TIME MANAGEMENT V PRAXI ŘEDITELE MATEŘSKÉ ŠKOLY

Univerzita Karlova PEDAGOGICKÁ FAKULTA

CENTRUM ŠKOLSKÉHO MANAGEMENTU

TIME MANAGEMENT V PRAXI ŘEDITELE MATEŘSKÉ ŠKOLY Závěrečná bakalářská práce

Autor:

Miroslava Vašíčková

Obor:

Školský management

Forma studia:

kombinované

Vedoucí práce:

Mgr. Jarmila Hořejší

Datum odevzdání práce:

8. 4. 2011

Čestné prohlášení

Prohlašuji, ţe jsem předkládanou závěrečnou bakalářskou práci vypracovala sama za pouţití zdrojů a literatury v ní uvedených a po odborné konzultaci s Mgr. Jarmilou Hořejší.

Miroslava Vašíčková

1

Poděkování Ráda bych poděkovala za odbornou pomoc, cenné rady a podporu při vypracování této práce Mgr. Jarmile Hořejší. Poděkování patří i všem respondentům, kteří se podíleli na výzkumném šetření.

2

Resumé: Závěrečná bakalářská práce se zabývá time managementem, v současné době velmi aktuálním tématem. Je zaměřena na ředitele mateřských škol, na které jsou kladeny stále větší nároky ve všech záleţitostech týkajících se provozu a činnosti školy. Tato situace vyvolává nutnost hospodařit se svým časem, činnosti si vybírat, a tak dosáhnout vyváţenosti v oblasti pracovní i osobní. Vychází z teoretické části, která pojednává o významu time managementu, jeho vývoji, a popisuje některé metody a techniky, které při svém plánování času můţe vyuţít většina lidí. Nedílnou součástí je výzkumná část zaměřená na vedoucí pedagogické pracovníky, přináší poznatky o jejich přístupu k plánování času. Tato práce je doporučením a nabídkou moţností, jak efektivně a účelně plánovat svůj čas, a tím docílit ţivotní rovnováhy vycházející z teoretických znalostí i z osvědčených technik vedoucích pedagogických pracovníků.

Klíčová slova: time management, ředitel mateřské školy, metody plánování a techniky

3

Summary: The final bachelor’s thesis deals with time management, which has currently been a very topical issue. The work particularly focuses on time management of heads of kinder gardens, who have to face growing pressure in all aspects of their work. They need to be able to organize their time and prioritize in order to achieve a balance between their professional and private lives. The theoretical part of the thesis explains importance of time management, covers its history and development, describes some methods and techniques which most people can use while organizing their time. An integral part of the thesis is the research section that focuses on organization skills of pedagogical professionals in leading positions and brings the findings about their attitudes to time management. This work recommends and offers options to plan and organize time effectively and thus to maintain work-life harmony and balance. It is based on theoretical knowledge as well as experience of pedagogical professionals in leading positions.

Key words: time management, director of kindergarten, planning methods and techniques

4

Obsah Úvod...................................................................................................................... 7 Teoretická část..................................................................................................... 9 1

Teoretická východiska time managementu .......................................... 9 1.1 Pojem time management ..................................................................... 10 1.2 Kdo time management vyuţije ........................................................... 10 1.3 Vývoj time managementu k současnosti ............................................ 11 1.3.1 První generace .............................................................................. 11 1.3.2 Druhá generace ............................................................................. 12 1.3.3 Třetí generace ............................................................................... 12 1.3.4 Čtvrtá generace ............................................................................. 12

2

Fungování našeho těla .......................................................................... 14 2.1 Tělesné potřeby a produktivní čas ...................................................... 14 2.2 Návyky ................................................................................................ 16 2.3 Proaktivita ........................................................................................... 16 2.4 Stres .................................................................................................... 17 2.5 Syndrom vyhoření............................................................................... 18

3

Metody a techniky plánování ............................................................... 19 3.1 Kam směřujeme .................................................................................. 19 3.2 Stanovení cílů ..................................................................................... 20 3.3 Určování priorit................................................................................... 21 3.3.1 Matice plánování času, Eisenhowerův princip ............................. 21 3.3.2 Metoda ABC ................................................................................. 23 3.3.3 Paretovo pravidlo .......................................................................... 24 3.4 Vytváření časového snímku ................................................................ 25 3.4.1 Zloději času a moţná opatření ...................................................... 26 3.5 Plánování v určitých časových úsecích .............................................. 29 3.5.1 Plánování denní ............................................................................ 30 3.5.2 Plánování týdenní ......................................................................... 31

4

Papírové a elektronické plánovací systémy ........................................ 33

5

Význam time managementu ................................................................ 37

Empirická část ................................................................................................... 39 5

6

Metodologická hlediska výzkumného šetření..................................... 39 6.1 Cíl výzkumného šetření ...................................................................... 39 6.2 Charakteristika výzkumného vzorku .................................................. 40 6.3 Metody výzkumu a jejich popis .......................................................... 41 6.4 Metodika výzkumného šetření ............................................................ 43 6.5 Pilotní výzkum .................................................................................... 46

7

Výsledky výzkumného šetření a jejich interpretace .......................... 47 7.1 Vyhodnocení I. části dotazníku – identifikačních údajů..................... 47 7.2 Vyhodnocení II. části – vlastní dotazník ............................................ 52 7.2.1 Fungování našeho těla .................................................................. 52 7.2.2 Určování priorit ............................................................................ 59 7.2.3 Plánování ...................................................................................... 67 7.2.4 Zloději času................................................................................... 72 7.2.5 Doporučení ostatním kolegům...................................................... 74

8

Potvrzení stanovených východisek ...................................................... 77

Návrh využití šetření v praxi............................................................................ 79 Závěr .................................................................................................................. 80 Seznam použité literatury a dalších zdrojů .................................................... 82 Seznam tabulek, grafů, schémat ...................................................................... 84 Přílohy ................................................................................................................ 86

6

Úvod Mít více času, to je v současné době asi přáním nás všech. Čas nelze koupit, uloţit ani zastavit, plyne svým tempem, můţe být vyuţit k obohacení našeho ţivota nebo také bez náhrady definitivně ztracen. Hodnotu času si uvědomujeme, aţ kdyţ uţ opravdu „nestíháme“, nemáme čas na své koníčky, přátele, rodinu, pracujeme ve stresu, protoţe nevíme, co dřív. S časem nic neuděláme, ale to jakým způsobem ho vyuţijeme, je na kaţdém z nás. Ţijeme v době velkých změn, které zasáhly do všech oblastí našeho ţivota, školství nevyjímaje. Změnilo se právní postavení škol a školských zařízení, zvýšily se pravomoce a kompetence vedoucích pracovníků, v této souvislosti mají ředitelé škol velký rozhodovací prostor ve všech oblastech, provozu a činnosti školy. Často se musí rozhodovat a operativně řešit neplánované úkoly a situace, to vše má za následek jejich psychické vypětí i časovou zatíţenost. Také nový školský zákon a zákon o pedagogických pracovnících vytvořil sice legislativní rámec, ale zároveň přinesl spoustu změn, které nejdou realizovat bez lidí. Na učitele jsou kladeny stále větší poţadavky, zvyšují se jejich povinnosti, osobní odpovědnost, je nutná iniciativa, tvořivost a spolupráce celého pedagogického sboru, k tomu je potřeba se vzdělávat, sledovat nové trendy ve vzdělávání, být školou otevřenou, komunikovat s rodiči, věnovat se rodině, svým koníčkům, osobnímu rozvoji, … Ale kde na to vzít čas? Abychom všechno stihli, snaţíme se zvýšit svoje pracovní úsilí, coţ je mnohdy na úkor našich fyzických i psychických sil a pak nakonec zjistíme, ţe někdy děláme sice poctivou, ale úplně zbytečnou práci, protoţe nám chybí systém a úkoly řešíme tak, jak přicházejí a potom uţ nám nezbývá čas a síly na další aktivity a úkoly. Jsme obklopeni moderními technologiemi, které dávají velké moţnosti, usnadňují naši práci, ale zároveň nás vystavují určitému tlaku, zvyšují nejistotu a vyvolávají strach z nového, protoţe aby nám vymoţenosti této doby slouţily, musíme se je umět naučit pouţívat a i zde dochází k neustálému vývoji. Rozvoj informačních a komunikačních technologií zkrátil vzdálenosti, můţeme si předávat a získávat informace téměř okamţitě, na druhou stranu to má za následek přístup k velkému mnoţství informací, ve kterých není jednoduché se orientovat,

7

musíme si ujasnit, které jsou pro nás důleţité a vybrat pouze potřebné. To vše „ubírá“ náš čas. Současná doba klade na ředitele škol velké nároky. Nabízí se otázka, zda je v silách jednoho člověka zvládnout svoje pracovní povinnosti, být úspěšným manaţerem, odolávat stresu, kaţdodenní nejistotě vyvolané stálými změnami a mít čas na soukromý ţivot. Domnívám se, ţe ano, ale nejdříve musí kaţdý začít sám u sebe a zjistit, co chce opravdu dělat, jaké jsou jeho priority, změnit svoje návyky, začít plánovat svůj čas pracovní i soukromý, naučit se odmítat, některé úkoly delegovat a vyuţívat moţností moderní technologie i plánovacích systémů tak, aby mu práci usnadňovaly a tím ji i zefektivněly. Time management je součástí vedení lidí, pokud vedoucí pracovník bude umět řídit a vést nejdříve sám sebe, potom můţe úspěšně vést i své zaměstnance, protoţe bude vědět, čeho chce dosáhnout, jakým způsobem, co mohou udělat jeho zaměstnanci a samozřejmě je důleţitá také vyváţenost jeho ţivota, protoţe pouze spokojený a odpočatý vedoucí pracovník vydává ta správná rozhodnutí, a tím, ţe si svůj čas plánuje, předchází krizovým situacím, a pokud nastanou, tak je i lépe zvládá. V současné době si jiţ většina lidí uvědomuje, ţe nemůţe pracovat nepřetrţitě, a i kdyţ se snaţí se svým časem hospodařit, ne kaţdému se to daří, proto je téma time managementu velice aktuální. Cílem této práce je podat o time managementu základní teoretické poznatky a v rámci výzkumného šetření zjistit, jak k plánování svého času přistupují ředitelé mateřských škol a jakým způsobem můţeme svůj čas lépe vyuţít. Teoretická část se věnuje vývoji time managementu, jeho významu, důleţitosti stanovení cílů, určování priorit a popisuje některé metody plánování a techniky. Výsledky výzkumného šetření jsou prezentovány v empirické části, cílem bylo zjistit, jak k plánování svého času přistupují ředitelé mateřských škol, jaké metody a techniky upřednostňují, které prvky se v jejich plánování objevují a co se jim při plánování svého času osvědčilo. Do výzkumného šetření byly zařazeny také zástupkyně ředitelů mateřských škol. Tato práce nestanoví jednotný způsob, který bude vyhovovat všem, ale je pouze doporučením a nabídkou moţností, jak efektivně a účelně „řídit“ svůj čas a tím docílit ţivotní rovnováhy, vycházející z teoretických znalostí i z výzkumného šetření, které ve svém ţivotě můţe vyuţít většina lidí, protoţe time management v současné době uţ není záleţitostí pouze vedoucích pracovníků, manaţerů, jak vyplývá i z této práce. 8

Teoretická část 1 Teoretická východiska time managementu Plánovat svůj čas jsme se dříve nikde neučili, „a pokud ano, tak to byl čas bez ohledu na člověka, čas bez ohledu na naše podmínky, ekonomické sny“.1 Time management je téma velmi široké, souvisí s filosofií, psychologií, ekonomií i s dalšími vědními disciplínami, které se zabývají osobností člověka, vedou lidi k sebepoznání a tím i k efektivnímu plánování a řízení svého času, ale doba jeho počátku není z dostupných pramenů zřejmá. Čas, to je pojem, který pouţíváme v kaţdodenní řeči. Ale co je to čas? „Když se mě nikdo neptá, vím to, avšak když to mám vyložit někomu, kdo se mě na to ptá, nevím vůbec nic.“ Tato slova Sv. Augustina platí dodnes. „Všichni víme, co myslíme slovem čas, ale nedokážeme říct, co to je.“ 2 Jisté je, ţe čas můţeme měřit a o to se pokoušeli jiţ naši předci. K určování časového období vyuţívali přírodní jevy, které se pravidelně opakovaly, také pozorovali vesmírná tělesa – Slunce, měsíc, hvězdy, ale podle nich nebylo jednoduché určit aktuální čas. Později se čas měřil slunečními, vodními nebo přesýpacími hodinami. Velkým průlomem byly hodiny mechanické, které se stávaly přesnějšími, vynález pruţiny přispěl k jejich zmenšení a cenové dostupnosti. Mít hodinky nebyla jiţ záleţitost jen majetných lidí. Lidé čas mohli více sledovat, a tím se jim otevřely nové moţnosti. Za průkopníka moderního řízení času je povaţován společník italské kupecké firmy Leon Alberti, z jeho korespondence cituje John Adair: „Ten, kdo ví, jak neztrácet čas se může pustit do čehokoli; a ten kdo ví, jak ho využít se stane tohoto čehokoli pánem.“ 3 V roce 1907 vyšla úspěšná kniha Arnolda Benetta „Jak přeţít denně dvacet čtyři hodin“ (How to Live on Twenty-Four Hours a Day), v jádru této knihy stojí přísloví: „Čas jsou peníze“. Peníze na rozdíl od času patří k běţným věcem, ale čas je hodnotnější, mají ho všichni stejný, pravidelný a omezený, záleţí na kaţdém člověku, jak ho „proţije“. 1

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 24. ADAIR, J., Hospodaření s časem, s. 11. 3 ADAIR, J., Hospodaření s časem, s. 14. 2

9

O time managementu vychází spousta knih, pořádají se na toto téma semináře, máme moţnost vybrat si z velkého mnoţství pomůcek, které nám pomůţou uspořádat čas, ale hlavní zodpovědnost za naplnění svého času je na nás, my sami si musíme vybrat cestu, která bude vyhovovat pouze nám, přehodnotit postoje, hodnoty a tím dosáhnout toho nejdůleţitějšího cíle v ţivotě, proţít čas tak, jak si přejeme a ne podle pokynů a přání někoho jiného. 1.1

Pojem time management Doslovný překlad je „řízení času“. Čas nemůţeme řídit, čas půjde dál svým

vlastním tempem, bez ohledu na naše potřeby, zájmy, ale můţeme řídit činnosti, jimiţ ho naplníme. Někdy je time management spojován s čistým a uklizeným stolem, ale time management je něco více, je to „prostředek k dosažení větší výkonnosti a lepšího života“.4 Další zdroj uvádí: „Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití pracovního i osobního času.“

5

Při řízení svého času si můţeme vybrat z osvědčených metod

a technik plánování, ale musíme vycházet z toho, co vyhovuje nám, nelze stanovit jednotný způsob práce, který bude vyhovovat všem. Současné pojetí time managementu není pouze o plánování, znalosti technik a dovedností, ale stává se čím dál více ţivotní filosofií, míří daleko hlouběji, vychází z uvědomování si sebe sama, základních postojů, hodnot, souvislostí, jevů, procesů i vnějších vlivů, které na nás působí a na které musíme reagovat, je o přemýšlení, změně návyků, poučování se z minulosti a nahlíţení do budoucnosti. Kdo time management využije

1.2

Většinou se uvádí, ţe time management je pro vedoucí pracovníky, ale time management je určen všem, „kteří chtějí měnit, co je kolem nich nefungujícího, zbytečně pomalé, nejasné a matoucí. Lidem, kteří v té změně neváhají začít u sebe sama, neváhají se celý život poučovat, vzdělávat, pracovat na stále větší prosperitě vlastní i svého

4

CLEGG, B., Time management: Přetvořte svůj život a práci., s. 1.

5

Wikipedia: the free encyclopedia [online]. Time management, 2007 [cit. 2011-01-24]. Dostupné na WWW: http: //cs.wikipedia. org./wiki/ Time_management.

10

okolí“.6 Je pro všechny, kteří se chtějí cítit lépe, předcházet stresovým situacím a intenzivněji ţít. Pedagogický pracovník by neměl řízení svého času podceňovat, protoţe to, jak je spokojen, se projevuje v jeho chování k dětem, spolupracovníkům, rodičům, rodině atd. „Zde již nejde jen o něho samotného, o jeho duševní zdraví, nýbrž o duševní rovnováhu, výkonnost a pozitivní prožitky těch, které řídí a vychovává.“ 7 Time management je důleţitý i pro studenty, mají spoustu zájmů, chodí na brigády, cestují a někdy studují i více oborů najednou. Pokud takový student chce všechno zvládnout a mít čas i na rodinu, přátele apod., je vhodné, aby si osvojil základní metody time managementu, coţ zvlášť ocení během zkouškového období. Lidé, kteří si umějí stanovit priority jiţ při studiu a efektivně řídit svůj čas, „mají velkou konkurenční výhodu při nástupu do zaměstnání oproti jiným absolventům.“.8 Současná doba vyţaduje neustále se vzdělávat, takţe poznatků z time managementu vyuţijí i ti, kteří uţ dávno opustili školní lavice, protoţe většina se do nich v pozdějším věku zase vrací. Vývoj time managementu k současnosti

1.3

V této části se zaměřím na dobu po roce 1945, „ protože i do té doby byla potřeba využití času klíčová, ale časový stres a pres na manažera, na duševně pracujícího člověka nebyl zase až tak hrozivý“.9 Podobně jako se vše vyvíjí, tak se vyvíjela i oblast plánování času, rozlišujeme čtyři generace time managementu, kaţdá vycházela z předcházející a kaţdá měla svoje specifika.

Při

charakterizování

jednotlivých

generací

jsem

čerpala

z knihy

P. Pacovského a S. R. Coveye. 1.3.1

První generace

Lze ji charakterizovat poznámkami a sepisováním úkolů, lidé věděli, co budou dělat. Chyběl zde vzájemný vztah mezi úkoly v seznamu a našimi cíli a hodnotami,

6

BISCHOF, A.; BISCHOF, K., Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací s. 11. 7 BACÍK, F.; KALOUS, J.; SVOBODA, J., aj., Kapitoly ze školského managementu, s. 131. 8 MALEČKOVÁ, M. Možnosti rozvoje v soft skills na Masarykově univerzitě [online]. 2009 [cit. 2011-01-24]. Dostupné na WWW: http://www.softskills.wz.cz/html/time.html. 9 GRUBER, D., Time management: Efektivní hospodaření s časem – klíčová součást beneopedie, s. 13.

11

úkoly se odškrtávaly, tak jak se plnily. Tento styl nevedl lidi k zodpovědnosti za výsledky, protoţe nevycházel z nich, reagovali pouze na to, co muselo být splněno. 1.3.2

Druhá generace

Pro ni jsou charakteristické diáře a kalendáře. Tato generace se snaţila dívat dopředu a pracovat podle krátkodobých plánů. Zaznamenávala si nejenom co, ale také kdy to udělá. 1.3.3

Třetí generace

Tato generace odráţí současný stav plánování času. Zabývá se, co budu dělat, kdy a jak. Stanoví si cíle při denním, týdenním a měsíčním plánování, přiřazuje priority, zavádí delegování, týmovou práci. Je zaměřena na dlouhodobé výsledky, ke kterým směřuje v denním plánování. I kdyţ je tento systém propracovaný, má určité nevýhody, soustřeďuje se pouze na výkonnost, nebere v potaz uspokojování lidských potřeb a člověk zůstává v pozadí, cíle nevycházejí z hodnot a rolí lidí. Denní plánování soustřeďuje pozornost na naléhavé věci a zapomíná se při tom na věci důleţité, lidé řeší operativní úkoly, proto se vytrácí prevence, koncepce a kreativita. 1.3.4

Čtvrtá generace

Předcházející generace uznávají význam nástroje řízení, ale ţádný nedával nástroj, který by pracoval také s lidmi, podřizovaly lidi plánům, neuznávaly princip, ţe lidé jsou důleţitější neţ věci. Čtvrtá generace tento princip uznává a vychází z toho, ţe nemůţeme řídit čas, ale můţeme řídit sami sebe. Tato generace přijala filozofii, která vychází z osobnosti člověka a vytváří tak nový ţivotní styl, jehoţ základem je podle Petra Pacovského pět principů.10  „Člověk je víc než čas“ – spokojenost a zdokonalování lidí při dosahování výsledků jsou stejně důleţité jako výsledky samotné, spokojený člověk je schopen efektivně pracovat.  „Cesta je víc než cíl“ – při cestě za našimi cíli nám někdy všední dny utíkají, je důleţité proţít naplno kaţdý den.

10

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 37-40.

12

 „Zevnitř je víc než zvenku“ – nejdříve je potřeba poznat a změnit sám sebe, svoje návyky a teprve potom se můţeme zabývat vnějším okolím, změna nepřijde z venku, ale od nás samotných.  „Pomalu je víc než rychle“ – změny na sobě neuděláme ze dne na den, ale tyto změny je nutné dělat postupně a pomalu, rychlá řešení jsou většinou pouze dočasná.  „Celek je víc než část“ – nestačí zaměřit se pouze na jednu oblast našeho ţivota, protoţe abychom byli spokojeni a šťastni, potřebujeme dosáhnout rovnováhy ve všech oblastech. Čtvrtá generace se nezabývá pouze sebepoznáním, ale také vedením, při kterém si vytyčujeme směr, kam půjdeme a řízením, abychom dělali správné věci. Prioritám přiřazuje úkoly, odklání se od řešení naléhavých operativních úkolů, staví na prevenci, koncepci a kreativitě.

13

2 Fungování našeho těla Nebudu se zabývat fungováním našeho těla jako takového, to by bylo předmětem jiné práce, ale zaměřím se na to, co je třeba vědět a uvědomit si ve spojitosti s time managementem. Při plánování svého času bychom měli respektovat určité zásady, které vycházejí z našeho organismu. Tyto znalosti nám mohou pomoci k větší výkonnosti a k ušetření času. V této části se zaměřím na tělesné potřeby a produktivní čas, návyky, proaktivitu, stres a syndrom vyhoření. Tělesné potřeby a produktivní čas

2.1

Na náš čas mají vliv i některé biologické potřeby – jídlo, spánek, odpočinek, překonávání nemoci, … Někteří lidé pracují na úkor těchto potřeb a dochází k tomu, ţe musí vyvíjet více úsilí a času, ale ve finále výsledky tomuto úsilí a mnoţství času neodpovídají. Pokud je člověk nemocný a pracuje, tak aniţ si to uvědomuje, jeho výkonnost, kvalita práce a rozhodnutí klesají, protoţe nemocný člověk myslí více na sebe, coţ se projevuje i při komunikaci s ostatními lidmi. V time managementu se často uţívá metafora o nabroušené pile: „Příliš mnoho z nás je tak zaneprázdněno řezáním, že nemáme čas pilu nabrousit, a tak všechno trvá déle, než by mělo.“

11

Z toho vyplývá, ţe bychom si měli udělat čas sami na sebe.

S. R. Covey12 doporučuje „naostřit si pilu“ po stránce fyzické (udělat si čas na cvičení, pohyb, pravidelnou stravu, odpočinek), duchovní (vyjasnit si svoje hodnoty, utřídit si myšlenky např. pobytem v přírodě), duševní (četba, plánování, vzdělávání se) a společensko – citové (interpersonální vztahy – čas na rodinu, přátele, empatie, …). Často víme o problémech, které máme, ale většinou neděláme nic pro jejich odstranění. Z hlediska time managementu je velmi důleţitý odpočinek, protoţe pouze odpočatý, spokojený a zdravý člověk je pracovně výkonnější, vydává ta správná rozhodnutí a umí si svůj čas vyváţeně naplánovat. Nikdo nepracuje po celý den stejně. Pokud mluvím o našem těle, musím se zmínit i o produktivním čase. Je to čas, ve kterém se dokáţeme nejvíce soustředit, kdy

11 12

CLEGG, B., Time management: Přetvořte svůj život a práci, s. 51. COVEY, S. R., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 285.

14

pracujeme nejefektivněji, to se u jednotlivých lidí liší. Podle J. Adaira většina lidí pracuje nejproduktivněji před desátou hodinou dopoledne a po obědě u nich nastává spíše útlum, v tuto dobu je dobré udělat si čas na krátkou procházku, na chvilkové uvolnění, změnu vzduchu, polohy, krátký spánek apod., coţ má za následek načerpání sil, energie a zvýšení výkonu v další odpolední práci. V souvislosti s produktivním časem rozlišujeme také tzv. ranní a večerní typy „Skřivany“ a „Noční ptáky“, rozdíl je u nich v čase, kdy se dokáţou nejvíce koncentrovat. Znalost naší výkonnostní křivky nám můţe pomoci si práci lépe naplánovat.

Graf č. 1: Výkonnostní křivka13

Podle tohoto grafu si můţeme vytvořit svůj časový graf, zaznamenáme si a zamyslíme se nad tím, kdy jsme nejvíce, méně a úplně nejméně výkonní. K této naší výkonnostní křivce bychom měli přihlíţet při plánování našich činností. Na čas s vysokou výkonností si plánujeme úkoly, které vyţadují koncentraci, kreativitu, klíčová setkání, … Střední výkonnost vyčleníme na kaţdodenní práci, porady, soustředěné čtení. V čase s nízkou výkonností se věnujeme administrativní práci, čtení nevyţadující soustředění apod. Pokud budeme přihlíţet k naší výkonnostní křivce, docílíme toho, ţe budeme předcházet únavě a ušetříme si tím spoustu času a úsilí.

13

Upraveno podle KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 48.

15

Návyky

2.2

„Náš charakter je v podstatě tvořen souborem našich návyků“,14 některé jsou vrozené a jiné získáváme učením, pouţíváme je bez našeho vědomí, podvědomě. Naše podvědomí nerozezná, zda je návyk dobrý nebo špatný, ale při vhodném podnětu se snaţí návyk uplatnit. Pokud se jedná o podnět neznámý, dostává se do našeho vědomí, které o podnětu přemýšlí. Návykům se můţeme naučit i se je odnaučit. V dospělosti se snaţíme některé neţádoucí návyky, tedy zlozvyky odstranit, coţ vyţaduje velké úsilí a vůli, protoţe některé vyţadují i změny v našem ţivotě. S. R. Covey definuje návyky jako průnik znalostí, dovedností a přání. Znalostí se rozumí vědět, co dělat a proč, dovedností jak to udělat a přání to je vlastně motivace, chtění. Vědět, ţe něco mám dělat a umět to ještě nestačí k vytvoření návyku nebo k odstranění zlozvyku, ale musím skutečně chtít. Návyk si můţeme osvojit nebo ho odstranit, pokud máme na paměti všechny tři sloţky. Snáze se zbavujeme zlozvyků nových a nebo těch, které nemají vztah k našim hodnotám. Při změně návyku si musíme uvědomit, ţe nemůţeme měnit jiné, ale pouze sebe. Také okolí a ostatní lidé se k nám chovají tak, jak jsme jim to dovolili, aby se k nám chovali, tedy jak si navykli se k nám chovat. Z toho vyplývá, ţe návyky mají velkou sílu a je velmi důleţité i z pohledu time managementu některé neţádoucí návyky změnit a nahradit je novými. Důleţité je uvědomit si, které to jsou a začít na nich pracovat, coţ souvisí se sebepoznáním, sebepřijetím (přijmout sám sebe takového, jaký jsem se všemi klady i zápory) a s proaktivním jednáním. 2.3

Proaktivita Člověk je tvor reaktivní, to znamená, ţe k činnosti ho probudí nějaký podnět.

Naše mysl tento podnět vyhodnocuje a určuje, jak budeme reagovat. Pokud se jedná o známý podnět, reagujeme podvědomím, návykem, coţ je cesta reaktivní, to znamená, ţe pouze reagujeme, i kdyţ je podvědomí rychlé, nevyţaduje od nás velkou energii a můţe reagovat i na více podnětů najednou, není tento způsob reakce vţdy vhodný, nic nového se nevytváří a podvědomí můţe vyslat nevhodný, zastaralý návyk. Okamţik, kdy se v našem podvědomí vyhledává vhodný návyk, „můžeme v určitých případech

14

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 109.

16

zachytit vědomím a prověřit, jestli naše podvědomá reakce, návyk, je ještě pro danou situaci vhodný“,15 pokud naše vědomí uzná, ţe můţeme jednat zaběhnutým způsobem, ponechá podnět v podvědomí, pokud vyhodnotí, ţe návyk uţ neodpovídá nové situaci, přenese si tento podnět do vědomí a vymýšlí nová řešení, varianty. Tento způsob myšlení se nazývá proaktivita. Tomuto proaktivnímu způsobu jednání je potřeba se naučit, jedná se o návyk, „uvědomování si bodu proaktivity“,

16

jehoţ funkcí je zapojit

do práce vědomí, ve kterém vznikají nové myšlenky a postupy, coţ můţeme vyuţít při zavádění nových návyků nebo při odstraňování návyků starých. Proaktivní způsob myšlení nám dává svobodu a volnost, protoţe „mezi podnětem a odezvou je naše největší síla – svoboda volby. Naše chování je funkcí našich rozhodnutí, nikoliv podmínek, ve kterých se nacházíme“.

17

Někdy jsme ovládáni

vnějšími vlivy, lidmi, přebíráme jejich pocity, reagujeme na jejich nálady, dovolujeme ostatním, aby s námi manipulovali, protoţe reagujeme podvědomě, nevyuţíváme toho, ţe můţeme jednat proaktivně ve všech situacích, ţe máme moţnost chovat se podle naší, vědomé volby zaloţené na našich hodnotách a ne pocitech. Pouhá reakce na okolnosti nás od našich hodnot a cílů spíše vzdaluje, protoţe náš čas a myšlenky ovládá někdo jiný. 2.4

Stres Stres vzniká tehdy, kdyţ jsme vystaveni poţadavkům, které jsou větší, neţ jsme

schopni zvládnout, záleţí na naší náladě, fyzické kondici, adaptabilitě, odolnosti. „Z biologického hlediska představuje stres mobilizaci všech dostupných sil a rezerv pro boj nebo útěk“,18 naše tělo je připraveno na fyzickou aktivitu, ale v dnešní době musíme stresu čelit psychickou odolností, kterou získáme prací na sobě, naším růstem, protoţe boj ani útěk by nám nepomohl. Stres je škodlivý tím, ţe ho doprovázejí negativní emoce, které nám brání v rozumovém zváţení situace a pokud nevyvoláme nějakou fyzickou aktivitu, zůstávají v našem těle škodlivé látky. Je dobré zařazovat do našeho časového plánu pravidelné fyzické aktivity, které rozproudí krev a zrychlí náš dech. Některé stresy působí i pozitivně, jsou pro nás výzvou, ale pokud se stres stane součástí

15

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 117. PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 117. 17 COVEY, S. R., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 68. 18 PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 78. 16

17

našeho ţivota a stresové látky zůstanou uvnitř našeho těla, můţe to mít za následek podráţděnost, nevolnost, psychické problémy, … Stres si mnohdy člověk vyvolává sám. Mezi faktory, které způsobují stres, patří časová tíseň, která často souvisí s nedostatečným plánováním. Pokud budeme svůj čas plánovat, můţeme stresovým situacím předcházet, získat vnitřní jistotu, protoţe se např. předem připravíme na plánované rozhovory, vyhneme se čekacím dobám, vyčleníme si čas na naše důleţité úkoly apod. Plánování se budu věnovat v další části této práce. Syndrom vyhoření

2.5

„Bývá přirovnáván k ohni, který zpočátku plane velkým, jásavým plamenem, ale není-li do ohně včas přikládáno, plamen začne skomírat, až oheň zcela uhasne, vyhoří a zbude jen popel.“ 19 Syndrom vyhoření je následkem dlouhotrvajícího stresu, především se jedná o psychické přetíţení. Tímto syndromem jsou ohroţeni hlavně ti, kteří pracují s lidmi, protoţe práce s lidmi je náročná a vyčerpávající. Tento syndrom se nevyhýbá ředitelům ani učitelům, proto bych se chtěla v této práci o něm zmínit. Prvním stadiem je velké nadšení, člověk pracuje s velkým nasazením, práce je pro něj zároveň i koníčkem, ale současně má pocit, ţe mu ostatní nerozumí, tento stav můţe trvat i několik let, postupně přechází do stagnace, vytrácí se nadšení, lidé ho unavují a uţ není ke všem vstřícný. Další fází je frustrace, uţ je obtěţován všemi lidmi, ve své práci nevidí smysl, vyhýbá se komunikaci s lidmi, s kolegy. Pokud se tato nemoc ani v tomto stadiu nepodchytí, následuje totální psychické i fyzické vyčerpání, vyhoření, člověk ztrácí smysl ţivota a nic ho nebaví, je ve fázi apatie. Proti této duševní únavě nepomůţe dovolená ani dlouhý spánek, tento člověk jiţ potřebuje odbornou péči. Této nemoci se dá předejít. Musíme se naučit rozvrhnout náš čas tak, abychom dosáhli rovnováhy ve všech sférách našeho ţivota, udělat si čas nejenom na práci, ale i koníčky, přátele, rodinu, to znamená důsledně oddělovat práci od soukromí, naučit se některé úkoly odmítat, vyjadřovat i svoje negativní pocity a umět si říci o pomoc. „Učitel nemá žádné přístroje nebo stroje, ale pracuje „sám sebou“, a proto by měl o sebe pečovat.“ 20

19 20

Přednáška PaedDr. et Mgr. Hany Ţáčkové. TĚHALOVÁ, M., Rozhovor s Mgr. Haňkovou, L.: Zdravá sebeúcta roste z překonání kaţdodenních překáţek. Informatorium, 2010, XVII. ročník, č. 7, s. 11.

18

3 Metody a techniky plánování „Každé plánování je myšlením dopředu.“

21

Úplně ze všeho nejdříve je potřeba

naplánovat si naši cestu, uvědomit si, kde se nacházíme, kam směřujeme, vytyčit si cíle, určit priority a naplnit je vhodnými činnostmi. Kam směřujeme

3.1

Při otázce: „Kam směřujeme?“ bychom měli myslet na svůj pracovní i soukromý ţivot. Většinou se domníváme, ţe práce má vţdy přednost, ale pokud budeme upřednostňovat jednu oblast našeho ţivota před druhou, nedosáhneme ţivotní rovnováhy, která je důleţitá pro naši vyrovnanost, výkonnost a celkový ţivot. „ Když vás budou krátkodobě vyčerpávat silná nervová vypětí, můžete je vyrovnat díky energii získané v jiné oblasti.“ 22 Pomocí metod sebepoznání můţeme nalézt naše silné a slabé stránky a zjistit, jak na tom skutečně jsme, protoţe „pochopení sebe sama vytváří předpoklady pro pochopení druhých, poznání a pochopení štěstí.“

23

Podle Petra Pacovského24 můţe

poslouţit k pochopení okolních podmínek i našich vnitřních moţností SWOT analýza (uvedena v doporučení „Jak na náš čas“, příloha č. 2), jedná se o techniku běţně pouţívanou v manaţerské praxi. Stephen R. Covey doporučuje „začít s myšlenkou na konec“.

25

Petr Pacovský

tuto metodu nazývá „pohled od konce“. Na papír bychom si měli nejdříve poznamenat své ţivotní role, můţeme být např. matkou, dcerou, ředitelem, přítelem apod. J. Knoblauch a Holger Wöltje doporučují vymezit si nejvíce sedm rolí, protoţe více by jich nešlo dobře naplňovat a potom si představme, ţe jsme na svém vlastním pohřbu a zamysleme se nad tím, co bychom chtěli, aby o nás řekli naši blízcí – rodina, spolupracovníci, přátelé, … Jejich slova, tedy naše představy si zapíšeme. Tento způsob vede k odpoutání se od všedního dne a moţnosti podívat se na skutečnost s odstupem a uvědomit si naše ţivotní hodnoty i role, zmizí malichernosti a nám se otevře pohled na důleţité věci, zjistíme, jaké máme sny a přání, kdo patří mezi nejdůleţitější osoby v našem ţivotě a čeho chceme v ţivotě dosáhnout. Tím si vytvoříme vlastně naše 21

ADAIR, J., Hospodaření s časem, s. 38. KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 34. 23 BACÍK, F.; KALOUS, J.; SVOBODA, J., aj., Kapitoly ze školského managementu, s. 133. 24 PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 154. 25 COVEY, S. R., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 92. 22

19

poslání. „Lidé často zjišťují, že dosáhli prázdných vítězství nebo úspěchů na úkor věcí, které se nakonec ukázaly mnohem hodnotnější.“

26

K tomuto poslání bychom se měli

vracet, protoţe se měníme a s námi se můţou měnit i naše hodnoty. „Hodnota je v podstatě to, o čem si myslíte, že to stojí za váš čas a zaslouží si vaše úsilí.“ 27 Z tohoto našeho sebepoznání si můţeme zformulovat ţivotní cíle a určit priority. Stanovení cílů

3.2

„Cíle jsou představy zaměřené do budoucna“,28 mají být přiměřené našim moţnostem. Nejdříve bychom měli začít stanovením jednoduchých, malých cílů, jejich dosaţení posílí naši sebedůvěru, zaţijeme pocit úspěchu a získáme motivaci a energii ke stanovení si dalších, postupně náročnějších cílů, protoţe ty, které jsou stanoveny zpočátku příliš vysoko, nás můţou odradit od dalších závazků a předsevzetí. Také stanovení nízkého cíle nám nic nepřináší, protoţe ho dosáhneme, aniţ bychom vyvíjeli nějaké velké úsilí, nejsme dostatečně motivováni. V současné době jsme obklopeni spoustou úkolů a při jejich vyřizování ztrácíme ze zřetele důleţitou věc, naše cíle. Své cíle bychom si měli písemně zaznamenat a dát na viditelné místo, tím jim dodáme opravdovost, protoţe pokud je nemáme zapsány, můţeme na ně snadno zapomenout v záplavě úkolů všedního dne. Cíle jsou naplňovány konkrétními činnostmi, úkoly. Podle J. Knoblaucha a H. Wöltja bychom je měli rozdělit na krátkodobé (pomůţou nám v denním plánování), střednědobé a dlouhodobé (určí soustavnost a směr naší ţivotní cesty) a vţdy se na ně soustředit, můţeme si pomoci otázkou: „Pomůže mi to, co právě dělám, k dosažení mých cílů?“ 29 V případě záporné odpovědi se zaměříme na jinou aktivitu, která nás posune naším směrem. Ke stanovení cílů můţeme pouţít metodu SMART. „SMART je označení správně stanovených cílů v procesu plánování“,30 v překladu toto slovo znamená chytrý a vychází z pěti anglických slov, pro tato slova umíme najít odpovídající výrazy, které začínají stejnými písmeny i v češtině.

26

COVEY, S. R., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 94. ADAIR, J., Hospodaření s časem, s. 41. 28 BISCHOF, A.; BISCHOF, K., Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací, s. 35. 29 KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 21. 30 Gewiki, SMART, [online]. 2008 [cit. 2011-01-24]. Dostupné na WWW: http://www.gewiki.cz/SMART. 27

20

S

Specific

Specifický

konkrétní, určitý, přesně popsaný

M

Measurable

Měřitelný

posoudit, sledovat, do jaké míry ho bylo dosaţeno

A

Achievable

Akceptovatelný

pro všechny účastníky přijatelný

R

Relevant

Reálný

lze ho realizovat, dosáhnout poţadovaných výsledků

T

Time – bount

Termínovaný

musí mít daný termín, časové omezení Tabulka č. 1: Metoda SMART

Jak vyplývá i z této tabulky, cíle jsou konečné, měřitelné, někdy můţou být stresující, proto bychom měli upřednostňovat priority tam, kde je to moţné. Priorita je obecná, nelze ji měřit a hodnotit se dá pouze našim pocitem, „nestresuje a je možné ji naplňovat naprosto volně, bez složitého plánu: malými nahodilými činnostmi, naplánovanými aktivitami či návyky“. 31 Určování priorit

3.3

Výraz priorita je odvozen od latinského slova „prio“32 (před). „Stanovování priorit znamená, že se každý den znovu rozhodujete pro to, co chcete nebo musíte vyřídit před vším ostatním“,33 určením priorit si zefektivníme svůj den. „Efektivita je dělání věci správně, zatímco efektivnost je dělání správné věci.“

34

Nestačí pouze dělat

věci správně, ale dělat takové, které nás posunou k našim cílům, prioritám (nejdůleţitějším oblastem našeho ţivota). Nyní se zmíním o některých technikách, které nám pomůţou k tomu, abychom přistupovali ke svému plánování systematicky a s ohledem na naše priority. 3.3.1

Matice plánování času, Eisenhowerův princip

Jde o způsob určování priorit z hlediska důleţitosti (přispívá k naplňování našich cílů, priorit) a z hlediska naléhavosti (kdy musí být hotova). Třetí generace se vyznačovala stanovením cílů a k nim přiřazovala priority. Čtvrtá generace přiřazuje prioritám úkoly, činnosti. V této části budu vycházet ze schématu, které ve svých knihách pouţívá S. R. Covey, stejným způsobem můţeme pouţít i Eisenhowerův princip (schéma 31

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 173. KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas s. 26. 33 KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas s. 26. 34 ADAIR, J., Hospodaření s časem, s. 46. 32

21

uvedeno v doporučení „Jak na náš čas“, příloha č. 2), rozdíl je pouze v uspořádání kvadrantů, který je dán jiným uspořádáním os.

DŮLEŽITÉ

Matice plánování času naléhavé

nenaléhavé

I

II

ČINNOSTI:

ČINNOSTI:

Krize Neodkladné problémy Termínované úkoly

Prevence Rozvíjení vztahů Nové příleţitosti Plánování

NEDŮLEŽITÉ

III

IV

ČINNOSTI:

ČINNOSTI:

Přerušení některé návštěvy Některá pošta Porady Blíţící se neodkladné záleţitosti Oblíbené činnosti

Běţné záleţitosti Některé telefonické hovory Mrhání časem na zbytečné záleţitosti Příjemné činnosti

Schéma 1: Matice plánování času35

Kvadrant I - činnosti jsou naléhavé i důleţité, vyţadují naši okamţitou pozornost, pokud nemáme pevně stanoveny cíle a určeny priority, pak snadno odvádějí naši pozornost od toho, co je pro nás důleţité Kvadrant II - činnosti v tomto kvadrantu jsou sice důleţité, ale nejsou naléhavé, tudíţ nevyţadují naši bezprostřední reakci, máme tendenci je odsunovat Kvadrant III – nedůleţité, naléhavé Kvadrant IV – nedůleţité, nenaléhavé Většina lidí se pohybuje v kvadrantu I, coţ má za následek stres, vyčerpání, vede je to potom k úniku do kvadrantu IV, k záleţitostem nedůleţitým a nenaléhavým a jen málo času věnují kvadrantu II. Podle P. Pacovského a S. R. Coveye bychom se měli nejvíce pohybovat v kvadrantu II, protoţe je zde prevence, koncepce, strategie, kreativita, coţ je také principem čtvrté generace time managementu. Pokud budeme stále v kvadrantu I, zahltí nás řešení naléhavých, krizových úkolů a uţ nebudeme mít sílu a čas na směřování k našim cílům, prioritám. V kvadrantu II bychom měli trávit nejvíce času také proto, ţe spoustě věcí se dá předejít a do kvadrantu I se nemusí krizové, operativní úkoly vůbec

35

Upraveno podle COVEYE, S. R., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 149.

22

dostat, protoţe je včas vyřešíme. Pokud ubude práce v kvadrantu I, získáme čas na důleţité záleţitosti. Podle P. Druckera se „výkonní lidé nezabývají problémy; zabývají se příležitostmi“. 36 Čas na práci v kvadrantu II můţeme také získat neděláním a odmítáním úkolů s malou nebo ţádnou důleţitostí v kvadrantu III a IV. Často se také stává, ţe nám lidé vnucují úkoly, které jsou důleţité pro ně a ne pro nás, v tom případě je potřeba odmítnout nebo navrhnout jinou formu řešení, která by byla v souladu s našimi cíli, ale pokud je přesto musíme udělat, věnujme jim co nejméně naší pozornosti a času. V tom, v jakém kvadrantu se pohybovat, se rozcházejí názory autorů knih o time managementu. A. Bischof a K. Bischof

37

doporučují vyřešit co nejdříve úkoly

v kvadrantu I a úkoly z kvadrantu II naplánovat a vyřídit později, tento postup nám podle nich přinese spoustu výhod. Autoři J. Knoblauch a H. Wöltje

38

uznávají, ţe úkoly v kvadrantu II nás

posouvají k našim cílům a jsou příčinou našeho úspěchu a díky včasnému vyřízení těchto úkolů spousta problémů nevznikne, proto bychom si na ně měli udělat čas a v ţádném případě je neodsouvat. 3.3.2

Metoda ABC

Další metodou, jak stanovit naše priority, je metoda ABC. Metoda ABC Výkon/účinek/výsledek/prospěch/zisk,… 65 %

20 %

A

15 %

A B C

15 %

20 %

65 %

Vynaložené úsilí, čas, … Schéma 2: Metoda ABC39

36

COVEY, S. J., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 151. BISCHOF, A.; BISCHOF, K., Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací s. 55. 38 KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 28. 39 Upraveno podle BISCHOF, A.; BISCHOF, K. Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací. 2003. s. 58. 37

23

Na papír si vypíšeme všechny úkoly podle jejich důleţitosti, nezabýváme se jejich naléhavostí (do kdy mají být vyřízeny) a podle toho jim stanovíme priority A, B, C.  15 % těchto důleţitých úkolů na začátku seznamu jsou úkoly A, měli bychom jim věnovat denně 15 % našeho času a docílíme 65 % výsledků.  Dalších 20 % úkolů ze seznamu jsou úkoly priority B, spotřebují 20 % našeho času a docílíme 20 % výsledků, některé úkoly s touto prioritou můţeme delegovat.  K posledním 65 % úkolům přiřadíme prioritu C, spotřebují 65 % našeho času a výsledky jsou pouze 15 %, jsou to např. denní rutinní záleţitosti, tyto úkoly můţeme odkládat a někdy se stane, ţe se vyřídí samy od sebe. Někdy jsme zavaleni tolika úkoly, ţe nesledujeme jejich důleţitost a začínáme úkoly s prioritou C, a potom uţ nemáme čas věnovat se úkolům s prioritou A, stojí nás to spoustu úsilí a času a přesto nedosahujeme očekávaných výsledků. Z toho vyplývá, ţe se přednostně musíme věnovat úkolům s prioritou A, protoţe nás stojí nejméně času a úsilí, způsobují nejvíce výsledků a nejméně úkolům s prioritou C, protoţe nás obírají o nejvíce času a přinášejí nám nejméně výsledků. Úkoly s prioritou B nám přinesou tolik výsledků, kolik jsme na ně vynaloţili úsilí, ale nikdy nesmíme kvůli nim odkládat úkoly priority A. 3.3.3

Paretovo pravidlo Paretovo pravidlo ↗

20 % výsledku

↗

80 % výsledku

80 % vynaloţeného úsilí

20% vynaloţeného úsilí

Schéma 3: Paretovo pravidlo40

40

Upraveno podle KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 23.

24

Italský ekonom Vilfredo Pareto v 19. století zjistil, ţe 20 % lidí vlastní 80 % veškerého světového bohatství. Toto pravidlo 80:20 se aplikuje i v jiných oblastech. Důleţité z hlediska time managementu je to, ţe 80 % úkolů můţeme splnit s 20 % vynaloţeným úsilím, časem. „Tato technika dává přednost akceptování velmi dobrých výsledků před usilovnou snahou o dokonalost.“

41

Klasickým příkladem je

například psaní dopisů, dokumentů a různých textů na počítači. Textový editor nám nabízí různé styly písma, různé moţnosti grafické úpravy, coţ nás vede k vyuţití všech funkcí, ke snaze o dokonalý a perfektní vzhled. Tyto úpravy většinou stojí spoustu času a úsilí, ale 80 % vzhledu dosáhneme s 20 % úsilím. U dokumentů, textů, dopisů je důleţité, aby byly přehledné, čitelné, věcně správné a jestli budou mít různé barvy a styly písma, není vůbec důleţité. Pro někoho je tato metoda nepřijatelná, protoţe se nespokojí s průměrnými výsledky své práce, ale pokud na toto pravidlo přistoupí, ušetří spoustu času a úsilí. Smyslem tohoto pravidla je i to, abychom se nesnaţili plnit všechny úkoly, ale vybrat si a soustředit se pouze na ty, které jsou pro nás důleţité, dosáhneme tím lepších výsledků, které nás posunou dál a vynaloţíme přitom méně úsilí a času. Vytváření časového snímku

3.4

„Schopný vedoucí pracovník ví, že má-li dobře hospodařit se svým časem, musí nejdříve vědět, na co čas vynakládá.“ 42 Abychom získali podrobný přehled o tom, jak trávíme ve skutečnosti svůj čas, měli bychom si nejdříve udělat časový snímek, jinými slovy řečeno: „Nemůžeme řídit čas, který už se stal minulostí, avšak můžeme si z hlediska svých záměrů a cílů prohlédnout, kudy a jak jsme jej vedli.“ 43 Po dobu jednoho aţ dvou týdnů si budeme písemně zaznamenávat všechny denní činnosti (včetně telefonů, přestávek na kávu) s jejich časovou potřebou. Připravíme si jednoduchou tabulku, v pravém sloupci budou činnosti, v dalším časová potřeba a v posledním sloupci poznámky, zde je prostor pro náš komentář, zda a proč byla činnost přerušována, zda se jednalo o neplánovanou činnost nebo činnost, která mi trvala kratší dobu, neţ jsem předpokládala, můţeme sem napsat i naše pocity,

41

CLEGG, B., Time management: Přetvořte svůj život a práci, s. 43. DRUCKER, P., F., Efektivní vedoucí, s. 30. 43 ADAIR, J., Hospodaření s časem, s. 31. 42

25

myšlenky, např. práce ve stresu apod. Pokud máme časový snímek, uděláme si analýzu činností, to znamená, ţe si odpovíme na některé otázky.  Co se stane, kdyţ tuto činnost dělat nebudu?  Musím tuto činnost dělat já sám nebo ji můţe vykonávat někdo jiný?  Kde se nejvíce ztrácí můj čas? ....... Pokud se zamyslíme a odpovíme si na jednotlivé otázky, zjistíme, ţe některé činnosti děláme zbytečně, protoţe pouze ubírají náš čas a nepřinášejí ţádné výsledky, a ţe se nic nestane, pokud je dělat nebudeme vůbec, některé úkoly můţeme delegovat a z časového snímku poznáme, kde dochází k největším ztrátám našeho času. K časovému snímku je potřeba se vracet a svůj rozvrh znovu promýšlet a přepracovávat, protoţe jenom tak zjistíme, zda vyvíjíme úsilí a čas na důleţité úkoly, které nás posunou k našim cílům. 3.4.1

Zloději času a možná opatření

Z časového snímku poznáme, kdo jsou největší zloději času. V této části se zaměřím na ty nejčastější, které uvádějí autoři time managementu ve svých knihách a nabídnu moţný postup, jak na ně. Mezi faktory, které se snaţí organizování našeho času znemoţnit, patříme my sami, tzv. vnitřní faktor, a i kdyţ svůj vlastní čas budeme mít pod kontrolou, určitě se objeví vnější vlivy, tzv. vnější faktory, které nám do našeho času budou chtít zasahovat. Moţnými „časoţrouty“ 44 můţou být:  Nejasně stanoveny priority, cíle, tudíţ nevíme, co je důleţité, snaţíme se zvládnout více věcí najednou.  Musíme začít úplně od začátku, udělat si „pořádek“ v naší hlavě, to znamená, ujasnit si priority, cíle.  Chaos na stole, v papírech.  Ve funkčním, příjemném prostředí se budeme lépe orientovat a ušetříme spoustu času, proto stojí za to si pořádek udělat. 

Neschopnost říci „ne“. Většinou plníme očekávání někoho jiného, a pokud bychom odmítli, necítili bychom se dobře.

44

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 213.

26

Odmítnutí kolegy:  Moţná, kdyţ změníme náš zvyk, řešit za druhé problémy a začneme proaktivně jednat, bude se nám lépe odmítat, je důleţité si uvědomit, ţe přebíráním problémů za jiné ostatním nepomáháme a náš čas je stejně důleţitý jako všech ostatních, „když řekneme ne, odmítáme tím žádost a ne člověka“.45 Neţ odpovíme, posoudíme poţadavek, můţeme poţádat o více informací a vhodnými otázkami dovést druhého člověka k jinému pohledu na záleţitost, se kterou za námi přišel. Můţeme navrhnout nějakou jinou alternativu, jsme-li rozhodnuti, slušně odmítneme. Odmítnutí nadřízeného:  Nejsme zde v rovnoprávném postavení, proto je situace sloţitější. Pokud máme hodně úkolů, můţeme se nadřízeného zeptat, kterému máme dát přednost nebo zda nestačí předchozí úkoly vypracovat pouze rámcově, pokud máme opravdu spoustu úkolů, odmítneme s tím, ţe se přihlásíme, aţ budeme mít svoje závazky splněny nebo můţeme pomoci hledat jiné moţnosti.  Věnování více času příjemným, zajímavým činnostem.  Při těchto činnostech čas rychleji utíká a na konci pracovní doby zjistíme, ţe jsme nic neudělali, proto si určíme přesný čas, který těmto činnostem věnujeme. 

Snaha o dokonalost.  Nesnaţme se vše dělat na 100 %, protoţe to, co je dnes nutné, můţe být zítra úplně jinak. Zde můţeme mít na paměti Paretovo pravidlo 80:20.

 Ţádné nebo špatné delegování.  Vedoucí pracovník má být podle Druckera schopen uskutečnit své záměry „rukama druhých“. Tím, ţe pověřuje druhé úkoly a stanoví jasné pravomoce a kompetence s tím spojené, se stará o osobní rozvoj svých zaměstnanců, vede je k samostatnosti, odpovědnosti, a to u nich posiluje sebedůvěru a sebeúctu. Mnozí se snaţí všechnu práci dělat sami, protoţe mají obavy, ţe ostatní by to nezvládli stejně dobře jako oni, tím se vlastně připravují o spoustu času a energie, protoţe se často zabývají 45

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 223.

27

úkoly z kvadrantu III a IV, které by mohl vykonávat někdo jiný a mohli by získat více času na práci v kvadrantu II, tedy na své důleţité úkoly, prevenci, … Pokud delegujeme, tedy pověřujeme úkolem, musíme si vytipovat člověka, o kterém si myslíme, ţe je v jeho silách úkol splnit, dotyčný musí vědět, co po něm chceme, to znamená, úkolu rozumět, stanovíme jasné pravomoce a kompetence, zbytečně do jeho práce nezasahujeme, ale pravidelně ji kontrolujeme, dobrou práci pochválíme, a pokud se něco nepovede, mysleme na to, ţe: „Osoba se stane úspěšnější, když se bude učit na vlastních chybách.“ 46  Sklon k odkládání.  Někdy se nevyhneme, odloţit nějaký úkol, ale pokud se to stane pravidlem, vytváříme si pracovní zlozvyk, vystavujeme se stresu a dochází ke sníţení našeho výkonu, protoţe svůj čas věnujeme drobným, nedůleţitým úkolům jako únik před tím důleţitým. Úkoly, které začneme odkládat, se mohou stát pro nás nezvladatelnými. První krok spočívá v uvědomění si, ţe tento problém máme, pokud si to uvědomíme, můţeme učinit kroky k odstranění. Podle J. Caunta47 bychom si měli odsunované úkoly dát na začátek našeho seznamu a zamyslet se, proč se nám do nich nechce, určíme si pevnou dobu, kterou budeme těmto úkolům, věnovat, můţeme začít soustředěnou činností, která nepřesáhne 5-10 minut, to nám můţe pomoci překonat psychickou zábranu, kterou k dotyčnému úkolu máme, pokud tomuto úkolu věnujeme pak delší čas, naplánujeme si krátké, řízené přestávky, většinou se ukáţe, ţe se nám tento úkol uţ nejeví tak sloţitý. Po splnění se můţeme odměnit. Odměna uţ sama o sobě je to, ţe jsme úkol zvládli. Někdy můţe také pomoci, pokud si velký úkol rozdělíme na menší, potom nám uţ nemusí připadat tak neřešitelný.  Nevyuţití časových prostojů.  Čekání, cestování, … 46 47

PARKINSON, C., N., RUSTOMJI, M., K., Bible pro manažery, s. 20. CAUNT, J., Time management jak hospodařit s časem, s. 25-28.

28

Tyto časové prostoje můţeme vyuţít např. k vyřízení drobných záleţitostí, čtení, psaní poznámek, …  Vyrušování.  „Pokud lidé, kteří si nárokují váš čas, nebudou znát vaše priority, nebudou vědět, co děláte a proč, nebudou mít důvod nevyrušovat.“

48

Kdyţ bude kdokoli, kdykoli mít moţnost nás vyrušovat, dáváme najevo, ţe naše práce není důleţitá, ţe pracujeme na nedůleţitých záleţitostech. Nejlepší proti vyrušování je prevence. Měli bychom určit čas, kdy jsme ostatním k dispozici, určitě ne celou pracovní dobu, pokud nás vyruší nečekaný návštěvník, je dobré vstát a jít mu naproti, tím bude vyrušení krátké, také si s ostatními můţeme domluvit znamení, kdy nechceme být rušeni, určitě mějme dveře zavřeny, budeme mít více klidu na práci.  Nenadálé situace.  Některé nemůţeme ovlivnit, zde platí pravidlo 60:40 (blíţe v denním plánování 3.5.1)  Porada.  Bývá velkým ţroutem času. Porady jsou důleţité, protoţe podporují komunikaci, přijímají se na nich rozhodnutí a zadávají se zde úkoly. Je potřeba dopředu vymezit čas, určit dobu zahájení a skončení, účastníci by měli znát cíl a obsah porady, tím se předejde povídání o ničem. Plánování v určitých časových úsecích

3.5

Kdyţ uţ víme, jaké jsou naše priority, co je pro nás důleţité a kam mizí náš čas, je potřeba toto vše uvést do kaţdodenního ţivota a k tomu nám pomůţe plánování v určitých časových periodách. Někteří lidé neplánují, protoţe mají strach z toho, aby se nestali otroky svých plánů, cítí se svazováni, ale dobrý plán nesvazuje, ba naopak ponechává volnost a pouze určuje směr, kterým máme jít a způsob, jakým toho dosáhneme. Lidé, kteří neplánují, vlastně nic neřídí, pouze reagují na okolnosti, které řídí je. Pokud správně plánujeme, získáme čas pracovat na našich důleţitých úkolech, prostor pro kreativitu, čas na přemýšlení, vyhledávání příleţitostí, můţeme i v klidu reagovat na nečekané události, věnovat se prevenci a tím předcházet řešení krizových, 48

CLEGG, B., Time management přetvořte svůj život a práci, s. 12.

29

operativních úkolů, které vyvolávají u člověka stres, plánování nám dává kontrolu nad tím, co děláme, jestli jdeme opravdu tou správnou cestou, která vede k našim cílům a zda nevěnujeme úsilí a čas úkolům sice naléhavým, ale pro nás nedůleţitým, to znamená, ţe si plánováním vytváříme nástroj, abychom pracovali hlavně v kvadrantu II. Náš plánovací i organizační nástroj, ať uţ denní, či týdenní, nám pomůţe udrţet celkovou rovnováhu v ţivotě, protoţe pokud správně plánuji, počítám i s aktivitami mimo svůj pracovní ţivot a také je začleňuji do svého plánu, tím vlastně i snadno zjistím, které oblasti zanedbávám a můţu to napravit. Kaţdé plánování by mělo být písemně zaznamenané, nemusíme si pamatovat, co jsme vlastně chtěli a také získáme zpětný pohled a kontrolu o tom, jak si vedeme, plány by měly mít časovou rezervu. Pokud se podíváme na plánování z pohledu vývoje time managementu, o pohled do budoucna se snaţila jiţ druhá generace, ale plánování v určitých časových periodách zavedla aţ generace třetí, vytvářela denní, týdenní, měsíční a roční vzájemně provázené plány, vycházela z úkolů a k nim přiřazovala priority. Čtvrtá generace vychází z principu stanovit si priority a plánovat pouze v týdenním časovém úseku. V další části nastíním moţnosti, kterých můţeme vyuţít při denním a týdenním plánování, je na kaţdém z nás, co si vybere a bude mu vyhovovat. 3.5.1

Plánování denní

P. Pacovský a S. R. Covey vidí v denním plánování spoustu nevýhod. Pokud plánujeme denně, máme omezený pohled, chybí nám odstup a ztrácíme ze zřetele důleţité věci, soustřeďujeme se na naléhavé záleţitosti, co uděláme „teď“, coţ vyvolává stres. Také přesunování a přepisování úkolů ze dne na den je unavující. Pokud nám vyhovuje denní plánování, vţdy bychom si měli na konci předcházejícího dne udělat plán na následující den. J. Knoblauch a H. Wöltje doporučují při denním plánování spojovat stejnorodou práci do tzv. bloků, např. telefonáty, psaní emailů, zavést si „tichou hodinku“, kdy nebudeme nikým rušeni a zohledňovat během dne naši výkonnostní křivku (blíţe u Tělesných potřeb a produktivního času 2.1). Také je důleţité pouţívat pravidlo 60:40.

30

Pracovní doba 60 %

40 %

Plánované úkoly, aktivity

Neočekávané úkoly, aktivity Tabulka č. 2: Pravidlo 60:4049

Nemůţeme si naplánovat celou pracovní dobu, ale jak vyplývá ze zkušeností pouze 60 % a dalších 40 % je potřeba nechat na neočekávané úkoly, spontánní akce, vyrušování, … Autoři A. a K. Bischof 50 shledávají denní plán jako důleţitý nástroj pro naši práci, můţeme si ho naplánovat podle metody „pěti P“. Metoda „pěti P“ Pište si všechno – všechny aktivity, schůzky, … Posuzujte potřebu času – kolik času bude potřeba na jakou činnost Plánujte časové rezervy – vyuţít pravidlo 60:40 Přijímejte rozhodnutí – stanovit priority, delegovat úkoly, … Pak kontrolujte – na konci pracovního dne zjistit, co jsme splnili, nesplněné napsat do dalšího dne Tyto metody a zásady jdou samozřejmě vyuţít i při týdenním plánování. 3.5.2

Plánování týdenní

Týdenním plánováním se vyznačuje čtvrtá generace, také P. Pacovský a S. R. Covey, toto plánování upřednostňují. Týden je podle nich chápán jako přirozená, uzavřená časová jednotka a většina lidí také myslí v pojmech týdnů, týden můţeme udrţet v našem podvědomí a tak nevědomky pracujeme a přemýšlíme o nevyřešených úkolech, vymýšlíme nové nápady a podněty. Podle těchto autorů je týdenní plánování jednodušší, přehlednější, zachovává rovnováhu, souvislosti, nadhled i podrobnosti, flexibilitu, prevenci, vyvolává dobré pocity, nestresuje, dochází k větší koordinaci týmové práce.

49

Upraveno podle KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 45. 50 BISCHOF, A.; BISCHOF, K., Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací s. 62.

31

Týdenní plán bychom měli mít na jednom papíru nebo jedné obrazovce, abychom nemuseli „listovat“ a viděli týden jako celek. Také tento způsob plánování vyţaduje většinou na konci předcházejícího týdne určit si den, kdy budeme plánovat na týden následující, je to také příleţitost ke zhodnocení uplynulého týdne a zjištění, co se nám povedlo, nepovedlo a moţnost zamyslet se nad tím, proč se nám něco nepodařilo dokončit. Pokud jsme si uplynulý týden zhodnotili, můţeme plánovat týden další, nesmíme zapomenout zapsat si do něj jak cíle pracovní, tak i soukromé (např. zvyšování fyzické kondice – vyčleníme si dva dny v týdnu na posilovnu; návštěva filmového představení s rodinou – uvedeme den, čas apod.). Do nového plánu přesuneme to, co zůstalo z minulého týdne a je aktuální, napíšeme si důleţité činnosti, podporující naše priority, drobnosti, které nepodporují ţádnou prioritu, ale je dobré se jim věnovat a v neposlední řadě také návyky, které chceme podpořit. Také tento týdenní plán musí počítat s časovou rezervou 60:40. Pokud se nemůţeme rozhodnout, který úkol je pro nás nejdůleţitější, můţeme si pomoci otázkou: „Který úkol ze seznamu bych udělala, kdybych musela vybrat pouze jeden jediný?“ V jednom dnu bychom se neměli zabývat více jak sedmi náročnějšími úkoly, můţeme se řídit pravidlem 80:20, práce na 20 % důleţitých úkolech nám zajistí 80 % výsledků. V našem týdenním plánování nám můţe pomoci tzv. oblázková metoda.51 Představme si, ţe máme dţbán, který naplníme 40 % vodou, přisypeme písek a nakonec oblázky, potřebujeme do něj dostat ještě velké kameny, ale ty se tam uţ nevejdou, protoţe by dţbán přetekl, takto vypadá nenaplánovaný den. Pokud máme hodně úkolů, musíme si rozmyslet, které jsou nejtěţší, nejdůleţitější a těmi začít, to znamená, do dţbánu dáme nejdříve kameny (úkoly) priority I a II a měli bychom ponechat místo na další úkoly a neplánované aktivity, pouţijeme pravidlo 60:40, potom vyplníme prostor vodou a oblázky (drobnými úkoly, priority III, IV) a to, co se uţ nevejde, jsou nedůleţité věci.

51

KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 52.

32

4 Papírové a elektronické plánovací systémy V našem plánování nám můţou pomoci a spoustu času uspořit různé pomůcky, jsou to vlastně nástroje, které pouţíváme při našem plánování času, je jich na našem trhu velké mnoţství, samozřejmě je velmi důleţité vybrat si ten nejvhodnější, který vyhovuje nám, záleţí i na našich soukromých aktivitách, druhu práce, kterou vykonáváme, co od pomůcky očekáváme i na finančních moţnostech. V této části nebudu určitě vyjmenovávat všechny pomůcky, protoţe tyto nástroje se neustále vyvíjejí a na našem trhu jich je nepřeberné mnoţství, ale zaměřím se na základní rozdělení, na některé jejich klady, zápory a uvedu názory a doporučení autorů knih o time managementu. Základem všeho plánování je písemný záznam, protoţe to, co máme zapsané, nemůţeme zapomenout, můţeme to zkontrolovat a soustředit se na uskutečňování našich záměrů, aniţ bychom neustále přemýšleli, co jsme to vlastně chtěli. Rozlišujeme dva druhy plánovacích systémů – papírové a elektronické. Můţeme si jeden z nich vybrat, nebo je vzájemně kombinovat. Papírové pomůcky se vyrábějí v různých velikostech od kapesních kalendářů, diářů aţ po masivní plánovací systém. Papírové diáře jsou snadno pouţitelné, lehké, přenosné, můţeme si do nich zaznamenávat ihned a téměř všude poznámky, schůzky, naše nápady, myšlenky apod. Podle P. Pacovského52 běţné plánovací záznamníky, diáře zaznamenávají pouze to, co se má dělat a kdy to mám udělat, odpovídají II. generaci time managementu. Speciální plánovací systémy, to jsou uţ propracované diáře s účelovými formuláři, oddělovači, kapsičkami, můţeme je přizpůsobit našim potřebám a zvyklostem, podporují u nás tvořivost, nutí nás k přemýšlení, odpovídají III. generaci time managementu. IV. generace time managementu je zastoupena plánovacími systémy, které mají větší rozměry (A4), abychom mohli pracovat s týdenním plánem a vidět ho na jedné ploše (stránce), umoţňují vkládání listů s firemními tiskopisy nebo s našimi myšlenkami apod. Pokud ještě ţádný plánovací systém nepouţíváme, můţeme začít plánovat pomocí seznamů činností. Napíšeme si všechny činnosti, které musíme vykonat v průběhu dne, týdne a k nim připíšeme datum a prioritu. Nevýhodou je, ţe na adresy, poznámky apod. není v seznamu místo, nejsou vhodné pro náročnější plánování. 52

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 209.

33

Také se osvědčilo vytvořit si kontrolní seznamy tzv. „checklisty“.53 Pouţívají se všude tam, kde se jedná o činnosti, které se opakují, i v soukromí najdou uplatnění. Např. na začátku školního roku máme schůzku všech rodičů a je potřeba: napsat pozvánku, dát tuto informaci na webové stránky, vyvěsit pozvánku na nástěnky, pozvat na schůzku lektory mimoškolních aktivit, pozvat pracovníka BOZP, nachystat pro rodiče ţidle, … To znamená, ţe musíme vypsat a zohlednit všechny aktivity, které jsou potřeba k realizaci, splněné poloţky si odškrtáváme, jedná se vlastně o předpoklady, které musí být splněny, aby schůzka mohla proběhnout, a na nic jsme nezapomněli, takový seznam si můţeme udělat i při příchodu nového zaměstnance, co je třeba zařídit, s čím vším ho musíme seznámit. V soukromé oblasti nám tento seznam pomůţe např. před odjezdem na dovolenou, při rozdělování domácích prací, … Tyto seznamy šetří náš čas, můţeme si do nich samozřejmě připisovat, co bychom příště třeba ještě zařadili nebo naopak, co bylo zbytečné. Úkoly nemusíme vyřizovat sami, ale můţeme pověřit spolupracovníky,

předáním

kontrolního

seznamu

si

ušetříme

spoustu

času

můţe

dojít

s vysvětlováním a i kolegům bude jasné, co mají dělat. Nevýhodou

papírového

systému

je

obtíţná

změna

dat,

k nepřehlednosti (škrtání, přepisování), je u nich neprovázanost s elektronickými systémy, pokud chceme „zálohovat“ naše písemné záznamy, tak můţeme pouze pořizovat kopie přepisováním, kopírováním nebo skenováním, coţ je časově náročné. Také elektronické pomůcky mají určité klady i zápory. Výhodou elektronických pomůcek je moţná komunikace s okolním světem, hlavně prostřednictvím internetu, všechna data můţeme smazat, přesunout, pojmou velké mnoţství informací, protoţe jejich kapacita se neustále zvyšuje a i zálohování dat a pořizování kopií je daleko jednodušší, údaje je moţno variabilně rozčlenit (např. podle priorit, podle přiřazené kategorie, data dokončení) a rychle vyhledat. Digitální diáře a databanky jsou lehké, přenosné, cenově výhodné, ale odpovídají II. generaci time managementu, zaznamenávají co se má stát, nebo co se uţ stalo, nepodporují tvůrčí aktivity, neumoţňují komunikovat s okolím. V současné době existuje velké mnoţství počítačových programů, které nám pomůţou s plánováním času a našich projektů, jedním kliknutím se nám zobrazí např. profil toho, komu chceme telefonovat, zároveň se nám začne vytáčet telefonní číslo a aktivuje se i emailová adresa, … Můţou spoustu našeho času uspořit, ale také pohltit, 53

KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 54.

34

protoţe nabízejí vkládání nebo získávání více informací neţ potřebujeme, proto je důleţité vybrat pro náš osobní počítač, ať uţ stolní nebo přenosný, vhodný program, teprve potom bude počítač našim pomocníkem a ne „ţroutem“ času. Kapesní počítače a počítače do dlaně si lidé nepořizují pouze pro plánování času, úkolů, databázi kontaktů, ale mají daleko širší uplatnění od mobility, komunikaci aţ po navigační systém, digitální záznamník, mobilní telefon, … Nevýhodou je vyšší cena. Zmínila bych se o kapesním počítači typu PDA (Personal Digital Assistant) osobní digitální asistent, je vybaven optickou tuţkou místo klávesnice, coţ umoţňuje některým lidem pouţívat oblíbenou metodu záznamu „papír“ a tuţku, je menší neţ kalendář a jeho kapacita je téměř neomezená. Tento PDA můţeme spojit s PC a data přehrávat. Napojení i na počítače ostatních kolegů nám umoţňuje společně s nimi pracovat na dokumentech, podívat se do jejich kalendáře na termíny schůzek apod. Nevýhodou elektronických systémů je vyšší pořizovací cena, je potřeba energetický zdroj (baterie, nabitý akumulátor nebo zásuvka), tyto systémy se můţou porouchat a data napadnout viry, při telefonování je obtíţné dělání poznámek, je určená struktura programů (nemůţeme přizpůsobit našim zvyklostem, způsobu myšlení). Pokud budeme kupovat elektronický plánovací systém, je dobré poradit se s odborníkem. J. Morgensternová doporučuje při výběru plánovacího záznamníku ať uţ papírového nebo elektronického drţet se pravidla vybrat si jen jeden. „ Zvolte si jeden, používejte ho na všechno a držte se ho alespoň tři měsíce, aby dostal příležitost se vám osvědčit.“ 54 B. Gleggovi se osvědčil malý záznamník nebo elektronický osobní organizér, který můţe nosit stále u sebe, na rozsáhlejší poznámky např. při poradách, pouţívá velký blok, do kterého si zaznamenává strukturované poznámky. Poznámky, které chce snadno vyhledat a mít je dostupné, si zadá do počítače. Informace na lepicích papírcích doporučuje pouze jako poutače pozornosti na naléhavé záleţitosti, lístečkový systém podle J. Knoblaucha a H. Wöltja můţe vést k dezorientaci. P. Pacovský vychází z plánování IV. generace, proto se přiklání k plánovacím systémům, které z tohoto principu vycházejí a podporují nadhled, přirozené vlastnosti naší mysli a plánování v týdenních periodách.

54

MORGENSTERNOVÁ, J., Jak si udělat pořádek doma, v kanceláři a v osobním životě, s. 221.

35

V kaţdém případě si musíme vybrat pomůcku, která bude vyhovovat a slouţit nám, protoţe při našem plánování času nějaký nástroj potřebovat určitě budeme, ať uţ elektronický nebo jednoduchý jako je např. zápisník. „Experimentujte, vyzkoušejte různé systémy, než se rozhodnete.“ 55

55

KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 63.

36

5 Význam time managementu „Současný život je mnohem rychlejší, než byl dříve a bude se ještě zrychlovat, stále nám bude nabízet příležitosti a klást nároky na náš čas a rozhodovací schopnosti, v takovém prostředí se bude dařit těm, kteří si umějí svůj čas uspořádat.“ 56 O time managementu se napsala spousta knih, článků, ale pravdou je, ţe neexistuje univerzální návod, kaţdý musí zjistit, co vyhovuje jemu, a začít sám u sebe. Čas potřebujeme na odpočinek, zábavu, práci, přemýšlení, rodinu, … A je jenom na nás, jakými činnostmi svůj čas naplníme. „Nejde o to získat jenom čas, my chceme být spokojeni“,

57

tomu odpovídá time management IV. generace, coţ souvisí se

sebepoznáním, zjištěním, kam směřujeme a děláním důleţitých věcí, které nás posunou naším směrem. Význam plánování podle time managementu IV. generace spočívá např. v tom, ţe získáme:58  nový způsob myšlení soustředěný na podstatné věci (budeme vědět, kam směřujeme, jaké jsou naše hodnoty, co je naší prioritou, cílem, …)  efektivní pracovní návyky (zastaralé návyky, které neodpovídají dané situaci, nahradíme novými)  větší citlivost a odolnost (odolávání stresu, vnějším vlivům, …)  přirozené soustředění energie na důleţité věci (nedůleţité delegovat, umění říkat NE, …)  vyšší výkonnost, menší ztráty, delší ţivot (např. vyuţíváním našeho produktivního času, respektování svých tělesných potřeb, práce na důleţitých úkolech, které souvisí také s prevencí, tím předejdeme krizovým situacím, …)  načerpání a regenerace sil (u svých koníčků, s přáteli, s rodinou, …)  funkční pomůcku pro uspořádání času (zjistíme, která plánovací pomůcka nám vyhovuje k plánování našeho času)  dosáhneme rovnováhy ve všech oblastech našeho ţivota ………………

56

MORGENSTERNOVÁ, J., Jak si udělat pořádek doma, v kanceláři a v osobním životě, s. 18. PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 16. 58 Upraveno podle PACOVSKÉHO, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 43. 57

37

„Práce na sobě sice občas bolí, ale má smysl a přináší trvalé výsledky a uspokojení nám i našemu okolí.“ 59 Pokud si efektivně a účelně budeme plánovat svůj čas, získáme více času na naše důleţité úkoly, odpočinek, přátele, rodinu, koníčky, prostě na to, co povaţujeme ve svém ţivotě za důleţité.

59

PACOVSKÝ, P., Člověk a čas time management IV. generace, s. 247.

38

Empirická část 6 Metodologická hlediska výzkumného šetření V této části se zaměřím na stanovení cíle výzkumu, charakteristiku výzkumného vzorku, popíši, jaké metody výzkumu jsem pouţila a jak jsem postupovala. 6.1

Cíl výzkumného šetření Cílem tohoto výzkumu bylo zjistit, jak k plánování svého času přistupují

vedoucí pedagogičtí pracovníci mateřských škol. Tímto výzkumným šetřením jsem chtěla také najít odpovědi na tvrzení: 1. Při svém plánování vedoucí pedagogičtí pracovníci upřednostňují papírové plánovací pomůcky. 2. Ve svém plánování vyuţívají vedoucí pedagogičtí pracovníci některé prvky IV. generace. Při sestavování dotazníku jsem vycházela z plánování podle IV. generace, která vychází z osobnosti člověka, z jeho sebepoznání, při kterém si člověk určí svoji cestu, kam chce směřovat, určí si priority, co je pro něj důleţité a plánuje si ţivot jak soukromý, tak i pracovní, protoţe ţivotní rovnováhy a spokojenosti dosáhne vyváţeností v těchto obou oblastech. Vlastní výzkumnou část jsem rozdělila na tyto části:  Fungování našeho těla  Určování priorit  Způsob plánování  Největší zloději času  Co se respondentům při plánování svého času osvědčilo Cíle:  Zjistit, jak vedoucí pedagogičtí pracovníci respektují a vyuţívají při svých aktivitách základní znalosti o fungování svého těla  Jakým způsobem si vybírají úkoly a dosahují vyváţenosti v pracovním i soukromém ţivotě  Jaké plánování a plánovací nástroje upřednostňují  Jejich největší zloději času 39

 Co se vedoucím pedagogickým pracovníkům při plánování svého času osvědčilo 6.2

Charakteristika výzkumného vzorku V této části se zaměřím na návratnost dotazníků a na charakteristiku

výzkumného vzorku. Dotazníkové šetření proběhlo na přelomu roku 2010/2011 (od poloviny měsíce prosince do poloviny ledna). Cílovou skupinou byli vedoucí pedagogičtí pracovníci mateřských škol - ředitelé a jejich zástupci. Největší návratnost dotazníků byla, pokud jsem je rozdala a ihned vybrala, vyuţila jsem manaţerského setkání, v tomto případě byla návratnost 100 %, další dotazníky jsem rozeslala elektronicky kolegyním ze studia školského managementu a některé podle náhodného výběru. Rozdáno bylo celkem 86 dotazníků, do šetření bylo zařazeno 57 dotazníků správně a zcela vyplněných, dalších pět bylo sice vráceno, ale pro neúplné údaje, ve dvou případech to byla i jiná pracovní pozice respondentů, nebyly zařazeny, 24 dotazníků se vůbec nevrátilo. Návratnost dotazníků ukazuje i následující tabulka a graf, kde jsou počty zařazených a nezařazených dotazníků vyjádřeny také v procentech.

Návratnost dotazníků

86

Vrácených, zařazených 57

Vrácených, nezařazených 5

100 %

66,3 %

5,8 %

Rozdaných

Nevrácených 24 27,9 %

Tabulka č. 3: Návratnost dotazníků

40

Graf č. 2: Návratnost dotazníků

Respondenty potom blíţe charakterizují údaje v I. části dotazníku (viz Vyhodnocení I. části dotazníku – identifikačních údajů 7.1) 6.3

Metody výzkumu a jejich popis Z metodologického hlediska je výzkum pojat kvantitativně. Stěţejním nástrojem tohoto výzkumu je vytvořený vlastní dotazník - Přístup

ředitelů (vedoucích pedagogických pracovníků) mateřských škol k plánování svého času (příloha č. 1), je rozdělen na 2 části. I. část se týká identifikačních údajů respondentů, má 4 uzavřené poloţky, II. část je vlastní dotazník, má 16 otázek, z toho 3 polootevřené otázky a jednu otevřenou. V obou částech je vyuţito metody písemného kladení otázek a odpovědi na ně. Způsob vyhodnocení I. části dotazníku – identifikačních údajů Respondenti měli zvolenou variantu označit kříţkem. Jednotlivé poloţky byly vyhodnoceny v procentech a okomentovány. Způsob vyhodnocení II. části dotazníku - jednotlivých oblastí: 1) Fungování našeho těla – poloţka č. 1-5 2) Určování priorit – poloţka č. 6-11 V prvních dvou oblastech měli respondenti zvolit odpověď pomocí bodové škály a zakříţkovat ji: 41

Bodová škála: 1 nikdy, 2 výjimečně, 3 často, 4 vţdy 1 je nejméně příznivý postoj…………4 nejvíce příznivý postoj Sudou bodovou škálu jsem dala záměrně, aby se respondenti jasně vyjádřili, zda zaujímají spíše kladný (odpověď 3, 4) nebo záporný (odpověď 1, 2) postoj. Vzhledem k tomu, ţe nejvíce frekventovanou odpovědí byla odpověď často a po ní hned výjimečně, dodatečně jsem stanovila stupně postojů, i kdyţ celkově kladné odpovědi (často a vţdy) převaţovaly, přesto v oblastech rezervy byly a chtěla jsem je zachytit tímto odstupňováním. Nejvíce příznivý postoj – převládají kladné odpovědi, převládá odpověď vţdy Částečně příznivý postoj – převládají kladné odpovědi, převládá odpověď často Méně příznivý postoj – převládají záporné odpovědi, převládá odpověď výjimečně Nejméně příznivý postoj – převládají záporné odpovědi, převládá odpověď nikdy Všechny poloţky byly nejdříve vyhodnoceny v procentech a okomentovány, po vyhodnocení jednotlivých poloţek následuje vyhodnocení kaţdé oblasti celkové, které vychází z průměru za poloţku, zde je také stanoven postoj, který respondenti zaujímají celkově k této oblasti. 3) Plánování - poloţka č. 12-14 Tato oblast byla vyhodnocena v procentech, respondenti měli na výběr konkrétní moţnosti, zvolenou variantu měli zakříţkovat, popřípadě mohli uvést jiný způsob plánování (polootevřené otázky). 4) Zloděj času – poloţka č. 15 V této oblasti měli respondenti očíslovat, od 1 největší zloděj času – 11 nejmenší zloděj času, zde byly nabízeny moţnosti a také moţnost uvést dalšího zloděje času. Tato oblast byla vyhodnocena podle průměrů. 5) Doporučení – poloţka č. 16 V páté části byla otevřená otázka, uvedla jsem názory a doporučení respondentů, co se jim při plánování jejich času osvědčilo. Při vyhodnocování dotazníků jsem došla k závěru, ţe uţ jenom rozdání dotazníku a jeho vyplnění můţe vést některé respondenty k zamyšlení se nad tím, jak plánovat svůj čas (např. ke zjištění, jaký je jeho produktivní čas, zloděj času apod.), stálo by za to, dát tuto poloţku do dotazníku např. při jiném výzkumném šetření.

42

Metodika výzkumného šetření

6.4

Ve výzkumné části se odrazily moje poznatky, které jsem načerpala ze studia z informačních

zdrojů,

tedy

z teoretické

části

-

z

literatury

zapůjčené

v knihovně, z časopisů, z novin, z přečtených článků z internetu, z prostudovaných bakalářských prací na podobné téma, z přednášek v rámci studia na vysoké škole, z diskuze se svými kolegyněmi, také byl pro mě přínosem seminář v rámci dalšího vzdělávání na téma „Syndrom vyhoření“. Tato část mi pomohla orientovat se v problematice, zjistit názory na toto téma autorů knih o time managementu, které se v některých případech lišily, ujasnila jsem si, co bych vlastně chtěla zjišťovat. Protoţe na plánování času neexistuje univerzální návod, zajímaly mě názory vedoucích pedagogických pracovníků na toto téma, chtěla jsem zjistit, jakým způsobem plánují oni a zda vůbec svůj čas plánují, tedy spíše aktivity, kterými tento čas naplňují. K získání údajů byl vytvořen dotazník (viz příloha č. 1) rozdělený na dvě části.

I.

Část - identifikační údaje respondentů

a) Věková struktura b) Pracovní zařazení c) Počet roků ve funkci d) Počet tříd MŠ Tato část charakterizuje respondenty. Vaše věková Pracovní zařazení: V této funkci jsem: Počet tříd v MŠ, kategorie: kde pracujete: 25 let 26 - 35 36 - 45 46 - 55 56 a více

II.

Ředitel Zástupce ředitele Vedoucí učitelka Jiné – uveďte:

Do 1 roku 2 – 5 let 6 – 10 let 11 a více let

1 – 3 třídy 4 – 6 tříd 7 a více tříd

Část – vlastní dotazník

Vlastní dotazník je rozdělen na 5 částí, kaţdá sleduje určitou oblast a zjišťuje, jakým způsobem k ní respondenti přistupují z hlediska řízení svého času.  Fungování našeho těla  Určování priorit  Způsob plánování  Největší zloději času 43

 Co se respondentům při plánování svého času osvědčilo 1) Fungování našeho těla - zjišťování pomocí bodové škály  Respektování tělesných potřeb 1

Respektuji svoje tělesné potřeby (jídlo, odpočinek, spánek, …)

 Produktivní čas 2

Sloţité, náročné úkoly si plánuji do svého produktivního času (to je čas, kdy se dokáţu nejvíce soustředit, pracuji nejefektivněji)

 Změna návyků 3

Snaţím se některé svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit

 Předcházení stresu 4 5

Věnuji se fyzickým aktivitám Na plánované aktivity (schůzky, rozhovory, …) se předem připravuji

2) Určování priorit – zjišťování pomocí bodové škály  Vyváženost života 6 7 8

Mám svůj čas pod kontrolou Plánuji si čas soukromý i pracovní Můj pracovní i soukromý ţivot je vyváţený

 Vytyčení svých cílů 9

Mám jasnou představu o tom, kam směřuji, co je mým hlavním cílem, prioritou

 Výběr úkolů (důležité x nedůležité), delegování 10 11

Úkoly si vybírám, nesnaţím se dělat všechny najednou Některé úkoly deleguji

3) Plánování – nabídka možností  Podle generací 12

Plánuji svoje aktivity způsobem: Zapisuji, co mám dělat a vykonané úkoly si odškrtávám Zapisuji, co mám dělat a termín, kdy to mám udělat Zapisuji, co mám dělat, kdy to mám udělat a jakým způsobem to udělám Určím si svoje cíle, priority a tomu přiřazuji úkoly Reaguji na okolnosti, vyřizuji úkoly tak, jak přicházejí Plánuji jinak, uveďte……………………………………

44

 V určitých časových úsecích 13

Vyhovuje mi plánování: Denní Týdenní Jiné, uveďte………………………………………………

 Využívání plánovacích pomůcek 14

Vyuţívám plánovací pomůcky: Papírové (kalendář, plánovací záznamník,…) Uveďte, kterou plánovací papírovou pomůcku pouţíváte: …………………………………………………………. Elektronické (počítač, elektronický diář,…..) Uveďte, kterou plánovací elektronickou pomůcku pouţíváte:……………………………………………….. Kombinaci obou (např. plánovací záznamník, počítač, … Uveďte, kterou kombinaci plánovacích pomůcek pouţíváte:……………………………………………….

4) Největší zloději času - očíslování 15

Co povaţujete za největší zloděje svého času, očíslujte: 1 největší zloděj času – 11 nejmenší zloděj času a) Nepořádek na stole, v papírech b) Neschopnost odmítnout, říci NE c) Vyrušování d) Věnování více času příjemným, uţitečným činnostem e) Snaha o dokonalost f) Špatné nebo ţádné delegování g) Odkládání úkolů h) Nevyuţití časových prostojů i) Nenadálé situace j) Porady k) Jiné, uveďte………………………

5) Doporučení ostatním kolegům – otevřená otázka 16

Co se Vám při plánování svého času osvědčilo, co byste doporučila kolegům, uveďte:………………………….

45

6.5

Pilotní výzkum Se spoluţačkou – ředitelkou mateřské školy jsem otázky v dotazníku

konzultovala, zároveň mi dotazník vyplňovala, aţ poté jsem dotazník rozdala dalším dvěma ředitelům mateřských škol a dvěma svým kolegyním, učitelkám mateřské školy, tyto kolegyně jsem do výzkumu nezahrnula, pouze mě zajímal jejich názor, zda jsou otázky srozumitelné, popř., co by upřesnily apod. Zároveň byly na konci dotazníku otázky: Byly pro Vás všechny otázky srozumitelné? Neměli jste problém se škálováním – hodnocením jednotlivých otázek? Co byste upřesnili, změnili a proč? K otázkám

nebyly

připomínky,

respondenti

všemu

rozuměli,

pouze

při předběţném vyhodnocování dotazníků jsem zjistila, ţe je otázka číslo 15 ve dvou případech obodována jiným způsobem, neţ jsem původně zamýšlela, respondenti měli všechny poloţky této otázky očíslovat bodovou škálou 1 – 11, někteří to pojali tak, ţe dali stejnou bodovou hodnotu 1 např. vyrušování i nenadálým situacím nebo 3x měli bodovou hodnotu 4, protoţe zloděje času povaţují na stejné úrovni s jiným, původně to bylo myšleno odstupňovat kaţdého zloděje času jinou bodovou hodnotou. Zkoušela jsem, zda půjde tato otázka správně vyhodnotit i po této změně, a protoţe to šlo bez problémů, nechala jsem toto bodování na respondentech, jak to cítí oni, zda chtějí kaţdou poloţku odstupňovat nebo zda zloděje času mají na stejné úrovni s jinými, o to se domnívám, je vyhodnocení této otázky zajímavější.

46

7 Výsledky výzkumného šetření a jejich interpretace V této části vyhodnotím I. a II. část dotazníku. 7.1

Vyhodnocení I. části dotazníku – identifikačních údajů

Charakteristiku výzkumného vzorku blíţe vystihují údaje v této I. části dotazníku. a) Věková struktura respondentů b) Pracovní zařazení respondentů c) Počet roků ve vedoucí funkci d) Počet tříd v MŠ, kde respondenti pracují

a) Věková struktura respondentů: Věková struktura respondentů Do 25 let 26-35 let 36-45 let 46-55 let 56 a více let 0

5

26

24

2

0%

8,8 %

45,6 %

42,1 %

3,5 %

Tabulka č. 4: Věková struktura respondentů

Graf č. 3: Věková struktura respondentů

Jak je vidět na grafu, nejpočetnější skupinu tvoří respondenti ve věku 36-45 let (45,6 %), hned za nimi velkou část zaujímají respondenti ve věku 46-55 let (42,1 %), 47

potom následuje věková kategorie 26-35 (8,8 %) a za nimi s nejmenším zastoupením respondenti ve věku 56 a více let (3,5 %), věková skupina do 25 let nebyla vůbec zastoupena, je to zřejmě způsobeno i tím, ţe dotazník byl směřován na řídící pedagogické pracovníky mateřských škol. Jak vyplývá z tohoto grafu a tabulky, respondenti jsou ve věku, kdy uţ mají určité zkušenosti, a proto jejich poznatky mohou významným způsobem přispět k získání cenných informací v rámci tohoto výzkumného šetření.

b) Pracovní zařazení respondentů: Pracovní zařazení respondentů Ředitelé

Zástupci ředitelů

38

19

66,7 %

33,3 % Tabulka č. 5: Pracovní zařazení respondentů

Graf č. 4: Pracovní zařazení

Dotazníkové šetření bylo zaměřeno na vedoucí pedagogické pracovníky mateřských škol. Výzkumný soubor je z větší části 66,7 % respondentů zastoupen řediteli těchto škol, 33,3 % tvoří zástupci ředitele. Větší zastoupení ředitelů je způsobeno i tím, ţe 48

ředitelé dotazník vyplní a rovnou ho mohou odeslat ze svého počítače, kdeţto zástupcům se musí dotazník přeposílat, protoţe na ně není přímé elektronické spojení. Školy by měly být otevřenými institucemi, a aby uspěly v konkurenčním prostředí, musí reagovat na změny, to vše má za následek velkou pracovní vytíţenost vedoucích pedagogických pracovníků, proto je důleţité, aby si dokázali plánovat jak čas pracovní, tak i soukromý, i to byl důvod, proč jsem se zaměřila na tuto cílovou skupinu. Důleţitý pohled na time management je také těchto zástupců ředitele. V současné době se významným způsobem podílejí na řízení mateřských škol, je na ně delegováno stále více pravomocí a zodpovědnosti vyplývající z jejich funkce, změnila se náplň i obsah jejich práce, coţ je důsledkem toho, ţe se změnilo právní postavení škol a některým se také sníţil úvazek přímé pedagogické činnosti u dětí.

c) Počet roků ve funkci: Počet roků ve funkci Do 1 roku 2-5 let 6-10 let 11 a více let 2 3,5 %

23

21

40,4 % 36,8 %

11 19,3 % Tabulka č. 6: Počet roků ve funkci

Graf č. 5: Počet roků ve funkci

49

„Ať již je vrcholovým vedoucím pracovníkem, nebo je teprve na začátku své kariéry, je třeba, aby byl efektivní.“ 60 Nejvíce 40,4 % respondentů (23) z celkového počtu je ve funkci 2-5 let, 36,8 % zaujímají respondenti (21), kteří jsou ve funkci 6-10 let, 19,3 % respondentů jsou ve funkci 11 a více let, 3,5 % zaujímají respondenti (2), kteří jsou ve funkci do 1 roku. Jak vyplývá z těchto údajů, většina respondentů je ve funkci delší dobu, proto předpokládám, ţe nějaký způsob řízení svého času uţ mají zavedený. Určitě bude přínosný názor a pohled respondentů, kteří jsou v řídící funkci kratší dobu, protoţe Ti museli najít a moţná stále ještě hledají, které metody a techniky při řízení svého času by byly pro ně nejlepší, protoţe s nástupem do vedoucí funkce mají více pracovních povinností, více pravomocí a zodpovědnosti a je na nich, jakým způsobem skloubí čas pracovní s časem osobním, protoţe jak vyplývá i z teoretické části, člověk je spokojen, pokud je spokojený a úspěšný ve všech oblastech svého ţivota, proto názor a zkušenosti těchto vedoucích pracovníků jsou přínosem pro tuto práci.

60

DRUCKER, P., F. Efektivní vedoucí, s. 17.

50

d) Počet tříd v MŠ, kde respondenti pracují: Počet tříd v MŠ 1-3 třídy 4- 6 tříd 7 a více tříd 19

28

10

33,3 %

49,1 %

17,5 %

Tabulka č. 7: Počet tříd v MŠ, kde respondenti pracují

Graf č. 6: Počet tříd v MŠ

49,1 % respondentů (28) řídí 4-6 ti třídní mateřskou školu, coţ je téměř polovina z výzkumného vzorku, 33,3 % respondentů (19) řídí 1-3 třídní mateřskou školu a 17,5 % respondentů (10) řídí 7 a více třídní mateřskou školu. Práce ve školství je práce s lidmi, důleţitá je komunikace, týmová spolupráce, rozvoj sebe samého, ale i ostatních spolupracovníků a to musí fungovat jak v malé, tak i ve velké organizaci. Čím je organizace větší, tím jsou kladeny na vedoucího pracovníka větší nároky, protoţe je potřeba velmi dobře promyšlený způsob organizace, aby kaţdý věděl, co má dělat, co je v jeho kompetenci, coţ souvisí s delegováním, je třeba zaměřit se na vnitřní pochody např. na způsob předávání informací apod. I o tyto zkušenosti se někteří respondenti v dotazníkovém šetření podělili, viz poloţka č. 16 (otevřená otázka).

51

Vyhodnocení II. části – vlastní dotazník

7.2

V této části se zaměřím na vyhodnocení pěti částí dotazníku: fungování našeho těla, určování priorit, plánování a zloděje času. V závěru (páté části) uvedu komentáře a náměty, které se osvědčily vedoucím pedagogickým pracovnicím při plánování jejich času. 7.2.1

Fungování našeho těla

Abychom efektivně a účelně vyuţívali svůj čas, je důleţité vycházet z určitých znalostí o fungování našeho těla – respektování našich tělesných potřeb, plánování úkolů do našeho produktivního času, pokud máme tu moţnost, snaţit se některé svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci, změnit a škodlivé látky vyvolané stresovými situacemi odbourávat fyzickými aktivitami, tím i zvyšovat svoji fyzickou zdatnost a posilovat psychickou odolnost. Stresu můţeme také předcházet tím, ţe se na plánované aktivity můţeme předem přichystat. Abych zjistila, jak k tomu přistupují respondenti, zařadila jsem do dotazníku 5 poloţek, z kterých lze dát odpověď na to, jak vedoucí pracovníci respektují některé zásady vycházející z fungování jejich těla. 1. Fungování našeho těla 1 2 3 4 5

1 2 3 4 Četnost odpovědí

Respektuji svoje tělesné potřeby (jídlo, odpočinek, spánek,…) Sloţité, náročné úkoly si plánuji do svého produktivního času (to je čas, kdy se dokáţu nejvíce soustředit, pracuji nejefektivněji) Snaţím se některé svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit Věnuji se fyzickým aktivitám Na plánované aktivity (schůzky, rozhovory, …) se předem připravuji

2

11 39

7

18 34

5

21 32

4

22 26

7

4

25

28

Tabulka č. 8: Fungování našeho těla

52

Vyhodnocení jednotlivých položek v oblasti fungování našeho těla Položka č. 1: Respektuji svoje tělesné potřeby (jídlo, odpočinek, spánek, …) Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

11

39

7

19,3 68,4 12,3

Tabulka č. 9: Fungování našeho těla, respektování těl. potřeb

Graf č. 7: Respektování svých těl. potřeb

Většina respondentů 68,4 % (39) respektuje svoje tělesné potřeby často a 12,3 % respondentů (7) vţdy, převaţuje kladný postoj respondentů k této poloţce. Přesto 19,3 % respondentů (11) respektuje svoje tělesné potřeby výjimečně, coţ znamená, ţe vykonává jiné činnosti na úkor těchto potřeb. Odpověď nikdy se v této poloţce neobjevila. Jak vyplývá i z Maslowovy hierarchie potřeb, abychom mohli uspokojovat vyšší potřeby, je potřeba uspokojovat potřeby niţší, pokud nebudou uspokojovány niţší potřeby, nebudeme dosahovat svých vyšších cílů a absence uspokojování těchto potřeb se pak odráţí i v psychice člověka, který potom reaguje podráţděně, je nevyrovnaný a takový člověk není přínosem pro sebe ani pro své okolí, vše mu i delší dobu trvá, proto je důleţité udělat si čas např. na jídlo, odpočinek, spánek a nepracovat na úkor

53

těchto základních potřeb. Pouze člověk, který uspokojuje všechny svoje potřeby, je schopen dosahovat svých vytyčených cílů a efektivně a účelně vyuţívat svůj čas. Položka č. 2: Sloţité, náročné úkoly si plánuji do svého produktivního času (to je čas, kdy se dokáţu nejvíce soustředit, pracuji nejefektivněji)

Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

18

34

5

31,6 59,6 8,8

Tabulka č. 10: Fungování našeho těla, plánování úkolů do produktivního času

Graf č. 8: Plánování úkolů do produktivního času

Jak vyplývá z grafu, u respondentů převaţuje kladný postoj k této poloţce, 59,6 % respondentů (34) si plánuje často úkoly do svého produktivního času, 8,8 % respondentů (5) vţdy a 31,6 % respondentů (18) výjimečně. Moţná je to dáno i tím, ţe ředitelé mají také přímou pedagogickou činnost u dětí, která je pevně daná, proto i při plánování těchto sluţeb by ředitelé škol mohli zohlednit svůj produktivní čas. Pokud si budeme plánovat důleţité schůzky, úkoly do svého produktivního času, bude nás to stát méně úsilí i času. 54

Položka č. 3: Snaţím se některé svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

21

32

4

36,8 56,1 7,0 Tabulka č. 11: Fungování našeho těla, změna návyků

Graf č. 9: Změna návyků

V této poloţce převaţuje kladný přístup – 56,1 % respondentů (32) se snaţí často svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit a 7 % respondentů (4) vţdy, ale je zde určitá rezerva, 36,8 % respondentů (21) se snaţí svoje staré návyky změnit výjimečně, to znamená, ţe reagují postaru. Současná situace i okolnosti vyţadují určité změny v našem chování a jednání, nutí nás nově reagovat, coţ není vţdy jednoduché, ale je důleţité odstranit starý návyk, který nás můţe brzdit v dosahování našich cílů a nahradit jej novým. I to jak vyuţíváme čas a hospodaříme s ním, je určitý návyk. Vţdy musíme začít u sebe, protoţe nemůţeme měnit jiné, ale pouze sami sebe.

55

Položka č. 4: Věnuji se fyzickým aktivitám Bodová 1 2 3 4 škála Frekvence 2 22 26 7 odpovědí % 3,5 38,6 45,6 12,3 Tabulka č. 12: Fungování našeho těla, fyzické aktivity

Graf č. 10: Fyzické aktivity

V této části převaţuje také kladný přístup. 45,6 % respondentů (26) se věnuje fyzickým aktivitám často a 12,3 % respondentů (7) vţdy. Poprvé se v dotazníku objevila odpověď nikdy u 3,5 % respondentů (2) a 38,6 % respondentů (22) se věnuje fyzickým aktivitám výjimečně, coţ není zas tak nezanedbatelný počet respondentů z celkového výzkumného vzorku. Tato poloţka je velmi důleţitá z hlediska odbourávání škodlivých látek vyvolávaných stresem, které se hromadí v našem těle. V současné době je náš organismus, konkrétně ve školství zatěţován po stránce psychické a člověk na psychickou zátěţ není vybaven, proto je důleţité, aby vyvinul určitou fyzickou aktivitu, při které se „vyplaví“ škodlivé látky, vyvolané touto zátěţí z jeho těla, tím se nemyslí nějaké velké sportovní výkony, ale například pravidelná, sviţná chůze v přírodě, … 56

Položka č. 5: Na plánované aktivity (schůzky, rozhovory, …) se předem připravuji Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

4

28

25

7,0

49,1 43,9

Tabulka č. 13: Fungování našeho těla, příprava na plánované aktivity

Graf č. 11: Příprava na plánované aktivity

Respondenti k této poloţce zaujímají velmi kladný postoj, pouze 7 % respondentů (4) se na plánované aktivity připravuje výjimečně, 49,1 % respondentů (28) často a 43,9 % respondentů (25) vţdy. Pokud se budeme předem připravovat na plánované aktivity, můţeme předcházet stresovým situacím, protoţe si vše můţeme promyslet, zaměřit se na to, co je opravdu cílem našeho jednání, činnosti a jsme připraveni i na věci, které by nás mohly jinak překvapit a nemusíme se trápit tím, ţe jsme něco mohli předvídat, vědět dřív.

57

Otázky jsem ještě zprůměrovala a graficky vyjádřila. 1. Fungování našeho těla 1 2

3 4 5

1

Respektuji svoje tělesné potřeby (jídlo, odpočinek, spánek,…) Sloţité, náročné úkoly si plánuji do svého produktivního času (to je čas, kdy se dokáţu nejvíce soustředit, pracuji nejefektivněji) Snaţím se některé svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit Věnuji se fyzickým aktivitám Na plánované aktivity (schůzky, rozhovory,…) se předem připravuji

2

2

3 4 průměr Četnost odpovědí

11 39

7

2,9

18 34

5

2,8

21 32

4

2,7

22 26

7

2,7

4

25

3,4

28

Tabulka č. 14: Fungování těla – frekvence odpovědí, průměr za otázku

Fungování našeho těla 3,4

2,9

2,8

2,7

2,7

1

2

3

4

5

Graf č. 12: Fungování našeho těla

Největší rezervy jsou v poloţce číslo 3 – změna návyků a 4 – fyzické aktivity, nejvíce kladný postoj je v poloţce číslo 5, v přípravě na plánované aktivity. Podle výsledků, které vyplývají z výzkumného šetření, jsou v přístupu k této oblasti určité rezervy, respondenti se snaţí vyuţívat poznatků z fungování svého těla, ale ve všech poloţkách převaţovaly odpovědi často, jako druhá nejčastější odpověď ve čtyřech poloţkách byla výjimečně a teprve potom následovalo hodnocení vţdy, pouze v poslední poloţce převaţovala odpověď vţdy nad výjimečně, příznivé je, ţe odpověď nikdy se objevila pouze v jedné poloţce u dvou respondentů. To se odrazilo

58

v těchto průměrech, kde pouze v jedné poloţce přesáhla průměrná odpověď bodovou škálu 3 – často. Pokud bych chtěla celkově zhodnotit tuto oblast, u respondentů převaţuje částečně příznivý postoj ve všech položkách – ve všech poloţkách převaţují kladné odpovědi a ve všech převaţuje odpověď často. 7.2.2

Určování priorit

Abychom si mohli určit naše cíle, priority, je důleţité vědět, kam směřujeme a to jak v oblasti pracovní, tak i soukromé, protoţe jenom tak dosáhneme vyváţenosti těchto obou oblastí. Při plánování svých aktivit je důleţité vědět, na co vyuţíváme svůj čas, tedy mít svůj čas pod kontrolou, to znamená uvědomit si i určitá negativa, co chci zlepšit, protoţe pokud o tom vím, mohu udělat nějaká opatření. Úkoly bychom si měli podle našich priorit vybírat a některé delegovat, tím se nám uvolní spousta času na naše důleţité záleţitosti. Proto jsem do dotazníku zařadila 6 poloţek, abych zjistila, jak k této oblasti přistupují vedoucí pedagogičtí pracovníci. Určování priorit 6 7 8 9 10 11

Mám svůj čas pod kontrolou Plánuji si čas soukromý i pracovní Můj pracovní i soukromý ţivot je vyváţený Mám jasnou představu o tom, kam směřuji, co je mým hlavním cílem, prioritou Úkoly si vybírám, nesnaţím se dělat všechny najednou Některé úkoly deleguji

1 2 3 4 Četnost odpovědí 15 42 17 30 10 1 25 27 4 3

34 20

12 28 17 22 30 5

Tabulka č. 15: Určování priorit

59

Vyhodnocení jednotlivých položek Položka č. 6: Mám svůj čas pod kontrolou Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

15

42

4

26,3 73,7

Tabulka č. 16: Určování priorit, mám svůj čas pod kontrolou

Graf č. 13: Mám svůj čas pod kontrolou

Neboli vím, kam plyne můj čas, coţ souvisí s plánováním času soukromého i pracovního a s uvědomováním si toho, co naše aktivity, činnosti narušuje, protoţe pouze pokud víme, kam plyne náš čas, můţeme jeho naplňování ovlivnit. Převaţují kladné odpovědi, naprostá většina 73,7 % respondentů (42), má svůj čas pod kontrolou často, 26,3 % respondentů (15) má svůj čas pod kontrolou výjimečně. Přesto je v této poloţce určitá rezerva, protoţe i kdyţ převaţuje pozitivní odpověď, odpověď vţdy se neobjevila, ale je vidět z výsledků, ţe se respondenti snaţí mít svůj čas pod kontrolou.

60

Položka č. 7: Plánuji si čas soukromý i pracovní Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

17

30

10

29,8 52,6 17,5

Tabulka č. 17: Určování priorit, plánování času soukromého, pracovního

Graf č. 14: Plánování času soukromého i pracovního

V této poloţce převaţuje také kladný přístup, 17,5 % respondentů (10) si plánuje čas soukromý i pracovní vţdy, 52,6 % respondentů (30) často a 29,8 % respondentů (17) výjimečně, odpověď nikdy nebyla označena. Důleţité je plánovat si obě oblasti, abychom dosáhli vyváţenosti a uspokojení.

61

Položka č. 8: Můj pracovní i soukromý ţivot je vyváţený Bodová 1 2 3 4 škála Frekvence 1 25 27 4 odpovědí % 1,8 43,9 47,4 7,0 Tabulka č. 18: Určování priorit, vyváženost pracovního, soukromého života

Graf č. 15: Vyváženost soukromého i pracovního života

Jak vyplývá z předcházející poloţky, respondenti se snaţí plánovat čas jak pracovní, tak i soukromý, přesto jsou ve vyváţenosti těchto oblastí určité rezervy. Výsledky této poloţky jsou velmi těsné, převaţuje stále ještě kladný přístup. 7 % respondentů (4) odpovědělo vţdy, 47,4 % respondentů (27) často, 43,9 % respondentů (25) výjimečně, ale objevila se i odpověď jednoho respondenta (1,8 %) – nikdy, nemá vyváţený pracovní a soukromý ţivot. Lze předpokládat, ţe v případě odpovědi s bodovou hodnotou 1, 2, 3 převaţuje oblast pracovní, ale tato poloţka nebyla do dotazníku zařazena, stálo by za to ji zařadit např. v jiném výzkumném šetření.

62

Položka č. 9: Mám jasnou představu o tom, kam směřuji, co je mým hlavním cílem, prioritou Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

3

34

20

5,3

59,6 35,1 Tabulka č. 19: Určování priorit, kam směřuji

Graf č. 16: Kam směřuji

Z výzkumného šetření vyplývá velmi kladný přístup k této poloţce, 35,1 % respondentů (20) ví vţdy, kam směřuje, 59,6 % respondentů (34) často a 5,3 % respondentů (3) výjimečně ví, kam směřují, co je jejich hlavním cílem. Jak vyplývá z teoretické části, lidé pokud neví, kam směřují a nemají vytyčeny svoje priority, cíle, reagují pouze na okolnosti a jejich směr jim určuje někdo jiný, většinou se pohybují v kvadrantu I a řeší operativní úkoly, nepohybují se v kvadrantu II, kde je prevence, kreativita, koncepce a čas na důleţité úkoly, které nás posouvají dopředu.

63

Položka č. 10: Úkoly si vybírám, nesnaţím se dělat všechny najednou Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

12

28

17

21,1 49,1 29,8 Tabulka č. 20: Určování priorit, úkoly si vybírám

Graf č. 17: Výběr úkolů

V této poloţce převaţuje také kladný přístup, 29,8 % vedoucích pedagogických pracovníků (17), kteří se zúčastnili tohoto výzkumu, si úkoly vybírají vţdy, 49,1 % respondentů (28) často a 21,1 % respondentů (12) výjimečně. Jak je vidět i na grafu, někdy nás stále ještě ovládají úkoly a vyřizujeme je tak, jak přijdou, to znamená, ţe nemáme dobře stanoveny svoje priority, cíle a reagujeme pouze na okolnosti, zabýváme se operativou.

64

Položka č. 11: Některé úkoly deleguji Bodová škála Frekvence odpovědí %

1

2

3

4

22

30

5

38,6 52,6 8,8 Tabulka č. 21: Určování priorit, delegování

Graf č. 18: Delegování

S předcházející poloţkou souvisí i delegování, pokud si úkoly vybíráme, můţeme méně důleţitými úkoly pověřit ostatní zaměstnance, tím získáme více času na naše důleţité záleţitosti. I k delegování převládá kladný přístup, 8,8 % respondentů (5) deleguje vţdy, 52,6 % respondentů (30) deleguje často. Přesto v této poloţce jsou rezervy, protoţe 38,6 % respondentů (22) deleguje výjimečně, snaţí se dělat všechno sami. Delegováním nejenţe získáme více času, ale přispíváme tím také k osobnímu růstu zaměstnanců, vedeme je k samostatnosti a odpovědnosti, posilujeme jejich sebedůvěru a vytváříme i příznivé vztahy na pracovišti, protoţe delegováním vyjadřujeme způsob důvěry.

65

2. Určování priorit Určování priorit

6 7 8 9 10 11

1

Mám svůj čas pod kontrolou Plánuji si čas soukromý i pracovní Můj pracovní i soukromý ţivot je vyváţený Mám jasnou představu o tom, kam směřuji, co je mým hlavním cílem, prioritou Úkoly si vybírám, nesnaţím se dělat všechny najednou Některé úkoly deleguji

1

4 průměr Četnost odpovědí 15 42 2,7 17 30 10 2,9 25 27 4 2,6 2

3

3

34 20

3,3

12 28 17 22 30 5

3,1 2,7

Tabulka č. 22: Určování priorit – frekvence odpovědí, průměr za otázku

Určování priorit 3,3

2,7

6

2,9

3,1 2,7

2,6

7

8

9

10

11

Graf č. 19: Určování priorit

Největší rezervy podle tohoto grafu jsou v poloţce č. 8 – můj pracovní i soukromý ţivot je vyváţený, v poloţce č. 6 – mám svůj čas pod kontrolou a v delegování úkolů – poloţka č. 11, nejvíce kladný přístup je v poloţce č. 9 – mám jasnou představu, kam směřuji a v poloţce č. 10 – výběr úkolů. Jak vyplývá z těchto průměrů, i v této oblasti jsou určité rezervy, respondenti se snaţí určit svoje priority, ale i zde byla nejčastější odpovědí v kaţdé oblasti odpověď často, ve čtyřech poloţkách byla druhou nejčastější poloţkou po často odpověď výjimečně, pouze ve dvou poloţkách (č. 9, 10) převaţovala odpověď vţdy nad výjimečně a odpověď nikdy se objevila pouze v jedné poloţce v odpovědi jednoho respondenta, coţ je pozitivní zjištění. Celkově k této oblasti zaujímají respondenti částečně příznivý postoj, ve všech poloţkách převaţovaly kladné odpovědi, ale odpověď často převaţovala nad vţdy. 66

7.2.3

Plánování

a) Poloţka č. 12: Z hlediska generací a) Poloţka č. 13: V časových úsecích b) Poloţka č. 14: Vyuţívání plánovacích pomůcek Položka č. 12: Plánování z hlediska generací – plánování svých aktivit a) Z hlediska generací 12

Plánuji svoje aktivity způsobem: Zapisuji, co mám dělat a vykonané úkoly si odškrtávám Zapisuji, co mám dělat a termín, kdy to mám udělat Zapisuji, co mám dělat, kdy to mám udělat a jakým způsobem to udělám Určím si svoje cíle, priority a tomu přiřazuji úkoly Reaguji na okolnosti, vyřizuji úkoly tak, jak přicházejí Plánuji jinak, uveďte:………………………………………………………………

Frekvence odpovědí 24 6 2 13 12

42,1 10,5 3,5 22,8 21,1

0

0

%

Tabulka č. 23: Plánování z hlediska generací – frekvence odpovědí

Graf č. 20: Plánování podle generací

Z grafu vyplývá, ţe většina 42,1 % respondentů (24) plánuje svoje úkoly podle I. generace - zapisuje si, co má dělat a vykonané úkoly si odškrtává. 22,8 % respondentů (13) plánuje způsobem - určí si svoje cíle, priority a tomu přiřazuje úkoly, tímto plánováním se vyznačuje IV. generace. 21,1 % respondentů (12) reaguje na okolnosti 67

a úkoly vyřizuje tak, jak přicházejí, to znamená, ţe neplánují. 10,5 % respondentů (6) si zapisuje, co má dělat a termín, kdy to má udělat – tímto způsobem plánování se vyznačuje generace II. Nejmenší počet 3,5 % respondentů (2) si zapisuje, co má dělat, kdy to má udělat a jakým způsobem to udělá, tímto způsobem plánování se vyznačuje generace III. Ţádný respondent neuvedl, ţe by plánoval jiným způsobem, neţ byly nabízené moţnosti. Time management je o tom, aby si kaţdý vybral způsob plánování, který vyhovuje jemu, pokud však vůbec neplánujeme, reagujeme pouze na situace a řešíme pouze operativní úkoly, můţe nás tento způsob značně vyčerpávat a vyvolávat u nás stres, protoţe vydáváme úsilí a energii mnohdy na činnosti, které nás neposunují dál, náplň našeho času si neurčujeme my, ale co budeme dělat, jakým způsobem a činnostmi vyplníme náš čas, nám určují okolnosti, ostatní lidé apod. Je důleţité, určit si sám, čím a jakými činnostmi zaplníme svůj čas, protoţe čas nenávratně plyne dál a uţ ho nemůţeme vrátit zpět.

68

Položka č. 13: Plánování v časových úsecích b) V časových úsecích 13 Vyhovuje mi plánování: Frekvence odpovědí % Denní 16 28,1 Týdenní 36 63,1 Jiné 5 8,8 Tabulka č. 24: Plánování v časových úsecích – frekvence odpovědí

Graf č. 21: Plánování v časových úsecích

63,1 % respondentům (36) vyhovuje plánování týdenní, toto plánování upřednostňuje IV. generace. 28,1 % respondentů (16) upřednostňuje plánování denní, tímto plánováním se vyznačuje generace III., pouze 8,8 % respondentů (5) plánuje jiným způsobem. Komentář k odpovědi jiné: Tři respondenti kombinují obě moţnosti, záleţí na situaci a úkolech. Jeden respondent zařazuje operativně úkoly do volného dne. Jeden respondent neplánuje.

69

Položka č. 14: Vyuţívání plánovacích pomůcek c) Využívání plánovacích pomůcek 14 Využívám plánovací pomůcky: Frekvence odpovědí % Papírové 40 70,2 Elektronické 0 0 Kombinaci obou 17 29,8 Tabulka č. 25: Využívání plánovacích pomůcek – frekvence odpovědí

Graf č. 22: Využívání plánovacích pomůcek

Při plánování převládají u 70,2 % respondentů (40) papírové plánovací pomůcky, je to dáno zřejmě věkovým sloţením (viz I. část dotazníku 7.1) a také moţností rychlejšího záznamu, papír i tuţka jsou vţdy v dosahu, viz Papírové a elektronické plánovací systémy (kapitola 4). Pouze 29,8 % respondentů (17) pouţívá při plánování kombinaci obou plánovacích pomůcek – papírové i elektronické. Samotnou elektronickou plánovací pomůcku nevyuţívá ţádný respondent.

70

Druhy plánovacích pomůcek, které respondenti pouţívají a uvedli: Papírové pomůcky: Počet Papírové plánovací pomůcky respondentů 16 Neuvedli konkrétní pomůcku

Poznámka 1 respondent uvedl týdenní přehled s jednotl. dny, členěnými po hodinách

4

Diář – týdenní plán

2 7 1 3 5 1 1

Plánovací záznamník Kalendář Kalendář, blok Kalendář, diář Kalendář, plánovací záznamník Kalendář, diář, lístečky Lístečky Tabulka č. 26: Papírové plánovací pomůcky, které uvedli respondenti

Z tabulky vyplývá, ţe respondenti pouţívají klasické plánovací papírové pomůcky: kalendář, plánovací záznamník, diář, blok, … Kombinace obou: Počet Kombinace papírových i elektronických respondentů pomůcek 5 Neuvedlo konkrétní pomůcky

mobilní telefon na upomínky

3

Telefon, diář

2 1 1 2

Počítač, diář Počítač, telefon, blok Počítač, kalendář, diář Počítač, plánovací záznamník Počítač, kalendář, vlastní poznámky na papíře Stolní kalendář, osobní diář – doodle com, gmail com Počítač, mobilní telefon, stolní kalendář, diář, několik sešitů podle obsahu (k různým poznámkám), mnoho lístečků

1 1 1

Poznámka

Outlook

Outlook

Tabulka č. 27: Kombinace plánovacích pomůcek, kterou uvedli respondenti

U respondentů také převládá kombinace klasických plánovacích pomůcek - počítače s kalendářem, plánovacím záznamníkem, telefonem, diářem, …

71

7.2.4

Zloději času Položka č. 15: Zloději času

Z L O D Ě J I Č A S U

Bodová škála: Nepořádek na stole, v papírech Neschopnost odmítnout, říci NE Vyrušování Věnování více času příjemným, uţitečným činnostem Snaha o dokonalost Špatné nebo ţádné delegování Odkládání úkolů Nevyuţití časových prostojů Nenadálé situace

1 1 8 23

2 2 1 3 13

4 3 3 1 16

Porady

1

1

2 2 8 16

2

Frekvence odpovědí 5 6 7 8 9 5 5 6 4 2 6 2 2 5 4 1 1 3 1

10 11 5 2

11 13 1

Průměr 7,6 4,8 2,7

8

11

12

8,1

8 5 3 6 3

2 6 7 8

5 8 2 4 2

3 2 2 1 1

5,5 6,1 5,6 6,2 3,5

2

8

18

15

8,9

3 3 5 8

4 5 11 2

4

1

4

3

4

8

15 9 5 8 6

9 6 10 4 7

2 9 16 5 3

3 4 5 6 4

4 3 3 11 2

1

2

5

4

Tabulka č. 28: Zloději času

Zloději času 8,9

8,1 5,5

4,8

6,1

5,6

6,2 3,5

2,7

Graf č. 23: Zloději času

Spoustu času můţeme ušetřit, pokud budeme vědět, kdo jsou naši „ţrouti času“, protoţe se jim budeme moci vyvarovat, předcházet jim. Seřadila jsem zloděje času podle výsledků, které jsou vidět v tabulce i v grafu, od největšího zloděje času aţ po nejmenšího, jak je uvedli respondenti.

1.

Vyrušování

2.

Nenadálé situace

3.

Neschopnost odmítnout, říci NE 72

4.

Snaha o dokonalost

5.

Odkládání úkolů

6.

Špatné nebo ţádné delegování

7.

Nevyuţití časových prostojů

8.

Nepořádek na stole v papírech

9.

Věnování více času příjemným, uţitečným činnostem

10.

Porady

Jaké další zloděje času respondenti uvedli:  5 respondentů uvedlo - telefony, dealeři  4 respondenti uvedli - nadměrná, mnohdy zbytečná administrativa, nekonečné vyplňování různých tabulek hlavně od zřizovatele, zbytečné vytváření poţadovaných papírů, podkladů, předávání informací na mnoho míst, institucí, …  Jeden respondent - řešení několika situací a neustálé odbíhání od jedné činnosti ke druhé  Jeden respondent - vyřizování emailové pošty  Jeden respondent - den pouze 24 hodin  Jeden respondent - nechuť dělat právě to, co mám naplánované Jak na tyto zloděje je uvedeno v části Zloději času a moţná opatření (3.4.1) a v doporučení „Jak na náš čas“, v příloze č. 2.

73

7.2.5

Doporučení ostatním kolegům

Položka č. 16: Co se Vám při plánování svého času osvědčilo, co byste doporučila kolegům Na tuto poloţku odpovědělo 75,4 % respondentů (43), coţ povaţuji za úspěch, pouze 24,6 % respondentů (14) nic nedoporučilo (10 – neodpovědělo, jeden napsal nevím, jeden nic nedoporučuji, další nemá osvědčený systém a jeden respondent má problémy s plánováním času, proto nic nedoporučuje). Těchto odpovědí si velice cením, není na mě, abych je hodnotila, pouze je můţu porovnat s názory autorů knih o time managementu, ale je na kaţdém, kdo bude tuto práci číst, zda ho něco osloví a něco si vybere, vyzkouší. Zapsala jsem všechny názory, protoţe co mně můţe připadat jako nevhodné, nepouţitelné, někomu se můţe osvědčit. Zde cituji respondenta, který v dotazníku napsal: „Neexistuje univerzální návod, každému vyhovuje něco jiného.“ V této části se najdou zároveň i odpovědi na zloděje času, které jsem uvedla v dotazníku já, ale i na jiné zloděje času, které uvedli respondenti. Některá doporučení se shodovala, proto jsem je spojila. Doporučení, co se respondentům při plánování svého času osvědčilo:  4 respondenti - nesnaţit se dělat všechny úkoly sám, delegovat (také kontrolovat)  Pověření svého zástupce pro vyřizování změn, termínů apod. ostatním zaměstnancům  6 respondentů - vše si zapisovat (jeden uvedl s termínem vyřízení, odškrtávat)  5 respondentů - drţet se plánu (nedůleţitým úkolům věnovat minimum času, nenechat se směřovat jinam)  Komunikace prostřednictvím internetu, oběţníky v MŠ, předávání informací prostřednictvím jednotlivých učitelek (stačí sdělit jedné, která předá dál)  Zavést si místo lístečků notýsek (sešit), kam si zapisuji, co potřebuji sdělit, udělat - odškrtávám, pokud zapomenu, jestli jsem uţ informaci předala, úkol vyřídila, stačí nahlédnout do notýsku, snadno dohledám  Najít si svůj produktivní čas, do něho si zařazovat, pokud to jde sloţité, náročné úkoly, větší efektivita práce, zařazovat relaxační činnosti 74

 2 respondenti - vţdy v pondělí si naplánovat, co vše musíme za týden udělat, úkoly si rozepsat na jednotlivé dny v týdnu (nenadálé úkoly řešit podle časové náročnosti, buď ihned, nebo je zařadit do plánu na další období)  Úkoly si zapisovat do kalendáře, plnit dle důleţitosti, nesplněné přepsat v pátek do dalšího týdne, úkoly, na které není čas plánovat do týdnů prázdnin apod.  Podrobně rozplánovat celý pracovní den, toto se osvědčuje i v rodinném ţivotě  Naplánovat si činnosti na celý týden, a pokud chceme v klidu a nerušeně pracovat, dát na dveře ceduli nevstupovat nebo se zamknout  Vyhradit si čas na vyřizování telefonátů, emailů  Stanovit si hodiny pro zaměstnance na řešení naléhavých situací  Úřední hodiny, plánovací 14denní diář  Řešit problémy hned, zapojit další zaměstnance, psát si úkoly na další den s datem tohoto dne a také důleţité události, které proběhly, zpětně se snadno dohledají potřebné záznamy  5 respondentů - rozdělit si úkoly na důleţité a nedůleţité (dělat jen nejdůleţitější věci)  Úřední hodiny 3x týdně pro zaměstnance  Synchronizace plánovacích nástrojů s upozorněním na blíţící se povinnost s reálným odkladem času pro vypracování úkolu  2 respondenti - nenechávat práci na poslední chvíli, ale vše plánovat  Odměnit se za vykonanou práci  Při práci zachovat klid, ráno se rozjet naplno a dělat, řešit, vyřizovat, neodkládat, jsou záleţitosti, které se nedají ošidit, ale jsou i opačné  4 respondenti - neodkládat (udělat nepříjemné záleţitosti co nejdříve)  Nástěnka před očima s lístečky, kde jsou zaznamenány důleţité termíny, telefonní čísla  Důslednost  Myslet na sebe, věnovat se o víkendu rodině – s čistou hlavou jde práce lépe „od ruky“, méně důleţité úkoly předat jiným. Hlavní pedagogickou práci nechat kolegyním, osvědčilo se, stanovit si „metodičku“ školy, která pomáhá mimo jiné i s hospitacemi školy, více času na ekonomické a personální záleţitosti

75

Zakončila bych citací od jednoho respondenta: „Důležité je si práci nenechávat na poslední chvíli, ale věci plánovat a udělat si čas na duševní hygienu, relaxaci a příjemné chvíle, protože život není jen o práci a rychle nám utíká.“ Většina doporučení se shoduje s názory autorů knih o time managementu. Je na nás, abychom v tom, co nám nevyhovuje, nesetrvávali, ale vyzkoušeli jiný způsob plánování, coţ souvisí se změnou našich návyků a někdy není jednoduché je změnit, protoţe to většinou souvisí i se změnou našeho myšlení.

76

8 Potvrzení stanovených východisek Cílem tohoto výzkumného šetření bylo také najít odpovědi na tvrzení: 1. Při svém plánování vedoucí pedagogičtí pracovníci upřednostňují papírové plánovací pomůcky. Toto tvrzení se potvrdilo, papírové plánovací pomůcky vyuţívá 70,2 % respondentů, domnívám se, ţe je to i věkovým sloţením respondentů, protoţe pouze 8,8 % respondentů (5) je ve věku 26-35 let a potom je věk respondentů 36 a více. Jak jsem uvedla i v teoretické části, papírové plánovací pomůcky mají určité výhody, můţeme do nich zaznamenávat téměř kdekoliv a kdykoliv, stačí nám pouze papír a tuţka, samozřejmě mají i určité nevýhody viz Papírové a elektronické plánovací systémy (kapitola 4). Také je to dané tím, ţe ředitelé škol nejsou celou pracovní dobu jenom ve své kanceláři, ale mají přímou práci u dětí, chodí na porady, vzdělávají se, kaţdou chvíli jim někdo telefonuje, musí si stále něco zaznamenávat. K obdobnému výsledku došla ve svém výzkumném šetření Illešová A.61 v roce 2006. U respondentů převaţovalo také pouţívání papírových pomůcek (kalendář, diář, lístečky). Z mého dotazníkového šetření dále vyplynulo, ţe pouze 29,8 % respondentů (17) vyuţívá při svém plánování kombinaci papírového a elektronického plánovacího systému. Pouţívání elektronických plánovacích pomůcek souvisí i s finančními prostředky, protoţe aby mohli vedoucí pedagogičtí pracovníci vyuţívat např. elektronické plánovací systémy, je potřeba zakoupit přenosný počítač, elektronický diář apod., aby tato plánovací pomůcka byla stále po ruce. 2. Ve svém plánování využívají vedoucí pedagogičtí pracovníci některé prvky IV. generace. Toto tvrzení se také potvrdilo, i kdyţ jsou v některých oblastech určité rezervy. Vycházím z těchto zjištění:  Ve všech 11 poloţkách zaměřených na oblast fungování těla a určování priorit převaţovaly kladné odpovědi, z nichţ nejčastější odpověď byla často, přesto respondenti k těmto oblastem zaujímají částečně příznivý postoj, jak vyplynulo i z výzkumného šetření. 61

ILLEŠOVÁ, A., Efektivní time management – spojení času pracovního s časem osobním, s 51.

77

 Plánování v týdenním časovém úseku se respondentům osvědčilo, tímto způsobem plánuje většina výzkumného vzorku 63,1 % respondentů (36) a vyznačuje se jím IV. generace, toto plánování je přehlednější, jednodušší, umoţňuje nadhled, viz teoretická část 3.5.2.  Pouze 22,8 % respondentů (13) si určí svoje priority a prioritám přiřazuje úkoly, v této poloţce nepřevaţuje plánování podle IV. generace, nicméně toto plánování se u některých respondentů objevuje.

78

Návrh využití šetření v praxi „Svým chováním a svým postojem ovlivňujeme rozhodujícím způsobem působení vnějších okolností na náš život. Obojí můžeme vždycky změnit. A i na to, co změnit nemůžeme, se naučíme reagovat jinak než doposud. Klíč k osvobození se od stresu, přetížení a časové nouzi stejně jako klíč k úspěchu, tedy leží v nás samotných.“62 Domnívám se, ţe teoretická i výzkumná část by mohla být určitým „vodítkem“, jak si organizovat svůj čas pracovní i soukromý. Pouhé přečtení této práce můţe vést některé lidi k zamyšlení se nad tím, jak vlastně oni vyuţívají svůj čas a některé uvedené metody a techniky plánování si vyzkoušet a najít takové, které budou vyhovovat jim. Přečtení této práce by mohlo být prvním a zároveň nejdůleţitějším krokem, který by vedl k určitým změnám v myšlení čtenářů. Téma time managementu je v současné době velmi aktuální a poznatky z této práce jsou vyuţitelné nejen pro vedoucí pedagogické pracovníky ve školství, ale pro všechny lidi, kteří chtějí být spokojeni a šťastni jak po stránce pracovní, tak i soukromé a dosáhnout ţivotní rovnováhy v těchto oblastech. Moţný postup, jak toho dosáhnout, uvedu v doporučení a návrhu „Jak na náš čas“, v příloze č. 2.

62

KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H., Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas, s. 95.

79

Závěr Touto prací jsem se pokusila nastínit, jakým způsobem můţeme efektivně a účelně řídit svůj čas, jaké metody a techniky nám mohou při plánování našeho času pomoci. Vycházela jsem jak z teoretické části, z názorů autorů knih o time managementu, které se v některých případech rozcházely, tak i z výzkumného šetření, z názorů a z doporučení respondentů. Snaţila jsem se uvést moţnosti, z kterých by si mohl vybrat kaţdý, kdo bude tuto práci číst, protoţe, jak zaznělo v teoretické i praktické části na time management, není univerzální návod, co vyhovuje jednomu, se nemusí osvědčit druhému, coţ dokresluje i fakt, ţe ani autoři time managementu nemají na tuto problematiku jednotný názor. Výzkumná část této práce vycházela z teoretických poznatků a z time managementu IV. generace. Hlavní část byla rozdělena do pěti oblastí a zaměřena na určitá zjištění. Toto šetření ukázalo, ţe v plánování vedoucích pedagogických pracovníků se objevují prvky IV. generace – respondenti se snaţí vycházet z poznatků o svém těle (respektovat svoje tělesné potřeby, plánovat si úkoly do svého produktivního času, apod.), určovat si svoje priority (ví, kam směřují, plánují si čas soukromý i pracovní, …), ale převaţoval u nich částečně příznivý postoj, v těchto oblastech měli určité rezervy. Jak vyplynulo dále z dotazníkového šetření, většina respondentů si úkoly odškrtává, plánuje v týdenní periodě a pouţívá papírové plánovací pomůcky. Mezi tři nejčastější zloděje času se zařadilo vyrušování, nenadálé situace a neschopnost odmítnout, říci NE. Nedílnou a velmi podnětnou částí byla doporučení respondentů, co se jim při plánování svého času osvědčilo, co doporučují ostatním, zde se například objevilo: vše si písemně zaznamenávat, nedělat vše sám, ale delegovat, rozdělit si úkoly na důleţité, nedůleţité apod. Některá doporučení se shodovala s teoretickými poznatky. Byla potvrzena předem stanovená tvrzení. Z výzkumného šetření dále vyplynulo, ţe nejvíce kladných odpovědí v oblasti určování priorit bylo v poloţce: Mám jasnou představu o tom, kam směřuji, co je mým hlavním cílem. Tato poloţka se v celkovém hodnocení blíţila k nejvíce příznivému postoji, coţ je velmi pozitivní zjištění, protoţe time management je „systém založený

80

na naší jedinečné, nezaměnitelné osobnosti“,63 měl by vycházet zevnitř kaţdého člověka a z toho, co je pro něj důleţité, a od toho by se měly odvíjet jeho hodnoty, priority, kterých dosáhne, pokud k nim bude přiřazovat ty správné úkoly, aktivity, činnosti, které ho posunují jeho vytyčeným směrem. To znamená, ţe respondenti svoje priority znají, chtějí jít za svými cíli, ale občas jim do jejich cesty vstoupí nečekané události, jiní lidé, spousta „nezbytné“ administrativy, někteří vedoucí pedagogičtí pracovníci se snaţí dělat všechno sami, delegují výjimečně, a v tom jsou ještě určité rezervy. A proto doporučení na závěr: „Nepracujte jen nějak na sobě – tedy nejspíše jen tak, jak vám to právě připadá snadné. Pracujte na sobě vytrvale, cílevědomě a s pomocí konkrétních pomůcek.“

64

S. R. Covey ve své knize cituje Emersona: „To, co děláme

vytrvale, se stává snadným – ne proto, že by se změnil charakter toho, co děláme, ale proto, že se zvyšuje naše schopnost to dělat.“

65

Jenom tak budeme mít čas na rodinu,

přátele, koníčky, přemýšlení a na všechny další oblasti, které jsou důleţité pro načerpání sil a energie k další práci, pouze vyrovnaný, odpočatý a spokojený vedoucí pedagogický pracovník bude pozitivně ovlivňovat své okolí – děti, rodiče, učitele, vlastní rodinu i přátele.

63

MORGENSTERNOVÁ, J., Jak si udělat pořádek doma, v kanceláři a v osobním životě, s. 19. BISCHOF, A.; BISCHOF, K., Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací, s. 117. 65 COVEY, S. J., 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život, s. 314. 64

81

Seznam použité literatury a dalších zdrojů Použitá literatura: ADAIR, J. Hospodaření s časem. Praha: Alfa Publishing, 2004. ISBN 80-86851-07-9. BACÍK, F.; KALOUS, J.; SVOBODA, J.; aj. Kapitoly ze školského managementu. Praha: Pedagogická fakulta Univerzity Karlovy, 1998. ISBN 80-86039-49-8. BISCHOF, A.; BISCHOF, K. Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací. Praha: Grada Publishing, 2003. ISBN 80-247-0647-4. CAUNT, J. Time management jak hospodařit s časem. 2. vydání. Brno: Computer Press, 2007. ISBN 978-80-251-1538-1. CLEGG, B. Time management: Přetvořte svůj život a práci. Brno: CP Books, 2005. ISBN 80-251-0552-0. COVEY, S., R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. Praha: PRAGMA, 1994. ISBN 80-85213-41-9. DRUCKER, P., F. Efektivní vedoucí. 2. vydání. Praha: Management Press, 1992. ISBN 80-85603-02-0. GAVORA, P. Úvod do pedagogického výzkumu. Brno: Paido, 2000. ISBN 80-85931-79-6. GRUBER, D. Time management: Efektivní hospodaření s časem – klíčová součást beneopedie. 3. rozšířené a doplněné vyd. Praha: Management Press, 2009. ISBN 978-80-7261-211-6. KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H. Time management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 80-247-1440-X. MORGENSTERNOVÁ, J. Jak si udělat pořádek doma, v kanceláři a v osobním životě. Praha: MOTTO, 2003. ISBN 80-7246-141-9. PACOVSKÝ, P. Člověk a čas time management IV. generace. Tábor: Time Expert, 2000. ISBN 80-902783-0-2. PARKINSON, C., N.; RUSTOMJI, M. K. Bible pro manažery. Praha: TOP Agency, 1991. ISBN neuvedeno.

82

RUSTOMJI, M., K.; SAPRE, S., A. Umění managementu. Praha: Svoboda – Libertas, 1993. ISBN 80-205-0335-8. Další zdroje: ILLEŠOVÁ, A. Efektivní time management – spojení času pracovního s časem osobním. Praha, 2006. Bakalářská práce. Univerzita Karlova v Praze. Pedagogická fakulta. Centrum školského managementu. TĚHALOVÁ, M. Rozhovor s Mgr. Haňkovou L.: Zdravá sebeúcta roste z překonání každodenních překážek. Informatorium. 2010, XVII. ročník, č. 7. ISSN 1210-7506. MALEČKOVÁ, M. Možnosti rozvoje v soft skills na Masarykově univerzitě [online]. Brno: Masarykova univerzita, Filozofická fakulta, 2009 [cit. 2011-01-24]. Dostupné na WWW: http://www.softskills.wz.cz/html/time.html. Gewiki, SMART, [online]. 2008 [cit. 2011-01-24]. Dostupné na WWW: http://www.gewiki.cz/SMART. Wikipedia: the free encyclopedia [online]. Time management, 2007 [cit. 2011-01-24]. Dostupné na WWW: http://cs.wikipedia.org./wiki/Time_management.

83

Seznam tabulek, grafů, schémat Schéma 1: Matice plánování času Schéma 2: Metoda ABC Schéma 3: Paretovo pravidlo Tabulka č. 1: Metoda SMART Tabulka č. 2: Pravidlo 60:40 Tabulka č. 3: Návratnost dotazníků Tabulka č. 4: Věková struktura respondentů Tabulka č. 5: Pracovní zařazení respondentů Tabulka č. 6: Počet roků ve funkci Tabulka č. 7: Počet tříd v MŠ, kde respondenti pracují Tabulka č. 8: Fungování našeho těla Tabulka č. 9: Fungování našeho těla, respektování těl. potřeb Tabulka č. 10: Fungování našeho těla, plánování úkolů do produktivního času Tabulka č. 11: Fungování našeho těla, změna návyků Tabulka č. 12: Fungování našeho těla, fyzické aktivity Tabulka č. 13: Fungování našeho těla, příprava na plánované aktivity Tabulka č. 14: Fungování těla – frekvence odpovědí, průměr za otázku Tabulka č. 15: Určování priorit Tabulka č. 16: Určování priorit, mám svůj čas pod kontrolou Tabulka č. 17: Určování priorit, plánování času soukromého, pracovního Tabulka č. 18: Určování priorit, vyváţenost pracovního, soukromého ţivota Tabulka č. 19: Určování priorit, kam směřuji Tabulka č. 20: Určování priorit, úkoly si vybírám Tabulka č. 21: Určování priorit, delegování Tabulka č. 22: Určování priorit – frekvence odpovědí, průměr za otázku Tabulka č. 23: Plánování z hlediska generací – frekvence odpovědí Tabulka č. 24: Plánování v časových úsecích – frekvence odpovědí Tabulka č. 25: Vyuţívání plánovacích pomůcek – frekvence odpovědí Tabulka č. 26: Papírové plánovací pomůcky, které uvedli respondenti Tabulka č. 27: Kombinace plánovacích pomůcek, kterou uvedli respondenti Tabulka č. 28: Zloději času 84

Graf č. 1: Výkonnostní křivka Graf č. 1: Návratnost dotazníků Graf č. 3: Věková struktura respondentů Graf č. 4: Pracovní zařazení Graf č. 5: Počet roků ve funkci Graf č. 6: Počet tříd v MŠ Graf č. 7: Respektování svých tělesných potřeb Graf č. 8: Plánování úkolů do produktivního času Graf č. 9: Změna návyků Graf č. 10: Fyzické aktivity Graf č. 11: Příprava na plánované aktivity Graf č. 12: Fungování našeho těla Graf č. 13: Mám svůj čas pod kontrolou Graf č. 14: Plánování času soukromého i pracovního Graf č. 15: Vyváţenost soukromého i pracovního ţivota Graf č. 16: Kam směřuji Graf č. 17: Výběr úkolů Graf č. 18: Delegování Graf č. 19: Určování priorit Graf č. 20: Plánování podle generací Graf č. 21: Plánování v časových úsecích Graf č. 22: Vyuţívání plánovacích pomůcek Graf č. 23: Zloději času

85

Přílohy Seznam příloh:  Příloha č. 1 Dotazník – Time management (řízení času) v praxi ředitele mateřské školy  Příloha č. 2 Doporučení pro praxi – Jak na náš čas

86

Příloha č. 1 Váţené kolegyně, chtěla bych Vás poţádat o vyplnění tohoto dotazníku, který bude slouţit jako podklad pro vypracování bakalářské práce na téma: „Time management (řízení času) v praxi ředitele mateřské školy“, cílem této práce je zjistit, jak k plánování svého času přistupují ředitelé (vedoucí pedagogičtí pracovníci) mateřských škol. Všechny dotazníky jsou anonymní a veškeré údaje budou slouţit pouze ke studijním účelům. Předem Vám děkuji za Váš čas a spolupráci při vyplňování tohoto dotazníku. Miroslava Vašíčková studentka 3. ročníku PF UK v Praze

I. Identifikační údaje: Zvolenou variantu označte křížkem. Vaše věková kategorie: 25 let 26 - 35 36 - 45 46 - 55 56 a více

Pracovní zařazení: Ředitel Zástupce ředitele Vedoucí učitelka Jiné – uveďte:

V této funkci jsem:

Počet tříd v MŠ, kde pracujete: 1 – 3 třídy 4 – 6 tříd 7 a více tříd

Do 1 roku 2 – 5 let 6 – 10 let 11 a více let

II. Vlastní dotazník: Přístup ředitelů (vedoucích pedagogických pracovníků) mateřských škol k plánování svého času Bodová škála: 1 – nikdy 2 – výjimečně 3 – často

4 – vţdy

Zvolenou variantu označte křížkem. 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Respektuji svoje tělesné potřeby (jídlo, odpočinek, spánek, …) Sloţité, náročné úkoly si plánuji do svého produktivního času (to je čas, kdy se dokáţu nejvíce soustředit, pracuji nejefektivněji) Snaţím se některé svoje návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit Věnuji se fyzickým aktivitám Na plánované aktivity (schůzky, rozhovory, …) se předem připravuji Mám svůj čas pod kontrolou Plánuji si čas soukromý i pracovní Můj pracovní i soukromý ţivot je vyváţený Mám jasnou představu o tom, kam směřuji, co je mým hlavním cílem, prioritou Úkoly si vybírám, nesnaţím se dělat všechny najednou Některé úkoly deleguji

87

2

3

4

12

13

14

Zvolte a zakřížkujte pouze jednu možnost: Plánuji svoje aktivity způsobem: Zapisuji, co mám dělat a vykonané úkoly si odškrtávám Zapisuji, co mám dělat a termín, kdy to mám udělat Zapisuji, co mám dělat, kdy to mám udělat a jakým způsobem to udělám Určím si svoje cíle, priority a tomu přiřazuji úkoly Reaguji na okolnosti, vyřizuji úkoly tak, jak přicházejí Plánuji jinak, uveďte:……………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Vyhovuje mi plánování: Denní Týdenní Jiné, uveďte:……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. Vyuţívám plánovací pomůcky: Papírové (kalendář, plánovací záznamník,….) Uveďte, kterou plánovací papírovou pomůcku pouţíváte:…………………………... ……………………………………………………………………………………………… Elektronické (počítač, elektronický diář,…) Uveďte, kterou plánovací elektronickou pomůcku pouţíváte:……………………… ……………………………………………………………………………………………… Kombinaci obou (např. plánovací záznamník, počítač,…) Uveďte, kterou kombinaci plánovacích pomůcek pouţíváte:………………………... ………………………………………………………………………………………………...

15

Co povaţujete za největší zloděje svého času, očíslujte od 1 největší zloděj času – 11 nejmenší zloděj času Nepořádek na stole, v papírech Neschopnost odmítnout, říci NE Vyrušování Věnování více času příjemným, uţitečným činnostem Snaha o dokonalost Špatné nebo ţádné delegování Odkládání úkolů Nevyuţití časových prostojů Nenadálé situace Porady Jiné, uveďte:…………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….

16

Co se Vám při plánování svého času osvědčilo, co byste doporučila kolegům, uveďte:

88

Příloha č. 2

Doporučení pro praxi – Jak na náš čas Doporučení, jak efektivně a účelně řídit svůj čas, vycházející z teoretických znalostí i z osvědčených technik vedoucích pedagogických pracovníků.66 P. Pacovský:„Time management, uspořádání času, naše prožívání času je námětem k přemýšlení pro každého.“

Než začneme  všechny změny musí vycházet od nás samotných, z naší hlavy, z našich myšlenek  nemůţeme měnit jiné, ale pouze sebe  buďme důslední  odměňme se za vykonanou práci  mysleme na sebe  vše si zapisujme

Jak začít 1. Naplánovat si naší cestu: „Kam kráčíme“ – po stránce pracovní i soukromé (dosažení životní rovnováhy)  Určit si naše role (nejvíce 7 – matka, dcera, ředitel, …)  Zjistit naše silné, slabé stránky (např. SWOT analýzou, myšlenkou na konec, …) OSOBNÍ SWOT ANALÝZA Silné stránky Slabé stránky rodina, …

osobní rozvoj, koníčky, problémy, …

Příležitosti pracovní, osobní, …

Hrozby co můţe ohroţovat moje plány, …

 Z toho si odvodíme hodnoty, priority, co je pro nás důleţité, čeho chceme v našich rolích, oblastech dosáhnout 2. Vycházet z fungování našeho těla – ušetříme tím spoustu času a energie  Respektovat svoje potřeby (jídlo, odpočinek, spánek, …)  Některé staré návyky, které uţ neodpovídají dané situaci změnit, nahradit novými  Zjistit, kdy je náš produktivní čas, to je čas, kdy se dokáţeme nejvíce soustředit o do tohoto času zařazovat důleţité schůzky, úkoly, jednání, …  Předcházet stresu 66

Čerpáno také z přednášek na PF UK v Praze

89

o Pravidelně zařazovat fyzické aktivity v rámci našich tělesných moţností (sviţná chůze, běh, pobyt v přírodě, …) o Chystat se na plánované schůzky, předcházet řešení naléhavých operativních úkolů (prevencí), … 3. Určit si priority – co je důležité, přiřazovat jim úkoly, činnosti, pomůže nám např.  Eisenhowerův princip – naléhavé nemusí být důleţité, snaţit se o to, abychom se nemuseli pohybovat v kvadrantu A a řešit pouze operativní úkoly, ale více času věnovat práci v kvadrantu B, která nás posunuje k našim cílům a je zde prevence, kreativita, prací na těchto úkolech nemusí spousta operativních úkolů vzniknout

É T I ↑ Ž E L Ů D

Eisenhowerův princip Méně naléhavé Naléhavé B A Vyřídím Vyřídím hned později D Vyhodím

C Předám jinému

N A L É H A V É

→

nebo  Metoda ABC  Paretovo pravidlo – 80:20 (20 % úsilím dosáhneme 80 % výsledků), nesnaţme se vše dělat na 100 %, stojí nás to hodně času, úsilí a výsledky potom tomu neodpovídají o Delegování – nedůleţité úkoly delegujeme  vytipujeme si vhodného člověka, pověříme ho úkolem  stanovíme jasné pravomoce a kompetence  zbytečně do práce nezasahujeme, úkol nepřebíráme  pravidelně kontrolujeme, dobrou práci pochválím 4. Stanovit si cíle pomocí metody SMART  Cíl by měl být: S M A R T

Specific Measurable Achievable Relevant Time – bount

Specifický Měřitelný Akceptovatelný Reálný Termínovaný

konkrétní, určitý, přesně popsaný posoudit, sledovat, do jaké míry ho bylo dosaţeno pro všechny účastníky přijatelný lze ho realizovat, dosáhnout poţadovaných výsledků musí mít daný termín, časové omezení

Všude tam, kde je to moţné upřednostňujeme priority. 5. Vytvořit si časový snímek  Po dobu 1-2 týdnů si písemně zaznamenáváme všechny denní činnosti, včetně přestávek, jídla, … 90

o Zapíšeme si časovou potřebu, komentář, co nás vyrušilo, zda byla činnost plánovaná, neplánovaná  Uděláme si analýzu činností – odpovíme na otázky, kterými např. zjistíme: o Co se stane, kdyţ tuto činnost dělat nebudu? (zbytečné činnosti) o Musím tuto činnost dělat já sám nebo ji můţe vykonávat někdo jiný? (co můţeme delegovat) o Kde se nejvíc ztrácí můj čas? (zloději času)  K časovému snímku se musíme vracet, rozvrh promýšlet, propracovávat 6. Eliminovat zloděje času – pořadí, které uvedli respondenti a jak na ně  Vyrušování – stojí za to si vyčlenit úřední hodiny, dát ceduli na dveře, stanovit si úřední hodiny pro zaměstnance, …  Nenadálé situace – vyuţít pravidlo 60:40 (naplánovat si 60 % svého času, 40 % ponechat na nenadálé situace)  Neschopnost odmítnout, říci NE – jedná se o nový návyk, slušně odmítneme, popřípadě navrhneme jinou moţnost  Snaha o dokonalost – pouţít Paretovo pravidlo 80:20  Odkládání úkolů – určitě neodkládat, určit si pevnou dobu, kdy se budeme těmto úkolům věnovat, zpočátku volit kratší časové úseky 5-10 minut, postupně čas prodluţovat nebo si rozdělit větší úkol na menší  Špatné nebo ţádné delegování – správným delegováním se nám uvolní spoustu času na naši důleţitou práci, přispějeme tím i k rozvoji zaměstnanců, jak postupovat viz delegování bod 3  Nevyuţití časových prostojů – psaní poznámek, čtení, …  Nepořádek na stole v papírech – udělat si pořádek a pohodlí na naše činnosti ve funkčním prostředí se nám bude lépe pracovat, ušetříme čas např. při hledání dokumentů, …  Věnování více času příjemným, uţitečným činnostem – vymezit si přesný čas na tyto činnosti  Porady – stanovit přesnou dobu od-do, seznámit účastníky s programem, neodbíhat od tématu Další uvedení zloději času:  Telefony, emaily, vyřizování korespondence – podobné činnosti spojovat do jednoho časového bloku, na telefonování se připravit, napsat si body, na co se chceme zeptat, co chceme zjistit  Zbytečná administrativa – nedělat, a pokud ji udělat musíme, věnovat minimum času, delegovat 7. Plánovat v určitém časovém úseku U respondentů převaţovalo plánování týdenní, ale ať uţ si vybereme jakékoliv, vyčleňme si den (konec týdne, zpravidla pátek), kdy budeme plánovat na další týden, a nebo čas (např. před odchodem domů), pokud budeme upřednostňovat plánování denní. Můţeme vyuţít metodu 5 P: Pište si všechno Posuzujte potřebu času Plánujte časové rezervy – pravidlo 60:40 Přijímejte rozhodnutí – stanovit priority, delegovat úkoly, … Pak kontrolujte 91

8. Používat vhodnou plánovací pomůcku, která bude nástrojem pro naše plánování  Kalendář, diář, blok, elektronické pomůcky, …  Moţnost kombinace plánovacích nástrojů  Zadat si elektronické upozornění na blíţící se povinnost, … Ať uţ si vybereme jakékoliv plánování, pomůcku, musí vyhovovat nám a vycházet z našich potřeb, protoţe neexistuje univerzální návod, který by vyhovoval všem.

92