Sustainable News Editie 2, 2014

Sustainable News Editie 2, 2014

Rotterdam/Amersfoort, mei 2014 Geachte relatie, Het doet ons genoegen u de tweede editie toe te zenden van Sustainable News, de periodieke nieuwsbrief van Bureau Veritas Sustainability.

INHOUD In deze tweede editie van Sustainable News gaan we in op het begrip ‘Integrated Certification’ – het combineren van certificering van managementsystemen en toetsing en beoordeling van MVO- en duurzaamheidsverslagen – en blikken we kort vooruit op de GRI informatiebijeenkomsten die Bureau Veritas Sustainability samen met de GRI (Global Reporting Initiative) organisatie en andere partners gaat houden begin juni. Daarnaast is in deze editie een artikel opgenomen over Royal Boskalis Westminster en de MVO ambities van deze organisatie waarvan we het MVO verslag over 2013 gedeeltelijk aan een assessment onderwierpen. Tot slot is er een bijdrage van adviesorganisatie Oud Arlesteyn die deze tweede uitgave van Sustainable News completeert.

INTEGRATED CERTIFICATION Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) zijn trends die in internationaal verband een enorme vlucht hebben genomen. In het afgelopen decennium heeft deze ontwikkeling en de daaraan verbonden begrippen als ‘People, Planet & Profit’ een sterk groeiende en blijvende invloed gehad op de maatschappij, de politiek en het bedrijfsleven. Duurzaamheid en MVO worden inmiddels algemeen beschouwd als onlosmakelijk onderdeel van moderne bedrijfsvoering. Naast concreet beleid op het vlak van MVO en duurzaamheid en dito maatregelen is een snel groeiend aantal bedrijven ook overgegaan tot de ontwikkeling, opzet en publicatie van een MVO- of duurzaamheidsverslag. Oorspronkelijk gaven grote – veelal internationaal opererende en beursgenoteerde ondernemingen – invulling aan dergelijke verslaggeving, inmiddels hebben echter ook middelgrote bedrijven de stap gezet naar een MVO- of duurzaamheidsverslag.

Global Reporting Initiative (GRI) MVO- en duurzaamheidsverslaggeving is in bijna alle gevallen gebaseerd op de wijdverbreide en (inter)nationaal erkende GRI (Global Reporting Initiative) richtlijnen. Deze richtlijnen vormen de basis om niet-financiële aspecten van duurzaamheid en MVO in lijn te brengen met financiële verslaggeving; het is een instrument voor gestructureerde verslaggeving en dito verificatie en evaluatie van gegevens en de wijze waarop een organisatie invulling geeft aan het managen van haar beleid, alsmede de verzameling van, controle op en communicatie over de hieraan verbonden informatie.

Natuurlijke verwantschap certificering en MVO- of duurzaamheidsverslaggeving Hoewel er geen sprake is van absolute wetmatigheid kan in algemene zin gesteld worden dat – los van een uitgewerkt MVO- of duurzaamheidsbeleid – de basis van MVO- en duurzaamheidsrapportage in belangrijke mate gebaseerd is op c.q. gestructureerd en gefaciliteerd wordt door een of meerdere managementsystemen. In feite vormen de gehanteerde managementsystemen de spreekwoordelijke infrastructuur rondom de verslaggeving. In de wetenschap dat MVO- en duurzaamheidsverslaggeving en onderliggende managementsystemen nauw met elkaar zijn verweven, ontwikkelde Bureau Veritas Sustainability een pragmatische aanpak in het combineren van certificering van managementsystemen en toetsing en beoordeling van MVO- en duurzaamheidsverslagen, te weten ‘Integrated Certification’. Het doel van deze aanpak is om een maximale synergie te bereiken tussen certificering van managementsystemen enerzijds en MVO- en duurzaamheidsverslaggeving anderzijds. Naast deze wisselwerking is er focus op aanvullende diepgang in relatie tot specifieke MVO- en duurzaamheidsaspecten die in de verslaggeving tot uitdrukking dienen te komen (in functie van de keuzes die voor aanvang van rapportage worden gemaakt), het bereiken van operationele efficiency en de hieruit voortvloeiende kostenbesparing.

Hoe werkt Integrated Certification in de praktijk? Voor de toetsing en beoordeling van MVO- en duurzaamheidsverslagen in aanvulling op certificering van managementsystemen heeft Bureau Veritas Sustainability een beproefde aanpak ontwikkeld die in de regel bestaat uit een vijftal stappen. Deze aanpak sluit aan op het gegeven dat de opzet en uitwerking van een verslag en dito toetsing per definitie maatwerk is en per organisatie verschilt. Bij ‘Integrated Certification’ wordt in samenspraak met de opdrachtgever gekeken naar de binnen de organisatie gehanteerde managementsystemen – zoals ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001, MVO Prestatieladder en/of CO2 Prestatieladder – en de aansluiting met de MVO- of duurzaamheidsverslaggeving.

Afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever kan aansluitend op reguliere certificatie-audits een toetsing plaatsvinden op de interactie tussen de managementsystemen en de basisstructuur van het beoogde (nieuwe) MVO- of duurzaamheidsverslag, waaronder het proces van datacollectie en interne controles. Aan het begin van het nieuwe (kalenderjaar) en voorafgaand aan publicatie van het verslag dat betrekking heeft op het afgelopen jaar vindt dan vervolgens nog een beoordeling plaats van de data.

Voordelen Integrated Certification De voordelen van toepassing van ‘Integrated Certification’ zijn concreet en we vatten ze navolgend voor u samen: • toegevoegde waarde en diepgang op specifieke aspecten in de MVO- of duurzaamheidsverslaggeving vanuit certificering (kwaliteit, transparantie, accuratesse, milieu, gezondheid & veiligheid, energiebesparing, CO2 footprint etc.); • concrete mogelijkheden om geconstateerde tekortkomingen vanuit certificering op te volgen en door te voeren in verbetering van de structuur van MVO- of duurzaamheidsverslaggeving in opbouw en vooruitlopend op publicatie van het uiteindelijke verslag; • terugdringen van ‘procesverstoring’ en maximale efficiency door een logische combinatie of koppeling tussen certificering en toetsing en beoordeling van verslaggevingsstructuren; • kostenbesparing naast volledige certificatie ‘compliance’ van de getoetste managementsystemen en volwaardige toetsing en beoordeling van het MVO- of duurzaamheidsverslag volgens de officiële GRI richtlijnen

BOSKALIS: MVO ALS BEDRIJFSMATIG DNA Voor Royal Boskalis Westminster N.V. zoals de toonaangevende en mondiaal opererende maritieme dienstverlener voluit heet is maatschappelijk verantwoord ondernemen geen academisch en conceptueel begrip. Integendeel, dit prestigieuze en internationaal actieve concern kenmerkt zich als een organisatie met ambitieuze en heldere doelstellingen waarin MVO een prominente plaats heeft ingenomen en sterk verweven is in het bedrijfsbeleid en dagelijkse bedrijfsvoering. Boskalis heeft de moeite

genomen om goed na te denken over de essentie van MVO en de relevantie ervan ten opzichte van haar bedrijfsactiviteiten. Zodoende is er in de afgelopen jaren een duidelijke MVO structuur ontstaan waarop het bedrijf voortborduurt en dit op succesvolle wijze combineert met haar toekomstambities. Sinds 2009 publiceert Boskalis jaarlijks een MVO verslag dat uitblinkt in volledigheid, helderheid en leesbaarheid.

Toetsing en beoordeling van veiligheid In overleg met en in opdracht van Boskalis voerde Bureau Veritas Sustainability begin dit jaar een toetsing en beoordeling uit van een deel van het genoemde MVO verslag over het jaar 2013. Binnen het brede kader van MVO activiteiten die binnen de Boskalis organisatie een vaste plaats hebben gekregen – waaronder veiligheid, ontplooiing en welzijn van medewerkers, toepassing van milieu expertise en inzet van milieuvriendelijk materieel en techniek en actieve betrokkenheid bij lokale gemeenschappen in de vorm van investering in onderwijs, onderzoek en kennisoverdracht – viel de keuze op het aspect veiligheid. Rondom het aspect veiligheid heeft Boskalis een imposante en pro-actieve aanpak ontwikkeld die primair gericht is op het voorkomen van ongelukken, incidenten en beroepsgerelateerde ziekte en het terugdringen van verzuim. Dit in de wetenschap dat een veilige werkomgeving niet alleen ethisch van belang is maar ook direct bijdraagt aan een positief en motiverend klimaat waarin haar medewerkers en onderaannemers wereldwijd dagelijks actief zijn op sterk uiteenlopende projecten.

Veiligheid voor alles Boskalis beschikt sinds geruime tijd over een aantal gecertificeerde managementsystemen, waaronder OHSAS 18001 en VCA die rechtstreeks betrekking hebben op gezondheid en veiligheid. Daarnaast hanteert het bedrijf diverse andere systemen – waaronder ISO 9001, ISO 14001 en de ISM Code (International Safety Management Code) voor schepen – die erop gericht zijn dat gezondheid en veiligheid sterk verankerd zijn en blijven in de ‘day to day’ business. Daarbij wordt veel aandacht besteed aan voorlichting, training en opleiding en veiligheidsbewustzijn en vormen de fundamenten van het beleid. Met de introductie van het veiligheidsprogramma NINA (No Injuries No Accidents) in 2010 heeft Boskalis een vertaalslag gemaakt naar de eigen individuele verantwoordelijkheid van haar medewerkers die geresulteerd heeft in een cultuuromslag als het gaat om veiligheid. Deze aanpak is zeer succesvol gebleken en heeft zijn uitwerking dan ook niet gemist.

Global Reporting Initiative Vanuit het oogpunt van objectieve en transparante verslaggeving naar haar stakeholders – waaronder eigen medewerkers, aandeelhouders, investeerders, leveranciers etc. – maakt Boskalis gebruik van de internationaal erkende richtlijnen van GRI (Global Reporting Initiative). De GRI richtlijnen versie GRI G3.1 vormden het kader voor de toetsing en beoordeling van de veiligheidsperformance van Boskalis en de hieraan verbonden ratio’s die zijn opgenomen in het MVO verslag. De op het hoofdkantoor in Papendrecht uitgevoerde assessment door Bureau Veritas Sustainability mondde in maart j.l. uit in een formele verklaring die betrekking heeft op de volledigheid en het waarheidsgehalte van de statements die Boskalis heeft opgenomen in haar MVO verslag. Het volledige MVO verslag van Boskalis vindt u op www.boskalis.nl

Vragen Als afronding van deze impressie legden we een aantal vragen voor aan Diana van Minnen, Senior Communicatie-Adviseur, en Wim Leutscher, SHEQ-Coordinator/Auditor van Boskalis om van de organisatie zelf te vernemen welke richting men op wil met MVO en duurzaamheidsverslaggeving.

Welke MVO ambities heeft Boskalis voor 2014 en de jaren daarna? ‘Naast de verdere optimalisering van onze veiligheidsprestaties – onze doelstelling blijft No Injuries, No Accidents – richten onze MVO ambities zich op de verdere verduurzaming van onze keten door samen met onze stakeholders krachten te bundelen.’ ‘Boskalis beschikt over een veelzijdige vloot van 1.000 schepen. Samen met onze leveranciers, brancheorganisaties en kennisinstituten onderzoeken we de continu de mogelijkheden om met ons materieel milieu-vriendelijk te opereren. Dat gaat van de toepassing van schonere brandstoffen en energiebesparende maatregelen tot recycling van versleten onderdelen.’ ‘Een ander speerpunt van onze MVO strategie betreft de bredere toepassing van onze ecoengineering expertise. Boskalis streeft ernaar een innovatieve en toonaangevende speler in ecoengineering te zijn, waardoor we samen met onze klanten een optimaal evenwicht kunnen bieden tussen ecologische, sociale en economische aspecten bij de aanleg van maritieme infrastructuur. Ook samen met NGO’s werken we aan de verduurzaming van onze keten. Ons duurzame scheepsontmantelingsprogramma bijvoorbeeld is in dialoog met de NGO Stichting De Noordzee tot stand gekomen. We lopen hiermee voor op bestaande wet- en regelgeving en zijn erkend als leidend in onze industrie op dit gebied.’ ‘Last but not least blijven we lokale gemeenschappen ondersteunen op de locaties waar we actief zijn. We besteden op projecten ruimschoots aandacht aan omgevingsmanagement, investeren in kennisoverdracht en scholing van lokaal personeel en betrekken goederen en diensten van lokale toeleveranciers.’ Welk belang hecht u aan een duurzaamheidsverslag? ‘Het verslag stelt ons in staat verantwoording af te leggen over ons MVO-beleid aan al onze stakeholders. We hopen dat het duidelijk maakt hoe MVO onderdeel uitmaakt van ons beleid en bedrijfsvoering. Het doet ons dan ook plezier te horen dat Bureau Veritas het verslag vindt uitblinken in volledigheid, helderheid en leesbaarheid.’ Hoe belangrijk vindt u het dat het verslag extern wordt getoetst en beoordeeld? ‘Als gevolg van de overnames die we hebben gedaan zijn we de laatste jaren flink gegroeid en hebben we ook op het vlak van MVO het nodige moeten samenvoegen. Een goed geïntegreerde CSR-rapportage achten wij een belangrijke voorwaarde voor een externe verificatie. We zijn er nog niet, maar we zijn op de goede weg. Met de verificatie op de veiligheidsprestaties van 2013 hebben we een belangrijke eerste stap gezet.’ Hoe heeft u de toetsing en beoordeling ervaren? ‘De toetsing van onze veiligheidsperformance tegen de GRI G3.1 (Global Reporting Initiative) richtlijn is intensief geweest maar we hebben de samenwerking met Bureau Veritas als constructief en plezierig ervaren. Het geeft ons een goed beeld waar we als bedrijf staan ten aanzien van onze veiligheidsperformance. Uit de beoordeling blijkt dat we incidenten behoorlijk rapporteren en een ruime voldoende halen voor de GRI G3.1. We zijn op de goede weg, op enkele onderdelen kunnen nog verbeteringen worden aangebracht zoals het integreren van rapportages van nieuwe bedrijfsonderdelen.’

INFORMATIEBIJEENKOMSTEN MVO & DUURZAAMHEIDSVERSLAGGEVING Op 4 en 5 juni a.s. organiseert Bureau Veritas Sustainability in samenwerking met de Nederlandse tak van de GRI organisatie en andere partners een tweetal informatiebijeenkomsten rondom MVO & Duurzaamheidsverslaggeving. Afhankelijk van uw interesse, plannen en concrete behoefte kunt u terecht op een (of beide) sessies. Een sessie is bestemd voor organisaties die overwegen om een aanzet te geven tot een verslag dat voldoet aan de GRI richtlijnen; een tweede sessie is bedoeld voor bedrijven die al beschikken over een verslag volgens GRI G3.1 en de stap willen zetten naar de nieuwe versie GRI G4 die na 2015 de eerder genoemde versie definitief gaat vervangen en zich tijdig willen voorbereiden. Kijk voor meer informatie op www.bureauveritas.nl en bekijk de onderwerpen die we vanuit een praktijkgerichte insteek aan de orde stellen en meld u aan.

OUD ARLESTEYN: BETROKKEN & BETROUWBAAR Het advies- en trainingsbureau Oud Arlesteyn houdt zich alweer 10 jaar bezig met vele vormen van bedrijfsadvisering en vaardigheidstrainingen op het gebied van kwaliteit, veiligheid en sinds enige jaren ook met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Directeur-eigenaar Rob van der Poel heeft zijn sporen ruimschoots verdiend in verschillende disciplines. Begonnen als stuurman grote handelsvaart vergaarde hij via organisaties als de Koninklijke Marine en Lloyd’s Register veel kennis op het gebied van managementsystemen en verbetertrajecten. Het omgaan met culturen uit verschillende landen maken dat hij in staat is de persoonlijke agenda’s van mensen in een organisatie te begrijpen. Werkzaam voor internationals als Nedlloyd (nu Maersk), Radio Holland, Texaco en Lloyd’s geven net dat stukje extra ervaring waar een klant blij van wordt. Periodiek werkt Rob als lead auditor op subcontractor basis waarbij hij aan de andere kant van de tafel de zin en onzin van certificatie ziet. Maatschappij, mens en money zijn belangrijke items voor Rob en de toepassing van managementsystemen hierin is op diverse manieren mogelijk. Daarom dit keer een bijdrage van Oud Arlesteyn voor deze nieuwsbrief.

MVO: Marketing Voor Ondernemers? Er worden nogal veel claims gemaakt zoals ‘duurzaam’, ‘groen’, ‘ecologisch verantwoord’ etc. Is dit marketing of is het werkelijk een ‘sustainable’ bijdrage aan de maatschappij, en is het überhaupt wel verantwoord? De uitspraak ‘dit is een goed bedrijf’ werd voorheen bepaald door goede producten of snelle service, al dan niet gecertificeerd volgens ISO 9001. Steeds vaker spelen criteria mee als groen, duurzaam en maatschappelijk betrokken. Niet altijd duidelijk meetbare criteria en daar is voor het MKB de uitdaging om dit specifiek, meetbaar en aantoonbaar te communiceren naar belanghebbende partijen. MVO is de babyfase ontgroeid en wellicht zelfs geen kleuter meer maar staat nog wel in de kinderschoenen voor met name het MKB. Om de MVO activiteiten aantoonbaar te maken heeft Oud Arlesteyn naast de voorhanden zijnde certificatieschema’s en keurmerken samen met haar strategische partner Van Abeelen Advies voor het MKB een alternatieve vorm van erkenning van MVO ontwikkeld. Deze methodiek maakt onder andere gebruik van de ISO 26000 richtlijn en is ook certificeerbaar.

Responsible Company Deze norm – Responsible Company – is ontwikkeld om met name voor het MKB een certificeerbaar alternatief te bieden. Een zelfverklaring immers is nauwelijks onafhankelijk en juist als het gaat om ‘groene claims’ is het belangrijk dat deze kloppen. Voor Nederlandse bedrijven op de Nederlandse markt zijn een aantal vragen (bijvoorbeeld over kinderarbeid) snel uit te sluiten, hetgeen bij andere normeringen vaak lastiger is. Schildersbedrijven, GWW bedrijven, scheepvaart en de installatiebranche hebben reeds ervaring met het schema. De verwachting is dat als ook de economie weer verder aantrekt de al aanwezige maatschappelijke passie van de ondernemer ook in andere branches aantoonbaar wordt door certificatie.

Tips voor ondernemers Oud Arlesteyn stelt in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen een viertal kernvragen centraal vanuit het oogpunt van de ondernemer: • Wat wil ik met mijn bedrijf? Een duidelijke koers met doelen is essentieel om duurzaamheid te verankeren voor een aantal jaren (voor bedrijven die al een managementsysteem hebben lukt dit meestal wel) • Wat kan ik met mijn bedrijf? Vaakwordtgedacht‘Ikbennognietzover’;weesgerust,veelbedrijvenzijnnognietzover;gatoch vast aan de slag en misschien moeten de ambities worden bijgesteld (niet doen is echt geen optie meer) • Wat moet ik met mijn bedrijf? Overheden zijn meesters in het opleggen van regels, de term 100% duurzaam wordt echter nogal eens verschillend uitgelegd, zorg dus dat je goed weet wat de markt eist (soms is het invullen van een CO2 prestatie wel wat werk maar levert het ook wat op) • Klopt mijn claim dan? Als je wat roept over je bedrijf moet dit wel kloppen, zoals: we recyclen alles, onze producten zijn biologisch geteeld, we zijn sociaal en geven mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt een kans (klopt dit ook echt en kun je dat aantonen?)

Tips voor collega adviseurs Ook voor adviesorganisaties heeft Oud Arlesteyn een aantal adviezen: • Bedrijven kunnen aan ‘greenwashing’ doen (jezelf duurzamer voordoen dan je bent); dit is iets waar adviseurs alert op moeten zijn. Het is mede aan hen om het hoofd koel te houden. Durf ondernemers te overtuigen dat ‘open’ zijn over minder sterke duurzaamheidsresultaten juist verantwoord is, help de ondernemer vervolgens met verbeteracties • Ondernemers zoeken naar vormen van ‘erkenning’; erkende en herkende standaarden zoals VCA, ISO 9001, ISO 14001, CO2 Prestatieladder kunnen een grote rol spelen maar niet per definitie. Bepaal telkens weer of dit niet teveel rompslomp oplevert voor de ondernemer, focus eerst op het bereiken van de gewenste prestaties en daarna op procedures en managementsystemen • Certificeren kan helpen maar pas op: De kwaliteit die je levert wordt bepaald door je afnemers, de markt; procedures vervangennimmer gezond verstand • Focus op de onderlinge samenhang van processen en kijk goed naar de keten; je zit als ondernemer immers tussen de leverancier en de klant in

PARTNERSHIP & INFORMATIEUITWISSELING We vinden het erg belangrijk om contact te onderhouden en uit te bouwen met onze zakelijke partners. Regelmatige informatievoorziening over actuele en relevante ontwikkelingen in de markt en op het gebied van MVO en duurzaam ondernemen zien wij als onderdeel daarvan. Ook in de komende edities van Sustainable News zult u deze lijn blijven terugzien. Natuurlijk zijn wij sterk geïnteresseerd in uw mening en suggesties en daarom nodigen wij u nadrukkelijk uit om uw reactie te geven op deze tweede editie van Sustainable News. Vragen, opmerkingen en suggesties in relatie tot de inhoud kunt u mailen naar [email protected]

Bureau Veritas Sustainability Postbus 2620, 3800 GD AMERSFOORT Computerweg 2, 3821 AB AMERSFOORT Tel.: +31 (0)88 450 56 00 E-mail: [email protected] www.bureauveritas.nl