Trefdag ZORG Meer resultaten
door strategische inzet van middelen September 2013 Francis Manas
[email protected]
Herkenbaar? Aantal projecten neemt toe Projecten zonder link met doelen organisatie: geen “fit” Budgetten projecten niet gelinkt aan business case (kosten-baten) • We weten wat we uitgeven maar niet wat we ervoor terug krijgen
Vertraging in een project heeft impact op andere projecten • Conflicten in middelen
• Afhankelijkheden!
Weinig “capaciteitsplanning” •
Pieken en dalen in gebruik van middelen
Bottlenecks met schaarse middelen
2
Ontsporing van projecten • Onderzoek door de Standish Group International naar uitgevoerde IT projecten: (cijfers uit CHAOS Report 2009)
Succesvol
32 %
Niet succesvol, wel opgeleverd
44 %
Gefaald
24 %
(Stopgezet/nooit gebruikt)
3
3
CHAOS Report 60%
50%
40% Successful Challenged
30%
Failure Lineair (Successful ) Lineair (Challenged )
20%
Lineair (Failure )
10%
0% 1994
1996
1998
2000
2002
2004
2006
2009
4
Ontplooiing van strategie Strategische doelen
Programma
Project I
Project II
Processen
Project n
Proces 1
Proces 2
Proces m
Personeel en middelen
5
Strategische Doelen Gemanaged Baten
“Change the Business” Portfolio Management
“Run the Business” Business as usual
Gemanaged Programma’s en projecten 6
Strategische
Visie, Missie Strategisch Plan
Planning Strategische
Operations
Beoordeling Portfolio Performance
Doelen
Portfolio Vraag naar Projecten & Programma’s
Opleveren gerealiseerde Projecten / Programma’s aan Operations
Management
Identificatie Categorisatie Evaluatie & Selectie Prioritiseren & Uitbalanceren Authoriseren van Portfolio Componenten
Project / Progamma Management Project & Programma Management Processen
7
"There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all." Peter Drucker
8
Portfolio: wat? Geheel van projecten en/of programma’s Niet noodzakelijk gerelateerd Om één of meerdere gemeenschappelijke doelen te realiseren Omwille van beheersing, coördinatie en optimalisatie Gemeenschappelijk gebruik van middelen
Issues op niveau portfolio • Gerapporteerd en beslist door algemeen management van de organisatie
9
Portfolio Management: Wat? Omvat de prioritisering van projecten en/of programma’s In een organisatie En de optimalisatie van de bijdragen van de projecten / programma’s in hun geheel Aan de realisatie van de strategische doelen van de organisatie Is een permanente functie
10
Portfolio Management Cycli* De ‘juiste’ dingen doen
Dingen ‘goed’ doen
Bepaling Portfolio
Uitvoeren Portfolio Baten Management
Begrijpen Beheer Organisatie
Categoriseren
Financieel Management
Energie van de Organisatie
Risico Management
Prioritiseren Plannen
Uitbalanceren
Middelen Management
Betrokkenheid Belanghebbenden
Bestuur Organisatie
* Uit MoP: OCG 2011
11
Strategisch gealigneerd Strategie
Strategisch Doel
Baat
Strategisch Doel
Baat
Baat
Strategisch Doel
Baat
Baat
Baat
Baat
Veranderings Initiatief
Veranderings Initiatief
Veranderings Initiatief
Veranderings Initiatief
Veranderings Initiatief
Veranderings Initiatief
Veranderings Initiatief
Draag niet bij tot een baat gekoppeld aan een strategisch doel
12
Categoriseren Wat? •
13
Classificatie van initiatieven in categorieën / groepen / segmenten of sub-portfolio’s
Gebruikelijk per: • • • • •
Strategisch doel Business Unit Geografisch gebied Type initiatief ....
13
Wat is een project? (Prince2) 14
Een tijdelijke management omgeving die is opgezet met het doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case
14
Wat is een programma? Definitie: • Tijdelijke flexibele organisatie • Ondersteuning strategische verandering organisatie • Aansturing samenhangend geheel van projecten en activiteiten • Realiseren outcomes en baten • Aansluitend op strategische doelen van de organisatie Kenmerken: • Van tevoren gedefinieerd • Opleveren nieuwe capabilities
• Focus op het realiseren van doelen • Definiëren en monitoren baten realisatie • Verankering in bestaande organisatie 15
Relatie project en programma
Projecten
Producten & diensten
Programma’s
Baten & doelen
16
Verschillen project en programma
Project
Programma
• Omvat projectactiviteiten
• Omvat projecten en lijnactiviteiten
• Levert een product of dienst op
• Realiseert baten en doelen
• Baten worden gerealiseerd na
• Baten worden gerealiseerd tijdens
. afloop
en na afloop (focus op outcome)
• Kortere tijdspanne
• Langere tijdsspanne
• Eindigt bij oplevering output
• Moet bewust worden afgesloten
17
Verandering Vaststellen KPI’s & gewenst resultaat
As-is
Project Enabler
Output
Activiteit Enabler
Output
Project Enabler Activiteit Enabler
Output Output
Implementatie
Transitie
Capability
Capability
Capability
Objective baten Objective baten Objective
Goal baten End goal Goal baten
Benefits
baten Gewenst outcome
Enablers
Outputs
Capabilities
To-be
Blueprint Vision
© Insights International BV
18
Volgorde…
Outputs Producten
Bekwaamheden
Outcomes
Baten
© Insights International BV
19
Categorieën Baten • Mate van onzekerheid • Definitief
> waarde kan met zekerheid voorspeld worden
• Verwacht
> waarde voorspeld op basis van historische trends
• Voorzien
> bate voorzien maar waarde ervan is niet met
20
zekerheid te voorspellen • Financieel impact • Cashable • Non-cashable • Tijdslijn • Quick wins • Baten op lange termijn
20
Blauwdruk
Visie
P
O
T
I Blauwdruk
Blauwdruk vertaalt de visie in doelen: Processen ( productie, operaties, service) Organisatie (organogram, profielen, aantalen, competenties, cultuur) Technologie (gebouwen, infrastructuur, machines, ICT) Informatie (nodige data en informatie, hoe aanpassen of ontwikkelen) + As is, intermediair en “to be” toestand + KPI’s: kosten, service levels, etc.
21
Blauwdruk met intermediaire POTI
Organisatie
Performance
Organisatie
Processen
Performance
Processen
IT-platform
Cultuur IT-platform
Cultuur
22
Transitiemanagement Nulmeting benefits
PreTransitie
Benefits realisatie
PostTransitie
Transitie Outcome
Realiseren Benefits
Verandermanagement
Geborgde verandering
Doorlopende bedrijfsprocessen
Leveren Capabilities
Project Enabler
Output
Tijd
© Insights International BV
23
Transformational Flow
Identifying a Programme Defining a Programme
Programme
Realising the Benefits
Managing the Tranches
Delivering the Capability
Closing a Programme
© Crown Copyright 2007. Reproduced under Licence from OGC
24
Programmaorganisatie
Sponsoring Group
Programme Board Programme
Manager
Opleveren Capabilities
Project teams
© Insights International BV
Senior Responsible Owner
Business Change Manager
Geborgde Veranderingen
Programme Assurance
Programme Office
Sponsor
Change teams
25
Relatie Project- en Programmaorganisatie
Sponsoring Group Sponsor
Programme Board
Senior Responsible Owner
Programme Manager
Senior Supplier
Owner
Business Change Manager Senior User
Project Manager
© Insights International BV
26
Maturiteit
Gedefinieerd Proces Herhaalbaar Proces Bewustwording
Beheer
Baten
Financiën
Risico
PROJECT
Gemanaged Proces
PORTFOLIO
Geoptimaliseed Proces
PROGRAMMA
P3M3
Governance Stakeholder Middelen
27
Keuze maturiteitsniveau
Investering
Totaal faalkosten
optimum preventiekosten
Laag
Hoog
maturiteitsniveau 28
Traject !
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Beheer
Baten
Financiën
Risico
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Beheer
Baten
Financiën
Risico
Governance Stakeholders
Middelen
Gewenste situatie Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 5
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 4
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 3
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 2
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Niveau 1
Beheer
Baten
Financiën
Risico
Governance Stakeholders
Governance Stakeholders
Middelen
Middelen
Huidige situatie 0
1
2
3
4
5
29
Contact
AMELIOR Beneluxlaan 1 8500 KORTRIJK 056 / 20 3623 www.amelior.be Francis Manas
[email protected]
30
