Sustainable News Editie 1, 2014

Sustainable News Editie 1, 2014

Rotterdam/Amersfoort,maart 2014 Geachte relatie, Als gewaardeerde zakelijk partner doet het ons genoegen u de eerste editie toe te zenden van Sustainable News die dit jaar verschijnt.

INTRODUCTIE In deze eerste editie van Sustainable News staan we stil bij de introductie van ‘Bureau Veritas Sustainability’ en stellen we een aantal onderwerpen aan de orde die betrekking hebben op de focus van deze nieuwe activiteit binnen Bureau Veritas Certification.

BUREAU VERITAS SUSTAINABILITY Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaamheid zijn trends die in internationaal verband een enorme vlucht hebben genomen. Voor Nederland geldt feitelijk hetzelfde. In het afgelopen decennium hebben de thema’s MVO en duurzaamheid – en daaraan verbonden begrippen als ‘People, Planet & Profit’ – een sterk groeiende en blijvende invloed gekregen op de maatschappij, de politiek en het bedrijfsleven. De begrippen worden algemeen beschouwd als onlosmakelijk onderdeel van en geassocieerd met de wijze waarop de samenleving invulling zou moeten geven aan het heden en een nieuwe toekomst. De bewuste thema’s zijn als gevolg ook niet meer weg te denken in een nieuw, algemeen aanvaard model van moderne bedrijfsvoering en ongeacht organisatiegrootte of bedrijfsactiviteit. De behoefte aan en noodzaak van gestructureerd beleid en beleidsmaatregelen naast rapportage en organisatiebrede verslaglegging in relatie tot MVO en duurzaamheid afgezet tegen herkenbare (inter)nationale kaders is met de evolutie van de thema’s ‘meegegroeid’.

MVO EN DUURZAAMHEID: ‘DUURZAME TRENDS’ Tegen deze achtergrond heeft Bureau Veritas Certification medio 2010 de tot op heden enige certificatienorm in relatie tot MVO en duurzaamheid – de MVO Prestatieladder – in haar programma opgenomen. Met enige trots kunnen we in absolute zin stellen dat we momenteel marktleider zijn in Nederland met certificering volgens deze norm. Direct hieraan gekoppeld volgen certificering van milieumanagementsystemen volgens de norm ISO 14001 en gezondheiden veiligheidsmanagementsystemen volgens de norm OHSAS 18001. Beide thema’s zijn direct verbonden aan het bredere begrip MVO en maken een opmerkelijke opmars, hetgeen zich dan ook vertaald in een sterk groeiend aantal gecertificeerde bedrijven. Inhakend op deze ontwikkelingen werd eind vorig jaar het pad geëffend voor de opzet van ‘Bureau Veritas Sustainability’ dat zich helemaal toelegt op MVO en duurzaamheid. Naast promotie van de eerder genoemde normen MVO Prestatieladder, ISO 14001 en OHSAS 18001 en de relatief nieuwe norm ISO 50001 (energiebesparing), zijn er een aantal nieuwe diensten toegevoegd aan het leveringsprogramma. Als alternatief voor de MVO Prestatieladder is er de in eigen huis ontwikkelde methodiek CAP 26000, een methode die kan worden toegepast als ‘organisatie assessment’ m.b.t. MVO- en duurzaamheidbeleid- en initiatieven.

TOETSING MVO- EN DUURZAAMHEIDSVERSLAGEN In aanvulling op het bovenstaande is Bureau Veritas Sustainability inmiddels ook actief op het terrein van toetsing en beoordeling van MVO en duurzaamheidsverslagen. Op basis van de internationaal leidende norm Global Reporting Initiative (GRI) zijn we in staat om invulling te geven aan deze sterk groeiende trend die zich met name manifesteert bij middelgrote en grote ondernemingen. Los van specifieke kennis en expertise inzake de normen GRI en bijvoorbeeld AA1000 AS blijkt de interactie met certificering positief uit te werken. In de praktijk komt het erop neer dat inzicht in operationele processen en sectorspecifieke kennis vanuit certificering duidelijke meerwaarde biedt ten aanzien van het toetsen en beoordelen van MVO- en duurzaamheidsverslagen.

TRANSPARANTIE EN BETROUWBAARHEID Transparantie, inzicht geven, verantwoording afleggen, het zijn onlosmakelijke aspecten die verbonden zijn aan MVO en duurzaamheid. Op bedrijfsmatig niveau vertaalt dat zich niet louter in (in- en extern gerichte) communicatie, het gaat om een extra stap: informatievoorziening. Er is geruime tijd gezocht naar een adequate basis van verslaglegging van deze behoefte aan informatievoorziening. Daarbij ging het eerst en vooral om (inter)nationale (h) erkenning en acceptatie. Tegen deze achtergrond zijn richtlijnen en methodieken ontwikkeld die bekend staan als GRI (Global Reporting Initiative) en AA 1000AS (AccountAbility’s Assurance Standard) naast andere methoden. Centraal bij dit alles zijn twee belangrijke aspecten: betrouwbaarheid van de informatie die wordt gedeeld met stakeholders en onafhankelijke, kritische toetsing binnen heldere kaders. Uitgangspunten daarbij zijn het verhogen van het vertrouwen van stakeholders en het versterken van de bedrijfsreputatie op basis van correcte, relevante en gerichte gegevens en informatie. De internationaal doorgebroken richtlijnen conform GRI dragen concreet bij aan het identificeren en managen van risico’s en business opportunities en heeft een positief effect op het onderscheidend vermogen van de organisatie naar zowel opdrachtgevers, medewerkers en toekomstige medewerkers als andere stakeholders.

GLOBAL REPORTING INITIATIVE (GRI) NADER VERKLAARD Binnen de context van duurzaamheid en MVO vormen stakeholdermanagement en het afleggen van verantwoording naast transparantie belangrijke aspecten die hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van gestandaardiseerde verslaggeving. In dat kader ontstonden in 2000 de Sustainability Reporting Guidelines onder regie van de GRI organisatie. Het vormde de aanzet voor een continue (door)ontwikkeling van een pakket internationaal gehanteerde en erkende richtlijnen in relatie tot rapportage van beleid, activiteiten en prestaties van duurzaamheid en MVO.

Onder impuls van het wereldwijd actieve netwerk van de gelijknamige non-profit organisatie GRI zijn deze richtlijnen inmiddels sterk geëvolueerd; in 2006 werd de versie GRI G3 gelanceerd, gevolgd door de opvolgende en wijdverbreide versie GRI G3.1 in 2011. Medio 2013 werd de nieuwste versie GRI G4 geïntroduceerd. De GRI richtlijnen vormen de basis om niet-financiële aspecten van duurzaamheid en MVO in lijn te brengen met financiële verslaggeving; het is een instrument voor verificatie en evaluatie van gegevens en de wijze waarop een organisatie invulling geeft aan het managen van haar beleid op het vlak van duurzaamheid en MVO, alsmede de verzameling van, controle op en communicatie over de hieraan verbonden informatie. De GRI richtlijnen fungeren als methodiek om op basis van onafhankelijke, externe toetsing de betrouwbaarheid van verslaggeving te vergroten en wordt wereldwijd toegepast. GRI heeft een generiek karakter, hetgeen betekent dat de richtlijnen en onderliggende methodiek toepasbaar zijn op elk type bedrijf of instelling, ongeacht de soort van activiteiten van de organisatie, de omvang en het aantal hierin werkzaam zijnde medewerkers of de branche waarin de organisatie actief is, zowel in Nederland als in internationaal verband.

GRI G3.1 De GRI richtlijnen zijn geënt op het begrip ‘materialiteit’ waarbij een gerichte en weloverwogen keuze dient te worden gemaakt m.b.t. onderwerpen die een reëel beeld vormen van de belangrijkste economische, milieu gerelateerde en sociale gevolgen die een organisatie teweegbrengt of die aanzienlijke invloed uitoefenen op de beoordeling en besluitvorming van stakeholders. Samen met identificatie van stakeholders en evaluatie van hun verwachtingen en belangen en het in kaart brengen van de bedrijfsprestaties in een bredere context van duurzame ontwikkeling wordt hiermee de basis gelegd voor implementatie. De GRI richtlijnen omvatten ruim 80 ‘performance indicators’ verdeeld over economische, milieu en sociale aspecten. De organisatie dient onderbouwde keuzes te maken welke ‘kern’ (core) en ‘overige’ (additional) indicatoren van toepassing worden verklaard en als zodanig in de verslaggeving worden opgenomen. De GRI richtlijnen versie GRI G3.1 kennen een drietal niveaus – C, B en A – die een oplopende mate van implementatie en dekking van de methodiek weergeven en op grond waarvan externe evaluatie en beoordeling kan worden uitgevoerd. Toetsing mondt uit in formele rapportage waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen samenkomen naast een formele ‘assurance statement’ die in de regel wordt opgenomen in de gepubliceerde versie van het MVO- of duurzaamheidsverslag.

THE NEXT STEP: GRI G4 De structuur en onderliggende methodiek van de nieuwste versie – de medio 2013 geïntroduceerde GRI G4 – wijkt op een groot aantal vlakken af van de versie GRI G3.1 en om die reden is hier een aparte introductie aan gewijd. Organisaties die besluiten om te gaan starten met een duurzaamheidsverslag volgens de GRI richtlijnen wordt aangeraden deze in te richten volgens de versie GRI G4; verslagen die na 31 december 2015 worden gepubliceerd dienen in lijn te zijn met deze nieuwste normversie.

PRAKTIJK VAN TOETSING EN BEOORDELING Voor de toetsing en beoordeling van MVO- en duurzaamheidsverslagen heeft Bureau Veritas Sustainability een beproefde aanpak ontwikkeld die in de regel bestaat uit een vijftal stappen. Deze aanpak sluit aan op het gegeven dat de opzet en uitwerking van een verslag en dito toetsing per definitie maatwerk is en per organisatie verschilt, zelfs binnen de contouren van dezelfde richtlijnen zoals die van GRI. In vogelvlucht omvat deze aanpak een uitgebreide scoping meeting waarin de kernaspecten van materialiteit alsmede de organisatorische ‘boundary’aan bod komen om zodoende de focus en omvang van het toetsings- en beoordelingstraject helder en duidelijk te krijgen. De fase van scoping wordt gevolgd door een praktische fase van planning, waarin alle operationele aspecten van het traject worden vastgesteld zoals het rollenspel tussen de assessor(s) en de vanuit de te toetsen organisatie betrokken functionarissen, de doorlooptijd van het traject met bijbehorende mijlpalen en deadlines en bijvoorbeeld de in gebruik zijnde management- en datasystemen die van belang zijn voor verificatie van informatie en data uit het MVO- of duurzaamheidsverslag.

De feitelijke ‘assurance’ – de toetsing of assessment – is mede afhankelijk van de scope van de opdracht een mix van dataverificatie, interviews en onderzoek naar onderliggende systemen, rapportagestructuren en interne controles die de organisatie zelf hanteert in de opmaat naar de opstelling en publicatie van haar MVO- of duurzaamheidsverslag. Rapportage is onlosmakelijk verbonden aan het gehele traject. Een gedegen en gedetailleerd verslag van bevindingen en concrete aanbevelingen voor eventuele verbeteringen is een deel van de rapportage, het andere deel wordt gevormd door een zogeheten ‘assurance statement’ die desgewenst kan worden opgenomen in het verslag van de organisatie. Optioneel is een close-out sessie waarbij naar keuze in het format van een workshop het gehele traject kan worden geëvalueerd, evenals de bevindingen en verbetermogelijkheden.

MEER INFORMATIE? Aanvullende informatie over de inhoud van bijvoorbeeld GRI of de andere diensten die Bureau Veritas Sustainability aanbiedt en toepassing in de praktijk is op aanvraag verkrijgbaar via Bureau Veritas Sustainability ([email protected]) en via de website van de GRI organisatie (www.globalreporting.org)

PARTNERSHIP & INFORMATIE UITWISSELING We vinden het erg belangrijk om contact te onderhouden en uit te bouwen met onze zakelijke partners. Regelmatige informatievoorziening over actuele en relevante ontwikkelingen in de markt en op het gebied van MVO en duurzaamheid zien wij als onderdeel daarvan. Ook in de komende edities van Sustainable News zult u deze lijn blijven terugvinden. Natuurlijk zijn wij sterk geïnteresseerd in uw mening en suggesties en wij nodigen u daarom nadrukkelijk uit om uw reactie te geven op deze eerste editie van Sustainable News. Vragen, opmerkingen en suggesties met betrekking tot de inhoud kunt u mailen naar [email protected]

Bureau Veritas Sustainability Postbus 2620, 3800 GD AMERSFOORT Computerweg 2, 3821 AB AMERSFOORT Tel.: +31 (0)88 450 56 00 E-mail: [email protected] www.bureauveritas.nl