STICHTING STIMULAR NEEMT HAAR MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID Onderbouwing bij Zelfverklaring NEN-ISO 26000:2010 juli 2015, versie 2 ZELFVERKLARING ISO 26000 Stichting Stimular past de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000:2010, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe. Onze zelfverklaring is gebaseerd op onderzoek naar de toepassing van ISO 26000 door onze organisatie, aan de hand van het proces beschreven in NPR 9026+C1:2012. De resultaten van dit onderzoek zijn beoordeeld door een collega die niet bij het onderzoek is betrokken en vervolgens vastgelegd in dit rapport. Dit is de eerste keer dat Stimular het onderzoek naar de toepassing van ISO 26000 binnen de eigen organisatie heeft uitgevoerd. Het onderzoek en de beoordeling gaan we minimaal tweejaarlijks uitvoeren. In dit rapport beschrijven en onderbouwen we de gemaakte keuzes ten aanzien van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende onderdelen van ISO 26000: 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO 2. Identificeren en betrekken van stakeholders 3. De zeven MVO-kernthema’s en 37 MVO-onderwerpen 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie Het onderzoek heeft enkele verbeterpunten aan het licht gebracht. Deze staan in de actielijst in bijlage 1. Betrokkenen: Onderzoeker: Marlies Peschier Beoordelaar: Stefan Romijn Ondertekenaar: Adriaan van Engelen
1
MVO IN BEDRIJFSMISSIE EN STRATEGIE Stimular is de werkplaats voor Duurzaam Ondernemen. Maatschappelijke verantwoordelijkheid staat centraal in onze bedrijfsmissie en strategie. Onze missie Stichting Stimular vertaalt de groeiende vraag om duurzaamheid naar praktische instrumenten en werkwijzen voor MKB-bedrijven, brancheverenigingen, overheidsorganisaties en zorgaanbieders. Tips en praktijkervaringen delen we via DuurzaamMKB.nl en DuurzameBedrijfsvoeringOverheden.nl Ons doel is dat ondernemers en managers in alle beslissingen duurzaamheid meenemen. Kenmerken van onze werkwijze zijn maatwerk, heldere communicatie en inspirerende contacten met ondernemers. Ook binnen de eigen organisatie werken we aan het verminderen van onze milieubelasting, een goede werksfeer en persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers.
Onze strategie We ondersteunen bedrijven met het opstellen van onder andere energiebesparingsplannen, CO2-footprints, duurzaamheidsverslagen, MVOzelfverklaringen, ketenanalyses, levenscyclusanalyses en documenten voor het behalen van milieucertificaten. We werken vaak samen met overheden en brancheorganisaties. Zo bereiken we de vele ondernemers en managers die interesse hebben in duurzaamheid maar concrete aanknopingspunten missen. Bedrijven en organisaties maken een vliegende start met onze praktische instrumenten zoals de Milieubarometer, MVObalans en Kansen bij Verkassen. We ontwikkelen ook branchespecifieke scans en keurmerken voor MVO en Duurzaam Ondernemen.
2
1. PRINCIPES VAN MVO Stimular onderschrijft de zeven principes van MVO. Hiermee geven wij invulling aan het MVO-kernthema “behoorlijk bestuur”. Rekenschap afleggen Wij leggen jaarlijks rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Het jaarlijkse duurzaamheidsverslag beschrijft onze duurzaamheidsprestaties, onderbouwd met prestatiescores van meerdere jaren achtereen. Zie www.stimular.nl/onze_duurzaamheid Transparantie Wij zijn transparant in onze besluiten en activiteiten die een effect hebben op de maatschappij en het milieu. Ons duurzaamheidsdoelen en het jaarlijkse duurzaamheidsverslag zijn voor alle stakeholders direct toegankelijk via internet. Ethisch gedrag Ons gedrag is gebaseerd op de waarden oprechtheid, rechtvaardigheid en integriteit. We hebben een interne vertrouwenspersoon waarmee onethisch gedrag kan worden besproken en aangepakt. Respect voor belangen van stakeholders Wij respecteren de belangen van stakeholders en spelen actief op deze belangen in. We zijn continu in gesprek met stakeholders over hun wensen en behoeften en richten onze activiteiten op het invullen ervan. Respect voor wet- en regelgeving Wij voldoen aan alle voor ons geldende wet- en regelgeving en volgen ontwikkelingen in wettelijke verplichtingen. Respect voor internationale gedragsnormen Wij respecteren internationale gedragsnormen en vermijden medeplichtig te worden aan activiteiten van andere organisaties die niet in overeenstemming zijn met internationale gedragsnormen. Respect voor mensenrechten Wij respecteren mensenrechten. Wij erkennen dat deze rechten altijd en overal gelden en handelen daar ook naar.
3
2. IDENTIFICEREN EN BETREKKEN STAKEHOLDERS Als duurzaamheidsspecialisten hebben wij zelf een inschatting gemaakt van de verwachtingen van de maatschappij ten aanzien van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en effecten die we moeten beheersen (zie paragraaf 3). Ter aanvulling zijn de belangrijkste stakeholders van Stimular in kaart gebracht. Daarbij hebben we de volgende vragen gebruikt: Wie kan positief of negatief worden beïnvloed door onze besluiten of activiteiten? Wie kan ons helpen specifieke effecten aan de orde te stellen? Belangrijkste stakeholders van Stimular Intern: Overig: Medewerkers Stagiairs Bestuursleden Verhuurder Andere bedrijven in het Klanten: verzamelpand MKB-bedrijven Brancheverenigingen Overheidsorganisaties Zorgaanbieders Betrekken van stakeholders De medewerkers zijn volop betrokken bij het formuleren van doelen en activiteiten in het kader van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Binnen onze kleine organisatie is voldoende ruimte voor de inbreng van elke medewerker, bijvoorbeeld in het tweewekelijks werkoverleg of het individuele ProcesCoachgesprek dat elke kwartaal wordt gevoerd. Voorbeelden: Een adviseur van Stimular is ProcesCoach en tevens vertrouwenspersoon. Elk kwartaal heeft zij een individueel gesprek met alle medewerkers over de voortgang van het werk, samenwerking binnen het team en arbeidsomstandigheden. Alle medewerkers dragen elk jaar maatschappelijke doelen aan om in te investeren. Medewerkers zijn veelal actief betrokken bij het betreffende doel. Aan bestuursleden is tot nu toe niet expliciet gevraagd wat hun verwachtingen zijn ten aanzien van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit zetten we op de agenda van de bestuursvergadering. Met klanten zijn we continu in gesprek over hun wensen en behoeften op het gebied van duurzaamheid, zodat we daar optimaal op kunnen inspelen met onze dienstverlening. We brengen ons duurzaamheidsverslag onder de aandacht van onze klanten via onze digitale nieuwsbrief en in een bijlage over onze duurzaamheid bij offertes. Uit uitspraken van opdrachtgevers blijkt dat ze ons interne duurzaamheidsbeleid positief waarderen. Voorbeeld: De Gemeente Maassluis spreekt haar waardering uit voor dat we met het Openbaar Vervoer naar het gemeentehuis komen.
4
Tot nu toe voeren we met klanten geen actieve dialoog over ons beleid en onze resultaten op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dat is een verbeterpunt. De doelen van deze stakeholderdialoog zijn: Toetsen hoe zij onze MVO-prestaties beoordelen; Extra ideeën te krijgen voor duurzaamheidsmaatregelen; Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden. Ook met stagiairs, verhuurder en andere bedrijven in het verzamelpand voeren we geen dialoog over ons MVO-beleid. We starten met een dialoog met onze klanten. Later willen we ook deze stakeholders betrekken.
5
3. MVO-KERNTHEMA’S EN –ONDERWERPEN MVO-thema’s van Stimular Stimular is al voor de publicatie van ISO 26000 gestart met het vaststellen van de belangrijkste MVO-thema’s voor de organisatie. Samen met de medewerkers hebben we vastgesteld welke MVO-thema’s de grootste impact hebben op duurzaamheid: 1. Werken aan onze missie 2. Duurzame bedrijfsvoering 3. Gemotiveerde medewerkers 4. Maatschappelijke inzet 5. Economische prestatie De grootste impact op duurzaamheid (in positieve zin) hebben wij als wij erin slagen om middelgrote en kleine bedrijven duurzamer te laten werken. Daarom is het overdragen van kennis en instrumenten aan ondernemers en managers onze topprioriteit. De impact van onze eigen bedrijfsvoering op duurzaamheid is veel kleiner en komt daarom in onze duurzame strategie op de tweede plaats. Onze prestaties op bovenstaande MVO-thema’s worden jaarlijks beschreven in ons duurzaamheidsverslag. Zie www.stimular.nl/onze_duurzaamheid Relatie met de zeven MVO-kernthema’s In ons duurzaamheidsverslag leggen we rekenschap af over vier kernthema’s van ISO 26000: Kernthema ISO 26000 Arbeidspraktijk Milieu Klantaangelegenheden Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap
Thema duurzaamheidsverslag Stimular 3. Gemotiveerde medewerkers 2. Duurzame bedrijfsvoering 1. Werken aan onze missie 4. Maatschappelijke inzet 5. Economische prestatie
Het kernthema Mensenrechten heeft voor Stimular niet de grootste prioriteit, omdat we alleen in Nederland werken. In onze branche zijn geen risico’s op schending van mensenrechten. Bij inkoop van koffie en chocolade letten we daar wel op. We willen ook bij andere inkopen meer gaan letten op internationale sociale aspecten. We drinken Fair Trade koffie en kiezen voor Fair Trade chocoladeproducten voor onze lunch. Kernthema ISO 26000 Kernthema mensenrechten
6
Actiepunten Bij inkopen van producten met risico’s op schending van mensenrechten, bijvoorbeeld telefoons en ICT-apparatuur, zoeken naar leveranciers die risico’s verminderen. Overwegen om over te stappen naar een bank die let op sociale en milieunormen bij investeringen.
De overige twee kernthema’s zijn voor Stimular belangrijk, maar op deze terreinen spelen op dit moment geen dilemma’s op gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Kernthema ISO 26000 Bestuur van de organisatie
Eerlijk zaken doen
Toelichting De besluitvormingsprocessen en –structuren van Stimular zijn eenvoudig en transparant. Ze stellen ons prima in staat om invulling te geven aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Stimular werkt alleen in Nederland. In onze branche is geen sprake van corruptie. We werken niet mee aan oneerlijke concurrentie en zijn geen grote inkopende partij met invloed op de keten. We respecteren eigendomsrechten en houden ons aan betaaltermijnen.
Relatie met de 37 MVO-onderwerpen De belangrijkste van de 37 MVO-onderwerpen worden besproken in ons duurzaamheidsverslag of in dit rapport. In bijlage 2 is een tabel opgenomen waarin dit wordt toegelicht.
7
4. INTEGRATIE VAN MVO BINNEN DE ORGANISATIE Stimular heeft MVO geïntegreerd in haar kernprocessen. 4a Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer De corebusiness van Stimular is om MVO te stimuleren bij andere organisaties en stakeholders. Binnen onze invloedssfeer bevinden zich MKB-bedrijven, brancheverenigingen, overheidsorganisaties en zorgorganisaties. Onze invloed bestaat uit het delen van kennis over MVO via onze websites, praktische adviezen en stimulerende projecten waarmee onze samenwerkingspartners stappen zetten op gebied van MVO. Voorbeeld: In opdracht van Bouwend Nederland ontwikkelde Stimular een MVOzelfscan waarmee MKB bouw- en infrabedrijven eenvoudig een rapport maken over hun MVO-activiteiten. https://bouw.mvo-zelfscan.nl
4b Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) We nemen beslissingen met gepaste zorgvuldigheid. Dat wil zeggen dat we van tevoren nagaan welke (negatieve) gevolgen deze beslissingen kunnen hebben voor maatschappij, milieu en economie, met als doel om negatieve effecten te vermijden en beperken. We meten onze milieu- en MVO-prestaties met de Milieubarometer en de MVO-balans en rapporteren daarover in ons jaarlijkse duurzaamheidsverslag. 4c Visie, missie, beleid en strategie Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is verankerd in onze missie en strategie (zie pagina 2) en in onze MVO-doelen (zie www.stimular.nl/onze_duurzaamheid). 4d Ontwikkelen van draagvlak en competenties Stimular werkt al jaren aan MVO. Bij de medewerkers is groot draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid met een bijpassende cultuur. De activiteiten van Stimular zijn gericht op het vergroten van draagvlak voor MVO bij de organisaties waar we mee samenwerken. De medewerkers beschikken over de competenties om invulling te geven aan MVO. Met onze instrumenten en projecten ontwikkelen we ook de competenties van andere organisaties, bijvoorbeeld het prioriteren van MVO-thema’s en het meten van milieu- en MVO-prestaties. 4e Integreren in besturingsprocessen, systemen en procedures Ons streven is om maatschappelijke verantwoordelijkheid mee te nemen in alle besluitvorming. Het is een vast aandachtspunt bij investeringsbeslissingen, het tweewekelijkse werkoverleg en het individuele ProcesCoach-gesprek dat elk kwartaal wordt gevoerd. 4f Communicatie en rapportage Stimular publiceert meerdere malen per jaar nieuwsberichten over haar eigen MVOactiviteiten op de website, in de digitale nieuwsbrief en via Twitter. Stimular communiceert bijvoorbeeld over de jaarlijkse fietsactie, besparingsacties bij de medewerkers thuis en de maatschappelijke doelen die medewerkers kiezen om in te investeren.
8
Stimular publiceert jaarlijks een duurzaamheidsverslag over activiteiten en resultaten op gebied van MVO. We maken om het jaar een gedrukt duurzaamheidsverslag. In het tussenliggende jaar doen we verslag op onze website. Zie www.stimular.nl/onze_duurzaamheid. Het verslag bevat MVO-doelen, kwantitatieve MVO-prestaties, successen en tekortkomingen. 4g Conflicten en meningsverschillen met stakeholders Er zijn geen conflicten met stakeholders. Soms ontstaan meningsverschillen doordat Stimular staat voor hoge ambities ten aanzien van duurzaamheid, dit is onderdeel van onze missie. Andere meningsverschillen met stakeholders worden in overleg opgelost. 4h Monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Stimular meet jaarlijks de milieuprestatie van de organisatie met de Milieubarometer. Het doel is om de CO2-uitstoot per fte te handhaven op het huidige goede niveau en liever nog laten dalen. We vergelijken onze score met de Milieubarometerbenchmark voor overheidskantoren. In de MVO-balans monitoren we onze prestatie aan de hand van 14 indicatoren waaronder bezoekers van onze websites, CO2-uitstoot per fte, zakelijke kilometers met OV en fiets, ziekteverzuim en stageplaatsen. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. We beoordelen onze prestaties aan de hand van onze doelen per indicator. In de MVO-balans wordt deze beoordeling helder weergegeven, zie bijlage 3 voor toelichting.
We beoordelen jaarlijks of het de juiste doelen zijn en of de streefwaarde moet worden aangepast. De verantwoording over het halen van onze doelen staat in het duurzaamheidsverslag. Zie www.stimular.nl/onze_duurzaamheid
9
4i Selecteren van MVO-initiatieven en –instrumenten Stimular neemt deel aan de volgende MVO-initiatieven en bijbehorende instrumenten: Milieubarometer en MVO-balans Stimular gebruikt zelf deze generieke instrumenten om de milieu- en MVOprestatie meten. We zijn ook ontwikkelaar en beheerder van deze instrumenten. www.milieubarometer.nl en www.MVObalans.nl Green Deal CO2-emissiefactoren Stimular is mede-initiatiefnemer van één landelijke lijst van CO2emissiefactoren. www.CO2emissiefactoren.nl MVO Nederland Stimular is partner van dit netwerk van bedrijven die aan MVO werken. www.mvonederland.nl Klimaatplein Stimular is partner van dit digitale kennisplatform voor CO 2-reductie. www.klimaatplein.nl Nederlandse Klimaatcoalitie Stimular is coalitiepartner in dit samenwerkingsverband van overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties met ambities voor een klimaatneutrale bedrijfsvoering. www.klimaatcoalitie.nl NLDoet Medewerkers van Stimular werken mee aan deze landelijke vrijwilligersdag. www.nldoet.nl Bij de keuze van initiatieven letten we op praktische toepasbaarheid, transparantie, en aansluiting bij onze stakeholdergroepen.
10
BIJLAGE 1: ACTIELIJST ISO 26000 Het onderzoek heeft de volgende actiepunten opgeleverd. 1.
Op de agenda zetten van de bestuursvergadering: wat zijn de verwachtingen van de bestuursleden ten aanzien van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid? Hoe beoordelen ze onze prestaties?
2.
Opstarten dialoog met klanten over ons beleid en onze resultaten op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid.
3.
Bij inkopen van producten met risico’s op schending van mensenrechten, bijvoorbeeld telefoons en ICT-apparatuur, zoeken naar leveranciers die risico’s verminderen.
4.
Overwegen om over te stappen naar een bank die let op sociale en milieunormen bij investeringen.
11
BIJLAGE 2: MVO-KERNTHEMA’S EN –ONDERWERPEN Hfdst 4 = Voorliggend document hoofdstuk 4 Dzh 3 = Duurzaamheidsverslag hoofdstuk 3 Kernthema’s en onderwerpen Kernthema: Bestuur van de organisatie
Kernthema: Mensenrechten
Behandeld in
Toelichting De besluitvormingsprocessen en –structuren van Stimular zijn eenvoudig en transparant. Ze stellen ons prima in staat om invulling te geven aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Stimular werkt alleen in Nederland. In onze branche zijn geen risico’s op schending van mensenrechten. Bij inkoop van koffie en chocolade letten we daar wel op. We willen ook bij andere inkopen meer gaan letten op internationale sociale aspecten.
Onderwerp 1: Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Onderwerp 2: Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten Onderwerp 3: Vermijden van medeplichtigheid Onderwerp 4: Het oplossen van klachten Onderwerp 5: Discriminatie en kwetsbare groepen Onderwerp 6: Burger- en politieke rechten Onderwerp 7: Economische, maatschappelijke en culturele rechten Onderwerp 8: Fundamentele principes en arbeidsrechten Kernthema: Arbeidspraktijk Onderwerp 1: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties
Onderwerp 2: Werkomstandigheden en sociale bescherming
12
De medewerkers hebben een vast dienstverband. We bewaken dat er voldoende werk is om de werkgelegenheid te behouden of geleidelijk te laten stijgen. De werkomstandigheden voldoen aan de wet en worden periodiek geëvalueerd met medewerkers.
Kernthema’s en onderwerpen
Behandeld in
Onderwerp 3: Sociale dialoog Onderwerp 4: Gezondheid en veiligheid op het werk Onderwerp 5: Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Kernthema: Milieu Onderwerp 1: Voorkomen van milieuvervuiling Onderwerp 2: Duurzaam gebruik van hulpbronnen Onderwerp 3: Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering Onderwerp 4: Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden Kernthema: Eerlijk zakendoen
Onderwerp 1: Anti-corruptie Onderwerp 2: Verantwoorde politieke betrokkenheid Onderwerp 3: Eerlijke concurrentie Onderwerp 4: Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Onderwerp 5: Respect voor eigendomsrechten Kernthema: Consumenten/klantenaangelegenheden Onderwerp 1: Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten
Onderwerp 2: Het beschermen van de consumenten/klantengezondheid en –veiligheid
Toelichting Er zijn geen belangenconflicten tussen werkgever en medewerkers die een sociale dialoog nodig maken.
Dzh 3 Dzh 3 Dzh Dzh Dzh Dzh
2 2 2 2 Stimular werkt alleen in Nederland. In onze branche is geen sprake van corruptie. We werken niet mee aan oneerlijke concurrentie en zijn geen grote inkopende partij met invloed op de keten. We respecteren eigendomsrechten.
Ons gedrag is gebaseerd op de waarden oprechtheid, rechtvaardigheid en integriteit. Ook hebben we respect voor belangen van stakeholders. Milieu is ons primaire thema. We nemen in milieuadviezen wel gezondheid en veiligheid mee zoals bijvoorbeeld veilig werken met gevaarlijke stoffen.
13
Kernthema’s en onderwerpen Onderwerp 3: Duurzame consumptie/bedrijfsvoering Onderwerp 4: Dienstverlening aan consumenten/klanten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Onderwerp 5: Privacy en gegevensbescherming van consumenten/klanten
Behandeld in Dzh 1 en 5 Dzh 1 Hfdst 4
Stimular respecteert de privacy en beschermt de gegevens van klanten en van gebruikers van haar instrumenten. Dit thema ligt niet in de invloedsfeer van Stimular.
Onderwerp 6: Toegang tot essentiële voorzieningen Onderwerp 7: Voorlichting en bewustzijn Kernthema: Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Onderwerp 1: Betrokkenheid bij de gemeenschap Onderwerp 2: Opleiding en cultuur
Dzh 1
Onderwerp 3: Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Onderwerp 4: Ontwikkeling en toegang tot technologie
Dzh 4
Dzh 4 Opleiding van de lokale gemeenschap valt niet binnen de invloedsfeer van Stimular. Stages zijn wel onderdeel van ons MVObeleid.
Dit thema ligt niet in de invloedsfeer van Stimular. Stimular heeft geen invloed op gemeenschappen met armoede. Stimular heeft geen invloed op de gezondheid van gemeenschappen.
Onderwerp 5: Creëren van welvaart en inkomen Onderwerp 6: Gezondheid Onderwerp 7: Maatschappelijke investeringen
14
Toelichting
Dzh 4
BIJLAGE 3: MVO-BALANS VAN STIMULAR Meer informatie: www.stimular.nl/onze_duurzaamheid.nl en www.MVObalans.nl
15
16
17
