Beleidsplan i.k.v. 1e Swim to Fight Cancer Apeldoorn
Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn (StFC055 op logo en sociale media) Swim tot Fight Cancer is een recreatief zwemevent in open water in een stadsdecor waarbij deelnemers en teams zoveel mogelijk donaties ophalen voor Fight cancer, een stichting die fondsen werft voor wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie via KWF Kankerbestrijding. Fight cancer wil met name jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: Aansporen tot actie.
Fight cancer Swim to Fight Cancer is een initiatief van de stichting Fight cancer. Fight cancer is een jonge en eigenzinnige stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor het KWF Kankerbestrijding. Onder het motto ‘ Love life. Fight Cancer’ laten zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireren zij mensen om mee te doen. Fight Cancer wil jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie in de vorm van zogenaamde fellowships. Een fellowship is een persoonlijke beurs voor jonge, talentvolle artsen en onderzoekers, waarvan we verwachten dat ze een belangrijke rol zullen gaan spelen in het kankeronderzoek in Nederland. Why Fight? -Eén op de drie mensen krijgt kanker. -In totaal krijgen in Nederland meer dan 100.000 mensen per jaar kanker. -Dit zijn 12 mensen per uur.
Swim to Fight Cancer Het idee van ‘zwemmen voor Fight cancer’ is een idee van de stichting Fight cancer en twee mensen die onder de indruk waren van Amsterdam City Swim en hetzelfde idee in ’s-Hertogenbosch wilden opzetten, met als doel geld op te halen voor Fight cancer. Artishock events & marketing in ’s-Hertogenbosch is in februari 2014 benaderd door deze twee mensen om op eigen risico het idee te vertalen naar een concept en vervolgens het concept te vertalen in een kostendekkende organisatie. Doel was 500 deelnemers en minimaal € 150.000,-- aan donatiegeld. Het werden 561 deelnemers die gezamenlijk € 515.000,-- aan donaties ophaalden. Hun visie is: We willen met een onderscheidend en uitdagend evenement in een verrassend decor, en met een sterke boodschap, maximale aandacht voor onze missie generen. Onze droomambitie is om Swim to Fight Cancer jaarlijks uit te breiden naar een andere provincie of andere provincies zodat we op termijn in een zelfde periode in alle provincies in Nederland gezamenlijk de strijd aangaan tegen kanker en een astronomisch bedrag voor kankeronderzoek en preventie kunnen ophalen. Deze droom komt langzaam uit nu in 2016 ook een Swim to Fight Cancer wordt georganiseerd in o.a. Haarlem, Dordrecht en Apeldoorn.
1
Hun missie is: Swim to Fight Cancer is een zwemevent waarbij deelnemers, alleen of in een team zoveel mogelijk geld bijeen brengen voor kankeronderzoek waarmee zij een bijdrage leveren aan het gevecht tegen kanker zodat op een dag de ziekte niet meer dodelijk is. Samen zetten wij ons in voor een wereld waarin kanker geen dodelijke ziekte meer hoeft te zijn.
Swim to Fight Cancer Apeldoorn Fight cancer en Artishock hebben Accres Apeldoorn B.V. benaderd om aan dit initiatief in Apeldoorn uitvoering te geven conform hun naar voorbeeld en (huis)stijl. Hiertoe heeft Accres een intentieverklaring getekend en het initiatief genomen om een stichting op te richten waarbij de stichting als directe partner van Fight cancer en Artishock zal gaan optreden, waarbij Accres de stichting zal ondersteunen bij de organisatie van het event. NB. -De inhoudelijkheid van de samenwerkingsovereenkomst waarover Fight Cancer /Artishock spreken in de intentieovereenkomst is verwerkt in de bijlage bij de Intentieovereenkomst. -Alvorens de intentie tot samenwerking is getekend is bij Waterschap Vallei en Veluwe te rade gegaan of het water in het Apeldoorns Kanaal in principe geschikt is.
Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn Naar voorbeeld van ’s-Hertogenbosch is een stichting opgericht . Het doel van de stichting zoals is omschreven in de oprichtingsakte luidt: Het generen van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: -de organisatie van een zwemevenement waarbij deelnemers, alleen of in een team zoveel mogelijk geld bijeen brengen voor kankeronderzoek, waarmee zij een bijdrage leveren aan het gevecht tegen kanker zodat op een dag de ziekte niet meer dodelijk is; -het ontplooien van activiteiten die direct of indirect bijdragen aan de verwezenlijking van haar doelstelling, en -het aanwenden van alle wettige middelen, die tot het bereiken van boven omschreven doel bevorderlijk zijn of daarmee verband houden. Taak van de stichting is: Organisatie van een unieke zwemtocht (ca. 1.500 meter) door natuurlijk buitenwater in het centrum van Apeldoorn, onder de naam ‘Swim to Fight Cancer Apeldoorn’. De eerste editie is op zondag 18 september 2016 waarbij gezwommen wordt in het Apeldoorns Kanaal tussen de Deventerstraat en Molenstraat. ‘Swim to Fight Cancer Apeldoorn’ is een zwemevent waarbij iedere deelnemer die zich inschrijft daarnaast zoveel mogelijk donaties ophaalt voor Fight cancer. Het streven is om minimaal 400 deelnemers te krijgen en een meervoud aan bezoekers. Belangrijk uitgangspunt van de stichting is dat zij zuiver en integer wil handelen met betrekking tot de grote verantwoordelijkheid die zij heeft ten aanzien van de deelnemers, donateurs, sponsoren en de kankerpatiënten. Zij wil daartoe transparent zijn. Met deze transparantie bedoelt zij met name dat de totale opbrengst ten goede
2
komt aan de stichting Fight cancer, op de volgende wijze: Swim to Fight Cancer Apeldoorn kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen: 1. Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie van het event en eventuele opstartkosten voor het komende jaar; 2. Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer. Na afloop van het event wordt de eerste stand doorgegeven. Vier weken na het event wordt het definitieve totale donatiebedrag openbaar gemaakt en overgemaakt aan de stichting Fight Cancer. Het bestuur kan besluiten het evenement geen doorgang te laten vinden indien bijzondere omstandigheden daartoe leiden. Extreem weer of een slechte waterkwaliteit zijn voorbeelden van bijzondere omstandigheden. In voorkomend geval zal geen restitutie van betaalde deelnemersgelden plaats vinden omdat een andere datum gezocht zal worden voor het evenement. NB. De stichting is d.d. 3 februari 2016 opgericht en staat geregistreerd onder RSIN 856037370, SBI-code 94996, KvK 65249828
ANBI Voor de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn zal de ANBI/status worden aangevraagd: ANBI = Algemeen Nut Beogende Instelling. Hierdoor zijn de donaties aan Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn en donaties door Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn vrijgesteld van schenkbelasting. De donaties komen dus via de stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn, zonder heffing van schenkbelasting, volledig ten goede aan Stichting Fight Cancer. Donateurs kunnen ook gebruik maken van belastingvoordelen met betrekking tot de gedane giften aan Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn. Particuliere donateurs van een ANBI kunnen hun giften onder voorwaarden aftrekken van de inkomstenbelasting. Ook voor ondernemingen is het mogelijk om hun giften onder voorwaarden af te trekken van de vennootschapsbelasting.
Financieel De financiële missie is zoveel mogelijk geld op te halen voor Fight cancer door de organisatiekosten zo laag mogelijk te houden i.s.m. sponsoren en de deelnemers zo mogelijk te faciliteren om zoveel mogelijk donaties te werven. De uitdaging is om het inschrijfgeld zo laag mogelijk houden zodat het geen drempel oproept om deel te nemen. Alternatief hierbij is sponsors te werven voor inschrijfgelden. Vanuit de inschrijfgelden en de sponsorbijdrage zullen de kosten gedekt moeten worden en mogelijk een bedrag gereserveerd moeten worden voor de opstart van een volgende editie. Om de risico’s in 2016 zo klein mogelijk te houden voert de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn het beleid dat uitgaven pas worden gedaan als er inkomsten zijn en daarnaast wordt gestreefd naar een optimale kostenbeheersing.
3
Op grond van de eerste reacties en het emotionele karakter van het event is redelijkerwijs is te verwachten dat bij inzet op sponsorwerving het haalbaar is het event kostendekkend neer te zetten. Op basis van geactualiseerde begroting en de voortgang van de voorbereidingen zullen GO/NO GO momenten worden gepland: januari, maart, mei, juli 2016. Tot aan het GO-moment worden geen uitgaven gedaan of verplichtingen aan gegaan die niet kunnen worden geannuleerd. Met uitzondering voor: -Leges i.v.m. oprichting stichting en vergunningen; -Opstart website; -Communicatie; -Projectleiding. Afhankelijk van de eerste resultaten omtrent sponsoring, zal tijdens GO/NO GO moment(en) de individuele deelnemersbijdrage, voorlopig € 100,--, definitief worden vastgesteld. Zo mogelijk zal deze worden verlaagd om deze bijdrage geen drempel voor deelnamen op te laten roepen i.r.t. de persoonlijke voorzieningen (zoals zwemsuit) die moeten worden getroffen. NB. Tijdens de editie 2016 zal inzichtelijk gemaakt worden of het interessant is om in de toekomst een tweede stichting op te richten in verband met het terugvorderen van BTW.
Marketing Join the Fight! De centrale gedachte is: het genereren van zoveel mogelijk aandacht voor het goede doel, met als aanleiding het event van Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn, zodat na verloop van tijd steeds meer mensen deelnemen aan dit bijzondere event en daarmee ook geld ophalen voor het goede doel. Het doel van Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn is dat Apeldoorn e.o. opstaat tegen kanker. Emotie en storytelling zullen essentiële middelen zijn bij dit event. De emotie die kanker met zich mee brengt is trigger voor deelname en sponsoring en storytelling stimuleert de donaties aan de deelnemers. De insteek om dit realiseren door o.a. het creëren van een community (via site en (sociale) media) waarin mensen hun verhaal delen en hun beweegreden om deelname kunnen benoemen. Met een mix aan middelen zal de marketing / communicatie / public relations zich richten op een aantal doelgroepen: -vergunningverleners / subsidiegevers -bedrijven, voor sponsoring in euro’s / natura en deelname via (bedrijven)teams -individuele deelnemers -publiek, t.b.v. donaties en aanwezigheid tijdens event -omwonenden van de event-locatie Een plan en planning zal in de loop van de voorbereiding worden uitgewerkt. Sponsorwerving / info voor bedrijfsleven 4
Naar voorbeeld van ’s-Hertogenbosch is een ‘Info voor bedrijfsleven’ gemaakt. Naar gelang de plannen vorm krijgen zal ook de wensenlijst in natura zaken concreter worden. Sponsoring richt zich met name op de dekking van de kosten voor de realisatie van het event. Naast sponsoring is het streven om het bedrijfsleven aan te sporen tot het ontwikkelen van benefietactiviteiten. Naar keuze van de ondernemer komen de opbrengsten ten goede aan de noodzakelijke organisatie of gaan rechtstreeks naar het goede doel. Deelname (voorwaarden) Zie op de website apeldoorn.swimtofightcancer.nl hoe deelnemers zich kunnen aanmelden en hoe de stand van donaties worden bij gehouden. Naar voorbeeld van ’s-Hertogenbosch en in afstemming met Waterschap Vallei en Veluwe zijn de Deelname Voorwaarden aangepast.
Uitvoering V.w.b. plan van uitvoering op de dag zelf wordt verwezen naar de presentatie (in woorden) van het Wedstrijdplan en de globale inrichting van de locatie, waarbij de concentratie ligt rond de Fietsbrug De Freule en het Havenpark. In de komende periode zal dit concreter in woorden en schets visueel worden gemaakt.
Organisatie A. Bestuur (leden): Voorzitter: Hans Verbeek, De Bron 3, 7325 HS Apeldoorn,
[email protected] Penningmeester: Richard van Leeuwen, AACC, accountancy & belastingadvies, Postbus 1433, 7301 BR Apeldoorn,
[email protected] Vicevoorzitter/Secretaris: Krista Walter, De Goede Woning, Postbus 468, 7300 AL Apeldoorn,
[email protected], Lid: Angelique Hommes-Kuijer, Nysingh advocaten-notarissen, Postbus 10100, 7301 GC Apeldoorn,
[email protected]; Lid: Anne Fokke de Vries,
[email protected] of
[email protected] Taken bestuur: 1. Voor alle leden geldt: -Verantwoordelijk dragen voor het beleid -Belangen van stichting behartigen -Namens stichting naar buiten treden (boegbeeld) -Netwerken met bedrijfsleven en eventueel gemeenten in de regio -Werven van sponsors, suppliers en bedrijventeams -Contacten met leden Comité van Aanbeveling -Beheer van het vermogen van de Stichting 2. Voorzitter: -Leiding geven aan de stichting -Bestuursvergaderingen leiden -Vergadering voorbereiden i.s.m. projectleider en/of projectbureau
5
-Tekenbevoegdheid namens met bestuur samen met vice-voorzitter of penningmeester -Aanspreekpunt crisiscommunicatie en calamiteiten -Aanspreekpunt voor Accres en projectleider -Structureel voortgangsoverleg met de projectleider -Voorzitter Stuurgroep 3. Vicevoorzitter -Vervangen van de voorzitter bij diens ontstentenis met alle bevoegdheden -Tekenbevoegdheid namens het bestuur samen met voorzitter en/of penningmeester 4. Penningmeester: -beheer geldmiddelen en geldstroom -aansturen financiële administratie -begroting i.o.m. projectleider -jaarverslag (i.s.m. projectleider)+ financieel jaarverslag -indien nodig: aangiften BTW en anderszins -bewaken (en onderhouden) van contacten met iDEAL/Buckaroo / JoinAll (delegeren aan financiële administratie - Tekenbevoegdheid namens het bestuur samen met voorzitter of vicevoorzitter B. Projectleider: Taken (op hoofdlijnen) -leiding projectgroep -conceptbewaking -organisatie en productie van het event -organisatie en productie side ‘events’ -secretariaat i.c.m. financiële administratie event -opstellen en uitvoeren PR, communicatie en marketingplan -opstellen uitvoeren sponsorplan -opstellen en uitvoeren calamiteitenplan met betrokken partijen -contacten met Fighters, ambassadeurs, sponsoren, vrijwilligers -onderhandelen en aansturen leveranciers -opvolgen overeenkomsten met gemeente, waterschap, sponsors, subsidiegevers, e.d. -uitvoerend secretariaat bestuur -ondersteuning en advisering bestuur -structureel voortgangsoverleg met de voorzitter -lid stuurgroep De projectleider is bevoegd om binnen de begroting en binnen de beperkende regel omtrent GO/NO Go moment te handelen.
C. Taak/rol Accres Accres is de initiatiefnemer en prominente sponsor van de opstart van Swim to Fight Cancer Apeldoorn. Na overdracht van haar taak aan de stichting is zij sponsor in natura via inzet van uitvoerende medewerkers in de uitvoering/productie via de projectgroep. In de persoon van Hoofd Sportstimulering is Accres lid van de Stuurgroep en verbonden met de stichting. 6
In haar notitie ‘Totstandkoming’ d.d. 22 oktober 2015 heeft Accres haar aandeel en garantstelling beschreven. D. Projectgroep Zie de bijlage: Indeling Projectgroep E. Stuurgroep Hierin hebben zitting: Voorzitter stichting, projectleider en Hoofd Sportstimulering van Accres. In de stuurgroep komen aan de orde: Beslissingen in hoofdlijnen die verder rijken dan de al vastgestelde plannen / begroting en niet kunnen wachten op te nemen besluit in eerstvolgende bestuursvergadering. F. Taken Fight cancer *) -Heldere omschrijving doel van donatiegelden -Lobby voor relevante bruikbare contacten vanuit netwerk Fight cancer: sponsors, Fighters, boegbeelden, bekende Nederlanders die deelnemen e.d. -Uitdragen van het event en andere relevante activiteiten via bestaande communicatiekanalen van Fight cancer: website, social media, nieuwsbrieven -Idem via KWF, waar mogelijk -Aanspreekpunt voor KWF -Limore Noach is vanuit Fight cancer aanspreekpunt voor bestuur en projectleider -Inbreng bij communicatie- en sponsorplan via bestuur en/of projectleider -Aanwezig bij relevante sponsorbijeenkomsten en bestuursvergaderingen, indien nodig G. Rol Artishock *) -Corporate zaken Swim te Fight Cancer -Adviesrol -Bewaken eventconcept en eenheid in uitstraling -Coördinatie projectleiders deelnemende steden en gezamenlijke inkoop -Ondersteuning bij opzet -Ondersteuning bij uitvoering organisatie, communicatie en vormgeving *) -Onder verwijzing naar intentieverklaring Accres/Swim to Fight/Artishock
Comité van Aanbeveling Leden: -Guus van Kleef, directeur Omroep Gelderland -Carla Maessen, general manager Bilderberg Hotel De Keizerskroon -Clemens Cornielje, Commissaris van de Koning Gelderland -Harm Bruins Slot, oud-burgemeester van Apeldoorn, oud voorzitter Raad van Toezicht KWF Kankerbestrijding Taak: Ambassadeur van de stichting en het “openen deuren” in belang van: -sponsoring organisatiekosten -promotie deelname, donatie e.d. -waar mogelijk, representatie tijdens benefietbijeenkomsten, event, e.d. 7
Toekomst Vooralsnog richt Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn zich op de realisatie van het event d.d. 18 september 2016. Omstreeks augustus/september 2016, of eerder indien daartoe aanleiding bestaat, oriënteert het bestuur zich op voorzetting van het event in Apeldoorn voor de jaren erna en willekeurige structuur. E.e.a. is afhankelijk van: -ondersteuning en deelname vanuit bedrijfsleven en belangstelling van deelnemers en resultaat donaties. -eventuele contacten met of belangstelling vanuit andere gemeenten (met open water) in de regio.
Vergaderfrequentie bestuur Het bestuur komt in aanloop 1x per maand bijeen en verhoogd zo nodig medio 2016 de frequentie.
Gewijzigd d.d. 9 november 2015 Gewijzigd d.d. 14 december 2015 n.a.v. opmerkingen/aanvullingen Limore Noach, Fight Cancer Gewijzigd 16 december 2015 na bespreking in het bestuur i.o. Gewijzigd 31 maart 2016 n.a.v. voortgang.
8
