Tijdplein Focus op Tijd en Arbeid
Agenda Focus kerncijfers Het markt onderzoek (opzet, uitvoering) – – – – –
Enige afspraken: waar hebben we het over! Een definitie van Plannen (en van TR en UV) Belangrijke uitkomsten van het VPTU onderzoek en enig commentaar daar op Waarom wel en waarom niet systemen ter ondersteuning van PTU! Lessen van anderen? Eigen onderzoek en ervaringen
Focus kerncijfers • Toenemende druk op inzicht personeelskosten en wet- en regelgeving (Politie ATW!) • Focus op – Planning: vooruitkijken – Tijdregistratie: registratie tijdens werk – Urenverantwoording: registratie achteraf
• Vertegenwoordiging in alle branches maar bepaalde sectoren zijn sterker vertegenwoordigd
Onderzoek opzet Doelstellingen onderzoek – Nieuw: vaststellen waarom nieuwe kopers! – Bestaand: waarom hebben bedrijven voor invoering gekozen?; wat zijn ervaringen en resultaten van gebruik systeem?
Uitvoering: Reflexion Advies – A-select naar branches: geen klantenbestand – N=714 (123 geen; 591 best.) 20% response
Vragenlijst, persoonlijk telefonisch contact
Enige afspraken: waar hebben we het over! • Plannen, ook wel roosteren of schedulen: – – – –
is een coördinatietaak in een organisatie naar de toekomst toe, mogelijkheid van efficiëntie geeft wel oplossing, betekent afstemmen geeft op zich geen inzicht van wat er is
• Tijdregistratie en urenverantwoording – – – –
is een administratietaak kijkt naar het verleden; geen efficiëntie vergroting geeft inzicht in wat er is en was; geen oplossing maakt mogelijk inzichtelijk wat er later nodig is
Belangrijke uitkomsten van markt onderzoek en commentaar (1) • Nieuwe afnemers: Waarom geen systeem? – – – – –
Geen noodzaak registratie (En fiscus dan?) Alle beslissingen zonder systeem Goed inzicht tijd & kosten (Vaak papier) Kwaliteit administratieve processen goed (feit of geloof?) Kwaliteit P&O voldoende (Staat los van P, UV, TR)
• 26 % wil systeem; – Softwareondersteuning (SO) altijd beter dan geen! – Slechte SO vaak gevolg geen taak/proces analyse
Belangrijke uitkomsten van markt onderzoek en commentaar (2) • Ervaringen bestaande gebruikers – – – – – –
Meer efficiëntie in tijd, minder administratie, eenmalige invoer gegevens, minder herhaling Administratieve. Processen verbeterd, meer inzicht, beter omgaan met arbeidstijd Verwachtingen van systemen waargemaakt (88%) Tevredenheid: 7.1
Belangrijke uitkomsten van VPTU onderzoek en commentaar (3) • Ervaringen bestaande gebruikers (algemeen) – Bij 40% doet HRM/P&O: P, TR en UV (Planning hoort in bedrijfsbureau, lijn, management; in onderzoek gelukkig niet Financiën of ICT) – Veel systemen voor 2006 aangeschaft (Prima, maar is in het onderhoud/bijwerken voorzien?) – Systeemaanschaf omdat systeem perfect aansloot bij eigen processen (Dus eerst georganiseerd en dan geautomatiseerd??) – Directie beslist over aankoop (Prima, maar hebben ze verstand van plannen; ervaring: nee!)
Belangrijke uitkomsten van markt onderzoek en commentaar (4) • Ervaringen bestaande gebruikers (branche): – Vereenvoudiging/verbetering admin. Processen • Alle branches
– Meer inzicht in tijd en kosten (en baten dan?): • Vooral financiële DV, industrie
– Verbetering kwaliteit bezettingsgraad: • Vooral industrie
– Medewerkertevredenheid (vooral informatie): • Lager bij gezondheidszorg en horeca
Waarom wel en waarom niet systeemondersteuning (1) • Waarom wel systeemondersteuning: – Voor UV en TR is het software verhaal veel gemakkelijker dan voor planning – Geregistreerd wordt er toch; dan software beter! – In ketenafhankelijkheden met anderen is doorgeven van digitale informatie altijd beter! – Plannen betekent echt heel vaak herplannen, dan is software beter – Planners worden met goede ondersteuning beter
Waarom wel en waarom niet systeemondersteuning (2) • Waarom geen (zware) systeemondersteuning bij – Als er geen taak of procesanalyse is gedaan – Als men software wil gebruiken om mensen te controleren (enkelbanden zijn goedkoper) – Als men gelooft dat er kwaliteitsverbetering in de planning optreedt (definieer eerst kwaliteit) – Weinig planningen buiten delen van productie en transport (NS) vragen veel algoritmen
Wat kunnen we van anderen leren? Eigen onderzoek/ervaringen • Geen enkel plan is perfect! Nooit! • Denk aan bandbreedtes bij planningen! • Een Editor (Elek. Planbord), Controleur (RV) en Evaluator (DF) geeft vaak al genoeg SO • U kunt de toekomst niet vastleggen/zetten (denk aan het echec van de economen) • Plannen heeft altijd onzekerheid in zich! U moet daar rekening mee houden. Plannen is mensenwerk
Wat kunnen we van anderen leren? Eigen onderzoek/ervaringen • Opvallende waarneming: – Managers steeds meer alleen financieel bezig; weinig met inhoud aan de gang; operationele mensen krijgen daardoor te weinig aansturing
• Twee conclusies – Management doet niet waarvoor ze zijn aangenomen: namelijk inhoudelijk leiding geven – Kennis van deskundigen (boekhouders en accountants) wordt hierdoor niet goed gebruikt.
Wat kunnen we van anderen leren? Eigen onderzoek/ervaringen • Hoop/Voorspellingen voor toekomst: – Er is een inhaalslag te maken in betere kennis van plannen in bedrijven en overheid (geen academische planningsopleiding in NL , wel in logistiek) – Zelfroosteren zal in toekomst erg gaan toenemen (mits procedurele en uitkomstrechtvaardigheid is gegarandeerd !!) – Optimalisatie zal een kleine rol blijven spelen, wat wiskundigen er ook over zeggen – Ik hoop dat de menselijke maat terugkomt; schaalvoordelen zijn in planningen meestal illusies vanwege externe factoren
Conclusies • Planning, tijdregistratie en urenverantwoording steeds nadrukkelijker aanwezig – Meer focus op kostenreductie – Meer focus op efficiënt planproces ipv enkel op systeem – Meer integraal opgenomen in volledig proces
• Verbetering/vervolg: – Dit was marktonderzoek; geen wetenschappelijk onderzoek – Herhaling is gewenst ivm trendanalyse
Vragen
