Vergaderen en notuleren in beeld gebracht

Vergaderen en notuleren in beeld gebracht Eindrapportage

Auteur(s)

:

Hilbert van der Duim Margriet Dunning Jan Bos Willem Karssenberg

Eindrapport projectnaam● 0.3 ● 20-9-06

2 / 11

3 / 11


Inhoudsopgave 1

Inleiding

4

2

Behaalde resultaten

5

2.1

Resultaten per product/activiteit

2.2

Activiteiten streaming media 6

2.3

Activiteiten techniek

7

2.4

Activiteiten organisatie

8

2.5

Activiteiten inbedding, hergebruik en verbreding

2.6

Andere resultaten

8

2.7

Doelstellingen

8

3

Projectorganisatie 10

3.1

Betrokken partijen en personen

3.2

Samenwerking

4

Knelpunten en aanbevelingen Knelpunten en oplossingen

4.2

Aanbevelingen

Succespunten

5.2

Vervolg

5.3

Persoonlijke noot

12

12

Succespunten en vervolg

5.1

10

10

4.1

5

5

13

13 13

13

12

8


1 Inleiding Opzet van het project: Het vervaardigen van streaming videomateriaal ten behoeve van het lesproject Vergaderen en Notuleren. De probleemstelling en de rollen m.b.t. het project worden middels videofragmenten geïntroduceerd. De videofragmenten geven delen van een vergadering weer vanuit de positie van de verschillende vergaderdeelnemers en de rollen die ze spelen. Alle fragmenten vormen gezamenlijk de gehele vergadering. Ook worden videofragmenten gemaakt van ‘lastige’ vergaderdeelnemers, om met leerlingen te kunnen discussiëren over aanpak en nut van dergelijk vergadergedrag. Tevens kan de leerling het als aandachtspunt meenemen voor eigen vergadergedrag tijdens het project. Het streaming videomateriaal maakt deel uit van het project Vergaderen en Notuleren, dat uitgevoerd wordt door leerlingen leerjaar 1 en docenten. Beoogd wordt om d.m.v. het materiaal de inhoud van dit onderwerp beter af te stemmen op de dagelijkse praktijk. Het verloop van het project: Over het algemeen zijn we tevreden over het verloop van het project al zijn er natuurlijk kanttekeningen te plaatsen. Zo bleek dat het veel meer tijd kostte dan we hadden ingeschat. Met name het leren kennen van de apparatuur en het monteren van de filmpjes nam veel tijd. Er zijn filmpjes opgeleverd van twee vergaderingen: “Sportkantine” en “Zinloos geweld”. Beelden van de vergadering en de verschillende standpunten van de deelnemers zijn te zien. De leerlingen waren over het algemeen enthousiast al blijft het natuurlijk altijd spannend als je op video wordt opgenomen. Voor de toekomst geldt dat we ook het maken van de opnamen aan de leerlingen overlaten. Het leren kennen van videoapparatuur en het werken hiermee kan een doel op zichzelf zijn.

4 / 11


2 Behaalde resultaten 2.1

Resultaten per product/activiteit

In het projectplan is de overkoepelende doelstelling uitgewerkt in diverse producten en activiteiten. In onderstaande tabellen wordt, op basis van het definitieve projectplan ingegaan op de resultaten per product. Daarna wordt ingegaan op de verschillende activiteiten om een beeld te krijgen van het doorlopen proces (streaming, techniek, organisatie, inbedding/hergebruik)

Productnaam: Doel

Filmpjes Het vervaardigen van streaming videomateriaal ten behoeve van het lesproject Vergaderen en Notuleren.

Resultaten

De filmpjes zijn opgeleverd zoals in de opzet beschreven was. Het aantal van twintig is niet geheel gehaald. Het aantal deelnemers aan de vergadering was kleiner dan ingeschat, waardoor er minder filmpjes met vergaderstandpunten zijn gemaakt. De filmpjes zijn te zien op http://www.drenthecollege.nl/vergaderenennotuleren Het project liep vertraging op door late levering van apparatuur, het leren werken met deze apparatuur nam veel tijd in beslag, werken met een computer met een onbekend besturingssysteem is lastig en de tijd die nodig was voor het monteren van de filmpjes viel zwaar tegen. Doordat leerlingen uit verschillende leerjaren deelnamen aan het project met verschillende stagedagen was het vaak een probleem om hen bij elkaar te krijgen.

Conclusie

Negen filmpjes betreffende de vergadering de sportkantine Zeven filmpjes betreffende de vergadering zinloos geweld

Productnaam: Doel

Scripts streaming video Het vervaardigen van streaming videomateriaal ten behoeve van het lesproject Vergaderen en Notuleren.

Resultaten

Naast de bovengenoemde filmpjes wordt in het projectplan gesproken over scripts/draaiboek. Hiermee wordt niet gedoeld op uitgewerkte teksten die door de leerling als in een toneelstukje worden uitgesproken. De leerling kreeg alleen een rol toebedeeld met een standpunt dat hij/zij moest verdedigen. Deze standpunten zijn terug te vinden in de bijgeleverde beschrijvingen van de vergaderingen. Verder is een checklist gemaakt om te controleren of alle apparatuur aanwezig is. Bij het maken van opnamen op locatie is het goed zeker te weten dat alle benodigde apparatuur aanwezig is. Deze producten zijn volgens planning opgeleverd

Conclusie

De gemaakte beschrijvingen voor de vergaderingen en de checklist kunnen ook in de toekomst gebruikt worden waarbij ze steeds geëvalueerd zullen worden

5 / 11


2.2

Activiteiten streaming media

De vergaderingen werden steeds gefilmd met twee camera’s waarbij is geëxperimenteerd met camerastandpunten. Zowel vanaf statief als uit de hand is gefilmd, waarbij de eerste natuurlijke een stabieler beeld opleverde en de tweede meer flexibiliteit gaf. Bij de montage zijn beide opnamen gecombineerd. Bij het opnemen van geluid hebben we geëxperimenteerd met verschillende microfoons. De beste resultaten kregen we met een draadloze handmicrofoon. Microfoons op de camera gaven meestal een slecht verstaanbaar resultaat. Bij het overzetten van camera naar computer valt alleen te melden dat dit veel tijd vraagt maar verder geen hoofdbrekens heeft gekost. Voor het monteren was gekozen voor een Apple laptop waar de beide filmers geen ervaringen mee hadden. Dit leverde de nodige problemen op. Hoewel het programma op zich logisch in elkaar steekt en qua opzet niet veel verschilt met de voor ons bekende programma’s onder windows viel de tijd die hiervoor nodig was toch erg tegen. Doordat het een voor ons onbekend besturingssysteem was moest er vaak lang gezocht worden naar de juiste plek voor de juiste handeling. Een korte cursus voor zowel dit besturingssysteem als voor het montageprogramma is voor toekomstige gebruikers een must. Er is geen gebruik gemaakt van muziek, immers het gesproken woord is bij dit onderwerp van groot belang, muziek zou hierbij een storende factor zijn. De filmpjes zijn geplaatst op soapbox.msn.com omdat op dat platform een goede kwaliteit bereikt kon worden. Ook is het vanaf dat platform makkelijk om de filmpjes te embedden in een eigen website, zonder last van reclame en andere zaken die bijvoorbeeld bij een platform als YouTube wel een rol spelen. Voor het project is een aparte website in het leven geroepen waar de filmpjes en het bijbehorende les- en instructiemateriaal geplaatst zijn. Hiervoor heeft het Drenthe College een apart CMS (storyboard) dat het plaatsen zeer eenvoudig maakt. Op dit moment zijn de filmpjes nog niet gebruikkt voor het onderwijs proces , maar dit komt nog. Ervaringen in onderwijs situaties zijn er nog niet. De filmpje zijn goed vindbaar. 2.3

Activiteiten techniek

Zoals gezegd is voor het monteren van de filmpjes gekozen voor Apple vanuit de gedachte en verwachting dat het monteren op dat platform makkelijker zou zijn met een beter resultaat. In de praktijk bleek dit toch tegen te vallen. Het werken met iMovie werd niet als zo intuïtief ervaren als gehoopt. Uiteindelijk hebben de docenten onder tijdsdruk er toch voor gekozen de films af te monteren met behulp van Moviemaker onder Windows. Er is een cursusboek “werken met iMovie” aangeschaft in de hoop in de toekomst na bestudering alsnog een goed gebruik van de Apple te kunnen gaan maken. Daarnaast is de volgende hardware aangeschaft: 2 x videocamera Sony HDR HC- 7 2 x extra accu Np FH-50 2 x Velbon 686 videostatief draadloze microfoon Sennheiser 135 PG Microfoon Sony ECM-HST1 Microfoon Sony ECM-HGZ1 2 x verlichtingsset Falcon Eyes 6 x 55w 2 x statief 235cm hoog voor verlichtingsset 2 x videotas bandjes enz.

6 / 11


2 x Memory pro geheugensticks Er is gekozen voor de Sony camera’s omdat deze voorzien zijn van een externe microfoon ingang, een onmisbare voorziening zoals bleek tijdens de uitvoering van het project. Verder heeft deze camera de optie om te filmen in het nieuwe 16 X 9 formaat, geschikt voor breedbeeld televisies. Er zijn verschillende microfoons aangeschaft om te kunnen experimenteren met de beste resultaten. De draadloze microfoon bleek een beter resultaat tee geven dan de Sony opzet ronden richtmicrofoons. Omdat nast geluid een goede beeldkwaliteit ook van het grootste beelang is en er vooral binnen gefilmd is zijn er ook 2 lichtbakken aangeschaft die zorgden voor een goede uitlichting van de camera opstelling. Met de Sony camera kunnen tegelijkertijd foto’s gemaakt worden die worden opgeslagen op memory stick. Een handige extra feature die gebruikt kan worden voor zogenaamde “stills”. Het werken met de video camera’s leverde geen specifieke problemen op. Omdat ervoor gekozen is de filmpjes op internet te plaatsen (soapbox.msn.com) hoefde geen aparte server te worden ingericht. Het uploaden van de filmpjes vergt geen aanpassing van netwerkinstellingen op de Drenthe College locaties. 2.4

Activiteiten organisatie

Er is voor docenten een cursus georganiseerd m.b.t. filmen en monteren. Dit is erg in de smaak gevallen. Verder is het in de organisatie van het Drenthe College bekend gemaakt en kunnen andere clusters ook hiervan gebruik maken. 2.5

Activiteiten inbedding, hergebruik en verbreding

Vergaderen en notuleren is een standaard onderdeel binnen de opleiding detailhandel. Dit is een waarborg voor gebruik van het materiaal in de toekomst. Immers het materiaal kan gebruik worden om zijn voorbeeldfunctie en kan dienen voor het oefenen in het notuleren. De ervaringen die zijn opgedaan zullen worden gebruikt om meer filmpjes te produceren voor een elektronische leeromgeving. Verder is het ook de bedoeling om leerlingen presentaties te laten maken van hun stagebedrijf d.m.v. film. 2.6

Andere resultaten

Bijkomend resultaat is dat collega’s natuurlijk nieuwsgierig zijn geworden naar de mogelijkheden die het inzetten van (streaming) video biedt binnen het onderwijs. De opgedane ervaringen zijn gedeeld in het team en hebben ertoe geleid dat ook anderen de apparatuur zijn gaan gebruiken voor lesonderdelen. 2.7

Doelstellingen

Doelstellingen waren: Het streaming videomateriaal maakt deel uit van het project Vergaderen en Notuleren, dat uitgevoerd wordt door leerlingen leerjaar 1 en docenten. Beoogd wordt om d.m.v. het materiaal de inhoud van dit onderwerp beter af te stemmen op de dagelijkse praktijk. De doelen die hiermee nagestreefd worden zijn: •

De leerinhoud tastbaarder/aanschouwelijker te maken voor leerlingen en daardoor het leereffect verhogen. Heeft plaatsgevonden

•

Leerlingen beter motiveren om het geleerde toe te passen. Leerlingen waren enthousiast

•

Het verminderen van faalangst bij leerlingen. Moeilijk te meten

•

Videomateriaal toepasbaar maken voor de lessen. Materiaal is voor iedereen toegankelijk

7 / 11


•

De leerling meerdere didactische werkvormen kunnen aanbieden (leerlingen kunnen zelfstandig notuleren, vergaderingen (na)spelen, (video)vergaderingen beoordelen, discussiëren. Heeft plaatsgevonden

•

Ervaring opdoen voor het implementeren van video-materiaal in de lessen. Heeft plaatsgevonden

•

De valkuilen bij het maken van video’s leren kennen en vermijden. We hebben ruimschoots ervaring op dit gebied opgedaan

•

Collega’s creatief laten nadenken over video-gebruik in eigen vakgebied. Tijdens een studiedag is een presentatie gegeven aan collega’s binnen het cluster handel & commercie

•

Wegnemen angst voor gebruik nieuwe media in MBO. Tijdens een studiedag is een presentatie gegeven aan collega’s binnen het cluster handel & commercie die ook hier hopelijk aan heeft bijgedragen

•

Beschikbaarheid van een docent beter benutten doordat leerlingen (deels) zelfstandig met het onderwerp bezig zijn (leren vergaderen gaat beter met kleinere groepen). Heeft plaatsgevonden

•

Het beschikbaar maken van de video-opnamen via een website. Is beschikbaar

•

Onderzoeken welk(e) verwerkingsprogramma(s) het meest geschikt zijn voor toepassing in het (beroeps)onderwijs. Vanwege bekendheid met het windows besturingssysteem hebben programma’s onder windows onze voorkeur

•

Eventuele hindernissen bij ICT beheer wegnemen waardoor gebruik van streaming media in het onderwijs toegankelijker wordt.

8 / 11

9 / 11


3 Projectorganisatie 3.1

Betrokken partijen en personen

Organisatie/afdeling

Personen

Rol

Handel & Commercie

H. van der Duim

Projectleider

Inbreng Coördineren

Handel & Commercie

M. Dunning

Uitvoerende

Ontwikkelen materiaal,

Handel & Commercie

J.Bos

Uitvoerende

Ontwikkelen materiaal,

filmen en monteren filmen en monteren Handel & Commercie

ICT

Leerlingen

Deelnemers

Uitvoering geven aan de

opleiding

diverse rollen in de

verkoopchef

vergadering

W.Karssenberg

Technische

Adviseren in

ondersteuning

apparatuurkeuze, uitvoering geven aan technische handelingen

3.2

Samenwerking

Omdat alle bij het project betrokken personen op dezelfde locatie werken waren de lijntjes naar elkaar in principe kort en kon er regelmatig “even tussendoor” overlegd worden, bijvoorbeeld tussen de betrokken docenten en de technisch ondersteuner. Knelpunt was wel het tegelijkertijd uitroosteren van de 2 docenten. Voor landelijk overleg, zoals de bijeenkomsten en masterclasses die Kennisnet organiseerde was in de begroting geld (=uren) opgenomen. In de praktijk bleek het om meer dagen te gaan dan waar we in eerste instantie rekening mee hadden gehouden dus werd de tijd die daarvoor gereserveerd moest worden (met name voor het management) als knelpunt ervaren. De bijeenkomsten die Kennisnet organiseerde zijn als zeer zinvol ervaren. Niet alleen door de betrokken docenten die veel herkenden in de ervaringen van anderen, maar ook het management kreeg de nodige “eye-openers” voorgeschoteld. Mede dankzij de bijeenkomsten die Kennisnet organiseerde is er het nodige contact geweest met de contactpersonen van andere ROC’s om ervaringen uit te wissel over bijv. aan te schaffen apparatuur enz. Dankzij de “dubbele pet” van de betrokken ICT’er zijn de opgedane ervaringen ook gedeeld op andere bijeenkomsten van Kennisnet, zoals de ambassadeursbijeenkomsten. Wanner het project helemaal is afgerond en alle informatie op de website gepubliceerd is zal ook intern binnen het ROC hier de nodige aandacht aan besteed worden zodat ook collega’s op andere locaties hier kennis van kunnen nemen en er hun voordeel mee kunnen doen. We hebben uit verschillende hoeken van het Drenthe College geluiden meegekregen over of zij de filmbeelden ook mochten gebruiken. Tijdens monteren en schieten van de beelden hadden wellicht leerlingen een grotere rol kunnen spelen. De opleiding multimedia had bv. kunnen assisteren met monteren.

10 / 11


4 Knelpunten en aanbevelingen 4.1

Knelpunten en oplossingen

Knelpunt

Beschrijving

Oplossing

Werken met Apple

Werken met een onbekend

Korte cursus

besturingssysteem kost extra tijd. Beschikbaarheid

Leerlingen uit verschillende leerjaren

Zorgvuldig plannen, in de toekomst

leerlingen

namen deel aan het project. Alleen

per leerjaar werken aan dit

op maandag waren zij allen

onderwerp

aanwezig. Levertijd apparatuur Verstaanbaarheid

De levertijd van de apparatuur was

Werken met oude camera’s. Licht

langer dan ingeschat.

van buiten gebruiken.

Met de microfoon in/op de camera is

Werken met een losse draadloze

het gesproken woord slecht

handmicrofoon.

verstaanbaar vrijroosteren

Het tegelijkertijd vrijroosteren van

Schuiven met uren en beroep doen

de betrokken docenten was niet

op vrije dagen.

eenvoudig.

4.2

Aanbevelingen

Neem ruim de tijd voor het leren werken met de apparatuur, organiseer korte cursussen. Werk met verschillende camera’s en met handmicrofoons.


11 / 11

5 Succespunten en vervolg 5.1

Succespunten

Succespunt

Beschrijving

Werkvorm

Experimenteren met een andere didactische werkvorm geeft grote voldoening

uitwisseling

Dankzij de door Kennisnet georganiseeerde bijeenkomsten was het mogelijk te zien en te horen hoe andere deelnemende ROC’s het project uitvoerden.

Het eindresultaat

Dankzij dit project is er ervaring opgedaan met een andere manier van werken en is er materiaal beschikbaar gekomen dat vanaf nu ingezet kan worden.

Hardware

Camera en toebehoren kunnen dankzij het uitgevoerde project steeds vaker gebruikt worden. Zonder dit project zouden we hier nooit de beschikking over hebben gekregen!

5.2

Vervolg

Het vervolg is meer filmpjes produceren om content te genereren voor een elektronische leeromgeving. Leerlingen presentaties laten maken van stage als bewijsmateriaal in hun portfolio. 5.3

Persoonlijke noot

Willem:DeelnameIk ben zeker tevreden over de rol die ik heb mogen spelen in dit project. Het is fijn als je (veronderstelde) kennis gebruikt wordt binnen school. Door de aard van het project kreeg ik daardoor te maken met én de docenten, én de opleidingsmanager én de clustermanager. Heel goed wanneer zaken zo breed worden opgepakt en aandacht krijgen zodat het management op de hoogte is van en betrokken wordt bij alle fases van het project.ActiviteitenMijn activiteiten zijn beperkt gebleven tot het adviseren bij de aanschaf waarbij het natuurlijk altijd leuk is om geld van een ander uit te geven, maar waarbij je toch zoveel mogelijk inhoudelijke afwegingen wilt maken. Zo hebben we goede keuzes gemaakt, maar wellicht ook minder goede. Achteraf had het monteren bijvoorbeeld toch beter op een PC gekund. Maar alleen dankzij dit project konden we tot dat inzicht komen!Daarnaast heb ik ondersteuning gegeven bij het monteren, maar vooral ook het plaatsen van de filmpjes op internet. Hier en daar kon ik vanuit eigen ervaring ook de nodige tips voor het filmen aandragen en dat was zeker leuk om te doen.ResultatenHet is te simpel om te kijken naar wat dit project gekost heeft aan de ene kant en de filmpjes die het heeft opgeleverd aan de andere kant. Als ik heel eerlijk ben zou ik voor dat geld natuurlijk nooit deze filmpjes kopen! Maar als ik kijk naar het leereffect dat dit gehad heeft bij de betrokken docenten, maar ook bij het management denk ik dat we kunnen stellen dat het meedoen aan dit project ons als Drenthe College veel resultaten heeft opgeleverd. We hebben de valkuilen ontdekt en zijn daar deels ook ingevallen. Door het goed te beschrijven, te evalueren en te delen met anderen mogen we hopen dat ook anderen hier hun voordeel mee doen en daarvan leren. “Als alles goed gaaat leer je niks” is een gezegde dat in dit geval zeker opgaat. Het was natuurlijk niet voor niets een pilot en juist daarom moet je ook naar de resultaten kijken die niet op film zijn vastgelegd, maar waar het team waarbinnen dit project is uitgevoerd nog heel lang mee uit de voeten kan! Hilbert: Ik ben zelf anders gaan denken over hoe leerlingen informatie tot zich nemen en blij dat we dit project hebben uitgevoerd. Hierdoor is ook bij docenten ervaring opgedaan die zij over kunnen brengen bij collega’s. De factor tijd heeft bij ons een storende invloed gehad op de uitvoering. Ik wil Kennisnet danken voor het enthousiasme welke zeker is overgebracht aan onze deelnemers. Nu nog het inbedden als vast onderdeel in het onderwijs waar voor ons een schone taak is weggelegd.

Vergaderen en notuleren in beeld gebracht

Recommend Documents