het gaat om een korting van € 925 miljoen waardoor een bedrag van ruim € 3,3 miljard overblijft voor die onderdelen die vanuit de AWBZ wordt overgeheveld naar gemeenten. Bij de huishoudelijke verzorging wordt een korting van € 465 miljoen doorgevoerd waardoor op dat terrein een bedrag van € 935 miljoen overblijft. De werkgroep krijgt de opdracht bovenstaande wettelijke verplichtingen te verankeren in beleid en dit te vertalen naar regelingen en verordeningen. Ook heeft deze werkgroep de verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige overgang in transitiearrangementen en invulling van het overgangsrecht Wmo. Planning Voorbereiding tot 15 februari, uitvoering januari tot december 2014. Organisatie Johan Visser (projectleider) Margo Kouwenhoven Reinder Meekma Wence Wassink Geraamde inzet is 6 uur per week (projectmedewerkers) en 1 x 12 uur per week (projectleider). 4.3 Transitie Jeugd (wettelijke verplichtingen) Opdracht In de concept Jeugdwet is de verplichting opgenomen dat gemeenten in 2015 lopende zorgtrajecten voortzetten. Om die continuïteit van zorg te garanderen hebben de 27 Friese gemeenten een regionaal transitie arrangement (RTA) vastgesteld. De basisuitgangspunten uit het RTA worden uitgewerkt in Plan van Aanpak, het Omvormingsplan. Hierin wordt de geleidelijke invoering van de veranderingen in de loop van 2014 – alsmede de financiering hiervan – uitgewerkt. Werkende weg wordt zo vanaf 1 januari 2014 de jeugd- en opvoedhulp conform het Kompas beter afgestemd op de
6
lokale dan wel regionale situatie en de behoefte en vraag van de jeugdigen en/in hun sociale context. In het Plan van Aanpak worden de bestuurlijke, inhoudelijke, juridische en financiële uitgangspunten uit het RTA nader uitgewerkt. Deze uitgewerkte afbakening wordt uiterlijk 31 januari 2014 door de gemeenten vastgesteld. Aan de hand hiervan presenteren de gezamenlijke aanbieders uiterlijk in april 2014 hun aandeel in de (conform het Kompas en RTA) beoogde opzet van de infrastructuur. Zodra het Omvormingsplan vastgesteld is, wordt dit door gemeenten getoetst aan de voor het Kompas, RTA en Plan van Aanpak opgestelde toetsingscriteria. Bij de uitwerking van het Omvormingsplan worden nadrukkelijk ook vertegenwoordigers van ouders en jeugdigen alsmede de werkers in de toekomstige gebiedsgericht werkstructuur betrokken. Net zoals overigens de aanbieders in de nulde en de eerste lijn. Na 1 april 2014 krijgt, op basis van de uitwerking van het Plan van Aanpak de omvorming, waaronder de samenwerking tussen de 0de, 1ste en 2de lijn, daadwerkelijk zijn vorm. Hierbij wordt tevens gebruik gemaakt van dan wel aangesloten op de van de actiepunten uit het uitvoeringsprogramma jeugdzorg 2014 van de provincie. Bij de monitoring op de voortgang en uitvoering gelden de criteria die door gemeenten in het Kompas, RTA en Plan van Aanpak zijn vastgelegd als toetsstenen. De werkgroep krijgt de opdracht vanuit NOF input te leveren zodat de gemeenten het Plan van Aanpak vast kunnen stellen. Bij de opdracht vormen de provinciale afspraken uit het Transitiearrangement de basis en wordt nadrukkelijk gekeken naar de integraliteit met de Transitie Wmo. Planning De werkgroep volgt de planning zoals gesteld in het Omvormingsplan Transitie Jeugdzorg Regio Fryslân. Organisatie Bert Deuling (projectleider) Sytske Raap Yteke Kuipers Margreet van Deelen Pieter Tamsma Heleen Rijpma Tinie Koldenhof Akkie Visser Geraamde inzet is 6 uur per week (projectmedewerkers) en 1 x 12 uur per week (projectleider). 4.4 Project Frontoffice Leden van het project (nog onder te verdelen naar de respectievelijke opdrachten) Reinder Meekma (projectleider) Raymond Goelabdien Durkje Boersma Johan Visser Tinie Koldenhof Wence Wassink Bert Deuling Margo Kouwenhoven Yteke Kuipers Pieter Tamsma
7
Marion van Everdink Gerdien Tiesinga Ymie Brinksma Opdracht 1: Organiseer Frontoffice (van concept naar beleidsvoering) De frontoffice gaat een centrale rol vervullen in de nieuwe aanpak. De frontoffice wordt georganiseerd in een gebiedsteam per gemeente. Het gebiedsteam organiseert de toegang naar arrangementen, levert basisondersteuning, vormt de ogen en oren in de dorpen en wijken, werkt preventief en sluit aan op burgerinitiatieven. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden welke taken waar en door wie worden uitgevoerd. Hoewel de individuele gemeente verantwoordelijk is voor de lokale aansturing, uitvoering en bekostiging van de frontoffice, wordt zoveel als mogelijk een gezamenlijke aanpak en inzet ontwikkeld. Het betreft in ieder geval de werkwijze (w.o. vraaganalyse, doorverwijzingsmethodiek), de inrichting van de werkprocessen en verslaglegging. Bij de ontwikkeling van de frontoffice wordt daarnaast rekening gehouden met de mogelijkheden om een centrale backoffice voor de regio in te richten. Inhoudelijke uitwerking van de opdracht: Werk huidige kaders uit naar concreet voorstel voor de invulling van de gebiedsteams: positionering, opdracht, taken, rol, werkprocessen (vraagverheldering, doorverwijzing, invulling indicatiestelling) en domein. Werk een voorstel uit voor de sturing en bekostiging: Uitwerking van de rol van de gemeenten (leiding van gebiedsteam of op afstand) en partners, financiering, welke taken regionaal en welke lokaal (menu en maatwerk), aansluiting bij gemeentelijke voorzieningen en positie in arrangementen. Planning Het uitvoeringsplan voor de inrichting en werkwijze van de Toegang, de gebiedsteams is uiterlijk 1 mei 2014 gereed voor besluitvorming. De werkwijze (aansluiting bij de pilots, aansluiten bij maatschappelijke consultatie in het kader van het aanbesteden gebeurt in de periode tot oktober 2014). Organisatie De opdracht wordt georganiseerd in de vorm van een project, onder leiding van een projectleider. De inschatting is dat hiervoor een inzet nodig is van 8 uur per week; uitvoering door een projectgroep, waarin vertegenwoordigers ambtelijke projectgroepen transities groep en de projectleider Sociaal team (voor hen gaan we uit van 4 uur per week). Optioneel is de aanvulling van de projectgroep met externe adviseurs/experts (b.v. vanuit strategische partners ). Opdracht 2 Begeleiding en inpassing gemeentelijke pilots Begeleid pilots en gebruik leerervaring voor invulling voorstel gebiedsteams. De verschillende pilots worden per gemeente voorbereid en uitgevoerd. Ze zijn allemaal gericht op de start van gebiedsteams, aansluitend bij kansrijke lokale werkvormen. De evaluaties worden in juni en in november 2014 geleverd. Op dat moment is ook een voorstel voor de definitieve invoering van de nieuwe werkwijze voorbereid. In dat voorstel worden de leerervaringen uit de pilots verwerkt. Dan wordt ook gekeken hoe de lokale pilots kunnen worden doorontwikkeld naar de gebiedsteams. Planning Voorbereiding tot 31 maart 2014, uitvoering april tot december 2014 (eindadvies november 2014, integratie lokale gebiedsteams december 2014)
8
Organisatie De pilots worden uitgevoerd in de vorm van een project onder verantwoordelijkheid van de gemeenten. Per pilot is gemeentelijk een projectleider en/of procesbegeleider aangesteld, die verantwoordelijk is voor uitvoering, het overleg met de deelnemende partners in de uitvoering, het overleg en afstemming met de andere pilots, de evaluatie en de planning. De programmamanager is verantwoordelijk voor de opdracht om samenhang te organiseren op het niveau van de regio. Per projectleider schatten wij de inzet in op 4 uur per week. 4.5 Project Backoffice De backoffice voert voor de regio uitkering- en voorzieningenadministraties, bedrijfsvoeringstaken zoals informatievoorziening en automatisering, financial control, de uitvoering van inkoop en contractering en heeft juridische- en beleidstaken. Hiermee is de backoffice de verbindende schakel tussen tal van partijen. De opdracht van de projectgroep is dan ook te adviseren of de Dienst SoZaWe DanDon kan transformeren tot een effectieve en efficiënte backoffice-organisatie voor de zes NOF gemeenten voor de taken die voortvloeien uit de decentralisaties en de gemaakte strategische keuzes. Opdracht Transformeer de Dienst SoZaWe Dan/Don tot een effectieve en efficiënte backoffice-organisatie voor de regio NOF voor de taken die voortvloeien uit de decentralisaties en de gemaakte strategische keuzes. Opdracht 1: Faciliteer en ondersteun pilots frontoffice in 2014 De regie op de pilots ligt bij de gemeenten. De backofficeprocessen worden voor een belangrijk deel belegd bij de backoffice. Een vlotte aansluiting is gewenst. Inventariseer functionele raakvlakken Dienst/backoffice en pilots; organiseer een overlegvorm, waarin inrichting, samenwerking en evaluatie afgestemd wordt; definieer werkprocessen en zorg voor inbedding in Dienst 2014. Opdracht 2: Definieer een ‘dienstencatalogus backoffice’ Gemeenten zijn eindverantwoordelijk voor de decentralisatieopgaven. Het is cruciaal dat wordt afgestemd waar en door wie welke werkzaamheden worden uitgevoerd. Sommige taken kunnen zowel door frontoffice, backoffice of externe aanbieders worden uitgevoerd. De inrichting en omvang van de backoffice volgt de gekozen strategie. Daarom moet in een zo vroeg mogelijk stadium gekozen worden wat valt onder backoffice. Opdracht 3: Organiseer de bedrijfsvoering van de backoffice Wanneer duidelijk is welke taken belegd worden bij de backoffice is er zicht op de bijbehorende personele bezetting, zowel in aantallen fte’s als in benodigde competenties. Er zal een inventarisatie, belangstellingsregistratie, plaatsingsprocedure, werving en eventueel afvloeiing worden georganiseerd met inachtneming van het sociaal statuut en in nauwe afstemming met de gemeenten, OR en GO. Opdracht 4: Richt de backoffice in naar juiste taken en schaalgrootte en aansturing, passend bij nieuwe taken per 2015 Vaststellen welke functionaliteiten hier bij passen, schaalgrootte, benodigde huisvesting. Backoffice integreren in regio en gemeentelijke organisaties door de juiste overlegorganen in te stellen. Organisatiestructuur bepalen en besturing
9
Planning Voorbereiding januari - februari 2014, uitwerking geheel 2014, werkende weg in afstemming met verschillende pilots. Deelnemers projectgroep: Bauke de Bruin (projectleider) Houdrie Slofstra Erwin Broos Raymond Goelabdien Organisatie De Dienst SoZaWe is vertegenwoordigd in de interne projectgroep nieuwe Wmo en in verschillende werkgroepen. Uitvoering gebeurt vanuit de bestaande organisatie. De inschatting is dat hiervoor een inzet nodig is van 8 uur per lid van de projectgroep uur per week. 4.6 Project Financiën, inkoop en bekostiging Werkgroep financiën 3D's: Erwin Broos (projectleider), Michiel Delsman, Grietje Veenstra-Van Kammen, Harry Pilat, Anton Buwalda, Jelte Sinnema en Hein Krottje. Werkgroep Inkoop, aanbesteding en sturing: Erwin Broos (projectleider), Jitske Prins, Jaap Boskma , aangevuld met de inkoper vanuit Dongeradeel en een juridisch adviseur vanuit Kollumerland c.a. en Ferwerderadiel. Deze werkgroep zal op enig moment opgaan in de financiële werkgroep. Opdracht 1 uitbouw analyse Werk de inhoudelijke visie/analyse uit naar zo concreet mogelijke opgave en aanpak: Breng zo precies mogelijk en per kern of wijk de cliënten in beeld, die overkomen vanwege de drie decentralisaties; breng in beeld welke budgetten daar nu aan zijn gekoppeld; maak een inschatting van de ontwikkeling en zwaarte van de vraag per gebied; breng de aanbieders in beeld; koppel daaraan een beeld van de huidige dienstverlening. Planning; rapportage per 31 maart. Uitvoering: inzet externe expertise; analysegroep vormen uit ambtelijke projectgroep (4x 4 uur per week). Opdracht 2 vertaling naar budgetten Breng in beeld op welke terreinen welke bezuinigingen noodzakelijk zijn: Gemiddeld over het sociale domein Per decentralisatie Adviseer over omvang en de toerekening met algemene korting als uitgangspunt en vertaal dit naar een opgave die bruikbaar is voor aanbesteding. Formuleer kaders voor de werkgroep bedrijfsvoering om de decentralisatie te implementeren in de P+C cyclus. Planning: rapportage op 31 maart; vervolgopdracht aan werkgroep bedrijfsvoering. Uitvoering: Dienst, deelnemer(s) ambtelijke projectgroep samen met werkgroep bedrijfsvoering (6x4 uur per week).
10
Opdracht 3: Ontwikkelen van en een beschrijving van effecten en resultaten een voorstel voor monitoring Voorstel wordt ingevuld door een werkgroep, bestaande uit leden ambtelijke projectgroep en een lid werkgroep Financiën en Bedrijfsvoering. In de uitwerking wordt aangesloten bij Frieslab voor de pilots Partoer, voor de metingen van doelgroepen en kosten en eventueel bij de kennisontwikkeling vanuit de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden. Voorstellen voor de uitwerking in 2015 (in perspectief naar 2017) worden aangeleverd uiterlijk in mei 2014, zodat ze in het uitvoeringsplan kunnen worden opgenomen. Geraamde inzet is 3 x 4 uur gedurende 12 weken (eerste half jaar). Opdracht 4 Advies inkoop en contracteren Opdracht: bereid advies voor over de wijze waarop afspraken worden gemaakt met de uitvoerende partners (subsidiëren, aanbesteden, of mogelijke tussenvormen). Betrek in het advies de wijzen van werken in andere regio’s. Advies wordt uiterlijk 1 maart aangeleverd. Inzet 3x 4 uur per week; inhoudelijk, juridisch en financieel expert uit de gemeente, werkgroep inkoop en contractering. 4.7 Projectgroep Interne organisatie In dit project worden twee fasen onderscheiden. Fase 1 is het vertalen van de kaders naar gevolgen voor de gemeentelijke organisaties. Fase 2 is de daadwerkelijke uitvoering richting 1 januari 2015 en verder. A. Personeel Wanneer duidelijk is welke taken belegd worden bij de gemeente is er zicht op de bijbehorende personele bezetting, zowel in aantallen fte’s als in benodigde competenties. Er zal een inventarisatie, belangstellingsregistratie, plaatsingsprocedure, werving en eventueel afvloeiing worden georganiseerd met inachtneming van het sociaal statuut en in nauwe afstemming met de gemeenten, OR. B. ICT, informatieplanning en informatiebeveiliging Nieuwe werkprocessen hebben invloed op ondersteunende ICT. Daar waar verschillende partijen cliëntdossiers vullen en muteren dienen ook privacy- en autorisatiewaarborgen georganiseerd te worden, passend binnen de regionale ICT strategie. Vanuit functioneel ontwerp vertaling naar applicatielandschap en systeemkoppelingen Systeem- en applicatie-inrichting Juridische aspecten informatiedeling en verslaglegging C. Beleid en Juridische zaken Beleidsvrijheid: Situationeel handelen zal leiden tot maatwerk aan de burger. Verschillende behandeling zal leiden tot een grotere claim ‘bezwaar en beroep’. Tegelijk zal de nieuwe beleidsruimte waar nodig in uitvoeringskaders worden vastgelegd; verschillende beleidsvelden zullen meer in onderlinge samenhang worden uitgewerkt. Planning Heel 2014. Organisatie Nynke Kloosterman (projectleider) Harm Jonker Raymond Goelabdien Margo Kouwenhoven Mariska Pietersma
11
Hans ten Have Geraamde inzet is ongeveer 4 uur per week per lid van het projectteam. 4.8 Programmateam Het programma Decentralisaties Sociaal Domein staat onder regie van het programmateam. Opdracht van het programmateam is om goed en zorgvuldig de 3D’s te implementeren. Opdracht 1: Aansturen verandertraject Volg verandertraject en de voortgang. Monitor op tempo en kwaliteit en adviseer over interventies als dat noodzakelijk of wenselijk is. Planning is continu. Uitvoering door programmamanager. Opdracht 2: Afstemming regisseurs over aanpak Draag zorg voor tijdig overleg met andere regisseurs in het veld van welzijn en zorg (zorgverzekeraar, burgerinitiatieven, aanbieders op strategische posities, gemeenten in andere regio’s). Organisatie: Raymond Goelabdien (projectleider) Margo Kouwenhoven (plv projectleider) Reinder Meekma Erwin Broos Johan Visser Bert Deuling Het programmabureau wordt geleid door een procesmanager. De geraamde inzet van deze procesmanager wordt geschat op gemiddeld 24 uur per week. De inzet van de leden van het programmabureau schatten wij in 8 uur per week, die van de plaatsvervangend projectleider op 12 uur per week.
12
Bijlage 1 Uitwerking planning implementatieprogramma: De drie Transitie-werkgroepen en de werkgroep Interne organisatie stellen een eigen planning 2014 op. Deze worden dus niet in onderstaand implementatieprogramma opgenomen. Hierin staan de overkoepelende speerpunten voor de 3 D’s. Periode December 2013
Januari 2014
Februari 2014
Omschrijving Ambtelijke ProjectgroepOpzeggen subsidies per 1 januari 2015 (voor zover nog niet gebeurd) Programmabureau: Projectgroep en Stuurgroep Starten projectgroepen Bijeenkomst klankbordgroep partners Bijeenkomst cliëntenraden Project Frontoffice: Concreet voorstel invulling gebiedsteams Kennisdelen: uitwerken samenwerking met Frieslab, NHL-programma en Partoer Werkgroep Financiën, Inkoop en Bekostiging: Uitwerken analyse: budgetten, klanten, aanbieders en aanbod
Maart 2014
Programmabureau: Bijeenkomst alle aanbieders Werkgroep Financiën, Inkoop en Bekostiging Advies contractering (maatschappelijk aanbesteden) Advies: bezuinigingen: raming bezuiniging en toerekening Project Frontoffice: Uitgewerkt plan sturing inrichting en bekostiging
April 2014 Mei 2014
Programmabureau: Projectgroep en Stuurgroep Bijeenkomst klankbordgroep partners Bijeenkomst cliëntenraden Project Front-office Tussenevaluatie pilots Werkgroep Backoffice: Aanpak ICT, informatieplanning en informatiebeveiliging gereed. Uitvoeringsplan en voorstel inrichting organisatie Backoffice gereed Werkgroep Financiën, Inkoop en Bekostiging: Advies transitiearrangementen Exacte opgave cliënten en budgetten
Project Frontoffice:
13
Uitvoeringsplan gebiedsteams gereed om te betrekken bij aanbesteding
Juni 2014
Werkgroep Backoffice: Programmabureau: Projectgroep en Stuurgroep Bijeenkomst klankbordgroep partners Bijeenkomst cliëntenraden Ambtelijke Projectgroep: Collegebesluit uitvoeringsplan (vorming gebiedsteams) Programmabureau: Projectgroep/Stuurgroep
Juli 2014 Augustus 2014
September 2014
Oktober 2014 November 2014
Projectgroep: Advies Wmo-raden over uitvoeringsplan (vorming gebiedsteams) Project Frontoffice Evaluatie pilots Programmabureau: Projectgroep/Stuurgroep Bijeenkomst adviesraad Bijeenkomst cliëntenraden Projectgroep: Uitvoeringsplan in gemeenteraden (1 oktober) Werkgroep backoffice: Contracten sluiten met aanbieders besluitvorming Uitvoeringsbeleid en vertaling naar verordeningen Interne organisatie backoffice gereed Werkgroep frontoffice: Invoegen leerervaring uit pilots in aanpak gebiedsteams Programmabureau: Projectgroep/Stuurgroep Bijeenkomst adviesgroep partners Bijeenkomst cliëntenraden
December 2014 Januari 2015
(door-)Start nieuwe aanpak op basis van nieuwe contracten
14
15
