To print or not to print Welke echte voordelen voor uw instelling?
Joëlle Van Bambeke departement Afval & DO afdeling Informatie, Onderzoek, Afval en DO
1
Proefprojecten • 25 instellingen • • • • •
Private of openbare sector Omvang (multinational, kleine of middelgrote onderneming) Niveau van informatisering Vak van de onderneming Onderneming met het «ecodynamische » label of kandidaat ervoor
• Doelstelling : strategie aangepast aan de verschillende « profielen »
Vóór de interventie • Gemiddelde
10.000 fe A4/VTE/jaar = 54 kg
• Grote ondernemingen : • Kleine ondernemingen : • Middelgrote ondernemingen :
36 kg/pers/jaar
• Optimum “klassieke” onderneming:
6.000 tot 7.000 fe/VTE/jaar
66 kg/pers/jaar 108 kg/pers/jaar
= 30 kg/pers/jaar
2
Advies •
De individuele keuzes van het personeel veranderen • Opleiding • Sensibilisering
•
De organisatorische keuzes van de instelling veranderen • Virtualiseren van de interne procedures • Rationaliseren van de verspreiding van externe info • Automatisch parametreren
•
De technologische middelen van de instellingen veranderen • Aankoop van buroticamateriaal • Aankoop van software • Aankoop van verbruiksgoederen
Krachtlijn 1 : opleiding en sensibilisering van het personeel Bijv.: Op basis van een document van 30 pagina’s met lettertype Arial 12
Verkleinen in Arial 10 Veranderen in Times New Roman De marge instellen op 2 cm Een regelafstand van 10 pt instellen Recto/Verso 2 bladen per pagina
21 pagina’s 20 pagina’s 17 pagina’s 16 pagina’s 8 pagina’s 4 pagina’s
3
Krachtlijn 2 : wijzigingen in de organisatie • Zich bevragen over procedures dienstnota’s, pv ’s, persoverzichten bestelbons en facturen archivering, documentatie aanwijzer inkomende en uitgaande post
• Telewerk bevorderen • Decentralisering van de diensten, …
4
Krachtlijn 3 : aankoopbeleid nieuw materiaal Type van afdrukken
relatieve kosten (papier + inkt)
Printer multifunctioneel recto/verso
100
Printer multifunctioneel recto
121
Printer computerzaal
59
Fotokopieermachine departement
207
Laserprinter departement
194
Kleurenprinter inkjet
394
Laserfax
541
Inktjetfax
808
Krachtlijn 3 : aankoopbeleid nieuw materiaal R/V-kopieën maken aangepaste fotokopieermachine
Individuele printer >< gemeenschappelijke printer
Printer, fax, fotokopieermachone >< multifunctionele machine
Flatscreen-PC’s
5
Na de interventie • Case met groot verbeteringspotentieel (11/25) • •
Gemiddelde besparing van 21 tot 25 % 5000 fe – 25 kg – 250€ besparing/pers/jaar
• Case met beperkt potentieel en reeds laag verbruik (10/25) • Gemiddelde besparing van 15 % • 1500 fe – 7,5 kg – 75 € pers/jaar • Case zonder investering in het project (4/25) •
Gemiddelde stijging van 15%
Resultaten • De 25 organisaties van het bestudeerde panel konden besparen :
• • •
18 % van het papierverbruik (gewogen gemiddelde) D.w.z. iets meer dan 75 ton papier D.w.z. 775.000 euro
• Potentieel op lange termijn (organisatorische maatregelen) • Gemiddeld 30 % meer • Voorbeeld : 5 jaar beperking van 70%
6
Een hotel • Maatregelen – individuele en structurele benadering •
Belang van de opleiding voor de gedragsveranderingen
• •
Versturen van post via e-mail (als mailbox)
•
Automatische parametrering van de printers
Beperkt aantal afdrukken van managementsrapporten naast de elektronische versie
• Winst • •
32 % minder papier 27.262 € besparing per jaar
Informaticadienst • Maatregelen – individuele en structurele benadering • • •
Elektronische aankoopprocedure vs papieren houder Configuratie van de printers en beperking van het park Optimalisering van het informaticapark om het energieverbruik te beperken
• Winst • •
28% minder papier 2.270 € besparing per jaar
7
Commerciële dienst • Maatregelen – individuele en structurele benadering • • •
Kladpapier om in draft af te drukken
•
« certipost » : elektronische facturatie
Verspreiding via e-mail vs papier De papieren dossiers vervangen door elektronische dossiers
• Winst • •
38% minder papier 5.748 € besparing per jaar
Administratie • Maatregelen – individuele en structurele benadering • • •
Rol van de opleiding
•
Configuratie van de printers
Beter gebruik van e-mail Betere exploitatie van de server (delen van de dossiers)
• Winst • •
26% minder papier 12.188 € besparing per jaar
8
Welke winst mogen we verwachten? Voor uw budget • • •
Ecodoeltreffend afdrukken = besparing van 5 €cent/blad Rentabilisering van de burotica-investeringen Organisatie van plaats en doeltreffendheid
Voor het leefmilieu • •
Minder afval (patronen, te recycleren materiaal) Minder energie (voor de werking van de toestellen)
Voor het imago van uw instelling
9
