Széchényi Ferenc Középiskola Barcs
Haskó József
Informatika
Barcs, 2008 1
2
Tartalomjegyzék Az informatika alapjai .............................................. 5 Adat, információ, informatika ................................ 5 A tárolt adatok (információk) mérésére használt mértékegységek:..................................................... 5 Adattárolás számítógépen, számrendszerek ........... 6 Kódtáblák ............................................................... 6 Számrendszerek ..................................................... 6 Egyszerű átváltás a számrendszerek között............ 6 Műveletek bináris számrendszerben ...................... 7 Kettes számrendszer szerinti tárolás ...................... 8 Logikai állítás ......................................................... 9 Logikai műveletek.................................................. 9 Feladatok .............................................................. 10 A számítógép részei.................................................. 11 A hardver ............................................................. 11 Az alaplap legfontosabb részei (a felhasználó szempontjából): .................................................... 12 Perifériák: Input/Output (I/O) egységek (Bemeneti/Kimeneti egységek) ............................ 12 Nyomtató (printer) ............................................... 13 Rajzgép (plotter) .................................................. 14 Billentyűzet (keyboard)........................................ 14 Néhány funkcióbillentyű legelterjedtebb funkciói: .. 14 Egér: Bemeneti periféria, a billentyűzet kiegészítésére szolgál. .......................................... 15 Meghajtók ............................................................ 15 Háttértárolók ........................................................ 15 Számítógépek fajtái méret szerint ........................ 16 Hálózatok.................................................................. 16 Protokoll............................................................... 17 Szoftver ..................................................................... 19 A szoftverek csoportosítása jogállásuk szerint ..... 19 A szoftverek csoportosítása alkalmazás szerint ... 20 A számítógépvírus fogalma, felépítése ................... 22 Boot-vírusok ........................................................ 22 Programvírusok (Állományvírusok) .................... 23 Programférgek...................................................... 23 Trójai programok ................................................. 23 Védekezés a vírusok ellen .................................... 24 Tűzfal ................................................................... 24 Operációs rendszer .................................................. 25 File-ok (Fájlok) .................................................... 25 A Windows operációs rendszer használata ........... 26 Egérmenü ............................................................. 26 Windows Intéző ................................................... 26 Állományok kijelölése ......................................... 26 Lemezműveletek megoldása Windows Intézővel 26 SZÖVEGSZERKESZTÉS ...................................... 29 Alapfogalmak ....................................................... 29 Nyomdai mértékegységek .................................... 29 Dokumentum........................................................ 29 Szövegelemek és a hozzájuk kapcsolódó fogalmak. 29 Egyéb szövegelemek ............................................ 32 Egyéb fogalmak ................................................... 33 A WYSIWYG elv ................................................ 34 Gépelési szabályok............................................ 34 Nagybetűk gépelése ............................................. 34
Karakterkódok használata ................................... 34 Speciális karakterek ............................................. 34 Betű törlése .......................................................... 35 A dokumentumkészítés lépései ........................... 35 Példa ECDL reprodukciós feladat megoldására .. 35 Feladat ................................................................. 36 XYZ Kft. Oktatási Központ ................................ 36 A tanfolyamról .................................................... 36 Példa hivatalos levélre ......................................... 39 Körlevél .................................................................... 41 A körlevélkészítés lépései OFFICE XP programmal 41 Rekordok szűrése mezőutasítással....................... 41 Rekord kihagyása ha............................................ 42 Következő rekord ha............................................ 42 Következő rekord ................................................ 42 Ha...akkor...különben... ....................................... 42 Boríték címzése ................................................... 42 Etikett címkék...................................................... 43 Feladatok ............................................................. 43 Iniciálé ...................................................................... 44 Képek a szövegben .................................................. 45 Kép beillesztése a dokumentumba ......................... 45 Vízszintes vonal elhalyezése ................................... 46 Blokkműveletek ....................................................... 46 Keresés, csere........................................................... 47 Könyvjelző ............................................................... 47 Importálás ................................................................ 47 Nagy dokumentumok készítése .............................. 48 Élőfej/élőláb létrehozása ..................................... 48 Az eszköztár ikonjainak jelentése........................ 48 Az élőfej és élőláb törlése.................................... 49 Lábjegyzet: Lásd a 5. oldalon. ............................. 49 Képaláírás ............................................................ 49 Kereszthivatkozások ............................................ 49 Stílusok használata .............................................. 49 Tartalomjegyzék .................................................. 50 Példa nagy dokumentum formázására ................. 50 Rajzolás .................................................................... 52 Prezentáció............................................................... 54 A prezentációkészítés lépései .............................. 55 Az ECDL vizsga prezentációs feladatainak megoldási sémája ................................................ 56 Feladat ................................................................. 57 Táblázatkezelés ....................................................... 58 Alapfogalmak ...................................................... 58 A táblázat adatainak bevitele ............................... 60 Különböző típusú adatok bevitele és elhelyezése 60 Példa függvények használatára............................ 61 A dialógusablakok időleges elrejtése .................. 62 A cellák tartalmának szerkesztése, módosítása ... 62 Oszlopszélesség, sormagasság ............................ 62 A táblázat feltöltését segítő módszerek ............... 63 Adatbevitel kijelölt tartományba ......................... 63 Automatikus kitöltés............................................ 63
Relatív és abszolút cellahivatkozások .................. 64 Vágólap használata az Excelben .......................... 64 Importálás ............................................................ 65 Táblázat formázása .............................................. 65 Diagram készítése ................................................ 67 A diagram módosítása, formázása ....................... 68 Példák diagramtípus választásra........................... 68 Függvények az Excelben...................................... 68 A függvények formája (szintaktikája) .................. 68 Statisztikai függvények ........................................ 69 Dátum függvények ............................................... 69 Matematikai és trigonometriai függvények .......... 69 Szövegfüggvények ............................................... 70 Logikai függvények ............................................. 70 Pénzügyi függvények ........................................... 70 Mátrixfüggvények ................................................ 71 Összetett függvények alkalmazása az Excelben... 74 Célérték keresés ................................................... 75 Nagy táblázatok (adattáblák)................................ 76 Ablaktábla felosztása ........................................... 76 Ablaktábla rögzítése ............................................. 76
4
Rendezés.............................................................. 76 Részösszegek ....................................................... 76 Kimutatások ........................................................ 77 Szűrés .................................................................. 79 Adatbázis függvények ......................................... 80 Feltételes formázás .............................................. 81 Hibaértékek ......................................................... 81 Adatbázis-kezelés .................................................... 83 Alapfogalmak ...................................................... 83 Adatbázis ............................................................. 83 Egyed (egyedtípus) .............................................. 83 Adatbázisok típusai (adatmodellek) .................... 83 Kapcsolatok ......................................................... 86 Példa .................................................................... 86 Lekérdezések ....................................................... 87 Paraméteres lekérdezések .................................... 91 Jelentések ............................................................ 91 Szűrés, rendezés .................................................. 94 Importálás ............................................................ 94
Az informatika alapjai Adat, információ, informatika Az alábbiakban sorra veszünk néhány az informatikában fontos fogalmat. Az információ alapfogalom, ezért nem definiáljuk. Jellemzője, hogy új ismeretet nyújt, bizonytalanságot oszlat el. Az információ továbbítása csak kommunikációs rendszerben történhet. A kommunikációs rendszer fő részei (pl. telefon): • adó (emberi agy - hang) • kódoló (mikrofon) • továbbító (elektromos vezeték) • dekódoló (hangszóró) • vevő (fül - emberi agy)
1. ábra Az adat jelenetéssel bíró rögzített jelsorozat. A hír, üzenet közölt, továbbított, mozgásban lévő ismeretet jelent. A jel az információs csatorna állapotváltozása. Ezek az állapotváltozások hordozzák az üzenetet. Az ismeret közlésének szabályai: • szintaktikai szabályok (forma) • szemantikai szabályok (tartalom) Az egymással kapcsolatban álló információs folyamatokat együtt információs rendszernek nevezzük. Az információs rendszerrel szemben támasztott követelmények: • gyors és pontos kommunikáció • nagy mennyiségű adat tárolása • gyors adatfeldolgozás Az informatika olyan tudomány, ami az információ tudatos szervezésével, tárolásával, továbbításával, feldolgozásával, felhasználásával és az ezekhez szükséges eszközökkel, módszerekkel foglalkozik.
A tárolt adatok (információk) mérésére használt mértékegységek: A tárolt adatok mértékegysége az 1 bit (binary digit = bináris szám), melynek többszörösei: • 1 kilobit (kb) = 210 bit = 1024 bit • 1 megabit (Mb) = 1024 kb = 10242 bit • 1 gigabit (Gb) = 1024 Mb 8 bit egy nagyobb egységet alkot, melyet bájtnak nevezünk. Többszörösei: • 1 kilobájt (kB) = 210 bájt = 1024 bájt • 1 megabájt (MB) = 1024 kilobájt = 10242 bájt • 1 gigabájt (GB) = 1024 megabájt • 1 terrabájt (TB) 1 = 1024 gigabájt
1
a terra latin szóból származik, melynek jelentése: a Föld
Adattárolás számítógépen, számrendszerek A számítógépben minden adatot kettes számrendszerben kódolva tárolunk. A számokat fixpontosan vagy lebegőpontosan, a karaktereket (betűket, írásjeleket, számjegyeket, vezérlő karakterek stb.) számkódjukkal tároljuk. A kódokat a kódtábla tartalmazza.
Kódtáblák • ASCII (American Standard Code for Information Interchange): Egységesített kódrendszer, amelyben a különféle karakterekhez (vezérlőkarakterek, betűk, számok, írásjelek) bináris kódokat rendelnek. 8 biten (1 bájton) összesen 256 darab kód kiosztására van lehetőség. Ebből 0-tól 127-ig tart az ún. alap karakterkészlet2 (az angol ábécé kis- és nagybetűi, számjegyek, írásjelek) 128-255 között pedig az ún. kiegészítő karakterkészlet (ékezetes betűk, az angolban nem létező egyéb betűtípusok, vonalrajzoló karakterek). Ezek változatai a különböző nemzeti karaktertáblák: ◦ amerikai: 437-es ◦ nyugat-európai (Latin I.): 850-es ◦ közép-európai3 (Latin II.): 852-es ◦ az ISO-8859-1 a Latin I-nek megfelelő általánosan elterjedt kódtábla ◦ az ISO-8859-2 a Latin II-nek megfelelő általánosan elterjedt kódtábla ◦ az ANSI (Windows 1250) a Windows operációs rendszer számára készített Latin II-nek megfelelő kódtábla Néhány ASCII kód: szóköz: 32, 1: 49, ä: 132, {: 123, CR (’kocsi vissza’ jelentésű vezérlőkarakter a nyomtató számára): 13. • Az UNICODE egy 16 bites rendszer. Azért volt rá szükség, mert számos nyelvnek több jele van mint 256. Ez a rendszer a 2 bájton 65536 (=216) jelet tud megkülönböztetni. A unicode rendszer első 256 jele megegyezik az ASCII-vel, a többiek kiosztása részben szabványos. • Az UTF-8 egy veszteségmentes, változó hosszúságú Unicode karakterkódolási eljárás. Bármilyen Unicode karaktert képes reprezentálni, ugyanakkor visszafelé kompatibilis a 7 bites ASCII szabvánnyal. Az Internet világában egyre gyakrabban használják.
Számrendszerek A számítástechnikában a nehezen írható és áttekinthető kettes (bináris) számrendszer mellett a tizenhatos (hexadecimális) számrendszert is használják. Minden számrendszerben annyi számjegy van, amennyi a számrendszer alapszáma. A legkisebb a 0, a legnagyobb egyel kisebb az alapszámnál. A szám minden számjegyéhez helyiérték tartozik, a helyiértékek az alapszám hatványai. A „tizedes4” jeltől balra haladva az alapszám nulladik, első, második, … hatványai, a „tizedes” jeltől jobbra haladva annak a –1-dik, –2-dik, … hatványai találhatók. • Decimális (tizes) számrendszer: 526.4=5*102+2*101+6*100+4*10-1 • Bináris (kettes) számrendszer: a számok ábrázolásához 0 és 1 számjegyek szükségesek. • Hexadecimális (tizenhatos) számrendszer: a számok ábrázolásához 0,1,2,...,9,A,B,C,D,E,F számjegyek szükségesek.
Egyszerű átváltás a számrendszerek között a.) A decimális számok átalakítása bináris számokká A szám mellé 1-est írunk ha páratlan, és 0-t ha páros, majd a számot kettővel elosztjuk, és az eredményt a szám alá írjuk, mellé újra 1-est vagy 0-t. Ezt mindaddig ismételjük, amíg az osztás eredménye 1 nem lesz. Ezután a leírt egyeseket és nullákat alulról felfelé olvasva egymás mellé írjuk. Ez lesz a szám kettes számrendszerbeli alakja. Pl.: 2
Kezdetben az ASCII kódtábla csak 7 bites volt, amin az alap karakterkészletet tárolták Ez a Magyarország számára kidolgozott szabványos kódtábla. 4 Természetesen csak a tizes számrendszerben nevezzük ezt tizedes vesszőnek (esetleg tizedes pontnak). A többiben az alapszámhoz illeszkedik az elnevezés. Például a bináris számrendszerben kettedes pont. 3
6
b.)
c.)
d.)
e.)
f.)
23 1 11 1 5 1 2 0 1 1 az olvasás iránya A megoldás: 23 = 10111 A bináris számok átalakítása hexadecimális számokká Egy bináris számot úgy alakítunk át hexadecimális számmá, hogy a bináris számot jobbról kezdve négyes csoportokra osztjuk, és mindegyik négyes csoportot a megfelelő hexadecimális számmal helyettesítjük a következő módon: 10011111= 1001 1111 9 F = 9Fh A decimális számok átalakítása hexadecimális számokká Ezt úgy végezhetjük el, hogy előbb átalakítjuk bináris számmá, majd a kapott bináris számot alakítjuk hexadecimálissá! Pl.: 23 1 11 1 5 1 2 0 az olvasás iránya 1 1 a megoldás: 23 = 10111 00010111= 0001 0111 1 7 = 17h A hexadecimális számok átalakítása bináris számokká Mindegyik hexadecimális számjegyet helyettesítjük a megfelelő bináris számmal a következő módon. F 9Fh= 9 1001 1111 = 10011111 A bináris számok átalakítása decimális számokká Az átlalakítást úgy végezzük, hogy a számban szereplő 1-es számjegyek helyiértékét összeadjuk. Pl.: 1011.1 ⇒ 1·8+1·2+1·1+1·0.5 = 8+2+1+0.5 = 11.5 A hexadecimális számok átalakítása decimális számokká Ezt úgy végezhetjük el, hogy a hexadecimális számot előbb átalakítjuk bináris számmá, majd a kapott bináris számot alakítjuk decimálissá! Kiszámíthatjuk ezt is a helyiértékek segítségével, csak itt az egyes helyiértéket (1, 16, 256, …) az ott szereplő számjegyekkel meg kell szorozni és a szorzatokat kell összeadni. Pl.: 9Fh= 9 F 1001 1111 = 10011111 = 128+16+8+4+2+1 = 159 9Fh= 9×16 + 15 = 159
Műveletek bináris számrendszerben A számítógép a számokat a bájt többszörösén tárolja, a hiányzó számjegyeket a szám elejére írt nullákkal pótoljuk. Összeadás Az összeadást a tizes számrendszerben végzett összeadáshoz hasonlóan végezzük. A számokat egymás alá írjuk, hogy a megfelelő helyiértékek egymás alá kerüljenek. Ha az adott helyiértéken lévő számjegyek öszszege eléri a kettőt, akkor van egy átvitel. Ezt a következő helyiértéken lévő számjegyek összeadásánál figyelembe vesszük. Ha az összeg páros, akkor az eredménybe 0-t, különben pedig 1-et írunk. Pl.:
7
00010111 Tizesben ugyanez az összeadás: 10011111 23 10110110 159 182 1+1=2, ezért az eredménybe 0-át írunk és az átvitel 1. 1+1+az átvitt 1=3 az eredménybe 1-et írunk, átvitel 1. 1+1+az átvitt 1=3 az eredménybe 1-et írunk, átvitel 1. 1+0+az átvitt 1=2 az eredménybe 0-át írunk, átvitel 1 0+0+az átvitt 1=1 az eredménybe 1-et írunk, nincs átvitel 0+0 = 0 az eredménybe 0-át írunk, nincs átvitel 1+0 = 1 az eredménybe 1-et írunk, nincs átvitel Ha az utolsó helyiértéken volna átvitel, akkor az elveszne. Ekkor az eredmény nagyobb mint a szám ábrázolására lefoglalt helyen tárolható szám. Úgy mondjuk, hogy túlcsordulás van. Kivonás Mivel a számítógép aritmetikai egysége nem tud kivonni, ezért ezt a műveletet is összeadásként végezzük. Ehhez a kivonandó számot negatív számmá alakítjuk. A negatív számokat a számítógép kettes komplemens alakban tárolja. Nézzük, hogyan képezhető egy bináris szám kettes komplemens alakja. Vegyük az összes helyiértéken lévő bit értékének ellenkezőjét, majd az így kapott számhoz adjunk 1-et. Pl.: A decimális 23, aminek a bináris alakja 00010111, komplemense 11101000+1=11101001. Ezt felhasználva a 159-23 művelet az alábbi formában végezhető el: 10011111 11101001 10001000 Az utolsó helyiértéknél az átvitel túlcsordul, így a példában egy bájton ábrázolt szám valóban a különbség, azaz 136. Kettővel való szorzás (léptetés) A kettővel való szorzást úgy végzi el a számítógép, hogy minden helyiértéknél lévő számjegyet egyel balra léptet, és az utolsó jegy 0 lesz. Pl.: 2×23 = 46 00010111 kétszerese 00101110 Itt is előfordulhat túlcsordulás, ha a legnagyobb helyiértéken 1-es volt, ez hibát okoz.
Kettes számrendszer szerinti tárolás A tárolt adatok véges hosszúságú tárolóhelyen vannak, és ennek a tárolóhelynek a hosszától, valamint az alkalmazott tárolási formától (fixpontos vagy lebegőpontos) függ a számadatok lehetséges pontossága. Fixpontos tárolási forma Az egész számokat a kettes számrendszerbeli alakjukban tároljuk. Az egyes számjegyeket helyezzük el az 1, 2, 4, stb. bájt hosszúságú rekeszben. A fixpontos ábrázolás azt jelenti, hogy a kettedes jel helye a szám végén van. Előfordulhat olyan fixpontos tárolás is, ahol a kettedes jel helye a szám elején van. (Ilyenkor természetesen nem egész számról, hanem kettedes törtről van szó). A fixpontos tárolásnál a kezelhető számtartomány erősen korlátozott és a tárolóhely hosszától függ. Az ábrázolható számtartomány kibővítésére használjuk a lebegőpontos formát a számítógépen belül is. Lebegőpontos tárolási forma A valós számokat a számítógépen a 10-es számrendszerben tanult normál alakhoz hasonlóan két részre bontjuk, egy mantisszára és egy karakterisztikára. Például 353.14=3.5314 * 102 , a mantissza a 3.5314, a karakterisztika pedig a 2. A kettes számrendszerben használt normálalaknál a számok egy kettedestört és egy kettőhatvány szorzataként állíthatók elő. Mivel a számrendszer alapszáma rögzített, ezt tárolni nem kell, elegendő csak a mantissza és a karakterisztika tárolása. Tehát a lebegőpontos adattárolási forma mindig egy számpár, a mantissza és a karakterisztika együttes tárolását és kezelését jelenti, mégpedig önmagukban fixpontosan, azaz a mantisszát fixpontos törtszámként, a karakterisztikát fixpontos egészszámként kezeli a gép. A számok elegendő pontosságú tárolása miatt az együttes felhasznált tárolóterület 4-6-8 bájt. Ennek egy részét értelmezi karakterisztikaként a számítógép.
8
Általános alakja: M*2k ahol M = mantissza, k = szám karakterisztikája. Pl.: 101010.1011=0.1010101011*26 tárolása a memóriában illetve háttértárban: 10101010110000000000000000000110 a mantissza tárolása 26 biten
a karakterisztika tárolása 6 biten
32 biten, lebegőpontosan tárolt szám BCD kód A tízes számrendszerbeli szám számjegyeit egy-egy négybites kettes számrendszerbeli számként ábrázoljuk. Használata a könnyebb olvashatóságot szolgálja, ennek ára a nagyobb felhasznált tárterület. Pl. a 13 ⇒ 0001 0011
Logikai állítás Olyan kijelentés, amiről egyértelműen eldönthető, hogy igaz vagy hamis. A logikai állítás értékei a logikai értékek: IGAZ (1), HAMIS (0). A számítógép a logikai értékeket egy bájton tárolja. Bizonyos esetekben egy bájton 8 logikai értéket is tárolunk – minden biten egyet. Ebben az esetben a logikai műveletek minden bitre egyesével vonatkoznak.
Logikai műveletek A tagadás (invertálás, negálás – NOT ) Ez egy egyváltozós művelet. Az ellenkezőjére váltja a bemenő értéket. A művelet igazságtáblázata: A 0 1
NOT(A) 1 0
A logikai ÉS (AND) Az eredmény akkor és csak akkor 1, ha mindkét bemenet értéke 1. Igazságtáblája: A 0 0 1 1
B 0 1 0 1
A AND B 0 0 0 1
A logikai VAGY (OR) Az eredmény akkor és csak akkor nulla, ha mindkét bemenet értéke 0. Igazságtáblája: A 0 0 1 1
B 0 1 0 1
A OR B 0 1 1 1
A KIZÁRÓ-VAGY ( XOR ) Ez a művelet azt vizsgálja, hogy a bemenetek egyformák vagy különbözőek. Az eredmény 1, ha a két bemeneti érték különböző. Igazságtáblája: A 0 0 1 1
B 0 1 0 1
A XOR B 0 1 1 0
9
Feladatok 1. Írja fel a következő tízes számrendszerben megadott számokat bináris és hexadecimális formában! Tízes számrendszer
Kettes számrendszer
8 bites kettes komplemens
111 88 1 0 254 128 2. Adja össze kettes számrendszerben a 141-et és a 78-at. 3. Vonja ki kettes számrendszerben a 152-ből a 84-et! 4. Mi az eredménye az alábbi logikai műveleteknek? a. b. c. d. e. f.
10
(2<=5) ÉS (4<=5) VAGY (3>=4) (2>=2) VAGY (4>=4) VAGY (1>=0) (2>=3) ÉS (4>=6) ÉS (1>=0) (2<=3) ÉS (8<=6) VAGY (1<=2) (2<=3) VAGY (8<=6) ÉS (2>3) (2<3) ÉS (8<6) VAGY (1=2)
Tizenhatos számrendszer
A számítógép részei A számítógép olyan gép, amely bizonyos feladatok megoldására alkalmas (pl. adattárolás és feldolgozás). Azokat a feladatokat tudja megoldani, amelyek megoldási algoritmusát a gépbe beprogramozták, ezek a programok a szoftverek. (A szoftver a számítógép lelke.). A gép kézzelfogható anyagi részeit nevezzük hardvernek. (A hardver a számítógép teste.)
A hardver Egy IBM kompatibilis számítógép konfigurációja az alábbi részekből állhat:
nyomtató hangszórók szkenner
mikrofon
2. ábra A központi egység (K.E.) vagy más szóval doboz tartalmazza a tulajdonképpeni számítógépet. Részei: • Alaplap: ezen található a mikroprocesszor és a belső memória, továbbá az egyes perifériák csatolókártyáinak helye. • Csatolókártyák: az IBM PC-k modul rendszerben épülnek fel. Hogy a számítógépünk milyen eszközökkel legyen felszerelve, csak igényeinktől és pénztárcánktól függ. Az egyes egységeket az alaplaphoz különböző csatolókártyák segítségével kell hozzákapcsolni, pl: tv tuner kártya. A mai számítógépeknél egyre gyakoribb, hogy az általánosan elterjedt perifériák vezérlőit az alaplapra integrálják. • Lemezegységek (drive-ok5): a központi egység dobozában kapnak helyet a hajlékony lemezes egységek (floppy drive), a Winchesterek (Hard disk drive) és a CD-, DVD meghajtók. A számítógép ezen részeit nevezzük dobozon belüli perifériáknak. • Tápegység: feladata a gép számára szükséges, stabil egyenfeszültség előállítása. Mivel működés közben ez melegszik a legjobban, és a gépet alkotó félvezetőknek egyik fő ellensége a túlmelegedés, ide szerelnek be egy ventillátort. (Ez adja a számítógép jellegzetes suhogó hangját. Szinte ez az egyetlen mozgó alkatrésze a gépnek.) Perifériák (Az 2. ábrán a legelterjedtebb perifériák láthatók) • Monitor (display): kimeneti periféria, az elsődleges kimeneti egység, ha más parancsot nem adunk, akkor ide írja ki a gép a programok eredményét. • Billentyűzet (keyboard): bemeneti periféria, az elsődleges bemeneti egység, ha más parancsot nem adunk, akkor erről várja a gép az utasításokat, illetve más bemenő adatokat. • Egér (mouse): bemeneti periféria, a billentyűzet használata sokszor nehézkes, ezért a parancsok kiválasztása sok esetben történhet egér segítségével is. Főleg grafikus felületű operációs rendszer esetében. Az egér a billentyűzethez hasonlóan, elsődleges bemeneti egység.
5
Ma már elfogadott a magyar helyesírásban fonetikusan írva. Pl.: drájv, flopi drájv, fájl, bájt
11
• Nyomtató (printer): kimeneti periféria, az eredmények papíron történő megjelentetését végezhetjük vele. Több fajtája van. Ma a legelterjedtebbek a tintasugaras és a lézernyomtatók. • Lapolvasó v. szkenner (scanner): bemeneti periféria, képeket lehet vele digitalizálni, és így azokat a számítógépre vinni. Szkenner és nyomtató segítségével pl. lehet fénymásolni. • Hangszórók: kimeneti periféria • Mikrofon: bemeneti periféria
Az alaplap legfontosabb részei (a felhasználó szempontjából) Mikroprocesszor (CPU). Ennek típusa adja a gép típusát. Lehet pl.: Pentium I. II. III. IV., Celeron, AMD, AMD Sempron. Részei: • CU: Központi vezérlő egység. A belső memóriában tárolt programok utasításait értelmezi, és a végrehajtást vezérli, automatikusan. • ALU: Aritmetikai logikai egység, röviden számoló egység. Jellemző adata az órajel frekvenciája, amit megahertzben (MHz) vagy gigahertzben (GHz) szoktak megadni, pl.: 500 MHz, 1000 MHz, 1,7 GHz, 4 GHz, .... Az órajel-frekvencia az egyik olyan jellemző, amely a számítógép sebességét meghatározza. A sebességet ezenkívül még sok más jellemző befolyásolhatja (pl.: a memória mérete, sebessége, a winchesteren az adatelérés sebessége, stb.). A mai számítógépeknél a processzor hűtéséről is külön gondoskodni kell, ezért a processzorra nagy hűtőbordákat és/vagy hűtőventillátort szerelnek. Memória • ROM (csak olvasható memória): mérete általában kisebb 64 kB-nál. Itt találhatók a gyárilag betáplált programok (ROM BIOS), ezeket a gép kikapcsoláskor sem felejti el. • RAM – Operatív memória (írható - olvasható memória): A számítógép használója szempontjából ez az egyik legfontosabb rész. Ennek a méretét szokták leggyakrabban emlegetni a számítógép műszaki adatai között. Pl. A Commodore 64 számítógép RAM-ja még csak 64 kB (kilobájt) volt, a mai számítógépeké 128 MB – 2 GB. A számítógép csak a RAM-ba betáplált programokat tudja végrehajtani, és csak az itt tárolt adatokat tudja használni. Ide lehet (és kell) betáplálni a használni kívánt programokat, és ezen programok által használt adatokat. A programok által létrehozott adatok is ide kerülnek. A számítógép kikapcsolásával ezek kitörölődnek a RAM-ból, ezért háttértárolókra kell kimenteni a megőrzendő adatokat. A memóriák is fejlődtek az idők során. Az első P1-es gépekben még EDO RAM-ok voltak, később megjelentek az SD RAM-ok. A mai gépekben már DDR és DDR2 RAM-ok vannak. A fejlettebbekben az adatelérés sebessége nagyobb. A DDR2 RAM 400 MHz feletti memória sebességű. Busz: Az információk, az adatok és az utasítások szállítására szolgáló vezetékhálózat. (További információk olvashatók a http://pcforum.hu/szotar/busz.html címen.)
Perifériák: Input/Output (I/O) egységek (Bemeneti/Kimeneti egységek) Ezek biztosítják a számítógép és a külvilág kapcsolatát. Display (monitor, képernyő) Többféle monitor létezik, de mindegyik szöveges (alfanumerikus) üzemmódban (pl. DOS alatt) 25 vagy 50 sorban 80 karaktert ír ki. Monitorfajták6 típusai: (A dőlt betűvel szedett típusokat ma már nem használják.) • mvga: monokróm - csak a szürke színárnyalatai jelennek meg • vga: 640×480-as felbontással dolgozik, max.256 színű • svga: felbontása 800×600; 1024×768; …., színes
6
Régebben volt karakteres: csak karakterek felhasználásával lehetett rajzokat készíteni, pl.: kereteket, vonalakat. Grafikus: Pl.: Hercules: mono grafikus (monokróm, grafikus, 720*348 ), CGA: színes grafikus (2 szín 640*200,
4 szín 320*200)
12
Jellemzői: • színek száma: 16 szín; 256 szín; 16 bit (2562 szín); 24 bit (2563 szín) … színmélység. (Ezt elsősorban a monitorvezérlő kártya határozza meg.) • méret: 11, 14, 15, 16, 17, 19, 21, ... coll • képfrissítés (1 mp alatt hányszor frissít): 60, 70, 100 Hz. A villogásmentességhez legalább 70 Hz-es képfrissítés kell. A monitorok csoportosíthatók a működési elv alapján is • Katódsugárcsöves, CRT (Cathode = katód, Ray = sugár, Tube = cső) monitorok. Ezek a hagyományos monitorok. Hogyan keletkezik a színes kép a hagyományos (katódsugárcsöves) monitoron? Ez a technika két tapasztalati tényen alapul: • Minden szín kikeverhető három alapszínből. • Az emberi szem felbontóképessége véges, tehát egy meghatározott távolságnál közelebb lévő két pontot már nem kettőnek, hanem egynek látunk. A képernyő minden egyes képpontja három nagyon közeli, szabályos háromszög alakban elrendezett katódsugár hatására különböző színben (piros, zöld, kék) fluoreszkáló anyagból készül. Ezekre pixelenként egy elektronágyú három különböző sebességű (erősségű) katódsugarat lő ki. Az adott katódsugár sebességétől függ, hogy milyen erősen fluoreszkál majd a piros (Red), zöld (Green), illetve kék (Blue) anyag. Egyegy pixel színét tehát mindig a piros, zöld és kék színek megfelelő erősségű árnyalatainak keverékéből kapjuk. Ezt a módszert RGB technikának nevezik. • LCD, TFT monitorok. Ezek a lapos monitorok. Egyre jobban terjednek, nemsokára talán olcsóbbak lesznek a hagyományosnál. Az LCD (Liquid Crystal Display = folyadékkristályos kijelző) monitorok sokkal laposabbak, mert nincs bennük katódsugárcső, ugyanis működésük a fénytörésen alapul. Így lehetővé vált a laptop-ok és notebook-ok kifejlesztése. Napjainkban már PC-khez is használják. Az LCD monitorok nem villódznak, mert a képernyőt csak akkor frissíti, amikor változik a kép. Az LCD TFT (Thin Film Transistor = vékonyfilmes-tranzisztor) kijelző minden egyes képpontja egy saját tranzisztorból áll, amely aktív állapotban elő tud állítani egy világító pontot. Az ilyen kijelzők világossága és kontrasztja ezért érthetően magasabb, mint a passzív LCD kijelzőké. Ebben az összefüggésben aktív mátrix kijelzőkről beszélünk. Az ilyen kijelzők hátrányosak a szabadban: miközben a "passzív" LCD kijelzők idegen fényt használnak fel egy képpont megvilágítására, addig a TFT kijelzőknek a természetes fény ellenében kell világítaniuk. Csak ha túllépik a természetes fény erősségét, akkor olvasható el a képernyő felirata - viszont a nap fényerejével nem tudják felvenni a versenyt az akkumulátorral táplált aktív mátrix kijelzők
Nyomtató (printer) Többféle nyomtatási technikát ismerünk, ezek: • Karakteres nyomtatás Ilyenek a számítógéppel vezérelt margarétafejes, gömbfejes írógépek, valamint a régi számítógépközpontokban használt sornyomtatók. (A sornyomtató látszólag egyszerre nyomtatott ki egy teljes sort.) Ennek a technikának hátránya, hogy csak meghatározott jelkészletet tudott kinyomtatni. • Mátrix technika Ebben az esetben a nyomtatás soronként és azon belül pontonként történik. Ha erős nagyítóval néznénk egy ilyen nyomtatást, akkor azt látnánk, hogy egy-egy karakter képe nagyon sok pici festékpontból áll, melyek egy-egy téglalap alakba rendezett rácson (mátrix) helyezkednek el. A téglalap magassága a karakter magasságával, szélessége a karakter szélességével egyezik meg. Attól függően, hogy a festék hogy kerül a papírra, beszélhetünk tűs- és tintasugaras mátrixnyomtatókról. A tűs7 mátrixnyomtatónál a nyomtatófej egy festékszalag előtt mozog vízszintesen. A nyomtatófejben kis elektromágnesekkel mozgatott tűk vannak, általában 9 vagy 24 darab. A 9 tűsben egymás fölött, a 24 tűsben 3 oszlopban 8-8 tű van, az oszlopok egymáshoz képest kissé eltolva, így biztosítva a szebb írásképet. Minél több tűs a nyomtató, annál sűrűbben vannak a pontok, és így annál jobb lesz a minőség. Attól függően, hogy éppen milyen karaktert nyomtat, mindig a megfe7
Mivel az első grafikus mátrixnyomtatók tűsek voltak, ezért mátrixnyomtató alatt ma is a tűs nyomtatót értjük. Azóta vannak más elven működő mátrix technikát használó nyomtatók is.
13
lelő tűk „ütnek” a festékszalagra, és ezekből a pontokból alakul ki a jel a papíron. A mátrixnyomtatók a tűk „kopácsolása” miatt nagyon hangosak! A tűs mátrixnyomtatókat ma már leggyakrabban többpéldányos, általában leporellóra8 (harmonikaszerűen összehajtogatott papírra) nyomtatott dokumentumok (pl. számlák) készítésére használják. A tintasugaras (mátrix) nyomtatókban egy apró lyukakkal teli nyomtatófej mozog vízszintesen a papír előtt, és a megfelelő helyeken igen kis tintacseppeket „lő” ki a fekete ill. a színes tintapatronokból a papírra. Mivel ebben az esetben nincs mechanikus ütés, ezért többpéldányos papírok nyomtatására nem alkalmas, viszont nagyon halkan és majdnem olyan szépen nyomtat, mint a lézernyomtatók. A különbség abból adódik, hogy a tinta még a száradás előtt egy picit szétfolyik a papíron. • Lézer technika Ebben az esetben a nyomtatás nem soronként (mint a mátrixtechnika esetén), hanem laponként történik egy szelén henger segítségével. A szelénnek az a tulajdonsága, hogy fény hatására elektromosan feltöltődik. A festék elektromos vonzás hatására kerül a henger felületére, ugyanis a lézersugár folyamatos mozgatással szinte ráfényképezi a teljes oldalt. Ezután a henger a feltöltött helyeken magához vonzza a festékpor szemcséket (toner), majd magához húzza a papírt, és a nagyfeszültségű festékpontok átkerülnek a papírra. Az utolsó lépés az így készült kép ráégetése a papírra nagyon magas (250–300°C) hőfokon. A nyomtatás minősége nagyon jó, hiszen a lézer nem pontráccsal (ld. mátrixnyomtatók), hanem folyamatos mozgással hozza létre a mintázatot.
Rajzgép (plotter) Olyan speciális berendezés, amelyet akkor alkalmazunk, ha grafikus kimenő adatra van szükségünk, rajzok, térképek, diagramok stb. alakjában. A rajzgépek egy íróhegyet vezetnek a papíron. A rajz a toll két egymásra merőleges, X-Y irányú mozgásának eredőjeként jön létre. Általában a CAD (Computer Aid Design = számítógéppel támogatott tervezés) típusú alkalmazások nyomtatója.
Billentyűzet (keyboard) A felhasználó leggyakrabban ezen keresztül viszi be a gépbe az adatokat, utasításokat, parancsokat, stb. A billentyűzetek a rajta lévő billentyűk számától és a nemzetiségtől függően lehetnek különbözőek. Magyarországon ma a legelterjedtebb a 105 gombos magyar nyelvű Windows billentyűzet.
Néhány funkcióbillentyű legelterjedtebb funkciói A Control (Ctrl), Alt, Shift, Alt Gr billentyűket más billentyűkkel együtt használva utasíthatjuk a számítógépet. Ezt úgy tesszük, hogy ezeket a billentyűket nyomva tartva ütünk le egy másik billentyűt. A SHIFT az írógép váltógombjához hasonló szerepet tölt be. Ha a SHIFT-et használjuk, akkor tudunk nagybetűt írni, és így jutunk az osztott billentyűkön látható felső karakterekhez is. Ha az ALT-ot nyomva tartva a számológép billentyűzeten egy 0 és 255 közötti számot írunk be, akkor a megfelelő kódú karakter jelenik meg a képernyőn. Az Alt Gr billentyű nyomva tartása mellet írhatjuk be a különleges jeleket, amelyek a billentyűk jobb alsó sarkán vannak (pl.: @). Caps Lock (nagybetűzár): Ha lenyomjuk, akkor a billentyűzeten (általában a jobb felső sarokban) egy lámpa kigyullad jelezve, hogy a nagybetűs üzemmód be van kapcsolva. Ilyenkor csupa nagybetűvel írhatunk, a kisbetűket a SHIFT- tel érhetjük el. Újbóli megnyomásával kikapcsolhatjuk. ESC (ESCAPE): Általában a „menekülés” útja. Ha egy program használata közben valami váratlan történik és nem tudjuk, hogyan folytassuk a munkát, ennek lenyomásával visszatérhetünk egy előző helyzethez. Num Lock (Számzár): A számológép-billentyűzet bekapcsolását végzi. Amíg nincs bekapcsolva, addig a számok mellé írt funkciók élnek, és nem a számok. A jobb felső sarokban egy lámpa mutatja, hogy be van-e kapcsolva. Ismételt lenyomással lehet kikapcsolni. Delete (törlés) Pl: a kurzortól jobbra lévő karakter törlése, bekezdés törlése, stb. Ha valamely program futás közben lefagy (nem válaszol), és az ALT-CTRL-DELETE billentyűkombinációt lenyomjuk, a kinyíló feladatkezelő párbeszédablakában a nem válaszoló programot bezárhatjuk. 8
A leporelló elnevezés onnan ered, hogy Mozart “Don Giovanni” című operájában Leporello az ura által meghódított nők névsorát egy ilyen harmonikaszerűen összehajtogatott hosszú lapról olvassa fel.
14
Backspace: a kurzortól balra lévő karakter törlése. A nyilak a kurzor mozgatását végzik a megfelelő irányba. Enter: az egyik legfontosabb billentyű. Ennek a megnyomásával jelezzük a gépnek, hogy befejeztük a parancs beírását, és most a gép következik. Szövegszerkesztőkben általában a bekezdés végét jelöljük Enterrel.
Egér: Bemeneti periféria, a billentyűzet kiegészítésére szolgál. Lehet vezetékes és vezeték nélküli. A működési elv szerint lehet: • optomechanikus Mozgás közben a golyó forgatja a hengereket, a lyukacsos tárcsa ennek megfelelően szaggatja az optikai kapu fényjeleit. Az egér kezelő programja ebből számítja ki, hogy hova kell mozgatni a képernyőn az egérmutatót. A gombok alatt mikrokapcsoló van, amivel klikkelünk. Nem feltétlenül szükséges egérpadot használni. Időnként tisztítani kell. o track ball (hanyatt egér). Régebben laptopokban használták, ma tachpad-ot (érintőképernyőt) használnak. • Optikai egér: Nincs benne golyó. A régebbi típusokhoz feltétlenül kellett egérpad, ami fényvisszaverő réteggel volt bevonva. A maiak az asztal egyenetlenségeit használják fel az egér mozgásának észlelésére, és így nincs szükség egérpadra, de használható egérpadon is9.
Meghajtók Ezek segítségével olvassa le a gép a háttértárolókról az információkat, illetve ír a háttértárolókra. Az IBM PC-khez több meghajtó is tartozhat, ezeket betűkkel jelöljük. Lehet két hajlékony lemezmeghajtó (floppy drive), ezek jele A:, B:10. Ha csak egy van, az alapértelmezésben A:. Lehet merevlemez meghajtó, (Winchester11) betűjele C: (erre szokták feltenni az operációs rendszert). Lehet a winchester több partícióra is osztva, és lehet több winchester is a gépben. Általában van CD vagy DVD egység is beépítve. A további winchester partíciók illetve lemezmeghajtók betűjele D:, .... Logikailag a hálózatokon elérhető meghajtókhoz is rendelhetünk betűket.
Háttértárolók Az éppen nem használt adatokat és programokat háttértárolókon tároljuk. A legelterjedtebb tárolók mágneses, elektronikus vagy optikai jelek formájában tárolják az információkat12. a)
Mágneses adattárolók - mágnesszalag, kazetta - hajlékony mágneslemez (floppy). Ma még használják az 1,44 MB kapacitású 3,5 coll átmérőjűt. - merevlemez (hard disk, winchester). Mivel a merevlemez nem vehető ki a meghajtóból, szokták fix lemeznek is nevezni. A Winchesterek is nagy fejlődésen mentek keresztül. Nem csak a kapacitásuk sokszorozódott meg, hanem méretük csökkent és adatelérési sebességük is növekedett. Kezdetben csak néhány MB13 volt a kapacitásuk, ma már nem ritka a 200 GB-os sem. Régebben párhuzamos csatolásúak voltak (pl.: IDE, ATA), ma megjelentek a sokkal megbízhatóbb soros csatolású SATA Winchesterek. - streamer (nagy kapacitású gyors mágnesszalag kazetta). Általában archiválásra használják.
A flopin és a merevlemezen az adatok fizikailag koncentrikus körök mentén helyezkednek el, ezeket a köröket sávnak (track) nevezzük. A sávok 512 bájt nagyságú szektorokra osztottak. Ha egy szektornak egy bájt-
9
Ha az egér alatti felület tartalmaz vörös színt, az megbolondíthatja az optikai egeret. A mai számítógépekből már egyre inkább kihagyják, helyette a PenDrive-ot használják. 11 A Winchester elnevezést használjuk a meghajtóra is és a benne lévő merevlemezes háttértárolóra is. 12 Régebben voltak papíralapú háttértárolók is, pl. lyukkártya, lyukszalag. 13 Én találkoztam 10 MB-os winchesterrel. 10
15
ja is foglalt, akkor ott már másik fájl adatának tárolása nem lehetséges, az egész szektor foglalt. Az egymás fölött14 elhelyezkedő sávok egy cilinderen vannak. b)
Optikai adattárolók - CD ROM: gyárilag előállított csak olvasható háttértár. Kapacitása 650 MB, 700 MB, 800 MB. - CD R: egyszer írható CD. - CD RW: többször írható (újraírható) CD - DVD ROM: gyárilag előállított csak olvasható háttértár. Kapacitása többnyire 4,7 GB. Létezik többrétegű is. (8,5 GB). - DVD-ből is van írható és újraírható.
c)
Elektronikus tár - FLASH memória. Ilyet használnak a digitális fényképezőgépekben. Újabban kísérleteznek vele a laptopokban a winchester helyettesítésére. - USB meghajtó (PenDrive): a FLASH memória egy speciális alkalmazása. Adatok hordozására használják, ez leválthatja a floppy-t.
Számítógépek fajtái méret szerint Asztali számítógép A leggyakrabban ezeket használják. A számítógépes oktatótermekben is ilyenek vannak. Az 2. ábra egy ilyet mutat be. Laptop, notebook15 Hordozható, rendszerint aktatáska méretű; elemről is működtethető mikroszámítógép. Többnyire folyadékkristályos kijelzővel készül. Szolgáltatásai megegyeznek az asztali számítógépekével. PDA Personal Digital Assistant: olyan kéziszámítógép, amely asztali számítógéphez csatlakoztatva adatok, információk fel- és letöltésére használható. A kéziszámítógépek (PDA) használatával - új lehetőségek nyílnak meg az irodán kívül dolgozók előtt, - akár állandó online kapcsolat a vállalkozás irodájával, - az adminisztráció ideje rendkívüli módon csökkenthető, - a vállalkozás vezetője nagyobb ellenőrzést kap az üzleti folyamatok fölött, és mindig percre kész adatokkal rendelkezhet. - a hibalehetőségek száma jelentősen csökken, az ellenőrizhetőség és a tervezhetőség pedig növekszik. A legújabb típusok már GPS-ként is használhatók. Mainfram (nagygép) Több száz vagy ezer felhasználó egyidejű kiszolgálására alkalmas nagyteljesítményű számítógép. A nagygépek tipikusan több processzorral, sok GB memóriával, valamint akár terrabájt nagyságrendű háttértárolókapacitással rendelkeznek, és elsősorban vállalati környezetben kerülnek felhasználásra. A szolgáltatásaikat terminálokon keresztül lehet igénybe venni. A hardverről további hasznos ismeretek találhatók a http://www.ketif.hu/kf_tfk/termtud/termtud_docok/hardvereismeret.htm és a http://hu.ecdlweb.org/index.php Internet címeken.
Hálózatok A számítógépek közvetlen, és lehetőleg állandó fizikai vagy egyéb módon történő összekapcsolása, az elektronikus jelek gyors átvitelére alkalmas átvivő közeggel. A hálózathoz való kapcsolódáshoz hálózati kártya, modem vagy egyéb csatoló szükséges.
14 15
Pl. a lemez két oldalán, de a winchesterben egy tengelyen több lemez is lehet. laptop-ok (lap = öl) és notebook-ok (notebook = jegyzetfüzet).
16
Milyen előnyökkel jár a hálózat? • erőforrás megosztás (adatok, nyomtatók, Internet, stb.), • közös munka, • költségmegtakarítás. Hálózatok csoportosítása kiterjedés szerint • LAN = helyi hálózat (számítógépek kis távolságon belüli összekapcsolása) Local Area Network • MAN = városi (közepes) hálózat (pl.: az iskolákban található Sulinet.) Metropolitan Area Network • WAN = Világ méretű hálózat, pl.: Internet Wide Area Network Hálózatok csoportosítása topológiák szerint:
•
•
• •
•
• •
3. ábra 16 Sín: a munkaállomások egyetlen közös használatú kábelre kapcsolódnak. (BNC kábelre T csatlakozókkal csatlakoznak a gépek.) Előnye: alacsony kiépítési költség. Hátránya: a sín meghibásodása az egész rendszert használhatatlanná teszi. Csillag:valamennyi munkaállomás egyetlen csomóponthoz kapcsolódik. Előnye: ha meghibásodik egy kábelszakasz, nem omlik össze a rendszer. Hátránya: kiépítése költséges. (UTP17 kábeleket használnak.) Gyűrű: Ekkor az információ körbe-körbe jár, a szomszédos berendezések adják egymásnak. A gyűrűben a forgalom egyirányú. Token-Ring (vezérjeles gyűrű) elnevezésű, a helyi hálózatoknál (LAN) használt technológiát az IBM fejlesztette ki, és ajánlotta az 1980-as évek elején. Egy Token-Ring LAN-on az állomások logikailag gyűrűtopológiát alkotnak, az adatokat sorosan küldi egy állomás a körbe a gyűrűn a következő állomásnak, egy vezérjellel együtt (ezt a vezérjelet nevezik angolul token-nek). 18 Fa: egyes munkaállomások helyén további csillagok csomópontjai (hub -ok vagy switch-ek) is lehetnek. Előnye: a hálózat terhelése megoszlik az egyes hub-ok között. A hub minden gépnek továbbküldi az információt, a gépek választják ki a nekik szólót. A switch intelligensebb mint a hub, IP cím alapján csak annak a gépnek küldi tovább az információt, amelyiknek szól.. (UTP kábeleket használnak.) Teljes: minden számítógép minden számítógéppel össze van kapcsolva. (UTP kábeleket használnak.) WLAN: vezeték nélküli hálózat.
Protokoll A számítógépes hálózatban használatos kommunikációs szabályokat nevezzük protokollnak. TCP/IP A TCP/IP egy hálózati protokoll. (Transmission Control Protokoll/Internet Protokoll, magyarul: Átvitel Vezérlési Protokoll/Internet Protokoll) A TCP/IP kezdettől fogva a linux és az Internet protokollja, és mára már a többi hálózati platform is befogadta. A modern számítógépes hálózatokban, a továbbítandó adatok nem egybefüggő folyamként haladnak az egyik géptől a másikig, hanem több különálló adatcsomag (datagram, packages) formájában. 16
KOAX kábel Sodort kábel 18 Ejtsd: háb 17
17
A TCP/IP protokoll két alrendszerének az alábbi feladatai vannak: 1. TCP: a küldő számítógépen a továbbítandó adathalmaz feldarabolása adatcsomagokra, és az adatcsomagok címkézése, az adatokat fogadó számítógépen pedig a kapott adatcsomagok összerakása, és így az eredeti adathalmaz előállítása. 2. IP: az adatcsomagok irányítása, a kommunikációban résztvevők (gépek) azonosítása. Ez utóbbi feladat igen összetett és sokrétű, ezért megvizsgáljuk részletesen. Egy IP alapú hálózat minden egyes számítógépe egyedi azonosítóval rendelkezik (IP cím). Az egyediség, vagyis az, hogy minden PC más és más IP címmel rendelkezik, az összefüggő hálózatokban elengedhetetlen alapkövetelmény. Az IP cím egy 4 bájtból, azaz 32 bitből álló számsorozat. Leggyakrabban pontokkal elválasztott decimális formában találkozhatunk vele. Mind a négy tag 0-255 közötti értéket vehet fel. Példa egy lehetséges IP címre: 192.168.2.15 Nagyon fontos!!! Az IP címét egy hálózati kártya nem a gyártásakor kapja meg, és így az nem egy végleges érték. Az IP címet az adott hálózat üzemeltetői határozzák meg, természetesen egy rendszer szerint, bizonyos kritériumok figyelembevételével. A kifelé zárt rendszernél – hálózatnál – az egyetlen dolog, amire figyelni kell, hogy a hálózatban ne legyen két azonos IP cím, tehát az egyediség a fontos. Ha azonban a gépünk, illetve a hálózatunk kifelé nyitott, vagyis kapcsolódik egy másik hálózathoz – pl. az internethez, – akkor nagyobbrészt az Internet szolgáltatótól (ISP=Internet Service Provider) függ, hogy milyen IP címeket használhatunk. Alapvetően kétféle módon tud kommunikálni két egymástól távol lévő eszköz. Telefonáláskor a tárcsázás után a telefonközpontokon keresztül először felépül a kapcsolat. Ezután a teljes információ az így kijelölt útvonalon jut el az egyik helyről a másikra. Az információ addig el sem indul, amíg a kapcsolat nem jött létre. Az másik típusú továbbításnál az információ már akkor elindítható, ha egy szomszédos csomópont felé van kapcsolat. Nem kell megvárni, hogy a teljes csatorna kiépüljön. A szomszédos csomópontban addig várakozik az információ, amíg nem szabadul fel egy út a továbbküldésre. Ez ismétlődik mindaddig, míg végül az információ célba ér. Ilyen szabály az IP is. A feldarabolt és címkézett információ csomagok egymástól függetlenül – különböző utakon – jutnak el az adótól a vevőig.
A hálózatokról további hasznos ismeretek találhatók a http://kjf2000.kodolanyi.hu/Halozatok/DD.htm Internet címen.
18
Szoftver Szoftvernek nevezzük az összes számítógépprogramot és ezeknek a dokumentációit, akkor is, ha azok könyv alakban vannak.
A szoftverek csoportosítása jogállásuk szerint Kiemelt fontosságú információ a szoftverek jogállása. Ebből a szempontból nézve két csoportot különböztetünk meg: 1. Licenchez kötött szoftver A licenchez kötött szoftverek csak akkor használhatók, ha a használati jogukat (licence) megvásároltuk. Általában megvásárlásakor valamilyen adathordozón egy példányt kapunk, amelyet annyi számítógépen használhatunk, ahány licencet vásároltunk. A szoftverek licenceihez többféle módon is hozzájuthatunk. •
Dobozos változat: Ekkor a szoftvereket hardvertől függetlenül dokumentációval együtt vásároljuk meg, a licence szerződésben rögzített példányban használhatjuk. Általában ez a változat jogosít fel az újabb verziók kedvezményes árú megvásárlására, az un. upgrade-re. A szoftverfrissítést nevezik upgrade-nek, azaz ha egy programnak már rendelkezünk egy jogtiszta verziójával, akkor jogosultak vagyunk az újabb verziók kedvezményes árú (upgrede) megvásárlására.
•
Az OEM (Original Equipment Manufacturer) program lényege, hogy a szoftvergyártó a hardvergyártókon és forgalmazókon keresztül, meghatározott hardver eszközökkel együtt forgalmazza termékeit. A Microsoft OEM forgalmazási feltételei: OEM licenc kizárólag az előírt hardverrel együtt értékesíthető, melynek bizonyságául az OEM terméknek a megadott hardveregységgel egy számlán kell szerepelnie (ez bármilyen hardver alkatrészt jelenthet, pl. alaplap, vagy processzor, vagy billentyűzet, vagy merevlemez, vagy CD-ROM meghajtó). A felhasználó számára csak a fenti feltételekkel birtokba került OEM licencek használata válik jogszerűvé; ennek bizonyítására régebbi OEM szoftvereknél a papír alapú licenc, újabb kiadású szoftvereknél – melyek csak elektronikus formátumban tartalmazzák a licencet – a COA (Certificate of Authenticity), illetve új és régi kiadású szoftvereknél egyaránt a számla megőrzése szükséges. Az OEM szoftver a forgalomba hozatal pillanatában „egybeolvad” azzal a hardver eszközzel, amellyel forgalomba került, elidegenítése csak az adott hardver eszközzel együtt történhet. Fontos megjegyeznünk, hogy OEM licenccel kizárólag az a szoftver termék használható, amelyről a licenc szól, vagyis nem lehetséges más nyelvi verzióra történő áttérés illetve a korábbi változatok használata (downgrade).
2. Szabadon használható szoftverek free: azt jelenti, hogy az adott program ingyen használható. Ezeknek is két változata van. Vannak olyanok, amelyeknek a forráskódja is hozzáférhető (pl. Linux), és aminek nem (pl. a legtöbb free játékprogram). A szabad forráskódok továbbfejleszthetőek, felhasználhatók saját programjainkban is azzal a feltétellel, hogy az így készült program is szabadon használható lesz. • shareware programok: általában ingyen kipróbálhatóak, de ha úgy döntünk, hogy használni szeretnénk őket, akkor egy megadott idő után fizetni kell értük. • demo: általában nem a teljes szoftvert jelenti, hanem annak csak egy részét (tipikusan játékoknál az első 1-2 pályát), vagy a teljes programot, de a kereskedelmi változathoz képest korlátozott funkciókkal. Egyes demók minden funkciót tartalmaznak, de egy előre meghatározott idő után használhatatlanná válnak. A szoftverekben minden esetben elhelyeznek egy tájékoztatót arról, hogy mennyi idő után, kinek és hogyan lehet fizetni (shareware), illetve hol lehet beszerezni a teljes változatot (demo). A szoftvergyártók jogvédő szervezete a BSA (Business Software Alliance), a szoftverek jogtisztaságával kapcsolatos kérdésekkel hozzájuk lehet fordulni. Magyarországon egy ügyvédi iroda látja el a képviseletüket. •
19
A szoftverek csoportosítása alkalmazás szerint • Rendszerközeli programok, pl.: ROM-BIOS • Operációs rendszer: a számítógép alapprogramja, ez teszi lehetővé a számítógép használatát. Ezt töltjük a RAM-ba bekapcsoláskor. Pl.: DOS, WINDOWS, LINUX, NOVELL (hálózati op. rendszer) • Segédprogramok, pl.: Total Commander, víruskeresők, tömörítők • Felhasználói programok: szövegszerkesztő, táblázatkezelő, könyvelő, játékok, ... • Fejlesztői programok: A programfejlesztők használják.
Rendszerközeli programok pl.: ROM-BIOS. Ennek a feladata: o
a számítógép bekapcsolásakor a gép ellenőrzése (önteszt),
o
input - output alapműveletek végrehajtása a gépbe beépített (beépíthető) perifériákra,
o
a számítógép aktuális konfigurációjának felismerése,
o
a gép bekapcsolásakor az operációs rendszer betöltése.
Felhasználói programok Ez a terület jelenti a számítógépek elsődleges felhasználását. 1. Szövegszerkesztők Pl.: Edit, Personal Editor (PE2), Norton Editor (NE), Word, ChiWriter, Ékszer, Írnok, Word Perfect, Wordstar, Write, Word for Windows. Egyszerűbb szövegállományok előállításától kezdve az igényes dokumentumok készítéséig különféle szolgáltatásokkal állnak a rendelkezésünkre. A leggyakoribb számítógépes felhasználási terület a szövegszerkesztés. 2. Kiadványszerkesztők Pl.: Ventura Publisher, TEX, QuarkXPress, PageMaker, Corel Ventura. Nyomdai előkészítő munkához használják. A dokumentumot újság, könyv, prospektus, stb. formára hozhatjuk, a képek színre bontását is megoldhatjuk velük. 3. Táblázatkezelők Pl.: Quattro, Lotus 1-2-3, Excel. Táblázatos formában megjeleníthető számszerű adatok, azok közötti összefüggések kezelésére. 4. Adatbázis-kezelők Pl.: dBase, Clipper, Foxbase, FoxPro, Magic, Oracle. A felhalmozódott információ hatékony kezelése (rendszerezése, visszakeresése) a feladata. 5. Integrált programcsomagok Pl.: Microsoft Office (Word, Excel, Query, Access, Schedule, vagy Outlook) Egy programcsomagba integrált különböző funkciójú, de önállóan is használható programok gyűjteménye. Előnye, hogy könnyen tudnak az alkalmazások egymás között adatokat cserélni, valamint így olcsóbban juthatunk a programokhoz, mint külön-külön. 6. Tervező rendszerek (CAD=Computer Aided Design) Több programot (modult) tartalmaznak, amelyek különféle feladatokat látnak el (pl. rajzolás, méretezés, költségvetés készítése) műszaki területeken. 7. Oktató programok Az ismeretszerzési folyamatok támogatására. Pl.: Programozott oktatás, tanári demonstrációk, tesztek, elektronikus tankönyvek stb.
20
8. Grafikus alkalmazások Rajzok és animációk készítésére, képek szerkesztésére. Alapvetően kétféle grafikus megjelenítésről beszélünk: - Pixelgrafikus (vagy bittérképes azaz ’bitmap = BMP’ formátumok), Pl.: PaintBrush, Paint, PhotoStyler, Adobe Photshop. - Vektorgrafikus programok és formátumok. Pl.: CorelDraw, AutoCAD 9. Prezentációkészítő programok Pl.: PowerPoint. Előadások, bemutatók színesítésére, demonstrációkra. 10. Zenei programok Zeneszerkesztők, lejátszók, kottaírók. Egyszerű hangok előállításától a nagyzenekari művek szerzéséig, audió eszközök kezelésétől az Interneten valós időben hallgatható (real audio) zenéket megszólaltató szoftverekig. Pl.: Winamp, Alsrack, 11. Multimédia Egyszerre több információs formátumot (szöveg, kép, hang) kezelő szoftverek. 12. Játékprogramok Logikai, kaland, stratégiai, ügyességi stb. témájú szórakoztató szoftverek. 13. Kommunikációs programok Pl.: Netscape Navigator, Internet Explorer böngészőprogramok, az Interneten való szörfözés, levelezés eszközei. Két vagy több számítógép összekapcsolását, a köztük lévő adatforgalmat lebonyolító szoftverek. 14. Egyéb programok A fenti csoportokba nem sorolt szoftverek, egyedi megbízás alapján készített alkalmazások. Pl.: üzleti, banki alkalmazások, könyvelő, bérszámfejtő, nyilvántartó, kutatási tevékenységet támogató, hadászati, egészségügyi, ipari, mezőgazdasági területek szoftverei. Természetesen a szoftverek felhasználási területei, csoportjai között átfedések vannak, egyre inkább a többfunkciós, sok szolgáltatást nyújtó programok használata kerül előtérbe. A szoftverek szellemi alkotások, szerzői jogvédelem alatt állnak. A szoftver használatával kapcsolatos feltételeket a szoftverek csomagolásán vagy az adathordozón mindig megtaláljuk.
Operációs rendszerek – A leírást lásd a 25. oldalon! Segédprogramok Különféle műveletekben nyújtanak segítséget a felhasználóknak. 1. UTILITY-k Kényelmesebbé teszik a számítógépekkel való kommunikációt. (Pl. lemezformázás, könyvtárkezelés, fájlműveletek, stb.) PL.: Total Commander; Wincommander; WINDOWS-os segédprogramok (pl. Intéző) 2. Vírusirtók, tűzfalak Használatuk célja a számítógépes vírusok felismerése, terjedésük megakadályozása, irtása és a számítógép megvédése külső támadás ellen. A vírusirtók működésük szerint három csoportba oszthatók: - keresők (amelyek felderítik a vírust), - irtók (elpusztítják a vírust), - pajzsok (nem engedik be a rendszerbe a vírust). A mai virusirtók komplex programok, mindhárom funkciót képesek ellátni. Pl.: Avast, Vírusbuster, Norton antivirus
21
3. Tömörítők A tömörítők használatának célja az állományok méretének csökkentése. Előny: kisebb helyfoglalás az adathordozókon, gyorsabb adatátvitel a hálózaton. Hátrány: a tömörítés és kicsomagolás időigényes. Tömörítési arányok: - szöveges állományok kb. 50%, - bittérképes grafika (kép) kb. 21%, - hang kb. 10% (MP3). Tömörítő programok pl.: WinZip, WinRAR A Windows XP operációs rendszer már tud Zip formátumban tömöríteni. Tömörített mappa formájában jelenik meg a Zip fájl az intézőben. Míg a fent említett programok veszteségmentes tömörítést használnak, addig a különféle médiafájlok tárolására alkalmaznak veszteségmentes (PNG, GIF, …) és veszteséges tömörítési eljárásokat is (JPG, TIF, MP3, …).
Fejlesztői programok A programokat ezekkel készítik. Különféle programozási nyelvek vannak. Pl.: C++, Pascal, VisualBasic
A számítógépvírus fogalma, felépítése A számítógép-vírusok olyan programok, amelyek képesek önmagukat másolni, adathordozókon vagy számítógép-hálózatokon keresztül átkerülhetnek más számítógép(ek)re. A számítógépvírus sosem önmagában indul el, mindig kell egy olyan program vagy egy makrókat is tartalmazó adatállomány, ami hordozza (ez az ún. vírusgazda). A vírus általában ennek a gazdaprogramnak a kódját (bináris kódját) egészíti ki a saját kódjával, s ezáltal teszi fertőzötté a gazdát. Az igazi vírusok nem terjednek emberi közreműködés – például fájlmegosztás vagy e-mail küldés – nélkül Egy számítógépvírus általában 3 részből áll: •
Az első rész az ún. reprodukciós rutin. Ennek feladata a célpont (a leendő vírusgazda) megkeresése, a megtalált célállomány megfertőzése. Fontos megjegyezni, hogy a vírusok túlnyomó része egy gazdát csak egyszer fertőz meg, így a fertőzés előtt ez a rutin ellenőrzi, hogy nincs-e már megfertőzve az állomány (partíciós tábla, boot szektor,…).
•
A második rész az aktivizálódási feltételt ellenőrző rutin, amely általában azt ellenőrzi, hogy a vírus aktivizálódási feltétele (egy adott dátum elérése, egy billentyűkombináció leütése, stb.) teljesül-e, és ha igen, elindítja a vírus objektív rutinját.
•
A harmadik komponens az ún. objektív rutin, amely általában a vírus „kártékony” részét tartalmazza (romboló utasítások sorozata, esetleg valamilyen szöveget ír a képernyőre, stb.).
Boot-vírusok Ismert, hogy a számítógép bekapcsolása után az alaplapon levő BIOS veszi át az irányítást, s a hardverteszt(ek) lefuttatása után a beállításoknak megfelelő háttértárról betölti az operációs rendszert. Ezt a folyamatot hívjuk bootolásnak. A boot-vírusok célpontja a számítógépek bekapcsolása után, a bootoláskor betöltődő Master Boot Record (MBR: a partíciós tábla programja) illetve a bootszektor. A vírusok ezen csoportja úgy fertőz, hogy ezek helyére írja magát, és az eredeti boot-programot vagy partíciós táblát egy nem használt szektoron tárolja. A boot-vírus csak akkor válhat aktívvá, ha ilyen vírussal fertőzött lemezről próbáljuk indítani a gépet.
22
Programvírusok (Állományvírusok) A vírusok egy másik része a végrehajtható állományokba épül be, vagy ezekhez az állományokhoz kapcsolódik. A leginkább „fertőzésnek kitett” állományok a következők: IO.SYS, MSDOS.SYS (vagy IBMBIO.SYS, IBMDOS.SYS) és a COMMAND.COM (az ún. DOS rendszerállományok). Ezek a bekapcsolás után máris aktívvá válnak. COM kiterjesztésű állományok. Ez esetben a vírusnak „vigyáznia kell” arra, hogy az állomány mérete ne legyen nagyobb 64 Kbájt-nál, ui. a .COM állományok maximális mérete csak ennyi lehet, mivel egy szegmensre töltődnek be a memóriába. EXE kiterjesztésű állományok. Talán a leggyakrabban fertőzött állományfajta. Az EXE fájlok speciális felépítésűek: a program elején van egy fejléc, ami alapján töltődik be a program. Éppen ezért a vírusnak ezt a fejlécet korrekten kell kezelnie, ha szaporodóképes akar maradni. SYS kiterjesztésű állományok. Ezek általában eszközmeghajtó programokat takarnak. Ha ilyen állományt fertőz meg a vírus, akkor már a CONFIG.SYS végrehajtásánál lefuthat a kódja, ha a fertőzött eszközmeghajtót használatba vesszük. NLM kiterjesztésű állományok. A Novell Loadable Module szintén tartalmaz olyan kódot, ami végrehajtható, így ez is megtámadható. DLL állományok. A Dinamic Link Library állományok is tartalmaznak végrehajtható kódot, de az ilyen állományokat fertőző vírusokból kevés van. DOC, DOT, XLS kiterjesztésű állományok. Ezeket makróvírusok fertőzhetik meg, ha makrókat tartalmaznak. A makrók a dokumentumba ágyazott rövidke kis programok. A mai vírusok életciklusa felgyorsult. Egy tipikus levélvírus az első felbukkanása utáni fél napban viharos sebességgel terjed, azonban kb. 3 nap múlva (hála a víruskeresőkhöz kiadott frissítések rutinszerűvé váló gyors szétterítésének) már gyakorlatilag eltűnik a színről.
Programférgek Ez a vírusok egyik alosztálya. A féreg általában a felhasználók közreműködése nélkül terjed, és teljes (lehetőleg módosított) másolatokat terjeszt magáról a hálózaton át. A férgek felemészthetik a memóriát és a sávszélességet, ami miatt a számítógép a továbbiakban nem tud válaszolni. A féreg, akárcsak a vírus úgy terjed, hogy számítógépről számítógépre másolja magát, és automatikusan képes aktivizálni magát, átvéve az irányítást a számítógép olyan szolgáltatásai felett, amelyek fájlokat vagy adatokat küldenek más számítógépekre. Ha féreg kerül a számítógépre, utána magától is képes továbbterjedni. A férgek legnagyobb veszélye, hogy nagy számban tudják magukat sokszorozni. A férgek képesek például elküldeni magukat az e-mail címjegyzékben szereplő összes címre, és a címzettek számítógépein szintén megteszik ugyanezt, ami megnöveli a hálózati forgalmat, és emiatt lelassítja az üzleti célú hálózatot és az internetet. Mivel a férgeknek nincs szükségük „gazdaprogramra” vagy „gazdafájlra” a terjedéshez, befurakodhatnak a rendszerbe, és lehetőséget adhatnak valaki másnak arra, hogy átvegye az irányítást a távolból a számítógép fölött. A férgeket használják pl. hacker-ek a webhelyek megtámadására.
Trójai programok Olyan számítógépes programok, amelyek hasznosnak tűnnek, de valójában kártékonyak. Ahogy Trója ostrománál, ezeknél a programoknál is az álcázás a lényeg. A legújabb trójai falovak e-mailek formájában érkeznek, amelyek melléklete a levél szerint valami fontos program (pl.: valamelyik programunk frissítése), valójában viszont olyan vírusok, amelyek megpróbálták leállítani a víruskereső és tűzfalprogramokat. A trójai falovak úgy terjednek, hogy a rászedett felhasználók megnyitják a programot, mert azt gondolják, hogy hivatalos forrásból származik. Ingyen letölthető szoftverek részei is lehetnek. Soha ne töltsön le programot olyan forrásból, amelyet nem tart megbízhatónak.
23
E-mail vírusok Ez nem egy önálló csoportja a vírusoknak, hanem azok a már tárgyalt vírusok, amelyek az elektronikus leveleket használják fel a terjedésre – főleg programférgek és a trójai falovak. Ezek tekintendők ma az első számú veszélyforrásnak.
Védekezés a vírusok ellen Amint a valódi kártevő organizmusok, úgy a számítógépes vírusok elleni védekezésben is fontos szerepe lehet a megelőzésnek. Ne tegyünk fel ismeretlen forrásból származó programokat a gépünkre! Legyünk óvatosak, ha hajlékonylemezt vagy CD-t helyezünk a meghajtókba! Ne bontsunk ki ismeretlen feladótól származó, gyanús dokumentumokat ellenőrzés nélkül! Sokszor sajnos ez az óvatosság is eredménytelen lehet. Szerencsére a számítógép-vírusok megjelenésével egyidejűleg a védőszoftverek is megjelentek. Ennek a rablópandúr harcnak az eredményei a vírusok és a védőszoftverek különböző generációi. A mai víruskereső és mentesítő programok folyamatosan bővülő adatbázisokat tartanak karban, a már ismert vírusok felismeréséhez. Ha fertőzött fájlt találnak, a felhasználó választásától függően vagy eltávolítják a vírust, vagy törlik a fertőzött fájlt a vírussal együtt, vagy „elzárják”, megakadályozva a megnyitását. • A minta- vagy szignatúrakeresés módszer jellemzője, hogy gyors, és a fertőzött állományokat gyakran meg tudja gyógyítani. Hátránya, hogy a legújabb vírusokat nem ismeri fel, és a gyógyítás néha a fájl sérülésével jár együtt. • A heurisztikus módszer nem keres vírusmintákat, hanem a lehetséges célfájlokhoz olyan szituációkat teremt, hogy a vírus aktivizálja magát, és a rá jellemző műveletek felismerhetőek legyenek. Nagy előnye, hogy azokat a vírusokat is felismerheti, amelyekről még nem tudnak a keresőprogramok. Hátránya a gyakori téves riasztás, amivel elbizonytalaníthatja a felhasználót. Bár a víruskeresők a programférgeket is képesek felismerni, hiszen valamelyik rendszerfájlban megtalálhatók a lemezen is, ellenük a legtöbbet az operációs rendszerek gyártói tehetnek a védelmi rések betömésével. Az antivírus programok egy figyelőrendszert is szoktak biztosítani, választható módon. Ez az operációs rendszer betöltésétől a leállításig figyeli a környezetét. Sajnos lassíthatja a rendszert, különösen rossz beállítás esetén. A gyors működés érdekében sokszor csak részellenőrzést végeznek, amit időnként ki kell egészíteni egy-egy teljes körű ellenőrzéssel
Tűzfal Az illetéktelen hálózati hozzáféréseket megakadályozó szoftveres vagy hardveres eszköz, amely a kommunikáció folyamatába beépülve figyeli és szabályozza az átáramló forgalmat. A tűzfalakat általában az Internetre kapcsolt számítógépek és helyi hálózatok védelmére alkalmazzák, hogy illetéktelenek ne nyerhessenek hozzáférést a hálózathoz és a számítógépeken tárolt adatokhoz.
24
Operációs rendszer Az operációs rendszer a számítógép alapprogramja, ez teszi lehetővé a számítógép használatát. Feladata: • A perifériák kezelése, • hibakezelés, • megszakítások kezelése, • felhasználói programok kiszolgálása, • a számítógép erőforrásainak optimális kihasználása. Csoportosítás A felhasználók kiszolgálása alapján: • Egyfelhasználós: DOS, WINDOWS (van hálózati szolgáltatása is) LINUX, ... • Többfelhasználós: o NOVELL, WINDOWS NT, WINDOWS 2000 o beállítástól függően: LINUX, WINDOWS 9x , WIDOWS XP Hány programot tudnak egyszerre kezelni: • Egy program futása lehetséges egyszerre (task rendszer): DOS • Több program futása lehetséges egyszerre (multi task rendszer)19: WINDOWS, MACHINTOS, LINUX. Milyen felületen kezelhető: • Parancssoros: DOS, UNIX, régebbi LINUX. Meg kell tanulni a parancsok nevét. • Grafikus: WINDOWS, MACHINTOS, újabb LINUX. A grafikus felületen kis képek (ikonok) találhatók, ezekre klikkelve az egérrel választhatók ki a parancsok.
File-ok (Fájlok) Mint már említettem, a számítógép csak az RAM-ba betáplált programokkal és adatokkal tud dolgozni. Ezeket a programokat és adatokat hosszabb távon háttértárolón tároljuk. Az összetartozó programutasításokból vagy adatokból álló adatállományt nevezünk fájlnak. Mivel egy háttértárolón több program és adatállomány is tárolható, ezeket azonosítóval látjuk el. A fájlok azonosítója a következőképpen néz ki: név.kiterjesztés Pl.: Levél.doc A név minimum 1 karakterből áll20, és nem tartalmazhat néhány speciális karaktert („ ” / \ stb.). A névtől ponttal elválasztott kiterjesztés általában 3-4 karakterből áll. A kiterjesztést úgy kell megadnunk, hogy abból következtetni lehessen a fájl fajtájára, pl: .TXT kiterjesztés valamilyen szöveges állományt takar. Vannak programok, amelyek maguk adják az általuk létrehozott fájlok kiterjesztését (pl. a WORD a DOC kiterjesztést). Vannak esetek, amikor mi adunk önkényesen kiterjesztést az általunk létrehozott fájlnak. Lássunk néhány példát fájl-kiterjesztésekre Elindítható (futtatható) fájlok (programok) EXE COM BAT
Szövegfájlok TXT RTF DOC
Képek BMP JPG TIF GIF WMF
Táblázatok Weblapok XLS WKS WK1
HTM HTML
Hangok
Videók
WAV MP3 MIDI
AVI WMV MPEG
Tömörített archívumok ZIP RAR LHA
Feladat: Egészítse ki további kiterjesztésekkel a táblázatot a füzetben! 19
A processzor ekkor is csak egy programmal foglalkozik egyszerre, csak a processzor időt felosztják az egyes programok között. Időosztásos programfuttatás. Ebben az esetben rövid időintervallumokban egymás után futnak a programok, és ha egy program adatra vár, akkor a processzor kihagyja azt és azonnal a következő porgrammal kezd foglalkozni. Létezik ún. prioritásos programfuttatás is. 20 A DOS-ban maximum 8 karakteres lehet a név, a karakterek között nem szerepelhet néhány írásjel és szóköz sem.
25
A Windows operációs rendszer használata Egérmenü Helyérzékeny menü, amit az egér jobb fülének lenyomásával aktivizálhatunk. A kurzorral mutatott objektummal végezhető leggyakoribb műveleteket teszi elérhetővé. Ügyeljünk arra, hogy amikor az egér jobb fülét megnyomjuk, az egérkurzort ne mozdítsuk el.
Windows Intéző Az intéző indítása az asztalon található mappa ikonok valamelyikén (sajátgép; hálózati helyek; lomtár; stb.) vagy a Startgombon kért egérmenüből lehetséges. A Windows Intéző program munkaterülete két részből áll. A bal oldali sávban a mappastruktúra található, de csak azok az ágai látszanak, amelyek ki vannak bontva. Ha mást lát a bal oldali sávban, akkor nyomja be a gombsoron a gombot. A jobb oldali részen az éppen kinyitott mappa tartalma látszik. Ha egy bejegyzés előtt sárga színű ikon van, akkor az mappát jelöl, az összes többi fájlt. A munkaterület tetején lévő Címsorban látható, hogy melyik mappa van nyitva.
Állományok kijelölése Egy állományt rákattintással jelölhetünk ki, ekkor a nevének a háttere megváltozik. (Célszerű a név előtti ikonra kattintani, mert ha a névre klikkel, akkor előfordulhat, hogy az átnevezés funkciót indítja, és ez megzavarhatja.) Egymás utáni állományok kijelöléséhez jelölje ki az egyik szélsőt, majd a SHIFT gomb nyomva tartása mellett kattintson a másik szélsőre. Több nem feltétlenül egymás utáni állomány kijelöléséhez jelölje ki az egyiket, majd a CTRL gomb nyomva tartása mellett a többit. Egy kijelölt állomány kijelölése megszüntethető, ha a CTRL gomb nyomva tartása mellett kattintunk rá.
Lemezműveletek megoldása Windows Intézővel Az adott lemezen kért egérmenüből kérhető pl. a Formázás (ha a nyitva lévő mappa a formázandó lemezen van, akkor a lemez nem formázható), a Tulajdonságok menüpont alatt változtatható meg a lemez címke, de itt nézhetjük meg azt is, hogy mennyi szabad hely van a lemezen.
FONTOS! Bánjunk óvatosan a Formázás paranccsal, mert állományaink elvesztését eredményezheti! Új objektumok létrehozása (Pl. Mappa, Szöveges dokumentum, Tömörített archívum, stb.) 1. Kinyitjuk a cél mappát. 2. A célmappában (az Intéző jobb oldali ablakának üres részén) kért egérmenü Új menüpontjához tartozó almenüből kiválasztjuk a létrehozandó objektum típusát. Ekkor azonnal létrejön üresen egy fájl vagy mappa, ami az átnevezés állapotában van. (Egy keretben ki van jelölve a neve, és villog benne a kurzor.) 3. A billentyűzetről beírjuk az új nevet, ezzel átnevezzük a létrejött objektumot. Ne kattintson a névre, mert akkor a kijelölés megszűnik. Amíg él a kijelölés, az új név beírásának elkezdésekor a régi név törlődik. Az átnevezés előtt figyeljük meg, hogy a gép által adott névben látszik-e a kiterjesztés vagy nem. Ha látszik, akkor az új név után Önnek is be kell azt írni, különben csak a nevet kell beírni. A kijelölt mappa az ENTER gomb lenyomására megnyílik, de megnyitható rákattintással is. (Ha egy kattintásra nem történik meg amit szeretnénk, akkor próbálkozzunk a dupla kattintással. Gyakorlás közben rögződik majd, hogy mikor kell duplán kattintani.) 4. Fájl létrehozása esetén az elkészült objektumon kért egérmenüben a társításnál kiválaszthatjuk azt az alkalmazást, amelyben a fájl szerkeszthető21. Pl. ha szöveges dokumentumot hoztunk létre, akkor a jegyzettömb programmal célszerű megnyitni. (Pl. az ECDL vizsgán feltett kérdésekre így tudjuk a választ beírni). A bitkép fájlt pl. a paint rajzolóval nyithatjuk meg szerkesztésre. 5. Amikor befejeztük a szerkesztést, akkor bezárjuk ezt az ablakot. A program figyelmeztet, hogy az állomány tartalma megváltozott, és felajánlja a mentést. A felnyíló ablakban válassza a Mentés gombot. 21
A társítás menüben lévő első alkalmazás az alapértelmezett. Ha ENTER-rel vagy klikkeléssel nyitjuk meg a fájlt, akkor ez az alkalmazás nyitja meg.
26
Mielőtt az állományok másolását leírnám, ismerkedjünk meg a vágólap fogalmával. A vágólap a Windows egy átmeneti tárolója, amire objektumokat helyezhetünk el abból a célból, hogy azokat adott helyekre beilleszthessük. (Lásd még a 33. oldalon.) Vágólap kezelő parancsok: Kivágás: A kijelölt objektumot a vágólapra mozgatja. (Ctrl + x) Másolás: A kijelölt objektumot a vágólapra másolja (az eredeti helyén is megmarad). (Ctrl + c) Beillesztés: A vágólap tartalmáról a megjelölt helyre másolatot illeszt be. (Ctrl + v) Mindezek elérhetők az egérmenüből, a gombsorról
és a Szerkesztés menüből is.
Billentyűkombinációk használata A kombinációban szereplő utolsó gomb kivételével a gombokat nyomva tartjuk, és eközben ütjük le az utolsó gombot. Pl. a Ctrl+Shift+Enter kombinációnál a Ctrl és a Shift gomb egyidejű nyomva tartása mellett ütjük le az Entert, és csak ezután engedjük fel az első két billentyűt.
☺A
Windows képernyő tartalma a PrintScreen billentyű, az aktív Windows ablak képe az Alt+PrintScreen lenyomásával másolható a vágólapra.
Állományok másolása 1. Kinyitjuk a forrás mappát. 2. Kijelöljük a másolni kívánt objektumokat. 3. A kijelölésen kért egérmenüből a Másolás parancsot választjuk. (Látszólag nem történt semmi, valójában a vágólapon megjelentek az objektumok.) 4. Kinyitjuk a cél mappát. 5. A célmappában kért egérmenüből a Beillesztés parancsot választjuk. Állományok mozgatása csak annyiban különbözik a másolástól, hogy a 3. pontban a Kivágás parancsot kell választani. Állományok törlése: Kijelöljük a törölni kívánt állományokat, majd leütjük a DELETE gombot a billentyűzeten, vagy lenyomjuk a gombsoron a gombot, vagy egérmenüből választjuk a törlést. Tömörítés, kicsomagolás: A Windows XP a ZIP formátumú tömörített állományokat tömörített mappaként tudja kezelni. Az egyéb formátumokat olyan segédprogramokkal tudjuk kezelni, amelyek azokat ismerik. A tömörítés elvégezhető az alábbi módokon: - A tömörítendő állományokat jelöljük ki, majd a kijelölésen kért egérmenüből válasszuk a küldésnél a tömörített mappát. Ennek hatására létrejön a kijelölt állományokkal azonos mappában egy tömörített mappa. Ez átnevezhető, és bármelyik másik mappába átvihető. - Abban a mappában, ahova a tömörített állományt szeretnénk tenni, létrehozunk egy új tömörített mappát úgy, ahogy ezt fentebb az új objektum létrehozásánál tanultuk. Ezután a tömörítendő állományokat bemásoljuk (vagy mozgatjuk) ebbe a mappába. A kicsomagolás még egyszerűbb. Kinyitjuk a tömörített mappát, és a benne lévő állományok közül azokat, amelyeket ki akarunk csomagolni, kimásoljuk a célmappába. Keresés adott mappában: Az adott mappán kért egérmenüből választjuk a keresés parancsot. A felnyíló ablakban beállítjuk a keresés paramétereit. - A fájlnév egésze vagy része: A keresendő fájl nevét vagy a név egy részletét kell ide írni. A fájlnévben használhatók a ? és a * helyettesítő karakterek. A ?-lel egy betű helyettesíthető, a *-gal a szó vége. Pl. ??H* az olyan szavakat jelöli, aminek a harmadik betűje H. - Egy szó vagy kifejezés a fájlban: Ide kell írni azt a szót vagy kifejezést, amit a fájlban tárolt adatok között szeretnénk megtalálni. Pl. a Székelyudvarhely szót írjuk ide, ha azokat a fájlokat keressük, amelyekben tárolt szöveg tartalmazza ezt a szót. - Megadható feltétel a létrehozás vagy a módosítás dátumára és a fájl méretére is, valamint további feltételek is megadhatók. - A keresés paraméterei elmenthetők a Fájl/Keresés mentése… menü parancsával.
27
Víruskeresés Több féle víruskereső program létezik. Használatuk hasonló. VirusBuster: Elindítja a VirusBuster for Windows NT programot a Startmenü Programok WirusBuster mappájából. A felnyíló párbeszédablakban a bal oldali sávban található Keresési területek gomb lenyomása után bejelöli a keresett mappát. (Ez az ECDL vizsgán legtöbbször a kapott CD). A Kiválaszt gomb lenyomása után a Keresés gombra való kattintással elindítja a víruskeresést. A keresés befejezése után a jelentést a felső gombsoron lévő gomb lenyomásával menthetjük el. A felnyíló párbeszédablakban beállítjuk a mentés helyét, az alsó legördülő menüből válasszuk a Text Files (.txt) típust – a későbbi könnyebb kezelhetőség miatt –, majd a felette levő csíkba írjuk be a jelentésfájl nevét. Végül nyomjuk le a mentés gombot. Avast: Elindítja az avast! Antivírus programot a Startmenü Programok avast! Antivírus mappájából. A memória átvizsgálása után az alábbi vezérlőpanel jelenik meg. Helyi lemezek kijelölése Cserélhető média kijelölése indítás
Mappák kijelölése
4. ábra Itt beállítható a vizsgálat helye (helyi lemezek, cserélhető médiák, de beállíthatók megadott mappák is). A beállítások után az indítás gomb lenyomásával indítható a keresés. A keresés befejezése után a panelen megjelenő a Jelentés megtekintése a legutóbbi vizsgálatról feliratra kattintva a jegyzettömbben megnyílik a jelentés szövegfájl, amit a szokásos módon menthetünk a kívánt helyre.
Feladatok 1. Végezze el az alábbi feladatokat a Windows op. rendszerben a. Hozzon létre egy Sajátnév_osztály_dátum nevű mappát! (Pl. Kiss_Péter_9a_06-13) Hozza létre a fenti mappába a címem.txt szövegállományt, melyben megadja saját lakcímét! b. Hozza létre a Sajátnév_osztály_dátum mappában a Szövegek nevű mappát! A Szövegek mappában hozza létre a txt nevű almappát! c. Másolja be a címem.txt szövegállományt a txt nevű almappába! d. Keresse meg a források_tankönyv mappában az összes olyan mappát és fájlt, aminek a nevében a második betű z! e. Mentse el a keresést a Sajátnév_osztály_dátum mappába! f.
A teljesméretűre nyitott keresés ablakot tartalmazó képernyőtartalmat másolja a vágólapra! Indítsa el a Paint programot, és szúrja be a vágólap tartalmát! Az így megjelenő képet mentse el a Sajátnév_osztály_dátum mappába, a fájl neve legyen keresés_eredménye.bmp!
g. A keresés_eredménye.bmp fájlt tömörítse zip formátumban, a fájl neve legyen keresés_eredménye.zip 2. Végezzen vírusellenőrzést a források_tankönyv mappán! A vizsgálatról a jelentést mentse a Sajátnév_osztály_dátum nevű mappába!
28
SZÖVEGSZERKESZTÉS Alapfogalmak Nyomdai mértékegységek 1 pont = 0,3759 mm, 1 li = 12 pont, 1 ciceró = 12 pont, 1 pica = 12 pont. A papírméret megadására az ív szolgál. Háromféle papírív szabvány használatos: A = 841 mm × 1189 mm (=1 m2), B = 1000 mm × 1400 mm, C = 917 × 1297 mm. A betű melletti szám azt jelenti, hogy a lap a teljes ív hányszori félbehajtásával kapható. Pl. A/4 az A ív négyszeri összehajtása után alakul ki, tehát egy A ívből 16 db A/4-es lap adódik. Az A/4 ív mérete 210 mm × 297 mm. Gyakran használják az inch (németül col, magyarul hüvelyk) hosszúságegységet. 1 in = 25,4 mm Dokumentum Egy teljes, összefüggő szövegállomány, például egy levél, egy önálló cikk, vagy egy több száz oldalas regény. A dokumentum több kisebb egységből (szövegelemből) állhat. Van három szövegelem, amelyet kiemelünk, mert ezekhez külön jellemzőket rendelhetünk. Ezek a szakasz, a bekezdés és a karakter. Szövegelemek és a hozzájuk kapcsolódó fogalmak Szakasz A szakasz a dokumentum szakasz törésponttal lezárt része. Különféle szakaszjellemzőket rendelhetünk hozzá.
1
4
3
Oldalbeállítások Margó22 1. felső (top) margó 2. alsó (bottom) margó 3. bal (left)/külső margó
5
4. jobb (right)/belső margó 5. kötési margó (gutter)
2
A margók által határolt területet szokták szövegtükörnek vagy szedéstükörnek nevezni. Papírméret, tájolás A szakaszhoz hozzárendelhetjük, hogy a dokumentumnak ezt a részét milyen méretű papírra szeretnénk kinyomtatni. A tájolás azt jelenti, hogy álló vagy fekvő helyzetben kívánjuk a papírt használni. Papíradagolás Szakaszonként lehet megadni, hogy a nyomtatáskor lapadagolót, leporellót, kézi adagolást, stb. akarunk-e alkalmazni. Elrendezés Megadhatjuk, hogy a bekezdések hogyan töltsék ki az oldalakat, pl.: a felső margóhoz igazodva (ez az általános), vagy egyenletesen széthúzva az oldalon, stb. Ide tartozik még, hogy az élőfej és az élőláb különböző legyen-e az első, a páros és a páratlan oldalakon. Élőfej és élőláb Adott szakaszon belül minden oldal tetején illetve alján megjelenő szöveg vagy ábra. Élőfejbe vagy élőlábba szokás tenni például az oldalszámot, fejezetcímet, dátumot. Vannak olyan részei, amelyek oldalanként változnak, ilyen pl. az oldalszám, ezért nevezik élőfejnek illetve élőlábnak. Az élőfej a szövegtükör felett a felső margón, az élőláb a szövegtükör alatt az alsó margón helyezhető el. Az élőfej/élőláb megjelenítése a Nézet menüből történik, ekkor megjelenik az ehhez tartozó gombsor is, amiről beszúrhatjuk pl. az oldalszámot, oldalak számát, rendszerdátumot. Az élőfejhez tartozik egy
22
Az elnevezés a latin perem szóból származik.
29
stílus is, amely tartalmaz az álló A/4-es laphoz igazodva középen egy középre-, jobbszélen egy jobbra igazító tabulátort. Más lapméretnél ezeket át kell helyezni. Hasáb A szöveget az oldal szélességében egy vagy több részre, hasábra lehet tördelni. Minden dokumentum legalább egyhasábos. Több hasábbal leggyakrabban az újságokban találkozhatunk. Megkönnyíti az újság olvasását, mert így nem olyan hosszúak a sorok
Ha a fenti jellemzők közül bármelyiket is meg szeretnénk változtatni a dokumentum egy részén, akkor azt a részt külön szakaszban kell elhelyezni. Ehhez szakasz-töréspontokat kell a szövegrész elé és után elhelyezni. Bekezdés A szövegszerkesztőkben a bekezdések nem logikai egységek, hanem formaiak. Egy bekezdés valamely szövegmennyiségből – egyetlen betűtől mondatok hosszú soráig – vagy grafikából, valamint az ezeket követő bekezdés vége jelből áll. Bekezdés vége jelet ENTER-rel tehetünk ki. A bekezdésekhez is különféle jellemzőket rendelhetünk. Ezekkel állíthatjuk be bekezdések képét, formáját. a) Behúzás Megadható, hogy egy bekezdés hány cm-rel kezdődjön beljebb a bal oldali hasábszélnél (bal oldali behúzás), vagy hány cm-rel végződjön a jobb oldali hasábszél előtt (jobb oldali behúzás). Az első sor helyzetét a bekezdés többi sorának bal széléhez képest adhatjuk meg, az első sor behúzásával illetve a függő behúzással. Függő behúzásról akkor beszélünk, ha a bekezdés többi sora beljebb kezdődik mint az első sor. A behúzásokat a Word-ben legkönnyebben a vonalzón látható bekezdés-határolók elmozdításával tudjuk beállítani. Az ábrán látható Bal oldali behúzás négyzet húzásával a bal szélét, afölötte található két háromszöggel a Függő behúzást és az Első sor behúzását, a Jobb oldali behúzás háromszögével pedig a jobb szélét állíthatjuk a bekezdésnek. Első sor behúzása
Bal oldali hasábszél
Bal oldali behúzás
Jobb oldali hasábszél
Függő behúzás
Jobb oldali behúzás
5. ábra b) Igazítás Igazítással azt határozhatjuk meg, hogy a bekezdés a behúzásokkal beállított pozíciókhoz képest hogyan helyezkedjen el. Balra igazítás A bal oldali behúzási pozícióhoz igazodik a bekezdés szövege. A sorok egymás alatt – egy vonalban – kezdődnek. A szóközök szélessége egyforma, a sorok nem feltétlenül végződnek egy vonalban. Bal margó
bekezdés bal széle
bekezdés jobb széle
jobb margó
papír széle
papír széle
6. ábra Jobbra igazítás A jobb oldali behúzási pozícióhoz igazodik a bekezdés szövege. A sorok egymás alatt – egy vonalban – végződnek. A szóközök szélessége egyforma, a sorok kezdete nem feltétlenül van egy vonalban.
30
7. ábra23 Középre igazítás A bekezdés szövege a két behúzási pozíció közt középen lévő tengelyre szimmetrikusan helyezkedik el.
8. ábra Sorkizárt A sorok a bal oldali behúzás pozíciójánál kezdődnek, és a jobb oldali behúzási pozíciónál végződnek. A szóközök általában nem egyforma szélesek. Az utolsó sor balra igazított.
9. ábra c) Térközök: A bekezdések előtt illetve mögött kihagyandó távolság.24. Sorköz: A sorok közötti távolság a bekezdésen belül. d) Szövegbeosztás Fattyú- és árva sorok megtiltása Megakadályozhatjuk, hogy a bekezdés egyetlen sora kerüljön a lap aljára (fattyúsor) vagy a következő lap tetejére (árvasor). Együtt a következővel Nem engedélyezünk automatikus oldaltörést az adott bekezdés és a rákövetkező bekezdés között. Egy oldalra kerüljön a bekezdés Nem engedélyezünk automatikus oldaltörést a bekezdésen belül. Ha a bekezdés nem férne el az oldalon, akkor az egész új oldalra kerül. Új oldalra kerüljön a bekezdés Az adott bekezdés előtt mindenképpen történjen oldaltörés. e) Tabulátorok, tabulátorpozíció Minden szövegszerkesztőnek van egy vízszintes vonalzója, amelyen az éppen szerkesztett bekezdéshez megadhatunk úgynevezett tabulátor pozíciókat. Ezekhez a pozíciókhoz igazíthatjuk az éppen szerkesztett sorban elhelyezett szöveget, ha az igazítandó szövegrészlet előtt lenyomjuk a TAB billentyűt. A TAB billentyű lenyomásával egy tabulátor karaktert helyezünk el a szövegben. Ennek szélessége akkora, mint az utolsó beírt karakter és a következő tabulátorhelyhez igazított szöveg távolsága. A beállított tabulátorok az adott bekezdéshez tartoznak, tehát annak minden sorában ugyanazok érvényesek. Így elérhetjük, hogy egy bekezdésen belül pontosan egymás alatt helyezzünk el szövegrészeket. A tabulátorütközőkhöz kitöltő karaktert is rendelhetünk. Ezzel tölti ki a program a TAB karakterrel átugrott távolságot.
23 24
A jelmagyarázatot a hatodik ábránál találja. Egy-két oldalas dokumentum esetében elfogadható a kisebb térközök üres bekezdéssel történő helyettesítése, nagy dokumentumok formázásánál már nem ajánlott.
31
A tabulátorpozícióhoz a szöveg az alábbiaknak megfelelően igazodhat: Balra A TAB karakter utáni szöveg a tabulátor pozíciónál kezdődik. A szöveg a tabulátorpozíciótól jobbra terjeszkedik. Középre A szöveg a tabulátorpozícióhoz képest középre igazodik. Beírás közben a szöveg mindkét irányban terjeszkedik addig, amíg ki nem tölti a pozíció által megadott távolságot. Ettől kezdve jobbra terjeszkedik. Jobbra A TAB karakter utáni szöveg a tabulátor pozíciónál végződik. A szöveg a tabulátorpozíciótól balra terjeszkedik addig, amíg ki nem tölti a pozíció által megadott távolságot. Ettől kezdve jobbra terjeszkedik. Decimális (tizedes) A tizedes jel előtti szöveg balra terjeszkedik, a tizedes jel utáni pedig jobbra. A szöveg terjeszkedésére itt is ugyanaz igaz, mint az előző két tabulátornál. f) Felsorolás és számozás Sokszor előfordul, hogy egy gondolatmenetben felsorolást végzünk, ilyenkor az egyes elemek elé valamilyen felsorolás szimbólumot írunk. (Pl.: – vagy •) Időnként az egyes felsorolt gondolatokat sorszámmal akarjuk ellátni. Ha ezeket a formázó funkciókat szeretnénk használni, akkor minden külön pontba kerülő gondolatot új bekezdésbe kell írnunk. g) Szegélyezés Vonalakkal határoljuk a bekezdést (vagy más objektumot). A négy oldal egymástól függetlenül látható el szegéllyel.25 h) Kitöltés, árnyékolás A bekezdések hátterében a papír színezhető. Betű (karakter) A szöveget alkotó elemi egység. (A betűk, számjegyek és írásjelek mellett különböző formázó karakterek is vannak, pl. bekezdés vége jel, sor vége jel.) A Word-ben a karaktert pongyolán betűnek nevezik. Egy karakterhez az alábbi jellemzők tartoznak: Betűtípus (font) Egy adott betűkészlet. Ezeket valamilyen fantázianévvel jelölik, pl. Arial, Courier, Times New Roman, ... Betűméret A betű nagyságát pontokban szokták megadni, pl. 8 pontos, 16
pontos.
Betűstílus Egy adott betűtípuson belül megadhatjuk a betűk stílusát is, pl.: félkövér, dőlt, egyszer aláhúzott, stb. Betűkőz Pl.: r i t k í t o t t ; sűrített. Itt is pontokban adjuk meg a betűk közti távolságot. Pozíció A betű hány ponttal legyen a sor normál szintjétől feljebb vagy lejjebb. Egyéb szövegelemek Vannak olyan szövegelemek, amelyekhez külön jellemzőket nem lehet rendelni. Ezek valamilyen logikai egységei a dokumentumnak. Általában egyszerre kijelölhetőek. Oldal: A dokumentumnak egy lapon megjelenő része. 25
A szegélyezés és az árnyékolás nemcsak bekezdésekhez rendelhető, hanem más objektumokhoz is, pl. táblázatcella, kijelölt szöveg.
32
Mondat A szövegszerkesztők a mondatvégi írásjellel lezárt szövegrészt tekintik egy mondatnak. Szó A legkisebb logikai egység. A szövegszerkesztők két szóköz közötti nem szóköz karakterekből álló részt tekintenek egy szónak. Szótag Nyelvtani egység. A szótagok közé feltételes elválasztójeleket lehet elhelyezni. Ha a sor végére kerül a feltételes elválasztójel, akkor a program kiteszi az elválasztójelet, a sor belsejében pedig nem. Egyéb fogalmak Blokk A dokumentum egy kijelölt része. Ha a szöveg egy részletén akarunk műveletet végezni, akkor azt kijelöljük26, és ezen a blokkon végezzük el a műveletet. Szakasz- és bekezdésjellemző megváltoztatásához elegendő a szövegkurzort az adott szakaszba illetve bekezdésbe helyeznünk, nem kell az egészet kijelölnünk. Lábjegyzet Egy-egy fogalomhoz fűzött magyarázó szöveg. A jelzett fogalom mellé a szövegbe egy hivatkozási27 jelet teszünk. A lábjegyzeteket elhelyezhetjük a lap alján vagy a szöveg alatt, illetve a szakasz vagy a dokumentum végén. A Word a végjegyzet elnevezést használja abban az esetben, ha a magyarázat a szakasz vagy a dokumentum végén van. Lábjegyzet beszúrását a Beszúrás menü Hivatkozások almenüjéből kérhetjük. Stílus Formátumok (betű- és bekezdésformátumok) névvel ellátott, az úgynevezett stíluslapon tárolt formája. Ha egy kijelölt bekezdést már definiált stílussal formázunk, akkor a stílusban foglalt összes formázási utasítást egyszerre alkalmazzuk. Stíluslap A dokumentumban alkalmazott stílusok gyűjteménye, amelyek a dokumentummal együtt kerülnek mentésre. Sablon Munkánk során általában csak néhány fajta dokumentumot készítünk (leveleket, jelentéseket, stb.). Hogy ezek formáját ne kelljen minden alkalommal újra létrehozni, alkalmazzuk a sablonfájlokat. A sablonfájl tartalmazhat szöveget, stílusokat, oldalbeállításokat, stb.. Körlevél Egy adott törzsdokumentum és egy hozzá kapcsolódó adatfájl egyesítéséből jön létre a körlevél. Ha több azonos szerkezetű hasonló tartalmú dokumentumot akarunk írni, akkor körlevelet készítünk. A törzsdokumentum tartalmazza az állandó szövegrészeket, és a változó részek helyén az adatmezőket és Word mezőket. A mezők helyére kerülnek a változó részek – egyesítéskor – az adatforrásban lévő adatoktól függően. A vágólap (vágókönyv) A szövegszerkesztő programok többsége rendelkezik egy olyan tárterülettel, amelyen el lehet helyezni dokumentumrészleteket. Erre az úgynevezett vágólapra kétféleképpen kerülhet dokumentumrészlet: kivágással (CTRL + X) és másolással (CTRL + C). Kivágáskor a kijelölt rész az eredeti helyéről eltűnik, és a vágólapon megjelenik, másoláskor a blokk az eredeti helyén is megmarad és a vágólapon is megjelenik. A vágólap tartalmát a kurzor pozíciójától kezdődően beilleszthetjük (CTRL + V) a dokumentumba. Ennek segítségével egy dokumentumrészletet átvihetünk egy másik dokumentumba is. A Word program a Windows más programok számára is elérhető vágólapját használja, így az egyes alkalmazások közötti adatcsere is megvalósítható. A Windows újabb verziói már egy több oldalas un. vágókönyvet tartalmaznak. Erről alapesetben az utoljára kitett objektumot lehet beilleszteni. A vágólap munkaablakról a többi oldal tartalma is kiválasztható. (Lásd még a 27. oldalon.)
26 27
Ha egy dokumentumrészt kijelölünk, akkor az inverz módban jelenik meg a monitoron. Lábjegyzet-hivatkozás: Egy szám vagy egy jel, vagy ezek valamilyen kombinációja, amely azt jelzi, hogy a megjelölt szövegrészhez kapcsolódóan további információ olvasható a lábjegyzetben.
33
A WYSIWYG elv A WYSIWYG a „What You See It’s What You Get” angol kifejezésből alkotott betűszó. Magyarra fordítva: „Amit látsz, azt kapod”. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ahogyan a képernyőn látjuk a dokumentumot, úgy fog a nyomtatásban is megjelenni. A Word egy WYSIWYG elven működő szövegszerkesztő.
Gépelési szabályok - Gépelés közben kell elhelyezni a szövegben a bekezdésvége jeleket, sorvége jeleket, a tabulátorkaraktereket és a táblázatokat. - Ne próbáljuk gépelés közben teljesen formázni a szöveget! (Pl.. nem ekkor kell elvégezni a betűk formázását, a behúzásokat, igazításokat és a térközöket, stb.)
Szövegszerkesztésben egy bekezdésnek kell venni a címeket, a felsorolás minden egyes pontját és a logikailag összetartozó szövegrészeket. - Többsoros bekezdés gépelésekor folyamatosan írunk. Ha elértük a sor végét, automatikusan új sorba áll a kurzor. Ha egy szó nem fér el a sorban, akkor az teljes egészében átkerül az új sorba. Az elválasztást külön kell kérni. Nem szabad a sorok végén (pl.: mondat közepén) Entert ütni! (A vizsgán nem baj, ha többsoros bekezdéseknél az általunk írt szövegben nem pontosan ott törnek a sorok, ahol a mintán.) -
Egymás után nem írunk két vagy több szóközt. Tilos szóközökkel igazítani! Tabulátor karaktert csak a vonalzón elhelyezett tabulátorpozícióval együtt használjunk. Mellőzük az üres bekezdéseket! Ne üssük le többször egymás után az Entert, csak a bekezdések végén! 28 A . , ; : ! ? % és a csukó zárójelek előtt nem, de utánuk hagyunk szóközt. A nyitó zárójeleknél éppen fordítva, előttük írunk szóközt és utánuk nem, gondolatjel előtt és után is van szóköz.
A dokumentum készítése közben legyenek láthatóak a nem nyomtatandó karakterek (kapcsoljuk be a Minden látszik kapcsolót a szokásos eszköztáron). Nagybetűk gépelése Ha nagybetűt szeretnénk írni, akkor a billentyűt a SHIFT billentyű lenyomása mellett kell leütnünk. Így érhetők el az osztott billentyűk felső karakterei is. − Ha hosszabb szövegrészt írunk nagybetűvel, akkor kapcsoljuk be a nagybetűs írásmódot a Caps Lock billentyűvel. Ilyenkor a Shift billentyű lenyomásával érhetők el a kisbetűk. A nagybetűs írásmódban is a Shift-tel érhetők el az osztott billentyűk felső karakterei. A nagybetűs írásmód a Caps Lock billentyű újbóli lenyomásával kikapcsolható. −
Karakterkódok használata Ha az Alt billentyűt nyomva tartva a numerikus billentyűzeten begépeljük egy karakter kódját, akkor a karakter megjelenik a kurzor pozíciójában, miután felengedjük az Alt billentyűt. Speciális karakterek Ahhoz, hogy a Word ott válasszon el egy szót, ahol mi szeretnénk, a megfelelő szótagok közé feltételes (opcionális) elválasztójelet kell tennünk a Ctrl + - billentyűkombinációval29. Az elválasztás a valódi elválasztójelnél is megtörténik, de ez hibát okozhat a szöveg újraformázásakor. Az opcionális elválasztójel nem kerül nyomtatásra, ha az a sor belsejébe esik. Kötőjellel írt szónak a kötőjelnél történő elválasztását megakadályozhatjuk, ha nem törhető kötőjelet alkalmazunk. (Pl. Bajcsy-Zsilinszky Endre nevében.) Nem törhető kötőjelet a Ctrl + Shift + - billentyűkombinációval tehetünk. Két szó elválását a sor végén megakadályozhatjuk, ha nem törhető szóközt írunk közéjük a Ctrl + Shift + Space billentyűkombinációval, pl. a mennyiségek értéke és a mértékegység közé. 28
Egy-két oldalas dokumentum esetében elfogadható a kisebb térközök üres bekezdéssel történő helyettesítése, nagy dokumentumok formázásánál már nem. Ez az ECDL vizsgán is elfogadott. 29 A Word rendelkezik egy professzionális automatikus elválasztó funkcióval, de ennek alkalmazásakor is előfordulhat, hogy mi másként szeretnénk elválasztani egy szót.
34
Betű törlése A kurzortól balra lévő betűt a Backspace billentyűvel törölhetjük, miközben a szöveg és a kurzor eggyel balra ugrik. Ha többször megismételjük, akkor szemléletesen úgy viselkedik a kurzortól jobbra lévő szöveg, mintha egy kígyó lenne, amelynek feje a kurzor, és ez megenné az előtte lévő betűket. A kurzortól jobbra lévő betűt a Delete billentyűvel törölhetjük, miközben a kurzor a helyén marad, és a tőle jobbra lévő szöveg eggyel balra ugrik. Ha többször megismételjük, akkor a kurzortól jobbra lévő szöveg úgy viselkedik, mintha a kurzor helyén egy lyuk lenne, és a szöveg ebben a lyukban eltűnne.
A dokumentumkészítés lépései • Elsőként hozzunk létre egy új üres dokumentumot („vegyünk elő egy üres papírlapot”). • Az oldalbeállítás paranccsal beállítjuk a papírméretet, tájolást, margókat. Mentjük a megadott helyre, megadott néven. • Begépeljük a dokumentumot a gépelési szabályok betartásával. Közben többször is mentjük. • Megformázzuk a dokumentumot. Közben többször is mentjük. • A végén még egyszer mentünk. • Ha szükséges, akkor nyomtatjuk.
Példa ECDL reprodukciós feladat megoldására A 36. oldalon egy ECDL reprodukciós feladatot láthatunk. Oldjuk meg közösen. Az itt látható jelentkezési lapot kell elkészíteni. A két vízszintes vonal és a közte lévő rész tartozik az elkészítendő dokumentumhoz.
Figyelmesen olvassa el a feladatlap tetején leírt feladatokat, nehogy kimaradjon valami. A feladatlap alján láthatók az értékelési irányelvek. A feladatmegoldás végén tételesen ellenőrizze, hogy az itt felsorolt műveleteket elvégezte-e, különösen az alapszintű műveleteket, mert ezek közül csak egyet szabad hibázni a sikeres vizsgához, az emelt szintűekből pedig hármat. Vágjunk bele! • Először a Fájl/Oldalbeállítás... parancsban beállítjuk a jobb és bal margót 3,5 cm-re. • Mentsük el a dokumentumot a megadott helyre a megadott néven. 30 •
Gépeljük be a dokumentumot a gépelési szabályok betartásával. - A betűket, behúzásokat, igazításokat még nem formázzuk. - Csak a bekezdésvége jeleket, tabulátorokat, a tabulátorok kitöltését, felsorolásokat és az aláírást készítjük el. - A bekezdések közötti térközök beállítása helyett itt használhatunk üres bekezdéseket (Entereket)31. - Menet közben többször is mentünk. 1. Az első két sor végén Entert ütünk, mert ezek címek. 2. Ezután a térközt egy Enterrel oldjuk meg. 3. A harmadik sor végén Entert ütünk, mert ez nyelvtanilag is egy bekezdés. 4. Ezután egy Enterrel térközt teszünk. (Mentés!)
30 31
Az ECDL vizsgán a mentést a flopi lemezre vagy egy megadott mappába kérik. A fájl neve az Ön saját neve. Egy-két oldalas dokumentum esetében elfogadható a kisebb térközök üres bekezdéssel történő helyettesítése, nagy dokumentumok formázásánál már nem. Ez az ECDL vizsgán is elfogadott.
35
FELADAT
Reprodukció (1. típus) 1. Gépelje be és formázza meg az alábbi szöveget! 2. Nyomtassa ki, majd mentse el a fájlt!
XYZ Kft. Oktatási Központ JEL
ENTKEZÉSI LAP
Kérem jelentkezésemet nyilvántartásba venni kosárfonó tanfolyamra. Név:........................................................................................................................................ Anyja neve: ............................................................................................................................ Születési hely: ........................................................................................................................ Születési idő: .......................................................................................................................... Iskolai végzettség:.................................................................................................................. Levelezési cím: ...................................................................................................................... Telefon: .................................................................................................................................. A tanfolyamról
a TV-ből rádióból újsághirdetésből ismerőstől
értesültem. Alulírott tudomásul veszem, hogy a tanfolyami díjat a kurzus kezdésekor megkötött képzési szerződés alapján fizetem, a tanfolyam elvégzéséhez szükséges okmányokat az első foglalkozásra magammal hozom. Budapest, 2004. .......................................... ______________________ aláírás Átvéve: ......................................................................................... A kezdés várható időpontja: .........................................................
Összevont értékelési irányelvek: Alapszintű műveletek: Dokumentum mentése Dokumentum nyomtatása Betű méretezése Dőlt betűk Félkövér betűk Bekezdés sorkizárása Bekezdés középre igazítása Szöveg végének állítása Bekezdés beljebb kezdése Keretezés (szegélyvonalak)
Emelt szintű műveletek: Ritkított betűk Kiskapitális betűk Felsorolás alkalmazása/jel beillesztése Megfelelő módon végzett keretezés (szegélyvonalak) Pontsor tabulátorral Aláíráshely elkészítése Kép beszúrása
5. A negyedik sorban a Név: beírása után beírunk egy Tab karaktert. (Enter helyett sorvége jel (SHIFTEnter) is lehet.). A pontozást a formázás során fogjuk beállítani. 6. A további pontozott vonalakat tartalmazó sorokban is a szöveg után beírjuk a Tab karaktert és a sorvége jelet. A Telefon sorának végén feltétlenül Entert kell ütni.
36
7. Egy Enterrel térközt teszünk. (Mentés!) 8. A Tanfolyamról szöveg után Entert teszünk, mert utána felsorolás jön. 9. A felsorolás pontjait a sor elején kezdve beírjuk egymás alá32. Minden pont végén Enter van. A felsorolás beállítását a formázás során fogjuk elvégezni. 10. értesültem. után Entert ütünk. 11. Egy Enterrel térközt teszünk. (Mentés!) 12. A következő egy három soros bekezdés, ezért csak a végén nyomunk Entert. Nem kell foglalkozni azzal, hogy a sorok éppen úgy törjenek, mint a mintán. 13. Egy Enterrel térközt teszünk. 14. A dátumot a negyedik sor beírásához hasonlóan írjuk be. A sor végén Entert ütünk. 15. Egy Enterrel térközt teszünk. 16. Az aláírás helyét legegyszerűbben táblázattal készíthetjük el. Táblázatot a táblázat beszúrása gombbal szúrhatunk be. Általában annyi cellás táblázatot szúrunk be, ahány aláírás lesz, viszont egy aláírásnál is két cella kell, de csak a másodikba fogunk írni.33 a. A cellába állunk a kurzorral, ezután középre igazítunk. b. Felteszünk egy balra igazító tabulátorpozíciót a vonalzóra a cella bal szélétől olyan távol, amilyen hosszú vonalat akarunk, és hozzárendeljük a kitöltést. c. Leütjük a CTRL + TAB billentyűkombinációt, majd SHIFT+Enter leütése után beírjuk a szöveget. 17. A táblázat alatt egy Enterrel térközt teszünk. (Mentés!) 18. A következő bekezdésbe beírjuk az „Átvéve:” szót és egy Tab karaktert, a végén Entert ütünk. 19. Egy Enterrel térközt teszünk. 20. Az előzőhöz hasonlóan beírjuk az utolsó sort, Enterrel a végén. (Mentés!) Az eredmény a következő oldalon látható. Kezdjük el a formázást. 1. Az első két sort igazítsuk középre az eszköztár
gombjával.
2. Az első sort jelöljük ki, és a betűméretet állítsuk nagyobbra (16 pt) az eszköztár legördülő listájából, majd a Formátum/Szegély és mintázat... menüpontjában állítsuk be a bekezdés felső szegélyét folytonos vonalra. 3. A második sort jelöljük ki, és a betűméretet állítsuk nagyobbra (16 pt) és félkövérre ( ), majd a Formátum/Betűtípus... menüpontjában kapcsoljuk be a Kiskapitális különleges betűstílust. Ezután a térköz és pozíció fül alatt állítsuk be a ritkítást jól láthatóra (4 pt). (Mentés!) 4. A kosárfonó szóra duplán klikkelve kijelöljük azt, és beállítjuk félkövérre az eszköztár
gombjával.
32
A felsorolást a következőképpen is beírhatjuk: Egy - jellel és utána egy szóközzel kezdjük. A Word általában úgy van beállítva, hogy a sor végén lenyomott Enter után a következő sorban automatikusan kiteszi a felsorolás jelet. Ne foglalkozzunk vele, hogy ez még nem □ . Ha már beírtuk az utolsó pontot is, akkor az Enter újbóli megnyomására megszűnik a felsorolás. 33 Egy aláíráshelyet úgy is készíthetünk, hogy a bekezdés bal szélét behúzzuk (kb. 6 cm-hez) és középre igazítjuk. Ezután ugyanúgy járunk el, mint ahogy azt a táblázat cellára leírtam fent.
37
5. A pontozott vonalakat tartalmazó sorokat kijelöljük. Ezután kb. a 13 cm-hez felteszünk egy tabulátorpozíciót a vonalzóra (csak rá kell klikkelni az adott helyre, hiszen a tabulátor típusa most lényegtelen). A tabulátorpozícióhoz hozzá kell rendelni a pontozás kitöltést. (Dupla klikk a felrakott pozíción, és a felpattanó párbeszédablakban beállítjuk a kitöltést. Felvétel és OK34). 6. Még a kijelölés megszüntetése előtt a bekezdéseket behúzzuk kb. 1 cm-rel. A behúzás elvégezhető a vonalzó bal szélén található pici téglalap elhúzásával. ( is mozdul vele együtt.)
34
A fölötte lévő két háromszög alakú gomb
A WORD-nek vannak olyan verziói, ahol dupla jobbklikk kell a tabulátorok párbeszédablak előhívásához. Természetesen a tabulátorok párbeszédablak a Formátum menüből is elérhető.
38
7. A felsorolás beállításait a sorok kijelölése után a Formátum/Felsorolás számozás... menüpont alatt végezhetjük el. Az első lapon válasszuk ki valamelyiket a felajánlottakból. Ezután a testreszabás gombbal megnyíló párbeszédablakban értelemszerűen beállítható a felsorolás-szimbólumként használni kívánt karakter, ami a betűtípus gomb lenyomása után formázható is. Itt állítjuk be a szimbólum, a tabulátor és a szöveg helyzetét is. Esetünkben a szimbólum legyen a 3 cm-nél, a tabulátor és a szöveg egyaránt 3,6 cm-nél. (Mentés!) 8. A dátum sorában és az utolsó két sorban a tabulátorokat és a hozzájuk rendelt kitöltést az 5. pontban leírtakhoz hasonlóan állítjuk be. 9. A dokumentum végén lévő üres bekezdéshez állítsunk be alsó szegélyt. 10. A legvégén kell a képeket beszúrni a Beszúrás/Kép/Fájlból... paranccsal. A kép a kosár.emf fájlban található. A megjelenő képen kért egérmenüből a Kép formázása ( ) párbeszédablak Elrendezés füle alatt válasszuk a szöveg elé elrendezést. Ezután a kép méretét is beállítjuk, rögzített méretarány mellett, 2 cm szélesre. Az elkészült képet megfogva a kívánt helyre húzzuk. A képről az egér jobb fülével húzva másolatot készítünk. (A képek elhelyezkedését a dokumentumban lásd a 45. oldalon.) 11. Az elkészült dokumentumot a végén el kell menteni. Legtöbbször ki is kell nyomtatni a kész dokumentumot a magadott nyomtatón. Ehhez nem elég az eszköztár nyomtató ikonját lenyomni, hanem a Fájl/Nyomtatás... menüpontot választjuk, és a felpattanó párbeszédablakban kiválasztjuk a megadott nyomtatót.35
A feladatlap tetején lévő instrukciókat és az alján lévő táblázatot nem kell elkészíteni. Ezek az értékelés
szempontjait tartalmazzák. Célszerű a végén átnézni, hogy a táblázatban felsorolt összes műveletet elvégeztük-e. Az alapszintű műveletek közül csak egyet téveszthetünk, az emelt szintű műveletek közül elég csak a felét (hármat) teljesíteni.
Példa hivatalos levélre A példa a jelentkezési lap példánál megismertek felhasználásával önállóan is megoldható. Az eltéréseket alább részletezzük. Igaz, hogy a dokumentumkészítést az oldalbeállítások paranccsal kell kezdeni, de ha tudjuk, hogy a Word alapértelmezett oldalbeállításai milyenek, és az nekünk megfelel, akkor elhagyhatjuk. Ha nem változtattuk meg a gyári beállításokat, akkor álló A/4-es lap 2,5 cm-es margókkal az alapértelmezett. Ez a levélnek megfelelő. A hivatalos levelet, ha nem fejléces papírra írjuk, mindig a feladó címével kezdjük, és mellette jobb oldalon a levélre vonatkozó adatokat tüntetjük fel. Ezt legegyszerűbben táblázatban tudjuk beírni. A táblázatot a táblázat beszúrása gombbal szúrhatjuk be. A mintán látható, hogy itt az egyes bekezdések közötti térközöket nem üres bekezdésekkel oldottuk meg, hanem a Formátum/Bekezdés... párbeszédablakban állítottuk be. A termékek felsorolásánál használt tabulátorpozíció típusát decimálisra állítjuk, mert számokat igazítunk.
35
Az ECDL vizsgán a megadott nyomtató legtöbbször úgy van beállítva, hogy fájlba nyomtasson. A nyomtatott fájl helye a flopi lemez vagy a megoldásokra kijelölt mappa.
39
40
Körlevél A fogalom leírását lásd a 33. oldalon. Az adatforrás lehet bármilyen táblázat, amelyben az oszlopok el vannak nevezve (mezőnevek). Legtöbbször Word táblázatot használunk adatforrásként. Fontos, hogy a táblázatot tartalmazó dokumentumban nem lehet a táblázat előtt semmi, még üres bekezdés sem. A táblázat első sora a rovatfej, amely a mezőneveket tartalmazza. Nem lehet két azonos nevű mező. A mezőnév nem tartalmazhat szóközt, pontot és még néhány speciális karaktert. Célszerű csak betűket, számokat és aláhúzás karaktert használni. A többi sor tartalmazza azoknak a dolgoknak a tulajdonságait, amire az adatforrás vonatkozik. Ezeket nevezzük rekordoknak. Egy rekord egy dolog összes tulajdonsága, ez a táblázat egy sora. A mező az adatforrásban lévő egy tulajdonság. A dolgok ugyanazon tulajdonsága a tábla egy oszlopát alkotja.
A körlevélkészítés lépései OFFICE XP programmal 1. Az adatforrás elkészítése, ha még nincs36. Word táblázatban készíthetünk legegyszerűbben adatforrást. Ehhez egy üres lapon beszúrunk egy annyi oszlopos táblázatot, ahány mezőnk lesz, címjegyzék esetén pl. ötoszlopos: Név Irsz Város Cím egyéb Ó Éva 7570 Barcs Kő u. 1. 1 Az elkészült adatdokumentumot pl. adat.doc néven elmentjük, majd bezárjuk37. 2. Törzsdokumentum készítése: a. Megnyitjuk azt a dokumentumot, amelyet át kívánunk alakítani körlevél törzsdokumentummá. Legtöbbször ez egy új üres dokumentum. b. Bekapcsoljuk a körlevél eszköztárat, ha még nincs bekapcsolva, pl. a gombsorok területén (fent) az egérmenüből kiválaszthatjuk. c. A körlevél eszköztár bal szélső gombjával előhívott párbeszédablakban (Törzsdokumentum beállítása) beállíthatjuk a törzsdokumentum típusát (Pl.: levél, boríték, címke). d. A második gombbal hozzákapcsoljuk az adatforrást, pl. az első pontban létrehozott adat.doc nevűt. (Adatforrás megnyitása) e. A törzsdokumentumot beírjuk, a megadott helyekre beszúrjuk egyenként a megfelelő adatmezőket. Ezt a Word mező beszúrása feliratú gombtól balra lévő gombbal (Adatmező beszúrása) lehet megtenni38. f. A törzsdokumentum formázása. g. A törzsdokumentum mentése. (ECDL vizsgán a fájl neve általában a vizsgázó saját neve.) 3. Egyesítés új dokumentumba. Ezt a körlevél eszköztár jobb szélétől számított negyedik gombbal tehetjük meg. Ekkor automatikusan egy új dokumentum jön létre. A gyakorlatban ezt nem szoktuk menteni, hiszen az egyesítés bármikor elvégezhető, és így nem tárolunk felesleges fájlt a háttértárolón. Vizsgán ezt is el kell menteni (általában egyesített.doc néven).
Rekordok szűrése mezőutasítással A körlevélben elhelyezett mezőutasításokkal elérhetjük, hogy ragozás- és toldalékhelyesek legyenek az elhelyezett adatok a levelekben, és így tényleg mindenki úgy érezze, hogy egyedi levelet kapott. A körlevél eszköztár Word mező beszúrása gombjának lenyomásakor kinyíló listából egyszerűen kiválaszthatók a körlevélhez kapcsolódó mezőutasítások39. 36
Az adatforrás lehet egy már régebben elkészített adatdokumentum, egy Excel táblázat vagy egy adatbázis táblája is. Azért kell bezárni, nehogy véletlenül ezt a dokumentumot alakítsuk át törzsdokumentummá. Körlevél törzsdokumentum nem lehet adatforrás. A törzsdokumentum beállítása párbeszédablakban állíthatjuk vissza a törzsdokumentumot normál Word dokumentummá. 38 A beszúrt adatmező tartalmának betűtípusa a bekezdés stílusában beállított betűtípus lesz. 39 A mezőutasítások használatához célszerű bekapcsolni a mezőkódok megjelenítését az Alt + F9 billentyűkombinációval, mert vannak olyan mezőutasítások, amelyek különben nem látszanak a törzsdokumentumban. 37
41
Nézzünk néhány példát Word mezőre: Rekord kihagyása ha... Megvizsgálja az aktuális rekordot, és ha a feltétel igaz, nem nyomtat levelet az aktuális rekord adataival, kihagyja azt. Bárhol elhelyezhetjük a feltételt a törzsdokumentumban. A kiválasztásakor kinyíló dialóguspanelen adjuk meg a feltételt. (10. ábra) Nem használható a Következő rekord mezővel együtt! Következő rekord ha... Megvizsgálja az aktuális rekordot, és ha a feltétel igaz, akkor a következő adatrekordra ugrik anélkül, hogy új levelet kezdene. Ezt akkor alkalmazzuk, ha egy feltételtől függően a levélen belül a következő rekord adatait is használni szeretnénk. Dialógusablaka teljesen megegyezik az előzőével.
10. ábra
Nem használható a Következő rekord mezővel együtt!
Következő rekord A következő adatrekordra ugrik anélkül, hogy új levelet kezdene. Ezt akkor alkalmazzuk, ha egy levélen belül több egymás utáni rekord adatait is használni szeretnénk. Tipikus alkalmazása az etikett nyomtatás (pl. egy oldalon több levélcímzést is ki szeretnénk nyomtatni). Ekkor minden cím után beírjuk ezt a mezőutasítást, csak az oldalon az utolsó után nem. A körlevél készítésekor előfordul, hogy a rekord mezőinek adataitól függően különböző szövegeket kell megjelenítenünk a levélben. Ilyenkor is nagyon jó szolgálatot tesznek a mezőutasítások.
Ha...akkor...különben...
11. ábra Ha a feltétel igaz, akkor a Beszúrandó szöveg területre beírt kifejezés kerül a dokumentumba, különben az Egyébként ezt kell beszúrni területre beírt kifejezés. Mind a Beszúrandó szöveg, mind az Egyébként ezt kell beszúrni ágban elhelyezhető újabb mezőutasítás is. Ehhez előbb szúrjuk be a mezőt úgy, hogy üresen hagyjuk azt az ágat, ahova újabb Word mezőt akarunk beszúrni, majd az Alt + F9 billentyűkombinációval jelenítsük meg a mezőkódokat, és ezután a szükséges helyre az eszköztár alkalmazásával szúrjuk be a kívánt mezőt. Így több Ha utasítás egymásba ágyazásával bonyolult feltételeket is megfogalmazhatunk. Ez teszi lehetővé például a körlevelekben a nyelvtanilag helyes toldalékok elhelyezését a mezők adatai után.
Boríték címzése Az adatforrás elkészítése után az új üres dokumentumban beállítjuk a törzsdokumentum típusát borítékra. A felpattanó párbeszédablakban kiválasztjuk a megfelelő méretű borítékot. Egyéb beállítások is végezhetők itt, de – szerintem – magát a dokumentumot sokkal könnyebb formázni az eddig tanultak alapján. Az Ok gomb lenyomásával automatikusan beállnak az oldal paraméterei a megadott borítéknak megfelelően. A következő ábrán látható egy C6-os boríték.
42
12. ábra A bal felső sarokban lévő üres bekezdésekbe lehet beírni a feladót40. Az itt lévő bekezdéseket ne töröljük, mert ezekhez van horgonyozva a címzést tartalmazó keret, ami a boríték alsó részén látható. Ebbe a keretbe egymás alá beszúrjuk a címzéshez szükséges adatmezőket, az egyes mezők után vagy Entert, vagy sorvége jelet teszünk. Az így létrehozott törzsdokumentumot formázhatjuk is. Formázás után ne felejtsünk menteni! A gyakorlatban célszerű egy – általunk készített – borítékok nevű mappában elkészíteni minden általunk használt borítéktípus törzsdokumentumát. Az egyszer elkészített törzsdokumentum bármikor megnyitható és a megfelelő adatforrással összekapcsolva ismét használható. A borítékcímzést csak néhány boríték esetén használjuk, mert a nyomtatás lassú, és a vastag boríték a nyomtatót is hamarébb tönkreteszi. 10-nél több boríték esetében használjunk inkább ablakos borítékokat, vagy etikett címkéket.
Etikett címkék Az adatforrás elkészítése után az új üres dokumentumban beállítjuk a törzsdokumentum típusát címkére. A felpattanó párbeszédablakban kiválasztjuk a megfelelő méretű címkét, és elvégezzük a szükséges beállításokat. Az Ok gomb lenyomásával automatikusan beállnak az oldal paraméterei a megadott címkének megfelelően, és létrejön egy táblázat. A táblázat első cellájában megszerkesztünk egy címkét, beszúrjuk a megfelelő mezőket. Ezután a körlevél eszköztár közepén található címkék propagálása gomb lenyomásával elérhetjük, hogy az összes cella tartalma ugyanez legyen. A borítékokhoz hasonlóan a leggyakrabban használt címkék esetében is érdemes a törzsdokumentumokat elmenteni a borítékok mappába.
Feladatok 1. Készítsen körlevelet a 40. oldalon lévő hivatalos levélből. Adatforrásként használja a források mappában található címek.doc állományt. 2. Értesítse körlevélben egy tanulmányi verseny résztvevőit! Írja meg, hogy hány pontot szereztek! Ha a pontszám 100-nál több, akkor a levélben jelenjen meg, hogy a versenyző bejutott a döntőbe, különben pedig gratuláljunk az eredményhez, és kívánjunk neki további jó munkát! A levélben legyen megszólítás! Adatforrásként használja a források mappában található eredmények.doc állományt! 3. Készítsen az alábbi minta alapján körlevelet: a. A pontozott vonal helyére kerülnek az adatmezők. b. Gépelje be és formázza meg az alábbi szöveget! c. A dokumentum felhasználásával készítsen körlevelet! A levélben szerepeljen név, születési hely és dátum! A szükséges névlista létrehozása is a feladat része (adatok.doc, igazolástörzs.doc, igazolások.doc). d. Minden állományt mentsen el a megadott neveken!
40
Ha az Eszközök/Beállítások/Felhasználó párbeszédablak cím dobozába beírunk egy teljes címzést, akkor az automatikusan megjelenik a borítékon a feladó helyén.
43
XYZ Alapítványi Iskola 1264 Budapest, Eper u. 127/A Tel./fax: 987-6543 IGAZOLÁS Igazoljuk, hogy .............................. születési hely, idő: .......................... a 2003. december 14-én megkezdett tanulmányait 2004. június 6-án befejezte. A záróvizsgára és a bizonyítvány átvételére 2004. július 9-én kerül sor. Budapest, 2004. június 6. ............................................................. Jakab István tanulmányi igazgató
4. Készítsen kördokumentumot, és címezzen borítékokat az alábbiak szerint! a. Hozza létre az ábrán látható címlistát! (adatok.doc) b. A címlista adatai alapján címezzen meg C6-os borítékokat, ahol a feladó egy tetszőleges cég! (A törzs: BC6.doc; az egyesített: borítékok.doc) c. Készítsen rövid körlevelet a címlista után látható példa alapján! A keret szövegtől mért távolságát növelje meg. A levél szövegének színe legyen sötétkék! (levéltörzs.doc, levelek.doc) d. Minden állományt mentsen el a megadott neveken! Név Fekete Aladár Somorjai Győző Rácz Zoltán
Város Budapest Budapest Budapest
irsz 1256 1236 1241
utca Dűlő u. 9. Fenyő u. 145. Perczel u. 95/C
Tisztelt ...................! Értesítem, hogy a lakógyőlés idıpontja jövı hét
szerda,
1830.
Üdvözlettel: Kovács Mihály
5. A címek.doc adatforrás felhasználásával készítsen etikett címkéket! A címke típusa Avery A4 C2241 – matrica legyen. A törzsdokumentumot mentse címketörzs néven, az egyesített dokumentumot pedig egyesített_címkék néven! 6. A címek.doc adatforrás felhasználásával címezzen meg C65-ös borítékokat. A törzsdokumentumot mentse BC65 néven, az egyesített dokumentumot pedig egyesített_C65 néven!
Iniciálé z iniciálé, ami rendszerint a bekezdés első betűje, megjelenhet a bal margón, vagy a bekezdésen belül az első sor alatti területre kiterjedve, ahogy az ennél a bekezdésnél is látszik. Az iniciálé tulajdonképpen egy keret, amit a Word automatikusan helyez el az első betű köré a Formátum/Iniciálé... paranccsal. A dialógusdobozban beállítható, hogy hol helyezkedjen el, hány sor magasságú legyen, milyen távol legyen a szövegtől, és milyen a betűtípusa. Természetesen az iniciálé nemcsak betű lehet, hanem minden olyan objektum, amit keretben el lehet helyezni, pl. kép.
A
44
Képek a szövegben Kép beillesztése a dokumentumba A Beszúrás/Kép... parancsával képet szúrhatunk be. Több lehetőség közül választhatunk, pl.: − A Word saját ClipArt képtárából illesztünk be. Ez különböző médiafájlok (rajzok, képek, hangok, mozgóképék és animációk) mintaképének tárolására és dokumentumokba való beillesztésére szolgáló eszköz. Ha ezt választjuk, megjelenik a ClipArt munkaablak, amiben lehetőségünk van képet keresni. Ha van Internet hozzáférés, akkor az MS Office központi tárában is kereshetünk. − Fájlból történő beillesztés választásakor a megnyitás párbeszédablakhoz hasonló ablak nyílik ki. Ebben keressük meg a beillesztendő képet. A párbeszédablak Beszúrás feliratú gombja egy legördülő lista, innen választható ki a beillesztés módja: • Csatolás: a kép kódja nem kerül a dokumentummal eltárolásra, csak egy utalás (mező), hogy hol található a háttértárolón a kép. Előnyei: nem nő a dokumentum fájl mérete lényegesen, és ha az eredeti kép megváltozik, akkor a dokumentumban is frissül a kép. Hátránya: ha átmásoljuk a dokumentumot másik gépre, akkor a képfájlt is át kell másolni. Ezért célszerű a képeket és a dokumentumot ugyanabban a mappában tárolni. • Beszúrás (nem csatolással): a kép kódját befordítjuk a dokumentumba, és így vele együtt mentjük el. Ez nagyon megnövelheti a fájl méretét. • Beszúrás és csatolás: a fenti kettő kombinációja. − Lehetőség van új rajz készítésére is. Ekkor egy rajzterület jelenik meg, ahol a rajz a rajzeszköztár eszközeivel elkészíthető41. Ha csak egy alakzatot szeretnénk (vonal, téglalap, stb.), akkor célszerű azt a rajzterületen kívül megrajzolni, mert ekkor a rajzterület nem marad meg. Összetett rajz elkészítése végén az elemeit foglaljuk csoportba, és húzzuk ki a rajzterületről, majd töröljük a rajzterületet42. − A menüben látható többi lehetőséget itt nem részletezzük, mindenki kipróbálhatja önállóan. A kép elhelyezkedése a szöveghez képest (elrendezés) Úgy lehet elképzelni, hogy a memóriában lévő szöveg a papír fölött egy rétegben helyezkedik el. A dokumentumba beillesztett képek a szöveghez képest elhelyezkedhetnek: − a szöveggel egy rétegben, ekkor a kép úgy viselkedik, mintha a szöveg egy karaktere lenne. − a szöveg előtti vagy mögötti rétegben. Ebben az esetben megadható, hogy hogyan vegyen tudomást a szöveg a fölötte vagy alatta lévő képről, ez a körbefuttatás. Ha több kép van a szöveg rétegén kívül, akkor azok mind különböző rétegben vannak. A képek rétegeinek sorrendje határozza meg, hogy melyik takarja a másikat43. A képek rétegei felcserélhetők (előbbre vagy hátrébbküldés parancsokkal). A körbefuttatás lehet: • fent és lent: a szöveg helyet csinál a képnek, csak a kép alatt és felett van szöveg. (Ehelyett célszerű inkább a szöveggel egy rétegbe elhelyezni a képet egy üres bekezdésbe.) • nincs körbefuttatás: a szöveg nem vesz tudomást arról, hogy van-e fölötte vagy alatta kép. Ezt használjuk akkor, ha a képet a dokumentum olyan részére akarjuk tenni, ahol nem takar el szöveget. • szoros: a szöveg a kép körvonalait követi. • négyzetes: a szöveg egy téglalap alakú területet hagy ki a képnek. Kép formázása A képen kért egérmenüből kiválasztható a Kép formázása... ( ) parancs44. A hozzá tartozó párbeszédablaknak 6 oldala van, így nagyon sok formázás elvégezhető, pl. szegélyek, méret, elrendezés, pozicionálás, a kép fényereje, kontrasztja és a képből történő levágás45. A kép pontos helyzetét az Elrendezés Speciális gombjához tartozó párbeszédablak A kép helyzete oldalán lehet beállítani. A kijelölt kép méreteit megváltoztathatjuk a kép szélein látható nyolc darab méretváltoztató gomb egérrel történő mozgatásával is. Ha a kép a 41
A rajzterület átrendezi a dokumentumot. Ez ne zavarja meg, mert a rajz elkészítése után a rajzterület törölhető. Ha a rajz a rajzterületen van, akkor a terület törlésekor a rajz is törlődik. 43 Ha a Kép formázása/Elrendezés párbeszédablak Speciális ablakában az Átfedés engedélyezése kapcsoló ki van kapcsolva, akkor a képeket nem lehet egymásra rakni. 44 Vigyázzon, hogy ne a kép szerkesztése parancsot válassza! 45 Szövegdobozban lévő bekezdésbe elhelyezett kép csak a szöveggel egy rétegben helyezkedhet el! Az elrendezése ekkor nem változtatható meg. 42
45
szöveggel egy rétegben van, akkor ezek fekete négyzetek, ha a szövegen kívül van, akkor üres körök. A sarkoknál megfogva arányos a méretváltoztatás, az oldalak közepén lévőkkel torzítjuk a képet. A képen kért egérmenüből kiválasztható a Sorrend parancs is, amivel a képet tartalmazó réteg áthelyezhető (pl. előre, hátra, szöveg elé, szöveg mögé). Ha több szövegen kívüli kép van kijelölve, akkor azokat csoportba foglalhatjuk. Ez is elvégezhető egérmenüből. Kép szerkesztése A vektorgrafikus képek szerkesztésére is lehetőségünk van. A képen kért egérmenüből kiválasztjuk a Kép szerkesztése... parancsot. Ekkor egy rajzterületbe kerül a kép, ahol átszerkeszthetjük azt, pl. szétbonthatjuk, ha csak egyes részeit szeretnénk felhasználni. A szerkesztés végeztével csoportba foglaljuk a képet és lehúzzuk a rajzterületről. Ezután a rajzterület törölhető.
Vízszintes vonal elhelyezése Bekezdés szegélyeként lehetőség van a Weblapoknál szokásos vízszintes vonal (díszítősor) elhelyezésére is. A Szegély és mintázat párbeszédablakban található Vízszintes vonal… gomb lenyomása után felnyíló ablakból választhatunk a különböző típusú vonalak közül.
Blokkműveletek A dokumentum kijelölt részletét nevezzük blokknak. Blokk törlése Blokk törlése a vágólap tartalmának megváltoztatása nélkül Kijelölés után nyomjuk meg a Delete gombot. Az újonnan beírt szöveg felülírja a kijelölt blokkot, ha az Eszközök/Egyebek... parancs Szerkesztés ablakában engedélyeztük. Blokk törlése a vágólap használatával A Szerkesztés/Kivág parancsával a kijelölt szövegrészletet töröljük, és egyben a vágólapra helyezzük. Ez az eszköztár ikonjára kattintva is elvégezhető. Blokk áthelyezése Blokk áthelyezése a vágólap tartalmának megváltoztatása nélkül Az egérkurzorral a kijelölt blokkra mutatva az nyíl alakot vesz fel. Az egér bal gombját lenyomjuk, a nyíl alatt egy kis téglalap, fölötte pedig egy függőleges szaggatott vonal jelenik meg. Ezt addig húzzuk a szövegen, amíg a függőleges vonalka az áthelyezés helyére nem áll, ekkor elengedjük az egér gombját46. („Fogd és vidd!”) Blokk áthelyezése a vágólap használatával A Szerkesztés/Kivág parancsával a kijelölt szövegrészletet töröljük, és egyben a vágólapra helyezzük. Ezután a kurzort arra a helyre mozgatjuk, amely elé a kivágott részt át akarjuk helyezni, és a Szerkesztés/Beilleszt parancsával a vágólap tartalmát beszúrjuk a dokumentumba. A beillesztés az eszköztár ikonjára kattintva is elvégezhető. Blokk másolása Blokk másolása a vágólap tartalmának megváltoztatása nélkül − Vigyük az egérkurzort arra a helyre, amely elé a kijelölt részt át akarjuk helyezni, nyomjuk meg a Shift + Ctrl + az egér jobb gombja billentyűkombinációt, vagy − ugyanúgy járunk el mint az áthelyezésnél, csak most a Ctrl gombot nyomva tartva mozgatjuk a kijelölt szöveget. (Fogd és vidd!) Blokk másolása a vágólap használatával A Szerkesztés/Másol parancsával a kijelölt szövegrészletet a vágólapra helyezzük. A másolás az eszköztár ikonjára kattintva is elvégezhető. A továbbiakban ugyanúgy járunk el, mint az áthelyezésnél. 46
Csak akkor alkalmazható, ha az Eszközök/Beállítások/Szerkesztés ablakában engedélyeztük a Másolás és mozgatás húzással funkciót.
46
A fogd és vidd funkcióval a mozaikszerűen elrendezett különböző dokumentumablakok között is áthúzhatjuk a kijelölt blokkot. Keresés, csere Keresés Egy dokumentumban egy kifejezés könnyen megkereshető a Szerkesztés/keresés... parancs segítségével. A megjelenő párbeszédablakban a Keresett szöveg sorba írjuk be a keresendő karaktersorozatot. A vágólap tartalma a Ctrl + V vagy a Shift + Insert billentyűkombinációval is bevihető. A legördülő listában az utoljára keresettek közül választhatunk. A párbeszédablak az Egyebek gombbal kibővíthető. A kibővített ablakban beállíthatók a keresés paraméterei, pl.: csak ha teljes szó, kis és nagybetűk megkülönböztetése. Megadható a keresés helye: kurzortól lefelé, felfelé, mindenütt. Speciális karakterek is kereshetőek, ezeket a Speciális listából kell kiválasztani. A keresett szöveg formátuma is megadható. Ha keresett szöveget nem adunk meg, csak formátumot, akkor azokat a szövegrészeket keresi meg, amelyek formátuma a megadottal azonos. Csere Ha egy kifejezést egy másikkal helyettesíteni akarunk, a Szerkesztés/keresés/csere... parancsot használjuk. A csere mindig egy keresésből és egy helyettesítésből áll. Először a program megkeresi a kifejezést, majd a parancsnak megfelelően lecseréli azt a megadott szövegre. A kereséshez hasonlóan itt is beállíthatunk paramétereket. A keresett és a helyettesítő szöveg formátuma is megadható.
Könyvjelző Gyakran szükségünk van arra, hogy a dokumentum egy részét megjelöljük például azért, hogy később könynyebben megtaláljuk, vagy hivatkozni szeretnénk rá a dokumentum más részénél vagy egy mezőutasítás argumentumában. A könyvjelző elhelyezése a Beszúrás/Könyvjelző... parancsával kinyíló párbeszédablakban történhet. Könyvjelzőt rendelhetünk a kijelölt szöveghez, táblázathoz, grafikához illetve a kurzor pozíciójához. Az Azonosító ablakba gépeljük be, vagy alatta válasszuk ki a könyvjelző nevét. A névnek betűvel kell kezdődnie, és csak betűket, számokat és aláhúzás-karaktereket tartalmazhat (nem tartalmazhat pl. szóközt). Legfeljebb 40 karakteres lehet. Ha egy létező könyvjelzőt akarunk módosítani, válasszuk ki a nevét a listáról. A Felvesz gombbal megjelöljük a kijelölt objektumot a könyvjelzővel. A Törlés törli a kiválasztott könyvjelzőt, a hozzá tartozó objektumot nem. A Rendezés típusával megadható, hogy Név vagy Hely szerint rendezze a könyvjelzőket a listában. Az Ugrás gombbal a kiválasztott könyvjelzőhöz ugrik a kurzor.
Importálás47 Ha egy dokumentumba egy másik dokumentumot vagy annak egy részletét szúrjuk be, importálásról beszélünk. Ez a Beszúrás/fájl... paranccsal végezhető el. A felnyíló párbeszédablakban csak a fájltípus-listában kiválasztott típusú fájlok láthatók. Először a fájltípust állítsuk be, majd válasszuk ki a beszúrandót48. Csak olyan fájltípust lehet beszúrni, amelyhez rendelkezik a program konvertálóval. Ha a kiválasztott dokumentumban van könyvjelzővel megjelölt részlet, akkor megadható, hogy csak azt szúrjuk be. Hasonlóan a kép beillesztéséhez, itt is lehet csatolni vagy beszúrni.
47
Tágabb értelemben importálásnak nevezhetjük azt is, amikor egy nem Word formátumú dokumentumot nyitunk meg. Ekkor is szükséges, hogy a program konvertálja az adott fájlt. 48 A Word szövegszerkesztő képes több féle formátumú szöveg konvertálására.
47
Nagy dokumentumok készítése Az eddig leírtak jól használhatók néhány oldalas dokumentumok esetében. Egy nagyobb lélegzetű dokumentum (szakdolgozat, jelentés, könyv, stb.) készítésénél szükség lehet az alábbiakra is:
élőfej/élőláb létrehozása49 (a definíciót lásd a 29. oldalon), lábjegyzetek, kereszthivatkozások, ábrák számozása (képaláírás), tartalomjegyzék stílusok – ügyelnünk kell az egységes kinézetre.
Élőfej/élőláb létrehozása Új élőfej ill. élőláb definiálásához válasszuk a Nézet/Élőfej és élőláb... parancsot. Ekkor a Word átlép nyomtatási elrendezés nézetbe, és szaggatott vonallal körbezártan megjelenik az aktuális oldal élőfeje, valamint az élőfej és élőláb szerkesztéséhez tartozó eszköztár.
13. ábra Az élőfejbe vagy élőlábba szánt szöveget egyszerűen csak be kell gépelni. A kész szöveg beszúrása listából kiválasztható a fájl neve, a szerző, stb. Ha már van élőláb vagy élőfej, akkor Nyomtatási elrendezés nézetben csak rá kell kattintani az élőfejre vagy az élőlábra, az eszköztár megjelenik.
Az eszköztár ikonjainak jelentése Oldalszám beszúrása. Oldalak számának beszúrása. Az oldalszám formázása dialóguspanelt nyitja ki Váltás az aktuális oldal fejléce és lábléce között. Ugrás az előző illetve a következő szakasz élőfejére vagy élőlábára. Az aktuális szakasz élőfejének ill. élőlábának összekapcsolása az előző szakaszéval. A rendszerdátum ill. a rendszeridő beszúrása. A Word halványan megjeleníti a dokumentum szövegét is a fejléc szerkesztése közben. A dokumentum szövegének elrejtését teszi lehetővé a gomb. A gomb hatására az Oldalbeállítás... párbeszédablak nyílik ki. Ennek az Elrendezés fülhöz tartozó ablaka az ábrán látható (14. ábra). A Élőfej és élőláb csoportban található kapcsolókkal kapcsoljuk be, ha eltérő élőfejet vagy élőlábat akarunk létrehozni a páros illetve páratlan oldalakon. Itt lehet kérni az első oldal eltérő fejlécét is. Ez a művelet alapértelmezésben az egész dokumentumra hatással van, tekintet nélkül a szakaszok számára. Ha ettől el akarunk térni, akkor az élőfej és élőláb szerkesztéséhez tartozó eszköztáron (13. ábra) a gombbal töröljük az előzőhöz csatol funkciót. Az Oldalbeállítás.../Elrendezés dialógusablakában (14. ábra) a Távolság a lap szélétől keretében megadható az élőfej és a lap teteje illetve az élőláb és a lap alja közötti távolság. Ugyancsak ebben az ablakban állíthatók be a következő szakaszformátumok:
49
Aktuális szakasz kezdőpontja. Lehet az oldalon folyamatosan, új oldalon, új hasábon, a következő páros ill. páratlan oldalon kezdeni a szakaszt.
Ezen belül szúrjuk be az oldalszámot.
48
A Függőleges igazítás listával tudjuk beállítani, hogy a szakaszon belül hogyan igazodjanak a bekezdések. A lehetőségek: felül (ez az alapértelmezés), középen vagy sorkizártan. Ez utóbbinál a bekezdések közötti térközöket úgy állítja be a Word, hogy az egész oldalt kitöltsék.
Az élőfej és élőláb törlése Kijelöljük az élőfej illetve az élőláb tartalmát, és törljük. Az egyedi formázásokat is el kell tüntetni a Ctrl+Q billentyűkombinációval. A teljes eltávolításhoz törölni kell a páros, páratlan és első oldalakon is.
Lábjegyzet: Lásd a 33. oldalon. Képaláírás A Beszúrás/Hivatkozás almenüben található a Képaláírás... parancs. Ezzel lehet az ábrákat automatikusan számozni. A hozzá tartozó párbeszédablakban megadható olyan szöveg is, ami minden képaláírásban szerepeljen.
Kereszthivatkozások A kereszthivatkozás a dokumentum egy másik pontján található elemhez rendelt hivatkozás (például: „Lásd 1. ábra”). Kereszthivatkozásokat címsorokhoz, lábjegyzetekhez, könyvjelzőkhöz, képaláírásokhoz és számozott bekezdésekhez rendelhetünk hozzá. Csak már létező elemekre mutathat kereszthivatkozás. Így a kereszthivatkozás 14. ábra létrehozását meg kell előznie a hivatkozott elem (pl. könyvjelző) beszúrásának. A kereszthivatkozások csak ugyanabban a dokumentumban lévő elemekre mutathatnak. Kereszthivatkozásokat a Beszúrás/Hivatkozás almenüben található a Kereszthivatkozás... paranccsal hozhatunk létre. A felnyíló párbeszédablakban a Hivatkozástípus listából kiválasztjuk, hogy milyen elemre (pl. könyvjelző) hivatkozunk, és a listából kijelöljük a konkrét elemet. Ezután a Hivatkozás beszúrása listából kiválasztjuk, hogy mit akarunk beszúrni (pl. oldalszám), és végül megnyomjuk a Beszúrás gombot.
Stílusok használata Az egységes kinézetet a stílusok alkalmazásával tudjuk elérni. (A stílus definícióját lásd a 33. oldalon.) A dokumentumok szerkezetét a szerkesztés megkezdése előtt célszerű megtervezni. Az egyes címsorokhoz rendeljük hozzá a megfelelő címsor szinteket. Tervezzük meg a szövegtörzs formáját is. Az egyes címszintekhez tartozó szövegtörzsek különböző formátumúak is lehetnek. Az újabb verziójú szövegszerkesztők nyomon követik a formázásunkat, és így minden formázáskor új stílus jön létre automatikusan. Ezeket is használhatjuk a dokumentum formázásakor. Tapasztalat, hogy a nagy dokumentumok formázásakor is szükséges néha egyedi formázást alkalmazni. Ha a formázás nyomon követése funkció be van kapcsolva, akkor egy idő után nagyon sok lesz a használt stílus, és így nehézkes lehet a stíluslap használata. Ez elkerülhető, ha az Eszközök/Beállítások menü Szerkesztés füléhez tartozó ablakban a Formázás nyomon követése kapcsolót kikapcsoljuk, a Figyelmeztetés stílus frissítésére kapcsolót pedig bekapcsoljuk. A Word szövegszerkesztő sok beépített stílust tartalmaz. Célszerű formázáskor ezeket használni, és ha szükséges, akkor módosítsuk azokat. Kijelöljük azt a bekezdést, amelyre stílust kívánunk alkalmazni, majd a formázás eszköztár bal szélén látható legördülő listából (stíluslap50) kiválasztjuk a megfelelő stílust. Ha szükséges az így formázott bekezdés formájának módosítása, akkor végezzük el azt egyedi formázással. Ezután válasszuk ki a stíluslapról újból a 50
Alapértelmezésben a Normál stílus van a lista tetején lévő szövegdobozban.
49
stílust, ekkor felpattan egy párbeszédablak, amelyben kiválaszthatjuk, hogy módosítsa a program a stílust a kijelölés alapján51. A stíluslap legördítésekor nem jelenik meg az összes stílus, de a már használtak igen. Az összes stílus megjelenítéséhez a SHIFT gomb nyomva tartása mellett gördítsük le a listát.
Tartalomjegyzék A Beszúrás/Hivatkozás almenü Tárgymutató és tartalomjegyzék... parancsával lehet tartalomjegyzéket létrehozni. Leggyakrabban címsorokból állítjuk elő. A Word beépített stílusai között található kilenc címsor stílus, ezek kilenc különböző szintet jelentenek. Ha a fejezet- és bekezdéscímeket a megfelelő szintű címsor stílusban írtuk be, akkor ez a parancs a kurzor pozíciójába beszúrja a tartalomjegyzéket. A parancshoz tartozó dialógusablak Tárgymutató oldalán lehet kérni, hogy az előzőleg megjelölt szavakból, kifejezésekből tárgymutatót készítsen. A tárgymutatóba felveendő kifejezéseket a Shift+Alt+x billentyűkombinációval lehet megjelölni. Az Ábrajegyzék oldalon a képaláírásokkal ellátott ábrákhoz ábrajegyzéket készíthetünk.
Példa nagy dokumentum formázására A feladat a következő: Importálja egy üres dokumentumba a források_tankönyv mappában található szakdolgozat.txt állományt, ami egy begépelt szakdolgozatot tartalmaz! Formázza az alábbiak szerint: A címsorok és a felsorolások meg vannak jelölve zárójelek között beírt szöveggel. Formázás után ezeket a jelöléseket törölje ki. Az eredményt mentse a Saját_név mappába Szakdoli néven!
51
A papír legyen A/4-es álló, a felső margó 3 cm, a belső 2,5 cm, a többi 2 cm, a dokumentum alap betűtípusa 11 pontos Times New Roman betű legyen.
A címeket formázza címsor stílus alkalmazásával! A Címsor 1 stílus legyen: középre zárt, kerüljön új oldalra, térköz utána 1 sor (12 pt), 18 pt-os Arial félkövér betű. A Címsor 2 stílus legyen: balra zárt, térköz előtte 1 sor, utána 6 pt, 16 pt-os Times New Roman dőlt betű!
A szövegtörzs stílusa legyen sorkizárt, bal oldali behúzás 0,5 cm, térköz utána 6 pt, 11 pt-os Times New Roman betű!
A felsorolásnál alkalmazzon felsorolás szimbólumot!
A Bevezetőben helyezze el a váza.jpg fájlban lévő képet! A képet méretezze torzításmentesen 4 cm magasságúra, és helyezze el a szövegben jobbra igazítva és körbefuttatva! A kép távolsága a felső lapszéltől 6 cm legyen.
A második fejezet főcímében szereplő Imbecillis szóhoz rendeljen lábjegyzetet! A lábjegyzet szövege: Imbecillis: Fogyatékosság állapotának egyik középső szintje, ide tartoznak a középsúlyos fokban sérült emberek, így a Down-kórosok is.
Rendeljen a dokumentumhoz élőlábat, melybe helyezzen oldalszámot! Az első oldalt ne számozza, a többi oldalon helyezkedjen el az oldalszám a könyv külső szélén! (A páros oldalakon balra, a páratlan oldalakon jobbra.)
Hozzon létre a a címsorokból tartalomjegyzéket dokumentum végén, egy új oldalon!
Módosítsa a szövegtörzs stílust másfeles sortávolságúra!
Az eredményt mentse a Saját_név mappába Szakdoli néven!
Természetesen ez csak akkor fog így történni, ha előtte a Formázás nyomon követését kikapcsoltuk és a Figyelmeztetés stílus frissítésére kapcsolót bekapcsoltuk.
50
Megoldás Kérjen a szokásos eszköztár bal szélső gombjával egy új dokumentumot. 1. A Beszúrás/Fájl... parancs párbeszédablakában keresse meg a források_tankönyv mappában található szakdolgozat.txt állományt és szúrja be. Ne felejtse a fájl típusnál a szövegfájlokat (vagy a minden fájlt) beállítani. 2. Mentse a dokumentumot a megadott helyre a megadott néven. 3. A Fájl/Oldalbeállítás parancsban állítsa be a Margók fül alatt a Több oldal legördülő listában a Margók tükrözését. Ekkor jelenik meg a jobb és bal margó helyett a külső-belső elnevezés. Állítsa be a margókat a megadott méretűre. 4. Jelölje ki a teljes dokumentumot pl. a kijelölő sávon történő tripla klikkeléssel. Válasszon 11 pt-os Times New Roman betűt. 5. Kapcsolja ki a formázás nyomon követését és kapcsolja be a figyelmeztetést stílus frissítésére a 49. oldalon leírtak szerint. 6. Jelölje ki az első Címsor 1 stílusúra formázandó bekezdést. Nem elég csak belevinni a kurzort, mert betűket is fog formázni. Válassza a stíluslapról a Címsor 1 stílust, majd formázza meg a bekezdést a feladatban megadott módon. Ezután válassza ki a stíluslapról újból a Címsor 1 stílust. A felpattanó párbeszédablakban a stílus módosítása választó gomb van kijelölve, így csak le kell nyomni az OK gombot. (Lásd a 49. oldalon.) 7. Módosítsa a Címsor 2 stílust is az előző pontban leírtakhoz hasonlóan. 8. Módosítsa a Szövegtörzs és a Felsorolás stílusokat is. Ezeket a legördülő menüben akkor fogja megtalálni, ha a Shift gomb nyomva tartása mellett gördíti le. Ha legördítés után megnyomja a stílus nevének kezdőbetűjét, előbb megtalálja a listában. 9. Mozogassa a kurzort a dokumentumban, és amelyik bekezdésben benne van, ott válassza ki a stíluslapról a bekezdésnek megfelelő stílust. A bekezdés azonnal formázott lesz. Ha az a bekezdés, amibe áthelyeztük a kurzort ugyanolyan stílusú, mint az előzőleg formázott volt, akkor az utolsó formázó parancs megismételhető az F4 gomb lenyomásával. 10. A Beszúrás/Kép/Fájlból parancs alkalmazásával szúrja be a váza.jpg képet. A megjelenő képen kért egérmenüből válassza a Kép formázása... parancsot. A felpattanó párbeszédablak Méret füléhez tartozó oldalon beállítható a méret. Ha a rögzített méretarány kapcsoló be van kapcsolva, akkor elég csak az egyik méretet megadni, a program a másikat automatikusan beállítja. Az Elrendezés fülhöz tartozó ablakban lehet megadni, hogyan helyezkedjen el a kép a szöveghez képest. Esetünkben a Négyzetes körbefuttatást és a Jobbra igazítást állítsa be. 11. Az Imbecillis szóhoz rendeljen lábjegyzetet. Álljon a kurzor a szó mögött, és válassza a Beszúrás/Hivatkozások/Lábjegyzet... parancsot. A Beszúrás gomb megnyomása után írja be a magyarázó szöveget. 12. Kapcsolja be a Nézet menüben a Élőfej/Élőláb nézetet. A megjelenő gombsor leírása megtalálható a 48. oldalon. A következő műveletek elvégezhetők erről a gombsorról. Az Oldalbeállítás párbeszédablak Elrendezés füléhez tartozó ablakban kapcsolja be az élőfejre élőlábra az Első oldal eltérő és a Páros páratlan oldal eltérő kapcsolókat. Ha a fejlécben vagyunk, váltsunk át láblécre. Ha az első oldal élőlába olvasható a kereten, akkor lépjünk a következőre, ekkor átkerülünk a páros oldal élőlábába. Itt bal oldalra kell beszúrni az oldalszámot. Ezután lépjünk a következőre, ami a páratlan oldal élőlába lesz. Itt igazítsunk jobbra, és szúrjunk be oldalszámot (könyvben a páratlan oldalak vannak jobb oldalon). 13. Írjuk be a Tartalomjegyzék címet, és formázzuk Címsor 1 stílusúra. Új oldalra fog kerülni a stílus miatt. A cím alatt egy új bekezdésben állva válasszuk a Beszúrás/Hivatkozások/Tárgymutató és tartalomjegyzék... parancsot. A tartalomjegyzék fülhöz tatozó párbeszédablakban lehet beállítani, hogy milyen tartalomjegyzéket szeretnénk beszúrni. Esetünkben elfogadjuk az alapbeállításokat, ezért a tartalomjegyzék elkészítéséhez csak megnyomjuk a Beszúrás gombot. 14. Jelöljük ki az egyik szövegtörzs stílusú bekezdést. Állítsunk be másfeles sorközt. Válasszuk ki a stíluslapról a szövegtörzs stílust, és módosítsuk a kijelölés alapján, ahogy azt már az elején is tettük.
51
Rajzolás A számítógépen megjeleníthető képeket két csoportba sorolhatjuk aszerint, hogy a képek milyen jellemzőit tárolja a számítógép: - Raszteres kép Raszteres képek esetében a képpontok színét tároljuk. Az ilyen fájlok mérete igen nagy lehet, ha tömörítés nélkül történik a tárolásuk. Ilyen tömörítés nélküli képfájl a legtöbb BMP kiterjesztésű fájl. A fényképeket raszteres formában tároljuk. A fotók minősége észrevehetően nem romlik, ha veszteséges tömörítést alkalmazunk, pl. JPG formátumot. Veszteségmentesen tömörített képformátum pl. a GIF. A raszterképek minősége méretváltoztatáskor romlik. Raszteres képszerkesztő pl. a Windows kellékei között található Paint program. - Vektoros kép A vektoros képek alakzatokból épülnek fel. Ezeket az alakzatokat matematikai formulák írják le, hasonlóan a matematikai függvények grafikonjához. Az ilyen képeket nem képpontokból, hanem az alkotó alakzatok felrajzolásával állítja elő a számítógép, mint amikor függvénygrafikont rajzolunk. A kép tárolásakor az alakzatokat leíró formulák kerülnek a fájlba. A formulák paraméterként tartalmazzák az alakzat jellemzőit (forma, méretek, kitöltőszín, vonalszín, stb.). A képfájl méretét az alakzatok száma, és nem a kép mérete befolyásolja. A kép változtatásakor mindig újrarajzolja azt a számítógép, ezért a vektoros kép minősége nem változik méretváltoztatáskor sem. Ilyen képeket készíthetünk pl. az MS OFFICE programjaival. Kifejezetten erre használható pl. a PowerPoint program. Rajzolás PowerPoint programmal Legjobban konkrét rajzok elkészítése során sajátíthatjuk el a rajzolás fortélyait. Készítse el a következő állományokat, amelyek témája a szüreteléshez kötődik!52 A: ZOLDSZOLO Ellipszisek használatával rajzoljon meg egy fürt szőlőt! A szőlőszemek körvonala legyen 1,5 pont vastag sötétzöld (RGB:20,150,40), a belseje pedig világoszöld (RGB:65,255,15)! Rajzoljon szárat is a szőlőfürtnek, szintén sötétzöld (RGB:20,150,40) színnel! A kép háttere legyen fehér! B: LILASZOLO Vannak, akik a vörösbort jobban kedvelik, tegyünk hát a kedvükre! Készítse el az előbbi szőlőfürthöz megszólalásig hasonló szőlőfürtöt, amely nem világoszöld, hanem sötétpiros, bordó vagy lila színű! A kép háttere legyen fehér (segítségül annyit elárulunk, hogy a zöld szín ellentettje éppen a piros szín)! C: PUTTONY A következő feladatban a szőlő szállításához szükséges puttonyt rajzoljuk meg. A puttony egy kör alapú, fából készült szállítóeszköz, amely felfelé kiszélesedik, és egy háttámlával is rendelkezik, hogy kényelmesebb legyen cipelni. A puttony színe legyen sötétbarna, a körvonala pedig fekete! Ne feledkezzen el a deszkák, a deszkákat összefogó abroncs és a háttámla megrajzolásáról! A puttony belseje fekete színnel legyen kitöltve!
52
Ez a feladat a 2004/2005-ös évben az OKTV alkalmazói versenyen szerepelt.
52
D: CIMKE Végül tervezzük meg azt a címkét, amely majd a borospalackokon szerepel! A címke legyen téglalap alakú, háttérszíne világossárga, a kerete vastag, sötétbarna színű! A vastag keret és a címke tartalma között látható egy vékony keret is, szintén sötétbarna színnel. A címkén a „Tokaji” felirat látható, amely vastag, piros betűs. Alatta szerepel a Hárslevelű szöveg (vastag, fekete betűk), az alatt pedig a „Fehér, édes minőségi bor” szöveg (normál betűvel, fekete színnel). Minden szöveg a címke közepéhez legyen igazítva! A szöveg alá rajzoljon egy sötétzöld színű palackot, amelynek nyaka legyen téglalap, a teste pedig lekerekített téglalap! A palackon helyezzen el egy barna szegélyű, világossárga hátterű címkét! A palack mellé rajzoljon egy (világosszürke színű) üvegpoharat, amelynek legyen talpa, keskeny szára, és legyen megtöltve (világossárga színű) borral! A szőlő megrajzolható az alábbiak szerint: a) Indítsuk el a PowerPoint programot. Állítsunk be üres diát a Formátum/Beépített elrendezések parancsában, és a Nézetben 100%-os nagyítást. b) Az ellipszisrajzoló eszközzel ( ) rajzoljunk egy szőlőszemet. Az egér jobb gombjával húzva készítsünk másolatot a meglévő mellé. c) Több szőlőszemet együtt is kijelölhetünk, és a kijelöltekből egyszerre is lehet másolatot készíteni. A másolások ismételgetésével alakítsunk ki egy fürt formát. d) A Ctrl gomb nyomva tartása mellett több – nem feltétlenül egymás melletti – szőlőszem is kijelölhető. e) A kijelölt szemek mérete és alakja együtt is változtatható a méretező körök valamelyikénél fogva. f) A szőlőszemek másolgatásával és méretváltoztatással alakítsunk ki tetszetős fürtöt. g) Jelöljük ki az eddig elkészült képet, és foglaljuk csoportba. Ez elvégezhető az egérmenüből is. h) Állítsuk be a kitöltés színét világoszöldre a
eszközt használva (további színek, az RGB kódokat
az egyéni fül alatt állíthatjuk be), a vonal színét sötétzöldre a
eszközzel.
i) Végül az vonalrajzolásával rajzoljunk kocsányt. A vonal vastagsága megváltoztatható az eszközzel. j) Ezután készítsünk másolatot a teljes fürtről, majd a másolat színét módosítsuk az inverzére. Ezt úgy tegyük, hogy a zöld szőlőnél beállított RGB kódok helyére a 255-ből kivonva kapott értékeket írjuk. k) Külön-külön foglaljuk csoportba a fürtöket és kocsányukat. l) A képen kért egérmenüből a Mentés képként parancsot választva elmenthetjük a képeket. A puttony megrajzolásának lépései a) Kapcsoljuk be a Nézetben a Vezetővonalakat. b) Az Alakzatok/Egyszerű alakzatok közül válasszuk a trapézt ( ), és rajzoljunk egyet. c) Állítsuk be a méretét 7,5 cm magasra és 7 cm szélesre. A méret az alakzaton kért egérmenüből az
d) e) f) g) h)
Alakzat formázása ( ) parancs párbeszédablakában állítható be. Most kapcsoljuk ki a Oldalarány marad kapcsolót. Helyezzük el az elkészült trapézt úgy, hogy a vezetővonal a közepén haladjon át. Készítsünk másolatot a trapézról, és ennek szélességét állítsuk 2 cm-rel kisebbre. A magasságot ne változtassuk. Az előző lépést még kétszer megismételve készítsünk egy 3 és egy 1 cm széles trapézt. A trapézokat egymásra tesszük, csoportba foglaljuk és átszínezzük. Egy ellipszist rajzolunk és rátesszük a tetejére. Lehet, hogy célszerű a Rács és vezetővonalak párbeszédablakban kikapcsolni az Illesztés kapcsolókat.
53
i)
Az Alakzatok/Egyszerű alakzatok közül válasszuk a holdat ( ), és rajzoljunk egyet. Ezt elforgatva és méretezve elkészíthetjük a puttony alját. j) Tegyünk egy téglalapot a puttony mögé (háttámla). A sorrend az egérmenüből is elérhető. k) Az alakzatok vonalrajzolójával rajzoljunk ívet a puttony közepére (abroncs). l) Ne feledkezzünk meg az újonnan megrajzolt részek színeinek és vonalvastagságának beállításáról sem. m) Csoportba foglalás után az elkészült kép elmenthető. A címkét készítse el mindenki önállóan! A megrajzolt képek elmenthetők rasztergrafikus formátumban is, pl. JPG-ként. Az ilyen képet tovább módosíthatjuk pl. a Microsoft Office Picture Manager programmal. Ha a feladat olyan, hogy megadott pontméretű képet kell elkészíteni, én akkor is a PowerPoint programmal készíteném el. Egy olyan téglalapot rajzolok, melynek méretei arányosak a rajzolandó kép méreteivel. Ebben a téglalapban megrajzolom a képet. A kész rajzot JPG formátumban elmentem, majd átméretezem a megadott pontméretűre.
Prezentáció A prezentáció magyarul bemutatót jelent. Általában előadások kísérő bemutatóit készítjük el prezentációs programmal, de gyakran használjuk reklámbemutatók, képújságok működtetésére is.
Alapfogalmak Dia: A bemutató egy oldala Dia elrendezés: Előre elhelyezett elemek (például a cím és alcím szövege, listák, képek, diagramok, alakzatok és mozgóképek) helyőrzőinek méreteit és elhelyezkedését lehet kiválasztani a beépített elrendezések sorozatból, és az aktuális diára alkalmazni azokat. (A Formátum/Beépített elrendezések paranccsal kérhető) Helyőrzők: Pontozott vagy szaggatott vonallal szegélyezett dobozok, amelyek a legtöbb beépített diaelrendezésen megtalálhatók. Ezekben a dobozokban cím- és törzsszöveg található, illetve diagramok, táblázatok, képek és egyéb objektumok. Vetítés: A diák egymás utáni megjelentetése. Áttűnés: Annak a beállítása, hogy egy dia hogyan jelenjen meg az előző dia után, pl.: felűről csússzon be. Megadható, hogy mennyi ideig látsszon az adott dia. Animáció: Egy dián több objektum (szövegdoboz, kép, táblázat, diagram, mozgókép) is lehet. Az ezekre beállított speciális kép- vagy hanghatás az animálás. (Elérhetjük például, hogy a felsorolás egyes pontjai balról, egyenként ússzanak be a képbe, vagy egy kép megjelenítésekor taps hallatsszon.) A diaminta: A diaminta a tervezősablon azon eleme, amely a sablonra vonatkozó információkat tárolja, beleértve a stílusokat, a helyőrző méreteit és elhelyezkedését, a háttér elrendezését és a színsémákat. A diaminta segítségével a teljes bemutatót érintő átfogó változtatásokat (ilyen például a betűtípusok megváltoztatása) végezhetünk. Az alábbiakat jellemzően a diamintán hajthatjuk végre: • a betűtípus és a felsorolásjelek megváltoztatása, • olyan kép – például embléma – beszúrása, amely több dián is megjelenik, • helyőrző elhelyezkedésének, méretének és formázásának megváltoztatása. A diamintát a minta nézetben jeleníthetjük meg. A diamintát ugyanúgy módosíthatjuk, mint bármely más diát, de ne feledjük, hogy a minta szövege csak a stílus kialakítására szolgál. A dia tényleges szövegét, például a címet és a felsorolásokat normál nézetben kell beírnunk, az élőfejeket és élőlábakat pedig az Élőfej és élőláb párbeszédpanelen adhatjuk meg.
54
A prezentációkészítés lépései 1. Megtervezzük, hogy mi legyen az egyes diák tartalma. Pl.: Készítsük el a Haskó Bt. bemutatkozó prezentációját.
Haskó Bt. Barcs, Kossuth L. u. 13. 82/461-124
Tevékenységeink:
Felnőttképzés
• Felnőttképzés
• Számítógép-kezelő
• Papír-írószer kiskereskedelem • Nyomda • Fizető vendéglátás
• Szoftverüzemeltető • ECDL felkészítő • INTERNET-használat tanfolyamok
Nyomda
Papír-írószer kiskereskedelem Iskolaszerek Irodaszerek Kreatív papírok Fénymásoló papírok Csomagoló anyagok • Bélyegzőkészítés • • • • •
Fortuna apartman
• Névjegyek • meghívók
Reméljük, mihamarabb megrendelőink között üdvözölhetjük!
• szórólapok • jegyzetek készítése
2. Elkészítjük a diákat statikusan. Azokat a beállításokat, amelyeket minden diára érvényesíteni akarunk, a mintadián kell elvégezni. Kapcsoljunk át Minta/Dia-minta nézetre. Állítsuk be a diák háttérszínét átmenetesre. A bal alsó sarokból indulva legyen sötétkék-fehér-sötétkék. A hátteret beállíthatjuk a dia mellett a szürke részen kért egérmenüben található egyéni háttér párbeszédablak Kitöltési effektusok parancsánál. Minden dián bal oldalon lent legyen a dia sorszáma, jobb oldalon lent pedig az aktuális dátum. Ehhez a mintadián fel kell cserélni a dia száma és a dátum helyőrzőket, ezt húzással megtehetjük. Mindkét helyőrzőben a szöveg igazítását változtassuk meg. A Nézet/Élőfej, élőláb párbeszédablakban kapcsoljuk be a dátum automatikus frissítését és a kocka számát. Zárjuk be a mintadiát! Az első dia legyen Cím elrendezésű dia. A címhez írjuk be a vállalkozás nevét, az alcímhez pedig az elérhetőségi adatokat. Hozzunk létre egy újabb diát az Új dia beszúrása ( ) paranccsal. A második dia elrendezése legyen Cím és szöveg (felsorolás) típusú. A címbe írjuk a „Tevékenységeink:” szöveget. A szövegdoboz tartalmát igazítsuk balra. Ha az egész szövegdoboz tartalmára akarunk valamit beállítani, akkor célszerű a szövegdobozt kijelölni, nem csak a benne lévő szöveget. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a szövegdobozba klikkelve megjelenik annak szürke vonalkázott kerete, ekkor még egyet klikkelünk erre a keretre (ott, ahol az egérkurzor mellett megjelenik a nyilaskereszt). A harmadik, negyedik és ötödik dia elrendezése szintén felsorolás. A harmadik dián a felsorolás alatt egy új szövegdobozba írjuk be a „Tanfolyamok” szöveget. A szövegdobozt a eszközzel helyezhetjük el. Célszerű előtte a felsorolás szövegdobozt alulról kissé öszszébb nyomni. A harmadik dia képét a tanulo.wmf fájl tárolja. A Beszúrás/Kép/Fájlból paranccsal tudjuk a képet beszúrni. A kép méretét változtassuk megfelelő nagyságúra és húzással helyezzük e végleges helyére. A negyedik és ötödik dia képeit ClipArtból szúrjuk be. A hatodik dia elrendezése Csak cím típusú. A rajta lévő képet az apartman.jpg fájl tartalmazza.
55
A hetedik dia legyen üres elrendezésű. A szöveg beírásához helyezzünk el szövegdobozt, a „Viszontlátásra!” elköszönést WordArt ( ) eszközzel írjuk a diára. 3. Beállítjuk az áttűnéseket. A Diavetítés/Áttűnés parancsával bekapcsoljuk a jobb oldalon megjelenő munkaablakot. Ebben értelemszerűen beállíthatók az áttünés paraméterei 4. Beállítjuk az egyes diákon lévő objektumok animációját, pl. a munkaablakban beállított egyéni animáció panelen, vagy a Diavetítés/Egyéni animáció parancsával. Az animálni kívánt objektumokat először kijelöljük, majd a munkaablakban a Hatás hozzáadása parancsban kiválasztjuk a kívánt hatást. Ha van beállított animációs hatás, akkor a munkaablak alsó részén megjelenik a hozzá tartozó legördülő menü, amiben az effektus beállításai módosíthatók. A beállított animációk sorrendje húzással megváltoztatható. Egy objektumra több animáció is beállítható. Ennek elkerülése végett, ha teljesen új animációt kívánunk egy objektumra beállítani, akkor az előzőt el kell távolítani. 5. Véglegesen elmentjük a bemutatót.
15. ábra
Az ECDL vizsga prezentációs feladatainak megoldási sémája A vizsgán minden esetben egy már elkészített prezentációt kell a megadott leírás szerint módosítani, és a megváltoztatott bemutatót a megadott néven53 elmenteni. A forrás bemutató megnyitása után első lépésként azonnal mentsük el a mentés másként paranccsal a megadott helyre, a megadott néven. A képernyő jobb oldalán megjelenő munkaablakot célszerű bezárni, hogy a szerkesztendő dia nagyobb méretű legyen. Ha majd szükségünk lesz rá, bármikor újra bekapcsolhatjuk. A leírásban szereplő módosítások elvégzése Célszerű itt is csoportonként elolvasni a feladatokat. Egy csoportba tartoznak azok a feladatok, amik egy diára vagy a mintadiára vonatkoznak. Egy csoport addig tart, amíg nem olvassuk a következő diára vonatkozó utasítást. A feladatok elején addig a pontig, ahol először látunk az 1. diára vonatkozó utasításokat, a diamintán elvégzendő feladatokat olvashatjuk. Ezeket a Nézet/Minta/Diaminta nézetben kell elvégezni. Ezután a Mintanézet bezárásával térhetünk vissza normál nézetbe. A normál nézet bal szélén lévő sávban célszerű a dia fülre kattintva a diákat megjeleníteni a vázlat helyett. Ebben a csíkban a megfelelő diára klikkelve választhatjuk azt ki. Ha itt megfogunk egy diát, húzással áthelyezhetjük, így a diák sorrendjét tudjuk megváltoztatni. A feladat vége felé az egyik pontban olvashatjuk pl.: Állítson be mindegyik diára vetítéskor 3 másodpercenkénti automatikus továbbítást és „törlés lefelé” típusú áttűnést! Az áttűnés munkaablakot a Diavetítés/Áttűnés paranccsal kapcsolhatjuk be54. Ebben értelemszerűen beállítható a feladatban leírt áttűnés. Az áttűnésre vonatkozó információ után következő feladat általában valamelyik dián beállítandó animációra vonatkozik. Ehhez a Diavetítés/Egyéni animáció munkaablakot kapcsoljuk be. Az animáció a Hatás hozzáadásával kérhető, az animációk beállítása munkaablakban értelemszerűen beállítható. Ha már valamelyik objektumra beállítottunk animációt, akkor a munkaablak középső részében megjelenik egy erre utaló csík. Ez a csík egy legördíthető menü, ebben lehet az effektus beállításait elvégezni. (Pl.: A szöveg szavanként jelenjen meg, a szöveg megjelenés után váltson színt, a diagram adatsorai egymás után jelenjenek meg.) Az animációk beállítása után feltétlenül mentsük el még egyszer a bemutatót! Ha ezt elmulasztjuk, akkor a további feladatok végrehajtása során esetleg elronthatjuk az eddigi munkánkat! Ezután még néhány feladat szokott lenni, amelyben esetleg más formátumban is kérik a mentést, vagy ki kell 53 54
Általában a vizsgázó nevét vagy a gép nevét szokták megadni fájlnévnek. Az egyes munkaablakokat váltogathatjuk akkor is, ha valamelyik be van kapcsolva. A munkaablak fejléce egy legördíthető menü, ebből kiválasztható a kívánt munkaablak.
56
nyomtatni a bemutatót vagy annak egy részét. A nyomtatást az MS Office Document Image Writer55 nyomtatóval végezzük. Ekkor egy nyomtató fájl jön létre, amit a megadott helyre kell elmenteni.56
Feladat Nyissa meg az M6-25 nevű prezentációt! 1. Állítson be fentről lefelé tartó színátmenetes hátteret a bemutató mindegyik diájára! A színátmenet sötétszürkéből (RGB:80,80,80) sötétkékbe (RGB:50,50,150) tartson! [3 pont] 2. A háttérben lévő téglalap fentről lefelé tartó színátmenettel legyen kitöltve! A színátmenet sötétkékből sötétszürkébe tartson! [1 pont] 3. A háttérben lévő téglalapnak 1 pont vastag, fehér szegélye legyen! [1+1 pont] 4. Kapcsoljon be árnyékot az előző pontban megadott téglalapra! [1 pont] 5. Az 1. dia címdobozába írja be a következőt: „XXX Részvénytársaság”! [1 pont] 6. Formázza meg dőlt, sárga betűkkel az 1. dián a címet! [1+1 pont] 7. Pozícionálja a cím dobozát a dia felső szélétől 5 cm-re! [1 pont] 8. Írja a nevét előadói jegyzetként az 1. diára aláhúzott betűkkel! [1+1 pont] 9. A 2. dián szereplő szöveg első bekezdése legyen sorkizárt igazítású! [1 pont] 10. A 2. dián lévő diagram a következő bevételi adatokat ábrázolja négy évre: 1999 2000 2001 2002 1,2 2,4 2,8 3,8 [1 pont] 11. A diagram típusa térhatású oszlop legyen! [1 pont] 12. A diagram oszlopai legyenek világosbarna színűek! [1 pont] 13. Állítsa be a diagram háttérszínét sárgára! [1 pont] 14. Készítsen másolatot a 2. diáról, ez legyen a bemutató utolsó diája! [1 pont] 15. Formázza meg a 3. dián a feliratot 42 pont méretű, Arial típusú betűkkel! [1+1 pont] 16. A 3. dián a telefonszám félkövér karakterekkel jelenjen meg! [1 pont] 17. Tegye rejtetté az utolsó két diát! [1 pont] 18. Állítson be mindegyik diára vetítéskor 4 másodpercenkénti automatikus továbbítást „törlés felfelé” típusú áttűnéssel! [1+1 pont] 19. A 2. dián a diagram törlés típusú animációval jelenjen meg, az oszlopai vetítéskor egyenként „nőjenek ki”! [1+1 pont] 20. A 3. dián lévő szöveg vetítéskor betűnként ússzon be lentről! [1+1 pont] 21. Állítson be a prezentációs program normál (diaszerkesztő) nézetében a megjelenítésre 80%-os nagyítást! [1 pont] 22. Mentse a prezentációt a megadott helyre a megadott néven! [1 pont] 23. Nyomtassa ki a prezentáció 1. diáját a jegyzetekkel együtt egy lapra! [1 pont]
55
Ha más nyomtatót kérnek (Pl. egy PDF fájlba), akkor a nyomtatás parancsnál megnyíló párbeszédablakban a megadott nyomtatót kiválasztjuk. 56 A vizsgaközpontok általában flopira kérik az eredményfájlokat. Ez az A: meghajtó.
57
Táblázatkezelés A táblázatkezelés az adatkezelés egy speciális formája. A tárolt adatokon végzett műveletek, illetve az adatok áttekinthető formában való megjelenítése a legfontosabb feladat. Mielőtt a táblázatok készítéséhez hozzákezdenénk, nézzük meg, hogy egy táblázatkezelőnek milyen a munkaterülete, és ismerkedjünk meg néhány alapfogalommal.
Alapfogalmak
A unkalap egy sakktáblaszerűen felosztott nagyméretű téglalap, ahol az oszlopokat betűkkel, a sorokat számokkal jelöljük. Ide kerül a táblázat.
16. ábra Munkafüzet A fejlettebb táblázatkezelőkben egy táblázatdokumentum nem csak egyetlen munkalapból állhat, ezt a több munkalapból álló rendszert nevezzük munkafüzetnek. Munkaterület Lehetőség van arra, hogy egyszerre több táblázatdokumentum legyen nyitva. Ezek együttesen is elmenthetők. Ezt a több táblázatdokumentumból álló rendszert nevezzük munkaterületnek.57 Cella A munkalap egy oszlopának és egy sorának találkozásánál elhelyezkedő terület a cella. A tartomány egy vagy több cellából58 álló táblázatrész. Fajtái: Téglalap alakú tartomány Sor Oszlop A fentiekből több egyesítésével jön létre az összetett tartomány A fentiekből többnek a közös része a metszet tartomány Hivatkozás
57
Cellára az oszlop betűjelével és a sor sorszámával hivatkozunk, pl.: A2. Téglalap alakú tartományokra a bal felső és a jobb alsó sarkában lévő cellák hivatkozásait kettősponttal elválasztva hivatkozunk59. Pl.: C2:F5. Sorra (szomszédos sorokra) úgy hivatkozunk, hogy a sor (sorok) sorszámát egymás mellé írjuk, kettősponttal elválasztva. Pl.: 3:3 vagy 3:9. Oszlopra (szomszédos oszlopokra) úgy hivatkozunk, hogy az oszlop (oszlopok) sorszámát egymásmellé írjuk kettősponttal elválasztva. Pl.: B:B vagy B:H. Összetett tartományra úgy hivatkozunk, hogy az összefüggő részek jelöléseit pontosvesszővel választjuk el. Pl.: A2;C2:F5;H1:I3. (Megkülönböztetünk abszolút, relatív és vegyes hivatkozásokat, ezekről majd később tanulunk.)
A munkaterület fájl kiterjesztése az Excelben XLW. Határesetben egy cellát is tekinthetünk tartománynak. 59 A függvények argumentumába beírhatjuk úgy is, hogy két átellenes sarokcella hivatkozása közé írjuk a kettőspontot, ekkor az EXCEL átírja a hivatkozást a szokásosra. 58
58
Metszet tartományra úgy hivatkozunk, hogy a részek jelöléseit szóközzel választjuk el. Pl.: A1:D3 B2:F5. Ez a hivatkozás egyenértékű a B2:D3 hivatkozással. A munkafüzet másik munkalapján elhelyezkedő cellára is tudunk hivatkozni, ilyenkor a munkalap nevét is fel kell tüntetni (pl.: Munka2!D3). Mint látható, a munkafüzet neve és a cella között a ! jel a szeparátor60. A tartományokat el lehet nevezni. Az elnevezett tartományokra a nevükkel is hivatkozhatunk. Az elnevezést legegyszerűbben úgy végezhetjük, hogy a tartomány kijelölése után a szerkesztőléc bal szélén lévő dobozba – ahol általában az aktuális cella hivatkozása látszik – beírjuk a tartomány nevét, és Entert ütünk. Tartományok kijelölése
Téglalap alakú tartomány (blokk) kijelölése Kattintsunk a kijelölendő tartomány egyik sarokcellájára, amikor az egérkurzor vastag kereszt alakú. Az egeret húzzuk a kijelölendő tartomány átellenes sarkába a bal gombját nyomva tartva. Az aktuális cella kivételével a tartomány sötét színű lesz. Vagy: kijelöljük az egyik sarokcellát, majd a SHIFT gomb nyomva tartása mellett klikkelünk az átellenes sarokcellára. Ha nagy területű a tartomány, akkor célszerű a munkalapot felosztani61, és az egyes részeket úgy görgetni, hogy látsszanak a képernyőn az átellenes cellák. Sor és oszlop kijelölése A sor bal szélén lévő számra ill. az oszlop tetején lévő betűre kattintva jelölhetjük ki az egész sort illetve oszlopot. Összetett tartomány kijelölése Az első résztartomány kijelölése ugyanúgy történik, mint fent. A további részek kijelöléséhez tartsuk nyomva a CTRL gombot. Tartományok neve Lehetőségünk van a tartományok elnevezésére. A névvel megjelölt tartományokat könnyen ki tudjuk jelölni, csak a szerkesztősor név listájából kell kiválasztani a nevét. Képletekben hivatkozhatunk a tartományra a nevével, így beszédesebbé tehetjük képleteinket. Próbálja ki a kijelöléseket egy üres munkalapon! Figyelje meg, hogy a kijelölt tartomány celláinak sor- és oszlopindexei a munkalap szélein ki vannak emelve, ezzel is megkönnyítve az azonosítást. Adattípusok A cellákba bevihető adatok alapjában véve négy csoportba sorolhatók:
Szövegek: Egy leíró jellegű információ (pl.: a táblázat címe vagy fejléce), egy szöveges adat (pl.: egy név, lakcím). Számok: Bármilyen numerikus érték (pl.: szám, dátum) Dátum: A táblázatkezelésben külön adattípusnak tekintik, bár ez valójában egy formázott szám. Valamilyen kezdőértékhez viszonyítva a dátummal megadott nap sorszámát tárolja a program. A törtszám az időt jelenti (óra:perc)62. Logikai értékek: Két logikai érték van, az IGAZ és a HAMIS. Képletek A cellák tartalmával különböző műveletek végezhetők. Ez az egyik legfontosabb szolgáltatása a táblázatkezelőnek. A képletek eredménye az alapadatok megváltoztatásával azonnal frissül. A képleteket = jellel kezdjük, cellahivatkozásokat, műveleti jeleket, konstansokat, függvényeket és zárójeleket tartalmazhatnak. Pl.: =(C1+2*MAX(D2:D8))/3 A képlet gyakran csak egyetlen függvényből áll, pl.: =MIN(C2:C7) A képletek kiértékelése balról jobbra szabály szerint történik a zárójelek és műveletek prioritásának figyelembevételével.
60
elválasztójel A felosztás az Ablak/Felosztás paranccsal, vagy a gördítősávok felső ill. jobb végénél lévő felosztó ikonnal ( történhet. 62 Pl. 1,25 megfelel 1900. 01. 01. 6:00-nak. 61
)
59
Diagram A táblázat adatainak grafikus megjelenítésére szolgálnak a diagramok. A táblázatkezelők sokféle diagramtípust ismernek (pl.: oszlop, kör, torta, vonal).
A táblázat adatainak bevitele Beírni mindig az aktuális cellába lehet, ezért először ellenőrizni kell, hogy a megfelelő cella-e az aktív. A szerkesztősor bal szélén látható név mezőben az aktuális cella azonosítója látható63. Beírás közben az állapotsorban a Beírás szó olvasható. Ha befejeztük a beírást, nyomjunk ENTERT, vagy kattintsunk a szerkesztősorban látható pipára( ), vagy helyezzük át a táblázatkurzort. A cella megőrzi a beírt adatot. Ha ENTER-rel zárjuk le az adatbevitelt, akkor a kurzor automatikusan az alatta lévő cellára ugrik. (Ez az alapértelmezett beállítás64) Különböző típusú adatok bevitele és elhelyezése Ha szöveg típusú adatot írunk be egy cellába, akkor abból, hogy tartalmaz számokon kívül más jelet, az Excel általában szövegként értelmezi. Ha hosszabb, mint a cella szélessége, akkor átnyúlik a mellette lévő cellára (cellákra), ha azok üresek. Ha a szomszédos cellába adatot viszünk be, akkor az átnyúló rész nem jelenik meg.
Ha egy szöveg átnyúlik a szomszédos cellába és a szomszédba kell írnunk adatot, akkor azt írjuk ide és ne abba, amelyikre már nem nyúlik át az előző adat. Cellaformázással megjeleníthető a teljes szöveg egy cellában. Ha egy számot vagy egy más típusú adat szintaktikájával megegyező kifejezést akarunk szövegként beírni, akkor írjunk elé egy ’ (aposztróf) jelet. A számok beírására célszerű a numerikus billentyűket használni. Ne felejtsük el a Num Lock kapcsolót bekapcsolni. Általános formában a legfeljebb 11 jegyű számok teljes szélességben megjelennek, ha szükséges, automatikusan kiszélesítve az oszlopot. A 12 vagy többjegyű számok normál (exponens) alakban jelennek meg (pl.: 1,24E+11). Ha egy számértéket nem tud megjeleníteni a cellában a program, akkor helyette a ##### jelsorozat jelenik meg, ilyenkor pl. az oszlopszélesség növelésével jeleníthetjük meg a számot. (Komoly hibák származnának abból, ha csak a szám eleje látszana, és valaki azt hinné, hogy ez a pontos érték.)
A mennyiségek beírásakor azoknak csak a számértékét írjuk be, a mértékegységét ne. A mértékegységet cellaformázással adhatjuk meg.65
Előfordul, hogy egy számértéket beírva nem az jelenik meg, amire számítottunk, hanem pl. egy dátumérték, vagy a szám egy kerekített értéke. Ennek oka, hogy a cellára valamilyen formátum be van állítva. Állítsuk át a formátumot a megfelelőre, vagy egyszerűen állítsuk vissza az általános formát. A dátum beírása előírt szabályok szerint történik. Több forma is megengedett, pl.: 1998/05/02 vagy 199805-02 vagy 1998.05.02.66. Az évet megadhatjuk két számjeggyel is, ekkor az Excel az évet a következők szerint értelmezi: Ha az évnél 30-nál kisebb számokat írjuk be, akkor az a 2000-től 2029-ig terjedő éveket jelenti. Ha az évnél 30-at vagy nagyobbat írunk be, akkor az az 1930-tól 1999-ig terjedő éveket jelenti. A dátumot az Excel numerikus értékként tárolja, ami megmutatja, hogy az adott dátum hányadik nap 1900. január 1.67 óta. A törtszám az időt jelenti (óra:perc). A kezdőérték a programtól függ. Az EXCEL-ben alapértelmezésben 1900. 01. 01. 0:00-nak felel meg az 1.68 63
Ha elnevezett tartomány van kijelölve, akkor annak a neve olvasható itt. Hogy merre mozduljon a táblázatkurzor az ENTER lenyomása után, beállítható az Eszközök/Beállítások parancs Szerkesztés füléhez tartozó ablakban. 65 Az XP Office-ban és az EXCEL 2003-ban a Ft és a % beírható, mert ezeket automatikusan cellaformázásnak értelmezi. 66 Egyes táblázatkezelőknél nem szabad pontot tenni a nap sorszáma után. (Pl.: Excel 4.0) Az aktuális dátumot a CTRL . (pont), az aktuális időt CTRL SHIFT . (pont) billentyűkombinációval is bevihetjük 64
60
A logikai értéket az igaz vagy a hamis szó beírásával vihetjük be. Ekkor az érték nagybetűsen a cella közepén jelenik meg. A képleteket a szövegektől úgy különböztetjük meg, hogy beírásukat = jellel kezdjük69 (pl.: =C1+D1). A képletet billentyűzettel is beírhatjuk, de a cellahivatkozások beírására használható az egérrel való kijelölés is. A példában szereplő összeadást az alábbiak szerint visszük be: A táblázatkurzort arra a cellára állítjuk, amelybe az eredményt akarjuk tenni. Ez nem lehet olyan cella, amely szerepel a képletben, mert akkor Körkörös hivatkozás hibaüzenetet kapunk. Beírjuk az egyenlőségjelet. Rákattintunk a C1-es cellára. A cellahivatkozás megjelenik a képletben, miközben villogó szaggatott vonal keretezi a cellát. Ez az összetevő mindaddig megváltoztatható - máshová kattintással vagy a kurzormozgató nyilakkal - , amíg nem folytatjuk a bevitelt a következő lépéssel. Beírjuk a műveleti jelet. Rákattintunk a D1-es cellára. Lezárjuk a bevitelt az ENTER vagy a szerkesztősorban lévő pipa lenyomásával. Ha a képletben egy másik munkalap cellájára hivatkozunk, azt hasonlóan a cellára való kattintással is bevihetjük. Kezdjük el a képlet beírását, majd kattintsunk a bemenő adat celláját tartalmazó munkalapfülre, ezután a cellára, és folytassuk a képlet beírását. Amikor lezárjuk a bevitelt, visszajutunk a kiindulási munkalapra. A képletben szereplő függvényeket be is gépelhetjük, de választhatjuk a függvényvarázslóból (fx) is. A függvényvarázsló párbeszédablakból kiválasztható az alkalmazni kívánt függvény. A kiválasztást segíti, hogy a függvények kategóriánként külön-külön is megjeleníthetők. A legutóbb használt függvények külön kategóriát alkotnak, így a leggyakrabban használt függvények még könnyebben megtalálhatók70. Az eszköztár Σ ikonja (autoszum) melletti legördülő listában találhatók a leggyakrabban használt statisztikai függvények, a további függvények gombbal pedig a függvényvarázsló is elérhető. Ha a képletet függvénnyel kezdjük (vagy egyetlen függvényből áll), és függvényvarázslót akarunk használni, akkor az egyenlőségjelet nem szabad beírni, azt a függvényvarázsló automatikusan kiteszi. A képletek beírásának szabályait a képlet szintaktikájának nevezzük.
Példa függvények használatára Írjon be az A oszlop első három sorába három különböző számot. (Pl. a 17. ábrán láthatókat.) Az A4-es cellában kiszámítjuk az összegüket. Álljon a táblázatkurzorral az A4-es cellára. Kattintson az eszköztár Σ ikonjára. Vegye észre, hogy az Excel automatikusan az A4-es cella feletti - számokat tartalmazó cellákból álló - tartomány összeadását 17. ábra ajánlja fel. Általában ezt is akarjuk, most is. Később, az átlag függvény használatánál leírjuk, hogyan módosítható ez a tartomány. Kattintson a szerkesztősorban lévő pipára, vagy nyomjon ENTERT. Az A5-ös cellában számítsuk ki az adatok átlagát. Az átlag is választható a Σ ikon melletti legördülő listából, de mi most a függvényvarázsló használatával nézzük meg. Álljon a táblázatkurzorral az A5-ös cellára. Indítsa el a függvényvarázslót a szerkesztőléc elején lévő fx gombbal, vagy a Σ ikon melletti legördülő listából a további függvényeket választva. A kinyíló dialógusablakban a legutóbb használt vagy a sta
67
Beállítható, hogy a dátum kezdő értéke 1904. január 1. legyen. Erre az olyan táblázatkezelőkből átvett táblázatok miatt van szükség, ahol ez az alapértelmezés. 68 Pl.: 1,25-nek megfelelő időpont 1900 01. 01. 6:00. 69 Ha előjelet (+;-) használunk, akkor az = jelet az Excel automatikusan kiteszi. Vannak olyan táblázatkezelők, ahol az előjel a képlet bevezető karaktere. 70 Az Office 2003-ban lehetőségünk van a kívánt függvény megkerestetésére is, néhány a függvényre vonatkozó kulcsszó szerint.
61
tisztikai függvény kategóriából válassza ki az átlag függvényt. Ekkor megjelenik a 18. ábrán látható dialógusablak. Itt meg lehet adni az átlagolandó értékeket. Az egyes számmezőkben konkrét számok vagy összefüggő tartományok adhatók meg71. Ha nem összefüggő tartományt írunk be az egyik számmezőbe, akkor azt az Excel automatikusan szétbontja összefüggő részekre, átírva az alatta lévő számmezőkbe, miközben az összes többit hátrébb tolja.
Mivel a felajánlott tartományban benne van az imént kiszámított összeg is, módosítanunk kell. Fogja meg a dialógusdobozt az egérrel, és helyezze át olyan helyre, ahol már nem takarja el az adatokat, vagy időlegesen zárja be az ablakot a lentebb ismertetett módon. Kattintson az A1-es cellára, és az egér bal gombját nyomva tartva húzza az A3-as celláig. Szaggatott vonal jelzi a kijelölt tartományt. A dialógusdoboz Kész gombjára vagy a szerkesztősorban lévő pipára kattintva elkészültünk a feladattal.
18. ábra
A dialógusablakok időleges elrejtése Munkánk során a parancsok kiadáskor dialóguspanelek nyílnak ki, amelyekben a parancs végrehajtásához szükséges paramétereket lehet beállítani, beírni. Vannak olyan esetek, hogy egy paraméterben cellákat vagy tartományokat kell megadni. Ekkor az Excel lehetőséget ad arra, hogy időlegesen elrejtsük a dialógusablakot, hogy zavartalanul ki tudjuk jelölni a tartományt. Az ilyen esetekben a szövegablak jobb szélén látható ( ) gombra kattintva rejtjük el az ablak többi részét. Az eredmény a 19. ábrán látszik. Ha újból kattintunk a megváltozott formájú gombra, visszajön az eltüntetett ablak.
19. ábra A cellák tartalmának szerkesztése, módosítása Szükségünk lehet a már beírt adatok módosítására anélkül, hogy az egészet újra beírnánk. Válasszuk ki aktuálisnak a módosítandó adatot tartalmazó cellát. Ekkor annak tartalma megjelenik a szerkesztősor jobb oldalán található szerkesztőlécen. Kattintsunk egyet a szerkesztőlécre vagy duplán a cellára, vagy nyomjuk le az F2 gombot. Ekkor az állapotsorban a Szerkesztés szó olvasható. A módosítás elvégezhető a szerkesztőlécen is és a cellában is. A módosítások elfogadása az ENTER vagy a TAB leütésével vagy a ikonra való kattintással, elvetése az ESC lenyomásával vagy az ikonra való kattintással történik. Szerkesztés közben a kurzormozgató nyilak a szövegkurzort mozgatják, nem a táblázatkurzort. Oszlopszélesség, sormagasság A táblázat adatainak bevitelénél említettem, hogy vannak esetek, amikor egy adat nem fér el a cellában, és csak részben vagy egyáltalán nem jelenik meg. Ennek kiküszöbölésére az igazítások és az oszlopszélesség növelése használható. 71
Ha az utolsó értékmezőre kattintunk, újabb jelenik meg. A szám5-tel együtt egy gördítősáv is megjelenik, ezután a többit gördítéssel lehet előhívni, összesen 30-at.
62
Igazítással A Formátum/Cellák formázása parancsának dialógusablakában az igazítások fülnél beállítható, hogy lekicsinyítse úgy hogy elférjen, vagy sortöréssel több sorba72 írja. A Cellák formázása parancs az egérmenüből is elérhető.
Az oszlopszélesség beállításával Az oszlop szélességét megváltoztathatjuk a Formátum/Oszlop/Szélesség parancsával. A megjelenő párbeszédablakba be kell írni az oszlopszélességet megadó számot. A 0 oszlopszélesség az oszlop elrejtését jelenti. A Formátum/Oszlop parancsánál választhatjuk a Legszélesebb kijelölthöz való igazítást és az oszlop elrejtését illetve felfedését is. Az oszlop szélessége változtatható egérrel is, ha rámutatunk a két oszlopot jelölő betű között elhelyezalakot vesz fel. Ezt megfogva a kurzortól balra lévő oszlop kedő határoló vonalra. Itt az egérkurzor szélessége változtatható, akár el is rejthető. Közben egy kis információs ablakban látható az oszlopszélesség értéke. Az elrejtett oszlopok közelében az egérkurzor alakot vesz fel. Ezt megfogva a rejtett oszlopok felfedhetők. A két oszlopot jelölő betű között elhelyezkedő határoló vonalra duplán klikkelve a leghosszabb adathoz igazodik a szélesség.
A sormagasság beállítása Hasonlóan történik az oszlopszélesség beállításához, csak értelemszerűen a Formátum/Sor parancsot kell választani. Az egérrel történő beállításokhoz a sorokat jelölő számok közötti határoló vonalra kell mutatni az egérrel.
A táblázat feltöltését segítő módszerek Adatbevitel kijelölt tartományba A kijelölt tartományban az aktuális cella világos marad. Ha az adatbeírás után az ENTERT (vagy a szerkesztősor pipáját) nyomjuk, akkor a kijelölés megmarad, és a táblázatkurzor a tartomány következő cellájára ugrik. Amikor elértük a tartomány alját, automatikusan a következő oszlop tartományon belüli első cellájában folytathatjuk az adatbevitelt. Visszafelé a SHIFT + ENTER billentyűkombináció lenyomásával léphetünk.
A tartomány feltöltésekor a cellába történt adatbevitelt csak az ENTER-rel vagy a szerkesztőléc pipájával szabad lezárni, mert minden más estben a kijelölés megszűnik.
Automatikus kitöltés Írjuk be a táblázat alább felsorolt celláiba a mellettük szereplő adatokat. A1 9 B1 5 C1 =A1-B1 D1 =$A$1-$B$1 A2 4 B2 3 A3 7 B3 5 Állítsuk a táblázatkurzort a C1-es cellára. A táblázatkurzor jobb alsó sarkában van egy kis négyzet, az ún. kitöltőnégyzet, erre rámutatva az egérrel az + alakú lesz. Ezt megfogva húzzuk szét a cellajelölőt az alatta lévő két cellára. Az egérgombot elengedve tapasztalhatjuk, hogy C3 és C4 cellák automatikusan kitöltődnek. Figyeljük meg, hogy a C1-be beírt képletben szereplő cellahivatkozások módosultak. Ez azért történt, mert ezek úgynevezett relatív hivatkozások voltak. Ismételjük meg az előbbi műveletet a D1 cellával is. Vegyük észre, hogy most a képletben szereplő cellahivatkozások nem változtak, mert itt abszolút cellahivatkozásokat alkalmaztunk. Természetesen vízszintesen elhúzva is működik a kitöltés. Ha a függőlegesen kitöltendő oszlop mellett vannak adatok, akkor elegendő duplán klikkelni a kitöltőnégyzetre. Az Excelben nemcsak képletekkel lehet automatikusan kitölteni a táblázatot, hanem különféle sorozatokkal is. Nézzünk néhány példát: Írjuk be egy cellába az alább felsorolt adatok egyikét, majd a kitöltőnégyzet segítségével töltsünk ki néhány cellát az oszlopban illetve a sorban. Figyeljük meg a keletkezett sorozatokat.
1 1. 72
Csupa 1-esből álló sorozat. Sorszámozás (1. 2. 3. ….).
Ilyenkor általában növelni kell a sormagasságot. Csak akkor lesz a szöveg több soros, ha nem fér el a cellában egy sorban.
63
kedd A kezdő naptól (kedd) indítva a hét napjainak sorozata. január A kezdő hónaptól (január) indítva a hónapok sorozata. 98-05-10 A megadott dátumot követő napok sorozata. Egyéni sorozatok is megadhatók az Eszközök/Beállítások… parancsának Egyéni listák ablakában. Pl.: Gyakran használt névsort célszerű egyéni sorozatnak felvenni. Ha két vagy több cellából álló kitöltött tartományt húzunk szét a kitöltő négyzetnél fogva, akkor a kitöltés a mintában szereplő adatok szerint történik. Ha a kitöltő négyzetnél fogva nem széthúzzuk a tartományt, hanem összenyomjuk, akkor törlést végzünk. A kitöltés elvégzése után megjelenő fent leírtak az alapértelmezettek.
ikonra kattintva kiválasztható, hogy a kitöltés mivel történjen. A
Relatív és abszolút cellahivatkozások Hivatkozásokat képletekben használunk. A relatív hivatkozás (pl. C2) estén az Excel csak a képletet tartalmazó cellához viszonyított elhelyezkedését jegyzi meg a hivatkozásban szereplő celláknak. A relatív hivatkozások másoláskor aktualizálódnak (módosulnak). Az $A$1 cellahivatkozás esetében a konkrét cella tartalma van a képlethez hozzárendelve, így másolásnál nem módosul. Az ilyen típusú hivatkozást nevezzük abszolútnak. Egy cellára való hivatkozásnál lehetőségünk van csak az oszlopot vagy csak a sort rögzíteni (pl.: $A1 vagy A$1). Ilyenkor beszélünk vegyes hivatkozásról. Vegyes hivatkozáskor csak az az indexrész módosul, amelyik előtt nem szerepel a $ jel.
☺ A képletekbe beírt hivatkozások típusai között az F4 gomb lenyomásával váltogathatunk! Vágólap használata az Excelben A már megismert alkalmazásokhoz hasonlóan az Excelben is lehet kijelölt tartományokat áthelyezni, másolni, törölni. Nézzük az Excelben előforduló specialitásokat. Kijelölhetünk nem összefüggő tartományokat is, de csak akkor, ha azok ugyanazokban a sorokban illetve oszlopokban vannak. Ekkor beillesztéskor ezek összefűzve egyetlen összefüggő tartománnyá állnak össze. A vágólap tartalmát villogó szaggatott vonal jelzi másoláskor és kivágáskor egyaránt. (Ezt a villogást megszüntethetjük az ESC gomb lenyomásával, ekkor a vágólap tartalma is törlődik.) A Beillesztés parancsot választva a kijelölt cellától kezdődően felülírja a beillesztett cellákkal a célterületet. Választhatjuk a Másolt/Kivágott cellák beszúrása parancsot is. Ekkor választhatunk, hogy a többi cellát jobbra vagy lefelé toljuk el. Egy további lehetőség az irányított beillesztés. A Szerkesztés/Irányított beillesztés parancsának használatakor megjelenő párbeszédpanelen meghatározhatjuk, hogy a lemásolt cellák mely tulajdonságait kívánjuk beilleszteni, illetve különféle számítási műveleteket végezhetünk a beillesztett és a céltartomány eredeti értékei között. A Beilleszt csoportban meghatározhatjuk a cellák beilleszteni kívánt tulajdonságait. A Művelet csoportban a másolt és a célterületen található cellák értékeivel elvégzendő műveletet adhatjuk meg. A Nincs művelet esetében a lemásolt értékek egyszerűen felülírják a célterületen található adatokat. Az osztás műveleteknél vegyük figyelembe, hogy ha a másolt cella értéke 0, akkor hiba keletkezik. Az Üresek átugrása kapcsoló bekapcsolása esetén az üres forrás cellák kimaradnak a másolás műveletből, így az ezeknek megfelelő célcellák értékeit illetve formátumait a program érintetlenül hagyja. A Transzponálás művelet eredményeképpen a beillesztéskor az Excel felcseréli a cellák vízszintes és függőleges koordinátáit, így az eredeti tartomány sorai oszlopként, az oszlopok pedig sorokként kerülnek beillesztésre.
64
20. ábra A Csatolva73 gombra kattintás után a cellák értékei az eredeti cellákra mutató hivatkozásként kerülnek beillesztésre. Ilyenkor a cellaformátumok másolása nem történik meg, valamint a másolt és a célterületen található cellák közötti műveletvégzésre sincs lehetőségünk.
Importálás Az érettségin a vizsgázók többféle táblázatkezelő programból választhatják ki, hogy melyiket használják, ezért a forrásként megadott táblázatokat általában egyszerű szövegfájlként adják meg. A szövegfájlban a mezők elválasztására általában különféle karaktereket használnak74. Pl.: tabulátor, szóköz, pontosvessző, vessző. Ilyen esetekben az adatokat a táblázatkezelő egy munkalapjára beimportáljuk. Az importálás az Adatok menü Külső adatok importálása/Adatok beolvasása... parancsával történik. A felnyíló ablakban kijelöljük az adatforrás fájlt. Ezután az adatforrás típusának megfelelő párbeszédablak jelenik meg. Szövegfájl esetén a Szövegbeolvasó varázsló nyílik meg. Ebben három lépésben lehet megadni a beolvasás paramétereit. - Az első ablakban választhatjuk ki, hogy valamilyen karakterrel tagolt vagy fix hosszúságú mezőket tartalmaz a forrás. Itt állíthatjuk be, hogy a forrás hányadik sorától kezdődik a táblázat, és hogy milyen kódtáblát használjunk a konvertálásra. - A második lépésben kinyíló ablakban adható meg, hogy milyen karakterrel van tagolva a forrás. - A harmadik lépésben lehet értelem szerűen az egyes mezők típusait beállítani. Ezt általában nem szoktuk változtatni, a formázást a már beimportált táblázaton végezzük el. Ha a szövegfájl tabulátorral tagolt, akkor az importálás helyett az intézőből az Excel-hez társítva megnyitjuk, és a mentés másként paranccsal elmentjük Microsoft Excel munkafüzet formátumban. Ha táblázatkezelővel vagy adatbázis-kezelővel létrehozott fájl a forrás, akkor az importálás még egyszerűbb. Ilyenkor a kinyíló ablakban csak a megfelelő táblázatot kell kiválasztani. A legtöbb esetben ilyenkor is alkalmazható a társított megnyitás, de ekkor ne felejtsük el az Excel formátumban való mentést.
Táblázat formázása Példákon keresztül ismerkedjünk meg a leggyakrabban használatos formázásokkal75! Írjuk be egy új munkalapra az alábbi táblázat adatokat! Az Eladott mennyiség címkét a B1-es cellába írjuk, a szomszédos cellára csak átnyúlik. A számadatokat mértékegység nélkül kell beírni! 73
A csatolás során olyan információkat szúrunk be egy munkafüzetbe, amelyek kapcsolatot tartanak fenn a forrásdokumentummal. Amikor a forrásdokumentum módosul, a csatolt adatok is frissülnek. 74 Megadhatók a mezők fix hosszúságúra is. Ilyenkor a rövidebb mezőket szóközökkel egészítik ki a megadott hosszra. 75 A betűk formázása a szövegszerkesztésnél megismert módon történik, ezért ezzel itt nem foglalkozunk.
65
21. ábra Ezután formázzuk meg a 22. ábrán látható formára az alábbiak szerint!
22. ábra
Jelöljük ki az A1:A2 tartományt. Az eszköztár ikonjára kattintva egyesítsük a cellákat. Hasonlóan járjunk el a B1:C1 és a D1:E1 tartományokkal is. Jelöljük ki a „cikkek” címkét tartalmazó dupla cellát. Az egérmenüből vagy a Formátum menüből válaszszuk a Cellaformázás parancsot. A megjelenő dialógusdobozban válasszuk az Igazítás fület. Itt értelemszerűen beállítható az igazítás. Jelen esetben forgassuk el a szöveget 90°-kal, és vízszintesen és függőlegesen is igazítsuk középre a szöveget. Látható, hogy a cellák egyesítését itt is elvégezhettük volna. Növeljük az első két sor magasságát úgy, hogy a cikkek szó jól olvasható legyen, az első oszlop szélességét pedig csökkentsük. (lásd 63. oldal) A fejlécben található többi címkét igazítsuk a cellák közepére. Ezt megtehetjük egyszerre is, ha előtte kijelöljük a tartományt. A számok közül formázzuk először az egységárakat. Jelöljük ki a D3:E4 tartományt. Válasszuk a Cellaformázás parancs dialógusdobozában a Szám fület, a kategóriák közül a pénznem vagy a könyvelői formátumot. A tizedesjegyek számát állítsuk 0-ra. A formázó eszköztár ikonjaival is beállítható a pénznem formátum ( ) és a tizedesjegyek száma ( ). Az eladott mennyiség darabszámának formázásához egyedi formátumot kell rendelnünk, mert a db nem szerepel a kategóriák között. Válasszuk a kategóriák közül az egyénit, és a formátumkód szövegdobozba írjuk be az új formátumkódot. Az eredményt a már meglévő formátumkódok módosításával érhetjük el a leggyorsabban. Esetünkben pl. a meglévő # ##0-t egészítsük ki a következőképpen: # ##0” db”. Bármilyen szöveg beírható idézőjelek közé a formátumkódok után. Az idézőjelen belül kezdjük szóközzel, hogy ne írja egybe a mértékegységet a mennyiséggel.76 Miután elvégeztünk minden adatbevitelt és számformázást, hozzákezdünk a szegélyezéshez. Ezt legkönnyebben az eszköztár ikonjával végezhetjük el. A legördülő listából kiválasztható, hogy hova kerüljön szegély. Jelöljük ki az egész táblázatot, és válasszuk a minden szegély gombot, ezután a kijelölést meghagyva a vastag körbe szegély gombot. A következő lépésben jelöljük ki a fejlécet, és ugyancsak válasszuk a gombot77. A szegélyek rajzolása gombot választva egy újabb eszköztár jelenik meg, amelyen sokféle beállítást végezhetünk, és egy ceruzával megrajzolhatók a szegélyek. A szegélyek beállíthatók a Cellaformázás parancs dialógusdobozában a Szegély fül alatt is. Először mindig a vonal stílusát és színét kell kiválasztani, és csak ezután a mintán a megfelelő szegélyre klikkelni.
76
23. ábra
Az idézőjel elé írt szóköz hatására az adat kerekített értéke jelenik meg. Egy szóköz ezresre (pl. 2578 helyett 3 jelenik meg), két szóköz millióra stb. kerekít. Ezt csak ritkán alkalmazzuk, ezért ügyeljünk, hogy ne írjunk szóközt az idézőjel elé, ha nem akarunk kerekíteni. 77 Az utoljára használt szegély újbóli alkalmazásához nem kel legördíteni a listát, csak az eszköztár gombját kell lenyomni.
66
A cellák kitöltő színének beállításához jelöljük ki a fejlécet tartalmazó tartományt, majd az eszköztár ikonjára kattintva a kinyíló színlistából válasszuk ki a megfelelőt. Ezt beállíthatjuk a Cellaformázás parancs Mintázat füléhez tartozó dialógusdobozban is. Itt a kitöltő színen kívül mintázatot is rendelhetünk a cellákhoz. Mentsük el az elkészült táblázatot78.
Diagram készítése Lényeges, hogy a táblázat adataiból „értelmes” diagramot készítsünk. Például nem sok értelme van annak a kördiagramnak, amellyel adatok megoszlását akarjuk szemléltetni, és az összesen adatokat is bevesszük az ábrázolandók közé. Ezért először gondoljuk végig, hogy a táblázat mely adatait szeretnénk feltüntetni a diagramon. Nézzünk egy példát! Készítsünk a 24. ábra adataiból egy oszlopdiagramot, amelyen feltüntetjük a személyek nevét, és szemléltetjük, hogy mekkora összeget kaptak. A táblázat megtalálható a források_tankönyv mappában Felvásárlás néven.
24. ábra Jelöljük ki a szükséges adatokat tartalmazó tartományt, esetünkben a neveket és az összeg adatokat (B3:B8;F3:F8).
Ha a diagramhoz kijelölni kívánt adatsorok nevei vagy az X tengely feliratai számértékek (pl. év
78 79
számok), azokat ne jelöljük ki, ezeket a diagramvarázsló második lépésében az adatsor fül alatt állítsuk be. Nyomjuk le az eszköztár diagramvarázsló ikonját. Ezzel elindítjuk a négy lépésből álló diagramvarázslót. Itt kiválaszthatjuk a diagram típusát (jelen esetben az oszlopot). Minden típushoz néhány altípus is tartozik. A Minta megtekintéséhez tartsa lenyomva gomb nyomva tartásával láthatóvá válik a kiválasztott típusú diagram az általunk beállított adatok alkalmazásával. A típus kiválasztása után kattintsunk a Tovább> gombra! Ha előzőleg jól jelöltük ki a tartományt, akkor a második lépésben semmit nem kell állítanunk. Nyomhatjuk a Tovább> gombot. Ha nem jól jelöltük ki (vagy egyáltalán ki sem jelöltük) az adattartományt, akkor itt lehetőségünk van az újbóli kijelölésre79. Választhatunk, hogy a diagramvarázsló az egy sorban lévő adatokat tekintse egy adatsornak, vagy az egy oszlopban lévőket. A választógomb átkapcsolásával az adatsorok nevei és az X tengely feliratai felcserélődnek. Ha még mindig nem úgy néz ki a diagram, ahogy elképzeltük, akkor az Adatsor fül lenyomásával előhívott ablakban lehetőség van az adatsorok nevének, a hozzájuk tartozó értékeknek és az X tengely feliratának módosítására. Ezeket vehetjük a táblázatból is, de konkrét értékeket is beírhatunk. Ha egy sorba több értéket írunk, akkor pontosvesszőt kell közéjük tenni. Ugyanitt lehetőség van adatsorok felvételére a diagramba, vagy adatsor törlésére is. Ha nem akarunk további módosítást, akkor kattintsunk a Tovább> gombra! Itt kapcsolhatunk be és ki néhány alapbeállítást (a választott diagramra), pl. feliratok módosítása, jelmagyarázat ki/be kapcsolása, stb. A beállítások módosítása közben nyomon követhető a változás a mintadiagramon. A párbeszédablak tetején található fülekkel más és más paraméter módosítására nyílik lehetőség. Ha olyan a diagram, amilyennek elképzeltük, akkor kattintsunk a Tovább> gombra! Utolsó lépésként eldönthetjük, hogy hova kívánjuk elhelyezni az elkészült diagramot. Két lehetőségünk van: • Objektumként az egyik munkalapon. Ilyenkor az Objektumként itt listából kiválasztjuk a munkalapot. • Elhelyezhetjük egy külön diagramlapon. Ekkor az Új munkalapon szövegdobozba be kell írni az új munkalap nevét. A mentést a más Windows alkalmazásokban már megismert módon végezzük el. Sokszor érdemes kilépni a diagramvarázslóból a Mégse gombbal, és újrakezdeni a kijelöléssel.
67
A Kész gomb lenyomásával elkészültünk a diagrammal. Ha objektumként helyeztük el egy munkalapon, akkor húzással a kívánt helyre vihetjük, és a méretét is változtathatjuk a Normál vagy az Oldaltörések megtekintése nézetben. A diagram módosítása, formázása Ha az elkészült diagram kijelölése után lenyomjuk a diagramvarázsló ikonját, visszakerülünk a diagramvarázslóba, és ott a fentebb leírt módon elvégezhetjük a szükséges változtatásokat. Lehetőség van a diagram elemeinek formázására, miután kijelöltük azokat, pl.: betűk formázása, mintázatok megváltoztatása, igazítások. Az egérmenüt megnyitva a formázás mellett egyéb módosításra is lehetőségünk van. Pl. Az adatsornál (25. ábra) megváltoztathatóak a diagramban az adatsor tulajdonságai (Mintázat, ...) 80. Trendvonalat81 is illeszthetünk az adatsorhoz. A Forrásadat... párbeszédablak megegyezik a diagramvarázsló második ablakával. A Tartalom törlése eltávolítja az adatsort a diagramról.
25. ábra Ha egy adatpontot szeretnénk formázni (pl. kördiagram egyik szeletét), akkor az adatsor kijelölése után az adatpontra klikkelve kijelöljük. A tengelyeket választva módosítható pl. a feliratok formázása, igazítása, megváltoztatható a skála. Példák diagramtípus választásra Hogy egy feladat megoldásához milyen diagramtípust használjunk, az határozza meg, hogy az adatokból levonható következtetésekből mit akarunk hangsúlyozni. Halmozott adatok bemutatására például halmozott oszlopdiagramot vagy halmozott területdiagramot használhatunk.
Ügyeljünk arra, hogy az összeg adatokat ne jelöljük ki a tartomány megadásánál! Függvények az Excelben A függvények formája (szintaktikája) A függvény függvénynévből és a zárójelekkel határolt argumentumból áll. Az argumentum tartalmazza a bemenő adatokat, egymástól szeparátor jelekkel elválasztva. Az Excelben nem minden függvénynek van argumentuma, de mindegyiknél ki kell tenni a zárójeleket. Argumentum nélküli függvények: pl.: PI(); MA() A bemenő adatok lehetnek cellák, tartományok, szövegek, logikai értékek. A tartományokat névvel is megadhatjuk. Megadhatók egymásba ágyazott függvények is, ha megfelelő bemenő adattípust eredményező függvényt írunk a bemenő adat helyére. A függvények bevitelét a cellába lásd az 61. oldalon. A függvényvarázsló párbeszédablakában a kijelölt függvény leírását olvashatjuk a függvénynevek listája alatt. Ha részletesebb, példákkal illusztrált magyarázatot szeretnénk, akkor klikkeljünk a Súgó a függvényről linkre. 26. ábra A függvényeket kategóriánként is megjeleníthetjük. A máshonnan ismert függvények nagy valószínűséggel megtalálhatók az Excelben. Ebben a könyvben csak azokat a függvényeket ismertetem részletesebben, amelyekkel másutt valószínűleg még nem találkoztak.
80 81
Így elérhető, hogy az egyes adatsorok különböző típusúak legyenek, pl. az egyik oszlop a másik grafikon. A tendenciát mutató görbét illesztünk a diagramra, amit a kiválasztott típusú regresszió számítás eredményeként kapunk meg.
68
26. ábra
Statisztikai függvények ÁTLAG, MIN, MAX, MEDIÁN, MÓDUSZ, DARAB, DARABTELI, stb. A Darabteli(tartomány;kritérium) függvény egy tartományban összeszámolja azokat a cellákat, amelyek eleget tesznek a megadott feltételnek. Példa: A Darabteli(A2:D55;5) az A2:D55 tartományban lévő 5 értéket tartalmazó cellák számát adja eredményül.
Dátum függvények MA, MOST, ÉV, HÓNAP, NAP, stb. A MA() függvény a számítógépben beállított rendszerdátumnak megfelelő dátumértéket adja meg dátum formátumban. Az ÉV(időérték) függvény a dátumból az évszámot adja eredményül. Az érték 1900 és 9999 közötti egész szám. Példa: Számítsa ki, hogy hány nappal ezelőtt született! Megoldásként írja be pl. az A1-es cellába a születési dátumát, majd az A2-es cellába a következő képletet: =MA()-A1. Az eredmény formátumát állítsa vissza általánosra a cellaformázás paranccsal82! Hogy valaki hány éves, így is ki lehet számolni: =ÉV(MA()-a_születési_dátum)-1900. Az eredmény dátum formátumban jelenik meg, ezért a formátumot módosítani kell83.
Matematikai és trigonometriai függvények Az Excel nagyon sokféle matematikai függvényt ismer, pl.: összeadás: SZUM; szögfüggvények: SIN, COS, gyökvonás: GYÖK; faktoriális: FAKT; feltételes összeadás: SZUMHA, különféle kerekítések: KEREKÍTÉS, KEREK.LE, KEREK.FEL, stb. A SZUMHA(tartomány;kritérium) függvény a tartomány megadott feltételeknek eleget tevő celláinak tartalmát összeadja. Ha a SZUMHA(tartomány;kritérium;összeg_tartomány) függvényben a tartomány a táblázat egyik oszlopa, akkor az összeg_tartományban megadott oszlop azon soraiban lévő adatokat adja össze, amely sorokban a tartományban a feltételnek megfelelő értékek vannak.84
82
Vagy törölje a formátumot a Szerkesztés/Tartalom törlése/Formátumot paranccsal Pl. egyéni számformaként éves-re. 84 Ez érvényes akkor is, ha a tartomány és az összeg_tartomány a táblázat egy-egy sora. 83
69
Pl. Nyissa meg a források_könyv mappában lévő Fizetések nevű állományt! (27. ábra) A K betűvel kezdődő nevű dolgozók fizetésének összege a =SZUMHA(A3:A7;"k*";C3:C7) képlettel számítható ki.
27. ábra
Szövegfüggvények Számos olyan függvény van, amellyel szövegértékeket lehet módosítani, vagy a szövegről valamilyen információt szerezni: ÖSSZEFŰZ; JOBB; BAL;KÖZÉP; SOKSZOR; AZONOS; CSERE; HELYETTE; HOSSZ; stb.
Logikai függvények A már jól ismert ÉS, VAGY, NEM és a konstans értéket adó IGAZ és HAMIS függvényeken kívül van egy a cellák feltételtől függő kitöltésére szolgáló függvény, a HA függvény. Ezt használjuk a leggyakrabban a logikai függvények közül, olyan esetekben, ha egy cellába két érték közül kell valamilyen feltételtől függően az egyiket megjeleníteni. HA(logikai_vizsgálat;érték_ha_igaz;érték_ha_hamis). Példák 1. Számítsuk ki egy tanuló tanulmányi átlagát! Vegyük figyelembe, hogy ha a tanuló valamelyik tantárgyból megbukott, akkor az átlag 1. Megoldás: A tartományban legyenek a tanuló jegyei. Ha a jegyek minimuma 1, akkor legyen az eredmény is 1, különben pedig a tartományban szereplő értékek átlaga. HA(MIN(tartomány);1;ÁTLAG(tartomány)). 2. Az alábbi táblázat egy verseny selejtezőjének eredményeit tartalmazza (28. ábra). A minősítés a továbbjutott versenyzőknél: bejutott. Az 50 pontnál magasabb pontszámot elért versenyzők jutottak tovább.
28. ábra Megoldás: A C3-as cellába írjuk be a következő függvényt: =HA(B3>50;"bejutott";"")85. Ezután a kitöltőnégyzetet megfogva húzzuk át a többi sorra.
Pénzügyi függvények Ebben a típusban olyan függvények találhatók, amelyekkel könnyen kiszámíthatóak a megtakarításokkal kapcsolatos adatok. A pénzügyi függvények paramétereinél azokat az összegeket, amiket nekünk kell fizetni negatív előjellel kell vennünk, a megtakarításaink végösszege pozitív előjelű szám. Pl.: JBÉ(ráta;időszakok_száma;részlet;mai_érték;típus) Egy befektetés jövőbeli értékét adja meg, ismétlődő, állandó összegű részletfizetések és állandó kamatláb (ráta) mellett. A mai érték azt az összeget jelenti, amit egy összegben az elején befizetünk. Ha a befizetések 85
A két idézőjel közvetlenül egymás mellett jelenti a semmit.
70
az időszak elején esedékesek, akkor a típus 1, ha a végén, akkor 0. A típust nem kötelező megadni, ekkor az alapértelmezés 0. RÉSZLET(ráta;időszakok_száma;mai_érték;jövőbeli_érték;típus) Egy szabályos időközönként esedékes, állandó törlesztésen és kamatrátán alapuló hiteltörlesztés részletfizetési összegét számítja ki egy adott időszakra. A mai érték helyére kell írni a felvett összeget. Hiteltörlesztés esetén a jövőbeni érték 0. Ezzel a függvénnyel az is kiszámítható, mennyit kell félretenni időszakonként, hogy a végén adott összegű megtakarításunk legyen. Ekkor a mai érték 0, és a jövőbeni érték helyére írjuk a megtakarítandó összeget. A többi paramétert az előző függvénynél írtuk le. Példa: Menyit kell havonta félretennünk évi 20%-os havi tőkésítésű megtakarítás esetén, ha 5 év alatt 500 000,- Ft-ot szeretnénk összegyűjteni? Megoldás: =RÉSZLET(20%/12; 5*12; 0; 500000) függvény alkalmazása, melynek eredménye -4 914,- Ft. A mínusz előjel jelzi, hogy nekünk kell ennyit fizetnünk rendszeresen. PRÉSZLET(ráta;időszak;időszakok_száma;mai_érték;jövőbeli_érték;típus) Egy szabályos időközönként esedékes, állandó törlesztésen és kamatrátán alapuló hiteltörlesztés tőketörlesztés részének nagyságát számítja ki egy adott időszakra. A paraméterei a RÉSZLET függvényével megegyezőek, egy kivétellel: az időszak annak az időszaknak a sorszáma, amelyben szeretnénk tudni, hogy a befizetett részletből mennyi kerül a tőketörlesztésre. RRÉSZLET(ráta;időszak;időszakok_száma;mai_érték;jövőbeli_érték;típus) Egy szabályos időközönként esedékes, állandó törlesztésen és kamatrátán alapuló hiteltörlesztés kamattörlesztés részének nagyságát számítja ki egy adott időszakra. Paraméterei a PRÉSZLET függvényével megegyezőek. Példa: Felvettünk 5 millió forintot 6 évre és 5%-os éves kamatra. Kérdés, hogy mennyi a havi törlesztő részlet, és ebből az egyes hónapokban mennyi kerül a tőke törlesztésére és a kamatra. A megoldás az alábbi ábrán látszik.
29. ábra A részlet függvények előtti mínusz előjel azért kell, mert azt mi fizetjük. A G oszlopban ellenőrzésképpen kiszámítottuk, hogy a tőketörlesztés és a kamattörlesztés összege minden hónapban valóban megegyezik a B5-ös cellában kiszámított részlettel.
Mátrixfüggvények Munkánk során gyakran szeretnénk adott feltételnek megfelelő adatokat megkeresni egy tartományban. Ezt segítik az alább tárgyalt mátrixfüggvények. Ha a függvény nem talál a feltételnek megfelelő adatot, akkor a #HIÁNYZIK hibaértéket adja eredményül.
71
FKERES(keresési_érték;tábla;oszlop_szám;tartományban_keres) A tábla bal szélső oszlopában megkeresi a keresési_értéknek megfelelő első értéket. Az eredmény a megtalált érték sorának és az oszlop_számnak megfelelő oszlopnak a találkozásánál lévő érték. A tábla paramétert abszolút hivatkozással célszerű megadni. Ha a keresési_érték szöveg, akkor használhatók a * és ? helyettesítő karakterek. A tartományban_keres paraméter egy logikai érték. - Ha IGAZ, akkor a keresési_értéknél legelőször nagyobb érték előtti érték sorát találja meg. Ahhoz, hogy a tartományban keresés jól működjön, a tábla első oszlopában a tartományok alsó határait kell feltüntetni növekvő sorrendben. Ha a tartományban_keres paramétert nem adjuk meg, akkor IGAZ-nak veszi. - Ha HAMIS, akkor a keresési_értékkel megegyező legelső érték sorát találja meg. Ekkor a tartományban_keres paramétert mindig meg kell adni. Legegyszerűbb a helyére 0-t írni. Példa tartományban keresésre: Nyissa meg a források_tankönyv mappában található dolgozat_pontok.xls állományt, ami egy tanulócsoport dolgozatának pontszámait tartalmazza! Az összpontszám 100 pont volt. A pontszámok melletti oszlopban jelenítsük meg, hogy milyen minősítést kapott a tanuló! Az átszámítás a következők szerint történjen: 49 pontig elégtelen, 64 pontig elégséges, 79 pontig közepes, 89 pontig jó, 99 pontig jeles, a 100 pontos dolgozat kitűnő minősítést kap. Megoldás: Először el kell készíteni egy segédtáblát, amelyben feltüntetjük a pontszámtartományokhoz tartozó értékeléseket. Ügyeljünk arra, hogy a táblázat első sorában a tartományok alsó határait kell feltüntetni. A segédtáblát az E2:F7 tartományba készítsük el! A tábla így néz ki: 0 50 65 80 90 100
elégtelen elégséges közepes jó jeles kitűnő
Állítsuk a táblázatkurzort a C2-es cellára86! A függvényvarázslóból válasszuk az FKERES függvényt! A felnyíló párbeszédablakban állítsuk be a paramétereket! - A Keresési_érték az első tanuló pontszáma, ami a B2-es cellában van. Rákattintunk a B2-es cellára, így az arra való hivatkozás bekerül a Keresési_érték dobozába87. - A Tábla az előbb elkészített segédtábla. Jelöljük ki a segédtáblát tartalmazó tartományt, így az arra való hivatkozás bekerül a Tábla dobozába. Az F4 gomb lenyomásával állítsuk át a hivatkozást abszolútra88. - Az Oszlop_szám dobozába 2-est kell írni, mert a Tábla második oszlopában találhatók az egyes tartományokhoz tartozó minősítések. - A Tartományban_keres dobozába nem kell írni semmit, mert az alapértelmezés az IGAZ89. A Kész gomb lenyomása után az első tanuló minősítése megjelenik a C2-es cellában. Ezután ezzel az értékkel kitöltve az egész oszlopot megkapjuk minden tanuló minősítését. Példa pontos érték keresésre: Az előbbi táblázatból kerestessük ki a programmal Mester Edit pontszámát az E10-es, minősítését az F10-es cellába! Megoldás: A D10-es cellába írjuk be a „Mester Edit eredménye:”szöveget! Állítsuk a táblázatkurzort az E10-es cellára90! A függvényvarázslóból válasszuk az FKERES függvényt! A felnyíló párbeszédablakban állítsuk be a paramétereket!
86
Az első tanuló dolgozatának minősítésének ide kell kerülnie. Természetesen a hivatkozás be is írható. 88 Azért kell abszolút hivatkozás, mert minden tanulónál ugyanezt a táblát kell használni. 89 Ha nem írunk be semmit, az ugyanaz mintha egy 1-est írtunk volna. 90 Mester Edit pontszámának ide kell kerülnie. 87
72
- A Keresési_érték dobozába írjuk be idézőjelek közé a keresett tanuló nevét (”Mester Edit”). - A Tábla most az eredeti tábla, hiszen ennek első oszlopában vannak a nevek, és a nevek mellett vannak azok az értékek, amiket eredményként meg akarunk kapni. Jelöljük ki, így a hivatkozás bekerül a Tábla dobozába. Az F4 gomb lenyomásával állítsuk át a hivatkozást abszolútra91. - Az Oszlop_szám dobozába 2-est kell írni, mert a Tábla második oszlopában találhatók a tanulók pontszámai. - A Tartományban_keres dobozába 0-át kell írni, mert a nulla jelentése HAMIS92. A Kész gomb lenyomása után Mester Edit pontszáma megjelenik az E10-es cellában. Mester Edit minősítésének kikeresése a pontszáméhoz hasonlóan történhet, csak az F10-es celláról kell indulni, és az Oszlop_szám értéke 3. VKERES(keresési_érték;tábla;sor_szám;tartományban_keres) Hasonló az FKERES függvényhez, csak ez vízszintesen keres. A tábla első sorában megkeresi a keresési_értéknek megfelelő első értéket. Az eredmény a megtalált érték oszlopának és a sor_számnak megfelelő sornak a találkozásánál lévő érték. A tábla paramétert itt is abszolút hivatkozással célszerű megadni. INDEX függvény Az INDEX függvénynek két alakja van: a hivatkozásos és a tömbös alak. Itt csak a tömbös változatot ismertetjük. INDEX(tömb;sor_szám;oszlop_szám) adott cella értékét adja eredményül. A leggyakrabban használt eset, ha a tömb egyetlen sor vagy oszlop, ekkor a függvény megadható a következő formában is: INDEX(tömb;szám). Ez a sor illetve oszlop szám-adik cellájának értékét adja eredményül. Pl: A 70. oldalon látható fizetések táblázatban (27. ábra) kinek a neve szerepel a 3. helyen? Megoldás: =INDEX(A3:A7;3) függvény eredménye: Ügy Elek Ha a tömb több sorból és több oszlopból áll, akkor az INDEX(tömb;sor_szám;oszlop_szám) eredménye a sor_szám és az oszlop_szám értékekkel megadott sor és oszlop találkozásánál lévő cella értéke lesz. Pl. Ha fizetések tábla harmadik sorának és második oszlopának találkozásánál lévő értéket akarjuk eredményként, akkor a függvény a következő: =INDEX(A3:E7;3;2) Ha a sor_szám helyére 0-t írunk, akkor a tömb oszlop_számban megadott oszlopa, ha az oszlop_szám helyére 0-t írunk, akkor a tömb sor_számban megadott sora lesz az eredmény. Ha mindkét paraméter 0, akkor az eredmény a teljes tömb. Ilyenkor az INDEX függvényt tömbképletként kell használni. Tömbképlet használata: Mielőtt a képletet bevinnénk, kijelölünk egy olyan területet, amilyen az eredmény tömb lesz. Ezután beírjuk a képletet, és a végén a CTRL+SHIFT+ENTER billentyűkombinációval visszük azt be.
HOL.VAN(keresési_érték;tábla;egyezés_típus) A HOL.VAN függvény a keresési_értéknek megfelelő érték táblában elfoglalt relatív pozícióját adja vissza. A tábla a táblázat egy sora vagy egy oszlopa. Abban különbözik a többi kereső függvénytől, hogy a megtalált elem helyét adja meg, és nem magát az elemet. Ha a keresési_érték szöveg, akkor használhatók a * és ? helyettesítő karakterek. A egyezés_típusa paraméter értéke 1, 0 vagy -1 lehet. - Ha 1, akkor a keresési_értéknél legelőször nagyobb érték előtti érték helyét adja meg. Ahhoz, hogy jól működjön, a táblának növekvő sorrendben rendezettnek kell lennie. Ha az egyezés_típusa paramétert nem adjuk meg, akkor 1-nek veszi. - Ha 0, akkor a keresési_értékkel megegyező legelső érték helyét adja meg. - Ha -1, akkor a keresési_értéknél legelőször kisebb érték előtti érték helyét adja meg. Ahhoz, hogy jól működjön, a táblának csökkenő sorrendben rendezettnek kell lennie.
91
Most nem kellene abszolút hivatkozás. De ha mindig bekapcsoljuk, akkor biztosan nem felejtjük el akkor, amikor tényleg szükséges. 92 Természetesen beírható a HAMIS logikai érték is.
73
Példa a HOL.VAN és az INDEX függvények együttes használatára Nyissa meg a források_tankönyv mappában található Cégadatok.XLS állományt, ami cégek különböző adatait tartalmazza. Keresse ki annak a cégnek a FAX-számát, amelynek a vezetője Bodor László! Az eredmény a J1-es cellába kerüljön! Megoldás: Írjuk a J1-es cellába az =INDEX(F2:F160;HOL.VAN("Bodor László";I2:I160;0)) vagy az =INDEX(A1:I160;HOL.VAN("Bodor László";I1:I160;0);HOL.VAN("fax";A1:I1;0)) képletet. A kereső mátrixfüggvényeken kívül más mátrixfüggvények is vannak, pl.: Transzponálás függvény (tömbfüggvény) A transzponálás függvény a tömbként kijelölt táblázatrészt 90°-kal elforgatja (a sorokból oszlopok lesznek). A függvényt az alábbi formában adjuk meg: TRANSZPONÁLÁS(tömb) Tömb: A munkalap transzponálandó cellatartománya. A függvény kiválasztása előtt ki kell jelölni a céltartományt, amelyben a sorok száma a tömb oszlopainak számával, az oszlopok száma pedig a tömb sorainak számával egyezik meg. A transzponálás függvény paramétereként megadjuk a transzponálandó cellatartományt. Mivel a transzponálás függvény tömbfüggvény, ezért a bevitelhez a CTRL + SHIFT + ENTER billentyűkombinációt kell leütni. A transzponálás függvényt akkor célszerű használni, ha azt akarjuk elérni, hogy az eredmény kövesse az eredeti tartományban történt adatváltozásokat. Abban az esetben, ha erre nincs szükség, akkor célszerű másolással elvégezni a feladatot úgy, hogy az irányított beillesztést választjuk, és az itt felnyíló párbeszédablakban a transzponálás kapcsolót bekapcsoljuk.
Összetett függvények alkalmazása az Excelben Gyakran előfordul, hogy egy számított adatot nem tudunk egyetlen függvény használatával meghatározni, hanem a függvény valamely paraméterének kiszámításához újabb függvény használata szükséges, például a már tárgyalt INDEX és HOL.VAN függvények esetében. Példa összetett függvény használatára Egy osztály tanulóinak tanulmányi eredményeit tartalmazza tantárgyanként egy táblázat. Szeretnénk kiszámítani minden tantárgy oszlopa alatt az osztálynak az adott tantárgyból elért eredményeinek átlagát, 2 tizedesjegyre kerekítve. A megoldás a =KERKÍTÉS(ÁTLAG(B2:B8);2) összetett függvény használatával kapható meg. Nézzük, hogyan kell ezt megoldani a függvényvarázsló használatával. Álljunk a B9-es cellára, és a függvényvarázslóból válasszuk ki a KEREKÍTÉS függvényt. A megjelenő paraméter párbeszédablakban első paraméterként az átlagot kell kiszámolni. A szerkesztőléc bal szélén lévő listából válasszuk ki az ÁTLAG függvényt.
30. ábra Ekkor a párbeszédablak átvált az ÁTLAG függvény paraméterablakává. Itt beállítjuk az átlagolandó tartományt.
74
31. ábra Ezután a szerkesztőlécen látható képletben a KEREKÍTÉS-re klikkelve visszajutunk az előző ablakhoz, és ott a hány_számjegy paraméter helyére 2-t írunk. Az elkészült függvényt a Kész gomb lenyomásával jóváhagyjuk.
Célérték keresés Előfordul olyan eset, hogy egy függvény eredményének ismeretében szeretnénk a megfelelő bemenő értéket megkeresni. Erre használjuk az Eszközök/Célérték keresés menüparancsot. Példa Egy nagykereskedő minden vásárlásnál az 50 ezer forint feletti részből 10% kedvezményt ad. Az alábbi táblázattal számítja ki a fizetendő összeget.
32. ábra Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy 60 ezer forintért vásárolt áruknak mennyi a teljes értéke, válasszuk ki az Eszközök/Célérték keresés menüparancsot. A kinyíló ablakban végezzük el a beállításokat. (33. ábra) A célcella az a cella, amelyben az általunk megadott célérték megjelenését szeretnénk elérni. A célértéket a középső szövegdobozba kell beírni. A Módosuló cella szövegdobozba írjuk annak a cellának az azonosítóját, amelyben a célérték eléréshez szükséges bemenő adat megjelenik. A cellák azonosítója a cellákra való rákattintással is bevihető. Az eredmény:
33. ábra
34. ábra
75
Nagy táblázatok (adattáblák) A táblázatkezelővel készült táblázatok nagyon hasonlítanak a relációs adatbázis tábláihoz. A nem túl sok rekordot tartalmazó egytáblás adatbázisok különösebb nehézség nélkül megvalósíthatóak táblázatkezelővel is.
Ablaktábla felosztása Az adatbázis táblák sokszor akkora méretűek, hogy nem férnek el a monitoron. Sokszor a nézet kicsinyítésével sem tudjuk elérni ezt az állapotot, de szeretnénk egyszerre látni a táblázat két távol eső részét a monitoron, ekkor alkalmazzuk a felosztást. A jobb oldali gördítő sáv felső végénél van egy vékony szürke ikon, amin az egérkurzor kettősnyíllá alakul, ez a felosztó ikon. Erre duplát klikkelve93 vízszintesen kettéoszlik az oldal. A két részt külön-külön lehet görgetni. A vízszintes gördítő sáv jobb szélén is található felosztó ikon, ezzel függőlegesen oszthatjuk ketté az ablakot. Az elválasztó csíkra duplán klikkelve a felosztás megszüntethető. A felosztást például akkor használjuk, ha a táblázatnak egy akkora részét akarjuk kijelölni, ami nem fér el az ablakban. Ilyenkor a felosztott ablak egyik részében beállítjuk, hogy látsszon a kijelölendő tartomány egyik sarokcellája, a másikban pedig az átellenes sarokcella. Az egyik sarokcellát kijelöljük, majd a Shift gomb nyomva tartása mellett kattintunk az átellenes sarokcellára.
Ablaktábla rögzítése A nagy táblázatoknál sokszor célszerű beállítani, hogy görgetéskor az ablaknak csak egy része gördüljön. Ezzel a funkcióval érhető el, hogy a tábla fejrésze mindig látsszon. A rögzítéshez annak a táblázatrésznek a bal felső cellájára állítjuk a táblázatkurzort, amely még gördüljön. Ezután az Ablak/Ablaktábla rögzítése… parancsát választjuk. A rögzítés megszüntetése az Ablak/Ablaktábla feloldása… paranccsal történik.
Rendezés Jelöljük ki a táblázat azon részét, amit rendezni szeretnénk. A kijelölésnél ügyeljünk arra, hogy kijelöljük a rendezni kívánt rekordokhoz tartozó összes mezőt, nehogy rendezésnél összekeveredjenek az adatok. Ha a táblázatunk nem tartalmaz olyan sorokat, amiket nem akarunk a rendezésbe bevonni (pl.: összesen, átlag), akkor elég, ha az aktuális cella a táblázaton belül van, mert a rendezés során az Excel kibővíti a kijelölést az egész táblára. A rendezéshez használjuk az Adatok/Sorba rendezés… parancsot. A felnyíló párbeszédablakban három rendezési szint adható meg (lásd a példában). Kiválasztható, hogy a tábla első sora rovatfej, vagy az is rendezendő rekord (Van rovatfej, Nincs rovatfej). Példa Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza. Rendezzük a táblázatot úgy, hogy elöl legyenek a férfiak kor szerint, és az azonos korúak egymás közt névsorban. A táblázat végén legyenek a nők ugyanúgy. Megoldás: Mivel a táblázat első sora kivételével minden sora rendezendő rekord, ezért a kijelöléshez elég, ha az aktuális cella a táblázat egy cellája. Az első sor a rovatfej. Válaszuk az Adatok/Sorba rendezés… parancsot. Az alábbi párbeszédablak nyílik ki. Végezzük el benne a látható beállításokat. Nyomjunk OK-t. 35. ábra
Részösszegek Ha egy adattábla valamelyik oszlopában olyan adatok vannak, amelyek alapján csoportokat lehet képezni, akkor műveleteket végezhetünk az egyes csoportok adataival (a tábla bármelyik oszlopában). Pl.: Ha egy tanulmányi versenyen több tanuló is részt vesz egy-egy iskolából, akkor iskolánként csoportosítva kiszámíthatjuk a tanulók pontszámainak átlagát. 93
Az ikon húzásával is felosztható az oldal.
76
Mielőtt kiadnánk a részösszegek parancsot, az adattáblát rendezni kell a csoportosítás alapjául választott mező szerint. A rendezés után az Adatok/Részösszegek parancs párbeszédablakában értelemszerűen beállítjuk a paramétereket. A parancs végrehajtásakor az Excel tagolja csoportonként az adattáblát, minden csoport alatt feltüntetve a csoportra vonatkozó részértéket, valamint a tábla alján a teljes táblára vonatkozó értéket. A tábla mellett bal oldalon megjelenik a csoportok jelölése. Ennek a sávnak a tetején található számokra klikkelve elrejthetjük vagy megjeleníthetjük a részletsorokat. A csoportokhoz tartozó számításokat többféle függvénnyel is elvégezhetjük, pl. összeg, darab, átlag, minimum.
Kimutatások A kimutatásokkal az adattáblákból a részösszegeknél áttekinthetőbb módon tudunk összesítő táblázatokat készíteni. Egy példán keresztül érthetjük meg ezt legkönnyebben: Az üzletkötők.xls állomány egy társaság két megyében működő üzletkötőinek múlt évi üzletkötéseinek adatait tartalmazza. Gyűjtsük ki a cég teljesítményét megyénként, negyedévenként összesítve! A megoldáshoz kimutatást készítünk. A megnyitott állományban lévő adattáblán állva válasszuk az Adatok/Kimutatás vagy kimutatásdiagram… parancsot. Elindul a kimutatás-varázsló, ami 3 lépésben elkészíti a kimutatás sablonját. Az első lépésben választhatjuk meg, hogy honnan vesszük az adattáblát, és hogy kimutatást vagy kimutatásdiagramot akarunk-e készíteni. A mi esetünkben a megjelölt Excel adattábla lesz az adatforrás, és kimutatást fogunk készíteni, tehát változtatás nélkül megnyomjuk a tovább gombot. A második ablakban lehet kijelölni az adatforrást. Esetünkben az Excel automatikusan beírta az adattáblánk paramétereit, így innen is változtatás nélkül léphetünk tovább. A harmadik ablakban lehet megadni, hogy új munkalapon, vagy egy létező munkalapon helyezkedjen el a kimutatás. Ha létező munkalapot választunk, akkor meg kell adni a kimutatás kezdő celláját. Általában új munkalapra szoktuk a kimutatást készíteni, ezért innen is lépjünk tovább változtatás nélkül a befejezés gombbal. Ekkor az Excel automatikusan létrehoz egy új munkalapot, és azon egy kimutatás sablont. Általában megjelenik a kimutatás eszköztár és a mezőlista. Ha mégsem jelennek meg, akkor az eszköztár a szokásos módon bekapcsolható, a mezőlista pedig a kimutatás eszköztár utolsó gombjával jeleníthető meg.
36. ábra A kijelölt mezőt hozzáadhatjuk az ablak alján beállított területhez dupla kattintással, vagy az Ehhez gomb lenyomásával, vagy a megfelelő területre való húzással. Esetünkben először a megye mezőt helyezzük a sorterületre, majd a dátum mezőt ugyanide. A dátum mezőn kért egérmenüből az ábrán látható módon kiválasztjuk a Csoportba foglalás parancsot. A felnyíló párbeszédablakban beállítjuk a negyedévenkénti csoportosítást.
77
37. ábra Ezután hozzáadjuk az adatterülethez az érték mezőt, és ezzel el is készültünk a kimutatással. 38. ábra Ha még üzletkötőnként is szeretnénk látni az eredményeket, nem kell mást tenni, mint a név mezőt is hozzáadni a sorterülethez. Akkor is jó megoldást kapunk, ha a név mezőt az oszlopterülethez adjuk, ekkor úgynevezett kereszttábla jön létre. Még tovább fejleszthetjük a kimutatásunkat azzal, hogy százalékban is megjelenítjük a teljesítményeket az összesenhez viszonyítva. Húzzuk az érték mezőt az összesen oszlopra (adatterület). Ezután az új oszlop nevén kért egérmenüből válasszuk a Tegye az oszlopok területére parancsot.
38. ábra
39. ábra Ezután az összeg mezőn kért egérmenüből vagy az eszköztárról a Mezőbeállítások parancsot választjuk. A felnyíló ablak Egyebek gombjával kinyíló kiegészítésen az Adatok megjelenítése listából válasszuk az összeg százalékát. Ennek hatására a százalékos megoszlás jelenik meg a kimutatásban. A Mezőbeállítások parancsban átírhatjuk a mezőnevet és beállíthatjuk, hogy a csoporthoz tarozó adatokkal milyen műveletet végezzen el az Excel.
78
Szűrés Szűréssel egyszerűen és gyorsan kereshetünk rá tartományban lévő adatcsoportokra, és dolgozhatunk azokkal. A szűrt tartományban csak az oszlophoz megadott feltételeknek megfelelő sorok jelennek meg. A szűrés nem rendezi át a tartományt, mindössze átmenetileg elrejti az éppen felesleges sorokat. A Microsoft Excel programban két paranccsal szűrhetjük a tartományokat. Az AutoSzűrő parancsot egyszerű feltételekhez, kijelölés alapján történő szűrésnél használhatjuk. Az Irányított szűrő parancsot összetettebb feltételek esetén használjuk. AutoSzűrő Kijelöljük a szűrni kívánt tartományt. Sokszor elegendő, ha a táblázatkurzor az adattábla valamelyik celláján áll. Kapcsoljuk be az autószűrőt az Adatok/Szűrés/AutoSzűrő paranccsal. Ennek hatására a rovatfejben a mezőnevek kiegészülnek egy legördülő listával. Ebből a listából lehet kiválasztani az adott oszlopra vonatkozó feltételeket. A listából kiválasztható egy konkrét érték, ekkor azok a sorok jelennek meg, amelyekben ez az érték szerepel. Megadható, hogy az oszlop adatai szerint az első (utolsó) hány tétel (százalék) jelenjen meg. Ezt a Helyezés... pont párbeszédablakában lehet beállítani. Az Egyéni... pontban lehet kicsit összetettebb feltételt megadni: két feltételt összekapcsolhatunk és ill. vagy logikai művelettel . Ha több oszlopban is beállítunk feltételeket, akkor ezek között és logikai kapcsolat van. 40. ábra A szűrt adattáblával műveleteket is végezhetünk. Ha a szűrést megszüntetjük, vagy más feltételekkel újra szűrünk, az első műveletek eredménye is megváltozik. Ezért ha a szűrt táblázattal olyan műveleteket akarunk végezni, amelyek adataira később is szükségünk van, célszerű a szűrt táblát más helyre (pl. másik munkalapra) másolni (pl. vágólap segítségével). Irányított szűrő Az irányított szűrés lehetőséget ad arra, hogy egy mezőhöz kettőnél több feltételt is megadhassunk, és a szűrt listát az eredeti listától eltérő helyen hozza létre. Ezenkívül lehetőség van képletek használatára a feltételben. Az irányított szűréshez szükség van egy szűrőtartományra, amely egy olyan táblázat, ami a feltételeket tartalmazza. Először ezt kell elkészíteni. A szűrőtartomány legalább annyi oszlopból áll, ahány mezőhöz szeretnénk feltételt megadni. Ezeknek a mezőknek a nevét másoljuk a szűrőtartomány első sorába. A következő sorokban helyezzük el a kritériumokat. Ha képlettel adunk meg egy kritériumot, akkor hagyjuk üresen fölötte a kritériumtartomány első sorában lévő cellát. A 41. ábra egy példát mutat be az irányított szűrése. Próbaképpen oldja meg a feladatot! A források_tankönyv mappában lévő Tanulmányi_eredmények.xls állomány tartalmazza a táblázatot.
41. ábra
79
Az egy sorban lévő kritériumok az és, a különböző sorban feltüntetettek pedig a vagy logikai művelettel vannak összekapcsolva. Hogyan adhatjuk meg képlettel, hogy azokat szűrjük ki, akiknek az angol jegye nagyobb mint a tanulócsoport angol jegyeinek átlaga? (Ügyeljünk arra, hogy a képletet a szűrőtartomány olyan oszlopába írjuk, amelyben nem szerepel mezőnév.) Megoldás: a feltétel sorba a következőt írjuk: =G2>ÁTLAG(G2:G10). A feltételek beírása után válasszuk az Adat/Szűrő/Irányított szűrő… menüpontot. Az alábbi dialógusdoboz nyílik ki: Jelöljük ki az adatbázist94 (Listatartomány), a szűrőtartományt. Ha a listát a feltételeknek meg nem felelő sorok elrejtésével szeretnénk szűrni, hasonlóan az AutoSzűréshez, jelöljük be a Helyben szűrje rádiógombot. Ha azt szeretnénk, hogy a szűrt listánk egy másik helyen, egy új listában (kivonatként) jelenjen meg, jelöljük be a Más helyre másolja rádiógombot, és adjuk meg a kigyűjtés helyét (Hova másolja). Ebben az esetben előzőleg létre kell hozni az új táblázat fejlécét (ezt legegyszerűbben az 42. ábra eredeti tábla mezőneveinek másolásával tehetjük meg). Az új táblázatban lehet kevesebb mező, mint az eredetiben. Ha nem csak a fejlécet adjuk meg a Hova másolja paramétereként, akkor a szűrés eredményéből csak annyi jelenik meg, amennyi elfér ebben a tartományban. A Csak az egyedi rekordok kapcsolóval azt érhetjük el, hogy az ismétlődő rekordok közül csak egy jelenjen meg. Ha nem adunk meg kritériumtartományt, akkor ez a beállítás eltünteti a lista ismétlődő sorait.
Adatbázis függvények Az adatbázis függvényekkel egy adattáblában megadott feltételeknek megfelelő adatokon végezhetünk el műveleteket. Alkalmazásukkor meg kell adnunk egy kritérium tartományt, pontosan úgy, ahogy az irányított szűrés szűrőtartományát. Ilyen függvények: AB.SZUM, AB.DARAB, AB.MIN, AB.MAX, AB.ÁTLAG, ... Ezen függvények mindegyikének az argumentuma: (Adatbázis;Mező;Kritérium). - Az Adatbázis az a táblázat, amelynek mezőire vonatkoznak a Kritérium táblában lévő feltételek. - Az Adatbázis adott Mezőjének a feltételeknek megfelelő adataira kell alkalmazni a függvényt. A Mező paraméter helyére beírható az a szám, ahányadik oszlopa az Adatbázisnak. Példa: Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza. Számítsa ki a 19, 20, 21 éves nők átlagpontszámát angolból! A megoldás itt látható: 43. ábra
43. ábra
94
Ha a parancs kiadása előtt a táblázatkurzor az adattáblában áll, akkor az Excel automatikusan kijelöli az adatbázist, hasonlóan mint a rendezésnél.
80
Feltételes formázás Az Excel Feltételes formázás funkciójával lehetőségünk van a cellák feltételtől függő formázására. A feltétel vonatkozhat az adott cella értékére, de lehet egy logikai értéket adó képlet is. A cella értékétől függő formázáskor jelöljük ki a formázandó cellát vagy cellákat. Ezután válasszuk a Formátum/Feltételes formázás parancsot. Az alábbi párbeszédpanel jelenik meg:
44. ábra Ebben beállítjuk a megfelelő relációt és értéket, valamint a formázást. A Hozzáadás>> gomb használatával több feltétel is megadható. Képlet értékétől függő formázáskor kijelölünk egyet a formázandó cellák közül. Ezután választjuk a Formátum/Feltételes formázás parancsot. A megjelenő párbeszédpanel bal szélső listájából a képlet értéke elemet választjuk, majd a mellette megjelenő szövegdobozba beírjuk a megfelelő képletet. A képlet eredménye logikai érték kell hogy legyen. A képletben szereplő hivatkozásokat úgy kell beállítani (relatív, abszolút, vegyes), hogy a formátum másolásakor azok megfelelően változzanak meg. Ezután a szokásos eszköztár formátum másolása ikonja segítségével átmásoljuk a formátumot az összes olyan cellára, amelyre a feltételes formázást be szeretnénk állítani. Pl. Ha azt akarjuk elérni, hogy az üzletkötők.xls táblában félkövér dőlt betűkkel jelenjenek meg azok a sorok, amelyekben az üzlet értéke nagyobb mint az átlag, az alábbi panelen látható képletet kell beírni.
45. ábra
Hibaértékek Képleteink eredményét esetenként nem tudja az Excel kiszámítani, ilyenkor hibaértéket ad eredményül. (Ennek legegyszerűbb példája a nullával való osztás, ami a matematikában nincs értelmezve.) A hibaérték mindig egy # kettőskereszttel kezdődő, csupa nagybetűvel írt szöveges információ. A leggyakrabban előforduló hibaértékeket az alábbiakban foglaltuk össze: #ÉRTÉK! - Numerikus értéket igénylő számításnál szöveges értéket írtunk be, vagy szöveges értéket tartalmazó cellára hivatkoztunk. #ZÉRÓOSZTÓ! - Nullával való osztást végeztünk. A hibát okozhatja az is, hogy osztóként nulla értéket tartalmazó vagy üres cellát adtunk meg. #NÉV? - A képletben használt cellahivatkozást, függvényt vagy nevet nem ismeri fel a program. Ennek oka lehet gépelési hiba vagy az, hogy a korábban definiált nevet töröltük.
81
#HIV! - A képlet érvénytelen cellahivatkozást tartalmaz. Akkor fordulhat elő, ha cellák másolása, áthelyezése vagy törlése után az Excel a képletben szereplő cellahivatkozásokat nem tudja helyesen kijavítani. Ilyen hibát kapunk például, ha töröltünk egy oszlopot, amelynek valamely cellájára egy képletben hivatkoztunk. A képletet ellenőrizve láthatjuk, hogy a hibát okozó cellahivatkozásokat #HIV! hibaértékre cserélte az Excel. #SZÁM! - Többek között akkor kaphatunk ilyen hibaértéket, ha képletünk eredménye túl nagy vagy túl kicsi szám, amit az Excel már nem tud kezelni. Az Excel -1*10307 és 10307 közötti számértékek kezelésére képes. Feladatok 1. Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza! Írja az A159-es cellába a „Mihály Ibolya protokoll vizsgán elért pontszáma:” szöveget! Képlet alkalmazásával jelenítse meg a keresett pontszámot a D159-es cellában! 2. Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza! Írja az A157-es cellába a „Franciából legjobb eredményt elért tanuló neve:” szöveget! Képlet alkalmazásával jelenítse meg a nevet a C157-es cellában! 3. Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza! Nemenként csoportosítva jelenítse meg az életkor- és az egyes vizsgatárgy átlagokat! Állítsa be, hogy csak az átlagok jelenjenek meg! 4. Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza! Szűrje ki a 20 évesnél fiatalabb nők adatait! A szűrt táblát helyezze egy Tini lányok nevű munkalapra! A feladatot oldja meg autószűréssel is és irányított szűréssel is! 5. Nyissa meg a források között található Vizsgaeredmények.xls állományt, ami egy tanulócsoport vizsgaeredményeit tartalmazza! Írja az A155-ös cellába a „Franciából és számítástechnikából ügyes vizsgázók száma:” szöveget! Számítsa ki a D155-es cellában az imént beírt szövegnek megfelelő vizsgázók számát!. Ügyes vizsgázónak a 80-nál több pontot elérők számítanak. A kritériumtáblát a J1-es cellától kezdve helyezze el! 6. Nyissa meg a források között található Üzletkötők.xls állományt, ami egy cég üzletkötőinek tavalyi eredményeit tartalmazza! Készítsen kimutatást egy új munkalapra, amelyben megyénként és havonta megjeleníti az egyes üzletkötők havi üzletkötéseinek összértékét és darabszámát!
82
Adatbázis-kezelés Környezetünk megismeréséhez információkra van szükségünk. A különböző dolgokról adatokat kell összegyűjtenünk, ezeket az adatokat tárolnunk kell, a tárolt adatokat kezelni kell (lekérdezés, módosítás, törlés, karbantartás). Ma leginkább számítógépek segítségével végezzük ezt a munkát, adatbázis-kezelő programok alkalmazásával.
Alapfogalmak Adatbázis A környezetünkben lévő dolgok megfigyelt tulajdonságait adatokkal írjuk le. Ezeket az adatokat és a köztük fennálló kapcsolatokat tároljuk adatbázisokban, amelyekből a későbbiekben információt akarunk majd nyerni.
Egyed (egyedtípus) Minden - a valós rendszer tevékenységét meghatározó - olyan objektumot egyednek (egyedtípusnak) nevezünk, ami a rendszer más objektumaitól jól megkülönböztethető. Pl. egy iskolában a tanárok, a diákok, az osztályok, stb. alkotnak egy-egy egyedtípust. Az egyed egy konkrét elemét nevezzük egyed-előfordulásnak. Pl. a tanárok közül Kovács János; matematika szakos; 11.a osztályfőnöke.
Adatbázisok típusai (adatmodellek) - Hierarchikus modell: Az adatbázist alkotó dolgok között alá- és fölérendeltségi viszony van. Például ilyen adatmodell a számítógépeknél a mappastruktúra. - Hálós modell: Az adatbázist alkotó dolgok mindegyike tetszőleges számú másikkal lehet kapcsolatban. Ilyen adatmodellnek tekinthető az Interneten a Word Wide Web (WWW). Itt az egyes oldalak között igen bonyolult kapcsolódások vannak, amelyeket linkek segítségével valósítanak meg. - Relációs modell Jellemzői: o Ebben a modellben az egyedeket táblákkal adjuk meg. Ezek a táblák a relációk. Minden táblának különböző neve van, ami megegyezik az általa reprezentált egyedtípus elnevezésével, vagy utal arra. o A tábla egy sora egy konkrét dolog vizsgált tulajdonságait tartalmazza (egyed-előfordulás). A tábla egy sora a rekord. Pl. egy tanuló neve, születési helye, születési ideje, osztálya, lakcíme. A sorok sorrendje a relációs modell szempontjából közömbös, a táblák sorainak nincsen kitüntetett rendezettsége. o A tábla egy oszlopában található az összes dolog egy tulajdonsága, ezt hívják mezőnek. pl. a tanulók neve. Egy táblán belül nem lehet két azonos nevű mező. Az oszlopok sorrendjének nincs jelentősége az adatmodellben, de ha egyszer, a tábla „fejlécében” megadtuk, akkor ebben a táblában minden sorban ez a mezők sorrendje. Ugyanaz a mezőnév több táblában is szerepelhet. o A tábla rekordjainak egyértelmű azonosítására egy vagy több mezőből álló elsődleges kulcsot használunk95. o A táblák között kapcsolatokat hozhatunk létre ún. kapcsolómezőkön keresztül. Kapcsolatot csak azonos típusú, azonos tartalmú mezők között van értelme létrehozni. o Létezik rekordmutató, ami mindig valamelyik rekordra vagy az utolsó rekord után mutat. o Az adatbázisban minimális a többszörös tárolás (redundancia). Csak a kapcsoló mezők tartalma van többször tárolva, ezek különböző táblákban vannak. Mi az ACCESS adatbázis-kezelő programmal fogunk megismerkedni. Ez a program a legelterjedtebb adatmodellt, a relációs modellt használja.
95
A táblákba fel szoktak venni egy kód mezőt, ez a mező tölti be az elsődleges kulcs szerepét. Létezik olyan adattábla, ahol több mező együttesen azonosítja az egyedet. Pl.: Egy személyt a neve, születési adata és az anyja neve azonosít.
83
Az adatbázis-kezelő és a táblázatkezelő programok között lényeges különbségek vannak. - A táblázatkezelőben az egész adattábla teljes egészében a memóriában van. Az adatbázis-kezelőben az adatbázisnak csak egy része van a memóriában, ezért sokkal nagyobb adatmennyiséget tudunk vele kezelni. - A táblázatkezelőben minden módosítás csak a memóriában történik meg mindaddig, amíg el nem mentjük a táblázatot. Az adatbázis-kezelőben adatbevitelkor az adat azonnal tárolásra kerül a háttértárolón, nem kell külön menteni. Ha az adatbázis struktúráján történik változtatás (új tábla, új mező, új kapcsolat, új lekérdezés, stb.), akkor ezt a változtatást azonnal menteni kell. (Erre a program figyelmeztet is.) - A táblázatkezelőben létrehozott adattáblában sokszor ismétlődnek az adatok, sok a többszörös tárolás (redundancia), a jól szervezett adatbázisban ez minimális. - A táblázatkezelés elsődleges célja a táblázat alapadataival végezhető műveletek megkönnyítése, és az adatok szemléletes bemutatása. Az adatbázis-kezelés elsődleges célja nagy mennyiségű adat tárolása, az adatok rendezése, szűrése, keresés, módosítás, lekérdezés, stb. Példa adatbázisra Az egyszerűség kedvéért most egy olyan adatbázist nézzünk, ami két táblából áll. Tegyük fel, hogy a BTFO egy országos nagyvállalat, amelynek az ország több településén van telephelye. A vállalat központjában továbbképzést tartanak, amelyre a telephelyekről is beiskoláztak hallgatókat, egy telephelyről esetleg többet. Készítsünk egy Továbbképzés nevű adatbázist, amelyben nyilvántartjuk az egyes hallgatók személyes adatait, és a telephelyük adatait is. Mivel egy telephelyről többen is jöhettek, felesleges minden egyes hallgatónál felsorolni a telephelyének összes adatát, elég csak a telephely kódját jelölni. A következő két táblát készítjük el: Telephely(Tkód; név; város; cím; Kapcsolattartó_neve; telefon) Hallgató(Hkód; név; szül_hely; szül_idő; anyja_neve; Tkód) A telephely táblában a Tkód, a hallgató táblában a Hkód mezők a táblázat sorait egyértelműen azonosító un. kulcsmezők. A telephelyek adatait előre fel tudjuk venni, mert ezeket a továbbképzéstől függetlenül is ismerhetjük. Az ilyen táblát szokás törzsadat táblának is nevezni. A hallgató táblát a tanfolyam első napján a beérkező hallgatók regisztrálásakor töltjük ki. Ebben a táblában a telephely adatok helyett csak a telephely kódot kell felvenni, a törzsadatoknak megfelelően.
Hallgató Hkód név 1 2
Kiss Pál Fa Ida
Tkód
Telephely név város
cím
Kapcsolattartó_neve
Telefon
1 2
IDA DET
Kő u. 1 Fű u.4.
Ügy Elek Könyv Elek
532-456 432-258
Pécs Győr
szül_hely
szül_idő
anyja_neve
Tkód
Pécs Paks
1955.07.31. 1963.01.12.
Nagy Ida Fű Inge
1 1
A két tábla között a Tkód mezőkkel kapcsolatot hozhatunk létre. A Hallgató táblában ez a mező idegen kulcs. Feladat Készítse el az alább leírtak figyelembevételével a Továbbképzés nevű adatbázist. Az adatbázis készítés lépései: 1. Tervezés a. Megtervezzük, hogy milyen dolgokat és azok milyen tulajdonságait szeretnénk nyilvántartani. b. Meggondoljuk – a minél kevesebb többszörös tárolás érdekében – ,milyen táblákra van szükségünk. c. Ezek közül a táblák közül melyek azok, amelyek tartalmaznak olyan mezőt, amit más táblák átvesznek. 2. Létrehozzuk az új adatbázist az ACCESS programmal96. a. Elindítjuk a programot. A jobb oldali panelen kiválasztjuk az új fájl létrehozását. Az új panelen kiválasztjuk az üres adatbázis parancsot. A felnyíló párbeszédablakban a megfelelő helyre elmentjük az elkészült üres adatbázist.
96
Az új üres adatbázis az Intéző programban új objektumként is létrehozható. (Én szívesen használom ezt a módszert.)
84
46. ábra b. Az adatbázis belső ablakban (46. ábra) az Objektumok/Táblák oldalon, a Tábla létrehozása tervező nézetben parancsot választjuk. A felnyíló párbeszédablakban felvesszük a mezők nevét, beállítjuk azok típusát és jellemzőiket. Először mindig a törzsadatok tábláit készítjük el. (Ezek azok a táblák, amelyekben nincs idegen kulcs.) Mielőtt a táblát mentenénk, megjelöljük a kulcsmezőt97 a gombsor közepén lévő kulcsot ábrázoló gomb lenyomásával. c. Amikor a további táblák tervezésénél olyan mezőhöz érünk, ami kapcsoló mező lesz, tehát egy már létező táblából vesszük át, akkor a mező típusa legördülő ablakban válasszuk a Keresésvarázsló funkciót. o Az első lépésben kiválasztjuk, hogy melyik táblából veszünk át adatot. o Az elérhető mezők közül áttesszük a kijelölt mezők közé azt, amelyiknek az adatait át akarjuk venni. Ezen a mezőn kívül még kijelöljük azokat a mezőket, amelyeket szeretnénk látni adatbevitelkor a legördülő listában. Olyan mezőket kell itt kijelölni, amelyekből a kitöltő is be tudja azonosítani az adatot. Ha csak a kód jelenik meg a listában, akkor nem biztos, hogy a kitöltő tudja, melyik kód milyen adatot takar. o Ha az átvenni kívánt mező kulcs a törzsadat táblában, akkor a varázslóban a kulcsmező elrejtése kapcsolót ki kell kapcsolni. Az ilyen átvett mezőt az új táblában idegen kulcsnak hívjuk. o A következő oldalon kijelöljük az elérhető mezők közül azt, amelyiket át akarjuk venni. o Az utolsó oldalon be lehet írni, hogy mi legyen az új mező neve. Általában elfogadjuk a felajánlott nevet, ami megegyezik a törzsadat táblában lévő névvel. o Befejezés után a program létrehozza a kapcsolatokat. Ha a tábla még nem volt mentve, akkor felkér a mentésre. d. A táblák megtervezése után beállítjuk a kapcsolatokat. A keresésvarázsló használatával a kapcsolatok automatikusan is létrejönnek. o Ha még volna olyan kapcsolat, amit létre kívánunk hozni, akkor a kapcsolatok parancs párbeszédablakában létrehozhatjuk. Megjelenítjük az összekapcsolni kívánt táblákat. Az egyik táblában lévő mezőt megfogjuk, és ráhúzzuk a másik táblában lévő kapcsoló mezőre. A felpattanó ablakban értelemszerűen elvégezzük a beállításokat, majd a létrehozás gomb megnyomásával létrehozzuk a kapcsolatot. o A meglévő kapcsolatok tulajdonságait megváltoztathatjuk. A kapcsolatot egy vonal jelképezi a két tábla között. Ha a kijelölt vonalra duplán klikkelünk, a felnyíló párbeszédablakban beállíthatók a kapcsolat tulajdonságai. 3. Miután minden táblát megterveztünk, feltöltjük azokat. Itt is először a törzsadatokat visszük be. A feltöltés megkönnyítésére szokás űrlapokat létrehozni a táblákhoz. Az űrlapokat az Objektumok/Űrlapok ablakban az űrlapvarázslóval készíthetjük el legkönnyebben. Az elkészült űrlap tervező nézetben módosítható. 4. Az adatok bevitele után kezdődhet el tulajdonképpen az adatkezelés (rendezés, szűrés, lekérdezések, jelentések, stb.)
97
Érdemes a mezőre a kulcsot a mező definiálása után azonnal rátenni, nehogy megfeledkezzünk róla.
85
Kapcsolatok A kapcsolatok típusai Egy-egy kapcsolat A két tábla között kölcsönösen egyértelmű kapcsolat áll fenn. Ez azt jelenti, hogy az egyik tábla egy sorához a másik táblából egy sor kapcsolódik, és viszont. Pl. egy adatbázisban tároljuk autók műszaki adatait és az autók tulajdonosainak adatait. Két tábla van: Műszaki_adatok(rendszám, márka, típus, ccm; teljesítmény) és Tulaj(rendszám;név;cím). A táblákat a rendszám kapcsolja össze. Egy-több kapcsolat Az egyik tábla egy sorához a másik táblából tetszőleges számú kapcsolódhat (ebbe az is beleértendő, hogy egy sem kapcsolódik). Pl. ilyen a korábban bemutatott továbbképzés adatbázis két táblája közti kapcsolat. Egyik telephelyről több hallgató is részt vesz a továbbképzésen, de lehet olyan telephely is, ahonnan nem vesz részt senki. Több-több kapcsolat A relációs adatmodellben ez csak közvetve, egy kapcsolótáblával és két ellentétes irányú egy-a-többhöz kapcsolattal hozható létre. Pl.: Egy könyvtár adatbázisban a szerzők tábla és a könyvek tábla között több-több kapcsolat van, hiszen egy könyvnek lehet több szerzője, és egy szerzőnek lehet több könyve. Idegen kulcs Azt a mezőt, amely egy másik táblában elsődleges kulcs szerepet tölt be, és az adott táblában csak a két tábla közötti kapcsolat létrehozásához szükséges, idegen kulcsnak nevezzük. Hivatkozási integritás A hivatkozási integritás biztosítja, hogy két tábla közötti kapcsolatban az egyes egyed-előfordulások kapcsolatai ne sérüljenek meg, a kapcsolt táblák kapcsoló mezőinek tartalma mindig megfelelő legyen. a. Nem rögzíthető olyan idegen kulcs érték, amely a kapcsolt táblában mint elsődleges kulcs nem létezik. Példánkban a Hallgató táblába nem tudunk olyan hallgatót felvenni, akinek a telephelyének a kódja nem szerepel a Telephely táblában. b. Nem törölhető olyan elsődleges kulcs érték, amely a kapcsolt táblá(k)ban idegen kulcsként létezik. Ezt csak akkor tehetjük meg, ha a kaszkádolt törlés engedélyezett, de ekkor a kapcsolt táblá(k)ban a kapcsolódó rekordok is törlésre kerülnek. Példánkban a Telephely táblából nem tudunk telephelyet törölni, ha ahhoz kapcsolódik hallgató a Hallgató táblában. c. Nem módosítható olyan elsődleges kulcs érték, amely a kapcsolt táblá(k)ban idegen kulcsként létezik. Ezt csak akkor tehetjük meg, ha a kaszkádolt módosítás engedélyezett, de ekkor a kapcsolt táblá(k)ban a kapcsolódó rekordok is módosulnak. Példánkban a Telephely táblában nem tudjuk megváltoztatni a telephely kódját, ha ahhoz kapcsolódik hallgató a Hallgató táblában. Indexelés Mivel egy rendezett adatsorban sokkal könnyebb keresni, ezért a táblákat érdemes azon mezők szerint rendezni, amelyek alapján nagy valószínűséggel kell majd keresni adatot. Mivel egy nagy adattábla fizikai átrendezése igen sok időt venne igénybe, ezért használunk indexelést ezeknél a mezőknél. Az indexelés egy logikai rendezés. Ha egy mezőre bekapcsoljuk az indexelést, akkor a program a háttérben készít egy indextáblát, amiben az adott mező szerint rendezve tárolja a rekordmutatókat. Egy új adat felvételekor, az indextáblát a program automatikusan aktualizálja. Így egy tábla több mező szerint is lehet egyszerre rendezve. Az indexelést a mező definiálásakor a mezőtulajdonságok között lehet bekapcsolni. Itt két lehetőség közül választhatunk. A lehet azonost akkor válasszuk, ha az adott mezőben megengedjük az azonos értéket. A nem lehet azonost akkor, ha nem lehet azonos érték ebben a mezőben, pl.: ha a mező kulcs mező.
Példa Van egy vállalkozásunk, ami pékárukat állít elő. A vállalkozásnak van egy vevőköre. Készítsünk adatbázist Értékesítés néven, amelyben nyilvántartjuk a termékek kódját, nevét, egységárát és a vevők kódját, nevét, címét. Az adatbázisban legyen lehetőség a rendelések felvételére is. A rendeléshez a következő adatokat kell rögzíteni: ki rendelt, mit rendelt, mennyit rendelt és mikor. Az ehhez szükséges táblák a következők:
86
vevők(vkód;név;irsz;város;utca_hsz) termékek(tkód;név;egységár) rendelések(sorszám;vkód;tkód;mennyiség;ridö) - Készítse el a táblákat úgy, hogy a rendelés táblába a termék és a vevő kódját legördülő listából lehessen választani! A listában a kódon kívül még néhány olyan adat is látsszon, amiből a rendelés felvevője is azonosítani tudja a vevőt illetve a terméket. A többi mezőnél értelemszerűen állítsa be a mezőtípust és a tulajdonságokat! o A kódok és a rendelés sorszáma legyen számláló típusú. A tulajdonságok között a formátumhoz írja be a 00 formátumkódot98! o Az egységár pénznem típusú. A tizedes helyek száma legyen 0! o A rendelés ideje dátum/idő típusú. Állítsa be a kezdőértékre az aktuális rendszerdátumot! o A mennyiség szám típusú, a formátumkód 0” db”. Az érvényességi szabálynál állítsa be, hogy 0nál nagyobb értéket lehessen csak beírni! Az érvényességi szöveg: „0-nál többet kell rendelni!” o A többi mező szöveg típusú. A szöveghosszat állítsa be értelemszerűen! termékek tkód tnév 01 sóskifli 02 vajaskifli 03 kenyér 1 kg 04 kenyér ½ kg 05 vizes zsömle
egységár 35,00 Ft 40,00 Ft 120,00 Ft 80,00 Ft 15,00 Ft
vevők vkód vnév irsz város 01 1. sz ABC 7570 Barcs 02 03 04 05 06
utca_hsz Bajcy-Zs 49. Somogyi u. Non-Stop 7570 Barcs 100. 12. sz ABC 7988 Darány Fő u. 10. Xantus J. Élelmiszer 7555 Cs.visonta u.12. Dózsa Gy. u. Gimnázium 7500 Nagyatád 13. Széchényi 7570 Barcs Tavasz u. 3.
rendelések ssz vkód tkód mennyiség ridö 01 01 01 100 db 2005.04.23. 02 01 02 120 db 2005.04.23. 03 01 03 30 db 2005.04.23. 04 02 04 25 db 2005.04.23. 05 02 05 120 db 2005.04.23. 06 02 01 150 db 2005.04.23. 07 03 02 150 db 2005.04.23. 08 03 03 50 db 2005.04.23. 09 03 04 30 db 2005.04.23. 10 04 05 90 db 2005.04.24. 11 04 01 140 db 2005.04.24. 12 04 02 130 db 2005.04.24. 13 05 03 60 db 2005.04.24. 14 05 04 40 db 2005.04.24. 15 05 05 200 db 2005.04.24. 16 06 01 220 db 2005.04.24. 17 06 02 200 db 2005.04.24. 18 06 03 60 db 2005.04.24. 19 06 01 100 db 2005.04.25
47. ábra - Állítsa be a kapcsolatokat úgy, hogy ne lehessen olyan vevőkódot illetve termékkódot felvenni a rendelés táblába, ami nem szerepel a törzsadatok között! - Állítsa be a rendelések és a vevők közti kapcsolatot úgy, hogy ha a vevő adatait töröljük a vevők táblából, akkor a rendelések táblából is törlődjenek ennek a vevőnek a rendelései! - Töltse fel a táblákat a fenti adatokkal! A rendelések tábla adatbeviteléhez alkalmazzon űrlapot! - Törölje a 01 kódú vevőt a vevő táblából! Nézze meg, hogy valóban törlésre kerültek-e a törölt vevő rendelései is!
Lekérdezések A feltöltött adatbázis használata közben különböző információkat szeretnénk szerezni a benne lévő adatokról, esetleg a már meglévő adatokat valamilyen feltételnek megfelelően csoportosan szeretnénk módosítani, stb. Ehhez használjuk a lekérdezéseket. 98
A formátumkódok hasonlóak a táblázatkezelésben a cellaformázásnál megismert formátumkódokhoz.
87
Választó lekérdezés Ezt például akkor használjuk, ha egy vagy több összekapcsolt táblából összeválogatott mezőket szeretnénk megjeleníteni. A lekérdezésben lehetőségünk van feltételeket is beállítani és rendezni. Példa A fenti értékesítés adatbázisban készítsen egy túra nevű lekérdezést, melyben megjeleníti a rendelés idejét, a rendelő nevét, címét, a rendelt termék összes adatát, a rendelt mennyiséget és a rendelés értékét! Az adatlapon a vevők települése szerint, és azon belül vevő név szerint rendezve jelenjenek meg a lekérdezett adatok. Állítsa be, hogy csak a barcsi és a nagyatádi vevők vizes zsömle rendelései jelenjenek meg! a. Az adatbázis belső ablakban (46. ábra) az Objektumok/Lekérdezések oldalon, a Lekérdezés létrehozása tervező nézetben parancsot választjuk. b. A megjelenő Tábla megjelenítése ablakban kijelöljük azokat a táblákat99, melyekből mezőket kívánunk felhasználni a lekérdezéshez, és lenyomjuk a Hozzáadás, majd a Bezárás gombot. Ennek hatására a táblák megjelennek a lekérdezés tervező ablak felső részén. Ennek a táblának az alsó része a tervező (QBE) rács. c. A tervező rácsra felvesszük a megjelenítendő mezőket, továbbá azokat a mezőket, amelyekhez valamilyen feltételt kívánunk megadni. Ezt legegyszerűbben a felveendő mező nevére való dupla kattintással tehetjük meg100. Az érték oszlopról majd később lesz szó. d. A termékek.* azt jelenti, hogy a termékek tábla összes mezője jelenjen meg.
48. ábra e. Az érték nem szerepel egyetlen táblában sem101, azt a mennyiség és az egységár szorzataként számíthatjuk ki. Minden mezőnév elé – attól kettősponttal elválasztva – címkét adhatunk meg102, ez jelenik meg az adatlap nézetben az oszlop tetején103. f. A feltétel sorokban lehet megadni az adott mezőre vonatkozó feltételeket, a táblázatkezelésben az irányított szűrés szűrőtartományában megtanult módon. g. A rendezést a tervező rács rendezés sorában állíthatjuk be. Ha több mező szerint szeretnénk rendezni, akkor a rácson előbb kell szerepelnie annak a mezőnek, ami szerint előbb rendezünk. Ha a megjelenés sorrendje ettől eltér, akkor a rendezési sorrendnek megfelelően a mezőket újra fel kell venni. h. Az olyan mezőket nem kell megjeleníteni, amelyeket csak a rendezés illetve a feltételek megadása miatt vettünk fel. A megjelenés kapcsolót kapcsoljuk ki.
99
A lekérdezéshez nem csak táblákat lehet hozzáadni, hanem már elkészített lekérdezéseket is. Így lehetőség van többszörös lekérdezés létrehozására. 100 A tervező rácson az egyes „cellák” legördülő listát tartalmaznak. A listákból kiválaszthatók a megfelelő beállítások. 101 Az érték azért nem szerepel egyik táblában sem, mert redundanciát eredményezne, hiszen a többi adatból kiszámítható. 102 A címke neve megadható a tervezőrácson, az adott mező oszlopán kért egérmenü Tulajdonságok párbeszédablakában is. 103 A képletekben a mezők nevét szögletes zárójelbe tesszük. A teljes hivatkozás a tábla nevét is tartalmazza a mezőnév előtt, attól ponttal elválasztva. Pl.: [termékek].[egységár]. A képlet szerkesztése lehetséges a gombsor gombjával kinyitott párbeszédablakban is.
88
Választó lekérdezést használunk akkor is, ha valamilyen csoportszinthez tartozó részösszesítéseket szeretnénk készíteni, hasonlóan a táblázatkezelésben megtanult részösszeghez. Példa A fenti értékesítés adatbázisban készítsen egy rendelések_száma nevű lekérdezést, amiben megjeleníti, hogy az egyes vevők hány rendelést tettek. A táblák hozzáadása után felvesszük a tervezőrácsra azt a mezőt, amely szerint csoportosítva szeretnénk az összesítést elvégezni, majd azokat a mezőket, amelyekre az összesítést szeretnénk elvégezni. A gombsoron található Σ gomb lenyomásával a tervezőrácson megjelenik az összesítés sor. Ebben a sorban állíthatjuk be a csoportszintet (Grup By) és az összesítés függvényét, jelen esetben a darabszámot. (Pl.: Sum – összeg; Avg – átlag; Count – darab)
Rendelések_száma vnév rendelésszám 1. sz ABC 3 12. sz ABC 3 Élelmiszer 3 Gimnázium 3 Non-Stop 3 Széchényi 3 Az eredmény
A tervező rács 49. ábra Frissítő lekérdezés Előfordul, hogy egy adatbázisban található adatok közül valamely feltételnek megfelelőeket szeretnénk megváltoztatni. A lekérdezés típusát a Lekérdezés menüben vagy a gombsor gombjához tartozó legördülő menüben változtathatjuk meg. 50. ábra Példa A kiflik egységárát szeretnénk megemelni 10%-kal. A megoldásban a lekérdezés tervező az alábbi formában néz ki:
50. ábra
51. ábra
A frissítő lekérdezés műveletei nem vonhatók vissza, ezért ilyen lekérdezés végrehajtása előtt készítsünk biztonsági másolatot az adatokról.
89
Ha meg szeretnénk tekinteni a frissítendő rekordokat, kattintsunk az eszköztár Nézet gombjára. Ez a lista még nem mutatja az új értékeket. Ha vissza szeretnénk térni Tervező nézetbe, kattintsunk újra a Nézet gombra. A változtatásokat Tervező nézetben kell végrehajtani. A rekordok frissítéséhez kattintsunk az eszköztár Futtatás gombjára. Törlő lekérdezés A frissítő lekérdezéshez hasonlóan készítjük. A feltételeknek eleget tevő rekordok törlésére használjuk. A törlő lekérdezés sem vonható vissza! Táblakészítő lekérdezés Az adatbázisban meglévő táblák adataiból új táblát lehet létrehozni. Ezt akkor szoktuk legtöbbször használni, ha az új táblát egy másik adatbázisba szeretnénk exportálni. Felvesszük a tervező ablakba azokat a táblákat, amelyekből az új táblát készítjük. A táblakészítő típus választásakor felpattanó párbeszédablakban megadjuk az új tábla nevét és azt az adatbázist, amelybe beillesztjük az új táblát. A táblakészítő lekérdezés sem vonható vissza, de a létrejött új tábla törölhető. Az adatok az eredeti helyükön továbbra is megmaradnak. Hozzáfűző lekérdezés Az adatbázisban meglévő táblák adatait hozzáfűzhetjük más táblákhoz. A cél tábla lehet másik adatbázisban is. Felvesszük a tervező ablakba azokat a táblákat, amelyekből a hozzáfűzendő adatokat venni szeretnénk. A hozzáfűző típus választásakor felpattanó párbeszédablakban megadjuk a cél tábla nevét. A tervezőrácson megjelenik a Hozzáfűzés sor. A Tábla és Mező sorban beállítjuk, hogy mely tábla mely mezőjének adatait kívánjuk a cél táblához hozzáfűzni. A Hozzáfűzés sorban beállítjuk, hogy az adatok a cél tábla melyik mezőjébe kerüljenek. A lekérdezés futtatásakor a cél tábla annyi rekorddal egészül ki, ahány adatot hozzáfűztünk a megadott mezőhöz. Logikus, hogy csak azonos típusú mezők fűzhetők össze, és kulcsmezőhöz csak olyan adatok fűzhetők, amelyek teljesítik a kulcs kritériumait. A hozzáfűző lekérdezés sem vonható vissza, de a létrejött új rekordok törölhetők. Az adatok az eredeti helyükön továbbra is megmaradnak. Kereszttáblás lekérdezés Ennél a lekérdezésnél olyan adattábla keletkezik, amelyben két mező szerint csoportosított összesítést jelenítünk meg. Az egyik csoportszintet sor fejlécnek104, a másik csoportszintet oszlopfejlécnek választjuk. Egy mező adataira beállítjuk az összesítésre használt műveletet, ez lesz az érték. Példa A fenti értékesítés adatbázisban készítsen egy kereszttáblás lekérdezést, amelyben megjeleníti, hogy az egyes vevők az egyes termékekből összesen mennyit rendeltek. A 52. ábra mutatja az eredményként kapott adatlapot.
52. ábra A 53. ábraán láthatjuk, mit kell beállítanunk a tervező ablakban.
104
90
Sorfejlécnek több mező is beállítható.
53. ábra
Paraméteres lekérdezések Eddig csak előre beállított feltételekkel működő lekérdezéseket láttunk. Ha azt szeretnénk, hogy a lekérdezés futtatásakor kérje be a feltételben szereplő adatokat, akkor a tervezőrácson a feltételbe az adat helyére szögletes zárójelbe írjuk be az adatra kérdező kérdést. Példa A fenti értékesítés adatbázisban készítsen egy túra2 nevű lekérdezést, melyben megjeleníti a rendelés idejét, a rendelő nevét, címét, a rendelt termék összes adatát, a rendelt mennyiséget és a rendelés értékét! Állítsa be, hogy futtatáskor kérdezzen rá, melyik településen lévő vevők adatait kérdezze le. A megoldás:
54. ábra
Jelentések A jelentés az adatbázisban lévő adatok nyomtatásban történő megjelenítésének leghatékonyabb módja. Ez lehetséges az adatlapok és űrlapok nyomtatásával is, de ekkor nem tudunk sok olyan funkciót kihasználni, amit a jelentésben igen. Pl. egyes adatok kiemelése formázással, grafikai elemek elhelyezése, diagramok alkalmazása. A jelentést az Objektumok/Jelentések ablakban a jelentésvarázslóval készíthetjük el legkönnyebben. Az elkészült jelentés tervező nézetben módosítható. a. Az első ablakban kijelöljük a jelentéshez felhasználni kívánt mezőket. Először beállítjuk, hogy mely táblából illetve lekérdezésből szeretnénk kijelölni mezőt. Ha több táblából, akkor azt is megtehetjük, egymás után választva. Csak azután lépjünk tovább, ha már minden táblából kijelöltük a szükséges mezőket.
91
b. A második ablakban ki lehet emelni csoport szinteket105. A kiemelt mezőhöz intervallumokat rendelhetünk a Csoportosítási beállítások... gomb lenyomásakor felnyíló ablakban. Pl. dátum típusú mező esetén beállítható, hogy havonta, hetente, évente, stb. c. A harmadik ablakban rendezéseket állíthatunk be, és ha állítottunk be csoportosítást, és van számértékű mező kijelölve, akkor az Összesítési beállítások... ablakban beállíthatjuk az összesítés függvényét (Összeg, Átlag, Minimum, Maximum). d. A negyedik ablakban a jelentés elrendezését és a laptájolást állíthatjuk be. e. Az ötödik ablakban választhatunk a beépített stílusok közül. f. A hatodik oldalon adhatjuk meg a jelentés nevét. A befejezés után a fájl átnevezésénél tanult módon átnevezhető a jelentés106. A tervező nézetben átszerkeszthető a jelentés. A mezők áthelyezhetők, a dobozok mérete, a betűtípus, az igazítás stb. változtatható, képek és különböző objektumok beszúrhatók.
55. ábra 105
Ha több táblából származó mezőket jelöltünk ki, akkor ezt az oldalt megelőzi egy másik, amelyben a program ajánl fel csoportszinteket, a táblák közti kapcsolatok figyelembevételével. Kiválaszthatjuk azt az esetet, amelyben nem emel ki a program semmit. Tovább lépve a következő ablakra, abban egyénileg jelölhetünk ki csoportszintet. 106 Az adatbázisban létrehozott többi objektum is átnevezhető. Az átnevezésnél hiba származik abból, ha olyan táblát vagy lekérdezést nevezünk át, ami szerepel már lekérdezésben vagy jelentésben.
92
Túra 2006.09.25.
7570 Barcs vevő:
1. sz ABC
termék
Cím: Bajcy-Zs 49 a rendelés napja
egységár
mennyiség
fizetendő
kenyér 1 kg
2005.04.23.
120 Ft
30 db
3 600 Ft
sóskifli
2005.04.23.
35 Ft
100 db
3 500 Ft
vajaskifli
2005.04.23.
40 Ft
120 db
4 800 Ft
Összesen
vevő:
Non-Stop
termék
11 900 Ft
Cím: Somogyi u. 100 a rendelés napja
egységár
mennyiség
fizetendő
kenyér ½ kg
2005.04.23.
80 Ft
25 db
2 000 Ft
sóskifli
2005.04.23.
35 Ft
150 db
5 250 Ft
vizes zsömle
2005.04.23.
15 Ft
120 db
1 800 Ft
Összesen
vevő:
Széchényi
termék
9 050 Ft
Cím: Tavasz u. 3. a rendelés napja
egységár
mennyiség
fizetendő
kenyér 1 kg
2005.04.24.
120 Ft
60 db
7 200 Ft
sóskifli
2005.04.24.
35 Ft
220 db
7 700 Ft
vajaskifli
2005.04.24.
40 Ft
200 db
8 000 Ft
Összesen
22 900 Ft
7555 Cs.visonta vevő: termék
Élelmiszer
Cím: Xantus J. u.12.
a rendelés napja
egységár
mennyiség
fizetendő
sóskifli
2005.04.24.
35 Ft
140 db
4 900 Ft
vajaskifli
2005.04.24.
40 Ft
130 db
5 200 Ft
vizes zsömle
2005.04.24.
15 Ft
90 db
1 350 Ft
Összesen
2006. szeptember 25.
11 450 Ft
1 / 2 oldal
93
Szűrés, rendezés Az adatlapokon elvégezhető mindkét művelet. A Rekordok/Szűrés menüjéből többféle szűrési eszközt választhatunk. A Szűrés űrlappal eszköz hasonlóan működik, mint a táblázatkezelőben megismert autószűrő. A Szűrés kijelöléssel eszközzel az egyik mező kijelölt értékével egyező sorokat jeleníti meg. A Szűrés kizárással eszközzel az egyik mező kijelölt értékével nem egyező sorokat jeleníti meg. Az Irányított szűrés/rendezés eszköz párbeszédablaka teljesen megegyezik a választó lekérdezés tervezés ablakával. A feltételeket és a rendezést az ott leírtaknak megfelelően lehet beállítani. Lásd a 88. oldalon. Nem mindig látszik a szűrés/rendezés eszköztár, ha a tervező ablak nyitva van. Bekapcsolhatjuk, ha a menüsorra klikkelünk az egér jobb gombjával.
Importálás Az érettségin a vizsgázók többféle adatbázis-kezelő programból választhatják ki, hogy melyiket használják, ezért a forrásként megadott táblázatokat általában egyszerű szövegfájlként adják meg. A szövegfájlban a mezők elválasztására általában különféle karaktereket használnak107, pl.: tabulátor, szóköz, pontosvessző, vessző. Ilyen esetekben az adatokat az adatbázis-kezelő egy táblájába beimportáljuk. Nyissuk meg azt az adatbázist – érettségin ez legtöbbször egy új üres adatbázis –, amibe importálni fogunk. Az importálás a Fájl menü Külső adatok átvétele/Importálás... parancsával történik. A felnyíló ablakban kijelöljük az adatforrás fájlt. Ezután az adatforrás típusának megfelelő párbeszédablak jelenik meg. Szövegfájl esetén a Szövegimportáló varázsló nyílik meg. Ebben hat lépésben lehet megadni a beolvasás paramétereit. - Az első ablakban választhatjuk ki, hogy valamilyen karakterrel tagolt vagy fix hosszúságú mezőket tartalmaz a forrás. A Speciális… gombbal megnyíló párbeszédablakban további beállításokat végezhetünk, pl. kódtábla. - A második lépésben kinyíló ablakban adható meg, hogy milyen karakterrel van tagolva a forrás. Itt állítjuk be, hogy az első sor tartalmazza a mezőneveket, vagy az is adatrekord. - A harmadik lépésben lehet megadni, hogy egy új táblába kerüljenek az adatok, vagy egy meglévő táblához legyenek hozzáfűzve. Természetesen hozzáfűzés esetén a tábla mezőinek meg kell egyeznie az importált tábla mezőivel. - A negyedik lépésben lehet értelemszerűen az egyes mezők típusait beállítani. Ezt általában nem szoktuk állítani, meghagyjuk az általános formát. A formázást a már beimportált táblán, tervező nézetben végezzük el. - Az ötödik lépésben választhatjuk ki a kulcsmezőt. A program egy új azonosító nevű számláló típusú mező hozzáfűzését ajánlja fel. Választhatunk a meglévő mezőkből is kulcsot, de el is tekinthetünk a kulcsmező kijelölésétől. A kulcs megadása a már beimportált táblán, tervező nézetben is elvégezhető. - A hatodik lépésben megadhatjuk a tábla nevét. Feladat 1. A kerékpár.txt szöveges állomány két kerékpáros által bejárt útvonal adatait tartalmazza a közbülső állomások adataival együtt! a. Készítsen kerékpárút nevű adatbázist! Importálja ebbe az adatbázisba a kerékpár.txt fájlban lévő adatokat, a tábla neve legyen utak! b. Legyen a táblában egy azonosító nevű számláló típusú kulcsmező! c. Egy idő nevű lekérdezésben jelenítse meg, hogy az egyes kerékpárosok mennyi idő alatt tették meg az egyes résztávokat! A lekérdezésben jelenjen meg minden mező, ezenkívül az út megtételéhez szükséges összes idő!
107
94
Megadhatók a mezők fix hosszúságúra is. Ilyenkor a rövidebb mezőket szóközökkel egészítették ki a megadott hosszra.
d. Egy teljes nevű lekérdezésben jelenítse meg a kerékpárosok nevét, az egyes kerékpárosok által megtett teljes út kezdő és végpontjait és az indulási és érkezési időket! A közbülső állomások ne jelenjenek meg! (Minden kerékpáros neve csak egyszer szerepeljen.) 2. Készítsen egy adatbázist házi könyvtárunk nyilvántartására! Az adatbázis neve legyen Könyvtár! Tároljuk a könyvek címét, kiadóját, szerzőjét és kategóriáját. A szükséges táblák az alábbiak: szerzők sz_kód 1 2 3 4 5 6 7
név Rozgonyi-Borus Ferenc Dér István Fodor Zsolt Radnóti Miklós Farmos István Kis János Szegedi Imre
könyvek k_kód 1 2 3 4
név Ram-ba zárt világ Számítástechnika összefoglaló feladatgyűjtemény Víruslélektan Sem emlék, sem varázslat
kiadók ki_kód 1 2 3
kategória kat_kód 1 2 3 4
ki_kód 1 1 2 3
kat_kód 1 1 1 3
sz_kód 1 1 2 3 5 6 7 4
k_kód 1 2 2 2 3 3 3 4
név szakkönyv krimi vers romantika
segéd név Mozaik Cédrus Szépirodalmi
A könyvek és a szerzők közti több-több kapcsolatot a segédtábla közbeiktatásával két egy-több kapcsolatra bontottuk. A segédtáblában a kulcs a két mezőből áll. Ezt úgy tudjuk feltenni, hogy a tervező nézetben kijelöljük mind a két mezőt, és ezután nyomjuk le a kulcsot ábrázoló gombot. a. Készítsen Szerzők_száma néven lekérdezést, melyben megjeleníti, hogy az egyes könyveknek hány szerzője van! b. Készítsen Könyveim néven lekérdezést, melyben megjeleníti az összes könyv kódját, címét, szerzőjét és kategóriáját! Ennek a lekérdezésnek a felhasználásával készítsen jelentést Könyveim néven, melyben könyvkód szerint csoportosítva jelennek meg az adatok! A csoportfejben a kód mellet jelenjen meg a könyv címe és kategóriája! c. Készítsen Kiadók könyvei néven jelentést, amelyben kiadónként csoportosítva megjeleníti a könyvek adatait (kiadó neve, könyv címe, kategóriája és szerzői)! d. Készítsen Kiadók_szerzők néven kereszttáblás lekérdezést, melyben megjeleníti, hogy a könyvei közül az egyes szerzőknek az egyes kiadóknál hány könyve jelent meg!
95
3. Hozzon létre autók néven egy üres adatbázist! a. Az adatbázisban hozza létre az alábbi táblát ügyfelek néven:
b. A rendszám legyen elsődleges kulcs! A többi mező típusát is állítsa be! A szöveges mezők méretét csökkentse megfelelő méretűre! Az érték mezőben ne jelenjen meg tizedes! c. Kérdezze le a múlt században üzembe helyezett autók összes tulajdonságát! (Múltszázadiak) d. Kérdezze le, hogy hány férfinak van Dacia típusú autója! (Daciás_férfiak_száma) e. Az 1990. január 1. előtt üzembe helyezett autók értékét csökkentse lekérdezéssel 10 %-kal! (Értékcsökkentés) f. Suzuki típusú autók javítását a továbbiakban nem vállaljuk. Készítsen olyan lekérdezést, amely törli a Suzuki típusú autók adatait a táblából! (Suzuki_törlése) g. Készítsen jelentést ügyfelek néven! A jelentésben típusonként csoportosítva jelenjenek meg az autók adatai, a tulajdonos neve szerint rendezve! A csoportok alatt jelenjen meg a csoportban szereplő autók átlagértéke is! h. Szorgalmi feladat: módosítsa tervező nézetben a jelentést úgy, hogy a mintának megfeleljen!
96
