Toelichting subsidieaanvraag Stichting Dorpshuis Hallum.
Aanleiding Van de Stichting Dorpshuis Hallum is een subsidieverzoek ontvangen voor een verbouwing en uitbreiding van het multifunctioneel centrum (MFC) te Hallum. De Stichting Dorpshuis Hallum is eigenaar van het MFC “het Trefpunt”. Volgens het bestuur van de stichting is het noodzakelijk het gebouw aan te passen om aan de eisen van deze tijd en gebruikers te kunnen voldoen. Door diverse oorzaken in het verleden bij de bouw van het MFC is het bestuur van mening dat bepaalde aanpassingen moeten plaatsvinden om het dorpshuis bouwkundig kwalitatief weer op een goed niveau te krijgen. Van de gemeente Ferwerderadiel wordt een bijdrage gevraagd van € 110.000,--. Het MFC is in 2004 geopend. De bouw werd toentertijd bekostigd door bijdragen van de provincie, de gemeente, diverse fondsen en ondernemers uit Hallum.
Inhoud subsidieaanvraag Door een afvaardiging van het bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum is in een mondelinge toelichting uiteengezet waarom bepaalde zaken in en aan MFC moeten worden uitgebreid c.q. aangepast. Door het bestuur werd aangegeven dat men graag in het voorjaar van 2014 wil beginnen met de uitbreiding en verbouw. Uit de ontvangen subsidieaanvraag wordt aangegeven dat bepaalde zaken uitgebreid c.q. aangepast dienen te worden. De werkzaamheden die het bestuur wil uitvoeren zijn de volgende: -
aanbouw aan de grote zaal (uitbreiding); upgrading van de grote zaal; realiseren berging t.b.v. de bar; realiseren van kleedkamer; realiseren berging voor instrumenten t.b.v. Hallumer Fanfare; realiseren bergruimte voor schoonmaak artikelen; renovatie sportvloer in gymzaal; diverse andere aanpassingen.
Door het bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum wordt aangegeven dat niet over voldoende bergruimte kan worden beschikt voor zowel de beheerder als gebruikers. De plannen voor uitbreiding en verbouw zijn erop gebaseerd om gericht en doelmatiger te kunnen werken in het MFC. Dit komt dan zowel de beheerder als de dienstdoende vrijwilligers ten goede. Upgrading van de grote zaal is volgens het bestuur wenselijk wegens het ontbreken van een soortgelijke zaalruimte in Hallum om grote bijeenkomsten te kunnen houden. Vanwege het feit dat de grote zaal in het MFC niet als gezellig wordt ervaren, wordt door inwoners uit Hallum uitgeweken naar locaties buiten Hallum terwijl men eigenlijk de bijeenkomst in Hallum heeft willen laten plaatsvinden.
Gemeentelijke beleidslijn De beleidslijn welke door de gemeente Ferwerderadiel wordt gehanteerd bij dit soort aanvragen is dat bij nieuwbouw van een dorpshuis of multifunctioneel centrum, de financiële bijdrage van de gemeente van de gemeente ongeveer 25 tot 42% bedraagt van de bouwkosten. Tot 2013 is bij groot onderhoud en/of verbouw de gemeentelijke bijdrage eveneens 25 tot 42% van de onderhouds- en/of verbouwkosten tot maximaal het bedrag (€ 50.000,--) dat de provincie ter beschikking stelt. De raad van onze gemeente heeft eind 2012 besloten aan de besturen van de dorpshuizen en de MFC’s in onze gemeente jaarlijks een bijdrage ad € 45.000,-- beschikbaar te stellen voor groot onderhoud. Voor de verdeling van de financiële middelen voor groot onderhoud
1
en het opstellen van jaarlijkse onderhoudsplannen is de Stichting Federatie Dorpshuizen Ferwerderadiel opgericht. Voor groot onderhoud kan geen bijdrage meer van de gemeente worden gevraagd en moet de aanvrager zicht wenden tot bovengenoemde stichting. Vanaf 1 januari 2013 kan eventueel alleen een bijdrage worden verleend voor verbouw van een dorpshuis of een MFC. Een ander aspect van de huidige beleidslijn is dat indien er aanpassingen nodig zijn in het kader van brandpreventie, de gemeente dan eventueel een renteloze lening kan verstrekken aan het dorpshuisbestuur. Afwijken van de hierboven beschreven beleidslijn en/of wetgeving is niet mogelijk. Dit is niet alleen correct tegenover de andere dorpshuizen in onze gemeente die in het verleden overeenkomstig de gehanteerde beleidslijn alleen een bijdrage van de gemeente hebben ontvangen voor soortgelijke zaken, maar bovendien is dit ook niet rechtmatig. Overeenkomstig de hierboven beschreven beleidslijn komen de door het bestuur van de Stichting Dorpshuis Hallum aangegeven zaken voor wat betreft de verbouwwerkzaamheden, in aanmerking voor een bijdrage. Al deze zaken waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, kan een bijdrage worden verleend vanwege het feit dat wordt voldaan aan de gehanteerde beleidslijn en/of regel- of wetgeving. Begroting verbouw MFC “het Trefpunt” Uit de ontvangen begroting voor de verbouw van MFC “het Trefpunt” blijkt dat de totale bouwkosten € 255.592,-- bedragen. Na bestudering van de begroting blijkt dat een tweetal posten zijn opgenomen die geen relatie hebben met de verbouw. Het betreft de volgende twee posten: -
vervanging gym vloer en bijbehorende berging. meubilair en inventaris.
De bedragen die voor deze posten zijn opgenomen zijn begroot op € 7.000,-- respectievelijk € 15.000,--. Het bedrag voor de vervanging van de vloer kan worden beoordeeld als groot onderhoud waarvoor andere financiële middelen ter beschikking staan en meubilair inclusief vervanging hiervan zal uit de reserveringen van de exploitatie moeten worden bekostigd. Het nettobedrag van de verbouw waarmee bij een eventuele subsidietoekenning rekening moet worden gehouden, bedraagt uiteindelijk € 233.592,--.
Financiën De totale verbouwkosten bedragen volgens een opgave van het bestuur van de Stichting Dorpshuis Hallum € 255.592,--. Het bedrag voor beoordeling van de subsidieaanvraag bedraagt na correctie € 233.592,--. Een begroting van de verbouw, de jaarrekeningen over 2010, 2011 en 2012 en een aanvullende begroting voor 2014 is bij de subsidieaanvraag gevoegd. Van onze gemeente wordt een bijdrage gevraagd ad € 110.000,--. De gevraagde gemeentelijke bijdrage bedraagt fors meer dan het maximale bedrag ad € 50.000,-- dat conform de gehanteerde beleidslijn ter beschikking kan worden gesteld. Een bijdrage ad € 50.000,-- is het maximale bedrag wat conform de gehanteerde beleidslijn ter beschikking kan worden gesteld. Naast de bijdrage van de gemeente wordt de provincie Fryslân en andere particuliere fondsen ook om een financiële bijdrage gevraagd. Verzoeken hiertoe zijn of zullen binnenkort worden verzonden. De stichting krijgt ondersteuning van Doarpswurk en een aantal leden van de Federatie Dorpshuizen Ferwerderadiel. De hoogte van de bijdrage van de provincie is afhankelijk van de hoogte van het bedrag dat gemoeid is met de verbouw van het dorpshuis. Door de provincie wordt niet eerder een bijdrage vastgesteld en verstrekt dan wanneer door onze gemeente een besluit is genomen
2
op deze subsidieaanvraag. Er is hier sprake van een koppelsubsidie. De bijdrage van de andere fondsen kan eventueel gekoppeld zijn aan de gemeentelijke- en/of provinciale bijdrage. Een overzicht van de fondsen die aangeschreven zullen worden is door het bestuur van het dorpshuis bij de subsidieaanvraag gevoegd (blz. 14 uitbreidingsplan MFC Trefpunt Hallum). Wat de jaarrekeningen over 2010, 2011, 2012 en de aanvullende begroting 2014 betreft, blijkt dat er met een positief saldo wordt afgesloten. Alleen het positieve saldo over 2012 was niet zo hoog als de voorgaande jaren maar dat heeft te maken dat in de gymzaal het plafond moest worden vernieuwd. Dit naar aanleiding van het feit dat bij een inspectie was vastgesteld dat de ophanging van het oude plafond onveilig was en niet meer kon worden gerepareerd. Van het batige saldo kan worden gereserveerd voor (klein) onderhoud en vervanging van het interieur. Geconcludeerd kan worden dat wordt voldaan aan de voorwaarden en de gehanteerde beleidslijn van de gemeente Ferwerderadiel om in aanmerking te kunnen komen voor een bijdrage voor de verbouwkosten van het MFC te Hallum. De bijdrage van de gemeente Ferwerderadiel ad € 50.000,-- kan worden gedekt uit de algemene reserve. Hierover is overleg geweest met sector II. Uitbetaling van het genoemde bedrag zal eventueel in de loop van 2014 plaats kunnen vinden.
Voorwaarden subsidieverlening Aan het verstrekken van subsidie dient wel een aantal voorwaarden te worden opgenomen zodat controle mogelijk is en blijft aangaande de besteding van het subsidie en waarvoor het bestemd is. Deze voorwaarden kunnen worden opgenomen in de af te geven beschikking. Het subsidie kan door de gemeente alleen worden verleend wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: -
van de provincie Fryslân dient eveneens een bijdrage te worden ontvangen; andere fondsen die eventueel kunnen bijdragen in de kosten aanschrijven om een bijdrage; begeleiding door Doarpswurk tijdens de verbouw; bouwtechnische controle door sector III van de gemeente; een exploitatieplan waarin aangetoond wordt dat er financiële middelen gereserveerd kunnen worden om een reserve op te bouwen voor klein- en groot onderhoud al of niet met afspraken die schriftelijk zijn vastgelegd.
Overige zaken Zoals reeds vermeld is het MFC “het Trefpunt” in 2004 geopend. Tijdens de voorbereidingen voor de bouw van het MFC, heeft toentertijd sporadisch overleg plaatsgevonden met de eigenlijke gebruikers hetgeen ruim tien jaar geleden normaal was Achteraf gezien was dit wel wenselijk geweest om daarmee definitief een goed plan te kunnen opstellen voor wat betreft het gebruik van het MFC door organisaties en verenigingen. Voorbeelden van een dergelijke aanpak zijn het MFC “het Spectrum” te Burdaard en MFA “Fjildsicht” te Blije die recent zijn gebouwd en in gebruik genomen. Voor het opstellen van het onderhavige verbouwplan heeft het huidige bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum veelvuldig overleg gehad met de gebruikers van het MFC “het Trefpunt”. Deze gesprekken hebben volgens het bestuur geleid tot een goed doordacht plan met betrekking tot het gebruik van het MFC door organisaties en verenigingen. Het verloop van de verdere procedure met betrekking tot het voorstel voor het verlenen van een bijdrage aan het bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum ten behoeve van het MFC te Hallum ziet er als volgt uit; het voorstel wordt ter advisering voor gelegd aan de
3
raadscommissie. Als alles volgens plan verloopt, kan het voorstel ter besluitvorming geagendeerd worden voor de raadsvergadering van maart of april 2014. Na de besluitvorming door de raad kan het bestuur een subsidieverzoek indienen bij de provincie en de overige fondsen. Afhankelijk van het besluit van de provincie kan het bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum al of niet beginnen met de werkzaamheden.
Tenslotte Om de leefbaarheid in de dorpen in onze gemeente in stand te kunnen houden, is een dorpshuis een onmisbare voorziening. In een groot aantal dorpen in onze provincie zijn veel voorzieningen allang verdwenen en is een dorpshuis of MFC de enige voorziening die nog over is. In Hallum is dit niet anders. Het MFC in dit dorp is de enige en laatste voorziening waar nog gemeenschapsactiviteiten plaatsvinden en onderdak biedt aan het plaatselijk verenigingsleven. Om de leefbaarheid en sociale en culturele leven in Hallum in stand te kunnen houden, is het redelijk dat aan het bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum te Hallum onder de reeds genoemde voorwaarden een bijdrage wordt verleend voor een verbouwing van het MFC.
Advies: 1. Aan Stichting Dorpshuis Hallum een bijdrage ad € 50.000,-- verlenen voor verbouw van het MFC “het Trefpunt”. 2. Subsidiebijdrage verlenen onder de in de toelichting genoemde voorwaarden. 3. Een en ander na advies van de raadscommissie.
Ferwert, 19 februari 2013
Pieter Tamsma
4
Aanvullende toelichting n.a.v. schrijven Stichting Dorpshuis Hallum d.d.28 april 2014.
Van de Stichting Dorpshuis Hallum is aanvullende informatie ontvangen met betrekking tot de uitbreidingsplannen van het MFC te Hallum. In het onderhavige schrijven wordt vermeld dat een overleg met de belastinginspecteur heeft plaatsgevonden voor wat betreft de teruggave van de omzetbelasting. Het resultaat van dit gesprek was dat van een bepaald gedeelte van het bouwbedrag de omzetbelasting kan worden verrekend. Dit houdt in dat het netto bouwbedrag lager uitvalt. Van onze gemeente werd in eerste instantie een subsidiebijdrage gevraagd ad € 110.000,--. Door de afspraak met de inspecteur van belastingen is de gevraagde bijdrage van de gemeente naar beneden bijgesteld. Van onze gemeente wordt nu een bedrag ad € 96.637,-- gevraagd. De door het bestuur van Stichting Dorpshuis Hallum gevraagde bijdrage van de gemeente, is na aanpassing wegens de omzetbelasting verrekening, nog altijd hoger dan het maximale bedrag ad € 50.000,-- dat conform de gehanteerde beleidslijn ter beschikking kan worden gesteld bij uitbreiding van een dorpshuis of MFC. Een bijdrage ad € 50.000,-- blijft het maximale bedrag wat conform de gehanteerde beleidslijn ter beschikking kan worden gesteld. Voor het overige wat betreft de uitbreiding van het MFC te Hallum, wordt verwezen naar het 1e advies met betrekking tot deze subsidieaanvraag. Dit advies is als bijlage bijgevoegd. Via collega Siebe Terpstra wordt momenteel op verzoek van uw college een advies opgesteld of de verbouwing c.q. uitbreiding van het MFC te Hallum bouwkundig noodzakelijk is of niet. Dit advies is een aanvulling op het 1e advies inzake de subsidieaanvraag van Stichting Dorpshuis Hallum. Gelet op het bovenstaande blijft het advies voor wat betreft de subsidieaanvraag van Stichting Dorpshuis Hallum ongewijzigd.
Advies: 1. Aan Stichting Dorpshuis Hallum een bijdrage ad € 50.000,-- verlenen voor verbouw van het MFC “het Trefpunt”. 2.
Subsidiebijdrage verlenen onder de in de bijlage (1e advies) genoemde voorwaarden.
3.
Bijdrage ad € 50.000,-- dekken uit de algemene reserve.
4.
Een en ander na advies van de raadscommissie.
Ferwert, 7 mei 2014 Pieter Tamsma
5
AANVULLEND ADVIES SECTOR III BETREFFENDE SUBSIDIEAANVRAAG Dorpshuis HALLUM Het advies betreffende de subsidieaanvraag voor uitbreiding van het Trefpunt te Hallum is door uw college aangehouden. Een van de punten waar aanvullend over geadviseerd moet worden is de bouwkundige noodzaak. Bij de sector is deze advisering bij mij neergelegd. Een advies betreffende de bouwkundige noodzaak kan kort zijn: Het gebouw is bouwkundig in perfecte staat en voldoet aan alle daarvoor geldende eisen. (brandweer, vluchtwegen etc.) Van enige noodzaak op het gebied van bouwkundige voorzieningen is dan ook geen sprake. Anders ligt dat met betrekking tot de praktische invulling van het gebruik. Het nu voorgelegde verbouwplan geeft een betere logistiek en gebruiksgemak. Of dat een voldoende basis is om de subsidieaanvraag te honoreren laat ik ter advisering aan S1 over. De uitbreiding zoals geschetst past binnen het bestemmingsplan. Een omgevingsvergunning zou, na positieve toetsing aan welstand en Bouwbesluit, kunnen worden afgegeven. De eventuele verkeersaantrekkende werking en de parkeerproblematiek zal vooraf in beeld moeten komen. Daarnaast zal de melding activiteitenbesluit opnieuw moeten worden gedaan.
Sector III Siebe Terpstra
BESLUIT B&W d.d. 16 mei 2014, nr. 1: 1) Geen subsidiebijdrage verlenen vanwege financiële positie van de gemeente; 2) Nader onderzoek door BWT naar onderhoudstoestand vloer.
6
