25. května 2010
Time Management IV. generace Připravil a prezentuje: Marek Sebastian Coutierre
Od I. ke III. generaci řízení času
I. generace Seznam úkolů. Úkoly se nenosí v hlavě. Zmenšení stresu.
II. generace Časové plánování úkolů. Kalendář – co a kdy je třeba udělat.
III. generace Přemýšlení, jak rozsáhlejší úkoly udělat. Zavádění cílů, rozdělování úkolů podle priorit. Propracované systémy pomůcek. Přesné plánování denní, týdenní, měsíční, roční.
Nevýhody Propracovanost až nelidskost. Středem zájmu dnešek – naléhavost, hašení. Zaměření na výsledky, ne na člověka a jeho hodnoty. Doba se zrychlila – neefektivnost, časová náročnost.
Škodlivé názory a předsudky Starého psa novým kouskům nenaučíš. Přijde čas, kdy se bude dařit lépe. Nejlépe pracuji ve stresu. Nejsem robot, abych se musel řídit nějakým plánem. Pořádek je pro blbce, inteligent zvládá chaos. Kdo se v práci usmívá a nepospíchá je podezřelý. Práce je vážná, seriózní a racionální záležitost. Je třeba, aby se ostatní ke mně chovali dobře, pak budu vstřícný i já.
Pevně zakořeněné zlozvyky Snaha o okamžité zvládnutí všeho, co přichází. Práce bez přemýšlení. Nerespektování přirozených vlastností mozku. Používání kapacity našeho mozku jako „databanky“. Negativistický pohled na sebe i své okolí. Preferování maličkostí.
IV. GENERACE Vytváření individuálního systémů plánování času a způsobu myšlení
Rovnováha důleţitých oblastí
Vychází z osobních potřeb Respektuje důležité principy Podporuje vznik návyků Pomáhá naplňovat pracovní a osobní cíle
Jasné pojmenování všech důležitých oblastí života Snaha o udržování rovnováhy ve všech oblastech Plánování práce i soukromí
IV. GENERACE ŘÍZENÍ ČASU
Vyuţívání principů
„Blázen je ten, kdo dělá pořád to samé a chce dosahovat jiné výsledky.“
Nehledáme povrchní, zaručené rychlé návody Při organizaci a řízení času dodržujeme principy Respektujeme a využíváme zákonitosti mozku Pracujeme s prioritami Posilujeme sféru vlivu…
Efektivita a osobní spokojenost
Změna návyků a způsobu myšlení
Cílem jsou trvalé a hluboké změny Aktivita a zodpovědnost za změny zůstává na mě
Spokojený, dobře motivovaný člověk udělá více a lépe než člověk v nepohodě
Práce s myslí Efekt pilového listu Vědomí jedna aktivita nové činnosti kontrola, posuzování koncentrace
Podvědomí návyky více činností najednou paměť pracuje neustále
3’ PRÁCE S MYSLÍ Každý jsme pět minut denně géniem, jen nikdy nevíme, kdy to přijde.
Nevědomí hodnoty hodně energie silné zákony
Zamezujeme vyrušování Vyřizujeme do 3’ Dokončujeme myšlenku
Mysl není schopná začít okamžitě tvořit, potřebuje „zahřívací“ čas Při přerušení spojení ještě cca 3’ “dobíhá” a jsme schopni plynule navázat na myšlenky Po této době začínáme „zahřívat“ znovu Časová ztráta při vyrušení je tak výrazně delší
Vyuţití podvědomí Potřebujeme dostatečný čas na kvalitní vymýšlení Podvědomí pracuje na problému pořád, i když děláme něco jiného „Geniální“ chvíle potřebují čas, přichází nejčastěji v klidu
Důleţitá rozhodnutí a tvořivou práci začínáme včas Rozkládáme do více kratších úseků Zaznamenáváme nápady ihned, kdyţ přijdou
Plánování úkolů Uţitečné tipy
ŘÍZENÍ
Trpělivost sama se sebou Každý týden znovu na 1 místo Doma první D, ranní rituál V práci začít od D Identifikace žroutů času Pěstování vůle malými D Pružnost a přizpůsobivost Zpochybňování (20/80) Na konci dne vyhodnocovat Dokud jsem nepřevzal úkol, není můj. Soukromá vítězství
Smysl Dostat důležité věci do vědomí Realizovat je Rozvíjet proaktivitu a nezávislou vůli Vypěstovat dobré návyky
Není důležité, co se dělá výjimečně, ale to, co se dělá každý den.
Týdenní plánování Dostupnost Vše na 1 místě Souvislosti Nadhled Pružnost a přizpůsobivost Přirozenost Pravidelné zamyšlení dopředu Spolupráce s podvědomím Využívání vlastní kapacity
D
ND
O
N
Odmítání Začít u N a O Síla a znalost vlastních priorit Nedělat zbytečnosti Naučit se některé věci nedělat Pozor na perfekcionismus
TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ Formulář Každý týden vytvořit nový seznam Odpovídající velikost Vše „vzít do hlavy“ a přehodnotit Členění úkolů do logických celků Dobrý DIÁŘ REVIZE Horní část – centrum pozornosti - uděláno – návazné úkoly -netermínované věci typu D a DOSTUPNÝ – 1 pohyb, 1 ruka, mobilnost - neuděláno - „vyhnilo“, změnilo, zůstalo DN PŘEHLEDNÝ – 1 pohled VÝHLED 3 – 4 TÝDNY DOPŘEDU -týdenní priority - aktuální týden - připomínka, co mě čeká -zaváděné návyky - seznam úkolů - co je třeba připravit, rozpracovat Střední část – časový plán - vše na 1 místě - podrobně aktuální týden -termínované věci typu DN a DOSTATEČNĚ VELIKÝ ROVNOVÁHA PRIORIT N NUTÍ DĚLAT REVIZI - Stanovit týdenní priority a seznam úkolů -pevné schůzky - Prověřit zaváděné návyky -úkoly související s prioritami - Plánovat práci i soukromí Dolní část – poznámky, drobnosti Plánovat 20 % rezervu !!! (VŽDY něco přijde a –věci typu N a O něco se natáhne) –zařídit mimo – zařídit v kanc., doma –kontrola, dotaz, potvrzení –volat, napsat –prostor pro poznámky
Plánování
TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ
Uţitečné návyky
Během týdne
Začínat den činnostmi typu D Týdenní plán tvořit v neděli večer, v pátek odpoledne Nenosit věci v hlavě Psát nebo zaznamenávat věci - ihned, jak vzniknou - na své místo Přemýšlet, nejde-li něco dělat rychleji / nedělat vůbec Malá D dělat hned (vyhodnocení schůzky…)
Ranní pohled do diáře, označit denní úkoly Průběžně aktualizovat diář Mít ho často na očích Zvýrazňovačem označovat, co je hotovo, zlepšuje to dobrý pocit Každý den věnovat alespoň chvíli týdenním prioritám Rozkládat velké bloky do menších – využívat podvědomí Využívat zkratky
DOBRÉ NÁVYKY Mít se rád I s nedokonalostmi I když nestíhám I když to nejde
Práce na sobě Mnou řízené posouvání hranic Průběžná práce s návyky Přijímání výzev
Sebereflexe Vím co a proč dělám Jednám- Nereaguji
Zdravý ţivotní styl !! PRAVIDELNĚ !! Pohyb Stravovací návyky Dobíjení baterií Psychická pohoda
Práce s prioritami Dostat důležité věci do vědomí
Vyuţívat diář- ihned zapisovat Termíny Úkoly Sliby Kontakty Nápady
Týdenní plánování Pravidelné zastavení Hodnocení- co bylo Zamyšlení- co bude Pohled na životní rovnováhu 20% časová rezerva
Začínat věci s myšlenkou na konec K čemu a komu to slouží Jaký má být výsledek? Jaký je efektivní způsob realizace?
Průběţně tvořit pravidla spolupráce Rozdělení odpovědností
Týdenní plánování Pravidelné zastavení Hodnocení- co bylo Zamyšlení- co bude Pohled na životní rovnováhu 20% časová rezerva
Odmítat vyrušení Může to počkat? Co ztratím odmítnutím?
Vyuţívat podvědomí Každý den jednou a jasně vidět rozmyšlené věci
Konstruktivní myšlení Co s tím udělám? Jak to můžu ovlivnit?
ČASOVÉ REZERVY
Sféra zájmu Chce se mi to řešit? - Nezabývat se tím - Co nejdříve do sféry vlivu Jak to mohu ovlivnit? - Vždy mohu ovlivnit svůj postoj
Delegování Opravdu to musím udělat já?
Umět odmítat Vše, co nesouvisí s prioritami Vést ostatní k zodpovědnosti Jsem manager, ne máma, ani chůva
20 / 80 Více promyšleně, ne více usilovně Dělám, co má smysl a posouvá k prioritám Zbytek odmítám Pozor na návyky a stereotypy
Hospodaření s energií Respekt k vašim biorytmům -Složité úkoly když mi to myslí -Aktivní relaxace
Koncentrace X vyrušování 20min bez vyrušení, 2hod s vyrušováním Ochrana koncentrovaných okamžiků Do 3min navázat na vyrušení Dotahovat myšlenky do rozhodnutí
Vyuţití podvědomí Co se musí vymyslet, nelze uspěchat Rozložit náročné úkoly v čase Při práci v předstihu pozor na efektivitu
TIME MANAGEMENT Uţitečné návyky Začínat den věcmi činnostmi typu D Tvořit týdenní plán v neděli večer nebo v pátek odpoledne Nenosit věci v hlavě Psát nebo zaznamenávat věci oihned, jak vzniknou ona své místo Přemýšlet, nejde-li něco dělat rychleji / nedělat vůbec Malá D dělat hned (vyhodnocení schůzky, zapsání poznámek…)
Během týdne Zvýrazňovačem označovat, co je hotovo, zlepšuje to dobrý pocit Každý den věnovat alespoň chvíli týdenním prioritám Rozkládat velké bloky do menších – využívat podvědomí Mít diář často na očích Využívat zkratky
TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ
Plánování Každý týden vytvořit nový formulář Vše na jedno místo Vše „vzít do hlavy“ a přehodnotit oco zbylo oco mě čeká orovnováha priorit Stanovit týdenní priority s ohledem na životní a pracovní priority Prověřit zaváděné návyky Plánovat práci i soukromí Z malého diáře přepsat termínované schůzky Plánovat 20 % rezervu !!! (VŽDY něco přijde a něco se natáhne)
Formulář Na jednom listě celý týden Ideál A4 Horní část – centrum pozornosti -netermínované věci typu D a DN -týdenní priority -zaváděné návyky Střední část – časový plán -termínované věci typu DN a N -pevné schůzky -úkoly související s prioritami Dolní část – poznámky, drobnosti –věci typu N a O –zařídit mimo –zařídit v kanc., doma –kontrola, dotaz, potvrzení –volat, napsat –prostor pro poznámky
TIME MANAGEMENT
Paretovo pravidlo
Pohled od konce VEDENÍ Úsilí
Efekt 20 %
80 %
Dejte mi pevný bod a pohnu zeměkoulí. Archimédes
80 %
Vize Poslání Hodnoty
20 %
Práce Strategické cíle Za co jsem placen Projekty SMART cíle Co je v hlavách ne na papíře
Soukromí Naplňování rolí Vztahy Kondice Potřeby Sny Osobní priority
Nezapomínám, co je pro mne důležité Vím, co chci Umím odmítnout Jsem realista Rozhoduji se s ohledem na budoucnost Sdílím své cíle
Více priorit méně cílů Priorita určuje směr, ne cíl. Dává volnost, nelpění. Umožňuje přizpůsobení. Dá se plnit „přišlými“ maličkostmi. K prioritám se přiřazují úkoly, ne naopak.
TIME MANAGEMENT
TIME MANAGEMENT 1. dojem
Kotel emocí Má dvě důležité hladiny - absolutní pohoda - nezvladatelné napětí Od negativních emocí Krátkodobě nejlépe funguje prudký výdej energie Dlouhodobě funguje - pravidelný tělesný pohyb - pravidelný spánek - pravidelná relaxace - pravidelný sex
10+90 10 % emocí je objektivních prudkost, rychle jsou pryč 90 % je v mém myšlení moje reakce a rozvinutí moje vlastní prožívání situace
EMOCE A PROŢÍVÁNÍ Věř a dle víry se ti staň. Jak budeš o věcech přemýšlet, takové do roka budou.
Zábrany Hlava – logické Srdce – emoční Tělo – konativní Nejsilnější je tělo
Jak situace začne, tak má tendenci pokračovat. Ranní rituály. Pozor, jak věci začínají.
ÚHEL POHLEDU Ovlivňuje můj postoj. Změnu umožňuje jeho změna. Můj přístup ovlivňuje moje přemýšlení… … a výsledky Mohu využít svobodu volby Partner, 3. strana. Za týden, za rok. K čemu je to dobré? Mohu využít svobodu volby
TIME MANAGEMENT
Domácí úkol
Za dva měsíce napište lektorovi: co Vám kurs přinesl, jaké změny se Vám podařilo zrealizovat a jaké návyky zavést . Kontakt: Marek Sebastian Coutierre
[email protected]
LITERATURA A DOMÁCÍ ÚKOL
Doporučená literatura Stephen R. Covey: 7 návyků vůdčích osobností, PRAGMA 1997 www.alman.cz Petr Pacovský: Člověk a čas, Time Expert 2000 www.alman.cz Michal Čakrt: Typologie osobnosti pro manažery, Management Press 1997 www.mgmtpress.cz
Děkuji za pozornost
