GAZDÁLKODÁS AZ EMBERI ERÕFORRÁSOKKAL, OKTATÁS, KÉPZÉS Az elektronikus humánerőforrás-menedzsment mint megatrend Az elektronikus humánerőforrás-menedzsment (eHEM) a személyzeti munka számára lehetővé teszi az adminisztratív feladatok messzemenő automatizálását és az értéktermelő tevékenységek költségek szempontjából optimális kihasználását. Ezzel a személyzeti osztály tartós költségcsökkentés előfeltételeit tudja megteremteni, ugyanakkor képes növelni a szolgáltatások minőségét, ily módon megvalósítva a humán tőke optimális kezelését. A három alapvető cél, a megjelenés az interneten, a feladatok interneten való ellátása és az eHEM-megoldások technológiai integrációja, valamint a kiválasztott eHEM-megoldások megvalósulásának sebessége az előzetes elemzést igénylő, sajátos vállalati paraméterektől függ.
Bevezetés Az új évezred kezdetén a személyzeti munkával szemben is újak a követelmények. A vállalatok virtuális struktúrájának térhódítása és a vállalathálózatok kiépítése „hálózatképes” munkatársakat igényel. Az üzleti tevékenységek ezzel egyidejű globalizációjának felerősödése fokozza az igényt az üzleti szempontból fontos személyzeti információk iránt. Egyre nagyobbak a követelmények a magas képzettségű munkatársakkal való személyes foglalkozással szemben. Ugyanakkor a nemzetközi verseny megköveteli, hogy a korábbiaknál nagyobb mértékben csökkentsék a személyzeti munka költségeit. Erre többek között az adatokra épülő adminisztratív személyzeti munka messzemenő automatizálása nyújt lehetőséget. A személyzeti szakemberekkel szemben támasztott fokozott követelményekkel egyidejűleg a személyzeti osztályok munkatársainak létszámát is csökkenteni kell. Ezekre a kihívásokra válasz a személyzeti munka folyamatainak hálózatra (webre) épülő (eHEM) irányítása.
Az eHEM és annak sikertényezői A továbbiakban az eHEM-en a személyzeti munka folyamatainak a hálózati technológiákra épülő optimálását értjük. Ezt a törekvést a személyzeti
munka valamennyi területén érvényesíteni kell. Ide tartozik többek között az elektronikus továbbképzés, az alkalmazottak önkiszolgálása adminisztrációs területen és mind az intra-, mind az internet felhasználása a munkaerő-felvételben. Az eredményesség alapvető felvételei a következők: − felhasználóorientált, hálózatra épülő, vállalat és munkavállaló közötti kapcsolatrendszer (business-to-employee, B2E) megteremtése a személyzeti munka számára, − a folyamatok és technológiai megoldások változásokkal szembeni rugalmasságának értékelése, − a munkatársak mozgósítása az eHEM-folyamat révén. A teljes humán erőforrás értéktermelési lánc alapja egy közös adatbázis, amelyet általában a vállalati erőforrás-tervező rendszeren keresztül valósítanak meg. A személyzeti munka számára a kezelési ismereteken kívül fontos a különböző üzleti folyamatok közötti összefüggések ismerete is, azonban a vállalat számára az információtechnológia és az információs rendszerek szakmai ismeretei is egyre fontosabbak, ezért ezeket még időben azonosítani és támogatni kell. Ennek eredményeként megszilárdul az együttműködés az emberi erőforrások és az információtechnológiai osztályok között. Az eHEM realizálásának technológiai előfeltétele a személyzeti funkciók hálózatra építése: − valamennyi számítástechnikával támogatott humánerőforrás-menedzsment rendszer browser-technikára alapozása, − a hagyományos információhordozók, a papír és a személyi számítógép kiegészítése korszerű médiumokkal, például mobiltelefonnal, laptop számítógéppel vagy a Personal Digital Assistants (PDA) rendszerrel, − tartalmi hálózati lehetőségek kihasználása alapvető információtechnológiával. A várható pozitív hatások Az eHEM-megoldások legfontosabb előnye a minőség és a sebesség javulása, mivel az eddigi erősen adminisztratív jellegű papírmunkát, mint például a törzsadatok kezelését és a bérlistát hálóstruktúra segítségével oldják meg. Miután a hálózathoz hozzáférni képes munkatársak közvetlenül felhasználhatják az alkalmazotti önkiszolgáló rendszer szolgáltatásainak adatait, többek között elkerülhető a személyi adatok kezelésének, az utazási költségelszámolásoknak, a szabadságolási igényeknek stb. a kettős nyilvántartása. További költségmegtakarítást eredményez például a célirányos elektronikus továbbképzés. On-line oktatás segítségével van lehetőség utazási költségek megtakarítására és bizonyos rutingyakorlatok jó időkihasználással és gyorsan történő elvégeztetésére. Az elektronikus toborzás teszi lehetővé az egyszerű közvetlen hozzáférést a munkakeresők piacához, ami jelentősen csökkenti az egy főre jutó munkaerő-keresési ráfordításokat. A jobb áttekinthetőség révén
minőségi javulásra lehet számítani. Ez egyaránt érvényes a rendszerben megvalósított munkaerő-gazdálkodási folyamatokra és a vállalat belső nyitottságára, például abban az értelemben, hogy a vezetők közvetlenül, valós időben férhetnek hozzá a mérvadó személyzeti mutatószámokhoz. A várható kedvezőtlen hatások A személyzeti munka fokozódó virtuális struktúrája, az említett lehetőségeken kívül, legalábbis Németországban, azzal a kockázattal jár, hogy a személyzeti munka hagyományos szociális gondozási szerepe kárt szenved a munkatársakkal való közvetlen érintkezés hiánya miatt. A személyes kapcsolatok részleges elvesztését legtöbb munkavállaló kedvezőtlenül fogadja. Ezenkívül arra is gondolni kell, hogy az emberi erőforrásokkal kapcsolatos munkák automatizálását a személyzeti osztályok érintett munkatársai, munkahelyüket feltéve, kritikusan fogadják.
Stratégiai előkészítés Az új vezetéselméleti elképzelések fokozott jelentőséget tulajdonítanak az emberi erőforrásokkal foglalkozó személyzeti osztályoknak. A munkavállalókat emberi tőkének tekintik, amely szilárd összetevője az értéktermelésnek. A passzív ügyintézést tehát aktív személyzeti fejlesztés váltja fel. Az eHEM következetes megvalósítása a vállalatoknál ennek megfelelően egyértelműen annyit jelent, hogy a személyzeti munka olyan értéktermelési folyamatokra orientálódik, mint amilyenek az új munkaerő keresése és felvétele vagy a továbbképzés. Ily módon a személyzeti osztály az operatív részlegek üzleti partnerévé válik, és középtávon megvalósul fokozott bevonása a gazdasági döntésekbe. A megfelelő eHEM-megoldás kialakítása érdekében több előkészítő tevékenységre is szükség van. Különösen fontos a meglévő technológiák (informatikai infrastruktúra és annak felhasználási területe) leltárának elkészítése és hasznosításának felmérése. A karrierlehetőségek kimutatása és azok üzemgazdasági értékelése alapján lehet a eHEM-modellt bemutatni a szervezetnek, a technológiának és a munkavállalóknak. Az eHEM fejlődésének fokozatai Az eHEM fejlődésének három szakasza különböztethető meg (1. ábra): − a HEM-funkciók megjelenítése az interneten, − az összes tervezett eHEM-funkció megvalósítása (web-enabled HEM), − az eHEM-megoldások technológiai integrációja és intenzív használata (web-energized HEM)
értékalkotás
eHEM integrációja
eHEM-megoldások
HEM jelenléte az interneten
idő
1. ábra Az eHEM három fázisa Az egyes fázisokban megvalósuló értékalkotás a vállalat számára változó. HEM az interneten A hálózaton való megjelenés első fázisa költségigényes. Sok vállalatnál erre a célra még újabb munkatársakat is ráállítanak a feladat elvégzésére, mivel a legtöbb személyzeti osztályon, ismert okoknál fogva, nem áll rendelkezésre az interneten való megjelenítéshez szükséges szakértelem. Ugyanakkor gyakorlatilag minden vállalat olyan internetkapcsolattal rendelkezik, amely az elektronikus állásbörze funkciójához való hozzáférést is biztosítja. Eddig azonban a legtöbb vállalat arra szorítkozott, hogy a megtalált ajánlatokat kinyomtatta és a „normális” ügymenet szerint kezelte, ezáltal igen jelentős optimálási lehetőségeket fecsérelve el. Ezzel párhuzamosan az intraneten humánerőforrás-menedzsment portál támogatásával oldanak meg olyan adminisztratív feladatokat, mint pl. a munkaidő-nyilvántartás és a számfejtés (2. ábra). További jellegzetes funkciók az információkínálat, személyzetfejlesztési lehetőségek (gyakorlatok időpontjai), szervezetfejlesztési elemek (pl. megbeszélés munkatársakkal és célmegállapodások rendszerei), intranet, ill. internetkapcsolatok, továbbá tudásmenedzsment. A humán erőforrások osztályának hálózaton való jelenlétét az jellemzi, hogy ezzel párhuzamosan a hagyo
mányos munkaerő-gazdálkodási feladatok kezelésére szolgáló kapacitás is rendelkezésre áll. Ennek az első fokozatnak a gazdaságossági hatása korlátozott. Megtakarítást egyáltalán nem vagy csak kis mértékben lehet elérni.
személyes hozzáférési lehetőség munkaerőfejlesztés
szervezetfejlesztés
HEM-adminisztráció (adatkezelés, idő nyilvántartása, bérlista)
HEM-portál
munkafolyamatok
kommunikáció
tudásmenedzsment
2. ábra Az eHEM központi sikertényezője az intranet és internet integrálásával megteremtett maximális kapcsolatlétesítés lehetősége és optimális hasznosítása a munkatársak, valamint a vállalat számára Az eHEM-megoldások megvalósítása A humánerőforrás-menedzsment elektronikus megoldásainak realizálása, vagyis a második fázis azzal jellemezhető, hogy a folyamatok egységesítése révén a fenti párhuzamosságok megszűnnek. A különböző megoldások párhuzamos alakulásával mindig együtt jár, hogy a régi rendszerrel számos kapcsolat fennmarad. Ezért már ebben a fázisban felerősödik a törekvés a különböző rendszerek integrálására. Az egységesítés még ezen is túlmegy, amennyiben egységesíti a különböző internetes jelenléteket, a biztonsági rendszabályokat, főként pedig az alapvető folyamatokat. Itt érvényesülhetnek a folyamatmenedzsment hagyományos sikertényezői. Azoknak a folyamatszakaszoknak a világos definícióiból indulnak ki, amelyek egyedi, nem szabványos megoldást igényelnek és az ehhez szükséges munkatársak bevonásával kapcsolatos egyeztetést is szükségessé teszik. A minőség és az áttekinthetőség előfeltétele a felelősségvállalás a folyamatköltség optimálására, a folyamatok minőségének utólagos ellenőrzésére, a folyamatok menet közben megvalósított tökéletesítésére és a mutatószámok tisztázására. Ilyenkor fennáll a
veszélye a „szabványosító bürokráciának”, amit a változások hatékony kezelésével kell ellensúlyozni. Ezeknek a feltételeknek a teljesítésével számos minőségi javulás elérésére van lehetőség. A felső vezetés gyorsabban hozzáférhet a mutatószámokhoz és sűrűbben alkalmazhat irányítási intézkedéseket. A mérvadó személyzeti információk intelligens szoftver segítségével megoldott hálóstruktúrája lehetővé teszi, hogy időben hozzanak globális jelentőségű döntéseket. Középvezetői szinten áttekinthetőbbé válik a személyzeti munka, és a különböző telephelyeken dolgozó munkatársak azonos mértékben kapcsolódnak a folyamatokhoz. Ezáltal az eHEM jelentős mértékben járul hozzá a vállalat globalizálásához. Ezen túlmenően, az eredményes szabványosítást követelően már optimálási potenciálok megvalósítására is lehetőség nyílik. Az adminisztratív személyzeti munka ráfordításai ezáltal csökkenthetők, és több forrás áll rendelkezésre az értékalkotó személyzeti munkához, amelyet a belső ügyfelek oly sokszor hiányolnak. Az eHEM integrációja és használata Az eHEM legjelentősebb értéktermelési fokozata a HEM beépítése a hálózatokba (web energized HR). Ez, a már említett hasznosítási lehetőségeken túl, a vállalati eredményességhez is hozzájárulhat. A gazdaságossági előnyt azonban nem annyira a technológiai beruházások, mint inkább a technológiai lehetőségek következetes hasznosítása biztosítja. A hálózatba való integráció elfogadásának megkönnyítésére szolgáló üzemen belüli együttműködés és a hálózati lehetőségek kihasználása állnak a törekvések középpontjában. A vállalat stratégiai struktúrájának megvalósítása sok esetben többek között a szervezet irányváltását is jelenti. Az adminisztratív tevékenységek (pl. bérelszámolás, szociális és munkajog) csökkentett szakosítása ugyanakkor lényegesen rugalmasabbá teszi a vállalatot. Ezzel egyidejűleg lehetővé válik olyan munkaerő-gazdálkodási kulcsfeladatok ellátása, mint például az ipar- és vállalatspecifikus vezetés, vagyis a képességek és a szükséges szakértelem, valamint hozzáértés hasznosítása. Ezeket a változásokat az elektronikus piacok megjelenése idézte elő. Ma már sokan kínálnak munkaerő-gazdálkodási szolgáltatásokat ezeknek a technológiáknak a kihasználásával. Elsősorban kisvállalatok számára léteznek ajánlatok munkaerő-gazdálkodási feladataik hálózaton keresztül való elvégzésére. A munkaerőpiac még a vállalatokon belül is érdekes lehetőségeket biztosíthat a belső munkaerő-kereslet és -kínálat szabályozására. A gazdaságosság szempontjából elérhető előnyök potenciálja még távolról sincs kimerítve, tehát – különösen az üzemen belüli együttműködés szempontjából – még jelentős változásokra lehet számítani. A hálózat már ma is – elméletileg – feleslegessé teszi, hogy a munkavállaló fizikailag jelen legyen a vállalatnál. Egyelőre azonban sok vállalat még nem nagyon hajlandó átállni a rugalmas munkaidő- és munkahely-megoldásokra.
Minden vállalatnak egyénileg kell döntenie arról, hogy milyen mértékben használja ki a leírt technológiák lehetőségeit. A döntést befolyásolhatja többek között a vállalatok küszöbön álló fúziós szándéka, a munkaerő létszáma és térbeli eloszlása.
Sikertényezők Az eHEM eredményes megvalósítása három alapvető sikertényező függvénye: 1. Támogatás Nem utolsósorban a szükséges kezdeti beruházások miatt elengedhetetlen, hogy a felső vezetés erőteljes támogatást nyújtson. 2. A technológia és az infrastruktúra következetes kezelése Egyértelmű, szabványos hálózati és szoftverstruktúra képezi a hálózat kiépítésének alapját. További sikertényezők a biztonsági szoftver (pl. Encryption) alkalmazása kezdettől fogva, megfelelő sávszélesség rendelkezésre bocsátása az adatátvitel céljaira és tudásmenedzsment rendszerek bevezetése az adminisztratív funkciók számára. 3. Változásmenedzsment A HEM, a HEM információtechnológiái, valamint szolgáltatásai közötti, a funkciók határait átlépő együttműködésnek, valamint a felhasználó bevonásának a felelősségvállalásba megfelelő formát kell adni és életképessé kell tenni. Kommunikáció, gyakorlati foglalkozások és oktatási lehetőségek révén párhuzamosan „kulturális csereprogramokban” kell részesíteni valamennyi munkatársat. Csak ezáltal válik lehetővé az eHEM valamennyi lehetőségének kihasználása. (Dr. Barna Györgyné) Wolff, M.: Megatrend eHR. = Information Management and Consulting, 17. k. 1. sz. 2002. febr. p. 15–18. Seebacher, U. G.: Systemkonzeption eines e-intelligenten HR-Systems für das TopManagement. = Information Management and Consulting, 17. k. 1. sz. 2002. febr. p. 31–35.
