Stichting Museum Catharijneconvent. Utrecht

Visitatie rapport

Stichting Museum Catharijneconvent Utrecht

voor woor d

Voorwoord Kan het eigenlijk wel, een museum visiteren? De visitatiecommissie stelde vast dat als een museum aan een dergelijke proef wil meewerken, zoals het Museum Catharijneconvent, dat op zich al iets zegt over durf en visie. We kregen een uitgebreide zelfevaluatie te lezen, maar wat hebben we gezien en gehoord? Een open en betrokken houding van directie en medewerkers. Veel ideeën en opvattingen over wat beter kan en moet. En ons advies? Ga nu aan de slag op basis van concrete markante doelen. Herpositioneer het museum en kies scherp. Wij danken directie en medewerkers voor de plezierige en openhartige ontvangst en gesprekken. Het heeft inspirerend en aanstekelijk gewerkt. Namens de visitatiecommissie, Aad Meijboom, voorzitter

2

In hou dsop g av e

Inhoudsopgave Voorwoord

2

Inhoudsopgave

3

Inleiding

5

Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Inleiding 1.2 Missie 1.3 Stakeholders 1.4 Beleidsprioriteiten van het ministerie 1.5 Raad van Toezicht 1.6 Operationaliseren van beleidsontwikkeling

6 6 6 7 7 8 8

Hoofdstuk 2: Publiek 2.1 Inleiding 2.2 Vaste presentatie 2.3 Tentoonstellingsprogramma 2.4 Publieksbegeleiding 2.5 Evenementen 2.6 Marketing en PR 2.7 Toegankelijkheid in nieuwe media

10 10 10 11 11 12 13 14

Hoofdstuk 3: Collectie 3.1 Inleiding 3.2 Collectiebeleid 3.3 Collectiebeheer 3.4 Digitale toegankelijkheid collectie 3.5 Activering en mobiliteit collectie

15 15 15 15 16 16

Hoofdstuk 4: Wetenschap 4.1 Inleiding 4.2 Kwaliteit en kwantiteit onderzoek 4.3 Wetenschappelijke omgeving 4.4 Kwaliteitsborging en output 4.5 Delen van kennis met derden

17 17 17 17 18 18

Hoofdstuk 5: Bedrijf 5.1 Inleiding 5.2 Organisatie 5.3 Personeel 5.4 Planning en Control 5.5 Veiligheid 5.6 Kwaliteitszorg 5.7 Sponsoring 5.8 Huisvesting

19 19 19 20 21 21 21 22 22

3

In hou dsop g av e

Hoofdstuk 6: Samenvattende conclusies 6.1 Inleiding 6.2 Conclusies algemeen 6.3 Conclusies publiek 6.4 Conclusies collectie 6.5 Conclusies wetenschap 6.6 Conclusies bedrijf

23 23 23 24 24 25 25

Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea

26

Bijlage 2: Programma visitatiebezoek

36

Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea

37

4

in l eidin g

Inleiding Dit rapport beschrijft de bevindingen van de visitatiecommissie Museum Catharijneconvent die de volgende vragen als leidraad heeft meegekregen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum (Bijlage 1, p. 26). Om deze vragen te kunnen beantwoorden is in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen een visitatiecommissie (hierna te noemen commissie) samengesteld die bestond uit de volgende leden: Dhr. A.J. Meijboom, Korpschef regiopolitie Rotterdam-Rijnmond en tevens voorzitter van de commissie. Dhr. J. Vranken, algemeen directeur van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC). Drs. L.E.H. Vredevoogd, voormalig voorzitter van de Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO). Mw. E. Taburet-Delahaye, directeur Musée du Moyen Age, Cluny (Frankrijk). Als toegevoegd secretaris van de commissie en tevens opsteller van het rapport fungeerde mw. drs. G.J. Wold. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze en heeft voor de volgende instrumenten gekozen: Ten eerste heeft zij kennis genomen van de inhoud van de Zelfevaluatie en bijlagen van november 2008 van het museum die is opgesteld volgens de richtlijnen, zoals omschreven in de publicatie: “Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea” (bijlage 1). Als voorbereiding op de visitatie zelf heeft een verkennend gesprek plaatsgevonden. Om de inhoud van het rapport te kunnen staven aan de werkelijkheid heeft ten tweede een visitatiebezoek plaatsgevonden op 15 januari 2009. Tijdens deze dag heeft de commissie gesproken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling (bijlage 2). Tevens heeft zij kennis genomen van een selectie van de publicaties van het museum en heeft zij de sfeer van een museum in bedrijf kunnen proeven. Aan het eind van de dag heeft de commissie haar voorlopige bevindingen meegedeeld aan de directie. De definitieve bevindingen van de commissie zijn ten slotte neergelegd in het voorliggende rapport. Alhoewel de commissie zich bij haar beoordeling heeft gebaseerd op de richtlijnen “Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea” (bijlage 3) heeft zij het instrument ten behoeve van de beoordeling van Museum Catharijneconvent slechts gebruikt in de zin van richtinggevend bij het beantwoorden van de vragen. Met het beantwoorden van de vragen wordt in dit rapport dan ook nadrukkelijk bedoeld het beschrijven van de status quo en het doen van aanbevelingen. Gelet op haar bevindingen (zie hiertoe ook paragraaf 1.1) acht de commissie het niet wenselijk om daarbij uitspraken te doen in de zin van voldoende, onvoldoende of goed, slecht. Dit betekent nadrukkelijk niet dat sprake is van vrijblijvendheid en de commissie adviseert het museum dan ook om zeer voortvarend met de aanbevelingen aan de slag te gaan, ten einde echt goed voorbereid te zijn op de toekomst of zoals het museum dit zelf verwoordt klaar te zijn voor de start. In dit rapport is het visitatieproces gespecificeerd rondom vijf aandachtsgebieden, te weten algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. Elk gebied is opgesplitst in een aantal relevante deelvragen die in de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit rapport aan bod zullen komen. Een samenvattend oordeel van de commissie is opgenomen in hoofdstuk 6.

5

Hoo fds t uk 1: A lgemeen

1 Algemeen 1.1 Inleiding Naast een oordeel over een aantal specifieke deelvragen past hier een algemeen woord van de commissie over Museum Catharijneconvent en zijn medewerkers. De commissie is onder de indruk van de positieve sfeer die er heerst en het enthousiasme en de inzet van de medewerkers. Vooral de betrokkenheid en de wil om het nu echt anders te gaan doen werd niet alleen onder directie en management, maar door de hele organisatie heen gevoeld. In de ogen van de commissie een uiterst positief gegeven. De zelfevaluatie, zoals door het museum opgesteld, heeft de commissie nog te weinig als richtinggevend ervaren. Zij miste de kern waardoor deze vraag als het ware de leidraad ging vormen tijdens de visitatiedag. Ook viel het de commissie op dat nog heel veel zijn beslag moet krijgen in de praktijk en dat een balans gevonden moet worden tussen de erfenis uit het verleden en de nieuwe richting die het museum wil inslaan. Met inachtneming van dit laatste ware het wellicht beter geweest om het museum in een later stadium te visiteren. Het museum heeft de visitatie voor nu bedoeld als een moment van bezinning, van evaluatie en stimulatie. De commissie kan deze redenatie volgen omdat Museum Catharijneconvent deelneemt aan een pilot waarbinnen het visitatiesysteem, zoals door de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea opgesteld, wordt getest in de praktijk. In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied algemeen. 1.2 Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe De commissie heeft kennis genomen van de missie van het museum die luidt: “Museum Catharijneconvent is het museum voor christelijke kunst en cultuur in Nederland. Onze belangrijkste doelstelling is een breed publiek inzicht te bieden in de historische en eigentijdse waarde van christelijke kunst en cultuur. Door de invloed van het christendom op de Nederlandse samenleving inzichtelijk te maken hopen wij te bereiken dat bezoekers meer begrip krijgen voor hun huidige leefwereld. In deze context worden waar mogelijk ook belangrijke raakvlakken met andere culturen in onze samenleving in beeld gebracht. Museum Catharijneconvent beheert een unieke collectie kunst- en cultuurhistorische objecten uit het Nederlands christelijk erfgoed. Deze collectie vormt de basis van onze vaste presentaties. Naast de vaste exposities zijn er tijdelijke tentoonstellingen die een relatie hebben met het christelijk erfgoed en die aansprekende onderwerpen op een bijzondere manier in beeld brengen. Al deze exposities zijn interessant voor een breed publiek, waarbij ook kinderen belangrijke bezoekers zijn”. Aanbevelingen: In het algemeen laat het begrip missie zich omschrijven als de bestaansreden, de identiteit en de normen en waarden of gedragspatronen van een organisatie. Wat willen wij langs welke weg bereiken en welke waarden vinden wij daarbij belangrijk? Gelet op deze definitie wil de commissie het museum de volgende aanbevelingen meegeven: Het eerste deel van de missie zegt iets over de bestaansreden van het museum, echter dit kan nog scherper worden geformuleerd, met aandacht voor de normen en waarden die het

6


museum wil uitdragen. Goede bouwstenen zijn terug te vinden in de zelfevaluatie van het museum. Hier valt te lezen: “Gezien de collectie en de ontstaansgeschiedenis van het museum is en blijft het christendom in Nederland de basis van wat het Catharijneconvent wil tonen. Het museum wil dat verhaal met respect vertellen en op een manier die velen aanspreekt: gelovigen en niet-gelovigen, jongeren en ouderen, oude en nieuwe Nederlanders. Daarbij wil het museum niet als een “pleaser” alle partijen tegemoet komen, maar een toegevoegde waarde brengen die recht doet aan dit specifieke, zelfs bedreigde, erfgoed”. De conclusie is dus: ga nog beter op zoek naar de kern. Het tweede deel van de missie is een aanzet tot een strategie maar zoals het nu is verwoord is het nog teveel een nadere uitwerking van het eerste en nog te algemene deel van de missie. Ook hier geldt dus: nog scherper en meer to the point formuleren. Pas dan kan een missie echt richtinggevend zijn en fungeren als de door het museum gewenste leidraad bij de verdere beleidsontwikkeling. 1.3 Het museum kent zijn stakeholders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en –evaluatie Het museum hanteert een brede opvatting van het begrip stakeholder. Genoemd worden: het publiek, de medewerkers, het ministerie van OCW, de stad Utrecht, locale, nationale en internationale collega-instellingen, wetenschappelijke instituten, de Vereniging van Vrienden van Museum Catharijneconvent, de stichtingen die aan de wieg van de oprichting van het museum hebben gestaan, kerken, de Raad voor Cultuur, het bedrijfsleven en het particuliere mecenaat. Het museum betrekt op relevante momenten zijn stakeholders bij de beleidsontwikkeling en –evaluatie. Het valt de commissie daarbij in positieve zin op dat het museum zich ervan bewust is dat sommige stakeholders, bijvoorbeeld kerkelijke instanties, wel gekend worden in de beleidsontwikkeling maar in geen geval (anders dan in het verleden het geval was) die beleidsontwikkeling actief kunnen aansturen. Aanvullend valt het de commissie positief op dat het museum zijn medewerkers uitdrukkelijk positioneert als strategisch belangrijke stakeholders. Aanbevelingen: Een brede opvatting van het begrip stakeholder vergt ook een systematisch stakeholdermanagement. Alhoewel het museum hier al een voorzichtig begin mee gemaakt heeft raadt de commissie het museum aan om een dergelijk management actief te voeren. 1.4 Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan In de zelfevaluatie valt te lezen dat het museum zijn plannen relateert aan de prioriteiten van de overheid, waaronder collectieregistratie, collectiemobiliteit, het digitaal ontsluiten van de collectie en meer algemeen aandacht voor de nationale canon, het betrekken van allochtone Nederlanders bij kunst en cultuur en aandacht voor kwaliteit. Het museum legt verantwoording af aan de overheid middels beleidsplannen, resultaatafspraken en jaarverslaglegging. Hierbij valt op te merken dat het museum zich aansluit binnen de eigen mogelijkheden en voor zover de wisselende beleidsprioriteiten van de opvolgende bewindspersonen passen bij de eigen missie en de eigen maatschappelijke taak. Een houding waar de commissie waardering voor heeft. Aanbevelingen: De commissie heeft geen specifieke aanbevelingen.

7


1.5 De Raad van Toezicht krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de directie en de algemene gang van zaken in de stichting. De commissie is van mening dat de Raad tijdig wordt voorzien van relevante informatie, waaronder begrotingen en de jaarrekening en zeer goed op de hoogte is van alle belangrijke ontwikkelingen binnen het museum. Het is de commissie opgevallen dat de Raad een duidelijke beleidsmatige visie heeft over de verdere toekomst van het museum. Daarnaast functioneert de Raad als sparring partner voor de directie in de zin van steun bieden bij het maken van gewenste beleidskeuzes en de implementatie van beleid zonder zich te zeer te bemoeien met de dagelijkse gang van zaken binnen het museum. De samenwerking tussen de Raad en de directeur van het museum is verder gebaseerd op en gemodelleerd naar een “Code Cultural Governance”, hetgeen de commissie een goede zaak acht. Aanbevelingen: De commissie heeft geen verdere aanbevelingen. 1.6 Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten Het museum formuleert beleid en houdt daarbij rekening met de missie en de meerjarenbeleidsplannen op basis waarvan resultaatafspraken met het ministerie van OCW worden gemaakt. Het beleid wordt nader geconcretiseerd in jaarplannen van de afdelingen en een meerjarige tentoonstellingsprogrammering. De volgende functies worden daarbij onderscheiden: collectie, educatie, publiek en kennis. Verantwoording wordt vervolgens jaarlijks afgelegd in het jaarverslag en de jaarrekening. De commissie heeft met het museum kunnen constateren dat sprake is van een achterstand in met name het expliciet formuleren van beleid. Alhoewel het museum sinds 2008 werkt met strikte afdelingsplannen is daarbij nog te weinig sprake van een gestructureerde en planmatige werkwijze. Ook valt in de zelfevaluatie vaak te lezen dat nog veel zijn beslag moet krijgen in de praktijk maar is niet duidelijk hoe en op welke termijn de voornemens worden gerealiseerd. De organisatie is in die zin lerend maar nog teveel afwachtend. Aanbevelingen: De formulering van beleidsontwikkeling veronderstelt een duidelijke visie op de toekomstige richting van het museum. Terecht kiest het museum daarbij de missie als zijn uitgangspunt. In paragraaf 1.2 is al geconstateerd dat deze missie nog niet scherp genoeg is geformuleerd en dus nog niet kan leiden tot concreet uitgewerkte plannen en activiteiten. In haar gesprekken met de medewerkers heeft de commissie verder kunnen constateren dat wel degelijk sprake is van een visie op de toekomst per museumfunctie met aandacht voor concrete doelstellingen op de korte en de lange termijn. Het is alleen niet of nog niet goed expliciet geformuleerd. Zij raadt het museum dan ook aan om zijn afwachtende houding te laten varen en te starten met de invoer van een planmatige en gestructureerde beleidscyclus met aandacht voor de voorbereiding, bepaling, implementatie en evaluatie van beleid. Het is daarbij de taak van de directie om dit proces te entameren en te stimuleren.

8


Een belangrijk neveneffect van het concretiseren van organisatiedoelstellingen en –beleid is dat daarmee de betrokkenheid van de organisatie nog verder wordt vergroot. Dit geldt zeker als deze doelen ook actief en concreet worden doorvertaald naar afdelingen en individuele medewerkers. Een belangrijke voorwaarde voor succes is goede communicatie binnen en tussen de afdelingen en de commissie heeft kunnen constateren dat deze succesvoorwaarde inmiddels (in tegenstelling tot het verleden) in ruim voldoende mate aanwezig is. De commissie was zeer onder de indruk van de open en betrokken houding van de medewerkers en heeft het vertrouwen dat in onderling overleg veel gerealiseerd kan worden van wat het museum nu en in de toekomst voor ogen staat. Het is daarbij, zoals reeds eerder gezegd, zaak om nu te beginnen.

9

Hoo fds t uk 2 : Publiek

2 Publiek 2.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied publiek. 2.2 De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum Museum Catharijneconvent beschikt over een omvangrijke collectie kunstvoorwerpen en gebruiksvoorwerpen die verband houden met de Nederlandse christelijke cultuur of daaruit zijn voortgekomen. Genoemd kunnen worden een grote verzameling middeleeuwse kunstvoorwerpen, waaronder beeldhouwkunst, paneelschilderijen, textilia en handschriften, een verzameling textilia uit de 17e -19e eeuw, devotionalia en bidprentjes en een bescheiden collectie hedendaagse religieuze kunst. Het museum bekleedt een uitzonderingspositie ten opzichte van de overige voormalige rijksmusea omdat het grootste deel van de collectie geen rijkscollectie is, maar door een aantal onderliggende stichtingen (bijvoorbeeld de Stichting Aartsbisschoppelijk Museum Utrecht) via de Stichting Het Catharijneconvent aan het rijk in bruikleen is gegeven. In zijn vaste opstelling heeft het museum duidelijk gekozen voor een esthetisch verantwoorde tentoonstelling van zijn topstukken conform de lijn van de religieuze tak van de nationale canon. De commissie acht deze opstelling zonder meer geslaagd en was onder de indruk van de kwaliteit en schoonheid van de getoonde voorwerpen. In die zin slaagt het museum er zeker in om zijn doelstelling, om ook niet religieuze bezoekers te boeien, te realiseren. Ook voldoet de presentatie ruimschoots aan de eisen op het gebied van conservering en veiligheid. Om zover te komen is het museum afgestapt van een tentoonstellingswijze die voortkwam uit de traditionele en verzuilde achterban en is gekozen voor een mix van rooms-katholieke naast oud-katholieke en protestantse voorwerpen op een wijze die een zo groot mogelijk publiek moet aanspreken. Een houding waar moed voor vereist is en die het museum in 2008 een prestigieuze prijs heeft opgeleverd, namelijk de Special Commendation of the European Museum Forum. Aanbevelingen: De commissie heeft niet kunnen oordelen of de vaste presentatie een relevant beeld biedt van het verzamelgebied van het museum omdat dit verzamelgebied nog niet sluitend genoeg is gedefinieerd, anders dan christelijke kunst en cultuur in Nederland en de ambitie om relevante kunstwerken te verwerven uit het buitenland. Het museum mist nog een richtinggevend collectieplan (zie ook paragraaf 3.2.). De commissie raadt het museum aan om dit zo snel mogelijk op te pakken. Een groot deel van de collectie is niet toegankelijk voor het publiek; meer dan 97% van de collectie is opgeslagen in depot. Dit is meer dan gemiddeld hoog in vergelijking met andere musea maar heeft veel te maken met de enorme omvang van de collectie en de kwetsbaarheid van een deel van die collectie. Om de zichtbaarheid van de collectie te vergroten voert het museum een actief bruikleenbeleid en ontsluit het de collectie verder door middel van bestandscatalogi, gespecialiseerde tentoonstellingscatalogi, een publieksgerichte reeks boeken en rondleidingen in depots. Een andere en aanvullende manier om de zichtbaarheid van de collectie voor met name gewenst en eigentijds publiek te vergroten is digitalisering en ontsluiting van de collectie via internet (zie hiertoe ook paragraaf 3.4).

10


2.3 De programmering en uitvoering van de tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit Het museum verzorgt op dit moment jaarlijks één kunsttentoonstelling en één cultuurhistorische tentoonstelling. In zijn zoektocht naar een nieuwe identiteit heeft het museum besloten om af te stappen van wetenschappelijke tentoonstellingen voor een kleine doelgroep met een gespecialiseerde belangstelling. Naar eigen zeggen draagt dit proces van vervreemding van de inhoudelijke basis een risico met zich mee maar doet het museum dit toch omdat de hedendaagse samenleving een andere aanpak eist dan die de kerkgenootschappen het liefst zouden zien. De commissie ondersteunt deze vernieuwde aanpak van harte maar heeft enige zorg over het tempo waarin deze verandering zich voltrekt, mede omdat het museum steeds kiest voor de weg van de geleidelijkheid en omdat het zich in de programmering van de tijdelijke tentoonstellingen nog teveel laat leiden door verwachtingen in plaats van door het weten wat de beoogde doelgroep wil (zie ook paragraaf 2.6). Aanbevelingen: Tijdens het visitatiebezoek heeft de commissie kennis kunnen nemen van de tijdelijke tentoonstelling “Allemaal Engelen”. In de ogen van het museum de eerste presentatie waarin de nieuwe positionering als geslaagd voelt. De commissie heeft waardering voor de onderwerpskeuze en zeker ook voor de originele en verfrissende manier waarop de tentoonstelling onder de aandacht van het publiek gebracht is. Zonder zich teveel met de inhoud te willen bemoeien, de commissie acht zich hiertoe ook niet deskundig genoeg, zou de commissie het museum toch het volgende willen adviseren: Vertaal nog iets sterker een origineel idee dan wel marketingconcept naar een aansprekende keuze van de objecten uit de eigen collectie. Een goed begin is gemaakt maar het kan in de uitvoering van de tentoonstelling nog iets speelser worden doorgevoerd. Dat dit begin goed is wordt inmiddels ondersteund door de bezoekersaantallen die deze beleidslijn en in het bijzonder deze tentoonstelling heeft getrokken. 2.4 De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen Volgens de zelfevaluatie is het doel van publieksbegeleiding bij Museum Catharijneconvent het geven van informatie over de voorwerpen of context van voorwerpen voor diverse doelgroepen. Daarbij is het de bedoeling om zoveel mogelijk gelaagdheid aan te brengen in de informatie en hiervoor wisselende middelen in te zetten. De commissie is van mening dat het museum in zijn publieksbegeleiding voldoende differentieert naar doelgroepen en er goed in slaagt om met verschillende middelen de aandacht van de bezoeker positief vast te houden en te stimuleren. Zo zijn er rondleidingen, is extra verdieping mogelijk middels een audiotour en multimediabankjes met touchscreens en zijn de teksten bij ieder voorwerp eerder verhalend dan tot in detail beschrijvend. De commissie heeft waardering voor de keuze van het museum om de informatie zo laagdrempelig mogelijk over te dragen. Voorts is er bijzondere waardering voor het attractieve onderwijsaanbod dat zowel via de eigen website als via diverse andere sites wordt aangeboden. Aanbevelingen: Het museum geeft aan de komende jaren nog sterker te willen inzetten op een toename van het aantal schoolbezoeken en educatie. De commissie ondersteunt dit voornemen sterk en ziet het als een belangrijke lijn voor de toekomst van het museum.

11


Aangezien een uitbreiding van het aantal schoolbezoeken de nodige extra inspanning vraagt raadt de commissie het museum aan om bij de intensivering wel het begrip kosten-batenanalyse te introduceren en dan met name te kijken naar de kosten die nodig zijn om het aantal jonge bezoekers te doen toenemen. Op deze wijze is vooraf al duidelijk waar wel en waar niet op in te zetten en is een zakelijker besluitvormingstraject mogelijk. 2.5 Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum Het museum organiseert zelf evenementen die ondersteunend zijn aan lopende tentoonstellingen of aan thema’s uit de vaste presentatie. Dit zijn veelal kleinschalige evenementen die tussen de 20 en 100 personen per keer trekken. Voorbeelden zijn: lezingen, muziekuitvoeringen, proeverijen en workshops. Daarnaast neemt het museum deel aan evenementen georganiseerd door externe partijen die de maatschappelijke positie van het museum kunnen versterken. Voorbeelden zijn het gratis rondje musea door de provincie Utrecht, Holland Art Cities en bijvoorbeeld de maand van de spiritualiteit. Aanbevelingen: In de zelfevaluatie valt te lezen dat het museum eigen evenementen organiseert als ze minimaal kostendekkend zijn maar bij voorkeur winstgevend. Aangezien evenementen een belangrijke manier zijn om de eigen inkomsten te versterken (op dit moment rond de 20% van het budget van het museum) raadt de commissie het museum aan om hier toch commerciëler te leren denken (zie ook paragraaf 2.4). Kostendekkend zijn volstaat niet. Een zakelijker denkwijze wordt deels wel gehanteerd bij deelname aan externe evenementen, in de zin van dat men zich afvraagt wat de verwachte tijds- en financiële inspanning is. Naar eigen zeggen leveren een aantal externe evenementen andere en interessante bezoekers op. Het is zaak om juist ook deze bezoekers te kennen, bijvoorbeeld middels systematisch publieksonderzoek (zie ook paragraaf 2.6).

12


2.6 Het museum benut op een effectieve manier marketing en PR-instrumenten Algemeen: Het museum richt zich op minimaal 75.000 bezoekers per jaar en heeft de wens om dit aantal op termijn uit te breiden naar 100.000. Om de bezoekersaantallen te realiseren zet het museum in op tentoonstellingen, de vaste presentatie en verhuuractiviteiten en wil het herhaalbezoek en groepsbezoek stimuleren. Paradoxaal is dat de commissie in de zelfevaluatie heeft kunnen lezen dat het museum een bezoekersaantal van boven de 75.000 eerder ervaart als een spanningsveld (dit gezien het tentoonstellingsbudget en de personele formatie) dan als een uitdaging, hetgeen op grond van de eerder genoemde ambitie van 100.000 bezoekers wel verwacht had mogen worden. De afdeling Marketing verwoordt dit in het jaarplan 2008 beter en als volgt: “de aansluiting met het publiek moet beter en de focus moet meer gericht zijn op het halen van kwantitatieve doelstellingen, cq bezoekcijfers. Dit is niet alleen een issue van de afdeling Marketing maar van de gehele organisatie an sich”. De commissie kan zich volledig vinden in dit standpunt. Om de wens van 100.000 bezoekers per jaar kracht bij te zetten raadt de commissie het museum aan om deze doelstelling te concretiseren en SMART te gaan formuleren en vooral ook te koppelen aan een actief doelgroepenbeleid. Net als bij de gewenste intensivering van bijvoorbeeld de schoolbezoeken geldt ook hier dat naast concretisering een verantwoorde afweging gemaakt moet worden tussen de kosten en de baten. Ook moet duidelijk zijn op welke termijn het museum dit bezoekersaantal wenst te realiseren. Dit maakt het wat minder vrijblijvend dan nu het geval is. Specifiek: Het jaar 2007 heeft in het teken gestaan van het handhaven en weer opbouwen van de afdeling Marketing en Communicatie. De commissie is van mening dat het museum door de versterking van de PR- en marketingfunctie goed bezig is en heeft vertrouwen in de plannen van de afdeling Communicatie, zoals verwoordt in het jaarplan 2008. Aanbevelingen: Herpositionering De commissie is het met het museum eens dat een proces van herpositionering noodzakelijk is. Het museum heeft hier in 2006 al een begin mee gemaakt en heeft daarmee volgens de zelfevaluatie het museum een eigen identiteit gegeven en als merk in de markt gezet. In de ogen van de commissie is het museum nog niet klaar, mede omdat de naamsbekendheid van het museum nog te wensen overlaat. Aan de naam Catharijneconvent kleven een aantal nadelen die door het museum zelf gekend worden. Eén daarvan is dat het vroegere oubollige, hoogdrempelige en stoffige imago nog een rol speelt. Een manier om dit nadeel om te buigen is om serieus een naamsverandering te overwegen. Een naam die beter aansluit bij de identiteit als (kunst) museum en herkenbaarder is voor het publiek. Ook acht de commissie een herpositionering van het museum in nationaal perspectief noodzakelijk. Nu is nog onvoldoende duidelijk welke rol het museum speelt in het behoud en beheer van nationaal belangrijk en zelfs bedreigd religieus erfgoed, al is men hierover met het ministerie van OCW wel in gesprek. Doelgroepen Het museum wil een brede doelgroep trekken. Van jong tot oud en van gelovig tot niet gelovig. Toch acht de commissie het noodzakelijk dat het museum meer gaat focussen en binnen zijn doelgroepkeuze de doelen SMART gaat formuleren en kwantificeren. Dit voorkomt vage doelstellingen en vergroot de kans op succes in de praktijk.

13


De commissie kan zich geheel vinden in de keuzes die in het marketingplan worden gemaakt, namelijk de seniorendoelgroep met veel tijd voor culturele uitstapjes en de jeugd in de zin van een versterking van de educatieve functie (zie ook paragraaf 2.4). Marktonderzoek Op dit moment vindt publieksonderzoek in-house plaats en gebeurt de verwerking handmatig. De commissie acht een versterking van het marktonderzoek zonder meer noodzakelijk om de volgende redenen: Meten leidt tot weten. Dit is met name van belang om vooraf het succes van tentoonstellingen te kunnen meten, een belangrijke aanjager voor de bezoekersaantallen en dus inkomsten van het museum. Het museum laat zich nu nog teveel leiden door verwachtingen. Marktonderzoek draagt bij aan het scherper kunnen formuleren van doelen en werkt richtinggevend. Marktonderzoek kan het museum ook iets leren over de in potentie aanwezige bezoekers die het museum nu niet bezoeken. Communicatie De commissie raadt het museum aan om de communicatie verder uit te werken en vorm te geven in een communicatieplan met communicatiedoelstellingen in termen van kennis, houding en gedrag. Bij herpositionering (een doelstelling op de middellange termijn) past dan bijvoorbeeld een communicatie die primair gericht is op houding en kennis, terwijl de communicatie over tijdelijke tentoonstellingen primair gericht is op actie en gedrag. Ook hier past een duidelijke koppeling met de doelgroepen en een afweging van de kosten en baten in relatie tot de middelen en hun effectiviteit. Benchmarken De commissie raadt het museum aan om een goede benchmark te zoeken. 2.7 Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media Het museum wil door middel van zijn website voor diverse doelgroepen bereikbaar zijn en een zo breed mogelijk pakket aan actuele informatie en diensten beschikbaar stellen. De commissie heeft kennisgenomen van de website van Museum Catharijneconvent en deze als informatief en ter zake doend ervaren. De commissie kan zich verder vinden in de wens van het museum om de website te moderniseren en aan te passen aan de uitdagingen en mogelijkheden die de huidige digitale snelweg biedt. Aanbevelingen: De commissie vindt het jammer dat op dit moment nog geen detailinformatie over de collectie op de site aanwezig is (zie ook paragraaf 3.4). Wel ligt er een plan om op afzienbare termijn een publieksbeschrijving van de belangrijkste topstukken van het museum aan te bieden via internet. De commissie raadt het museum aan vaart te maken met dit plan

14

Hoo fds t uk 3 : col l ec t ie

3 Collectie 3.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied collectie. 3.2 Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot Het museum verzamelt voorwerpen die voortkomen uit of verband houden met de cultuur van het Nederlandse christendom. In zijn werving richt het museum zich allereerst op voorwerpen die zowel een presentatie- als een documentatiefunctie hebben. De werving gebeurt zowel actief als passief (reageren op een toevallig aanbod). In de zelfevaluatie constateert het museum dat de eigen collectie hiaten vertoont op het gebied van de christelijke kunst en cultuur van de negentiende en twintigste eeuw. Tijdens haar bezoek heeft de commissie echter met waardering kennis kunnen nemen van enkele hedendaagse aanvullingen op de collectie en in die zin slaagt het museum er dus goed in om een begin te maken met het opvullen van de hiaten. Het afstotingsbeleid dient de komende jaren vorm te krijgen. Aanbevelingen: Feitelijk herhalend van hetgeen al in paragraaf 2.2 gezegd is heeft de commissie in haar gesprek met de afdeling collectiebeheer kunnen constateren dat van een echt goed doordacht en gestructureerd collectieplan en dus beleid nog geen sprake is. Hiertoe is het eerst noodzakelijk om het gewenste verzamelgebied sluitend te definiëren. Op basis van dit gewenste verzamelgebied kan dan een passend collectieplan gemaakt worden met aandacht voor meer gestructureerde beslissingen betreffende aankoop en afstoot van objecten. Een wens die in de hoofden van mensen ook sterk leeft maar nog niet goed is uitgewerkt of opgeschreven al heeft het voor de komende beleidsperiode wel een hoge prioriteit. 3.3 Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De commissie is van mening dat het museum zijn collectiebeheer goed op orde heeft, zowel qua registratie als qua documentatie. De basisregistratie van alle objecten is ingevoerd in een collectieregistratie-database. Wel is het zo dat er nog sprake is van een achterstand in het digitaliseren van de objecten; op dit moment is van meer dan 20% van de objecten een digitale opname aanwezig. Ook de conservering en restauratie van de objecten is goed op orde, al is er enige zorg over de klimaatbeheersing (zie hiertoe ook paragraaf 5.8). Aanbevelingen: De commissie heeft geen verdere aanbevelingen.

15

Hoo fds t uk 3 : col l ec t ie

3.4 De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek De huidige collectie is digitaal toegankelijk voor zowel vakgenoten als publiek, echter alleen via het museum zelf. Het is wel een uitdrukkelijke wens van het museum om de collectiedatabase via het internet beschikbaar te stellen. Voor het brede publiek denkt men daarnaast aan het digitaal beschikbaar stellen van een selectie topstukken. Aanbevelingen: De commissie is het met het museum en het ministerie eens dat het museum een achterstand heeft in de digitale beschikbaarheid van zijn collectie via internet. Inmiddels is in een resultaatafspraak over de periode 2009-2012 met het ministerie vastgelegd dat het museum de digitale beschikbaarheid gaat vergroten. Een afspraak die de commissie, zeker gezien het grote aantal objecten dat in depot staat, alleen maar kan onderstrepen. 3.5 Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan Het museum voert een ruimhartig bruikleenbeleid. Daarnaast is het gemiddeld aantal bruiklenen uit de vaste opstelling hoog, hetgeen er soms toe kan leiden dat in de eigen vaste opstelling gaten vallen. Ook bevordert het museum actief dat er onderzoek verricht wordt aan de voorwerpen in depot door studenten, onderzoekers en interne en externe conservatoren. Aanbevelingen: Het museum komt nog tekort op het gebied van de digitale activering van de collectie via internet. Voor het overige slaagt het museum er goed in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door mobiliteit en het voeren van een open toegangsbeleid van zijn depots.

16

Hoo fds t uk 4 : w e t en sch a p

4 Wetenschap 4.1. Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied wetenschap. 4.2 De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Kerndoel van het wetenschappelijk onderzoek is de ontsluiting van de eigen collectie binnen de context van de geschiedenis van het christendom in Nederland. Het onderzoek wordt verricht door de conservatoren die in principe allen generalist zijn. Op dit moment vindt voornamelijk tentoonstellingsgericht onderzoek plaats; voor vrij wetenschappelijk onderzoek is momenteel geen tijd, hetgeen het museum als een gemis ervaart. Aanbevelingen: In haar gesprek met de afdeling onderzoek heeft de commissie kunnen constateren dat het wetenschappelijk onderzoek zeer bescheiden van aard is. Dit heeft veel te maken met de geringe omvang van de afdeling. Om deze omvang enigszins te compenseren werkt het museum veel met stagiaires van diverse universiteiten waardoor aanvullende projecten alsnog kunnen worden uitgevoerd. In de ogen van de commissie een goede zaak. De kwaliteit van de wetenschappelijke publicaties, waar de commissie tijdens haar bezoek kennis van heeft kunnen nemen, is over het algemeen goed. Echter aan welke eisen de publicaties moeten voldoen is nog niet nader vastgelegd. De commissie ervaart dit als een gemis. 4.3 Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours Voor het wetenschappelijk onderzoek zoekt het museum zoveel mogelijk samenwerking met universiteiten, onderzoeksinstituten, bibliotheken en andere musea. Conservatoren publiceren, geven gastcolleges en geven acte de présence op internationale congressen. Naar eigen zeggen beschikt het museum over een uitgebreid en kwalitatief hoogstaand netwerk, zowel nationaal als internationaal. Aanbevelingen: Het museum wil de samenwerking met universiteiten en onderzoeksinstituten verder uitbreiden. De commissie is van mening dat het museum die samenwerking nader moet structureren en het wederzijds belang bij de samenwerking scherper moet definiëren.

17

Hoo fds t uk 4 : w e t en sch a p

4.4 De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde Het museum waarborgt de kwaliteit van het onderzoek door samenwerking met medewerkers van universiteiten en onderzoeksscholen. Daarnaast wordt samengewerkt met gerenommeerde uitgeverijen die eveneens toezien op een verantwoord resultaat. Aanbevelingen: De commissie raadt het museum aan om de kwaliteitsborging van het onderzoek nader vorm te geven en beter vast te leggen. Aan welke eisen dienen publicaties minimaal te voldoen en hoe en door wie worden deze eisen bewaakt? Een samenwerking met universiteiten garandeert niet sec dat de publicaties ook zonder meer van goede wetenschappelijke kwaliteit zijn. Het onderzoek laten beoordelen door externe referenten of indien mogelijk onderbrengen bij een onderzoeksschool garandeert dit meer. 4.5 Het museum deelt zijn kennis met derden open en doelgroepgericht Het museum slaagt er goed in zijn kennis open en doelgericht te delen met derden. Dit gebeurt middels tentoonstellingen, stages, catalogi, samenwerking met wetenschappers, lezingen voor een breed publiek, rondleidingen, spreken op symposia en congressen en het beantwoorden van vragen door bibliotheekmedewerkers. Het museum doet dit zowel nationaal als internationaal. Een bijzondere en eigentijdse manier van kennisdeling is de samenwerking met de IKON in het televisieprogramma Lux.nl. Aanbevelingen: De commissie heeft geen verdere aanbevelingen.

18

Hoo fds t uk 5 : bedri j f

5 Bedrijf 5.1 Inleiding In de onderstaande paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen passend bij het beoordelingsgebied bedrijf. 5.2 De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum Het museum is een stichting met een directeur/statutair bestuurder die onder toezicht staat van een door de minister van OCW aangestelde Raad van Toezicht. De in totaal 36,5 fte zijn verdeeld over enkele afdelingen, te weten Onderzoek, Educatie & Tentoonstellingen, Collectiebeheer, Marketing & Communicatie en Bedrijfsvoering. Het museum werkt niet tot nauwelijks met vrijwilligers. Aanbevelingen: Museum Catharijneconvent heeft zich naar eigen zeggen, sinds de verzelfstandiging in 1995, ontwikkeld in de richting van een moderne, resultaatgerichte organisatie met een steeds sterkere focus op de belangen en verwachtingen van het publiek. In de ogen van de commissie is de organisatie eerder afwachtend en nog herstellende van een reorganisatie en een forse herinrichting die in 2006 leidde tot een heropening van een vernieuwd museum. De ontwikkeling naar een moderne, resultaatgerichte organisatie is in gang gezet maar in de ogen van de commissie nog niet afgerond. Zowel in haar gesprek met de directie als met de Raad van Toezicht heeft de commissie kunnen ervaren dat de breuk met het verleden (een sterk verzuilde, ambtelijke, hiërarchische en naar binnen gerichte organisatie) geen gemakkelijke geweest is. In die zin wil zij zowel de directeur als de Raad van Toezicht complimenteren met het tot nu toe behaalde resultaat. De cultuur van verzuiling is doorbroken, de interne communicatie is aanzienlijk verbeterd en de wil om te veranderen is sterk aanwezig. Op zich al een prestatie van formaat. De commissie is van mening dat het de organisatie nog ontbreekt aan: Een duidelijke herpositionering met heldere onderliggende doelstellingen. De huidige organisatie is ambitieus en wil leren. Alleen is nog onvoldoende duidelijk wat nu precies de leerdoelen zijn en wie dit proces richting geeft. Wat is nu precies het domein van het museum en hoe onderscheidt het zich van andere (religieuze) musea in Nederland? Wat is het museum van de toekomst? Wil het museum verdiepen of juist verbreden? Kortom, het is noodzakelijk om nog scherper op zoek te gaan naar de kern van het bestaan, een vraag die de commissie op basis van de zelfstudie niet heeft kunnen beantwoorden maar gaandeweg wel steeds duidelijker werd op de visitatiedag zelf. Er is veel kennis, er zijn veel ideeën, alleen deze impliciet aanwezige kennis moet gekanaliseerd worden en worden opgeschreven. Een directe afgeleide van het ontbreken van een heldere positionering is het gebrek aan implementatie van beleid. Te vaak heeft de commissie moeten lezen dat de organisatie veel wil maar mist zij een duidelijk tijdspad wanneer dit dan zijn beslag gaat krijgen en op welke manier dit gaat gebeuren. Dit oogt niet sterk maar is ook nog niet goed mogelijk omdat de organisatie nog niet precies weet waar het naar toe wil.

19


Een proces van transitie vereist een duidelijke en strakke leiding. In het veranderingsproces is steeds gekozen voor de weg van de geleidelijkheid. Een keuze die de commissie kan begrijpen wanneer zij kijkt naar de bestaande verhoudingen en sterke verzuiling in het verleden. Echter nu de verhoudingen zijn genormaliseerd is een andere aanpak noodzakelijk om de gewenste verandering ook daadwerkelijk te kunnen voltooien en echt klaar te zijn voor een nieuwe start. De commissie zou de directie dan ook willen adviseren om het tempo van de transitie te verhogen en zo snel mogelijk helderheid te creëren naar de organisatie toe. Op deze wijze verandert een wachtende organisatie in de pro-actieve en professionele organisatie die het zou moeten zijn. In haar gesprek met de ondernemingsraad heeft de commissie kunnen constateren dat er verbeteringen noodzakelijk zijn op het gebied van het personeelsbeleid. Van echt personeelsbeleid is nog geen sprake (het museum huurt dit momenteel in, in de vorm van twee externe adviseurs), het museum mist een duidelijk herkenbare personeelsfunctionaris, het ziekteverzuim is relatief hoog en organisatorisch gezien missen de medewerkers duidelijke richtlijnen van boven. Daar staat tegenover dat men graag werkt bij het museum, de sfeer er goed is en dat veel zaken onderling bespreekbaar zijn. Tot slot raadt de commissie het museum aan om op termijn na te denken over de juridische structuur van de stichting. De huidige structuur is complex en kan remmend werken op de slagvaardigheid van de organisatie. Hoewel lastig te realiseren, adviseert de commissie in dit verband om het eigenaarschap van de collectie te heroverwegen (zie ook paragraaf 2.2) en onder te brengen bij de overheid. 5.3 Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het museum Algemeen en in aanvulling op hetgeen al gezegd is in paragraaf 5.2 wil de commissie nadruk kelijk opmerken dat zij tijdens haar bezoek een zeer enthousiaste club mensen aantrof met veel liefde voor hun vak en hun museum. Opvallend was ook de open en communicatieve houding naar elkaar, de commissie en de veelheid aan ideeën over de toekomst van het museum. In kwalitatieve zin streeft het museum ernaar om in zijn aanname- en personeelsontwikke lingsbeleid te komen tot een evenwichtige samenstelling van de staf qua leeftijd en ervarings niveau. Ook is er oog voor de van oudsher geringe doorstroming van het personeel. Op zich goed maar ook hier mist de commissie een uitgeschreven personeelsplan dan wel –beleid. In kwantitatieve zin zou het museum idealiter over een grotere formatie willen kunnen beschikken om enkele functies, waaronder de publieksfunctie en de afdeling Onderzoek te kunnen versterken. Gezien de beperkte middelen kiest het museum er voor om daar waar nodig externe expertise in te huren. Voor een uitbreiding van de formatie is men afhankelijk van het vergroten van de eigen inkomsten. Toch is er in de ogen van de commissie nog een tweede kans om de eigen formatie te kunnen uitbreiden (zie hiertoe onder aanbevelingen). Aanbevelingen: In tegenstelling tot veel andere musea werkt Museum Catharijneconvent niet tot nauwelijks met vrijwilligers. De commissie raadt het museum aan om deze kans niet te laten liggen en op gestructureerde wijze te starten met de werving en de inzet van vrijwilligers ter ondersteuning van de vaste medewerkers. Ter ondersteuning van het bezoekers- en marktonderzoek kan meer gewerkt worden met relevante stagiaires.

20


5.4 De (financiële) planning en control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen De afdeling Financiën coördineert de financiële planvorming, het monitoren van de financiële uitvoering en de financiële administratie. Ook levert de financiële cyclus de door het museum gewenste sturingsinformatie, zowel richting de directie, de Raad van Toezicht alsmede de budgethouders. Concluderend is de commissie van mening dat het museum de financiële planning en control-cyclus goed op orde heeft. Aanbevelingen: De commissie heeft geen verdere aanbevelingen. 5.5 De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het museum acht de veiligheid van mensen, gebouw en collectie van groot belang en werkt aan een integraal veiligheidsplan waarin de richtlijnen en instructies worden vastgelegd voor tal van functies waaronder bewaking, collectiebeheer, bezoekers en informatiebeveiliging. Momenteel zijn veel procedures vastgelegd in een calamiteitenplan dat zeer regelmatig (ten minste twee keer per jaar) wordt getoetst aan de realiteit door middel van ontruimingsen BHV oefeningen. Dergelijke oefeningen, zo is gebleken, zijn ook noodzakelijk om de medewerkers scherp en alert te houden. Dit n.a.v. een in 2005 gehouden onderzoek naar risicomanagement resulterend in een strakkere aansturing en controle op de naleving van regels en procedures en een organisatorische aanpassing van de afdeling Beveiliging zelf. Bij het beveiligen van de collectie is gekozen voor onzichtbare elektronische beveiliging. De commissie ondersteunt het voornemen van het museum om te werken aan een verdere perfectionering van het veiligheidsbeleid. Vermeldenswaardig is hier verder dat de beveiligers in voorkomende gevallen tevens fungeren als gastheer. Aanbevelingen: De commissie heeft enige zorg over de werkdruk en als gevolg daarvan het hogere ziekteverzuim op de afdeling Beveiliging. 5.6 Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde Het museum richt zijn bedrijfsprocessen zo veel mogelijk in volgens vaststaande of met stakeholders overeengekomen procedures en toetst deze waar mogelijk ook achteraf. Zo is er een gereguleerde planning- en controlcyclus, zijn er vierjarige beleidsnota’s en richtlijnen voor het beheer van de collectie. De commissie is van mening dat het museum zijn kwaliteitszorg op onderdelen goed op orde heeft, zeker op het gebied van het collectiebeheer. Aanbevelingen: Kwaliteitszorg behelst meer dan het structuren van de administratieve organisatie, het vergroten van de interne beheersing en het efficiënter plannen van de bedrijfsprocessen. Het is het geheel aan maatregelen teneinde de kwaliteit van het museum en de processen daarbinnen te bepalen, te bewaken en waar nodig te verbeteren. Zo mist de commissie bijvoorbeeld nog een kwaliteitsborging van het wetenschappelijke onderzoek en verdient de kwaliteit van de personeelszorg verbetering. Kortom, kwaliteitszorg is een integraal proces dat de hele organisatie betreft.

21


5.7 Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide Het museum heeft de ambitie om tussen de € 500.000 en € 600.000 aan externe gelden op jaarbasis binnen te halen. Dit geld is ook nodig om in ieder geval de plannen voor 2009 te kunnen realiseren en de kwaliteit van de tentoonstellingen op peil te kunnen houden. Het museum is erin geslaagd om de afgelopen jaren de contacten met diverse fondsen en stichtingen te intensiveren en aldus aanzienlijke bedragen te genereren. Over 2008 gaat dit om een bedrag van rond de € 400.000, een niet geringe prestatie. Verder zijn er contacten met bedrijven en is de directie in samenwerking met de Raad van Toezicht begonnen met het interesseren van vermogende particulieren. Naar eigen zeggen is een hoopvol begin gemaakt maar ervaart het museum de gewenste doelstelling als niet eenvoudig te realiseren. De commissie heeft waardering voor de ambitie en de resultaten van het museum op het gebied van de sponsoring. Aanbevelingen: Algemeen Een scherpere positionering van de organisatie en de daarvan afgeleide organisatiedoelen draagt bij aan de door het museum gewenste transparantie onder potentiële sponsoren. Op deze wijze wordt al snel duidelijk of een relatie ook daadwerkelijk bij het museum past of niet. Specifiek Het binnenhalen en behouden van sponsors vereist specifieke en voortdurende aandacht. Een aantal malen valt in de zelfevaluatie te lezen dat deze taak voornamelijk gekoppeld wordt aan de directie die daarmee steeds meer tijd kwijt is. De commissie zou de directie willen adviseren om het risico enigszins te spreiden en bijvoorbeeld ook gebruik te maken van bestaande netwerken van bijvoorbeeld de Vereniging Vrienden van het Catharijneconvent om sponsorgeld te werven of eerste contacten te laten leggen. Op deze wijze wordt de verantwoordelijkheid voor het binnenhalen van sponsors wat minder eenzijdig gekoppeld aan de persoon van de directeur. In zijn wens om meer vermogende particulieren te interesseren zou de commissie het museum willen aanraden om ook gericht activiteiten te organiseren voor deze doelgroep. Een aantal malen heeft de commissie kunnen constateren dat de inkomsten uit de museumwinkel niet voldoen aan de verwachtingen van het museum en zij raadt het museum dan ook aan om uit te zoeken waarom dit zo is en met name ook om nog eens te kijken naar het huidige aanbod. Dit kan wellicht attractiever en meer afgestemd op een hedendaags publiek. 5.8 De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit Algemeen acht de commissie de huisvesting van de vaste collectie, de tentoonstellingen, de personeelsruimtes en de openbare ruimtes van voldoende kwaliteit. In de zelfevaluatie valt te lezen dat er nog enkele punten zijn die in aanmerking komen voor verbetering, zoals de routering, de luchtbrug, het buitengebied en de klimaatbeheersing. Met name de klimaatbeheersing in zowel het museum als de kantoorverdieping vormt een probleem waar de organisatie veel last van heeft. Aanbevelingen: Het aanpassen van de klimaatbeheersing, in samenwerking met de Rijksgebouwendienst, in zowel het museum als de kantoorverdieping verdient hoge prioriteit.

22

Ho o fds t uk 6 : s a men vat t en de co n clusies

6 Samenvattende conclusies 6.1 Inleiding De visitatiecommissie ziet in haar bovenstaande bevindingen voldoende basis om tot een afgewogen oordeel en aanbevelingen te komen en beschouwt daarmee haar opdracht als vervuld (zie hiertoe pagina 5 van dit rapport). De commissie is onder de indruk van de positieve sfeer die heerst in het museum en het enthousiasme en de inzet van de medewerkers. Vooral de betrokkenheid en de wil om het nu echt anders te gaan doen werd niet alleen onder directie en management, maar door de hele organisatie heen gevoeld. De zelfevaluatie, zoals door het museum opgesteld, heeft de commissie nog te weinig als richtinggevend ervaren. Ook viel het de commissie op dat nog heel veel zijn beslag moet krijgen in de praktijk en dat een balans gevonden moet worden tussen de erfenis uit het verleden en de nieuwe richting die het museum wil inslaan. Met inachtneming van dit laatste ware het wellicht beter geweest om het museum in een later stadium te visiteren. Het museum heeft de visitatie voor nu bedoeld als een moment van bezinning, van evaluatie en stimulatie. Onderstaand vindt u het samengevatte oordeel van de commissie over de vijf specifieke aandachtgebieden, namelijk algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. 6.2 Conclusies algemeen De missie en strategie van het museum kunnen scherper en meer to the point worden geformuleerd. Het museum betrekt op relevante momenten zijn stakeholders bij de beleidsontwikkeling en –evaluatie. Het valt de commissie daarbij in positieve zin op dat het museum zich ervan bewust is dat sommige stakeholders, bijvoorbeeld kerkelijke instanties, wel gekend worden in de beleidsontwikkeling maar in geen geval (anders dan in het verleden het geval was) die beleidsontwikkeling actief kunnen aansturen. Het museum toont een proactieve houding in het kennen en invulling geven aan de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon. De commissie is van mening dat de Raad van Toezicht tijdig wordt voorzien van relevante informatie en zeer goed op de hoogte is van alle belangrijke ontwikkelingen binnen het museum. De commissie heeft met het museum kunnen constateren dat sprake is van een achterstand in met name het expliciet formuleren van beleid. Alhoewel het museum sinds 2008 werkt met strikte afdelingsplannen is daarbij nog te weinig sprake van een gestructureerde en planmatige werkwijze. Ook valt in de zelfevaluatie vaak te lezen dat nog veel zijn beslag moet krijgen in de praktijk maar is niet duidelijk hoe en op welke termijn de voornemens worden gerealiseerd. De organisatie is in die zin lerend maar nog teveel afwachtend. De commissie raadt het museum dan ook aan om zijn afwachtende houding te laten varen en te starten met de invoer van een planmatige en gestructureerde beleidscyclus met aandacht voor de voorbereiding, bepaling, implementatie en evaluatie van beleid.

23


6.3 Conclusies publiek In zijn vaste opstelling heeft het museum duidelijk gekozen voor een esthetisch verantwoorde tentoonstelling van zijn topstukken conform de lijn van de religieuze tak van de nationale canon. De commissie acht deze opstelling zonder meer geslaagd en was onder de indruk van de kwaliteit en schoonheid van de getoonde voorwerpen. Ook voldoet de presentatie ruimschoots aan de eisen op het gebied van conservering en veiligheid. De commissie heeft niet kunnen oordelen of de vaste presentatie een relevant beeld biedt van het verzamelgebied van het museum omdat dit verzamelgebied nog niet sluitend genoeg is gedefinieerd. De uitvoering van de tijdelijke tentoonstellingen is van goede kwaliteit, echter in de programmering van de tijdelijke tentoonstellingen laat het museum zich nog teveel leiden door verwachtingen in plaats van door het weten wat de beoogde doelgroep wil. De commissie is van mening dat het museum in zijn publieksbegeleiding voldoende differentieert naar doelgroepen en er goed in slaagt om met verschillende middelen de aandacht van de bezoeker positief vast te houden en te stimuleren. Voorts is er bijzondere waardering voor het attractieve onderwijsaanbod dat zowel via de eigen website als via diverse andere sites wordt aangeboden. De commissie ondersteunt het voornemen van het museum om te willen inzetten op een toename van het aantal schoolbezoeken en educatie. Wel raadt de commissie het museum aan om bij de intensivering het begrip kosten-batenanalyse te introduceren. De commissie adviseert het museum om bij evenementen commerciëler te leren denken. Om de wens van 100.000 bezoekers per jaar kracht bij te zetten raadt de commissie het museum aan om deze doelstelling te concretiseren en SMART te gaan formuleren met wederom oog voor de kosten en de baten. Het jaar 2007 heeft in het teken gestaan van het handhaven en weer opbouwen van de afdeling Marketing en Communicatie. De commissie is van mening dat het museum door de versterking van de PR- en marketingfunctie goed bezig is en heeft vertrouwen in de plannen van de afdeling Communicatie. Aanvullend geeft zij enkele adviezen op het gebied van de herpositionering, een doelgroepenbeleid, marktonderzoek, communicatie en benchmarken. 6.4 Conclusies collectie Het museum heeft nog geen gestructureerd collectieplan dan wel –beleid. Hiertoe is het eerst noodzakelijk om het gewenste verzamelgebied sluitend te definiëren. De commissie is van mening dat het museum zijn collectiebeheer goed op orde heeft, zowel qua registratie als qua documentatie. Ook de conservering en restauratie van de objecten is goed op orde, al is er enige zorg over de klimaatbeheersing. De commissie is het met het museum en het ministerie eens dat het museum een achterstand heeft in de digitale beschikbaarheid van zijn collectie via internet. Voor het overige slaagt het museum er goed in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door mobiliteit en het voeren van een open toegangsbeleid van zijn depots.

24


6.5 Conclusies wetenschap De kwaliteit van de wetenschappelijke publicaties is over het algemeen goed. Wel raadt de commissie het museum aan om de kwaliteitsborging van het onderzoek nader vorm te geven en beter vast te leggen. Voor het wetenschappelijk onderzoek zoekt het museum zoveel mogelijk samenwerking met universiteiten en onderzoeksinstituten. De commissie is van mening dat het museum die samenwerking nader moet structureren en het wederzijds belang bij de samenwerking scherper moet definiëren. Het museum slaagt er goed in zijn kennis open en doelgericht te delen met derden. 6.6 Conclusies bedrijf De organisatie is afwachtend en nog herstellende van een reorganisatie en een forse herinrichting die in 2006 leidde tot een heropening van een vernieuwd museum. De ontwikkeling naar een moderne, resultaatgerichte organisatie die het museum voor ogen staat is in gang gezet maar in de ogen van de commissie nog niet afgerond. Zowel in haar gesprek met de directie als met de Raad van Toezicht heeft de commissie kunnen ervaren dat de breuk met het verleden (een sterk verzuilde, ambtelijke, hiërarchische en naar binnen gerichte organisatie) geen gemakkelijke geweest is. In die zin wil zij zowel de directeur als de Raad van Toezicht complimenteren met het tot nu toe behaalde resultaat. De cultuur van verzuiling is doorbroken, de interne communicatie is aanzienlijk verbeterd en de wil om te veranderen is sterk aanwezig. Op zich al een prestatie van formaat. In de ogen van de commissie ontbreekt het de organisatie nog aan: Een duidelijke herpositionering met heldere onderliggende doelstellingen, een gebrek aan explicitering en implementatie van beleid, tempo bij de gewenste transitie en professioneel personeelsbeleid. Algemeen wil de commissie nadrukkelijk opmerken dat zij tijdens haar bezoek een zeer enthousiaste club mensen aantrof met veel liefde voor hun vak en hun museum. Opvallend was ook de open en communicatieve houding naar elkaar, de commissie en de veelheid aan ideeën over de toekomst van het museum. In kwantitatieve zin zou het museum idealiter over een grotere formatie willen kunnen beschikken. De commissie raadt het museum aan om op gestructureerde wijze te starten met de werving en de inzet van vrijwilligers ter ondersteuning van de vaste medewerkers. Het museum heeft de financiële planning- en controlcyclus goed op orde. De commissie ondersteunt het voornemen van het museum om te werken aan een verdere perfectionering van het veiligheidsbeleid en heeft enige zorg over de werkdruk op de afdeling Beveiliging. De commissie is van mening dat het museum zijn kwaliteitszorg op onderdelen goed op orde heeft, zeker op het gebied van het collectiebeheer, maar mist bijvoorbeeld nog een kwaliteitsborging van het wetenschappelijk onderzoek. De commissie heeft waardering voor de ambitie en de resultaten van het museum op het gebied van de sponsoring en geeft enkele aanvullende aanbevelingen. Algemeen acht de commissie de huisvesting van de vaste collectie, de tentoonstellingen, de personeelsruimtes en de openbare ruimtes van voldoende kwaliteit. Echter het aanpassen van de klimaatbeheersing, in samenwerking met de Rijksgebouwendienst, in zowel het museum als de kantoorverdieping verdient hoge prioriteit.

25

Bi j l agen

Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea. Protocol visitatie t.b.v. museale visitatiecommissies Opdracht 1) De opdrachtgever voor een visitatie is de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 2) De visitatiecommissie geeft in haar rapport antwoord op de volgende vragen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen, en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum. Samenstelling 3) De visitatiecommissie wordt door de VRM samengesteld, na ruggespraak met de te visiteren instelling. De benoeming van de leden dient bekrachtigd te worden door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 4) De visitatiecommissie bestaat, afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de te visiteren instelling, uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Binnen de commissie is tenminste expertise aanwezig op de volgende terreinen: a. Algemene bedrijfsvoering b. Specifiek museale bedrijfsvoering c. Kwaliteitszorg als onderdeel van het bedrijfsproces 5) De commissiesecretaris is geen lid van de visitatiecommissie. 6) De visitatiecommissie is internationaal samengesteld. Werkwijze 7) De visitatiecommissie bepaalt haar eigen werkwijze. Zij verantwoordt deze in haar rapport, inclusief een explicitering van het beoordelingskader dat zij heeft gehanteerd. 8) Tenminste de volgende instrumenten staan de visitatiecommissie voor het beantwoorden van de vragen ter beschikking: a. Het zelfevaluatierapport van de te visiteren instelling b. De bijlagen bij het zelfevaluatierapport c. De handleiding zelfevaluatie van de VRM, inclusief de bijlage d. Gesprekken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling. Onder deze ten minste i. de directie van de instelling ii. de Raad van Toezicht van de instelling iii. medewerkers uit alle geledingen van de instelling iv. externe stake-holders (denk aan bezoekers, gemeente, samenwerkingspartners, opdrachtgevers, sponsoren) 9) De visitatiecommissie presenteert haar bevindingen aan de gevisiteerde instelling, publiceert haar bevindingen en biedt ze aan de minister van OCW aan. 10) Indien binnen de visitatiecommissie een onoverbrugbaar verschil van inzicht bestaat inzake de beoordeling van (een aspect van) het gevisiteerde museum, wordt dit in het rapport inzichtelijk gemaakt. 11) De secretaris van de visitatiecommissie ondersteunt de commissie, vraagt tijdig de documenten op bij de te visiteren instelling, zorgt voor de verspreiding daarvan onder de leden van de commissie, doet verslag van de bijeenkomsten en schrijft in opdracht van de commissie het eindrapport. Het eindrapport wordt onder verantwoordelijkheid van de commissie vastgesteld.

26

Bi j l agen

12) Het visitatieproces omvat tenminste vijf fases: a. De voorbereiding van het bezoek aan de te visiteren instelling. Deze omvat de bestudering van de door de instelling aangeleverde documenten en een bijeenkomst ter kennismaking, taakverdeling en bespreking van de eerste bevindingen. b. Het bezoek aan de instelling. Deze bijeenkomst duurt minimaal een en maximaal twee dagen. Op de bezoekdag worden de gesprekken met de betrokkenen uit de instelling en de externe stakeholders gevoerd. Aan het einde van de dag wordt aan de directie van het museum een eerste indruk teruggegeven op basis van de gesprekken. Vervolgens wordt de directie in de gelegenheid gesteld een eerste reactie te geven en eventuele onduidelijkheden en bevindingen nader toe te lichten. c. De conceptfase. Hierin wordt overeenstemming bereikt over de bevindingen op basis van een eerste ruw conceptrapport dat door de secretaris is opgesteld op basis van de gesprekken op de bezoekdag. d. Het vaststellen van het conceptrapport dat aan de directie van de gevisiteerde instelling voor wederhoor wordt aangeboden. e. De definitieve vaststelling van het eindrapport, waarin verwerkt de reactie op het wederhoor van de directie van de gevisiteerde instelling. Vervolgens biedt de visitatiecommissie haar eindrapport aan, aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 13) De doorlooptijd van een visitatieproces is maximaal 12 maanden. De visitatiecommissie verricht haar werkzaamheden binnen maximaal 6 maanden. Daaraan vooraf gaat het proces van zelfevaluatie binnen de te visiteren instelling. 14) Na toezending van het definitieve rapport aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap draagt de VRM zorg voor het openbaar maken van het rapport. Criteria en wijze van samenstellen van de commissies 15) De VRM stelt, in overleg met de te visiteren instelling, een lijst van potentiële leden van de visitatiecommissie. samen. Potentiële leden worden vooraf gepolst om hun principebereidheid tot toetreding tot één of meer visitatiecommissies vast te stellen. 16) De leden van de visitatiecommissie zijn in de vijf jaar voorafgaand aan de visitatie niet in dienst geweest bij het te visiteren museum, hebben in diezelfde periode geen opdrachten vervuld voor het te visiteren museum en van hen is in dezelfde periode geen projectvoorstel of sollicitatie afgewezen. 17) De leden van de visitatiecommissie zijn in de commissie opgenomen vanwege hun deskundigheid en onafhankelijkheid. Zij hebben in relatie tot de visitatie geen ander belang dan een zo getrouw mogelijk beeld te geven van hetgeen door hen tijdens het visitatieproces is of wordt gevonden. 18) Indien een kandidaat-commissielid vooraf feiten kent die hem/haar zouden kunnen belemmeren in zijn/ haar onafhankelijkheid, dient dit kandidaat-lid dit onverwijld te melden en zich terug te trekken uit de commissie. Indien tijdens het visitatieproces dergelijke feiten blijken aan het betrokken lid of een der andere leden, dient ook daaruit de conclusie getrokken te worden dat het betrokken lid zich terugtrekt. 19) De voorzitter van de commissie wordt door de commissieleden uit haar midden benoemd. De verdere taakverdeling tussen de commissieleden wordt eveneens binnen de commissie afgesproken. 20) Bij de samenstelling van een visitatiecommissie ten behoeve van een museum, heeft de directie van dat museum het recht om aan te geven welke potentiële commissieleden niet in aanmerking komen. Van dit recht kan uitsluitend gebruik worden gemaakt op grond van een (vermeend) gebrek aan onafhankelijkheid, zoals beschreven in punt 17. 21) De directie van het museum kan eventueel specifieke deskundigheid in de visitatiecommissie vragen. Indien deze specifieke deskundigheid niet beschikbaar is binnen de lijst, zal deze van buiten worden aangetrokken. Een lid van een visitatiecommissie dat op deze manier is aangetrokken, kan geen voorzitter van de commissie zijn, en is geen lid van een commissie van 3 leden. 22) De leden van de visitatiecommissie ontvangen voor hun deelname aan de commissie vacatiegeld van het ministerie van OCW. Tevens worden alle ten behoeve van de visitatie gemaakte onkosten vergoed. Hierbij zijn tenminste inbegrepen: reis- en verblijfkosten voor alle bijeenkomsten, inclusief het instellingsbezoek.

27

Bi j l agen

Pilotfase 23) In de pilot-visitatie wordt een extra lid aan de visitatiecommissies toegevoegd met specifieke deskundigheid inzake externe kwaliteitszorg. Dit toegevoegde lid heeft tot taak aan het proces deel te nemen, maar ook om het proces zelf kritisch te beschouwen. Handleiding voor zelfevaluatie van museale instellingen Inleiding Voor u ligt een geannoteerde inhoudsopgave voor een zelfevaluatierapport, dat u in de gelegenheid stelt het handelen in uw museum tegen het licht te houden. Het maken van een zelfevaluatie is de eerste (en belangrijkste) stap in het visitatietraject dat u recent bent aangegaan. Dit traject wordt na het opstellen van uw zelfevaluatie voortgezet door de visitatiecommissie die zich op grond van het rapport, andere documenten en gesprekken met leden van uw organisatie en externe stake-holders een oordeel zal vormen over de kwaliteit van uw organisatie en de producten die u levert. Na hoor en wederhoor zal het rapport van de visitatiecommissie worden gepubliceerd. Het zelfevaluatierapport is het schakelpunt tussen uw interne kwaliteitszorg en de externe kwaliteitsbeoordeling door de visitatiecommissie. Het doel van deze exercitie is dat u een beter, completer en extern gevalideerd inzicht krijgt in de kracht en zwaktes van uw eigen organisatie. Daardoor wordt u in staat gesteld nog beter te sturen op de doelen die u in uw museum wilt bereiken en kunt u na verloop van tijd nog beter vaststellen of, hoe en tegen welke kosten u deze doelen bereikt hebt. Het geeft u instrumenten in handen om de kwaliteit van uw museum verder te versterken. Tegelijkertijd biedt het een maatschappelijke verantwoording van de wijze waarop u in uw museum uw maatschappelijke rol invult en deze steeds aan de eisen van de tijd aanpast. Aan de beoordeling van de visitatiecommissie wordt door de subsidiegever geen direct gevolg gehangen in de vorm van een subsidiebesluit. Wel acht de subsidiegever het van belang dat langs deze weg maatschappelijk verantwoording wordt afgelegd. De zelfevaluatie van het museum is een document dat uitsluitend bestemd is voor het museum zelf en de visitatiecommissie. De commissieleden zijn gebonden aan geheimhouding van de documenten en informatie die u hen aanlevert. Zij publiceren slechts hun eigen bevindingen, en waar relevant wordt daarin verwezen naar hetgeen u heeft aangeleverd. Indien daarbij vertrouwelijke informatie in het geding is (bijvoorbeeld informatie over uw beveiliging) prevaleert het (veiligheids) belang van het museum. Uitgangspunten Quality is in the eye of the beholder. Zeker in een complexe organisatie is kwaliteit geen eenduidig begrip. Kwaliteit is ook niet altijd meetbaar. Voor musea komt daar nog bij dat de grote onderlinge verschillen met zich meebrengen dat ook de ambitieniveaus sterk uiteen lopen. Daarom is voor deze inhoudsopgave gekozen voor een kader, waarvan per instelling –beargumenteerd- kan worden afgeweken. Doel van het visitatieproces is immers, om te bezien of u uw doelen voldoende relevant heeft beschreven, of ze in uw organisatie voldoende leven en of de organisatie er in voldoende mate op is ingericht en aan werkt om ze te bereiken. Uw doelen, uw ambities zijn daarmee de norm waaraan u wordt getoetst. Daarmee zijn de uitkomsten van visitaties relatief, maar in principe altijd relevant voor het betrokken museum. De vraag die gesteld wordt is: is het museum fit-for-purpose; is het in staat de zelfbepaalde doelen te bereiken. Quality is in the eye of the beholder. Een tweede uitgangspunt van het proces, dat voortkomt uit deze stelling is dat een visitatieproces door de hele organisatie wordt uitgevoerd. Door met elkaar het gesprek aan te gaan over de vragen die worden gesteld, ontstaat het meerdimensionale beeld van kwaliteit. En ontstaat het gesprek over de vraag wat hoe beter kan om de gestelde doelen te bereiken. Maar allereerst ontstaat het gesprek over de doelen zelf en hun relevantie. En daarmee wordt al bij de zelfevaluatie draagvlak ontwikkeld voor verbetering. Daarbij is het heel simpel: een visitatiecommissie komt praten met uw medewerkers, dus is het verstandig dat zelf eerst te doen!

28

Bi j l agen

Quality is in the eye of the beholder. Deze uitspraak is nog op een derde manier relevant als uitgangspunt van het visitatieproces: Zijn de doelen die het museum zichzelf stelt, voldoende relevant in de maatschappelijke werkelijkheid? Door deze vraag te stellen, onderwerpen musea zich aan de maatschappelijke wens tot het afleggen van verantwoording, het steeds opnieuw vaststellen van de maatschappelijke relevantie van musea als dragers van het collectief geheugen en afstandelijke beschouwers van het heden. Om deze dimensie te belichten, worden ook uw stake-holders (het publiek, sponsoren, samenwerkingspartners) betrokken bij de visitatie. Quality is in the eye of the beholder. De vierde en laatste wijze waarop dit uitgangspunt relevant is, gaat over de samenstelling van de visitatiecommissie. De commissies worden samengesteld per te visiteren museum. Ze zijn interdisciplinair samengesteld om op die manier een zo breed mogelijke blik in uw museum te kunnen werpen. U kunt aangeven welke disciplines u in uw commissie terug wilt zien, en waarom. Voorts kunt u het aangeven als u bepaalde mensen graag of juist niet in de commissie wilt zien. Het belangrijkste criterium bij het samenstellen van de commissie is echter de onafhankelijkheid van de leden van de commissie: geen (voormalige) medewerkers, geen “vriendjes”en geen “vijanden”. In de bijlage1 vindt u de uitgangspunten van onafhankelijkheid. Daarnaast wordt de commissie natuurlijk ook samengesteld op basis van beschikbaarheid van de betrokkenen. Opzet van de inhoudsopgave De start van het visitatieproces is de zelfevaluatie. U heeft zichzelf de opdracht gegeven uw organisatie te beschrijven. Dat doet u in vijf hoofdstukken: Algemeen, Publiek, Collectie, Wetenschap en Bedrijf. Hiermee wordt naar verwachting de gehele museale organisatie in beeld gebracht, waar mogelijk in onderlinge samenhang. In de hoofdstukken belicht u de aspecten • In- en externe relevantie • In- en externe productiviteit • Efficiency • Leiderschap Belangrijk voor de beoordeling van kwaliteit zijn de werkprocessen; wat komt er in, wat wordt er aan toegevoegd, wat komt er uit en hoe wordt een en ander geëvalueerd. Om die reden verzoeken wij u om in uw rapportage ook steeds aandacht te besteden aan deze proceskenmerken: • Doelstellingen • Programma • Personeelsinzet • Inzet voorzieningen • Interne kwaliteitszorg • Resultaten Bij de beschrijving van uw organisatie zult u gebruik maken van in uw museum bestaande documenten (plannen, evaluaties, verslagen van vergaderingen, producten). Voeg deze bij uw zelfevaluatie bij, zodat de visitatiecommissie een dieper inzicht kan ontwikkelen dan uitsluitend op grond van de zelfevaluatie zelf. Ook op de dag dat de visitatiecommissie bij u op bezoek komt, dienen deze documenten voor de commissie beschikbaar te zijn.Om u behulpzaam te zijn bij de beschrijving van uw organisatie, is in de bijlage een uitputtende vragenlijst opgenomen. Deze kan goede dienst doen als checklist, om te voorkomen dat een element van uw werkzaamheden aan de aandacht ontsnapt, en om te zien op welke wijze over de verschillende aspecten en proceskenmerken kan worden gerapporteerd. U zult in de vragenlijst in ieder hoofdstuk vragen tegenkomen die betrekking hebben op sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Door dergelijke vragen te stellen, wordt u uitgedaagd zelf een analyse te maken van de stand van zaken in uw museum.U hoeft de vragenlijst niet steeds te volgen, maar waar u elementen niet beschrijft, zal daarbij wel een toelichting nodig zijn vanuit het motto: pas toe of leg uit. In het geval u bijvoorbeeld geen wetenschappelijke functie vervult, hoeft u niet alle vragen op dat terrein te beantwoorden. Voor de visitatiecommissie is het in dat geval echter wel van belang te weten op grond waarvan dat besluit is genomen, of die situatie is ontstaan. Dit onder andere om te voorkomen dat

29

Bi j l agen

(in het genoemde voorbeeld) de focus van de visitatie alsnog naar het ontbreken van de wetenschappelijke functie wordt getrokken, waardoor mogelijk relevantere aspecten onderbelicht raken. 1 Nog te ontwikkelen basisreglement voor de samenstelling van commissies. 2 Het kan zijn dat u in uw organisatie de indeling van werkzaamheden anders heeft vormgegeven dan in de hoofdstukindeling zoals opgenomen in deze inhoudsopgave. Om het voor de visitatiecommissie hanteerbaar te houden, verzoeken wij u de indeling echter te volgen. U kunt bij de beschrijving van uw organisatie steeds de meest betrokken medewerkers betrekken, ook als ze in uw organisatie ergens anders geplaatst zijn. Vragenlijst bijlage bij de zelfevaluatie 1. Algemeen In dit hoofdstuk wordt algemene informatie verzameld. Het gaat dan om de informatie waaraan in de volgende hoofdstukken de museale functies worden opgehangen. Kern is de missie van het museum, de wijze waarop het museum zich in de samenleving positioneert en de wijze waarop deze algemene missie doorwerkt in de museale organisatie en werkwijze. 1) Heeft u de missie van het museum omschreven? Zo ja, waar; document bijvoegen. 2) Wanneer is deze missie geschreven, dan wel voor het laatst herzien? a. Wie waren betrokken bij de laatste beschrijving/herziening van de missie? Waren dit eigen medewerkers of ook externen? b. Is uw Raad van Toezicht betrokken geweest? Hoe? 3) Betrekt u bezoekers (scholen, vrienden van het museum, andere organisaties en/of individuen) bij de ontwikkeling van de missie en het beleid van het museum? a. Zo ja hoe? Voeg eventuele documenten bij. 4) Is beschreven hoe de missie van het museum doorwerkt in - Collectieplan - Tentoonstellingsplannen - Beleidsplannen - Bedrijfsplan - Marketingplannen Genoemde documenten bijvoegen. 5) Wanneer is de missie voor het laatst benut voor het nemen van een (strategische) beslissing? a. Voor welke beslissing? b. Hoe is dat gebeurd? c. Wat was de uitkomst van de beslissing? 6) Op welke manier en over welke onderwerpen wordt de Raad van Toezicht geïnformeerd? Voeg verslagen van de drie laatstgehouden RvT-vergadering bij. 7) Is de missie van het museum vertaald in concrete doelstellingen? a. Zo ja, waar; document bijvoegen. 8) Is voor het ontwerp van de missie van het museum een omgevingsanalyse gemaakt? a. Zo ja, document bijvoegen. b. Zo nee, waarom niet? 9) Acht u uw missie intern en extern relevant? Geef argumenten Acht u uw missie ambitieus? Geef argumenten Acht u uw missie haalbaar? Geef argumenten 10) Is beschreven wanneer en hoe de missie in uw organisatie opnieuw tegen het licht wordt gehouden? 11) Heeft het museum recent een SWOT-analyse laten uitvoeren? Zo ja, document bijvoegen. a. Wat is gebeurd met de uitkomsten van de analyse?

30

Bi j l agen

12) Worden er in uw museum, al dan niet in samenwerking met derden, maatschappelijk relevante activiteiten ontplooid die buiten de traditionele museale taken vallen? a. Zo ja, welke en op welke manier zijn deze activiteiten opgehangen aan uw missie? b. Beschrijf doel, werkwijze en uitkomsten van deze activiteiten en/of voeg relevante documentatie bij. 13) Zijn er verbeterpunten (al dan niet voortkomend uit de SWOT-analyse) die momenteel op de agenda van het museum staan, maar die nog niet zichtbaar zijn in het vervolg van deze zelfevaluatie? 14) Heeft u plannen, prioriteiten, contouren van toekomstig beleid die nog niet in de vorm van beleidsdocumenten zijn neergeslagen maar die wel relevant zijn voor de (toekomstige) positionering van het museum? Zo ja, kunt u deze beschrijven? 2. Publiek In dit hoofdstuk wordt aandacht gevraagd voor alle aspecten van het publieksgerichte werk; vaste en tijdelijke presentaties, publieksbegeleiding, educatie, samenwerking met scholen en andere organisaties, marketing en PR. 1) Hoe beschrijft u uw publiek? a. Heeft u dit ergens beschreven? b. Zo ja, waar; document bijvoegen. 2) Geef inzicht in de publiekscijfers (aantallen, doelgroepen) over de afgelopen drie jaar. a. Kunt u in uw publieksbereik een trend waarnemen (groeiend, gelijkblijvend, krimpend, wijziging in de samenstelling) en zo ja, kunt u aangeven waar deze trend uit voortkomt? 3) Zijn deze veranderingen door u gezocht of spontaan ontstaan? a. Indien gezocht; waarom en hoe heeft u deze verandering gezocht? b. Welke instrumenten heeft u hierbij benut? Indien relevant: documenten bijvoegen. 4) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw publieksfunctie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 5) Welke instrumenten heeft u benut om uw publiek te beschrijven? (vb. algemeen of specifiek publieksonderzoek, omgevingsanalyse, andere instrumenten) 6) Wanneer heeft u voor het laatst uw publiek beschreven? Wie in (en buiten) de organisatie zijn daarbij betrokken geweest? 7) Is uw huidige publiek het door u gewenste publiek? a. Waarom wel/niet? b. Indien niet, wat doet u om het door u gewenste publiek aan te trekken? c. Hoe heeft u deze inzet verankerd in uw organisatie? Wie is verantwoordelijk? 8) Werkt u samen met scholen en/of andere maatschappelijke organisaties ter bevordering van uw publieksbereik? a. Zo ja, met wie en hoe? b. Gebeurt dit planmatig? Zo ja, voeg het plan bij. c. Zo nee, hoe ontstaan samenwerkingsverbanden en zijn deze ad-hoc of blijvend? d. Wie is verantwoordelijk voor de samenwerking met scholen en/of andere maatschappelijke organisaties? 9) Heeft u een vriendenvereniging of –stichting? a. Zo ja, welke rol vervult deze vereniging of stichting? b. Betrekt u de vereniging of stichting bij uw (publieks-)beleid? Zo ja hoe? c. Hoe vaak en waarover vergadert u met uw vriendenvereniging of –stichting? Voeg verslagen van recente vergaderingen bij. 10) Op welk moment in de ontwikkeling van een tentoonstelling wordt de educatieve functie in uw museum daarbij betrokken? 11) Hoe oordeelt u over de didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding bij tentoonstellingen? a. Evalueert u deze specifiek? Zo ja, voeg relevante documentatie bij. Zo nee, waarop baseert u uw oordeel? 12) Hoe stelt u vast voor welke doelgroep(en) u specifieke begeleiding bij uw tentoonstellingen maakt?

31

Bi j l agen

13) Voert u systematisch onderzoek uit omtrent de tevredenheid van uw publiek? Zo ja, op welke wijze? Voeg uitkomsten over de afgelopen 3 jaren bij. Zo nee, waarom niet? 14) Indien u tevredenheidonderzoek uitvoert onder uw publiek, kunt u aangeven wat u doet met de uitkomsten daarvan? a. Wie is verantwoordelijk voor de opvolging van dit onderzoek? b. Hoe meet u of deze opvolging het gewenste resultaat heeft? c. Geef waar mogelijk op deze vraag antwoord voor de onderdelen educatie, presentatie, horeca, winkel. 15) Welke activiteiten verricht u om uw (of uw gewenste) publiek aan zich te binden? Voeg voorbeelden van uitgevoerde (tentoonstellings-/evenementen) plannen bij. Voeg evaluaties van tentoonstellingen/ evenementen bij. 16) Hoe stelt u vast of een activiteit het gewenste resultaat heeft gehad? a. Wie bepaalt het gewenste resultaat? b. Worden gewenste resultaten kwantitatief en/of kwalitatief vastgesteld? 17) Heeft u een marketingplan? Heeft u een PR-plan? a. Zo ja, voeg het betreffende document bij. Zo nee, waarom niet? b. Geef aan (indien niet in het document beschreven) hoe uw marketing en PR passen in uw missie. 3. Collectie In dit hoofdstuk gaat het om de collectie: behoud en beheer, registratiegraad, aankoop en afstoten, mobiliteit van de collectie. NB Voor openluchtmusea: betrek ook de onroerende collectie in de beantwoording! 1) Heeft u een collectieplan? Zo nee, waarom niet? Zo ja, voeg het bij. a. Hoe is uw collectieplan opgehangen aan uw missie? 2) Hoe is het collectieplan tot stand gekomen? a. Wie (in- en extern) waren betrokken? b. Wie was verantwoordelijk? 3) Wanneer is het collectieplan voor het laatst herzien? Wanneer is het voor het laatst geraadpleegd? a. Wordt het collectieplan benut voor beslissingen over aankoop en afstoten van collectieonderdelen? 4) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw collectiefunctie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 5) Hoe is de digitale registratiegraad van uw collectie? a. Op welke manier (type programma, eigen, aangekocht of in samenwerking met anderen ontwikkeld) registreert u uw collectie? b. Voor wie is de digitale registratie toegankelijk? c. Welke activiteiten heeft u beschreven/voert u uit om de registratiegraad te verhogen? d. Op welke termijn dient de gehele collectie geregistreerd te zijn? Wie is verantwoordelijk en hoe controleert u of u op schema ligt? 6) Is uw collectie en/of informatie daarover digitaal toegankelijk voor publiek? a. Zo ja, is dat uitsluitend via uw eigen website of ook via samenwerkingsverbanden? b. Welke informatie over uw collectie is digitaal of anderszins beschikbaar voor het publiek? c. Hoe is dit georganiseerd? d. Wie beslist over de toegankelijkheid van informatie? e. Hoe en hoe vaak wordt geëvalueerd of de informatie die beschikbaar zou moeten zijn, dat ook is? f. Hoe beoordeelt u welke informatie beschikbaar moet zijn voor welke doelgroep? 7) Publiceert u over uw collectie? a. Zo ja, in welke media? b. Zijn dit eigen publicaties of externe publicaties? c. Ten behoeve van welke doelgroep(en) publiceert u? d. Voeg voorbeelden van publicaties toe.

32

Bi j l agen

8) Hoe vaak wordt de collectie door uw medewerkers gebruikt, voor welke doelen? a. Hoe vaak wordt uw collectie door derden gebruikt? Voor welke doelen? b. Hoe registreert u het gebruik van de collectie? c. Hoe, op welke criteria beoordeelt u een aanvraag voor gebruik door derden van de collectie? 9) Geeft u objecten uit uw collectie in bruikleen aan andere musea en/of andere instellingen? a. Zo ja, op welke wijze beoordeelt u de betrouwbaarheid van de bruikleennemer? b. Welke eisen stelt u aan de bruikleennemer? i. Ten aanzien van de veiligheid van de objecten ii. Ten aanzien van de klimatologische omstandigheden waarin het object terechtkomt iii. Ten aanzien van eventuele verzekeringskosten c. Voeg relevante documentatie toe. 10) Heeft u een calamiteitenplan voor uw collectie? a. Zo nee, waarom niet? b. Zo ja, wanneer is dit voor het laatst herzien? c. Wanneer is dit voor het laatst getoetst? d. Door wie is het getoetst? Was dit intern of extern? e. Voeg documenten bij. 11) Participeert uw museum in (internationale) uitwisselingsnetwerken voor tentoonstellingen? a. Zo ja, als bruikleennemer en/of als bruikleengever? b. Hoe vergewist u zich van de betrouwbaarheid van uw partner als u bruikleengever bent? c. Controleert u deze betrouwbaarheid ook gedurende de bruikleenperiode? d. Hoe toont u uw betrouwbaarheid aan in het geval u bruikleennemer bent? 12) Heeft u een klimaatplan? a. Zo nee waarom niet? b. Zo ja, voeg document bij. c. Op welke wijze worden de benodigde fysieke omstandigheden van de collectie bepaald, hoe worden deze gewaarborgd en hoe worden deze gemonitord? d. Hoe borgt u de kennis over de ideale bewaaromstandigheden in uw museum? e. Hoe wordt ervoor gezorgd dat uw museum up-to-date blijft ten aanzien van de kennis over de (klimatologische) behoeften van uw collectie? 13) Heeft u een eigen restauratie-atelier? a. Hoe wordt hier de kennis en kunde op het terrein van de restauratie up-to-date gehouden? b. Wie is daarvoor verantwoordelijk? c. Hoe controleert u of de kennis en kunde daadwerkelijk op peil wordt gehouden? 14) Participeert uw museum in (wetenschappelijk) onderzoek naar beheerstechnieken, restauratietechnieken dan wel anderszins? Zo ja, voeg relevante documentatie bij. a. Welke rol speelt uw museum in dergelijk onderzoek? b. Wordt dit onderzoek onderworpen aan in- of externe kwaliteitsbeoordeling? c. Zo ja, voeg het meest recente rapport bij. 15) Voeg de twee meest recente rapporten van de Erfgoedinspectie bij. a. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventuele daarin beschreven onvolkomenheden tegemoet te komen? b. Wie is verantwoordelijk? c. Hoe controleert u of de acties zijn uitgevoerd en of ze effectief zijn? 4. Wetenschap In dit hoofdstuk wordt ingezoomd op de wetenschappelijke functie die musea vervullen. Het gaat dan om wetenschappelijke en maatschappelijke relevantie van het uitgevoerde onderzoek, de planmatigheid van het onderzoek en de wijze waarop over het onderzoek wordt gerapporteerd. 1) Wordt in uw museum wetenschappelijk onderzoek gedaan aan de collectie?

33

Bi j l agen

2) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw wetenschappelijke functie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 3) Heeft u een plan voor het wetenschappelijk onderzoek? Zo ja, voeg het document bij. Zo nee, waarom niet? a. Welke doelstellingen heeft u met uw wetenschappelijk beleid? Onderbouw uw keuzes. b. Geef aan hoe de programmering van uw wetenschappelijk onderzoek past in uw missie en uw wetenschappelijk beleid. c. Hoe controleert u of het onderzoek dat wordt verricht voldoet aan de afspraken in het plan? Wie is verantwoordelijk? 4) Wordt in uw museum vrij wetenschappelijk onderzoek, los van de collectie (eventueel in opdracht van derden) gedaan? Zo ja, wat en waarom. Voeg voorbeelden van publicaties toe. 5) Hoeveel van het wetenschappelijk onderzoek (%) wordt extern gefinancierd? a. Wie zijn de voornaamste opdrachtgevers? b. Hoeveel van het wetenschappelijk onderzoek wordt in samenwerking met derden (universiteiten, onderzoeksinstituten, musea, etc) uitgevoerd? c. Hoeveel % van het wetenschappelijk onderzoek door eigen medewerkers vindt plaats in het buitenland? Waar en waarom? Wie financiert dit? 6) Hoe is de tijdbesteding van de wetenschappelijke staf gemiddeld verdeeld over wetenschappelijk onderzoek aan de collectie, vrij wetenschappelijk onderzoek, onderzoek in opdracht van derden, onderzoek ten behoeve van publiekstaken en andere taken? a. Hoe oordeelt u over deze verdeling van de tijd? 7) Wordt door het museum gestuurd op kwantiteit en/of kwaliteit van de wetenschappelijke productiviteit? Zo ja, waaruit blijkt dat? Wie is daarvoor verantwoordelijk? a. Hoe beoordeelt u de wetenschappelijke kwaliteit van een publicatie? b. Is dit intern of extern? c. Wie beslist of een publicatie plaatsvindt? 8) Op welke wijze wordt de wetenschappelijke productie van het museum kwantitatief en kwalitatief beoordeeld? Door wie en wat was het oordeel daarvan? Voeg eventuele documenten bij. 9) Op welke wetenschappelijke output bent u het meest trots? Op welke het minst? Voeg de betreffende output bij. 5. Bedrijf In dit hoofdstuk wordt de organisatorische inbedding van de museale functies beschreven. Voorts worden de werkprocessen van de ondersteunende functies (p&o, financiën, beveiliging) beschreven. 1) Voeg het organigram van uw organisatie bij. a. Is dit passend bij uw organisatie? Zo ja, beargumenteer, zo nee, waarom niet? b. Wat doet u om het organigram passend te maken? 2) Heeft u een personeelsplan? Zo ja, voeg document bij. Zo nee, waarom niet? a. Wie is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid in uw organisatie? b. Hoe is de p&o-functie in de organisatie verankerd? 3) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw bedrijfsvoering? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen.

34

Bi j l agen

4) Voert u personeels tevredenheidonderzoek uit? a. Zo ja, voeg de meest recente uitkomsten bij. i. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventueel geconstateerde klachten tegemoet te komen? ii. Wie is daarvoor verantwoordelijk? iii. Hoe controleert u of de acties worden uitgevoerd en of ze effectief zijn? b. Zo nee, hoe weet u wat er speelt onder uw medewerkers? 5) Hoe is het werkoverleg in uw organisatie geregeld? 6) Worden functioneringsgesprekken gehouden? a. Worden beoordelingsgesprekken gehouden? b. Wie is verantwoordelijk voor de verslaglegging en de opvolging van afspraken uit deze gesprekken? 7) Hoe is het verloop van het ziekteverzuim in de afgelopen twee jaar? a. Indien beschikbaar; geef een analyse van het verloop. 8) Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van uw gebouwen)? a. Heeft u een onderhoudsplan voor uw gebouw? Zo ja, voeg toe. b. Op welke wijze is dit plan tot stand gekomen? c. Wie zijn bij de ontwikkeling van het plan betrokken? d. Wie bij de uitvoering ervan? e. Hoe controleert u de (kwaliteit van de) uitvoering van het onderhoudsplan? 9) Wie is verantwoordelijk voor het signaleren van problemen aan het gebouw, die om bouwkundige aanpassingen vragen? a. Wordt de oplossing daarvan in plannen ondergebracht? Zo ja, voeg voorbeelden toe. b. Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van dergelijke plannen? c. Wie voert uit? d. Hoe controleert u de (kwaliteit van de) uitvoering van de aanpassingen? 10) Doet u systematisch aan interne kwaliteitszorg? a. Voor de hele organisatie of voor delen daarvan? b. Welke kwaliteitszorgsystemen benut u intern? Voeg voorbeelden bij, waar mogelijk van enkele jaren. c. Welke instrumenten benut u voor de opvolging van geconstateerde kwaliteitsproblemen? 11) Evalueert u uw projecten? Zo ja, hoe? Voeg voorbeelden van evaluaties bij, waar mogelijk van enkele jaren. a. Welke instrumenten benut u voor de aanpak van geconstateerde kwaliteitsproblemen? 12) Voeg de twee meest recente begrotingen en jaarrekeningen, inclusief accountantsrapportage, bij. a. Is uw museum financieel gezond? b. Stuurt u op kostenbewustzijn? Hoe? 13) Hoe is uw planning en control cyclus georganiseerd? Voeg eventuele documenten bij. 14) Heeft u een sponsorbeleid? Zo ja, voeg eventuele documenten bij. Zo nee, waarom niet? 15) Heeft u een beveiligings/veiligheidsplan? Zo nee, waarom niet. Zo ja, document bijvoegen. a. Wanneer is dit beveiligingsplan voor het laatst herzien, wanneer is het voor het laatst geraadpleegd? b. Worden de werkprocessen zoals in het veiligheidplan beschreven in de praktijk getoetst? Door wie? Wie is verantwoordelijk voor het plan? 16) Hoe worden medewerkers op de hoogte gesteld van wijzigingen in het veiligheidsplan? Hoe worden medewerkers betrokken bij het veiligheidsplan? 17) Wordt regelmatig geoefend op mogelijke calamiteiten? Zo ja, voeg de evaluatie van de laatste twee oefeningen bij. a. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventuele geconstateerde onvolkomenheden tegemoet te komen? Wie is verantwoordelijk? Hoe controleert u of de acties effectief zijn geweest?

35

Bi j l agen

Bijlage 2: Programma van het visitatiebezoek. VISITATIE Museum Catharijne Convent 15 januari 2009

09.00-09.45

Directie (Guus van den Hout/Karin van der Lee)

09.45-10.15

Marketing & Communicatie (Pom Verhoeff, Rosemarie Boone)

10.15-10.30

Pauzemoment commissie

10.30-11.00 Onderzoek (Saskia van Haaren, Tanja Kootte, Micha Leefland, Kees van Schooten) 11.00-11.45 11.45-12.00

Educatie/Tentoonstellingen (Marije de Nood, Anite Haverkamp, Florens Booij)

12.00-13.30

Lunch + korte rondleiding door het Museum


13.30-14.00 Raad van Toezicht (Fokko van Duyne (voorzitter) 14.00-14.30

Collectiebeheer (Sieske Binnendijk, Arno van Os, Anke Huisman)

14.30-15.00

Facilitaire zaken en beveiliging (Karin van der Lee, Arie Verkerk, Hans de Koning, Albert Heijgen)

15.00-15.15


15.15-15.45

Financiën (Karin van der Lee, Ronnie Weijers)

15.45-16.15 Personeelsvertegenwoordiging (Marije de Nood, Marlous van der Steen, Petar Tolov, Rafael Hernandez, Ronnie Weijers) 16.15.17.00 Moment voor de commissie om de resultaten samen te vatten en de terugkoppeling voor te bereiden 17.00-17.30 Terugkoppeling van de bevindingen van de commissie aan de directie

36

Bi j l agen

Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea.

1

1 2

3

4

5

2

1 2 3

4

5 6

3

1

2

3 4

Algemeen slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe Het museum kent zijn stake-holders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en –evaluatie Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan De Raad van Toezicht (het bestuur) krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten

Publiek

De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum De programmering en uitvoering van tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum Het museum benut op een effectieve manier marketing- en PR-instrumenten Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media

Collectie

Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan

37

Bi j l agen

4

1

2

3 4

5

1

2

3

4

5 6 7

Wetenschap slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde Het museum deelt haar kennis met derden open en doelgroepgericht

Bedrijf

De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum De (financiële) planning & control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit

38

Stichting Museum Catharijneconvent. Utrecht

Recommend Documents