ČESKÁ ZEMĚDĚLSKÁ UNIVERZITA V PRAZE
Provozně ekonomická fakulta Katedra řízení
TEZE K DIPLOMOVÉ PRÁCI Management procesů, včetně projektové studie
Autorka diplomové práce:
Bc. Petra Koláčná
Vedoucí diplomové práce:
Doc. Ing. Josef F. Palán, CSc. © 2004 Praha
TEZE
Management procesů, včetně projektové studie
ÚVOD Vedení dnešních moderních společností se s postupem času velice rychle mění a to je především odezva na dnešní svět, který je v neustálém pohybu a vyvíjí se stále rychlejším tempem změn. Současnému procesnímu typu řízení předcházelo řízení funkční. Ve svém prvopočátku narazilo řízení podnikových procesů na naprostý nezájem. Ani tehdy odvážní jedinci, kteří se chtěli tímto procesním řízením zabývat, v něm neshledávali příliš velkou budoucnost a nepřikládali tomuto typu řízení příliš velký význam. Tato změna vznikla především v důsledku globalizace a celosvětového rozvoje v různých odvětvích ekonomiky, ale i v důsledku kulturních změn. Tyto změny zaznamenaly i velké ekonomiky Německa, Japonska a USA, nicméně ve srovnání s rozvojem managementu ve východních zemních jako je Čína, Indie nebo Indonésie jsou nesrovnatelně menší.
TÉMA Na koncepci podnikových procesů bude i v našich podmínkách kladen stále větší důraz, protože se skutečně velkou mírou podílí na úspěšnosti podniků v tržní ekonomice a vede k získávání stále větší konkurenční výhody pro společnost působící v kterémkoliv odvětví. Odvětví stavebnictví není a nebude výjimkou. Tématem diplomové práce je „Management procesů, včetně projektové studie“. Autorka se bude dále, v paralelně zpracovávané projektové studii, podrobně zabývat mapováním procesu plnění zakázky a zlepšením vybraného procesu ve společnosti GEOSAN GROUP a. s., kterou současné vysoce konkurenční prostředí neustále nutí ke sledování a zlepšování podnikových procesů.
CÍL PRÁCE Předkládaná diplomová práce na téma „Management procesů, včetně projektové studie“ si klade za hlavní cíl zpracování konceptu podnikových procesů a jeho aplikaci prezentovanou v rámci projektové studie. Pro zpracování projektové studie je třeba splnit tyto níže uvedené cíle: 9 Základní charakteristika společnosti GEOSAN GROUP a. s. 9 Analýza vybraného procesu 9 Návrh souboru pracovních hypotéz pro navrhované zlepšení zkoumaného procesu.
1
TEZE
Management procesů, včetně projektové studie
Tato práce je tedy věnována hlubšímu porozumění managementu podnikových procesů, seznamuje se také s technikami tohoto velice účinného nástroje, který zvyšuje konkurenceschopnost společnosti a pomocí mapování těchto procesů popisuje úspěšné, ale i neúspěšné realizace.
LITERÁRNÍ ŘEŠERŠE Proces Proces lze definovat jako sled různých aktivit, činností a postupů, které vedou k dosažení stanoveného cíle, služby a produktu. Charakteristické vlastnosti procesu určuje H. U. Frehr (1995) do čtyřech následujících bodů: 9 definování vstupní a výstupní veličiny 9 zřetězení s předcházejícími a následujícími činnostmi 9 závislost na ovlivnitelných / neovlivnitelných faktorech 9 možnost ovládání průběhu V rámci procesu lze dle Hammera a Champyho (2000) definovat podnikový proces jako soubor činností, který vyžaduje jeden nebo více druhů vstupů a tvoří výstup, který má pro zákazníka určitou hodnotu. Např. objednávka se považuje za vstup a vyúsťuje v dodání objednaného zboží. Dodání objednaného zboží k rukám zákazníka je hodnota, kterou proces vytváří. Individuální úkoly tohoto procesu (příjem formuláře objednávky, expedice výrobku ze skladu, atd.) jsou důležité, ale žádný z nich nemá pro zákazníka význam, pokud není v pořádku celý proces, tedy když proces nevede k dodání zboží.
Koncept nepřetržitého zlepšování Proces zlepšování znamená, do jaké míry ještě lze zlepšovat něco, čeho společnost již dosáhla. Znamená to, že i bez ohledu na to, jak je společnost dobrá a jak dobře jsou přijímány její výrobky nebo služby, se může stále zlepšovat. Pokud se v rozvoji zastaví, nezůstane na již získané úrovni, ale začne klesat zpět, protože konkurence se stále zlepšuje. Proto aby společnost zůstala dobrá, musí se neustále zlepšovat, v opačném případě je pro společnost pouze jedna cesta, a to cesta směrem dolů.
2
TEZE
Management procesů, včetně projektové studie
ZVOLENÉ METODY ZPRACOVÁNÍ Autorka zahájila zpracování diplomové práce studiem (analýzou) poznatků z odborné literatury na jejímž základě byla zpracována literární rešerše. Vzhledem ke stanoveným cílům se zabývala studiem metod, které byly použity pro zpracování práce. Širší rámec jejího výzkumného přístupu tvoří metodologie akčního výzkumu. V užším rámci použila metodiku mapování procesů. Tyto metody následně aplikovala v projektové studii. Projektová studie byla zpracována na základě interních dokumentů společnosti GG, rozhovorů se zaměstnanci a konzultací s managementem společnosti GG. Pro dokreslení charakteristiky společnosti GG byla použita konsolidovaná výroční zpráva společnosti GG. Autorka zároveň využila vlastních zkušeností, které získala v této společnosti.
VÝSLEDKY PRÁCE Koncept podnikových procesů – management procesů Management procesů je dle H. U. Frehra rozdělen na technický a netechnický proces. Management procesů v netechnických oblastech je postupem, jenž má uvolnit velký racionalizační potenciál a využít ho ke zdokonalení celého podniku. Management procesů v technické oblasti je hojně využíván. Jeho metody (např. statistické řízení procesů, zkoumání schopností procesů) jsou neustále zdokonalovány a existují i ve formě počítačových programů. Obě složky managementu procesů tvoří současně základnu pro ovládnutí procesu, jako předpoklad redukce chyb a snižování nákladů. Myšlení a práce v procesech je ve své podstatě myšlení v systémech. Nastává bourání konvenční organizace. Ta je sice i nadále vztažným bodem a zdrojem lidských a provozních prostředků, ale do budoucna se musí podřídit optimalizaci procesů.
Projektová studie – mapování procesu plnění zakázky Charakteristika společnosti: Geosan group a.s. je firma, která se zabývá stavební činností. Geosan group a.s. působí na území celé České republiky a disponuje téměř čtyřmi sty zaměstnanci v oborech technických a dělnických stavebních profesí. Společnost zabezpečuje realizaci náročných staveb všem investorům v duchu nejmodernějších způsobů organizace práce při realizaci
3
TEZE
Management procesů, včetně projektové studie
stavebních děl s vysokou kvalitou, profesionálním přístupem a jistotou. Specialitou firmy jsou rekonstrukce a statická zajištění historických objektů, ke kterým využívá velmi blízké spolupráce s vybraným okruhem kvalitních restaurátorů, kameníků a truhlářů. V současné době se firma zaměřuje na výstavbu nových objektů v oblasti bytové a občanské výstavby formou subdodávek. Charakteristika zadané zakázky: Zakázka, která bude v diplomové práci zpracována a zakreslena do mapy procesu, je charakterizovaná jako „veřejná“. Zadavatelem je Město Kolín, které vypsalo na provedení této zakázky výběrové řízení. Jedná se o rekonstrukci jeslí. Plnění veřejné zakázky bylo vymezeno: „Technologické (vnitřní) vybavení kuchyně dle PD včetně připojení a stavebních úprav.“ Mapování procesu: Pro mapování procesu existují obecná pravidla, která se musí při kreslení konkrétní mapy používat. Postup při vypracování mapy procesu je velmi důležitý a je nutné ho dodržovat. Tento postup se skládá ze základních dvou kroků. V prvé řadě je nezbytné položit si správné otázky při kreslení mapy. Druhým krokem je zprůhlednění a potvrzení správnosti mapy. Pro mapování procesu je také důležité tento proces znát a mít vytypované klíčové osoby, které se účastní mapování. Pro mapování procesu výše uvedené zakázky byla vybrána lineární mapa procesu. V rámci projektové studie byl výše zmíněný proces plnění zakázky zmapován do následujících map procesů, sub-procesů a sub-subprocesů: 9 mapa výběrového řízení 9 mapa sub-subprocesu tvorby ceny 9 mapa sub-subprocesu tvorby návrhu SoD 9 mapa sub-subprocesu schvalování návrhu SoD 9 mapa sub-subprocesu podpisu SoD 9 mapa procesu realizace
4
TEZE
Management procesů, včetně projektové studie
Návrh souboru pracovních hypotéz: Na základě podrobného zmapování procesu plnění zakázky, včetně procesu výběrového řízení je navržen soubor následujících pracovních hypotéz pro navrhované zlepšení zkoumaného procesu. Pracovní hypotéza č. 1:
Nedodržování doby (termínu) realizace zakázky.
Pracovní hypotéza č. 2:
Časová náročnost interního schvalování smlouvy o dílo.
Cíl:
Zkrátit dobu schvalování smlouvy o dílo.
Akce:
Dosáhnout zkrácení doby schvalování smlouvy o dílo lze např. zvýšením pravomocí vedoucích pracovníků kolínského střediska.
Diskuse:
Je bezesporu velice důležité v současném hospodářském a vysoce
konkurenčním prostředí být obezřetný a věnovat vypracování smlouvy o dílo patřičnou pozornost, zhodnotit a uvést ve SoD detaily, které by v případě neuvedení mohly být předmětem sporu. Spory v obchodním světě jsou všeobecně nepříjemné a jejich řešení je mnohdy náročné a končí i spory soudními. Tato skutečnost by se ovšem nemusela řešit tak zdlouhavě, neustálým vyměňováním smluv mezi kolínským střediskem a právním oddělením v Praze. Řešením by mohlo být zvýšení pravomoci vrcholových manažerů, kteří by SoD, náležející kolínskému středisku, uzavírali jménem společnosti sami a při tom by se řídili obecnými doporučeními právníků. Druhou možností, jak řešit tento problém, je přijetí právníka přímo do kolínského střediska, který by měl na starost uzavírání pouze těch SoD, které realizuje toto středisko. Pracovní hypotéza č. 3 :
Časově náročné a obtížné stanovování ceny zakázky (subdodavatelské části).
Pracovní hypotéza č. 4:
Řešení problému přijetí zakázky dokumentované nekvalitně vypracovaným projektem ze strany zadavatele.
ZÁVĚR Autorka se v projektové studii zaměřila na mapování procesu plnění zakázky včetně procesu účasti společnosti ve výběrovém řízení. Pro dosažení výše uvedených výsledků využila metodiky mapování procesů, která ji umožnila podrobnou analýzu tohoto
5
TEZE
Management procesů, včetně projektové studie
případu. Dále navrhla soubor pracovních hypotéz vedoucích nejen k zefektivnění procesu samého, ale i k vyšší spokojenosti zákazníků či investorů. Je ovšem důležité uvést, že úspěšná provedení procesu realizace zakázky nezáleží jen na objektivních faktorech, které lze analýzou zjistit, ale záleží, a to především v tomto oboru, na faktorech subjektivních, které vedoucí pracovník nemůže téměř ovlivnit. Jedná se např. o lidskou slušnost, férové jednání ze strany obchodního partnera, ale i ochotu pracovníků odvádět kvalitní práci. Metodika mapování procesů není jediným způsobem, jak tento případ analyzovat, lze např. využít metody benchmarking, která je při analýze a zlepšování podnikových procesů taktéž vysoce účinná. Soubor pracovních hypotéz byl předložen vedení společnosti ke schválení a k zakomponování navržených změn (zlepšení) do jejich procesu, které realizují v praxi.
POUŽITÁ LITERATURA 9 Frehr, H. U.: Total quality management. Unis, Brno 1995, ISBN 3-446-17135-5 9 Hamer, M., Champy, J.: Reengineering – radikální proměna firmy. Management Press, Praha 2000, ISBN 80-7261-028-7 9 Palán, J. F. a kol.: Moderní řízení podniku. Vybrané kap., Verlag Dashöfer, Praha 2001, ISBN 80-86229-11-4 9 Interní materiály společnosti 9 http://www.geosan-group.cz
6
