OBSAH. DATABOX Marketing software 1

DATABOX® Marketing software

1

OBSAH OBSAH ÚVOD INSTALACE PROGRAMU Technické nároky Instalace programu Technologie Klient/Server Databázový server Program Klient Spouštìní programu Registrace programu SEZNÁMENÍ S PROGRAMEM Pracovní prostor Pracovní lišty programu Informaèní lišta Lišta zpráv Nástrojová lišta Navigaèní lišta Profilová lišta Stavový øádek Panel nástrojù PROFILY A PØIHLÁŠENÍ Správce profilù Nalistovat profil Pøihlášení do profilu Vlastnosti aktivního profilu PØÍPRAVA PROGRAMU K PRÁCI Nastavení poèítaèe Nastavení Pracovních lišt Nastavení uživatelù Pøevzít uživatele Nastavení uživatele Nastavení dodatkù Nastavení èíselníkù ADRESÁØE Jak vypadá pracovní okno Adresáøe Práce v oknì adresáøe Jak upravit udaje v adresáøích Smazat firmu/osobu Jak pøenést údaje do stromù Adresáøe - karta Adresáø Jak upravit Seznam spojení na kartì Adresáø Jak upravit Seznam vazeb na kartì Adresáø Pøidat/Opravit spojení Vazba mezi firmou a osobou Smazat vazbu firma/osoba Adresáøe - karta Poznámka Adresáøe - karta Dodatky Pøidat/Opravit dodatek Adresáøe - karta Dokumenty Pøidat/Opravit dokument Adresáøe - karta Zatøídìní

1 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 9 9 10 11 11 11 11 12 13 13 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 22 22 23 24 25 25 26

2

DATABOX® Marketing software Pøidat/Opravit zatøídìní Adresáøe - karta Události PLÁNOVACÍ DIÁØ Jak vypadá pracovní okno Diáø Práce v oknì Diáøe Jak upravit údaje v Diáøi Jak pøenést události do stromù Jak pøenést události do zatøídìní Diáø - Èasová osa Diáø - Strom událostí Diáø - Seznam událostí Diáø - Detail dne Diáø - Seznam úkolù Diáø - Seznam výroèí Diáø - Detail události Diáø - Kalendáø Diáø - týmové plánování Pøidat/Opravit událost Pøidat/Opravit událost - karta Obecné Pøidat/Opravit událost - karta Upozornìní Pøidat/Opravit událost - karta Opakování Pøidat/Opravit událost - karta Kontakty Pøidat/Opravit událost - karta Dodatky Pøidat/Opravit událost - karta Dokumenty Pøidat/Opravit událost - karta Zatøídìní Pøidat/Opravit událost - karta Uživatelé Smazat událost Oprava události Filtr na Diáø Seznam nesplnìných událostí Seznam upozornìní na událost STROMOVÝ POHLED Práce ve Stromovém pohledu Stromový pohled - Strom zatøídìní Stromový pohled - Strom výbìrù Stromový pohled - Strom šablon Použití Doplòkových modulù pøi práci ve stromech VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBÌRY Okamžité hledání údajù v adresáøích Rychlé hledání v adresáøích Rychlé hledání v Diáøi Vyhledávací centrála Použití Doplòkových modulù v Seznamu vyhledaných údajù Vyhledávací centrála - Operace nad výbìry TISK Z PROGRAMU Pracovní plocha programu REPORTer Nabídka pøíkazù Panel nástrojù Strom vrstev a objektù Datový inspektor Panel objektù Stavový øádek Operace v programu REPORTer Prùvodce tiskem Prùvodce tiskem - Volba datového zdroje

27 28 29 29 30 31 31 31 32 32 32 32 33 33 33 33 34 34 35 36 37 37 38 39 39 40 41 41 41 44 45 46 46 47 48 48 48 49 49 49 50 51 53 53 55 56 56 56 56 57 57 57 57 58 58

DATABOX® Marketing software Prùvodce tiskem - Upøesnìní datového zdroje Prùvodce tiskem - Volba tiskové sestavy Prùvodce tiskem - Sumarizace Nová tisková sestava Editor jednoøádkových nadpisù Editor víceøádkových textù Nastavení tisku Vlastnosti tiskárny Kopie objektu DOPLÒKOVÉ MODULY Práce v oknech doplòkových modulù Úvodní stránka Stránka Volba datového zdroje Stránka Upøesnìní datového zdroje Specializované stránky k provádìní operací Export dat Stránka Rozšíøení o subjekty spojené vazbou Stránka Volba typu cílového souboru Hromadné operace Stránka Volba cíle Stránka Poznámka Hromadný e-mail Stránka Volba protokolu Stránka Zpráva Hromadný fax Stránka Nastavení parametrù Stránka Zpráva Hromadné dokumenty Stránka Nastavení dokumentù Meziprofilové kopírování Stránka Nastavení podmínek Stránka Volba cílového profilu Hromadné mazání Stránka Nastavení podmínek Správa klíèových slov Stránka Volba typu operace Pro všechny uvedené moduly ... Stránka Sumarizace Automatické telefonování Import dat Stránka Volba souboru a importovací šablony Stránka Obsah importovaných dat Stránka Struktura pøenosu dat Stránka Kontrola duplicit Stránka Zatøídìní subjektù do stromu Stránka Sumarizace

3 59 60 61 61 61 62 63 64 64 65 65 65 65 66 66 67 67 68 68 69 69 70 70 71 71 71 72 73 73 74 74 74 75 75 75 75 76 76 76 77 77 78 79 79 80 80

4

DATABOX® Marketing software

ÚVOD

Dovolte nám, abychom Vám podìkovali za Vᚠzájem o programy DATABOX ® Marketing software. Vítejte pøi otevøení uživatelské pøíruèky programù CONTACT Professional 3.0, DATABANKA èeských firem 7.0 a DATABANKA slovenských firem 7.0.

INSTALACE PROGRAMU Technické nároky Program pro své nainstalování potøebuje procesor minimálnì 486, 16 MB pamìti RAM, 22 MB volného místa na pevném disku, myš a systém Windows 95 nebo vyšší. Doporuèená konfigurace je procesor Pentium, 32 MB pamìti RAM, 25 MB volného místa na pevném disku, myš, monitor s rozlišením 800 x 600 v režimu HiColor a systém Windows 95 (vyšší).

Instalace programu Pøi instalací je tøeba rozhodnout, zda program bude jako lokální nebo jako síový. Pøi lokální instalaci klient i server pracují na stejném poèítaèi. Pøi síové instalaci je databázový server nainstalován na jednom poèítaèi a poskytuje data po síti klientùm na ostatních stanicích (do poètu zakoupených licencí). Postup pro instalaci: 1. Vložte CD-ROM do poèítaèe a vyèkejte na otevøení úvodního okna. Pokud se okno neotevøe, mùžete ho aktivovat spuštìním programu START z CD-ROM disku. 2. Na úvodní stránce zvolte tlaèítko INSTALACE. 3. Na následující stránce zvolte tlaèítko Jednouživatelská instalace. 4. Po startu instalaèního programu pomocí tlaèítka Další > postupujte na stránku, kde zvolíte cestu kam se bude program instalovat (doporuèujeme využít standardní pøeddefinovanou cestu “C:\Program Files\Databox”). 5. Na další stránce zvolte komponenty, které se mají nainstalovat: • CONTACT Professional 3.0. Provede se instalace prázdné hlavní databáze pro zadávání Vašich údajù (Základní profil). • DATABANKA èeských firem 7.0. Provede se instalace pracovní databáze a vytvoøí se smìrování k hlavní databázi. • DATABANKA slovenských firem 7.0. Provede se instalace pracovní databáze a vytvoøí se smìrování k hlavní databázi. • Hlavní program. Provede se instalace vlastního ovládacího programu. • Databázová podpora. Provede se instalace databázového serveru. 6. Na další stránce zvolte programovou skupinu a nechejte program instalovat. UPOZORNÌNÍ Pøi instalaci DATABANKY èeských firem a DATABANKY slovenských firem mùžete vybrat, zda ponecháte data na CD-ROM disku nebo zda je zkopírujete na pevný disk poèítaèe. Volbu provedete v oknì po stisku tlaèítka Nastavit. V prùbìhu instalace ... • Instalaèní program kopíruje soubory (programy, databáze) na vᚠdisk a v prùbìhu istalace se spustí databázový server. • Tìsnì pøed dokonèením instalace se spouští program Hledání databázových serverù, který hledá všechny existující profily a nabízí jejich uložení pro použití v klientské èásti. Program nalezené profily zapíše sám, pøípadnì umožní obsluze upravit seznam profilù pro zapsání (15 vteøin èeká na zásah uživatele a potom profily zapíše). • Program zaregistruje všechny zvolené profily a bude je nabízet budoucím klientùm.

DATABOX® Marketing software

5

Po ukonèení prohledávání je instalace dokonèena. Mùžete uzavøít titulní okno CD-ROM disku a program spustit. Pokud instalujete síovou verzi, použijte na stránce Instalace v Navigaci CD-ROM disku tlaèítko Síová instalace - server a tlaèítko Síová instalace - klient. Spustí se odpovídající programy, které nainstalují pøíslušné programy na zvolené poèítaèe.

Technologie Klient/Server Program CONTACT 3.0 pracuje na principu technologie Klient/Server. To znamená, že pro celkový chod aplikace je nutné mít spuštìné dva programy.

Databázový server Program Databázový server obsluhuje databáze a poskytuje data programu. Mùže distribuovat data klientùm na jednom poèítaèi (server i klient bìží na jednom poèítaèi) a také klientùm v poèítaèové síti pomocí síových protokolù (protokoly IPX/SPX, TCP/IP). Tento program nevyžaduje žádnou obsluhu ze strany uživatele. Po instalaci je pouze nutné jeho správné nakonfigurování podle typu nasazeni. Je nutné urèit jeho unikátní jméno, komunikaèní protokoly po kterých poskytuje data klientské stranì a cesty k databázím. Server dále mùže zálohovat data, provádìt jejich údržbu, pøípadnì vytváøet nové databáze (profily).

Program Klient Vlastní ovládací program pracuje na poèítaèích uživatelù. Klient komunikuje s databázovým serverem, ze kterého èerpá data. Popis tohoto programu je uveden v následujících kapitolách.

Spouštìní programu Pro fungování programu musí být nejprve spuštìn databázový server. Ten se spouští automaticky pøi spuštìní poèítaèe a jeho bìh je indikován v Hlavní nabídce systému Windows. Spuštìní programu: • Z Hlavní nabídky pøíkazem Start/ Programy/ DATABOX Marketing software/ a klepnutím na jméno pøíslušného programu. • Pomocí nové ikony “DATABOX Marketing software” z pracovní plochy.

Registrace programu Máte-li zakoupený ostrý program, musíte ho zaregistrovat. Po zaregistrování pro Vás neplatí omezení pøi poøizování nových firem, osob a událostí. V demoverzi je poèet zadaných údajù omezen. Pøi používání programù DATABANKA èeských firem 7.0 a DATABANKA slovenských firem 7.0 jsou v demoverzi nìkteré údaje skryté pod slovo DEMOVERZE. V zaregistrované verzi vidíte všechny údaje korektnì. Postup pro registraci: 1. Otevøete Databázový server poklepáním na ikonu v Hlavní nabídce Windows. 2. Objeví se okno serveru. V nìm klepnìte na ikonu Registrace. 3. Objeví se okno pro zadání Identifikaèního kódu. Zavolejte na Linku technické podpory na liberecké telefonní èíslo 048/ 510 04 04 a vyžádejte si pøíslušný protikód pro Vaší instalaci programu. 4. Zadejte Protikód a potvrïte tlaèítkem OK. Pokud bylo vše provedeno správnì, máte v tuto chvíli ostrou zaregistrovanou verzi programu a mùžete ho používat.

6

DATABOX® Marketing software

SEZNÁMENÍ S PROGRAMEM Pracovní prostor

Pracovní prostor programu je rozdìlen na nìkolik základních èástí: 1. Nabídka. Pøíkazy v nabídce se mìní podle aktuálního pracovního okna a podle práv pøihlášeného uživatele. 2. Pracovní lišty. Obsahují ovládací prvky pro obsluhu programu. 3. Pracovní okna. Tato okna jsou nejdùležitìjší èástí programu. Zobrazují se v nich všechny informace, se kterými v programu pracujete. Pracovní okna jsou tøi: Adresáø firem, Adresáø osob a Diáø. POZNÁMKA Okna mohou být “schována” v programu nebo “vyjmuta” vnì. Pøi použití vyššího rozlišení tak máte možnost vidìt více oken najednou. 4. 5. 6.

Stromový pohled. Tento pohled slouží k pøehlednému zobrazení skupiny údajù (firem, osob a událostí), které splòují nìjakou spoleènou podmínku. Program obsahuje tøi stromy: Strom zatøídìní, Strom výbìrù a Strom šablon. Okna a plovoucí okna. Tato okna se otevírají po zavolání urèité operace. Po potvrzení volby se mohou zavírat nebo mohou zùstávat otevøená. Oddìlovaèe. Mezi jednotlivými èástmi pracovní plochy i mezi èástmi jednotlivých pracovních oken jsou umístìny oddìlovaèe. S jejich pomocí mùžete nastavit proporce jednotlivých èástí programu pøesnì podle svých požadavkù.

Pracovní lišty programu Informaèní lišta Informaèní lišta je èást programu, která detailnì zobrazuje název firmy, jméno osoby a ukazuje základní parametry Diáøe (datum, profil a jméno Diáøe apod.).

DATABOX® Marketing software

7

Lišta zpráv Lišta zpráv je èást programu, která zobrazuje informace o aktuálním dni, aktivní události a úkolech. Její výhodou je, že neruší bìh programu samostatnými okny a pøitom se z ní mùžete pøímo na zobrazovaný údaj pøepnout. Parametry nastavíte na stránce Program/ Lišta zpráv v oknì Nastavení uživatele.

Nástrojová lišta Nástrojová lišta je èást programu, která umožòuje pøímé provádìní základních operací s údaji. Její vzhled záleží na aktuálnì zvoleném pracovním oknì a právech pøihlášeného uživatele. Nástrojová lišta obsahuje tato tlaèítka: • Pøidat. Podle pracovního okna mùžete pøidat firmu, osobu nebo událost. • Smazat. Nalistovaný údaj (firmu, osobu nebo událost) mùžete smazat. • Opravit. Nalistovaný údaj (firmu, osobu nebo událost) mùžete opravit. • Hledat. Otevøe okno Vyhledávací centrály. • Stromy. Otevøe nebo zavøe èást se Stromovým pohledem. • Náhled. Umožòuje mìnit vzhled aktuálního pracovního okna. • Tisk. Otevøe nabídku s možnostmi pro tisk nebo program REPORTer. • Pomoc. Zavolá soubor s nápovìdou.

Navigaèní lišta Navigaèní lišta je èást programu, která slouží pro pohyb po jednotlivých údajích a pro potvrzování údajù pøi editaci. V editaèním poli mùžete po stisku klávesy Esc okamžitì hledat podle jména firmy nebo osoby. Tlaèítkem Najít mùžete zavolat okno Rychlého hledání. Pomocí tlaèítka Vybráno/ Nevybráno (Zatøídìno/Nezatøídìno) mùžete pøenášet údaje do Stromového pohledu. V Diáøi umožòuje zapnout Filtr na Diáø a vybrat vlastníka Diáøe.

Profilová lišta Profilová lišta je èást programu, která umožòuje pøepínání mezi jednotlivými profily a jejich èástmi. Klepnutím mùžete otevøít požadovaný profil pro pøihlášení nebo zvolit pøímo nìkteré pracovní okno v již otevøeném profilu. Seznam profilù v této lištì upravujete pomocí okna Správce profilù.

Stavový øádek Stavový øádek je informaèní oblast na dolním okraji programu, ve které je zobrazeno jméno otevøeného profilu, jméno uživatele, aktuální èas, datum apod. Pomocí pøíkazù v èásti nabídky Systém/ Pracovní lišty mùžete nastavit parametry všech pracovních lišt a Stavového øádku.

Panel nástrojù Panel nástrojù je èást, která obsahuje tlaèítka základních operací.

Význam jednotlivých tlaèítek se mìní podle èásti programu, ke které panel patøí. Jsou to: • Pøidat. Zavolá okno pro pøidání údaje ve vybrané èásti. • Smazat. Smaže zvolený údaj. • Opravit. Zavolá okno pro opravu zvoleného údaje. • Setøídit. Otevøe nabídku pro seøazení údajù podle rùzných kritérií. • Nastavit. Zavolá okno Nastavení uživatele na stránce, na které se nastavují parametry pro pøíslušnou èást programu. • Informace. Zavolá okno Informace o údaji.

8

DATABOX® Marketing software

PROFILY A PØIHLÁŠENÍ Profil je souhrnné oznaèení skupiny dat, se kterými mùžete v programu pracovat. Každý má své jméno a své umístìní na pevném disku poèítaèe nebo sítì. V každém profilu jsou obsažena data a seznam uživatelù, kteøí k nim mají pøístup.

Správce profilù Datový profil musíte nejprve pøipojit a pak se do nìj pøihlásit. Výhodou je možnost mít pøipojen vìtší poèet rùzných profilù s rùznými daty. Okno Správce profilù slouží k pøipojení nebo odpojení profilu nebo k založení nového profilu.

Jak zavoláte okno Správce profilù: • Z nabídky pøíkazem Systém/ Profily/ Správce profilù. • Poklepáním na ikonu Profily. • Pøíkazem Správce profilù po klepnutí pravým tlaèítkem na ikonu profilu. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+P. Profil má parametry, které mùžete nastavit v oknì Vlastnosti aktivního profilu. Profily se zobrazují v Profilové lištì a mùžete je k programu pøipojit pomocí okna Nalistovat profil. UPOZORNÌNÍ Operace v oknì Správce profilù mùže provádìt pouze uživatel, který má statut Správce systému. Tento statut se nastavuje v oknì Nastavení uživatele. Pøidání profilu (již nìkde existujícího) 1. Stisknìte tlaèítko Procházet.... Objeví se okno Nalistovat profil. 2. Zvolte profil, který chcete do seznamu pøidat. Potvrzením se vrátíte do tohoto okna. Odstranìní nalistovaného profilu 1. Vyberte požadovaný profil a stisknìte tlaèítko Odmapovat. Nabízení/Nenabízení profilu v Profilové lištì 1. V seznamu zaškrtnìte profily, které chcete nabízet pro pøihlášení. 2. Odškrtnutím zùstane profil nalistovaný, ale nebude se nabízet. Zobrazení parametrù profilu 1. Zvolte profil a stisknìte tlaèítko Detail. V dolní èásti se zobrazí parametry. TIP Odstranìním profilu ze seznamu profil fyzicky z pevného disku nesmažete.

DATABOX® Marketing software

9

Nalistovat profil Okno Nalistovat profil slouží k nalezení požadovaného profilu a jeho pøipojení k programu. Jak zavoláte okno Nalistovat profil: • Stiskem tlaèítka Procházet.... ze Správce profilù. Profil mùžete získat pomocí následujících tøí protokolù pro pøístup k datùm: • Jednouživatelský. Profil je nabízen serverem, který bìží na Vašem poèítaèi. • TCP/IP protokol. Profily jsou nabízeny servery prostøednictvím poèítaèové sítì. • IPX/SPX protokol. Profily jsou nabízeny servery prostøednictvím poèítaèové sítì. Zpùsob nabízení profilù zvolíte v Nastavení databázového serveru. Zmìna protokolu 1. Klepnìte do pole Protokol a vyberte požadovaný zpùsob komunikace. 2. Stisknìte tlaèítko Obnovit. Dojde k “obèerstvení” údajù v seznamech. Volba serveru a profilu 1. Vyberte v Seznamu serverù ten, který obsahuje požadovaný profil. 2. Vyberte tento profil v Seznamu profilù a stisknìte tlaèítko OK.

Pøihlášení do profilu Správným vyplnìním jména a hesla se otevøe profil a mùžete v nìm zaèít pracovat. Jak zavoláte okno Pøihlášení do profilu: • Z nabídky pøíkazem Systém/ Otevøít profil... • Poklepáním myší na ikonu nabízených profilù v Profilové lištì. • Kombinací kláves Ctrl+èíslo profilu. Má-li uživatel stejné jméno a heslo ve více profilech, staèí, když se pøihlásí do jednoho. Ostatní mùže otevøít klepnutím na ikonu profilu bez nutnosti vyplòování jména a hesla.

UPOZORNÌNÍ Pøi prvním spuštìní je vyplnìné pøihlašovací jméno Správce. Tento uživatel nemá v novém profilu definované heslo. Staèí potvrdit tlaèítkem OK. Pøihlášení nového uživatele do programu 1. Zkontrolujte správné jméno profilu (mùžete zvolit jiný známý profil). 2. Napište pøihlašovací jméno uživatele (je-li rozdílné od posledního jména). 3. Pokud existuje, zadejte heslo uživatele. 4. Potvrïte tlaèítkem OK nebo klávesou Enter. Nechcete-li se do profilu pøihlásit, stisknìte tlaèítko Storno. Volba jiného známého profilu 1. V políèku Profily mùžete vybrat jiný existující profil. 2. Dále postupujte podle pokynù pro Pøihlášení nového uživatele do programu. Pøipojení nového profilu k programu 1. Tlaèítkem u políèka Profily zavoláte Správce profilù, ve kterém pøipojíte nový profil. 2. Dále postupujte podle pokynù pro Pøihlášení nového uživatele do programu.

10

DATABOX® Marketing software

Vlastnosti aktivního profilu Okno Vlastnosti aktivního profilu slouží k nastavení základních parametrù profilu. Toto nastavení mùžete provádìt až po pøihlášení do profilu. Provedená nastavení jsou platná pro celý profil bez ohledu na právì pøihlášeného uživatele. Jak zavoláte okno Vlastnosti aktivního profilu: • Z nabídky pøíkazem Systém/ Profily/ Vlastnosti aktivního profilu. • Poklepáním pravého tlaèítka myši na ikonì profilu a volbou pøíkazu Vlastnosti aktivního profilu. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+A. Okno má tøi karty: • Aktivní profil. Zde nastavíte jméno a èíslo profilu a zpùsob zabezpeèení. • Pøístupová práva. Zde nastavíte povolení a pøístup k jednotlivým èástem profilu. • Pøesmìrování. Zde nastavíte zpùsob používání Diáøe a èástí profilu z CD-ROM. UPOZORNÌNÍ Operace v oknì Vlastnosti aktuálního profilu mùže provádìt pouze uživatel, který má statut Správce systému. Pøejmenování profilu 1. Klepnìte do políèka Jméno profilu a pøepište jméno. Zmìna èísla profilu 1. Klepnìte do políèka Èíslo profilu a zadejte novou hodnotu. Zmìny nastavení zpùsobu zabezpeèení dat 1. Klepnìte na zaškrtávátko pøíslušné volby a vyberte požadovaný stav. A. Používat transakce. Tento zpùsob zajistí správné dokonèení operace (ukládání, mazání, oprava apod.), protože statut operace se nastaví až po jejím provedení. Pokud se operace nepodaøí (napø. pøi výpadku proudu, ztrátì síového spojení apod.), je vrácen pùvodní stav a data zùstávají nepoškozena. B. Zvýšené zabezpeèení tabulek. Pøi tomto zpùsobu práce se všechna data ukládají na disk okamžitì bez používání vyrovnávací pamìtí (ta mùže zpùsobit prodlevy pøi ukládání údajù a v pøípadì výpadku proudu mùže vést ke ztrátì ukládaných dat). Pokud pracujete na zabezpeèeném poèítaèi nebo serveru (ochrana proti výpadku proudu, zdvojení diskù apod.) nemusíte zaškrtávat volby pro zabezpeèení dat. Poèítaè bude pracovat s daty rychleji. Pokud zvolíte Zvýšené zabezpeèení tabulek, je nevýhoda nepatrného zpomalení je vyvážena vyšší bezpeèností dat. Nastavení cesty k Diáøi 1. Klepnìte na tlaèítko u políèka Cesta v èásti Pøesmìrování diáøe. 2. Otevøe se okno Nalistovat profil. Vyberte profil, ze kterého chcete pøevzít Diáø. Nastavení cesty na CD-ROM 1. Klepnìte na tlaèítko u políèka Cesta v èásti Pøesmìrování na CD-ROM. 2. Otevøe se okno Nalistovat profil. Vyberte profil, se kterým chcete pracovat. UPOZORNÌNÍ Profily, se kterými chcete pracovat (pøevzít z nich Diáø nebo profily z CD-ROM disku), musí být nabízeny databázovým serverem. Každý uživatel si mùže svùj Diáø pøesmìrovat do libovolného profilu nezávisle na nastavení v tomto oknì. Individuální pøesmìrování se provádí na stránce Pøesmìrování v oknì Nastavení uživatele. Zmìny nastavení Pøístupových práv 1. Klepnìte na zaškrtávátko pøíslušné volby a vyberte požadovaný stav.

DATABOX® Marketing software

11

PØÍPRAVA PROGRAMU K PRÁCI Program si mùžete nastavit podle svých potøeb a podle možností svého poèítaèe. Nìkterá nastavení platí pouze pro konkrétní poèítaè, další jsou skupinová a platí v celém profilu. Existují také individuální nastavení uživatele, která platí pouze pro pøihlášeného uživatele.

Nastavení poèítaèe Okno Nastavení poèítaèe slouží k nastavení parametrù programu na konkrétním poèítaèi. Toto nastavení zùstává nemìnné bez ohledu na zvolený profil a pøihlášeného uživatele. Jak zavoláte okno Nastavení poèítaèe: • Z nabídky pøíkazem Systém/ Nastavení poèítaèe. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+L. Okno má tøi karty: • Nastavení. Zde nastavíte parametry pro konec programu a velikost Informaèní lišty. • Složky. Zde nastavíte složky, ve kterých se nacházejí soubory potøebné pro program. • Moduly. Tato karta Vám umožòuje doèasnì vypnout nebo zapnout doplòkové moduly nainstalované v programu. Zmìny nastavení dostupnosti modulu 1. Klepnìte na zaškrtávátko u pøíslušného modulu a vyberte požadovaný stav. Zmìna velikosti informaèní lišty 1. Klepnìte do políèka Velikost informaèní lišty a vyberte požadovanou velikost. Zmìny nastavení pøi ukonèení programu 1. Klepnìte na zaškrtávátko pøíslušné volby a vyberte požadovaný stav. Zmìna složky a souboru 1. Klepnìte na tlaèítko za polem pro pøíslušnou složku. 2. Otevøe se standardní okno, ve kterém nalistujete požadovanou složku (adresáø). Potvrzením se vrátíte do tohoto okna.

Nastavení Pracovních lišt Nastavení pracovních lišt urèuje vzhled programu a pøímo ovlivòuje zpùsob práce s programem. Pomocí tìchto èástí mùžete snadno provádìt operace v programu (volbu profilu, pøihlášení, hledání, pøidání údajù, tisk apod.). Toto nastavení se provádí v hlavní nabídce programu volbou pøíkazu Systém/ Pracovní lišty a vybráním pøíkazu, který odpovídá vašim požadavkùm.

Nastavení uživatelù Okno Nastavení uživatelù slouží ke správì uživatelù v konkrétním profilu. Uživatele mùžete pøidat, mazat (doèasnì deaktivovat) nebo mìnit jejich vlastnosti Jak zavoláte okno Nastavení uživatelù: • Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení uživatelù. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+V. • Poklepáním myši na jméno profilu ve Stavovém øádku. UPOZORNÌNÍ Všechny operace v oknì Nastavení uživatelù mùže provádìt pouze uživatel, který má statut Správce profilu.

12

DATABOX® Marketing software

Pøidání nového uživatele 1. Stisknìte tlaèítko Nový. Objeví se okno pro Pøevzetí údajù. 2. V nìm zvolte, od kterého existujícího uživatele chcete údaje pøevzít. 3. Objeví se okno Nastavení uživatele, ve kterém nastavíte všechny potøebné parametry pro nového uživatele. 4. Po zadání všech údajù se vrátíte zpìt a v seznamu pøibude nový uživatel. Smazání/obnovení uživatele 1. V seznamu vyberte uživatele, kterého chcete z profilu smazat (deaktivovat). 2. Stisknìte tlaèítko Smazat (pro obnovení Obnovit). Oprava existujícího uživatele 1. V seznamu vyberte uživatele, jehož parametry chcete opravit. 2. Stisknìte tlaèítko Vlastnosti nebo poklepejte dvakrát na zvoleném øádku. Objeví se okno Nastavení uživatele. UPOZORNÌNÍ Uživatel Správce nejde z profilu smazat! V profilu musí vždy zùstat alespoò jeden uživatel se statutem správce pro pøidávání dalších uživatelù nebo pro správu samotného profilu.

Pøevzít uživatele Okno Pøevzít uživatele slouží k volbì vzoru pro novì zadávaného uživatele do profilu. Pøi zakládání nového uživatele tak nemusíte nastavovat všechny jeho parametry od zaèátku. Jak zavoláte okno Pøevzít uživatele: • Z okna Nastavení uživatelù stiskem tlaèítka Nový.... Pøevzít uživatele jako vzor 1. Vyberte ze seznamu existujících uživatelù vzor pro nového uživatele. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Otevøe se okno Nastavení uživatele s pøedvyplnìnými hodnotami. Po dokonèení zadávání se vrátíte zpìt do okna Nastavení uživatelù.

DATABOX® Marketing software

13

Nastavení uživatele Okno Nastavení uživatele slouží k nadefinování všech parametrù, které jsou potøebné pro práci s programem. Každý uživatel tak mùže mít své vlastní nastavení programu a jeho funkcí.

Jak zavoláte okno Nastavení uživatele: • Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení uživatele. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+U. • Stiskem tlaèítka Vlastnosti v oknì Nastavení uživatelù. • Volbou pøíkazu Nastavit z panelu nástrojù pøíslušné èásti programu nebo z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem myši do této èásti. • Poklepáním myši na jméno pøihlášeného uživatele ve Stavovém øádku. Okno Nastavení uživatele má ve stromové struktuøe šest základních èástí: 1. Uživatel. Nastavení základních informací o uživateli, právech, zpáteèní adrese apod. 2. Program. V této èásti nastavíte obecné vlastnosti programu pro každého uživatele. 3. Firmy. Zde se nastavují vlastnosti Adresáøe firem - barvy, setøídìní, údaje apod. 4. Osoby. Zde se nastavují vlastnosti Adresáøe osob - barvy, setøídìní, údaje apod. 5. Diáø. Zde se nastavují vlastnosti pro Diáø - barvy, vzhled, sdílení apod. 6. Hledání. Zde se nastavují vlastnosti oken pro hledání. Nastavení parametrù 1. V poli se stromovou strukturou zvolte požadovanou stránku. 2. V pravé èásti okna nastavte pøíslušné parametry.

Nastavení dodatkù Okno Nastavení dodatkù slouží ke správì volnì definovatelných položek. Tyto položky si mùžete plnì pøizpùsobit svým potøebám. Adresáø firem, Adresáø osob a Diáø mají vlastní seznamy dodatkù, které se mohou navzájem lišit. Jak zavoláte okno Nastavení dodatkù: • Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení dodatkù. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+F pro Adresáø firem, Ctrl+Alt+O pro Adresáø osob a Ctrl+Alt+D pro Diáø. • Stiskem pravého tlaèítka myši nad prostorem dodatkù v adresáøích a následnou volbou pøíkazu Nastavení dodatkù z nabídky.

14

DATABOX® Marketing software

Pøi definici nového dodatku mùžete zvolit jeden z následujících typù: • Textová hodnota. • Èíselná hodnota (celé èíslo, desetinné èíslo, procenta, peníze). • Datum a èas (krátké datum, dlouhé datum, èas). • Logická hodnota (Ano/Ne, Správnì/Nesprávnì, 1/0, Splnìno/Nesplnìno). • Seznam textových hodnot (obsah tohoto seznamu si upravujete podle svých potøeb). Pøidání nového dodatku 1. V poli Název nového dodatku zadejte požadované jméno. 2. V poli Typ nového dodatku zvolte z nabízených typù. 3. Existuje-li Podtyp nového dodatku, vyberte také zde požadovaný typ. Položky pro seznam textových hodnot musíte nejprve vytvoøit. A. Vyplòte název Nové položky seznamu. B. Stisknìte tlaèítko Pøidat. C. Tuto operaci opakujte, dokud nenaplníte seznam. D. Potøebujete-li položku smazat, vyberte ji a stisknìte tlaèítko Smazat. 4. V poli Nápovìda k dodatku mùžete napsat komentáø. 5. Stisknìte tlaèítko Pøidat dodatek a Vaše volba se pøenese. Smazání existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù zvolte údaj, který chcete smazat. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat dodatek a potvrïte svou volbu. UPOZORNÌNÍ Smazání dodatku ze seznamu smaže vyplnìný údaj také v adresáøích nebo v Diáøi ! Pøejmenování existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù zvolte údaj, který chcete zmìnit. 2. Stisknìte tlaèítko Pøejmenovat a potvrïte svou volbu. Tlaèítkem OK se operace uloží. Tlaèítkem Storno se vrátíte k výchozímu stavu. UPOZORNÌNÍ Pro úpravy v tomto oknì musí mít uživatel pøíslušné oprávnìní na stránce Pøístupová práva v oknì Nastavení uživatele.

DATABOX® Marketing software

15

Nastavení èíselníkù Okno Nastavení èíselníkù slouží k nastavení podpùrných databází. V tomto oknì snadno a rychle upravíte databáze, které potom mùžete využít pro rychlé zadávání právních forem, titulù, funkcí, oddìlení apod. Èíselníky jsou naplnìny nejpoužívanìjšími hodnotami a Vy si je mùžete lehce upravit podle svých potøeb.

Jak zavoláte okno Nastavení èíselníkù. • Z nabídky pøíkazem Nastavení/Nastavení èíselníkù. Pøidání nového údaje 1. V seznamu Èíselníkù zvolte požadovanou skupinu. 2. V poli Hodnota zadejte nový údaj. 3. Stisknìte tlaèítko Pøidat a vaše volba se pøidá do Seznamu hodnot. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Smazání existujícího údaje 1. V seznamu Èíselníkù zvolte požadovanou skupinu. 2. V Seznamu hodnot vyberte údaj ke smazání. 3. Stisknìte tlaèítko Smazat. Zvolený údaj se smaže ze Seznamu hodnot. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Oprava existujícího údaje 1. V seznamu Èíselníkù zvolte požadovanou skupinu. 2. V poli Hodnota zadejte nový údaj. 3. V Seznamu hodnot vyberte údaj, který chcete opravit. 4. Stisknìte tlaèítko Smazat. Zvolený údaj se v Seznamu hodnot opraví. 5. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. TIP Používání jednotného zadávání údajù pomocí èíselníkù je výhodné pro hledání nebo provádìní výbìrù, protože tyto údaje jsou u všech firem nebo osob zadány stejnì.

16

DATABOX® Marketing software

ADRESÁØE Adresáøe jsou jednou ze základních èástí každého profilu. Umožòují uživateli vytvoøit si databázi obchodních nebo osobních kontaktù. Údaje lze snadno vyhledávat a upravovat nebo využít pro rùzné operace (tisk, export apod.). Profil mùže obsahovat Adresáø firem a Adresáø osob. Vlastnosti a funkce obou adresáøù jsou zcela shodné. Pomocí vazby mezi firmou a osobou mùžete propojit údaje z obou adresáøù.

Jak zavoláte pracovní okno adresáøe: Pøímé volání okna Adresáø firem • Z nabídky pøíkazem Okna a volbou pøíkazu Adresáø firem. • Poklepáním myši na ikonì Adresáø firem v Profilové lištì. • Volbou pøíkazu Adresáø firem z tlaèítka Okna v Informaèní lištì. • Stiskem klávesy F5. Pøímé volání okna Adresáø osob • Z nabídky pøíkazem Okna a volbou pøíkazu Adresáø osob. • Poklepáním myši na ikonì Adresáø osob v Profilové lištì. • Volbou pøíkazu Adresáø osob z tlaèítka Okna v Informaèní lištì. • Stiskem klávesy F6. Jiná volání v programu • Volbou údaje a pøíkazem Jít na ze Stromového pohledu, z okna Rychlého hledání a z Vyhledávací centrály. • Dvojitým poklepáním na vazbì v adresáøi, na kontaktu v Detailu události.

Jak vypadá pracovní okno Adresáøe Adresáø mùže být zobrazen v následujících náhledech: • Detail. Zobrazuje informace ve formì specializovaných karet. Viditelnost a poøadí karet nastavíte na stránce Firmy/ Karty nebo na stránce Osoby/ Karty v oknì Nastavení uživatele.

DATABOX® Marketing software • •

17

Tabulka. Zobrazuje informace v podobì øádkù. Zobrazované položky se vybírají na stránce Firmy/ Tabulky nebo na stránce Osoby/ Tabulky v oknì Nastavení uživatele. Detail a tabulka. Kombinuje oba pøedchozí zpùsoby a je z hlediska práce nejvhodnìjší. Vidíte detailní informace o zvoleném údaji a mùžete se orientovat v okolních firmách nebo osobách.

Jednotlivé firmy a osoby mohou být spojeny s událostmi. Mùžete se tak lehce pøepnout do Diáøe a získat potøebné informace o pøipojené události. K adresáøi mùžete zapnout také Stromový pohled. Do jednotlivých stromù mùžete údaje z adresáøe pøenášet.

Práce v oknì adresáøe UPOZORNÌNÍ Provádíte-li úpravy v Adresáøi osob, odpovídají pøíslušné pøíkazy tomuto adresáøi (Pøidat osobu, Opravit osobu, Adresáø osob v hlavní nabídce apod.). Zmìna náhledu v oknì 1. Opakovaným stiskem tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì nebo opakovaným stiskem klávesy F12 cyklicky rotujete mezi jednotlivými náhledy. Chcete-li konkrétní náhled, zvolte v nabídce pøíkaz Náhled nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíslušný pøíkaz. Zmìna proporcí 1. Najeïte myší nad pøíslušný Oddìlovaè. 2. Stisknìte levé tlaèítko a tahem nastavte požadované proporce konkrétní èásti pracovního okna. Pøepnout do samostatného okna (a zpìt) 1. Zvolte pøíkaz Pøepnout do/z okna v hlavní nabídce v èásti Adresáø nebo stisknìte tlaèítko Pøepnout do/z okna v Informaèní lištì. Pohyb po údajích v adresáøi 1. Stiskem tlaèítek pro Pohyb v Navigaèní lištì. Pomocí okamžitého hledání (pouze podle jména firmy a osoby) v Navigaèní lištì se pohybujete po údajích podle zadávaného textu. V náhledu Tabulka (nebo v kombinovaném náhledu) se mùžete po klepnutí do tabulky pohybovat pomocí kurzorových kláves a kláves Home, End, PgUp a PgDn. Setøídìní Seznamù 1. Zvolte Seznam a stisknìte tlaèítko Setøídit v pøíslušném panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Setøídit po klepnutí pravým tlaèítkem. 2. V Nabídce zvolte položku, podle které chcete zvolený Seznam seøadit. 3. Zvolte Vzestupné (od “A” .. do “Z”) nebo Sestupné (od “Z” .. do “A”) setøídìní seznamu.

Jak upravit udaje v adresáøích Pøidání nového údaje do Adresáøe 1. V hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem / Pøidat firmu nebo stisknìte tlaèítko Pøidat v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Pøidat firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F2. Karta Adresáø se pøepne do editaèního režimu Samostatných polí. 2. Zadejte požadované údaje do jednotlivých polí v adrese. 3. Uložte zmìny (viz.níže).

18

DATABOX® Marketing software Oprava existujícího údaje v Adresáøi 1. V Adresáøi vyhledejte požadovanou firmu nebo osobu. 2. Poklepejte dvakrát levým tlaèítkem v prostoru adresy nebo v hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem / Opravit firmu nebo stisknìte tlaèítko Opravit v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Opravit firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte klávesu F2. 3. Opravte údaje v jednotlivých polích v adrese. 4. Uložte zmìny (viz.níže). Uložení zmìn 1. Údaje uložte stiskem tlaèítka Potvrdit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem / Potvrdit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Potvrdit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem tlaèítka Zrušit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem / Zrušit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Zrušit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši se údaje neuloží. Smazání existujícího údaje z Adresáøe 1. V Adresáøi vyhledejte požadovanou firmu nebo osobu. 2. Zavolejte okno Smazat firmu/osobu a potvrïte v nìm svou volbu.

Smazat firmu/osobu Okno Smazat firmu/osobu slouží k potvrzení smazání firmy nebo osoby z adresáøe. Jak zavoláte okno Smazat firmu/osobu: • Z nabídky pøíkazem Adresáø firem / Smazat firmu nebo Adresáø osob / Smazat osobu na zvolené firmì nebo osobì. • Stiskem tlaèítka Smazat v Nástrojové lištì na zvolené firmì nebo osobì. • Volbou pøíkazu Smazat firmu nebo Smazat osobu po klepnutí pravým tlaèítkem myši na zvoleném údaji. Zvolit mùžete smazání firmy nebo osoby z adresáøe vèetnì pøipojených údaji. UPOZORNÌNÍ Smazání firmy nebo osoby z adresáøe nevratnì odstraní tyto údaje. Smazání pouze firmy nebo osoby 1. Nechte prázdné nebo vypnìte zaškrtávátko Mazání vèetnì osob nebo firem. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Smazání firmy nebo osoby vèetnì pøipojených údajù 1. Zapnìte zaškrtávátko Mazání vèetnì osob nebo firem. Zobrazí se seznam s pøipojenými firmami nebo osobami a tlaèítka pro jeho ovládání. 2. Zaškrtnìte údaje, které chcete smazat spoleènì s hlavním údajem. 3. Potøebujete-li, použijte tlaèítka k úpravì vybraných údajù. 4. Volbu potvrïte tlaèítkem OK.

Jak pøenést údaje do stromù Pøetažením kontaktu do Stromového pohledu 1. Nalistujte firmu nebo osobu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Pøetáhnìte firmu nebo osobu myší do Seznamu ve Stromovém pohledu.

DATABOX® Marketing software

19

Tlaèítkem v Navigaèní lištì 1. Nalistujte firmu nebo osobu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Stisknìte tlaèítko Nevybráno (Nezatøídìno) v Navigaèní lištì. Zaškrtávátkem v Tabulce 1. Nalistujte firmu nebo osobu v Tabulkovém náhledu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Zaškrtnìte položku v Tabulkovém náhledu. Zaškrtávátkem v Seznamu vazeb 1. Nalistujte firmu nebo osobu v Detailním náhledu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Zaškrtnìte položku u zvolené vazby (firmy nebo osoby). Zvolený kontakt se objevovat v Seznamu subjektù ve výbìru jako doplòující údaj.

Adresáøe - karta Adresáø Karta Adresáø slouží k evidenci základních informací o firmì nebo osobì. Obsahuje adresu, seznam spojení a seznam vazeb. Dvojitým poklepáním na vazbì se pøepnete z Adresáøe firem na konkrétní osobu v Adresáøi osob a naopak. Podle údajù z adresy, spojení a jednotlivých slov v poznámkách mùžete vyhledávat. Adresa firmy nebo osoby mùže být zobrazena v podobì Samostatných polí nebo ve Štítkovém pohledu. Karta Adresáø mùže zobrazovat také poznámku. Údaje v adresáøích upravujete pøímo na této kartì pøepnutím do editaèního režimu. Podle parametrù v Nastavení uživatele mùžete definovat vlastnosti pøi zadávání údajù (pøepínání velkých písmen, generování klíèových slov apod.). Pøepnutí vzhledu adresy 1. Klepnìte myší na Pøepínaè u adresy nebo stisknìte kombinaci kláves Shift+F12 nebo zvolte v hlavní nabídce pøíkaz Náhled/Zobrazit štítek nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíkaz Zobrazit štítek. Vzhled adresy se z podoby Samostatných polí pøeklopí do Štítkového pohledu a naopak. Zobrazení/Skrytí poznámky 1. Stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F12 nebo zvolte v hlavní nabídce pøíkaz Náhled/ Zobrazit poznámku nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíkaz Zobrazit poznámku. Poznámka s oddìlovaèem se kromì samostatné karty Poznámka objeví na kartì Adresáø nebo se skryje.

Jak upravit Seznam spojení na kartì Adresáø Pøidání spojení 1. Zavolejte okno Pøidat/Opravit spojení. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existujícího spojení 1. V Seznamu spojení vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit spojení. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího spojení 1. V Seznamu spojení vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu.

20

DATABOX® Marketing software

Jak upravit Seznam vazeb na kartì Adresáø Pøidání vazby mezi firmou a osobou 1. Zavolejte okno Vazba mezi firmou a osobou. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existující vazby mezi firmou a osobou 1. V Seznamu vazeb vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit vazbu mezi firmou a osobou. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího vazby mezi firmou a osobou 1. V Seznamu spojení vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat vazbu mezi firmou a osobou a potvrïte v nìm svou volbu.

Pøidat/Opravit spojení Okno Pøidat/Opravit spojení slouží k evidenci spojení u firmy nebo osoby. Každá mùže mít libovolný poèet tìchto spojení. Jak zavoláte okno Pøidat/Opravit spojení: Pro pøidání nového spojení zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu spojení. • Volbou pøíkazu Pøidat spojení po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu existujícího spojení zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu spojení. • Volbou pøíkazu Opravit spojení po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. • Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji.

Spojení jsou svojího druhu: • Telefonická. Zde mùžete evidovat telefony, faxy, mobilní telefony apod. • Elektronická. Zde mùžete evidovat elektronická spojení (e-mail, www). Pøidat/Opravit údaj - telefonické spojení 1. Klepnìte do pole Pøedvolba a zadejte èíslo pøedvolby. 2. Klepnìte do pole Telefon a zadejte telefonní èíslo. 3. V èásti Typ spojení zaškrtnìte požadované hodnoty.

DATABOX® Marketing software 4. 5.

21

V poli Poznámka mùžete doplnit komentáø ke spojení. Hodnoty potvrïte tlaèítkem OK.

Pøidat/Opravit údaj - elektronické spojení 1. Vyberte Typ spojení. V pøípadì volby typu Jiné se nastavte do pole Protokol a zadejte požadovanou hodnotu. 2. Klepnìte do pole Cesta a zadejte požadovaný údaj. 3. V poli Poznámka mùžete doplnit komentáø ke spojení. 4. Hodnoty potvrïte tlaèítkem OK. Navázat spojení 1. Klepnìte na tlaèítko Navázat.... Otevøe se okno pøíslušné aplikace (pošta, prohlížeè www stránek apod.) a poèítaè se podle svého nastavení pokusí navázat spojení. 2. Okno zavøete tlaèítkem OK nebo Storno.

Vazba mezi firmou a osobou Okno Vazba mezi firmou a osobou slouží k založení nové nebo opravì existující vazby. Každá firma mùže mít napojení na libovolný poèet osob a naopak. Jak zavoláte okno Vazba mezi firmou a osobou: Pro pøidání vazby zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu vazeb. • Volbou pøíkazu Pøidat vazbu po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu vazby zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu vazeb • Volbou pøíkazu Opravit vazbu po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. • Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji.

Okno má dvì karty: • Nová osoba. Na této kartì mùžete založit novou osobu pro pøiøazení. • Existující osoba. Zde mùžete zvolit z existujících firem tu, kterou chcete pøiøadit. UPOZORNÌNÍ Provádíte-li pøidání vazby mezi firmou a osobou z Adresáøe osob, odpovídají názvy a pøíkazy tomuto adresáøi (Nová firma, Existující firma apod.).

22

DATABOX® Marketing software Pøidat/Opravit údaj - nový údaj 1. Pro zadání nové firmy nebo osoby zadejte do pøíslušných polí požadované údaje. 2. Klepnìte do polí Adresy a zadejte požadované údaje. 3. Pro zadání Spojení klepnìte do pøíslušného pole a zadejte požadovaný údaj. 4. Klepnìte do pole Funkce a zadejte funkci. 5. Klepnìte do pole Oddìlení a zadejte oddìlení. 6. Klepnìte do pole Dùležitost a zadejte požadovanou hodnotu. 7. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Pøidat/Opravit údaj - existující 1. V Seznamu existujících osob vyberte požadovaný údaj. Najít požadovaný údaj mùžete napsaním pøíjmení do pole Hledání. V Seznamu se budete na hledaný údaj postupnì nastavovat. 2. Klepnìte do pole Funkce a zadejte funkci. 3. Klepnìte do pole Oddìlení a zadejte oddìlení. 4. Klepnìte do pole Dùležitost a zadejte požadovanou hodnotu. 5. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Pøenesení adresy mateøského subjektu 1. Stisknìte tlaèítko Pøenést adresu. Do položek adresy se pøenesou údaje z adresy subjektu, ze kterého jste zavolali toto okno.

Smazat vazbu firma/osoba Okno Smazat vazbu firma/osoba slouží ke smazání vazby mezi firmou a osobou. Jak zavoláte okno Smazat vazbu firma/osoba: • Stiskem tlaèítka Smazat z panelu nástrojù na zvolené vazbì. • Volbou pøíkazu Smazat vazbu po klepnutí pravým tlaèítkem myši na zvolené vazbì. • Stiskem klávesy Del na zvolené vazbì. UPOZORNÌNÍ Smazání vazby vèetnì firmy nebo osoby z adresáøe nevratnì odstraní pøíslušný údaj z adresáøe. Smazání vazby 1. Vypnìte zaškrtávátko volby Mazání vèetnì samotného údaje. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Smazání vazby vèetnì samotného údaje 1. Nastavte zaškrtávátko na volbu Mazání vèetnì samotného údaje. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK.

Adresáøe - karta Poznámka Karta Poznámka slouží k zobrazení poznámky u firmy nebo osoby pøes celou velikost okna. Podle jednotlivých slov v poznámce mùžete vyhledávat. Text v poznámce mùže mít rùzný druh písma, velikost, barvu, zarovnání apod. Do poznámky mùžete také vkládat obrázky nebo objekty. Poznámku mùžete také uložit do souboru nebo samostatnì vytisknout.

DATABOX® Marketing software

23

TIP Poznámku mùžete zobrazit i na kartì Adresáø. Pøíslušná volba je na stránce Firmy/ Obecné nebo na stránce Osoby/Obecné v oknì Nastavení uživatele. Provádìní úprav v poznámce 1. Stisknìte tlaèítko Opravit poznámku v panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Opravit poznámku po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+Enter. Poznámka pøi zadávání údajù v adresáøi 1. V hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem/ Pøidat firmu nebo stisknìte tlaèítko Pøidat firmu v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Pøidat firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F2. Poznámka pøi opravách údajù v adresáøi 1. Poklepejte dvakrát levým tlaèítkem v prostoru adresy nebo v hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem/ Opravit firmu nebo stisknìte tlaèítko Opravit firmu v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Opravit firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte klávesu F2. Provádìní úprav 1. Úpravy mùžete provádìt jako v každém textovém editoru (funkce Otevøít vyprázdní stávající obsah poznámky a otevøe zvolený soubor). Uložení zmìn 1. Úpravy uložte stiskem tlaèítka Potvrdit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem/ Potvrdit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Potvrdit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem tlaèítka Zrušit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem/ Zrušit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Zrušit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši se provedené úpravy neuloží.

Adresáøe - karta Dodatky Karta Dodatky slouží k evidenci volnì definovatelných položek u firem nebo osob. Jména a typy tìchto položek si mùžete pøizpùsobit svým potøebám v oknì Nastavení dodatkù. Adresáø firem a Adresáø osob mají každý svùj seznam dodatkù, které se mohou lišit a ze kterých mùžete vybírat. Pomocí dodatkù mùžete definovat podmínky ve Vyhledávací centrále. Pøidání dodatku 1. Zavolejte okno Pøidat dodatek. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit dodatek. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu. Definice nového dodatku 1. Zvolte pøíkaz Nastavit dodatky z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem. 2. Otevøe se okno Nastavení dodatkù. V nìm zadejte požadované údaje.

24

DATABOX® Marketing software

Pøidat/Opravit dodatek Okno Pøidat/Opravit dodatek slouží k pøipojení volnì definovatelných údajù ke zvolené firmì nebo osobì. Tímto zpùsobem mùžete evidovat doplòující údaje pøesnì podle svých potøeb. Seznam dodatkù, ze kterých si mùžete zvolit, upravujete sami a je neomezený. Jak zavoláte okno Pøidat/Opravit dodatek: Pro pøidání nového dodatku zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu dodatkù. • Volbou pøíkazu Pøidat dodatek po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu existujícího dodatku zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu dodatkù. • Volbou pøíkazu Opravit dodatek po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti.

Úpravu seznamu dodatkù pro pøíslušnou èást programu provedete v oknì Nastavení dodatkù. Pøidání nového dodatku 1. Klepnìte do pole Seznam existujících dodatkù a zvolte dodatek, který chcete firmì nebo osobì pøidat. 2. Klepnìte do pole Hodnota dodatku a zadejte požadovanou hodnotu. U typu Seznam, vyberte hodnotu z nabízených možností. 3. Stisknìte tlaèítko Pøidat dodatek a volba se pøenese do seznamu dodatkù. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte zadané údaje. Storno údaje neuloží. Smazání existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte údaj, který chcete od firmy nebo osoby smazat. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat dodatek a potvrïte své rozhodnutí. 3. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte svou volbu. Storno smazání neprovede. Oprava existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte údaj, který chcete opravit. 2. Klepnìte do pole Hodnota dodatku a zmìòte tuto hodnotu. 3. Stisknìte tlaèítko Opravit. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

DATABOX® Marketing software

25

Adresáøe - karta Dokumenty Karta Dokumenty slouží k evidenci dokumentù se vztahem k firmì nebo osobì (smlouvy, nabídky, obchodní dopisy apod.). Tento zpùsob evidence Vám umožní mít pøesný pøehled, které materiály firma nebo osoba obdržela. Ke každému evidovanému dokumentu mùžete pøipojit poznámku. Podle dokumentù nebo podle jednotlivých slov v poznámce mùžete vyhledávat. Údaje do seznamu pøidáváte pomocí okna Pøidat dokument nebo pomocí modulu Hromadné dokumenty. UPOZORNÌNÍ Pokud je evidována cesta, mùžete snadno vyvolat originál poklepáním na pøíslušný dokument. Pøidání dokumentu 1. Zavolejte okno Pøidat dokument. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existujícího dokumentu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit dokument. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího dokumentu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu. Otevøení dokumentu 1. Dvakrát poklepejte myší na zvolený údaj v Seznamu dokumentù nebo stisknìte tlaèítko Otevøít v oknì Pøidat/Opravit dokument. Dokument se otevøe ve své domovské aplikaci.

Pøidat/Opravit dokument Okno Pøidat/Opravit dokument slouží k zadání dokumentu (textového souboru, obrázku, obchodního dopisu, nabídkového listu apod.), který chcete u firmy nebo osoby evidovat. Ke každému evidovanému dokumentu mùžete pøipojit poznámku. Jak zavoláte okno Pøidat dokument: Pro pøidání nového dokumentu zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu dokumentù. • Volbou pøíkazu Pøidat dokument po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem klávesy Insert v této oblasti. • Okno se otevøe automaticky, když pøetažením ikony umístíte soubor do Seznamu dokumentù na kartì Dokumenty (napø. z okna Tento poèítaè, z okna Prùzkumník,apod.). V tomto pøípadì jsou pøedvyplnìna pole Název dokumentu a Cesta k dokumentu. Pro opravu existujícího dokumentu zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu dokumentù. • Volbou pøíkazu Opravit dokument po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. Tento zpùsob evidence dokumentù Vám umožní mít pøesný pøehled, které materiály firma nebo osoba obdržela. Pokud je u dokumentu evidována cesta, mùžete vyvolat originál stiskem tlaèítka Otevøít.

26

DATABOX® Marketing software

Pøidání nového dokumentu 1. Klepnìte do pole Název dokumentu a napište jméno, pod kterým chcete dokument k firmì nebo osobì pøipojit. 2. Klepnìte do pole Cesta k dokumentu a zadejte cestu k souboru na Vašem poèítaèi nebo v síti (tento údaj není povinný, ale bez jeho vyplnìní nepùjde dokument otevøít). 3. Chcete-li dokument nalistovat, stisknìte tlaèítko Procházet. 4. Klepnìte do pole Kategorie a zadejte kategorii dokumentu. Pro zadání mùžete použít nìkterou z existujících hodnot z podpùrné databáze. 5. Klepnìte do pole Poznámka a napište komentáø k dokumentu. 6. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno údaje neuloží. Oprava existujícího dokumentu 1. Klepnìte do pøíslušného pole a zmìòte hodnotu. 2. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Otevøení dokumentu 1. Stisknìte tlaèítko Otevøít a dokument se otevøe ve své domovské aplikaci.

Adresáøe - karta Zatøídìní Karta Zatøídìní je jedna z nejdùležitìjších èástí programu a slouží k evidenci oborù, do kterých je firma nebo osoba zaøazena. Každé zatøídìní mùže být doplnìno textovou poznámkou. Podle oborù zatøídìní a jednotlivých slov v poznámkách mùžete firmy nebo osoby vyhledávat. Ve Stromovém pohledu pak mùžete získat souhrnný pohled na celou skupinu firem a osob ve zvoleném oboru. Jsou to údaje, které splòují urèitou spoleènou podmínku (napø. nabízejí konkrétní druh zboží, podílí se na stejném projektu apod.). Pak mùžete lehce vybrat nejvhodnìjší kontakt a dále s ním pracovat. UPOZORNÌNÍ Každý kontakt mùže být zaøazen do jedné vìtve stromu vícekrát, pokaždé s jinou vazbou. Jméno firmy nebo osoby z vazby se objevuje v Seznamu zatøídìní jako doplòující údaj. Pøidání zatøídìní 1. Zavolejte okno Pøidat zatøídìní. V nìm zadejte požadované údaje.

DATABOX® Marketing software

27

Oprava existujícího zatøídìní 1. V Seznamu zatøídìní vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit zatøídìní. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího zatøídìní 1. V Seznamu zatøídìní vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu.

Pøidat/Opravit zatøídìní Okno Pøidat/Opravit zatøídìní slouží k zadání údajù pøi zatøídìní firmy nebo osoby do stromové struktury oborù. Zvolíte zde obor pro zatøídìní a mùžete doplnit textovou poznámku a zvolit zodpovìdného zástupce. Jak zavoláte okno Pøidat/Opravit zatøídìní: Pro pøidání nového zatøídìní zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Pøidat do zatøídìní z panelu nástrojù v Seznamu zatøídìní. • Volbou pøíkazu Pøidat do zatøídìní po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu existujícího zatøídìní zavoláte okno: • Stiskem tlaèítka Opravit v zatøídìní z panelu nástrojù v Seznamu zatøídìní. • Volbou pøíkazu Opravit v zatøídìní po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti.

Zadané údaje se zobrazí v adresáøích na kartì Zatøídìní a také ve Stromovém pohledu. Pøidání nového zatøídìní 1. Ve Stromu oborù zvolte vìtev pro zatøídìní. Strom lze upravit. 2. V poli Poznámka zadejte text (položka není povinná). 3. Pro pøipojení zodpovìdných osob (firem) zvolte nìkterou z variant: A. Vyberte zodpovìdnou osobu (firmu) ze seznamu existujících údajù. B. Žádná osoba (firma) nebude za zvolené zatøídìní zodpovìdná. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno údaje neuloží. Pøidání nového zatøídìní pomocí myši Popis je uveden v èásti Jak pøenést údaje do stromù.

28

DATABOX® Marketing software Oprava existujícího zatøídìní 1. Ve Stromu oborù mùžete zvolit novou vìtev pro zatøídìní. 2. V poli Poznámka mùžete upravit text. 3. Pro pøipojení zodpovìdných osob (firem) zvolte nìkterou z variant: A. Vyberte zodpovìdnou osobu (firmu) ze seznamu existujících údajù. B. Žádná osoba (firma) nebude za zvolené zatøídìní zodpovìdná. C. Byla-li za obor zodpovìdná osoba (firma), která již není spojena vazbou, ale stále existuje v adresáøi, program automaticky nabídne tuto volbu. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

Adresáøe - karta Události Karta Události slouží k evidenci událostí u firem a osob. Máte k dispozici kompletní pøehled o uskuteènìných kontaktech (schùzky, telefonáty, porady apod.) s firmou nebo osobou. Pøidáváte-li události v k firmì nebo osobì v adresáøi, je vazba vyplnìna automaticky. Pøi zadávání v Diáøi musíte vyzbu vyplnit ruènì na kartì Kontakty v oknì Pøidat/Opravit událost. Pøidání události 1. Zavolejte okno Pøidat událost. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existující vazby na událost 1. V Seznamu událostí vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit událost. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání vazby na existující události 1. V Seznamu událostí vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu. Splnìní události 1. V Seznamu událostí vyberte požadovaný údaj. 2. Zvolte pøíkaz Splnìno z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem. Pøepnutí na událost do Diáøe 1. V Seznamu událostí vyberte požadovaný údaj. 2. Zvolte pøíkaz Jít na událost z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem. Pøepnete se do Diáøe na zvolenou událost. Dialogové okno Pøidat/Opravit událost je detailnì popsáno v kapitole Plánovací diáø.

DATABOX® Marketing software

29

PLÁNOVACÍ DIÁØ Diáø je jednou ze základních èástí profilu. Umožòuje uživateli evidovat a plánovat, filtrovat, vyhledávat a upravovat události nebo je využít pro rùzné operace (pøenos do stromù, tisk, export apod.). Samozøejmostí je upozoròování na události. Diáø umožòuje také týmové plánování. Mùžete efektivnì øídit celý tým a mít pøehled o práci každého èlena. Jednotlivé události mohou být spojeny s firmami nebo osobami. Mùžete se tak lehce pøepnout do adresáøe a získat potøebné informace o pøipojeném kontaktu.

Jak zavoláte pracovní okno Diáøe: Pøímé volání okna Diáø • Z nabídky pøíkazem Okna a volbou pøíkazu Diáø. • Poklepáním myši na ikonì Diáø v Profilové lištì. • Volbou pøíkazu Diáø po klepnutí na tlaèítko Okna v Informaèní lištì. • Stiskem klávesy F7. Jiná volání v programu • Volbou události a pøíkazem Jít na ze Stromového pohledu, z okna Rychlého hledání, z Vyhledávací centrály a z karty Události v adresáøích. • Dvojitým poklepáním na událost v Seznamu upozornìní a nesplnìných událostí.

Jak vypadá pracovní okno Diáø Diáø mùže být zobrazen v následujících náhledech: • Èasová osa. Zobrazuje zvolené èasové období jako èasovou osu, kde mùžete nastavit interval dìlení, pracovní dobu a další parametry. Události se zobrazují jako obdélníèky pøekrývající pøíslušný èasový interval. • Strom událostí. Zobrazuje zvolené èasové období a události v nìm jako strom. • Seznam událostí. Zobrazuje seznam událostí ve zvoleném èasovém období. Poøadí událostí mùžete nastavit podle datumu, priority, popisu nebo splnìní.

30

DATABOX® Marketing software Diáø mùže zobrazovat následující èasové úseky: • Denní pohled. • Týdenní pohled. • Mìsíèní pohled. • Roèní pohled. • Uživatelský pohled. V hlavním náhledu vidíte údaje z celého období. Pokud není v èástech Seznam úkolù a Seznam výroèí zvolen Jednodenní režim, vidíte vše ze zvoleného období i v nich. Náhledy (kromì Denního pohledu) obsahují také Detail dne. V nìm jsou zobrazeny všechny události z vybraného dne. K Diáøi mùžete zapnout také Stromový pohled. Do jednotlivých stromù mùžete události z Diáøe pøenášet.

Práce v oknì Diáøe Zmìna náhledu v oknì 1. Opakovaným stiskem tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì klávesy F12 cyklicky rotujete mezi jednotlivými náhledy (Èasová osa, Strom událostí a Seznam událostí). Pro konkrétní náhled zvolte v hlavní nabídce pøíkaz Náhled nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíslušný pøíkaz.Volbu mùžete provést také stiskem kombinace kláves Alt+1 pro Èasovou osu, Alt+2 pro Strom událostí nebo Alt+3 pro Seznam událostí. Zmìna proporcí okna 1. Najeïte myší nad pøíslušný Oddìlovaè. 2. Stisknìte levé tlaèítko a tahem nastavte požadované proporce konkrétní èásti pracovního okna. Pøepnout do samostatného okna (a zpìt) 1. Zvolte pøíkaz Pøepnout do/z okna v hlavní nabídce v èásti Diáø nebo stisknìte tlaèítko Pøepnout do/z okna v Informaèní lištì. Zmìna pohledu (èasového období) 1. Klepnìte myší na pøíslušné tlaèítko pohledu v Navigaèní lištì. Pro konkrétní období zvolte v hlavní nabídce pøíkaz Náhled nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíslušný pøíkaz. Volbu mùžete také provést stiskem kombinace kláves Alt+1 pro Denní, Alt+2 pro Týdenní, Alt+3 pro Mìsíèní, Alt+4 pro Roèní nebo Alt+5 pro Uživatelský pohled. Èasový interval, se kterým se bude Diáø otevírat, nastavíte na stránce Diáø/Zobrazení v oknì Nastavení uživatele. Pohyb po údajích v Diáøi 1. K pohybu v Diáøi doporuèujeme používat myš. Opakovaným stiskem tlaèítka Tab se mùžete pøepnout do požadované èásti a pohybovat se v ní pomocí kurzorových kláves a kláves Home, End, PgUp a PgDn. Nastavení parametrù jednotlivých èástí pracovního okna 1. V Panelu nástrojù pøíslušné èásti stisknìte tlaèítko Nastavit nebo zvolte pøíkaz Nastavit po klepnutí pravým tlaèítkem. 2. Na odpovídající stránce v oknì Nastavení uživatele nastavte požadované parametry. Setøídìní jednotlivých seznamù 1. V Panelu nástrojù pøíslušné èásti stisknìte tlaèítko Setøídit nebo zvolte pøíkaz Setøídit po klepnutí pravým tlaèítkem. 2. Zvolte položku, podle které chcete seznam seøadit.

DATABOX® Marketing software

31

Jak upravit údaje v Diáøi Pøidání události 1. Zavolejte okno Pøidat událost. Okno Pøidat událost mùžete zavolat dvojitým poklepáním na tom místì Èasové osy (datum a èas), kam chcete událost vložit. Pokud je tato pozice již “obsazená”, poklepejte pøímo na èasový údaj v levém pruhu. 2. Vyplòte potøebné údaje. Událost se zaøadí do stromu podle datumu a typu. Oprava existující události 1. Vyberte požadovanou událost. 2. Zavolejte okno Opravit událost. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existující události 1. V Èasové ose vyberte požadovanou událost. 2. Zavolejte okno Smazat událost a potvrïte v nìm svou volbu. Splnìní události 1. Zavolejte okno Pøidat/Opravit událost a zaškrtnìte volbu Splnìno nebo zvolte pøíkaz Splnìno po klepnutí pravým tlaèítkem.

Jak pøenést události do stromù Pøetažením události do Stromového pohledu 1. Otevøete Diáø a vyberte událost. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Pøetáhnìte událost myší do Seznamu ve Stromovém pohledu. Tlaèítkem v Navigaèní lištì 1. Otevøete Diáø a vyberte událost. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Stisknìte tlaèítko Nevybráno (Nezatøídìno) v Navigaèní lištì.

Jak pøenést události do zatøídìní Pomocí okna Pøidat/Opravit událost 1. Zavolejte okno Pøidat/Opravit událost. 2. Zvolte kartu Zatøídìní. 3. Zadejte a potvrïte požadované hodnoty. Pøetažením oboru do Detailu události 1. Otevøete Diáø a vyberte událost. 2. Otevøete Strom zatøídìní a vyberte požadovaný obor. 3. Pøetáhnìte obor myší do èásti Detail události v Diáøi. Pøetažením události do Stromového pohledu 1. Otevøete Diáø a vyberte událost. 2. Otevøete Strom zatøídìní a vyberte požadovaný obor. 3. Pøetáhnìte událost myší do Seznamu zatøídìných údajù ve Stromovém pohledu. Tlaèítkem v Navigaèní lištì 1. Otevøete Diáø a vyberte událost. 2. Otevøete Strom zatøídìní a vyberte požadovaný obor. 3. Stisknìte tlaèítko Nezatøídìno v Navigaèní lištì.

32

DATABOX® Marketing software

Diáø - Èasová osa Èasová osa je jedna z variant náhledu hlavního pracovního prostoru v Diáøi. Zobrazuje zvolené èasové období jako rozdìlenou osu, kde mùžete nastavit interval dìlení, pracovní dobu a další parametry. Události se zobrazují jako obdélníèky pøekrývající pøíslušný èasový interval. Parametry tohoto náhledu nastavíte na stránce Diáø/Èasová osa v oknì Nastavení uživatele. Nastavení intervalu dìlení Èasové osy 1. Klepnìte na ikonu Pravítko vlevo nahoøe nad èasovou osou a zvolte požadovaný interval nebo podle pøedchozího postupu zavolejte okno Nastavení uživatele a interval dìlení nastavte v nìm. Pøesunutí události 1. Vyberte událost a pøetáhnìte jí myší na novou pozici udávající nový datum a èas. Pokud je událost opakovaná nebo je ve více Diáøích, objeví se okno Opravit událost. Zde zvolte variantu opravy události. Roztáhnutí/Smrštìní události (zmìna zaèátku nebo konce) 1. Vyberte událost a najeïte myší nad horní nebo dolní okraj obdélníèku. 2. Zmìnìný kurzor pøetáhnìte myší na novou pozici udávající nový èas. Pokud je událost opakovaná nebo je ve více Diáøích, objeví se okno Opravit událost. Zde zvolte variantu opravy události.

Diáø - Strom událostí Strom událostí je jedna z variant náhledu hlavního pracovního prostoru v Diáøi. Strom událostí zobrazuje zvolené èasové období v podobì vìtví ve stromu. Na základní úrovni jsou uvedeny vìtve jednotlivých dní, v roèním pohledu potom vìtve mìsícù. Parametry tohoto náhledu nastavíte na stránce Diáø/Stromový pohled v oknì Nastavení uživatele. Otevøení/zavøení Stromu událostí 1. Po klepnutí pravým tlaèítkem zvolte pøíkaz Otevøení stromu nebo Uzavøení. Strom se otevøe nebo uzavøe celý. Pøi volbì Kondenzovaného pohledu se otevøou se pouze vìtve s obsahem.

Diáø - Seznam událostí Seznam událostí je jedna z variant náhledu hlavního pracovního prostoru v Diáøi. Seznam událostí zobrazuje události zvoleného èasového období. Parametry tohoto náhledu nastavíte na stránce Diáø/Seznam událostí v oknì Nastavení uživatele. Pokud máte nastavenu volbu Nezobrazovat první øádek, uvidíte ikony, datum a procenta splnìní. Popis bude zobrazen až na dalších øádcích (jejich poèet je volitelný).

Diáø - Detail dne Detail dne je èást Diáøe, která zobrazuje události v konkrétním dni týdenního, mìsíèního, roèního nebo uživatelského pohledu. Parametry této èásti nastavíte na stránce Diáø/Detail dne v oknì Nastavení uživatele. V Panelu nástrojù vidíte za tlaèítky poèet údajù ve zvoleném dni. Volba zobrazovaného dne 1. Klepnìte na pøíslušný den v èásti Kalendáø nebo v Èasové ose nebo ve Stromu událostí.

DATABOX® Marketing software

33

Diáø - Seznam úkolù Seznam úkolù je èást Diáøe, která zobrazuje úkoly ve zvoleném èasovém období. Parametry této èásti nastavíte na stránce Diáø/Seznam úkolù v oknì Nastavení uživatele.

Diáø - Seznam výroèí Seznam výroèí je èást Diáøe, která zobrazuje výroèí ve zvoleném èasovém období. Parametry této èásti nastavíte na stránce Diáø/Seznam výroèí v oknì Nastavení uživatele.

Diáø - Detail události Detail události je èást Diáøe, která zobrazuje kompletní informace o zvolené události, jak byly zadány na kartách v oknì Pøidat/Opravit událost. V Panelu nástrojù vidíte za tlaèítky datum nebo èas zvolené události. Skrytí/Obnovení Detailu události 1. V Panelu nástrojù v èásti Detail události stisknìte tlaèítko Skrýt/Obnovit. Zmìna druhu zobrazovaných informací 1. Stiskem požadovaného tlaèítka v Panelu nástrojù zobrazte pøíslušné údaje. Otevøení dokumentu u události 1. V Panelu nástrojù stisknìte tlaèítko Dokumenty. 2. Dvakrát poklepejte na vybraném dokumentu nebo zvolte pøíkaz Otevøít v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem. Pøepnutí na firmu nebo osobu do adresáøe 1. V Panelu nástrojù stisknìte tlaèítko Kontakty. 2. Dvakrát poklepejte na vybrané firmì nebo osobì. Èásti Popis, Dodatky, Zatøídìní a Uživatelé slouží k zobrazení pøíslušných údajù. Z tìchto èástí mùžete zavolat okno Opravit událost.

Diáø - Kalendáø Kalendáø je èást Diáøe, která zobrazuje informace o zvoleném mìsíci a umožòuje volbu dne pro ostatní èásti Diáøe. Obsahuje Panel s navigaèními tlaèítky a prostor pro zobrazení dní v mìsíci. Aktuální den je zobrazen èervenì a zvolený den je podložen šedým obdélníkem. Volba dne 1. Klepnìte myší na datum požadovaného dne. Ponecháte-li myš nad zvoleným datem, zobrazí se Informace o dni. Výbìr mìsíce 1. Klepnìte na jméno mìsíce v Panelu. 2. Objeví se seznam mìsícù v roce a zde zvolte požadovaný mìsíc. Mùžete zvolit také položku Dnešní den a tím se nastavíte na aktuální mìsíc a rok. Výbìr roku 1. Klepnìte na rok v Panelu. 2. Objeví se pøehled deseti okolních let. Zde zvolte požadovaný rok. Mùžete zvolit také položku Dnešní den a tím se nastavíte na aktuální rok a mìsíc.

34

DATABOX® Marketing software Pøepnutí na pøedchozí/následující mìsíc 1. V Panelu nástrojù stisknìte tlaèítko < pro pøedchozí mìsíc nebo tlaèítko > pro mìsíc následující. Pøepnutí na pøedchozí/následující rok 1. V Panelu nástrojù stisknìte tlaèítko << pro pøedchozí rok nebo tlaèítko >> pro rok následující.

Diáø - týmové plánování Diáø lze využít pro týmové plánování. Mùžete efektivnì øídit celý tým a mít pøehled o práci každého èlena. Jeho základem je sdílení jednotlivých Diáøù mezi uživateli v profilu. Každý uživatel se rozhoduje, komu z ostatních zpøístupní svùj Diáø a s jakými právy. Na stránce Diáø/Sdílet diáø v oknì Nastavení uživatele volíte, který uživatel a s jakými právy mùže pracovat ve vašem Diáøi. Tímto zpùsobem mùžete zadávat úkoly a kontrolovat jejich plnìní. Stejnì tak mohou vaši kolegové referovat o své práci zadáváním událostí do vašeho Diáøe (mají-li na to právo) nebo komentáøem u sebe. Každou událost, kterou v programu zadáváte nebo opravujete, mùžete uložit do libovolného Diáøe. Tuto volbu provedete na kartì Uživatelé v oknì Pøidat/Opravit událost. POZNÁMKA Poøizovanou událost mùžete uložit i do Diáøe, ve kterém nemáte žádná práva. Do takového Diáøe se však nemùžete podívat a nemùžete èíst nebo editovat údaje v nìm.

Pøidat/Opravit událost Okno Pøidat/Opravit událost slouží k zadávání údajù do Diáøe. Událost je souhrnné oznaèení pro èasové údaje (Aktivita, Úkol, Výroèí, Plán nebo Vícedenní aktivita). Záhlaví okna a popisy tlaèítek se mìní v závislosti na druhu události. Jak zavoláte okno Pøidat/Opravit událost: Pro pøidání nové události zavoláte okno: • Z nabídky pøíkazem Diáø/ Pøidat událost. • Stiskem tlaèítka Pøidat událost z panelu nástrojù v Diáøi. • Tlaèítkem Pøidat událost z panelu nástrojù v Seznamu událostí v adresáøích. • Volbou pøíkazu Pøidat událost po klepnutí pravým tlaèítkem myši v pøíslušné èásti Diáøe a adresáøù. • Stiskem tlaèítka Uložit... v oknì Automatického telefonování. • Stiskem klávesy Insert v pøíslušné èásti Diáøe a adresáøù. Pro opravu události zavoláte okno: • Z nabídky pøíkazem Diáø / Opravit událost. • Stiskem tlaèítka Opravit událost z panelu nástrojù v Diáøi. • Tlaèítkem Opravit událost z panelu nástrojù v Seznamu událostí v adresáøích. • Volbou pøíkazu Opravit událost po klepnutí pravým tlaèítkem myši v pøíslušné èásti Diáøe a adresáøù. • Klávesami F2 nebo Ctrl+Enter v pøíslušné èásti Diáøe a adresáøù. • Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji. • Pro opravu mùžete okno zavolat stiskem tlaèítka Opravit ze Seznamu nesplnìných událostí nebo z okna Upozornìní na událost. UPOZORNÌNÍ Podle èásti Diáøe, ve které provedete uvedené operace, budou popisy tlaèítek a pøíkazy urèeny pro události, úkoly nebo výroèí.

DATABOX® Marketing software

35

Okno má osm karet: • Obecné. Tato karta slouží k nastavení základních parametrù události. Volby na této kartì urèují typ události, datum a èas jejího trvání. • Upozornìní. Tato karta slouží k nastavení parametrù pro upozornìní na událost. Pro zobrazení upozornìní musí být program CONTACT Professional 3.0 spuštìn. • Opakování. Tato karta slouží k nastavení parametrù pro opakování události. Mùžete tak “vygenerovat” celou sérii shodných událostí v rùzných termínech. • Kontakty. Na této kartì mùžete využít jednu z nejvìtších výhod tohoto programu pøímé spojení události z Diáøe s konkrétními firmami nebo osobami v adresáøích. • Dodatky. Tato karta slouží k pøipojení volnì definovatelných údajù k události. Mùžete evidovat doplòující údaje pøesnì podle svých potøeb. Seznam dodatkù, ze kterých volíte, si upravujete sami a je neomezený. • Dokumenty. Tato karta slouží k zadání dokumentu (textového souboru, obrázku, obchodního dopisu, nabídkového listu apod.), který chcete u události evidovat. • Zatøídìní. Tato karta slouží k zadání údajù pro zatøídìní události do stromu. • Uživatelé. Tato karta slouží k urèení, do kterých Diáøù v profilu bude událost uložena (pøíjemci události). Standardnì je nastaven Diáø pøihlášeného uživatele.

Pøidat/Opravit událost - karta Obecné

Pøidání události 1. Zvolte Typ události. Podle èásti programu, ze které jste toto okno zavolali, bude hodnota automaticky nastavena na Aktivitu, Úkol, Výroèí nebo Vícedenní aktivitu. 2. Klepnìte do pole Popis a zadejte text popisující událost. 3. V poli Zaèátek datum mùžete zmìnit hodnotu, která je nastavena automaticky podle zpùsobu a místa zavolání okna. 4. Pro Úkol, Plán a Vícedenní aktivitu nastavte hodnotu v poli Konec datum. 5. V poli Zaèátek èas mùžete zmìnit hodnotu, která je také nastavena automaticky podle zpùsobu zavolání okna (pouze pro Aktivitu a Vícedenní aktivitu). 6. V poli Konec èas nastavte požadovanou hodnotu (pouze pro Aktivitu a Vícedenní aktivitu). Pokud použijete volbu Doba trvání, je Konec èas vypoèten automaticky. 7. V poli Ikona události vyberte jeden z nabízených typù. 8. V poli Priorita nastavte požadovanou hodnotu. Podle priority mohou být rùzné seznamy událostí v programu setøídìny. 9. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

36

DATABOX® Marketing software Splnìní události 1. Zaškrtnìte volbu Splnìno. 2. Pokud je událost splnìna jenom z èásti, mùžete tento stav vyjádøit v procentech. Do pøíslušného pole zadejte èíselnou hodnotu. Jestliže je tato hodnota menší než 100, bude událost nadále evidovaná jako nesplnìná. 3. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Nastavení události jako privátní 1. Zaškrtnìte volbu Privátní. Pro Veøejnou událost tuto volbu odškrtnìte. 2. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

Pøidat/Opravit událost - karta Upozornìní

Nastavení upozornìní na událost 1. Zaškrtnìte volbu Upozornit na událost. 2. Klepnìte do druhého pole Upozornit pøedem a zvolte jednotky pro upozornìní. Standardnì jsou nastaveny minuty. 3. V prvním poli Upozornit pøedem zadejte hodnotu, kolik jednotek (minut, hodin apod.) pøed zaèátkem události chcete být upozornìni. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Nastavení typu upozornìní 1. Podle pøedchozího postupu nastavte základní parametry upozornìní. 2. V èásti Typ upozornìní zaškrtnìte, jakým zpùsobem chcete být na událost upozornìni. Zaškrtnout mùžete více variant najednou. A. Volba Zobrazit standardní oznámení s obsahem je pøednastavena automaticky. V tomto pøípadì se objeví okno Upozornìní na událost. B. Pøi volbì Zobrazit s poznámkou, do pøíslušného pole napište požadovaný text. C. Volba Pøehrát zvukový soubor umožní upozornit na událost pomocí zvuku. Do pole napište cestu ke zvukovému souboru nebo tento soubor pomocí tlaèítka Nalistujte. Máte-li soubor nalistovaný, mùžete ho zkusit Pøehrát. D. Volba Spustit aplikaci umožní v urèitý èas spustit libovolný program. Do pole napište cestu k programu nebo ho pomocí tlaèítka Nalistujte. Máte-li program nalistovaný, mùžete ho zkusit Spustit. 3. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

DATABOX® Marketing software

37

Pøidat/Opravit událost - karta Opakování

Nastavení opakování události 1. Zaškrtnìte volbu Opakovat událost. 2. Klepnìte do pole Zaèátek opakování dne a nastavte den zaèátku opakování. Standardnì je nastaven den, na který je událost poøízena. 3. Vyberte volbu Konec opakování dne a zadejte koneèné datum pro opakování. Také mùžete zvolit Konec opakování po a zadat poèet opakování. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Nastavení opakovací frekvence 1. Podle pøedchozího postupu nastavte základní parametry pro opakování. 2. V poli Opakovací sekvence a zvolte periodu, po které se bude událost opakovat. 3. Klepnìte do pole Opakovat každý a zadejte hodnotu pro vzdálenost mezi periodami. 4. Podle zvoleného typu periody mùžete nastavit další parametry. A. Pøi volbì Opakovat každý den nejsou žádné doplòující parametry. B. Pøi volbì Opakovat každý týden mùžete vybrat konkrétní dny v týdnu. C. Pøi volbì Opakovat každý mìsíc mùžete vybrat, konkrétní dny v mìsíci. D. Pøi volbì Opakovat každý rok nejsou žádné doplòující parametry. 5. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. UPOZORNÌNÍ Jestliže je událost jednou nastavena jako opakovaná, nejde pøi opravì toto nastavení zmìnit.

Pøidat/Opravit událost - karta Kontakty Pøidat nový kontakt 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat kontakty. 2. Zvolte, zda chcete údaje z Adresáøe firem, nebo z Adresáøe osob. 3. V Seznamu všech kontaktù vyberte údaj, který chcete k události pøipojit. Najít požadovaný údaj mùžete napsaním jména do pole Hledání. V Seznamu se budete na hledaný údaj postupnì nastavovat. 4. Stisknìte tlaèítko Pøidat kontakt. 5. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

38

DATABOX® Marketing software Smazat existující kontakt 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat kontakty. 2. V Seznamu pøipojených kontaktù zvolte údaj, který chcete smazat. 3. Stisknìte tlaèítko Smazat kontakt. 4. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

UPOZORNÌNÍ Událost, kterou tímto zpùsobem pøipojíte ke zvoleným firmám a osobám, se u nich bude objevovat v adresáøi na kartì Události.

Pøidat/Opravit událost - karta Dodatky

Pøidání nového dodatku 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat dodatky. 2. Klepnìte do pole Seznam všech dodatkù a zvolte dodatek, který chcete pøidat. 3. Klepnìte do pole Hodnota dodatku a zadejte požadovanou hodnotu. Pokud zvolíte dodatek typu Seznam, vyberte hodnotu z nabízených možností. 4. Stisknìte tlaèítko Pøidat dodatek. 5. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

DATABOX® Marketing software

39

Smazání existujícího dodatku 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat dodatky. 2. V Seznamu dodatkù vyberte údaj, který chcete smazat. 3. Stisknìte tlaèítko Smazat dodatek a potvrïte své rozhodnutí. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte svou volbu. Storno zmìny neuloží. Oprava existujícího dodatku 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat dodatky. 2. V Seznamu dodatkù vyberte údaj, který chcete opravit. 3. Klepnìte do pole Hodnota dodatku a zmìòte tuto hodnotu. 4. Stisknìte tlaèítko Opravit. 5. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

Pøidat/Opravit událost - karta Dokumenty

Pøidat nový dokument 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat dokumenty. 2. Stisknìte tlaèítko Pøidat dokument. 3. Otevøe se standardní dialogové okno pro Nalistování souboru. Nalistujte soubor a stisknìte tlaèítko Otevøít nebo OK. Vrátíte se do tohoto okna a v Seznamu pøipojených dokumentù se objeví Vámi zvolený údaj. 4. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Smazat 1. 2. 3. 4.

existující dokument Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat dokumenty. V Seznamu pøipojených dokumentù zvolte údaj, který chcete smazat. Stisknìte tlaèítko Smazat dokument. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

Pøidat/Opravit událost - karta Zatøídìní Pøidat událost do nového zatøídìní 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat zatøídìní. 2. Ve Stromu oborù zvolte vìtev pro zatøídìní události. 3. Stisknìte tlaèítko Pøidat do zatøídìní. 4. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

40

DATABOX® Marketing software

Smazat z existujícího zatøídìní 1. Zaškrtnìte volbu Pøidat/Smazat zatøídìní. 2. V Seznamu pøipojených zatøídìní vyberte zatøídìní, ze kterého chcete událost smazat. 3. Stisknìte tlaèítko Smazat ze zatøídìní. 4. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

Pøidat/Opravit událost - karta Uživatelé

Pøidat dalšího uživatele k pøíjemcùm události 1. V Seznamu všech uživatelù vyberte uživatele, kterému chcete událost zadat (standardnì je uveden aktuálnì pøihlášený uživatel nebo vlastník otevøeného Diáøe). 2. Stisknìte tlaèítko pro Pøenos uživatele mezi pøíjemce události. 3. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Pøidat seskupení k pøíjemcùm události 1. V Seznamu seskupení uživatelù vyberte skupinu, které chcete událost zadat. 2. Stisknìte tlaèítko pro Pøenos seskupení mezi pøíjemce události. 3. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

DATABOX® Marketing software

41

Smazat údaj ze seznamu pøíjemcù 1. V Seznamu pøíjemcù události vyberte údaj, který chcete smazat. 2. Stisknìte tlaèítko pro Odstranìní údaje ze seznamu pøíjemcù. 3. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží. Delegovat událost jménem jiného uživatele 1. V poli pro volbu Vlastníka události vyberte požadovaný údaj. 2. Tlaèítkem OK potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

Smazat událost Okno Smazat událost slouží k potvrzení zpùsobu smazání události. Podle druhu události (opakovaná nebo skupinová) se zobrazují jednotlivé èásti tohoto okna. Jak zavoláte okno Smazat událost: • Z nabídky pøíkazem Diáø/ Smazat událost na vybrané události. • Stiskem tlaèítka Smazat z panelu nástrojù na vybrané události. • Volbou pøíkazu Smazat událost po klepnutí pravým tlaèítkem myši. • Stiskem klávesy Del na vybrané události. Okno má dvì èásti, které se zobrazují automaticky podle charakteru mazané události: • Èást pro opakované události. • Èást pro skupinové události. V každé èásti máte možnost zvolit pøíslušný druh smazání události nebo událostí. Volba zpùsobu smazání události 1. Pokud je zobrazena, v pøíslušné èásti zvolte jednu z variant pro smazání události. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK.

Oprava události Okno Oprava události slouží k potvrzení zpùsobu opravy opakované nebo skupinové události. Okno se zobrazuje automaticky, pokud je uživatelem provedena oprava takové události. Okno má dvì èásti, které se zobrazují podle charakteru opravované události: • Èást pro opakované události. • Èást pro skupinové události. V každé èásti máte možnost zvolit pøíslušný druh opravy události. Volba zpùsobu opravy události 1. V pøíslušné èásti zvolte jednu z variant pro opravu události. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK.

Filtr na Diáø Okno Filtr na Diáø slouží k nastavení podmínek, podle kterých se v Diáøi nebo pøi tisku údajù z Diáøe zobrazují jednotlivé události. Toto nastavení nemá vliv na uložené události, ovlivòuje pouze zobrazování. Nastavení si mùžete uložit jako šablonu a kdykoli znovu použít. Jak zavoláte okno Filtr na Diáø: • Z nabídky pøíkazem Náhled/ Filtr. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+Q • Okno mùžete zavolat stiskem tlaèítka Filtr pøi tisku údajù z Diáøe. • Stiskem tlaèítka Filtr na Diáø v Navigaèní lištì.

42

DATABOX® Marketing software Okno má tøi karty: • Základní. Na této kartì nastavíte základní parametry událostí, které chcete zobrazovat nebo tisknout. • Rozšíøené. Na této kartì mùžete zadat doplòující údaje (slovo v popisu aktivity, èasový interval nebo vlastník události), podle kterých se budou události filtrovat. • Šablony. Na této kartì pracujete se šablonami pro filtrování. Nastavené podmínky mùžete ukládat, nastavit jako automaticky používané apod. V záhlaví okna je uvedeno jméno aktivnì zvoleného Diáøe (podle nastavení na stránce Diáø/ Nabízené diáøe v oknì Nastavení uživatele). Pokud je filtr aktivován, zmìní se barva ikony v Diáøi z modré na èervenou.

Aktivace filtru na Diáø 1. Stisknìte tlaèítko Použít. Nastavené hodnoty se promítnou do Diáøe. Volba filtrovací šablony 1. Klepnìte do pole Filtrovací šablona a zvolte požadovanou šablonu. Podle zvolené šablony se nastaví podmínky na kartì Základní a na kartì Rozšíøené. Odstranìní zvolené šablony 1. Stisknìte tlaèítko Vyèistit. Nastavené podmínky zùstanou zachovány. Volba ikony události 1. V poli Ikony typu zaškrtnìte ty ikony, které chcete zobrazovat nebo tisknout. Pro úpravu seznamu vybraných typù použijte ovládací tlaèítka na pravé stranì. Volba typu události 1. Zaškrtnìte pøíslušné volby v èásti Události typu. Volba priority události 1. Zaškrtnìte pøíslušné volby v èásti Priorita. Volba dalších vlastností události 1. Zaškrtnìte pøíslušné volby v èásti Události jsou. Volba splnìní události 1. Klepnìte do pole Události jsou splnìny a zvolte požadovaný typ. Vybrat mùžete formulace "pøesnì na", "na nebo více než" a "na nebo ménì než". 2. V druhém poli zadejte požadovanou hodnotu procentuálního splnìní události.

DATABOX® Marketing software

43

Zadání slov z popisu události jako podmínky 1. Klepnìte do pole Událost obsahuje slova. 2. Zadejte slova, která musí událost obsahovat. Pokud zadáváte více slov, oddìlujte je mezerou, èárkou nebo støedníkem. 3. Zadáváte-li více slov, zvolte buï podmínku “a”, nebo podmínku “nebo”. Podle nastavení této podmínky se aktuálnì upraví text pod políèkem a budou se zobrazovat nebo tisknout události, které obsahují všechna uvedená slova (volba “a”), nebo pouze libovolné z uvedených slov (volba “nebo”). Nastavení èasového omezení událostí 1. V poli Èasový interval zvolte požadovanou hodnotu. Objeví se doplòující pole. 2. V polích Zaèátek zadejte datum a èas pro zaèátek intervalu. 3. V polích Konec zadejte datum a èas pro konec intervalu. Nastavení omezení událostí podle uživatelù 1. Odškrtnìte volbu Události od všech uživatelù. Objeví se pole a tlaèítka pro nastavení potøebných údajù. 2. V Seznamu uživatelù zaškrtnìte ty, jejichž události chcete použít. Mùžete použít tlaèítka vedle seznamu.

44

DATABOX® Marketing software Uložit zvolená nastavení jako novou šablonu 1. Máte-li provedena požadovaná nastavení, stisknìte tlaèítko Uložit jako.... 2. V oknì zadejte Jméno nové šablony. 3. Stisknìte tlaèítko OK a vrátíte se do tohoto okna. Storno šablonu neuloží. Nastavení šablony jako aktivní 1. Zkontrolujte jméno šablony, která je nyní aktivní. 2. V Seznamu dostupných šablon vyberte požadovanou šablonu. 3. Stisknìte tlaèítko Aktivovat nebo dvakrát poklepejte na názvu šablony. Pøejmenování šablony 1. V Seznamu dostupných šablon vyberte požadovanou šablonu. 2. Stisknìte tlaèítko Pøejmenovat. 3. V oknì zadejte nové Jméno šablony. 4. Stisknìte tlaèítko OK a vrátíte se do tohoto okna. Smazání šablony ze seznamu 1. V Seznamu dostupných šablon vyberte požadovanou šablonu. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat. 3. Potvrïte své rozhodnutí tlaèítkem OK. Storno šablonu nesmaže. Nastavení šablony jako Startovaní 1. V Seznamu dostupných šablon vyberte požadovanou šablonu. 2. Stisknìte tlaèítko Startovací. Vyprázdnìní startovací šablony 1. Stisknìte tlaèítko Žádná.

Seznam nesplnìných událostí Okno Seznam nesplnìných událostí slouží k zobrazení všech událostí s prošlým datem a èasem v okamžiku zavolání okna. V oknì Seznam nesplnìných událostí mùžete události splnit, editovat nebo se pøepnout do Diáøe. Pokud seznam vyprázdníte, okno se uzavøe. Jak zavoláte okno Seznam nesplnìných událostí: • Z nabídky pøíkazem Okna/ Seznam nesplnìných událostí. • Kombinací kláves Ctrl+ú. • Okno se také mùže otevírat automaticky po pøihlášení do profilu podle volby na stránce Program/Po startu v oknì Nastavení uživatele.

Parametry tohoto okna nastavíte na stránce Diáø/Seznam alarmù v oknì Nastavení uživatele.

DATABOX® Marketing software

45

Splnìní události 1. Zvolte požadovanou událost a stisknìte tlaèítko Splnit. Oprava události 1. Zvolte požadovanou událost a stisknìte tlaèítko Opravit... Objeví se okno pro Opravu události. Pøepnutí na událost do Diáøe 1. Zvolte požadovanou událost a stisknìte tlaèítko Jít na. Zobrazení / Skrytí detailu události 1. V záhlaví stisknìte tlaèítko se šipkou. 2. Podle smìru šipky se detail zvolené události skryje, nebo zobrazí. Pøepínání v detailu události 1. V Seznamu zvolte požadovanou událost. 2. V záhlaví detailu stisknìte tlaèítko s èástí, kterou chcete zobrazit. Mùžete tak získat informace o samotné události, o pøipojených kontaktech, o dodatcích, o dokumentech, o zatøídìních a o vlastnících události.

Seznam upozornìní na událost Okno Seznam upozornìní na událost slouží k informování uživatele, že nastal èas, ve kterém si pøál být upozornìn na nadcházející aktivitu. V oknì Seznam upozornìní na událost mùžete události splnit, editovat, pøepnout do Diáøe nebo pouze vzít na vìdomí. Pokud svou èinností seznam vyprázdníte, okno se automaticky uzavøe. Jak zavoláte okno Seznam upozornìní na událost: • Z nabídky pøíkazem Okna/ Upozornìní na událost. • Kombinací kláves Ctrl+). • Okno se otevøe automaticky, když nastane èas pro upozornìní. Parametry, podle kterých se øídí zpùsob upozoròování na událost, se nastavují na kartì Upozornìní pøi zadávání nebo opravì události. UPOZORNÌNÍ Dialogové okno upozornìní na aktivitu se objeví pouze v pøípadì, že máte spuštìný program. Program mùže bìžet skryt na pozadí. Splnìní a oprava události, pøepnutí na událost do Diáøe, zobrazení/skrytí detailu události a pøepínání v detailu události je shodné jako v oknì Seznam nesplnìných událostí. “Beru událost na vìdomí” 1. Zvolte požadovanou událost a stisknìte tlaèítko Dìkuji. Takto dáte programu vìdìt, že událost “berete na vìdomí”, ale nezmìníte tím žádné její parametry.

46

DATABOX® Marketing software

STROMOVÝ POHLED Stromový pohled slouží k pøehlednému zobrazení skupiny subjektù (firem, osob a událostí), které splòují nìjakou spoleènou podmínku. Firmy, osoby a události mohou být zobrazeny samostatnì nebo dohromady. Stromový pohled mùžete zobrazit v adresáøích nebo v Diáøi a mùže být pro každé pracovní okno nastaven individuálnì. Jak zapnete Stromový pohled: • Z nabídky pøíkazem Stromy a volbou pøíslušného stromu. • Poklepáním myši na ikonì Stromy v Nástrojové lištì. Opakováním cyklicky rotujete jednotlivé stromy. • Stiskem klávesy F11. Opakováním cyklicky rotujete jednotlivé stromy. • Pomocí kombinace kláves Alt+F6 pro Strom zatøídìní, Alt+F7 pro Strom výbìrù nebo Alt+F8 pro Strom šablon. • Stiskem kombinace kláves Alt+F5 nebo volbou pøíkazu Bez stromu nabídky Stromový pohled skryjete. Stromový pohled mùže obsahovat: • Strom zatøídìní. Zobrazí strukturu oborù, do kterých mùžete firmy, osoby a události libovolnì zatøiïovat. V dolní èásti je zobrazen Seznam zatøídìných subjektù. • Strom výbìrù. Zobrazí výbìry, které v profilu existují. V dolní èásti je zobrazen Seznam vybraných subjektù. • Strom šablon. Zobrazuje uložené vyhledávací šablony. Pokud nìjakou šablonu aktivujete, v dolní èásti se zobrazí Seznam vyhledaných subjektù. Jinak je zde zobrazen výsledek posledního vyhledávání z okna Vyhledávací centrála. V Seznamu mùžete po stisku tlaèítka Nabídka pøíkazù v Navigaèním panelu nebo klepnutím pravým tlaèítkem myši provádìt operace nad jednotlivými údaji nebo nad celkem. Na stránkách Zobrazení v èástech Firmy, Osoby a Diáø v oknì Nastavení uživatele mùžete nastavit, jaký strom se má otevírat pøi volbì pracovního okna a co se bude zobrazovat. UPOZORNÌNÍ Každý kontakt mùže být zaøazen do jedné vìtve stromu vícekrát, pokaždé s jinou vazbou. Jméno z vazby se objevuje v Seznamu jako doplòující údaj. Jak zatøídit jednotlivé údaje do Stromového pohledu je uvedeno v kapitolách Adresáøe a Plánovací Diáø. Hromadné pøidání subjektù do Stromu zatøídìní je popsáno v èásti Doplòkové moduly - Hromadné operace.

Práce ve Stromovém pohledu Zmìna proporcí Stromového pohledu 1. Najeïte myší nad Oddìlovaè. 2. Stisknìte levé tlaèítko a tahem nastavte proporce. Nastavit mùžete také “šíøku” Stromového pohledu v pracovním oknì. Vyhledat údaj ve struktuøe stromu 1. Klepnìte do pole pro zadání hodnoty a napište hledaný text. 2. Stisknìte tlaèítko Vyhledat. 3. Otevøe se èást pro Výsledek hledání ve stromu. V této èásti zvolte požadovaný údaj. 4. V Seznamu subjektù se objeví obsah zvoleného údaje. Nastavení Synchronního pohybu 1. Stisknìte tlaèítko pro Synchronní pohyb nebo zvolte pøíkaz Synchronní pohyb z nabídky nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F11.

DATABOX® Marketing software

47

Volba údaje v Seznamu 1. Klepnìte do pole Seznam subjektù a myší, kurzorovými klávesami nebo tlaèítky z Navigaèního panelu vyberte požadovaný údaj. Firma a osoba jsou zde uvedeny pøímo. Pokud je údaj událost, mùže být uvedena jako MULTI. Klepnutím otevøete nabídku uživatelù a dále nabídku dat a èasù. 2. Proveïte požadovanou operaci s vybraným údajem. Hromadné operace v Seznamu subjektù 1. Stisknìte tlaèítko pro Nabídku nebo zavolejte Nabídku pravým tlaèítkem myši. 2. Otevøe se Nabídka operací, které mùžete provádìt v Seznamu subjektù. • Jít na subjekt (Enter). Pøepne na zvolený údaj v adresáøích nebo v Diáøi. • Odstranit ze seznamu (Del). Smaže zvolený údaj ze seznamu. • Vyprázdnit seznam. Vyprázdní celý obsah seznamu. • Synchronní pohyb (Ctrl+F11). Zapne/Vypne tuto volbu. • Zobrazit všechno. Zobrazí všechny údaje v seznamu. • Zobrazit firmy. Zobrazí pouze firmy. • Zobrazit osoby. Zobrazí pouze osoby. • Zobrazit události. Zobrazí pouze události. • Tisk. Vytiskne celý obsah seznamu. • Tisk subjektu. Vytiskne zvolený údaj ze seznamu. • Moduly. Umožní provést operaci pomocí modulù dostupných v programu. 3. Zvolte požadovanou operaci. Úprava stromu - pøidat údaj 1. Ve Stromu zvolte úroveò, do které chcete údaj pøidat. 2. Stisknìte tlaèítko Pøidat v panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Pøidat po klepnutí pravým tlaèítkem do prostoru stromu nebo stisknìte klávesu Insert. 3. Do rámeèku zadejte nový údaj. 4. Stisknìte klávesu Enter nebo Esc nebo po zadání klepnìte myší mimo rámeèek. Úprava stromu - opravit údaj 1. Ve Stromu zvolte údaj, který chcete opravit. 2. Stisknìte tlaèítko Opravit v panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Opravit po klepnutí pravým tlaèítkem do prostoru stromu nebo stisknìte klávesu F2. 3. Do rámeèku zadejte nový údaj. 4. Stisknìte klávesu Enter nebo Esc nebo po opravì klepnìte myší mimo rámeèek. UPOZORNÌNÍ Pøi volbì oprava šablony se otevøe okno Vyhledávací centrála a v nìm mùžete opravit podmínky pro vyhledávání údajù. Úprava stromu - smazat údaj 1. Ve Stromu zvolte údaj, který chcete smazat. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat v panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Smazat po klepnutí pravým tlaèítkem do prostoru stromu nebo stisknìte klávesu Del. 3. V oknì Smazat pøipojený údaj potvrïte svou volbu.

Stromový pohled - Strom zatøídìní Stromový pohled - Strom zatøídìní je jedna z nejdùležitìjších èástí programu a slouží k zobrazení firem, osob a událostí, které jsou zatøídìny do zvoleného oboru. Mùžete tak získat skupinu kontaktù, které splòují spoleènou podmínku (napø. nabízejí urèitý druh zboží, podílí se na stejném projektu apod.). Mùžete tak lehce vybrat nejvhodnìjší kontakt a dále s ním pracovat.

48

DATABOX® Marketing software Firmy, osoby a události mohou být zatøídìny do libovolného množství rùzných oborù. Pøehled tìchto oborù vidíte na kartì Zatøídìní v adresáøích nebo v èásti Detail události v Diáøi. Zatøídìní firem a osob mùže být doplnìno textovou poznámkou. Podle jednotlivých slov v poznámce mùžete firmy nebo osoby vyhledávat. Podle oborù zatøídìní mùžete definovat podmínky pro hledání ve Vyhledávací centrále. Optimálnì navržená struktura oborù Vám umožní pøesnì definovat cílovou skupinu kontaktù pro další práci.

Stromový pohled - Strom výbìrù Stromový pohled - Strom výbìrù slouží k zobrazení firem, osob a událostí, které jsou obsaženy ve zvoleném výbìru. Výbìry jsou dùležitou èástí programu, protože obsahují pouze ty údaje, které vyhovìly urèitým podmínkám (ruèním pøenosem nebo hromadým výbìrem). Firmy, osoby a události mohou být zatøídìny do libovolného množství rùzných výbìrù. Každý výbìr má své jméno a mùže být privátní nebo veøejný.

Stromový pohled - Strom šablon Stromový pohled - Strom šablon slouží k zobrazení firem, osob a událostí, které vyhovují zvolené šablonì nebo aktuálním podmínkám z Vyhledávací centrály. Šablony jsou rozdìleny na privátní a veøejné. UPOZORNÌNÍ Obsah Seznamu vyhledaných subjektù se aktuálnì mìní podle výsledkù ve Vyhledávací centrále nebo podle aktivace uložené šablony. Pokud pøidáte nebo uberete ruènì nìjaké údaje a budete-li chtít obsah použít pro další práci, doporuèujeme jej pomocí Hromadných operací pøemìnit na výbìr nebo zatøídit.

Použití Doplòkových modulù pøi práci ve stromech Seznam údajù ze zvolené vìtve stromu (zatøídìní, výbìr nebo výsledek hledání) mùžete snadno upravovat pomocí doplòkových modulù. Zvolená operace bude provedena se všemi údaji ze seznamu (nebo jenom s Vámi vybranými). Jak zavoláte doplòkové moduly: • Doplòkové moduly voláte pomocí pøíslušných pøíkazù v èásti Moduly z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem nebo po stisku tlaèítka Moduly v Panelu nástrojù u Seznamu údajù. Tímto zpùsobem mùžete snadno provést základní operace: • Uložit seznam do nového oboru Stromu zatøídìní (poøídit hromadnì nové zatøídìní i s poznámkou). Pokud je zdrojem jiné zatøídìní, jedná se o kopírování oborù ve Stromu zatøídìní. • Uložit seznam jako nový výbìr do Stromu výbìrù. Pokud je zdrojem jiný výbìr, jedná se o kopírování výbìrù. • Pøenést obsah seznamu do Výsledkù hledání ve Stromu šablon. Pøenesení obsahu konkrétního oboru zatøídìní supluje vyhledávání podle zatøídìní. Tyto operace provádíte pomocí doplòkového modulu Hromadné operace.

DATABOX® Marketing software

49

VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBÌRY Všechny údaje, které jsou v programu uložené, mùžete snadno vyhledávat. Výsledky hledání ve Vyhledávací centrále mùžete pomocí modulu Hromadné operace uložit jako výbìr.

Okamžité hledání údajù v adresáøích Stiskem klávesy Esc se pøepnete do editaèního pole v Navigaèní lištì a zadáváním textu se “propadáte” adresáøem na požadovaný údaj. Hledání pracuje pouze se jménem firmy a osoby.

Rychlé hledání v adresáøích Okno Rychlé hledání v adresáøích slouží k nalezení firmy nebo osoby, pokud znáte nìkterou dílèí informaci - název, jméno, ulici, IÈO, telefonní èíslo, slovo z poznámky apod. Budete-li postupnì psát hledaný text, program se bude nastavovat na údaj, který je mu nejbližší. Pokud požadovaný údaj není nalezen, program se v tomto oknì nastaví na nejbližší existující údaj. Jak zavoláte okno Rychlé hledání v adresáøích: • Z nabídky pøíkazem Adresáø firem/ Rychlé hledání (Adresáø osob/ Rychlé hledání). • Z nabídky pøíkazem Okna/ Rychlé hledání v adresáøi. • Volbou pøíkazu Rychlé hledání v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem. • Klávesou F3. • Stiskem tlaèítka Najít v Navigaèní lištì v adresáøi.

Z tohoto okna se mùžete jednoduše pøepnout na firmu nebo osobu v pracovním oknì. Okno Rychlého hledání mùže zùstat otevøené pro další použití. Pokud okno zavoláte znovu, objeví se s vyplnìnými, naposled zadanými, hodnotami. TIP Toto okno má variabilní velikost. Mùžete si ho pøizpùsobit svým potøebám. Nastavení parametrù pro hledání 1. V poli Hledat V ÈEM... zvolte, ve které èásti programu chcete hledat. Vybrat mùžete Adresáø firem, Adresáø osob, Spojení, Dokumenty nebo Slova z poznámek. 2. V poli PODLE ÈEHO... zvolte, podle které položky chcete údaje vyhledávat. Nabídka v tomto poli se mìní podle volby v poli Hledat V ÈEM.... 3. Do pole CO... zadejte požadovanou hodnotu. Podle nastavení zaškrtávátka Rozsah se na hledaný údaj postupnì “propadáte” nebo se “zužuje” rozsah hodnot, které splòují zadávanou hodnotu. Nastavení Rozsahu vybraných hodnot 1. Zaškrtnìte volbu Rozsah. 2. Podle pøedchozích pokynù zadejte parametry pro hledání. 3. Podle textu zadaného v poli CO... se nastaví Výsledek hledání. Pokud požadovaný údaj není nalezen, ve Výsledku hledání se v tomto pøípadì nic nezobrazí.

50

DATABOX® Marketing software Pøepnutí na vyhledaný údaj 1. V poli Výsledek hledání zvolte požadovaný údaj. 2. Stisknìte tlaèítko Jít na nebo dvakrát na tomto údaji kliknìte myší. V hlavním oknì programu se na vyhledaný údaj nastavíte. Podle parametrù na stránce Hledání/Obecné v oknì Nastavení uživatele se okno Rychlého hledání uzavøe, nebo zùstane otevøené.

Rychlé hledání v Diáøi Okno Rychlé hledání v Diáøi slouží k rychlému nalezení událostí podle slova v popisu. Pøi hledání mùžete zapnout Filtr na události v Diáøi a parametry hledání blíže specifikovat. Vyhledávat mùžete i podle více slov najednou. Ve výsledku se zobrazí pouze události, které obsahují všechna uvedená slova. Rychlé hledání umožòuje i hledání øetìzce uvnitø slov. Jak zavoláte okno Rychlé hledání v Diáøi: • Z nabídky pøíkazem Diáø/ Rychlé hledání. • Z nabídky pøíkazem Okna/ Rychlé hledání v Diáøi. • Klávesou F3. • Stiskem tlaèítka Najít v Navigaèní lištì v Diáøi.

Z tohoto okna se mùžete jednoduše na událost v Diáøi pøepnout nebo zavolat okno Opravit událost. Okno Rychlého hledání mùže zùstat otevøené pro další použití. Pokud okno zavoláte znovu, objeví se s vyplnìnými, naposled zadanými, hodnotami. TIP Toto okno má variabilní velikost. Mùžete si ho pøizpùsobit svým potøebám. Nastavení parametrù pro hledání 1. Do pole Text zadejte slovo, podle kterého chcete události vyhledat. 2. Stisknìte tlaèítko Hledat. Seznam vyhledaných událostí se postupnì plní tìmi údaji, které vyhovují zadaným podmínkám. Rozšíøené nastavení parametrù pro hledání 1. Do pole Text zadejte slovo, podle kterého chcete události vyhledat. 2. Stisknìte tlaèítko Filtr. Obeví se okno Filtr na události v Diáøi. V nìm nastavte požadované parametry. 3. Stisknìte tlaèítko Hledat. Seznam vyhledaných událostí se postupnì plní tìmi údaji, které vyhovují obìma definovaným podmínkám. Slovu v poli Text a parametrùm Filtru na události v Diáøi.

DATABOX® Marketing software

51

Oprava události 1. Zvolte požadovanou událost a stisknìte tlaèítko Opravit.... Objeví se okno pro Opravu události. Pøepnutí na událost do Diáøe 1. Zvolte požadovanou událost a stisknìte tlaèítko Jít na. Zobrazení/Skrytí detailu události 1. V záhlaví stisknìte tlaèítko se šipkou. 2. Podle smìru šipky se detail zvolené události skryje nebo zobrazí. Pøepínání v detailu události 1. V Seznamu zvolte požadovanou událost. 2. V záhlaví detailu stisknìte tlaèítko s èástí, kterou chcete zobrazit. Mùžete tak získat informace o samotné události, o pøipojených kontaktech, o dodatcích, o dokumentech, o zatøídìních a o vlastnících události.

Vyhledávací centrála Okno Vyhledávací centrála slouží k definici podmínek, podle kterých mùžete firmy, osoby nebo události vyhledávat. K vyhledávání mùžete použít všech údajù, které se v programu evidují. Nadefinované podmínky si mùžete pod konkrétním názvem uložit jako šablony pro budoucí použití. Jak zavoláte okno Vyhledávací centrála: • Z nabídky pøíkazem Adresáø firem/ Vyhledávací centrála nebo Adresáø osob/ Vyhledávací centrála nebo Diáø/ Vyhledávací centrála. • Z nabídky pøíkazem Okna/ Vyhledávací centrála. • Klávesou Shift+F3. • Stiskem tlaèítka Hledat v Nástrojové lištì.

V oknì vyhledávací centrály mùžete definovat, ve kterých èástech programu se bude hledat. Zvolit mùžete: • Hledání v Adresáøi firem. • Hledání v Adresáøi osob. • Hledání v Diáøi. Podle vybrané èásti programu se v Seznamu dostupných položek zobrazují pøíslušné vìtve, ve kterých mùžete volit položky pro definici podmínek.

52

DATABOX® Marketing software Výsledek hledání se zobrazuje v èásti Seznam vyhledaných subjektù. Stejný obsah se zobrazuje v hlavním oknì programu ve Stromu šablon, když není aktivována žádná uložená šablona. Výsledek hledání mùžete pomocí modulu Hromadných operací uložit jako výbìr nebo zatøídit. Pomocí ostatních modulù nad ním mùžete provést požadovanou operaci. Poznámka Pokud na stránce Hledání/Seznam položek v oknì Nastavení uživatele zaškrtnete volbu Zobrazit synchronizaèní údaje, mùžete k vyhledávání použít i skryté systémové hodnoty (datum vzniku, datum editace, èíslo profilu, jméno uživatele apod.). Pøidat novou podmínku 1. V Seznamu dostupných položek nadefinujte požadovanou podmínku. 2. Stisknìte tlaèítko Pøidat podmínku nebo zvolte pøíkaz Operace/Pøidat podmínku z hlavní nabídky. Opravit logický operátor mezi podmínkami 1. Klepnìte do pole Seznam nadefinovaných podmínek a vyberte podmínku. 2. Zvolte požadovaný pøíkaz “A”/”NEBO” z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem. UPOZORNÌNÍ Operátor musíte opravovat na úrovni, která zvolené podmínky zastøešuje (je nad nimi ve stromové struktuøe). Opravit zvolenou podmínku 1. Klepnìte do pole Seznam nadefinovaných podmínek a vyberte podmínku. 2. Stisknìte tlaèítko Opravit podmínku nebo zvolte pøíkaz Operace/Opravit podmínku z hlavní nabídky. Podmínka se pøenese do Seznamu dostupných položek, kde mùžete upravit požadované parametry. 3. Stisknìte tlaèítko Nahradit podmínku nebo zvolte pøíkaz Operace/Nahradit podmínku z hlavní nabídky. Nová definice se pøenese místo pùvodních parametrù. Smazat zvolenou podmínku 1. Klepnìte do pole Seznam nadefinovaných podmínek a vyberte podmínku. 2. Stisknìte klávesu Del nebo zvolte pøíkaz Odstranit podmínku z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem nebo zvolte pøíkaz Operace/Odstranit podmínku z hlavní nabídky. Vyèistit pøipravené položky 1. Stisknìte tlaèítko Vyèistit pøipravené položky nebo zvolte pøíkaz Operace/Vyèistit pøipravené položky z hlavní nabídky. Všechny vyplnìné položky se vyprázdní. Vyèistit Seznam nadefinovaných podmínek 1. Stisknìte tlaèítko Vyèistit Seznam nadefinovaných podmínek nebo zvolte pøíkaz Operace/Vyèistit nadefinované podmínky z hlavní nabídky. Naètení existující šablony 1. Stisknìte tlaèítko Otevøít šablonu. Otevøe se okno se Stromem šablon, ve kterém zvolte požadovanou šablonu. Potvrïte tlaèítkem OK. Šablonu mùžete vyhledat. UPOZORNÌNÍ Podmínky, které máte nadefinované, budou pøepsány. Uložení aktuálních podmínek jako šablony 1. Stisknìte tlaèítko Uložit šablonu. Otevøe se okno pro uložení šablony. 2. Vyberte, zda chcete pøepsat existující šablonu, nebo založit novou. 3. Pokud chcete pøepsat existující, zvolte ve Stromu šablon požadovaný údaj a volbu potvrïte tlaèítkem OK. Šablonu mùžete ve stromu vyhledat. UPOZORNÌNÍ Podmínky v uložené šablonì, budou pøepsány novými. 4.

Pokud chcete založit novou šablonu, vyplòte v poli Uložit novou šablonu její jméno a zvolte, zda je privátní, nebo veøejná. Volbu potvrïte tlaèítkem OK.

DATABOX® Marketing software

53

Pøepnutí na vyhledaný údaj 1. V poli Seznam vyhledaných údajù zvolte požadovaný údaj. 2. Zvolte pøíkaz Jít na subjekt v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem nebo po stisku tlaèítka Nabídka z Navigaèního panelu Seznamu. Mùžete zvolit pøíkaz Výsledek/ Jít na subjekt z hlavní nabídky nebo stisknout klávesu Enter. V hlavním oknì programu se na zvolený údaj nastavíte. Pokud máte zapnutou volbu Synchronní pohyb, nastavíte se na zvolený údaj v hlavním oknì programu automaticky. Podle parametrù na stránce Hledání/Obecné v oknì Nastavení uživatele se okno Vyhledávací centrály uzavøe nebo zùstane otevøené.

Použití Doplòkových modulù v Seznamu vyhledaných údajù Seznam vyhledaných údajù mùžete snadno upravovat pomocí doplòkových modulù. Zvolená operace bude provedena se všemi údaji ze seznamu (nebo jenom s Vámi vybranými). Jak zavoláte doplòkové moduly: • Doplòkové moduly voláte pomocí pøíslušných pøíkazù v èásti Moduly z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem nebo po stisku tlaèítka Moduly v Panelu nástrojù u Seznamu vyhledaných údajù. Tímto zpùsobem mùžete snadno provést základní operace: • Uložit seznam do nového oboru Stromu zatøídìní (poøídit hromadnì nové zatøídìní i s poznámkou). • Uložit seznam jako nový výbìr do Stromu výbìrù. Tyto operace provádíte pomocí doplòkového modulu Hromadné operace.

Vyhledávací centrála - Operace nad výbìry Prùvodce pro Operace nad výbìry umožòoval v pøedchozí verzi programu kombinování více výbìrù podle rùzných kritérií. Provádìní Operací nad výbìry se v programu CONTACT Professional 3.0 provádí pomocí Vyhledávací centrály následujícím zpùsobem: Slouèení všech údajù z výbìrù A a B. Pomocí této operace spojíte obsah výbìru A s obsahem výbìru B. Výhodou oproti pøedchozí verzi je možnost spojit více výbìrù najednou. Údaje, které jsou obsaženy v obou (ve více) výbìrech, budou ve výsledku hledání pouze jednou. Nastavení potøebných podmínek provedete ve Vyhledávací centrále takto: Seznam podmínek Podmínka 1 VÝBÌR Výbìr je A nebo Podmínka 2 VÝBÌR Výbìr je B

54

DATABOX® Marketing software Vyhledání pouze tìch údajù, které jsou obsaženy v obou výbìrech A a B. Pomocí této operace zjistíte údaje, které jsou obsaženy ve výbìru A a zároveò ve výbìru B. Výhodou oproti pøedchozí verzi je možnost prohledat více výbìrù najednou. Nastavení podmínek provedete takto: Seznam podmínek Podmínka 1 VÝBÌR Výbìr je A a Podmínka 2 VÝBÌR Výbìr je B Vyhledání pouze tìch údajù, které zùstanou po odeètení výbìru B od výbìru A. Pomocí této operace odeètete od obsahu výbìru A a obsah výbìru B (Napø. hledáte zákazníky, kteøí obdrželi nabídku A, ale ještì nemají nabídku B). Výhodou oproti pøedchozí verzi je možnost odeèíst více výbìrù najednou. Nastavení podmínek provedete takto: Seznam podmínek Podmínka 1 VÝBÌR Výbìr je A a Podmínka 2 VÝBÌR Výbìr není B Vyhledání pouze tìch údajù, které existují jenom ve výbìru A nebo jenom ve výbìru B. Pomocí této operace naleznete údaje, které jsou pouze ve výbìru A nebo pouze ve výbìru B. Tuto operaci musíte provést na tøi prùchody. Nejprve vyhledáte rozdíl A-B a uložíte ho. Potom vyhledáte rozdíl B-A a uložíte ho. Nakonec podle bodu è. 1 spojíte tyto dva výsledky. Nastavení podmínek provedete takto: Seznam podmínek Podmínka 1 VÝBÌR Výbìr je A a Podmínka 2 VÝBÌR Výbìr není B Výsledek uložíte jako C a vyprázdníte Seznam nadefinovaných podmínek. Seznam podmínek Podmínka 1 VÝBÌR Výbìr je B a Podmínka 2 VÝBÌR Výbìr není A Výsledek uložíte jako D a vyprázdníte Seznam nadefinovaných podmínek. Seznam podmínek Podmínka 1 VÝBÌR Výbìr je C nebo Podmínka 2 VÝBÌR Výbìr je D Výsledek je požadovaná množina údajù. Další možnost je nejprve A a B seèíst, potom udìlat jejich prùnik a nakonec odeèíst prùnik od souètu.

DATABOX® Marketing software

55

TISK Z PROGRAMU Modul REPORTer slouží k tisku zvolených údajù. Základem práce je spojení tiskové sestavy se zdrojem dat. Tisková sestava obsahuje objekty, které dokáží pøebírat údaje z programu CONTACT Professional 3.0. Využít mùžete desítky pøeddefinovaných tiskových sestav. Pokud potøebujete definovat sestavu vlastní, mùžete si ji v programu REPORTer navrhnout. Jak zavoláte modul REPORTer: • Z hlavní nabídky pøíkazem Okna/REPORTer. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+;. • Pøíkazem Tisk nebo Tisk subjektu z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem v pøíslušných èástech programu. Pokud voláte REPORTer pøíkazem Tisk nebo Tisk subjektu z programu CONTACT Professional 3.0, zobrazí se Prùvodce tiskem na stránce Upøesnìní datového zdroje. Následuje stránka Volba tiskové sestavy a nakonec stránka Sumarizace. Z ní mùžete rovnou tisknout nebo zavolat program REPORTer v režimu Náhledu. Pokud zavoláte pøímo program REPORTer, zobrazí se editaèní režim s prázdnou tiskovou sestavou. Pomocí okna Nová tisková sestava mùžete zaèít navrhovat novou sestavu nebo mùžete otevøít nìkterou ze sestav existujících. Pokud chcete pomocí nové nebo zvolené sestavy tisknout, musíte pøipojit data pomocí okna Volba datového zdroje.

Tento program funguje ve dvou základních režimech: • Režim náhledu. Do tohoto režimu se program nastaví, pokud ho voláte pøíkazem Tisk nebo Tisk subjektu. Po zvolení datového zdroje a požadované tiskové sestavy uvidíte na obrazovce údaje pøesnì tak, jak budou vytištìny. • Editaèní režim. Do tohoto režimu se program REPORTer nastaví pøi pøímém volání. V editaèním režimu mùžete upravovat stávající sestavy nebo navrhnout sestavu novou. Pokud chcete z tohoto režimu tisknout, musíte nejprve pøipojit datový zdroj.

56

DATABOX® Marketing software

Pracovní plocha programu REPORTer Nastavení vlastností pracovní plochy se provádí v pøíslušných øádcích Datového inspektoru. Nejprve musíte ve Stromu vrstev a objektù zvolit základní úroveò Reporter. Potom se zobrazí øádky, ve kterých mùžete zadat požadované hodnoty. Pracovní plocha obsahuje posuvné oddìlovaèe, které umožòují mìnit podle potøeb proporce jednotlivých èástí.

Nabídka pøíkazù Nabídka pøíkazù programu REPORTer obsahuje tyto èásti: • Soubor. Obsahuje zakladní pøíkazy pro operace s tiskovými sestavami. • Úpravy. Obsahuje pøíkazy pro správu objektù v tiskové sestavì. • Objekt. Obsahuje pøíkazy pro tvorbu nových objektù v tiskové sestavì. • Vrstvy. Pøíkazy pro pøepínání vrstev a editaci bunìk. • Pohled. Obsahuje pøíkazy pro volbu pohledu na pracovní plochu. • Nápovìda. Slouží k zobrazení zvolených dat v aktuální sestavì. Dostupnost jednotlivých pøíkazù z nabídky závisí na typu tiskové sestavy a na režimu editace nebo náhledu.

Panel nástrojù Panel nástrojù nabízí rychlé volání jednotlivých operací pomocí tlaèítek s ikonami. Má dva základní režimy práce: • Editaèní režim. Slouží pro úpravu sestav a pøipojování rùzných datových zdrojù. • Režim náhledu. Slouží k zobrazení zvolených dat v aktuální sestavì.

Strom vrstev a objektù Strom vrstev a objektù slouží k zobrazení jednotlivých prvkù, které jsou v tiskové sestavì použité. Je spojen s Datovým inspektorem. Mezi tìmito dvìma prvky pracovního postoru je posuvný oddìlovaè, který umožòuje mìnit podle potøeb proporce obou èástí. Strom se skládá z následujících èástí: • Reporter. Tato èást po svém zvolení zobrazuje v Datovém inspektoru øádky, na kterých nastavujete obecné vlastnosti celého programu REPORTer. • Projekt. Je vìtev, která zastøešuje celou tiskovou sestavu. V Datovém inspektoru se zobrazí øádky pro nastavení vlastností tiskárny, nastavení tisku a pro volbu datového zdroje. • Vrstva popøedí. Slouží pro objekty, které mohou mít napø. krycí funkce. Pokud chcete u nìkterých objektù zajistit, aby nezasahovaly do urèité oblasti a nemùžete to zajistit pøímo ve vlastnostech objektu (nadpisy), mùžete použít krycí objekt bílé barvy v této vrstvì. • Øídící vrstva. Je to nejdùležitìjší èást stromu, protože do této vrstvy mohou být vkládany objekty, které dokáží zobrazovat zvolené údaje z programu CONTACT Professional 3.0. Základní objekt, který je v této vrstvì pøítomen je Buòkový objekt. Tento objekt má specifické vlastnosti, které jsou využitelné pøi tisku sestav typu štítkù (viz. Nová tisková sestava). • Vrstva pozadí. Slouží k návrhu podpùrných grafických zobrazení, napø. perforace traktorových štítkù, rozložení poštovních prùvodek apod. Tato vrstva se vìtšinou netiskne (záleží na vašem nastavení). U vrstev mùžete nastavit viditelnost a tisknutelnost. Tyto vlastnosti se automaticky pøenesou na všechny objekty, které do zvolené vrstvy patøí.

DATABOX® Marketing software

57

Datový inspektor Datový inspektor slouží k zobrazení a nastavení parametrù pro objekt, který je zvolen ve Stromì vrstev a objektù nebo na ploše. Mezi tìmito dvìma prvky pracovního postoru je posuvný oddìlovaè, který umožòuje mìnit podle potøeb proporce obou èástí. Datový inspektor obsahuje øádky dvou typù: • Parametr objektu. V tomto øádku mùžete pøímo nastavit požadovanou hodnotu. • Rodièovský øádek. Zastøešuje skupinu dalších øádkù. Mùže být zobrazen rozbalený nebo zabalený (podøízené øádky jsou odsazeny). Podøízený øádek mùže být také rodièovského typu. Poèet a názvy øádkù v Datovém inspektoru jsou závislé na typu zvoleného objektu. Nìkteré parametry mohou být závislé na nastavení jiného øádku (napø. Tlouška a barva stínu závisí na nastavení parametru Stín). V øádcích Datového inspektoru mùžete podle typu parametru provádìt následující operace: • Pøímo vyplnit požadovanou hodnotu. • Vybrat z pevné nabídky jednu z uvedených možností. • Stiskem tlaèítka Otevøít zavolat okno, ve kterém nastavíte potøebné parametry.

Panel objektù Panel objektù pro tiskové sestavy nabízí objekty, které mùžete využít pøi tvorbì sestavy. Pomocí Datového inspektoru mùžete nastavit umístìní panelu na pracovní ploše. Jednotlivé objekty jsou tyto: • Kurzor pro editaci. • Tlaèítko pro aktivaci Editaèní buòky. • Grafické objekty (pøímka, obdélník, elipsa, obrázek). • Nadpis. Volba tohoto objektu zavolá okno Editoru jednoøádkového nadpisu. • Text. Volba tohoto objektu zavolá okno Editoru víceøádkových textù. • Databázový nadpis. Tento objekt zavolá okno Editoru jednoøádkového nadpisu. • Databázový text. Volba tohoto objektu zavolá okno Editoru víceøádkových textù. • Kalendáø. • Seznam událostí. • Èasová osa. Jednotlivé objekty v Panelu objektù jsou dostupné (nebo skryté) podle typu tiskové sestavy.

Stavový øádek Stavový øádek slouží k zobrazení informací o pozici, objektech, tiskárnách apod. Pomocí nastavení v Datovém inspektoru na øádku Zobr. stavový øádek mùžete nastavit jeho viditelnost.

Operace v programu REPORTer Pracovní operace v programu REPORTer se dají rozdìlit na nìkolik základních skupin: 1. Správa tiskových sestav. • Pro založení nové tiskové sestavy zavolejte okno Nová tisková sestava. • Požadovanou tiskovou sestavu zvolte v Prùvodci tiskem na stránce Volba tiskové sestavy nebo ruèním nalistováním pomocí pøíkazu Otevøít. • Vytvoøenenou nebo zmìnìnou sestavu uložte na disk pomocí pøíkazu Uložit. 2. Volba datového zdroje. • Pøi volání pomocí pøíkazu Tisk nebo Tisk subjektu z programu CONTACT Professional 3.0 je datový zdroj nastaven automaticky. • Datový zdroj zmìníte v Prùvodci tiskem na stránce Volba datového zdroje.

58

DATABOX® Marketing software 3.

4.

Zobrazení výsledkù a tisk. • Vybranou tiskovou sestavu se zvoleným zdrojem dat mùžete zobrazit v Náhledu. Údaje, které vidíte na obrazovce budou vytištìny. • Pomocí pøíkazù z nabídky v èásti Pohled mùžete mìnit zpùsob zobrazení. Stránku mùžete zvìtšovat nebo zmenšovat. Speciálním pøíkazem je Pohled/Editaèní buòka, který zobrazí pøes celou dostupnou pracovní plochu editaèní buòku. • Tisknout mùžete z editaèního režimu i z režimu náhledu. Pokud nemáte zvolený datový zdroj, program vám nejprve nabídne Volbu datového zdroje. Nakonec se zavolá standardní okno systému Windows pro tisk. Návrhy a úpravy tiskových sestav. • Pøidávání objektù na plochu mùžete pomocí pøíkatù z nabídky nebo z Panelu objektù. Zvolte objekt a klepnìte na požadované místo v ploše. Objekty mùžete pøidávat i kopírováním pomocí okna Kopie objektu. • Volbu požadovaného objektu mùzete provést myší pøímo na ploše nebo ve Stromu vrstev a objektù. • Nastavení poøadovaných parametrù zvoleného objektu provádíte pøíslušných øádcích Datového inspektoru.

Pomocí pøíkazù z nabídky nebo po klepnutí pravým tlaèítkem na zvoleném objektu (v pøíslušné èásti plochy) mùžete provádìt všechny dostupné operace. UPOZORNÌNÍ Pokud potøebujete rovnou tisknout údaje (pouze zvolit tiskovou sestavu) pøímo z programu CONTACT Professional 3.0, vyberte ji v Prùvodci tiskem a po zobrazení údajù nemusíte vùbec opouštìt editaèní režim. Rovnou spuste tisk.

Prùvodce tiskem Prùvodce tiskem - Volba datového zdroje Stránka Volba datového zdroje slouží k volbì dat, která se budou tisknout. Jak zavoláte okno Volba datového zdroje: • Stiskem tlaèítka Datový zdroj v Panelu nástrojù. • Volbou vìtve Projekt ve Stromu vrstev a objektù a stiskem tlaèítka Otevøít na øádku Datový zdroj v Datovém inspektoru. • Okno se otevøe automaticky, pokud zavoláte Náhled a nemáte k sestavì pøipojený žádný datový zdroj. Operaci mùžete provádìt s tìmito údaji nebo skupinami údajù: • Firma. Konkrétní firma, kterou vyhledáte v Adresáøi firem. • Osoba. Konkrétní osoba, kterou vyhledáte v Adresáøi osob. • Obor Zatøídìní. Obor vyberete ve Stromu zatøídìní. • Výbìr. Výbìr zvolíte ve Stromu výbìrù. • Výsledky hledání. • Diáø. Volba datového zdroje 1. V poli Volba datového zdroje vyberte požadovaný údaj. 2. Pokud se objeví doplòující volby, nalistujte nebo vyhledejte konkrétní údaj (firmu, osobu, obor zatøídìní nebo výbìr). 3. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na stránku Upøesnìní datového zdroje.

DATABOX® Marketing software

59

Volba pro sestavu z Diáøe 1. V poli Volba datového zdroje je pøednastaven Diáø. V èásti Nastavení datového zdroje vyplòte požadované údaje. 2. Do pole Od zadejte poèáteèní datum pro tisk údajù. 3. Do pole Do zadejte koncový datum. 4. V poli Pohled zvolte jednu z nabízených možností (Jednodenní, Týdenní, Mìsíèní, Roèní nebo Uživatelský). Když zvolíte Uživatelský pohled zadejte Poèet dní v pohledu. 5. Stiskem tlaèítka Filtr mùžete zavolat okno Filtr na Diáø z hlavního programu. 6. Stisknìte tlaèítko Dokonèit.

Prùvodce tiskem - Upøesnìní datového zdroje Stránka Upøesnìní datového zdroje slouží k úpravì dat zvolených pro tisk. Mùžete zvolit typ subjektù a mùžete je pøetøídit podle zvolené položky. Pomocí nastavení na této stránce mùžete rozšíøit výskyt dat na urèitý poèet nebo podle parametrù vazby. Jak zavoláte okno Upøesnìní datového zdroje: • Stiskem tlaèítka Další > na stránce Volba datového zdroje. • Okno se otevøe automaticky, pokud zavoláte pøíkaz Tisk nebo Tisk subjektu z programu CONTACT Professional 3.0.

Volba typu údajù 1. Zaškrtnìte požadovaný typ údajù. Zvolit mùžete firmy, osoby a události. Pøetøídìní dat 1. Klepnìte do pole Tøídit podle a vyberte údaj, podle kterého chcete data seøadit.

60

DATABOX® Marketing software Rozšíøení zdroje dat 1. Zaškrtnìte volbu Rozšíøit o subjekty spojené vazbou. Volba poètu rozšíøení 1. Do pole Celkový poèet po rozšíøení zadejte požadovanou hodnotu. Pokud má firma nebo osoba pomocí vazeb pøipojen menší poèet údajù než zadaná hodnota, budou vytištìny pouze existující údaje. Nastavení parametrù vazby 1. V polích pro zadání dùležitosti zadejte interval. Zadat mùžete obì hodnoty, pouze horní nebo pouze dolní hranici (obì pole také mohou zùstat nevyplnìná). 2. Klepnìte do pole Funkce a zadejte požadovaný údaj (pole mùže zùstat nevyplnìné). 3. Klepnìte do pole Oddìlení a zadejte požadovaný údaj (pole mùže zùstat nevyplnìné). 4. Zvolte Operátor mezi údaji. Podle zvolené podmínky se pøidají subjekty, jejichž vazba obsahuje všechny vyplnìné hodnoty (podmínka “a zároveò”) nebo se pøidají subjekty, jejichž vazba obsahuje alespoò jeden z nich (podmínka “nebo”). Po nastavení všech údajù stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku nebo Dokonèit pro provedení operace.

Prùvodce tiskem - Volba tiskové sestavy Stránka Volba tiskové sestavy slouží k volbì tiskové sestavy, která se použije pro tisk zvolených dat. Stránku zavoláte tlaèítkem Další > ze stránky Upøesnìní datového zdroje.

Volba zobrazených údajù 1. Vyberte, zda chcete zobrazit Adresáø tiskových sestav nebo Seznam posledních použitých sestav. Volba tiskové sestavy 1. Klepnìte do Seznamu tiskových sestav a vyberte požadovanou sestavu. V poli Cesta se aktuálnì zobrazuje celá cesta k souboru se zvolenou sestavou. Nalistování sestavy ruènì 1. Stisknìte tlaèítko Procházet…. Otevøe se standardní okno pro nalistování souboru. V nìm najdìte požadovanou tiskovou sestavu. Po nastavení všech údajù stisknìte tlaèítko Další > nebo tlaèítko Dokonèit.

DATABOX® Marketing software

61

Prùvodce tiskem - Sumarizace Stránka Sumarizace slouží k zobrazení parametrù tiskárny a formátu papíru. Mùžete nastavit nìkteré parametry tisku a zvolit tisk pøímo bez pøedchozího náhledu. Stránku zavoláte tlaèítkem Další > ze stránky Volba tiskové sestavy. Pøímý tisk bez náhledu 1. Zaškrtnìte volbu Tisknout pøímo bez náhledu. Zvolená data budou pøímo vytištìna bez pøedchozího zobrazení v náhledu na obrazovce. Nastavení parametrù tisku 1. Stisknìte tlaèítko Nastavení tisku. Otevøe se okno Nastavení tisku, ve kterém mùžete zadat nestandardní parametry pro tisk zvolených dat. Po nastavení všech údajù stisknìte tlaèítko Dokonèit pro provedení operace.

Nová tisková sestava Okno Nová tisková sestava slouží k volbì typu sestavy pøi založení nového souboru. Jak zavoláte okno Nová tisková sestava: • Z nabídky pøíkazem Soubor/Nová tisková sestava. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+N. • Stiskem tlaèítka Nová tisková sestava v Panelu nástrojù. Zvolit mùžete sestavy následujících typù: 1. Kontakty. V tomto typu sestav mùžete použít libovolné údaje z adresáøù, zatøídìní, výbìrù a výsledkù hledání. • Štítky. Sestava, kde se na jedné stránce v matici opakují údaje stejného typu (Jméno firmy, adresa, telefony apod.). Definici provádíte pouze v jedné datové buòce v matici a ostatní buòky toto nastavení pøevezmou. • Formuláøe, obálky. Sestavy, kde je na každé stránce zobrazen subjekt pouze jednou. Lze je pøirovnat ke štítkùm s jedinou buòkou na stránce. • Volné tiskové sestavy. Jsou sestavy, které nemají pevný formát. Je to volný RTF text, do kterého mùžete na libovolné pozice vkládat data z programu. 2. Diáø urèený datumem. Mùžete použít objekty, které jsou charakterizovány datumem nebo datovým intervalem (kalendáø, èasová osa a seznam událostí). 3. Struktura Stromu zatøídìní. Vykreslí zvolenou èást nebo celou strukturu Stromu zatøídìní z aktuálního profilu. Nastavení potvrïte stiskem tlaèítka Dokonèit. Stiskem tlaèítka Storno se okno uzavøe a v programu REPORTer zùstane aktuální sestava.

Editor jednoøádkových nadpisù Okno Editor jednoøádkových nadpisù slouží k definici jednoøádkového textu, který bude vložen jako objekt na stránku tiskové sestavy. Chcete li napsat víceøádkový text, použijte Editor víceøádkových textù. Jak zavoláte okno Editor jednoøádkových nadpisù: • Z nabídky pøíkazem Objekt/Text nebo Databázový text a klepnutím do plochy. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+F7 nebo kombinace Ctrl+F9 a klepnutím do plochy. • Volbou objektu Text nebo Databázový text v Panelu objektù a klepnutím do plochy. • Volbou požadovaného objektu ve Stromu vrstev a objektù a stiskem tlaèítka Otevøít na øádku Text v Datovém inspektoru. • Volbou požadovaného objektu v pracovní ploše a dvojitým poklepáním myši.

62

DATABOX® Marketing software V Editoru jednoøádkových nadpisù definujete text pro dva typy objektù: 1. Nadpis. Požadovaný text mùžete napsat pøímo a mùžete využít dostupných položek ve stromu. Budou to pouze Obecné vlastnosti (informace o uživateli. poèítadlo stránek, datum a èas apod.). 2. Databázový nadpis. Kromì pøímého napsání textu mùžete využít všech položek z programu. Ve stromu dostupných položek budou Obecné vlastnosti a Pole (kontakty, události, zatøídìní, výbìry apod.). UPOZORNÌNÍ Do textu jednoøádkového nadpisu mùžete kromì pøímo zapsaného textu pøenést i více položek ze stromu najednou.

Pøímé psaní textu 1. Klepnìte do pole pro Text a napište požadovaný text. Pøenesení položky ze stromu 1. Klepnìte do pole Text a nastavte kurzor na požadovanou pozici. 2. Ve Stromu dostupných položek zvolte požadovaný údaj. Zvolit mùžete také celou vìtev. Program vygeneruje souhrnný text automaticky (napø. telefonické spojení bude zobrazeno najednou jako volaèka/èíslo/poznámka). 3. Stisknìte tlaèítko Vložit nebo dvakrát poklepejte na zvolené položce. 4. Stiskem tlaèítka OK zadané údaje potvrdíte. Storno zadané údaje neuloží.

Editor víceøádkových textù Okno Editor víceøádkových textù slouží k definici víceøádkového textu, který bude vložen jako objekt na stránku tiskové sestavy. Jak zavoláte okno Editor víceøádkových textù: • Z nabídky pøíkazem Objekt/Nadpis nebo pøíkazem Objekt/Databázový nadpis a klepnutím do tiskové sestavy. • Stiskem kombinace kláves Ctrl+F6 nebo kombinace Ctrl+F8 a klepnutím do plochy. • Volbou Nadpis nebo Databázový nadpis v Panelu objektù a klepnutím do plochy. • Volbou požadovaného objektu ve Stromu vrstev a objektù a stiskem tlaèítka Otevøít na øádku Text v Datovém inspektoru. • Volbou požadovaného objektu na ploše a dvojitým poklepáním myši. V Editoru víceøádkových textù definujete text pro dva typy objektù: 1. Text. Požadovaný text mùžete napsat pøímo a mùžete využít dostupných položek ve stromu. Budou to pouze Obecné vlastnosti (informace o uživateli. poèítadlo stránek, datum a èas apod.).

DATABOX® Marketing software 2.

63

Databázový text. Kromì pøímého napsání textu mùžete využít všech položek z programu. Ve stromu dostupných položek budou Obecné vlastnosti a Pole (kontakty, události, zatøídìní, výbìry apod.). UPOZORNÌNÍ Do textu mùžete kromì pøímo zapsaného textu pøenést i více položek ze stromu najednou.

Pøímé psaní textu 1. Klepnìte do pole pro Text a napište požadovaný text. Pøenesení položky ze stromu 1. Klepnìte do pole Text a nastavte kurzor na požadovanou pozici. 2. Ve Stromu dostupných položek zvolte požadovaný údaj. Zvolit mùžete také celou vìtev. Program vygeneruje souhrnný text automaticky (napø. telefonické spojení bude zobrazeno najednou jako volaèka/èíslo/poznámka). 3. Stisknìte tlaèítko Vložit nebo dvakrát poklepejte na zvolené položce. 4. Stiskem tlaèítka OK zadané údaje potvrdíte. Storno zadané údaje neuloží.

Nastavení tisku Okno Nastavení tisku slouží k nastavení nestandardních parametrù tisku. Mùžete znásobit tisk údajù, vynechat zvolené pozice ve štítkovém pohledu nebo posunout tisk. Jak zavoláte okno Nastavení tisku: • Z nabídky pøíkazem Soubor/Nastavení tisku. • Stiskem tlaèítka Nastavení tisku na stránce Sumarizace v Prùvodci tiskem. • Volbou vìtve Projekt ve Stromu vrstev a objektù a stiskem tlaèítka Otevøít na øádku Nastavení tisku v Datovém inspektoru. Tyto parametry se používají v jednotlivých pøípadech, když napø. nechcete kvùli jednorázovému posunu tisku mìnit rozložení jednotlivých objektù v tiskové sestavì. Zadání poètu kopií 1. Do pole Poèet kopií zadejte požadovanou hodnotu. Vynechání øádkù a sloupcù u štítkù 1. Klepnìte do pøíslušného pole a zadejte požadovanou hodnotu. Takto mùžete použít archy štítkù, které nejsou kompletní (vynecháním tisku do prázných pozic). Posun tisku na stránce 1. Do pole Doprava zadejte hodnotu v milimetrech (záporná posouvá tisk doleva). 2. Do pole Dolù zadejte hodnotu v milimetrech (záporná posouvá tisk nahoru).

64

DATABOX® Marketing software Inverzní rotace 1. Zaškrtnìte volbu Inverzní rotace. Vertikální plnìní bunìk 1. Zaškrtnìte volbu Buòky vertikálnì.

Vlastnosti tiskárny Okno Vlastnosti tiskárny slouží k zobrazení aktivních nastavení zvolené tiskárny. Jak zavoláte okno Vlastnosti tiskárny: • Volbou vìtve Projekt ve Stromu vrstev a objektù a stiskem tlaèítka Otevøít na øádku Tiskárna v Datovém inspektoru. Je zde uveden stromový pøehled tiskáren (s podporovanými formáty stránek). aktuální nastavení tiskárny, nastavení papíru (velikost, okraje a tisknutelná oblast) a orientace stránky. Volba tiskárny nebo formátu 1. Ve stromu zvolte klepnutím požadovanou tiskárnu nebo požadovaný formát papíru. Vybírat mùžete mezi tiskárnami definovanými ve vašem systému Windows. Volba výchozí tiskárny 1. Stisknìte tlaèítko Výchozí tiskárna. Nastaví se pøíslušná tiskárna. Volba orientace stránky 1. Klepnutím zvolte orientaci stránky. Vybrat mùžete tisk Na výšku nebo Na šíøku. Nastavení potvrïte stiskem tlaèítka OK. Storno zmìnìné parametry neuloží.

Kopie objektu Okno Kopie objektu slouží ke znásobení výskytu vybraných objektù podle definovaných pravidel. Definovat mùžete poèet a rozmístìní kopií. Jak zavoláte okno Kopie objektu: • Z nabídky pøíkazem Úpravy/Vytvoøit kopii. • Pøíkazem Vytvoøit kopii z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem na objektu. TIP Pokud chcete mít položky v pevnì urèené vzdálenosti od sebe, použijte volbu kopírování. Teprve u zkopírovaných objektù zmìòte parametry na požadované hodnoty. Volba maticového kopírování 1. Zaškrtnìte volbu Maticový režim vytváøení objektù. Pomocí této volby mùžete objekty kopírovat nezávisle ve vodorovném i svislém smìru. Zadání poètu kopií 1. V poli Poèet kopií zadejte požadovanou hodnotu. Pokud pracujete v Maticovém režimu vytváøení objektù, vyplòte poèet kopií ve smìru osy X a ve smìru osy Y. Volba rozmístìní kopií 1. Zaškrtnìte požadovanou volbu Rozmístìní kopií. 2. Vyplòte hodnoty pro vodorovný a svislý smìr. Pøi volbì Na vzdálenost se zadaný poèet kopií rovnomìrnì rozloží do uvedené vzdálenosti od mateøského objektu. Pøi volbì S pøírùstkem budou od sebe jednotlivé kopie vzdáleny o zadanou hodnotu.

DATABOX® Marketing software

65

DOPLÒKOVÉ MODULY Program obsahuje øadu doplòkových modulù, které slouží k provádìní rùzných operací. Standardnì jsou k dispozici tyto moduly: • Export dat. • Hromadné operace. • Hromadný e-mail. • Hromadný fax. • Hromadné dokumenty. • Hromadné mazání. • Správa klíèových slov. • Meziprofilové kopírování (není to Synchronizace dat). • Automatické telefonování. Chcete-li moduly používat, musíte je mít definované v inicializaèním souboru a na stránce Moduly v oknì Nastavení poèítaèe musí být povoleny pro používání. Jak zavolat okno doplòkového modulu: • Z hlavní nabídky pøíkazem Moduly a volbou jména pøíslušného modulu. • Volbou pøíkazu v èásti Moduly z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem nad pøíslušnou èástí programu. Každý modul se skládá z následujících èástí: 1. Úvodní informace. Zde je uveden struèný popis, k èemu konkrétní modul slouží. 2. Volba datového zdroje. Pokud voláte modul z hlavní nabídky, musíte zde zvolit zdroj dat, nad kterým se bude zvolená operace provádìt. Pokud voláte modul z konkrétního místa programu (výsledek hledání, obsah zatøídìní, výbìr apod.) je tato stránka pøeskoèena a modul se otevøe na stránce následující. 3. Upøesnìní datového zdroje.Slouží ke konkretizaci druhu dat, se kterými budete operace provádìt. 4. Stránky pro zadání parametrù a volbu druhu operace. Každý modul má jiný poèet specializovaných stránek. Jejich popis je uveden u každého modulu samostatnì. 5. Sumarizace a provedení operace.

Práce v oknech doplòkových modulù Doplòkové moduly jsou ve formì prùvodcù. Po nastavení požadovaných parametrù na aktuální stránce se pomocí tlaèítka Další > pøesunete na stránku následující. Tlaèítkem Dokonèit na poslední stránce provedete zvolenou operaci. Pokud potøebujete zmìnit již nastavené parametry, stisknìte tlaèítko < Zpìt a pøesunete se na pøedchozí stránku.

Úvodní stránka Úvodní stránka slouží k popisu operace a zobrazení názvu a verze používaného modulu.

Stránka Volba datového zdroje Stránka Volba datového zdroje slouží k urèení dat, se kterými bude operace provedena. Operaci mùžete provádìt s tìmito údaji nebo skupinami údajù: • Adresáøe kontaktù. Všechny zadané firmy a osoby dohromady. • Adresáø firem. Všechny zadané firmy. • Adresáø osob. Všechny zadané osoby. • Firma. Konkrétní firma, kterou v adresáøi vyhledáte. • Osoba. Konkrétní osoba, kterou v adresáøi vyhledáte.

66

DATABOX® Marketing software • • •

Obor Zatøídìní. Po této volbì se objeví stránka Upøesnìní datového zdroje. Výbìr. Po této volbì se objeví stránka Upøesnìní datového zdroje. Výsledky hledání. Po této volbì se objeví stránka Upøesnìní datového zdroje.

Volba datového zdroje 1. V poli Volba datového zdroje vyberte požadovaný údaj. 2. Pokud se objeví doplòující volby, nalistujte nebo vyhledejte konkrétní údaj (firmu, osobu, obor zatøídìní, výbìr nebo šablonu). 3. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Stránka Upøesnìní datového zdroje Stránka Upøesnìní datového zdroje se objeví pouze v pøípadì, že zvolený datový zdroj je Obor zatøídìní, Výbìr nebo Výsledek hledání. Ty mohou obsahovat kombinaci firem, osob a událostí. Zde zvolíte, se kterými údaji chcete operaci provádìt.

Vybrat • • •

mùžete: Firmy. Osoby. Události.

Upøesnìní datového zdroje 1. Zaškrtnìte údaje, se kterými chcete provádìt operaci. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Specializované stránky k provádìní operací Následující stránky obsahují popis jednotlivých stránek podle typu doplòkového modulu.

DATABOX® Marketing software

67

Export dat Modul Export dat slouží k uložení zvolených údajù do externích souborù. Zvolit mùžete textové soubory s oddìlovaèi, textové soubory s pevnou délkou a soubory typu dBASE. Tyto soubory mùžete použít v ostatních programech, napø. pro "hromadnou korespondenci" v textových editorech apod.

Stránka Rozšíøení o subjekty spojené vazbou Stránka Rozšíøení o subjekty spojené vazbou slouží k úpravì zdroje dat pro export. Firma nebo osoba ze zvoleného zdroje (rodièovský subjekt) je napø. zastoupena pouze jednou. Pomocí nastavení na této stránce mùžete znásobit její výskyt. Rozšíøit výskyt mùžete na urèitý poèet nebo podle parametrù vazby. Subjekty, které exportujete mùžete navíc pøetøídit podle zvolené položky.

Pøetøídìní exportovaných dat 1. Klepnìte do pole Tøídit podle a vyberte údaj, podle kterého chcete data seøadit. Rozšíøení zdroje dat 1. Zaškrtnìte volbu Rozšíøit o subjekty spojené vazbou. Volba poètu rozšíøení 1. Do pole Celkový poèet po rozšíøení zadejte požadovanou hodnotu. Pokud má firma nebo osoba pomocí vazeb pøipojen menší poèet údajù než zadaná hodnota, budou exportovány pouze existující údaje. Pøidání rodièovského subjektu 1. Zaškrtnìte volbu Exportovat také rodièovský subjekt. Pøi rozšíøení o subjekty spojené vazbou mùžete urèit parametry vazby. Bez ohledu na zadaný poèet budou pøidány pouze údaje, které vyhovují zadaným podmínkám. Nastavení parametrù vazby 1. V polích pro zadání dùležitosti zadejte interval. Zadat mùžete obì hodnoty, pouze horní nebo pouze dolní hranici (obì pole také mohou zùstat nevyplnìná). 2. Klepnìte do pole Funkce a zadejte požadovaný údaj (pole mùže zùstat nevyplnìné). 3. Klepnìte do pole Oddìlení a zadejte požadovaný údaj (pole mùže zùstat nevyplnìné). 4. Zvolte Operátor mezi údaji. Podle zvolené podmínky se pøidají subjekty, jejichž vazba obsahuje všechny vyplnìné hodnoty (podmínka "a zároveò") nebo se pøidají subjekty, jejichž vazba obsahuje alespoò jeden z nich (podmínka "nebo"). Po nastavení všech údajù stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

68

DATABOX® Marketing software

Stránka Volba typu cílového souboru Stránka Volba typu cílového souboru slouží k volbì typu a zadání jména cílového souboru. Vybrat mùžete z následujících formátù: • CSV (text s oddìlovaèi). • TXT (text s s pevnou délkou). • DBF (soubory typu dBASE).

Volba typu a zadání jména souboru 1. V poli Typ cílového souboru zvole požadovanou hodnotu. 2. Pokud potøebujete, vyplòte parametry pro export. 3. Zadejte Jméno souboru. Pomocí tlaèítka Procházet mùžete zvolit cestu. 4. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku. Nastavení kódování èeštiny 1. Podle požadavkù zaškrtnìte volbu ANSI do OEM. Uložení se provede buï ve formátu Windows (ANSI) nebo v kódování pro DOSové soubory (OEM). Doporuèujeme otestovat obì varianty a zkušebnì otevøít vzniklé soubory v programu, ve kterém s nimi budete pracovat. Nastavení parametrù pro uložení v CSV formátu 1. Pokud chcete mít na prvním øádku záhlaví, zaškrtnìte volbu Vložit názvy položek. 2. Zvolte ze seznamu Oddìlovaè polí. Tímto znakem budou oddìleny položky. 3. Zvolte ze seznamu Oddìlovaè záznamù. Tímto znakem budou oddìleny øádky. 4. Mùžete zvolit Uvozovaè polí. Exportované údaje budou vloženy "mezi" tyto znaky. 5. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Hromadné operace Modul Hromadné operace slouží k pøenášení údajù mezi jednotlivými èástmi programu. Tímto zpùsobem mùžete snadno provést základní operace: • Uložit seznam do nového oboru Stromu zatøídìní (poøídit hromadnì nové zatøídìní i s poznámkou). Pokud je zdrojem jiné zatøídìní, jedná se o kopírování oborù ve Stromu zatøídìní. • Uložit seznam jako nový výbìr do Stromu výbìrù. Pokud je zdrojem jiný výbìr, jedná se o kopírování výbìrù. • Pøenést obsah seznamu do Výsledkù hledání ve Stromu šablon. Pøenesení obsahu konkrétního oboru zatøídìní supluje vyhledávání podle zatøídìní. Tyto operace provádíte pomocí doplòkového modulu Hromadné operace.

DATABOX® Marketing software

69

Stránka Volba cíle Stránka Volba cíle slouží k urèení cílové èásti programu. Tímto zpùsobem mùžete napø. z výsledkù hledání udìlat výbìr nebo údaje ze zvoleného výbìru zatøídit do oboru ve Stromu zatøídìní, apod. Zvolené údaje mùžete uložit do následujících èástí programu: • Urèený obor Zatøídìní. Po této volbì se objeví stránka Poznámka. • Urèený Výbìr. • Výsledky hledání.

Pøi volbì Zatøídìní a Výbìr, musíte urèit konkrétní údaje v pøíslušném stromu. Vyhledat údaj ve struktuøe stromu 1. Klepnìte do pole pro zadání hodnoty a napište hledaný text. 2. Stisknìte tlaèítko Vyhledat. 3. Otevøe se èást pro Výsledek hledání ve stromu. V této èásti zvolte požadovaný údaj. Úprava struktury stromu. Operace pro úpravu stromu Zatøídìní jsou popsány v kapitole Stromový pohled.

Stránka Poznámka Stránka Poznámka se objeví pouze v pøípadì, že zvolený cíl je Obor zatøídìní. V tomto pøípadì urèujete, co se dìje s poznámkou u údaje, který je do zvoleného oboru ukládán.

Ukládaný záznam: • Je v cílovém oboru nový. • Pøenést pùvodní poznámku (pouze pøi Oboru zatøídìní jako zdroji údajù) • Zadat novou poznámku.

70

DATABOX® Marketing software •

Již v cílovém oboru existuje. • Pøenést pùvodní poznámku (pouze pøi Oboru zatøídìní jako zdroji údajù) • Ponechat existující poznámku. • Zadat novou poznámku. Vybranou poznámku mùžete pøenést vpravo. V poøadí, v jakém jsou poznámky (poznámka) pøeneseny se budou ukládat i v cílovém oboru zatøídìní. Pøenesení poznámky 1. V pøíslušné èásti zaškrtnìte druh poznámky. 2. Stisknìte tlaèítko se šipkou doprava pro pøenos do pravého pole. Smazání vybrané poznámky 1. Klepnutím vyberte požadovanou poznámku v pravém poli. 2. Stisknìte tlaèítko se šipkou doleva pro smazání. Napsání nové poznámky 1. Stisknìte tlaèítko Editace nové poznámky…. Objeví se okno, ve kterém napište novou poznámku. 2. Údaje potvrïte tlaèírkem OK. Po nastavení všech údajù stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Hromadný e-mail Modul Hromadný e-mail slouží k zaslání shodné e-mailové zprávy všem vybraným subjektùm (firmám nebo osobám). Ke zprávì mùžete pøipojit libovolné pøílohy.

Stránka Volba protokolu Stránka Volba protokolu slouží k výbìru zpùsobu, pomocí kterého bude zpráva odeslána.

Vybrat mùžete z následujících protokolù: • Simple MAPI. Tato volba použije systémové nastavení pro mailování. • SMTP. Tato volba zpøístupní následující položky, které musíte nastavit: • SMTP Server. Jméno serveru, který zajistí zaslání zpráv adresátùm. • SMTP Protokol. • Adresa odesílatele. Sem se vrátí nedoruèitelné e-maily nebo zprávy s volbou Zpìt (Reply). Volba protokolu 1. V poli Volba protokolu vyberte požadovanou variantu. Pøi volbì SMTP vyplòte potøebné položky. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

DATABOX® Marketing software

71

Stránka Zpráva Stránka Zpráva slouží k napsání zprávy, která se vybraným subjektùm zašle.

Obsahuje tyto položky: • Pole Pøedmìt pro název zprávy. • Zaškrtávátko Poslat jako BCC. Pøi volbì adresy ze seznamu lze vidìt i ostatní pøíjemce zprávy. Volba BCC (slepá kopie) zajistí, že adresát vidí pouze sebe. • Tlaèítko Text. Zobrazí èást pro napsání textu zprávy: • Pole pro Text zprávy. • Zaškrtávátko Zobrazit poštovního klienta. Objeví se pro Simple MAPI. Pro odeslání zprávy otevøe poštovního klienta (napø. MS Outlook), ve kterém mùžete doplnit parametry odeslání (priorita, potvrdit pøeètení apod.). • Tlaèítko Pøíloha. Zobrazí èást pro pøipojení souborù ke zprávì. • Pole pro pøipojené soubory. • Ovládací tlaèítka Pøidat a Smazat. Napsání zprávy 1. Klepnìte do pole Pøedmìt a napište název zprávy. 2. Klepnìte do pole pod tlaèítkem Text a napište vlastní text zprávy. Nastavte požadované vlastnosti pro odeslání (napø. BCC). Pøipojení pøíloh ke zprávì 1. Stisknìte tlaèítko Pøíloha. Objeví se seznam pøíloh a tlaèítka Pøidat a Smazat. 2. Stiskem tlaèítka Pøidat otevøte okno pro nalistování souboru. Soubor mùžete do seznamu pøidat i pøetažením jeho ikony, napø. z okna Tento poèítaè, Prùzkumník apod. 3. Stiskem tlaèítka Smazat mùžete vybraný soubor ze seznamu odstranit. Máte-li všechny parametry nastaveny, stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Hromadný fax Modul Hromadný fax slouží k zaslání shodného faxu všem vybraným subjektùm (firmám nebo osobám). K faxové zprávì mùžete pøipojit libovolné pøílohy.

Stránka Nastavení parametrù Stránka Nastavení parametrù volání slouží k nastavení parametrù vytáèení telefonních èísel vaším modemem. Nastavit mùžete parametry Místního nastavení. • Èíslo pro Venkovní linku na poboèkových ústøednách. • Èíslo pro Venkovní mezimìstskou linku na poboèkových ústøednách. • Pøedvolba pro volání do jiného UTO.

72

DATABOX® Marketing software • • • •

Smìrové èíslo pro Domácí UTO, ze kterého je hovor veden. Pøedvolba pro mezinárodní hovory. Pøedvolba státu, odkud je hovor veden. Ukonèovací znak pro vytáèení modemem.

Nastavení parametrù 1. Klepnìte do pøíslušného pole a zadejte požadovanou hodnotu. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Stránka Zpráva Stránka Zpráva slouží k napsání faxové zprávy, která se vybraným subjektùm zašle.

Obsahuje tyto položky: • Pole Pøedmìt pro název zprávy. • Zaškrtávátko Poslat jako BCC. Pøi volbì adresy ze seznamu lze vidìt i ostatní pøíjemce zprávy. Volba BCC (slepá kopie) zajistí, že adresát vidí pouze sebe. • Tlaèítko Text. Zobrazí èást pro napsání textu faxové zprávy: • Pole pro Text zprávy. • Tlaèítko Pøíloha. Zobrazí èást pro pøipojení souborù k faxové zprávì. • Pole pro pøipojené soubory. • Ovládací tlaèítka Pøidat a Smazat. Napsání zprávy 1. Klepnìte do pole Pøedmìt a napište název zprávy. 2. Klepnìte do pole pod tlaèítkem Text a napište vlastní text zprávy. Nastavte požadované vlastnosti pro odeslání (napø. BCC).

DATABOX® Marketing software

73

Pøipojení pøíloh ke zprávì 1. Stisknìte tlaèítko Pøíloha. Objeví se seznam pøíloh a tlaèítka Pøidat a Smazat. 2. Stiskem tlaèítka Pøidat otevøte okno pro nalistování souboru. Soubor mùžete do seznamu pøidat i pøetažením jeho ikony, napø. z okna Tento poèítaè, Prùzkumník apod. 3. Stiskem tlaèítka Smazat mùžete vybraný soubor ze seznamu odstranit. Máte-li všechny parametry nastaveny, stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Hromadné dokumenty Modul Hromadné dokumenty slouží k provedení operace, kdy najednou pøiøadíte ke všem zvoleným údajùm vybrané dokumenty. Hromadnì pøipojené dokumenty se u firem a osob zobrazují v adresáøi na kartì Dokumenty, u události v Diáøi v Detailu dne v èásti Dokumenty. Tento zpùsob evidence dokumentù Vám umožní mít pøesný pøehled, které materiály firma nebo osoba obdržela. Pokud je u dokumentu evidována cesta, mùžete vyvolat originál stiskem tlaèítka Otevøít.

Stránka Nastavení dokumentù Stránka Nastavení dokumentù slouží k definici dokumentù, které chcete zvoleným údajùm pøiøadit. Dokumenty mùžete pøidat pomocí tlaèítka Pøidat nebo pøetažením ikony z jiného okna (Tento poèítaè, Prùzkumník, apod.). Seznam dokumentù mùžete upravovat.

Pøidání dokumentu 1. Stisknìte tlaèítko Pøidat nebo pøetáhnìte ikonu dokumentu myší do Seznamu dokumentù pro hromadné pøipojení. Otevøe se okno Pøidat dokument,. V nìm zadejte a potvrïte požadované údaje. Oprava dokumentu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný dokument. 2. Stisknìte tlaèítko Opravit. Otevøe se okno Opravit dokument. V tomto oknì zadejte a potvrïte požadované údaje. Smazání dokumentu ze seznamu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný dokument. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat. Zvolený dokument se ze seznamu odstraní. Zobrazení informací o dokumentu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný dokument. 2. Dvakrát poklepejte myší na zvoleném údaji. Ve stromu se otevøe další úroveò, která zobrazí informace o zvoleném dokumentu.

74

DATABOX® Marketing software

Meziprofilové kopírování Modul Meziprofilové kopírování slouží k pøenášení údajù mezi jednotlivými profily. Zvolené údaje se do cílového profilu pøidají, bez ohledu na to, zda tam již jsou nebo ne.

Stránka Nastavení podmínek Stránka Nastavení podmínek slouží k nastavení parametrù kopírování. Mùžete se rozhodnout, co budete u zvolených údajù kopírovat.

Vybrat mùžete: • Pøenést subjekt. • Pøenést celý strom zatøídìní. Nezávisle na vybraných údajích pøenese strukturu Stromu zatøídìní. Upøesnìní datového zdroje 1. Zaškrtnìte údaje, se kterými chcete provádìt operaci. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Stránka Volba cílového profilu Stránka Volba cílového profilu slouží k urèení profilu, do kterého se vybrané údaje budou kopírovat. Vybrat mùžete pouze z tìch profilù, které máte povoleny v oknì Správce profilù v hlavním programu.

Upøesnìní datového zdroje 1. Vyberte profil, do kterého chcete údaje kopírovat. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

DATABOX® Marketing software

75

Hromadné mazání Modul Hromadné mazání slouží ke smazání zvolených údajù z profilu. Tato operace je nevratná. Mùžete ji použít pro odstanìní nepotøebných údajù (spojení, vazeb, dodatkù, apod.) od firem nebo osob. Smazat mùžete také samotné firmy a osoby.

Stránka Nastavení podmínek Stránka Nastavení podmínek slouží k nastavení parametrù mazání. Mùžete se rozhodnout, co budete u zvolených údajù mazat.

Vybrat mùžete: • Celý subjekt vèetnì všech detailù (kompletní firma, osoba nebo událost). • Pouze nìkteré údaje. Upøesnìní datového zdroje 1. Zaškrtnìte údaje, se kterými chcete provádìt operaci. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

Správa klíèových slov Modul Správa klíèových slov slouží k úpravì databáze slov z poznámek. Databázi tak mùžete snadno aktualizovat (napø. po importu dat). Podle slov z této databáze mùžete v programu firmy nebo osoby vyhledávat.

Stránka Volba typu operace Stránka Volba typu operace slouží k urèení zpùsobu práce se slovy. Mùžete zvolit: • Generování slov. Generování slov bude u zvoleného údaje provedeno z poznámek v adresáøích, ve spojeních, v dokumentech a v zatøídìní. Parametry této operace mùžete definovat na stránce Program/Klíèová slova v oknì Nastavení uživatele. • Mazání slov. Mazání slov smaže u zvoleného údaje slova z databáze slov. Po provedení nebude možné tyto údaje podle slov vyhledat. Zmenší se velikost dat v profilu. Kdykoliv mùžete tato slova z poznámek znovu vygenerovat zpìt. Volba typu operace 1. Zaškrtnìte požadovanou operaci. 2. Stisknìte tlaèítko Další > pro posun na další stránku.

76

DATABOX® Marketing software

Pro všechny uvedené moduly ... Pro všechny uvedené moduly existuje následující stránka.

Stránka Sumarizace Stránka Sumarizace slouží k zobrazení zvolené operace a k jejímu spuštìní.

Spuštìní operace 1. Stisknìte tlaèítko Dokonèit. 2. Rozebìhne se zvolená operace a na posupujících ukazatelích mùžete sledovat její prùbìh.

Automatické telefonování Modul Automatické telefonování slouží k vytáèení zvoleného èísla vaším poèítaèem a sledování parametrù hovoru (datum, èas a délka hovoru). Jak zavoláte modul Automatické telefonování: • Stiskem tlaèítka Navázat… v oknì Pøidat/Opravit spojení • Volbou pøíkazu Navázat spojení z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem nad Seznamem spojení v adresáøích • Stiskem ikony telefonu ve Stavovém øádku programu.

Do pole Poznámka k hovoru si mùžete zaznamenat obsah telefonátu, který mùžete po skonèení hovoru uložit jako událost do Diáøe. Vyplnìn bude popis události, datum a èas, kontakt na subjekt a ikona události.

DATABOX® Marketing software

77

Okno Automatické telefonování obsahuje tyto èásti: • Pole pro zadání Vytáèeného èísla. Je vyplnìné podle údaje, ze kterého okno Automatického telefonování voláte. • Informace o Subjektu (firmì nebo osobì) z adresáøe. • Informace o Stavu linky. • Ovládací tlaèítka: • Tlaèítko Volat. Vytoèí zadané èíslo. • Tlaèítko Zavìsit. Zavìsí a uvolní linku. • Tlaèítko Zvednout. Spustí poèítání délky hovoru. • Tlaèítko Nastavit. Zavolá okno Nastavení parametrù. • Informace o Zaèátku hovoru. • Informace o Délce hovoru. • Tlaèítko Uložit…, které zavolá okno Pøidat/Opravit událost. • Poznámka k hovoru. Tato poznámka se pøenese pøi ukládání do popisu události. • Tlaèítka pro potvrzení volby. Volání 1. Stisknìte tlaèítko Volat. Poèítaè vytoèí èíslo a po zahájí poèítání délky hovoru. Ukonèení hovoru 1. Stisknìte tlaèítko Zavìsit. Poèítaè uvolní linku. Zmìna telefonního èísla 1. Klepnìte do pole Èíslo a zadejte požadovanou hodnotu. Nastavení parametrù volání 1. Stisknìte tlaèítko Nastavit…. Otevøe se okno Nastavení parametrù. V nìm nastavte požadované parametry. Po ukonèení se vrátíte do tohoto okna. Uložení telefonátu do Diáøe 1. Stisknìte tlaèítko Uložit…. Otevøe se okno Pøidat/Opravit událost. V nìm doplòte požadované parametry. Po ukonèení se vrátíte do tohoto okna.

Import dat Modul Import dat slouží k nahrání údajù z externích souborù do profilu. Zvolit mùžete textové soubory a soubory typu dBASE. Pokud spouštíte Import dat jako samostatný program, musíte se do nìj pøihlásit jako do hlavního programu.

Stránka Volba souboru a importovací šablony Stránka Volba souboru a importovací šablony slouží k zadání typu a cesty k souboru, který chcete importovat. Pokud opakovanì používáte soubory se stejnou datovou strukturou, mùžete si parametry pro jejich import uložit jako šablonu a v budoucnu ji využít.

78

DATABOX® Marketing software Volba typu souboru 1. Klepnìte do pole Typ importovaných dat a vyberte požadovanou hodnotu. Volba souboru pro import 1. Klepnìte do pole Cesta k importovanému souboru a zadejte cestu a název souboru. Pokud neznáte pøesné umístìní souboru, stisknìte tlaèítko pro nalistování souboru (za polem Cesta). Objeví se standardní okno pro nalistování souboru. Výbìr importovací šablony 1. Stisknìte tlaèítko Procházet a vyberte jednu z uložených šablon. Šablony ukládáte na stránce Sumarizace a provedení operace. V šablonì je uloženo i jméno importovaného souboru. Pokud ho chcete zmìnit, otevøte nejprve šablonu a potom pøepište jméno souboru. Nastavení importu bez šablony 1. Nechcete-li použít zvolenou importovací šablonu, stisknìte tlaèítko Vyèistit. V poli Zvolená šablona se objeví text "Není zvolena žádná šablona".

Stránka Obsah importovaných dat Stránka Obsah importovaných dat slouží k prohlídce dat. Na této stránce vidíte obsah souboru. Mùžete zde zmìnit kódování diakritiky tak, aby vyhovovalo nastavení na vašem poèítaèi. U souborù typu CSV mùžete definovat oddìlovaèe a uvození položek.

Listování obsahem souboru 1. Stisknìte tlaèítko se šipkou Vpravo/Vlevo pro pohyb po údajích v souboru. U souborù typu dBase je zobrazeno poèítadlo. Zde vidíte na kterém údaji z celkového poètu se nacházíte. Zmìna kódování diakritiky 1. Zaškrtnìte nebo vyškrtnìte volbu Konvertovat z OEM do ANSI a v obsahu dat sledujte, jak se zobrazují znaky s diakritikou. Nastavte takovou variantu, aby všechna data byla èitelná. Nastavení parametrù pro textové soubory 1. V poli Èíst od øádku nastavte hodnotu, od kterého øádku se má soubor zpracovávat. Na prvním øádku mohou být napø. názvy položek, které se nebudou importovat. 2. Do pole Uvození položek zadejte znak, kterým jsou uvozeny vlastní údaje v souboru. Tento znak není povinný a nemusí být v souboru použit. 3. Do pole Oddìlovaè zadejte znak, který oddìluje jednotlivé položky mezi sebou.

DATABOX® Marketing software

79

Stránka Struktura pøenosu dat Stránka Struktura pøenosu dat je nejdùležitìjší stránkou a slouží k definici "pøedpisu", podle kterého se budou údaje ze zvoleného souboru pøenášet do profilu. V levé èásti jsou Zdrojová data. V pravé èásti je ve stromovém uspoøádání pøipravena struktura dat programu CONTACT Professional 3.0. Pomocí tlaèítek ve støední èásti definujete pøedpis pro import dat.

Definice vazby pro import 1. V poli Zdrojová data zvolte požadovanou položku. 2. Ve stromu Struktura dat CONTACTu zvolte položku, do které chcete údaje ze Zdrojových dat pøenést. 3. Stisknìte tlaèítko Spojit pro pøenos ve støední èásti. Zrušení definované vazby 1. Ve stromu Struktura dat CONTACTu zvolte položku, kterou chcete rozpojit. 2. Stisknìte tlaèítko Rozpojit ve støední èásti. Nastavení parametrù definované vazby 1. Ve stromu Struktura dat CONTACTu zvolte pøipojenou položku, u které chcete nastavit doplòující parametry pøenosu. 2. Stisknìte tlaèítko Parametry pøenosu ve støední èásti. Objeví se okno pro definici Parametrù pøenosu.

Stránka Kontrola duplicit Stránka Kontrola duplicit slouží k definici podmínek, podle kterých se budou pøi importu kontrolovat duplicitní údaje. Mùžete definovat položky, které se mají kontrolovat a druh operace, která se provede pøi nalezení duplicitních údajù.

80

DATABOX® Marketing software Zapnutí kontroly duplicit 1. Zaškrtnìte volbu Kontrolovat duplicity. Pokud tuto volbu nezaškrtnete, mohou se stejné údaje ve vaší databázi znásobit. Volba operace pøi nalezení duplicit 1. Chcete-li provést update položek podle hodnot v importovaném souboru, zvolte variantu Udìlat update položek. Údaje v profilu budou pøepsány novými údaji ze souboru. 2. Pokud chcete údaje v profilu ponechat, zaškrtnìte volbu Pøeskoèit a nepøidávat. V tomto pøípadì se údaje ze souboru nepøidají. V profilu se data neznásobí. Volba položek ke kontrolování 1. V poli Seznam položek u firem nebo Seznam položek u osob zvolte položku, podle které chcete kontolovat duplicitu vstupujících údajù. 2. Stisknìte tlaèítko Pøidat pro pøenesení mezi kontrolované položky. Odstranìní zvolených položek 1. V poli Kontrolované položky u firem nebo Kontrolované položky u osob zvolte položku, kterou v seznamu nechcete. 2. Stisknìte tlaèítko Odebrat pro odstranìní.

Stránka Zatøídìní subjektù do stromu Stránka Zatøídìní subjektù do stromu slouží k hromadnému zatøídìní importovaných údajù do Stromu zatøídìní. Pomocí zatøídìní mùžete v budoucnu snadno vyhledat celou skupinu importovaných údajù. Pøidání zatøídìní 1. Stisknìte tlaèítko Pøidat zatøídìní. Objeví se okno Nastavení zatøídìní, ve kterém zadáte všechny požadované hodnoty. Odstranìní zatøídìní 1. Vyberte v Seznamu zvolených zatøídìní požadovaný udaj a stisknìte tlaèítko Smazat zatøídìní. Oprava zatøídìní 1. Vyberte v Seznamu zvolených zatøídìní požadovaný udaj a stisknìte tlaèítko Opravit zatøídìní. Objeví se okno Nastavení zatøídìní, ve kterém upravíte požadované údaje.

Stránka Sumarizace Stránka Sumarizace slouží k zobrazení zvolené operace a k jejímu spuštìní. Na této stránce také mùžete uložit parametry a hodnoty z pøedchozích stránek jako importovací šablonu pro budoucí použití. Uložení šablony 1. Stisknìte tlaèítko Uložit…. 2. Otevøe se standardní okno k uložení souboru, ve kterém zadejte jméno nové šablony nebo pøepište nìkterou z existujících šablon. Spuštìní operace 1. Stisknìte tlaèítko Dokonèit. 2. Rozebìhne se zvolená operace a na posupujících ukazatelích mùžete sledovat její prùbìh.

DATABOX® Marketing software

81

DATABÁZOVÝ SERVER A ZÁLOHOVÁNÍ DATABOX ® Databázový server zabezpeèuje nabídku dat pro program DATABOX® Marketing software. Server mùže být na stejném poèítaèi jako hlavní ovládací program (napø. v rámci jednouživatelské licence) nebo mùže být na libovolném poèítaèi v síti. Tento program bìží skrytý na pozadí a uživatel ho mùže ovládat pouze aktivací jeho ikony v Hlavním panelu v systému Windows.

Spouštìní Databázového serveru Databázový server mùžete spustit nìkolika rùznými zpùsoby: • Server se samoèinì spustí a vypne pøi spuštìní (vypnutí) hlavního ovládacího programu DATABOX® Marketing software. • Pøímo pøíkazem Start/ Programy/ DATABOX Marketing software/ Databázový server z Hlavní nabídky systému Windows. • Další možnost je nastavit parametry programu tak, aby se zapínal automaticky po zapnutí systému Windows (zaškrtnutím volby Spouštìt program pøed pøihlášením do systému Windows v oknì Nastavení databázového serveru). • Pro systémy Windows NT je možné nastavit spouštìní programu jako službu. (spuštìním programu FFNTSRV s parametrem "?" získáte výpis povolených pøíkazù k instalaci a odinstalaci této služby).

Registrace serveru Abyste mohli plnì využívat všech funkcí programu, je potøeba získat tzv. "Protikód" k Identifikaènímu kódu Vašeho poèítaèe, který Vám zpøístupní všechny funkce programu. Pokud nezískáte PROTIKÓD, funguje Vaše instalace POUZE JAKO DEMOVERZE! Postup pro registraci: 1. Otevøete Databázový server poklepáním na ikonu v Hlavní nabídce Windows. 2. Stisknìte tlaèítko Registrace nebo zvolte pøíkaz Nastavení/Registrace. 3. Objeví se okno pro zadání Identifikaèního kódu. Zavolejte na Linku registrací programù na liberecké telefonní èíslo (048) 510 32 85 a vyžádejte si protikód. 4. Zadejte získaný Protikód a potvrïte ho tlaèítkem OK.

Základní okno Databázového serveru Základní okno je skryté a objeví se po zavolání z ikony na Hlavním panelu systému Windows. Obsahuje tyto èásti: • Nabídku pøíkazù. • Panel nástrojù s následujícícmi tlaèítky: • Tlaèítko Spustit / Zastavit. Pomocí tohoto tlaèítka ovládáte bìh serveru. • Tlaèítko Nastavení. Toto tlaèítko volá okno Nastavení databázového serveru. • Tlaèítko Registrace. Toto tlaèítko volá okno Registrace programu. • Jméno a stav serveru. • Panel se statistickými informacemi o aktuálních procesech na serveru. UPOZORNÌNÍ Pokud jsou k serveru pøipojeny ovládací programy, budete pøi vypínání na tento stav upozornìni. Vypnutí serveru s pøipojenými uživateli zpùsobí odpojení a konec bìhu pøipojených ovládacích programù DATABOX® Marketing software.

82

DATABOX® Marketing software

Nastavení databázového serveru Okno Nastavení databázového serveru slouží k nastavení základních parametrù. Jak zavoláte okno Nastavení databázového serveru: • Stiskem tlaèítka Nastavení • Pøíkazem Nastavení/ Základní nastavení z nabídky. • Stiskem klávesy F2. Okno má tøi karty: • Obecné. Tato karta slouží k nastavení základních parametrù serveru. • Síová komunikace. Tato karta slouží k nastavení parametrù potøebných pro provoz databátového serveru v poèítaèové síti. • Profily. Tato karta slouží k pøipojení existujících profilù k serveru. UPOZORNÌNÍ Pokud potøebujete založit nový prázdný profil, použijte speciální okno Tvorba nového profilu.

Karta Obecné

Nastavení základních parametrù serveru 1. Klepnìte do pole Jméno serveru a zadejte požadovaný název. 2. Klepnìte do pole RAM stránky a zadejte požadovanou hodnotu. 3. Chcete-li Použít vyrovnávací pamì pøi zápisu, zaškrtnìte tuto volbu. Nastavení parametrù pro spouštìní serveru 1. V èásti Pøi startu programu zaškrtnìte požadované hodnoty: • Pøi spuštení programu aktivovat databázový server. Po otevøení programu se automaticky spustí proces poskytování dat. Nemusíte ho spouštìt stiskem tlaèítka Spustit. • Po startu minimalizovat. Tato volba skryje otevøený program do ikony v hlavním panelu systému Windows. • Program minimalizovat do lišty. Tato volba skryje otevøený program do hlavního panelu systému Windows pouze jako ikonu (vedle indikace klávesnice, èasu, modemu apod.). • Spouštìt program pøed pøihlášením do WINDOWS. Tato zajistí spouštìní serveru ještì pøed pøihlášením uživatele. Nastavení priority serveru 1. Na stupnici vyberte požadovanou hodnotu priority serveru.

DATABOX® Marketing software

83

Karta Síová komunikace

Nastavení protokolù 1. V èásti Dostupné protokoly zaškrtnìte požadované hodnoty: • Lokální uživatel. Nabídka profilù do programu DATABOX® Marketing software se projeví pouze na tom poèítaèi, na kterém bìží databázový server. • Protokol TCP/IP. Pomocí tohoto protokolu mùže server nabízet data i vzdáleným poèítaèùm v síti. • Protokol IPX/SPX. Pomocí tohoto protokolu mùže server nabízet data i vzdáleným poèítaèùm v síti. 2. Nastavení potvrïte stiskem tlaèítko OK. Storno provedené zmìny neuloží. Nastavení ostatních parametrù Ostatní parametry síového spojení jsou generovány automaticky a pro bìžný provoz serveru není potøeba je mìnit.

Karta Profily

Pøidání existujícího profilu 1. Stisknìte tlaèítko Pøidat. Objeví se okno Pøipojení databází k serveru, ve kterém zadejte požadované údaje. Pøipojený profil se objeví v Seznamu namapovaných profilù pod zadaným jménem. Smazání pøipojeného profilu 1. V Seznamu namapovaných profilù vyberte požadovaný údaj. 2. Stisknìte tlaèítko Odebrat.

84

DATABOX® Marketing software Oprava pøipojeného profilu 1. V Seznamu namapovaných profilù vyberte požadovaný údaj. 2. Stisknìte tlaèítko Opravit. Objeví se okno Pøipojení databází k serveru, ve kterém upravte požadované údaje. 3. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Stiskem tlaèítka Storno se zadané hodnoty neuloží.

Pøipojení databází k serveru Pomocí tohoto okna mùžete pøipojit k serveru data, která již nìkde na disku (lokálním nebo síovém) existují. Tato data budou vystupovat pod jménem, které zde vyplníte. Jak zavoláte okno Pøipojení databází k serveru: • Stiskem tlaèítka Pøidat (nebo tlaèítka Opravit) na kartì Profily v oknì Nastavení databázového serveru. Pøipojení databází k serveru 1. Klepnìte do pole Jméno profilu a zadejte požadovaný název, pod kterým chcete mít data v programu DATABOX® Marketing software. 2. Klepnìte do pole Cesta k profilu a zadejte cestu do pøíslušné složky. Pokud cestu neznáte pøesnì, stisknìte tlaèítko Nalistovat. Otevøe se standardní okno systému Windows pro nalistování souboru. 3. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Stiskem tlaèítka Storno se zadané hodnoty neuloží. UPOZORNÌNÍ: Pokud chcete založit nový profil s prázdnými daty, použijte modul Tvorba nového profilu.

Tvorba nového profilu Tvorba nového profilu je doplòkový modul databázového serveru. Umožòuje založit nový prázdný datový profil nebo zkopírovat existující profil pod novým jménem. Jak zavoláte okno Tvorba nového profilu: • Pøíkazem Moduly/ Tvorba nového profilu. • Stiskem klávesy F4.

Založení nového profilu 1. Klepnìte do pole Jméno nového profilu a zadejte požadovaný název, pod kterým chcete mít data v programu DATABOX® Marketing software. 2. Pokud chcete zmìnit cestu, klepnìte do pole Cesta k profilu a zadejte cestu do pøíslušné složky.

DATABOX® Marketing software 3. 4. 5.

85

Chcete-li použít existující profil jako vzor nového profilu, vyberte požadovaný údaj v poli Data pøevzít z profilu. Zaškrtnìte požadované Volitelné èásti nového profilu. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Stiskem tlaèítka Storno se zadané hodnoty neuloží.

UPOZORNÌNÍ Pokud chcete pøipojit existující profil, použijte tlaèítko Pøidat na kartì Profily v oknì Nastavení databázového serveru.

Zálohování a obnova dat Zálohování dat slouží k vytvoøení archívù dat ze zvolených profilù nebo k obnovì dat z existujících archívù. Archívy mùžete nalistovat na kartì Obnovit data (pokud byly vytvoøeny na dostupném hard disku) nebo je mùžete nalistovat napø. z disket. Jak zavoláte okno Zálohování dat: • Pøíkazem Moduly/ Zálohování. • Stiskem klávesy F5.

Zálohování dat 1. Na horním okraji okna zvolte kartu Zálohování dat. 2. V Seznamu profilù pro zálohování zaškrtnìte profily, které chcete zálohovat. 3. Stisknìte tlaèítko Zálohovat data. Zvolené profily se zazálohují, každý podle svého individuálního nastavení. POZNÁMKA Pokud zálohujete na diskety, program Vás bude vyzývat k postupnému vkládání jednotlivých disket. Nastavení parametrù zálohování 1. V Seznamu profilù pro zálohování vyberte profil, pro který chcete nastavit parametry zálohování. 2. Stisknìte tlaèítko Nastavit. Objeví se okno, ve kterém nastavujete parametry pro zálohu zvoleného profilu. • Jméno záložního souboru. • Cestu k souboru. • Poèet záloh. Po naplnìní tohoto poètu se zaènou pøepisovat starší zálohy stejného jména. 3. Po nastavení požadovaných hodnot stisknìte tlaèítko OK.

86

DATABOX® Marketing software Obnovení dat ze zálohy 1. Na horním okraji okna zvolte kartu Obnova dat.

2. 3.

V Seznamu provedených záloh vyberte požadovanou zálohu, kterou chcete obnovit. Pokud záloha v seznamu není, stisknìte tlaèítko Nalistovat a vyhledejte pøíslušný soubor ruènì. Stisknìte tlaèítko Obnovit data ze zálohy. Provede se obnovení dat - aktuální údaje se nahradí údaji, které byly uloženy ve zvoleném archivním souboru.

Prohlídka protokolu 1. Pøeklapnìte se na kartu Protokol. 2. Ve stromu vyberte požadovaný údaj a postupným rozbalováním zkontrolujte pøíslušné údaje.

Kontrola databází Kontrola databází je okno, které slouží k provìøení zvolených souborù profilu. Jak zavoláte okno Kontrola databází: • Pøíkazem Nastavení/ Kontrola databází. • Stiskem klávesy F9. Kontrola databází 1. Ze Seznamu dostupných profilù zvolte profil, který chcete kontrolovat. 2. Pokud chcete vynechat nìkteré soubory, odškrtnìte je na kartì Kontrolované databáze. 3. Stisknìte tlaèítko Kontroluj. Stiskem tlaèítka Zastavit se kontrola pøeruší. Prohlídka protokolu 1. Pøeklapnìte se na kartu Protokol nebo stisknìte tlaèítko Protokol. 2. Ve stromu vyberte požadovaný údaj a postupným rozbalováním zkontrolujte pøíslušné údaje. UPOZORNÌNÍ Kontrolovat mùžete jenom ty profily, které nabízí Vᚠdatabázový server.

PØEDMLUVA Vážení uživatelé, dostáváte do rukou druhé vydání Uživatelské pøíruèky programu DATABOX® Marketing software. Do této publikace byly doplnìny nové kapitoly tak, jak byl postupnì upravován samotný program. Vzhledem k Obsahu (na stranách 1–3) jsou novì zaøazena tato témata: 1. 2. 3. 4.

Nastavitelný uživatelský pohled pro Adresáø Definice položek pro Nastavitelný uživatelský pohled Databázový server a jeho nastavení Zálohování uživatelských dat

Doplnìk A Doplnìk C strana è. 81 strana è. 85

Pøejeme Vám mnoho úspìchù a dìkujeme za Vᚠzájem o programy firmy DATABOX®.

LICENÈNÍ UJEDNÁNÍ Pøed instalací programù se pozornì seznamte s licenèními podmínkami uvedenými v Licenèním ujednání firmy DATABOX®. Programový produkt zaznamenaný na médiu, doprovodná dokumentace a obal jsou autorskými díly chránìnými ustanoveními autorského zákona a firma DATABOX® (IÈO 15170772) je výluèným nositelem majetkových autorských práv k nim. Instalací programu a jeho REGISTRACÍ se zavazujete dodržovat ustanovení Licenèního ujednání.

Licenèní ujednání mezi firmou DATABOX® (IÈO 15170772) a uživatelem programového produktu. 1. Oprávnìní a povinnosti øádnì registrovaného uživatele: a) Uživatel je oprávnìn provozovat programový produkt tak dlouho, dokud bude respektovat podmínky Licenèního ujednání, na jediné pracovní stanici spojené s jediným poèítaèem (tj. s jedinou CPU). b) Poøídit si kopii programového produktu je povoleno, POUZE pro úèely archivace. V pøípadì poøízení jakýchkoli jiných kopií programového produktu (vyjma pøípadù uvedených v tomto Licenèním ujednání), bere uživatel na vìdomí, že tím porušuje autorská práva firmy DATABOX®. c) Jedinì odesláním øádnì vyplnìné Registraèní karty na adresu výrobce vzniká uživateli nárok na: • 90-ti denní záruku • poradenskou službu HOT LINE • pøípadný nákup vyšší verze produktu za sníženou cenu nebo jinou formu zvýhodnìného nákupu produktù firmy • DEALERSKOU èinnost pøi prodeji produktu d) Uživateli vlastnícímu zakoupenou multilicenci je poskytnuto právo jej provozovat výluènì pro jeho vnitøní potøebu a pouze útvary a organizaèními jednotkami, tvoøícími souèást dané organizaèní struktury uživatele, na takovém poètu poèítaèù, jaký je uveden v multilicenèní smlouvì. e) Provoz víceuživatelské verze je možný pouze po uhrazení multilicenèních pøíplatkù. f) Výrobce upozoròuje uživatele, že programový produkt je individuálnì identifikovatelný podle sériového èísla. g) Uvedené licenèní ujednámí se vztahuje také na všechny pøípadné další pravidelné nebo jednorázové aktualizace dat a programu tohoto produktu.

2. Je zejména zakázáno: a) Používat programový produkt na více poèítaèích souèasnì s vyjímkou pøípadù a za podmínek stanovených v tomto licenèním ujednání. b) Poøizovat kopie s vyjímkou pøípadù výše uvedených. c) Jakýmkoli zpùsobem programový produkt upravovat, pøekládat jej do jiných programovacích a národních jazykù, zahrnout jej do jiných programových produktù a šíøit produkty takto vzniklé. d) Pøevádìt získané oprávnìní na jinou osobu, pùjèovat, pronajímat èi jiným nepovoleným zpùsobem nakládat s programovým produktem. e) V pøípadì, že jste zakoupili produkt, který obsahuje data z Databanky èeských firem a/nebo Databanky slovenských firem, mùžete data v nìm obsažená (informace o firmách, službách a institucích) používat výhradnì pro svoji vlastní potøebu. Je zakázáno poskytovat data z tìchto programù tøetím osobám (úplatnì èi bezúplatnì), jakýmkoli zpùsobem tato data dále šíøit, reprodukovat nebo vydávat, nebo používat tato data a údaje jako pøímý prostøedek výdìleèné i nevýdìleèné podnikatelské èinnosti. Firma DATABOX®, je výluèným nositelem majetkových i autorských práv programu, vèetnì dat v nìm obsažených.

ZÁRUKA Výrobce zaruèuje 6 mìsícù na provoz programového produktu v souladu s uživatelskou dokumentací. Odpovìdnosti za vady se výrobce mùže zbavit bezplatným zasláním opravené verze uživateli. Výrobce ani jeho dodavatelé nenesou v žádném pøípadì odpovìdnost za následné škody, a jsou jakékoliv (vèetnì a bez omezení, škody ze ztrát zisku z podnikání, pøerušení podnikání, ztráta informací o podnikání nebo jakékoliv další finanèní ztráty), i když vznikly na základì použití nebo nemožnosti použití produktu firmy DATABOX®, a to i v pøípadì, že by výrobce byl oznaèen jako možný pùvodce tìchto škod. Pøípadná výše náhrady škody v žádném pøípadì nepøesáhne smluvní pokutu ve výši ceny programového produktu.

REKLAMAÈNÍ POKYNY V pøípadì, že zjistíte vadu programového produktu, zašlete laskavì na adresu výrobce originální diskety se struènou charakteristikou vady, Vaší pøesnou adresou a sériovým èíslem a jménem prodejce, od kterého jste produkt zakoupil(a).

PORADENSKÁ SLUŽBA - LINKA TECHNICKÉ PODPORY Nárok na poradenskou službu ZDARMA mají pouze øádnì registrovaní uživatelé. DATABOX® 1.máje 363 Poštovní schránka 21 460 02 Liberec 2 Linka technické podpory: (048) 510 04 04 v pracovní dny od 7:30 do 16:00 hodin Registrace programù: (048) 510 32 85 v pracovní dny od 7:30 do 16:00 hodin e-mail: [email protected] www: www.databox.cz Nesouhlasíte-li s tímto ujednáním, vrate neprodlenì programový produkt s médiem v neporušeném obalu tam, kde jste jej získal(a). Èástka, kterou jste zaplatil(a), Vám bude vrácena. Copyright © 1993-1999 DATABOX®. Všechna právy vyhrazena.

ADRESÁØE – NASTAVITELNÝ POHLED Podstatnou zmìnou, která v programu nastala, bylo doplnìní tzv. Nastavitelného pohledu do Adresáøe firem a Adresáøe osob. Je to pohled, který si mùžete poskládat sami podle svých potøeb. Pro Nastavitelný pohled mùžete použít položky z adresáøe a také vybrané dodatky. Nyní máte možnost pøepínat mezi tìmito variantami adresy: • Adresa v samostatných polích. • Štítkový pohled na adresu. • Nastavitelný pohled vytvoøený z definovaných položek a dodatkù. Obrázek ukazuje pøíklad Nastavitelného pohledu. Na stránce è. 16 této pøíruèky je uvedena adresa v samostatných polích.

Pøepnutí vzhledu adresy nyní funguje takto: • Opakovaným stiskem kombinace kláves Shift+F12 cyklicky rotujete všechny uvedené pohledy. • Volbou pøíkazu v hlavní nabídce v èásti Náhled zobrazíte požadovanou variantu. • Volbou pøíkazu v nabídce tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì zobrazíte poøadovanou variantu.

Prohlížení údajù v Nastavitelném pohledu Pøi prohlížení údajù v Nastavitelném pohledu jsou zobrazena pouze pole, která jste definovali na stránkách Firmy/ Karty nebo Osoby/ Karty v oknì Nastavení uživatele (viz. dále). Pøi prohlížení údajù mùžete pomocí svislého oddìlovaèe mìnit pouze proporce mezi jmény položek a mezi samotnými hodnotami.

Pøidávání a oprava údajù v Nastavitelném pohledu Režim pøidávání a opravy údajù zobrazí všechny položky z adresy a zároveò všechny dodatky definované pro Adresáø firem resp. pro Adresáø osob. Pøi zadávání nebo opravì údajù mùžete použít všechna dostupná pole v Nastavitelném pohledu. Pøidání nového údaje do Adresáøe 1. V hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem/ Pøidat firmu nebo stisknìte tlaèítko Pøidat v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Pøidat firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F2. Nastavitelný pohled se pøepne do editaèního režimu a zobrazí se všechna pole a všechny dodatky pro aktuální adresáø. 2. Zadejte požadované údaje do jednotlivých polí. 3. Uložte zmìny (viz.níže). Oprava existujícího údaje v Adresáøi 1. V Adresáøi vyhledejte požadovanou firmu nebo osobu. 2. Poklepejte dvakrát levým tlaèítkem v prostoru adresy nebo v hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem/ Opravit firmu nebo stisknìte tlaèítko Opravit v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Opravit firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte klávesu F2. 3. Opravte údaje v jednotlivých polích v adrese nebo v dodatcích. Opravené hodnoty jsou zobrazeny odlišnou barvou. 4. Uložte zmìny (viz.níže). Uložení zmìn 1. Údaje uložte stiskem tlaèítka Potvrdit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem/ Potvrdit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Potvrdit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem tlaèítka Zrušit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem/ Zrušit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Zrušit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši se údaje neuloží.

Definice vzhledu Nastavitelného pohledu Vzhled Nastavitelného pohledu se provádí v oknì Nastavení uživatele na stránkách Firmy/ Karty pro Adresáø firem a Osoby/ Karty pro Adresáø osob. To znamená, že každý uživatel mùže mít svou vlastní definici Nastavitelného pohledu pro oba adresáøe. Jak zavoláte okno Nastavení uživatele: • Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení uživatele. • Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+U. • Stiskem tlaèítka Vlastnosti v oknì Nastavení uživatelù. • Volbou pøíkazu Nastavit z panelu nástrojù pøíslušné èásti programu nebo z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem myši do této èásti. • Poklepáním myši na jméno pøihlášeného uživatele ve Stavovém øádku.

Definice Nastavitelného pohledu Definice Nastavitelného pohledu se skládá ze dvou základních èástí. Mùžete pøidávat nebo ubírat položky a dodatky, které budou zobrazeny a mùžete urèit jejich poøadí pøi zobrazování v adresáøích.

Pøidání položek do Nastavitelného pohledu 1. Ve stromové struktuøe zvolte vìtev Firmy/ Karty nebo Osoby/ Karty. 2. V pravé èásti okna v èásti Dostupné položky vyberte požadovaný údaj (položku z adresy nebo jeden z existujících dodatkù). 3. Stisknìte tlaèítko se šipkou Vpravo pro pøenos zvoleného údaje do èásti Zobrazované položky. Tento postup opakujte pro všechny požadované údaje. Ubírání položek do Nastavitelného pohledu 1. Ve stromové struktuøe zvolte vìtev Firmy/ Karty nebo Osoby/ Karty. 2. V pravé èásti okna v èásti Zobrazované položky vyberte požadovaný údaj (položku z adresy nebo jeden z existujících dodatkù). 3. Stisknìte tlaèítko se šipkou Vlevo pro odstranìní zvoleného údaje ze seznamu. Tento postup opakujte pro všechny požadované údaje. Nastavení poøadí položek do Nastavitelného pohledu 1. Ve stromové struktuøe zvolte vìtev Firmy/ Karty nebo Osoby/ Karty. 2. V pravé èásti okna v èásti Zobrazované položky vyberte požadovaný údaj (položku z adresy nebo jeden z existujících dodatkù). 3. Stisknìte tlaèítko se šipkou Nahoru pro posun zvoleného údaje o jednu pozici vzhùru v seznamu Zobrazovaných položek. Tlaèítko se šipkou Dolù posune zvolený údaj o jednu pozici níže. Tento postup opakujte pro všechny požadované údaje. POZNÁMKA Šipky se u pøíslušných tlaèítek objevují vždy v okamžiku, kdy lze pøíslušnou operaci provést (nezobrazí-li se, nejde operace se zvoleným údajem provést). Potvrzení nastavení 1. Stiskem tlaèítka OK provedené zmìny uložíte. Storno provedené zmìny neuloží.