Szervezetek, mint a menedzsment intézményei, szervezeti formák és struktúrák Sportszervező, menedzser képzés Onyestyák Nikoletta
„A sport megtanít becsületesen győzni, vagy emelt fővel veszíteni. A sport tehát mindenre megtanít.” Hemingway
A SZERVEZET FOGALMA
A szervezet három fő kritériuma
CÉLTUDATOSSÁG AZ ELEMEK KÖZÖTT FUNKCIONÁLIS MUNKAMEGOSZTÁS VAN LEGALÁBB EGY RÉSZHALMAZ FUNKCIÓJA A „VEZETÉS”
Szinergia = 1+1>2
A szervezet – a legtágabb értelemben – bármely, emberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció. Jellemzője, hogy rendelkezik valamilyen céllal, és erőforrásait ennek érdekében mozgósítja. A legtöbb szervezet törekszik arra is, hogy hosszú időn keresztül fennmaradjon, s ennek érdekében hatékonyan igyekszik működni (Chester Barnard). • elsődlegesen emberek együttese; • mindig valamilyen cél elérése érdekében jön létre; • munkamegosztás jellemzi; Típusok: • formális • informális szervezetek;
Kinek az érdekeit szolgálják a szervezetek?
a társadalom (kormány, rendőrség, sportszervezetek, stb.) a tagok (szakszervezetek, egyesületek stb.) a tulajdonosok (profitorientált szervezetek, sportvállalkozások, stb.) a klientúra (múzeumok stb.)
Az érdekek egyensúlya, összhangja
A szervezetek létesítésének végső oka, hogy egyéni indítékokat valósítsanak meg, szükségleteket elégítsenek ki, azaz
a fogyasztó megkapja, amire szükséges van, az alkalmazott megéljen, a tulajdonos profithoz jusson.
1
Szervezetek és formáik Szervezetet akkor alkotnak az emberek, amikor a cél elérése érdekében rendszeresen, meghatározott módon együtt dolgoznak, valamely folyamat(ok)ban. A szervezet stratégiája a folyamatokon és szervezeti egységeken keresztül valósul meg. Vállalati folyamatok (M. Kubr 1986.): marketing, termelés, pénzügy és számvitel, emberi erőforrás menedzsment, irányítás.
A szervezet működését befolyásoló tényezők 1. Tartalom: emberek, gépek, épületek, technikai színvonal stb. 2. Struktúra: • különböző funkciók, tevékenységek kapcsolati rendszere. • megszabja a feladat elvégzéséhez szükséges fizikai és szellemi munka elosztását. 3. Kommunikációs rendszer: megfelelő információáramlás és kapcsolati rendszer biztosítja a szervezet működését.
A szervezet, mint nyílt rendszer A szervezetek nyílt rendszerű modellje: KÖRNYEZET
KÖRNYEZET
Más rendszerek outputjai
CÉLOK ÉS INPUTOK FELADATOK
4. Ellenőrzés: a részeredmények összehasonlítása a kitűzött célokkal.
Input más rendszerekhez
Tevékenységek sorozata ÁTALAKÍTÓ VAGY TRANSZFORMÁLÓ EGYSÉG
OUTPUTOK
SZERVEZETI CÉLOK
Kapcsolódó alrendszerek
5. Döntéshozatal: az erőforrások megfelelő hasznosítása
Visszacsatolás
Visszacsatolás A teljesítés mérése
A szervezet környezete A szervezet környezetei: • Piaci környezet • Tudományos-technikai környezet • Szervezetközi kapcsolatrendszer • Kulturális környezet
2. Tudományos-technikai környezet: • Új tudományos eredmények megjelenése • Technika komplexitása 3. Szervezetközi kapcsolatrendszer: Politikai, kormányzati, érdekvédelmi szervezetek, bankok, beszállítók.
1. A piaci környezet: jellemzők • Változékonyság: dinamikus és statikus környezetről.
4. Kulturális környezet: szervezeti-vezetési sajátosságok.
• Komplexitás: egyszerű és összetett piaci környezet • Korlátozó hatás: monopolhelyzet, kereslet-kínálati egyensúlytalanság, korlátozó állami intézkedések.
2
A sportszervezetet befolyásoló külső környezeti hatások
BELSŐ BELSŐ KÖRNYEZETI HATÁ HATÁSOK
a társadalmi forma, politikai struktúra a gazdasági helyzet, gazdaságpolitika, gazdaságirányításai rendszer az eszközök tulajdoni kérdése a társadalom kulturális állapota a társadalmi szervek jelentősége és szerepe infrastruktúra (létesítményhelyzet) szponzorok, támogatók a működési terület jellemzői (helyi viszonyok)
• a szervezet mérete – létszám, munkamegosztás mértéke, növekedés lehet: horizontális, vertikális, a kettő kombinációja
• profilja – tevékenységi kör
LAPOS SZERVEZET
• eredete; • telepítési helye; • belső szervezeti kultúra Elfogadott közös értékek, gondolkodásmód, viselkedésminták
MAGAS SZERVEZET
Szervezetek és formáik
Sportszervezeteket befolyásoló belső tényezők
Főbb kategorizálási szempontok: a hierarchikus szintek száma, azaz az irányítási lánc hossza, ami a szervezet mélységi tagozódását fejezi ki;
a szervezet nagysága a szervezet földrajzi helyzete a szervezet profilszélessége (sportágak fajtái, száma) a szervezet státusza (országos, helyi, lakótelepi) a szervezet személyi állománya (vezetők rátermettsége, sportolók, edzők) a sportági hagyományok szerepe a szervezetben folyó szakmai munka színvonala
a horizontális vagy szélességi tagozódás, ami az egy vezetőhöz közvetlenül tartozó beosztottak száma a hierarchia különböző szintjein;
a létszám az egyes szervezeti egységekben.
1. Munkamegosztás
A szervezet strukturális jellemzői
Fogalma: egy nagyobb feladatmennyiség részfeladatokra bontása és egyes szervezeti egységekhez való telepítése a szervezeten belül. Más néven a szervezet tagolásának alapja.
Munkamegosztás
Hatáskörmegosztás – centralizáció-decentralizáció
Elsődleges munkamegosztás: a szervezet alaptevékenységéből adódó feladatok – valamilyen elv szerinti legátfogóbb felosztása
Koordinációs eszközök
Elvek: funkcionális, tárgyi (termék), regionális
Egydimenziós szervezetek: azok a szervezetek, amelyekben az elsődleges munkamegosztás a három elv egyike szerint történik.
Két- és többdimenziós szervezetek: a munkamegosztási elveket az elsődleges munkamegosztás szintjén párhuzamosan alkalmazzák.
Konfiguráció – szervezeti séma
3
2. Hatáskörmegosztás
Egyvonalas és többvonalas szervezetek
Fogalma: A hatáskörök szervezeten belüli megosztása a munkamegosztási elvek alapján tagolt szervezeti egységek vezetői kompetenciáinak kialakítását jelenti. Egyvonalas szervezet: ha az alárendelt egységek csak egy felsőbb szervezeti egységtől kaphatnak utasítást
Előnyök
Hátrányok
Egyvonalas szervezet
Az alá- és fölérendeltség, a kompetenciák és a felelősség világos és egyértelmű A kapcsolatok áttekinthetőek és egyszerűek A hierarchia megvéd mások visszaéléseitől és beavatkozásaitól
Többvonalas szervezet
A funkciók elosztása révén nagyfokú specializáltság jellemző Az utasítási és információs utak közvetlenek Újszerű megoldásokat felszínre hozó, produktív konfliktusok jönnek létre
A felettes egységeket jelentősen igénybe veszi a koordinációs feladatok ellátása Nagy mélységi tagozódás esetén hosszú és körülményes utasítási és információs utak alakulnak ki Személyes függőség jön létre a felettesek és a beosztottak között Az összvállalati koordinációs tevékenység során a kompetencia és a felelősség elhatárolása problematikus A hibáért való felelősséget nehéz megállapítani A szakmai alapon létrejövő konfliktusok személyessé válhatnak
Többvonalas szervezet: ha az alárendelt egységeket két vagy több felső szervezeti egység is utasíthatja
Centralizáció - decentralizáció
Háromféle értelemben:
földrajzi; funkcionális; döntéselméleti;
Dale:
minél alsóbb szinten születnek a döntések; minél nagyobb jelentőségű döntések; minél többféle döntés; minél alacsonyabb szinteken ellenőrzik;
3. Koordináció Fogalma: egymás mellé rendelés, összehangolás, „megfelelő viszonyba hozás”. A koordináció lehetséges megnyilvánulási formái: -ad-hoc bizottságok -projektek -szervezetközi team-ek A koordinációs eszközök típusai (Khandwalla): Strukturális (hierarchia, teamek, projektek, közvetlen kapcsolat) Technokratikus (szabályok, tervek, programok) Személyorientált (konfliktusfeloldás, szervezeti kultúra, belső értékrendek)
4. Konfiguráció
Másodlagos, vagy származtatott strukturális jellemző A többi három jellemző alakítja ki Kategóriái:
Hierarchikus szervezet Sok szintű hierarchia
Igazgató 1.Gyáregység vezető Előkészítő o.v.
a szervezet mélységi tagoltsága a szervezet szélességi tagoltsága az egyes szervezeti egységek mérete
Anyaggazdálkodás
Beszerzés
2.Gyáregység vezetője
Termelésirányítási o.v.
Szállítási o.v.
Technológia
Raktározás
4
Lapos szervezet
Tipikus szervezeti formák
Rugalmatlan, statikus formák:
Max 4 szintű
Igazgató
Tervezés
Értékesítés
Termelésir.
Számvitel
Munkatárs
Munkatárs
Munkatárs
Munkatárs
Lineáris Törzsegységi Funkcionális Divízionális
Dinamikus, rugalmas formák:
Munkatárs
Széles irányítási sáv
Fayol elmé elméletei
Divízionális Mátrixos Holding- és konszernkapcsolatok Bonzai-modell Szatellit, héjházas, térrácsos, méhkaptár, hangyaboly, szőlőfürt
Szervezeti formák: Lineáris szervezet
• Vezetni annyi, mint: tervezni, szervezni, közvetlenül irányítani, koordinálni, ellenőrizni;
1. szint
Vezér
Szélességi bővülés
Lineáris szervezeti rendszer
Horizontális bővítés
2. szint
Mélységi bővülés Szolgálati utak 3. szint
Fayol a szervezeti hierarchia csú csúcsa felő felől tanulmá tanulmányozza a vezeté vezetést!
A lineá lineáris szervezet - Fayol • A lineáris szervezeti forma az egyvonalas szervezet klasszikus példája. Ez annyit jelent, hogy minden beosztottnak csak egyetlen közvetlen felettese lehet, a lefelé irányuló feladatkijelölés és a felfelé irányuló beszámolás ugyanazon a szolgálati úton történik. • ELŐNY: szabályozott (belső kapcsolatai világosak), stabil, alacsony költséggel működik, alá- és fölérendeltségi viszonyai egyértelműen rendezettek; • HÁTRÁNY: nem elég rugalmas, lassan reagál a környezeti változásokra. A kommunikáció „szolgálati útja” nem teszi lehetővé a horizontális kommunikációt, s csak stabil környezetben hatékony;
Szervezeti formák: Törzskari szervezet
1. szint
Törzs
2. szint
3. szint
5
Szervezeti formák: Törzsegységi szervezet
Szervezeti formák: Funkcionális szervezet Taylor
E szervezeti forma kialakulásának indoka
a vezető túlterheltségének csökkentése, a szakmai színvonal növelése A lineáris szervezet kiegészül egy törzsegységgel, különféle szakmák szakértőivel utasítási joguk nincs, feladatuk: tanácsadás a vezetőnek A szervezetben jelentkező sokrétű problémák jogi, adózási, kereskedelmi stb. szakmailag megalapozott kezelése Utasítás csak a szolgálati úton adható ki
A funkcioná funkcionális szervezet - Taylor
1. szint
Vezér
Műszaki
2. szint
Gazdasági
Termelési
Humá n
Kereskedelmi
Végrehajtás
Szervezeti formák: Divízionális szervezet
• A valóságban funkcionális szervezeti forma nem létezik, mert a vezetés felső szintjén megmarad a lineáris szervezetek egyvonalas hatásköre, ezért általában funkcioná funkcionális ((-lineá lineáris) szervezeti formának nevezzük.
Vezetõ
1. szint
• ELŐNY: stabil, jól szabályozott, ami csökkenti a koordinációs költséget, a specializáció növeli a munkatermelékenységet;
Tervezés
Pénzügy
K+F
....
2. szint
• HÁTRÁNY: a centralizált hatáskörök miatt az információáramlás és a döntés lassú, tehát nehezen alkalmazkodik a környezetéhez
D2
DIVIZIÓ1
D3
3. szint TERV
A divízionális szervezet
PÜ
Szervezeti formák: Mátrix szervezet
• E szervezeti formát a környezeti kihívásokra adott strukturális válasznak tekintjük: a szervezet a megváltozott környezeti feltételekhez igazodva, a stratégiáját és szervezeti struktúráját is alakítja. Felelősségi központok – Stratégiai Üzleti Egység (SBU) – valamely meghatározott üzleti cél elérése érdekében. • ELŐNY: több lábon áll, vagyis egy divízió tönkremenetele nem érinti a többi divíziót, s nem jelenti automatikusan az egész szervezet bukását. Sikeresen megoldja a stratégia és az operatív tervezés szétválasztását, piacorientált, tehát képes követni a piaci változásokat, alacsony horizontális koordinációs költséggel működik;
Vezér
Műszaki
Gazdasági
Termelési
Kereskedelmi
Humán
Termék 1.
Termék 2.
Termék 3.
• HÁTRÁNY: az egyes divíziók – a vezetők egoizmusa miatt – versenyeznek egymással;
6
Szervezeti formák: Mátrix szervezet Alapvető munkamegosztásból tagoltság két fajtája együtt jelenik meg (pl. funkció és termék) többdimenziós szervezet Többvonalas irányítás Konfliktusok magas szintje Egyik része stabil, másik része dinamikus ELŐNYÖK: Két különböző nézőpontú menedzsernek egy adott problémáról együttesen kell döntenie, innovatív A menedzserek közti interakciók A konfliktusok megoldásának pozitív hatása építő, előremutató a cég számára, HÁTRÁNYOK: A menedzserek közti rivalizálás hatalmi harcot idézhet elő, A döntések elhárítása, a felelősség vállalásától való tartózkodás Állandó konfliktushelyzet jelenléte, Időben nem döntenek, ami veszély, különösen krízis helyzetben
A hatékony szervezet Az a hatékony szervezet aki: • Hatékonyan használja fel erőforrásait a teljesítmény érdekében • Sikeresen eléri a rövid és hosszú távú célokat • Megfelel az üzleti partnerek elvárásainak. A hatékonyság feltétele: • Világosan meghatározott célok • Teljesítmény, minőség, flexibilitás • Előretekintő vezetés • Motivált, elkötelezett dolgozók • Konstans újítás, javítás, fejlesztés • Gyors reagálás a veszélyekre és lehetőségekre • Kellő anyagi bázis, költséghatékony gazdálkodás • Konfliktusok építő jellegű rendezése
Ez lenne?
7
