02/03/2010
Thematische sessie Lerend Netwerk Competentiemanagement
WERVING EN SELECTIE Myriam Heeremans 19 februari 2009
Inhoud • • • • •
Vooraf Basiskaders werving en selectie Werving Selectie Vragen
1
02/03/2010
Vooraf • Werving en selectie maken deel uit van HR-beleid => dit lostrekken is kunstmatig • Hoe je als bedrijf/organisatie kijkt/omgaat met competenties van medewerkers bepaalt hoe je omgaat met werving en selectie en vice versa – Competentiebeheer – Competentieontwikkeling
Vooraf • Werving en selectiebeleid wordt sterk ondersteund vanuit informele netwerken binnen en buiten het bedrijf/de organisatie • Als gevolg van demografische ontwikkeling ontstaan structurele tekorten op de arbeidsmarkt – ontgroening – vergrijzing – afnemende immigratie
⇒ Creatieve en onderscheidende werving = noodzakelijk ⇒ Diversiteit betekent als organisatie gebruik kunnen maken van een grote verscheidenheid in kennis, ideeën en ervaringen = TROEF!
2
02/03/2010
Vooraf • Imago van een organisatie/bedrijf speelt een grote rol bij werving van nieuw personeel – ‘Arbeidsmarktcommunicatiestrategie’
• Kansengroepen krijgen meer kansen werkgevers staan voor uitdaging om deze kansen te grijpen=> opletten voor vooroordelen en bestaande denkbeelden • Werving en selectie zijn – onlosmakelijk verbonden met personeelsplanning (van puur kwantitatief naar kwalitatief): • Welke competenties heeft de organisatie nodig • Welke competenties zijn reeds aanwezig (diagnose) • Analyse van verschillen + formuleren actieplan (werving en selectie)
– meer en meer gericht op een loopbaan
Basiskaders werving en selectie • Competentieontwikkeling: – Individuele competenties zijn bedrijfsspecifieke talenten en bekwaamheden, die organisaties in staat stellen om waardevermeerderende strategieën te kiezen, te ontwikkelen en uit te voeren. Zij omvatten alle bedrijfskenmerkende verworvenheden, kennis, vaardigheden en capaciteiten, die zijn ingebed in de structuur, werkprocessen en interpersoonlijke relaties van en in een organisatie (Lado en Wilson, 1994) – Competentieontwikkeling kan men dan zien als een geheel van acties met als doelstelling het beste uit de medewerkers (teams, organisatie, …) te halen en dit in functie van de doelstellingen van de organisatie. Het beste uit mensen halen verwijst daarbij naar een actieve investering van organisaties in kennis, vaardigheden en attitudes.
3
02/03/2010
Basiskaders werving en selectie • Het competentieprofiel als instrument – Opstellen van het competentieprofiel – Van competentieprofiel naar instapprofiel
Werving en selectie als onderdeel van het HR-beleid • Heeft implicaties op: – Personeelsplanning – Inhoud en organisatie van het werk – Ontwikkeling, training en loopbanen – Doorstroom en retentie (loopbanen) – Leiderschap en evaluatie – Arbeidsomstandigheden en gezondheid – Arbeidsvoorwaarden en beloning
4
02/03/2010
Is er een aanwerving nodig? • Is mijn behoefte aan extra mankracht van permanente aard? Of is dit een plotse opstoot van werk, eventueel een tijdelijk of seizoensgebonden fenomeen? • Kan ik bepaalde van de extra taken of werkzaamheden doorschuiven naar andere werknemers? • Kan één van de huidige medewerkers de vrijgekomen job aan? Kan ik iemand intern doorschuiven? Misschien krijg ik op die manier wat dynamiek in mijn organisatie?
• Mogelijks kan ik voorlopig beter werk doorgeven aan collega’s of werken met een onderaannemer? • Stilstaan bij: – Personeelsbehoefteplanning • Kengetallen • Bevraging bij direct leidinggevenden – Takenpakket – Totaaloverzicht ploeg medewerkers – Complementariteit – hiaten in competenties – Startcompetenties in overleg bepalen – Wie gaat opvangen, onthalen, opleiden?
5
02/03/2010
Werving • Doelstelling: – Zorgen dat zoveel mogelijk arbeidskrachten of reserves die over de nodige competenties beschikken de vacature(s) te zien krijgen
• Werving zelf doen of uitbesteden? – Bedrijf als aantrekkelijke werkgever – Vestig de aandacht op de vacature • Tips (zie bijlage)
– Gebruik de juiste wervingskanalen
• Werving kan langs verschillende kanalen verlopen: – Eigen werknemers zijn een belangrijk wervingskanaal! – Algemene kanalen: • • • • •
VDAB Advertentie in kranten en weekbladen Internet, jobwebsites Uitzendkantoren Wervings- en selectiekantoren
Werving – Alternatieve wervingskanalen: Jobkanaal GTB – geïntegreerde trajectbegeleiding Centra voor Beroepsopleiding (CBO) Kifkif Vlaams Minderhedencentrum Integratiecentra Work up II (minderhedenforum) Onderwijs (incl. centra voor deeltijds onderwijs) OCMW’s Derdenorganisaties Leersecretariaten Leerwerkprojecten, sociale werkplaatsen, Lokale pers Flyers in lokale winkels - ontmoetingsplaatsen
6
02/03/2010
Vacature: een wervende boodschap • Algemeen: – Voorstelling bedrijf in concrete termen + zichtbaar – Eenvoudige tekst – Goed aangeven waarvoor je medewerkers zoekt (wie, wat, waar, waarvoor, …) – Clausule opnemen
Vacature: een wervende boodschap • Meer specifiek: – Concrete en voldoende informatie over bedrijf opnemen in advertentie/vacature • Hoe concreter, hoe beter
– Opmaken aan de hand van een competentieprofiel: • • • • • •
Doel van de functie Activiteitsgebieden van de job Vereisten van de job Niet alleen focussen op kwalificaties Niveau van Nederlands Onderscheid startcompetenties – aan te leren competenties • Laagdrempelig: – Telefoonnummer van contactpersoon vermelden – Zoveel mogelijk dezelfde contactpersoon
7
02/03/2010
Vacature: een wervende boodschap • Meer specifiek: – Aandacht voor diversiteit: • Clausule • Rekrutering op kwaliteiten
– Formuleer ook het aanbod vanuit het bedrijf: • Opleiding en begeleiding • Ontwikkelingsmogelijkheden • Loonvoorwaarden en andere interessante randvoorwaarden/extralegale voordelen
Selectie: voor je begint • Vertrekkende vanuit competentieprofiel – instapprofiel • Verschillende methodieken mogelijk • Opstellen van een stappenplan • Resultaat voor ogen houden
8
02/03/2010
Voorbereidingsfase • Inzicht in het strategisch beleid/behoud van medewerkers • Reflectie over functie-inhoud • Verzamelen van informatie over de functie: – Jobdefinitie en jobdynamiek (via chef, collega’s, functiehouder): waarin onderscheidt een goede medewerker zich van een middelmatige? (= methode van kritische incidenten) – Functiecontext, werkomstandigheden – Indirecte omgeving
• Opmaak van een functie- en competentieprofiel – Competentie = expertise x gedragsrepertoire – Effectiviteit van medewerker = kennis + ervaring + attitude + aandacht + ambitie
Voor het sollicitatiegesprek … • Bepaal over welke competenties je info wil bekomen. • Definieer de competentie zodat er eenduidigheid over bestaat. • Omschrijf wat voldoende/onvoldoende is – Welk gedrag wordt als succesvol beschouwd? – Welke startcompetentie is nodig?
• Weeg de verschillende competenties – Welke competentie is belangrijkst? – Welke competenties zijn minder belangrijk?
• Bedenk startvragen per competentie – Bv. kan je mij een voorbeeld geven van een situatie waarin je verzeild bent geraakt en waarin van jou duidelijk doorzettingsvermogen werd verwacht? Dit kan worden gesitueerd in de jeugdbeweging, op de schoolbanken, in de thuissituatie of op het werk.
9
02/03/2010
Selectie: waar hou je best rekening mee? • Brieven: – Lees brieven volgens relevantie voor de functie (bv. spellingsfouten, …) – Laat minimaal twee onafhankelijke beoordelaars de brieven lezen
• Cv-screening: – Vooraf afspraken maken over de criteria waarop cv beoordeeld wordt, verhoogt objectiviteit – Onderverdeling noodzakelijke en wenselijke functie-eisen – Beoordelaars zoveel mogelijk laten rapporteren over hun selectie met behulp van een scoringsformulier ⇒ verhoogt transparantie en objectiviteit
– Opletten voor juiste beoordeling van cv’s van allochtonen: • Brokkelig opleidingspatroon • Gaten in chronologische opbouw
Selectie: waar hou je best rekening mee? • Testing – Objectiverend ruisgevoelig, cultuur-, leeftijds- en/of geslachtsgebonden – In combinatie met rest van selectieproces – Zo functiegericht mogelijk • Alternatieven: – Toelichten antwoorden – Rollenspel met een concrete situatie
• Mindere scores meenemen in selectiegesprek
10
02/03/2010
FASE 1: Voorbereidingsfase • Werken met criteria • Stap 1: definieer de kritische succesfactoren – Hoofdcriteria: • • • • • • •
Kennis Vaardigheden Persoonlijkheid Belangstelling Werkomstandigheden Motivatie Passen in de organisatiecultuur
– Specifieke criteria uit informatieverzameling
!!! Steeds gedefinieerd in gedragstermen !!!
Werken met criteria • • • • • • •
Harde criteria Zachte criteria Vereiste criteria (sine qua non) Wenselijke criteria Starters (om het gesprek mee te beginnen) Meelopers (in de loop van het gesprek) Observatiecriteria
11
02/03/2010
Observatie versus beoordeling • 2 aparte schema’s: – Observatie – Beoordeling
• Per criterium een minimumgrens bepalen (beschrijvend en gedragsmatig geformuleerd) • Voorbeeld: overtuigingskracht: – Voldoende: • De kandidaat zoekt argumenten en feiten om andermans standpunten te beïnvloeden • Hij/zij maakt anderen enthousiast voor een bepaalde mening of gedrag
– Onvoldoende: • Hij/zij wacht tot iemand anders een standpunt inneemt om zelf te reageren • Als hij zelf toch een mening geeft, vermijdt hij discussie daarover
• Voorbeeld meerpuntenschaal – Niveau 1: hij/zij – Niveau 2: hij/zij zelf te reageren – Niveau 3: hij/zij – Niveau 4: hij/zij of gedrag
is een meeloper wacht tot iemand anders een standpunt inneemt om brengt ongevraagd zijn mening naar voren maakt anderen enthousiast voor een bepaalde mening
FASE 2: Keuze van selectieinstrumenten • Sterke punten: – Interview > tests
• Zwakke punten: – Tests > interview
12
02/03/2010
Selectie: meten we wat we willen weten? Wetenschappelijk onderzoek: in welke mate instrumenten/ aanpakken bijdragen tot correct voorspellen van gedrag in een nieuwe functie Instrument / aanpak
Validiteit
Assessment center
45% en meer
Intelligentietest
45% en meer
Biografische gegevens/cv Interview: gedragsgericht en gestructureerd Interview: ongestructureerd
45% en meer
Persoonlijkheidsvragenlijst
10% tot 30%
Gemiddelde schoolcijfer
0% tot 20%
Gecontroleerde referentie
0% tot 20%
Grafologie, astrologie
0%
35% tot 45% 20% tot 25%
Voorwaarden voor een goed sollicitatiegesprek • Vertrouwelijke sfeer tussen interviewer en kandidaat • De kandidaat en interviewer zijn gelijkwaardig (vermijden van sociaal wenselijke antwoorden) • De interviewer luistert actief, vat samen, geeft aan dat hij/zij luistert • De interviewer structureert het interview, zo weet de kandidaat waaraan hij /zij zich mag verwachten en dit maakt de vergelijking tussen verschillende kandidaten gemakkelijker • De interviewer stelt de juiste vragen op de juiste manier – Relevante vragen: naar feiten, beleving en gedrag – Geen suggestieve vragen – Vraag door over relevant gedrag
• De interviewer: aandacht voor non-verbale elementen, hij/zij praat rustig; dit geeft de kandidaten de indruk dat ze tijd krijgen om alles uit te leggen
13
02/03/2010
Interviewscript • Introductiefase – Kennismaking kandidaat en interviewer – Ijsbreker – Toelichting bedoeling en inhoud gesprek
• Informatiefase – Voorstelling onderneming/organisatie – Informatie over kandidaat • Cv • Vragen over criteria • Starr
– Informatie over functie – Beantwoorden van vragen van kandidaat
• Afrondingsfase – Bespreken arbeidsvoorwaarden – Nagaan of de kandidaat nog geïnteresseerd is in de functie – Afspraken maken over de verdere procedure
Kennismaking kandidaat en interviewer • Naam, functie, mogelijke toekomstige relatie met kandidaat • Belang van psychologisch contract • Daarom ook: goede ontvangst (funtionele wachttijd: bv. voorbereiden van interview)
14
02/03/2010
Ijsbreker • De interviewer speelt thuis • Sociale afhankelijkheid (selecteur in machtspositie) • Het woord geven aan de kandidaat (wennen aan de vreemde omgeving)
Toelichting bedoeling en inhoud gesprek • Vertrouwen, openheid scheppen • Van superioriteit naar meer gelijkwaardigheid
15
02/03/2010
Voorstelling onderneming • Motivatiepeiling: – Wat is bijgebleven uit bv. folder, website? – Bijkomende info gezocht
• Wat wil de kandidaat nog meer weten? – Welke soort vragen stelt hij? – Geeft zicht op waarden onder de ijsberg – Interessesfeer en mate waarin dit past in de organisatiecultuur
Informatie over kandidaat • Cv: – 75 à 80% van de interviewtijd – Validiteit verhoogt via ervaringsgericht interview (STARR) – Vooraf: kandidaat even laten nadenken over relevante ervaringen waarin hij de startcriteria gebruikt heeft
16
02/03/2010
Vraagtechniek • Vermijd gesloten vragen / open vragen bewijzen dat interviewer luistert + schept vertrouwen – Ping-pong – Afhankelijkheidsgevoel – Irritatie
• Vermijd suggestieve vragen (sociale wenselijkheid) • Vermijd fantasiegerichte vragen (als … dan, stel dat, … hoe zou je reageren?) • Vervang waarom vragen door waardoorvragen • Vraag door!
Interviewmodellen • • • • •
Fantasiegerichte interview Counselinggesprek Confrontatiegesprek Situationele gesprek Gedragsgericht interview – STARR
17
02/03/2010
Kenmerken gedragsgericht interview • Verledengericht • Steekproefaanpak – Kandidaat kiest uit veelheid aan ervaringen
• Logische en vaste volgorde van stappen • Selecteur bepaalt het interviewscript, kandidaat de thema’s • Kandidaat moet zich kunnen voorbereiden m.b.t. kritische succesfactoren
3 niveaus in gedragsgerichte interview • Stap 1: WIJ-niveau: – Context van relevante ervaring uit CV m.b.t. een criterium
• Stap 2: IK-niveau: – Individuele taak en rol van de kandidaat hierin
• Stap 3: DUO-niveau: – Kritische terugblik op persoonlijke ervaring en leerproces
18
02/03/2010
STARR De STARR-methodiek is een methodiek om een gesprek te voeren over het (arbeids)verleden van de kandidaat en om gedrag en context duidelijk in kaart te brengen – Situatie – taak – actie – reactie - reflectie – NIET: wat zou je doen in een bepaalde situatie? WEL: wat heb je gedaan in een vergelijkbare situatie?
STARR • Gebaseerd op theorie van ROE: – Gedrag wordt verklaard door 4 determinanten: • Situationele • Dispositionele: stabiele kenmerken of eigenschappen (fysiek, psychisch, persoonlijkheid) • Habituele: verworven door leerproces • Motivationele: drijfveren
19
02/03/2010
STARR • Situatie – Wat was de situatie? – Welke en wat voor mensen waren aanwezig? – Wat waren de gebruikte gereedschappen en materialen? – Hoe was de werkomgeving? – Waren er spanningen tussen mensen of werkdruk?
STARR • Taak – Welke taak had men in die situatie? – Wat werd in de gegeven situatie van de deelnemer verwacht? – Wie verwachtte wat van de kandidaat? – Welke rol voerde de kandidaat uit?
20
02/03/2010
STARR • Actie – Wat was de actie? – Hoe werd de activiteit uitgevoerd? – Wat deed de kandidaat in de gegeven situatie? – Wat bracht de kandidaat ertoe zich zo en niet anders te gedragen?
STARR • Resultaat – Wat was het resultaat van de actie? – Was het adequaat? – Hoe kan het worden verbeterd?
• Reflectie – Hoe kijkt de kandidaat er achteraf op terug? – Wat was goed, wat kon beter?
21
02/03/2010
Beoordelingsfouten • • • • • • • • • •
Eerste indruk / selffullfilling prophecy Aantrekkelijkheid en sekse Invloed van functiewaarde Overdracht van de selecteur ‘Halo’-effect ‘Horn’-effect Gewicht van negatieve informatie Angst voor de eigen positie Overwaardering van zeldzame eigenschappen Invloed van kandidaten op elkaar
Informatie over de functie • Via de socratische methode ‘zeg me welke vragen hij stelt en ik zal je zeggen wie hij is.’
22
02/03/2010
Bespreking arbeidsvoorwaarden • In eerste gesprek o.w.v. afstemming tussen arbeidsvoorwaarden en verwachtingen kandidaat • Proeftijd, opzegtermijn, opleiding, plaats tewerkstelling, tussenkomst in kosten, secundaire arbeidsvoorwaarden
Nog interesse? Nog vragen? • Ruimte voor de kandidaat
23
02/03/2010
Verdere procedure toelichten • Duidelijke afspraken • Termijn waarop beslissing wordt meegedeeld • Volgende stappen in de selectieprocedure
En dan … • Tijdens voorbereidingstraject ook reeds stilstaan bij: – Onthaal – Peter-/meterschap – Opleidingsplan – Opvolgingsgesprekken –…
24
02/03/2010
Vragen?
http://www.werk.be/beleid/div/documenten/Compas_handboek.pdf http://www.werk.be/beleid/div/documenten/Compas_toolbox.pdf www.hrmcoach.be www.sd.be – dossier aanwerven www.verschillenversterken.be www.aandeslag.be – info over tewerkstellingsmaatregelen
25
