TOEWIJZINGSLEIDRAAD TAVERNE DE WILDEMAN

TOEWIJZINGSLEIDRAAD TAVERNE DE WILDEMAN 1. Concessiegever §1. BEVOEGD ORGAAN De concessie zal verleend worden door: Gemeentebestuur Herent Spoorwegstraat 6 3020 Herent 016 85 30 20 www.herent.be

§2. LEIDEND AMBTENAAR Steve Stroobants Wnd. Diensthoofd vrije tijd 016 85 30 20 [email protected]

§3. WIJZE VAN TOEKENNING VAN DE CONCESSIE Deze opdracht betreft een concessie van de taverne De Wildeman welke niet is onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Er wordt evenwel een openbare procedure gehouden teneinde alle geïnteresseerden gelijke kansen te verlenen om de concessie te bekomen. De concessie zal worden toegewezen aan de inschrijver met de meest voordelige offerte. De toewijzingsprocedure zal als volgt verlopen: De inschrijvers dienen hun offerte in uiterlijk op 17 januari 2014 om 12u00 bij het secretariaat van het bevoegd orgaan vermeld in deze toewijzingsleidraad. De concessiegever zal hen uitnodigen om hun offerte toe te lichten in de periode van 20 tot 24 januari 2014. Op deze toelichting zullen eventueel bijkomende vragen worden gesteld indien het bestuur meent dat dit wenselijk is. Op basis van de offerte zoals bijgesteld in de antwoorden op de vragen zal een beoordeling worden gemaakt aan de hand van de gunningscriteria. Het college zal op basis van deze beoordeling beslissen met welke kandidaat de concessieovereenkomst wordt afgesloten. De concessiegever kan hiervan op een gemotiveerde wijze afwijken. De timing is indicatief.

§4. INFORMATIE Geïnteresseerden kunnen tot en met 09.01.2014 schriftelijke vragen richten aan de leidend ambtenaar. Het antwoord op de vragen wordt na 09.01.2014 schriftelijk aan de gekende geïnteresseerden bezorgd.

Pagina 1/10

Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman

2. Voorwerp van de opdracht §1. GEGEVENS TAVERNE De taverne is gelegen in 3020 Herent, Schoolstraat 13. De lokalen maken deel uit van gemeenschapscentrum ‘Oud Gemeentehuis’, waarin naast tal van verenigingenactiviteiten ook het merendeel van de voorstellingen van gemeenschapcentrum de Wildeman doorgaan.

§ 2. INSCHRIJVER De concessiegever hecht veel belang aan de wijze waarop de inschrijver de cafetaria zal inrichten en exploiteren. De inrichting zal daarom door de inschrijver slechts uitgevoerd kunnen worden mits schriftelijk akkoord van de concessiegever. De exploitatie zal gebeuren onder de voorwaarden bepaald in deze toewijzingsleidraad en in de concessieovereenkomst . De inschrijver is een natuurlijke- of rechtspersoon of een tijdelijke handelsvereniging.

§3. CONCESSIERECHT De weerhouden inschrijver zal een concessierecht verkrijgen voor de duur van 9 jaar met de verplichting om de cafetaria, het terras en de bijhorende lokalen in te richten met kwalitatief materiaal en deze in goede staat te onderhouden. De weerhouden inschrijver zal derhalve gedurende 9 jaar de cafetaria kunnen uitbaten als horeca-aangelegenheid. Op het einde van het concessierecht kan de concessienemer zijn het door hem gefinancierde materiaal uit de cafetaria meenemen op voorwaarde er geen schade aan deze cafetaria wordt aangericht. De volgende inrichting dient voorzien te worden door de concessienemer: Tafels en stoelen Uitrusting terras Inrichting keuken naar gelang van het in te dienen businessplan … De concessienemer zorgt ervoor dat de cafetaria voldoende ruime openingsuren heeft en stemt zich daarvoor af op het gebruik van het gemeenschapscentrum. De openingsuren zullen bepaald worden in de concessieovereenkomst, waar minimaal het volgende in bepaald wordt: De minimale openingsuren: van maandag tot en met vrijdag dagelijks open De vakantiedagen en sluitingen De openingsuren bij activiteiten van GC De Wildeman De afspraken m.b.t. de openingsuren zullen jaarlijks kunnen herzien worden in onderling overleg tussen partijen. Wordt er geen overeenkomst bereikt blijven de openingsuren van toepassing zoals bepaald in de concessieovereenkomst. De tarieven van drank en voedsel aangeboden door de concessienemer moeten correct en marktconform zijn. De concessienemer is tijdens de openingsuren van de cafetaria een aanspreekpunt voor bezoekers met vragen en/of problemen betreffende het gebruik van het gemeenschapscentrum. De concessienemer zal nauw dienen samen te werken met de gemeente, wat o.a. het volgende zal inhouden: De concessienemer is partner van de dienst vrije rijd en communiceert op regelmatige basis met de gemeentelijke administratie. De concessienemer stemt zijn openingsuren en dienstverlening af op de activiteiten van GC De Wildeman. De concessienemer en de gemeente / GC De Wildeman kunnen samenwerken m.b.t. programmatie van culturele en gemeenschapsvormende activiteiten. De nadere uitwerking van deze voorwaarden zal gebeuren in de met de weerhouden inschrijver nog af

Pagina 2/10


Er wordt geen opstalrecht of enig ander zakelijk recht overgedragen aan de concessienemer met betrekking tot cafetaria. De contractuele voorwaarden worden bepaald in de concessieovereenkomst.

§ 4. CONCESSIEVERGOEDING De concessienemer zal een maandelijkse concessievergoeding van € 1.150 dienen te betalen aan de gemeente. Deze concessievergoeding wordt jaarlijks aangepast aan het indexcijfer der consumptieprijzen. Buiten de concessievergoeding zal de concessiehouder, maandelijks aan de gemeente de som van € 100 betalen als forfaitaire vergoeding voor het waterverbruik. Deze vergoeding vervalt van zodra er een individuele teller voor waterverbruik wordt geïnstalleerd door de gemeente en het contract wordt overgedragen op naam van de concessienemer. 3. Selectiecriteria §1. UITSLUITINGSCRITERIA Wordt in elk stadium van de procedure uitgesloten, de inschrijver die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de concessiegever kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Stra fwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de concessiegever, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een inschrijver, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Kan uitgesloten worden van deelneming aan de procedure in welk stadium van de procedure ook de dienstverlener: 1° die in staat van faillissement of van vereffenin g verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2° die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement , voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3° die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde i s gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4° die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fou t heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de concessiegever aannemelijk kan maken; 5° die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen i nzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid 6° die niet in orde is met de betaling van zijn bel astingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7° die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit artikel. De inschrijver voegt een verklaring op eer toe op het inschrijvingsformulier waarin hij verklaart zich niet te bevinden in één van deze uitsluitingscriteria. De inschrijver voegt, wanneer van toepassing, bij zijn inschrijving tevens een RSZ-attest van het kwartaal voorafgaand aan dit waarbinnen de uiterste indiendatum valt, alsook een uittreksel uit zijn strafregister. Indien de inschrijver een rechtspersoon is, wordt een uittreksel uit het strafregister van alle zaakvoerders/bestuurders bijgebracht. Strafrechtelijke veroordelingen vermeld in dit artikel van de zaakvoerders/bestuurders kunnen eveneens aanleiding zijn tot uitsluiting cf. dit artikel. Ingeval er wordt ingeschreven door een THV moet elk lid van de inschrijvende THV deze stukken bijbrengen.

Pagina 3/10


§2. FINANCIEEL EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT De inschrijver moet mede op basis van het businessplan aantonen dat hij over voldoende financiële middelen bezit om de concessie op een financieel gezonde basis uit te kunnen oefenen. Dit businessplan moet gemaakt worden op de termijn van de concessie, m.n. 9 jaar. 4. Gunningscriteria De offertes zullen worden beoordeeld dat de hand van de volgende gunningscriteria. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de meest voordelige offerte op voorwaarde dat de offerte regelmatig is.

§1. CONCEPT, INRICHTING EN UITBATING VAN DE CAFETARIA (60 PUNTEN) De concessiegever beoogt een kwaliteits- en sfeervolle cafetaria die uitgroeit tot een aantrekkelijke ontmoetingsplaats zowel voor de inwoners als voor bezoekers van het gemeenschapscentrum. De inschrijver zal moeten aangeven op welke wijze hij de investeringen en inrichtingswerken zal financieren en hoe hij de concessie juridisch zal structureren. Hiertoe kan hij onder meer een verklaring van een kredietinstelling toevoegen die zich bereid verklaart de investeringen te financieren. Een offerte kan worden geweigerd indien de financiering niet op een voldoende wijze wordt aangetoond. a) concept van uitbating cafetaria (30 punten) De inschrijver moet bij zijn offerte een toelichtende nota voegen waarin hij zijn voorstel tot exploitatie met inbegrip van het horeca-aanbod beschrijft. Hierbij dient de inschrijver met de volgende principes rekening te houden: het horeca-concept moet aangepast zijn aan de karakteristieken van het gebouw; de openingsuren moeten zo ruim mogelijk zijn; de prijzen worden niet gelimiteerd maar moeten marktconform zijn; het aanbod moet voldoende ruim zijn; er moet een aanbod van fairtrade producten zijn; wat betreft het aanbieden van warme en/of koude maaltijden kan de inschrijver in zijn nota een voorstel formuleren van het aanbod dat zal aangeboden worden. De inrichting van de keuken dient afgestemd te zijn op het gamma van maaltijden die de inschrijver zal aanbieden. activiteiten ter versterking van de horeca-uitbating, waaronder het organiseren van bv. optredens, thema-avonden, … kunnen alleen mits voorafgaande toelating door de concessiegever; een overzicht van eigen activiteiten wordt in onderling overleg met de concessiegever vastgelegd zodat er duidelijke afspraken zijn rond planning (in relatie met de vaste gebruikers), timing, frequentie, … Het algemene principe is dat de gebruikers van het gemeenschapscentrum geen hinder mogen ondervinden een overzicht van alle bijkomende toestellen die de concessienemer wil plaatsen moeten nominatief omschreven worden (rookautomaten, …) De inschrijver moet in een toelichtingsnota zijn voorstel tot exploitatie toevoegen en aantonen dat hij voldoet aan de bovenvermelde principes. Hij voegt een voorstel toe van horecaconcept; een voorstel van kaart met prijslijst; Hij voegt tevens de cv’s toe van de personen die verantwoordelijk zullen voor de exploitatie. De concessiegever zal een gemotiveerde score toekennen over de afstemming tussen doelstellingen van de concessiegever en de inhoud van de offerte. Indien de score “zeer goed” wordt beoordeeld, verkrijgt de inschrijver een score van 100% van de punten; bij een score “goed” verkrijgt de inschrijver de score van 75% van de punten; bij een score “voldoende” verkrijgt de inschrijver 50% van de punten; met een score “slecht” verkrijgt de inschrijver een score van 25% van de punten; bij een score “zeer slecht” verkrijgt de inschrijver 0% van de punten.

Pagina 4/10


b) Subcriterium Inrichting (20 punten) De inschrijver moet aan de hand van een beschrijvende nota en schets aangeven op welke wijze hij de cafetaria, het terras en de keuken zal inrichten en meubileren. Hierbij is het belangrijk dat wordt aangegeven welke materialen ( bv. meubilair, kleurkeuze …) worden gebruikt. De concessiegever zal een gemotiveerde score toekennen over de afstemming tussen doelstellingen van de concessiegever en de inhoud van de offerte. Indien de score “zeer goed” wordt beoordeeld, verkrijgt de inschrijver een score van 100% van de punten; bij een score “goed” verkrijgt de inschrijver de score van 75% van de punten; bij een score “voldoende” verkrijgt de inschrijver 50% van de punten; met een score “slecht” verkrijgt de inschrijver een score van 25% van de punten; bij een score “zeer slecht” verkrijgt de inschrijver 0% van de punten. c) Investeringswaarde (10 punten) De inschrijver moet een investeringsplan opstellen met de meetstaat van de inrichtingswerken die hij wenst uit te voeren. De meetstaat moet volledig zijn en alle werken omvatten met in begrip van alle meubilering. Alle uitgaven voor de inrichting moeten derhalve op de meetstaat worden opgenomen. De som van de verschillende posten van de meetstaat vormt de investeringswaarde. Een onrealistische meetstaat zal de weigering van de offerte tot gevolg hebben. Alle bedragen zijn exclusief BTW. De inschrijver met de offerte met de hoogste investeringswaarde krijgt de maximale score van 10 punten. De andere inschrijvers krijgen een score gelijk aan: X0 = prijs van de hoogste offerte X1= prijs van de lagere offerte Score = X1 x 10 X0 Het procentuele verschil in lagere investeringswaarde leidt hierdoor tot een gelijke procentuele vermindering van het aantal punten. Een inschrijver die een investeringswaarde heeft die 10% lager ligt, zal derhalve 10% minder punten krijgen, zijnde een score van 10 – 1 = 9.

§2. BUSINESSPLAN (40 PUNTEN) De concessienemer maakt een gedetailleerd businessplan op dat elementen op de volgende 2 pagina’s minimaal voorziet. De concessiegever zal een gemotiveerde score toekennen over de geloofwaardigheid van het businessplan, de financiële situatie die hieruit blijkt en de afstemming tussen de visie, de investeringen en de exploitatie voorgesteld door de inschrijver en de inhoud van dit businessplan. Indien de score “zeer goed” wordt beoordeeld, verkrijgt de inschrijver een score van 100% van de punten; bij een score “goed” verkrijgt de inschrijver de score van 75% van de punten; bij een score “voldoende” verkrijgt de inschrijver 50% van de punten; met een score “slecht” verkrijgt de inschrijver een score van 25% van de punten; bij een score “zeer slecht” verkrijgt de inschrijver 0% van de punten.

Pagina 5/10

BUSINESSPLAN Jaar 1

Jaar 2

Jaar 3

Jaar 4

Jaar 5

Jaar 6

Jaar 7

Jaar 8

Jaar 9

Opbrengsten Omzet Verkoop automaten Inkomsten horeca Diverse bedrijfsopbrengsten Diverse opbrengsten

Kosten Handelsgoederen, gronden hulpstoffen Aankopen automaten Aankopen horeca Diensten en diversen Huur automaten Klein onderhoud gebouw Groot onderhoud gebouw Onderhoud machines horeca Onderhoud andere machines Elektriciteit Pagina 6/10

Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman Telefoon, kabel, internet Onderhoudsprodukten Afvalcontainer Klein materieel Verzekeringen Promotie en publiciteit Boekhouder Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen Personeel Afschrijvingen Afschrijving inrichting, meubilair, machines 10j Afschrijvingen computers en uitrusting 5j Afschrijving materiaal 3j Andere bedrijfskosten Wettelijke formaliteiten Sociale bijdrage Financiële kosten Bankintrest op investering Diverse financiële kosten Concessievergoeding

Totaal bedrijfsresulutaat

Pagina 7/10

5. Indiening van de offertes De offertes moeten verplicht als volgt worden opgesteld: 1. Inschrijvingsformulier 2. Voorstelling THV (indien van toepassing) 3. RSZ-attest (indien van toepassing) 4. Uittreksel(s) uit het strafregister 5. Toelichtende nota betreffende het concept van uitbating 6. Beschrijvende nota betreffende de inrichting 7. Nota omtrent de financiering van de investeringen en de inrichtingswerken (investeringsplan) 8. Meetstaat met berekening van de investeringswaarde 9. Businessplan De offertes moeten worden ingediend ten laatste op 17.01.2014 vóór 12 uur op het bovenvermeld adres: Spoorwegstrat 6, 3020 Herent. De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan het secretariaat van de concessiegever overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt : “Offerte concessie taverne De Wildeman”. Bij verzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in deze toewijzingsleidraad is aangegeven en met de vermelding “Offerte concessie cafetaria sporthal”. Iedere offerte moet bij het gemeentebestuur toekomen voor de vermelde datum.

Pagina 8/10


BIJLAGE 1 INSCHRIJVINGSFORMULIER OFFERTE CONCESSIE TAVERNE DE WILDEMAN Natuurlijk persoon NAAM: ADRES: KBO NR.: Telefoon: E-mail: Ofwel(1) Vennootschap NAAM EN RECHTSVORM: ADRES MAATSCHAPPELIJKE ZETEL: KBO NR.: Contactpersoon: Telefoon: E-mail: Hier vertegenwoordigd door ………………………………………………….. die verklaart gemachtigd te zijn om de persoon te verbinden (voeg bewijs van handtekeningsbevoegdheid toe) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging (THV) NAAM: ADRES: KBO NR.: LEDEN VAN DE THV: Contactpersoon: Telefoon: E-mail: Hier vertegenwoordigd door ……………………………………………. die verklaart gemachtigd te zijn om de THV te verbinden (voeg bewijs van handtekeningsbevoegdheid toe) Verklaren een offerte in te dienen voor de concessie van taverne De Wildeman uitgeschreven door de Gemeente Herent. Zij voegen in bijlage een offerte toe als volgt samengesteld: 1. Inschrijfformulier 2. Voorstelling THV (indien van toepassing) 3. RSZ-attest (indien van toepassing) 4. Uittreksel(s) uit het strafregister 5. Toelichtende nota betreffende het concept van uitbating 6. Beschrijvende nota betreffende de inrichting 7. Nota omtrent de financiering van de investeringen en de inrichtingswerken (investeringsplan) 8. Meetstaat met berekening van de investeringswaarde 9. Businessplan DATUM :

HANDTEKENENINGEN + BEWIJS ONDERTEKENINGSBEVOEGDHEID

(1)Schrappen wat niet past

Pagina 9/10


Bijlage 2: PLAN TAVERNE DE WILDEMAN

Pagina 10/10

TOEWIJZINGSLEIDRAAD TAVERNE DE WILDEMAN

Recommend Documents