To change or not to change De rol van Automatisering in het strategisch veranderingsproces van accountantskantoren De rol van ICT in het veranderingsproces dat accountantskantoren de komende jaren willen of moeten doormaken is groot. Deze stelling wordt door degenen die zich binnen accountantskantoren bezig houden met de toekomst van de organisatie breed onderschreven. Er is vaak wel discussie over de vraag of automatisering nu de grote aanjager van alle veranderingen is, of dat ze toch vooral de ondersteunende factor is om de veranderingen in de organisatie voor elkaar te krijgen. Vermoedelijk ligt de waarheid ergens in het midden. Veel kantoren worstelen in ieder geval wel met de vraag welke ICT-ontwikkelingen nu eigenlijk relevant en blijvend zijn, en ook hoe ze in elkaar kunnen worden gepast. In het verlengde daarvan doemen vragen op als: • • •
In welk tempo moeten we inspelen op bepaalde ICT-ontwikkelingen? Waar moeten we beginnen? Kunnen we toe met updates van onze huidige systemen of is er een noodzaak om systemen te gaan vervangen door andere?
Het is bepaald niet gemakkelijk om te voorspellen waar het met de ICT naartoe gaat en welke trends gevolgd moeten worden. Dit kan –met een knipoog- worden onderstreept door onderstaande voorspellingen die in het verleden zijn gemaakt door bepaald niet de minste ICT-deskundigen: “Computer in the future may weight no more than 1.5 tons” (Popular Science in 1949) “I think there is a world market for maybe five computers” (Thomas Watson, bestuursvoorzitter IBM in 1943) “640K ought to be enough for anybody” (Bill Gates in 1981)
Relevante ICT-ontwikkelingen SRA onderscheidt enkele ICT-trends waarvan duidelijk lijkt dat ze (soms zelfs zeer) relevant zijn voor accountantskantoren en die tevens het stadium van “hype” lijken te zijn ontstegen: • • • • • • • • •
Digitalisering Standaardisatie en integratie “Big data” Outsourcing / Cloud computing Het Nieuwe Werken Consumentisering van ICT Social Media Informatiebeveiliging Duurzaamheid
Van digitalisering naar “elektronisering” De trend van digitalisering gaat veel verder dan elektronische dossiervorming, al is dat wel een ontwikkeling die inmiddels door heel veel kantoren is ingezet. Inkomende postregistratie (waaronder inkomende facturen), scannen van vaktechnische dossiers en het centraal archiveren van e-mails zijn voorbeelden van elektronische dossiervorming.
Maar de digitalisering heeft ook betrekking op processen (workflow management), communicatie (webportalen), rapportagestromen (SBR/XBRL), transacties (eFacturering, electronic banking), advisering (data analyse, benchmarking, rating) en, als we digitalisering wat ruimer interpreteren als het transformatieproces van fysiek naar virtueel, zelfs op het gebied van hardware en infrastructuur (virtualisatie). Deze ontwikkelingen vertonen veel onderlinge samenhang: elektronische documenten hebben -voordat ze definitief het archief in gaan- een dynamisch karakter, hetgeen betekent dat ze door een proces (workflow) heen geleid worden. Die documentenstroom (doc flow) beperkt zich veelal ook niet tot de eigen organisatie, bijvoorbeeld omdat accordering van cliënten noodzakelijk is of wanneer het document (rapportage) moet worden aangeleverd bij een uitvragende partij als de Belastingdienst (aangifte) of een bank (kredietrapportage). In dergelijke processen kunnen webportalen een belangrijke faciliterende en efficiency verhogende rol spelen, ook vanwege de mogelijkheid om delen van het dossier via zo’n portaal te ontsluiten voor cliënten of andere belanghebbenden. Aan de voorkant van het proces (het boeken van administraties) zien we de digitalisering ook steeds verder oprukken: nu nog vaak in de vorm van het scannen, herkennen en automatische boeken van boekstukken, maar op termijn zullen eFacturen gemeengoed zijn. Strikt genomen zijn we het stadium van digitaliseren dan al gepasseerd, want dat begrip veronderstelt nog een conversieslag van papier naar bestand. Met eFactureren worden uitsluitend nog databestanden uitgewisseld, net zoals dat al langer het geval is met elektronische banktransacties. Naarmate er meer gegevens in de vorm van databestanden worden vastgelegd, groeit de behoefte om die data te analyseren, bijvoorbeeld om de uitkomsten daarvan te gebruiken in geautomatiseerde programma’s die, in combinatie met het deskundig advies van de accountant of fiscalist, ondernemers kunnen helpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Qua infrastructuur gebeuren al deze processen op systemen die enerzijds niet langer fysiek binnen de eigen kantooromgeving aanwezig zijn (outsourcing), en die anderzijds ook steeds vaker gevirtualiseerd zijn: één krachtige machine kan de functie van meerdere servers vervullen. Vanuit het oogpunt van kostenbesparing en duurzaamheid een welkome ontwikkeling. Standaardisatie en integratie Het proces van digitalisering / elektronisering gaat hand in hand met de trend dat er steeds meer (internationale) standaarden ontstaan, die de uitwisseling van bestanden aanzienlijk eenvoudiger maken. Zowel zender als ontvanger kennen namelijk de vereiste bestandsspecificaties, zodat data zonder menselijke tussenkomst van systeem naar systeem kunnen worden getransporteerd. Het is een belangrijke katalysator voor ketenintegratie, omdat het organisaties in staat stelt om geautomatiseerde processen op relatief eenvoudige wijze aan elkaar te koppelen. Integratie betekent in dit geval ook dat er geen sprake is van éénrichtingsverkeer. De Belastingdienst zorgt er bijvoorbeeld voor dat men t.a.v. de retourberichten (w.o. EKA’s of de toekomstige SBA) dezelfde standaard toepast als die van de ingediende elektronische aangiften. Ketenintegratie kent een belangrijke randvoorwaarde, namelijk dat de verschillende ketenpartners kunnen vertrouwen op de kwaliteit van de aangeleverde data. Naar verwachting zal dit vertrouwen in toenemende mate worden geformaliseerd in de vorm van convenanten. Horizontaal toezicht is hiervan een bekend en actueel voorbeeld. We kennen onder meer standaarden voor de aanlevering van verantwoordingsrapportages (SBR/XBRL), maar ook voor elektronische facturen (UBL) en in het betalingsverkeer (SEPA). “Big data” Een jaar of tien geleden zijn we, vooral vanwege het internet, overgegaan van lineaire groei naar exponentiële groei van data. Schattingen geven aan dat ongeveer 90% van alle data in de afgelopen twee jaar is ontstaan. En het tempo neemt nog steeds toe, volgens de Wet van Moore is er elke 18 maanden sprake van een verdubbeling. Niemand heeft het nog over Megabytes en ook rekenen in Gigabytes dreigt binnen afzienbare tijd een achterhaalde exercitie te worden. Steeds minder mensen kijken verbaasd als de term Terabytes wordt genoemd. En hoe lang zal het duren voordat we vertrouwd raken met Petabytes (PB), Exabytes (EB), Zettabytes (ZB) en Yottabytes (YB = 1024 bytes)? Alleen het feit dat de namen van deze eenheden al zijn bedacht is veelzeggend.
We leven dus in het tijdperk van “Big data” en dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Niet alleen op het gebied van het opvangen (‘capture’), opslaan (‘storage’), zoeken (‘search’) en delen (‘sharing’) van data, maar vooral om in die enorme berg aan gegevens bruikbare informatie te vinden. Die gegevens komen ook nog eens in allerlei vormen voor: niet alleen gestructureerd uit bedrijfsapplicaties, maar nog veel vaker ongestructureerd via social media, logbestanden en andere bronnen. Ter relativering: de hoeveelheid gegevens die het etiket ‘Big’ opgeplakt kan krijgen, verschilt per sector en verandert met de tijd. Voorbeeld: in de sterrenkunde wordt gewerkt met radiotelescopen die dagelijks ettelijke terabytes aan gegevens opnemen en versturen. Daaraan hoeft een accountants-kantoor zich (vooralsnog?) niet te spiegelen. Een dataverzameling die momenteel als ‘Big’ wordt gekwalificeerd, kan over een paar jaar als ‘normaal’ worden betiteld. Het is nog maar 20 jaar geleden dat de opslagcapaciteit van een PC rond de 40 Mb lag, met daarop het besturingssysteem, alle noodzakelijke bedrijfsapplicaties en de opgeslagen gegevensbestanden. In die zin zou je het begrip ‘Big Data’ misschien nog wel het best kunnen omschrijven als: “Een hoeveelheid gegevens die de capaciteit van de gebruikelijke databases en die van de software die nodig is voor inlezen, beheer en analyse (verre) te boven gaat.” Waar het in de kern dus om gaat is dat organisaties, ook accountantskantoren, zich bewust zijn van de enorme groei van de data-berg, zodat men tijdig op zoek gaat naar tools om die data te kunnen analyseren en te kunnen vertalen naar bruikbare, presentabele informatie. Outsourcing en cloud computing: op weg naar hoog intelligente netwerken Het besluit om IT wel of niet te gaan outsourcen komt eens in de zoveel tijd op het bordje van besluitvormers terecht, bijvoorbeeld als het serverpark moet worden gemoderniseerd, als de systeembeheerder de organisatie verlaat, of als er een nieuw softwarepakket moet worden geselecteerd. Tot nu toe beperkt de outsourcing zich vaak nog tot het ICT-beheer, maar de razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van cloud computing brengen de mogelijkheid om steeds meer onderdelen van de ITomgeving te outsourcen steeds dichterbij. Zeker op het gebied van software zien we dat aanbieders bij de ontwikkeling van nieuwe producten eigenlijk alleen nog maar op internettechnologie inzetten. En steeds vaker wordt die software niet meer fysiek bij eindgebruikers geïnstalleerd maar als een centraal gehoste applicatie als dienst aangeboden. We noemen dit Software-as-a-Service (SaaS). Hiermee zijn we de afgelopen jaren redelijk vertrouwd geraakt door de opkomst van online boekhoudpakketten en loon verwerkende applicaties. Veel minder bekend, maar wel een logisch vervolg op SaaS, is de mogelijkheid om het besturingssysteem en aanverwante diensten via de Cloud af te nemen (PaaS = Platform-as-a-Service), of om dat zelfs op de hele infrastructuur (IaaS = Infrastructure-as-a-Service) toe te passen. In het kader van de hiervoor genoemde trend van ‘Big Data’ leeft de veronderstelling dat we erop kunnen wachten dat er aanbieders van online analysetools op de markt verschijnen (AaaS = Analytics-as-a-service). Sommige “Cloud watchers” hanteren zelfs al de afkorting EaaS: Everything-as-a-Service. Het biedt een toekomstperspectief van hoog intelligente (High-IQ) netwerken. Dit zijn combinaties van hoge breedbandcapaciteit, superdatacenters voor cloud computing, intelligente apparatuur die op elke locatie kan worden gebruikt en gepersonaliseerde toepassingen. In de praktijk zullen dergelijke netwerken naar verwachting hybride zijn, een mix van public en private cloud, in eerste instantie wellicht zelfs nog gecombineerd met lokale IT-omgevingen. Binnen dergelijke netwerken vervullen de ketenpartners afwisselend de rol van afnemer, producent en/of moderator (intermediair). In de energiebranche zien we hier al voorbeelden van: consumenten of bedrijven investeren in nieuwe energiebronnen (zon, wind, water) en leveren overtollige energie terug aan het generieke netwerk. In de administratieve keten kunnen bedrijven data (anoniem) ter beschikking stellen van data factories, om hiervan vervolgens te kunnen profiteren door middel van benchmarkrapportages en bijbehorend deskundig advies. Ander voorbeeld: de Belastingdienst levert status- en voortgangsinformatie aan intermediairs, die deze informatie op hun beurt weer gebruiken in hun dienstverlening aan cliënten. Zo is het de kunst voor iedere partner in de keten om op zoek te gaan naar rollen die toegevoegde waarde bieden voor andere ketenpartijen. Hoe het ook zij, de outsourcingmarkt wordt langzaam maar zeker volwassen en opdrachtgevers stellen, naarmate zij meer kennis verkrijgen over de voor- en nadelen, hogere eisen aan uitbestedingsrelaties. Anders gezegd: er kan van alles geoutsourcet worden, maar opdrachtgevers zullen de regie over dit proces niet snel uitbesteden.
Het Nieuwe Werken Er zijn mensen die zeggen dat de term Het Nieuwe Werken achterhaald is en een enkeling verkondigt zelfs dat het als duurzame trend mislukt is. Hebben deze pessimisten gelijk? Het is ontegenzeggelijk waar dat bedrijven die enkele jaren geleden veel publiciteit kregen vanwege het integraal doorvoeren van het concept er nu (deels) van teruggekomen zijn. Maar toch is er een wezenlijke en onomkeerbare verandering opgetreden, namelijk de acceptatie van het feit dat medewerkers van organisaties mobieler zijn geworden en hun werk flexibeler wensen in te richten. Ook aan SRA-accountantskantoren is dit niet voorbij gegaan. Reeds in 2009 toonde de toenmalige ICTBenchmark van SRA al aan dat op bijna 80% van de kantoren telewerken plaatsvond. In de recent verschenen ICT-benchmark 2011 bleek dit percentage te zijn toegenomen naar 90%. Het Nieuwe Werken is dus niet nieuw meer, je zou wellicht beter kunnen spreken van Het Slimme Werken. Als voornaamste reden om dit slimme werken te faciliteren wordt door kantoren aangegeven dat ze hiermee een verhoogde flexibiliteit voor zowel werkgever als werknemer beogen. Het komt ook de zelfstandigheid van werknemers ten goede, iets wat men bij deze tijd vindt passen. Andere veel genoemde redenen zijn: meer rust om te werken, het vermijden van files en vertragingen en het reduceren van de reistijd van werknemers. Maar Het Nieuwe of Slimme Werken is meer dan alleen het werken op een andere werkplek dan het eigen kantoor en/of het bieden van meer flexibiliteit voor wat betreft de werktijden. Het past ook in een maatschappij, waarin werknemers steeds vaker zelf over productiviteitsmiddelen beschikken die sneller en krachtiger zijn dan de middelen die ze van de werkgever ter beschikking krijgen. Consumentisering van ICT “Bring your own device” is een uitspraak die meer en meer gebezigd wordt. Het gaat over de trend dat werkgevers hun (nieuwe) medewerkers niet meer uitrusten met standaard ICT-middelen, maar eerder geneigd zijn om hen een budget te verstrekken, waarmee ze de middelen kunnen aanschaffen die ze zelf het beste vinden om hun werk te kunnen doen. Het lijkt een logische vervolgstap in de evolutie van Het Nieuwe (Slimme) Werken. Steeds meer apparaten komen op de markt, er is voor elk wat wils en iedereen heeft wel een bepaald apparaat waar hij of zij het beste mee overweg kan en productiever kan zijn dan de apparaten op een traditioneel kantoor die tijdens afwezigheid van de medewerker niets staan te doen. Eigenlijk zonde van de investering. Een klein rekensommetje: Een full-timer werkt van de 365 dagen in een jaar ongeveer 225 dagen. Met andere woorden: 140 dagen -meer dan éénderde van de benutbare tijd- doen hard- en software op een werkplek helemaal niets, sterker nog, is ook de kantoorplek zelf niet in gebruik. Logisch dat er gekeken wordt naar mogelijkheden om ruimtes effectiever te kunnen benutten en werkplekken qua afschrijvingskosten efficiënter in te kunnen zetten. Koppel dat aan groeiende mobiliteit van mensen, de toenemende behoefte om eigen tijd in te kunnen delen en de wens om met hun eigen vertrouwde apparaten te kunnen werken en Het Slimme Werken met het concept van "Bring your own device" is geboren. De explosieve groei van het gebruik van de smart phone is eigenlijk al een historisch feit en momenteel veroveren de tablets steeds meer terrein. Zeker naarmate meer onderdelen van de IT-omgeving in de Cloud komen te staan zijn de voor het werk noodzakelijke toepassingen op zeer eenvoudige wijze via dergelijke ‘mobile devices’ te gebruiken, waar en wanneer je maar wilt. De consumentisering beperkt zich echter niet tot de hardware: in het consumentendomein is ook steeds meer software beschikbaar die bedrijfsmatig ingezet kan worden. Denk maar aan de Apps die een stormachtige ontwikkeling doormaken. Hiermee importeren bedrijven en instellingen ook het typische consumentengedrag. Dit consumentengedrag wordt onder meer gekenmerkt door het stellen van hoge eisen aan de beschikbaarheid, snelheid en functionaliteit van middelen en toepassingen en aan snel toegankelijke en deskundige ondersteuning op de momenten dat er sprake is van een storing. “Bring your own device” is dus meer dan een vrijblijvende oproep om eigen middelen te gaan gebruiken voor het werk, het dient ingebed te zijn in het bredere organisatiebeleid. Social Media Social Media is nauwelijks meer weg te denken, ook niet binnen organisaties. De laagdrempeligheid van social media platforms leidt ertoe dat de grens tussen werk en privé steeds meer vervaagt. Communicatie over de organisatie is niet langer per definitie het monopolie van de werkgever. Werknemers acteren in sociale verbanden en maken melding van bedrijfsgerelateerde activiteiten of brengen opinies naar buiten
over allerlei (werkgerelateerde) onderwerpen. Zeker binnen een accountantskantoor, waar vertrouwen één van de pijlers is onder de klantrelatie, is het zaak om deze ontwikkeling in goede banen te leiden. Verbieden is niet de oplossing, wél het maken van goede afspraken (richtlijnen) en het creëren van bewustzijn bij medewerkers omtrent de mogelijke impact van berichten die via social media worden verspreid. Het verdient zelfs aanbeveling om social media te integreren in de marketing- en communicatiestrategie van het kantoor. Mits goed gebruikt, kan het bijdragen aan één of meerdere van de volgende doelstellingen: • • • • • • •
Bereik (zichtbaarheid) Reputatie (merkbeleving) Betrokkenheid (interactie en feedback) Innovatie (crowd sourcing en co sourcing) Loyaliteit (hechtere relaties met bestaande doelgroepen) Acquisitie (bereiken van nieuwe klantsegmenten) Omzet (social commerce)
Op het eerste gezicht lijken sommige doelstellingen misschien minder toepasbaar voor accountantskantoren, maar innovatief denken zou in tweede instantie wel eens tot nieuwe inzichten kunnen leiden, die uw kantoor echt onderscheidend maken ten opzichte van andere dienstverleners. Op het gebied van Social Media zijn verschillende (generieke) trends waar te nemen: • • • • • • • • • •
Toenemende budgetten Grotere aandacht voor Location Based Services Opkomst van Social Graph migratie naar Social CRM Meer aandacht voor rendementsmeting van Social Media Meer aandacht voor privacy en gedragscodes Social media wordt steeds mobieler Gecontroleerde links tussen verschillende Social media platforms Branche media ontstaan van besloten (focus)groepen Toenemende organisatie van de “Crowd”, behoefte aan crowd management Belang/noodzaak van relevantie (van berichten) neemt toe
Informatiebeveiliging Een wereld die steeds meer digitaliseert en virtualiseert is niet automatisch veilig. Sterker, indien u zonder voldoende kennis van zaken meegaat in de ontwikkelingen die hierboven geschetst zijn kan dit zonder dat u zich hiervan bewust bent grote risico’s met zich meebrengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: • • • • • • •
Productiviteitsverlies (40% van webactiviteiten is niet werk gerelateerd) Beslag op beschikbare bandbreedte (bv. streamen van video’s en muziek) Bezoeken van onveilige sites (malware, achterlaten van gevoelige informatie op “fake” websites) Identiteitsdiefstal Informatielekken of dataverlies Compliancy risico’s Reputatieschade
De aandacht voor informatiebeveiliging is dus cruciaal. En daarbij gaat het niet uitsluitend om ICTgerelateerde maatregelen (technisch en procedureel), maar ook om fysieke beveiligingsmaatregelen tegen inbraak, brand of andere calamiteiten. En de allergrootste risicofactor blijkt keer op keer toch het eigen personeel te zijn. Dat kan te maken hebben met onbewustheid of ondeskundigheid, maar het kan ook opspelen in situaties waarin de arbeidsrelatie verstoord raakt. Met andere woorden: er is een integraal beveiligingsbeleid nodig, dat er zo goed als mogelijk voor moet zorgen dat risico’s aan de voorkant tot een minimum beperkt worden. Dat vergt meestal een investering en leidt vaak ook tot periodieke kosten. Dat is nu eenmaal de verzekeringspremie die je als organisatie betaalt om erger te voorkomen. Zorgen een goed beveiligingsbeleid en de daaruit voortvloeiende veiligheidsmaatregelen voor 100% zekerheid? Nee, helaas moet worden vastgesteld dat, ook al wordt de “voordeur” van nog zo veel sloten
voorzien, er altijd wel iets of iemand is die er in slaagt om die deur open te krijgen of die een “achterdeur” vindt die toegang verschaft tot de organisatie. Of die gewoon over alle sleutels beschikt en van binnenuit mogelijke rampen veroorzaakt. Dus: bij informatiebeveiliging hoort ook calamiteitenmanagement. Wat te doen als de informatiebeveiliging onverhoopt toch tekort schiet en er een incident optreedt? Het is van groot belang dat er een uitgewerkt plan / draaiboek klaarligt dat, afhankelijk van het optredende scenario, in werking kan worden gezet. Het geheel van informatiebeveiliging en calamiteitenmanagement wordt ook wel eens samengevat als Business Continuity Planning. Dat verwijst naar het feit dat sommige ernstige incidenten de continuïteit van de organisatie op kortere of langere termijn in gevaar kunnen brengen. Denk maar eens aan de snelheid waarmee het bedrijf Diginotar ten onder is gegaan. Ook als delen van uw ICT-omgeving zijn uitbesteed blijft het bovenstaande van belang, Verifieer (bij voorkeur vooraf!) dat de outsourcing provider zijn zaken op dit gebied goed geregeld heeft, zodat u en uw cliënten niet de dupe worden van een eventueel falende informatiebeveiliging. Duurzaamheid De vraag zou kunnen zijn of het thema Duurzaamheid, ook Groene ICT genoemd, wel past in een tijd waarin veel organisaties vooral bezig zijn om (mogelijke) gevolgen van de economische crisis te bezweren. Maar die attitude gaat voorbij aan het feit dat duurzame automatisering zeker niet alleen ‘softe’ doelstellingen nastreeft. Er is ook gewoon geld mee te besparen, soms zelfs veel geld. Enkele voorbeelden: • • • • • •
Het vervangen van CRT-monitoren door Lcd-schermen levert meer dan 50% reductie van het stroomverbruik op Notebooks zijn 50-80% zuiniger dan desktops Virtualisatie leidt tot vermindering van fysieke servers en dus tot lagere ICT-kosten Digitalisering van het archief levert een enorme besparing van papierverbruik op Het slim toepassen van telewerken en video conferencing is niet alleen goed voor het milieu, maar bespaart ook op brandstofkosten Triviaal? Het kiezen van een huisstijl-lettertype dat minder inkt verbruikt kan ook tot besparingen leiden, omdat toners/cartridges minder vaak hoeven te worden vervangen.
Kortom, als er toch strategische veranderingen moeten worden doorgevoerd in de ICT, dan zou het de moeite kunnen lonen om deze langs de “meetlat van duurzaamheid” te leggen.
Waar en wanneer moet u beginnen? De ICT-ontwikkelingen gaan razendsnel en de vraag waar en wanneer u daar voor uw kantoor op moet inspelen is niet eenduidig voor alle kantoren te beantwoorden. Het hangt in de eerste plaats samen met de vraag waar u momenteel staat en welke strategische koers u voor uw kantoor heeft uitgestippeld. Als u altijd al voorop hebt gelopen in het adopteren van nieuwe ICT-ontwikkelingen, bent u vermoedelijk al een eind op streek. Maar als dat niet zo is, zijn er heel wat knopen om door te hakken. Bepalend hierbij is toch welke strategische keuzes u maakt voor de toekomst van uw kantoor. Waar moet uw kantoor wat u betreft over 5 tot 10 jaar staan? Het antwoord op die vraag zal ongetwijfeld ook nauw verbonden zijn met de behoeften en verwachtingen van uw klanten. Het lijkt dus voor de hand te liggen om uw klanten actief in dit denkproces te betrekken, bijvoorbeeld door het organiseren van klantenpanels of het houden van klanttevredenheidsonderzoeken. Zorg ervoor dat u het beeld van uw kantoor van de toekomst zo concreet mogelijk maakt. Hoe helderder het beeld, hoe beter uw inzicht in de ICT-trends die daarbij passen en waar u dus iets mee moet. Vanuit de visie op de toekomst stuurt u op langere termijn vermoedelijk op procesoptimalisatie in alle facetten van uw bedrijfsactiviteiten en zoekt u naar kansen op nieuwe of vernieuwde dienstverleningsconcepten. Het plan dat u hiervoor uitstippelt is maatgevend voor de ICT-keuzes die gemaakt moeten worden, zowel qua richting als qua tempo. Veel kantoren redeneren bij de bepaling van de toekomstige ontwikkelingsrichting vanuit de huidige ICTtools die in gebruik zijn. Op zich niet verbazingwekkend, omdat hierin veel tijd, geld en kennis is
geïnvesteerd. Het vervangen van een softwarepakket heeft inderdaad een grote impact op de organisatie. Toch is het van belang om zeer kritisch te blijven ten aanzien van de vraag of uw huidige software ook in de toekomst kan bijdragen aan of zelfs bepalend kan zijn voor de realisatie van uw ambities en doelstellingen. Dat begint in ieder geval met het verkrijgen van inzage in de visie en productontwikkelingsagenda van uw leverancier. Deelt deze op hoofdlijnen uw visie op de aankomende veranderingen en wil men daarin mee ontwikkelen? Zo ja, dan is er toekomstperspectief voor een vruchtbare samenwerking, maar als er te veel verschillen van inzicht lijken te bestaan is het zaak om serieus te overwegen andere keuzes te gaan maken. Het kan niet genoeg benadrukt worden dat automatisering te allen tijde ondersteunend moet zijn aan de organisatiestrategie en in geen geval een belemmerende factor mag worden.
