TCM Quarterly Business Meeting 8 februari, Breukelen
Agenda Aanleiding en doelstellingen Controlesystematiek Referentiestructuur Verdien/ rekenmodel TCM Quality & Compliance Procurement Urenregistratie Targets
Aanleiding
Waarom interne projecten?
De noodzaak én wens om als bedrijf voortdurend te blijven ontwikkelen in professioneel opzicht
Doelstellingen
Doelstellingen Introductie en toelichting nieuwe procedures Betere financiële planning (MT) Meer controle (door PM’s) Professionele werkwijze Sluitend verdienmodel Effectiviteit!
Controlesystematiek
Controlesystematiek
Fase 1
Fase 2
Fase 3 Factuurcontrole ALTIJD
Begrotingscontrole
Projectrapport
Altijd!
Tussentijds overzicht kosten en opbrengsten
Incassocontrole
PM
ALTIJD
MT Opstart nieuw project
PM
PM Pro-forma factuur Inkoop € 10.000+
Controle inkoopfactuur
Lilly: delivery date op 2 data
€ 5,000+
PM
PM
Verlies- & winstrekening Optioneel PM
Belangrijkste controlemomenten Begrotingscontrole door MT Volledigheid, BTW en hoogte TCM fee Mail aan:
[email protected] Antwoord uiterlijk binnen 24u!
Controle inkoopfacturen door PM (+ € 5000) Offerte vs werkelijke/ gefactureerde kosten
Factuurcontrole door PM – ALTIJD! Omschrijving, juiste/alle posten en hoogte TCM fee
Opbrengsten – kosten = winst Kosten Inkoopfacturen
Opbrengsten Verkoopfacturen, sponsoring, commissie inkomsten, incasso’s (eigen bijdrage) maar ook… verhuur AV, drukwerk in eigen beheer, badges etc*
Winst in boekhouding (resultaat) *Deze kosten moeten handmatig op een verkoopfactuur worden toegevoegd!
Referentiestructuur
Referentiestructuur
Fase 1 Begroting opstellen/ PO aanvragen Opstart nieuw project/ projectoverleg
Fase 2
Fase 3 Omschrijving begroting =
Definitieve begroting (incl PO) aanleveren bij finance
Omschrijving factuur
Begrotingscontrole
Aanvragen TCM referentie
Referentie communiceren aan leveranciers
Betaling?
Praktische toepassing Referentie aanvragen? - (Klant), naam activiteit, data en opdrachtgever/ budgethouder* -
[email protected] - 5-cijferig nummer (12XXX)
Sjabloon brief voor leveranciers - TCM betaalt niet wanneer de referentie ontbreekt Omschrijving verkoopfactuur (1e regel) - Naam activiteit, data en (interne) opdrachtgever * Mits van toepassing
Referentiegebruik Begrotingen Facturen Verzoeken tot betaling Offertes Mapstructuur fileserver Documentstructuur
Verdienmodel
Nieuwe uurtarieven Operationele uren - € 59,00 (70%) Communicatie, deelnemersadministratie, on-site aanwezigheid (€ 65,00 in weekend)
Tactische/ technische uren - € 75,00 (20%) Vormgeving, finance
Strategische uren - € 110,00 (10%) Strategisch advies, consultancy
Verdienmodel/ uurtarief Houten vs Breukelen!
Omzet buiten uren om Verhuur AV materialen - Huur laptop: € 35,00 per dag - Huur beamer: € 30,00 per dag - Huur geluidset: € 150,00 per dag
Commissie hotels/ vergadercentra - contracten leveranciers
Drukwerk in eigen beheer - 3-luiken, programmaboekjes, badges
Rekenmodel
Wat is nu een begroting? Begroting - bindend (handtekening) - geen werkbestand! - vast onderdeel van offerte - controle van toepassing*
Begroting vs werkelijke kosten - werkbestand - weergave begroting vs werkelijke kosten - mogelijkheid tot ‘sturen’ door PM
Nieuwe sjabloon begrotingen Opzet - Vaste format (opmaak) - duidelijke opdeling BTW - scenario benadering
TCM fee bepaling 1) Externe communicatie (59,00 p/u) 2) Interne communicatie (59,00 p/u) 3) Deelnemersadministratie (X min per deelnemer * # deelnemers) 4) Vormgeving (€ 75,00 p/u) 5) Finance (€ 75,00 p/u) 6) Sponsoring (10% van target) 7) On site aanwezigheid (59,00 p/u) 8) Abstract handling (59,00 p/u) 9) Strategisch/ consultancy (110,00 p/u)
Quality & Compliance
Sjablonen en het gebruik hiervan Intranet als medium Hoeveel sjablonen? Mapstructuur (TCM map) op fileserver
Verschillende soorten voorwaarden Algemene voorwaarden Deelnemersvoorwaarden Facturatievoorwaarden
Procurement
Contracten vaste leveranciers Korting vs commissie Account management Centraal boekingskanaal Factsheet
Welke leveranciers?
Urenregistratie
Ervaringen tot nu toe Best lastig? Veel ‘overig’ Welke uren voer je in? Nog één keer de doelstelling
Targets 2012
Introductie targets Waarom targets? Percentage projectmatige uren Model Houten vs Breukelen
Targets 2012 Houten Overhead Raamovereenkomst GAP Target projectomzet
Resultaat
€ € € € €
Uurtarief Houten
Uurtarief Breukelen
Kosten Inkomsten
200.000,00 120.000,00 30.000,00 120.000,00 70.000,00
3 FTE 210 dagen x 8 uren Max # uren 5040 Max # uren Effectiviteit 70% Effectiviteit Reeel # uren 3528 Reeel # uren Kosten € 80.000,00 Kosten Kosten per uur € 22,68 Kosten per uur Uurtarief
€
35,00 Uurtarieven
Breukelen Overhead € FIGON DMD € Target projectomzet € Resultaat
5 FTE 210 dagen x 8 uren 8400 80% 6720 € 400.000,00 € 59,52 € 59,00, € 75,00, € 110,00
€
400.000,00 120.000,00 350.000,00 70.000,00
