Stel je nu eens voor … we vergaderen met succes ! Of hoe vergaderen, informatieoverdracht en verslaggeving oplossingsgericht en constructief kan zijn….
Inleiding Een mooie titel… maar wat zegt de titel? ‘Succes’ van een vergadering kan je moeilijk beschrijven. De definiëring van succes hangt af van wat de deelnemers aan de vergadering en de gespreksleider van de vergadering wilt of verwacht. Het invullen van de betekenis van de titel ‘Vergaderen met succes’ laat je dan ook best over aan degene die betrokken zijn bij de vergadering. Wat zij definiëren als ‘succes’, mag je beschouwen als succes. Met deze zienswijze worden de betrokkenen van de vergadering onmiddellijk mede-eigenaar van het succes van een vergadering. De verantwoordelijkheid wordt gedeeld en er komt een einde van het consumeren of klagen over de dingen die niet goed lopen. ‘Stel je nu eens… we vergaderen met succes.’ Ik kies bewust om de term oplossingsgericht niet te gebruiken in de titel, omdat het in de eerste plaats gaat over ‘succes’. Het oplossingsgericht denken is het denkkader ofwel het meta-model van waaruit we komen tot ‘vergaderen met succes’. Deelnemers aan de vergadering worden ondersteuners of leiders en zijn hierdoor constructief betrokken bij het gebeuren. Complimenteren i.p.v. bekritiseren, zoeken naar oplossingen i.p.v. problemen, actief i.p.v. passief,.. Oplossingsgericht vergaderen kenmerkt zich door de doelgerichtheid en de positieve communicatie. In het oplossingsgericht werken praten we meer over oplossingen dan over problemen. Praten over oplossingen nodigt uit en verruimd het blikveld. Vooraleer ik inzoem op ‘vergaderen met succes’, besteed ik aandacht aan het kleine broertje van de vergadering, nl. de briefing of informatieoverdracht. Mits een aantal kleine aanpassingen kan je de briefing in jouw organisatie op een oplossingsgerichte manier laten verlopen. Hanteert de gespreksleider een oplossingsgericht taalgebruik dan komt dit alleen maar ten goede aan het verloop van de briefing of de vergadering. Om het werkelijk succesvol te maken zou het fantastisch zijn indien de deelnemers zich een oplossingsgericht taalgebruik eigen kunnen maken. Kortom een andere invalshoek om te kijken naar vergaderen… wat kan nodig zijn aangezien heel mensen niet tevreden zijn over het verloop en het rendement van vergaderingen. Daarnaast is in onderzoek aangetoond dat in organisatorische en therapeutische context oplossingsgericht resultaat in de meeste gevallen een zeer goed resultaat oplevert.
de auteur, Chris Van Dam 2
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
Oplossingsgerichte informatieoverdracht
3
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
1. Oplossingsgericht informatieoverdracht 1.1.Inleiding Vooraleer ik inzoem op ‘vergaderen met succes’, besteed ik aandacht aan het kleine broertje van de vergadering, nl. de briefing of informatieoverdracht. Mits een aantal kleine aanpassingen kan je de informatieoverdracht op een oplossingsgerichte manier laten verlopen. In heel wat organisaties in de non-profit voorziet men tijd voor een informatieoverdracht of briefing. Op deze manier kunnen de verschillende diensten (vroeg-, dag- of nachtdiensten) aan elkaar informatie doorgeven over de toestand of het functioneren van de cliënten of patiënten. Praktijkvoorbeeld In deze organisatie werkt men met nachtdiensten, vroegdiensten, dagdiensten en laatdiensten. Gezien de problematieken van de kinderen, de doelstelling van de opname en de multidisciplinaire samenwerking is het noodzakelijk dat er regelmatig gebriefd wordt. Ik schets even in grote lijnen de tijdsinvestering van de briefing. De nachtdienst brieft mondeling aan de vroegdienst : 30 min. briefing Er zijn twee nachtdiensten die in deze organisatie werken. Totale investering personeelsmiddelen voor de organisatie : 1 uur Briefing van de vroegdiensten aan de dagdiensten Totale investering personeelsmiddelen voor de organisatie : 1uur Briefing aan de therapeuten, coördinatoren, onderwijzers,… door de 4 dagdiensten 30 min. waar 16 werknemers aanwezig zijn : 8 uur Middagbriefing, briefing aan de nachtdiensten,… Schatting ongeveer 20 uur briefing voor een opvang van 32 patiënten.
Zoals je in het bovenstaande voorbeeld vaststelt, wordt er heel veel tijd besteed aan de informatieoverdracht. Stel je voor dat er geen informatieoverdracht is, dan kunnen er twee full-times en één half-time extra ingezet worden om de patiënten te begeleiden. Met dit kritisch voorbeeld wil ik geen pleidooi houden om deze informatieoverdracht uit jouw organisatie te schrappen. In heel wat organisaties wordt er heel wat minder tijd voorzien voor deze informatieoverdracht, maar dit maakt eigenlijk niet zoveel uit. Ik wil een aanzet geven om het rendement van de informatieoverdracht te vergroten, en hierover kan je meer lezen in de volgende hoofdstukken. 4
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
1.2.Functies van de informatieoverdracht De kernfunctie van de informatieoverdracht is uiteraard het doorgeven van de informatie. Hier bestaat geen twijfel over. Naast het doorgeven van informatie wordt de briefing ook gebruikt om te ventileren. Mensen hebben er nood aan om hun frustraties en spanningen te verwoorden. Wanneer je bij iemand kan ventileren dan wijst dit op een vertrouwen in je collega. Het is veilig, bij hem kan ik mijn verhaal kwijt. Ik kan mijn hart luchten, zonder dat ik erop afgerekend wordt. Dit is het mooie aspect van ventileren. Praktijkvoorbeeld Toen ik het thema ‘Informatieoverdracht’ besprak met de directeur van een organisatie in de bijzondere jeugdzorg, zei hij tegen ‘In een grote organisatie gebeurt er zeer veel informatieoverdracht, niet altijd efficiënt en we kunnen dit efficiënter maken en misschien zelfs op besparen. Maar indien we dit zouden afschaffen in onze organisatie, dan zal deze briefing na het werk in het café rechtover onze organisatie gebeuren.’
Een terechte bedenking die de directeur van deze organisatie maakt. Het aspect ‘ventileren’ zal dan inderdaad plaatsvinden in een informele context, waardoor de uitwisseling van nuttige informatie verdwijnt op de achtergrond.
5
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
1.3.Het ongewenste effect van ventileren De collega die de dienst overneemt zal vanuit een bepaalde mindset naar de cliënten of patiënten kijken en handelen. Deze mindset kan positief of negatief zijn. A pessimist sees the difficulty in every opportunity an optimist sees the opportunity in every difficulty Winston Churchill
Uitnodiging tot zelfreflectie - Hoe verloopt de informatieoverdracht op dit moment in jouw organisatie? - Wat is voor jou persoonlijk het belang van deze informatieoverdracht? - Stel dat er geen informatieoverdrachten meer georganiseerd worden, wat zou jij dan missen? - Waarover ben je tevreden? - Waarover ben je minder tevreden? - Hoe zou je het willen dat het verloopt? - Welke verantwoordelijkheid kan jij hiertoe opnemen? - Welke verantwoordelijkheid wil jij opnemen? De letterlijke betekenis van ‘ventileren ‘ is ‘de lucht verversen in’, en dit doe je door niet alleen door de vuile lucht buiten te laten maar ook de frisse of verse lucht binnen te halen. Hierdoor krijg je nieuwe energie. Helaas wordt de betekenis van ventileren dikwijls verengt tot het buitenlaten van vuile lucht en door het klagen en uiten van jouw frustraties creëer je een negatieve mindset bij jezelf en je collega’s. De kans is groot dat jouw collega door zijn manier van vragen stellen, jou eveneens een aantal frustraties laat voelen en aanzet tot klagen. Wanneer je dan beiden aan het klagen bent, trek je elkaar nog meer de dieperik in. Volgens het onderzoek van Glaser reageert ons lichaam op negatieve gebeurtenissen door meer cortisol aan te maken. Dit hormoon onderdrukt ons vermogen tot genuanceerd denken. Het brengt ons als het ware in een verdedigende modus. Wanneer je rekening houdt met de bevindingen uit dit onderzoek, dan kan je besluiten dat de effecten van het negatief ventileren een negatieve invloed uitoefenen op het functioneren van de collega die de dienst overneemt. Toch negeren we tijdens een informatieoverdracht personen die ontevreden zijn over de werking van de dienst of bepaalde cliënten niet, maar we nodigen we hen ook uit 6
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
om te spreken over wat werkt en waarderen we tijdens dit gesprek hun sterktes en kwaliteiten.
1.4.Een oplossingsgerichte informatieoverdracht of briefing Wanneer het briefen op een oplossingsgerichte manier gebeurt dan betekent dit niet enkel en alleen stoom aflaten. Dit betekent dat er kan er ruimte gecreëerd wordt om succeservaringen te delen met elkaar. Het delen van succeservaringen brengt je in een oplossingsgerichte mindset, waarbij men een beter zicht op wat werkt i.p.v. wat niet werkt. Opnieuw verwijs ik even naar het onderzoek van Glaser, waarin wordt aangetoond dat ons lichaam op positieve gebeurtenissen in gesprekken reageert door meer oxytocine aan te maken. Dit hormoon zorgt ervoor dat we meer openstaan en ons vertrouwen vergroot, waardoor we vaardiger communiceren. Spijtig genoeg werken de effecten van cortisol veel langduriger dan de effecten van oxytocine. Hierdoor kan gedeeltelijk verklaard worden waarom de impact van negatieve uitingen vaak sterker is dan die van positieve uitdingen. Stel je voor dat er tijdens een oplossingsgerichte briefing de focust gelegd wordt op het delen van positieve gebeurtenissen en je mag daarna de dienst overnemen….
1.5.Ter inspiratie : ‘The solution focused debriefing’ Michael Hjerth heeft de volgende vragen ontwikkeld die nuttig zijn bij een solution focused debriefing mee aan de slag te gaan: 1. Van al de dingen die je gedaan hebt, waar ben je het meest tevreden mee? 2. Wat zou de klant zeggen, mocht ik hem vragen wat voor hem gewerkt heeft? 3. Waar wil je de volgende keer zeker meer van doen? 4. Wat wil je de volgende keer anders doen? Met deze 4 vragen word je drie keer uitgenodigd om op zoek te gaan naar jouw succesfactoren. Met de vierde vraag wordt er geïnformeerd naar verandering in functie van de gewenste situatie. Net zoals we vaak in het oplossingsgericht denken gebruik maken van continueringsvragen ‘Wat moet er zeker behouden blijven?’, zoomt Michael met zijn eerste twee vragen hierop in.
7
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
1.6.En nu naar jouw werkcontext Verpleegkundige hebben een half uurtje de tijd, leerkrachten enkel tijdens informele gelegenheden,…. kortom iedereen heeft te weinig tijd. Rekeninghoudend met deze beperking kan een informatieoverdracht toch nog zeer nuttig en constructief verlopen. Wil je een nuttige, succesvolle informatieoverdracht dan ligt de oplossing hiervoor in jullie team en daarom nodig ik jullie graag uit om even te een antwoord te formuleren op de volgende vragen: 1. ‘Stel je nou eens voor de informatieoverdracht verloopt zoals jullie dit wensen, hoe ziet dit eruit….’
2. ‘Wat is het eerste waaraan dat ik, als externe coach, zou merk dat deze informatieoverdracht verloopt zoals jullie dit wensen….’
3. ‘En waaraan nog….?’
4. ‘Wat doe jij dan?’
8
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
1.7.Nuttige tips !? Kies één van de onderstaande vier tips en probeer deze gedurende één maand uit in jullie organisatie. 1. Rondje van tevredenheid & informatieoverdracht Vooraleer je start met de feitelijke informatieoverdracht, start je met een rondje van ‘tevredenheid’. - Wat is er tijdens jouw dienst gebeurd dat jou een gevoel van tevredenheid geeft? Eventueel kan je de persoon die jouw dienst overneemt ook een antwoord laten formuleren op deze vraag, door bijvoorbeeld terug te laten blikken op zijn dienst van de voorbije dag of door iets te laten delen uit zijn privé context. 2. Informatieoverdracht & een moment van voldoening Ik wil je uitnodigen om tijdens deze momenten naast de feitelijke informatie ook een klein succesmoment te delen. Spreek duidelijk op voorhand af, hoeveel tijd je hieraan wilt besteden. Bijvoorbeeld indien er 30 minuten tijd voorzien is om te briefen, spreek je af om de laatste 5 minuten te besteden aan het delen een moment dat jou voldoening geeft (= een voldoeningschenkend moment). 3. Informatieoverdracht & de vier vragen van M. Hjerth Combineer een zakelijke informatieoverdracht met de drie vragen van Michael Hjerth aangepast of vertaald naar jullie werkcontext. Indien je een half uur tijd hebt, dan kan je de eerste 25 minuten gebruiken om op een zakelijke manier informatie uit te wisselen en de laatste 5 minuten ga je aan de slag met de vragen van M. Hjerth. Op deze manier combineer je de informatieoverdracht met een reflectiemoment in functie van je eigen leerproces. 4. Oplossingsgerichte vragen tijdens informatieoverdracht Stel oplossingsgerichte vragen stellen aan de persoon die brieft. Hieronder een aantal voorbeelden van oplossingsgerichte vragen die nuttig kunnen zijn om te gebruiken tijdens een informatieoverdracht: - Wat heb je gedaan om hier uit te komen? i.p.v. Hoe ben je hierin terecht gekomen? - Wat heb je gedaan dat hielp? i.p.v. Heb je iets gedaan dat hielp?
9
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
- Wat helpt om het probleem op te lossen? i.p.v. Hoe is het probleem ontstaan? - Hoe is het probleem gestopt? i.p.v. Hoe lang heeft dit probleem dan aangesleept? Dit soort vragen oefen in je dagdagelijkse context en vraagt oefening en training.
10
| Oplossingsgericht vergaderen
Chris Van Dam
