Sturen met inzicht op basis van managementinformatie Conferentie bedrijfsvoering VOSABB Eemnes 16 april 2008
InfoTopics
Jong bedrijf met veel ervaring – – – –
Focus op onderwijs Focus op managementinformatievoorziening Focus op Microsoft technologie Resulteert in levering van EduTopics
Klanten in het onderwijs: – – – – – –
Stichting de Haagse Scholen Prosco /Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam Onderwijsbureau Meppel Onderwijsbureau Twente AMOS / Bijzonderwijs Hogeschool Utrecht
Agenda
Kenmerken proces van informatievoorziening Aandachtspunten voor een succesvol managementinformatiesysteem EduTopics: generieke maatwerkoplossing voor het onderwijs
1
Informatievoorziening: een proces Implementeren - mensenwerk Bedrijfskunde én ICT
Systeemontwikkeling - technologie
Verbeter Cyclus
(deming/PDCA -Cycle)
1. Plannen Wat wil je dat er gaat gebeuren?
4. Verbeteren
2. Uitvoeren
Neem actie om processen te verbeteren
Voer de plannen uit
3. Bestudeer Bestudeer de resultaten
Performance Management Cyclus 1. Plannen Wat wil je dat er gaat gebeuren?
2. Uitvoeren Voer de plannen uit
4. Verbeteren Neem verbeter acties
MIS 3a. Monitoring 3b. Analyseren
Wat gebeurt er?
Waarom is iets gebeurd?
2
Kenmerken van het proces
Relatief nieuw in het onderwijs – –
Verschillende doelgroepen betrokken – –
Nog geen onderdeel van de cultuur Verantwoorden én beleid Managers en staf (generalisten en specialisten) Verschillende hiërarchische niveaus
Veranderende informatiebehoefte – – –
Veranderingen gaan sneller Hoge mate bepaald door politiek en overheid Wordt (nog) niet door alle betrokkenen gevoeld
Veranderende vastlegging van gegevens
→Stelt hoge eisen aan MIS en implementatie
Agenda
Kenmerken proces van informatievoorziening Aandachtspunten voor een succesvol managementinformatiesysteem EduTopics: generieke maatwerkoplossing voor het onderwijs
Problems encountered (from The OLAP Survey) % of total Company politics
36.9%
Poor quality data
33.5%
Requirements changed before project was completed
23.8%
Could not agree on requirements
21.5%
Organisatiefactoren” zijn veel vaker een Could not handle the data volumes with acceptable performance dan techniek. Query performance toofaalfactor slow Administrative or security “issues
Unable to get data from some systems
16.2% 16.0% 12.8% 12.3%
Missing key product features
9.7%
Too hard to use
6.8%
Unreliable software
6.0%
Other (specify)
7.6%
No significant problems (excludes any of the above)
20.4%
3
Implementatie MIS is besturingsvraagstuk Sponsor/projecteigenaar
uit de ‘business’ voldoende bevoegdheden/mandaat voor verandering
– –
Start met bedrijfskundig georienteerd projectteam
Bedrijfsprocessen en informatievraag als uitgangspunt Focus op gebruikers
– –
Afstemming business en ICT is absolute noodzaak
ICT vroegtijdig betrekken Kennis opbouw specifieke ICT aspecten MIS
– –
Veel aandacht voor implementatie,
een rapport is het begin en niet het einde van een MIS project
–
MIS is geen registratie systeem MIS
OLTP
optimaal voor bevraging actueel en historisch detail en aggregatie data integratie alleen lezen grote hoeveelheden data
• • • • • •
• • • • • •
optimaal voor eenduidige registratie actueel (realtime) detail geen data integratie lezen en schrijven Geringe omvang database
•
Andere wijze van datamodellering
•
Andere dynamiek
•
Andere ‘demo/test data’
•
Vraagt andere ontwikkelaanpak
One size fits nobody detail ad-hoc
controleerbaarheid
flexibel
frequentie
gebr.vriendelijk
Manager Specialist
portabiliteit
snelheid
analyse
• Er is niet 1 tool die alle doelgroepen kan ondersteunen • Verschillende manieren van presenteren / analyseren noodzakelijk • Wel gebruik maken van 1 datamodel !
4
One size fits nobody
Gevaar van ‘kachelpijp oplossingen’
Eiland oplossingen – –
Geen integratie van data Geen integratie van tooling
Slechte performance
Geen geintegreerde dataopslag
–
– – –
Bevragen OLTP data modellen Vaak snelle start, maar ook voortijdig einde Slecht onderhoudbaar Slecht controleerbaar (blackbox)
Project aanpak
Houd voorgaande suggesties in het oog MI projecten zijn niet eindig, aanpassen scope Maak gebruik van een iteratieve projectaanpak Denk groot, start klein….. maar start!
5
Agenda
Kenmerken proces van informatievoorziening Aandachtspunten voor een succesvol managementinformatiesysteem EduTopics: generieke maatwerkoplossing voor het onderwijs
EduTopics
Effectieve informatievoorziening – – –
Actuele, consistentie informatie in het juiste format voor de verschillende strategische niveaus Transparantie en kwaliteitsverbetering Integraal onderdeel dagelijkse bedrijfsvoering
Efficiënte informatievoorziening – – –
Terugdringen handwerk Handwerk met toegevoegde waarde Kostenbesparing
Unieke kenmerken EduTopics Generieke MI oplossing voor het onderwijs
– – –
Te configureren naar eigen organisatie
– – –
Bedrijfsgerichte datamodellen (i.p.v. bronsysteem gericht) Integratie van informatie (datawarehouse) Standaard koppeling naar databronnen (stekkers) Keuze interface Maatwerk bronsystemen Eigen definities
Dagelijkse automatische verwerking informatie Flexibel naar doelgroepen (inhoud,vorm en frequentie) Unieke autorisatiemogelijkheden Vaste licentie en onderhoudskosten EduTopics Netwerk
6
Bedrijfsgerichte modellen:
P modellen
Bedrijfsmodellen en bronsysteemstekkers Organisatie en tijd voor integratie
EduTopics Configuratie -Organisatie -Tijd -Autorisatie - parameters
Personeel
Bedrijfsmodel georiënteerd
Bronsysteem Stekker
Bronsysteem georienteerd
Personeel,financieel & integratie Voorbeeld integraal: opleidingskosten per fte
Integrale informatie
EduTopics Configuratie -Organisatie -Tijd -Autorisatie - parameters
Personeel
Financieel
Bronsysteem Stekker
Bronsysteem Stekker
Meerdere modellen Voorbeeld integraal: Leerlingen/m2; huisvestingskosten/m2; Aantal leerlingen per fte
Integrale informatie
EduTopics Configuratie -Organisatie -Tijd -Autorisatie - parameters
Personeel
Financieel
Onderwijs & Kwaliteit
Huisvesting
Bronsysteem Stekker
Bronsysteem Stekker
Bronsysteem Stekker
Bronsysteem Stekker
7
Bestaande stekkers
Personeel
Financiën
Leerling/student systemen
–
–
– – –
Edukaat, Caso, Hris, Gemal Exact ,Finall, AccountView, Axapta Esis, Parnassys @VO Osiris (in ontwikkeling)
Oktober-tellingen Huisvesting
IBG (BRON VO)
–
IBIS MAIN
Voorbeelden
Vragen / opmerkingen Demo
Voor vragen of informatie:
[email protected] www.infotopics.nl 0541-532010 0645676240
8
