Traineeprogramma voor Talentvol Limburg
Algemene informatie
Traineeprogramma RichtingZuid 2016
2
RichtingZuid staat voor dynamiek, beweging en kracht. Termen die kenmerkend zijn voor onze trainees. RichtingZuid wil toptalent behouden voor Limburg, maar ook (Limburgs) toptalent motiveren om (terug) te keren richting het zuiden.
3
1 2
// Inleiding // De Kern
6 8
2.1 2.2 2.3 2.4
Wie is de trainee van RichtingZuid? Wat is het programma? Wat levert dit op? Waar werkt een trainee?
9 9 10 11
3 4
// Leren en Ontwikkelen in de praktijk // Monitoring van ontwikkeling
4.1 Gesprekkencyclus 4.2 Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) 4.3 Evaluatie en reflectie
5
// Begeleiding
5.1 Decaan 5.2 Projectleider 5.3 Coach 5.4 Functioneel leidinggevende/opdrachtgever 5.5 Mentor 5.6 Contactpersonen
4
12 16 17 17 18
20 21 21 21 21 21 21
6
// Rechtspositie
6.1 Aanstelling 6.2 Einde traineeprogramma
7
// Hoe word ik trainee?
22 23 23
24
7.1 Werving25 7.2 Selectie 25
8 9 10 11
// Organisatie van het traineeprogramma // Tot Slot // Bijlagen // Notities Eigen aantekeningen
26 28 30 62
5
1 // Inleiding
6
Waarom een traineeprogramma als RichtingZuid? Omdat het je uitdaagt, je kennis laat maken met werken in de publieke sector. Omdat het je dichter bij jezelf brengt, je scherpt in het maken van keuzes voor jouw toekomst. Trainees durven zich te onderscheiden, hebben affiniteit met maatschappelijke vraagstukken en zijn niet bang om aan te pakken. RichtingZuid, traineeprogramma voor Talentvol Limburg, wil toptalent aantrekken, ontwikkelen én binden voor het publieke domein in Limburg. En daarmee nieuw elan creëren in de publieke sector. De partners in dit traineeprogramma, Provincie Limburg én Limburgse gemeenten, willen, door een actieve vernieuwingsimpuls, hun positie op de regionale arbeidsmarkt versterken. Trainees krijgen kansen door werkervaring op te doen in combinatie met een intensief leer- en ontwikkelprogramma. Met veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Daar tegenover staat dat van trainees een onvoorwaardelijke inzet wordt gevraagd. Twee jaar lang, drie keer acht maanden, in wisselende functies werken aan verschillende opdrachten. Daarnaast nog werken aan groepsopdrachten, aan persoonlijke ontwikkeling en aan ontwikkeling van competenties en vaardigheden.
Deze brochure geeft inzicht in het traineeprogramma en is bedoeld voor (potentiële) trainees, voor (potentiële) opdrachtgevers en verder voor iedereen die zich betrokken voelt bij of geïnteresseerd is in RichtingZuid, traineeprogramma voor Talentvol Limburg. Alle informatie is ook terug te vinden op de website www.richtingzuid.nl Samen streven wij naar een vernieuwend programma met trainees die lef hebben en anders durven denken en doen. Ilja Castermans-Godfried, Decaan
7
2 // De Kern
8
Het traineeprogramma RichtingZuid heeft als doel ambitieuze en talentvolle HBO’ers en academici door een traject van werken, leren en ontwikkelen voor te bereiden op een loopbaan in het openbaar bestuur. Dit gebeurt binnen de omgeving van gemeentes, de provincie Limburg en eventueel aan het publieke domein verbonden organisaties. 2.1 Wie is de trainee van RichtingZuid? Een trainee van RichtingZuid is grensdoorbrekend, doet mee en durft verder ! Hij/zij is een afgestudeerde HBO/ WO’er met maximaal twee jaar relevante werkervaring, die per definitie nieuwsgierig is, zich uitgedaagd voelt om in een team te werken en daarin vaak de verbindende rol op zich neemt. Een trainee wil leren en heeft het vermogen én de bereidheid tot zelfreflectie. Een trainee is maatschappelijk betrokken en komt daar ook voor uit in denken én handelen. Enthousiasme en doorzettingsvermogen zijn kenmerkende eigenschappen voor trainees die vanzelfsprekend breed inzetbaar zijn. De afstudeerrichting is niet bepalend. Trainees worden geselecteerd op hun profiel als potentieel toptalent. Wat RichtingZuid onder een toptalent verstaat is uitgewerkt in bijlage 1 / Profiel trainees
2.2 Wat is het programma? RichtingZuid is een traineeprogramma dat gekenmerkt wordt door innovatief denken, een uitdagend en op de doelgroep afgestemd leer- en ontwikkelprogramma, een werkpraktijk waarin fouten maken mag, leren ervan moet (trial and error), gecombineerd met een uitstekende begeleiding van trainees. Gedurende twee jaar werken trainees 3 x 8 maanden aan gevarieerde opdrachten en binnen verschillende functies. Bij voorkeur in drie, maar in ieder geval in twee verschillende organisaties. Om zo maximaal ervaring op te doen in veranderende omgevingen. Gemiddeld wordt 80% (vier dagen per week) van de tijd besteed binnen de werkomgeving van de opdracht, 20% is gereserveerd voor activiteiten uit het leer- en ontwikkelprogramma. Daarnaast wordt van trainees ook een investering in eigen tijd gevergd, met name voor het doen van groepsopdrachten.
9
2.3 Wat levert dit op? Het eindresultaat is dat RichtingZuid topmedewerkers aflevert die anders durven denken en doen. Deze medewerkers dragen bij aan de vernieuwing van en het innovatieve denken binnen de deelnemende organisaties, zij geven een kwaliteitsimpuls, bieden de mogelijkheid voor kennisoverdracht en vormen een kweekvijver voor toekomstige vacante functies. Het niveau waarop zij kunnen werken na afronding van het traineeprogramma is minimaal als projectleider, beleidsmedewerker of adviseur. Voor een (algemene) beschrijving van deze functies verwijzen wij naar bijlage 2 / Functieomschrijvingen. Deze (top)medewerkers zijn bovenal zichzelf (authentieke persoonlijkheid) en tevens 1): • Scherp op resultaat – de opgave als ijkpunt • Slim op de zaak – inhoudelijk geloofwaardig • Slim op de relatie – emotioneel intelligent en betrouwbaar • Slim op de context – kansen selecterend • Politiek bekwaam – begrijpend en beïnvloedend • Transparant – verantwoording zoekend • Toegankelijk – ‘open voor business’ • Verbonden en verbindend – verschillen benuttend. Bron: Ambtelijk vakmanschap in het netwerktijdperk (3.0), auteur: Paul ‘t Hart
10
Overigens bestaat er geen baangarantie na afloop van het programma. Wel committeren de organisaties zich aan een inspanningsverplichting om trainees te begeleiden in de oriëntatie op werk binnen de eigen organisatie of elders. Waarbij de verantwoordelijkheid voor het vinden van een baan vanzelfsprekend bij de trainee zelf ligt.
2.4 Waar werkt een trainee? In RichtingZuid werken gemeenten en de Provincie samen. Een trainee wordt steeds voor acht maanden geplaatst binnen een afdeling, een cluster of team en werkt binnen deze setting aan zijn/haar opdracht. Dit betekent dat intensief kennis wordt gemaakt met de dagelijkse gang van zaken en er naast de opdracht ruimte is om te proeven en te ruiken aan, te leren van en te participeren in andere zaken. Concreet betekent dit dat trainees in een grote variëteit aan opdrachten kunnen worden geplaatst. Binnen veiligheid, het sociale domein, economie, juridische zaken, strategie, welzijn en andere sectoren. Voorbeelden zijn te vinden in bijlage 4 // Opdrachten. Incidenteel worden trainees ook geplaatst bij belangrijke programma’s of projecten waarmee een gemeente of de Provincie een nauwe relatie onderhoudt.
11
3 // Leren en Ontwikkelen in de praktijk
12
Om trainees te ondersteunen in dit traject van werken, leren en ontwikkelen is het belangrijk dat zij een leer – en ontwikkelprogramma volgen dat is afgestemd op de ontwikkeling van competenties (kennis, vaardigheden, gedrag). Voor het traineeprogramma is een competentie set vastgesteld. Zie hiervoor bijlage 6 // Competenties. Zo kunnen trainees een excellente bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. En daarmee aan maatschappelijke vraagstukken waarin gemeenten en Provincie een rol spelen. Het leer– en ontwikkelprogramma levert een bijdrage aan de ontwikkeling van trainees tot medewerkers die vernieuwing tot stand kunnen brengen en die klaar zijn voor de toekomst. Vanuit deze gedachte ontwikkelt de trainee zich tot iemand die voldoende toegerust is om zelfstandig in één van de drie functies (beleidsmedewerker, projectleider, adviseur) te functioneren en hierbij: • Omgevingsgericht opereert, waarbij hij/zij relevante ontwikkelingen volgt in de omgeving en in de organisatie en deze kennis benut voor de organisatie, het vakgebied en de opdracht; • Initiatief toont en uit eigen beweging acties onderneemt en voorstellen doet (initiatiefrijk); • Afhankelijk van de situatie of het doel, een geschikte vaardigheid of een passende wijze van communiceren gebruikt (communicatief); • Samenwerkt met anderen aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet van persoonlijk belang is (samenwerkingsgericht); • Doelen vertaalt en volgens tijdpad, normen en afspraken realiseert (resultaatgericht);
•
Vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken benadert en met originele en nieuwe ideeën komt die gevestigde denkpatronen doorbreken (creatief).
Om trainees voldoende bagage mee te geven neemt de trainee gezamenlijk en waar nodig individueel, deel aan een leer –en ontwikkelprogramma dat uit een aantal onderdelen (leerlijnen) bestaat die steeds terugkeren. De leerlijnen zijn: • • •
kennis vaardigheden persoonlijke ontwikkeling
Gemiddeld besteedt een trainee 2 dagen per maand aan het gezamenlijke leer- en ontwikkelprogramma, naast gemiddeld 2 dagen per maand aan coaching, intervisie, mentorgesprekken en eventuele werkbezoeken of andere activiteiten. Deelname aan de activiteiten van het leer- en ontwikkelprogramma is verplicht. Een trainee neemt ook deel aan minimaal twee groepsopdrachten (zie bijlage 5 // groepsopdrachten) die overwegend in eigen tijd worden uitgevoerd. Trainees staat het vrij om zelf iets te organiseren in de vorm van een training/workshop, een werkbezoek/ excursie of andere activiteit. Als er ideeën zijn kan samen met de programmaleiding gekeken worden naar de mogelijkheden en de haalbaarheid. Eigen initiatief wordt gewaardeerd !
13
14
Het leer- en ontwikkelprogramma omvat in ieder geval de volgende onderdelen die in verschillende varianten en gradaties terugkomen gedurende het tweejarig programma: Persoonlijke ontwikkeling
Kennis
Vaardigheden
Meerdaags introductieprogramma
Kennismaken met verschillende organisaties
Politiek, Bestuurlijk en Ambtelijk Samenspel
Intervisie
Projectmatig werken/ projectmanagement
Adviesvaardigheden/gesprekstechnieken
Politiek-Bestuurlijke sensitiviteit
Van planning naar control
Communicatie en Public Affairs (lokaal, regionaal, nationaal en internationaal)
Feedback geven en ontvangen / reflecteren
Algemene Wet Bestuursrecht (AWB)
Loopbaanoriëntatie / Solliciteren / Personal branding
Leiderschap
Strategie
Creatief denken
Groepsopdrachten
Informatiemanagement
Timemanagement
Programma- en Procesmanagement Presenteren Werkbezoeken
Groepsopdrachten
Groepsopdrachten
15
4 // Monitoring van ontwikkeling
16
4.1 Gesprekkencyclus De gesprekkencyclus is een belangrijk instrument om de ontwikkeling te monitoren. Aan het begin van een opdracht wordt beschreven wat de trainee gedurende acht maanden daadwerkelijk gaat doen en welk resultaat dat oplevert. Ook wordt vastgelegd op welke ontwikkeling van competenties de trainee zich in deze opdracht wilt focussen. Dit document wordt vastgesteld met de opdrachtgever, eventueel de begeleider, de decaan en, vanzelfsprekend, de trainee zelf. De trainee is verantwoordelijk voor het schrijven van dit document. Halverwege de opdracht wordt er een voortgangsgesprek gevoerd met dezelfde mensen. Desgewenst wordt het document inhoudelijk aangepast. Dit gebeurt op basis van feed forward dat ingaat op het ontwikkelpotentieel dat bij iedereen aanwezig is. Aan het einde van de opdracht wordt een evaluatiegesprek gevoerd. De basis hiervoor vormt 3600 feedback. Formeel stelt de decaan eenzijdig aan het einde van een periode een beoordeling vast, op basis van input uit de gevoerde gesprekken. 4.2 Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) Voor je persoonlijke ontwikkeling stel je als trainee een persoonlijk ontwikkelplan (POP) op. Dit kan naar eigen inzicht worden opgesteld. Het POP bespreek je met de decaan van het traineeprogramma. Een POP is een dynamisch document. In ontwikkelgesprekken kijk je samen met de decaan naar je ontwikkeling en kijken jullie of bijstelling/aanpassing nodig is.
De voorbereiding van een POP begint, vanzelfsprekend, bij jezelf: • Waar ben ik goed in? • Wat doe ik graag? • Wat voor een type mens ben ik? • En gebruik ik dat in mijn huidige baan? • Wat kan ik doen om mijn functie beter te vervullen? • In welke richting wil ik me verder ontwikkelen? • Wat is mijn persoonlijke visie? • Wat zijn mijn ambities? • En wat zou ik daarvoor moeten leren? Daarbij betrek je ook ontwikkelingen in de organisatie/ regio: • Wat zijn de lange termijndoelen van de organisatie? • Hoe ziet het strategisch personeelsplan van mijn afdeling/ de organisatie eruit? • Wat zijn de arbeidsmarktontwikkelingen in de regio? In een POP-gesprek kun je, daar waar nodig, samen met de decaan op zoek gaan naar antwoorden op de bovenstaande vragen. Afspraken die jullie maken in het kader van je persoonlijke ontwikkeling buiten je huidige functie, worden onderverdeeld in competentie- en kennisontwikkeling. Deze afspraken leg je vast in je POP. In deze brochure is in bijlage 7 // POP opgenomen welke onderwerpen je in een POP aan de orde kunt laten komen.
17
4.3 Evaluatie en reflectie Evaluatie en voortdurende reflectie op handelen en ontwikkelen is een belangrijk instrument om ontwikkeling te monitoren. Dit gebeurt op diverse momenten, in verschillende situaties. Met behulp van (360o) feedback, met intervisie, met evaluaties van groepsopdrachten, met presentaties van eigen opdrachten en het houden van een eindpresentatie als proeve van bekwaamheid voor opdrachtgevers, mentoren en programmaleiding aan het einde van het programma. Het (leren) geven en ontvangen van feedback maakt onderdeel uit van het leer- en ontwikkelprogramma, evenals intervisie. Voor persoonlijke reflectie kan de STARR-methodiek een goed hulpmiddel zijn. In bijlage 8 // Evaluatie en reflectie is deze nader uitgewerkt.
18
19
5 // Begeleiding
20
Om goed te kunnen leren en ontwikkelen moet er ook sprake zijn van begeleiding. Een trainee wordt gedurende het gehele traject door verschillende personen begeleid. Om verwarring te voorkomen definiëren we hier de verschillende rollen en verantwoordelijkheden. 5.1 Decaan Hiërarchisch leidinggevende van de trainee. Begeleidt de trainee in zijn/haar ontwikkeling en stelt de formele beoordelingen vast. Samen met de decaan stelt de trainee een Persoonlijk OntwikkelPlan (POP) vast. In dit POP geeft de trainee sturing aan het eigen leerproces. Het POP wordt op regelmatige basis bijgesteld. Op basis van de ontwikkelgesprekken die trainee en decaan met elkaar voeren. Daarnaast voert de decaan, samen met de opdrachtgever, per periode van 8 maanden een plannings, een voortgangs –en een evaluatiegesprek met de trainee. 5.2 Projectleider De decaan wordt organisatorisch bijgestaan door een projectleider. 5.3 Coach Met behulp van coaching kan de trainee in zijn/haar persoonlijke ontwikkeling verder worden begeleid naar het gewenste niveau. Per cyclus van acht maanden wordt gemiddeld een à twee keer een coachgesprek gevoerd met de trainee, waarbij de vraag van de trainee leidend is. Bij specifieke ontwikkelvragen kan een intensiever (intern of extern) coachtraject op maat worden overwogen.
5.4 Functioneel leidinggevende/opdrachtgever De leidinggevende/opdrachtgever is verbonden aan de werkplek van de trainee gedurende de projectperiode van 8 maanden. Hij/zij voorziet in de dagelijkse (werk) begeleiding en voert samen met de decaan de plannings, -voortgangs- en evaluatiegesprekken met de trainee. De opdrachtgever heeft voor wat betreft de evaluatie en beoordeling van de trainee een adviserende rol richting decaan. De opdrachtgever kan ook, in samenspraak met de decaan, besluiten een collega binnen de afdeling te belasten met de werkbegeleiding van de trainee. 5.5 Mentor Manager op directieniveau. Mentor en trainee bepalen in onderling overleg de wijze van invulling en frequentie van de mentorgesprekken. De mentor heeft een vertrouwensrol richting trainee. Uitgangspunt van de mentor/traineerelatie is het ontwikkelen van gevoel voor handelen en functioneren op een ander niveau. De mentor geeft een kijkje in een andere keuken en kan de trainee meenemen in een andere belevingswereld. Daarmee wordt blikveld van een trainee uitermate vergroot. 5.6 Contactpersonen Binnen alle organisaties zijn (HRM)contactpersonen aangewezen als 1e aanspreekpunt voor de trainee. De contactpersoon zorgt dat alle organisatorische aspecten geregeld zijn. Daarnaast zijn de contactpersonen klankbord en luisterend oor voor de trainee en vervullen zij een vertrouwensrol in de organisatie waar de trainee haar/zijn opdracht vervult.
21
6 // Rechtspositie
22
6.1 Aanstelling Een trainee krijgt een aanstelling van twee jaar. Het basissalaris bedraagt € 2.146,24 (schaal 8). Voor iedere opdracht bij partners in het programma wordt een trainee voor de duur van 8 maanden gedetacheerd. Bij indiensttreding wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd over de rechtspositie. In bijlage 3 // Rechtspositie zijn een paar dagelijkse punten uitgelicht m.b.t. de aanstelling. 6.2 Einde traineeprogramma Na twee jaar eindigt het traineeprogramma en daarmee ook de aanstelling als trainee. Er is geen baangarantie na afloop van het programma. Wel hebben trainees, tot datum van uitdiensttreding, dezelfde rechten als interne kandidaten bij vacatures in de deelnemende organisaties. Het ligt in de lijn der verwachting dat trainees een verruimde kans hebben op het vinden van een baan binnen één van de participerende organisaties of daarbuiten op basis van hun leer- en ontwikkeltraject. In het derde deel van het traineeprogramma wordt extra aandacht besteed aan solliciteren en het opstellen van een persoonlijk profiel, als onderdeel van de begeleiding van werk naar werk.
23
7 // Hoe word ik trainee?
24
7.1 Werving Kandidaten kunnen hun belangstelling kenbaar maken via digitale weg. De website www.richtingzuid.nl vormt hierin het centrale podium. Voor iedere lichting wordt een beperkt aantal weken de mogelijkheid geboden om digitaal te solliciteren. Als de mogelijkheid wordt opengesteld wordt dit via de website en twitter gecommuniceerd. Sollicitaties voorafgaand en sollicitaties na sluiting van de termijn worden niet in behandeling genomen. Alle kandidaten krijgen een bevestiging van de ingediende sollicitatie en krijgen bericht over het vervolg. Dit gebeurt per email. Solliciteren kunnen alleen die kandidaten die afgestudeerd zijn op HBO/WO’ niveau en maximaal twee jaar relevante werkervaring hebben. Kandidaten zijn (aantoonbaar) maatschappelijk betrokken en hebben affiniteit met werken voor het openbaar bestuur. Een wil (verder) leren en zich ontwikkelen en kan hierop reflecteren. De afstudeerrichting is niet direct relevant, wel de bereidheid tot brede inzetbaarheid op alle terreinen. Incidenteel kan op specifieke afstudeerrichtingen worden geworven. Dit wordt dan via de website www.richitngzuid.nl kenbaar gemaakt.
7.2 Selectie Uitgangspunt van de selectieprocedure is dat na weging van de harde criteria (afgestudeerd zijn en niet meer dan twee jaar relevante werkervaring) én na brief en CV selectie, in korte tijd via speeddating een groot aantal geïnteresseerde kandidaten kan worden gesproken. Na deze selectie blijft een aantal kandidaten over waaruit een definitieve selectie wordt gemaakt, incl. een aantal reservekandidaten. Dit gebeurt tijdens een selectiedag waar de volgende selectie-instrumenten (kunnen) worden ingezet : assessments en verschillende observatie- en interviewtechnieken, alsmede groepsopdrachten. De gehele selectieprocedure wordt uitgevoerd door selecteurs uit de deelnemende organisaties. Alle geselecteerde kandidaten ondergaan tijdens de selectie dag een assessment op basis van het vastgestelde functie- en competentieprofiel. Eventueel kan voor de assessments externe ondersteuning worden ingeschakeld. De selecteurs vormen samen de selectiecommissie RichtingZuid, onder voorzitterschap van de decaan. Op basis van de uitkomsten van de procedure en mogelijk een aanvullend gesprek, worden kandidaten geselecteerd die voor een benoeming als trainee in aanmerking komen. Er worden geen concessies aan het oorspronkelijke traineeprofiel gedaan.
25
8 // Organisatie van het traineeprogramma
26
De Provincie Limburg is verantwoordelijk voor de coördinatie van het traineeprogramma RichtingZuid. De decaan is de hiërarchisch leidinggevende van de trainees en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de trainees. De decaan is tevens programmamanager en daarmee verantwoordelijk voor de organisatie van het programma. Daarin wordt de decaan bijgestaan door een projectleider. De programmaleiding is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het traineeprogramma, inclusief de invulling van het leer- en ontwikkelprogramma. Met vragen kan iedereen altijd terecht bij de programmaleiding. Binnen de verschillende organisaties zijn contactpersonen aangewezen. Namen en telefoonnummers staan op de website www.richtingzuid.nl .
De programmaleiding bestaat uit: Ilja Castermans-Godfried, decaan / programmamanager E :
[email protected] T : +31 (0)43 389 72 27 | M +31 (0)6 46 19 54 71 Jorine van der Steen / projectleider E:
[email protected] T: +31 (0)6 46 97 47 75
De programmaleiding is gehuisvest in het gouvernement te Maastricht. De adresgegevens zijn als volgt: Postadres Postbus 5700 | 6202 MA Maastricht Bezoekadres Limburglaan 10 | 6229 GA Maastricht, kamer H. 1.038. Bezoekers zonder eigen gouvernementspas moeten zich altijd melden bij de balie van de centrale hoofdingang aan de Limburglaan 10.
27
9 // Tot Slot
28
Er staat veel informatie in deze brochure. De ervaring leert dat we hiermee nog niet compleet zijn. Er blijven altijd vragen. Schroom niet om deze te stellen. Ook een traineeprogramma blijft voortdurend in ontwikkeling. En als organisatie willen wij ook leren, van trainees, van opdrachtgevers, van collega’s en van geïnteresseerden. Wij rekenen op feedback van jullie allen. Maar vooral willen wij nu trainees én opdrachtgevers heel veel succes wensen op het mooie pad van talentontwikkeling. SAMEN GAAN WE RICHTINGZUID !
29
10 // Bijlagen
30
31
Bijlage 1 // Profiel trainees Als er gesproken wordt over een (top)talent, wat verstaat RichtingZuid daar dan onder? Een toptalent onderscheidt zich door de volgende (objectief) vast te stellen kenmerken: • • • • • • • •
een gedreven persoonlijkheid die van aanpakken weet; iemand die iets wil toevoegen aan onze maatschappij en aantoonbare affiniteit heeft met het werken bij een overheid; hij/zij scoort in het dagelijks functioneren bovengemiddeld; hij zij is in het bezit van specifieke competenties die voor het werken in wisselende opdrachten van essentieel belang zijn; hij/zij heeft affiniteit met het werken bij de overheid; hij/zij wil graag werken aan zijn/haar persoonlijke ontwikkeling; hij/zij denkt in oplossingen; hij/zij heeft het vermogen om zich te ontwikkelen naar organisatie-kritieke functies
Een toptalent onderscheidt zich verder door de bijzondere affiniteit en betrokkenheid t.a.v.: Klant/burger service, kennis van en begrip voor de situatie van de klant/burger, bereikbaar, reactiesnelheid, empathie; Markt trends, technologie, concurrentie, economie en Maatschappij Doelstelling resultaatgericht met een duidelijke focus in het handelen Collega teamspeler, zoekt de integraliteit op Organisatie loyaal betrokken, gemotiveerd, bestuurlijk sensitief Talent zelf authentiek, zelfbewust stabiel Manager klankbord, gesprekspartner, ‘luis in de pels’ Bestuurder beslisser, eindverantwoordelijke
32
De kenmerken van een (top)talent zijn vertaald naar een algemeen trainee- en competentieprofiel:
Algemeen traineeprofiel
Algemeen competentieprofiel trainees
Nieuwsgierig Teamplayer Verbinder Vermogen tot zelfreflectie Coachbaar Leervermogen Maatschappelijk betrokken Enthousiast Doorzettingsvermogen Breed inzetbaar
Omgevingsgericht Initiatiefrijk Communicatief Samenwerkingsgericht Resultaatgericht Creatief
33
Bijlage 2 // Functieomschrijvingen Er zijn drie algemene functies waarbinnen trainees gaan werken. Daarvoor zijn drie functieprofielen vastgesteld. Deze functieprofielen zijn een combinatie van de functies zoals ze worden uitgevoerd binnen de gemeentes en de Provincie. Het betreft de functies Adviseur, Projectleider en Beleidsmedewerker.
34
Adviseur Doel van de functie De medewerker adviseert over het operationaliseren en toepassen van geformuleerde beleidskaders, de inrichting van een efficiënt en klantgericht uitvoeringsproces en concrete toepassing binnen meer of mindere complexiteit. Bijgedragen wordt aan het op proactieve wijze ontwikkelen/formuleren van tactisch/operationeel beleid op een of meerdere beleidsterreinen c.q. vakgebieden. Taken adviseren over operationalisering en toepassen mee ontwikkelen en implementeren van instrumenten, methoden en technieken bijdragen aan en adviseren over de ontwikkeling van tactisch-operationele beleidskaders zorgdragen voor goede communicatie signaleren, volgen en evalueren van ontwikkelingen en verrichten van onderzoek adviseert gevraagd en ongevraagd over bedrijfsvoering en strategie onderhoudt contacten met partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming Functiecompetenties Bestuurlijke sensitiviteit Communicatief Flexibel Initiatief Inlevingsvermogen Innovatief Omgevingsgericht Samenwerkingsgericht
35
Projectleider Doel van de functie Een projectleider richt zich, in afstemming met de hiërarchisch leidinggevende en met de opdrachtgever, op het leiden van projecten, binnen gestelde kaders, spelregels en uitgangspunten. Basis daarvoor vormen het uitvoeringscontract, de kader stellende richtlijnen, de begroting en baseert zich daarbij op de uitgangspunten van projectmatig werken. Taken overeenstemming bereiken over resultaat, afbakening, randvoorwaarden en de beheersmatige kaders uitwerken van projectplanningen vervaardigen van beslisdocumenten operationeel leidinggeven aan projectmedewerkers binnen mandaat voorbereiden van offerteaanvragen en verlenen van opdrachten zorgdragen voor goede documentatie zorgdragen voor goede communicatie opstellen van periodieke rapportages Functiecompetenties Bestuurlijke sensitiviteit Communicatief Flexibel Initiatief Plannen en organiseren Resultaatgericht Onderhandelen
36
Beleidsmedewerker Doel van de functie De medewerker richt zich op het initiëren, ontwikkelen en implementeren van adequaat extern en intern beleid vanuit een vakinhoudelijk of vakoverstijgend niveau. Taken ontwikkelt strategisch/tactisch/operationeel beleid en formuleert beleidsadviezen evalueert het gevoerde beleid en formuleert voorstellen tot bijstelling regisseert de implementatie van het vastgestelde beleid adviseert bij de beleidsuitvoering en bij mogelijke uitvoeringsproblemen toetst de uitvoering op beleidskaders interpreteert en analyseert bestaand beleid realiseert haalbaarheidsstudies Functiecompetenties Bestuurlijke sensitiviteit Communicatief Flexibel Initiatief Resultaatgericht Analyseren Neemt initiatief Plannen en organiseren
37
Bijlage 3 // Rechtspositie Aanstelling Een trainee krijgt een aanstelling van twee jaar. Het basissalaris bedraagt € 2.146,24 (schaal 8). Per periode van 8 maanden wordt een trainee gedetacheerd bij een van de partners in RichtingZuid. Bij indiensttreding wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd over de rechtspositie. Hieronder zijn een paar dagelijkse punten uitgelicht m.b.t. de aanstelling.
Einde traineeprogramma Na twee jaar eindigt het traineeprogramma en daarmee ook de aanstelling. Er is geen baangarantie na afloop van het programma. Wel hebben trainees, tot datum van uitdiensttreding, dezelfde rechten als interne kandidaten bij vacatures in de deelnemende organisaties. Het ligt in de lijn der verwachting dat trainees een verruimde kans hebben op het vinden van een baan binnen één van de participerende organisaties of daarbuiten op basis van hun leer- en ontwikkeltraject. In het derde deel van het traineeprogramma wordt extra aandacht besteed aan solliciteren en het opstellen van een persoonlijk profiel.
Werkweek Een trainee heeft een arbeidsovereenkomst van 36 uur. De gemiddelde werkweek bedraagt 40 uur. Daarmee worden ADVuren opgebouwd die terug te vinden zijn in de verlofregistratie. De precieze invulling van de werkweek is onderwerp van gesprek met de direct leidinggevende. Belangrijk is dat een trainee zo veel als mogelijk binnen de werkomgeving méér dan één taak vervult. Over de invulling van de werkweek wordt de decaan geïnformeerd. Rekening moet worden gehouden met de nodige tijd voor leren en ontwikkelen waarbij gemiddeld wordt uitgegaan van 1 dag per week. Effectief werk je dus vier dagen voor je opdracht.
Dienstreizen Dienstreizen worden in principe gemaakt met openbaar vervoer. Activiteiten in het verlengde van het leer- en ontwikkelprogramma worden als dienstreizen beschouwd. De aan de opdracht gerelateerde kosten worden doorberekend naar de organisatie waarbinnen jij je opdracht uitvoert. Toestemming voor een dienstreis wordt gegeven door je direct leidinggevende. Je houdt bij waarvoor je de dienstreis hebt gemaakt. Voor dienstreizen met eigen vervoer dient altijd vooraf toestemming te worden gevraagd.
38
Woon-werkverkeer Trainees hebben recht op een woon-werkvergoeding, volgens de kortste route van de ANWB-routeplanner van woonplaats naar standplaats v.v. Het bedrag wordt automatisch verrekend met je salaris. Het gebruik van openbaar vervoer wordt gestimuleerd.
Verlof Als een trainee verlof wil opnemen, bespreekt hij/zij dit met de leidinggevende. Vervolgens registreer je dit in een digitaal systeem. De decaan accordeert uiteindelijk de verlofaanvraag. Belangrijk is om binnen de organisatie waar jij je opdracht vervult goed in de agenda te registreren wanneer je verlof hebt. Trainees wordt aangeraden het verlof verspreid over de drie periodes van 8 maanden op te nemen. Op deze wijze voorkom je dat je in één periode van 8 maanden veel meer verlof opneemt dan in een andere periode. Het is de bedoeling dat er aan het einde van het traineeprogramma geen resterend verlof meer open staat.
Ziekte In geval van ziekte meldt een trainee dit bij de direct leidinggevende én bij de decaan. Dit doe je vóór 09.30 uur. Als je afspraken hebt voor die dag regel je zelf dat betrokkenen op de hoogte worden gesteld. Indien nodig regel je een vervanger. De decaan heeft tijdens ziekte regelmatig contact met je. In geval van langer durende ziekte ontvang je een oproep van de bedrijfsarts.
Terugbetalingsregeling In trainees wordt, naast de salariskosten, ook fors geïnvesteerd in leer- en ontwikkelkosten, gemiddeld € 10.000,-. Dit schept verplichtingen. Wederzijds gaan we er vanuit dat iedereen het traineeprogramma volledig volgt en niet tussentijds vertrekt. Na afloop van het programma bestaat er géén terugbetalingsverplichting meer, bij tussentijds vertrek wel. In het aanstellingsgesprek wordt hier meer informatie over gegeven. Overigens vervalt deze verplichting als een trainee na afloop van het programma in dienst treedt bij een van de deelnemende organisaties of in dienst treedt bij een andere overheidsinstantie.
39
Bijlage 4 // Opdrachten De projecten/opdrachten voor trainees zijn divers en worden uitgevoerd in 8 maanden binnen een afdeling of cluster van een gemeente of de provincie. Opdrachten mogen veeleisend zijn, een trainee wordt geacht zelfstandig te kunnen werken. Onder voorwaarde van uitstekende begeleiding. Want een trainee werkt vanuit een intrinsieke motivatie om zich verder te ontwikkelen en kijkt dan ook met een onbevangen, kritische en vernieuwende blik naar bestaande werkprocessen, organisatievraagstukken en bedrijfscultuur. Niet alleen een trainee leert, maar ook de afdeling of het team waar de trainee is geplaatst. Deze wisselwerking kan heel vruchtbaar zijn, als de opdrachtgever bereid is te investeren in begeleiding. Opdrachten liggen niet per definitie in het verlengde van de afstudeerrichting. Integendeel, de uitdaging tot ontwikkeling kan net liggen in een heel ander vlak. Voorbeelden van opdrachten in de afgelopen jaren zijn:
Duurzaam doen! Leveren van bijdragen aan actieplan duurzame mobiliteit, een actieplan biodiversiteit, de uitwerking van een Recreatievisie Grensmaas voor Maastricht en implementatie van een aanpak voor snippergroen. Rol trainee: beleidsmedewerker/procesmanager
Moderniseren van de Gemeentelijke Basisadministratie en organiseren van de verkiezingen voor gemeenteraad maart en Europese verkiezingen mei 2014 Het regelen van een foutloze uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 op grond van de wettelijke taken, waaronder het werven van leden van stembureaus en inrichten van 62 stembureaus. Verder de overgang realiseren van de huidige Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) naar de nieuw vastgestelde Basis Registratie Personen (BRP). Rol trainee: projectleider
Innovatie buurtgericht werken Voor een periode van acht maanden in de rol van stadsdeelmanager een bijdrage leveren aan burgerparticipatie en het opnieuw inrichten van de structuren tussen gemeente en buurten. Vanuit die optiek de bestaande functie flexibel en op een andere manier uitvoeren om zo een advies te kunnen uitbrengen over een nieuwe invulling van deze functie. Rol trainee: Projectleider en adviseur
40
25 jaar Verdrag van Maastricht Het opstellen van een projectplan met een op hoofdlijnen uitgewerkt programma voor de ‘viering’ van 25 jaar verdrag van Maastricht. Er is bij afronding sprake van bestuurlijk draagvlak, de financiële paragraaf is voorzien van dekkingsvoorstellen en er is een samenwerkingsparagraaf waarbij alle relevante stakeholders (in- en extern) in kaart zijn gebracht en zijn voorzien van een heldere taak- en rolverdeling. Afgesloten wordt met richtinggevende programmalijnen en een uitgewerkt procesvoorstel om uitwerking op operationeel niveau mogelijk te maken. Rol trainee: Projectleider
Project Glazen Huis / Serious Request Als lid van het projectteam mede opstellen van een, voor de gemeente Heerlen, belangrijke evaluatie van 2014, het uitvoeren van een risico-analyse, het opzetten van de multidisciplinaire coördinatiestructuur, advies over communicatie en crowd management, een verkenning uitvoeren van voorschriften en vergunningen alsmede het opstellen van toetsingscriteria voor last minute initiatieven. Rol trainee: (project)adviseur
Regulering wietteelt op Zuid-Limburgse schaal (8 coffeeshopgemeenten) Opstellen van een juridische verkenning op grond van geldende regelgeving, het beschrijven van productiescenario’s en het opstellen van een plan van aanpak om te komen tot regulering van de wietteelt waarmee 8 gemeenteraden kunnen instemmen. Rol trainee: projectleider
Decentralisaties van de WMO, de jeugdzorg en de participatiewet. Beleidskaders zodanig invullen dat ze ook van toepassing zijn op de specifieke situatie in de gemeente. Dit doen door het verzamelen en analyseren van gegevens, onderzoeken van best practices en op grond daarvan formuleren van adviezen. Rol trainee: beleidsmedewerker/adviseur
Buitengoed Geul & Maas Als projectleider verantwoordelijk voor pilots die bijdragen aan leereffecten voor het buitengoed (vm landgoederenzone) en het positioneren van het Buitengoed Geul & Maas als groene en aantrekkelijke regio in Zuid-Limburg. Rol trainee: projectleider
41
Regionale energievisie Het opstellen van een energievisie met als doel de abstrate energiedoelstellingen uit het Provinciaal Omgevingsplan te vertalen naar een op de regio toegespitste versie met concrete kwantitatieve doelstellingen voor de diverse energieopties (besparing én opwekking). Rol trainee : beleidsmedewerker en projectadviseur
Communicatie en kennisontwikkeling in relatie tot vermaatschappelijking van natuur Ontwikkeling van draagvlak en initiatief voor vermaatschappelijking van natuur, zodanig dat er systeeminnovaties kunnen plaatsvinden van de natuursector in samenwerking met andere sectoren. Concreet organiseren van externe werkateliers met digitale discussiegroepen, het (laten) uitvoeren van een natuurbelevingsonderzoek en creëren van een e-learning-omgeving. Rol trainee: Projectadviseur
Euregio Rijn-Maas-Noord Schrijven van een initiatieven- en projecten lijst voor concretere samenwerking binnen de Euregio. De projecten moet bijdragen aan het zichtbaarder maken van de euregio. Het samenstellen gebeurt met behulp van themagroepen, bestaande uit verschillende partners. Rol trainee: Projectleider/adviseur
Ontwikkeling en implementatie stimuleringsregeling Kamers met Kansen Komen tot een door GS vastgestelde stimuleringsregeling waarmee een aantal jongeren een adequate woonvoorziening kan worden geboden. Het betreft jongeren die de formele jeugdzorg verlaten. Door het bieden van adequate woonvoorzieningen kan risico op uitval en terugval worden verkleind. Rol trainee: projectleider
42
Campus Greenport Venlo, deelproject lab ontwikkeling Het opstellen van een programma van eisen voor een lab op de Campus Greenport Venlo, met een haalbaarheidsanalyse, een locatie- en inrichtingsvoorstel, een begroting met exploitatieraming, een financieringsplan en een beheersplan. Rol trainee: projectleider
Project Leren en Ontwikkelen Meebouwen aan een netwerk voor leren en ontwikkelen, binnen en buiten de provinciale organisatie in samenhang met het scherp definiëren van de ontwikkelbehoeften. Mee invulling geven aan een programma, dat zich richt op de werkwijze en cultuur van de organisatie onder gelijktijdige coördinatie van de verschillende deeltrajecten. Rol trainee: projectadviseur en programmasecretaris
43
Bijlage 5 // Groepsopdrachten Naast het werken aan specifieke opdrachten c.q. in specifieke functies worden de trainees ook uitgedaagd om in kleinere groepen gezamenlijk aan groepsopdrachten te werken. In de twee jaar van het traineeprogramma moeten trainees minstens twee keer deelnemen aan een groepsopdracht. Deze groepsopdrachten worden ‘in eigen tijd’ uitgevoerd. Er wordt uitgegaan van een gemiddelde van vier uur per week, met een maximale investering van 100 uur. De opdracht beslaat gemiddeld een periode van ongeveer drie tot maximaal vijf maanden. De aard van een groepsopdracht vergt soms een intensievere periode van inzet dan in een andere periode. Vandaar dat gesproken wordt over gemiddelden. Een groepsopdracht kan en mag periode-overstijgend zijn. Een groepsopdracht moet altijd te combineren zijn met de reguliere opdracht. Van de groep trainees wordt een eindpresentatie van de opdracht verwacht, samen met een eindrapportage en reflectie. De groepsopdracht kan worden aangeboden door de organisaties, maar kan ook worden beschreven door de trainees zelf. Waarbij vervolgens een opdrachtgever wordt gezocht. De minimale randvoorwaarden voor een groepsopdracht kunnen als volgt worden gedefinieerd: • • • • •
• •
44
De opdracht betreft een organisatorisch of maatschappelijk c.q. publiek belang; de opdracht is noodzakelijk en gebaseerd op een helder omschreven op te leveren eindresultaat (SMART); bij aanvang wordt een indicatie gegeven van het aantal te investeren uren én wordt een financiële begroting opgesteld; er is sprake van een eenduidige opdrachtgever, die de voortgang bespreekt met de opdracht nemende trainees. De opdrachtgever keurt de begroting goed en geeft daarmee financieel mandaat; de opdracht is van HBO/WO niveau en daagt de trainees uit. De trainees moeten de mogelijkheid hebben om in de groepsopdracht verworven kennis toe te passen en/of extra kennis te verwerven. Ook geeft ruimte om (specifieke) competenties verder te ontwikkelen; de trainees krijgen voldoende ruimte en verantwoordelijkheid om de opdracht zelf (mee) vorm te geven en ervoor te zorgen dat leerpunten er onderdeel van uitmaken; of een groepsopdracht mag worden aangenomen c.q. worden uitgevoerd is ter finale beslissing aan de decaan. Dit besluit wordt genomen op basis van een heldere opdrachtbeschrijving die SMART is geformuleerd en waarin, volgens een plan van aanpak, ook heldere mijlpalen worden genoemd. Tijdens de invulling van de groepsopdracht wordt de decaan geïnformeerd over voortgang.
Organisatorische en financiële randvoorwaarden • • • • •
De salariskosten van trainees bij een groepsopdracht zijn voor rekening van het traineeprogramma RichtingZuid. Dit is inclusief de reiskosten woon-/werkverkeer. Reiskosten die gemaakt worden voor de groepsopdracht komen ten laste van door de opdrachtgever beschikbaar te stellen financieel budget tenzij anders overeengekomen met de decaan. Algemene opleidingskosten van de trainee zijn voor rekening van het traineeprogramma RichtingZuid. Opleidingskosten die specifiek verband houden met de groepsopdracht, zijn voor rekening van de opdrachtgever. Alle andere kosten, verband houdende met de realisatie van de groepsopdracht komen voor rekening van de opdrachtgever. De opdrachtgever beoordeelt ten finale of de groepsopdracht naar genoegen is uitgevoerd.
45
Bijlage 6 // Competenties Gedurende de traineeperiode wordt veel aandacht geschonken aan de ontwikkeling van competenties. Afspraken hierover worden vastgelegd in persoonlijke ontwikkelplannen, in jaarplannen en in evaluatie- en beoordelingsdocumenten. De uitwerking van alle competenties is vastgelegd op drie niveaus. Afhankelijk van taak, rol en functie wordt afgesproken over welk competentieniveau een trainee moet beschikken en waar zijn/haar ontwikkeling zich op richt. Er worden nooit over alle competenties ontwikkelafspraken gemaakt, je concentreert je op een aantal competenties. Binnen het traineeprogramma wordt de volgende definitie gehanteerd: Een competentie is een combinatie van kennis, vaardigheden, persoonskenmerken en motivatie die iemand nodig heeft om succesvol te kunnen functioneren.
Voor het programma zijn 14 competenties gedefinieerd die als meest essentieel worden beschouwd. Deze competenties maken ook onderdeel uit van de functieprofielen en het algemene profiel van een trainee. Alle hierna beschreven competenties kunnen dus worden gebruikt voor de plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken. Maar de competenties 1 tot en met 6 zijn leidend, zij vormen het algemeen competentieprofiel van een trainee. In het selectieproces voor trainees wegen deze zes competenties zwaar.
46
• Omgevingsgericht • Initiatiefrijk • Communicatief • Samenwerkingsgericht • Resultaatgericht • Creatief • Bestuurlijke sensitiviteit • Flexibel gedrag • Inlevingsvermogen • Innovatief/Vernieuwingskracht • Analytisch • Netwerker • Onderhandelen • Plannen en Organiseren
47
Omgevingsgericht Volgt relevante ontwikkelingen in de zijn/haar omgeving en van de organisatie en benut deze kennis voor de organisatie, het vakgebied en de opdracht. Niveau 1: Zich informeren over externe ontwikkelingen • is op de hoogte van actuele zaken, weet wat er speelt op maatschappelijk, politiek, technologisch en economisch gebied • stelt zich op hoogte van ontwikkelingen binnen het eigen vakgebied • wisselt regelmatig van gedachten met anderen over de externe ontwikkelingen • is zich bewust van bestuurlijke en politieke consequenties van zijn/haar functioneren Niveau 2: Actief gebruik maken van zijn kennis van de externe ontwikkelingen • communiceert regelmatig over de betekenis die aan externe ontwikkelingen moet worden toegekend • participeert in kennisnetwerken • maakt gebruik van zijn kennis van ontwikkelingen in zijn werk Niveau 3: Bevorderen van het omgevingsbewustzijn • treedt binnen het vakgebied op als vraagbaak voor anderen • vertaalt relevante externe ontwikkelingen naar de eigen organisatie • ondersteunt en stimuleert anderen om informatie uit te wisselen over relevante externe ontwikkelingen
48
Initiatiefrijk Onderneemt uit eigen beweging acties en doet voorstellen. Wacht niet af, neemt het voortouw, anticipeert, zoekt kansen en signaleert knelpunten en handelt hiernaar. Is nieuwsgierig en enthousiast en niet bang om zich te onderscheiden. Niveau 1: Vanuit zichzelf, binnen de eigen werksituatie, meer dan opgedragen is doen. • ziet waar werk blijft liggen • pakt uit eigen beweging werkzaamheden op • biedt hulp aan en/of vraagt om hulp • onderneemt actie als zaken anders en beter kunnen Niveau 2: Ongevraagd en zelfstandig actie ondernemen. • neemt het initiatief in overleggen en draagt ideeën en oplossingen naar voren. • komt met verbetervoorstellen • kijkt vooruit om op toekomstige gebeurtenissen te kunnen anticiperen • ziet kansen en grijpt ze Niveau 3: Initiatieven borgen in de organisatie en bijdragen aan initiatiefrijke organisatie. • neemt het voortouw om ideeën en besluiten daadwerkelijk uit te voeren • gaat door met het initiatief of idee zonder zich uit het veld te laten slaan door tegenslag of tegenwerking • richt zich op de toekomst om te signaleren waar kansen voor de organisatie liggen en pakt deze op
Communicatief Gebruikt, afhankelijk van de situatie of het doel, een geschikte vaardigheid of een passende wijze van communiceren (mondeling, schriftelijk etc.). Schat situaties op de juiste wijze in en heeft gevoel voor de omstandigheden. Weet zich aan te passen aan die omstandigheden. Kan ideeën en informatie, zowel mondeling als schriftelijk, helder en duidelijk overbrengen. Doet dit op zodanige wijze dat de essentie wordt begrepen. Maakt daarbij effectief gebruik van de bestaande communicatiemiddelen. Niveau 1: Luisteren en overbrengen • brengt een heldere en logische structuur aan in de informatie, door vorm en opbouw; to-the-point, wijdt niet onnodig uit • gebruikt taal die aansluit bij de boodschap en doelgroep, gebruikt geen onnodig vakjargon • mondeling: spreekt rustig en duidelijk verstaanbaar Nederlands (snelheid, volume, articulatie); maakt hierbij effectief gebruik van woord, gebaar en hulpmiddelen. • schriftelijk: Schrijft helder, beknopt en foutloos (woordkeuze, spelling, grammatica); • toont belangstelling en betrokkenheid en luistert actief naar anderen; vraagt de ander naar zijn mening, advies en welbevinden • is in uitleg rustig en zeker, net zolang totdat de boodschap volledig bij de ander is overgekomen
Niveau 2: Effectief en efficiënt informatie zenden en ontvangen • presenteert zich gemakkelijk en legt contacten in verschillende sociale en multiculturele omgevingen • bouwt een betoog logisch op en houdt de aandacht vast • toetst of boodschap is overgekomen op doelgroep • stelt zich open voor overleg • onderkent (non)verbale communicatie Niveau 3: Zorgdragen voor een goed communicatieklimaat • heeft aandacht voor andermans behoeften, belangen, emoties en opvattingen en anticipeert hierop door verbale en non-verbale communicatiestijl aan te passen • maakt complexe onderwerpen begrijpelijk voor anderen • stimuleert anderen tot helder communiceren • bevordert de onderlinge communicatie
49
Samenwerkingsgericht De bereidheid en het vermogen om samen te werken met anderen aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet van persoonlijk belang is. Stelt in zijn/haar functioneren het algemeen belang voorop. Niveau 1: Meewerken en informeren van anderen • toont belangstelling voor collega’s en biedt op verzoek hulp aan • komt afspraken na • deelt informatie en ervaringen met anderen • geeft eigen mening en vraagt mening van collega’s en houdt hier rekening mee • draagt bij aan gemeenschappelijk doel Niveau 2: Op eigen initiatief met anderen werken aan een gezamenlijk resultaat • biedt gevraagd en ongevraagd hulp aan en vraagt waar nodig zelf om hulp • maakt heldere en meetbare afspraken • wisselt op eigen initiatief informatie/kennis en ideeën met medewerkers/collega’s uit in het kader van het gemeenschappelijke doel • verwerkt meningen van anderen in eigen ideeën, plannen en werkwijzen
50
Niveau 3: Stimuleren van samenwerking • moedigt anderen aan om samen te werken en hun ideeën te uiten • komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren • stimuleert medewerkers/collega’s om periodiek met elkaar informatie/kennis te delen • bevordert de goede verstandhouding en geeft opbouwende kritiek en feedback
Resultaatgericht Is gericht op het vertalen van doelen en het realiseren van resultaten volgens tijdpad, normen en afspraken.
•
Niveau 1: Zich inzetten om gestelde doelen te realiseren. • vertaalt doelen voor zichzelf in concreet, meetbare en haalbare resultaten • zorgt dat de afgesproken resultaten gerealiseerd worden • geeft tijdig aan wanneer er knelpunten in het werk optreden • is vasthoudend bij verstoringen en tegenslag
Creatief Benadert vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken, met originele en nieuwe ideeën, komt met oplossingen en durft gevestigde denkpatronen te doorbreken.
Niveau 2: Bewaken van doelstellingen en het nemen van eigen initiatief. • stelt hoge eisen aan zijn/haar werk en neemt geen genoegen met een gemiddeld resultaat • werkt outputgericht en stelt prioriteiten • is vindingrijk in het inzetten van beschikbare middelen om een gesteld resultaat te behalen • is vasthoudend in het zoeken naar oplossingen voor complexe problemen: stelt zo nodig aanpak bij Niveau 3: Gericht zijn op het behalen van doelen en resultaten van de organisatie op lange termijn • zet ongebruikelijke methoden met resultaat in, zonder de grenzen van het toelaatbare te overschrijden • realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvoorwaarden, zowel binnen als buiten het eigen aandachtsgebied • stelt meetbare doelstellingen op en definieert daarbij de resultaten op lange termijn
stimuleert anderen in het stellen en realiseren van ambitieuze doelen en vertoont hierin voorbeeldgedrag
Niveau 1: Op een andere dan de gebruikelijke manier naar vraagstukken kijken en kritisch en doordacht reageren. • heeft meerdere voorstellen of ideeën bij het oplossen van vraagstukken • benadert vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken • levert een productieve bijdrage in brainstormsessies • haakt in op nieuwe zienswijzen Niveau 2: Met nieuwe of alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen. • hanteert bij vraagstukken nieuwe en onverwachte invalshoeken • komt met nieuwe en originele ideeën en oplossingen • speelt een bepalende rol in brainstormsessies • draagt ertoe bij dat vernieuwende ideeën in de organisatie gehoord en gezien worden Niveau 3: Zelf vernieuwend en origineel zijn en anderen hiertoe aanzetten. • inspireert anderen (bv. collega’s) in een vernieuwend denkproces • creëert synergie tussen de eigen ideeën en die van anderen om tot vernieuwende voorstellen te komen 51
•
draagt ertoe bij dat vernieuwende ideeën in de organisatie tot uitvoering worden gebracht.
Bestuurlijke sensitiviteit Anticipeert op en onderkent het belang van gebeurtenissen die van invloed zijn op het bestaande beleid en het handelen van politiek-bestuurlijke verantwoordelijken. Niveau 1: Positie kennen • voelt bij actuele feiten goed aan wanneer directie en/ of bestuur moeten worden geïnformeerd. • is op de hoogte van de belangrijkste gevoeligheden en plaatst gebeurtenissen in de juiste context. • signaleert belangrijke feiten of meningen en geeft deze intern door aan de juiste personen. Niveau 2: Actief sensitief • heeft goed zicht op de opvattingen van het bestuur en integreert deze in eigen functie. • neemt ambtelijk en bestuurlijk relevante gebeurtenissen en ontwikkelingen waar, signaleert deze tijdig en biedt daarbij oplossingen en alternatieven. • houdt zicht op de media en anticipeert op verschuivingen in het politiek-bestuurlijke klimaat. • integreert externe, politiek-bestuurlijk relevante ontwikkelingen en belangen goed in eigen beleids-/ adviesproces. • anticipeert en signaleert wanneer de belangen van de Provincie en/of van bestuurders in het geding dreigen te komen/zijn.
Niveau 3: Politiek-bestuurlijk afbreukrisico • anticipeert en handelt actief wanneer de belangen van de organisatie en/of van bestuurders in het geding dreigen te komen/ zijn. • heeft een goed oog voor de partijpolitieke aspecten en de verhoudingen binnen het collega c.q. de gemeenteraden/provinciale staten bij relevante ontwikkelingen en gebeurtenissen. • taxeert tijdig en juist verschuivingen in belangen en inhoudelijke standpunten, ook als deze zich op langere termijn voordoen. • overziet de bestuurlijke en maatschappelijke doelen/ belangen/prioriteiten.
Flexibel gedrag Heeft het vermogen zich effectief aan te passen bij zich wijzigende omstandigheden, weerstand, problemen of kansen door zijn werkwijze te variëren, teneinde het gestelde doel te bereiken. Niveau 1: Adequaat reageren op zich wijzigende omstandigheden • heeft inzicht in eigen aanpak • schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden binnen eigen gebied • staat open voor feedback • ziet in wanneer gedragsstijl niet aanslaat bij de ander Niveau 2: Ontwikkelingen doorzien en daar snel op in spelen • schakelt snel naar andere situaties en is snel inzetbaar op andere aangrenzende gebieden • pikt snel nieuwe zaken op en neemt deze mee in zijn/
•
haar eigen werkzaamheden past eigen gedragsstijl aan de situatie aan
Niveau 3: Stimuleren van anderen om over gedragsstijl na te denken en anticiperen op zich wijzigende omstandigheden • ziet wanneer er behoefte is aan, dan wel een noodzaak voor verandering en ontplooit hiervoor initiatieven • wisselt gemakkelijk van gedragsstijl als de situatie daarom vraagt • stimuleert anderen tot het zich eigen maken van verschillende gedragsstijlen
Inlevingsvermogen Onderkent gevoelens en behoeften van anderen, verplaatst zich in anderen en is zich bewust van de invloed van het eigen handelen. Niveau 1: Interesse laten blijken • Luistert naar anderen en is geïnteresseerd in de mening of het verhaal van een ander. • Toont begrip voor afwijkende ideeën, gewoonten en omgangsvormen. • Toont belangstelling voor persoonlijke gebeurtenissen die voor de ander belangrijk zijn (verjaardagen, geboortes, promoties, studie etc.) • Houdt bij voorstellen en acties rekening met (persoonlijke) omstandigheden waarin anderen verkeren • Houdt bij voorstellen en acties rekening met gevoelens en behoeften van anderen.
Niveau 2: Inspelen op signalen in individueel contact • Reageert alert en met begrip op gevoelsuitingen van anderen. • Laat anderen in hun waarde, ook in emotionele en lastige situaties. • Houdt rekening met doelstellingen, wensen en belangen van een ander. • Denkt bij het zoeken naar oplossingen mee vanuit het gezichtspunt van de ander. • Maakt vermoede gevoelens van onvrede over het werk van de ander bespreekbaar. • Gaat op tactvolle wijze het gesprek met anderen aan wanneer privé kwesties het functioneren van anderen beïnvloeden. Niveau 3: Hanteren van signalen en emoties tussen anderen • Maakt spanningen of conflicten in een groep bespreekbaar. • Maakt onvrede, weerstand of gevoeligheden binnen de organisatie bespreekbaar. • Stelt in een groep de onderlinge omgang aan de orde op een manier die door allen wordt geaccepteerd. • Is kritisch op het eigen (voorbeeld)gedrag binnen de organisatie. • Signaleert en anticipeert op latente gevoelens en behoeften van verschillende betrokkenen binnen de organisatie.
53
Innovatief/Vernieuwingskracht Komt met oorspronkelijke oplossingen voor problemen die met de functie verband houden. Is voortdurend gericht op vernieuwende concepten en bedenkt nieuwe werkwijzen ter vervanging van bestaande. Niveau 1: Alternatieven bedenken • Zoekt bij problemen in het eigen werk naar alternatieven en verbeteringen. • Probeert nieuwe toepassingsmogelijkheden of werkwijzen uit, wanneer de bestaande methoden niet het gewenste resultaat leveren. • Brengt ideeën in tijdens brainstormsessies. • Bedenkt nieuwe procedures, werkmethoden of regels voor bekende problemen en beleidsvelden. • Bedenkt oorspronkelijke en niet-alledaagse oplossingen voor problemen en verliest de praktijk daarbij niet uit het oog. Niveau 2: Vernieuwing • Verbindt verschillende soorten informatie met elkaar en komt daarmee tot eigen ideeën. • Redeneert pragmatisch vanuit hetgeen dat voorhanden is, niet vanuit wat er zou moeten zijn. • Betreedt nieuwe paden bij het verbeteren van bestaande oplossingen en werkwijzen. • Experimenteert met nieuwe methoden en denkrichtingen, gericht op verbetering van bestaande methoden. • Improviseert en komt met onverwachte en vernieuwende suggesties. • Komt met nieuwe zienswijzen, invalshoeken of 54
•
benaderingen en plaatst vraagstukken in een andere context. Denkt in oplossingen en bouwt verder op bestaande ideeën.
Niveau 3: Creativiteit in relatie tot de gehele organisatie • Levert met nieuwe ideeën een bijdrage aan de versteviging van de positie van de provinciale organisatie. • Maakt oplossingsrichtingen zichtbaar die impact hebben op de provincie en haar omgeving. • Komt op organisatieniveau met vindingrijke oplossingen die nog niet eerder door anderen werden bedacht. • Ziet originele mogelijkheden voor de provincie in termen van samenwerking, belangen en/of beleid. • Improviseert in complexe situaties. • Komt in situaties waar anderen geen mogelijkheden meer zien met vernieuwende oplossingen en ideeën.
Analytisch Signaleert problemen, ziet verbanden, trekt gegronde conclusies en schat de consequenties juist in. Kan snel schakelen in gedachten. Niveau 1: De essentie van het probleem zien. • stelt gericht vragen om een probleem helder te krijgen • gaat systematisch en gestructureerd te werk in het analyseren van een probleem • kan hoofd- en bijzaken onderscheiden • is in staat relevante informatie te verzamelen
Niveau 2: Verbanden leggen en oorzaken zien. • benadert een probleem vanuit verschillende invalshoeken en komt tot een genuanceerd oordeel • legt verbanden tussen verschillende soorten problemen en informatie. De trainee kan het probleem relateren aan soortgelijke problemen • kan oorzaak en gevolg goed onderscheiden en door logisch redeneren conclusies trekken. • weet wanneer de verzamelde informatie voldoende is voor het trekken van conclusies; maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en interpretaties/ veronderstellingen Niveau 3: Complexe analyses maken. • overziet gevolgen op lange termijn • heeft inzicht in (onderliggende) belangentegenstellingen • plaatst het probleem in een ruimere context dan zijn/ haar eigen vakgebied • ziet grote lijnen en tilt vraagstukken op een hoger abstractieniveau
Netwerker Zoeken, opbouwen en onderhouden van contacten en samenwerking met collega’s, klanten en overige potentiële relaties die van belang zijn voor de doelen van de organisatie en/of het - onderdeel. Niveau 1: Onderhouden van contacten • houdt belangrijke ontwikkelingen in het netwerk bij • toont interesse voor de zakelijke en persoonlijke omstandigheden van de gesprekspartner, luistert actief en gaat gesprek aan
• • •
onderhoudt makkelijk contacten in uiteenlopende situaties neemt regelmatig opnieuw contact op met anderen om bestaande netwerk te onderhouden bezoekt gelegenheden waar hij kans heeft zijn netwerk te onderhouden
Niveau 2: Leggen van nieuwe contacten • speelt goed in op belangrijke ontwikkelingen in het netwerk • spreekt eigen netwerk aan als hij specifieke kennis of informatie nodig heeft • brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor en stimuleert informatie-uitwisseling • voelt zich op zijn gemak tussen (on)bekenden, kan achtergronden en relaties inschatten, stapt zelf op mensen af, maakt een afspraak voor een nieuw contactmoment • zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang Niveau 3: Uitbouwen professioneel en invloedrijk netwerk • anticipeert op belangrijke ontwikkelingen in het netwerk • gaat samenwerkingsverbanden aan waardoor de organisatie haar doelen beter kan waarmaken • wendt het eigen netwerk aan om anderen te ondersteunen • stimuleert anderen hun interne en externe contacten te onderhouden en nieuwe contacten te leggen, geeft tips
55
Onderhandelen Het bereiken van doelen in overleg met andere belanghebbenden en het daarbij eens worden zonder elkaars belangen uit het oog te verliezen op een wijze die bij beiden partijen tot overeenstemming en acceptatie leidt. Niveau 1: Basis onderhandelen • Maakt tijdens de onderhandeling zijn/haar eigen belangen, argumenten en overwegingen duidelijk aan de andere partij. • Vraagt tijdens onderhandelingen actief naar de argumenten en overwegingen van de andere partij. • Weegt de argumenten en geboden voor en nadelen van de ander ten opzichte van het eigen belang. • Toont de wil om tijdens onderhandelingen tot overeenstemming te komen. • Geeft tijdens de onderhandeling niet alle argumenten in n keer weg aan de tegenpartij. • Controleert na de onderhandelingen of de eindafspraak geaccepteerd is door de onderhandelingspartner. Niveau 2: Flexibel onderhandelen • Bepaalt voor het onderhandelen de eigen grenzen en de standpunten waar eventueel van af geweken kan worden. • Stelt voor het onderhandelen reële doelstellingen vast. • Hanteert een bewuste onderhandelingsaanpak om zijn/haar doel te bereiken en schakelt over op een andere techniek als dat nodig blijkt. • Houdt tijdens het onderhandelen rekening met het belang van de tegenpartij en het belang van de relatie 56
•
met de tegenpartij. Schetst de positieve gevolgen van zijn/haar voorstellen voor de belangen van de andere partij.
Niveau 3: Win-win in complexe situaties • Onderzoekt in complexe of onduidelijke situaties de onderhandelingsruimte van de verschillende partijen en brengt deze in kaart. • Zoekt tijdens onderhandelingen naar mogelijkheden om argumenten en voor en nadelen uit te ruilen. • Bemiddelt bij conflicten en zoekt in complexe situaties actief naar gemeenschappelijke belangen van de verschillende partijen. • Is tijdens onderhandelingen zonodig ‘hard’ op het organisatiebelang en de eigen positie, maar ‘zacht’ op de relatie. • Zoekt tijdens onderhandelingen actief naar gemeenschappelijke belangen en uitkomsten. • Sluit coalities en zoekt naar uitruilopties.
Plannen en Organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, activiteiten en middelen aangeven om bepaalde doelen te bereiken. Niveau 1: Effectief plannen en organiseren van eigen werk • weet wat hij moet doen en neemt (binnen kaders) initiatief • stelt doelen en prioriteiten in het eigen werk • rondt het werk op tijd af • komt afspraken na
Niveau 2: Coördineren van eigen werk en dat van anderen • genereert de middelen die voor het bereiken van de doelstellingen benodigd zijn • heeft overzicht over de uit te voeren taken • geeft aan hoe het werk efficiënt en effectief kan worden ingedeeld en uitgevoerd; maakt duidelijke afspraken en geeft verwachtingen aan (wie, wat wanneer) • stelt doelen en prioriteiten in eigen werk en dat van anderen Niveau 3: Sturen op hoofdlijnen • ziet toe op een efficiënte en effectieve besteding van middelen • stuurt de planning en organisatie van werkzaamheden aan en ondersteunt anderen daarbij • anticipeert op relevante ontwikkelingen die van invloed zijn op de doelen van de organisatie en past planningen en doelstellingen hierop aan • doet meerdere zaken gelijktijdig, kan daarbij snel schakelen van het een naar het ander en houdt de hoofdlijnen in het vizier
57
Bijlage 7 // Persoonlijk Ontwikkelplan (POP)
Voor je persoonlijke ontwikkeling stel je als trainee een persoonlijk ontwikkelplan (POP) op. Dit kan naar eigen inzicht worden opgesteld. Het POP bespreek je met de decaan van het traineeprogramma. Een POP is een dynamisch document. In voortgangsgesprekken kijk je samen met de decaan naar je ontwikkeling en kijken jullie of bijstelling/aanpassing nodig is. Onderwerpen die aan bod komen in een POP: Stap 1: Waar sta je op dit moment? • Welke competenties heb je in huis? • Waar ben je goed in? • Wat kun je nog verbeteren? Stap 2: Waar wil je heen? Wat zijn je ambities? • Welke capaciteiten wil je ontwikkelen? Waar wil je beter in worden? • In welke richting wil je je ontwikkelen (lange termijn)? • Aan welk competentieprofiel moet je voldoen? Stap 3: Passen je wensen en ambities bij je organisatie? • Wat is de ontwikkelingsrichting van je eigen team/ afdeling? • Passen je wensen en ambities bij de ontwikkeling van de organisatie als geheel? • Sluiten je eigen wensen en ambities aan op de behoeften van de organisatie (het strategisch opleidingsplan) / de afdeling / het team?
58
• •
Wat leveren je voorgestelde ontwikkelingsactiviteiten voor de organisatie op? En op welke termijn zijn resultaten van deze activiteiten zichtbaar?
Stap 4: Hoe kom je daar? • Vertaal je ambities en de koers van je organisatie in heldere leerdoelen (SMART). • Onderzoek wat je behoefte is aan ondersteuning. Denk hierbij aan geld, tijd, leermogelijkheden, middelen, maar ook aandacht.
Stap 8: Evalueer je ontwikkelingstraject. • Maak afspraken hoe je het traject evalueert, met wie en leg dit ook vast. • Wat zijn de resultaten van je ontwikkelactiviteiten? Welke successen heb je geboekt? • Heb je datgene wat je hebt geleerd kunnen toepassen in je werk? Tot slot is het erg belangrijk om, wanneer het POP is vastgesteld, het plan regelmatig te actualiseren. Jezelf ontwikkelen is een continu en cyclisch proces.
Stap 5: Welke concrete acties ga je of gaat de organisatie ondernemen? • Welke ontwikkelactiviteiten ga je wanneer ondernemen (korte termijn)? • Wie begeleid je daarin? • Hoe denk je dat je leidinggevende en collega’s hierin een rol zouden kunnen spelen? Stap 6: Plan en contracteer je ontwikkelactiviteiten. • Bespreek je plannen met de decaan. • Leg je afspraken vast in je Persoonlijk Ontwikkelplan (POP). Stap 7: Voer je ontwikkelactiviteiten uit. • Voer de activiteiten die in de vorige stap zijn vastgelegd uit. • Bewaak de voortgang van je eigen ontwikkelingstraject. Stel je POP zo nodig bij.
59
Bijlage 8 // Evaluatie en reflectie
60
De STARR methodiek is een goede methode om te evalueren en te reflecteren. Op basis hiervan kun je verbeteringen doorvoeren. Maar hoe pas je dit nu toe? S De Situatie. Was was het project / de opdracht waaraan je werkte? T
Wat was jouw Taak hierin
A
Welke Activiteiten heb jij ondernomen?
R Wat was hiervan het (eind)Resultaat of (deel) resultaat? R
Was is jouw Reflectie hierop? Wat ging er goed? Wat kan misschien beter?
Stel voor jezelf concrete vragen aan de hand van concrete acties. Dit maakt het voor jezelf inzichtelijker. Vervolgens geef je op basis van jouw reflectie aan wat volgens jou de verbeterresultaten zijn. Bijvoorbeeld beter plannen, beter feedback geven, beter afstemmen, beter onderhandelen, enzovoorts. Vervolgens geef je aan hoe je die verbeteringen wilt bereiken, wat je daarvoor gaat ondernemen en wie je daarbij misschien om hulp kunt vragen. Door het gebruik van deze methodiek kun je op systematische wijze tot verbetering komen.
61
11 // Notities Eigen aantekeningen …………………………………………………… ………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… 62
…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………
…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………
…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… 63
