THOS. Jaarverslag Jaarverslag Thos Door: Marcel de Veer. 26 januari 2015

THOS Jaarverslag 2014

Jaarverslag Thos 2014 Door: Marcel de Veer 26 januari 2015

Mgr. Borretweg 21, Grave, Telefoon: 0486 - 473827 E-mail: [email protected] Website: www.thos-tennis.nl

2

Jaarverslag Thos 2014

1. Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van Thos over het verenigingsjaar 2014. Dit is de tweede verslaglegging in de nieuwe vorm, zoals die tijdens de ALV 2013 aangekondigd is. Wederom een lijvig document, althans als je puur naar het aantal pagina’s kijkt. Zoals ik al tijdens de ALV 2014 aangaf, verschilt het echter niet zo heel veel van de oude werkwijze. Tot en met de ALV van 2013 waren er allemaal losse verslagen per commissie, nu is alles gebundeld in een document. Leest iedereen dit verslag dan wel, met andere woorden is het niet zonde van de energie die er in gestopt wordt. Ik denk dat ik hier volmondig tweemaal NEE op kan antwoorden. Veel leden zullen geïnteresseerd zijn in de globale gang van zaken en pikken hier en daar wat krenten uit de pap. De een doet dit ter voorbereiding op de ALV, de ander gewoon uit interesse. Toch denk ik dat het ook richting de leden geen verspilde energie is. Iedereen kan nu kennis nemen van wat er allemaal is gebeurd binnen Thos het afgelopen jaar. Daar waar het noodzakelijk is kunnen er aanvullende vragen gesteld worden. Tenslotte heeft een ieder op basis van dit verslag de mogelijkheid het bestuur vragen te stellen over het gevoerde beleid en het beleid dat het bestuur wil gaan voeren voor de komende jaren. Het jaarverslag is echter meer dan een verantwoording van het bestuur richting de leden. Het is ook een tussentijds moment van bezinning. Vastlegging van de belangrijkste zaken uit het afgelopen jaar en een vertaling hiervan in de jaarcijfers. Kortom, ook voor het bestuur is het een zeer waardevol document en is dit verplichte moment van terug kijken en naar voren kijken het ideale moment om alles weer eens haarscherp op het netvlies te krijgen. Natuurlijk kost het tijd om dit verslag op te stellen, het kost sowieso veel tijd om Thos op een goede manier te besturen. Uiteindelijk zijn de bestuursleden ook maar tijdelijke passanten en dan is het juist van het grootste belang dat er een goede verslaglegging ligt, zodat de opvolgers hun koers onderbouwd kunnen bepalen. Wij hopen dat deze verslaglegging u een goed inzicht geeft waarmee het bestuur het afgelopen jaar zo al bezig is geweest. Ook de financiële verslaglegging zou een bijdrage moeten leveren aan het inzicht op het reilen en zeilen van Thos. Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 10 februari 2015 zal een nadere toelichting worden gegeven op dit jaarverslag en is er tevens de mogelijkheid om vragen hierover te stellen.

Grave, 26 januari 2015

Marcel de Veer Voorzitter Thos

3


2. Inhoudsopgave 1.

Voorwoord ................................................................................................................................................................. 2

2.

Inhoudsopgave........................................................................................................................................................... 3

3.

Algemeen ................................................................................................................................................................... 4

4.

Bestuur en commissies ............................................................................................................................................. 7

5.

Financiële verslaglegging ......................................................................................................................................... 9

5.1.

Resultaat 2014 ....................................................................................................................................................... 9

5.2.

Balans per 31-12-2014 .......................................................................................................................................... 9

5.2.1.

Toelichting op de balans ................................................................................................................................ 10

5.2.2.

Activa staat ..................................................................................................................................................... 10

5.2.3.

Overzicht leningen ......................................................................................................................................... 11 Winst en verliesrekening 2014 ........................................................................................................................... 11

5.3. 5.3.1.

Bruto marge paviljoen .................................................................................................................................... 11

5.3.2.

Uitsplitsing diverse hoofdrekeningen ............................................................................................................ 12

5.4. 6.

Begroting 2015 .................................................................................................................................................... 15 Beleidsplan 2013-2017 ............................................................................................................................................ 16

6.1.

Ledenaantallen.................................................................................................................................................... 16

6.2.

Financiële cijfers ................................................................................................................................................ 16

6.3.

Overige speerpunten .......................................................................................................................................... 17

6.4.

Speerpunten 2015 ............................................................................................................................................... 21

4


3. Algemeen Het jaar 2014 is voor Thos weer een echt verenigingsjaar geweest. Het begon stormachtig binnen het bestuur en de meeste commissies zullen beamen dat ze hun handen vol hebben gehad aan veel werkzaamheden voor Thos. In principe is dat geen probleem om als voorzitter zo het jaarverslag te beginnen. De vereniging leeft dus en er zijn nog steeds veel leden binnen Thos die hun vrije tijd beschikbaar stellen om werkzaamheden te verrichten. Dat zorgt er voor dat we het allemaal financieel nog rond kunnen krijgen. Op het moment dat al deze uren betaald moeten gaan worden, kunnen we de poort wel sluiten. In 2014 heeft zich de ontwikkeling voortgezet waar we als bestuur in 2013 op hoopten en eigenlijk ook vanuit gingen. De nieuwe tennisschool Maximum heeft er voor gezorgd dat bij veel leden het plezier in tennis weer terug is. Met veel enthousiasme verzorgen ze de tennislessen en de reacties zijn nagenoeg allemaal positief. Natuurlijk heeft dit ook weer een keerzijde. De druk op de banen tijdens de primetime uren wordt hierdoor hoger. Een goede communicatie blijft hierin van het grootste belang, want het maakt wel wat uit of je rekening houdt met wachttijden als je richting Thos fietst of dat het als een donderslag bij heldere hemel komt. Daarin kunnen we constateren dat dit in 2014 veel beter is verlopen dan in 2013, maar het kan natuurlijk altijd nog beter. Om maar meteen verder te gaan met het benoemen van nadelen die uit een voordeel ontstaan: de elektra. In 2014 heeft Thos onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om over te stappen van verzekeringsmaatschappij. Na het opvragen van diverse offertes bleek dat hier behoorlijke besparingen te behalen waren. Hierop is besloten over te stappen. Een voorwaarde voor de volledige dekking was een NEN-certificering. Die bezat Thos nog niet en moest dus aangevraagd worden. Hiervoor dient de elektra gekeurd en in kaart gebracht te worden. Tijdens deze keuring kwam aan het licht dat er veel mis was met de elektra en dat er zelfs in het voorraadmagazijn sprake was van oververhitting van een hoofdkabel. Eigenlijk dus een geluk dat er niet op nieuw brand is ontstaan in het paviljoen. Hierop is direct actie ondernomen en zullen in 2015 de belangrijkste knelpunten vervangen worden en alle noodzakelijke aanpassingen door gevoerd worden. Dit levert echter een aanzienlijke kostenpost op, waardoor de te verwachten besparing in 2015 al weer teniet wordt gedaan. In 2014 zijn we overgestapt voor de hosting van onze website. Dit had vooral te maken met het gegeven dat de aanbieder een totaalpakket rond om de website kon aanbieden. Zo is de volledige ledenadministratie geïntegreerd in de backoffice van dit systeem. Als vereniging hoeven we daardoor nog maar op een plaats al onze gegevens bij te houden. Dit verminderd aanzienlijk de kans op onjuiste gegevens. Na de opstartkosten in 2014, moet dit pakket ook besparingen op gaan leveren in 2015, doordat we nu met een pakket werken, waar we dat in het verleden met vier pakketten deden. Tevens staan alle gegevens nu online, waardoor de continuïteit ook veel beter gewaarborgd is. Het opstarten van een digitaal archief werd hierdoor ook mogelijk. In 2014 hebben we al diverse malen gemerkt dat veel informatie uit het verleden toch al verloren is gegaan. Denk hierbij aan technische tekeningen, contracten of financiële berekeningen. Begin 2015 hopen we ook definitief de narrowcasting in gebruik te kunnen nemen. Deze activiteit is door alle vernieuwingen bij de leverancier even blijven liggen. De toezegging is gedaan dat we dit echter in gebruik kunnen nemen, voordat het echte seizoen van start gaat. Vanaf dat moment kunnen we via dit medium ook communiceren met de aanwezigen in het paviljoen en is er een nieuwe mogelijkheid ontstaan om inkomsten te genereren. Bij de afsluiting van 2014 hebben we helaas moeten constateren dat het leden aantal iets is terug gelopen. We lopen nog steeds voor (of achter het is maar net hoe je het bekijkt) op de landelijke trend die de KNLTB signaleert, maar het is wel zorgelijk. De afmeldingen zijn op zich verklaarbaar, bij Thos hebben we nu eenmaal een groot aantal leden op hogere leeftijd. Tennissen is een sport die je lang kunt volhouden, maar des te hoger de leeftijd des te meer kans op blessures. We hebben nog niet de signalen ontvangen dat er een leegloop is doordat de mensen een hekel hebben aan Thos. Wel moeten we dit weer de komende jaren goed in de gaten blijven houden in verband met de te nemen beslissingen inzake ons tennispark. Ook zullen we na moeten gaan denken over een gewijzigde vorm van ledenwerving voor senioren. Een actie om “zomerleden” binnen te halen in 2014 heeft geen resultaat opgeleverd. De activiteiten in 2014 zijn goed verlopen. De belangrijkste activiteiten konden zich weer verheugen op een hoger deelnemers aantal. Toch is dat nog niet bij alle activiteiten zo en zullen we ook in 2015 weer kritisch moeten bekijken hoe we de leden nog meer bij activiteiten kunnen betrekken. Goed bezochte activiteiten zijn natuurlijk van belang voor de omzet in het paviljoen, maar ze zijn zeker zo belangrijk om een positieve sfeer

5


te ontwikkelen binnen Thos. Het moet zorgen voor een verenigingsgevoel waardoor een ieder met plezier gaat tennissen en graag naar het paviljoen komt. Gelukkig zijn de activiteiten nagenoeg zonder incidenten verlopen en daar waar wel iets voorviel is dit door een goede samenwerking tussen de betreffende commissie en het DB in de kiem gesmoord. De voorjaarscompetitie blijft nog altijd de hoofdactiviteit binnen Thos, waar veel leden en vrijwilligers bij betrokken zijn. In 2013 waren een tweetal commissies nog zwaar onderbezet. Zowel de sponsor- als de jeugdcommissie moesten het doen met iets van wat je nauwelijks een bezetting kon noemen. In 2014 hebben we tot onze grote vreugde kunnen constateren dat hier verandering in is gekomen. De jeugdcommissie is nu ruimer bezet en heeft in 2014 in snel tempo weten in te werken in de diverse activiteiten. In een goede samenwerking met de wedstijdcommissie heeft de nieuwe groep zich zeer snel alle vaardigheden eigen gemaakt. Ze staan er daarom ook helemaal klaar voor om de jeugd van Thos te begeleiden tijdens het seizoen 2015. Natuurlijk kunnen ze bij deze commissie nog steeds enkele helpende handen gebruiken. De sponsorcommissie heeft in 2014 een stormachtige ontwikkeling door gemaakt. Door de komst van een volledig nieuwe commissie is er veel gerealiseerd en opnieuw opgezet. De resultaten hiervan zijn zichtbaar in ons paviljoen en rond de banen. Daarnaast hebben de resultaten hiervan ook een zeer belangrijke bijdrage geleverd in het financiële resultaat van Thos. In 2014 heeft de commissie ook de pr naar buiten gezocht. Via een hele pagina in de Arena zijn nieuwsfeiten van dat moment binnen Thos gepubliceerd en hebben hoofd sponsoren de ruimte gehad daarbij een advertentie te plaatsen. Ook in 2015 zal hier mee verder gegaan worden. Daarmee verkrijgt Thos zowel publiciteit in het algemeen en kan er iets extra’s geboden worden richting sponsoren. Voor het eerst sinds twee jaar is er weer een sponsordag geweest. De belangstelling viel nog wat tegen, maar het begin is gemaakt. Voor Thos zijn de sponsorinkomsten van groot belang en een goed contact met de sponsoren is dan ook een must. In september hebben we getracht een actie op te zetten om extra inkomsten te werven. Gesteund door een tweetal enthousiaste personen werd de actie opgezet. Helaas viel het resultaat hiervan tegen, zeker gezien de tijd die er in gestoken is. Tijdens de evaluatie zijn alle zaken grondig besproken en hebben we vastgesteld dat we op een aantal belangrijke zaken tekort geschoten zijn. Hieruit hebben we de conclusie getrokken dat een beter resultaat haalbaar moet zijn. Op dit moment zijn we dan ook al weer bezig om achter de schermen de nieuwe actie voor te bereiden. We hopen dat hiervan de resultaten beter worden. In 2014 zijn we ook al begonnen met het treffen van de voorbereidingen voor de toekomstige aanpassingen van ons tennispark. Naast de mogelijke vervanging van de gravelbanen, moet ook de groenvoorziening aangepakt worden. Om dit mogelijk te kunnen maken was het van belang om in kaart te brengen hoe alle leidingen en afvoerkanalen lopen rond de gravelbanen. Hiervoor hebben in november een aantal werkzaamheden plaats gevonden en zijn alle leidingen op papier vastgelegd. Bij alle toekomstige werkzaamheden kunnen we daar rekening mee houden en voorkomen dat we leidingen beschadigen. Vanaf de tweede helft van 2014 hebben we veel problemen gehad met het digitale afhangbord van Jiba. Meer dan eens waren er problemen met de verbinding of met het juiste ledenbestand. Hierdoor was het dan niet mogelijk om digitaal een baan af te hangen. Zeker tijdens de primetime uren is het dan vervelend om vast te kunnen stellen hoe laat je eventueel een baan zou kunnen krijgen. Een ouderwets schrift heeft gelukkig nog tijdelijk als vervanging kunnen dienen, maar ideaal was het niet. In december is er een nieuw systeem geïnstalleerd. Groot voordeel hiervan is dat het niet afhankelijk is van de internet verbinding. Als er stroom is in het paviljoen kun je een baan afhangen. Hierdoor wordt het weer overzichtelijk wanneer je aan de beurt bent. In de loop van 2015 wil het bestuur dit systeem ook koppelen aan de toegangsdeur van het paviljoen, waardoor je die weer moet openen met je KNLTB-pasje. Het stop zetten van de overeenkomst bij Jiba heeft het nadeel dat er geen reminders meer gestuurd worden vlak voor je bardienst. We zijn nu in overleg met AllUnited omdat daar ingebouwd te krijgen. Het denken aan je bardienst vraagt nu dus discipline van de leden zelf. Tijdens de komende ALV zal het bestuur met de mededeling komen dat we met ingang van 01-01-2015 de twee gravelbanen 11 en 12 gaan afstoten. Het gebruik hiervan is de afgelopen jaren minimaal geweest. Door de ligging van deze banen en de slechtere kwaliteit, vergt het eventueel bespeelbaar houden echter steeds meer onkosten, maar vooral ook steeds meer vrijwilligersuren. Hierop heeft het bestuur besloten de banen niet meer te gaan gebruiken en dus af te stoten per 01-01-2015. Gezien het huidige ledenaantal is een aantal van

6


12 banen ook niet noodzakelijk, al zal het tijdens de zomer best wel eens voor kunnen komen dat een enkeling zou wensen dat de banen nog open waren. In het totaal terugkijkend op 2014 kunnen we als bestuur stellen dat we een positief jaar hebben gehad. Natuurlijk blijven we onderbezet qua vrijwilligers, natuurlijk kan er altijd nog een activiteit iets beter georganiseerd worden en natuurlijk blijft er altijd iets te wensen over. Maar we zijn een vereniging die het moet hebben van vrijwilligers die met hun beperkte vrije tijd voor Thos in de weer zijn. Dan mogen we trots zijn op wat we weer bereikt hebben in 2014. Veel activiteiten op de baan, veel enthousiaste leden die plezier hebben in tennis en veel gezelligheid in het paviljoen. Daarbij sluiten we het jaar af met een positief resultaat dat in 2014 hoger ligt dan in 2013. Tel daarbij op de extra investeringen in het afhangbord, de website, de AED en de extra aflossing op de leningen en we mogen tevreden zijn over hoe we er voor staan als vereniging. Dat wil uiteraard niet zeggen dat we achter over kunnen leunen in 2015. Het beleidsplan 2013-2017 moet ons scherp houden richting de toekomst. Daarbij komt 2017 steeds dichter bij en zullen we ook in 2015 weer stappen moeten gaan zetten om meer inzicht te verkrijgen in wat we willen, kunnen en wenselijk is met ons tennispark. Een mooie uitdaging en wij denken dat we er als bestuur klaar voor zijn om ook 2015 weer goed te laten verlopen.

7


4. Bestuur en commissies Het bestuur en de diverse commissies hebben het afgelopen jaar kunnen werken in een redelijk ideale samenstelling. Belangrijke knelpunten uit 2013 waren de onderbezetting van de jeugdcommissie en de sponsorcommissie. Deze twee commissies hebben begin 2014 de noodzakelijke aanvulling gekregen, waardoor zij nagenoeg hun gehele takenpakket konden oppakken. De afgelopen jaren zijn er veel onvoorziene wijzigingen geweest in de samenstelling van het bestuur. Dit was een van de redenen om de statuten en het huishoudelijk reglement aan te passen. Hierdoor zou het voor het bestuur eenvoudiger zijn om de samenstelling van het bestuur in goed overleg te kunnen wijzigingen, zonder hiervoor de ALV bij elkaar te hoeven roepen. Ook toekomstige wijzigingen in het takenpakket van commissies zou eenvoudiger door te voeren zijn. Tijdens een van de bestuursvergaderingen kwam het bestuur er achter dat de ALV van 2015 een hele bijzondere zou worden. Op basis van het rooster van aftreden zou in 2015 een bijna voltallig nieuw bestuur gekozen moeten worden. Op zich geen probleem, omdat iedereen zich herkiesbaar wilde stellen. Over drie jaar zou dit echter wel grote negatieve gevolgen kunnen hebben als iedereen op zou stappen. Een onwenselijke situatie, waardoor het bestuur in onderling overleg besloten heeft bij de bestuursverkiezing tijdens de ALV 2015 met een drietal verkiesbare periodes te gaan werken. In 2014 is het weer mogelijk geweest om door de volledige bezetting van het bestuur een vergaderstructuur te creëren waarbij het Dagelijks Bestuur periodiek bijeenkomt en het Algemeen Bestuur. Dit zorgt voor minder belasting bij de commissievoorzitters en tevens kunnen de besluiten op deze manier beter voorbereid worden. Ook in 2015 zullen we daar mee door gaan. Voor 2015 staat er een wijziging in de vorm van een uitbreiding op de bezetting binnen het bestuur. De eerste is een formele wijziging die het bestuur sinds de ALV 2014 al op basis van ad interim doorgevoerd heeft. De sponsorcommissie zal weer door haar voorzitter vertegenwoordigd worden in het bestuur. Daarnaast zal het Dagelijks Bestuur uitgebreid worden met een persoon, die verder geen portefeuille heeft. Vanaf de ALV 2015 zal de samenstelling er voor de komende jaren als volgt uit zien:

Voorzitter

Dagelijks Bestuur Penning meester

Algemeen Bestuur

vz baan commissie

vz paviljoen commissie

Secretaris

vz wedstrijd commissie

vz jeugd commissie

DB lid

vz technische commissie

vz sponsor commissie

Na de ALV 2014 hebben de voorzitters van de sponsor-, jeugd- en paviljoencommissie hun functie ad-interim vervuld. Dat betekent dat het bestuur in 2014 steeds uit 9 personen heeft bestaan. Tijdens de ALV 2015 zullen zij definitief verkozen worden. Door een verschuiving in het DB komt de functie van secretaris vrij. Deze situatie ontstaat door dat de huidige penningmeester door tijdgebrek de komende jaar geen voldoende invulling aan deze taak kan geven. Hierbij heeft ze aangegeven wel actief te willen blijven binnen het DB. Hierdoor is besloten de extra bestuursfunctie binnen het DB weer in het leven te roepen. Met ingang van de ALV 2015 schuift de huidige secretaris door naar de functie van penningmeester en zal er in de functie van secretaris een nieuw bestuurslid toe treden. In 2014 heeft het DB 6x vergaderd en het AB 7x. Daarnaast kan gesteld worden dat het DB op regelmatige basis intensief onderling contact heeft. Hierbij wordt uiteraard ook gebruik gemaakt van moderne communicatie

8


middelen. Voor de diverse commissies is het afhankelijk van hun activiteiten op welke basis men overleg heeft. Daarbij is altijd de insteek geweest dat er niet vergaderd moet worden om te vergaderen. Binnen de structuur van Thos heeft elke commissie haar eigen takenpakket. Toch kan gesteld worden dat de ene commissie niet zonder de andere kan. Onderlinge samenwerking is van het grootste belang om de activiteiten te doen slagen, maar zeker ook om het leuk voor elkaar te houden. In 2014 is de lijn verder door gezet waarbij commissies een beter inzicht in elkaars activiteiten verkrijgen, maar met name ook in elkaars problemen. Goed onderling overleg is een vereiste hiervoor. Daarbij gaat het niet alleen om overleg voor af, maar ook om de evaluatie achteraf. De twee commissies die begin 2014 zwaar onder bezet waren, jeugdcommissie en sponsorcommissie, hebben in de loop van het jaar gelukkig aanwas mogen ontvangen. Hiermee kan niet gesteld worden dat deze commissies nu wel op volle sterkte zijn. Vandaar ook dat we eind 2014 weer een oproep geplaatst hebben voor nieuwe vrijwilligers. De roep om vrijwilligers lijkt een continue roep te gaan worden. Helaas kost het steeds weer heel veel energie om nieuwe vrijwilligers te zoeken. Op 31-12-2014 stonden de volgende vacatures nog open: • 6 vrijwilligers voor de paviljoencommissie; • 1 tot 2 vrijwilligers voor de jeugdcommissie; • 1 vrijwilliger voor de sponsorcommissie (met name de administratieve ondersteuning); • 1 vrijwilliger voor de technische commissie (ondersteuning ledenwerving senioren); • 5 vrijwilligers voor de baancommissie (met name dinsdagochtend); • 1 vrijwilliger voor de ledenadministratie. Vooral voor de laatste post is het dagelijks bestuur dringend op zoek naar een Thos-lid. De ledenadministratie is de spil van heel veel zaken binnen Thos. Als daar de zaken niet goed vastgelegd zijn, kunnen we echt problemen krijgen. Ook in 2015 zullen we dus weer leden (dus wellicht ook u) gaan benaderen voor taken binnen Thos. Hebt u interesse, schroom niet en neem contact met ons op. Naast de commissies zoals ze hierboven benoemd zijn, blijven er altijd bepaalde functies die van groot belang zijn voor het goed functioneren van de vereniging. Voor 2015 hopen we sinds lange tijd weer een betere structuur te gaan geven aan diverse zaken rondom communicatie. Als DB zijn we heel blij met het gegeven dat een lid deze functie op zich wil nemen. In de loop van het komende jaar hopen we daar de eerste resultaten van te zien.

9


5. Financiële verslaglegging In dit hoofdstuk vindt u het financiële overzicht over het jaar 2014. Daarnaast zijn tevens de cijfers over 2013 opgenomen als vergelijking. Daar waar nodig geacht is er een verdere toelichting gegeven op de cijfers om een beter inzicht te verkrijgen. Dit laatste zowel in relatie tot de cijfers van 2013 als richting toekomst.

5.1.

Resultaat 2014

Thos heeft het boekjaar 2014 afgesloten met een positief resultaat van € 12.762. Dit is € 5.262 hoger dan het resultaat zoals we dat begroot hadden. In vergelijking met het resultaat van 2013 valt het € 2.877 hoger uit. Belangrijkste verschil ten opzichte van 2013 zijn de hogere sponsorinkomsten. De contributie was echter aanzienlijk lager en daarnaast zijn er een aantal extra onkosten gemaakt. Gesteld kan worden dat er wel gestart is met het realiseren van enkele besparingen. Het bestuur stelt voor om het exploitatieresultaat toe te voegen aan het Eigen Vermogen. De liquiditeit is in 2014 ook weer verbeterd door onder andere het behaalde resultaat. De stijging in de liquiditeit wordt geremd door de verrichte extra aflossingen op de leningen die er zijn gedaan. Dit heeft een directe invloed op de beschikbare liquide middelen op korte termijn. Op korte termijn kunnen we aan onze verplichtingen voldoen en blijft er nog een positief saldo over. Daarbij zal een positieve ontwikkeling van de liquiditeit van belang zijn voor het nemen van een beslissing rondom het tennispark en het verkrijgen van eventuele leningen bij grote investeringen. Op dit moment heeft Thos nog geen gebruik hoeven te maken van de kredietfaciliteit zoals die overeengekomen is met de Rabobank.

5.2.

Balans per 31-12-2014

DEBET Vaste activa • Paviljoen • Kunstgrasbanen • Lichtinstallatie • Inventaris

31-12-2014 € -

156.847 81.371 4.306 3.673

€ €

Liquide middelen • Kasgeld • Rabo betaal • Rabo spaar • Kruisposten

€ -

€ -

€ -

€ -

Totaal

€ -

€ -

265.109

€

39.257

€

5.650

5.250 400 0

6.466

1.900 0

€ 109 1.003 36.850 1.295

42.144

3.575 2.891 0 €

Voorraden • Paviljoen • Ballen

164.561 93.549 6.028 971

246.197

265 -3.839 45.538 180 €

Vorderingen • Debiteuren • Nog te ontvangen • Vooruitbetaald

31-12-2013

2.500 0

€

1.900

€

2.500

€

296.707

€

312.516

10


CREDIT Eigen vermogen • Eigen vermogen

31-12-2014 €

189.769

€ €

Reserveringen • Groot onderhoud • Bardienst

€ -

1171900570 1171901399 1171937725 1171937679 1087934119

€ -

€ -

€ -

€ -

Totaal

€ -

177.007

€

21.023

€

107.620

22.489 1 26.344 26.786 32.000

85.383

555 0

€ 20.273 750

21.000

15.445 0 23.135 23.553 23.250 €

Crediteuren • Nog te betalen • Vooruit ontvangen

177.007

189.769

20.000 1.000 €

Leningen o/g • Lening • Lening • Lening • Lening • Lening

31-12-2013

6.866 0

€

555

€

6.866

€

296.707

€

312.516

5.2.1. Toelichting op de balans De post Vorderingen bestaat uit Debiteuren, zijnde nog te ontvangen sponsorbijdragen over 2014. Daarnaast is er een balanspost Nog te ontvangen bedragen die voor het grootste gedeelte bestaat uit een gedeeltelijk dubbel betaalde factuur (€ 1.875). De verwachting is dat volledige balanspost Debiteuren ontvangen zal worden in 2015. De post crediteuren bestaat uit een bedrag van € 555. In het afgelopen boekjaar heeft er een definitieve afboeking plaats gevonden van het laatste gedeelte van de reservering voor een mogelijke eindafrekening energie. Uit voorzorg wordt er jaarlijks een verplichting opgenomen voor nog uit te betalen bardienst verplichtingen. Gezien de huidige werkwijze zal hierop naar alle waarschijnlijkheid geen beroep gedaan worden. Op de reservering Grootonderhoud heeft in 2014 een beperktere op boeking plaats gevonden en is een gedeelte van de gemaakte kosten ten lasten gebracht van deze reservering. Dit mede om de hoogte van de voorziening overzichtelijk te houden.

5.2.2. Activa staat Hieronder vindt u de specificatie van de activastaat van Thos. Hierop staat alleen de activa die op 31-12-2014 nog een boekwaarde heeft of waarop in 2014 nog is afgeschreven. Bij onderstaande activastaat kan opgemerkt worden dat in 2014 alleen de aanschaf van het digitale afhangbord geactiveerd is. De aanschaf van de nieuwe AED en de ontwikkelkosten van de nieuwe website, zijn direct ten lasten van het resultaat geboekt. Er hebben verder geen desinvesteringen plaats gevonden. Activa Paviljoen Onderbanen FC Kunstgras banen Lichtinstallatie Kassa Tractor Afhangbord Totaal

Jaar van Aanschaf 2001 2002 2009 2007 2009 2010 2014

Afschrijving in jaren 33,33 25 10 10 5 5 3

Afschrijvings % 3% 4% 10% 10% 20% 20% 33,3%

Aanschaf waarde 257.129 83.041 88.562 17.221 3.124 3.470 3.751

Boekwaarde 01-01-2014 164.561 44.839 48.709 6.029 104 867 0 265.109

Afschrijving 2014 7.714 3.322 8.856 1.722 104 694 251 22.663

Boekwaarde 31-12-2014 156.847 41.517 39.853 4.307 0 173 3.500 246.197

11


5.2.3. Overzicht leningen Hieronder vindt u de specificatie van de afgesloten leningen en hun rente vast periode. Alle leningen zijn op dit moment ondergebracht bij de Rabobank. Conform het Beleidsplan 2013-2017 streeft het bestuur er naar om in 2017 twee van de vier nog lopende leningen afgelost te hebben. Gezien de ontwikkelingen in 2014 heeft het bestuur naast de geplande extra aflossingen nog een extra aflossing van € 3.500 gedaan. Tevens is het streven de rest schuld zoals die in het beleidsplan staat terug te brengen van € 35.000 naar € 26.000. Hierdoor ontstaat onderstaand overzicht van de leningen. Lening Lening Lening Lening Lening Lening Totaal

900.570 901.399 937.725 937.679 934.119

Rente % 4,15% 4,70% 4,70% 4,15%

Rente vast 11-2017 06-2017 06-2017 11-2017

Saldo 01-01 22.490 1 26.344 26.786 32.000 107.621

Saldo 31-12 15.445 0 23.110 23.578 23.250 85.383

Extra 2015 2.750 0 1.500 1.500 2.750 8.500

Extra afgelost 2.750 0 1.750 1.750 2.750 9.000

Extra 2016 0 0 1.800 1.800 2.500 6.100

Extra 2017 0 0 1.800 1.800 0 3.600

Saldo 2017 0 0 12.800 13.200 0 26.000

Extra aflossingen zijn voor Thos van belang om bij de eventuele aanleg van nieuwe kunstgrasbanen mogelijke nieuwe leningen aan te kunnen gaan en ook aanvragen bij meerdere banken te kunnen doen. Daarbij kan op dit moment tevens opgemerkt worden dat de rente op de spaarrekening lager is dan de te betalen hypotheek rente. Het levert dus ook een direct voordeel op. Hierbij is het wel van belang om het saldo van de eigen middelen goed in de gaten te houden om kleinere investeringen te kunnen blijven doen uit eigen middelen.

5.3.

Winst en verliesrekening 2014

Ontvangsten Contributie Subsidie Gemeente Sponsoring Afkoop bardienst Overige inkomsten Marge paviljoen

Onkosten Algemene kosten Baancommissie Paviljoencommissie Beheer kosten Wedstrijdcommissie Jeugdcommissie Technische commissie Ledenwerving Sponsorcommissie Financiële lasten

Resultaat

€ €

2014 54.369 4.200 15.217 4.595 299 25.114 103.794

€ €

2013 56.991 5.040 7.970 3.665 0 24.023 97.689

€ €

begroting 57.000 4.000 7.500 3.000 0 25.000 96.500

€ €

29.871 10.384 8.817 2.637 2.404 4.389 421 896 3.759 27.454 91.032

€ €

28.563 11.001 8.959 1.103 3.132 1.466 3.157 1.120 35 29.268 87.804

€ €

28.500 12.000 9.000 2.000 3.000 1.500 1.500 1.500 1.500 28.500 89.000

€

12.762

€

9.885

€

7.500

5.3.1. Bruto marge paviljoen De bruto marge voor 2014 kan als volgt berekend worden: 2014 2013 begroting Omzet € 47.083 48.721 50.000 Inkoopwaarde € 21.969 24.697 25.000 Winst marge € 25.114 24.024 25.000 Percentage 114,3 % 97,3 % 100,0 %

12


Er heeft in 2014 een herstel plaats gevonden van de bruto winstmarge in het paviljoen. Het hogere percentage ten opzichte van 2013 kan verklaard worden door een stijging van de verkoopprijs, waarbij de inkoopprijs niet in dezelfde mate is mee gestegen, en in de verbeterde verwerking van het eigen gebruik. Dit laatste heeft met name te maken met het uitsplitsen van de inkopen en deze direct op de juiste kostenplaats te boeken in plaats van als inkoop paviljoen te laten staan. Op het resultaat van Thos heeft dit echter geen invloed. Zoals uit de cijfers te herleiden is, komt de stijging van het resultaat uit het paviljoen volledig op conto van de stijging van de bruto winstmarge. De ontvangsten in het paviljoen zijn opnieuw terug gelopen. Bij nadere analyse van de omzetgegevens kan deze daling volledig toegeschreven worden aan de zogenaamde stille periodes. Tijdens de activiteiten (voorjaarscompetitie, open toernooi en clubkampioenschappen) is de omzet iets gestegen. Door een onderbezetting binnen de paviljoencommissie is het paviljoen echter op diverse avonden noodgedwongen gesloten geweest. Met bovenstaande gegevens is nogmaals aangetoond dat het paviljoen een belangrijke bron van inkomsten is voor Thos. Indien deze commissie op volle sterkte zou zijn is de kans groot dat dit een extra netto inkomsten oplevert van ongeveer € 2.500. Daarnaast komt een paviljoen dat vaker open is, de sfeer binnen de vereniging alleen maar ten goede.

5.3.2. Uitsplitsing diverse hoofdrekeningen Rekening 4110: Afdrachten KNLTB € 4120: Gas Water Licht € 4130: Heffingen en belastingen € 4140: Verzekering € 4150: Telefoon en internet € 4160: Vrijwilligersdag € 4170: Lief & Leed € 4180: Kasverschillen € 41 Algemene kosten €

2014 8.221,64 12.450,23 2.303,44 3.570,19 1.380,55 1.834,79 110,00 0,00 29.870,84

2013 € 8.995,84 € 10.567,13 € 2.340,60 € 3.411,72 € 1.597,28 € 2.426,83 € 0,00 € 0,00 € 29.339,40

€ € € € € € € € €

Begroot 9.000 10.000 2.200 3.300 1.500 2.400 100 0 28.500

Toelichting: De hogere kosten voor GWE worden deels veroorzaakt door de overstap van leverancier voor gas en electra. Hierdoor hebben we in 2014 al een groot gedeelte van het vastrecht betaald voor 2015. Daarnaast zijn er een aantal eenmalige kosten betaald voor berekeningen van de overstap. Deze kosten moeten in 2015 terug verdiend kunnen worden. De berekeningen zouden, bij gelijk blijvend verbruik een besparing van iets boven de € 1.000 op moeten leveren. Rekening 4210: Onderhoud: Banen 4220: Onderhoud: Verlichting 4230: Onderhoud: Gebouwen 4240: Onderhoud: Bestrating en groen 4250: Gereedschap en materialen 4260: Beveiligingskosten 4270: Algemene kosten baancie 4290: Reservering groot onderhoud 42 Baancommissie

€ € € € € € € € €

2014 5.816,69 1.107,74 1.437,14 695,75 191,89 600,33 534,06 0,00 10.383,60

€ € € € € € € € €

2013 3.334,77 2.255,38 2.209,73 250,00 150,00 801,02 801,02 2.000,00 11.000,90

€ € € € € € € € €

Begroot 3.600 2.000 2.000 500 250 650 1.000 2.000 12.000

Toelichting: In 2014 is een gedeelte van de kosten afgeboekt van de voorziening grootonderhoud en dus niet ten lasten gekomen van het resultaat. De voorziening groot onderhoud is gedeeltelijk weer aangevuld met de vrijval van de verplichting inzake energie.

13


Rekening 4310: Onderhoud: Inventaris 4320: Onderhoud: Witgoed 4330: Algemene kosten pavcie 4340: Schoonmaak 4350: Afval container 4360: Aankleding paviljoen 4370: Schoonmaakmaterialen 4380: Servies- en witgoed 4390: Muziek 43 Paviljoencommissie

€ € € € € € € € € €

2014 860,68 1.007,87 812,39 2.915,00 1.209,27 0,00 379,60 79,86 1.551,96 8.816,63

€ € € € € € € € € €

2013 1.400,48 250,00 1.114,16 2.780,00 1.141,81 838,23 1.434,69 8.959,37

€ € € € € € € € € €

Begroot 1.400 250 1.100 2.800 1.100 150 200 500 1.500 9.000

Toelichting: Met betrekking tot de onkosten van het paviljoen zijn er geen bijzonderheden over 2014. Onder rekening 4320 is de aanschaf van de AED geboekt. 2014 1.281,86 42,50 231,26 1.029,79 51,76 2.637,17

Rekening 4410: Website 4420: Ledenadministratie 4430: Kosten administratie 4440: Kosten Dagelijks Bestuur 4450: Communicatie 44 Beheerkosten

€ € € € € €

€ € € € € €

2013 555,00 428,98 -1.461,04 700,36 103,52 326,82

Begroot 1.200 200 200 300 100 2.000

€ € € € € €

Toelichting: De kosten over 2014 zijn moeilijk te vergelijken met de kosten over oudere jaren. Dit door de samenvoeging van kosten in een pakket en de tijdelijke dubbele kosten. Daarnaast zijn er in 2014 eenmalige ontwikkelkosten opgenomen en is in 2013 een gedeelte van de vrijval inzake de energie reservering afgeboekt op deze kostenplaats. Rekening 4510: Algemene kosten weco 4520: Clubkampioenschappen 4530: Open Senioren toernooi 4540: Seniorencompetitie 4550: Gemeentelijk toernooi 4560: Racketavonden 4570: Eendaagse activiteiten 4580: Meerdaagse activiteiten 45 Wedstrijdcommissie

€ € € € € € € € €

2014 527,11 570,59 935,32 82,90 248,41 0,00 3,35 0,00 2.366,78

€ € € € € € € € €

2013 666,51 326,26 1.046,54 310,20 180,75 0,00 66,96 -120,00 2.477,22

€ € € € € € € € €

Begroot 500 400 1.400 100 400 0 100 100 3.000

Toelichting: Door de uitgifte van ballen in 2014 goed te monitoren is het de wedstrijdcommissie wederom gelukt om binnen het budget te blijven. Vooral het senioren open toernooi kan gezien worden als een belangrijke financiële pijler binnen bovenstaand budget. De kosten behoeven geen verdere toelichting. Rekening 4610: Algemene kosten jeugdcie 4620: Clubkampioenschappen jeugd 4630: Open Jeugd toernooi 4640: Junioren competitie 4650: Niet tennisactiviteit 4660: Racketochtenden

€ € € € € €

2014 215,08 228,69 602,20 2.878,00 465,00 0,00

€ € € € € €

2013 501,98 426,05 537,78 693,23 0,00 0,00

€ € € € € €

Begroot 150 400 600 200 150 0

14 4670: Eendaagse activiteiten 4680: Meerdaagse activiteiten 4690: Jeugd outfit 46 Jeugdcommissie

Jaarverslag Thos 2014 € € € €

0,00 0,00 0,00 4.388,97

€ € € €

0,00 0,00 0,00 2.159,04

€ € € €

0 0 0 1.500

Toelichting: De kosten van de juniorencompetitie zijn inzichtelijk gemaakt door de wijze van facturering van de tennisschool. In het verleden werden deze uren gefactureerd als taakuren en was het onduidelijk welk deel hiervan toe te rekenen was aan de competitie. Nu wordt de begeleiding van de teams apart gefactureerd. Daarnaast zijn er meer teams gaan deelnemen aan de najaarscompetitie. Rekening 4710: Algemene kosten tc 4720: Trainingskosten junioren 4730: Trainingskosten senioren 47 Technische Commissie

€ € € €

2014 103,95 317,72 0,00 421,67

€ € € €

2013 95,42 2.231,95 794,76 3.122,13

€ € € €

Begroot 250 750 500 1.500

Toelichting: De kosten hebben te maken met de huur en aanschaf van materialen ten behoeve van de trainingen die eigendom blijven van Thos. Betaling van de lesgelden door de deelnemers geschied rechtstreeks aan de tennisschool. Rekening 4810: Algemene kosten ledenwerving 4820: Training actie senioren 4830: Maak kennis met tennis 4840: Sjorssportief/Schooltennis 48 Ledenwerving

€ € € € €

2014 20,25 0,00 47,89 828,40 896,54

€ € € € €

2013 -228,38 0,00 420,00 928,10 1.119,72

€ € € € €

Begroot 150 500 250 600 1.500

Toelichting: De kosten van ledenwerving voor senioren zijn tot een minimum beperkt gebleven, daar er vanuit de actie geen leden zijn gaan trainen. Voor de MKMT jeugdleden is een all-in pakket geregeld, waarbij er verder geen uitsplitsing richting contributie heeft plaats gevonden. Rekening 4910: Algemene kosten sponsorcie 4920: Kosten sponsoractiviteiten 4930: Kosten materialen sponsoring 49 Sponsorcommissie

€ € € €

2014 7,20 1.374,11 2.377,48 3.758,79

€ € € €

2013 35,00 0,00 0,00 35,00

€ € € €

Begroot 125 775 600 1.500

Toelichting: In 2014 is voor het eerst weer een sponsordag georganiseerd. Op basis van de activiteiten in 2013 was deze niet in de begroting opgenomen. De kosten van materialen wordt veroorzaakt door de diverse nieuwe borden en de reparaties hier aan. Tevens zijn er algemene materialen aangeschaft ten behoeve van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van Thos. Rekening 5100: Afschrijvingskosten 5200: Rente leningen 5300: Rente en kosten banken 50 Financiële lasten

2014 € 22.663,00 € 4.677,35 € 113,90 € 27.454,25

2013 € 23.071,00 € 6.050,10 € 146,74 € 29.267,84

€ € € €

Begroot 22.900 5.000 600 28.500

15


Toelichting: De bankkosten zijn verder verminderd door geen gebruik meer te maken van acceptgiro’s en papierenbankafschriften. Door de versnelde aflossingen is er op jaarbasis minder rente verschuldigd.

5.4.

Begroting 2015

Ontvangsten Contributie Subsidie Gemeente Sponsoring Afkoop bardienst Overige inkomsten Marge paviljoen

Onkosten Algemene kosten Baancommissie Paviljoencommissie Beheerkosten Wedstrijdcommissie Jeugdcommissie Technische commissie Ledenwerving Sponsorcommissie Financiële lasten

Resultaat

€

Begroting 55.500 3.500 12.000 3.500 1.500 25.000 101.000

€ € €

€ -

€

2014 54.369 4.200 15.217 4.595 299 25.114 103.794

28.000 12.000 10.000 2.000 3.000 5.000 1.500 2.000 3.500 27.000 94.000

€ €

29.871 10.384 8.817 2.637 2.404 4.389 421 896 3.759 27.454 91.032

7.000

€

12.762

€ -

De begroting wordt zoveel mogelijk in lijn gehouden met betrekking tot het Beleidsplan 2013-2017. Voor 2015 zal verder wederom kritisch gekeken gaan worden naar de onkosten zoals dat ook in 2014 is gebeurd. Daarnaast dient de ontwikkeling van de inkomsten uit de sponsorbedragen vastgehouden te worden. In 2015 zal een opstart gemaakt worden met een andere wijze van inkomstenwerving om in de toekomst het volledig weg vallen van de gemeente subsidie op te kunnen vangen. Voor wat betreft de onkosten van de baancommissie zal er in 2015 een aanvang gemaakt gaan worden met werkzaamheden en onderzoek naar de gravelbanen. Hiervoor is een hoger bedrag noodzakelijk dan in de begroting staat opgenomen. De geschatte kosten hiervan, € 4.000, zullen afgeboekt worden van de reservering voorziening grootonderhoud. Tenslotte hanteert het bestuur de stelregel dat een begroting een budget is en geen zak geld die opgemaakt moet worden. Het is dus zeker niet de regel dat commissies kosten wat het kost hun budgeten op zullen willen maken.

16


6. Beleidsplan 2013-2017 Tijdens de ALV van 2013 is door het bestuur het Beleidsplan 2013-2017 gepresenteerd. Na een uitgebreide toelichting en het hoe en waarom hiervan is het beleidsplan aangenomen door de leden. Voor het bestuur is het dan ook van belang om jaarlijks tijdens de ALV richting de leden verantwoording af te leggen over de stand van zaken met betrekking tot de diverse speerpunten uit dit beleidsplan. De verantwoording zal in een driedeling worden weergegeven. Twee zaken daar deze van continu belang zijn voor een gezonde vereniging, te weten de ledenaantallen en de financiële cijfers en daarnaast een opsomming van de diverse speerpunten uit de diverse onderdelen van het beleidsplan.

6.1.

Ledenaantallen

De ontwikkeling van het ledenaantal blijft ver achter bij de geprognotiseerde cijfers in het beleidsplan. Dit heeft voor de financiële ontwikkeling op dit moment nog geen gevolgen, daar in deze prognose gerekend is met het leden aantal van 01-01-2013. Een mindere toename of zelfs afname van het aantal leden heeft natuurlijk wel uitstraling op de omzet in het paviljoen, de subsidie en de sponsoropbrengsten. Daarnaast is het ledenaantal van belang voor het toekomstig beleid inzake het aantal banen. In 2014 is per saldo het ledenaantal met 10 afgenomen. Op 31-12-2014 bedroeg het totale ledenaantal 474, waar er in het beleidsplan 574 geprognotiseerd waren. Deze achterstand lijkt op korte termijn niet te over bruggen. Het bestuur is dan ook de mening toegedaan dat de prognose van het ledenaantal zoals die in het Beleidsplan 2013-2017 staan niet realistisch meer zijn. Dit zal geen aanleiding zijn om in paniek te geraken of allerlei acties op touw te gaan zetten die veel geld gaan kosten. Wel zal in 2015 nog een exacte analyse gemaakt gaan worden over het ledenverloop van 2009 tot en met 2014. Op basis daarvan zal een nieuwe prognose opgesteld gaan worden voor de periode 2015 tot en met 2017. Deze zal dan weer als uitgangspunt gaan dienen in de plannen rondom de eventuele vervanging van de gravelbanen. Ook de aanwas van jeugdleden blijft achter op de prognose. Ondanks de inzet van de tennisschool op de lagere scholen is het niet gelukt om als het ware een boost te krijgen. Ook bij deze groep kan gesteld worden dat de prognose zoals die eind 2012 is opgesteld te rooskleurig was. Een kleinere aanwas van jeugd zal in de toekomst ook gevolgen hebben voor de doorstroom naar de junioren. Dit kan er toe leiden dat de vereniging steeds meer vergrijsd. Een goede mix van diverse leeftijden is van belang voor de toekomst van Thos.

6.2.

Financiële cijfers

Het financiële resultaat over 2014 is voor het bestuur geen reden om de geprognotiseerde cijfers voor de jaren 2014-2017 aan te gaan passen. Wel dienen ook in 2015 de cijfers en de ontwikkelingen kritisch bewaakt te worden. In 2014 zijn de inkomsten vanuit sponsoring behoorlijk gestegen, waardoor het eindresultaat positief beïnvloed wordt. Voor 2015 zal het daarom van het grootste belang zijn om de contacten met de sponsoren verder te intensiveren. De cijfers laten zien dat we op de goede weg zijn, maar we kunnen ons nog geen uitspattingen veroorloven. Zeker omdat de vaste bronnen aan inkomsten zoals de contributie en de omzet van het paviljoen nog geen verbetering laten zien. Hierbij is het ook niet mogelijk om de bedragen en prijzen hiervoor onbeperkt te verhogen om de inkomsten op te trekken naar de geprognotiseerde cijfers. Ook in 2015 moet daarom weer uiterst kritisch gekeken worden naar mogelijke kosten besparingen die verder niet ten kosten gaan van de dienstverlening aan onze leden. Daarnaast zullen we creatief moeten blijven met het bedenken van mogelijke inkomstenbronnen. Ook in 2015 zullen we hoogstwaarschijnlijk wel weer geconfronteerd worden met onverwachte uitgaven, die niet uitgesteld kunnen worden. Daarnaast hebben we ook nog een verlanglijstje.

17 6.3.

Jaarverslag Thos 2014 Overige speerpunten

In deze paragraaf zullen per hoofdstuk van het beleidsplan de belangrijkste items besproken worden. Het kan voorkomen dat items samengevoegd worden of omwille van de hoeveelheid achterwegen gelaten zijn. Bestuurlijke structuur In 2015 is het bestuur bij aanvang van de ALV weer op volle sterkte. Gedurende het jaar zal de ingeslagen weg van vergaderen worden voortgezet. Dat wil zeggen dat voorafgaande aan de vergadering van het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur overleg heeft. Tijdens deze vergadering worden eventuele beslispunten voor bereid om op deze wijze een gedegen besluitvorming te realiseren. Op basis van deze structuur zullen zowel het DB als het AB 6 tot 7 keer vergaderen in 2015. De commissies zullen op basis van hun eigen inzichten vergaderingen bij elkaar roepen. Vanuit het bestuur is besloten om geen verplicht stelling in het leven te roepen voor het aanleveren van eventueel opgestelde notulen. Het bestuur acht het van het grootste belang dat commissies vrijelijk kunnen praten tijdens een vergadering en dat de commissievoorzitter de belangen van Thos bewaakt. Periodiek wordt het bestuur bijgepraat van alle zaken die spelen binnen een commissie. Vooraf gaande aan diverse vergaderingen zal het DB overleg hebben met een van de commissievoorzitters. Daarin zal in alle vertrouwelijkheid zaken besproken worden. Ook hiervan zal geen directe verslaglegging worden gemaakt. Het bestuur wil de in 2014 ingeslagen weg van onderling overleg voeren en vooral samenwerken continueren. Op deze wijze kunnen de commissies realiseren dat een activiteit een betere kans van slagen heeft, maar ook dat het vrijwilligerswerk aangenamer wordt door de goede onderlinge samenwerking. Bij komend voordeel is dat de commissies steeds beter op de hoogte geraken van de (on)mogelijkheden en de werkzaamheden die activiteiten bij een commissie te weeg brengen. In 2015 zal het bestuur naarstig op zoek gaan naar een vrijwilliger voor de ledenadministratie. Het accuraat bij houden van alle mutaties is de achilleshiel van elke vereniging, dus ook van Thos. Zeker nu we alles in een pakket ondergebracht hebben zijn de werkzaamheden hiervoor vereenvoudigd, maar is het wel noodzakelijk de mutaties wekelijks bij te houden. Communicatie Vanaf januari 2015 is een wens van het bestuur in vervulling gegaan en hebben we binnen Thos een vrijwilliger gevonden die de communicatie gaat coördineren. Hiermee hopen we te bereiken dat er meer continuïteit in de communicatie komt. Dit onderdeel wil er bij het huidige takenpakket nog weleens bij inschieten. Het is de bedoeling dat er een vast plan komt voor de communicatie rondom alle activiteiten. Op die manier willen we ook voorkomen dat er de ene periode nauwelijks berichten komen en de week er na er bijna sprake is van stalking. Communicatie is niet alleen van belang tussen commissies/bestuur en leden. Ook de communicatie tussen commissies onderling is van het grootste belang om de activiteiten goed te laten verlopen en voor een goede sfeer te zorgen binnen de vereniging. Daarnaast zal Thos zich ook moeten promoten binnen de regio. Regelmatig in de krant zorgt voor naamsbekendheid. Iets dat van toegevoegde waarde kan zijn bij de zoektocht naar deelnemers bij activiteiten, maar ook om nieuwe leden binnen te halen. Het is nu eenmaal eenvoudiger om leden te werven als we regelmatig met leuke berichten in het nieuws zijn gekomen. Financieel beleid In 2014 hebben we belangrijke stappen gezet in het kritisch beheren van de kosten. In 2015 willen we dit verder uitbouwen om te bekijken of er nog verdere besparingen mogelijk zijn. Zo hebben we voor het eerst inzicht in het stroomverbruik per uur. Door dit te koppelen aan de afgehangen banen kunnen we inzicht verkrijgen in de branduren van de lampen, zonder dat ze feitelijk gebruikt worden. Besparing op de kosten wordt steeds moeilijker door het simpelweg overstappen. Nog meer willen we in 2015 het financiële beleid gaan integreren in het handelen van de commissies. Door kritisch om te gaan met budgeten, door de cijfers en het verloop hiervan nog inzichtelijker te maken, wil het bestuur bereiken dat we uitgaven doen die noodzakelijk zijn voor een activiteit, maar ons er ter degen van bewust zijn dat we met budgeten te maken hebben. Een overschrijding moet niet de gewoonste zaak van de wereld zijn.

18


In 2015 zullen we een tweetal inzamelingsacties op touw gaan zetten. Op deze manier hopen we extra middelen binnen te halen en deze te koppelen aan een specifiek doel. We beginnen op 29 maart met een benefit diner. In samenwerking met onze sponsor De Brouwketel hopen we tijdens dit ludieke etentje een aardig bedrag op te halen. Een enthousiaste groep is reeds bezig met de opstart van de voorbereidingen. Daarnaast willen we wederom een verkoopactie houden. Na de evaluatie van 2014 denken wij als DB dat als we de actie anders wegzetten en anders voorbereiden de slagingskans vele malen groter zal zijn. We merken dat veel nieuwe ontwikkelingen zich toch eerst moeten settelen binnen de vereniging. Accommodatie beleid Eind 2013 is er een groenplan opgesteld voor Thos. Daarbij zijn een aantal tekeningen gemaakt over de mogelijke toekomstige situatie van het tennispark bij Thos. De schetsen hebben betrekking op de situatie op welke wijze het park heringericht zou kunnen worden. Hiervoor zijn meerdere tekeningen gemaakt, afhankelijk van het aantal banen dat in 2017 wenselijk dan wel financieel haalbaar zou zijn. In 2014 is gestart met de eerste werkzaamheden hiervoor. Daarbij was het noodzakelijk om eerst in kaart te brengen waar rondom de gravelbanen de diverse leiding lopen. In 2015 zal gestart worden met de vernieuwde aanplanting van de groenvoorziening rondom de diverse banen. Hierbij is er voor gekozen om geen laurier meer te planten. Deze vergt namelijk veel onderhoud en heeft al vlug de neiging gaten te vertonen. Daarnaast zal in 2015 het onderzoek naar de gravelbanen plaats gaan vinden. Dit zal zich met name toespitsen op de kwaliteit van de onderlagen, bestaande uit het zandpakket en de lavafundering. Deze laag is van belang om berekeningen op te kunnen gaan stellen voor de vervanging van de gravelbanen door grasbanen. Thos heeft er dus alle belang bij dat dit onderzoek goed wordt uitgevoerd en een betrouwbare verslaglegging te verkrijgen. Aan de ene kant kan het geld besparen indien we minder aan de onder laag hoeven te vervangen, aan de andere kant moeten we er voor waken om nu een besparing door te voeren die de bespeelbaarheid van de banen in de toekomst negatief kan gaan beïnvloeden en dan de vereniging voor hoge kosten stelt. Paviljoen beleid De marge over 2014 lag weer op een redelijk niveau. De bruto omzet liet echter weer een daling zien. De af gelopen twee jaren is het Thos niet gelukt om de paviljoencommissie op volle sterkte te krijgen. Gevolg daarvan is dat tijdens de “stille” periodes het paviljoen regelmatig gesloten is geweest. Tot op heden is dat op wisselende avonden gebeurd. Indien de bezetting in het eerste halfjaar niet verbeterd, zal bekeken gaan worden of het paviljoen in de “stille” periodes op vaste avonden gesloten zal zijn. Dat zorgt in ieder geval voor duidelijkheid bij de leden. Daarnaast zal het wellicht ook leiden tot een hogere omzet op de avonden dat het paviljoen wel open is. Een ieder weet dan namelijk van te voren dat het paviljoen open is. In de keuken van het paviljoen zijn een aantal zaken aan vervanging toe. Eind januari is er onder andere een nieuwe vaatwasser besteld. De oude vaatwasser liet de laatste periode bij gebruik regelmatig brandluchtjes achter. Ook het aanrechtblok moet kritisch beoordeeld worden, daar diverse deurtjes op omvallen staan. Tenslotte zal het bestuur direct na de ALV een presentatie aanhoren van Monika Brussaard, die een aantal ideeën omtrent mogelijke aanpassingen in en rond het paviljoen in beeld heeft gebracht. Op basis van deze plannen zal het bestuur gaan bekijken wat wenselijk en/of financieel haalbaar is de komende jaren. De plannen behelzen geen uitgebreide verbouwingen, maar zien meer op aanpassingen die het paviljoen sfeer moeten doen uitademen maar vooral ook de identiteit van Thos uit gaan dragen. Sponsoring beleid In 2014 is de vernieuwde commissie voortvarend van start gegaan. Zeer positief is dat de commissie in een korte periode al diverse vormen van sponsoring aan de man heeft weten te brengen. Daarnaast is er ook bekeken welke vormen van sponsoring het tennispark nog meer te bieden heeft. Zo zullen er in 2015 vlaggen masten geplaatst gaan worden. Deze zullen voor een bepaalde uitstraling zorgen op ons tennispark en niet te vergeten ook sponsorinkomsten genereren. Begin 2015 zal ook een special aankondigingsbord geplaatst worden bij de gevel van ons paviljoen. Daarop komt groot de naam Thos te staan, kunnen we mededelingen kwijt en is er tevens de ruimte om sponsoren te plaatsen. Belangrijk item is het in contact blijven met de sponsoren. Alleen halen is in deze tijd niet voldoende en zal op den duur averechts werken op het werven van nieuwe sponsoren. Daarvoor zijn regelmatige contacten met de sponsoren van het grootste belang. Door de uitbreiding van het aantal sponsoren zal dat in 2015 veel tijd gaan

19


vergen. Daarnaast moet in 2015 ook een opstart gemaakt gaan worden met de volledige administratieve vastlegging van het gehele proces. Daarvoor is de commissie naarstig op zoek naar een vrijwilliger. Senioren beleid Binnen de wedstrijdcommissie wordt jaarlijks bekeken op welke wijze activiteiten eventueel aanpassing behoeven om ze nog aantrekkelijker te maken voor de leden. Daarbij zal dat soms proefondervindelijk ervaren moeten worden. Het super idee valt dan tegen, maar iets wat vooraf niet leek te werken blijkt plots zeer succesvol te zijn. Doelstelling zal blijven om de seniorleden van Thos zoveel mogelijk activiteiten voor te schotelen om het tennisplezier te vergroten. Niet alleen door wedstrijden te organiseren, maar ook door de combi te zoeken met bijvoorbeeld een gezellige avond. De activiteiten zullen in vele gevallen laagdrempelig zijn zodat ook nieuwe leden eerder geneigd zullen zijn om deel te nemen. Dat is ook de reden dat de formule van de racketavond nog steeds gehandhaafd is. Niet meer zo strikt zoals deze ooit was, maar dat wordt mede veroorzaakt door een kleinere toeloop van nieuwe leden, een groeiende belangstelling voor deelname aan training en lagere deelname aan de racketavonden. Bij steeds meer activiteiten wordt de integratie gezocht met de junioren. Dit om de doorstroom te zijner tijd te versoepelen, maar ook om er voor te zorgen dat nog meer leden op hun eigen niveau kunnen deelnemen aan activiteiten. Daarnaast staat de commissie altijd open voor suggesties, dus schroom je niet om tijdens een activiteit eens je ideeën te delen met een commissielid. Junioren beleid Door de komst van de nieuwe tennisschool in 2014 is de start gemaakt om het plezier weer terug te brengen bij de jeugd. Natuurlijk zijn prestaties belangrijk en bevorderen ze vaak ook het plezier, winnen is nu eenmaal leuker dan verliezen. Belangrijkste is echter dat de jeugd weer met plezier richting Thos komt. Na een volledig vernieuwde commissie in 2014 en de inwerkperiode die daar mee gepaard gaat, hopen we in 2015 daar de vruchten van te kunnen plukken. Er zullen weer meer acties op de agenda geplaatst gaan worden, waardoor de jeugd weer meer gaat tennissen. De deelname aan de competities zullen verder gecontinueerd worden. Zowel de voorjaarscompetitie als de najaarscompetitie kunnen rekenen op een goede belangstelling vanuit de jeugd. Ook daarin ligt de eerste nadruk op het plezier in de wedstrijden. De coaching tijdens de wedstrijden vanuit Maximum zal er op den duur voor zorgen dat het niveau vanzelf om hoog gaat. Maar ook dat de jeugd tennissen nog leuker gaat vinden. Belangrijk probleem hierbij blijft om evenwichtige teams samen te kunnen stellen. Het organiseren van activiteiten alleen zal niet voldoende zijn om de jeugd de weg terug te laten vinden richting Thos. De jeugd zal ook weer enthousiast gemaakt moeten worden om deel te gaan nemen aan activiteiten. Daarbij zal ook een rol weggelegd zijn voor de tennisschool, maar zullen ook de ouders enthousiast gemaakt moeten worden. Technisch beleid In 2014 is de technische commissie in samenwerking met de tennisschool bezig geweest om de leden van Thos weer aan het trainen te krijgen, om op die manier weer meer plezier in tennissen te krijgen. Dit geldt zowel voor de junioren als senioren van Thos. Bij de jeugd is er op de drietal niveaus getraind, waarbij op het hoogste niveau de samenwerking is gezocht met Cuijk. Op deze manier hopen we te realiseren dat alle jeugdleden op hun eigen niveau kunnen trainen. Er is nog niet specifiek een planning gemaakt om jeugdleden of bepaalde jeugdleden in een bepaalde groeicurve te krijgen qua niveau. Ook in 2015 zal de nadruk in eerste instantie blijven liggen op het plezier in tennis en vooral het vele tennissen. Langzaam maar zeker zal vanuit deze situatie op meer individueel niveau planningen gemaakt kunnen worden voor niveau verbetering. Uiteraard kunnen de jeugdleden die op dit moment getalenteerd zijn wel terecht bij de tennisschool om verder te werken aan hun niveau. Vanuit Thos worden daar op dit moment echter geen extra faciliteiten aan gekoppeld. In 2015 zal de commissie gaan bekijken wat de mogelijkheden zijn om bepaalde hulpmiddelen, denk aan bijvoorbeeld juniorenrackets, zelf aan te schaffen. Op dit moment moeten die telkens gehuurd worden, maar

20


valt de kwaliteit vaak tegen. Deze hulpmiddelen zijn wel van veel toegevoegde waarde bij het binnen halen van nieuwe jeugdleden met acties als schooltennis en maak kennis met tennis. Vrijwilligers beleid Hollen en stilstaan is vaak een trend binnen een vereniging. Dit item blijft echter altijd aandacht vragen binnen de commissies van Thos. Bij de start van 2015 is er een redelijke bezetting, maar het kan beter. Niet omdat we dan meer kunnen doen, nee omdat het vrijwilligerswerk dan leuker wordt. Zeker tijdens de piek periodes ligt er nu vaak een grote druk bij veel vrijwilligers. Gelukkig hebben ze veel over voor Thos, zodat ze hun uren willen draaien. Het mag duidelijk zijn dat deze situatie niet gewenst is. De boog staat in veel gevallen te strak gespannen, met het risico dat mensen gaan afhaken. Ook in 2015 zullen we dus weer uitgebreid een beroep gaan doen op alle leden of ze een handje willen helpen. Dat laatste moet je bijna letterlijk lezen. Het is vaak niet zo dat je een heel jaar 100% beschikbaar moet zijn. Ook als je maar een gedeelte beschikbaar bent, kun je al van grote waarde zijn voor een commissie. Daarnaast hoef je ook geen “wonder-persoon” te zijn. Je inzet en aanwezigheid is in veel gevallen al van toegevoegde waarde en zorgt weer voor een stuk ontlasting bij anderen. Hierbij is het wel van belang dat iedere vrijwilliger zich realiseert dat vrijwilligers werk vrijwillig is, maar niet vrijblijvend. Inzamelingsactie Op 29 maart 2015 zal een benefit diner worden georganiseerd in samenwerking met een van de sponsoren. Een ieder kan zich inschrijven voor een 5 gangen diner met luxe ontvangst. Tijdens het diner zullen er nog activiteiten zijn die nog meer inkomsten moeten genereren. De opbrengst van deze middag/avond zal besteed worden aan de vervanging van de tribunes en/of zitbanken rondom de diverse banen. Een aantal leden zal zich tijdens de voorbereiding en de betreffende dag belangeloos in zetten om een mooie opbrengst te kunnen realiseren. De eerste berichten zijn veelbelovend. Op korte termijn zal begonnen worden met de pr rondom dit evenement. Clubline Uitstraling en de jeugd iets bieden zijn de uitgangspunten geweest om een nieuwe clubline op te zetten voor de komende jaren. Daarbij is in samenwerking met Snelders Intersport wel gekozen voor een merk dat garandeert dat een gekozen kledinglijn gedurende een bepaalde periode geleverd kan worden. Er is voor gekozen om de clubline breed in te zetten. De jeugd zal een shirt en een broek/rokje krijgen met het logo van Thos er op. Men is verplicht dit tijdens de competitie en de toernooien te dragen. Het tenue wordt in bruikleen gegeven voor een bepaalde periode. Tijdens de afgelopen competities is geconstateerd dat een clubline indruk maakt en zorgt voor verbondenheid bij de jeugd, een clubgevoel. Daarnaast zal de jeugd de mogelijkheid geboden worden om tegen sterk gereduceerde prijzen een extra set aan te schaffen of het tenue uit te breiden. Ook de senioren krijgen de mogelijkheid om tegen sterk gereduceerde prijzen shirts, broeken/rokjes, sweaters en/of trainingspakken te kopen. Tevens is hierbij nog de mogelijkheid om bijvoorbeeld shirts te voorzien van sponsoring. Bij de aanschaf in de eerste periode zijn de prijzen zeer sterk gereduceerd. Daarna kan alles continu los bij besteld worden, maar liggen de prijzen iets hoger. Bij de keuze voor de kleurstelling is er voor gekozen om iets afwijkends te kiezen. Er kan gesteld worden dat er bij Thos niet echt sprake is van clubkleuren. Het logo is rood op een witte achtergrond. Daarmee zou gesteld kunnen worden dat de clubline rood/wit zou moeten zijn. Daarbij krijg je altijd de discussie hoeveel rood en hoeveel wit. Bij de keuze bleek dat een combinatie van rood met wit geen geweldige tennistenues opleverde. Daarop heeft het bestuur besloten om te gaan voor een afwijkende kleurstelling. Een kleurstelling die niet direct terug komt bij ons omringende verenigingen. Wel een kleurstelling die fris oogt op de tennisbaan en zowel bij junioren als senioren haar goedkeuring kan wegdragen. Daarbij is gekozen voor de kleurstelling zoals die te zien is op de afbeelding. Hierbij kan opgemerkt worden dat het poloshirt is afgebeeld. Hierbij is het logo van Thos nog niet aangebracht. Het bestuur is zich er van bewust dat smaken verschillen en dat op elke kleurstelling wel iets aan te merken is. Toch denken we dat we een wel overwogen keuze gemaakt hebben met deze keuze.

21 6.4.

Jaarverslag Thos 2014 Speerpunten 2015

Voor het jaar 2015 zal de nadruk liggen op de volgende speerpunten: • Ledenwerving en analyseren ledenverloop 2009/2014; • Het verder aantrekken van de banden met de sponsoren; • Het op sterkte houden van bestuur en commissies; • De uitlevering van de clubline; • Het in gebruik nemen van narrowcasting (AllUnited); • De start maken met het op een centraal punt verzamelen van draaiboeken; • Het digitaal opslaan van belangrijke documenten; • Het opzetten van een geld-inzamelings-actie ten behoeve van een investering. Om al deze activiteiten te kunnen verwezenlijken heeft Thos ook in 2015 weer alle steun van haar leden nodig. Steun in de vorm van handjes, maar ook in de vorm van meedenken. Als bestuur staan wij altijd open voor opbouwende, aanvullende kritiek. Daar worden we als vereniging nooit slechter van. Belangrijk is allemaal dat we het zelfde doel voor ogen hebben en na streven: Thos moet een gezonde vereniging zijn en blijven, waar het goed toeven is, altijd wel iets te beleven is en waar je leuke, spannende wedstrijden kunt tennissen. Samen staan we voor Thos en dragen we Thos op een positieve manier uit!

THOS. Jaarverslag Jaarverslag Thos Door: Marcel de Veer. 26 januari 2015

Recommend Documents