Twynstra Gudde op weg naar „Adviseur 2010‟ met zoektechnologie van Microsoft
De adviseurs en managers van Twynstra Gudde willen zelf kennis kunnen vinden, delen en bewerken. De IT moet dat faciliteren. De eerste stap is gezet: één zoekmachine voor alle systemen.
Twynstra Gudde Adviseurs en Managers is een organisatieadviesbureau in Amersfoort met ruim driehonderdvijftig adviseurs en managers. Twynstra Gudde heeft klanten in de gezondheidszorg, het bedrijfsleven en de publieke sector.
Creatief, informeel, inspirerend Twynstra Gudde wil een “creatieve, informele en inspirerende” organisatie zijn. Een bedrijf waar medewerkers de ruimte krijgen zichzelf te ontwikkelen en mee te denken over het beleid. Na enkele sessies met de directie van Twynstra Gudde en Microsoft Gold Certified Partner en Search specialist Tam Tam kreeg de visie “Adviseur 2010” vorm. Deze visie is een weergave van hoe het werk van de adviseurs en managers er straks uit zal zien. “In Adviseur 2010 is een aantal trends te herkennen”, zegt Marianne Ellens, coördinator informatiedienst bij Twynstra Gudde. “Zoals de individualisering van onze mensen. Dat ze altijd online zijn. En actief lid zijn van verschillende netwerken, zoals van het professionele netwerk LinkedIn”. Aan de hand van Adviseur 2010 stelde Twynstra Gudde haar informatiseringbeleid vast voor de komende twee tot vier jaar.
Faciliteren De medewerker staat centraal in het informatiseringbeleid. “De individuen in onze organisatie willen zelf informatie vinden, delen en bewerken. De systemen moeten dit faciliteren. Want anders gaan onze mensen naar een ander – extern – netwerk dat hen wél in staat stelt om te werken zoals ze willen. Terwijl wij onze medewerkers juist graag aan ons willen binden.”
De informatiehuishouding van Twynstra Gudde wordt daarom zo ingericht dat de adviseur en manager “zijn eigen maatpak kan maken.” Eenvoudig, effectief en met weinig procedures. Zodat zij zich alleen nog maar bezig hoeven te houden met het vergaren en delen van informatie. Maar dat gaat niet in één dag. “We willen onze mensen stapsgewijs laten wennen aan de nieuwe mogelijkheden”, zegt Ellens. “De eerste fase is het verbeteren van het zoeken naar informatie in de verschillende systemen. De tweede fase is het stimuleren van kennisdeling. En de derde fase is het stimuleren van betere kenniscreatie. We gaan van succes naar succes en nemen de tijd om iedereen goed te instrueren.”
“De individuen in onze organisatie willen zelf informatie vinden, delen en bewerken. De systemen moeten dit faciliteren. Zo niet, dan gaan onze mensen naar een ander – extern – netwerk, dat hen wél in staat stelt om te werken zoals ze willen.” Marianne Ellens, coördinator informatiedienst, Twynstra Gudde
“Ik kan niet vinden wat ik zoek” Vóór Adviseur 2010 konden de mensen van Twynstra Gudde niet altijd even gemakkelijk hun weg vinden op het intranet. “Ik kan niet vinden wat ik zoek”, zeiden ze. Vooral ontbrak een goede manier om informatie te vinden via de zoekmachine. “Er was wel een zoekfunctionaliteit, een eigen oplossing die een tijd redelijk heeft gewerkt op de basissystemen,” zegt André van Luttikhuizen van Twynstra Gudde, “maar er zijn onderhand zoveel informatiebronnen bijgekomen – teamsites, nieuwe systemen – dat deze oplossing niet meer voldeed”. Er was wel een manier om alle informatiebronnen te doorzoeken, maar fulltext zoeken bijvoorbeeld was niet mogelijk. “Dat past niet bij mensen die gewend zijn aan zoekmachines op het internet”.
De keuze voor MOSS Dat Twynstra Gudde koos voor Microsoft-technologie om de zoekmachine te verbeteren is logisch, volgens Van Luttikhuizen. “We zitten al vrij breed op het Microsoft-platform. Zo gebruiken we Microsoft Office SharePoint Server voor ons intranet en documentbeheer. Uiteindelijk gaat het om méér dan alleen een zoekoplossing. Dan is het wel belangrijk dat de verschillende systemen in onze
organisatie goed met elkaar samenwerken. De diverse oplossingen van Microsoft vormen samen een goed communicerend geheel”. Verder wilde Twynstra Gudde vooral een oplossing die goed past bij haar medewerkers. “De allerbelangrijkste eis was: onze mensen moeten de oplossing ook echt gebruiken”, zegt Ellens. Verdere eisen: de mogelijkheid om zoekacties te verfijnen naar bestandstype en de mogelijkheid om „best bets‟ te maken, waardoor de eerste hit meteen de meest relevante is. In overleg met Tam Tam werd besloten de zoekfunctionaliteit van de nieuwe versie Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 in te zetten. “Tam Tam is goed thuis in MOSS”, zegt Van Luttikhuizen. “In onder meer ziekenhuizen en universiteiten hebben zij veel van hun kennis van deze technologie ingebracht. Zij respecteerden de eis, dat onze huidige manier van werken niet aangetast mocht worden.”
Implementatie Het project startte met een Proof of Concept waarna de uitrol is gestart. Deze duurde in totaal drie maanden. “Ook al waren er een paar kleine bugs, het implementeren van versie 1.0 is behoorlijk vlot verlopen”, zegt Van Luttikhuizen. “De gebruikers hebben er in ieder geval niks van gemerkt, behalve dan dat zij een nieuwe versie van de zoekmachine gepresenteerd kregen.”
“Uiteindelijk gaat het om méér dan alleen een zoekoplossing. Dan is het wel belangrijk, dat de verschillende systemen in onze organisatie goed met elkaar samenwerken.” André van Luttikhuizen, portalmanager, Twynstra Gudde
Alles is zichtbaar, tenzij... Wat zijn de eerste ervaringen? Van Luttikhuizen: “Aanvankelijk vergeleken onze mensen het nieuwe systeem met het oude. En dan is het verschil groot. Zo vindt de nieuwe zoekmachine resultaten in méér systemen: in ons HR-systeem, ons relatiebeheersysteem, ons documentmanagementsysteem, het systeem waarin wij onze klantvragen registreren en in onze interne en externe teamsites. Dat was even wennen”.
De zoekmachineresultaten zijn afgestemd op het profiel van de gebruiker: niet iedereen krijgt dus dezelfde informatie. “In het begin kwamen collega‟s naar me toe om te zeggen dat het niet de bedoeling is dat iedereen bepaalde informatie ziet”, zegt Ellens. “Zij hadden nog niet door dat de resultaten per gebruiker verschillend zijn. SharePoint maakt namelijk gebruik van slimme authorisatiemethodes uit de onderliggende applicaties. Bovendien zien mensen nu dingen die ze eerder niet zagen omdat de zoekmachine beter werkt en fulltext zoekt. Dat heeft tot een hernieuwd bewustzijn geleid dat je documenten soms goed moet beveiligen. Ons beleid is namelijk: alles is zichtbaar, tenzij... Daar leren we nu beter mee om te gaan”.
Systeem doet het werk De eerste stap naar Adviseur 2010 is gezet. Het is nog te vroeg om harde conclusies te trekken, maar de zoekmachine blijkt heel goed te werken en wordt intensief gebruikt. Een van de adviseurs liet weten: “Ik ervaar het systeem als zeer uitnodigend omdat het heel herkenbaar is en gemakkelijk te gebruiken. Het werkt stimulerend omdat er zoveel te vinden is. Bovendien is het zeer goed voor de kennisdeling”. “Wij zien dat SharePoint Search technologie een goed platform biedt voor organisaties die verschillende informatiebronnen op een eenvoudige manier willen ontsluiten. Wij hebben deze applicatie samen met Twynstra Gudde in een overzichtelijk project (tijd en budget) gerealiseerd. Het efficiënt zoeken is voor de individuele medewerker absoluut een krachtige tool en helpt hen met het nieuwe werken.” aldus Arjan Nataraj, account manager van Tam Tam. De adviseur en manager van Twynstra Gudde heeft met zijn laptop altijd en overal online toegang tot het netwerk en kan gemakkelijk informatie vinden. “Uiteindelijk willen wij dat hij niet meer hoeft na te denken over waar hij een document neerzet, maar dat het systeem dat voor hem doet.” Zo heeft de „Adviseur 2010‟ van Twynstra Gudde zijn handen vrij voor écht belangrijke dingen.
Eisen
Gebruiksvriendelijk/geen grote gedragsverandering vereisend
Oplossing gebaseerd op Microsoft-technologie
Zoekmachine die alle systemen van Twynstra Gudde kan doorzoeken
Filtering op/verfijning van zoekresultaten
Voordelen
Betere, uitgebreidere zoekresultaten
Grotere verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid medewerkers
Nieuw bewustzijn van documentbeveiliging
Producten
Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise Edition - www.microsoft.nl/sharepoint
Links
Twynstra Gudde - www.twynstragudde.nl
Tam Tam - www.tamtam.nl
