1
© David Gruber 1980 - 2010
2
Motto: Budeš-li věnovat čas tomu, co nepotřebuješ, bude ti scházet čas na to, co potřebuješ. David Gruber Time management páté generace v šesti krocích
© David Gruber 1980 - 2010
3
SOUSTO Stanovte – ovládněte – uvědomte si - sestavujte – tvořte – ošetřujte Stanovte soustavu položek ovládněte umění přinutit se – uvědomte si termínovanost a priority – sestavujte záznamy – tvořte z nich realitu – ošetřujte resty
© David Gruber 1980 - 2010
4
Šest kroků SOUSTO podrobněji 1. Stanovte si správnou soustavu entit neboli položek (= vizi, plány, cíle, úkoly, úkony) a periody jejich běžných a velkých revizí. 2. Ovládněte metodu P-N-V, tj. jak se přinutit – nepřestat – vytrvat. © David Gruber 1980 - 2010
5
3. Jasně si u každé položky uvědomte míru termínovanosti a prioritu - a podle toho volte způsob zápisu směřující k optimální realizaci. 4. Správně si sestavujte záznamy položek – tj. záznamy vize, plánů, cílů, úkolů, úkonů.
5. Tvořte realitu ze svých snů a plánů - tj. ze všech položek. © David Gruber 1980 - 2010
6
Tahem na branku utvářejte své nové úspěšnější já. 6. Ošetřujte resty – osvojte si optimální práci s vyhníváním, s archivací a s možnými návraty k archivovanému i za několik let.
© David Gruber 1980 - 2010
7
Historie pěti generací time managementu Historie pěti generací time managementu je zjednodušeně v kostce tato: První generace – úkoly na volných lístečcích (třeba typu samolepek nad stůl nebo na ledničku v kuchyni). Druhá generace – obyčejný čistý notes, běžný diář nebo stolní kalendář. Třetí © David Gruber 1980 - 2010
8
generace – plánovací systémy s řadou oddělovačů, formulářů od „stránka=den“ po „stránka=rok“ plus víceleté projekty. Plánovací systémy papírové (u nás nejprodávanější je systém ADK Grada) nebo i počítačové (PDA, sofistikované mobily, iphony apod.). Čtvrtá generace – přidává celoživotní perspektivu plánujícího člověka, jeho celoživotní vizi, jeho návyky © David Gruber 1980 - 2010
9
směřující od stanovování priorit až k dosažení osobní nezávislosti a nakonec vzájemné pozitivní závislosti těch nezávislých jedinců. Je spojena především se jménem Stephena R. Coveye (zakladatelským dílem je jeho kniha „First Things First“ s premiérovým vydáním v roce 1994). Pátá generace – české provenience, s psychovzorci, s multimetodami, které šetří čas nejen na její © David Gruber 1980 - 2010
10
provozování, ale i na její nastudování. Pátá generace vznikala a vyvíjela se postupně desítky let – už od 70. let minulého století. První odborný článek o ní byl napsán v roce 1980 do časopisu Podniková organizace, brzy nato do časopisu Moderní řízení. Přelomovým dílem time managementu páté generace s vyzrálým názvoslovím je © David Gruber 1980 - 2010
11
kniha Time management, přesněji její třetí vydání z Management Pressu Praha 2009. Je to jediná kniha na našem trhu, kde je soustavně popsána celá historie time managementu, v zahraničí i u nás, včetně vzniku tohoto pojmu – a to na stránkách 9 28, v širších souvislostech na stránkách 9 - 40. V ní též můžete vidět fotokopii vzácného rukopisu prvního © David Gruber 1980 - 2010
12
časopiseckého článku, který byl zmíněn výše. O praktickém nástroji time managementu páté generace, o multimetodě v šesti krocích SOUSTO je i následující text.
© David Gruber 1980 - 2010
13
První krok: Stanovte si správnou soustavu entit neboli položek (= vizi, plány, cíle, úkoly, úkony) a periody jejich běžných a velkých revizí
- Soustava položek neboli entit musí být SMART (specific, measurable, agreed, reasonable, © David Gruber 1980 - 2010
14
timebound). Česky: specifická, měřitelná, akceptova(tel)ná, rozumná, terminovaná). - V soustavě musí být harmonicky sladěn prvek stability a pružnosti. Tj. nejdříve si stanovte celoživotní vizi, z ní odvoďte dlouhodobé strategické položky (více let), z nich pak taktické (na 1 rok, měsíc, týden), z nich operativní položky © David Gruber 1980 - 2010
15
až jednotlivé úkonové položky (den, hodina, právě teď). Strategickým položkám můžete říkat plány, taktickým položkám můžete říkat cíle, operativním položkám můžete říkat úkoly a jejich elementární části nazývat úkony (nebo místo „úkony“ též záležitosti, procedury; a třeba i „kroky“ – ale v tomto systému raději ne, protože © David Gruber 1980 - 2010
16
by se to mohlo plést s „šesti kroky“, které charakterizují celý tento text). - K této soustavě se pravidelně vracejte a dělejte revize. Častěji běžné, jednou za delší čas velké. Nedělejte je podle momentálních choutek vašich lidských slabostí, ale podle VAŠEHO LEPŠÍHO, ROZUMNÉHO STRATEGICKÉHO JÁ. © David Gruber 1980 - 2010
17
Jak často dělat revize? Podle psychovzorce profesionální koncentrace* v takové periodě, na kterou máte největší návyk. (Nejlepší návyk = nejlepší koncentrace = největší úspěch.) Při stanovování periody vezměte v úvahu též a) vlastní povahu (nakolik jste stabilní či proměnlivý typ), b) vlastní ctižádost (nakolik přesně © David Gruber 1980 - 2010
18
precizně to chcete mít stanoveno), c) situaci ve svém okolí (společenskopolitické klima, jeho proměnlivost, stabilitu či nestabilitu, trendy do budoucnosti). Pro plánovanou běžnou revizi se doporučuje vybrat si z periody den, měsíc, kvartál, pro zvlášť lenivé jedince rok. Pro plánovanou velkou revizi rok nebo více let. Obojí © David Gruber 1980 - 2010
19
může přijít i neplánovaně. Viz též třetí krok.
* Psychovzorec profesionální koncentrace telegraficky: Zapomeňte na řeči svých učitelů, rodičů, na rady knih a časopisů o tzv. „pevné vůli“ coby strůjkyni úspěchu. Vynaložení pevné vůle nevede k překonání krize, ale k jejímu © David Gruber 1980 - 2010
20
pohloubení, k ještě většímu zošklivení toho, k čemu vás nabádá váš „vnitřní mus“, vaše vzepětí vůle. Platí: Co se musí, to se hnusí. Člověk dobře plní svá předsevzetí zpočátku – to je nesen na vlně emocí, tzv. počátečního nadšení. Toto nadšení však nezadržitelně vyprchává – a to daleko rychleji, než bychom si přáli. Spolehlivým klíčem k úspěchu je dobrý návyk – © David Gruber 1980 - 2010
21
ten ale přichází až po delším čase, delším pravidelném opakování. Krizi typu „nadšení už odešlo, pevný návyk ještě nevznikl“ nemá cenu řešit vzepětím pevné vůle (= vnitřním příkazem „musíš!“), ale znovudoplněním vysoké hladiny emocí, kladných i záporných. Nebo – chceteli – opětným silným sebemotivováním. To se © David Gruber 1980 - 2010
22
navozuje pomocí představivosti a fantazie. Jde v podstatě o znovuvytvoření touhy, jak to hezky popsal ve známé písni absolvent autorova kurzu rychločtení Daniel Landa. Opětovnou sebemotivaci opakujeme tak dlouho, dokud nenastane návyk. Návyk je rozhodující. A protož lidé jsou různí, někomu vznikne návyk na © David Gruber 1980 - 2010
23
revize co týden, někomu co měsíc, někomu co kvartál, někomu v jiné periodě. Starší generace time managementu radí „natvrdo“ všem nějakou stejnou periodu, tento time management páté generace radí dát si tuto periodu individualizovaně podle vlastního nejlepšího návyku. Tento popis psychovzorce profesionální koncentrace © David Gruber 1980 - 2010
24
je velmi stručný, tudíž zjednodušený. Pro zavedení SOUSTA do vašeho života však tento popis coby minimum knowhow stačí. Než však začnete hlouběji polemizovat s předchozími řádky, přečtěte si, prosím, o tomto psychovzorci více a komplexněji ve Zlaté knize komunikace (viz závěr této brožury). © David Gruber 1980 - 2010
25
Druhý krok: Ovládněte metodu P-N-V, tj. jak se přinutit – nepřestat - vytrvat „Sebelepší time management je na nic, pokud nemáte dost vůle naplánované úkoly také uskutečnit,“ říkají mnozí rozumní lidé. My s nimi částečně souhlasíme, částečně ne. Souhlasíme v tom, že uskutečnění naplánovaného je © David Gruber 1980 - 2010
26
klíčové a rozhodující. Oponujeme v tom, že uskutečnění je otázkou pevné vůle. Povídačky o pevné vůli jsou velice rozšířeným omylem. Klíčem k uskutečnění naplánovaného je psychovzorec profesionální koncentrace, řadou vašich kolegů uživatelů SOUSTA označovaný soukromě i v médiích za jeden z nejužitečnějších praktických objevů v psychologii práce © David Gruber 1980 - 2010
27
dvacátého století. Jde o jakousi psychologickou podobu Einsteinova E = mc² avšak ve velmi praktické oblasti dosahování životních cílů. Psychovzorec profesionální koncentrace a psychovzorec opozice podvědomí** jsou spolehlivým lékem na tzv. prokrastinaci, tj. na odkládání úkolů a úkonů, váhání, © David Gruber 1980 - 2010
28
ztroskotávání ve smyčce věčného začátečnictví. Psychovzorcem opozice podvědomí se dá hravě vysvětlit to, co bylo jinde po náhodném objevu popsáno jako „salámová metoda“. A tímto psychovzorcem se dá tato salámová metoda vylepšit, optimalizovat. **Psychovzorec opozice podvědomí telegraficky: © David Gruber 1980 - 2010
29
Tlačíme-li na sebe sama v celém svém vědomí směrem k určitému cíli („musíš mluvit u té zkoušky plynule bez zakoktání“, „nesmíš mít paměťové okno“, „musíš vstřelit tuto rozhodující penaltu“), naše podvědomí nezadržitelně a zákonitě oponuje. Tlačí naše JÁ do činnosti opačné („a stejně se zakoktáš“, „a naschvál si nevzpomeneš“, „tu penaltu stejně nedáš“). Podvědomí je © David Gruber 1980 - 2010
30
silnější než vědomí – často to dopadá přesně tak, jak ono podvědomí chtělo. Řešení v náročných životních situacích je trojí: a) Snížit vnitřní vědomý tlak na své JÁ. Čím vyšší je vnější tlak, tím více nám to má být vnitřně psychicky „více jedno“. Takové werichovské „když nejde o život, jde o hovno“. b) Když neuhlídám vnitřní tlaky a protitlaky, necháme © David Gruber 1980 - 2010
31
je probíhat v jiné oblasti. Třeba: při koncertu nemyslíme na sama sebe hrajícího (a schopného udělat chybu), ale na hudbu samotnou. Nebo: Při silné hudbě do sluchátek nemyslím (já anglický král) na sama sebe čtoucího – a nekoktám! (Viz oskarový film 2011 Králova řeč.) c) Geniálním řešením je mnohdy řešení typu „tlačit opačně“. Třeba si při © David Gruber 1980 - 2010
32
nespavé noci dokonale vsugerovat, že vlastně „nesmíte usnout“. Stejně jako si to sugerujete někde na schůzi po obědě. Nějakému problematickému kolegovi zakázat činnost, které se od něj chcete dočkat. Na situace potvrzující tento psychovzorec narazíte několikrát denně. Fór je v tom, že kromě žáků a © David Gruber 1980 - 2010
33
čtenářů Davida Grubera lidé tento princip v drtivé většině případů neznají – a pořád a pořád se jejími jednotlivými projevy nechávají překvapovat. Viz Oskary za film Králova řeč. Vy ten psychovzorec však znáte – a jste nad věcí. Tento popis psychovzorce opozice podvědomí je velmi stručný, tudíž zjednodušený. Pro zavedení SOUSTA do vašeho života však coby © David Gruber 1980 - 2010
34
minimum know-how stačí. Než však začnete polemizovat s předchozími řádky, přečtěte si, prosím, o tomto psychovzorci více a komplexněji ve Zlaté knize komunikace (viz závěr této brožury).
Vysvětlení výše uvedených psychovzorců je tedy ve Zlaté knize komunikace, jejich použití (a další záležitosti) je © David Gruber 1980 - 2010
35
popsáno v následujících řádcích. Psychovzorec profesionální koncentrace vám umožní odvodit si, proč je důležitá čistá hlava. Některé teorie time managementu správně tvrdí, že je důležitá čistá hlava. Psychovzorec Psychovzorec profesionální koncentrace vám již více než čtvrt století k tomuto tvrzení navíc i © David Gruber 1980 - 2010
36
pomáhá zdůvodnit, proč tomu tak je. To, že zapsáním položky si vyčistíte hlavu, je empiricky známo už od antiky. A už před více než sto lety stanovili američtí psychologové Hamilton a Miller, že v centru našeho vědomí (= v centru koncentrace) můžeme v jednom a témže zlomku sekund udržet maximálně sedm prvků. Lépe řečeno, © David Gruber 1980 - 2010
37
sedm plus mínus dva – v závislosti na naší momentální dispozici a dalších okolnostech. Jako by tam v naší hlavě byl jeden věšák na kabáty se sedmi háčky. Zapsáním položky do plánovacího systému prostě vezmete ten překážející kabát z vnějšího háčku a uložíte jej dovnitř do skříně. Skříň zavřete; kabát tam je vždy k nalezení, ale už není na očích, už nestraší, © David Gruber 1980 - 2010
38
nerozptyluje. Háček na vašem vnějším psychickém věšáku je volný. A čím více háčků je volných, tím větší je šance, že na některý z nich můžeme zavěsit třeba nějaký vynikající kreativní nápad. Je-li vnější věšák zaplněný kabáty (= položkami), nápady padají na zem (= neudrží se v hlavě, jsou zapomenuty a ztraceny). Je-li věšák volný, nápady se na něm zachytí – a © David Gruber 1980 - 2010
39
mění náš život postupně k lepšímu. Tak tedy: - Ovládněte psychovzorec profesionální koncentrace a aplikujte jej na překonávání krizí v cestách za plněním cílů. - Začněte počátečním náporem (pozitivně zde působí princip generalizace, tj. „když jsem za jeden týden zvládl pět © David Gruber 1980 - 2010
40
lekcí angličtiny, proč bych za jeden rok nezvládl 100 lekcí angličtiny“). - Dejte si motivační rezervu. (Počítejte s poklesem motivovanosti a vzrůstem rušivých vlivů. Psychický haló efekt vám mylně našeptává: „Když je ta práce na splnění cíle nyní v začátcích úžasná, jistě bude stále úžasná.“ Počítejte s tím, že časem bude jen „čtvrtinově © David Gruber 1980 - 2010
41
úžasná“. Ledaže byste použili psychovzorec profesionální koncentrace a svou představivostí a fantazií si z „čtvrtinové úžasnosti“ vyrobili vyšší úžasnost.) - Přidejte psychovzorec psychické teorie relativity ***. Při pocitu stagnace se porovnejte s těmi, kteří ještě cestu k cíli nezačali (pocit „já jsem pořád © David Gruber 1980 - 2010
42
stejný, ale ostatní se jakoby zhoršili“).
***Psychovzorec psychické teorie relativity telegraficky: Váš stav pohody nebo stresu není dán absolutní kvalitou vnějších okolnosti, ale jejich relativní kvalitou vůči nějaké základně. Základnou je to, co považujete za „normu“, za © David Gruber 1980 - 2010
43
přirozený neutrální stav. Základnou je často to, „jak tomu bylo dosud“. Pohoda tedy nepramení z toho, že je „absolutně dobře“, ale že je „lépe než dříve“, „lépe než jsem čekal“. Člověk, kterému reálně hrozila amputace obou nohou, je šťastný, že mu nakonec amputovali jen jednu. Vnímá výsledný stav jako „jednu nohu se podařilo zachránit“. Člověk, kterému © David Gruber 1980 - 2010
44
nehrozilo poškození nohou vůbec, vnímá stejný stav, tj. amputaci jedné své nohy, jako učiněnou tragédii. „Přišel jsem o nohu.“ Praktické uplatnění tohoto psychovzorce spočívá v tom, že si základnu můžeme variabilně vnitřně vsugerovat tak, aby náš reálný stav byl proti ní zlepšením. Abychom byli v pohodě, ve formě, akceschopní – tím totiž © David Gruber 1980 - 2010
45
uděláme první nezbytný krok k tomu, abychom svou situaci zlepšili i reálně. Tento popis psychovzorce psychické teorie relativity je velmi stručný, tudíž zjednodušený. Pro zavedení SOUSTA do vašeho života však coby minimum knowhow stačí. Než však začnete polemizovat s předchozími řádky, přečtěte si, prosím, o tomto psychovzorci více a komplexněji ve Zlaté knize © David Gruber 1980 - 2010
46
komunikace (viz závěr této brožury).
- Přidejte psychovzorec opozice podvědomí. Rozdělte dlouhodobý cíl na zvládnutelné úkoly a úkony (= nestrčíte do pusy celý salám, ale po jednotlivých kolečkách zvládnete sníst postupně © David Gruber 1980 - 2010
47
celou šišku). Zabývejte se v mysli jen zvládnutelností zrovna následujícího jednoho úkonu. Nenechte si mysl zatížit a stresovat každodenními myšlenkami na tu spoustu úkonů, která vede ke splnění strategických plánů a vize. (Tj. nemějte věci či texty spojené s dalšími úkony neustále na očích – ty by měly být skryté z úhlů vašich pohledů a tím i © David Gruber 1980 - 2010
48
z vaší mysli. Kromě dvou výjimek: a) kromě dob revizí, b) kromě dob psychického motivování se podle psychovzorce profesionální koncentrace v krizích.) Po zvládnutí každého úkonu se zaradujte, ohlédněte zpět za vykonanou prací, dejte si pauzu (nejlépe s myšlenkou „a teď na určitou dobu práce na velkém úkolu zakázána“). © David Gruber 1980 - 2010
49
Udržujte si takto svou nadrženost na další vytrvalé pokračování. Tj. aplikujte Psychovzorec opozice podvědomí. - Podle psychovzorce profesionální koncentrace si vyčistěte vědomí. Jasná mysl, tj.“uvolněných sedm háčků na věšáku vaší vědomé koncentrace“ umožňuje nejcennějšímu duševnímu bohatství – vašim kreativním nápadům © David Gruber 1980 - 2010
50
– aby se nezarazily v podvědomí, ale aby dospěly do vědomí a byly tam vědomě promýšleny. Jasná čistá hlava = dveře otevřené dokořán lidské kreativitě, objevitelství, vynálezectví. - Součástí time managementu páté generace je samozřejmě pravidlo ihned si takový kreativní nápad zaznamenat, fixovat, učinit © David Gruber 1980 - 2010
51
je součástí soustavy položek. Zaznamenat se dá nejen na vnější médium (papír, počítač), ale přímo do mozku pomocí paměťové asociační listiny. Jde o využití psychovzorce ZPxZPP. Pro dobré využití SOUSTA není nutné tento psychovzorec znát – je to něco navíc. Ale opět něco velmi užitečného. Viz kterékoliv vydání ZKK . © David Gruber 1980 - 2010
52
- K vyčištění vědomí a nastolení jasné mysli poslouží počáteční udělání pořádku ve věcech, lejstrech, myšlenkách – zařazení do správného systému. Jde o myšlenkový stav „mám to zapsáno; vím, kde to najdu; nemusím se neustále starat a strachovat, že na ten skvělý plán či jeho část zapomenu“. Počáteční udělání pořádku je vlastně © David Gruber 1980 - 2010
53
takovou první velkou revizí. Při každé další běžné revizi (= týden nebo měsíc nebo kvartál, pro lenivé třeba i rok) se na tomto pořádku dělají drobné opravy (náprava drobných poškození, drobných rozházení dříve uložených lejster apod.). Při velké revizi (ročně nebo pro lenivé v delších periodách) se dělají na tomto pořádku větší © David Gruber 1980 - 2010
54
opravy (náprava větších poškození, větších „rozjetí do chaosu, bince, nepořádku“). Je to obdobné jako u údržby nějakého technického zařízení – třeba osobního auta (běžná údržba, menší opravy, generálka).
© David Gruber 1980 - 2010
55
Třetí krok: Jasně si u každé položky uvědomte míru termínovanosti a prioritu - a podle toho volte způsob zápisu směřující k optimální realizaci Třetí krok může probíhat souběžně se čtvrtým krokem. Anebo mohou probíhat v rychlém sledu za sebou. Třeba si právě v té vteřině zápisu úkonu, úkolu atd. © David Gruber 1980 - 2010
56
vybavíte termínovanost a prioritu – a podle toho položku do plánovacího systému umístíte a označíte. Anebo vám nejdříve bleskne hlavou spolu s heslovitým názvem položky její termínovanost a priorita – a až pár vteřin poté začínáte danou položku při zapisování do plánovacího systému myšlenkově rozvádět a tudíž zapisovat v podrobnostech. © David Gruber 1980 - 2010
57
Termínovanost: Možnosti sahají od nulové termínovanosti (někdy začít cvičit jógu, nějakou neurčitou dobu to dělat) přes polotermínovanost (nejpozději nutný konec, nejdříve možný začátek plánu, cíle, úkolu, úkonu – a volná, neurčitá druhá mez) po naprostou oboustrannou termínovanost (akce začne tento čtvrtek ve 14 hodin a skončí v 16 hodin). Vytvořte si pro různé stupně © David Gruber 1980 - 2010
58
termínovanosti i značky, aby u každého zápisu ve vašem plánovacím systému bylo jasné, o co jde. Zapisování termínovaných či netermínovaných úkolů do vašeho plánovacího systému probíhá různě. Asi máte svůj přirozený systém, který vám postačuje. Pokud ne, pak viz kniha Time management, 3. vydání, Management Press Praha 2009, s. 184). © David Gruber 1980 - 2010
59
Značení priorit: Je to obdobné jako u značení termínovanosti. Volte podle stupnice značkami, anebo barvami, anebo kombinací obojího. Je to prověřeno desetiletími praxe. Asi máte svůj přirozený systém, který vám postačuje. Pokud ne, pak viz kniha Time management, 3. vydání, Management Press Praha 2009, s. 187). Stanovení priorit: © David Gruber 1980 - 2010
60
Asi si řeknete: „Dokud nemám stanoveno, není co značit.“ Máte pravdu. Zhruba řečeno – poměřujte ve chvílích váhání o prioritách vždy to, nakolik vás upřednostnění té či oné varianty přiblíží nebo vzdálí od vaší celoživotní vize. A vyberte to, co vás k ní nejvíce přiblíží. Je to velmi individuální; tato příručka v obecné rovině mnoho nezmůže, když není znám osud a život každého © David Gruber 1980 - 2010
61
jednotlivého člověka z vás, čtenářů. Zde velmi pomáhá přijít na kurz, srovnat si to v hlavě, prodiskutovat, vyslechnout postřehy a tipy nejen učitele, ale i ostatních spolužáků (scházejí se tam velmi schopní a moudří lidé…).
© David Gruber 1980 - 2010
62
Čtvrtý krok: Správně si sestavujte záznamy položek – tj. záznamy vize, plánů, cílů, úkolů, úkonů. Čiňte čtvrtý krok v souladu s dříve uvědomovanou prioritou a termínovaností. - Zvolte papírový či elektronický plánovací systém nebo jejich přiměřenou kombinaci. Vycházejte z toho, co se © David Gruber 1980 - 2010
63
osvědčilo (čtěte chytré knížky, choďte na kurzy, sledujte své úspěšné stíhající známé, respektujte vývoj). Vezměte v úvahu vlastní preference, styl, choutky, libůstky, vkus. Vezměte též v úvahu, co chce váš zaměstnavatel a jaký má on systém. - Na strategické listy plánovacího systému nebo počítače (PDA, smartphonu apod.) pište © David Gruber 1980 - 2010
64
vize a plány, na taktické listy (rok, měsíc) pište cíle a rozsáhlejší úkoly, na operativní listy (týden, den) pište jednotlivé úkony těchto úkolů nebo nanejvýš úkoly složené z malé skupinky úkonů (do cca 5 úkonů – ale záleží na vás). Hranice položek „vize – plán – cíl – úkol – úkon“ je často neostrá; záleží i na tom, jak si to zvolíte individuálně. Vše by mělo © David Gruber 1980 - 2010
65
být provázáno. Provázanost se kontroluje při revizích v periodách dle vašeho největšího návyku. Běžná kontrola a menší korekce při běžné revizi, velká kontrola a případné větší korekce při velké revizi. Viz dříve. (Velká revize samozřejmě může nastat kdykoliv neplánovaně – třeba při velké nečekané životní události kladného i záporného charakteru. © David Gruber 1980 - 2010
66
Nebo prostě v momentě vašeho kreativního přemýšlení a v momentě vašeho tvůrčího nápadu.) - Z tohoto čtvrtého kroku se stane soustavná opakovaná činnost. Sestavování záznamů a úpravy těchto sestav pak budou probíhat „dnes a denně“ po celé období, kdy budete využívat tento time management páté generace SOUSTO. © David Gruber 1980 - 2010
67
- Zapisujete jakékoliv další položky tehdy, když vzniknou. Viz též druhý krok. A ony položky vznikají různě: Vaším nápadem. Příkazem šéfa. Vyplynou ze splnění jiné položky. Změnou životní situace. Vyšší mocí. Nějakou poruchou v životě, v administrativě. Nutností někoho urgovat. (Nutnost někoho urgovat, jak všichni víme, se v naší © David Gruber 1980 - 2010
68
zemi stává velice zřídka, neboť u nás v pracovních vztazích vyřčené slovo platí jako zákon a každý by se hanbou propadl a do smrti chodil jen kanalizací, kdyby něco vyřknul a nesplnil… .)
© David Gruber 1980 - 2010
69
Pátý krok: Tvořte realitu ze svých snů a plánů - tj. ze všech položek. Tahem na branku utvářejte své nové úspěšnější já. Jak jste již stačili zaznamenat, pro vizi, plán, cíl, úkol, úkon někdy používáme obecné slovo „položka“ nebo „entita“. Též se hodí anglické slovo „item“. Položka vašeho time managementu. „Položka“ je © David Gruber 1980 - 2010
70
tedy nadřazený, zobecňující pojem. Své položky tedy plňte. Jak prosté, milý Watsone. Každý den (či aspoň každý pracovní den) co nejdříve po ránu po zahájení pracovní části dne, v prvních minutách vašeho „úseku vlastní časové svobody“ (tj. kdy začínáte být pánem svého času a nejste třeba ve vleku příkazu šéfa) © David Gruber 1980 - 2010
71
otevřete v plánovacím systému stránku daného dne s jednotlivými úkony a úkoly. - Z psychovzorce psychické teorie relativity si snadno dovodíte metodu „worst first“. Z multimetody metodu. Metodou „worst first“ vyberte první úkol či úkon z důležitých a naléhavých (neriskantní, do jedné hodiny časové náročnosti, © David Gruber 1980 - 2010
72
nejnepříjemnější) a udělejte jej. - Pohodový pocit „dnes už mám nejhorší za sebou“ ve vás uvolní překvapivě mnoho energie a vitality do další práce. - Tento pohodový pocit si však můžete navodit i jinak než metodou „worst first“. „Worst first“ je totiž metoda, zatímco psychovzorec je něco mnohem lepšího, tj. © David Gruber 1980 - 2010
73
multimetoda. Z psychovzorce psychické teorie relativity si třeba odvodíte tento počáteční postup: „ Ze všech těch úkolů a úkonů, které mne zpočátku deptají svým množstvím, udělám nejdříve ty nejrychlejší prkotiny. Množství zprvu hrozivé se takto nejrychleji redukuje na množství přijatelné, snesitelné, psychicky potěšitelné a © David Gruber 1980 - 2010
74
povzbudivé.“ A máte navozen stejný motivující pocit – s použitím jiné taktiky. - Největší kouzlo multimetody je v tom, že si sami odvodíte třeba třetí, čtvrtou, další taktiku, která zde ještě není popsána, ale na niž máte nástroj. - Pak vybírejte další úkoly či úkony. Obdobným postupem – viz výše. © David Gruber 1980 - 2010
75
Anebo stále více prostě popořadě, podle priorit. - Učiňte z takovéhoto postupu návyk. A to podle Psychovzorec profesionální koncentrace. - Některé úkoly zvládnete – ty tedy máte udělány. Tam, kde ze splnění již nic dalšího nevyplývá, doporučuji v papírovém diáři udělat rovnou zelenou čáru na levém okraji stránky. V elektronickém © David Gruber 1980 - 2010
76
diáři použít analogickou funkci – třeba celý sektor s tímto úkolem „vyzelenit“. Tam, kde se při splnění úkolu v diáři ocitla nějaká důležitá informace (při obchodním jednání jste si tam něco zapsali), doporučuji udělat v papírovém diáři po levé straně zelenou čáru klikatou. V elektronickém diáři vyzelenit sektor jiným odstínem zelené barvy. © David Gruber 1980 - 2010
77
Více o systému zelené čáry je v knize Time management, 3. vydání, Management Press Praha 2009, s. 191. Plus názorné ilustrace diářových stránek na s. 197-199. - Pokud ze splnění něčeho vyplývají další samostatné úkony do budoucna, hned je zaznačte do plánovacího systému přiměřeně na další dny. A – po zvládnutí každého úkolu platí metoda © David Gruber 1980 - 2010
78
závěrečného zaradování se na splněnou položkou. A pocit „už to mám, už na to nemusím myslet“. Mocný psychovzorec opozice podvědomí je pak vaším spojencem. (Viz výše v kroku 2.) - U úkonů, nad kterými váháte (podle dřívějších generací time managementu byste řekli „nemám na ně dost pevné vůle“) použijte © David Gruber 1980 - 2010
79
psychovzorec profesionální koncentrace. Mnohé pomocí něj zvládnete. - U zbytku úkonů, které nezvládnete (třeba z důvodů poruch jich někdy může být i řada), nejprve zvažte delegování (jednoho čí více úkonů, možná celého úkolu či cíle). Rozhodnete-li se pro delegování, znamená to několik vašich dalších © David Gruber 1980 - 2010
80
úkonů – delegačních, kontrolních, přebírka hotové práce apod. Tyto úkony přiměřeně zaznamenejte do budoucích dnů plánovacího systému. - Pokud jste se rozhodli nedelegovat, jste nuceni danou nezvládnutou položku odložit. To uděláte tak, že levý bok stránky prostě nevyzeleníte, necháte tak. © David Gruber 1980 - 2010
81
Blíže opět podle systém zelené čáry (viz kniha Time management, 3. vydání, Management Press Praha 2009, s. 191). Položka se stává restem. Z realizace jednotlivých úkonů nebo skupin úkonů vyplývají samozřejmě další, následující úkony. Součástí vzniku takovéhoto nového úkonu je jeho správné zapsání do správného místa. Čiňte tak, © David Gruber 1980 - 2010
82
použijte též know-how z předchozích kroků. Nové úkony se mohou vylíhnout ve vaší hlavě též kdykoliv nezávisle na plnění úkonů z jiných oblastí – třeba formou momentálního kreativního nápadu. Opět – správně je fixujte. Okamžitě někam zapište nebo nadiktujte do telefonního záznamníku. Ti ctižádostivější z vás se mohou naučit paměťovou asociační listinu. Je to něco navíc, je to © David Gruber 1980 - 2010
83
popsáno v kompletu dvou CD a knížečky Tajemství zázračné paměti. Viz e-shop na www.gruber.cz. Jakmile se dostanete ke svému plánovacímu systému, přepište ten úkon (úkol, cíl, plán…) tam. Kdo nosí svůj plánovací systém (téměř) všude s sebou, ten (téměř) nepřepisuje. Respektujte opět to, co vám radí psychovzorec profesionální koncentrace o © David Gruber 1980 - 2010
84
důležitosti čisté hlavy. Viz zde výše druhý krok ze šesti.
© David Gruber 1980 - 2010
85
Šestý krok: Ošetřujte resty – osvojte si optimální práci s vyhníváním, s archivací a s možnými návraty k archivovanému i za několik let Postupujte opět podle systému zelené čáry. Každá restová, tedy nevyzeleněná položka se stává součástí každodenních položek druhého dne (druhého pracovního dne). Je-li daná © David Gruber 1980 - 2010
86
položka restem příliš dlouho, je třeba se zamyslet. Nejlépe při nejbližší revizi. Možná obsah položky přestal být aktuální (= položka vyhnila). Pak ji podle systému zelené čáry označíme stejně jako položku splněnou. Nebo tato položka nyní aktuální není, ale může být aktuální někdy v budoucnu. Pak ji odložíme pomocí označení „R“ a vrátíme se k ní při velké revizi – nejlépe jednou ročně na © David Gruber 1980 - 2010
87
přelomu roku. Pokud tato položka ani při velké revizi nebude znovu aktualizována a vzata do hry, nezbývá než ji dlouhodobě archivovat („co kdyby se ten nápad, informace, kontakt apod. hodil za několik let…“). Tj. denní listy plánovacího systému nebo příslušné počítačové soubory uložíme do archívu. A co až zblbneme stářím nebo až dokonce umřeme? Pak © David Gruber 1980 - 2010
88
nezapomeňme v poslední vůli vysvětlit svým pozůstalým, kde se nachází náš archív. Projít jej a těžit z jeho myšlenkového bohatství pak budou moci naší dědicové .
© David Gruber 1980 - 2010
89
Význam time managementu páté generace pro jedince a společnost
Význam pro jedince je zřejmý – dosahuje svých cílů. Což je synonymum pojmu „být úspěšný“. V práci i ve volném čase. Pro sebe i pro druhé kolem sebe (rodina, známí, firma…). Pozor – nejúspěšnější neznamená vždy © David Gruber 1980 - 2010
90
nejbohatší. Říká se: „Peníze nečiní člověka šťastným, ale uklidňují“. Nebo též: „Peníze nejsou všechno, ale zcela bez peněz je všechno ničím“. Nebo: „Naprostý nedostatek peněz mění svobodu v otroctví“. Zvažte přiměřenou míru role peněz ve vašich cílech. Přiměřenost = ani málo, ani moc. Ale tak akorát.
© David Gruber 1980 - 2010
91
Dejž vám bůh (nebo příroda) dost síly vydělat peníze v situacích, kde vydělat lze, dost klidu a pokory smířit se se situacemi, kde vydělat nelze – a dost rozumu k rozpoznání, které situace jsou které.
Význam pro celou společnost – řekněme pro náš stát – se málo zdůrazňuje, a proto si jej © David Gruber 1980 - 2010
92
většinou lidé neuvědomí či nedomyslí do konce a do všech důsledků. Tedy: Masové zavedení time managementu páté generace do života duševně pracujících lidí (aspoň všech vysokoškolsky vzdělaných) je ten nejvýnosnější zlatý důl, nejbohatší ložisko ropy, který může daná země mít. Tento systém umožňuje mnohem lépe využít největší bohatství lidí dané země – jejich © David Gruber 1980 - 2010
93
kreativní nápady, tvořivost. Objevitelství, vynálezectví. Už tedy ne současný stav, že 99% kreativních nápadů našich chytrých lidí zapadne, zapomene se (nebo se zrealizuje jen zčásti a postupně ztroskotá, skončí „věčným začátečnictvím“) a využito je jen ubohé 1% nápadů. S pomocí psychovzorců profesionální koncentrace, a s pomocí paměťové asociační listiny bude využito třeba © David Gruber 1980 - 2010
94
30%, možná 50% nápadů, možná i více. A dotaženo do úspěšného konce. Samotné publikace a kurzy time managementu páté generace mohou být pro stát, kde vznikly (kde je tedy vymyslel občan tohoto státu, platící tomuto státu daně) vynikajícím vývozním artiklem s miliardovými obraty ročně (v dolarech či eurech) a tedy s miliardovými příjmy do © David Gruber 1980 - 2010
95
státní poklady. Na toto zhodnocení se mohou pomocí efektu sněhové koule (snowballing effect) nabalit další miliardy z prodeje dalších nápadů, které zaznamenali a využili další čeští novátoři různých oborů – tedy ti, kteří byli v time managementu páté generace vyškoleni jeho autorem jako první a jako první jej také začali využívat.
© David Gruber 1980 - 2010
96
Tedy – stručně a krátce: Starobní penze ne už kolem 10 tisíc korun měsíčně, ale třeba v průměru 60 tisíc měsíčně? Ano, jistě, protože náš stát bude mnohokrát bohatší a jeho rozpočet mnohonásobný – a zároveň vyrovnaný či přebytkový. Váš příbuzný, který dnes umře na rakovinu v naší nemocnici, protože je ještě neléčitelná nebo není dost peněz na špičkovou léčbu? Ten po © David Gruber 1980 - 2010
97
zavedení time managementu páté generace masově mezi duševně pracující obyvatelstvo přežije, uzdraví se, bude se s vámi radovat ze života ještě dlouho. Vyléčí jej pokročilá lékařská věda, kterou posunuly vpřed nejlepší medicínské kreativní mozky země, protože pomocí time managementu páté generace bude prostě potenciál těchto mozků využit mnohonásobně více, efektivněji. © David Gruber 1980 - 2010
98
Méně autonehod? Ano - díky dokonalejším autům s větší bezpečností. Vymyšleným odborníky-techniky, kteří praktikují time management páté generace… Méně kriminality? Ano - díky lépe vybavené policii. Méně podrazů v politice, podnikání, veřejném životě, všude? Ano - díky masovému umění lidí férově komunikovat, prokouknout triky, podrazy a klam. Prostě – © David Gruber 1980 - 2010
99
pokrok v nejlepším slova smyslu. Lepší život pro všechny slušné lidi.
David Gruber zakladatel kurzů hospodaření s časem v naší zemi autor a duševní vlastník time managementu páté generace objevitel multimetod
© David Gruber 1980 - 2010
100
Další vřele doporučená četba k prohloubení účinnosti time managementu páté generace V dosavadním textu jste měli stručné charakteristiky psychovzorců. Velké potěšení a užitek však budete mít (tak jako již statisíce čtenářů před vámi) z jejich podrobnějšího studia. Zde je pramen: Jde o knihu „Zlatá kniha komunikace“, © David Gruber 1980 - 2010
101
třetí vydání, zkráceně ZKK 3. Stejná čísla stránek platí i pro ZKK 4, tj. pro čtvrté vydání (v době, kdy čtete tyto řádky, bude nejspíše třetí vydání už vyprodáno). Psychovzorec profesionální koncentrace, ZKK 3, s.231, Psychovzorec opozice podvědomí, ZKK 3, s. 235, Psychovzorec psychické teorie relativity, ZKK 3, s. 239. © David Gruber 1980 - 2010
102
A dobrovolně další psychovzorce za nimi – i ty se velmi vyplatí znát .
© David Gruber 1980 - 2010
103
Použitá literatura Gruber, D.: Zlatá kniha komunikace. Vydal GruberTDP. Třetí rozšířené vydání 2009 nebo čtvrté dále doplněné vydání 2011 s popisem multimetod a unimetody. Gruber, D.: Time management. Efektivní hospodaření s časem – klíčová součást beneopedie. Třetí © David Gruber 1980 - 2010
104
rozšířené vydání. Management Press Praha 2009.
© David Gruber, 1980 – 2010. Tento materiál ani žádná jeho smysluplná část nesmějí být bez svolení autora jakýmkoliv způsobem kopírovány ani nesmějí být konány pokusy o hospodářské využití textu ani názvů - stejných nebo © David Gruber 1980 - 2010
105
vzbuzujících svou podobností nebezpečí záměny apod. Povoleny jsou citace v obvyklém přiměřeně krátkém rozsahu, vždy však s uvedením autora a díla.
© David Gruber 1980 - 2010
