15
tips voor een succesvol evenement met marketing software adviesdocument nr. 7
Aangeboden aan Verwegen Image Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, 7 januari 2010
Inhoudsopgave Nodig uw relaties uit Structureer uw campagne Stem de afzender af op uw relatie Herhaal uw boodschap Wek de interesse Maak het aanmelden makkelijk Personaliseer uw formulier Bevestig de aanmelding Haal de drempels weg Verhoog de kracht van uw bijlage Laat uw relaties de weg vinden Schrijf uw reminders op het lijf van de ontvanger Ontmoet nieuwe relaties Volg uw contacten tijdig op Evalueer uw succes
Aangeboden aan Verwegen Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, © 2007 Copernica BV Image www.copernica.nl 7 januari 2010
Pagina 1
Inleiding Een beurs of evenement is een middel bij uitstek om binnen een beperkt tijdsbestek veel contacten op te doen. Contacten met relaties, klanten, geïnteresseerden en branchegenoten. Of u nu aanwezig bent op een beurs of congres, of zelf een evenement organiseert; een effectief communicatietraject rondom de bijeenkomst draagt in grote mate bij aan de uitstraling en het succes. Afhankelijk van het type evenement en het doel welke u voor ogen heeft, zijn er legio mogelijkheden om op persoonlijke wijze contacten te leggen en te onderhouden met uw relaties. Vanzelfsprekend hoeft u niet alles zelf te doen, goede marketingsoftware kan u veel werk uit handen nemen. Dit zevende Copernica adviesdocument biedt u een concreet handvat om op effectieve wijze te communiceren rondom uw evenement. Wij hopen u met dit adviesdocument te inspireren en wensen u veel succesvolle evenementen toe.
Regelmatig publiceert Copernica BV adviesdocumenten met praktische direct marketing tips. Wilt u voortaan de handige Copernica tips en adviesdocumenten als eerste ontvangen? Meldt u dan direct aan voor de gratis Copernica e-mail nieuwsbrief op www.copernica.nl. Hier kunt u ook eerder uitgegeven adviesdocumenten gratis downloaden. Aangeboden aan Verwegen Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, © 2007 Copernica BV Image www.copernica.nl januari 2010
7
Pagina 2
15 tips voor een succesvol event met marketing software Nodig uw relaties uit Als u zelf een evenement organiseert wilt u vanzelfsprekend uw relaties uitnodigen. Hiervoor kunt u iedereen uitnodigen, of een doelgroepselectie maken. Staat u op een beurs, dan loont het de moeite uw relaties een uitnodiging te sturen. Door uw relaties tijdig te informeren over het evenement slaat u twee vliegen in 1 klap: niet alleen heeft u een groot aantal persoonlijke contacten op de beurs, ook wordt een contact op een beurs als meer ontspannen ervaren dan een bezoek op kantoor. Hierdoor kunt u de band met uw relatie versterken, en wellicht ook tot zaken komen. Structureer uw campagne Voordat het evenement met uw relaties plaatsvindt, moet een aantal dingen gebeuren. Door vooraf goed te bedenken aan wie u wat wilt communiceren, en ook wanneer, brengt u structuur aan in uw campagne. Dit stelt u in staat zich actief te richten op contentontwikkeling en het toewijzen van taken. Door vooraf uw campagne in te richten creëert u rust tijdens de campagne. Stel uzelf vragen als: Wie nodig ik uit Hoe ga ik om met non-respons Wat wil ik op welk moment vertellen? Stem de afzender af op uw relatie Als uw relatie zich persoonlijk aangesproken voelt, zal deze eerder geneigd zijn om op uw uitnodiging in te gaan. Eén manier om dit voor elkaar te krijgen is door de uitingen in het traject, per e-mail of per post, te voorzien van de naam van de eigen contactpersoon als afzender van de uitnodiging. Herhaal uw boodschap Herhaling van een boodschap vergroot de beïnvloeding van uw relatie. Confronteer uw relaties meerdere keren met het evenement. Dit kan bijvoorbeeld door remindermailings naar de non-respons, of door de inzet van andere kanalen. Dit vergt lang niet altijd een grote investering: een voetnoot in uw andere e-mailuitingen zorgt ook voor herkenning van de boodschap. Als u reminders stuurt per e-mail, dan hoeft dat niet altijd in een fraaie opmaak. Soms werkt een email zonder opmaak stukken beter, omdat u de indruk werkt dat u de mail persoonlijk voor de ontvanger opgesteld heeft.
Workout 2007: Persoonlijke aanpak voor VEA Arbeidsmarktcommunicatie Op 16 mei 2007 vond de uitreiking van de SJP Jaarprijzen Personeelscommunicatie, de Magneten, plaats. Vanuit één centrale database zijn er mailings verzonden naar de relaties van de 14 VEA vakgroep Arbeidsmarktcommunicatie bureaus. Om de respons op de mailings te optimaliseren is er voor de uitnodigingsmails een document opgesteld waarbij de inhoud volledig afgestemd is op de uiteindelijke ontvanger. Doordat niet alleen de aanhef van de mailing maar ook de afzender gepersonaliseerd was, ontving iedere relatie de e-mailings namens zijn of haar eigen accountmanager bij het reclamebureau. Om de herkenning te vergroten was elke mailing ook voorzien van het logo van het verzendende bureau. ‘Onze relaties hadden de indruk dat hun account manager zelf het bericht verstuurd had,’ aldus Marika Horikx van de VEA. ‘Door ook de persoonlijke aanpak door te voeren op de actiesite was er geen inschrijfdrempel. Wij zijn erg content met het resultaat’.
Aangeboden aan Verwegen Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, © 2007 Copernica BV Image www.copernica.nl januari 2010
7
Pagina 3
Wek de interesse Wilt u een bepaald gevoel creëren rondom het evenement, dan kunt u beginnen met een teaser mailing. Per post heeft u fysieke mogelijkheden om dit te doen, maar digitaal kunt u natuurlijk ook flink uitpakken met een prikkelende campagne. Door pas later met de daadwerkelijke call-toaction te komen, vergroot u de attentiewaarde èn de respons. Maak het aanmelden makkelijk De efficiëntste manier om aanmeldingen te verwerken is een aanmeldformulier op een website. Dit geldt zowel voor u als voor de aanmelder. Omdat uw database zich automatisch vult met aanmeldingen, kan de opvolgcampagne automatisch verlopen. Het invullen van een aanmeldformulier op een website kost ook minder tijd dan het opschrijven van je persoonlijke gegevens op bijvoorbeeld een antwoordkaart.
Rapp Collins kookt voor relaties in restaurant Fifteen Om klanten, relaties en leveranciers uit te nodigen voor haar relatie-evenement in 2006 richtte Rapp Collins een complete cross DM campagne in. De campagne rondom Rapp Cooking ging van start met het versturen van een doos met hierin een teaser. Vervolgens verstuurde Rapp Collins gepersonaliseerde e-mailings waarin relaties werden uitgenodigd zich op te geven voor Rapp Cooking. Iedere e-mail bevatte tevens een link naar ludieke filmpjes op de website. Rapp Collins: “Het was echt een fantastische avond! We hebben met zijn allen de handen flink uit de mouwen gestoken om onze gasten een topavond te bezorgen. En uit de enthousiaste reacties in het weblog op www.rappcooking.nl kan ik concluderen dat we hierin zijn geslaagd. We krijgen zelfs verzoeken om van Rapp Cooking een jaarlijks terugkerend evenement te maken!”
Kiest u toch voor de mogelijkheid om (ook) middels een fysiek bericht aan te kunnen melden, dan raden wij aan om de bekende gegevens al zoveel mogelijk vooraf in te vullen op het formulier. Uw relatie hoeft het formulier dan nog slechts terug te sturen of te faxen.
Personaliseer uw formulier Op het aanmeldformulier kunt u in veel gevallen de gegevens van uw relatie vooraf al invullen. Naast het feit dat dit gemakkelijk is voor uw relatie, nodigt het ook uit om overige gegevens, zoals mobiel nummer of geboortedatum, in te vullen. Hiermee verrijkt u uw eigen database met deze aanvullende gegevens. Deze gegevens komen later in het communicatietraject weer van pas. De gegevens van uw relaties kunnen op het formulier vanuit een e-mailing altijd voor ingevuld worden. Komt iemand op een andere manier op de website, bijvoorbeeld door een verwijzing in een brief, dan is het aan te raden inloggegevens voor het formulier mee te sturen in de brief, om voorinvulling mogelijk te maken. Bevestig de aanmelding Als een aanmelding gelukt is, komt de bezoeker op een bedankt-pagina. Daarnaast is het ook prettig om uw relatie direct een e-mail te sturen met een aanmeldbevestiging, inclusief de ingevulde gegevens en aanvullende gegevens van het evenement. Haal de drempel weg U wilt het uw relaties natuurlijk zo makkelijk mogelijk maken om zich aan te melden voor het evenement. U kunt hiervoor uw relatie een aanbod doen. Dit kan zijn het aanbieden van korting op de toegangsprijs, of een cadeau welke de ontvanger ontvangt. Concrete voorbeelden zijn verder het beschikbaar stellen van adviesdocumenten of een gadget als een USB-stick of MP3 speler na aanmelding. Een speciale beursactie kan u helpen het commerciële succes van het evenement te vergroten.
Aangeboden aan Verwegen Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, © 2007 Copernica BV Image www.copernica.nl januari 2010
7
Pagina 4
Verhoog de kracht van uw bijlage Vaak is de inschrijfbevestiging ook automatisch het toegangsbewijs. Uw vergoot de professionele uitstraling van uw evenement door dit te doen met een gepersonaliseerde PDF bijalge bij uw e-mailing. Zo kunt u de PDF voorzien van de persoonsgegevens, de aanmeldgegevens, een persoonlijke routebeschrijving of bijvoorbeeld een persoonlijke barcode voor de registratie. Laat uw relatie de weg vinden Stuur uw relatie ruim voor het evenement nog een persoonlijke routebeschrijving. Op basis van de postcode van uw relatie en de evenementlocatie heeft elke relatie een routebeschrijving op maat. Schrijf uw reminders op het lijf van de ontvanger Op de dag van het evenement zijn e-mail, print en web niet meer voldoende om in contact met uw relatie te blijven. Wilt u uw relatie op de evenement dag nog bereiken met een reminder of het laatste nieuws, dan kun u hiervoor het beste het mobiele nummer van de relatie gebruiken. Kort en bondig trekt u zo de aandacht voor uw (aanwezigheid op het) evenement.
De weg naar marketingsucces Regelmatig organiseert Copernica BV seminars om aan de hand van praktijkvoorbeelden de toepassingen van Copernica te belichten. In aanloop naar het evenement ‘Marketingsucces met CrossDM'. kregen de deelnemers een aantal documenten toegestuurd. Een week voor het seminar ontving elke deelnemer een e-mail met hierin een link naar een persoonlijke routebeschrijving. De link verwees naar maps.google.com, en was verder voorzien van de locatie van de seminar en de adresgegevens van de relatie. ‘Deze relatief eenvoudige personalisatie heeft bijgedragen aan het tijdig arriveren van de bezoekers.’, aldus Walter van der Scheer, salesmanager bij Copernica.
Ontmoet nieuwe relaties Uw evenement vormt een centraal onderdeel van de presentatie van uw bedrijf. Niet het communicatietraject rondom het evenement, maar wat u op het evenement doet bepaalt uw succes. Naast het contact met bestaande relaties ontmoet u ook nieuwe relaties. Grijp deze kans aan om uw adresbestand te vergroten. Ga actief om met de gegevens van de aanwezigen. Biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om een visitekaartje achter te laten op de beurs, en noteer de gegevens van personen die meer willen weten naar aanleiding van het evenement. Volg uw contacten tijdig op Zo snel mogelijk na het evenement wilt u opvolging geven aan de contacten. Informatieaanvragen kunt u effectief opvolgen met een mailing inclusief een gepersonaliseerde brochure. Relaties die helaas niet op het evenement waren kunt u altijd nog wijzen op de foto’s en successen van de beurs. Op basis van het gedrag vanuit deze mailings kunt u vervolgens bepalen wanneer er een vervolgactie plaats kan vinden. Evalueer uw succes Na het evenement wilt u weten hoe uw relaties het ervaren hebben. Een online enquête biedt hiervoor uitkomst. De antwoorden van uw relaties kunt u gebruiken om uw contactstrategie te bepalen en uw (aanwezigheid op) evenementen te verbeteren.
Regelmatig publiceert Copernica BV adviesdocumenten met praktische direct marketing tips. Wilt u voortaan de handige Copernica tips en adviesdocumenten als eerste ontvangen? Meldt u dan direct aan voor de gratis Copernica e-mail nieuwsbrief op www.copernica.nl. Hier kunt u ook eerder uitgegeven adviesdocumenten gratis downloaden. Aangeboden aan Verwegen Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, © 2007 Copernica BV Image www.copernica.nl januari 2010
7
Pagina 5
Over Copernica BV Copernica marketing software is dé oplossing voor het beheren van relatiegegevens en het uitvoeren van marketingcampagnes met e-mail, print, mobiel en web. De software wordt dagelijks gebruikt door honderden marketeers voor het genereren van leads en het informeren van relaties in diverse branches zoals automotive, reclame, toerisme, werving & selectie en vele meer. Meer informatie? Heeft u nog vragen of wilt u aanvullende informatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Ook als u op zoek bent naar de ideale software voor uw crossmediale direct marketingcampagnes bent u bij ons aan het juiste adres. Copernica Copernica BV BV Wilhelminastraat 1 Kruisweg 70 2011 VH Haarlem 2011 LG Haarlem
Tel: 023 – 75 10 500 Fax: 023 – 75 10 508 E-mail:
[email protected] Website: www.copernica.nl
Aangeboden aan Verwegen Partners Reclame- Adviesbureau bv, heer Vroom op donderdag, © 2007 Copernica BV Image www.copernica.nl januari 2010
7
Pagina 6
