Agenda Stuurgroep Shortstay op locatie
28 maart 2011 11.00 - 15.00 uur DUWO, Delft
Genodigden: Harrie Vos (SSH), Gijsbert Mul (DUWO), Jeroen Boonstra (intern. Housing office/Groningen), Dorota de Blanken (Stadswonen), Annemarieke van Ettinger – van Herk (Stadswonen), José Ros (SSHN), Harald Evers (Woonbedrijf/Vestide), Jan Harkema (Idealis), Frits Jansen (WonenBreburg), Noor Peels (WonenBreburg), Marcel Louwerse (SLS Wonen), Vincent Buitenhuis (Kences), Anneriek van Schie (Kences).
Programma 11.00 uur
Ontvangst bij DUWO op de Kanaalweg 4, 2628 EB Delft (015 - 2192200) Reguliere vergadering Stuurgroep Shortstay (zie agenda) Lunch
13.00 uur
Bezichtiging nieuwbouwcomplex Leeghwater West. Het gaat hier om 186 eenheden Shortstay in het hogere segment: IDF-containerbouw binnen twee jaar te realiseren. Bezichtiging Cesar Franck Liszt: Dit is een ombouw van een galerijflat van 4 kamerappartementen naar 1-op-3 onzelfstandig.
15.00 uur
Einde van de rondleiding.
Agenda 1.
Opening en aanvulling/vaststelling agenda
2.
Verslag 31 januari 2011 (bijlage I)
3.
Gezamenlijke inkoop inventaris, stukken worden nagezonden en/of ter vergadering uitgereikt.
4.
Shortstay-campuscontract, stukken worden nagezonden en/of ter vergadering uitgereikt.
5.
Het onderzoeksprogramma ‘De Rode Loper’ (voorheen Orange Carpet)
6.
Rondvraag
1
Concept verslag Stuurgroep Shortstay
31 januari 2011 13.00-15.00 uur Kences, Utrecht
Aanwezig: Harrie Vos (SSH), Jeroen Boonstra (intern. Housing office/Groningen), Dorota de Blanken (Stadswonen), José Ros (SSHN), Harald Evers (Woonbedrijf/Vestide), Jan Harkema (Idealis), Frits Jansen (WonenBreburg), Vincent Buitenhuis (Kences), Anneriek van Schie (Kences, verslag). Afwezig: Noor Peels (WonenBreburg), Annemarieke van Ettinger – van Herk (Stadswonen), Gijsbert Mul (DUWO).
1. Opening en vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag 27 oktober 2010 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Gezamenlijke inkoop inventaris Stand van zaken Vincent licht toe. We schrijven drie partijen aan om te komen tot een raamcontract voor levering van inventaris voor shortstay-kamers. Dat zijn geworden SVDV, Metamorfose en Instyle Concepts. We gaan er van uit dat we dit jaar tussen de 250 tot 450 kamers inrichten. Daarnaast voeren we gesprekken met ervaringsdeskundigen uit de hotelwereld (Lucas Petit, HosCom) en de vakantieparken (Johan Evelein, NVB) om ons goed voor te bereiden op de leverancierselectie. Vincent heeft in het eerste contact met deze deskundigen begrepen dat er met name voordelen te behalen zijn op de linnen pakketten. Dorota geeft aan dat ze daar graag meer informatie over wil in verband met het aanschaffen van dergelijke pakketten in september 2011. In het programma van eisen is de bureaustoel nog aangepast naar ‘niet-verstelbaar’ (verstelbaar is een optie). De planning is dat we na verzending van de uitvraagbrief binnen 6 weken de selectie afronden. Voor de selectie van de drie bureaus maakt Vincent een kort stappenplan, uitmondend in een selectiebijeenkomst van maximaal 2 dagdelen. De selectie wordt uitgevoerd door Dorota, José, Mireille Cijs (SSH) en Vincent. In de tussentijd is Stadswonen al met een aanbesteding begonnen aan de drie partijen voor 64 kamers. Dorota zal de stuurgroepleden inzage geven in de aanbestedingen, zij verwacht de offertes in week 6. Raamcontract Vincent zegt dat er onduidelijkheid is bestaan over de deelname van alle Kences deelnemers aan het raamcontract. Voor de opstelling van een dergelijk contract en het te behalen inkoopvoordeel is het van belang dat duidelijk wordt wie zich wil binden aan de te selecteren leverancier. Het is niet de bedoeling dat bij elk project een nieuwe aanbesteding volgt, anders heeft een raamcontract geen zin. De te selecteren leverancier moet een bepaalde periode 'preferred supplier' worden, na een uitgebreide voorselectie. Na wat discussie wordt uitgesproken dat als de uitkomst van de aanbesteding langs het bestuur gaat, de deelnemers zeker actief willen meedoen aan dit raamcontract. Sterker nog, het idee voor deze samenwerkingsvorm in de inkoop is gekomen uit deze stuurgroep. Het heeft echter ook te maken met bevoegdheden in de eigen organisatie. Daarnaast kan het geen kwaad om de geselecteerde leverancier scherp te houden door af en toe te evalueren en te vergelijken.
1
José (SSHN) en Jan (Idealis) geven aan zich niet op voor hand te willen binden maar per keer te willen kijken naar de verschillen tussen de nieuwe en de huidige leverancier(s). We praten door over de vorm van korting die we wensen. Harald geeft aan met een staffelkorting te willen werken. Harrie wil de reductie niet verbinden aan het aantal kamers maar aan een bepaalde omzet. Deze reductie moet apart worden vergoed. Op de factuur komt het gehele bedrag, zonder reductie. Hij heeft geen belang bij verdisconteerde reductie. Dit alles heeft te maken met het feit dat de huurcommissie verbiedt om de leegstandsopslag te verrekenen in de huur. Door de reductie apart te vergoeden ontstaat er toch wat speelruimte. Vincent wijst op het gevaar dat schuilt in het hebben uitstaan van veel korting, bijvoorbeeld bij een faillissement van de leverancier. Dat is op te lossen door te werken met een tussenrekening, desnoods bij Kences. Harrie vraagt of hij goed begrepen heeft dat er met één leverancier gewerkt gaat worden, ook als er andere onderleveranciers zijn (zoals voor het linnengoed). Vincent bevestigt dit. Vincent stelt voor bij de selectie uit te gaan van een aantal selectiefactoren: kwaliteit van product en levering, scherpe prijzen en boven een bepaalde omzet of een bepaald aantal kamers een reductie. Dorota geeft aan dat ook gekeken moet worden naar naleveringsprijzen, nalevering is niet automatisch voor dezelfde prijs. Dit geldt ook voor vervangingswaardes. Bestellingen Harald vraagt zich af hoe de bestellingen gaan verlopen en hoe deze worden bijgehouden. Vincent wil dit het liefst geregeld zien via een internet module: bestelling via een portaal van de leverancier en korting op een derdenrekening. Afschrijvingstermijn Harald wil weten welke afschrijvingstermijn er gehanteerd gaat worden. De huurcommissie accountant gaat uit van 5 tot 7,5 jaar. In de praktijk wordt meestal gewerkt met 10 jaar. Vincent gaat dit uitzoeken. 3a. Intermezzo Tijdens de vergadering komen spontaan twee onderwerpen aan de orde die niet op de agenda stonden. Interessante kennisuitwisseling die ook een plek verdient in het verslag: Lege en niet-roken kamers Jan vraagt of andere stuurgroepleden ook steeds meer aanvragen krijgen voor lege kamers. Dorota geeft aan dat hun experimentele aanbod van 10 lege units, niet gewaardeerd werd door de huurders. Jeroen merkt op dat Duitse huurders onder een lege kamer een gestoffeerde kamer verstaan en gemeubileerde kamer is voor hen een compleet ingerichte kamer. José bemerkt een stijging van de vraag naar niet-roken kamers. Harrie meldt dat de SSH alleen nietroken short stay verhuurt. Stadswonen heeft nu zowel roken als niet-roken short stay maar per 1 september wordt alles non-smoking. Aanwezigen vragen zich af of bij short stay woningen toestemming nodig is van de huurder om de woning te betreden, bijvoorbeeld om een rookmelder te repareren. Volgens Harrie is deze toestemming niet nodig het is immers geen reguliere Huurwet woning maar eerder vergelijkbaar met een vakantiewoning. Rookmelders Op 1 juli wordt het nieuwe bouwbesluit van kracht. Kences heeft hiervoor een Handreiking brandveiligheid voor studentenhuisvesting in de maak. Uitgangspunt in deze handreiking is dat er bij verhuur van meer dan 5 kamers in een pand of compartiment sprake is van kamergewijze verhuur. In dit geval zijn rookmelders op de kamers verplicht. Bij meer dan 8 kamers in een pand of compartiment is een BMI verplicht. (Zie voor meer informatie bijgevoegde bijlage) 4. Shortstay-campuscontract Stand van zaken Vincent licht toe. Er is witte rook gekomen uit de schoorstenen van de advocaten. Op basis van notities van zowel NGNB advocaten als Van Breevoort en Termeulen, kunnen we nu een gezamenlijke standpuntbepaling ter bespreking aanbieden. Dit heeft overigens ook mogelijke gevolgen voor het eerder vastgestelde begrippenkader. Uit deze notities volgt ook een lobbyagenda. In deze vergadering bespreken we de notities en bepalen ons gezamenlijke standpunt
2
Doelgroepen- en short stay contracten Vincent vraagt de aanwezigen wat zij op basis van de voorliggende adviezen, verhuur naar aard van korte duur als basis voor je bedrijfsvoering is riskant, graag veranderd zou willen hebben voor short stay. Momenteel wordt er door Kences gewerkt aan het Nationaal Akkoord Studentenhuisvesting (NAS) en één van de tien op te lossen knelpunten is de verrekening bij short stay. Harald meldt dat hij samen met Van Breevoort en Termeulen een contract aan het ontwikkelen is voor kenniswerkers die 2 tot 4 jaar kunnen huren, zonder dat er huurbescherming wordt opgebouwd. Het wordt een soort doelgroepen contract lijkend op het campuscontract maar dan met een uitloop en afrekenen. Alle contracten van een jaar of minder zijn short stay, alles daarboven campus of doelgroepen contract. Harald vindt dat short stay en doelgroepencontracten meegenomen moeten worden in de definitie van verhuur naar aard van korte duur. Labeling Volgens Vincent is het de bedoeling om de definitie van verhuur naar aard van korte duur op te rekken. Short stay hoort daar bij. Als dat niet lukt wordt het labeling, maximaal 1 jaar en afrekening. Dat is veel extra werk en niet conform de huidige praktijk. Jeroen stelt voor om te beginnen met labelen, daarna is verhuur naar aard van korte duur beter verdedigbaar. Vincent vraagt zich af of de PHD-kenniswerkers niet gezien kunnen worden als studenten. Aanpassing van het huidige campuscontract voor buitenlandse studenten kent weer het probleem van verkrijging van huurbescherming. Om problemen te voorkomen stelt Harald voor om apart te labelen voor short stay- en voor het doelgroepencontract. Harrie merkt op dat het gaat om de gemeente, zij moeten bepaalde woningen labelen voor short stay. Dorota bevestigd dit in Rotterdam heeft City Living met de gemeente gepraat over labeling. Afrekenen Harrie merkt op dat bij het ontbreken van recht op huurbescherming de huurprijs gespecificeerd zal moeten worden. Dit zegt echter nog niets over het afrekenen. Harrie benadrukt zijn voorkeur voor het niet afrekenen van short stay. Vincent geeft aan dat dit volgens de huidige wetgeving verplicht is. Actiepunten Vincent komt tot de volgende actiepunten: a. met medewerking van de gemeenten worden woningen voor short stay en doelgroepcontracten gelabeld; b. de definitie verhuur naar aard van korte duur moet worden opgerekt. De wettekst moet worden aangepast en geformaliseerd; c. het onderbrengen van kosten (technische mensen, btw) in de huurspecificatie. Dit laten we uitzoeken door Tanja de Groot van Van Breevoort en Termeulen. Daarna zoeken we een huurcommissie die de nieuwe vorm van specificeren onderschrijft. Uitgangspunten zijn hierbij eenvoudig en doeltreffend; d. afrekenen moeten we nu wel, maar willen we niet, in combinatie met actiepunt c. Inventarisatie Jeroen wil graag weten door wie er wel wordt afgerekend en hoe er wordt gefinancierd. Harald stuur het doelgroepen contract aan de stuurgroepleden. Hij rekent 5% extra op de servicekosten, als administratiekosten. Dorota meldt dat Stadswonen begonnen is met het opstellen van een uniform short stay contract voor alle partijen (uitgangspunt is het contract met InHolland) Vincent stelt voor om de wijze van afrekening en financiering alsmede de verschillen in de contracten bij de stuurgroep leden te inventariseren en de resultaten in de bijeenkomst van 17 oktober in Groningen te presenteren.
3
5. De Rode Loper Stand van zaken Vincent licht toe. Het onderzoeksprogramma ‘De Rode Loper’ (voorheen Orange Carpet) is van start gegaan. We zijn bezig met de voorbereidingen voor het onderzoek naar de informatievoorziening over huisvesting aan internationale studenten. We hebben offerte gevraagd bij Labyrinth. De interne projectleider wordt Jesse van Mourik (SSH) die veel voorbereidend werk zal verrichten. Bijgaand de offerte van Labyrinth ter kennisname. Harald merkt op dat voorkomen moet worden dat short stayers twee maal benaderd worden voor informatie. Door Vestide worden ze al gevraagd mee te werken aan de woonmonitor over de kwaliteit van de huisvesting. Afgesproken wordt om zoveel mogelijk bestaande bronnen van deelnemers en universiteiten te gebruiken. Ook het gebruik van Videx is een optie. Als alle onderzoeksresultaten bekend zijn wordt er een presentatie georganiseerd. 6. Rondvraag Vincent meldt dat er een in opdracht van Kences door TNO een onderzoek wordt gestart naar de (economische en maatschappelijke) meerwaarde van internationale studenten voor Nederland. Het resultaat wordt eind 2011 verwacht. Harald vraagt in het kader van de DAEB of bijdragen tbv huisvesting van de TU aan internationale studenten gezien moeten worden als inkomen. Vincent antwoord dat zolang er geen inkomstenbelasting wordt betaald over de bijdrage, het gezien moet worden als een onkosten vergoeding en niet als inkomen. Immers, de formele term in de 33k-regeling is ‘verzamelinkomen’. Harald wil ook graag weten hoe binnen de DAEB moet worden omgegaan met AIO's die per 1 juli binnenkomen. Vincent antwoord dat wordt gekeken naar het verzamelinkomen in het jaar waarin de huurovereenkomst wordt aangegaan. Vanaf 1 juli is dat bijvoorbeeld 6 x het AIO inkomen (ervan uitgaande dat in de maanden daaraan voorafgaand geen geld in Nederland is verdiend). Dorota adviseert hiervan wel een administratie bij te houden, je moet wat kunnen laten zien. Jan stuurt aan de stuurgroepleden de werkinstructie die Idealis over dit onderwerp van PWC heeft gekregen. Vincent dankt iedereen voor zijn/haar inbreng en sluit de vergadering om 15.00 uur.
4
