THOS. Beleidsplan Bestuur Thos. 05 februari 2013

THOS Beleidsplan 2013-2017

Beleidsplan 2013-2017 Bestuur Thos 05 februari 2013

Mgr. Borretweg 21, Grave, Telefoon: 0486 - 473827 E-mail: [email protected] Website: www.thos-tennis.nl

2

Beleidsplan 2013-2017

1. Voorwoord U zult zich wellicht afvragen waarom een tennisvereniging een beleidsplan nodig heeft. Thos draait goed, er wordt sportief gepresteerd, er is gezelligheid, de contributies komen binnen en er zijn altijd nog voldoende vrijwilligers beschikbaar voor klusjes. En, overigens, de term beleidsplan is toch iets wat in het bedrijfsleven gebruikt wordt, wat moet Thos hiermee? De vraag is of de vereniging in de toekomst vanzelf goed blijft draaien. Denk eens aan het volgende: • Kunnen we vacatures in het bestuur en commissies gemakkelijk invullen (wat is overigens de functieinhoud van de functies?)? • Wordt de jeugd zodanig opgevangen en begeleid, dat over een aantal jaren nog steeds sportief op niveau gepresteerd kan worden? • Hoe staat Thos er financieel voor, kunnen we grote uitgaven opvangen of kunnen we investeren in nieuwe banen? • Hoe lang kunnen we nog een balletje slaan op de gravelbanen? • Is de huidige structuur de juiste om in de toekomst Thos nog te kunnen besturen? Ook wij als Thos krijgen steeds meer te maken met een (snel) veranderende en steeds complexer wordende omgeving. De veranderende rol van de overheid, een afname van het aantal beschikbare vrijwilligers, het gebrek aan financiële middelen en de tendens tot professionalisering zijn enkele voorbeelden van veranderingen waar veel verenigingen mee geconfronteerd worden. Daarnaast blijkt dat, naarmate we als vereniging groter worden zowel qua leden aantal als vrijwilligers aantal, het runnen van de vereniging ingewikkelder wordt. Bij een beleidsplan gaat het om de continuïteit en professionaliteit van Thos. Het geeft overzicht en verduidelijkt samenhang in de structuur van Thos, zodanig dat opvolgende bestuurders en vrijwilligers weten waar de vereniging naar toe gaat. Naast het geven van inzicht in samenhang en structuur van Thos is het beleidsplan een besturingsinstrument. Voor de bestuurder zelf is het een houvast en toetsingsinstrument voor de te volgen richting. Voor de leden geeft het inzicht in wat het bestuur wil gaan doen en, achteraf, of het bestuur zich aan de gemaakte afspraken heeft gehouden. Met andere woorden, het beleidsplan vormt het kader waarbinnen de dagelijkse besluitvorming, activiteiten en verdeling van middelen in Thos wordt vormgegeven. Geen incidenten management meer, maar met een visie de blik op de toekomst gericht. Het bestuur hoopt dat dit beleidsplan de leden een handvat aanreikt om constructief mee te denken en met het bestuur samen te werken. Dit is voor Thos van groot belang en nodig om de verenigingszaken nu en in de toekomst goed te kunnen blijven regelen. Grave, 05 februari 2013 Marcel de Veer Voorzitter THOS

3


2. Inhoudsopgave

1.

Voorwoord

2

2.

Inhoudsopgave

3

3.

Inleiding

4

4.

Huidige situatie

5

5.

Bestuurlijke structuur

6

6.

Communicatie

7

7.

Financieel beleid

8

8.

Accommodatie beleid

8

9.

Paviljoen beleid

9

10. Sponsoring beleid

10

11. Ledenwerving en ledenbehoud

11

12. Senioren beleid

13

13. Junioren Beleid

13

14. Technisch Beleid

14

15. Vrijwilligersbeleid

15

Bijlage 1: Geprognotiseerde financiële cijfers 2013-2017

17

Bijlage 2: Geprognotiseerd ledenverloop 2013-2017

19

Bijlage 3: Taak- en functieomschrijving bestuur

20

Bijlage 4: Taak- en functieomschrijving commissies

22

Bijlage 5: SWOT-analyse door bestuur

26

Bijlage 6: Uitslagen uitgevoerde enquête

27

4


3. Inleiding Dit “Beleidsplan 2013-2017” van Thos is een vernieuwing van eerdere beleidsplannen. Een vernieuwing die mede ingegeven wordt door een zich steeds veranderende samenleving om ons heen. Daarnaast willen we als bestuur zo transparant mogelijk zijn richting de leden. In de diverse bijlagen wordt daarom een uitgebreide onderbouwing aangegeven van de diverse aannames, zoals de financiële doelstelling en het ledenverloop. Cijfers die geen statisch geheel mogen zijn, maar periodiek bekeken, beoordeeld en aangepast dienen te worden om er voor te zorgen dat de doelstellingen zoals die op de ALV 2013 gesteld zijn in 2017 ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Daar waar dat niet mogelijk blijkt te zijn, kan tijdig worden bijgestuurd en dient de aanpassing jaarlijks tijdens de ALV gecommuniceerd te worden. Daarnaast willen we dit beleidsplan tevens gebruiken om duidelijkheid te geven in de structuur van Thos en de functies van het bestuur en de diverse commissies. Op deze wijze kan een ieder direct zien bij welke commissie, welke verantwoordelijkheid ligt, waarbij het bestuur de uiteindelijke eindverantwoordelijke is. Mede door deze twee zaken hoopt het bestuur een groot draagvlak te creëren onder de leden voor dit beleidsplan. Voor het creëren van dit draagvlak is gestart om door middel van een enquête te onderzoeken wat er leeft onder leden en of dit afwijkt ten opzichte van de gedachtegang van het bestuur. Vervolgens is bekeken op welke wijze de uitkomsten van de enquête vertaald moeten en/of kunnen worden in het beleidsplan. Het resultaat van de enquête is verwerkt in bijlage 5 van dit beleidsplan. Uitgangspunt bij het opstellen van het beleidsplan blijft de in de statuten vermelde doelstelling van de vereniging onder artikel 3: 1. De vereniging heeft als doel het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport. 2. Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door: • het geven van gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel; • het vormen van een band tussen zijn leden; • het maken van een propaganda voor het tennisspel; • het vertegenwoordigen van zijn leden tegenover de vereniging: KNLTB; • het nemen van maatregelen, die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil van de leden van de vereniging; • het uitschrijven van- en deelnemen aan wedstrijden, speciaal ook door het deelnemen aan de door de KNLTB georganiseerde competitie; • het verbreiden van de regels van het tennisspel onder de leden; • alle wettig geoorloofde middelen die de vereniging verder ten dienst staan; • al hetgeen te dezer zake nader is omschreven in het nader te noemen Huishoudelijk Reglement. Bovenstaande doelstellingen klinken wellicht heel algemeen en in sommige gevallen weer heel specifiek, maar het mag duidelijk zijn dat veel onderliggende zaken van het grootste belang zijn om deze doelstellingen te kunnen realiseren. Hierbij valt onder andere te denken aan: • Het op peil houden van het ledenbestand • De communicatie tussen bestuur, commissies en leden te bevorderen en transparant te houden. • Het voeren van een verantwoord financieel beleid dat gericht is op de instandhouding van de vereniging. • Zorg dragen dat het sportpark voldoet aan de eisen van deze tijd, zowel op het gebied van milieu, veiligheid als comfort. In hoofdstuk 4 zal gestart worden met het beschrijven van de situatie anno 2012 waarbij ook kort terug gekeken zal worden op de afgelopen jaren, zeker waar dit van belang is om een toekomstvisie op te kunnen stellen. Vervolgens wordt de structuur van Thos weergegeven. In de vervolg hoofdstukken zullen per beleidsterrein de uitgangspunten worden benoemd. Aan het einde van het beleidsplan treft u de diverse bijlagen met daarin onder andere de functie omschrijvingen, de uitkomst van de enquête, de geprognotiseerde financiële cijfers en het geprognotiseerde ledenverloop.

5


4. Huidige situatie Een nieuw beleidsplan behoort natuurlijk te beginnen bij een korte beschrijving van de situatie anno nu. Hierbij kunnen we met gemengde gevoelens terug kijken op diverse zaken. Financieel komen we langzaam maar zeker weer boven nul. Door de vervanging van de French Court banen in kunstgrasbanen hebben we in redelijk zwaar weer gezeten, zonder dat de leden daar nu heel veel van gemerkt hebben. Door de komst van de kunstgrasbanen hebben we wel gemerkt dat bij veel leden het tennisplezier weer wat terug gekomen is. Het werd nu weer mogelijk om gedurende het gehele jaar te tennissen, maar belangrijker voor de weersomstandigheden in Nederland, na een fikse regenbui kun je weer snel de baan op. Dit is de sfeer binnen de vereniging ten goede gekomen. Nadat de banen waren vervangen is een groot gedeelte van de verharding aangepakt. De banen zijn nu weer goed bereikbaar, zonder dat je bang hoeft te zijn je enkels te breken. En omdat het oog ook wat wil is er gewerkt met dezelfde tegel soort. Door enkele stormen, was het ook noodzakelijk om op plekken het hekwerk te schoren of zelfs helemaal opnieuw te plaatsen. Ons paviljoen heeft een behoorlijke metamorfose ondergaan. Van het ongemakkelijke, kille meubilair naar het sfeervolle zelfgemaakte meubilair. Daarbij in het midden van het paviljoen een aantal hogere tafels die een mooi uitzicht bieden over de diverse banen. Daarnaast heeft er ook het nodige schilderwerk plaats gevonden, waardoor het hele paviljoen weer een frisse uitstraling heeft. Bij het vervangen van de banen, het opknappen van het paviljoen en de groenvoorziening is heel veel werk door eigen leden gedaan. Belangrijk natuurlijk voor de kosten, maar ook goed om te zien dat leden iets extra’s willen doen voor hun vereniging. Ook in de toekomst zal het vrijwilligerswerk van groot belang blijven om Thos een gezonde vereniging te houden. De afgelopen jaren is het rustiger geworden op de competitie zondagen. Diverse senioren teams hebben de overstap gemaakt naar de zaterdag. Helaas is de aanwas van junioren teams achter gebleven bij de verwachting en is er dus niet meer die ouderwetse drukte op de zondag. Voor die drukte en gezelligheid moet je nu op de zaterdag en de vrijdagavond komen. Deze twee dagen zijn bijna overbezet en zorgen voor veel leuke wedstrijden en vooral veel gezelligheid op ons park. Buiten de competitie om worden er behoorlijk wat wedstrijden gespeeld. Het scala aan activiteiten mag gerust omvangrijk genoemd worden. Tel daarbij op de racketavonden en de heren/dames ochtenden en je mag er van uit gaan dat er menig balletje geslagen wordt op ons park. In 2012 is ook de laatste Thos-Thuis bij onze leden op de deurmat gevallen. Een blad dat er altijd op en top uitzag. Helaas werd er de laatste jaren steeds minder kopij aangeleverd, waardoor steeds een select groepje op het laatste moment in de pen mocht klimmen. Het digitale tijdperk heeft het papieren tijdperk ingehaald. Veel nieuwsberichten komen tot ons via de website. Daarnaast hebben we ook een opstart gemaakt met Facebook en Twitter. Ook hier staan de ontwikkelingen niet stil en zullen we als Thos proberen mee te blijven gaan met alle vernieuwingen. Achter de schermen proberen we ook mee te gaan met alle ontwikkelingen. Steeds meer gaat digitaal en geïntegreerd in één pakket. Ook Thos is aan het testen en heeft getest het afgelopen jaar. We zijn overgestapt van financieel pakket, wat ook nog eens een besparing van € 300 opleverde. We gaan overstappen op een pakket voor de ledenadministratie dat beter aansluit bij de eisen van deze tijd. Daarnaast hebben we het digitaal archiveringssysteem op de schop genomen om daar ook meer transparantie te verkrijgen. Transparantie, een woord van deze tijd. Een beweging die we als bestuur ook ingezet hebben. Onderling maar ook richting de leden. Weer zo’n vernieuwingsslag, kortom Thos staat midden in de samenleving en probeert ook mee te gaan in die zelfde samenleving. In 2013 willen en moeten we deze lijn doortrekken, mee gaan met alle ontwikkelingen om ons heen en in gesprek blijven met de leden.

6


5. Bestuurlijke structuur De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan van Thos. De ALV kiest de voorzitter, de overige leden van het bestuur en de kascontrolecommissie. Tevens stelt de ALV het beleidsplan vast. Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging, de vertegenwoordiging ervan naar buiten en de zorg voor continuïteit. In het bestuur hebben drie personen zitting die verder geen commissie vertegenwoordigen (voorzitter, secretaris en penningmeester) en het dagelijks bestuur vormen. De overige bestuursleden maken deel uit van het algemeen bestuur en vertegenwoordigen hun commissie. Binnen Thos is het de ALV die het beleid bepaald. Niet het bestuur of de commissies, maar de ALV dient richting te geven aan de koers die Thos moet gaan varen. Het bestuur heeft er voor gekozen om door middel van de enquête te trachten zoveel mogelijk inzicht te verkrijgen in de gewenste koers, om zo zelf het beleidsplan op te kunnen stellen. Voor een volgende editie is het ook mogelijk dat er vanuit de ALV een commissie gevormd wordt, die de opdracht krijgt om een nieuw beleidsplan op te stellen. Vervolgens is het bestuur er mee belast om het meer jaren plan en de daarbij behorende doelstellingen, te vertalen in een jaarlijks plan en tussentijdse doelstellingen. Tevens dient het bestuur te bewaken dat Thos op koers blijft, waarbij veranderende omstandigheden niet uit het oog mogen worden verloren. Daar waar nodig kan het bestuur vanuit het beleidsplan specifieke opdrachten geven aan een commissie. De diverse commissies dienen het beleidsplan te vertalen naar een aanpak voor hun eigen specifieke terrein. Periodiek toetst het bestuur of de koers die iedere commissie vaart nog past binnen de koers van het algemeen beleidsplan. Tot slot legt het bestuur jaarlijks verantwoording af aan de ALV over de gevaren koers en de bijsturingen die wellicht noodzakelijk zijn voor de komende periode. Elke commissievoorzitter is verantwoordelijk voor de samenstelling van zijn/haar commissie. Het bestuur heeft de mogelijkheid om tijdelijke commissies te benoemen, al dan niet voor gezeten door een lid van het bestuur. Deze commissies brengen rechtstreeks verslag uit aan de voorzitter. Hieronder staat het organogram zoals dat van toepassing was op 01-01-2013. Doordat er een vacature is voor de functie van penningmeester, wordt het dagelijks bestuur op dit moment gevormd door de Voorzitter, de Secretaris en de voorzitter van de Technische Commissie. De rol van vice-voorzitter ligt bij Aad Kamps (TC).

Voorzitter

Marcel de Veer

Secretaris Monique Wanrooij

Penningmeester

vacature

Technische Commissie

Aad Kamps

Paviljoen Commisse

Marcel Voet

Baan Commissie

Jan ten Broeke

Wedstrijd Commissie

Inge Arnts

Jeugd Commissie

Marcel Nelen

Sponsor Commissie Mik van Koppen

Ledenadministratie

Julia Kruijsen

Het bestuur is het kloppend hart van de vereniging. Zij moet proactief, initiërend en ondersteunend zijn. Daarbij moet zij oog hebben voor alle groeperingen binnen de vereniging. Hiervoor is een volledig bestuur nodig, niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief. Eén van de prioriteiten is dan ook het op sterkte houden en krijgen van het bestuur met leden die over de nodige ervaring, kennis en enthousiasme beschikken. Het bestuur komt periodiek bijeen om het beleid binnen de vereniging te bespreken. Vaste agenda punten zijn:  Financiële kengetallen en realisatie beleidsplan op financieel gebied.  Ledenverloop en realisatie beleidsplan op gebied van ledenaanwas.  Wat er speelt binnen de diverse commissies.

7


Jaarlijks roept het bestuur de ALV bijeen om verslag uit te brengen van het afgelopen jaar. Daarin worden minimaal de volgende zaken geagendeerd:  Algemeen verslag afgelopen boekjaar.  Financieel verslag afgelopen boekjaar / Begroting komende boekjaar.  Verslag kascontrole commissie (deze commissie rapporteert altijd rechtstreeks aan de ALV).  Voortgang realisatie beleidsplan. In 2010 is een voorzichtige opstart gemaakt met het vormgeven van een technische commissie. In de jaren 2011 en 2012 is dit verder vorm gegeven. Door wisselingen in samenstelling van deze commissie, bestuurswisseling en een onderbezetting binnen de jeugdcommissie, is er op dit moment geen eenduidige taakverdeling tussen de technische commissie en de jeugdcommissie. Beide commissies proberen daar waar mogelijk, taken op te pakken en uit te voeren. De laatste jaren heeft de jeugdcommissie structureel te maken met een onderbezetting. Behalve dat er daardoor een te grote claim qua tijd komt te liggen bij de commissieleden individueel, is er ook een leegloop aan kennis en ervaring ontstaan. Voor de komende periode zal dan ook goed in kaart gebracht moeten worden of de huidige structuur met wedstrijdcommissie, jeugdcommissie en technische commissie zo moet blijven bestaan en zo ja, wie welke taken moet uitvoeren. Speerpunten voor het bestuurlijk beleid de komende jaren:  In 2013 dient er invulling gegeven te worden aan de vacature van penningmeester.  In 2013 zal het organogram aangepast worden op basis van eventuele nieuwe functies/commissies als gevolg van dit beleidsplan en zal dit zo spoedig mogelijk gepubliceerd worden.  Het op sterkte houden van de samenstelling van het bestuur.  In 2013 zullen de aanwezige functie omschrijvingen en werkzaamheden worden geüpdatet.  In 2013/2014 in kaart brengen wat de ideale structuur is met betrekking tot het takenpakket van de wedstrijdcommissie, jeugdcommissie en technische commissie. In 2015 dienen eventuele gewenste veranderingen opgestart te worden.

6. Communicatie In een grijsverleden was de Thos-Thuis het communicatiemiddel binnen Thos. Nieuwszaken, maar ook aankondigingen verliepen via de periodieke uitgaven van dit blad. Tegenwoordig kunnen we 365 dagen per dag tennissen en willen we eigenlijk alles zo snel mogelijk weten. Het lezen van een clubblad is alleen nog leuk voor de sfeer, nieuwsfeiten willen we eerder hebben. Daarnaast eist de samenleving dat we steeds transparanter worden. Wat doen we als bestuur en hoe gaan we met bepaalde zaken om. Geen achter-kamertjes-politiek maar naar buiten treden met onze beslissingen. Een paar jaar geleden werd er nog gezegd dat een gerucht als een lopend vuurtje rond ging. Heden ten dagen zorgt social media er voor dat een en ander vele malen sneller gaat. Voor het bestuur is het dan ook wenselijk om eerder en sneller naar buiten te treden. Er is echter niet altijd de behoefte om alle vuile was buiten te hangen. Er zal dus zorgvuldig om gegaan moeten worden met het inzetten van de diverse kanalen. Daarbij speelt de opstelling van de leden ook een belangrijke rol. De een wacht het nieuws rustig af en de ander is er constant naar op zoek. Maar ook niet iedereen voelt zich happy of verplicht om actief te zijn op Facebook, Twitter en regelmatig te surfen op internet. Vanuit het bestuur mag dan ook verwacht worden dat naast alle berichten op deze media een mogelijkheid bekeken wordt om op een bepaalde wijze nieuws af te leveren bij de leden. Hierbij zijn we op dit moment de mogelijkheden en kosten van een digitale nieuwsbrief aan het beoordelen. Hierin wordt dan vooral veel heil gezien op het moment dat het bestuur besluiten neemt die van belang zijn voor de leden. Speerpunten voor het communicatie beleid de komende jaren:  Er voor zorgen dat de leden, ondanks het verdwijnen van de Thos-Thuis, periodiek geïnformeerd worden over wat er allemaal speelt binnen Thos.  In 2013 zal onderzocht worden wat de haalbaarheid is van een digitale nieuwsbrief.

8


7. Financieel beleid De afgelopen jaren heeft Thos op financieel gebied in behoorlijk zwaar weer gezeten. Door de vervroegde vervanging van 6 French Court banen in 6 kunst grasbanen, heeft Thos te maken gehad met een aanzienlijke desinvestering en het aangaan van niet voorziene financiële verplichtingen. Deze zaken maken het extra belangrijk dat Thos naast de contributie voldoende inkomsten kan genereren uit het paviljoen en de sponsoring. Zonder deze inkomsten zou de contributie op een onaanvaardbaar hoog niveau komen te liggen. Uit de cijfers van bijlage 1 blijkt dat we uit het dal naar boven aan het klimmen zijn. Bij een realisering van het beleidsplan mag zelfs gezegd worden dat we dat met behoorlijke sprongen doen. Voorwaarde is wel dat er een strak financieel beleid gevoerd wordt, waarbij rekening gehouden wordt met het op kunnen vangen van tussentijdse onverwachtse tegenvallers. Hierbij dient gerealiseerd te worden dat voor investeringen niet steeds aangeklopt hoeft te worden bij financiële instellingen. Uitgangspunt van het beleid is en blijft dat er een strak financieel beleid gevoerd wordt, dat gericht is op het gezond houden c.q. verbeteren van de financiële positie van Thos en het in standhouden en verbeteren van alle voorzieningen op ons park. Daarbij is het vertrekpunt de contributie op een betaalbaar peil te houden. Voor het voeren van een gezond financieel beleid wordt gewerkt met de volgende uitgangspunten: • Jaarlijks wordt voorafgaand aan het kalenderjaar een sluitende begroting opgesteld op basis van verwachte kosten en baten die goedgekeurd dient te worden door de ALV. • Jaarlijks wordt achteraf een financiële afrekening opgesteld die gepresenteerd en goedgekeurd dient te worden door de ALV. • Thos bouwt reserves op om ook in de toekomst aan haar verplichtingen te kunnen voldoen, denk hierbij aan een voorziening groot onderhoud. • Onder het motto ‘de gebruiker betaalt’ betalen de leden van Thos uitsluitend voor de diensten die ze feitelijk afnemen. De contributie biedt daarom een basispakket aan voorzieningen. Extra voorzieningen, zoals tennisles, competitie en toernooien, worden afzonderlijk in rekening gebracht. • Om de uitgaven jaarlijks in de pas te laten lopen met de inkomsten wordt door het bestuur aan budgetbewaking gedaan. Nog niet alle activiteiten verlopen via budgettering. • De contributie wordt jaarlijks verhoogd met het gemiddelde prijsindexcijfer zoals dat gepubliceerd is door het CBS. Op basis van de huidige stand van zaken zijn binnen ons paviljoen geen grote investeringen te verwachten. Anders ligt dat met betrekking tot de banen. Met betrekking tot de gravelbanen wordt het steeds moeilijker deze op een aanvaardbaar niveau van bespeelbaarheid te krijgen. Gedurende het voorjaar (de competitie en het Open Toernooi) spelen deze banen echter nog een belangrijke rol. Speerpunten voor het financieel beleid de komende jaren:  In de jaren 2013-2017 zal verder gegaan worden met het budgetteren van alle activiteiten en het aanwijzen van verantwoordelijken hiervoor.  In 2015 zal gestart worden met het in kaart brengen van de financiële haalbaarheid en noodzaak van het vervangen van 2 of 4 gravelbanen door kunstgrasbanen en op welke termijn dit haalbaar is.  In 2013 zal beoordeeld worden welke voordelen eventuele versnelde aflossingen voor Thos opleveren. Hierbij dient meegenomen te worden het directe financiële voordeel (de hogere hypotheekrente ten opzichte van de lage spaarrente) maar ook de mindere afhankelijkheid van de huidige thuisbankier.  In 2013 zal onderzocht worden of er kostenreductie mogelijk is de algemene kosten Gas, Electra, ADSL, telefonie en t.v.

8. Accommodatie beleid De conditie van de 6 grasbanen is uitstekend te noemen. Verwacht mag dan ook worden dat deze nog minimaal 10 jaar meegaan, voordat ze aan vervanging toe zijn. Om de grasbanen in deze conditie te behouden is de winterperiode vaak een kritische periode. Vooral bij opdooi is het van groot belang dat de banen dan gesloten blijven. In die situatie is de ondergrond nog bevroren, maar de boven laag is ontdooit.

9


Indien er dan op gespeeld wordt, lopen we de bovenlaag kapot. Vandaar dat Thos in de winterperiode een vrij strak regiem hier op voert. Liever één dagje langer dicht, dan over vijf jaar slechte banen. Anders gesteld is het met de 6 gravelbanen. Ons park, 13 banen, stamt nog uit de tijd dat we over de 1.200 leden hadden. Dat levert een ander financieel plaatje op en een andere vraag over de beschikbaarheid van vrije banen. De afgelopen jaren is er steeds met man en macht aan gewerkt om de gravelbanen in een goede conditie te houden. De toplaag is nog uit de vorige eeuw en zal vroeg of laat vervangen moeten worden. Dit vergt echter een behoorlijke investering. Onderhoud technische redenen, mos en algen groei maken dat er de afgelopen twee jaar meer gravel afgeschraapt is dan er nieuwe bijgebracht werd. Tevens is er gefreesd en dit te samen heeft er voor gezorgd dat de waterdoorlatendheid en de bespeelbaarheid sterk verbeterd zijn. Hierdoor wordt gerealiseerd dat de absolute noodzaak tot vervanging uitgesteld kan worden. Bij het huidige ledenaantal is het ombouwen van 6 gravelbanen naar 6 grasbanen een niet logische aangelegenheid. Het kostenplaatje ligt hiervoor veel te hoog. Daarbij kan ook door het jaar heen geconstateerd worden dat de banen 11 en 12 slechts minimaal gebruikt worden. Alleen tijdens de voorjaarscompetitie worden baan 1 tot en met 10 100% benut en baan 11 en 12 voor ongeveer 60%. Door te rekenen met de normen van de KNLTB, 80 leden bij verlichte banen, kan geconcludeerd worden dat bij het huidige leden aantal 6 grasbanen bijna toereikend moeten zijn. Bij een realisatie van de gewenste groei komt dit aantal op 8 tot 10 te liggen. De inschatting wordt gemaakt dat het vervangen van 4 gravelbanen in 4 kunstgrasbanen een kostenplaatje oplevert van € 80.000. Gezien het feit dat de huidige baan 11 en 12 niet verlicht zijn, is het vervangen van deze banen absoluut nog niet aan de orde. Extra banen zorgen ook voor extra onderhoud, zowel qua uren als qua financiën. Na een eventuele vervanging van de banen 7 tot en met 10, zal dan ook kritisch gekeken moeten worden wat er met de laatste twee gravelbanen en de minibanen dient te gebeuren. Hiervoor zal te zijner tijd wellicht overleg met de gemeente Grave van belang zijn. Het cultiveren van deze drie banen zou uiteindelijk nog kunnen leiden tot een aanzienlijke kostenpost door het af te voeren materiaal. De groenvoorziening staat er op dit moment goed bij. Op de lange termijn is het wenselijk om de laurierhagen te vervangen omwille van esthetica, ouderdom en onderhoud. Als fraai vormgegeven windvanger met een minimum aan onderhoud is het type haag op de kop van baan 3 en 4 ideaal. Een investering in dit kader wordt geschat op € 6.000,-. Vervanging kan geschieden in meerdere fases, waardoor de investering ook over meerdere jaren verspreid kan worden. De erfverharding en de hekwerken verkeren in goede staat. Vervanging staat hiervoor niet op de planning. Uitzondering hierop vormt het drie meter hoge hekwerk achter de oefenmuur. Reparatie of gedeeltelijke vervanging is wenselijk. Voor het opstellen van een plan van aanpak zal wel mee genomen moeten worden wat er in de toekomst met baan 12 en 13 gaat gebeuren. Speerpunten voor het accommodatie beleid de komende jaren:  In 2013 het opstellen van een investeringsplan ten behoeve van de groenvoorziening achter de banen.  Het in 2014 uit laten voeren van onderzoek naar de bestaande ondergrond van de gravelbanen en de vereisten om daarop grasbanen te kunnen leggen. Er bestaan gerede twijfels over het functioneren van de drainage en de kwaliteit van het zandbed. De kosten hiervan worden ingeschat op € 2.500.  In 2013 in kaart brengen van de mogelijkheden met het hekwerk achter de tennismuur.  Het zoveel mogelijk in eigen beheer uitvoeren van werkzaamheden, maar daar waar dat noodzakelijk is de juiste expertise inschakelen.

9. Paviljoen beleid Het paviljoen vervult een centrale rol binnen Thos. Hier wordt toch min of meer het sociale fundament onder de vereniging gelegd. Ook hier hebben we echter te maken met een steeds verder individualiserende samenleving die het ook nog steeds drukker krijgt. Mensen willen graag regelmatig een uurtje tennissen, maar nemen daarna steeds minder de tijd om gezellig iets te drinken.

10


Toch moeten we er voor zorgen dat het paviljoen zo veel mogelijk open is. Mensen de kans geven om binnen te komen, langzaam weer iets laten opbloeien. Uiteindelijk zorgt de gezelligheid in het paviljoen voor een hogere opbrengst en dus ook minder verhoging van de contributie. Voor het maximaal open houden van het paviljoen is het noodzakelijk dat de commissie op volle sterkte is. Zeker in de winter maanden (november tot en met februari) is het relatief rustig in het paviljoen. Dit wordt natuurlijk mede veroorzaakt doordat in de overige maanden alle activiteiten zijn. Om omzet te genereren en of leden toch naar binnen te krijgen zal bekeken gaan worden of het organiseren van niet-tennisactiviteiten in deze periode aan slaat binnen Thos. De prijsstelling in het paviljoen kan getypeerd worden als normaal. Daaruit kan de conclusie getrokken worden dat eventuele omzetstijgingen in eerste instantie gezocht dienen te worden in meer verkopen en niet in het verhogen van de prijzen. Het assortiment is redelijk uitgebreid en wordt aangepast aan het betreffende seizoen. Omdat veel “personeel” bestaat uit Thos-leden die maar 3x per jaar een bardienst draaien, is het haast onmogelijk om een zeer uitgebreid assortiment aan te gaan bieden. De kans op foutjes en daardoor een zakkende marge is te groot. Wel zal in overweging genomen worden om tijdens de weekenden van de toernooien een iets uitgebreider assortiment in de keuken aan te bieden. Wellicht dat hiervoor ook aparte diensten in geroosterd kunnen worden. De inventaris van het paviljoen is op dit moment op orde, waardoor op de korte termijn geen grote investeringen noodzakelijk zijn. Gedacht vanuit het soms wijzigend assortiment en aanbiedingen zou het wenselijk zijn om een scherm neer te hangen waarop deze zaken aangeprezen kunnen worden. In 2012 is al gestart met het eigen verbruik binnen Thos beter in beeld te brengen. Dit geeft ook weer een beter inzicht in de marge. Alle verbruikte consumpties dienen aangeslagen te worden bij de betreffende commissie. Per saldo wordt vervolgens 50% van de verkoopprijs doorbelast naar de betreffende commissie. Speerpunten voor het sponsor beleid de komende jaren:  In 2013 zal gestart worden met een organiseren van niet-tennisactiviteiten in de winterperiode.  In 2013 in kaart brengen wat de mogelijkheden zijn om het assortiment tijdens de weekenden van de toernooien uit te breiden voor wat betreft etenswaren.  In 2013 en de daarop volgende jaren wordt er naar gestreefd alle consumpties aan te slaan op de kassa: of contante omzet of overboeking op een commissie.

10.

Sponsoring beleid

Sponsors zijn vandaag de dag voor een club van levensbelang, of anders gezegd van overlevingsbelang. Dit geldt zeer zeker voor Thos omdat we een geprivatiseerde vereniging zijn, wat inhoudt dat alle bezittingen (onderhoud) en activiteiten (organisatie) zelf bekostigd dienen te worden. Sponsor zijn of worden heeft enerzijds met goodwill en liefde voor de sport en de vereniging te maken en anderzijds met het verkrijgen van een stuk publiciteit. Thos prijst zich gelukkig met het feit dat op dit moment vastgesteld kan worden dat diverse sponsoren Thos steunen. Het beleid van Thos is er op gericht om langere contracten met sponsoren aan te gaan. Hiervoor bieden we meerdere pakketten aan, waardoor een sponsor een keuze kan maken en niet altijd aan een hoofdprijs vast zit. Met de huidige economische crisis zal het niet eenvoudig zijn om nieuwe sponsoren te vinden. Toch zal de komende jaren de focus moeten liggen op een verdere uitbreiding van het aantal. Naast het werven van sponsoren is het in de huidige tijd van het allergrootste belang om de relatie met de huidige sponsoren goed te onderhouden. Ook als zij noodgedwongen een stapje terug moeten doen, moet het contact behouden blijven. Uit het oog, uit het hart is een slechte benadering. Als over een paar jaar de economie weer aantrekt, hopen we dat de sponsoren weer klaar staan voor Thos en dan is het van belang om ook nu de contacten goed te onderhouden.

11


Door het wegvallen van de Thos-Thuis is er een sponsor mogelijkheid verloren gegaan waarbij het mogelijk was tegen relatief kleinere bedragen Thos als sponsor te ondersteunen. In een aantal gevallen zal deze eerste, kleine stap aanleiding kunnen zijn om door te groeien naar een volwaardige sponsor. Hierdoor loopt Thos het risico dat de sponsoropbrengsten in 2013 terug gaan lopen. Het is daarom noodzakelijk om nieuwe mogelijkheden van sponsoring te bekijken. In 2013 zal daarom gestart worden met het onderzoeken van de mogelijkheden van narrowcasting. Indien we dit in eigen beheer doen, kunnen we sponsoren weer op een laagdrempelige wijze binnen halen en kunnen we bestaande sponsoren weer iets extra’s bieden. Tevens kunnen we narrowcasting inzetten als een communicatiemiddel binnen Thos. In de moderne tijd is netwerken voor ondernemers belangrijk geworden. Vaak worden op speciale bijeenkomst nieuwe zakelijke contacten gelegd. Thos zou daar ook een rol in kunnen spelen. Het paviljoen leent zich uitstekend om iets dergelijks te organiseren. Veel faciliteiten zijn aanwezig om een geslaagde bijeenkomst op te zetten. Het organiseren van de jaarlijkse sponsor dag is hier een voorbeeld van. In 2013 zal verder onderzocht gaan worden of er een netwerkavond/middag opgezet kan worden voor onze sponsoren waarbij we een gevarieerd aanbod kunnen bieden. Omdat sponsoring een belangrijke inkomstenbron is voor Thos, is het noodzakelijk dat ondanks de economische crisis, de inkomsten mee stijgen met de inflatiecijfers. Het simpel weg verhogen van de prijs per pakket is een korte termijn oplossing, die waarschijnlijk tot gevolg heeft dat sponsoren gaan afhaken. Een jaarlijkse groei van 2% dient dan ook met name gerealiseerd te worden door een toename van het aantal sponsoren. Speerpunten voor het sponsor beleid de komende jaren:  In 2013 wordt de mogelijkheden van narrowcasting verder onderzocht en indien realiseerbaar, ingevoerd.  In 2013 wordt gestart met het opstellen van een “onderhoudsplan” waarbij alle sponsoren periodiek bezocht gaan worden.  In 2013 wordt gestart met het op sterkte brengen van de commissie, waarbij er naar gestreefd wordt om in 2014 de commissie op de gewenste bezetting te hebben.  Er wordt gestart met een publicatieplan, waarbij de verwerving van nieuwe sponsoren, dan wel sponsoren die hun contract verlengen, kenbaar wordt gemaakt op (minimaal) de website.  In 2013/2014 wordt gestart met het in kaart brengen welke rol Thos kan spelen bij netwerk dagen voor sponsoren.

11.

Ledenwerving en ledenbehoud

Landelijk en regionaal is er al een aantal jaren op rij de tendens van een dalend aantal leden. Bij Thos hebben we die tendens een tijd lang kunnen ontlopen. In 2012 is echter ook bij Thos het ledenaantal terug gelopen. Evaluatie ten opzichte van de afgelopen jaar leert dat de belangrijkste oorzaak hier van is het niet slagen van de ledenwerfactie bij de senioren in maart van dat jaar. Het is echter te kort door de bocht om hier uit de conclusie te trekken dat een goede ledenwerfactie garant staat voor een niet terug lopend ledenaantal. Een goed beleid op het behouden van leden is zeker zo belangrijk. Tennissen is in eerste instantie een individuele sport, een sport waarbij je niet aan het handje genomen wordt door teamgenoten. Veel nieuwe leden moeten zelf uitzoeken hoe het allemaal werkt. Het is dan ook van het grootste belang dat nieuwe leden zich snel thuis gaan voelen binnen Thos. Statistieken tonen aan dat 70% van de nieuwe leden binnen 1,5 jaar weer afhaken. De aanwas van nieuwe leden is een absolute noodzaak om er voor te zorgen dat Thos ook in de toekomst nog bestaansrecht heeft. Door een goed beleid op ledenbehoud dient weer de situatie te ontstaan dat Thos een echte vereniging is, waarin iedereen elkaar kent en waarvan je in principe je leven lang lid blijft. Een optimale sfeer op het park speelt hierin ook een belangrijke rol.

12


Uit cijfers van de KNLTB en andere sportbonden blijkt dat een leden aantal van 625 voor Thos een realistische doelstelling is. Dit mede gezien in het kader van het inwoner aantal van de gemeente Grave en de beschikbare accommodatie. In bijlage 2 van dit beleidsplan is uitgewerkt in welke stappen het bestuur dit leden aantal wil bereiken. De ledenwerving voor de junioren en de senioren hebben een apart karakter. De komende jaren zal voor de ledenwerving aangesloten en/of uitgegaan worden van de volgende initiatieven: • Junioren (leeftijd tot 18 jaar)  Maak Kennis Met Tennis: junioren kunnen deelnemen aan een aantal proeflessen en kunnen daarin ervaren of tennissen voor hen een leuke sport is. Deze junioren worden nog niet aangemeld bij de KNLTB. Twee maal per jaar zal een dergelijke actie opgestart worden. Na afloop van de proeflessen kunnen de junioren zich aanmelden als lid van Thos en instromen in de reguliere trainingscyclus.  SjorsSportief: een initiatief van de gemeente waarbij jeugd aan kan geven graag eens kennis te willen maken met tennis (en/of Thos).  Schooltennis: in overleg met een aantal basisscholen binnen de gemeente Grave wordt voor kinderen uit een bepaald leerjaar de gymles tijdelijk vervangen door tennisles. De opzet is om jeugd bekend te maken met de tennissport en om te laten zien hoe leuk tennissen is. Vervolgens kunnen zij instromen in de MKMT-actie en/of de reguliere tennistrainingen. • Senioren (leeftijd vanaf 18 jaar)  Open Tennisdagen KNLTB: een landelijke actie opgezet vanuit de KNLTB waarbij in de landelijke pers aandacht is voor het tennissen. Deze actie wordt meestal in de laatste week van maart gehouden. Naast de landelijke aandacht blijft het wel van belang om lokale bekendheid te geven aan de actie. Vervolgens kunnen belangstellenden gedurende een bepaalde periode een proeflidmaatschap aanvragen.  Ledenwerfactie in augustus/september: belangstellenden kunnen tegen een gereduceerd tarief enkele lessen krijgen en gedurende een bepaalde periode onbeperkt tennissen. Na afloop van de actie kunnen ze definitief lid worden van Thos. Bovenstaande leeftijdsgrenzen zijn niet heilig. In onderling overleg kan besloten worden om jongeren in de leeftijd van 16+ in sommige gevallen aan te laten sluiten bij de senioren. Het behouden van leden hangt natuurlijk ook nauw samen met het organiseren van de juiste activiteiten. De contact personen richting de nieuwe leden moeten dan ook optreden als belangrijke informant richting andere commissies indien knelpunten geconstateerd worden. Het schrijven van beleid op het behouden van leden blijft moeilijk. Hierbij is de factor contact namelijk van groot belang. Daar zijn echter geen harde normen voor. In nog op te stellen notities zal de aanpak concreter uitgewerkt moeten worden. Het lijkt wel belangrijk te zijn dat voor de jeugd met name de ouders geïnformeerd worden over het reilen en zeilen binnen Thos. Daarbij valt te denken om tijdens acties als Maak Kennis Met Tennis alle ouders na twee weken uit te nodigen bij Thos en ze bij te praten over organisatorische zaken binnen Thos. Speerpunten voor het ledenbeleid de komende jaren:  In de jaren 2013-2017 ledenwerfacties opzetten die er voor zorgen dat de aanwas gerealiseerd wordt in aantallen zoals die aangegeven zijn in bijlage 2 van dit beleidsplan.  Het periodiek monitoren van het leden verloop om tijdig bij te kunnen sturen voor de realisatie van het beleidsplan.  In 2013 minimaal 3 welkomst bijeenkomsten plannen voor nieuwe senior leden en minimaal 2 voor junior leden en hun ouders/verzorgers. Deze laatste dienen gepland te worden gedurende de MKMT actie.  Het voeren van een duidelijke communicatie richting nieuwe leden zodat zij (of hun ouders/verzorgers) weten waar ze terecht kunnen met hun vragen.  In 2013 opstellen van een notitie ten behoeven van ledenwerving en ledenbehoud bij de senioren en een opstart maken met de uitvoering hiervan.  In 2013/2014 opstellen van een notitie ten behoeven van de doorstroom van junioren naar senioren.

13 12.

Beleidsplan 2013-2017 Senioren beleid

De groep senioren (zijnde leden ouder dan 18 jaar) bestaat uit een groep mensen met elk hun eigen behoeften. Hierbij kan een grove verdeling worden gemaakt in:  Nieuwe leden.  Actieve leden.  Niet actieve, uitsluitend vrij tennissende leden.  Leden ouder dan 65 jaar. Belangrijk is dat elk Thos-lid plezier ervaart in het tennis, waarbij het tennisplezier waar mogelijk wordt verhoogd door het jaarlijks aanbieden van prestatieve en niet-prestatieve tennisactiviteiten. Tennisplezier is een persoonlijke beleving, die daardoor dus moeilijk meetbaar of uit te drukken is in aantallen van bijvoorbeeld deelname. De wedstrijdcommissie organiseert een groot aantal activiteiten, waarbij met uitzondering van de KNLTB voorjaarscompetitie, een daling valt vast te stellen aan inschrijvingen. Een mogelijke oorzaak hiervoor is de afname van het leden aantal, toename van de sociale druk, meer activiteiten bij andere verenigingen en dat deelnemers eerder wat nieuws willen. Hierbij is tevens geconstateerd dat vaak een vaste groep van leden bij de activiteiten aanwezig is. Op dit moment is het ook voor de wedstrijdcommissie onduidelijk wat veel leden willen. Wellicht kunnen wij wel denken dat we nog meer, nog gerichter moeten organiseren, maar het zou goed kunnen dat de overgrote meerderheid het zo wel prima vindt. Dat ze bijvoorbeeld het tennisplezier halen uit een uurtje vrij tennis en geen behoeften hebben aan allerlei activiteiten. In de loop van 2013 willen we dit verder in kaart brengen, om zo vanaf 2014 de activiteiten beter op de behoeften te laten aansluiten. Vanuit diverse hoeken bereikt Thos het signaal dat er behoefte is om binnen de diverse toernooien meer aandacht te besteden aan de sterkere spelers (niveau 2-3-4 en in mindere mate 5) die een positieve impuls hebben op het gehele toernooi. Dit zorgt er voor dat ook de lagere speelsterktes een andere benadering krijgen waardoor een toernooi een echt toernooi wordt. Dit zorgt er in de meeste gevallen ook voor dat het aantal bezoekers (zowel niet deelnemers als reeds uitgevallen deelnemers) toeneemt. Dat zorgt weer voor meer gezelligheid en omzet. Speerpunten voor het senioren beleid de komende jaren:  In de jaren 2013-2017 in november de deelname aan de activiteiten beoordelen en bijsturen voor de nieuwe activiteitenkalender.  In de jaren 2013-2017 deelname aan de activiteiten verder promoten zodat in 2017 gerealiseerd wordt dat de deelname aan de diverse activiteiten met 20% is toegenomen.  In 2013 wordt in kaart gebracht welke behoeften er leven onder de diverse groepen senioren. Met ingang van 2014 zal dan gestart worden de activiteitenkalender hierop aan te passen.  In 2013 wordt gestart met het actief benaderen van sterkere speelsterktes voor zowel het Open Toernooi als de clubkampioenschappen. Er wordt naar gestreefd om vanaf 2014 een bezetting te hebben op de speelsterktes 3-4-5 bij het Open Toernooi.

13.

Junioren Beleid

Vergelijkbaar met de senioren bestaat de jeugd (alle leden 18 jaar en jonger) uit verschillende categorieën met heel verschillende behoeftes. Natuurlijk zijn daar de nieuwe leden, vaak jonge kinderen die samen met hun ouders de weg moeten vinden binnen Thos en tennis als sport. Daarnaast zijn er de actieve jeugdleden. De 8-11 jarigen die vooral kennis willen maken met wedstrijden spelen in rood/oranje competitie en toernooien (voorheen mini en driekwart tennis) en de 12-17 jarigen waarbij het wedstrijdelement steeds belangrijker wordt zonder daarbij het plezier in tennis uit het oog te verliezen. Voor al deze leden is het belangrijk dat ze met plezier naar THOS gaan en daar leren tennissen door training en wedstrijden in een veilig en betrokken vereniging.

14


De afgelopen jaren is een neerwaartse trend zichtbaar waarbij met name in de leeftijdscategorie 12-17 jarige het lastig is gebleken om jeugdleden te behouden voor THOS. Er is een daling in het aantal actieve jeugdleden, zichtbaar in zowel de voorjaarscompetitie als in de toernooideelname. Het is lastig vast te stellen wat hier de oorzaak voor is. Minder jeugdleden betekent steeds minder leeftijdsgenoten, minder mogelijkheden om teams te vormen, maar ook minder spelers met gelijkwaardig niveau. Een oorzaak is ook te vinden in de steeds drukkere agenda van de kinderen met steeds meer keuze mogelijkheden. Het bestuur en de jeugdcommissie heeft zicht tot doel gesteld om deze trend in de komende jaren te doorbreken. Een van de speerpunten voor 2013 is naast deelname aan de voorjaarscompetitie ook meedoen aan de najaarscompetitie. De drempel om na de voorjaarscompetitie mee te doen aan toernooien is te groot gebleken en veel kinderen spelen hierdoor eigenlijk maar weinig wedstrijden. Deelname aan de najaarscompetitie zorgt voor meer continuïteit en verhoogt de sociale interactie van de kinderen binnen de vereniging. Verder wordt in 2013 voor het eerst de clubkampioenschappen gezamenlijk met de senioren georganiseerd. We hopen dat dit initiatief, naast meer sfeer, ook een positief effect zal hebben op het aantal deelnemers, met name van de oudere jeugd. Belangrijk is dat een jeugdlid plezier beleeft aan tennis. Hiervoor organiseert de jeugdcommissie verschillende activiteiten, onder andere het ouder-kind toernooi maar ook de racketmiddagen op de woensdag en een rood-oranje toernooi voor de 8-11 jaar. Prestatief tennis kan worden beoefend tijdens het open-Rabo toernooi. Dit zullen vaste onderdelen zijn van de jaarkalender. De jeugdcommissie zou graag het aantal activiteiten uitbreiden maar heeft op dit moment te maken met een structurele onderbezetting. Belangrijk voor de komende jaren is voldoende bezetting te krijgen die vervolgens benut kan worden om nieuwe ideeën uit te werken en aldus een impuls te geven aan jeugdtennis binnen THOS. Het instellen van de technische commissie heeft geleid tot een verandering in taken en verantwoordelijkheden. Zoals in hoofdstuk 5 (Bestuurlijke Structuur) al is aangegeven zal in 2013 een opstart gemaakt worden om te beoordelen of de huidige structuur nog optimaal is. Dit zal gebeuren in samenwerking met de wedstrijdcommissie en de technische commissie. Speerpunten voor het junioren beleid de komende jaren:  In 2013 starten met de deelname aan de najaarscompetitie.  In 2013 de commissie versterken en vanaf 2014 de commissie op ideale sterkte behouden.  De komende jaren het accent leggen op passie, plezier en beleving bij de jeugd en minder op niveau.  Het realiseren van een verhoging van de deelname aan activiteiten. Hierbij zijn de clubkampioenschappen en het Open Jeugdtoernooi belangrijke speerpunten.

14.

Technisch Beleid

Het schrijven van technisch beleid is een lastig verhaal. Het is mooi om op te nemen dat je op de landelijke zondag competitie in 2017 een team in de eerste klasse wilt hebben. Maar wat nu als de leden die zich aanmelden niet het potentiele talent hebben, heb je dan gefaald? Ik denk het niet, net zo min als dat we kunnen stellen dat we geslaagd zijn als we twee teams landelijk hebben spelen. Technisch beleid mag niet los gezien worden van het beleid voor de junioren, senioren en ledenbehoud. Wel mag gesteld worden dat technisch beleid dusdanig moet zijn dat het iedereen uitdaagt. Uitdaagt om weer een stapje hoger te gaan. Kortom, technisch beleid moet er op gericht zijn om alle Thos-leden te verbeteren in hun tennisspel. Daarbij is spelplezier en ongedwongenheid het uitgangspunt. Het is alom bekend dat deze facetten er voor zorgen dat mensen meer gaan tennissen en daardoor vanzelf meer plezier ervaren en een stap(je) vooruit gaan. Daarbij is het logisch dat ieder lid zijn/haar eigen ambities heeft. Ondanks bovenstaande kanttekeningen speelt het technisch beleid een cruciale rol binnen Thos. Zeker op het gebied van visie, continuïteit en kwaliteit is dit de commissie die zaken tijdig kan signaleren en daar waar nodig kan bijsturen. In hun rol zijn ze namelijk het eerste aanspreekpunt voor de tennisschool. Het is de tennisschool die weer een grote invloed heeft op al deze zaken. Denk maar aan het feit als de tennisschool

15


weinig uitdaging biedt in de lessen, of als ze leden niet enthousiasmeren. Dan is de kans groot dat het plezier en dus de deelname aan activiteiten en vervolgens het ledenaantal terug gaat lopen. Zonder dat dus direct doelstellingen gekoppeld kunnen worden aan het technisch beleid in aantallen, heeft dit beleid wel een grote invloed op het welzijn van Thos. Van belang voor dit alles is een goede open dialoog met de tennisschool. Deze partij kan Thos helpen veel doelstellingen te verwezenlijken die in dit beleidsplan staan. Veel doelstellingen moeten vertaald worden naar de bijdrage van de tennisschool om zo stappen vooruit te kunnen maken. De komende jaren zal de focus vooral liggen op het recreatieve tennissen. Dat wil niet zeggen lang leven de lol, in tegen deel. Om tennissen leuk te maken is het van belang dat je af en toe een wedstrijd wint, een fatsoenlijke bal terug kunt slaan en dat je plezier hebt in het spel. Daarbij spelen ook mentale zaken een rol. Hierbij kan tijdens de tennislessen voldoende aandacht besteed worden aan de techniek, tactiek en het mentale aspect. Door dit te combineren met spelplezier zijn wij ervan overtuigd dat het niveau van de jeugd binnen Thos zal stijgen. De visie van Thos om te komen tot een hoger tennisniveau is op dit moment gericht op het verhogen van het spelplezier. Vandaar uit zal er een toename te zien zijn van deelname aan activiteiten, een toename van het aantal leden, het meer tennissen en uiteindelijk een stijging van het niveau. Tennissen is nu eenmaal een sport die je veel moet beoefenen om beter te worden. Een cirkel die opgestart moet worden vanuit plezier, alleen dan houden leden het lang vol. Speerpunten voor het technisch beleid de komende jaren:  Thos wil voldoende mogelijkheden bieden aan alle leden om te kunnen tennissen op een niveau passend bij de individuele mogelijkheden en behoeften.  Thos beoogt een dermate hoog spelniveau in de vereniging te bewerkstelligen zodat nagenoeg alle leden op hun niveau kunnen spelen. Dit is zeker cruciaal voor het behouden van ambitieuze en talentvolle jeugd. Uiteindelijk zal dit een positieve invloed hebben op het totale ledenbestand.  De tennislessen zijn geschikt voor beginners, recreanten, jeugd en getalenteerde spelers. De lessen worden gegeven door gediplomeerde tennistrainers.  De technische commissie blijft continu in overleg met de tennisschool om te evalueren de visie van Thos en de tennisschool nog gelijk is.

15.

Vrijwilligersbeleid

Thos prijst zich gelukkig met een zeer omvangrijke groep gemotiveerde en deskundige vrijwilligers. Veelal mensen die daarnaast ook nog andere werkzaamheden hebben en die toch tijd willen steken in het organiseren van talrijke activiteiten, het open houden van het paviljoen en/of het onderhouden van ons park. Om financieel een gezonde vereniging te blijven moet de zelfwerkzaamheid beschouwd worden als de hoeksteen van de vereniging. Daarbij is er absoluut geen belang om zwaarte punten te leggen bij bepaalde commissies en/of werkzaamheden. Allemaal leveren zij een zeer belangrijke bijdrage die Thos tot een bloeiende vereniging maken. Op dit moment kunnen de meeste commissies terug vallen op een groep van vrijwilligers die groot genoeg is om alle werkzaamheden te kunnen doen. Er mag echter niet verwacht worden van al deze mensen dat zij nog tot in lengte van jaren op deze wijze actief blijven. Om diverse doelen in dit beleidsplan te kunnen doen slagen is het noodzakelijk dat zoveel mogelijk leden zich als vrijwilliger op een positieve wijze inzetten en zich verantwoordelijk voelen voor datgene wat hij/zij doet voor Thos. Het karakter van Thos wordt in hoge mate bepaald door de vrijwilligers die binnen Thos werkzaam zijn. Daarnaast is het van belang dat vrijwilligerswerk geschied in een prettige omgeving, met positieve kaders die de vrijwilliger ook het gevoel geven dat hij/zij een positieve bijdrage levert aan Thos. In dat kader is het van groot belang dat commissies onderling een goede samenwerking en communicatie hebben. Niet wedijveren tegen elkaar, maar samen het belang van Thos voorop stellen. Het is onmogelijk om het iedereen altijd naar de zin te maken of zijn/haar zin te geven. Het is echter wel mogelijk om elkaar met respect te behandelen

16


en in te zien dat een ieder uit het belang van Thos handelt. In veel gevallen ligt onderlinge communicatie ten grondslag aan dit gebeuren. Daarnaast is het van groot belang dat de commissies openstaan voor de dialoog en goed op de hoogte zijn van zaken die spelen en leven in andere commissies. Niet alle functies binnen commissies zullen altijd opgevuld kunnen worden. Daarbij kan er voor gekozen worden om bepaalde werkzaamheden uit te besteden of om bepaalde activiteiten (tijdelijk) van de kalender te schrappen. In een aantal zaken bestaat er wellicht ook de mogelijkheid om gebruik te maken van stagiaires. Het is zeker de moeite van het uitzoeken waard op welke fronten deze groep een ondersteuning kan bieden aan Thos. Speerpunten voor het vrijwilligersbeleid de komende jaren:  In 2013 openstaande vacatures binnen de commissies voor 90% opgevuld. In 2014 dient dit 95% te zijn en in de daarop volgende jaren dient dit percentage stabiel te blijven.  In 2013 onderzoeken en in kaart brengen op welke wijze stagiaires een bijdrage kunnen leveren binnen Thos. Eventuele kansen dienen in 2014 uitgewerkt te worden en contacten dienen gelegd te worden. Vanaf 2015 dienen mogelijkheden daadwerkelijk in de praktijk gebracht te worden.  In 2013 zal een algemeen stuk opgesteld worden om het belang van vrijwilligerswerk onder de aandacht te brengen van de leden. Vanaf 2014 zal minimaal 4x per jaar op het nog nader te benoemen wijze het belang van vrijwilligerswerk onder de aandacht gebracht worden van leden.  In 2013 zal gestart worden met het opgang brengen van de onderlinge dialoog tussen de commissies waardoor een betere samenwerking gerealiseerd kan worden. Vanuit het bestuur zal nog bekeken worden op welke wijze dit het beste ingevuld kan worden.

17


Bijlage 1: Geprognotiseerde financiële cijfers 2013-2017 Op basis van de cijfers van de afgelopen jaren is een financiële prognose opgesteld tot en met 2017. Deze cijfers zullen de komende jaren de grondslag vormen voor het opstellen van de diverse budgetten. Het blijft noodzakelijk om periodiek de budgetten te monitoren om zo tijdig te kunnen bijsturen. Uitgangspunten bij het opstellen van de prognose zijn geweest:  De contributieopbrengst is conform de ledenaantallen uit bijlage 2 van het beleidsplan 2013-2017, rekening houdend met de minimum inschatting van 383 senioren, 131 junioren/studenten en 16 steunende leden.  Bruto-marge bar is geïndexeerd met 1,5% .  De te ontvangen subsidie van de Gemeente is met 10 % per jaar verminderd.  De opbrengsten Sponsoring zijn aangehouden op het niveau van 2012 verminderd met de opbrengsten van de advertentiegelden uit Thos-thuis.  De overige opbrengsten (vrijval bardienstverplichting) is voor de komende jaren begroot als 2012.  De aflossingen en de rente leningen zijn conform aflossingsschema Rabobank.  De afschrijvingen zijn berekend conform verloop vaste activa.  De overige exploitatiekosten zijn begroot op 2012 met indexering van 1,5%. Op basis van bovenstaande aannames is onderstaande resultaatrekening opgesteld voor de komende periode. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het resultaat over 2012 ook nog een voorlopig resultaat is. Baten Contributies Sponsoring Bruto marge bar Subsidies Overige opbrengsten

Lasten Algemene kosten Baancommissie Paviljoencommissie Thos Thuis Wedstrijdcommissie Jeugdcommissie Afschrijvingen Technische commissie Ledenwerving Sponsorcommissie Financiële lasten Winstsaldo

2012

2013

2014

2015

2016

2017

60.234 13.358 27.187 5.909 5.205 111.893

60.700 6.500 26.800 5.000 3.000 102.000

61.600 6.500 27.200 4.300 2.500 102.100

62.400 6.500 27.500 3.600 2.500 102.500

63.300 6.500 28.000 3.000 2.500 103.300

64.100 6.500 28.500 2.500 2.500 104.100

33.733 12.006 8.392 3.874 1.926 1.805 23.208 1.932 586 1.418 7.874

34.500 11.000 7.300 500 3.200 2.000 23.200 2.500 800 900 6.600

35.000 11.200 7.400 500 3.200 2.000 22.300 2.800 800 1.000 5.800

35.500 11.400 7.600 500 3.400 2.000 21.800 3.000 900 1.000 5.300

36.000 11.500 7.700 500 3.400 2.100 21.600 3.000 900 1.000 4.600

36.500 12.000 7.900 500 3.600 2.300 20.800 3.100 1.000 1.000 3.900

15.139 111.893

9.500 102.000

10.100 102.100

10.100 102.500

11.000 103.300

11.500 104.100

Bovenstaande prognose met betrekking tot het resultaat laten een positieve ontwikkeling zien. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om weer een positief banksaldo op te bouwen en de leningen aanzienlijk te verlagen. Tevens laat de opstelling zien dat ook de komende jaren de contributie de belangrijkste inkomstenbron is. Het op peil houden van het ledenbestand is dus een voorwaarde om een financieel gezonde vereniging te houden. In de prognose zitten verder geen grote investeringen verwerkt, dan wel de toekomstige vervanging van de huidige gravelbanen.

18


Bovenstaande resultaat prognose leidt uiteindelijk tot onderstaande balansen. Ter vergelijk is de definitieve balans per 31-12-2011 mee genomen als referentiekader. Activa Paviljoen Tennisbanen Lichtinstallatie Inventaris Vlottende activa Liquiditeiten

Passiva Eigen vermogen Voorz. groot ondh. Leningen Vlottende passiva

31-12 -11

31-12-12

31-12-13

31-12-14

31-12-15

31-12-16

31-12-17

179.989 117.905 9.472 4.022 6.914 12.203 330.505

172.275 105.726 7.751 2.428 8.917 32.702 329.799

164.561 93.548 6.029 867 0 45.087 310.092

156.847 81.370 4.307 173 0 64.735 307.432

149.133 69.192 2.585 0 0 85.301 306.211

141.419 57.014 863 0 0 106.449 305.745

133.705 44.836 0 0 0 127.086 305.627

151.983 16.273 153.008 9.241 330.505

167.121 18.273 129.912 14.493 329.799

176.621 20.273 113.198 0 310.092

186.721 22.273 98.438 0 307.432

196.821 24.273 85.117 0 306.211

207.821 26.273 71.651 0 305.745

219.321 28.273 58.033 0 305.627

Samengevat zouden de cijfers het volgende verloop van de liquiditeitspositie van Thos tot gevolg hebben: Liquide middelen 31-12-2012 Dotatie voorziening Afschrijvingen Aflossingen Resultaat 2013 Vlottende activa minus passiva Liquide middelen 31-12-2013 Dotatie voorziening Afschrijvingen Aflossingen Resultaat 2014 Liquide middelen 31-12-2014 Dotatie voorziening Afschrijvingen Aflossingen Resultaat 2015 Liquide middelen 31-12-2015 Dotatie voorziening Afschrijvingen Aflossingen Resultaat 2016 Liquide middelen 31-12-2016 Dotatie voorziening Afschrijvingen Aflossingen Resultaat 2017 Liquide middelen 31-12-2017

32.702 2.000 23.175 -16.714 9.500 -5.576 45.087 2.000 22.308 -14.760 10.100 64.735 2.000 21.787 -13.321 10.100 85.301 2.000 21.614 -13.466 11.000 106.449 2.000 20.755 -13.618 11.500 127.086

Uit bovenstaande opstelling blijkt dat bij een continuering van het huidige beleid er met ingang van 2015 weer gesproken kan worden over een situatie waarin we planningen kunnen gaan maken om investeringen te gaan doen zoals het vervangen van gravelbanen in kunstgrasbanen.

19


Bijlage 2: Geprognotiseerd ledenverloop 2013-2017 Zoals aangegeven in het beleidsplan streeft Thos er naar om per 01-01-2018 een ledenbestand te hebben van 625 leden. Hieronder ziet u het verloop weergegeven in een tabel: Senioren Studenten Junioren Steunend Totaal Groei

31-12-12 383 24 107 16 530

31-12-13 386 25 115 15 541 2%

31-12-14 406 25 130 13 574 6%

31-12-15 419 25 137 11 592 3%

31-12-16 433 25 143 9 610 3%

31-12-17 445 25 150 5 625 2%

De aanwas van 95 leden in vijf jaar betekent een te realiseren stijging van 18%. De afgelopen jaren is er telkens een terug loop geweest in het ledenaantal, waarbij 2012 door diverse omstandigheden het dieptepunt was. In 2013 zal getracht worden om te samen met de nieuwe tennisschool deze curve om te bouwen, waarbij we er van uitgaan dat we daar in 2014 pas echt de vruchten van kunnen plukken.

Jaarlijks te realiseren groei 14% 12%

As#tel'

10% Senioren 8%

Studenten

6%

Junioren

4%

Totaal

2% 0% 2013

2014

2015

2016

2017

Omschrijving van de diverse groepen: • Senioren: leden van 18 jaar en ouder die actief tennissen; • Junioren: leden tot 18 jaar die actief tennissen; • Studenten: leden in de leeftijd van 18 tot en met 26 jaar die studeren en een studieverklaring kunnen overleggen; • Steunend: leden die (tijdelijk) niet actief tennissen. De groep “Steunend” is een extra inkomst voor Thos. We willen echter voorkomen dat een toename van deze groep een bevredigend beeld geeft over het ledenverloop. Zij spelen namelijk niet actief tennissen en hebben dus een invloed op het banen beleid, de inkomsten in het paviljoen en hun contributie is aanzienlijk lager dan dat van een actief senior lid. Een actief beleid op deze groep zou opgenomen kunnen worden als extra inkomstenbron voor Thos.

20


Bijlage 3: Taak- en functieomschrijving bestuur Op grond van artikel 9 van de statuten dient het bestuur te bestaan uit een oneven aantal leden met een minimum van zeven, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester die alle drie meerderjarig dienen te zijn. De voorzitter wordt door de ALV in functie gekozen. De overige bestuursfuncties worden door de gekozen personen in onderling overleg verdeeld. Bij het ontstaan van een vacature kan het bestuur de beslissing nemen om een vervanger op ad-interim basis aan te wijzen. Tijdens de eerst volgende ALV dient het betreffende bestuurslid gekozen te worden. Bestuursleden worden door de ALV steeds voor een periode van drie jaar gekozen. De bestuursleden kiezen in onderling overleg de vice-voorzitter. 1. Voorzitter Doel van de functie: het in goede banen leiden van de vereniging.  Het leiden van de vereniging.  Het leiden van de bestuurs- en ledenvergadering.  Vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten.  Onderhouden van de contacten met de gemeente en andere verenigingen.  Coördineren van de verschillende bestuurstaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement. 2. Secretaris Doel van de functie: belast met de algehele correspondentie van de vereniging.  De agenda opstellen voor de bestuurs- en ledenvergadering.  Notuleren van bestuurs- en ledenvergaderingen.  Distribueren van de inkomende en verzorgen van de uitgaande post.  Uitreiken tennispasjes KNLTB aan het begin van het seizoen.  In overleg met de voorzitter het jaarverslag van de vereniging opstellen.  Zorg dragen voor een juiste archivering.  Beheren van het archief. 3. Penningmeester Doel van de functie: voert het financieel beheer van de vereniging.  Beheren van de geldmiddelen.  Verzorgen van de financiële administratie.  Het doen van betalingen namens de vereniging.  Zorg dragen voor het versturen van nota’s ten behoeven van sponsorgelden.  Zorg dragen voor de inning van gelden (contributies, sponsorgelden, subsidies, etc.).  Verzorgen van de jaarstukken.  Opstellen van een ontwerpbegroting en deze voorleggen aan het bestuur en de ALV.  Het onderhouden van contacten met de bank.  Nauwe contacten onderhouden met de ledenadministratie.  Inzage geven aan de kascontrolecommissie van de kas, alle boeken en bescheiden. 4. Voorzitter Technische Commissie Doel van de functie: leiding geven aan en eindverantwoordelijk over de technische commissie.  Het leiden van commissievergaderingen.  Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Contactpersoon tussen de tennisvereniging en de tennisschool.  Verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse budget en de financiën van de technische commissie.  Het communiceren van relevante informatie aan en naar bestuur en leden van de vereniging en ouders van juniorleden van de vereniging inzake tennistraining en competitie-indeling junioren.

21


5. Voorzitter Baancommissie Doel van de functie: leiding geven aan en eindverantwoordelijk over de baancommissie.  Het leiden van commissievergaderingen.  Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Contactpersoon tussen de tennisvereniging en de belangrijkste leveranciers inzake het tennispark (denk aan leverancier banen, materialen en onderhoud).  Verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse budget van de baancommissie.  Het communiceren van relevante informatie aan en naar bestuur en leden van de vereniging inzake het tennispark, baanrenovaties en investeringen.  Neemt de eindverantwoording bij de beslissing of de banen wel of niet vrij gegeven worden om te tennissen. 6. Voorzitter Paviljoencommissie Doel van de functie: leiding geven aan en eindverantwoordelijk over de paviljoencommissie.  Het leiden van commissievergaderingen.  Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Contactpersoon tussen de tennisvereniging en de belangrijkste leveranciers inzake het paviljoen (denk aan de drankengroothandel en de ).  Verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse budget van de paviljoencommissie.  Neemt de eindverantwoording bij de beslissing over de sluitingstijden van het paviljoen en houdt daarbij rekening met de opgelegde regels door een toezicht houdende instanties. 7. Voorzitter Wedstrijdcommissie Doel van de functie: leiding geven aan en eindverantwoordelijk over de wedstrijdcommissie.  Het leiden van commissievergaderingen.  Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Een aanspreekpunt zijn voor de seniorleden van de vereniging.  Verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse budget van de wedstrijdcommissie.  Het communiceren van relevante informatie aan en naar bestuur en leden van de vereniging inzake het seniorentennis. 8. Voorzitter Jeugdcommissie Doel van de functie: leiding geven aan en eindverantwoordelijk over de jeugdcommissie.  Het leiden van commissievergaderingen.  Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Een aanspreekpunt zijn voor jeugdleden en hun ouders.  Verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse budget van de jeugdcommissie.  Het communiceren van relevante informatie aan en naar bestuur en leden van de vereniging inzake het jeugdtennis. 9. Voorzitter Sponsorcommissie Doel van de functie: leiding geven aan en eindverantwoordelijk over de sponsorcommissie.  Het leiden van commissievergaderingen.  Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.  Het aanspreekpunt zijn voor sponsoren.  Verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijkse budget van de sponsorcommissie.  Het communiceren van relevante informatie aan en naar bestuur en leden van de vereniging inzake de sponsoren.

22


Bijlage 4: Taak- en functieomschrijving commissies Zoals uit het organogram af te lezen valt zijn er naast de diverse commissies een aantal functies die direct onder het bestuur vallen. Hieronder wordt omschreven wat de functies zijn van de diverse commissies en personen. Het betreft hier geen limitatieve opsomming van werkzaamheden en taken. Het is vooral gericht om een inzicht te geven. Tevens is het mogelijk dat er jaarlijks kleine verschuivingen plaats vinden in de uiteindelijke uitvoering van taken in verband met de bezetting van de diverse commissies. •

Ledenadministratie Doel van de functie: het beheren van het ledenbestand van de vereniging. Organisatorisch valt de ledenadministratie onder de eindverantwoordelijkheid van de penningmeester.  Bijhouden van het ledenbestand (verwerken aan- en afmeldingen en mutaties).  Periodiek verstrekken van ledenaantallen aan het bestuur.  Verwerken van inschrijfformulieren nieuwe leden.  Aan- en afmelden van leden bij de KNLTB.  Contactpersoon ledenadministratie KNLTB.  Zorgdragen voor de incasso’s van de contributie, barverplichting, competitiebijdragen en trainingsgelden.  Verstrekken van overzichten van nieuwe leden aan “Ledenwerving en –behoud”.

•

Ledenwerving en –behoud Doel van de functie: het fungeren als eerste aanspreekpersoon voor nieuwe leden gedurende de eerste twee jaar van hun lidmaatschap. Organisatorisch zal in 2013 bekeken gaan worden waar deze functie ondergebracht kan worden.  Organiseren van periodieke welkomstbijeenkomsten nieuwe leden (3x per jaar).  Het hebben van regelmatig contact met de nieuwe leden.  Het welkom heten van nieuwe leden.  Het actief meedenken aan beleid binnen Thos om leden te werven en te behouden.

•

Wedstrijdcommissie De commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten voor de senior leden van de vereniging. Het organiseren van activiteiten zal in nauwe samenwerking plaats vinden met de paviljoencommissie (in verband met in te plannen bardiensten, openingstijden en verstrekkingen), de jeugdcommissie (afstemming van de kalender) en de baancommissie (beschikbaarheid banen). Standaard activiteiten die door de wedstrijdcommissie worden georganiseerd zijn:  Voorjaarscompetitie (KNLTB en intern).  Wintercompetitie (KNLTB en intern).  Racketavonden.  Open Senioren Toernooi.  Clubkampioenschappen.  Gemeentelijke Kampioenschappen (in samenwerking met TV EDOS en TV Esteren) Naast bovengenoemde activiteiten organiseert de wedstrijdcommissie op jaarbasis nog meer tennisactiviteiten voor de seniorleden van de vereniging. Deze activiteiten kunnen zowel prestatieve als recreatieve elementen bevatten. Jaarlijks zal bekeken worden of de activiteiten aan verandering onder hevig dienen te zijn. Om continuïteit binnen de commissie te waarborgen en alle activiteiten te kunnen organiseren, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:  Een minimale bezetting van de commissie is 7 personen, met een gewenste bezetting van 11.  De aanwezigheid van 2 VTL-ers (VerenigingsToernooiLeider).  De aanwezigheid van 2 VCL-ers (VerenigingsCompetitieLeider).  Periodiek overleg waarbij de georganiseerde evenementen doorgenomen en geëvalueerd worden.  Er dienen draaiboeken aanwezig te zijn van de diverse activiteiten.

23 •

Beleidsplan 2013-2017 Jeugdcommissie De commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten voor de junior leden van de vereniging. Het organiseren van activiteiten zal in nauwe samenwerking plaats vinden met de paviljoencommissie (in verband met in te plannen bardiensten, openingstijden en verstrekkingen), de wedstrijdcommissie (afstemming van de kalender) en de baancommissie (beschikbaarheid banen). Standaard activiteiten die door de wedstrijdcommissie worden georganiseerd zijn:  Voorjaarscompetitie (KNLTB en intern).  Racketmiddagen/ochtenden.  Open Junior Toernooi.  Clubkampioenschappen. Naast bovengenoemde activiteiten organiseert de jeugdcommissie op jaarbasis nog meer tennisactiviteiten voor de juniorleden van de vereniging. Deze activiteiten kunnen zowel prestatieve als recreatieve elementen bevatten. Jaarlijks zal bekeken worden of de activiteiten aan verandering onder hevig dienen te zijn. Naast het organiseren van de diverse activiteiten is de jeugdcommissie ook actief bezig met het werven van nieuwe leden. Hierbij dient vooral gedacht te worden aan twee maal per jaar de Maak Kennis Met Tennis (MKMT) actie. Daarnaast zijn er jaarlijks acties in de vorm van SjorsSportief en Schooltennis. Om continuïteit binnen de commissie te waarborgen en alle activiteiten te kunnen organiseren, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:  Een minimale bezetting van de commissie is 8 personen, met een gewenste bezetting van 10.  De aanwezigheid van 1 VTL-ers (VerenigingsToernooiLeider).  De aanwezigheid van 1 VCL-ers (VerenigingsCompetitieLeider).  Periodiek overleg waarbij de georganiseerde evenementen doorgenomen en geëvalueerd worden.  Er dienen draaiboeken aanwezig te zijn van de diverse activiteiten.

•

Paviljoencommissie De commissie is verantwoordelijk voor het op een adequate wijze functioneren van het paviljoen van Thos. Belangrijk hierbij is dat voldaan wordt aan de gestelde wettelijke eisen en regelgeving op het gebied van milieu, veiligheid en comfort. De paviljoencommissie wordt bij het draaien van de bardiensten ondersteund door Thos-leden die jaarlijks een aantal verplichte bardiensten moeten draaien. Op basis van de jaarlijkse activiteitenkalender zal de commissie alle bardiensten inplannen. Op basis van de aanwezige bezetting van de commissie zal getracht worden de volgende openingstijden te hanteren (buiten de activiteiten om):  Van 01 maart tot en met 31 oktober: alle door de weekse avonden.  Van 01 november tot en met 28 februari: minimaal de woensdag- en vrijdagavond.  Door de weeks sluit het paviljoen uiterlijk om 23:00 uur.  Bij activiteiten die na bovengenoemd tijdstip stoppen, 1 uur na afloop van de laatste wedstrijd. De commissie is tevens verantwoordelijk voor het geboden assortiment in het paviljoen. Hierbij zal overleg gepleegd worden met leveranciers (in verband met seizoen producten) en de commissie die een activiteit organiseert. Getracht zal worden steeds een dus danig assortiment te bieden dat bijdraagt aan de sfeer van het jaargetijde en de activiteit. Binnen de commissie zijn de volgende aanvullende functies te onderscheiden:  Inkoop: het betreft hier een drietal functies. De inkoop kan worden onderscheiden in het bestellen en controleren van de leveringen (en facturen) bij de drankenhandel en de groothandel voor levensmiddelen. Daarnaast is er de incidentele inkoop bij supermarkten in Grave. Om deze laatste inkopen te kunnen betalen beschikt de commissie over een betaalpasje van Thos.

24

Beleidsplan 2013-2017  



Planning: het indelen van de commissieleden voor de periodieke bardiensten. Daarnaast het bewaken van Jiba waar Thos-leden hun eigen bardiensten moeten inplannen. Bij niet tijdige invulling zal vanuit de paviljoencommissie actie worden ondernomen. Financieel: het afstorten van het overtollige geld bij de bank, het maandelijks afslaan van de kassa, het beheren van de fooienpot en het maandelijks verzamelen van alle aanwezige bescheiden in relatie tot de administratie en deze beschikbaar stellen aan de penningmeester. Schoonmaak: de eindverantwoording of de netheid van het paviljoen en eerste aanspreekpunt voor degene die poetsen in het paviljoen (met name planning).

Om continuïteit binnen de commissie te waarborgen en alle activiteiten te kunnen organiseren, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:  Een minimale bezetting van een harde kern van de commissie met 8 personen, waarbij bovenstaande specifieke functies vervuld zijn.  De aanwezigheid daarnaast van groep van minimaal 17 personen (te samen met de 8 bovenstaande maakt dat 25) die maandelijks bardienst draaien. Voorkeur geniet een totale bezetting van 30 personen.  Binnen de paviljoencommissie dienen personen in het bezit te zijn van de benodigde, wettelijke papieren.  Periodiek overleg waarbij de georganiseerde evenementen doorgenomen en geëvalueerd worden, waarbij de “harde” kern frequenter overleg heeft dan de gehele commissie.  Er dienen draaiboeken aanwezig te zijn van de diverse activiteiten. •

Technische commissie De commissie is verantwoordelijk voor de trainingen en de competitie indeling bij de junioren. Daarnaast beoordeelt deze commissie de tennisschool/leraar en evalueert zij periodiek de inzet van de tennisschool. De commissie fungeert als contactpersoon tussen Thos en de tennisschool, waarbij een intensief contact met wedstrijden jeugdcommissie gewenst is. Enkele taken van de commissie zijn:  Plannen van de diverse trainingscycli.  In overleg met de penningmeester vaststellen van de trainingskosten.  Toe zien op een optimale verdeling van de trainingsgroepen waarbij de kaders van Thos bewaakt dienen te worden.  Continuïteit bewaken van de trainingen. Binnen de commissie is er nog een onderscheid te maken aan de functies, naast die van de voorzitter. Grofweg kan gesteld worden dat er een tweetal functies van belang zijn:  Administratieve functie: deze functie bestaat vooral uit het verwerken van inschrijvingen en indelingen en deze te communiceren met de leden. Daarnaast dienen overzichten verstrekt te worden aan de penningmeester om de incasso’s mogelijk te maken.  Technische functie: deze vervuld met name de rol van sparringpartner voor de tennisschool bij overleg over indelingen. Daarnaast worden trainingen bezocht om een oordeel te kunnen geven over het functioneren van de tennisschool. Om continuïteit binnen de commissie te waarborgen en daardoor een volwaardige gesprekspartner te kunnen zijn met de tennisschool, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:  Een minimale bezetting van 1 persoon die de administratieve werkzaamheden verzorgd, met een gewenste bezetting van 2.  Een minimale bezetting van 2 personen in de technische functie, met een gewenste bezetting van 3. Daarbij dienen de personen de bereidheid te hebben om namens Thos een kritische blik richting tennisschool te houden.

•

Baancommissie De commissie is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud aan de tennisbanen, het paviljoen, de groenvoorziening, de verlichting en de infrastructuur op het tennispark van Thos. De uitstraling van het park is mede een belangrijke pijler voor de sfeer onder de bezoekers van het park.

25

Beleidsplan 2013-2017 Onderhoud wil in deze niet alleen zeggen dat alles er netjes bij ligt, maar ook dat het geen gevaar oplevert voor de bezoekers (zowel tennissers als publiek). Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat de commissie beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en materialen. Hierbij dient telkens de afweging gemaakt te worden tussen zelf doen c.q. aanschaf van materieel en (in)huur. Door de diversiteit aan werkzaamheden is het van belang dat er ook een diversiteit aan commissieleden is. Groot voordeel is als veel commissieleden de mogelijkheid hebben om overdag hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Omdat niet altijd alle kennis in huis is, is het van groot belang om goede contacten te onderhouden met de diverse leveranciers. Goed onderhoud aan het park kan Thos op den duur veel geld uitsparen. Veel werkzaamheden gaan het gehele jaar door, waarbij vooral in de maand maart een piek ligt om de gravelbanen tijdig speelklaar te krijgen voor de voorjaarscompetitie. In die periode is het noodzakelijk dat er extra ondersteuning komt van niet commissieleden. Om continuïteit binnen de commissie te waarborgen en daarmee een goed onderhouden tennispark te creëren, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:  Een groep van minimaal 12 vaste commissieleden, met een gewenste bezetting van 14. Zij zijn met name verantwoordelijk voor de technische uitvoeringen, draaien om toerbeurt een weekdienst en zijn als eerste aanspreekpunt bij calamiteiten.  Een groep van minimaal 12 vrijwilligers, met een gewenste bezetting van 14. Zij voeren op de dinsdagochtend alle voorhanden werkzaamheden uit met betrekking tot het onderhoud.

•

Sponsorcommissie De commissie is verantwoordelijk voor wat met het werven en behouden van sponsoren te maken heeft. De commissie draagt daarbij zorg voor het leggen en onderhouden van de contacten en het afsluiten van de sponsorcontracten. Bij grotere sponsoren zal dit een officieel tintje krijgen waarbij de lokale media gezocht zal worden. Binnen de commissie is het wellicht mogelijk om een tweedeling te maken. Aan de ene kant is er het werven van de sponsoren en aan de andere kant het periodiek contact. Afhankelijk van de bezetting van de commissie kan er een tweedeling plaats vinden in de functies. Om continuïteit binnen de commissie te waarborgen en daarmee de inkomsten stroom voor Thos, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:  Een minimale bezetting van de commissie is 2 personen, met een gewenste bezetting van 4.  Het vastleggen van alle afspraken in contracten en deze continu te monitoren.  Het creatief blijven zoeken naar nieuwe mogelijkheden van reclame uitingen waardoor nieuwe potentiele sponsoren benaderd kunnen worden.

26


Bijlage 5: SWOT-analyse door bestuur Hieronder vindt u in compacte vorm de SWOT-analyse zoals die door het bestuur is opgesteld en mede de basis heeft gevormd als input voor de diverse beleidsterreinen. SWOT = Strengths (Sterkte), Weaknesses (Zwakte), Opportunity’s (Kansen) en Threaths (Bedreigingen). Strengths • Sfeer in het paviljoen • Moderne uitstraling • Aanbod van producten • Prijzen van producten • Dynamische groep mensen • Mooie locatie en faciliteit • Vereniging draait op vrijwilligers • Grasbanen gehele jaar bespeelbaar • Vaste kern tennissers • Positieve ingesteldheid van de vrijwilligers • Aanwezige kennis bij diverse (soorten) vrijwilligers • Aanwezigheid van automatisering bij diverse werkzaamheden • Ondersteuning door veel sponsoren • Goede website

Weaknesses • Aantal vrijwilligers • Beleid/opvang nieuwe leden • Ontbreken duidelijke visie • Openingstijden • Communicatie/begeleiding ouders • Onvoldoende niveau jeugdcompetitie (met name zondag) • Onrust bij/over tennisles • Financieel zwakke positie in combinatie met relatief hoge contributie • Communicatie tussen commissies • Het niet altijd persoonlijk verantwoordelijk voelen voor een taak/werkzaamheid

Opportunity’s • Jeugdleden werven • Uitbreiden activiteiten in winterperiode • Organiseren niet-tennisactiviteiten • Meer aandacht voor sfeer en aankleding paviljoen • Duidelijke visie ontwikkelen • Open toernooi naar hoger niveau tillen • Omzet en bezetting paviljoen verhogen • Uitbreiding van het gebruik van social media • 2013 kan gezien worden als een jaar 0 om opnieuw op te bouwen • Aanboren nieuwe mogelijkheden genereren sponsorgelden • Thos onderscheidend maken ten opzichte van andere (sport)verenigingen

Threaths • Teruglopend ledenaantal • Afnemende bereidheid voor vrijwilligerswerk • Toename aantal toernooien • Wetgeving • Leden komen wel tennissen maar niet naar het paviljoen • Andere sportvereniging waar leden tijdens activiteiten voorrang aan geven • Omliggende tennisverenigingen • Economische crisis dringt het aantal sponsoren terug • Te veel tennisbanen • Werkzaamheden verrichten op de automatische piloot • Demotivatie door minder deelname leden aan activiteiten

27


Bijlage 6: Uitslagen uitgevoerde enquête Hieronder vindt u in compacte vorm de uitslagen terug van de in het najaar van 2012 gehouden enquête. De antwoorden hierop dienden richting te geven aan het beleidsplan 2013-2017 en dienden het bestuur inzicht te geven aan “wensen” en “gedachten” van de leden. De enquête is tot stand gekomen na uitgebreid overleg met de KNLTB en andere verenigingen die iets dergelijks hebben opgezet in het verleden. Van belang was het karakter van de enquête. Het was niet de bedoeling om op basis van de antwoorden beleidsbeslissingen te nemen voor de korte termijn. De enquête zou slechts richting gevend zijn. Om daar een goed beeld voor te krijgen werd geadviseerd om de ondervraagden zoveel mogelijk te dwingen ergens een gericht antwoord op te geven en antwoorden in de sfeer van “weet ik niet”, “heb ik geen mening over” zoveel mogelijk te vermijden. Op het moment van de enquête had Thos 419 seniorleden. Hiervan hebben 94 leden de enquête ingevuld, wat neer komt op een percentage van 22,5%. De grafiek links geeft de verdeling van de seniorleden weer. De grafiek rechts de verdeling van de 94 leden over de leeftijdscategorieën die de enquête ingevuld hebben.

Het voert te ver om in het kader van dit beleidsplan alle antwoorden uit de enquête hier weer te geven. Hieronder vindt u een overzicht van de meeste belangrijke dan wel opvallende antwoorden.

Waarom bent u lid van Thos / tennist u? Combinatie van sociale aspect / gezondheid Gezondheid Overige reden Sociale aspect Wedstrijd element Totaal

Als ik tennis, dan is dat alleen maar vrij tennis? JA NEE Totaal

Ik kan makkelijk iemand vinden om mee vrij tennissen? JA NEE Totaal

ALGEMENE Totaal 72 4 7 3 8 94

Totaal 21 73 94

Totaal 84 10 94

ZAKEN Hoe vaak tennist u gemiddeld per week? 1x 2x 3x 4x Totaal Ik doe alleen mee aan activiteiten van mijn eigen vereniging? JA NEE Totaal

Totaal 42 52 94

Ik kan makkelijk aansluiting vinden bij andere Thosleden?

Totaal

JA NEE Totaal Ik ervaar binnen Thos groepsvorming binnen de vereniging?

Belangrijkste voor Thos is plezier in tennis en respect? JA Totaal

Totaal 94 94

Totaal 42 38 13 1 94

JA NEE Totaal

85 9 94

Totaal 44 50 94

28


Ik vind de contributie HOOG LAAG NORMAAL TE HOOG Eindtotaal

FINANCIEEL Totaal Ik vind de consumptieprijzen in het paviljoen? 22 HOOG 1 LAAG 70 NORMAAL 1 TE HOOG 94 Eindtotaal

Thos moet alleen investeren indien er voldoende geld is? JA NEE Eindtotaal

Totaal 84 10 94

Wat zou Thos moeten doen om te kunnen investeren? Consumptieprijzen verhogen Contributie verhogen Fondsenwerving opzetten Geld lenen bij de bank

Thos moet bezuinigingen gaan bekijken om te besparen? JA NEE Eindtotaal

Totaal 61 33 94

Kosten deelname aan activiteiten verhogen Eindtotaal

Wat vindt u van de parkeergelegenheid voor auto's? GOED MATIG SLECHT ZEER GOED ZEER SLECHT Totaal Wat vindt u van het onderhoud van het tennispark? GOED MATIG ZEER GOED Totaal

Wat vindt u van het onderhoud van de gravel banen? GOED MATIG SLECHT ZEER GOED ZEER SLECHT Totaal

TENNISPARK Wat vindt u van de parkeergelegenheid voor Totaal fietsen/scooters? 40 GOED 39 MATIG 9 ZEER GOED 3 Totaal 3 Wat vindt u van de groenvoorziening op het 94 tennispark? GOED Totaal MATIG 77 SLECHT 2 ZEER GOED 15 Totaal 94 TENNISBANEN Totaal Wat vindt u van het onderhoud van de gras banen? 56 GOED 31 MATIG 3 ZEER GOED 3 Totaal 1 Wat vindt u van de bespeelbaarheid van de gras 94 banen? GOED

Wat vindt u van de bespeelbaarheid van de gravel banen? GOED MATIG SLECHT ZEER GOED ZEER SLECHT Totaal

Totaal 50 39 3 1 1 94

MATIG ZEER GOED Totaal

Bij de juiste weersomstandigheden speel ik het liefste op de GRAS BANEN GRAVEL BANEN Totaal

Totaal 79 15 94

Totaal

Aan hoeveel banen heeft Thos genoeg? 8 10 12

Totaal 5 6 81 2 94

Totaal 11 3 65 10 5 94

Totaal 80 7 7 94

Totaal 75 8 1 10 94

Totaal 73 8 13 94

Totaal 67 7 20 94 Totaal 16 53 25 94

29 Wat vindt u van de uitstraling van het paviljoen? GOED MATIG ZEER GOED Totaal Wat vindt u van het assortiment in het paviljoen? GOED MATIG ZEER GOED Totaal

Beleidsplan 2013-2017 PAVILJOEN Totaal Wat vindt u van de sfeer in het paviljoen? 64 GOED 1 MATIG 29 SLECHT 94 ZEER GOED Totaal Totaal Wat vindt u van het aantal dagen dat het paviljoen 73 open is? 5 GOED 16 MATIG 94 SLECHT ZEER GOED Totaal

Totaal 72 9 1 12 94

Totaal 74 12 4 4 94

ACTIVITEITEN Wat vindt u van het aanbod van tennisactiviteiten bij Wat vindt u van de mogelijkheden tot vrij tennis bij Thos? Totaal Thos? GOED 75 GOED MATIG 7 MATIG ZEER GOED 12 ZEER GOED Totaal 94 Totaal

Totaal 74 4 16 94

Vindt u de racketavond belangrijk voor Thos? JA NEE Totaal

Totaal 84 10 94

Bij activiteiten wordt voldoende rekening gehouden niveau? JA NEE Totaal

Totaal 88 6 94

Het activiteiten aanbod biedt voor ieder wat wils? JA NEE Totaal

Totaal 82 12 94

Ervaart u drempels om aan activiteiten deel te nemen? JA NEE Totaal

Totaal 8 86 94

Ik heb de afgelopen vijf jaar getraind? JA NEE Totaal

TRAININGEN De belangrijkste reden is de onkosten om te stoppen / Totaal niet te trainen? 48 JA 46 NEE 94 Totaal

Ik vind het aanbod / mogelijkheden tot training voldoende? JA NEE Totaal

Totaal 78 16 94

Totaal 11 83 94

Als de mogelijkheid er was, zou ik graag privé training volgen? JA NEE Totaal

Totaal 18 76 94

Hebt u het idee dat de jeugd voldoende ruimte krijgt? Totaal JA 76 NEE 18 Totaal 94

Wie de jeugd heeft, heeft de toekomst! Thos moet investeren in de jeugd? JA NEE Totaal

Totaal 91 3 94

Thos moet werven onder de jongste jeugd voor de toekomst? JA NEE Totaal

Thos moet actief werven onder de jongste jeugd om talenten binnen te halen? JA NEE Totaal

Totaal 58 36 94

JEUGD

Totaal 89 5 94

30


Het is belangrijk voor de toekomst, de jeugd op niveau te krijgen? JA NEE Totaal

Totaal 63 31 94

Is het duidelijk welke commissies er zijn en wat ze doen? JA NEE Totaal

INFORMATIE Is het duidelijk voor u wie het bestuur vormen en wat Totaal ze allemaal doen? 84 JA 10 NEE 94 Totaal

Ik bezoek regelmatig de website van Thos? JA NEE Totaal

Totaal 69 25 94

Ik weet waar ik alle informatie over Thos kan vinden? Totaal JA 85 NEE 9 Totaal 94

De sfeer binnen Thos vind ik goed? JA NEE Totaal

SFEER Totaal 89 5 94

Een groep op hoog niveau is van belang voor meer aanwas van nieuwe leden? JA NEE Totaal

Totaal 55 39 94

Totaal 77 17 94

Nu de Thos-Thuis stopt zou ik een nieuwsbrief te ontvangen? JA NEE Totaal

Totaal 79 15 94

Belangrijke zaken worden tijdig en goed gecommuniceerd naar de leden? JA NEE Totaal

Totaal 67 27 94

THOS. Beleidsplan Bestuur Thos. 05 februari 2013

Recommend Documents