Transactieland Koppelzone concept Vooraf Het “koppelzone1 concept” is een bepaalde manier van samenwerken Het samenwerken wordt daarbij ondersteund door c.q. in die samenwerking wordt gebruik gemaakt van een informatiesysteem, kortweg: systeem. In dit document wordt het koppelzone concept uiteengezet.
Uitgangssituatie In situaties waarin tussen een (groot) aantal partijen vanwege de samenwerking regulier informatie wordt uitgewisseld ontstaat wildgroei doordat er geen uitwisselingsstandaard is en er dus onnodige transactiekosten ontstaan. Het koppelzone concept biedt daarvoor een oplossing. Op basis van samenwerking en standaardisatie ontstaat een effectieve permanent efficiënte informatieuitwisseling tussen de betrokken partijen. Partijen zijn meestal te onderscheiden in afnemer en aanbieder. De samenwerking tussen deze partijen is gebaseerd op een aantal vooraf gemaakte afspraken – het afsprakenstelsel – dat wordt geeffectueerd in ‘organisatie’ en ‘techniek’
Concept In onderstaande figuur (Figuur 1 Koppelzone concept) is de koppelzone in haar samenstellende delen te zijn. De delen worden verderop afzonderlijk toegelicht.
1
Figuur 1 Koppelzone concept
Zie voor relevante definities het transactiemanagement-lexicon op: http://transactieland.nl/lexicon-transactiemangement/. Voor een wetenschappelijke verantwoording van dit concept bij private publieke samenwerking vgl. Den Butter/Ten Wolde in: The Institutional Economics of Stakeholder Consultation; in Martini, Carlo, Boumans, Marcel (Eds.) Experts and Consensus in Social Science, Springer Verlag 2014.
Boerma, Dujardin, Geurts
De Koppelzone is een concept dat van belang is in een voorbrengingsketen, waar een relatief groot aantal onafhankelijke partijen in samenwerken. Veelal ontbreekt in die keten regie, omdat er geen van de deelnemers de autoriteit heeft om die regie te bieden. Het gevolg is dat het ketensucces volledig afhangt van het afzonderlijke succes van de bilaterale samenwerking tussen elk van de elkaar opvolgende partijen in de keten. Een probleem in de afstemming tussen twee partners in de keten, plant zich daardoor voort in het vervolg van die keten. Dit leidt tot vertraging, fouten, noodzaak tot herstel , kortom, tot hogere transactiekosten dan nodig. Juist in zo’n situatie is het voor ketenpartners interessant om met elkaar de standaarden voor de onderlinge communicatie af te spreken. Dergelijke afspraken dienen pre-competitief te zijn. Dat kan als toegang tot de koppelzone voor alle betrokkenen open staat en als de gehanteerde standaarden dat eveneens zijn.
Toelichting Afnemer betreft organisaties die op grond van een afspraak informatie uitwisellen met aan elkaar en / of aanbiedende partijen. Er kunnen, maar dat hoeft niet, veel of zeer veel Afnemers en een slechts een beperkt aantal of veel Aanbieders zijn. De informatie-uitwisseling is gestandaardiseerd in het uitwisselingsprotocol.
De Koppelzone bestaat in feite uit een: • afsprakenstelsel • bewind (en de daarvoor benodigde organisatie) • techniek (in de vorm van een bepaalde systeem) Het Afsprakenstelsel vormt de bindende factor tussen de partijen. Hierin is vast gelegd welke partijen in welke hoedanigheid betrokken zijn, wat het doel is een welke kaders er gelden.
Het Bewind omvat alle organisatorische functies (overleg, in- en externe communicatie, standaarden beheer, administratief beheer, functioneel beheer) die een waarborg vormen voor het adequaat en efficiënt uitvoeren van het afsprakenstelsel en de operationele, tactische en strategische afspraken die daarop gebaseerd zijn. Het Systeem vervult alle technische functies die bij informatie-uitwisseling komen kijken. Het is onderverdeeld in Technisch beheer en Operationeel beheer. Samen met het Functioneel beheer vormt het Shared Service Centre (SSC).
Boerma, Dujardin, Geurts
Aanbieder betreft organisaties die een bepaalde functie vervullen ten behoeve van een Afnemer. De Aanbieders vormen samen met de Afnemers een voortbrengingsketen. Die keten levert het beoogde resultaat.
Samenwerkingsprotocol Informatie wordt tussen partijen uitgewisseld op een standaard manier, het samenwerkingsprotocol. Dit protocol is een standaard van tussen Afnemers en Aanbieders overeengekomen, door toedoen van het Koppelzone management. Verdienmodel Uit het verdienmodel wordt duidelijk dat de koppelzone voor de deelnemende aanbiedende partijen en het koppelzone management bedrijfseconomisch levensvatbaar is en dat vragende partijen toegevoegde waarde (minder kosten, betere service) ervaren.
Uitgangspunten Aan een koppelzone liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag
Bestande systemen en standaards Uitgangspunt van het koppelzone concept is uit te gaan van wat er als is. Dus bestaande systemen en standaards worden in principe gebruikt. Vandaaruit wordt gezamenlijk gekeken: hoe kan het beter.
Vereisten2 Een Koppelzone is mogelijk als voor Aanbieders en Afnemers: 1. er een gemeenschappelijk belang is 2. geldt dat ze met elkaar overeenstemming wil bereiken 3. er sprake is van een langdurige interactie 4. er een balans is tussen representativiteit en efficiency 5. de begrenzingen / mogelijkheden vanaf het begin duidelijk zijn 6. eerlijkheid/ integriteit voorop staan 7. informatie technologie in ieders ogen goed benut wordt 8. informele contacten en een vriendschappelijke sfeer belangrijk zijn 9. onafhankelijke deskundigen een belangrijke rol kunnen spelen
2
Ontleend aan: “Experts and Consensus in Social Science” van den Butter en Tenwolde.
Boerma, Dujardin, Geurts
Management Om er voor te zorgen dat een Koppelzone ook daadwerkelijk zowel organisatorisch als systeemtechnisch werkt, is goed management een vereiste. In het algemeen gaat het - gezamenlijk met de betrokken- partijen er hierbij om de zorg voor het tot stand brengen van het Afsprakenstelsel • het organiseren en operationaliseren van het bewind over de koppelzone • het aansturen van het systeem.
Bewind3, waarvoor eigenlijk? Techniek, het systeem, staat niet op zich zelf. Het is er voor om een bepaalde functie te vervullen. Die functie is aan verandering onderhevig; er worden nieuwe of aanvullende eisen gesteld, inzichten veranderen, het blijkt niet te werken zoals het zou moeten, etc. Wie bepaalt dat? En, wanneer gaat dat bijvoorbeeld in? wie betaalt het? Bovendien zal belangenverstrengeling voorkomen moeten worden en zullen tegenstrijdige belangen zorgvuldig tegen elkaar moeten worden afgewogen en zal daarover consensus gezocht moeten worden. Daarvoor is bewind nodig. Het bestaat uit de volgende functies: 1. Overleg 2. In- en externe communicatie 3. standaarden beheer 4. administratief beheer 5. functioneel beheer 6. Techniek 7. technisch beheer 8. operationeel beheer Bewind wordt uitgevoerd met in het achterhoofd, het bereiken van: 1. sociale integratie of gemeenschapsvorming ( samenwerken: ‘hoe worden wij er beter van’ in plaats van ‘ho wordt ik er beter van’) 2. complexiteit en standaarden 3. (kosten)calculus (reductie, efficiency, flexibiliteit) 4. passend verbinden (het gewenste resultaat verandert in de loop der tijd)
Een systeem, waarvoor eigenlijk? De uitwisseling van informatie tussen partijen behoort eenvoudig, dus efficiënt en effectief te zijn. Daardoor worden onnodige transactiekosten vermeden. Een koppelzone is er voor afnemende en aanbiedende partijen in een bepaald domein. De afnemende partijen willen een of meer diensten en de aanbiedende partijen bieden die diensten aan. Het aantal afnemende partijen is veelal groter dan het aantal aanbiedende partijen. Om belangenverstrengeling te voorkomen en belangentegenstellingen te kunnen oplossen is de aansturing van het systeem onafhankelijk van de partijen die berichten versturen en / of ontvangen. Deze partijen dienen wel vertegenwoordigd te zijn in het Platform.
Stichting Transactieland.nl De Stichting Transactieland.nl, als onafhankelijk en neutraal instituut is daarvoor goed gepositioneerd voor het verzorgen van het management van de koppelzone. De stichting is door haar staat van dienst en deskundigheid goed gepositioneerd voor dit soort werk. 3
Bewind komt over een met wat de Angelsaksen Governance noemen.
Boerma, Dujardin, Geurts
De stichting is onafhankelijk / neutraal doordat: • ze geen commerciële binding heeft met een van de partijen die betrokken zijn bij de Koppelzone • ze een maatschappelijke organisatie is, met andere woorden een organisatie die haar winst uitsluitend inzet voor haar doelstelling. Concreet, de stichting zet haar winst in als ‘funding partner’ voor wetenschappelijk onderzoek op het gebied van transactiemanagement • ze heeft een high-level Raad van Toezicht die op onafhankelijkheid toeziet.
Boerma, Dujardin, Geurts
