BAB 3 RENCANA PELAKSANAAN ACARA
3.1
Perencanaan Implementasi Acara Proses perencanaan merupakan kunci terselenggaranya sebuah kegiatan. Tahap perencanaan acara dimulai dengan jenis kegiatan apa yang akan
diselenggarakan,
penetapan
tujuan,
dan
menentukan
tempat
penyelenggaraan acara. Ruang praktek kitchen dan restaurant Hotel Management Kampus Anggrek
Universitas
Bina
Nusantara
ditentukan
sebagai
tempat
penyelenggaraan acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. Ditetapkannya ruang praktek kitchen dan restaurant Hotel Management Universitas Bina Nusantara sebagai tempat penyelenggaraan acara bertujuan agar jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara dapat mempromosikan acara tahunannya serta memperkenalkan fasilitas apa saja yang tersedia di dalam jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara.
3.2
Waktu dan Tempat Acara Hari / Tanggal : Jumat, 6 Juni 2014 Waktu
: Pukul 08.00 – 18.00 WIB
Tempat
: Ruang Praktek Restaurant Hotel Management Universitas Bina Nusantara
21
22
3.3
Pengaturan dan Manajemen Acara 3.3.1
Membuat Timeline Event
Tabel 3.1 Timeline Event Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”
Feb
Maret
April
Mei
Jun
Tahap 4 Persiapan Konsep Acara Membuat Susunan Kepanitian Membuat Kerangka Proposal Membuat Proposal
1
Pembuatan Logo Acara Membuat Proposal Sponsorship
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
Presentasi Rapat Internal
2
Menyebarkan Proposal Sponsorship Membuat Undangan Sekolah Membuat Proposal Sekolah Menyebarkan Undangan dan Proposal Sekolah
23 Feb
Maret
April
Mei
Juni
Tahap 4
1
2
3
4
1
2
3
Follow-up Proposal Sponsorship
4
1
Pembuatan flyer,
2
3
4
1
banner, spanduk Promosi
Pendaftaran
Technical meeting Persiapan bahan baku
pendukung acara Persiapan hari acara
Sumber: Penulis, 2014
Tabel 3.2 Detil Timeline Event Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”
Tanggal
Keterangan − Disetujuinya proposal acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” oleh Ibu Vitria Ariani selaku Ketua
20 Maret 2014
Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara − Penunjukan Pak Dani Rahadian sebagai dosen pembimbing
− Membuat list calon sponsor dan membuat proposal sponsorship 22 Maret 2014
acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”
24
Tanggal
17 April 2014
Keterangan
− Menyebarkan proposal sponsorship ke list calon sponsor
− Mengajukan surat permohonan peminjaman ruang praktek kitchen dan restaurant sebagai tempat berlangsungnya acara 5 Mei 2014
Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” ke Pak Nana selaku Lab. Coordinator − Membuat surat undangan dan proposal untuk dibagikan ke universitas-universitas di wilayah Jabodetabek dan Bandung
9 Mei 2014
dengan kop surat Universitas Bina Nusantara yang dibantu oleh Pak Triwiyana selaku sekretaris jurusan Hotel Management −
Belanja barang-barang keperluan lomba seperti buttercream, dummy cake, turn table, pewarna makanan, dan cake underliner
− Membuat dan menandatangani perjanjian tertulis dengan pihak 26 Mei 2014
Puru Puru Ko~ dan Momo Cha sebagai sponsor acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” kategori silver − Technical meeting dengan peserta acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”, menjelaskan tentang
28 Mei 2014
acara, rules & regulation bahan yang disediakan dan rundown acara
− Membuat dan menandatangani perjanjian tertulis dengan pihak 31 Mei 2014
Kellogg’s sebagai sponsor acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” kategori gold
25
Tanggal
Keterangan − Mencetak semua keperluan untuk publikasi seperti spanduk, xbanner, backdrop, name tag, sertifikat, dan lain-lain
1 Juni 2014
− Mengkonfirmasi kembali Chef Syaiful Adnan (JS Luwansa Hotel & Convention Center) dan Chef Dianka (Universitas Bina Nusantara) sebagai juri acara Cake Decorating Competition
3 Juni 2014
− Belanja perlengkapan barang yang masih kurang
− Loading barang keperluan sponsor 4 Juni 2014
− General cleaning sekaligus mendekorasi area kitchen dan restaurant
5 Juni 2014
− Mempersiapkan area dan perlengkapan untuk kompetisi
− Pelaksanaan acara, pengumuman pemenang dan penutupan 6 Juni 2014
acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”
9 Juni 2014
− Menyusun laporan pertanggung jawaban
23 Juni 2014
− Pengumpulan laporan pertanggung jawaban
Sumber: Penulis, 2014
26
3.3.2
Membuat Rundown Event Rundown merupakan susunan isi cerita dari sebuah program acara yang dibatasi oleh durasi (panjangnya item acara). Rundown acara harus disusun secara sistematis dan teratur. Tujuan membuat rundown event adalah agar acara berlangsung tertib, berjalan lancar, peserta dan penonton terpuaskan, serta tujuan acara tercapai (Wibowo, 2013: 128).
Tabel 3.3 Rundown Event Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”
Waktu
Acara
Keterangan
PIC
Registrasi peserta - Absensi peserta dan pembagian Goodie Bag (Setiap peserta harus melakukan registrasi ulang untuk mendapatkan name tag peserta) - Pemeriksaan barang bawaan peserta 09.0010.00
Registrasi
Silvia
(Buttercream yang sudah diwarnai sebelumnya tidak dapat digunakan, bahan-bahan seperti fondant, coklat serta hiasan berbentuk bunga baik kecil maupun besar
Meilinna
tidak boleh dibawa ke tempat kompetisi, hiasan yang dapat digunakan adalah hiasan-hiasan kecil seperti sprinkles, pearls, chocolate chips, dan sebagainya) -Peserta akan diantar menuju working station Kompetisi Sesi 1 dimulai 10.0010.45
Sesi 1 (5 tim) (Setiap tim bebas untuk mengambil bahan-bahan yang sudah disediakan oleh panitia seperti Produk Kellogg’s dan pewarna)
Team
27
10.4511.15
Waktu
Penjurian Sesi 1 Penjurian
Meilissa (Setiap tim mempresentasikan hasil jadi kepada juri)
Acara
Keterangan
PIC
Kompetisi Sesi 2 dimulai 11.1512.00
Sesi 2 (5 tim) (Setiap tim bebas untuk mengambil bahan-bahan yang sudah disediakan oleh panitia seperti Produk Kellogg’s
Team
dan pewarna) Penjurian Sesi 2 12.0013.30
- Penjurian - Istirahat
(Setiap tim mempresentasikan hasil jadi kepada juri) Meilinna dilanjutkan dengan istirahat makan siang dan shalat Jumat Kompetisi Sesi 3 dimulai
13.30-
Sesi 3 (4 tim) (Setiap tim bebas untuk mengambil bahan-bahan yang 14.15 sudah disediakan oleh panitia seperti Produk Kellogg’s
Team
dan pewarna) 14.1515.00
Penjurian Sesi 3 Penjurian
Silvia (Setiap tim mempresentasikan hasil jadi kepada juri) Kompetisi Sesi 4 dimulai
15.0015.45
Sesi 4 (4 tim) (Setiap tim bebas untuk mengambil bahan-bahan yang sudah disediakan oleh panitia seperti Produk Kellogg’s
Team
dan pewarna) 15.4516.15
Penjurian Sesi 4 Penjurian
Meilissa (Setiap tim mempresentasikan hasil jadi kepada juri) Pembagian sertifikat, piala, dan hadiah
16.30- Pengumuman 18.00
Pemenang
(Semua peserta Cake Decorating diharapkan hadir untuk pengumuman pemenang dan pembagian sertifikat)
Team
28
Sumber: Penulis, 2014
3.4
Pengorganisasian Acara Struktur organisasi event biasanya terdiri dari lima fungsi utama, yaitu: operasional pelayanan pengunjung, operasional pelayanan pendukung, marketing, administrasi, dan keuangan. Kelima fungsi ini dapat dikelola menjadi bagian kecil sesuai dengan ukuran event. Untuk satu fungsi utama pada penyelenggaraan event, dapat diturunkan menjadi beberapa sub bidang yang akan membantu terselenggaranya sebuah event tergantung pada kebutuhan setiap divisi yang dimilikinya (Noor, 2013: 155-156). Dalam praktek suatu kelompok kerja yang mungkin kecil dalam jumlah, ada kemungkinan tidak memiliki individu dengan karakteristik tertentu yang dituntut pada setiap peran, sehingga beberapa anggota berperan untuk atau mengisi lebih dari 1 (satu) peran (Fadhli, 2013:109). Panitia
koordinator
acara
Cake
Decorating
Competition
“Buttercream Piping Skills” yang diketuai oleh Meilissa dibagi kedalam tiga divisi utama yaitu: Divisi Acara dan Perlengkapan, Divisi Sponsorship dan Promosi, dan Divisi Dokumentasi.
Penasehat Dani Rahadian M, S.E., M.M.
Ketua Panitia Meilissa
Wakil Ketua Panitia
Sekretaris dan Bendahara
Meilinna
Silvia
29
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab masingmasing jabatan: 1. Ketua Panitia a) Mengatur semua kegiatan persiapan acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” bersama dengan wakil ketua panitia. b) Memimpin dan memutuskan hasil meeting internal selama persiapan sampai dengan pelaksanaan acara. c) Mengkoordinasi seluruh divisi dengan cara menjabarkan deskripsi pekerjaan masing-masing. d) Bekerja sama dengan divisi sponsorship untuk penandatanganan kontrak persetujuan tertulis dengan pihak sponsor/ media partner. e) Bekerja sama dengan divisi acara dan perlengkapan untuk mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan serta membuat rundown sesuai dengan konsep acara . f)Menanyakan dan mengontrol setiap progress dari masing-masing divisi. g) Bertanggung jawab atas kelancaran keseluruhan acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. 2. Wakil Ketua Panitia a) Bekerja sama dengan ketua panitia dalam pengambilan sebuah keputusan. b) Bertanggung persiapan
jawab
untuk
pelaksanaan
acara
“Buttercream Piping Skills”.
mengkoordinasi Cake
semua
Decorating
kegiatan
Competition
30
c) Membantu ketua panitia untuk mengontrol pekerjaan setiap divisi. d) Mewakilkan semua tanggung jawab ketua panitia pada saat ketua tidak berada di tempat. 3. Sekretaris dan Bendahara a) Menyusun jadwal pertemuan antar anggota. b) Mencatat setiap hasil pertemuan yang diadakan antar anggota secara terperinci. c) Mengirim dan membalas semua jenis e-mail yang berhubungan dengan acara. d) Membuat dan menyusun surat–surat yang dibutuhkan untuk memperlancar proses persiapan acara. e) Bertanggung jawab atas seluruh arus keluar dan masuk dana. f) Bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan acara. g) Membantu divisi sponsorship dan promosi untuk membuat proposal sponsorship serta MOU untuk pihak sponsor dan media partner. h) Membantu divisi acara dan perlengkapan untuk membuat surat undangan kepada Universitas dan Sekolah Tinggi Pariwisata serta surat perizinan pemasangan spanduk dan surat peminjaman sound system kepada Building Management (BM). i) Menerima semua uang pendaftaran peserta kompetisi. 4. Seksi Acara dan Perlengkapan a) Menyusun rencana kegiatan pada saat perlombaan. b) Mencari dan berkoordinasi dengan juru masak yang akan menjadi juri dalam perlombaan. c) Membuat form penilaian juri. d) Membuat
rundown
acara
Cake
Decorating
Competition
“Buttercream Piping Skills”. e) Memastikan acara dapat berjalan lancar sesuai dengan rundown serta membuat rencana lain apabila terjadi sebuah hal diluar rencana. f)Bertanggung jawab untuk memenuhi semua perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan saat acara berlangsung.
31
g) Membuat laporan barang-barang yang dipinjam dan mendaftar barang-barang yang dibutuhkan. h) Mengurus proses perizinan penggunaan tempat acara berlangsung. i) Menjaga kebersihan dan ketertiban acara serta menjaga perlengkapan dan peralatan yang digunakan. j) Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi untuk panitia – panitia dan juri – juri. k) Membuat flyer dan media promosi lain yang disebarkan ke sekolah– sekolah serta diaplikasikan di tempat perlombaan. l) Menerima pendaftaran dan membuat daftar peserta kompetisi.
5. Dokumentasi a) Meliput dan mendokumentasikan seluruh rangkaian acara lomba. b) Merealisasikan dokumentasi berupa foto, video atau bukti dalam bentuk lainnya.
3.5
Publikasi dari Acara Publikasi pada dasarnya merupakan suatu upaya untuk menarik minat masyarakat mengikuti kegiatan yang direncanakan oleh suatu lembaga sosial maupun sekelompok anggota masyarakat. Tahap publikasi merupakan hal penting bagi suksesnya suatu acara (Wibowo, 2013:134). Kegiatan publikasi dilakukan untuk memberikan informasi kepada media dan pasar sasaran tentang acara yang akan diselenggarakan dan membujuk mereka agar mendukung program-program acara tersebut (Natoradjo, 2011: 103). Kegiatan-kegiatan itu dapat berupa siaran melalui radio dan TV, mendesain, mencetak, dan membagi-bagikan berita serta foto kepada media. Untuk
memasarkan
acara
Cake
Decorating
Competition
“Buttercream Piping Skills” digunakan 3 media publikasi yaitu media cetak, media elektronik dan media sosial.
3.5.1
Publikasi Media Cetak
32
Media cetak yang digunakan seperti spanduk, backdrop, x-banner, poster, flyer dan surat undangan. Pemasangan spanduk, x-banner dan backdrop dilakukan di Kampus Anggrek Universitas Bina Nusantara, sementara untuk poster, flyer, dan surat undangan disebar ke universitas dan sekolah-sekolah pariwisata di wilayah Jabodetabek dan Bandung.
Media cetak yang dipasang dan disebar sudah harus tercantum logologo perusahaan yang menjadi sponsor acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” karena hal ini menjadi salah satu benefit bagi perusahaan yang berpartisipasi dalam acara ini, yaitu mempromosikan nama perusahaan tersebut.
3.5.2
Publikasi Media Elektronik Acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” bekerja sama dengan BVoice radio, BINUS TV dan BULETiN dalam rangka mempromosikan acara.
3.5.3
Publikasi Media Sosial Publikasi melalui media sosial dilakukan sebagai sarana penyebaran informasi acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”.
Media sosial yang digunakan seperti Facebook dan Blackberry Messenger.
3.6
Progress dari Acara Dalam mengelola suatu kegiatan tentunya diperlukan strategi. Strategi yang tepat hanya dapat dilakukan apabila penyelenggara acara mengetahui dengan pasti apa tujuan diselenggarakannya acara. Penetapan strategi dimulai
33
dengan perencanaan, sehingga penyelenggaraan acara dapat berjalan sesuai dengan harapan. Tahapan awal dalam mengelola acara setelah penetapan tujuan adalah mencari tempat penyelenggaraan acara yang sesuai dengan tema acara. Saat yang paling penting adalah pada saat acara berlangsung, karena akan terlihat apakah semua kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau tidak. Suksesnya acara akan terlihat pada saat acara berlangsung. Tetapi, tahap akhir yaitu tahapan setelah kegiatan berlalu, merupakan tahapan yang serius untuk mengevaluasi dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi. Pada tahap evaluasi dilakukan penilaian terhadap semua aspek yang telah dilaksanakan termasuk evaluasi terhadap tempat penyelenggaraan dan hal lainnya yang berhubungan dengan peserta selama acara berlangsung (Noor, 2013: 129).
3.6.1
Pre-Event Proses yang dilakukukan sebelum acara berlangsung dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Menentukan konsep acara yang ingin dibuat, judul dan tema yang akan di jalankan. Konsep acara ini adalah kompetisi mendekorasi kue atau yang biasa disebut Cake Decorating Competition. Kompetisi ini dibuat untuk melihat kemampuan peserta dalam mendekorasi kue. Tema yang diangkat dalam kompetisi ini adalah “Show Your True Colors”. Sesuai dengan tema, presentasi warna menjadi poin yang paling penting dalam sistem penilaian di acara ini. b. Menentukan waktu yang ingin diselenggarakan mulai dari tanggal serta jam. Acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” diselenggarakan pada tanggal 6 Juni 2014 dan dimulai dari pukul 08:00 – 18:00 WIB.
34
c. Menentukan tempat dan lokasi dimana diselenggarakannya acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. Acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” diselenggarakan di ruang praktek Restaurant jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara. d. Membuat timeline atau time schedule. e. Membuat pembagian kerja siapa yang bertanggung jawab sesuai divisi masing – masing dan keahlian yang dimiliki panitia dengan menentukan siapa yang bertanggung jawab menjadi ketua kelompok dan pembagian tugas general. f. Membuat target sponsor dan target peserta. g. Membuat rencana keuangan. h. Menentukan tagline dan timeline dari event yang akan dibuat. i. Mempersiapkan media publikasi seperti flyer, poster, spanduk xbanner, dan media sosial. j. Mempersiapkan daftar sponsor untuk menjadi target sebagai sponsor utama. k. Membuat proposal untuk sponsorship. l. Membuat undangan untuk universitas dan sekolah-sekolah pariwisata. m. Membuat formulir pendaftaran peserta. n. Membuat rules and regulation untuk kompetisi Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. o. Menentukan design logo dan tujuan terbentuknya logo. p. Membuat rundown selama acara berlangsung. q. Menyiapkan goodie bag untuk peserta. r. Menyiapakan kaos produksi acara. s. Menyiapkan konsumsi untuk panitia dan juri. t. Menyiapkan name tag peserta dan panitia. u. Membuat list untuk perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. Perlengkapan yang dibutuhkan berupa dummy cake (diameter 20 cm tinggi 8 cm), cake turntable, cake underliner (diameter 28
35
cm), pewarna makanan (merah, kuning, dan hijau), buttercream (500 gr). v. Melakukan technical meeting dengan peserta acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. Technical meeting dilangsungkan pada tanggal 28 Mei 2014 yaitu satu minggu sebelum acara berlangsung. Hal-hal yang dibahas didalam technical meeting mengenai rules and regulation, rundown acara, kriteria penilaian, dan undian peserta.
3.6.2
During Event Proses yang dilakukukan saat pelaksanaan acara dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Memberikan goodie bag dan name tag setelah registrasi ulan b. Memastikan seluruh perlengkapan acara yang dibutuhkan dapat berfungsi dengan baik. c. Briefing dengan kedua juri mengenai aturan lomba dan kriteria penilaian. d. Melakukan
pengecekan
barang
bawaan
peserta
sebelum
perlombaan dimulai. e. Menyediakan konsumsi untuk panitia dan juri. f. Membagikan kuesioner dan sertifikat ke peserta. g. Briefing dengan juri untuk penentuan pemenang lomba. h. Pengumuman pemenang dan pembagian hadiah. i. Mendokumentasi acara lewat foto atau merekam lewat video.
3.6.3
Post Event Proses yang dilakukan setelah acara selesai dapat dijabarkan sebagai berikut:
36
a. Membuat dokmentasi selama berlangsungnya acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” yang dituangkan kedalam buku. Respon No.
1.
Aspek Hal yang mendorong untuk mengikuti
Positif
Netral
Negatif
34
2
0
kompetisi 2.
Kejelasan informasi lomba
25
0
11
3.
Penilaian keseluruhan acara
32
0
4
b. Pengumpulan data kuesioner peserta. Pemberikan kuesioner kepada para peserta lomba bertujuan untuk mengetahui
respon
mereka
terhadap
perlombaan
yang
dilaksanakan. Berikut ini merupakan tabel hasil kuesioner acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”:
Tabel 3.4 Hasil Kuesioner Peserta Acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”
37
4.
Ikut berpartisipasi kembali dalam acara
35
0
1 Sumbe
berikutnya 5.
Kritik dan saran
32
3
11
r: Penuli
s, 2014
Dari 36 kuesioner yang diperoleh, terdapat: 1. 94,4% dari peserta memberi respon positif terhadap hal yang mendorong untuk mengikuti acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. 2. 69,4% dari peserta puas atas kejelasan informasi yang diberikan panitia acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. 3. 88,8% dari peserta puas terhadap keseluruhan acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. 4. 97,2% dari peserta tertarik untuk mengikuti perlombaan yang akan diadakan selanjutnya. 5. 88,8% dari peserta memberikan saran dan kritik yang positif dan membangun. Jadi, dari hasil persentase di atas rata-rata kepuasan peserta yaitu sebesar 87,72%. Dapat disimpulkan secara garis besar bahwa acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” berhasil mendapatkan kepuasan dari peserta. c. Membuat laporan keuangan pengeluaran dan pemasukkan selama acara berjalan. d. Memberikan ucapan terima kasih dan tetap menjalin hubungan baik kepada perusahaan yang sudah menjadi sponsor acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills”. e. Membuat perhitungan lebih detail mengenai arus keuangan selama persiapan acara dan selama acara berlangsung. f. Mengevaluasi kesulitan apa yang dialami selama acara Cake Decorating
Competition
“Buttercream
Piping
Skills”
38
berlangsung. Apakah target sudah tecapai sesuai keinginan dan jika tidak apa saja alasannya. g. Mengevaluasi kendala atau hambatan yang dialami selama acara Cake Decorating Competition “Buttercream Piping Skills” berjalan dan membuat solusi terbaik supaya tidak terjadi kembali pada saat melaksanakan acara.
