EFFECTIEF VERGADEREN DOE JE ZO ……
Wie is wie? Jan von den Hoff En wie bent U: wie zijn er lid van het bestuur wie is er penningmeester in een bestuur wie is de secretaris van het bestuur wie is voorzitter
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Taak- en functieinvulling …… Roept u maar: Wat doet een voorzitter van een vereniging? Welke taak / functie heeft een secretaris? Een penningmeester heeft als taak / functie ….. Een overig bestuurslid heeft als taak / functie …..
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
De Voorzitter Leiden van het Dagelijks Bestuur Leiden van het voltallig bestuur Zit vergaderingen voor, bewaakt de structuur en de tijd Initieert, stelt voor, ziet toe op uitvoeren besluiten
Onderhoudt externe contacten ...............
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Onze Secretaris Draagt de zorg voor correspondentie Houdt mogelijk de notulen bij Bewaart en bewaakt het verenigingsarchief Maakt in samenwerking het jaarverslag Bereidt in overleg de vergadering voor; stelt (concept)agenda op
……………
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Penningmeesters Beheren het vermogen Leggen verantwoording af voor de jaarrekening Maken en verdedigen / verantwoorden de begroting Betalen en innen gelden die betrekking hebben op acties m.b.t. de vereniging / stichting ……………
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
De overige leden van het bestuur Brengen hun informatie / vragen in vanuit een werkgroep of commissie Denken mee, brengen initiatieven in, vragen (door)
Zorgen na afloop / in de periode tussen het moment van de vergadering en een volgende vergadering voor uitvoering / controle op uitvoering van afgesproken zaken. ……………
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Effectief vergaderen Heb je tijdens vergaderingen weleens het gevoel dat je je tijd nuttiger had kunnen besteden?
Praten gespreksdeelnemers langs elkaar heen en wordt het gewenste doel niet bereikt? Haal het maximale uit de vergadering en bereik meer in minder tijd.
Laat een vergadering daadkrachtiger verlopen en zorg ervoor dat alle vergaderpunten binnen de afgesproken tijd aan bod komen.
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Tot nu toe niets nieuws gehoord …… Dat gaan we veranderen:
De Vergadering: welke stijlen …… De Vergadering: wat is het nu eigenlijk?
Gedrag en vergaderden
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
De Vergadering: welke stijlen …… In een vertrouwelijke sfeer werken kan in diverse stijlen worden uitgevoerd. We maken een keuze voor: • Taakgerichte stijl: er wordt “verteld” wat er moet gebeuren. • Relatiegerichte stijl:
contact krijgen met de leden, begrip en acceptatie verwerven.
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
De Vergadering: welke stijlen …… De plaatsen van de 2 stijlen in een schema: Relatiegericht hoog
participeren
verkopen
delegeren
opdragen
Taakgericht laag
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
hoog
De Vergadering: wat is het nu eigenlijk …… Welke stijl er ook wordt gekozen, de inhoudelijke invulling is: Een verzamelnaam voor diverse vormen van formeel
groepsoverleg
Een vergadering is pas een vergadering als:
- er een agenda is - men een voorzitter heeft - er deelnemers zijn - er verslaglegging is.
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
De Vergadering: wat is het nu eigenlijk …… Vergaderen is dus : overleggen met een groep mensen met gebruik van de volgende functies: - Brainstormen: spontaan met ideeën komen - Uitwisselen van informatie: deelnemers informeren elkaar - Oplossen van problemen: discussiëren / oplossen van …
- Nemen van beslissingen: besluiten over zaken die deze of vorige vergadering aan bod zijn gekomen.
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Gedrag en Vergaderen …… Het effect van: • de emotie van de persoon; • de emotie van het moment / de boodschap; • uw eigen emotie: ga kort bij uzelf na of en hoe u uw emoties
kunt “beheren”; • wie durft het te delen?
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Gedrag en Vergaderen …… Het effect van: • de mate van samenwerking; • de mate van onderlinge acceptatie; • uw “eigen” samenwerkingspakketje:
tot hoe ver wilt / kunt u gaan? Ga dit ook eens na in het kader van het “beheer“; • deel het met ons als u dit wilt.
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Gedrag en Vergaderen …… Het effect van: • de sterke punten van jezelf;
• waar vinden we die terug; • voorkom een blinde vlek
en denk eraan dat we allemaal “een valkuil” hebben!
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
En nu …… Bij je vereniging verder gaan, Geprikkeld en nieuwsgierig? Laat het ons weten, maak een afspraak via de KNSB met de
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
Hartelijk dank voor uw belangstelling.
NSA IN OPDRACHT VAN KNSB, 05-10-2013
