Praktijkvoorbeeld Turners International
Thema
10
Praktijkvoorbeeld Turners International Turners International is het geesteskind van een chauffeur en een planner. Ze hebben ruime ervaring in de transportsector en een uitstekend plan. Ze zijn ervan overtuigd dat het koel-/ vriestransport van levensmiddelen prima kansen biedt. Ze willen niet vanuit het niets starten, maar aansluiting zoeken bij een sterke en financieel krachtige speler in de transportwereld. Dat werd het Britse Turners (Soham) Ltd.
Duidelijke ambities Cruciaal in de ambities is dat Turners International wel flink wil groeien, maar de back office klein wil houden. Het bedrijf moet toekunnen met een minimale overhead en zo min mogelijk administratieve handelingen. Dat wil Turners bereiken door de informatiestromen zowel in- als extern zoveel mogelijk te automatiseren en zo te organiseren dat gegevens slechts éénmaal ingevoerd hoeven te worden (onetime-input). Verder moeten de gegevens altijd en overal te raadplegen zijn en het hele administratieproces tot en met de facturering en boekhouding automatisch afgehandeld kunnen worden.
Weinig automatiseringservaring De transportondernemers hebben met het fenomeen ‘automatisering’ weinig affiniteit en ervaring. Dat is een beetje de makke in de hele transportsector, waar fax, telefoon en papier nog altijd de belangrijkste voertuigen van informatie zijn. Turners beschikt wel over een eigen netwerk met drie computers en een internetaansluiting, maar de communicatie met opdrachtgevers en chauffeurs onderweg verloopt bijna nooit digitaal. Toch slagen de ondernemers erin om zelf de systeemeisen op een rij te zetten en aan de hand van speurwerk via internet twee leveranciers van software voor het transportwezen te vinden.
Stapsgewijze invoering Turners International heeft de automatiseringsslag niet in één keer, maar in meerdere stappen gedaan. De invoering van een integraal informatiesysteem intern is de eerste stap. De back office is onder de loep genomen en medewerkers zijn getraind om met het nieuwe systeem te werken. De logische tweede stap is om ook de vrachtwagens via een boordcomputer en gsm-verbinding rechtstreeks aan het systeem te koppelen. Zo worden alle handelingen tijdens het transport digitaal aan het interne informatiesysteem doorgegeven. Overigens is het niet zo dat papieren documenten nu helemaal tot het verleden beho-
68
Financiële administratie; laat de cijfers voor u werken
ren. Op praktische en wettelijke gronden houdt Turners nog steeds per auto per rit een fysiek dossier bij, maar de administratieve processen verlopen via het systeem.
Nu de front office nog De derde fase, die nog moet volgen, is het optuigen van de front office. Het transportbedrijf wil twee zaken regelen wanneer de back office naar behoren werkt. Ten eerste een eigen website creëren met niet alleen bedrijfsinformatie, maar ook met interactie en gekoppeld aan de back office. Aan de hand van onder meer tracking&tracingsystemen zouden opdrachtgevers kunnen zien waar hun transporten zijn. Vervolgens moet het mogelijk worden dat opdrachtgevers via internet hun orders zelf invoeren. Op de lange termijn moeten de systemen van Turners en de opdrachtgever zodanig gekoppeld zijn dat alle gegevens voor een opdrachtbevestiging met één eenvoudige handeling worden doorgestuurd en ook in het verdere administratieve proces benut kunnen worden.
Verbijstering alom De Britse investeerders staan versteld van de resultaten. De jonge onderneming heeft in twee jaar tijd het break-evenpoint bereikt, wat rond de twintig eigen vrachtwagens ligt. Dat is extreem snel. Dankzij de efficiëntere werkwijze is er nu ook meer tijd voor klantcontacten, nog effectiever plannen, het nog beter monitoren van het wagenpark en is uitgebreide managementinformatie altijd snel beschikbaar. Terwijl de omzet van Turners International in die twee jaar naar een kleine 5 miljoen euro omzet schiet, is het bedrijf in dezelfde periode in totaal 225.000 euro kwijt aan automatiseringsinvesteringen, waarvan circa 50.000 euro aan beide softwarepakketten. Voor een standaardoplossing is dat aan de hoge kant, maar het voordeel is wel dat de automatiseringsslag snel en relatief probleemloos verliep en de pakketten kunnen meegroeien met toekomstige wensen. Bovendien is de investering al grotendeels terugverdiend.
Thema
Financiële administratie Laat de cijfers voor u werken Met een financiële administratie probeert u de informatie rondom de geldstromen van uw organisatie zo efficiënt mogelijk in kaart te brengen. Deze informatie heeft u nodig om rapportages te genereren over de prestaties van uw bedrijf. Daarnaast zijn ook anderen zoals aandeelhouders, banken, toezichthouders etc. geïnteresseerd in uw prestaties. En de belastingdienst verplicht u zelfs een degelijke administratie te voeren. Om met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk uit al deze ‘cijfers’ te halen kan ict een belangrijk hulpmiddel zijn.
10
Het traditionele boekhoudpakket Voor de meeste ondernemers is het eerste softwarepakket waar ze mee te maken krijgen een boekhoudpakket. Deze pakketten worden steeds uitgebreider, met functionaliteiten zoals het digitaal archiveren van documenten, het inboeken van inkoopfacturen, het aanmaken van verkoopfacturen, het opvragen van managementinformatie en elektronisch bankieren. Ook koppelingen naar voorraadbeheer en bijvoorbeeld de webwinkel zijn mogelijk. Het boekhoudpakket wordt geïntegreerde business software.
Waar zijn snelle verbeteringen te behalen? Kijk in uw onderneming naar de plaatsen waar informatie verzameld en bewaard wordt. Waarschijnlijk zet u hier al diverse softwarepakketten in. Uw verkopers hebben een bestand of softwarepakket waarmee ze uw klanten beheren, de administratie werkt met een facturatie- en boekhoudprogramma, de personeelsgegevens heeft u overzichtelijk op papier in mappen opgeborgen en alle afspraken met uw toeleveranciers heeft u op de harde schijf van uw computer verzameld. Enkele vuistregels om een efficiënte administratie te voeren: • Neem voldoende tijd om in kaart te brengen welke informatie u echt nodig heeft. Houd rekening met informatiebehoeftes in de toekomst. Verkeerde beslissingen in dit stadium zijn lastig te corrigeren in een later stadium. • Zorg dat informatie slechts éénmaal ingevoerd hoeft te worden. • Automatiseer uw periodieke rapportagevormen. Laat ict voor u werken en niet andersom. • Maak uw administratie en rapportage toegankelijk voor bevoegden. • Maak het plaats- en tijdonafhankelijk.
Financiële administratie; laat de cijfers voor u werken
69
Thema
10
Het uitbesteden van uw financiële administratie Veel ondernemers hebben de financiële administratie uitbesteed. Door de inzet van webgebaseerde administratiepakketten wordt het steeds eenvoudiger om mutaties en rapportages te verwerken en ad hoc inzicht te krijgen in de resultaten van het bedrijf. Met een internetverbinding en uw inloggegevens kunt u tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Aangezien het automatiseren van deze gegevensuitwisseling dus hoofdzakelijk plaats vindt bij uw accountant of administratiekantoor zijn daar de eerste voordelen te merken. Zij moeten in staat zijn u inzicht te geven in de voordelen voor u als ondernemer (afname van het aantal gefactureerde uren, betere dienstverlening, minder menselijke fouten etc.).
Online boekhouden via application service providing (asp) Sinds een aantal jaar is het voor ondernemers mogelijk om gebruik te maken van een financiële administratie die extern gehost wordt door een asp-aanbieder. U of uw medewerkers krijgen via een beveiligde internetverbinding toegang tot de bedrijfsgegevens. Ook uw accountant of administratiekantoor kan via het internet inloggen op uw bedrijfsgegevens. Via vaste formulieren en methodes kunt u indien gewenst een deel van de financiële administratie zelf verzorgen. Door te kiezen voor een asp-oplossing kiest u zelf een on line boekhoudomgeving en bent u niet afhankelijk van het pakket dat door uw administratiekantoor wordt gebruikt.
Lastenverlichting financiële administratie Voor welke oplossing u ook kiest, houd rekening met de tijd en kosten die u kwijt bent met het bijhouden van een financiële administratie. De overheid wil in 2006 een administratieve lastenverlichting van 25% ten opzichte van 2002 bereiken. De inzet van internettechnologie voor het elektronische verkeer tussen uw bedrijf en de overheid kan een interessante bijdrage leveren aan deze administratieve lastenverlichting.
Aan de slag. Een laatste tip!
Besteed voldoende aandacht aan de externe koppelingen. Wat zijn de eisen ten aanzien van uw database en softwarepakket zodat u gegevens uit kunt wisselen met derden zoals klanten, leveranciers, bank, uw accountant, de belastingdienst etc.
70
Financiële administratie; laat de cijfers voor u werken
Noteer in het onderstaande schema O indien het onderdeel niet van toepassing is op uw bedrijf indien informatie geheel of gedeeltelijk handmatig bewerkt moet worden + indien de informatie automatisch van of naar het administratiesysteem gaat ++ indien de informatie automatisch van of naar het administratiesysteem gaat en vervolgens ook nog eens automatisch bewerkt wordt voor één van de andere blokken (voorbeeld verkoopinfo gaat het administratiesysteem in en genereert automatisch facturen)
kassaverkopen
verkoopinformatie
10
externe partij loonadministratie
internet bankieren
relatiegegevens uit relatiebeheersysteem
Thema
Financiële administratie binnen uw bedrijf
belastingaangifte (btw in 2005 verplicht elektronisch)
financieel administratie
accountant/ boekhoudkantoor
systeem facturen naar klanten
inkoopinformatie salarisinformatie Meerdere onderdelen ‘-’ Overwegend ‘+’ Overwegend ‘++’
betalingsherinnering naar klanten Onderzoek of deze onderdelen geautomatiseerd kunnen worden. De nadruk moet liggen op automatische koppelingen en interactie. U lijkt alles redelijk onder controle te hebben.
Welke efficiencyslagen kunt u in uw financiële administratie m.b.v. ict?
JA
Koppelingen bouwen die diverse administratieve pakketten in staat stelt met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen.
o
o
Afzonderlijke administratiepakketten aan elkaar koppelen aan de hand van een centrale database met alle gegevens.
o
o
Overstappen op een nieuw boekhoudpakket en de overige administratieve pakketten vervangen door extra modules die bij het boekhoudpakket horen.
o
o
Overgaan op een nieuw relatiebeheerpakket en de overige administratieve pakketten vervangen door extra modules die bij het relatiebeheerpakket horen.
o
o
Administratiepakketten (of een deel hiervan) vervangen door een webgebaseerd pakket waardoor u en uw medewerkers ook buiten het kantoor bij de informatie kunnen.
o
o
Gebruik gaan maken van een webgebaseerd pakket waar ook uw toeleveranciers en/of klanten hun informatie in verwerken. Hierdoor laat u meer administratieve taken buiten de deur plaatsvinden.
o
o
Op zoek gaan naar een application service provider waar u uw administratie onder kan brengen. U heeft alleen nog maar een browser en een internetverbinding nodig.
o
o
Bovenstaande oplossingen zijn niet toereikend. U besluit zelf een pakket te laten bouwen.
o
o
Drie of minder keer JA: Vier of meer keer JA:
NEE
U heeft de meeste slagen al gemaakt of de toegevoegde waarde is in uw ogen te beperkt. Begin met de efficiencyslagen die op korte termijn succesvol zijn.
Financiële administratie; laat de cijfers voor u werken
71
Thema
10
Actieplan financiële administratie 1. Inventariseer de behoefte. Wat verwacht u van uw (nieuwe) financiële administratie? Moet het efficiënter, gekoppeld worden aan externe systemen, toegankelijker etc. 2. Maak een gegevensanalyse. Uw financiële administratie wordt opgeslagen in een database. Voor de structuur van de database is het belangrijk om precies te weten welke (type) gegevens moeten worden bewaard, hoe ze zich tot elkaar verhouden en hoe ze moeten worden verwerkt in rapportages en rekenmodellen. 3. Inventariseer de samenhang. Doorloop alle relevante informatiestromen binnen en buiten uw bedrijf die samenhangen met uw financiële administratie (erp, verkoop, inkoop etc.) en bepaal waar informatie gekoppeld moet gaan worden tussen systemen. 4. Informeer bij uw branchevereniging en bij relaties binnen uw keten welke branchespecifieke financiële administratiepakketten verkrijgbaar zijn en welke ervaringen men hiermee heeft. 5. Vergelijk diverse leveranciers met behulp van het software selectie schema (zie bijlage IV). Houd rekening met de flexibiliteit van de leverancier, software en hardware. Syntens kan u bij de keuze van een leverancier ondersteunen. 6. Ontwikkel samen met de leverancier een projectplan Uw financiële administratie is een bedrijfskritische omgeving. Neem voldoende tijd om aan de hand van een projectplan en een plan van aanpak wijzigingen en vernieuwingen door te voeren. Begin met een testomgeving, vervolgens een periode schaduwdraaien op het nieuwe systeem en pas na volle tevredenheid de definitieve overstap op de nieuwe omgeving.
Meer advies en informatie
wat?
waar?
ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over financiële administratie voor het mkb
Syntens www.syntens.nl/ict
informatie over branchespecifieke financiële administratiepakketten
uw branchevereniging
een portal over administratie
http://administratie.pagina.nl/
software financiële administratie
www.softwarepakketten.nl
administratieve lastenverlichting
www.ICTAL.nl
Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema ‘financiële administratie’, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. • • • • •
72
administratiepakket/administratiesoftware factuurprogramma boekhoudsoftware/boekhoudpakket kassasoftware on line administratie
Financiële administratie; laat de cijfers voor u werken
• • • • •
on line boekhouden on line accounting financiële software aangiftesoftware telebankieren
Thema
Heeft financiële administratie uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is een geautomatiseerde financiële administratie om onze concurrentiepositie te verbeteren/behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema’s die samenhangen met financiële administratie voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema’s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema’s of ga aan de slag met behulp van het actieplan.
10 (voorbeeld) Cijfer : 6 We wen dat hier verberpunten lien maar h heeft nu even ni de hoogste prioriteit. Ben wel nieuwsgierig wat je allemaal m een asp-oploing zou kunnen en of dit al onze administratiepakketten zou kunnen vervangen. Thema’s: kenlogistiek, interne logistiek/erp, tracking&tracing/rfid
Samenhang met andere thema’s Hoe verhoudt financiële administratie zich tot: Blz. 14
e-marketing
26
internetbetalingen
32
digitaal factureren
44 50
interne logistiek/erp ketenlogistiek
56
tracking&tracing/rfid
110
netwerkeconomie
122
asp
128
oss
verkoopgegevens kunnen direct gekoppeld worden aan de financiële administratie internetbetalingen kunnen direct gekoppeld worden aan de financiële administratie facturen, maar ook herinneringen en aanmaningen kunnen aan de financiële administratie gekoppeld worden financiële administratie is een onderdeel van erp het via internet beschikbaar stellen van administratiegegevens aan klanten en leveranciers sneller factureren doordat de administratie-afdeling een signaal krijgt als een product/dienst is geleverd het via internet beschikbaar stellen van administratiegegevens aan derden (klanten, belastingdienst, accountant etc.) financiële administratiesoftware is te verkrijgen volgens het asp-model financiële administratiesoftware is te verkrijgen in open source varianten
Financiële administratie; laat de cijfers voor u werken
73
