Vergaderen, een agenda opstellen en notulen maken
Inhoudsopgave
Pagina
1
Inleiding
3
2
Belangrijke regels voor een vergadering
4
2.1
Vergaderregel 1: vergaderen doe je samen
4
2.1.2
Duidelijke regels helpen goed vergaderen
4
2.1.3
Doel van een vergadering
4
2.1.4
Voorbereiden van een vergadering – wie doet wat?
5
2.2
Vergaderregel 2: de agenda maak je samen
6
2.3
Vergaderregel 3: afspraken maken en uitvoeren
7
2.3.2
Een verslag maken
8
3
De vergadering evalueren
8
Bijlage 1: Voorbeeld agenda
9
Bijlage 2: Voorbeeld van een vergaderverslag
10
Bijlage 3: Voorbeeld van een afsprakenlijst
10
Bijlage 4: Voorbeeld vragenlijst evaluatie van een vergadering
11
Vergaderen, agenda maken en notulen
2
Voor het werk van een Wsw-raad is het nodig dat je vergadert en overlegt.
In dit artikel lees je over: 9 De belangrijkste regels voor vergaderen 9 Vergaderen doe je samen 9 De agenda maak je samen 9 Hoe leg je afspraken vast 9 Beoordeel de vergaderingen 9 Voorbeelden
1. Inleiding Als Wsw-raad overleg je regelmatig, bijvoorbeeld in een vergadering. Tijdens zo’n overleg geef je je mening over een verordening of een beleidsnota. In dit artikel staan vergadertips. Ook vind je een voorbeeld voor het maken van notulen en een afsprakenlijst.
Vergaderen, agenda maken en notulen
3
2. Belangrijke regels voor een vergadering Voor een vergadering zijn de volgende regels belangrijk. 1. Vergaderen doe je samen (iedereen komt aan het woord). 2. De agenda maak je samen. 3. Een vergadering is een overleg waarin afspraken gemaakt worden die uitgevoerd worden. 2.1 Vergaderregel 1: vergaderen doe je samen Een vergadering is een overleg. Je praat samen over zaken die gedaan moeten worden en maakt afspraken wie dat gaat doen. Voor een goede vergadering is het belangrijk dat een paar afspraken (regels) gemaakt worden. Iedereen die aan de vergadering meedoet, moet deze afspraken kennen. De voorzitter let erop dat iedereen zich houdt aan de vergaderregels. Voorbeelden van regels zijn: •
iedereen is op tijd aanwezig
•
je spreekt alleen over onderwerpen die op de agenda staan
•
er praat maar één iemand tegelijk
•
maak een afspraak over pauze nemen
•
de voorzitter bepaalt wanneer de vergadering klaar is
•
je spreekt over één onderwerp, maakt afspraken en handelt het onderwerp af. Pas daarna komt het volgende onderwerp aan bod.
2.1.2 Duidelijke regels helpen goed vergaderen Zonder duidelijke regels kun je niet goed vergaderen. Je praat wel met elkaar, maar niemand weet waarover. Schrijf je afspraken niet op? De kans is groot dat de Wsw-raad de afspraken niet uitvoert. Een afsprakenlijst maken zorgt ervoor dat iedereen weet wie wat gaat doen. Je neemt de afsprakenlijst tijdens elke vergadering door. De afspraken die klaar zijn, streep je weg. De nieuwe afspraken zet je op de lijst. De secretaris zorgt voor het bijhouden van de afsprakenlijst. 2.1.3 Doel van de vergadering De vergadering is een manier om de doelen van de Wsw-raad uit het werkplan uit te voeren. Dat gebeurt in overleg. Ieder lid moet informatie krijgen. Ieder lid moet zijn mening kunnen geven. Zo kunnen alle leden van de Wsw-raad meedenken en meebeslissen. Dat is
Vergaderen, agenda maken en notulen
4
belangrijk om afspraken te kunnen maken. En nog belangrijker is dat de afspraken ook uitgevoerd worden.
Je mening geven is niet hetzelfde als gelijk krijgen.
2.1.4 Voorbereiding van de vergadering – wie doet wat? Voor een goede vergadering bereidt iedereen zich voor. Iedereen heeft zijn eigen taken voor de vergadering. Wie doet wat
De taken van de voorzitter:
bepaalt in overleg met de groep waar de vergadering gehouden wordt
bepaalt in overleg met de groep de datum en het tijdstip van de vergadering
stelt samen met de secretaris de agenda op
zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt
zorgt dat er een besluit komt over een afspraak waar de meerderheid van de groep het mee eens is.
let erop dat de gemaakte afspraken gedaan worden
De taken van de secretaris:
stelt samen met de voorzitter de agenda op
maakt de afspraak voor de vergaderruimte op de geplande dag en tijdstip
nodigt alle leden uit
stuurt de agenda en alle informatie voor de vergadering op aan alle leden
houdt de afsprakenlijst bij
De taken van een lid van de Wsw-raad:
elk lid stuurt agendapunten op naar de secretaris
elk lid zorgt dat hij bij de vergadering aanwezig kan zijn o elk lid meldt zich op tijd af (uiterlijk een dag voor de vergadering)
elk lid kijkt op de agenda en leest alle informatie die opgestuurd is voor de vergadering Vergaderen, agenda maken en notulen
5
elk lid kijkt op de afsprakenlijst en zorgt dat zijn afspraken uitgevoerd zijn
2.2 Vergaderregel 2: De agenda maak je samen Het belangrijkste voor een goede voorbereiding is de agenda. Als je de agenda leest, ben je op de hoogte waar de vergadering over gaat. De agenda moet minimaal 7 dagen voor de vergadering worden voorbereid en verspreid. Het opstellen van de agenda bestaat uit de volgende stappen:
elk wsw-raadslid mag agendapunten opgeven Æ in het huishoudelijk reglement staat hoe en wanneer dat moet
bekijk welke punten op de agenda moeten komen en hoeveel tijd ervoor nodig is
van elk agendapunt moet duidelijk zijn wat het doel is
Voorbeelden van duidelijke agendapunten Agendapunt 1: Bespreken Verordening Cliëntenparticipatie en advies geven aan de gemeente. Doel: meedenken. Agendapunt 2: Voorbereiden verzamelen klachten over Begeleid Werken, afspreken wie de klachten verzamelt en er een lijst van maakt. Doel: meedelen
regel waar de vergadering gehouden wordt en hoelang hij duurt
regel welke vergaderstukken erbij horen o opsturen nieuwe vergaderstukken o laten weten welke vergaderstukken de leden al hebben o laten weten welke stukken de leden moeten meenemen
spreek af wie notuleert
Notuleren is: opschrijven wat er gezegd is en wat er gedaan moet worden
Tip:
Kijk in het werkplan voor agendapunten
Vergaderen, agenda maken en notulen
6
2.3 Vergaderregel 3: afspraken maken en uitvoeren. 2.3.1 Bespreken en besluiten Je kunt agendapunten voor de vergadering op verschillende manieren bespreken. De manier die je kiest hangt af van het doel. Elk agendapunt heeft een doel. Het doel kan zijn: a) een mededeling b) een mening c) een besluit d) meebeslissen De afspraken komen in de afsprakenlijst. a). meedelen De voorzitter geeft informatie over besluiten die genomen zijn.
Voorbeeld: De gemeente heeft besloten om de plannen voor wachtlijstbeheer ongewijzigd uit te voeren. b). meepraten De voorzitter geeft een toelichting, vraagt om meningen en nodigt uit tot vragen. Dit gebeurt achteraf als er al oplossingen bedacht zijn voor een probleem.
Voorbeeld: De gemeente vraagt advies aan de Wsw-raad over de plannen voor wachtlijstbeheer. c). meedenken De voorzitter komt met een probleem en komt met een voorstel dat nog kan veranderen.
Voorbeeld: De gemeente vraagt de Wsw-raad mee te denken over de bedachte oplossingen voor de lange wachtlijst en vraagt om ideeën en tips. d). meebeslissen De voorzitter komt met een probleem en vraagt om mogelijke oplossingen die in het plan komen te staan.
Vergaderen, agenda maken en notulen
7
Voorbeeld: De gemeente vraagt de Wsw-raad om plannen voor het oplossen van de lange wachtlijst.
2.3.2 Verslag maken (notuleren) Je hoeft niet uitgebreid op te schrijven wat er tijdens de vergadering is gezegd. Maak een kort verslag met daarin de afspraken. Dat is voldoende. Na het lezen van een verslag weet iedereen: wat de afspraken zijn wat hij moet doen wanneer een taak gedaan moet zijn De voorzitter controleert het verslag en afsprakenlijst voordat deze worden opgestuurd.
In de bijlage bij dit artikel staat een voorbeeld voor het maken van een verslag en een
, afsprakenlijst.
Tip: Als de Wsw-raad een advies moet geven is het wel nodig om meer op te schrijven. Je schrijft dan de belangrijkste meningen op en de belangrijkste redenen voor het advies. Æ Lees hierover in het artikel ‘advies geven’ 3. De vergadering evalueren Het is slim om regelmatig de vergadering te evalueren. In een evaluatie bespreek je hoe je samen overlegt en wat er beter of anders kan. Daarvoor kun je de vragenlijst uit de bijlage gebruiken.
Vergaderen, agenda maken en notulen
8
Bijlage 1:
Voorbeeld agenda
Agenda Wsw-raad
Datum:
Deelnemers:
Tijd:
1.
7.
Plaats:
2.
8.
Mee te nemen stukken:
3.
9.
-
4.
10.
Benodigde voorbereiding:
5.
11.
-
lezen beleidsplan
6.
12.
-
lezen voorstel
Agendapunt
Doel
Tijd
Verantwoordelijk
1. Opening
Vaststellen agenda
10 min
voorzitter
2. Mededelingen
Informatie doorgeven
5 min
voorzitter
3. In- en uitgaande post
Vertellen welke post
beleidsplan Wsw gemeente
5 min
secretaris
10 min
voorzitter
45 min
?
10 min
voorzitter
ontvangen is en welke post verstuurd is 4. Afsprakenlijst
Controleren of gemaakte afspraken gedaan zijn
5. Beleidsplan Wsw
Mening geven Advies opstellen
6. Rondvraag
Gelegenheid om vragen te stellen over zaken die niet op de agenda staan
7. Afsluiting
afsluiten van de
voorzitter
vergaderingen en checken of alle afspraken op de lijst staan
Vergaderen, agenda maken en notulen
9
Verslag vergadering Wsw-raad Voorzitter: Anne
Datum: 01-03-2009
Notulist: Piet
Tijd: 15.00 uur tot 16.30 uur
Aanwezig: Tobias, Heleen, Mohammed, Claire
Afwezig: Winston
Agendapunt
Opmerkingen/ conclusies
Actie
Wie
Datum
ja/nee 1. Opening
nee
2. Mededelingen Winston is ziek
nee
3. Post
nee
Geen opmerkingen
4. Afsprakenlijst Advies gegeven aan de gemeente over
klaar
ja
secr 01-03-09
ja
voo
plannen Wsw 5. Rondvraag
Bespreken verordening PGB op agenda
01-08-09
rz 6. 7. 8. 9.
Bijlage 3:
Voorbeeld Afsprakenlijst Afsprakenlijst
Nr Uit
Omschrijving wat er Wie
Datum
overleg
moet gebeuren
klaar
dd
(afspraak)
1. 01-01-09 Opstellen klachtenlijst
Stand van zaken
Tobias
01-05-09
Nog mee bezig
Mohammed
01-03-09
Advies ligt bij de
Begeleid Werken 2. 01-02-09 Advies over beleidsplan Wsw
gemeente
3. 4.
Vergaderen, agenda maken en notulen
10
Bijlage 4:
Voorbeeld vragenlijst evaluatie vergadering Vragenlijst vergadering
Voorzitter:
Vergaderdatum:
Geef aan met elke uitspraak je het eens bent door een cirkel om het juiste antwoord
De voorzitter bereidt zich voor op de vergadering
altijd
soms
nooit
Weet niet
De leden bereiden zich voor op de vergadering
altijd
soms
nooit
Weet niet
De leden krijgen de kans om zijn mening en ideeën te
altijd
soms
nooit
geven
Weet niet
De leden luisterden naar elkaar
altijd
soms
nooit
Weet niet
De leden doen actief mee
altijd
soms
nooit
Weet niet
De leden zijn tevreden met de groepsbesluiten
altijd
soms
nooit
Weet niet
De vergadering is niet te lang en de leden houden de
altijd
soms
nooit
aandacht bij de agendapunten Storend gedrag (te laat komen, geroezemoes enz.) wordt
Weet niet
altijd
soms
nooit
aangepakt
Weet niet
De leden weten wie verantwoordelijk is voor de afspraak
altijd
soms
nooit
Weet niet
Iedereen komt op tijd
altijd
soms
nooit
Weet niet
Ik kom altijd naar de vergadering aan het overleg
altijd
soms
nooit
Weet niet
Vergaderen, agenda maken en notulen
11
Ik sta open voor ideeën van andere leden
altijd
soms
nooit
Weet niet
Ik probeer goed te luisteren tijdens de vergadering
altijd
soms
nooit
Weet niet
Ik doe mee aan discussies en vertel wat ik belangrijk
altijd
soms
nooit
vind
Weet niet
Als een vergadering afwijkt van de agenda, probeer ik
altijd
soms
nooit
te helpen om bij het onderwerp te blijven Ik voer de afspraken uit die ik heb toegezegd
Weet niet
altijd
soms
nooit
Weet niet
Ik geef verbeteringen door voor het vergaderen
altijd
soms
nooit
Weet niet
Ik geef belangrijke informatie door aan leden die niet
altijd
bij de vergadering waren
soms
nooit
Weet niet
opmerkingen/ ideeën/ tips:
Vergaderen, agenda maken en notulen
12
