STICHTING HUURDERS NETWERK MITROS Marnixlaan 170 3552 HH UTRECHT
12 juni 2015
Onderwerp: Adviesaanvraag Mitroskwaliteit Woonomgeving Uw contactpersoon: Susan van de Laak, 06 15 85 84 59
Beste bestuur,
In 2013 hebben we het beleid van de Mitroskwaliteit van de woning beschreven en aan u ter advies voorgelegd. Nu hebben wij ook de kwaliteit van de woonomgeving beschreven. Wilt u advies geven over dit nieuwe beleid? Wat verstaan we onder de woonomgeving? De woonomgeving bestaat uit onderdelen die bij een huis horen. Dus de portieken, bergingen, achterpaden, gemeenschappelijk groen, individuele tuinen enzovoort. Het gaat dus niet over het huis zelf. Waarom hebben we hier beleid over gemaakt? We willen dat onze medewerkers dezelfde uitgangspunten over de woonomgeving gebruiken. Dit zorgt voor duidelijkheid naar huurders. Het maakt ons werk efficiënter en effectiever. Het beleid over de woonomgeving zorgt dat we intern meer praten over het belang van een goede woonomgeving. Het helpt om te bepalen wat we mooi en goed vinden. En wat we kunnen doen als het gebruik van de woonomgeving niet goed is. Zowel bij het verbeteren van de woonomgeving als het onderhouden en het beheren. Waar bestaat het beleid uit? Het beleid over de woonomgeving wordt in meerdere stappen gemaakt. Allereerst zijn de uitgangspunten vastgesteld. Daarnaast is de Mitroskwaliteit van de ingang en het portiek uitgewerkt. De uitgangspunten en de omschrijving van de ingang en het portiek wordt nu aan u ter advies voorgelegd. De buurtbeheerders hebben verteld welke portieken volgens hen verbeterd moeten worden. Hoe we dat willen doen staat ook beschreven.
We vragen u om een advies Bij nieuw beleid vragen wij u altijd om advies. Met deze brief vragen wij uw advies over Mitroskwaliteit van de woonomgeving. Deze adviesaanvraag is zonder afstemming van te voren We hebben in onze samenwerkingsovereenkomst afgesproken om Huurdersnetwerk Mitros zo vroeg mogelijk bij de ontwikkeling van nieuw beleid te betrekken. Tijdens het bepalen van de jaarplanning 2015 hebben we gezamenlijk bepaald, dat we voor dit onderwerp advies vragen zonder afstemming van te voren. We ontvangen graag uiterlijk 31 juli uw advies Graag ontvangen wij uiterlijk 31 juli uw advies over Mitroskwaliteit van de woonomgeving. Bel of mail Susan van de Laak gerust bij vragen Heeft u nog vragen over het beleid, Susan van de Laak helpt u graag. U bereikt haar via 06- 15 85 84 59 of
[email protected]. Zij is aanwezig op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tussen 8.30 en 17.00 uur.
Met vriendelijke groet,
Liesbeth Marchesini-Franso Directeur Wonen
Inleiding op beleidsstuk Mitroskwaliteit van de woonomgeving Aanleiding Sinds 2013 werkt Mitros met de Mitroskwaliteit van de woning. Nu is er ook behoefte aan een Mitroskwaliteit van de woonomgeving. De afgelopen periode is op twee manieren aan deze kwaliteitsomschrijving gewerkt. Allereerst is kennisnest ingericht. Vanaf heden zijn alle beleidsstukken op een logische wijze te vinden op kennisnest. Daarnaast is de Mitroskwaliteit van het portiek uitgewerkt. Er is gekozen voor dit onderdeel omdat het de meeste impact heeft op de bewoner en op het werk van de buurtbeheerder. De uitwerking van en het werken van dit onderdeel zal over een half jaar worden geëvalueerd. Daarna worden nieuwe onderdelen er aan toegevoegd. De overige onderdelen die bij dit onderwerp horen, zijn: Bergingen en bergingsgangen Achterpaden en brandgangen (begin 2015 gereed) Perken, groen en binnentuinen Individuele tuinen inclusief uit- en aanbouwen Vuilnisopslag en grof vuil Balkons Parkeren (fiets, e-bike, auto, scootmobiel etc) Schotelantennes en zonwering Hoe gaan we met deze informatie om? De omschrijving van het portiek bedoeld als inspiratie en bewustwording wat de betekenis is van een portiek voor de woonbeleving. Het is daarom voor veel onderdelen van de organisatie belangrijk: Woongebieden hulpmiddel bij signaleren van fysieke gebreken en sociale problemen en bij bedenken van oplossingen geeft inzicht in reguliere beheercapaciteit: hoeveel slechte portieken heb ik eigenlijk en wat betekent dit voor werkdruk en werkverdeling. Jaarplannen: waar moeten we intensiveren bij beheer of aandacht. Klantcontact helpt bij luisteren naar huurders en het goed wegzetten van de vraag Planmatig onderhoud en vastgoedontwikkeling kritische kracht om de vormgevers bij nieuwbouw en groot onderhoud te prikkelen. Bij fase 0 documenten wordt gebruikt als toetsingskader. Strategie en Advies onderzoeken of deze omschrijving functioneel programma van eisen kan vervangen en is daarmee de basis voor technisch programma van eisen. Meerjarenonderhoudsraming: welke onderdelen moeten wanneer onderhouden worden. Dit kan afhangen van type bewoning
Mitroskwaliteit van de woonomgeving 1.1 Doel van de omschrijving Deze omschrijving is een hulpmiddel om het interne gesprek over het belang van een goede woonomgeving op gang te brengen. Om te bepalen wat we mooi en goed vinden. En wat we kunnen doen als het gebruik van de woonomgeving niet goed is. Om dat te kunnen bepalen hebben we omschreven wat een goede ingang en portiek is in het ontwerp, hoe je het onderhoud en hoe je het kan beheren. 1.2 Algemene uitgangspunten Voor de Mitroskwaliteit van de woonomgeving is een aantal algemene uitgangspunten opgesteld. Deze algemene uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt per thema. De woningomgeving is heel en goed onderhouden door zowel Mitros als de huurder o De ingang van de woning van Mitros herken je aan de buitenkant, omdat die er altijd goed onderhouden uitziet en herkenbaar is als een persoonlijke ingang. o
De ingang van een gebouw van Mitros – vooral bij appartementen- oogt fris en schoon. Liften- en gemeenschappelijke ruimten zijn licht (geschilderd) en er ligt geen vuil.
o
In de directe omgeving – zeker op de openbare ruimte van Mitros zelf - zijn de hagen geknipt, de perken onderhouden en het gras wordt tijdig gemaaid
De bewoners voelen zich veilig in hun woonomgeving o De ingang van het gebouw, bergingen en de achterpaden zijn goed afsluitbaar, goed verlicht en indien nodig voorzien van camera’s o
De installaties zijn veilig.
o
Openbaar groen is uitnodigend en zorgt voor sociale veiligheid
De woningomgeving biedt voldoende comfort o Openbaar groen, achterpaden, bergingen en portieken geven een gevoel van thuis o
De voorzieningen in de woningomgeving passen bij deze tijd. De onderdelen zijn soms wat ouder maar ze functioneren allemaal veilig en goed.
De woonomgeving gebruikt niet bovenmatig veel energie o Verlichting en verwarming in de algemene ruimten zijn energiezuinig
1.3
Leeswijzer
Hieronder volgt een omschrijving van de Mitroskwaliteit van de ingang en het portiek. Daarbij wordt op drie niveaus gekeken: hoe wordt een portiek beheerd, hoe wordt een portiek onderhouden? En hoe ziet een goed ontworpen portiek er uit.
Mitroskwaliteit van de ingang en portiek van een woongebouw De ingang van een woongebouw geeft een gevoel van fijn thuiskomen. Bewoners en bezoekers voelen zich welkom, trots en veilig. Het zorgt dus ook dat het niet uitnodigend is voor mensen die er niet horen. De ingang is herkenbaar, comfortabel, licht en schoon. De communicatie naar de individuele bewoners is duidelijk en goed geregeld. De portiek is het visitekaartje van het woongebouw. De hal is toegankelijk, overzichtelijk en goed verlicht. De voorzieningen zoals bellentableaus en postkasten zijn goed bereikbaar.
Hoe beheren we de ingang en portiek? Inleiding De ingang en portiek worden door Mitros beheerd. In het beheer wordt uitgegaan van schoon, heel en veilig. De buurtbeheerder heeft een belangrijke rol bij het beheer en onderhoud van de ingang en portiek. Dit doet hij/zij op verschillende manieren: Controlerondes Spreekuren Portiek in beeld brengen Interventies. Bij het bepalen van interventies kan het onderstaande schema worden gebruikt Prioriteiten interventies Sociaal
Fysiek
Slecht
Gemiddeld gedrag
Goede/proactief
Goed
ontworpen
gedrag van bewoners Belonen? Zelf beheer?
ingang
van bewoners Standaard onderhoud en beheer
Gemiddeld
ontworpen ingang Slecht ontworpen ingang
Intensiever onderhouden Intensiever beheren Inzetten van sociale interventies zoals portiek gesprekken, Lik op stuk Inzetten van sociale interventies zoals portiek gesprekken, Lik op stuk Intensiever beheren Portieken verbeteren Intensiever onderhouden Intensiever beheren Inzetten van sociale interventies zoals portiek gesprekken, Lik op stuk
Standaard onderhoud en beheer
Belonen? Zelf beheer?
Standaard onderhoud en beheer. Bij groot onderhoud verbeteren
Belonen? Zelf beheer?
Wat is schoon? Er wordt voldoende vaak schoongemaakt om deze nette uitstraling te behouden bij normaal gebruik. Dit staat vertaald in het schoonmaakprogramma. In de regel betekent dit dat het portiek 1x per week wordt schoongemaakt. Dit is inclusief het glas van de entree tot een hoogte van 2,5 meter. Het glas hoger dan 2,5 meter wordt twee keer per jaar schoongemaakt. o Zie schoonmaakprogramma/afspraken met schoonmaakbedrijven o kwaliteitsplan In het portiek staan geen obstakels zoals fiets, kinderwagen (kinderwagens horen op de speciale buggyplek), tenzij hier een aparte plek voor is gereserveerd; Grof vuil wordt niet opgeslagen in een portiek.
Interventies Kleine verstoringen worden tussentijds niet schoongemaakt. Schade of ongewenste ernstige vervuiling wordt zo snel mogelijk hersteld; Bij vervuiling of schade bij afwijkend gebruik: schade wordt hersteld of vervuiling wordt schoongemaakt. De kosten hiervoor worden verhaald op de verantwoordelijke persoon; Indien deze onbekend is, worden ze verwerkt in de servicekosten en zo verdeeld over de bewoners van de portiek; Schoonmaakprogramma aanscherpen en verhalen op huurders; Portiekafspraken met intentie van wederkerigheid: zowel huurder als verhuurder heeft zijn bijdrage in het schoonhouden van het portiek. Hierover zijn heldere afspraken gemaakt Lik op stuk met intentie van wederkerigheid én opleggen van sancties: als huurders hun plicht niet nakomen, zijn er sancties (verhalen van kosten); Als er veel reclame en papier in het ingang hal achterblijven kunnen de volgende interventies plaatsvinden: o Papier verzamelen door een goed doel o Scheiden papier en afval op aanvraag van bewoners o een brandwerende papierbak ophangen huurders kunnen gezamenlijk een initiatief starten om een deel van het portiek in zelfbeheer te nemen of gezamenlijk een portiek op kunnen knappen. Hiervoor kunnen ze een aanvraag doen uit het leefbaarheidsbudget. Wat is heel? Kapotte lampen worden direct vervangen. We gebruiken energiezuinige lampen. Hiertoe loopt buurtbeheer rondes op verlichting en noodverlichting; Overige kapotte functies worden direct vervangen, zoals bellentableaus, brievenbussen, papierbakken, informatieborden, camera’s etc; Liften zijn bruikbaar. Bij storingen en onderhoud wordt de uitval zoveel mogelijk gereduceerd. Met lift kun je alle verdiepingen van de flat bereiken o Zie ook beschrijving afspraken met liftinstallateurs Materialen die worden gebruikt in het portiek, zijn ruim op voorraad of hebben een korte levertijd zodat verstoringen direct of snel kunnen worden verholpen. Voorkeur is om materialen in technisch programma van eisen te standaardiseren; Wij controleren of er niet veel fietsen in de beugels staan en kapotte fietsen laten verwijderen door de gemeente. De buurtbeheerder verwijdert kapotte fietsen in het gebouw. Het portiek voldoet aan wettelijke normen De liften en overige installaties worden volgens de wettelijke normen gecontroleerd op veiligheid Interventies Buurtbeheerders labelen obstakels en verwijderen deze op een later moment in verband met brandveiligheid portiekafspraken Lik op stuk huurders kunnen gezamenlijk een initiatief starten om een deel van het portiek in zelfbeheer te nemen of gezamenlijk een portiek op kunnen knappen. Hiervoor kunnen ze een aanvraag doen uit het leefbaarheidsbudget.
Wat is veilig? Een ingang en portiek is veilig als het de volgende onderdelen heeft: goed hang- en sluitwerk; Er wordt met duurzame materialen gewerkt om te voorkomen dat ongewenste mensen niet gemakkelijk in het gebouw kunnen komen; Je kunt vanuit je woning zien wie er aanbelt. Bijvoorbeeld met een deurspion of camera
Portieken, gangen en de ingang zijn goed verlicht; toegangsdeuren kunnen niet vastgezet worden om te voorkomen dat iedereen zo maar naar binnenloopt; brand/vluchtdeuren kunnen van buitenaf niet afgesloten worden met ATD sleutel; vluchtroutes zijn aanwezig en duidelijk herkenbaar; noodverlichting is aanwezig en werkt; liftafmetingen geschikt voor brancards; telefoonnummer van liftinstallateur zichtbaar in en bij lift bij nood; bij nieuwbouw worden voorbereidingen getroffen voor kabels voor cameratoezicht
Interventies Indien nodig hangen er camera’s in het portiek. Protocol camerabewaking; Portiekafspraken; Lik op stuk. Huurders kunnen gezamenlijk een initiatief starten om een deel van het portiek in zelfbeheer te nemen of gezamenlijk een portiek op kunnen knappen. Hiervoor kunnen ze een aanvraag doen uit het leefbaarheidsbudget.
Hoe onderhouden we het ingang en portiek? Dagelijks onderhoud Het dagelijks onderhoud wordt gedaan op basis van meldingen van de buurtbeheerder en of bewoner. Deze meldingen gaan over schoon, heel en veilig (zie hierboven).
Planmatig onderhoud In de meerjarenonderhoudsraming zijn ook de ingang portiek opgenomen en worden er onderhoudswerkzaamheden ingepland. Het gaat dan onder andere om het schilderwerk, vloer- en wandtegelwerk in trappenhuizen, verlichting en armaturen, postkasten, bellentableaus/videofoons, vloerbedekking/marmoleum, schoonloopmatten en plafonds. De onderhoudsactiviteiten aan deze voorzieningen worden op dezelfde wijze, namelijk, op basis van een conditiemeting conform de NEN 2767, ingepland. De daadwerkelijke noodzaak tot uitvoering van werkzaamheden aan elementen in de algemene ruimten en interieurs wordt analoog aan het afwegingskader voor casco onderhoud in overleg met de Woongebieden bepaald. Het woongebied kan de mate van onderhoud afstemmen op gebruik en gedrag door bewoners en de gebruikte materialen. Groot onderhoud Groot onderhoud aan het woongebouw is de kans om de Mitroskwaliteit van de ingang en portiek te daadwerkelijk te verbeteren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de kenmerken van een goed ontworpen portiek. De komende jaren krijgt een aantal portieken een groot onderhoudsbeurt. Dit gebeurt op twee verschillende manieren. 1. Het totale woongebouw krijgt een groot onderhoudsbeurt. De komende jaren staat voor groot onderhoud gepland voor huizen in verschillende woongebouwen, zoals de 10hoogflats in Overvecht. Deze woongebouwen hebben ook een portiek. De portieken die niet voldoen aan de Mitroskwaliteit worden ook aangepakt en krijgen de Mitroskwaliteit. De kosten voor deze aanpak zijn opgenomen in het portefeuilleplan en daarmee in de begroting; 2. De buurtbeheerders hebben gecontroleerd welke andere portieken in grote mate niet voldoen aan de Mitroskwaliteit van de woonomgeving. Hierbij houden ze ook rekening met de signalen van huurders. Het gaat om portieken van woongebouwen die dus geen groot onderhoud krijgen. Deze portieken worden in 2016 apart aangepakt en op Mitroskwaliteit gebracht. Het gaat om ongeveer 100 portieken waar in totaal 1200 huizen op aangesloten zijn. De kosten worden ingeschat op €5 miljoen. Deze kosten zijn niet opgenomen in het
portefeuilleplan en dus ook niet in begroting. Het gaat ook niet ten koste van het leefbaarheidsbudget. Toch kunnen we deze extra investeringen in 2016 doen. Want het geld komt in 2015 ter beschikking door de verkoop van het project Sterrenberg aan een andere corporatie.
Bij het opstellen van het plan voor een plan van aanpak en herontwerp van de portieken zullen bewoners worden betrokken.
Wat is een goed ontworpen ingang en portiek van een woongebouw? Inleiding Hieronder staat op een aantal hoofdkenmerken die het gebouwingang omschreven. Bij de hoofdkenmerken staan voorbeelden. Deze voorbeelden ondersteunen de discussie. Dit zijn in eerste instantie voorbeelden van ons eigen bezit. In de toekomst worden ook externe voorbeelden toegevoegd. Op meerdere plekken is nagedacht over een goed functioneren van een ingang en andere onderdelen van een woning en woongebouw. Dit is onder andere beschreven in het handboek Woonkeur. Ons beeldkwaliteitsplan en Handboek Woonkeur inspireren elkaar. Het is goed om beide stukken naast elkaar te gebruiken.
Kenmerken van een goed ontworpen ingang en portiek kenmerk
omschrijving
Herkenbaar
Vanuit het openbare omgeving is het ingang
en zichtbaar
goed herkenbaar en goed zichtbaar. Ook is
Goed voorbeeld
gemiddeld voorbeeld
Slecht voorbeeld
Door uitbouw is het ingang opvallend.
Door gebruik van kleuren valt het ingang op
Ingang zit wegstopt en door dezelfde kleur als muur valt het niet op
duidelijk welke woningen aan het ingang verbonden zijn. Vanuit de woning is het duidelijk waar de ingang zit en is de ingang simpel te bereiken. De huisnummering is bij de ingang zichtbaar
kenmerk De portiek is ruim en overzichtelijk
omschrijving
Goed voorbeeld
gemiddeld voorbeeld
Slecht voorbeeld
Licht en ruime hal
Veel licht en lichte wanden en vloeren
Donker portiek door dode hoeken, donkere materialen, lage plafonds en weinig licht van buiten
De hal is overzichtelijk en ruim. Er is voldoende bewegingsvrijheid. In de hal is voldoende draairuimte voor rolstoel, scootmobiel of rollator De hal heeft niet allemaal kleine hoekjes maar is ook niet te groot. Er zijn geen dode hoeken en geen ruimtes onder en achter trappen waar veel vuil terecht kan komen of waar mensen zich kunnen verschuilen. De hoogte van de hal is minimaal 2,60 meter hoog. Verkeersrouting is duidelijk in een oog op slag. De bewegwijzering hangt op een duidelijke plek en heeft een aanduiding van verdiepings- en huisnummering. Luchtklimaat, warmte en geur in het portiek zijn goed. (nood)trap is breed Portiek indeling moet aangepast kunnen worden op leefomstandigheden van de bewoners (buggy ruimte wordt scootmobiel ruimte).
kenmerk Licht
Omschrijving
Goed voorbeeld
Gemiddeld voorbeeld
Slecht voorbeeld
Doorzon portiek
Tegels aan de wand hebben een lichte kleur waardoor het portiek licht ookgt
Geen onderlicht waardoor het portiek heel donker wordt
Licht portiek door verlichting en beide zijde open gevel
Licht portiek door lichte wanden en lichtinval van buiten
Donker portiek door dode hoeken, donkere materialen en weinig licht van buiten
Goed voorbeeld
Gemiddeld voorbeeld
Slecht voorbeeld
Stootranden om liften en wand tot 1,5 meter
Wandtegels en vloer zorgen dat het portiek
Geen tegels aan de wand
betegeld
goed is te onderhouden
De hal heeft voldoende glas waar daglicht naar binnenkomt. Het heeft de voorkeur om vanuit twee hoeken daglichttoetreding te hebben De gebruikte materialen hebben een lichte kleur De verlichting is van voldoende sterkte en in voldoende aantallen. Het licht is helder, gelijkmatig en niet verblindend Donkere hoeken worden extra verlicht noodverlichting is op orde Verlichting is ook ‘s nachts aan (schemerschakelaar)
Omschrijving Duurzame
Materialen van vloeren, trappen en wanden en
materialen
liften zijn duurzaam: ze gaan lang mee, hebben een eigentijds en tijdloze uitstraling en zijn gemakkelijk schoon te houden zijn. In de portiek zijn wandtegels tot 1,2 meter. Daarboven zit een lichte wand. Het materiaal van de wand is afgestemd op de schoonmaak en onderhoudsprogramma. De vloeren zijn voorzien van een anti-slipmateriaal. Het ingang heeft een deur die zelfsluitend is met voldoende sluitvertraging. Het handvat en het
slot zijn goed bereikbaar. De deuren kunnen vanaf de buitenkant niet zonder sleutel geopend worden. Vanaf de binnenzijde juist wel. Hang- en sluitwerk van de ingangdeur is inbraakwerend en gebruikersvriendelijk. Eventueel automatisch te openen met een sleutelsysteem en aan de binnenzijde met een bewegingssensor. De ingang en portiek zijn is zo ontworpen dat installaties, verlichting en verwarming van de ruimten energiezuinig zijn. Verlichting is van LED.
Gebruikersvriendelijke, automatische
Standaarddeur met licht inval en redelijk hang-
Oude slecht af te sluiten deur die weinig licht
schuifdeuren. Door veel glas komt er veel licht
en sluitwerk
toelaat
Gemiddeld voorbeeld
Slecht voorbeeld
binnen in het de portiek
Toekomst?: Gebruikersvriendelijk slot en leidt niet tot beschadigingen aan de deur
Omschrijving liften
De liften zijn voldoende groot en hebben een praktische inrichting. Dit betekent dat de liftafmetingen geschikt zijn voor brancards. De afwerking is duurzaam. Hierdoor zijn ze toegankelijk, bruikbaar en veilig voor iedereen Een lift bereikt iedere etage van het gebouw, dus ook de bergingen en (parkeer)kelder De lift is zichtbaar vanaf de ingangdeur. In de buurt van de lift is er een (nood)trap. Naast en in de lift hangt op een logische plek bewegwijzering met huisnummers en verdiepingen. De bewegwijzering is goed zichtbaar en leesbaar. Het telefoonnummer van liftinstallateur zichtbaar in en bij lift voor noodgevallen.
Goed voorbeeld
Omschrijving Alle functies zijn aanwezig
Bij de ingang hangt een bellentableau met naambordjes. Het is duidelijk welke bel bij welke huis en welke bewoner hoort. Deze naambordjes zijn gemakkelijk te vervangen. Bellentableaus zijn vandalismebestendig. Je kunt vanuit je woning zien wie er aanbelt. Bijvoorbeeld met een deurspion of camera. Bij het bellentableau zijn ook postkasten aanwezig. Postvakken hangen op een logische plek en zijn van duurzame materialen gemaakt. Ze hebben een aflopende bovenkant aan de binnenzijde, zodat daar niet op neergelegd kan worden. De postkasten zijn vanuit de portiek te openen door de individuele bewoner. In de hal hangt op een centrale plaats op zichthoogte een mededelingenbord (communicatieportaal bewoners/Mitros). De informatie is goed te lezen van enige afstand. Hier hangt het schoonmaakrooster (A3), Lijst met belangrijke telefoonnummers, portiekregels etc. Er ontstaat geen wildgroei aan bordjes op andere plekken. De plek van de bordjes wordt in het ontwerp meegenomen. De bordjes hangen op ene logisch plek (zie ook technisch pve).
In de hal is een afsluitbaar stopcontact. Deze kan in de werkkast zitten. In de hal is een bankje, waarop minimaal twee mensen kunnen zitten. Bij de ingangsdeur zijn fietsenbeugels voor bezoekers. Bij de ingangsdeur ligt een droogloopmat die verzonken is in de vloer. bij nieuwbouw worden voorbereidingen getroffen voor kabels voor cameratoezicht.
Goed voorbeeld
Gemiddeld voorbeeld
