ICT beleids- en uitvoeringsplan

ICT beleids- en uitvoeringsplan Informatievoorziening en Automatisering

2012 - 2015

ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] – gemeente Boxtel

Documentbeheer Afdeling

Datum

22 augustus 2012

Opdrachtgever Management Team

Versie

2.0

Redactie

Status

Definitief

document Bestandsnaam

Concern en Dienstverlening / Team Organisatie

Coördinator I en A – [Toon Toebast] H:\Beleid\Boxtel ICT-beleid

ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

2

Inhoudsopgave pagina

Voorwoord

5

1.

Samenvatting

7

2.

Inleiding

13

- Missie - Visie - Doelstellingen

3.

Aansluiting ICT op de werkprocessen [business alignment]

17

- Relatie primaire proces en ICT - Digitale duurzaamheid

4.

Applicatie architectuur

21

- Architectuur van functionaliteit - Toepassingen - Informatiemanagement en Managementinformatie - Standaardisatie - Innovatie

5.

Technische [computer]Infrastructuur

25

- Koppelingen [interfaces] - Beveiliging

6.

Organisatie en dienstverlening

29

- Proces- en projectmatig werken - Samenwerking - Interne dienstverlening I en A

7.

Prioriteiten

33

- Aanbevelingen

8.

Financiën

35

- Exploitatie - Investeringen

Bijlagen


39

3


4

Voorwoord De mogelijkheden welke ICT kan bieden zijn schier oneindig geworden. Gebruikers en ook onze interne en externe klanten weten dat ook en stellen hun verwachtingspatroon daarop af. Onze ICT mensen (beleid en beheer) dienen hier rekening mee te houden, maar worden aan de andere kant ook geconfronteerd met grenzen: * *T

In de middelensfeer (financieel/personeelsmatig en vervolgens daardoor ook technisch). Wat kan de organisatie ‘verwerken’? Het gaat over veeleisende nieuwe ontwikkelingen, welke ook op de diverse ‘werkvloeren’ veel investeringen vragen; medewerkers op die werkvloeren moeten hun primaire werkzaamheden blijven verrichten, maar daarnaast ook de mogelijkheid geboden krijgen om mee te groeien met de ICT ontwikkelingen en daar een maximum aan rendement uit kunnen halen. De kunst is om steeds een goede balans te hebben of te vinden.

Een andere complicerende factor is het gegeven dat de toekomst met zoveel ongewisheid is omgeven. Een horizon is moeilijk te onderscheiden. Dat maakt het sturen moeilijk. Waarom is dat het geval? Met de volgende punten wordt dat verhelderd: * * * * *

De technische hardware ontwikkelingen gaan snel. Wat over bijvoorbeeld 4 jaar mogelijk en beschikbaar is - en wat er dus dan van onze ICT omgeving wordt verlangd - laat zich moeilijk raden; Datzelfde geldt voor de ontwikkelingen op het gebied van de software [toepassingen]; De basisregistraties zijn de eerste stappen van de rijksoverheid op het gebied van landelijke standaards met betrekking tot ICT. Zoals het zich laat aanzien zullen er vervolgstappen gezet worden; De noodzaak tot intergemeentelijke samenwerking laat zich steeds nadrukkelijker voelen; mogelijk dat ICT een specifiek samenwerkingsterrein gaat worden; zelfs als het op dit terrein niet zover gaat komen: samenwerking zal sowieso ingrijpende gevolgen voor de ICT huishouding hebben; De reeds voorgenomen decentralisatie van rijkstaken moet via ICT mogelijk gemaakt worden; het is de vraag of er nog meer van dergelijke rijksoperaties zijn te verwachten.

Ondanks bovenstaande moet toch een koers worden bepaald. Vanwege de bovengeschetste vragen en ontwikkelingen is dit geen gemakkelijke opgaaf. Géén koers uitzetten is natuurlijk geen optie. In ons voordeel is dat onze ICT hoofdstructuren zeer recent werden vervangen; dit betekent dat we (niet echt pijnloos) een state of the art platform hebben geschapen, wat de ruimte in zich heeft om opgewaardeerd te worden met toekomstige uitbreidingen in hardware en software. Dat geeft in elk geval de zekerheid dat er de komende 4 à 5 jaar in die hoofdstructuur geen noemenswaardige extra investeringen gedaan hoeven worden. Als rode draad door deze nota zal blijken dat de verschuiving van fysieke dienstverlening naar digitale dienstverlening de inrichting van onze ICT omgeving steeds meer zal bepalen. Dit document is voor meerdere doelgroepen geschreven n.l. *

Het management

*

Het college van burgemeester en wethouders

*

De gemeenteraad

Soms gaat de diepgang verder dan voor een specifieke doelgroep gewenst is. We gaan er van uit dat ieder met zijn eigen bril de inhoud kan gebruiken.

Bovenstaande is de achtergrond waartegen de navolgende inhoud van dit plan moet worden geplaatst.


5


6

1.

Samenvatting

A.

ICT doelen gemeente Boxtel

Boxtel wil met de dienstverlening naar burgers en bedrijven aansluiten bij de maatschappelijke verwachtingen en daarbij zoveel mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden die ICT daarbij biedt. Uitgangspunt is dat alle contactkanalen met klanten eenduidige informatie naar de burgers geven. De volgende klantcontacten worden daarbij onderscheiden: a.

Persoonlijk via afspraken op locatie of in de gemeentelijke gebouwen

b.

Schriftelijk via brieven en/of formulieren;

c.

Telefonisch

d.

Digitaal via onze website op internet

De digitale informatie zal de basis vormen voor alle contacten met klanten waardoor eenduidigheid van dienstverlening verder uitgebouwd kan worden.

Om dit te realiseren dienen onze processen in een procesmatig bestemmingsplan opgenomen te worden waardoor sturing naar dit doel inzichtelijk en overzichtelijk wordt. In onderstaande figuur is de relatie in dit ‘’bestemmingsplan’’ in beeld gebracht. Dit schema wordt gebruikt om de sturing van de verdere invulling visueel te ondersteunen.

Front Office

Mid Office

Back Office Sociale Zaken

Gegevens magazijn

Burger Zaken

Belastingen Telefoon

Broker

Burgers

Bouw Zaken Post

Vergunningen

Bedrijven Geo-informatie

Email ‘Andere’ overheid Internet

Generieke Applicaties CMS

CRM

DMS

WFMS

GIS

MIS

Gegevensdistributiesysteem

Zaken magazijn

Balie

BR Personen BR Gebouwen BR Adressen

…..

Milieu … Kantoor Automatisering

Mail Web Formulieren

Betalen

Authenticatie

Figuur 1.

Landelijke Voorzieningen Basisregistraties, WKPB, Omgevingsvergunning, Digitaal Klanten Dossier etc..

Bestemmingsplan ICT toepassingen


7

Om deze visie handen en voeten te geven zijn de volgende concrete doelen geformuleerd: a.

Om de dienstverlening verder te digitaliseren zal het Mid Office [MO] aangeschaft en geïmplementeerd worden om daarmee de dienstverlening via de website optimaal te ondersteunen;

b.

Het ingerichte Mid Office is ook de basis voor een goed geolied Klant Contact Centrum [KCC]. De dienstverlening en werkwijze via de website is inhoudelijk gelijk aan de fysieke contacten via balies en telefonische contacten;

c.

Door regionale en landelijke samenwerking zullen sneller doelen bereikt worden omdat niet iedereen zelf het wiel hoeft uit te vinden;

d.

In 2015 zullen de basisregistraties personen [GBA] en Adressen en gebouwen [BAG] gebruikt worden en gekoppeld zijn aan de afnemende systemen;

e.

Vanaf 2012 worden binnen onze interne organisatie alle grotere ICT projecten projectmatig aangestuurd;

f.

In 2015 is de ICT organisatie zodanig ingericht dat de verschuiving van fysieke klantcontacten naar digitale dienstverlening volledig ondersteund wordt;

g.

In 2015 zal ICT voorbereid zijn op de ondersteuning van de nieuwe taken die de gemeente moet uitvoeren op het gebied van jeugdzorg en werken naar vermogen.

h.

In het kader van duurzaamheid wordt bevorderd om minder papier te gebruiken. De aan te schaffen hulpmiddelen zullen daar expliciet op beoordeeld worden. Op dit moment zijn al voorzieningen beschikbaar om digitaal te vergaderen zoals interactieve white boards. Dit soort hulpmiddelen zal verder uitgebreid worden. Daaronder valt ook het gebruik van tablet computers en smart phones.

B.

Te zetten stappen

Omdat de vraag naar ICT functionaliteit schier oneindig is kan gesteld worden dat we als gemeente Boxtel lang niet alles kunnen verwezenlijken. Zie bijlage C van het beleids- en uitvoeringsplan voor de werkvoorraad. Om meer resultaten te bereiken is samenwerking een optie. Dit zal serieus bekeken moeten worden. Als we zelfstandig blijven opereren in met name ICT projecten zal de helft realiseerbaar blijken. Als we slim samenwerken zal een groter deel van de eisen- en wensenlijst gerealiseerd kunnen worden. Het benodigd specialisme op ICT gebied wordt steeds belangrijker. De samenwerkingsvraag zal steeds weer herhaald worden. Waar wordt de regie gevoerd over deze ontwikkeling? Daarvoor zijn veel scenario’s denkbaar. Het gebied is te omvangrijk om dat in één slag te verwezenlijken. Dus zullen de volgende vragen beantwoord moeten worden: a.

Wat kunnen we zelf

b.

Wat doen we regionaal

c.

Wat kunnen we van KING verwachten

Zie voor de overige stappen onder D. Planning.

C.

Hoe organiseer je dat?

Om de verwachtingen op het gebied van ICT duidelijker en inzichtelijker te maken zijn afspraken over de rolverdeling van groot belang. ICT is het alibi voor alles wat zich afspeelt in de organisatie. Dat wil niet zeggen dat alles bij systeembeheer en de I en A coördinator op het bordje gelegd kan worden. In het ICT veld zijn vele spelers actief, zowel intern als extern. Het is daarom van belang dat het taakveld inzichtelijker gemaakt wordt en dat daar ook naar gehandeld wordt. Macro wordt uitgegaan van de volgende taakgebieden: Projectmatige taken

Figuur 2.

Procesbeheer in de afdeling [functioneel]

ICT beheer [technisch]

Taakvelden ICT


8

Voor projectmatige [ICT] taken is winst te behalen door dat samen te doen met collega gemeenten. Het invoeren van de BAG voor een gemeente van 30.000 inwoners kost bijna net zoveel geld en tijd als voor een gemeente van 100.000 inwoners. De grootste uitdaging bij samenwerking van kleinere gemeenten is om af te spreken dat we het werkproces op dezelfde manier zullen inrichten. Dus de begeleiding van het veranderproces heeft niet zozeer met het ICT systeem te maken maar meer [of bijna alles] met de manier van werken. Daar ligt de komende jaren de belangrijkste uitdaging. Op dit moment wordt veel projectmatige capaciteit weggesnoept bij technisch beheer. Dat lijkt op roofbouw. De taken in het blok Procesbeheer zullen vaak binnen de afdeling plaatsvinden. Daarbij spelen de functioneel beheerders een belangrijke rol. Deze zijn gepositioneerd in de lijnafdeling. Voor het technisch beheer kan samenwerking grote voordelen opleveren omdat bepaalde werkzaamheden niet per gemeente worden uitgevoerd maar één maal voor meerdere gemeenten. Dat geldt met name voor de change management- en projectmatige taken. Daar zijn voordelen mee te behalen. De tijdsbesteding is op basis van de urenverdeling in 2011 als volgt: Incident- en problem management/ondersteuning gebruikers Monitoring/Configuratie management/Continuïteit

21 % 6%

Change management

12 %

Projectmatige taken

30 %

Overig [verlof/ziek/studie, ouderschapsverlof, etc]

31 %

De taken voor ondersteuning van gebruikers vergen evenredige tijdsbesteding naar rato van het aantal gebruikers. Dus als je meer gebruikers hebt dan heb je meer capaciteit nodig. Daarbij geldt ook dat de afbakening van functioneel beheer en technisch beheer scherp gesteld moet worden. Veel vragen voor functioneel beheer op het gebied van kantoorautomatisering worden bij technisch beheer neergelegd. Dat gaat ten koste van de tijd die nodig is voor monitoring en preventieve acties. Daarnaast is het ook van belang op alle gebieden te streven naar een MINIMUM pakket van noodzakelijke systemen en functionaliteiten. In deze maatschappij hebben we de neiging alles te moeten hebben en kunnen. Er moeten fundamentele keuzes gedaan worden. Wat doen we wel en wat niet? Sturing Los van de samenwerkingsvraag ligt de verantwoording van de sturing van ICT zaken bij het managementteam [MT] ook al worden zaken uitbesteed. Dat betekent dat de rolverdeling intern afgestemd moet worden op de behoeften. In bovenstaand schema [figuur2] is het ICT taakgebied globaal geschetst. Bij iedere [nieuwe] ICT vraag moet aangegeven worden waar die wordt neergelegd. Het MT zal de regiefunctie van ICT aangelegenheden delegeren, maar houd het stuur wel vast. Dat kan op de volgende wijze. De regiefunctie op I en A gebied in de eigen organisatie wordt geborgd in de programmaraad of ICT stuurgroep. Gerelateerd aan de groei naar volwassenheid op ICT gebied is in het bedrijfsleven en andere overheidslagen de regiefunctie ingevuld door de Chief Information Officer [CIO] of Informatiemanager. Dit is een structurele taak. De informatiemanager bewaakt de rolverdeling binnen en buiten de organisatie en heeft het totaaloverzicht over de uit te voeren projecten. Overige randvoorwaarden Gerelateerd aan de omvangrijke lijst met projecten [bijlage C] zal de kwantiteit van de personeelsinzet daarmee gelijke tred moeten houden. Ook aan kwaliteit dienen de nodige eisen gesteld te worden. Denk daarbij aan het projectmatig werken. Als er op dat gebied geen deskundigheid in de organisatie is kun je die inhuren. Maar gezien de structurele aard en het volume van projecten kun je overwegen om daar zelf deskundigheid voor in te vullen. Opleiden is een van de motivatiefactoren waardoor medewerkers [gebruikers van toepassingsprogrammatuur] beter en makkelijker hun functie kunnen uitvoeren. Daarnaast is training voor de I en A medewerkers noodzakelijk. Daarvoor dienen in de begroting jaarlijks substantiële middelen gereserveerd te worden.


9

D.

Planning [marsroute]

Om bovenstaande zaken te realiseren zijn de volgende hoofdactiviteiten gepland: a.

Onderzoeken van en commiteren aan samenwerkingsprojecten. Gereed eind 2012;

b.

Instellen van de programmaraad en ICT stuurgroep binnen de gemeente Boxtel in Q3 2012;

c.

Opzetten van het Gemeentelijk Urgentie Programma [GUP] in Q3 2012;

d.

De programmaraad [informatiespecialisten] zal vervolgens jaarlijks de korte- en middellange termijnplanning door de ICT stuurgroep [MT] laten vaststellen. Daarbij wordt ook duidelijk aangegeven of projecten intern of extern in samenwerkingsverbanden worden uitgevoerd.

In het ICT beleids- en uitvoeringsplan zijn in bijlage C alle op dit moment bekende en noodzakelijke acties en projecten opgesomd. Per project zal de aanpak en haalbaarheid uitgewerkt worden door het opstellen van een Business Case. Afhankelijk van de beslissing over de Business Case zullen deze projecten in het Gemeentelijk Urgentie Programma [GUP] opgenomen worden.

E.

Financiën

Onze apparatuuromgeving is met de laatste vervangingsslag volledig op orde en voldoet aan de ‘’state of the art’’. Op programmatuurgebied zijn een aantal investeringen achtergebleven. Met name de syteemprogrammatuur [MS/Windows XP en Server 2003]. Ook de kantoorautomatisering [MS/Office 2003 en Outlook 2003] zijn aan de noodzakelijke vervanging toe. De overige toepassingen lopen aardig in de pas. Echter er staat ook weer een majeure upgrade van Oracle en Cognos voor de deur. Doordat steeds meer processen ondersteund worden door geautomatiseerde processen zal niet bezuinigd kunnen worden op ICT investeringen. De kosten voor ICT zullen dan ook harder stijgen t.o.v. de overige uitgaven. Investeringen die besparingen opleveren verdienen vaak de voorkeur. Maar ICT investeringen leveren vaak ook kwaliteitsverbeteringen op die niet altijd in geld uit te drukken zijn. En de besparingen worden niet bij ICT gerealiseerd maar in de verbetering van de processen in de lijnorganisatie. In de uit te voeren projecten zal daar explicieter aandacht aan besteed dienen te worden. Door de snelle ontwikkelingen worden grote investeringen steeds vaker maatschappelijk afgedwongen. Bij ieder project dient in de business case een kosten/batenanalyse uitgevoerd te worden waarin duidelijk wordt aangegeven wat de meerwaarde is van de voorgestelde investering.


10

Om de financiering van de ICT flexibel op te zetten om snel te kunnen anticiperen op gewenste ontwikkelingen wordt aanbevolen om een voorziening voor investeringen op te voeren en daarbij een bandbreedte te hanteren op basis van de kostenontwikkeling van de laatste jaren op ICT gebied. Door samenwerking kan de komende jaren meer gedaan worden voor hetzelfde geld. Dus we hebben dan minder meerkosten.

Figuur 3.

F.

Verloop ICT-kosten

Te besluiten

Voor de uitvoering van dit ICT beleidsplan dient besloten te worden om onderstaande aanbevelingen te volgen: *

Zorg dat er een totaalprogramma wordt opgesteld waarin de samenhang van alle projecten die uitgevoerd moeten worden gemonitored en gemanaged worden;

*

Benoem voor alle substantiële projecten [te besteden mensuren > 100 uur en/of investeringsbedrag > € 25.000,-] een projectleider/eigenaar;

*

Kies er voor om projectmatig te werken vanuit een business case en een plannings- en voortgangsmethodiek. Hou het wel simpel;

*

Omdat ICT investeringen over de jaren nogal fluctueren is het te overwegen om ICT afschrijvingen op te nemen in ICT exploitatiekosten of hier een voorziening voor te treffen die jaarlijks wordt gevoed. Op die manier kunnen de totale kosten in het meerjarenperspectief beter geëgaliseerd worden;

*

Uitgangspunt is dat investeringen in toepassingen financierbaar zijn en bijdragen aan een betere dienstverlening naar onze klanten;

*

Veranker de regiefunctie voor ICT gerelateerde zaken op MT niveau. Zoals dat nu bij de rijksoverheid is georganiseerd zal het ook binnen gemeenteland steeds meer gaan gebeuren;

*

De overheid heeft de neiging om alle wensen te honoreren. Misschien moeten we ons vaker afvragen welk MINIMUMpakket we echt nodig hebben om een taak naar behoren uit te voeren?

*

Onderzoeken samenwerkingsmogelijkheden;

*

Opzetten jaarplannen per medewerker;

*

Opstellen technisch programma van eisen;

*

Voor de financiering uit te gaan van de historische ontwikkeling zoals in bovenstaande grafiek is weergegeven.


11


12

2.

Inleiding

Het ICT beleid is mede gebaseerd op de bestuurlijke beleidsuitgangspunten die voor de gemeente Boxtel gelden. Deze zijn vastgelegd in de nota ‘’Boxtel 2020, duurzaam en dynamisch centrum in het Groene Woud’’. Dit beleid wordt als bekend verondersteld en is onlosmakelijk verbonden met deze beleidsnotitie. Met name paragraaf 7 Modern bestuur en organisatie heeft veel raakvlakken met ICT. Het ICT beleid vormt een onderdeel van het totale gemeentebeleid en past binnen de doelstellingen van de gemeente.

Deze nota heeft een aantal doelstellingen: a.

Een totaaloverzicht geven;

b.

Het is de verbindende schakel tussen eerder opgestelde rapporten zowel landelijk als binnen de gemeente Boxtel;

c.

Aanwezige witte vlekken/aspecten worden verder ingevuld;

d.

Een aantal keuzes worden hier aan de orde gesteld;

e.

Last but not least is dit de verbindende schakel tussen de missie en visie uit Opmaat.

Figuur 4.

Relatie strategienota’s

Deze nota is een geactualiseerde bundeling van een aantal documenten die de afgelopen periode in relatie tot het ICT gebied verschenen zijn. In hoofdlijnen worden in dit document de volgende aspecten uitgewerkt: *

Wat is voor de gemeente Boxtel goed om op ICT gebied te doen. De vraag die daarbij gesteld wordt is: Wat zijn de ambities van Boxtel en hoe kan ICT daar aan bijdragen?

*

De verdere afstemming van de informatie architectuur met de Gemeentelijke Model Architectuur [GEMMA] en de Technische (computer)Infrastructuur en hoe de kaders worden vastgesteld waarbinnen een en ander gerealiseerd moet worden.


13

In deze notitie wordt de ICT koers voor een aantal jaren vastgelegd. Dit document dient vervolgens als basis voor de jaarplannen van Informatievoorziening en Automatisering. De jaarplannen worden jaarlijks parallel aan de budgetcyclus opgesteld en geëvalueerd. Deze algemene strategie zal in 2015 geëvalueerd worden aan de hand van de actualiteit. Over de jaarplannen wordt frequent gerapporteerd via de managementrapportages, eveneens volgens de planning van de budgetcyclus. Slagvaardigheid en ICT hebben een relatie. Verouderde ICT-structuren kunnen de flexibiliteit van de organisatie bemoeilijken, of zelfs tenietdoen. Omgekeerd: een slimme inzet van ICT kan de slagvaardigheid ondersteunen en kan ook aanmerkelijk goedkoper uitvallen.

2.1

De missie op het gebied van ICT

•

Het opstellen en realiseren van een samenhangend Informatie- en automatiseringsbeleid en het adviseren daarover aan het MT en het bestuur.

•

Het pro-actief ondersteunen en ontwikkelen van de behoeftes van onze interne klanten op het gebied van ICT, waardoor de gemeente Boxtel als geheel aan de hedendaagse eisen van dienstverlening kan voldoen.

•

Het bieden van ICT faciliteiten ter ondersteuning van de uitvoering van de processen van de gemeente Boxtel waarbij de technische infrastructuur zodanig is ingericht dat betrouwbaarheid, tijdigheid, beschikbaarheid, continuïteit en veiligheid van het geautomatiseerde deel van informatiesystemen gewaarborgd zijn om zodoende bij te dragen aan klantvriendelijke processen.

Een van de kerntaken van I en A is het ondersteunen van het bestuur en de afdelingen bij het ontwikkelen van beleid voor Informatievoorziening en -planning. Daarvan afgeleid wordt het jaarplan I en A opgesteld. De I en A - dienstverlening omvat naast de genoemde beleidsadvisering het beheer van informatiesystemen en de computerinfrastructuur. Wij volgen daarbij in grote lijnen de (interne) ontwikkelingen die de afdelingen ondergaan en proberen deze ontwikkelingen zo goed en tijdig mogelijk te herkennen. Wij waken ervoor om enerzijds te gaan behoren tot ‘early adaptors’ en anderzijds tot de ‘laggards’; het is de gouden middenweg die ons drijft. Daarbij worden de externe ontwikkelingen van het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten [KING] en het Nationaal Urgentie Programma [NUP] nauwlettend gevolgd en getoetst op bruikbare producten.

2.2

De visie op het gebied van ICT

Bijna alle processen binnen de gemeente Boxtel hebben ICT componenten in zich. De afhankelijkheid van ICT is dermate groot dat ICT professioneel en kwalitatief excellent georganiseerd moet worden. Als ICT niet functioneert staat de motor voor een groot deel stil. ICT wordt in die zin naast personeel, financiën en organisatie ook de vierde productiefactor genoemd. De ondersteuning voor de gemeente Boxtel wordt bereikt door kwalitatieve inzet van ICT deskundigen, zowel intern als van externe leveranciers. Binnen de gemeente Boxtel wordt de technische kennis en deskundigheid op ICT gebied door I en A geleverd. Dat is met name generieke kennis. In de afdelingen vindt het inhoudelijk functioneel beheer van applicaties [toepassingen] plaats. De ondersteuning van de medewerker dient leidraad te zijn voor de invulling van een goede en betrouwbare ICT. De basisadministraties worden de kernapplicaties waar gegevens over burgers en bedrijven terug te vinden zijn en met geautomatiseerde systemen worden uitgewisseld. Boxtel heeft als ambitie op het gebied van ICT de ‘’best proven practice’’ te volgen. Informatiesystemen moeten bijdragen aan de efficiency- en kwaliteitsverbetering van de processen. Er is daarnaast ook ruimte voor vernieuwingen. Voor de technische computerinfrastructuur is het niet handig als iedere afdeling [of gemeente] zelf zijn technische ICT - behoeften moet verzorgen. Dit geldt zeker voor specialistische kennis waarvoor gezamenlijk optreden strategische en financiële voordelen biedt. Hieruit komt een behoefte aan ICT - dienstverlening voort, waaraan I en A haar bestaansrecht ontleent. Voor afdelingsoverstijgende ICT wordt ICT geacht het voortouw te nemen. Gemeente inhoudelijke toepassingen zullen altijd in nauwe samenwerking met afdelingen gemanaged worden. Ten aanzien van externe ontwikkelingen zorgt ICT ervoor dat de architectuur van applicaties en ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

14

[computer]Infrastructuur zodanig is dat daar snel op ingespeeld kan worden. Binnen de kaders van de technische computerfaciliteiten worden afdelingen in de gemeente Boxtel geacht hun ondersteuning op het gebied van informatie- en communicatietechnologie [ICT] zelf te managen. Afdelinggerichte informatiesystemen kunnen het beste door de afdelingen gekozen worden omdat zij geacht worden te kunnen beoordelen wat men qua functionaliteit nodig heeft. Dit moet niet leiden tot eilandautomatisering. Nieuwe programma’s moeten altijd binnen de gekozen architectuur passen.

2.3

Doelen van de gemeente Boxtel op ICT gebied

De belangrijkste doelen voor de komende periode zijn: a.

Om de dienstverlening verder te digitaliseren zal het Mid Office [MO] aangeschaft en geïmplementeerd worden om daarmee de dienstverlening via de website optimaal te ondersteunen;

b.

Het ingerichte Mid Office is ook de basis voor een goed geolied Klant Contact Centrum [KCC]. De dienstverlening en werkwijze via de website is inhoudelijk gelijk aan de fysieke contacten via balies en telefonische contacten;

c.

Door regionale- en landelijke samenwerking zullen sneller doelen bereikt worden omdat niet iedereen zelf het wiel hoeft uit te vinden;

d.

In 2015 zullen de basisregistraties personen [GBA] en Adressen en gebouwen [BAG] gebruikt worden en gekoppeld zijn aan de afnemende systemen;

e.

Vanaf 2012 worden binnen onze interen organisatie alle grotere ICT projecten projectmatig aangestuurd;

f.

In 2015 is de ICT organisatie zodanig ingericht dat de verschuiving van fysieke klantcontacten naar digitale dienstverlening volledig ondersteund wordt;

g.

In 2015 zal ICT voorbereid zijn op de ondersteuning van de nieuwe taken die de gemeente moet uitvoeren op het gebied van jeugdzorg en werken naar vermogen.

h.

In het kader van duurzaamheid wordt bevorderd om minder papier te gebruiken. De aan te schaffen hulpmiddelen zullen daar expliciet op beoordeeld worden. Op dit moment zijn al voorzieningen beschikbaar om digitaal te vergaderen zoals interactieve white boards. Dit soort hulpmiddelen zal verder uitgebreid. Daaronder valt ook het gebruik van tablet computers.

Figuur 5.

De informatiegolf in onze informatiemaatschappij rolt maar door


15

2.4

Van doel naar realisatie

Om bovengenoemde doelen te realiseren moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden. In hoofdstuk 3 wordt eerst vanuit de processen gekeken wat er nodig is, of dat aanwezig is en zo niet hoe dat wel ingevuld moet en kan worden. Om taken uit te voeren zijn geautomatiseerde toepassingen [applicaties] nodig, welke passen binnen de filosofie van basisadministraties en het nog te selecteren mid office concept. In hoofdstuk 4 wordt de architectuur verdiept naar de functionele architectuur. Dit alles kan niet functioneren zonder een technisch fundament. In hoofdstuk 5 worden enkele aanvullende zaken aan de orde gesteld die van belang zijn voor de technische [computer]Infrastructuur. De organisatievorm die de realisatie van ICT doelstellingen ondersteunt wordt in hoofdstuk 6 toegelicht. In hoofdstuk 7 wordt een en ander vertaald naar prioriteiten en worden enkele financiële consequenties toegelicht.


16

3.

Aansluiting van ICT bij de inrichting van de werkprocessen

Boxtel heeft als belangrijkste doel burgers en bedrijven te faciliteren op het gebied van dienstverlening op velerlei terreinen. ICT moe bijdragen aan die hoofddoelstelling. Burgers en bedrijven verwachten in deze tijd dat producten zoveel mogelijk digitaal worden aangeboden. Dit zal een continue verschuiving teweeg brengen van fysieke dienstverlening naar digitale dienstverlening via onze website. ICT is een middel om de processen te ondersteunen. Het ICT domein bestaat enerzijds uit techniek [computerinfrastructuur] en anderzijds uit toepassingsprogrammatuur; de applicaties. In de voorliggende nota zal de techniek wat minder aan bod komen. Uitgangspunt is dat het fundament, de computerinfrastructuur, betrouwbaar en nagenoeg 100% beschikbaar is. Dat zegt overigens nog weinig over de beschikbaarheid van de applicaties zelf. Daar spelen zaken een rol zoals de kwaliteit van de applicatie en het serviceniveau van leverancier van de applicatie. Dit wordt verder uitgediept in hoofdstuk 4. De volgende slag is dan het voor het licht houden van de bestaande toepassingen en hun samenhang. Bij de functionele afstemming en integratie speelt een aantal onderwerpen een belangrijke rol. Deze worden hier verder toegelicht.

3.1.

Werkprocessen en document management systeem [DMS]

In de aansturing van werkprocessen is er sprake van: Verticale applicaties: applicaties voor werkprocessen binnen een bepaald vakgebied zoals de uitvoering van de WWB, Burgerzakenproducten, WOZ. Horizontale applicaties : voor werkprocessen die breed inzetbaar zijn en door de gehele organisatie gebruikt (kunnen) worden zoals voor de betaling van een rekening, subsidieaanvragen, algemene postregistratie en afwikkeling. De verticale applicaties worden steeds meer onderdeel van de keten waardoor de aansturing via workflowachtige toepassingen steeds ingewikkelder wordt. Denk daarbij bv. ook aan het Overheids Loket On line [OLO] voor de wet algemene bepalingen omgevingsrecht [WABO] en de relatie daarbij met het waterschap, de provincie, de brandweer, etc. Naast digitalisering van het werkproces wordt steeds meer ingezet op digitale dienstverlening. Dat is een majeur veranderproces. Aan de ene kant worden er generieke werkprocessen ingericht die op meerdere producten toepasbaar zijn, de zgn. horizontale werkprocessen. Aan de andere kant hebben we de verticale vakapplicaties, b.v. bouwvergunningen, sociale dienst applicaties, financieel systeem etc. waar de procesafhandeling geïntegreerd is in de toepassing. Wij staan voor de grote uitdaging om die verschillend ingerichte processen af te stemmen op een uniforme digitale dienstverlening via de website. Het gevolg hiervan is dat er heel veel systemen gekoppeld moeten worden om zo de onderlinge samenhang steeds verder uit te kunnen nutten .


17

Figuur 6.

3.2.

Aansturing werkprocessen met workflowsystemen

Burger Service Nummer [BSN] en bedrijfs identificatie nummer [BIN]

De identificatie van burgers en bedrijven gebeurt binnen Boxtel op verschillende manieren. In de basisadministraties zullen het BSN en het BIN steeds meer gebruikt worden om gegevens uit te wisselen. Er dient dus rekening mee gehouden te worden dat onze applicaties kunnen communiceren via BSN en BIN van de kamer van koophandel [KvK]!

3.3.

Ketenprocessen

Als de gemeente de spin in het web wordt voor de digitale overheid dan betekent het dat er steeds meer koppelingen met veel verschillende instanties opgezet worden. Denk daarbij bv. op het terrein van de jeugdzorg en op het vlak van maatschappelijke ontwikkeling. Voor ICT wil dat zeggen dat die doelstelling met elektronische communicatie naar onze partners optimaal ondersteund moet worden. Voor de invulling zijn verschillende opties mogelijk. Veel van die keteninformatie is afhankelijk van de vraag of de toepassingen van de partners in de betreffende keten op elkaar afgestemd zijn. Dit is in elk geval een vereiste voor optimale dienstverlening.


18

3.4.

Archivering en publicatie digitale documenten

De gemeente is een informatieverwerkend bedrijf. Daarvoor worden veel documenten geproduceerd. Die worden door zeer veel afzonderlijke geautomatiseerde systemen verwerkt en bewerkt. Uiteindelijk ontstaan vele formele documenten die vaak voor langere tijd bewaard moeten worden. Het is gewenst om op macro niveau een visie te hebben waar die documenten ergens bewaard worden en in welke hoofdstructuur die dan thuishoren. In onderstaand plaatje is een globale algemene indeling geschetst. Deze indeling kan vervolgens bij de applicatiearchitectuur [volgende hoofdstuk] als uitgangspunt/referentie genomen worden.

INTRANET

Intern Openbaar

Intern besloten

Figuur 7.

INTERN E T Website

Extern Openbaar

Extern besloten

Macro indeling digitaal archief

Bovenstaande globale indeling houdt in dat al onze informatie in 4 hoofdgroepen is in te delen nl in interne documenten voor onze dagelijkse interne bedrijfsvoering nodig en informatie die bestemd is voor onze klanten. Beide groepen kunnen weer opgedeeld worden in een openbaar gedeelte en een besloten, vertrouwelijk gedeelte. Tot op heden wordt het gros van alle formele documenten in het analoge archief opgeslagen. In de nieuwe tijd zijn er steeds meer digitale documenten die geordend, beheerd en voor een groot deel op termijn vernietigd moeten worden. Het Document Management Systeem [DMS] is het digitale archief van de toekomst. Het DMS is voorzien van een Records management applicatie [RMA] waarin informatie uit allerlei applicaties veilig bewaard en toegankelijk gehouden kan worden. Om het DMS deze functie te kunnen laten vervullen ligt er wel een noodzaak om informatie die tijdens de digitale afwikkeling ontstaat in de vakapplicaties, m.b.v. een koppeling op te laten slaan in het DMS. Vanuit dit DMS kunnen vervolgens al of niet openbaar ‘gepubliceerd’ worden op een van de in figuur 4 aangegeven plekken. Verordeningen, nieuwsbrieven, bekendmakingen, formulieren, etc. behoren tot het externe openbare domein. In het besloten deel staan gegevens over b.v. bezwarenprocedures, bevolkingsgegevens, etc. Voor interne openbare stukken kun je denken aan handboeken, werkinstructies, notulen werkoverleg etc. Voor vertrouwelijke documenten kun je denken aan bv. salarisgegevens, functioneringsverslagen, etc. Openbare gegevens kunnen tegenwoordig direct ontsloten worden via de website of via Intranet als het gaat om interne zaken. In onderstaand plaatje is de relatie tussen de verschillende omgevingen uitgewerkt. Daarmee wordt een verbinding gelegd met het volgende hoofdstuk waar de applicatiearchitectuur verder wordt toegelicht.


19

Content Management Systeem [CMS]

Vakapplicaties [Key2 ..,

Document Management Syteem [DMS] Corsa

Intranet

Internet www.boxtel.nl

M-directory P-directory

Figuur 8.

3.5.

Relatie digitaal archief [DMS] t.o.v. website en vakapplicaties

Digitale duurzaamheid

In de Archiefwet is vastgelegd hoe lang dossiers, afhankelijk van de inhoud, bewaard moeten blijven. Voor papieren dossiers is dat relatief gemakkelijk te organiseren, zij het dat het enorm veel archiefruimte vergt. Nu steeds meer zaken alleen maar digitaal worden opgeslagen, is het zaak oplossingen te implementeren voor het beheren (lees: bewaren, toegankelijk maken en vernietigen) van informatie. In het kader van de RUD’s wordt dit zeer actueel. Met het oog op een eigentijdse dienstverlening is het zaak om veelgebruikte analoge bestanden te digitaliseren Om tijd- en plaatsonafhankelijk diensten te kunnen verlenen is digitale informatievoorziening onontbeerlijk! Zo stellen we bestuurders en medewerkers in staat om vanaf ieder denkbare werkplek informatie gelijktijdig te raadplegen, bewerken en/of verstrekken. Omdat opslagmethodes steeds veranderen is het noodzakelijk om gedigitaliseerde informatie toekomstvast op te slaan en tijdig om te zetten naar nieuwe bestandsformaten. Ter informatie: media [tapes, diskettes, etc] van 10 jaar geleden zijn al niet meer te reproduceren. Er zal dus een structurele oplossing bedacht moeten worden. In het Document Management Systeem [DMS] wordt informatie opgeslagen volgens een landelijk vastgesteld toekomstvast bestandsformaat. Bovendien wordt in het Documentair structuurplan (DSP) bijgehouden m.b.v. welke applicaties dossiers in de vele processen tot stand komen en in welke bestandsformaten documenten worden opgeleverd. Om de digitale duurzaamheid van onze documenten te waarborden dient de informatie uit al onze applicaties veilig in het DMS opgeslagen te worden. Dit kan uitsluitend gerealiseerd worden als we zorgen voor goed werkende koppelingen. Tot op heden is dit slechts voor een klein aantal applicaties geregeld. 3.6.

Conclusie

De hoofdtaak van Informatievoorziening en Automatisering is het bieden van ICT faciliteiten ter ondersteuning van de processen van de gemeente Boxtel op een zodanige manier dat het collectief dagelijks gebruik kan maken van ICT middelen zonder onderbreking en verstoringen. Onze klanten, burgers/bedrijven/instellingen, verwachten van ons dat de dienstverlening - waar dat kan – digitaal wordt geleverd of in ieder geval digitaal goed wordt ondersteund. Voor het raadplegen van – in de nabije toekomst digitale – documenten zal het Document Management Systeem [Corsa] het hart vormen van het digitale archief. Om dit te bereiken dienen alle applicaties voor hun document opslag gekoppeld te worden aan het DMS.


20

4.

Applicatie Architectuur

Uitgangspunt voor onze applicatie-architectuur is de gemeentelijke model architectuur [Gemma]. Door King wordt bevorderd dat onze softwareleveranciers voldoen aan deze standaards. Als gemeenten zijn wij er bij gebaat bij aanschaf van nieuwe zaken in ons programma van eisen dit ook af te dwingen. Niet altijd is duidelijk in hoeverre leveranciers voldoen aan de Gemma architectuur. Bovendien is dit een logische [globale] architectuur die nog veel vrijheden biedt bij de technische oplossingen. Er is geen Kema keur voor applicaties of zij voldoen aan de gestelde normen. Wij zijn dus sterk afhankelijk van de resultaten die we samen met King kunnen verwezenlijken. Het blijft een kwestie van lange adem. In hoofdlijnen gaat het over de inrichting van het front office, mid office en back office. Het helpt wel als we bij nieuwe ontwikkelingen toetsen aan deze basisindeling. De applicatie-architectuur kan gezien worden als het bestemmingsplan van de ICT.

Figuur 9.

Macro Bestemmingsplan ICT toepassingen

Betreffende de Front-office [FO] beschikt de gemeente over: - een interactieve website: de mogelijkheden tot uitbreiding van de dienstverlening zijn aanwezig - DigiD voor het digitaal legitimeren en Ogone voor het electronisch betalen - Burger Service Nummer [BSN]

Wat ontbreekt: - een mid-officesysteem [MO] als schakel waarmee de dienstverlening in de Front Office [FO] gekoppeld wordt aan de uitvoering en databases in de Back Office [BO]; - de beveiliging zodat de klant niet rechtstreeks inzage heeft in de productie- omgeving; - een nummer voor bedrijven [BIN] (vergelijkbaar BSN-persoon) Onder de back office systemen vallen tot nu toe bijna alle toepassingen die we als gemeente in de loop der jaren hebben aangeschaft om onze werkzaamheden te ondersteunen. In het mid-office kunnen systemen geplaatst worden die statusinformatie weergeven. Denk daarbij alle data die in de basisregistraties zijn verzameld. Dat zijn onder meer de basisregistraties personen, adressen, gebouwen. Ook postregistratie [DMS] zal een rol spelen in het mid office. In het zgn. zakenmagazijn worden de documenten bij elkaar geplaatst die bij één en hetzelfde dossier horen.


21

De architectuur [bestemmingsplan] kan daarbij behulpzaam zijn. Hieronder worden enkele voorbeelden genoemd van waar die toepassingsgebieden thuishoren in bovengenoemde hoofdstructuur. a.

Front office Website [Content Management Systeem [CMS]

b.

Mid office -

Kennissysteem [KCC]

-

Basisregistraties

-

Zakensysteem

-

Afsprakensysteem

-

Document Management Systeem [DMS]

-

Gegevensmagazijn

c.

Back office

-

Datawarehouse;

-

Personeelsbeheersystemen [HRM];

-

Toepassingen die aansluiten bij landelijke ontwikkelingen [o.m. KING].

-

Etc.

Het beschikbaar hebben van een kennismodule, de afsprakenmodule en het zakenmagazijn en de Integratie ervan is noodzakelijk. De vraag is wat we doen als we deze al voor 60% beschikbaar hebben in de systemen die we al hebben? Hiervoor zal eerst een programma van eisen [PvE] opgesteld moeten worden waarmee de keuze op objectieve gronden kan plaatsvinden.

4.1

Toepassingen voor burgers, bedrijven en medewerkers

De verdere toekomst vraagt om: -

verdere integratie van applicaties met gegevensbeheer bijvoorbeeld betreffende het wegen- en groenbeheer, informatie op het terrein van zorg, onderwijs en welzijn enz.

-

bewaking te voldoen aan de privacyrichtlijnen;

-

het verder uitbouwen van de registratie van gegevens: topografische kaart, modernisering GBA, WOZ als basisregistratie, basisregistratie niet natuurlijke personen (Kamer van Koophandel). Hiermee wordt aangesloten op de landelijke strategie om gegevens breed te ontsluiten. Dit vraagt veel kennis en energie;

-

Applicaties aansluiten op Digid/Ogone en het nummer voor bedrijven [BIN];

-

Ontwikkeling van de digitale handtekening voor uitgaande brieven;

-

Meer producten aansluiten op de Persoonlijke Internet Pagina [PIP] via mijnoverheid.nl;

-

Dat geldt ook voor de Bdrijven Internet Pagina [BIP].

Het verder ontwikkelen van de digitale maatschappij is geen revolutie maar een evolutie met het verschil dat de digitale evolutie veel sneller gaat dan andere evoluties. Het inrichten van de basisgemeente door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten [KING] wordt met belangstelling gevolgd en hierop wordt voor zover mogelijk steeds aangesloten. Een aantal zaken in de ICT Strategie is daar van afgeleid. Deze nota geeft ook een invulling aan de ontwikkelingen binnen de gemeentewereld die groeien van technologie naar strategie.


22

4.2

Relatie tussen toepassingen/landelijke ontwikkelingen

Naast de genoemde inrichting van de basisregistraties heeft de gemeente heeft haar systemen om de beheertaken uit te voeren. Denk daarbij aan groenbeheer, wegbeheer, vergunningsystemen, etc. Er is dus een continue wisselwerking tussen basisgegevens en de zgn. plusgegevens. Beheersystemen [++ plusgegevens] Basisregistraties

Figuur 10.

Basisregistraties en beheersystemen [toepassingen in de keten]

Op de volgende gebieden vindt al centralisatie van applicaties en data plaats: WABO via het Overheidsloket On line [OLO], bij de modernisering GBA, bij de BAG is een landelijke voorziening waar alles in een centrale database wordt opgeslagen en de basisregistratie grootschalige topografie gaat in dezelfde richting. Hierbij moet het duidelijk zijn wààr waar bepaalde functionaliteit verwerkt wordt. Op dit gebied zullen de ontwikkelingen de komende jaren niet ongemerkt voorbijgaan. Daarom zullen de volgende vragen beantwoord moeten worden: a.

Wat kunnen we zelf

b.


c.


4.3

Cloud

Er bestaan beelden dat heel veel toepassingen in de toekomst direct op internet draaien en dat we lokaal geen ICT voorzieningen meer hebben behalve een eindstation. Er wordt daarbij te weinig onderscheid gemaakt tussen de applicaties [toepassingen] die dit mogelijk maken en de gegevens [data] die opgeslagen worden. De vraag die daarbij opkomt is: wie is de eigenaar van de gegevens. Gaan we als overheid onze gegevens aan Google ter beschikking stellen? Het ministerie van BZK denkt aan een overheidscloud. De overheid zal inderdaad zelf de baas moeten blijven over publieke gegevens. Het is duidelijk dat het werken met systemen in de cloud kwaliteits- en efficiencyvoordelen kan hebben. We volgen de ontwikkelingen op de voet en zullen indien van toepassing hierop inspelen.

4.4.

Soorten applicaties

Binnen Boxtel zijn ca 250 applicaties in gebruik. Voor de kerntoepassingen van Boxtel [zie onderstaand schema] zal ook bekeken moeten worden welke overlap aanwezig is. Daar ligt een relatie met bovenstaande architectuur. Voor de smart phone- en tabletcomputers zullen - uitgaande van de beschikbare 250 applicaties veel [kleine] handzamere applicaties [APPS] ontwikkeld worden. Dat zijn vaak deeltaken van een grotere applicatie in het kader van raadplegen of het invoeren van gegevens. Van minder applicaties zal daarom geen sprake zijn, wel van een verdere diversiteit in samenstelling en mogelijkheden. Met andere woorden de complexiteit neemt toe.

4.5

Nieuwe ontwikkelingen/social media

De ontwikkeling van de ICT is een evolutieproces. Het houdt dus nooit op. Op landelijk nivo is nu een totaalprogramma opgesteld waarin de integrale bouwstenen worden opgesomd. Die staan los van de lokale zaken die daarnaast ook nog spelen. In bijlage C. zijn beide groepen activiteiten en projecten samengevoegd en is voor 2012 een [voorlopige] keuze gemaakt waaraan gewerkt wordt. De praktijk leert dat veel zaken nog gebouwd moeten worden. Het opnieuw afstemmen van [basis]applicaties is vergelijkbaar met het ombouwen van een industrieterrein naar een modern woongebied. ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

23

Gemeente Boxtel gebruikt Twitter om de communicatie over de gemeente Boxtel in goede banen te leiden. Maar met Twitter is nog meer mogelijk. Daarin moet je keuzes doen. Ook het gebruik van andere social media kun je als overheid profijt hebben. Bij het selecteren van sollicitanten kun je Facebook raadplegen of Linked in. De vraag is of dat altijd geschreven beleid moet zijn of dat de social media zelfregulerend zijn zodat het beleid automatisch ontstaat. De mogelijkheden zijn ongekend en wijzigen snel. Binnen de mogelijkheden wordt er momenteel in een natuurlijk proces gebruik van gemaakt. Specifiek beleid erop wordt op voorhand niet ontwikkeld.

4.6

Informatiemanagement en Management Informatie

Management Informatie is het consolideren, bewerken en presenteren van - uit [verschillende] systemen geselecteerde gegevens met als doel de processen in een organisatie op basis van die feiten te kunnen [bij]sturen. Hiervoor heeft de gemeente Boxtel als standaard de Cognos gereedschappen aangeschaft. Managementinformatie is vanuit diverse perspectieven van belang: -

financieel perspectief

-

kwalitatieve prestatie-indicatoren: een geïntegreerd geheel van: productiecijfers, financiële resultaten, prestaties op het gebied van kwaliteitsindicatoren.

Informatiemanagement daarentegen behelst met name in bovenstaand schema het ontwikkelen van architecturen in het ICT veld. Onder dat begrip wordt ook wel verstaan het aansturen van het hele ICT domein.

4.7

Afhankelijkheid van leveranciers

Om minder afhankelijk te zijn van één leverancier wordt ingezet op: -

het gebruik van open source voorzieningen;

-

concurrentie in de markt te houden:

-

het afdwingen van [standaard] koppelingen [Stuf]

Op deze drie sporen wordt ingezet.

4.8

Conclusie

In hoofdstuk 4 is de applicatie- architectuur behandeld. Doel van deze architectuur is het omgaan van het procesen gegevensbeheer te beschrijven uit het oogpunt dat medewerkers hun werkzaamheden ten dienste van de burger op een zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verrichten. De applicatie- architectuur kan gezien worden als een soort bestemmingsplan op ICT gebied. Het is van belang een Mid Office [MO]in te richten als schakel waarmee de dienstverlening in de Front Office [FO] gekoppeld wordt aan de uitvoering en databases in de Back Office [BO] Gestuurd wordt op verdere standaardisering van processen, vermindering en vereenvoudiging van applicaties, dit laatste ook in het licht van het gebruik van nieuwe middelen als smart phones en tabletcomputers.


24

5.

Technische [computer]infrastructuur

Onze virtuele [technische] omgeving is op dit moment ‘’state of the art’’. De complexiteit neemt steeds grotere vormen aan. In het volgende hoofdstuk wordt toegelicht of we op dit punt onze eigen boontjes kunnen doppen. Of is samenwerking toch meer voor de hand liggend. Blijven we [hoogwaardige en dure] externe specialisten inhuren of proberen we in samenwerkingsverbanden zelf specialisme op te bouwen. Denk daarbij op het gebied van [technische] beveiliging en de communicatie-infrastructuur zoals interne en externe netwerken [b.v. glasvezel]. Op een aantal andere gebieden dienen de komende periode keuzes gedaan te worden: *

Wat doen we met ontwikkelingen op het gebied van Open Software Foundation?

*

Welke systeembesturings-programmatuur kunnen we als Boxtel in dit verband ondersteunen?

*

Welke databasesystemen hebben de voorkeur?

Om minder afhankelijk te zijn/worden van één leverancier op een bepaald terrein verdient het aanbeveling om op technisch gebied meerdere mogelijkheden open te houden. Op een aantal gebieden kan een twee- of meersporenbeleid gevoerd worden. In het nog uit te werken technisch programma van eisen moet dat verder geconcretiseerd worden. Als van die keuzes afgeweken wordt dient beseft te worden dat we dan andersoortige contracten met leveranciers moeten afsluiten middels Service Level Management [SLM]. SLM’s hebben ook weer hun interne doorwerking. Daarbij dient ook gekeken te worden op welke gebieden we kunnen samenwerken en welke niet.

5.1

Opmaat [HNW Het Nieuwe Werken]

Binnen de gemeente Boxtel is in 2011 het programma Opmaat opgestart. Naast de cultuurverandering is het anders werken [plaats en tijdonafhankelijk] een van de issuses. Onze technische infrastructuur is zodanig ingericht dat de werkplek zeer flexibel kan worden ingevuld. Er kan op afstand gewerkt worden. Onze applicaties [toepassingen] zijn virtueel beschikbaar. Naast een vast netwerk is er nu ook een draadloos [wifi] netwerk beschikbaar. Zoals in het position paper is geformuleerd kunnen wij de daar genoemde thema’s volledig ondersteunen. Dienstverlening Integraal werken Plaatsonafhankelijk Alleen is het dienstverleningsniveau sterk afhankelijk van de mogelijkheden die de gekochte applicaties bieden. De apparatuur is een randvoorwaarde voor een aantal mogelijkheden, maar de software bepaalt of iets werkt zoals we graag willen.

5.2

Koppelingen [interface management]

Het zal duidelijk zijn uit het hoofdstuk applicatie architectuur dat koppelingen cruciaal zijn om applicaties op elkaar aan te laten sluiten. Dat betekent dat organisatorisch en technisch hiervoor de randvoorwaarden ingevuld moeten worden. Dit taakgebied zal door I en A eenduidig en expliciet benoemd moeten worden. Daarbij is de STUF 3.X standaard uitgangspunt. Maar zoals in het vorige hoofdstuk is vermeld kan ook naar innovatieve oplossingen gekeken worden. Zie daarvoor paragraaf 4.9. Wel dient daar een kanttekening bij gemaakt te worden. Alle applicaties kunnen op meerdere plaatsen gebruikt worden. Echter niet alle applicaties zijn zodanig gekoppeld dat er ook integraal gewerkt kan worden. Daarvoor zullen nog vele applicaties door leveranciers aangepast moeten worden. Momenteel wordt er bv. gewerkt om de dossiers van Maatschappelijke Ontwikkeling onder te brengen [te koppelen] binnen het Document Management Systeem 5.3

Normen/Standaarden

In het hoofdstuk Applicatie-architectuur is al aangegeven dat standaarden aan leveranciers opgelegd moeten worden. Het technisch programma van eisen zal daarbij leidend zijn. Daarin worden de randvoorwaarden opgenomen die gelden binnen onze applicatie-architectuur. ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

25

5.4

Open Source

Hoe gaan we daar mee om. Onze website is opgezet in Open Source [Typo3]. Daarnaast worden voorzichtige stappen gezet om andere Open Source oplossingen te gebruiken. Daarbij speelt de medewerking van leveranciers ook een grote rol. Het overheidsbeleid [implementeer of leg uit] is uitgangspunt. Voor ons Officesysteem [tekstverwerking en rekenmatrix is besloten dat we in 2013 bekijken of we met Open Office aan de slag gaan. Ondertussen wordt de aanschaf van Office 2010 zo lang mogelijk uitgesteld. Het moment van overgang naar Open Source bij het aanschaffen of vervangen van systemen. Daar dient steeds de vraag gesteld te worden of er een Open Source variant is. Ons mailprogramma kan mogelijk door een Open Source variant zoals Zarafa of equivalent vervangen worden. Verder blijkt dat leveranciers van vakapplicaties nauwelijks moeite doen om in Open Source te ontwikkelen. Wel kunnen steeds meer applicaties op Open Source besturingssystemen geïnstalleerd en verwerkt worden.

5.5

Technische beveiliging

Goede beveiliging begint bij het gebruik door medewerkers van de aan hen toevertrouwde systemen en de inhoud daarvan. De manier waarop nu bv. met inlogcodes en bijbehorende wachtwoorden wordt omgegaan dient de komende jaren verbeterd te worden. Daarbij kan gedacht worden aan technische oplossingen zoals toegangspasjes. Maar het is voor een groot deel ook een kwestie van discipline en houding. Er ligt ook een taak binnen de afdelingen/teams. Medewerkers zullen door het management aangesproken moeten worden op het gebruik van elkaars gebruikersnamen. Reglementair zijn de gedragsregels voldoende vastgelegd in een privacyreglement. Dit document richt zich voornamelijk op het Internet en E-mail gebruik binnen de gemeente Boxtel. In alle gevallen wordt er van uitgegaan dat de beroepsethiek voldoende waarborgen geeft dat medewerkers zorgvuldig met gegevens om kunnen gaan conform het privacyreglement.

Figuur 11.

Beveiliging technische omgeving

Beveiligingslagen. De [technische] beveiliging kan in een aantal lagen opgesplitst worden. Hieronder een compacte samenvatting van die lagen met daarachter de manier waarop dat bij de gemeente Boxtel ingericht is. a.

Verbindingen [connections]

Is geregeld via Gemnet. We nemen extra beveiligde mail en extra beveiligd internet als dienst af.

b.

Netwerk

Is dubbel uitgevoerd. Ook op Liduinahof [Zorggroep Elde] is een netwerkvoorziening;

c.

Identificatie

Gebeurt via gebruikersnaam en wachtwoord. Daarvoor is RES powerfuse als applicatie ingezet in combinatie met Active Directory;


26

d.

Secure content

Als data verminkt wordt door bv. een virus kan teruggevallen worden op de backup van een dag eerder. Op de Markt wordt dagelijks gebackupt van schijf naar schijf en wekelijks naar tape. De Oracle databases worden op Liduinahof dagelijks/wekelijks gebackupt.

e.

Servers

De servers op de Markt zijn zodanig belast dat bij uitval van één server de overige servers de workload over kunnen nemen zonder dat de gebruikers er iets van merken;

f.

Storage [data opslag]

Onze data worden on line 100% synchroon opgeslagen op de Markt 1 en op Liduinahof 35.

In het kader van [extra] beveiliging is voor de Oracle/Centric applicaties een aparte testomgeving ingericht. Als de servers op de Markt uitvallen kan met 10 gebruikers gewerkt worden op Liduinahof 35. Er dient dan handmatig omgeschakeld te worden. Wettelijk dient de persoonsadministratie [GBA] binnen 2 x 24 uur weer operationeel te zijn. Bij calamiteiten kunnen we onze uitwijklocatie snel opschalen naar een hoger nivo. De uitwerking van deze beveiligingsregels zijn vastgelegd in aparte documenten die zowel gebruikersgericht zijn [privacyreglement] en technisch gericht zijn [b.v. inrichting van de firewall, filter van de internetverbinding]. Toch is beveiliging ook voor een groot deel afhankelijk van de activiteiten van gebruikers. We moeten dus vertrouwen op onze medewerkers dat ze geen ondoordachte activiteiten of ondoordachte handelingen in de digitale omgeving uitvoeren.

5.6

Tablet computers/smart phones

De invloed op het gebruik van digitale toepassingen wordt verder gestimuleerd doordat allerlei gadgets op telefoons beschikbaar komen. Het gaat hier over een miljoenenpubliek. Investeringen kunnen terugverdiend worden via massaal gebruik. Gemeentelijke applicaties zijn normaal gesproken niet ontwikkeld voor grootschalig gebruik. Het geschikt maken van applicaties voor tablets en smart phones vergt de nodige investeringen. Een toepassing die door b.v. 80 gemeenten gebruikt wordt en geschikt gemaakt moet worden voor het gebruik op een tablet zal door de leverancier doorberekend worden. De algemene internet toepassingen op een tablet bieden soms voordelen bij de dagelijkse taakuitoefening. Denk daarbij aan het lezen van mail en het gebruik van de agendafunctie. Het verwachtingspatroon dat op een tablet alles kan wat op een PC kan is een illusie. Je kunt op een smart phone TV kijken met ondertiteling, maar voldoet dat dan aan de minimale gebruikerseisen? Een tablet [en de daarop werkende toepassingen] is ontwikkeld voor de consumentenmarkt. Bedrijfsapplicaties zullen daarom altijd achter lopen in toepasbaarheid op de verschillende tablet- en smart phone omgevingen. Tablet computers kunnen een bijdrage leveren aan de duurzaamheid. De verwachting is dat met tablets papierloos vergaderd zal worden. De ‘’papierloze’’ discussie is al decennialang onderwerp van gesprek als gevolg van de ICT. Het zou kunnen dat de tablet dat idee echt gaat waarmaken. Waarschijnlijk komen er weer andere uitdagingen voor in de plaats. Als alle openbare raadsstukken op internet te raadplegen zijn hoeven ze in principe niet op papier verstuurd te worden naar de raadsleden. Dat zal een behoorlijke besparing opleveren. Dat stelt wel eisen aan de indexering op internet.

5.7

Conclusie

De meeste tastbare beveiligingsmaatregelen worden fysiek geregeld in apparatuur en systeemprogrammatuur. Maar de rol van de eindgebruiker is cruciaal bij alle getroffen maatregelen. Iedere keer blijkt weer dat de mens de zwakke schakel is in de beveiliging. Daar zal dus steeds aandacht aan besteed blijven worden. Op beveiligingsgebied moet veel aandacht besteed worden aan de bewustwording van medewerkers [awareness]. Op het gebied van technische beveiliging dienen duidelijke [soms externe] controles ingebouwd te worden vanwege het enorme belang dat ICT vertegenwoordigt zodat risico’s die met ICT gelopen worden tijdig gesignaleerd worden. Onder invloed van handige apparaten worden ook steeds weer nieuwe eisen gesteld aan de toepassingen die daarop verwerkt moeten worden. Niet iedere toepassing is geschikt voor ieder apparaat. Per toepassing moet gekeken worden of die geschikt is voor een specifiek apparaat.


27

6.

Organisatie en dienstverlening

ICT bevindt zich inmiddels in alle nerven en kieren van de organisatie. Omdat de impact van ontwikkelingen op dat terrein verregaande consequenties heeft is het belangrijk dat de aansturing daarvan professioneel is ingericht. In dit hoofdstuk wordt uiteengezet hoe het takenlandschap er uit ziet. 6.1.

Sturing ICT

Er is een aantal invalshoeken waarlangs I en A aangestuurd wordt. In hoofdlijnen gaat het om de volgende indeling: a.

Hiërarchische aansturing van Informatievoorziening en Automatisering

b.

Functionele sturing ICT

c.

Overleg / afstemming

Hieronder is schematisch weergegeven hoe de relaties liggen tussen de verschillende gremia.

Figuur 12.

Aansturing ICT

Ad a. Hiërarchische aansturing I en A. De sturing van I en A vanuit het bestuur [portefeuillehouder] vindt plaats naar het hoofd van de afdeling Concern en Dienstverlening. ICT is ondergebracht bij het team CD/Organisatie [CD/ORG]. Ad b. Functionele sturing ICT Omdat zowel het operationele beheer als het projectmatige uitvoering van ICT nagenoeg alle delen van de organisatie raken, is het noodzakelijk dat nieuwe ontwikkelingen, die vaak projectmatige aanpak vergen, door het MT worden aangestuurd. De belangrijkste taak van het MT in dezen is het vaststellen van beleidskaders, de jaarplannen I en A en het prioriteren van ICT investeringen en -projecten. Projecten in het kader van ICT zouden moeten passen in de algemene beleidskaders die het bestuur en het MT hierover vaststellen.


28

Ad c. Overleg/afstemming. Op verschillende niveaus vindt afstemming plaats om ICT optimaal te laten functioneren. Binnen CD/ORG vindt via werkoverleg de reguliere afstemming plaats. Voor de afstemming tussen de functioneel beheerders vindt thematisch overleg plaats.

6.2

Organisatie Ontwikkeling ICT

Als Boxtel de ambitie heeft om bij de top van de Nederlandse gemeenten te horen dan dient ICT organisatie sterker ingevuld te worden. ICT zal als specifiek vakgebied erkend moeten worden omdat ICT zeer specifieke kennis en vaardigheden vereist. ICT is een van de meest bedrijfskritische onderdelen van de organisatie, omdat daar op den duur alle processen van afhankelijk zijn. Binnen de gemeentesector wordt nog te weinig onderkend dat de complexiteit steeds verder toeneemt en daarbij opgeteld de ambities van Boxtel - en de rijksoverheid niet te vergeten - nopen op dit terrein een inhaalslag te maken. Als vele gemeenten al of niet uit noodzaak gaan samenwerken op ICT gebied, waarom zou dat de gemeente Boxtel niet hoeven? Dit heeft ook consequenties voor de manier van organiseren van ICT taken Bedacht dient te worden dat het vakgebied ICT zeer grondig in beweging is. In Boxtel hebben we voornamelijk generalisten voor technisch beheer van de computerinfrastructuur. Benodigde specialistische kennis wordt meestal ingehuurd. Als conclusie kan hieruit getrokken worden dat Boxtel er verstandig aan doet om bij het beheer en onderhoud van ICT ook gebruik te maken van elders in gemeenteland aanwezige specialistische kennis op ICT gebied. In Boxtel is binnen het ICT taakgebied ook de groei van Technologie naar Strategie waarneembaar. Door het optuigen van basisadministraties is er een duidelijke lijn en visie uitgezet voor de invulling van de applicatiegebieden en de computerinfrastructuur. De kaders zijn nu scherp omlijnd. De ontwikkeling van Technologie naar Strategie betekent ook een verschuiving van de aandacht van Automatiseringsgerichte aspecten naar Informatiegerichte accentuering. Dit heeft ook consequenties voor de uit te voeren taken van ICT. Het zwaartepunt verschuift van A naar I. De invulling van de I van Informatievoorziening zal in de taken en functies een duidelijkere plaats moeten krijgen. Ook het projectmatig werken vergt training en deskundigheden. Het zijn de mensen die het moeten doen en niet alle papieren plannen. Gesteld kan worden dat met name de kwantitatieve- en specialistische deskundigheid op ICT gebied in Boxtel te laag is ten opzicht van de complexiteit Voorgesteld wordt door samenwerking meer specialistische kennis en vaardigheden in te zetten.

6.3

Interne dienstverlening I en A

De naweeën van de migratie van vorig jaar zijn nog steeds voelbaar. Ondanks de inhuur van hoogwaardige externe technici is het moeilijk gebleken een aantal hardnekkige problemen in kort tijdsbestek op te lossen. De ICT formatie van de gemeente Boxtel blijkt in de benchmarks aan de krappe kant. In 2013 is uitbreiding in de begroting opgenomen. In de nieuwe situatie zal bekeken worden welke taken intern worden uitgevoerd en waar externen voor moeten worden ingehuurd en of met samenwerking bepaalde zaken op te lossen zijn. Praktijk is dat nieuwe ontwikkelingen ook een groot deel van de capaciteit opslurpen – denk daarbij bv. aan Opmaat – waardoor reguliere beheertaken blijven liggen. Er dient meer evenwicht te komen in projectmatige werkzaamheden en technische beheeractiviteiten. Voor monitoring van ons netwerk [technisch beheer] zal meer tijd [capaciteit] beschikbaar moeten komen. De taakgebieden die in figuur 2 van de samenvatting zijn geschetst worden in de nieuwe organisatie verder benoemd en de rolverdeling daarbinnen verder uitgekristalliseerd.

6.5

Projectmatig werken

Door de aanschaf van ons Document Management Systeem [DMS] is het procesmatig werken meer gestimuleerd. Het selecteren, wijzigen en invoeren van nieuwe geautomatiseerde systemen is een structurele activiteit. In de meeste gevallen worden deze werkzaamheden projectmatig uitgevoerd. ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

29

Om de afstemming van alle dagelijkse projectmatige werkzaamheden goed te organiseren dient een permanente ondersteuning beschikbaar te zijn waar continu benodigde capaciteiten afgestemd worden op beschikbare capaciteiten. Om dit in goede banen te leiden is programmamanagement een directe noodzaak. Als we onze projecten professioneel willen managen is dat de smeerolie om dat soepel te laten verlopen. Capaciteitsmanagement van schaarse beschikbare menscapaciteit zal meer duidelijkheid verschaffen over de haalbaarheid. Wat in Boxtel niet meer gebeurt is het afstemmen van de vele activiteiten en nieuwe ontwikkelingen [zie hoofdstuk 4, par. 4.2] die dagelijks op ons afkomen. Het is gewenst een programmaraad te benoemen waar alle substantiële projecten worden getoetst en in relatie tot elkaar bewaakt worden op voortgang en tijdigheid. Alleen dan kan het Gemeentelijk Urgentie Programma [GUP] bewaakt worden. Alle projecten die door de programmaraad haalbaar geacht worden, zullen ter definitieve goedkeuring aan het MT voorgelegd worden en daarna door een bestuursbesluit bekrachtigd worden. Projecten tot € 25.000,- en minder dan 10 mensdagen zijn gemandateerd binnen I en A en worden indien haalbaar ingepland. De overgang van projectfase naar beheerfase geeft over de rol en inzet van medewerkers in veel organisaties onduidelijkheden. Dat wordt mede veroorzaakt doordat beheermedewerkers vaak ingezet worden voor projectmatig werk. In principe is daar niets mis mee, mits maar duidelijke afbakening plaatsvindt over rollen, tijdsbesteding e.d. Bij een projectgewijze aanpak zal die grens veel sterker getrokken dienen te worden. Ook moet scherper afgebakend worden op welk terrein en voor welke deskundigheid men wordt ingezet. Hiermee wordt bij de opstart en tijdens projecten te gemakkelijk omgegaan, waardoor veel misverstanden ontstaan. Ook moet duidelijk zijn welke rol iemand heeft en krijgt na afloop van een project. Voorgesteld wordt om ICT projecten veel formeler te gaan managen. Daarbij te beginnen om per project duidelijk af te spreken wie de opdrachtgever is en wie de opdrachtnemer. Bij wie zit welke aap op de schouder?

6.6

Functioneel beheer

De doelstelling van het functioneel beheer is het ondersteunen van de bedrijfsprocessen door middel van het informatiesysteem. Deze ondersteuning geldt zowel voor de individuele gebruiker die dagelijks het systeem gebruikt, als de organisatie als geheel die ook op langere termijn haar doelstellingen wil bereiken. Functioneel beheer is in veel gevallen een volkomen decentrale taak (afdelingssysteem gericht). Boxtel brede toepassingen raken evenwel de gehele organisatie. In ons nieuwe organisatiemodel is het beheer van de horizontale informatiesystemen centraal en in samenhang ondergebracht bij het team CD/ORG waardoor er meer eenduidige ondersteuning naar de gebruikers ontstaat en de contacten met leveranciers ook beter gebundeld worden. De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor een naadloze afstemming van de functionaliteit op de bedrijfsprocessen en is gebaat bij een hoge flexibiliteit van ICT. De technisch beheerders daarentegen zijn verantwoordelijk voor het in standhouden van de technische componenten van het informatiesysteem en zijn gebaat bij een hoge stabiliteit van ICT. Functioneel en technisch beheer zullen op een aantal fronten goed met elkaar moeten samenwerken: servicelevels, change management (versie/releasebeheer), inzet helpdesk, noodzakelijke bandbreedte bij piekbelasting, etc. In de jaarplannen per medewerker zal dit verder uitgewerkt moeten worden. Zie voor de hoofdverdeling van taken tussen technisch- en functioneel beheer bijlage D.

6.7

Opleiden

Opleiden op het gebied van ICT is een must. Natuurlijk zijn er zelflerende situaties, maar het instrueren van medewerkers moet onderdeel zijn van inwerkprocessen. Dat moet ook gefaciliteerd worden. Als we willen dat medewerkers goed en professioneel met applicaties omgaan, hoort daar een goede opleiding bij. Het is daarom noodzakelijk dat deze rol, die ligt bij de functioneel beheerders, goed wordt opgepakt en uitgevoerd. Daarmee ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

30

zijn enorme efficiencywinsten te behalen. Ook de effectiviteit in processen zal daardoor enorm toenemen. In deze digitale wereld is het werken met computers in ons soort organisaties niet meer weg te denken. Toch blijkt dagelijks dat door de vele veranderingen er veel functionele ondersteuning noodzakelijk is. Het is geen overbodige luxe om medewerkers te stimuleren een module van het europees computerrijbewijs te gaan volgen. Er kan, indien gewenst, ook nog formeel examen gedaan worden bij het exameninstituut [EXIN] voor het European Computing Driving License [ECDL]. Voor opleidingen dienen in de begroting jaarlijks substantiële middelen gereserveerd te worden. Wellicht kan hier geïntegreerd gekeken worden naar de rol van functioneel beheerders en de aan te stellen Opmaat ambassadeurs.

6.7

Conclusie

Gezien de snelle technische ontwikkelingen zullen keuzes op het gebied van standaarden en normen steeds door het MT worden beoordeeld en vastgesteld. Daarbij kan bv. gedacht worden aan gebruik van notebooks, draadloze communicatie, etc. De algemene rolverdeling tussen concernniveau en afdelingen is zo, dat de I en A taken op functioneel niveau door de afdelingen worden uitgevoerd. De technische taken en de taken ten behoeve van de aansturing van het totale I en A gebied worden op concernniveau gelegd. Zorg dat de afdelingen in de nieuwe organisatie voldoende kwaliteit in huis houden om hun ICT gerelateerde taken, die in de lijn thuishoren, ook op kunnen pakken. Specifieke kennis op ICT gebied dient op concernniveau georganiseerd te worden omdat Boxtel zo het maximale rendement kan behalen uit de aanwezige deskundigheden. Opleiden is een van de motivatiefactoren waardoor medewerkers beter en makkelijker hun functie kunnen uitvoeren. Daarnaast is training voor de I en A medewerkers noodzakelijk. Daar dienen in de begroting jaarlijks substantiële middelen voor gereserveerd te worden. Samen sterk[er] Het benodigd specialisme op ICT gebied wordt steeds belangrijker. Daarbij zal de samenwerkingsvraag steeds weer herhaald worden. Waar wordt de regie gevoerd over deze ontwikkeling? Daarvoor zijn veel scenario’s denkbaar. Het gebied is te omvangrijk om dat in één slag te verwezenlijken. Dus zullen de volgende vragen beantwoord moeten worden: a.

Wat kunnen we zelf

b.


c.


Borg wel de regiefunctie op I en A gebied in de eigen organisatie. Gerelateerd aan de groei naar volwassenheid op ICT gebied is in het bedrijfsleven en andere overheidslagen de regiefunctie ingevuld door het Hoofd informatiemanagement.


31


32

7.

Prioriteiten

De I en A prioriteiten dienen aan te sluiten bij de ambities die de gemeente Boxtel heeft op het gebied van e dienstverlening. Daarbij wordt in 2 instantie gekeken naar de iNUP bouwstenen. Als die ingepast kunnen worden zullen die meegenomen worden. Voor een overzicht van de wensenlijst zie bijlage C met daarop de projecten die in beeld zijn. De keuzes die wij maken als gemeente Boxtel zullen leiden tot het Gemeentelijk Urgentie Programma [GUP]. Daarin wordt duidelijk vastgelegd welke zaken op welk moment gerealiseerd [kunnen] worden.

7.1

Aanbevelingen

Om meer vaart te krijgen om alle ambities die hier opgesomd worden te realiseren is het raadzaam om aan de volgende zaken expliciet aandacht te besteden: *

Zorg dat er een totaalprogramma wordt opgesteld waarin de samenhang van alle projecten die uitgevoerd moeten worden gemonitored en gemanaged worden;

*

Benoem voor alle substantiële projecten [te besteden mensuren > 100 uur en/of investeringsbedrag > € 25.000,-] een projectleider/eigenaar;

*

Kies er voor om projectmatig te werken vanuit een business case en een plannings- en voortgangsmethodiek. Hou het wel simpel;

*

Omdat ICT investeringen over de jaren nogal fluctueren is het te overwegen om ICT afschrijvingen op te nemen in ICT exploitatiekosten of hier een voorziening voor te treffen die jaarlijks wordt gevoed. Op die manier kunnen de totale kosten in het meerjarenperspectief beter geëgaliseerd worden;

*

Uitgangspunt is dat investeringen in toepassingen financierbaar zijn en bijdragen aan een betere dienstverlening naar onze klanten.

*

Veranker de regiefunctie voor ICT gerelateerde zaken op MT niveau. Zoals dat nu bij de rijksoverheid is georganiseerd zal het ook binnen gemeenteland steeds meer gaan gebeuren;

*

De overheid heeft de neiging om alle wensen te honoreren. Misschien moeten we ons vaker afvragen welk MINIMUMpakket we echt nodig hebben om een taak naar behoren uit te voeren?

7.2

Overige actiepunten

*

Onderzoeken samenwerkingsmogelijkheden

*

Opzetten jaarplannen per medewerker

*

Opstellen technisch programma van eisen


33


34

8.

Financiën

Het is reëel om ons verwachtings- en ambitieniveau af te stemmen op de omvang van onze ICT investeringsen exploitatiekosten [ca. €900.000,- per jaar] en het aantal FTE’s wat hiervoor wordt ingezet. Onze ICT organisatie kan de benchmark met gemeentes van onze omvang met glans doorstaan. Echter de ambities van de gemeente Boxtel houden gelijke tred met bedrijven die tientallen miljoenen in ICT investeren en die tientallen ICT-ers daarvoor kunnen inzetten. De kosten van ICT zullen de komende jaren stijgen als gevolg van de eis om meer op elkaar afgestemde [integrale] toepassingen aan te schaffen. Om dat enigszins binnen de perken te houden moet er naar gestreefd worden om meer deeltoepassingen aan te schaffen die middels standaard koppelingen gegevens met elkaar uitwisselen.

8.1

Historische kosten

In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van de ICT kosten in de afgelopen jaren te zien. Duidelijk is dat de ICT kosten toenemen. De opbouw bestaat uit een aantal componenten zoals personeelskosten technisch beheer, onderhoudskosten computerinfrastructuur / toepassingsprogrammatuur en kapitaallasten van vervangingsinvesteringen en nieuwe investeringen. Zie figuur 3 in de samenvatting op blz. 11. De formatie van systeembeheer is met 1 fte toegenomen in 2008. Dit was het gevolg van verschuivingen binnen CO. AK heeft formatie ingeleverd om dit mogelijk te maken. In 2010 zijn de personele lasten toegenomen door inhuur van capaciteit omdat de vervanging van de kantoorautomatisering van start ging. Inhuur vindt nog steeds plaats voor ondersteuning van systeembeheer. De onderhoudskosten voor hard- en software laten stijgen in 2008. De stijging van de onderhoudskosten in 2008 is veroorzaakt door de aanschaf van enkele grote softwarepakketten [o.m. DMS] en de stijging van het onderhoudspercentage naar 21% van de bruto aanschafprijs van Centric pakketten. In 2012 zal er geïnvesteerd worden in koppelingskosten, uitbouw voor het Nieuwe Werken en verdergaande dienstverlening via de website. In 2010 is de vervangingsronde voor alle hard- en systeemsoftware uitgevoerd. De uitkomsten van deze investering wees uit, dat de meerjarenraming niet meer up to date was. De “oude” meerjarenraming was gebaseerd op een meer hardwarematig omgeving. In de nieuwe omgeving ligt de nadruk op softwareinvesteringen [virtualisatie].

8.2

Verwachte ICT kosten

De uitgaven voor ICT variëren zeer sterk per bedrijfstak. Dit heeft zeker te maken met de mate van informatieverwerking die in de bedrijfsprocessen speelt. De uitgaven variëren in het bedrijfsleven tussen de 1 en 10 % van de omzet. Qua totale ICT kosten zitten wij op ± 1,2 % [gemeentebegroting ca. € 95 miljoen]. Dit is exclusief de personeelskosten van functioneel beheerders binnen de lijnafdelingen en de onderhoudskosten voor toepassingen die binnen een afdeling of individueel gebruikt en betaald worden. Hieruit kan de conclusie getrokken worden dat we aan de onderkant van de ICT uitgaven zitten in vergelijking tot andere sectoren. Enerzijds kun je zeggen dat we de ICT dus efficiënt georganiseerd hebben. Aan de andere kant is het de vraag of de benodigde investeringen gelijke tred houden met de noodzakelijke veranderingen. Globaal zijn de volgende investeringen nu in beeld. Er hangt ook veel af van het tijdstip waarop leveranciers bepaalde [nieuwe] producten beschikbaar hebben voor de markt. Omdat het aantal gemeenten zich beperkt tot ruim 400 zal het steeds afhangen van de investeringsbereidheid van individuele gemeenten of leveranciers die investeringsrisico’s willen/kunnen lopen of een kwalitatief product voor de markt beschikbaar komt. Er wordt te vaak naar de ontwikkelingen van internettoepassingen gekeken. Daar zijn miljoenen gebruikers. Dus als je daar een applicatie ontwikkelt en die is succesvol is de investering snel terugverdiend. Als je investering door maximaal 400 gedeeld kan worden dan wil je toch enige zekerheid hebben of de investering terugverdiend kan worden. Integratie van toepassingen [bv. Met onze website] zal heel veel [nieuwe] koppelingen vergen. Koppelingen kosten vaak per gemeente tussen de €.5.000,- en € 30.000,-. Als er een oplossing komt om die te verminderen zal dat een versnelling geven in de ontwikkelingen naar de toekomst. ICT beleid 1.4 [22-08-2012 - definitief] - gemeente Boxtel

35

Omschrijving

2012

2013

2014

2015

2016

50

50

50

50

950

50 25 140

50

50 25

50

50 25

100

100

100

100

50

50

50

50

125 75

125 75 250

75

75

75

Totaal

=== 615

=== 700

=== 350

=== 325

==== 1.250

Investeringsruimte

485

620

195

153

1609

Vervangingsinvesteringen Apparatuur en systeemprogrammatuur Vervanging / aanpassing capaciteit Toepassingsprogrammatuur Update/koppelingen aanpassen Update Oracle database Key2belastingen Vervangingen MS/XP/Office, appl, etc. Nieuwe investeringen Apparatuur en systeemprogrammatuur Nieuwe ontwikkelingen wifi/dmz/glasvezel Toepassingsprogrammatuur BGT - Basisreg. Grootsch. Topo Nieuwe koppelingen Mid Office Afsprakensysteem [KCC]

Bedragen x € 1.000,Figuur 13.

8.3

Globale opzet meerjaren investeringskosten

Investeringskosten

ICT investeringen bestaan enerzijds uit het up to date houden van de technische Infrastructuur en anderzijds uit de aanschaf van applicaties. Bij investeringskosten dient duidelijker onderscheid gemaakt te worden tussen vervangingsinvesteringen en investeringen voor nieuwe toepassingen. Vervanging van apparatuur en systeemprogrammatuur is onontkoombaar in de snel ontwikkelende automatiseringssystemen. Nieuwe toepassingen zijn soms ook onontkoombaar. Zeker als we als gemeente weer een nieuwe taak in het kader van decentralisatie krijgen toebedeeld. De iNUP projecten zijn voornamelijk nieuwe toepassingsgebieden. Uitgangspunt is dat investeringen in toepassingen financierbaar zijn en bijdragen aan een betere dienstverlening naar onze klanten. Door KING worden momenteel uitvoeringsanalyses uitgevoerd waarbij wordt bekeken hoe realistisch de ambities van de iNUP projecten zijn. Als voorbeeld daarvan is geconstateerd dat voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie [BGT] de totale doorlooptijd tot 2020 loopt i.p.v. de oorspronkelijke inschatting van 2015. Omdat ICT investeringen over de jaren nogal fluctueren is het te overwegen om de ICT kapitaallasten op te nemen in ICT exploitatiekosten. Op die manier kunnen de totale kosten in het meerjarenperspectief beter geëgaliseerd worden.


36

8.4

Inkoop ICT middelen

De aanschaf van ICT middelen wordt in de gemeentesector nog veel vanuit de leveranciers aangestuurd. De ontwikkelingen gaan steeds meer in de richting van vraag gestuurd. We zijn als Boxtel steeds beter in staat om eerst een programma van eisen op te stellen waaraan het aanbod van de leveranciers getoetst wordt, zodat we producten krijgen waar we ook behoefte aan hebben. Het beheer van softwarelicenties is daarbij uitermate belangrijk. Het inkopen van ICT is een speciale tak van sport. Ook het afsluiten van contracten. Niet altijd is duidelijk welke afspraken met leveranciers gemaakt zijn of moeten worden. In de selectiefase moeten een aantal zaken vooraf geregeld worden. Vaak wordt er korting gegeven op de eenmalige aanschafprijs. Het is beter te onderhandelen om de jaarlijkse onderhoudspercentages en bedragen te verlagen. Er zijn al leveranciers die meer dan 20% van de bruto aanschafprijs als jaarlijks onderhoudsbedrag hanteren. Voor onderhoud van standaard applicaties zou uitgegaan kunnen moeten worden van 15% van de netto aanschafprijs. Voor standaard pakketten – die wereldwijd gebruikt worden – kunnen lagere onderhoud fee onderhandeld worden.

8.5

Budgethouders gemeente Boxtel

Voor afdelingsoverstijgende ICT kosten is Concern en Dienstverlening budgethouder. Voor afdelingen individuele toepassingen worden de kosten vaak rechtstreeks aan de betrokken afdeling gefactureerd. Voor de integrale afstemming van ICT zaken is dit niet bevorderlijk. Beter is het om uit te gaan van een open organisatie en alle ICT financiën te mandateren aan de stuurgroep ICT.

8.6

Conclusie

Doordat steeds meer processen ondersteund worden door geautomatiseerde processen zal niet bezuinigd kunnen worden op ICT investeringen. De kosten voor ICT zullen dan ook harder stijgen t.o.v. de overige uitgaven. Investeringen die besparingen opleveren verdienen vaak de voorkeur. Maar ICT investeringen leveren vaak ook kwaliteitsverbeteringen op die niet altijd in geld uit te drukken zijn. En de besparingen worden niet bij ICT gerealiseerd maar in de verbetering van de processen in de lijnorganisatie. In de uit te voeren projecten zal daar explicieter aandacht aan besteed dienen te worden. Door de snelle ontwikkelingen worden grote investeringen steeds vaker maatschappelijk afgedwongen. Om de financiering van de ICT flexibel op te zetten om snel te kunnen anticiperen op gewenste ontwikkelingen wordt aanbevolen om een voorziening voor investeringen op te voeren en daarbij een bandbreedte te hanteren op basis van de kostenontwikkeling van de laatste jaren op ICT gebied. Door samenwerking kan de komende jaren meer gedaan worden voor hetzelfde geld. Dus we hebben dan minder meerkosten.


37


38

Bijlagen A.

Afbeeldingen/illustraties

B.

Begrippen-/afkortingenlijst

C.

Uit te voeren ICT projecten en bouwstenen vanuit iNUP perspectief

D.

Functieverdeling functioneel- en technisch beheer

E.

Geraadpleegde documenten

F.

Geïnterviewde personen


39

Bijlage A

Afbeeldingen/illustraties Fig. Omschrijving

blz.

1.

Bestemmingsplan ICT toepassingen

7

2.

Taakvelden ICT

8

3.

Verloop ICT kosten

11

4.

Relatie strategienota’s

13

5.

De informatiegolf in onze informatiemaatschappij rolt maar door

15

6.

Aansturing werkprocessen met workflow systemen

18

7.

Macro indeling digitaal archief

19

8.

Relatie digitaal archief [DMS] t.o.v. website en vakapplicatie

20

9.

Macro Bestemmingsplan ICT toepassingen

21

10.

Basisregistraties en beheersystemen [applicaties in de keten]

23

11.

Beveiliging technische omgeving

26

12.

Aansturing ICT

29

13.

Globale opzet meerjaren investeringskosten

38


40

Bijlage B

Begrippen-/afkortingenlijst Applicatie

Set van geautomatiseerde modules die op een computer samen een productieproces ondersteunen

BIN

Bedrijfs Identificatie Nummer

BIP

Bedrijfs Internet Pagina

BO

Back Office

BSN

Burger Service Nummer

CD / ORG

Concern en Dienstverlening / team Organisatie

CIO

Concern Information Officer

DigiD

Digitale handtekening

DMS

Document Management Systeem

ECDL

European Computing Driving License [Europees computerrijbewijs]

FO

Front Office

GBA

Gemeentelijke Bevolkings Administratie

GEMMA

Gemeentelijke Model Architectuur

GUP

Gemeentelijk Urgentie Programma

I en A

Informatievoorziening en Automatisering

IB

InformatieBeveiliging

Informatiemanagement

Invulling van de Informatie- applicatie - architectuur

Informatiesysteem

Samenhangend geheel van programmatuur, apparatuur en procedures om geautomatiseerde functionaliteit aan te bieden

ICT

Informatie- en Communicatie Technologie

IM

Informatie Management

IT

Informatie Technologie

KCC

Klant Contact Centrum

KING

Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten

mGBA

Modernisering GBA

MS

Microsoft

MO

Management Overleg

MO

Mid Office

MT

Management Team

NEN

Normalisatie Instituut

NUP

Nationaal Uitvoerings Programma

OLO

Overheids Loket On line [WABO]

OO

Organisatie - Ontwikkeling

PIP

Persoonlijke Internet Pagina [mijnoverheid.nl]

RIS

Raads Informatie Systeem

RIV

Raads Informatie Voorziening


41

RUD

Regionale Uitvoering Dienst

SLA

Service Level Agreement

SLM

Service Level Management

STUF

STandaard Uitwisseling Formaat

Toepassingsprogrammatuur

zie Applicatie

VGS

Vereniging van gemeentesecretarissen

VOIP

Voice Over IP [spraak-/telefoonverkeer via Internet]

WABO

Wet Algemene Bepalingen Omgevingsvergunning

WBT

Windows Based Terminal [VM view]

Web Enabling

Middels Internet browsers benaderbare toepassingen

WOZ

Wet Onroerend Zaakbelasting


42

Bijlage C

Uit te voeren ICT projecten en bouwstenen vanuit iNUP perspectief 0.

Inleiding

Op het gebied van ICT vallen er bijna dagelijks zaken op de mat die aandacht behoeven. Een aantal van die zaken hebben een dusdanige omvang dat die projectmatig georganiseerd moeten worden willen ze succesvol tot een een einde gebracht worden. Vanuit de landelijke instanties zijn in het bestuursakkoord afspraken gemaakt over het Nationaal Urgentie Programma. Daarnaast zijn er ook lokale zaken die ook moeten gebeuren. In dit document zijn die zaken op een rijtje gezet en is een voorlopige inschatting gemaakt wanneer een bepaald project uitvoeringsrijp is. Het is gewenst om al deze [potentiële projecten in een totaalprogramma onder te brengen en vandaar uit de samenhang , haalbaarheid en voortgang te bewaken. Het lijkt nuttig om ook de samenhang met de Opmaat projecten daarbij te betrekken. Het allerbelangrijkste is duidelijk aan te geven wie de ‘’eigenaar’’ van een project is en of er [voldoende] middelen beschikbaar zijn.

1.

Implementatieagenda NUP 2015

Door KennisPunt i-NUP is onderstaande implementatieagenda opgesteld. In deze notitie wordt aangegeven welke bouwstenen wanneer opgepakt worden en wie de trekker daarvan zou moeten zijn binnen onze organisatie.

e-overheid voor burgers 1.

Webrichtlijnen. Alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2012 voldoet aan de minimale eisen van de webrichtlijnen en 1-1-2015 volledig voldoet aan de webrichtlijnen.

2.

Mijn Overheid. Alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid.

3.

Het volume van het gebruik van de berichtenbox MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante omvang.

4.

Alle gemeenten sluiten aan op de lopende zaken, functionaliteit van MijnOverheid. Antwoord©

5.

Alle gemeenten zijn aangesloten op het 14+nummer.

6.

Alle gemeenten zijn als gebruiker en als leverancier van informatie aangesloten op de contentvoorziening van Antwoord©.

e-overheid voor bedrijven 7.

eHerkenning. Alle gemeenten zijn aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (niet eHerkenning) voorzieningen voor het identificeren en autoriseren van bedrijven zijn uitgefaseerd.

8.

NHR. Voor 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor gebruik van NHR.

9.

Antwoord voor bedrijven. G emeenten zetten Antwoord voor bedrijven in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform van Antwoord voor bedrijven met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen volgens de (open) standaarden die door het College Standaardisatie zijn vastgesteld.

Stelsel van Basisregistraties 10.

BRP. Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke verplichting.

11.

BGT. Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht.

12.

BLAU. Alle gemeenten voldoen aan de nog te formulieren wettelijke plicht.

13.

BRO. Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht: aansluiten in 2012.

14.

Alle basisregistraties. Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Dit zal per registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonitord vanaf de datum van verplicht gebruik.


43

16.

BAG/WOZ. De gemeente gebruikt BAG als bron voor de WOZ. Uiterlijk bij de WOZ beschikkingen in februari 2012 dienen de BAG identificatienummers beschikbaar te zijn voor externe communicatie;

17.

Digikoppeling BAG, GBA, NHR. Systemen betrekken de gegevens van de basisregistraties;

18.

Digimelding BAG, GBA, NHR. Bij onjuistheden is een digitale terugmeldvoorziening;

19.

Digilevering BAG, GBA. Op verzoek kunnen digitale extracten van gegevens geleverd worden;

20.

Standaardisatie. Gemeente maakt gebruik van Open standaarden. Bij aanbestedingen krijgt Open Source bij gelijke functionaliteit de voorrang;

2.

Welke zaken zijn noodzakelijk binnen de gemeente Boxtel?

Door veroudering van software zijn er ook binnen onze vervangingscyclus een aantal zaken die noodzakelijkerwijs opgepakt moeten worden. Ook krijgt de gemeente steeds meer taken toebedeeld die aanschaf van extra ICT middelen tot gevolg hebben. Dart betreft onder meer de volgende zaken: 21.

Vervanging besturingssysteem MS/XP. Het besturingssysteem XP van Microsoft is end of life. Dit moet vervangen worden. Daarbij komt de vraag of dit door Open Source of anders vervangen moet worden. Aan Microsoft dient per jaar meer dan € 20.000,- gedoneerd te worden om de besturingsprogrammatuur te mogen gebruiken [Software Assurance];

22.

Vervanging Mail- en Agendasysteem MS/Outlook. Hetzelfde geldt voor Microsoft Exchange 2003 en Outlook [office 2003]. Moet ook vervangen worden. Daarbij ook de vraag of dit door Open Source vervangen kan/moet worden;

23.

Digitalisering dossiers SZ; SZ wil hun dossiers gaan digitaliseren in het kader van verdere digitalisering van processen. SZ heeft daarvoor een plan van aanpak opgesteld. Gezien de vele veranderingen op het werkgebied van SZ en de vervanging van de computerinfrastructuur is daar nog marginaal tijd aan besteed;

25.

Vervanging GISVG door Key2belastingen;

26.

Vervanging GISVG door Key2vergunningen;

27.

Verdere implementatie van WABO;

28.

Autovue t.b.v. WABO

30.

mGBA

31.

Mid Office/KCC [selectie en implementatie]

32.

Migratie Oracle 11/Cognos 10.

33.

Vervanging MS/Office 2003/Open Office

35.

Raads Informatie Systeem [RIS]

38.

Je digitale ik [Qiy – mijnoverheid.nl

40.

Migratie 6 afdelingen naar 4afdelingen

41.

Vervanging Windows server 2003 voor W2008

42.

Digitaliseren bouwdossiers

43.

Uitrol tablet computers

44.

Containeradministratie [afvalstoffen] vervangen

45.

Zaakgericht werken

46.

iSpiegel [KING]

47.

Vensters voor bedrijfsvoering


44

3.

9.

Welke bouwstenen zijn al gereed?

Omschrijving

Planning NUP

Antwoord voor bedrijven

2015

‘’eigenaar’’

Planning Boxtel 2011

Het dagelijks beheer is ondergebracht bij de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling. Er zal nog eens getoetst moeten worden of het proces goed verankerd is. 10.

BRP [Basisregistratie personen]2015

2011

Via DDS voldoet ons GBA al jaren als basisregistratie. Van GBA werden ook de adressen via DDS als basisregistratie gebruikt. De adressen zullen per november door BAG verstrekt worden. 15.

BAG/GBA. De gemeente gebruikt BAG als bron voor adressen en gebouwen. Uiterlijk dient 01 november 2011 de koppeling BAG/GBA te werken;

16.

BAG/WOZ

24.

Digitalisering dossiers P en O;

29.

Xential/Open Office

36.

Uitwijkvoorziening upgraden

37.

Wegwijs naar Ursula

39.

Wifi + telewerken

4.

Welke onderwerpen zouden in 2012 opgepakt moeten worden?

Omdat Keulen en Aken niet op één dag gebouwd zijn en de beschikbare middelen ook beperkt zijn en omdat de planningshorizon 2015 is is het gewenst om ons eerst bezig te houden met de prioriteiten van 2012. Uitgaande van de mogelijkheden lijken de volgende activiteiten voor 2012 een behoorlijke uitdaging om die succesvol af te ronden:

Omschrijving

Planning NUP

‘’eigenaar’’ Planning Boxtel

Middelen

1.

Webrichtlijnen

eind 2012

CD/BO

2012

nee

17.

Digikoppeling BAG, GBA, NHR continu

Allen

continu

nee

18.

Digimelding BAG, GBA, NHR

continu [terugkopp]

Allen

continu

nee

19.

Digilevering BAG, GBA

continu

Allen

continu

nee

20.

Standaardisatie

continu

Allen

continu

nee

21.

Vervanging MS/XP

n.v.t.

CD/ORG

2012

ja

22.

Vervanging MS/Outlook

n.v.t.

CD/ORG

2012

nee

23.

Digitalisering dossiers MO

n.v.t.

MO

2012

ja

25.

Key2belastingen

n.v.t.

CD/AK

2012

ja

27.

Implementatie van WABO

n.v.t.

RO

2012

ja

28.

Autovue t.b.v. WABO

n.v.t.

RO

2012

nee

29.

Xential/Open Office

n.v.t.

CD/ORG

2011

ja

31.

Mid Office/KCC [sel/impl].

n.v.t.

CD/DV

2012

nee

32.

Migratie Oracle 11/Cognos 10 n.v.t.

CD/ORG

2012

ja

35.

Raads Informatie Voorz. [RIV] n.v.t.

GR

2012

?

37.

Wegwijs naar Ursula/uitwijk/glas n.v.t.

MO

2012

38.

Je digitale ik [Qiy – mijnoverh.nl n.v.t.

CD/DV

2012


45

Omschrijving

Planning NUP

‘’eigenaar’’ Planning Boxtel

39.

Wifi + telewerken

n.v.t.

CD/ORG

40.

Migratie 6 afdelingen naar 4afd n.v.t.

46.

iSpiegel [KING]

n.v.t.

CD/ORG

2012

47.

Vensters voor bedrijfsvoering

n.v.t.

CD/ORG

2012

5.

Dat betekent dat de volgende zaken doorschuiven naar 2013 en volgende jaren

2.

Aansluiten op MijnOverheid

2015

2015

3.

Gebruik MijnOverheid

2015

2015

4.

MijnOverheid. Antwoord©

2015

2015

5.

Aansluiten op 14+ nummer

2015

2015

6.

Gebruiker en leverancier Antw 2015

2015.

7.

eHerkenning

2015

CD

2015

8.

Aansluiten op NHR [LV]

juli 2014

CD/AK

2013

11.

BGT [Basisreg Grootsch Topo] 2015

RO

2015

12.

BLAU [Basisreg Lonen en uitk] 2015

MO

2015

13.

BRO [Basisreg Ondergrond]

2015

OR

2015

14.

Monitoren basisregistraties

2015

26.

Key2vergunningen

n.v.t.

RO

??

30.

mGBA

n.v.t.

CD/DV

??

33.

Vervanging MS/Office 2003

n.v.t.

CD/ORG

2013

41.

Verv Win server 2003/W2008

n.v.t.

CD/ORG

2013

42.

Digitaliseren bouwdossiers

n.v.t.

RO

2013

43.

Uitrol tablet computers

n.v.t.

CD/ORG

2013

44.

Containeradm. [afvalst] verv.

n.v.t.

OR

2013

45.

Zaakgericht werken

n.v.t.

CD/ORG

2013


Middelen

2012 2012

2015

46

Bijlage D Om de scheidslijn tussen functioneel en technisch beheer nader te specificeren is in hoofdlijnen hieronder uitgewerkt welke [hoofd]taken door wie worden uitgevoerd. Uiteraard is er altijd een grijs gebied. Functioneel Beheer a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Helpdesk voor functionele vragen gebruikers Verzorgen kennisoverdracht - Opleiden/inwerken [nieuwe] gebruikers Opstellen gebruikersinstructies Aanmaken rechten gebruikers [gebruikersprofielen] binnen de applicatie Overleg met leverancier over versiebeheer en functionele eisen en wensen Maken testplan, uitvoeren test - Functioneel testen van nieuwe versies Communiceren over nieuwe versies van de applicatie [veranderingen uitleggen] Beheren parameters Verstrekken ad hoc informatie [managementinformatie] Documenteren

Plustaken functioneel beheer [t.b.v. horizontale applicaties] a. b.

c.

d. e.

Workflowondersteuning Kantoorautomatisering - functioneel beheer MS/Office + Open Office Ondersteunen gebruikers, hoe moet dit hoe moet dat? Huisstijl beheren, sjablonen genereren Macro's MS/Word, PowerPoint Redactiecommissie websites [Content Management] Document Management Syteem [Corsa workflows bewaken, evalueren]

Gegevensbeheer a. b. c. d. e. f.

Consistentie inhoud database Beheren gegevens Beheren metagegevens Beheren autorisaties Opstellen continuiteitsmodel Begeleiding audit


47

Technisch Beheer a. b. e. c. d. e. f. g. h.

Technische helpdesk PC, netwerk, applicaties, servers Installeren servers/netwerkcomponenten/programmatuur Maken testplan, uitvoeren test - Technisch testen van nieuwe versies Beheren autorisatie- en bevoegdhedensysteem Aanmaken gebruikers[groepen] Beheren netwerk/servers [monitoren] Communiceren over [merkbare] technische veranderingen Dagelijkse backup Documenteren


48

Bijlage E

Geraadpleegde documenten Titel

Bron/auteur

Periode

meer gemak

i-NUP /Biza

sept 2011

b.

Slimmer organiseren door samenwerking

KING

feb 2011

c.

Sturen op ICT samenwerking

KING

juni 2011

d.

Cloud computing en shared service centra

KING

juni 2011

e.

De baten als ballast

KING

juni 2011

f.

Hoe u met elkaar meer kunt bereiken

KING

juni 2011

g.

Het gemeentelijk fundament

KING

2011

h.

De toegang voorbij de wikiburger en overheidsinformatie

DataLand

2011

i.

Met lef en durf de controletoren aanpakken

Deloitte/VGS

2011

j.

Nieuwe media, kans voor dienstverlening en interactie

Ministerie van BZK

okt 2011

k.

iOverheid nog niet op netvlies bestuurders

VNG Magazine

6 jan 2012

l.

Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica

NGI, Johan Op de Coul

2001

m.

HOE(ZO) Het Nieuwe Werken

VIAG

2011

n.

Informatiebeleidsplan 2011 -2014

gemeente Lingewaal

mei 2010

o.

Beveiliging van gegevens moet hoger op

Arjen Gerritsen [burg De Bilt]

de bestuurlijke agenda

Centric Magazine

jan 2012

p.

Bedrijfsplan

EGEM

nov 2003

q.

Bestedingsplan ICT 2012

gemeente Capelle a/d IJssel

feb 2012

r.

ICT beleid De IT aspecten

Waterschap Rivierenland

2012

s.

Informatiebeleid 2010 – 2015

Gemeente Vught

2010

t.

Ledenbrief DigiD en ICT-beveiliging

VNG

8 feb 2012

u.

Ledenbrief Baseline informatiehuishouding

VNG

9 feb 2012

v.

Betrouwbaarheidsniveaus voor authenticatie Forum Standaardisatie

januari 2012

a.

1 digitale overheid: Betere service,

bij elektronische overheidsdiensten


49

Bijlage F

Geïnterviewde personen De informatie in deze notitie is mede gebaseerd op interviews met de volgende personen:

Werner Bastiaanse

functioneel beheerder

Conné Bekkers


Harry van Berkel

hoofd afdeling CD

Johan van den Biggelaar


Menno Bouwman

technisch beheerder

Wilfred Clement


Jorg van Dijk


Wim van Dijk

hoofd afdeling CD

Frits Fastenau

hoofd afdeling OR

Jan Fraanje

gemeentesecretaris

Fia van der Grinten


Jan-Willem Gruintjes


Huub Habets


Jack van Homelen


Judith de Hoog

webredacteur

Jo Meulenaars

coördinator IV

Johan Michielsen

teamleider CD/ORG

José Moberts


Pieter van der Moezel


Gerard Schönfeld

hoofd afdeling MZ

Maria Snellen

hoofd afdeling RO

Gerdien Sommers

voorzitter werkgroep dienstverlening

Maurits van der Stappen


Lydie van Trijp


Tim Verhoof

technisch beheerder

Mart van Woensel

teamleider

Peter Wunderink


Toos van Zandvoort

technisch beheerder

Frank Zoontjens

teamleider


50

ICT beleids- en uitvoeringsplan

Recommend Documents