The Next Generation Project & Portfolio Management
Kay Buring (
[email protected])
Taxatie aanwezigen Wie van jullie: • heeft ervaring met projectleiding? • is projectleider/projectmanager/programmamanager? • gebruikt zijn/haar “soft skills”: expliciet/impliciet/niet? • is gekomen om iets te op te steken?
Taxatie aanwezigen Hoe belangrijk vind je: • het gebruik van methodologieën? • senior management support? • wat de klant vindt of wil? • plezier en voldoening op de werkplek? • de zachte vaardigheden?
De weerbarstige werkelijkheid
C-AIDS Voorbeelden
C-AIDS Voorbeelden
C-AIDS Voorbeelden
C-AIDS Voorbeelden
C-AIDS Voorbeelden
C-AIDS Voorbeelden
Corporate AIDS
Corporate Acquired Improvement Deficiency Syndrome
Reacties De bekende reacties zijn: • ontkennen • wegwuiven • verbergen • bagatelliseren • verontschuldigen • klagen • accepteren
Niet veranderen = accepteren
Acties De benodigde reacties zijn: • Actie ondernemen • Leiderschap tonen • Onderscheid maken • Vertrouwen winnen • Meesterschap bereiken
Wat nu?
“Verzin een list, Tom Poes!”
Einstein:
‘We cannot solve problems by using the same thinking we used when we created them.’
Gebruik je gezonde verstand
Root cause analysis Diepgravende analyse van de oorzaken van het tekortschieten van de resultaten leidde tot 2 “oerpatronen”: • Schisma’s tussen groepen mensen • Verloochening van het gezonde verstand
Schisma’s Er bevinden zich permanente kloven tussen de volgende domeinen: • hoger en lager management • management and operations • demand and supply • business en IT • services en projecten
Verloochening De verloochening van het gezonde verstand manifesteert zich vooral op drie gebieden: • houding en gedrag • methodologische fouten • belemmeringen in kennisdeling
Houding en gedrag Storende patronen in houding en gedrag: • negeren van recente “lessons learned” • uit het oog verliezen van het oorspronkelijke doel • overtreden van de regels • terugkomen op eerdere afspraken • niets doen met suggesties en adviezen
Methodologie Veel gemaakte methodologische fouten: • over-simplificatie • methodologisch fundamentalisme • niet begrijpen / niet goed toepassen
Er is een algeheel gebrek aan vakmanschap
Kennisdeling Belemmeringen in kennisdeling worden opgeworpen door: • verzuiling • NDA • intellectueel eigendom • copyright ©
How about copyleft?
Wat nu?
“Verzin een list, Tom Poes!”
Einstein:
‘We cannot solve problems by using the same thinking we used when we created them.’
Veranderen begint bij jezelf
Leiderschap tonen
Leiderschap tonen
De feiten in ogenschouw nemend, is het hoog tijd voor een nieuwe vorm van leiderschap!
Alles staat of valt met bezieling
Nieuw leiderschap
De nieuwe generatie projectleiders toont zich meester in de combinatie van zachte en harde vaardigheden.
Alles staat of valt met bezieling
Essentie P&PM The Next Generation De essentie van de zachte kant van het projectleiderschap is gelegen in het zijn van een goede “Role Model”. De essentie van de harde kant van het projectleiderschap ligt in de effectiviteit van de primaire regelkring.
Essentie P&PM TNG: het Zijn De essentie van de zachte kant van het projectleiderschap is gelegen in het zijn van een goede “Role Model”. De essentie van de harde kant van het projectleiderschap ligt in de effectiviteit van de primaire regelkring.
Role Models De projectleider TNG verenigt in zich de essentie van de volgende role models: • de kapitein op een wedstrijdzeiljacht • de coach van een professioneel voetbalteam • de dirigent van een orkest • de regisseur van een film
Soft skills: betrokkenheid De betrokkenheid van de projectleider TNG wordt gestuwd door: • inlevingsvermogen • zorgzaamheid • eerlijkheid • passie
Soft skills: houding De houding van de projectleider TNG kenmerkt zich door: • dienstbaarheid • rechtvaardigheid • betrouwbaarheid • stevigheid • gedisciplineerdheid
Soft skills: kerncompetenties Kerncompetenties van de PL TNG zijn: • luisteren • analyseren • samenstellen • formuleren • motiveren
Soft skills: gedrag Herkenbare patronen in het gedrag van de PL TNG zijn: • delen • gunnen • vragen • uitleggen • beloven • waarmaken
Soft skills: vragen Ondersteunende sleutelvragen zijn: • hoe serieus neem je jezelf? • hoe serieus neem je jouw collega? • hoe serieus neem je jouw klant?
Alles staat of valt met bezieling
Essentie P&PM TNG: het Doen De essentie van de zachte kant van het projectleiderschap is gelegen in het zijn van een goede “Role Model”. De essentie van de harde kant van het projectleiderschap ligt in de effectiviteit van de primaire regelkring.
Regelkringen Beoordelen Strategische sturing Corrigeren
Observeren
Beoordelen Tactische sturing Corrigeren
Observeren
Beoordelen Operationele sturing Corrigeren
Observeren
Voortbrengen
Regelkringen (projecten) Beoordelen Directie Corrigeren
Observeren
Beoordelen Stuurgroep Corrigeren
Observeren
Beoordelen Project Leader Corrigeren
Observeren
Voortbrengen
Wat nu?
“Verzin een list, Tom Poes!”
Einstein:
‘We cannot solve problems by using the same thinking we used when we created them.’
Terug naar de basis
Actie 3: Onderscheid maken
Actie 3: Onderscheid maken Bestuurlijke essentie herbeschouwd: • De essentiele sturende activiteiten • De primaire focus: business value genereren
Sturende activiteiten Envision
Correct
What else is there, really?
Facilitate
Focus: Business Value • Business value – moet altijd primaire focus zijn – wordt afgeleid van “needs” – moet helder en meetbaar gedefinieerd worden • vandaar: business value indicators
• Stellingen: – Alles wat een organisatie doet, moet op een of ander wijze business value creëren. – Als je niet kunt aantonen welke business value je creëert, stop met wat je aan het doen bent.
Indicating business value is a business responsibility Align understanding
Business Value Visibility Needs Executive
Corporate Goals
Vision
Portfolio Manager
Features Business Values Approval Criteria
Use-Case Model
Use Cases
Project Manager
Project Goals
Inception
Elaboration
Construction
Transition
Project Team Objective Approval
Solution Approval
Benefit Delivery
Benefit Maximization Align understanding
Wat nu?
“Verzin een list, Tom Poes!”
Regelkringen Beoordelen Strategische sturing Corrigeren
Observeren
Beoordelen Tactische sturing Corrigeren
Observeren
Beoordelen Operationele sturing Corrigeren
Observeren
Voortbrengen
Regelkring Een regelkring bestaat net als ieder ander proces uit de toepassing van practices (handelswijzen). Het succes van een regelkring wordt vooral bepaald door de mate waarin deze aansluit op het uitvoeringsproces. De tegenvallende resultaten van projecten duiden onmiskenbaar op falende regelkringen.
Oplossing Een goede oplossing kenmerkt zich door het doorbreken van de onderliggende patronen en heeft het verdwijnen van de symptomen tot gevolg. Een effectieve regelkring draagt expliciet en impliciet bij aan het stimuleren van gewenste handelswijzen en het ontmoedigen van ongewenste handelswijzen.
Optimalisatie van het uitvoeringsproces is een wezenlijk onderdeel van de regelkring
Synchronisatie regelkringen • • • •
Identificeer thema’s (concerns) Overbrug ontkoppelpunten expliciet Concentreer op samenwerking Denk in termen van – verantwoordelijkheden (drive) – focus
• en niet in termen van – bevoegdheden – procedures
Primaire integratie Integratie voortbrenging en projectleiding met RUP • Integratie van engineering & management – – – – –
Analysis, design & coding Project management Change & configuration management Test management Process management
• Integration van alle aspecten – – – –
Proces Producten Tools Guidance
Secundaire integratie Synchronisatie van projectleiding en governance • Decision making & decision preparing – Inclusief escalaties
• Estimating, planning & scheduling • Thema’s – – – –
Risico’s Architectuur Business value …
Aligned Control Emphasis card Control Emphasis
Secondary (Project Governance)
Primary (Project Leading)
Architecture
Goals & Boundaries
Mitigation & Patterns
Buffers
Minimize use
Avoid use
Business Case
Estimate + Monitor
Plan + Achieve
Business Value
Outline dashboard & Evaluate
Detail dashboard & Create
Course
Changes
Corrections
Escalations
Accept + Decision making
Avoid + Decision Preparing
Phase Transitions
Enforce
Evaluate & Guard
Resources
Provide
Put to use
Risks (technical)
Monitoring
Mitigation
Risks (other)
Mitigation
Contingency
Scope (Vision)
Observe
Protect
Staff
Suggest
Hire & Fire
Time Boxes
Secure
Enforce
Wat nu?
“Verzin een list, Tom Poes!”
Einstein:
‘We cannot solve problems by using the same thinking we used when we created them.’
Meesterschap bereiken
Oefening baart kunst
Meesterschap bereiken
Wanneer ben ik meester? Oefening baart kunst
Meesterlijke oplossing In het kader van tegenvallende projectresultaten vindt de meester projectleider in het ontwerpen van zijn project de oplossing voor voorbije en aanstormende problemen. En in de herhaling: een goede oplossing kenmerkt zich door het doorbreken van de onderliggende patronen en heeft het verdwijnen van de symptomen tot gevolg.
Project Design Project Design omvat het ontwerpen en inrichten van de uitvoeringsprocessen en de regelkring van het project, zodat een optimale aanpak ontstaat in het licht van de specifieke opdracht en situatie. Project Design encompasses the project set-up in terms of delivery and control processes, in order to create an optimized solution given the specific charter and constraints.
Project Design Project Design is: • de verantwoordelijkheid van de PL TNG • een gezamenlijk activiteit van de PL en zijn/haar Kernteam • gebaseerd op een diepgaand begrip van: – – – –
de behoefte van de klant de omgevingskarakteristieken de sterktes en zwaktes van het team de voortbrengingsprincipes
• in essentie: de synthese van practices tot een optimale aanpak
Kandidaat practices (1) Kandidaat practices voor de PL TNG zijn: • echt risico gedreven werken • time boxing • iteratief produceren • evoluerende werkproducten
Parels op laag water vissen
ELC19
Kandidaat practices (2) Kandidaat practices vervolgd: • multi level planning • sturen op buffer consumptie • 3-dimensionale alignment van de projectbesturing – vertikaal: strategisch, tactisch, operationeel – horizontaal: keten van disciplines – diep: plans, metrics en actuals
Slide 61 ELC19
Multi level planning staat al in de vorige sheet Buffer consumptie ook Eric Lopes Cardozo; 26-11-2008
Kandidaat practices (3) Kandidaat practices vervolgd: • business value indicators (BVI’s) • exception response package (ERP’s) • overall business case • scrimmage (daily stand-up meeting) • collectieve intelligentie • en nog veel meer...
Genezende Practices Alle genoemde practices dragen bij aan: • het overbruggen van de schisma’s • het gebruiken van ons gezonde verstand • samenwerking • onder meer de volgende key-indicators: – – – –
Voorspelbaarheid Productiviteit Klanttevredenheid Medewerkertevredenheid
• het bestrijden van Corporate AIDS
Leergang The Next Generation Onze eigen synthese van practices heeft geleid tot de Leergang Projectmanagement The Next Generation: • wordt aangeboden in de vorm van Action Learning • leidt tot certificaat Projectmanager TNG • kan ingebed worden in een erkende HBO Informatica – leidt dan tot titel ingenieur of bachelor
• deelonderwerpen zijn ook beschikbaar in de vorm van trainingen – maatwerk is geen probleem
Kennisbronnen Briljante geesten waren verantwoordelijk voor de creatie van verzamelingen practices en complete methodologieën om uit te putten: • (Rational) Unified Process • The Agile Manifesto • SCRUM • Theory of Constraints • …
Bronnen van inspiratie Zonder de bijdrage van de volgende, bijzonder inspirerende mensen had ik hier vandaag niet gestaan: • Eliyahu Goldratt • Doug Putnam • James Redfield • Lynn Twist • Eric Lopes Cardozo
Speciale dank gaat uit naar Niek van Ginkel & Roel Schotanus
