Inkopen van ICT: Inkopen Complexe Techniek? 31 maart 2009 Karin van IJsselmuide Kennismanager/trainer Nevi Inkoopacademie
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Inhoud
y y y y
Voorstellen Context IT-inkoop Opzetten van een complex sourcingtraject Realisatie van het contract
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
NEVI Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement: z organisatie voor inkoopprofessionals, 6000 leden z bevordert de vakbekwaamheid en ontwikkeling van inkoopprofessionals z streeft naar erkenning van inkoop als strategische bedrijfsfunctie z tijdschrift Deal! z onderzoek, hoogleraren en lectoren z netwerken en platforms (voorbeeld NEVI Publiek) y www.nevi.nl NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
NEVI Opleidingen BV en NEVI Inkoopacademie BV
NEVI Opleidingen BV: z NEVI MIL, NEVI 1, NEVI 2 tactisch, NEVI 2 strategisch, NEVI 3 z incompany-vakopleidingen z CEDEO-erkend NEVI Inkoopacademie BV: z seminars (waaronder het Purchasing Executive Programme) z incompany-trainingen y www.nevi-opleiding.nl y
[email protected] NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Eigen ICT behoeftenÅ Æ Overheidsinkoop z z z z z z z z z z z z z
Simap, aanbestedingskalender TenderNed Decision Support System (bouw) Purchasing Intelligence Internet/intranet E-procurement Inkoopscans (nulmetingen) Inzicht in behoefte, evaluaties, rapportages Verbetering risico management Situatieafhankelijke aanpak Beheerst besluitvormingsproces met duidelijke deliverables Beter contractmanagement ….
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
De ict-praktijk
Onderzoek van Standish Group z 16 % projecten succesvol z 31 % projecten gecancelled z 53 % projecten operationeel, maar: y Geen goede functionaliteit y Te laat opgeleverd y Buiten budget
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Context IT-inkoop z Ongelijke deskundigheid van partijen: y materiedeskundigheid IT+ snelle verandering technologie y procesdeskundigheid y klant kent ´ins´ en ´outs´ z Eindresultaat niet 100% vast te leggen y iteratief proces (product van samenwerking) y complexiteit/ onbekendheid z Vitaal belang, fouten zijn kostbaar y kwetsbaarheid klant tijdens overgang y afhankelijkheid (‘zonder ICT ben je vleugellam’) y strategisch belang NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Context IT-inkoop (vervolg) z Lange termijn relatie y IT-project geen eenmalige levering y onderhoud y wijzigingen in behoeften z Meerdere partijen z Winners Curse y effort commercieel traject y “Judoka’s met de zwarte band” z Spanningsveld: ICT-afdeling, inkoop en de business z “Leveranciersstandaarden” → OSS/open standaarden z Licenties op software NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
NEVI sourcingmethodologie
specificeren
selecteren
contracteren
sourcing
het operationele proces
SRM
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
1.5
Van sourcinganalyse naar sourcingstrategie
inkoopproces aanpak (korte) termijn lange termijn brainstorm sourcingscenario
middellange termijn korte termijn sourcingstrategie
portfolioanalyse analyse van inkoopsituatie
bepalen bouwstenen sourcingscenario
maken analyse en bepalen aanvullende behoefte
analyse van het interne proces
contractanalyse
financiële analyse marktanalyse
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
2.11
Samenhang van ICT in een organisatie
Werk station
Winkel
Procesbesturing Mid office
Call centre
Werk Werk station station TP Website -m ???? on ito rs
E-
Workflow management
Relatie beheer Ob jec t
Back office
Werk station
ma il
Front “office”
server
server Communicatie netwerk server infrastructuur, Verkoop middleware Document
informatie
informatie
bro ke Database r
Processing
a
s er Database rv e s ge
s es Processing M
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Wat koop je in? z Hardware z Software z Diensten y Projectdiensten y Ongoing diensten (beheer) ¾ Afzonderlijke IT-onderdelen ¾ Projecten ¾ Of functionaliteit (SaaS: ASP, web-services)
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
De ketting en de schakels
Werkplek
Verbindingen: - LAN - W AN
Applicaties
Datacentrum: - opslag - processor capaciteit
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Perspectieven en belangen
(Business) Manager
ICT-afdeling Stabiliteit Integratie Ondersteuning Onderhoudbaarheid
Prijs Kwaliteit Continïteit Flexibiliteit IT-inkoper Risico-reductie NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Betrokkenen bij inkoop Productcomplexiteit
Commerciële onzekerheid
Laag Laag inkoper bepalend
Hoog economische en financiële specialisten bepalend
Hoog technische participanten bepalend veel participanten van verschillende niveaus in de onderneming, allen bepalend
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Meedenken in inkoopstrategie z Wat kopen we in? y verdeling verantwoordelijkheid y aantrekkelijk pakket voor de markt
z Wat is de uitgangssituatie? y complexiteit y onzekerheid
z Hoe kopen we in? y inkoop van voorfase/ POC/ proeftuin y interactie met leveranciers
z Welke aanbestedingsprocedure past hier bij? y openbaarÅ Æ niet-openbaar y concurrentiegerichte dialoog
z Welke eisen en wensen, selectie- en gunningscriteria, beoordelingsmethodiek? z Opstellen RFI/RFP etc z Contractmanagement? NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
3.6
Classificatie kwaliteitsnormen z Beschikbaarheid y service: in uren, aantal storingen, max. duur van een storing y ondersteuning: service window helpdesk z Performance y service: snelheid transactieverwerking, aantal gelijktijdige of totale gebruikers, aantal transacties per tijdseenheid, omvang opslag y ondersteuning: snelheid beantwoording, aantal vragen z Integriteit y service: volledigheid, actualiteit en juistheid van resultaten y ondersteuning: juiste beantwoording vragen, juistheid, volledigheid verstrekte informatie etc. z Exclusiviteit y service: toegang tot vertrouwelijke informatie en functionaliteit y ondersteuning: aan wie mag welke informatie worden verstrekt z Conformiteit y eisen te stellen aan het interne proces van de leverancier. Vb Compliance NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
Realiseren z Proeftuin, proof of concept z Bouw verbetermechanismen in z Prestatiebewaking y contract verdwijnt niet in de ´la´ y belang dossiervorming y bewaking checkpunten: tijd/kwaliteit/kosten/organisatie/informatie y aanscherping afspraken (bv. performance) y afwijkingen (bv. andere levertermijnen, scope) y aanvullende afspraken (bv. extra werkzaamheden, nieuwe versies)
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
zOpmerkingen! Inkopen ICT: y Innovatief y Controle y Transparantie
zVragen? y
[email protected]
NEVI Inkoopacademie
Inkopen van ICT
