Professionaliseren inkoopfunctie. Een praktijkvoorbeeld

Professionaliseren inkoopfunctie Een praktijkvoorbeeld

Even voorstellen • • • • • • •

Hans de Krijger Interim inkoopadviseur Ruime inkoopervaring Inrichten inkoopfunctie 18 jaar werkzaam in publieke sector Nu werkzaam voor Mutsaersstichting Opdracht: professionaliseren inkoop

14-06-12

2

Praktijkvoorbeeld: MUTSAERSSTICHTING • • • • • • • •

Jeugdzorg Jeugd GGZ Speciaal onderwijs Steunpunt huiselijk geweld Vrouwen opvang (Blijf van mijn lijf) Sterk in vroeginterventies Gevestigd in noord en midden Limburg 400+ medewerkers

14-06-12

3

Inkoop in het onderwijs • Voorbeeld is van een zorginstelling • Vraag: – Is inkoop in een zorginstelling zoveel anders dan een school? – Gaat de 80/20 regel ook hier op? – Of is een school zo bijzonder dat er speciaal inkoopbeleid nodig is?

14-06-12

4

Inkoop in uw organisatie? Vraag: • Hoe is inkoop in uw organisatie ingericht?? • Is inkoop in uw organisatie ‘volwassen’? • Vindt u inkoop belangrijk genoeg om te professionaliseren? • Wat denkt u dat professionalisering van inkoop kan opbrengen? 14-06-12

5

Inkooporganisatie? • Inkooporganisatie, theorie strategische inkoop

beleid en doelen

inkoopbeleid richtingbepaling inkooporganisatie

inkoopstrategie

tactische inkoop

toegevoegde waarde proces

inkoopstrategie prestatiemanagement

operationele inkoop

leveranciersrelatiemanagement

inkoopprocesmanagement

kennis-/informatiemanagement

ondersteunende infrastructuur ondersteunende activiteiten

personeelsmanagement

Het inkoophuis Niveaus van inkoop 14-06-12

(naar ‘A.T. Kearney House of Purchasing and Supply’)

6

Meetlat (1) Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

14-06-12

7

Meetlat (2) Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Score: 1 2 3 4 5

14-06-12

absoluut niet van toepassing deels van toepassing redelijk van toepassing van toepassing geheel van toepassing, naar volle tevredenheid

8

Meetlat (3) Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Score: 1 2 3 4 5

14-06-12

absoluut niet van toepassing deels van toepassing redelijk van toepassing van toepassing geheel van toepassing, naar volle tevredenheid

9

Meetlat (4) Niveaus van inrichting inkoopfunctie:

Score: 1 2 3 4 5

14-06-12

absoluut niet van toepassing deels van toepassing redelijk van toepassing van toepassing geheel van toepassing, naar volle tevredenheid

10

Wilt u: (1) • Financieel resultaat: – Ca. 15% structurele inkoopbesparing

• Niet financieel resultaat: – Inkoop ‘in control’ hebben – Inzicht in verplichtingen – Kwalitatief goede, betrouwbare leveranciers – Bewuste keuzes bij aankopen/projecten 14-06-12

11

Wilt u: (2) • Een inkoopbeleid dat leidt tot jaarplan en begroting • Functiescheiding tussen bestellen, ontvangen en betalen • Meting en evaluatie prestatie leveranciers • Geen grote voorraden • Borging werken volgens (Europese) aanbestedingsregels 14-06-12

12

Hebt u inzicht in? • • • • • •

Afspraken / contracten Uitgaven c.q kosten Wie mag er bestellen? Verplichtingen Prestatie leveranciers Hoeveel % van de begroting en realisatie inkoopgerelateerd is?

14-06-12

13

Hebt u inzicht in?

 Met andere woorden:  BENT U IN CONTROL OVER UW LEVERANCIERS EN UITGAVEN??

14-06-12

14

GEVOLGEN NIET IN CONTROL    

Onjuiste besteding (lumpsum) budget Ongezonde financiële situatie c.q. liquiditeit Niet voldoen aan eisen accountant ‘Misbruik’ : oneigenlijke dienstverlening en dito facturen dus nog hogere kosten  ‘Vergeten’ contracten dus hogere kosten  Geen grip op uitgaven: iedereen kan 14-06-12 bestellen

15

Dus: wilt U • • • •

Grip op uitgaven Meer geld over houden voor leerdoelen? Grip op uw leveranciers? Geen vergeten contracten meer?

• PROFESSIONALISEER INKOOP

14-06-12

16

Hoe? • Integrale aanpak met andere (ondersteunende) afdelingen • Investeer in kwaliteit: goedkoop = duurkoop • Kwaliteit verdient zich zelf terug • Samenwerken = vertrouwen in elkaar

14-06-12

17

Kompas • • • • •

Visie op inkoop Beleidsplan Concreet actieplan Periodieke monitoring/rapportage resultaten Inkoopverbetermodel, afgeleide van een managementmodel bijv. INK

14-06-12

18

Stel inkoopdoelen • • • • • •

Vermindering risico’s in de toeleveringsketen Tijdige levering goederen en diensten Inzicht in- en reduceren inkoopuitgaven Procesbeheersing Heldere (prestatie) afspraken met leveranciers Borging processen en werkwijze in eigen organisatie

14-06-12

19

Uitgangspunten • Klantvraag is leidend • Specificeer uw inkoopbehoefte • Verbetering inkoopfunctie projectmatig en ontwikkelingsgericht uitvoeren met PDCA cyclus • SMART • Medewerkers in ontwikkeltraject betrekken 14-06-12

20

Strategie en beleid • Spendanalyse: waar wordt geld aan uitgegeven en hoeveel? • Portfolio analyse: Weet u welke leveranciers belangrijk zijn? Aan welke leveranciers aandacht moet worden besteed? • Wat vindt u dan belangrijk? • Geld • Risico • Lokale samenwerking 14-06-12

21

Strategie en beleid (meerjaren) Inkoopactieplan Procuratie en autorisatie regeling Prestatiemeting Controle op uitgaven Inkoopvoorwaarden Ethiek missie

beleid

strategie

doelen

• • • • • •

visie

wat & hoe

jaarplannen

14-06-12

22

Middelen • Automatiseer proces aanvraag bestelling tot en met factuurverwerking • Inzicht in inkoopuitgaven • Minder voorraad • Digitaliseer factuurverwerking

14-06-12

23

Projecten • Bij grotere (inkoop)projecten: • Werk projectmatig • Verantwoord een project met goedkeuring bestuur • Business case • Stuur op resultaten: periodieke meting en rapportage van voortgang 14-06-12

24

Waardering / resultaat • Eenvoudig, efficiënt bestelproces • Vermindering bureaucratie • Tijdige beschikbaarheid van goederen en diensten • Klant waardeert betrokkenheid bij ontwikkelingen en ziet eigen resultaat • Attitude • Monitoren van klanttevredenheid 14-06-12

25

Waardering maatschappij  Kernwaarde:  Professioneel en betrouwbaar  Imago verhogend naar ketenpartners  Onderscheidend vermogen  Betrouwbare leveranciers  Scherp maar rechtvaardig  U loopt voorop! 14-06-12

26

Even terug naar de vragen • Hoe kijkt u nu aan tegen: – Hoe is inkoop in uw organisatie ingericht?? – Vindt u inkoop belangrijk genoeg om te professionaliseren? – Wat denkt u dat professionalisering kan opbrengen? 14-06-12

27

De      

tot succes?

Richt uw inkooporganisatie top-down in Bepaal uw inkoopvisie Bepaal doelstellingen Stel concrete, haalbare doelen Neem de tijd voor implementatie Maak uw school onderscheidend door inkoop:  Betere leveranciers  Minder uitgaven door procesbeheersing

14-06-12

28

Kunst van Inkopen • De Kunst van Inkopen kan u

hierbij helpen • www.kunstvaninkopen.nl

14-06-12

29

Tot slot • Dank voor uw aandacht • Vragen??

14-06-12

30

Nog even nadenken

14-06-12

31