Instructie uitvoering arrangement/TLV en overdracht 1Loket dossier Voor de zomervakantie heeft u gebruik gemaakt van Onderwijs Transparant (OT) om het digitale groeidocument in te vullen en daarmee een aanvraag te doen voor extra ondersteuning. De laatste stap die tijdens de trainingen toen is uitgelegd, is hoe u een afgegeven besluit kon terugvinden in Onderwijs Transparant. Onderwijs Transparant is gedurende de vakantie verder ingericht om ook vast te kunnen leggen dat u het arrangement of TLV in uitvoering neemt en, bij inschrijving op de uitvoerende school, het dossier overdraagt aan de nieuwe school. De beschrijving die u hieronder vindt, legt de stappen uit die doorlopen dienen te worden om de acceptatie en overdracht in OT te doen. Er zijn 5 scenario’s uitgewerkt, namelijk: 1. 2. 3. 4.
U heeft het arrangement of TLV aangevraagd en gaat ook de uitvoering doen. U heeft een O&B arrangement aangevraagd en een andere school gaat de uitvoering doen. U bent uitvoerder van een O&B arrangement, dat door een andere school is aangevraagd. U heeft de TLV aangevraagd en een andere school gaat de uitvoering doen (de leerling stapt over naar die school). 5. U bent uitvoerder van een TLV, die door een andere school is aangevraagd. Bepaal bij gebruik van OT welk scenario voor de situatie geldt, en volg vervolgens de stappen hieronder.
Hoe zat het ook alweer? De stappen tot en met het besluit. U heeft een arrangement of een TLV aangevraagd voor een leerling. Na het definitief maken van de arrangementsaanvraag komt de leerling terecht in het overzicht ‘Arrangementen ter besluitvorming bij SWV’. De leerling blijft hier staan totdat het SWV de aanvraag heeft geaccepteerd en een besluit heeft genomen over de aanvraag. Indien een aanvraag is teruggezet verdwijnt deze weer uit dit menu en zal het wederom zichtbaar zijn in het menu ‘Aanvragen/registreren arrangement’. Overzicht afgewezen arrangementen Wanneer het SWV besluit dat het arrangement wordt afgewezen zal de leerling in ‘Overzicht afgewezen arrangementen’ komen te staan. Overzicht arrangementbesluiten In dit overzicht komen de leerlingen te staan met een arrangementaanvraag waarover een besluit is genomen. Op deze manier ziet u alle arrangementbesluiten in een overzicht. Door op de leerling te klikken in het overzicht kunt u het besluit terugvinden onder tabblad ‘Besluit’. Daar vindt u, indien van toepassing, ook het TLV-nummer.
1
Welke overzichten zijn van belang bij het accepteren van de uitvoering? Invullen of aanpassen uitvoerder Hier vult u de naam van de uitvoerende school in. Dat kan eventueel nog nadat het SWV de arrangementaanvraag heeft toegekend. Bevestigen uitvoeren arrangementen (in) Na het definitief maken van een positief besluit door de SWV beslisser, zal het arrangement bevestigd moeten worden door de uitvoerder in kwestie. De uitvoerder zal dan middels het menu ‘bevestigen uitvoeren arrangement (in)’kunnen bevestigen dat het arrangement in uitvoering wordt genomen. Het overzicht: “Arrangementen wachtend op uitvoering” Wanneer de uitvoering is bevestigd, zal de uitvoerende school de start- en einddatum van de uitvoering in moeten vullen. De leerling zal op de dag van de startdatum uit dit overzicht verdwijnen. De leerling komt dan in het overzicht ‘Arrangementen in uitvoering’ te staan. Het overzicht: “Arrangementen in uitvoering” In dit overzicht vindt u alle leerlingen van wie een arrangement in uitvoering is.
Is de uitvoerder bekend en goed ingevuld in OT? De uitvoerder moet door de aanvragende school worden ingevuld. Dit kan al bij de aanvraag zijn gedaan op het tabblad ‘uitvoering’, of kan eventueel na het besluit worden ingevuld of aangepast in het overzicht ‘Invullen of aanpassen uitvoerder’.
Klik op de naam van de leerling in het overzicht ‘Invullen of aanpassen uitvoerder’; Ga naar het tabblad ‘Uitvoering’; Controleer of de uitvoerder is ingevuld, indien dit niet het geval is, vink dan “ja” aan, kies in de lijst voor “school” en zoek de schoolnaam van de uitvoerende school dan op in de lijst. Vul een van de velden in om de betreffende school op te zoeken. Zet een vinkje voor de school.
LET OP: Wanneer een regel groen kleurt betekent dat dat deze school een account heeft voor OT en de uitvoering dus ook kan accepteren in OT en het groeidocument kan inzien. Wanneer een regel wit is, is dat (nog) niet het geval.
Klik vervolgens op opslaan
.
LET OP: Zodra u zelf de uitvoerende school bent, dient u hier uw eigen school in te vullen. Nadat het SWV de aanvraag heeft goedgekeurd, kunt u de uitvoering accepteren in het overzicht ‘Bevestiging uitvoering arrangementen (in)’, zoals hieronder is beschreven.
2
De 5 scenario’s 1.
U heeft het arrangement of TLV aangevraagd en gaat ook de uitvoering doen.
Zodra U de aanvraag heeft gedaan en óók de uitvoerende school bent, kunt u in het overzicht ‘Bevestiging uitvoering arrangementen (in)’ bevestigen dat u de uitvoering zal doen.
2.
Ga naar het overzicht ‘Bevestiging uitvoering arrangementen (in)’; Klik op de naam van de leerling waarvan u het arrangement uitvoert; Zet een vinkje achter ‘Bevestiging uitvoering’. Vul de startdatum (en einddatum indien bekend) in of pas deze aan zodat duidelijk wordt wanneer het arrangement begint (en eindigt).
Klik vervolgens op Opslaan Afhankelijk van wanneer het arrangement begint staat de leerling nu in het overzicht ‘Arrangementen wachtend op uitvoering’ of ‘Arrangementen in uitvoering’.
U heeft een O&B arrangement aangevraagd en een andere school gaat de uitvoering doen.
In het geval dat u een O&B arrangement heeft aangevraagd en een andere school gaat de uitvoering doen, loopt u de stappen door zoals hieronder beschreven.
3.
U heeft de uitvoerder ingevuld in het overzicht ‘Invullen of aanpassen uitvoerder’; Na het registreren van een definitief besluit door de SWV beslisser, zal het arrangement bevestigd moeten worden door de school die u heeft ingevuld als uitvoerder. Deze school zal dan middels het menu ‘bevestigen uitvoeren arrangement (in)’ bevestigen dat ze het arrangement in uitvoering nemen. De leerling is in het overzicht ‘Arrangementen wachtend op uitvoering’ of ‘Arrangementen in uitvoering’ te zien:
U bent uitvoerder van een O&B arrangement aangevraagd die door een andere school is aangevraagd.
Zodra u door de school die het O&Barrangement aanvraagt als uitvoerder wordt aangewezen, kunt u de stappen hieronder volgen:
In het overzicht ‘Bevestigen uitvoering arrangementen (in)’ staan de aanvragen die door een andere school zijn gestart, maar waarbij u als uitvoerende school bent gekozen. Deze aanvragen zijn al door het SWV goedgekeurd en kunnen uitgevoerd worden. Klik op de leerling om de aanvraag te zien; Op het tabblad ‘Actie en Status’ zet u een vinkje achter ‘Bevestiging uitvoering’. Hieronder wordt de datum van de bevestiging ingevuld. Vul de startdatum (en einddatum indien bekend) in of pas deze aan zodat duidelijk wordt wanneer het arrangement begint (en eindigt). Klik vervolgens op Opslaan De leerling is in het overzicht ‘Arrangementen wachtend op uitvoering’ of ‘Arrangementen in uitvoering’ te zien, afhankelijk van de datum waarop de uitvoering van het arrangement begint.
3
4.
U heeft de TLV aangevraagd en een andere school gaat de uitvoering doen (de leerling stapt over naar die school)
Zodra u een TLV heeft aangevraagd, waarbij u heeft aangegeven dat een andere school het arrangement gaat uitvoeren, dient u daarnaast het 1Loketdossier van de leerling volledig over te dragen aan de uitvoerende school. De stappen hieronder leggen uit hoe u het dossier kunt overdragen:
Nadat u de arrangementsaanvraag op definitief heeft gezet en het SWV goedkeuring heeft gegeven, zal de uitvoerende school deze in het overzicht ‘Bevestiging uitvoering arrangementen (in)’ zien staan. Ga vervolgens naar het overzicht ‘Overzicht leerlingen (start)’ en klik op de naam van de leerling; Zet ‘Sluiten 1-Loketdossier’ op ‘Definitief’. Indien u het dossier op definitief zet, kunt u geen aanvragen meer starten; Ga vervolgens naar het overzicht ‘Leerlingen’ > ‘Overzicht overdrachten (uit)’. Hier ziet u de leerlingen terug waarvan u het dossier het gesloten. Klik op de naam van de leerling. U ziet hier naast de leerling- en schoolgegevens welke arrangementen er zijn aangevraagd voor deze leerling. Zoek de naam van de ontvangende school op m.b.v. de zoekvelden; Zet een vinkje voor de naam van de school; Om het dossier direct klaar te zetten voor de ontvangende school zet u een vinkje achter ‘Dossier klaarzetten voor overdracht’;
Klik vervolgens op Opslaan
Zodra de ontvangende school de overdracht heeft geaccepteerd, ziet u in het overzicht ‘Overzicht overdrachten (uit)’ een vinkje bij ‘Overdracht geaccepteerd’.
Dossier archiveren Zodra het dossier van een leerling is overgezet naar een andere school, kunt u het dossier archiveren.
5.
Ga naar het overzicht ‘Te archiveren 1Loket dossiers’; Klik op het potloodje voor de naam van de leerling waarvan u het dossier wilt archiveren; Zet een vinkje voor ‘Archiveren’; Klik op het groene vinkje; De leerling is nu te vinden in het overzicht ‘Gearchiveerde 1Loket dossiers’.
U bent uitvoerder van een TLV dat door een andere school is aangevraagd.
Zodra u door een andere school als uitvoerder bent aangewezen wanneer het om een TLV gaat, moet u het dossier van de leerling overgedragen krijgen en deze accepteren. U dient eerst de uitvoering van de TLV te accepteren. Volg hiervoor onderstaande stappen:
In het overzicht ‘Bevestigen uitvoering arrangementen (in)’ staan de aanvragen die door een andere school zijn gestart, maar waarbij u als uitvoerende school bent gekozen. Deze aanvragen zijn al door het SWV goedgekeurd en kunnen uitgevoerd worden. Klik op de leerling om de aanvraag te zien; Op het tabblad ‘Actie en Status’ zet u een vinkje achter ‘Bevestiging uitvoering’. Hieronder wordt de datum van de bevestiging ingevuld. Vul de startdatum (en einddatum indien bekend) in of pas deze aan zodat duidelijk wordt wanneer het arrangement begint (en eindigt).
4
Klik vervolgens op Opslaan De leerling is in het overzicht ‘Arrangementen wachtend op uitvoering’ of ‘Arrangementen in uitvoering’ te zien, afhankelijk van de datum waarop de uitvoering van het arrangement begint.
Om het dossier van de leerling vervolgens op te halen, zodat u zelf in staat bent om na deze TLV zelf nieuwe aanvragen in te dienen, volgt u de stappen hieronder:
Ga naar ‘Overzicht overdracht (in)’. Klik op de naam van een leerling. NAW-gegevens van de leerling en schoolgegevens worden getoond. Zet een vinkje bij ‘Deze overdracht accepteren’.
Selecteer de naam van de contactpersoon van de ontvangende school. Zet de status van de overdracht op ‘definitief’.
De overdracht is nu verwerkt en u kunt het 1Loketdossier van de leerling inzien via het overzicht ‘Overzicht leerlingen (start)’. Het arrangement wat heeft geleid tot de overdracht, kunt u nog steeds terugvinden onder ‘Arrangementsaanvragen/registraties’, ‘Arrangementen wachtend op uitvoering’ of ‘Arrangementen in uitvoering’. Nieuwe aanvragen Omdat u het leerling dossier heeft overgenomen van een andere school, kunt u nu zelf nieuwe arrangementaanvragen doen voor deze leerling. Vanaf nu bent u de aanvragende school geworden.
5
