Starten met IMV voor ambulante patiënten

Starten met IMV voor ambulante patiënten

Starten met IMV voor ambulante patiënten Korte Handleiding TWIN

Opmerking: In de Handleiding “Starten met IMV voor ambulante patiënten” staat dat u kunt aanduiden of een specialiteit al dan niet IMV afgeleverd wordt. Deze optie wordt geactiveerd nadat u een van de volgende software updates hebt uitgevoerd. Deze update staat gepland om ongeveer gelijktijdig met deze handleiding uitgerold te worden, het is dus mogelijk dat deze optie bij u nog niet actief is.

Opties die pas later geactiveerd worden vindt u hieronder gemarkeerd in het groen terug: In hoofdstuk 3.1

Een medicatieschema is een verzameling van verschillende schema’s per patiënt (1 of meerdere schemalijnen per medicatie). U kunt per medicatielijn aanduiden of deze medicatie bestemd is voor IMV (geen IMV, manuele of auto) In hoofdstuk 3.2

Specialiteiten voor manuele IMV verkoopt u op de normale manier, wanneer Twin niet uit het medicatieschema kan afleiden of het om een IMV specialiteit gaat, wordt u gevraagd of u patiëntstock wil aanmaken voor deze specialiteit of niet. In de verkoop kunt u per verkooplijn aangeven of de specialiteit bestemd is voor IMV (deze parameter staat standaard zoals het voor dit product in het medicatieschema is aangegeven: auto, manueel of geen IMV). U kunt deze parameter wijzigen door er op te klikken in de verkooplijn.

1


1

Inleiding .................................................................................................. 3

2

Verklarende woordenlijst .......................................................................... 4

3

Instellingen .............................................................................................. 5

4

3.1

Algemene WZC opties ......................................................................... 5

3.2

Factuurgroepen .................................................................................. 6

3.2.1

Firma’s (Personeel) ....................................................................... 6

3.2.2

Tabblad Kortingen ........................................................................ 6

3.2.3

Tabblad Betaling ........................................................................... 6

3.2.4

Tabblad Factuuropties ................................................................... 7

3.2.5

Tabblad Opties ............................................................................. 7

3.2.6

Tabblad Klaarzet ........................................................................... 8

3.2.7

Tabblad WZC opties .................................................................... 11

Stappenplan Manuele IMV ...................................................................... 12 4.1

5

6

Ingeven en bewerken van medicatieschema’s..................................... 12

4.1.1

Het aanmaken van een medicatieschema ..................................... 12

4.1.2

Terminologie en werkwijze “lopend schema”: ............................... 12

4.1.3

Afwijkende schema’s ................................................................... 12

4.2

Verkoop Manuele IMV medicatie ........................................................ 13

4.3

Klaarzetten medicatie ........................................................................ 14

Rapportering .......................................................................................... 17 5.1

Parameters ....................................................................................... 17

5.2

Medicatie rapporten .......................................................................... 18

5.2.1

Medicatieschema’s ...................................................................... 18

5.2.2

Klaarzet rapporten ...................................................................... 19

Meer informatie over IMV ....................................................................... 20

2


1 Inleiding In deze korte handleiding vindt u een stappenplan om te starten met IMV voor ambulante patiënten. Er wordt één werkwijze getoond die toelaat onmiddellijk van start te gaan. Andere mogelijkheden en een uitgebreide beschrijving van alle opties zijn na te lezen in de handleiding “IMV voor ambulante patiënten”. De Farmad Twin WZC module is ontworpen om op eenvoudige wijze IMV voor rusthuispatiënten te gebruiken. De instellingen voor IMV gebeuren dan ook voor het grootste deel op niveau van WZC en factuurgroep. Om IMV ook voor ambulante patiënten te gebruiken is het dus ook nodig deze patiënten aan een (fictieve) factuurgroep te koppelen. De ambulante patiënten worden niet gefactureerd, de omzet moet dus in dagontvangsten komen. Het medicatieschema is het uitgangspunt van alle IMV, hierin staat wat, wanneer en hoe de medicatie moet genomen worden. In deze handleiding vindt u  de algemene WZC instellingen  de instellingen van medicatieschema’s en factuurgroepen  hoe u tewerk gaat om de medicatie individueel klaar te zetten per patiënt U hebt in ieder geval de Farmad Twin WZC module nodig, dit is een module die niet standaard in uw software pakket zit. Indien u niet beschikt over deze module kunt u hiervoor steeds terecht bij uw relatiebeheerder.

3


2 Verklarende woordenlijst  IMV (Individuele Medicatie Voorbereiding)

de handeling “waarbij één of meerdere geneesmiddelen uit hun primaire verpakking worden verwijderd en vervolgens worden samengevoegd in één enkele gesloten verpakking voor individuele toediening, bestemd voor een individuele patiënt op een bepaald tijdstip”  Manuele IMV / Automatische IMV

De wetgever maakt een onderscheid tussen enerzijds manuele IMV en anderzijds geautomatiseerde IMV. De geautomatiseerde IMV is IMV gerealiseerd met gebruik van IMV-apparatuur waarbij computersystemen het productieproces aansturen. Automatische IMV kan uitbesteed worden. De manuele IMV kan enkel manueel uitgevoerd worden in de eigen apotheek  Patiëntstock

Medicatie die reeds verkocht is aan de patiënt maar nog niet toegediend, uitgedrukt in aantal pillen. De patiëntstock is het aantal pillen dat deze morgen om 1 minuut na middernacht nog niet ingenomen werd door de patiënt, ongeacht het aantal dat vandaag moet ingenomen worden. Iedere nacht (om middernacht) wordt de patiëntstock herberekend (verminderd met de medicatie die de vorige dag genomen werd)  Bronbak

Bak waarin de aangebroken verpakkingen worden bewaard per patiënt, voorzien van naam, voornaam en INSZ.  Medicatieschema

Voor patiënten met veel verschillende chronische en/of acute medicatie, biedt TWIN u de mogelijkheid om het voorgeschreven gebruik ervan gemakkelijk te registreren in een medicatieschema. Dit laat u toe om per product de innameperiode in te geven, de voorgeschreven posologie, en in detail de aangewezen inname momenten gedurende de dag. U kunt bijkomende opmerkingen registreren, zoals gewenste voorzorgen bij toediening, de noodzaak om de verpakking volledig op te maken, enz...  Schemalijn of medicatielijn

1 individuele lijn in het medicatieschema.  Klaarzetten

Het effectief herverdelen van de medicatie in een blister of bakjes.

4


3 Instellingen Als Farmad voor u IMV heeft geactiveerd, dan dient hoofdstuk 3 enkel als naslagwerk en moet u geen verdere actie ondernemen. Wel kunt u bij Hoofdstuk 3.2.2 al dan niet de korting uitschakelen/configureren.

3.1 Algemene WZC opties Open via het menu Systeem  Opties  Algemeen Ga met de pijltjes naar het tabblad WZC

Neem de instellingen over uit onderstaande screenshot:

5


3.2 Factuurgroepen Open via het menu Financieel  Facturatie  Factuurgroepen

3.2.1 Firma’s (Personeel)

Wanneer uw ambulante patiënten géén factuurpatiënten zijn moet u ze toch aan een (fictieve) factuurgroep koppelen om IMV te kunnen gebruiken. Om de omzet toch altijd in dagontvangsten te boeken moet u de (nieuwe) factuurgroep “IMV / PMI” onder “Firma’s (Personeel)” plaatsen.

3.2.2 Tabblad Kortingen

Hier kunt u bepalen op welke manier u korting geeft voor producten die via IMV worden afgeleverd.

3.2.3 Tabblad Betaling

Om de patiënt altijd te laten betalen stelt u onder het tabblad “Betaling” in dat de (fictieve) firma niets betaalt. 6


3.2.4 Tabblad Factuuropties

De optie “Betaalt bij aflevering” moet aangevinkt worden.

3.2.5 Tabblad Opties

Voor manuele IMV (blisters, bakjes, potjes) zet u een vinkje bij Manrex.

Standaard staat de medicatieschema layout op ambulant, u kiest ook hier best voor de vereenvoudigde layout “IMV 4 momenten”. Kies het type van klaarzetsysteem dat u wenst te gebruiken (blisters, bakjes, potjes)

De opties “Spiegel horizontaal” en “Spiegel verticaal” laten u toe om het schermvoorbeeld (dat u toont hoe u de pillen in de blisters of bakjes moet leggen) te spiegelen, zodanig dat u op het scherm hetzelfde ziet als op uw tafel.

7


3.2.6 Tabblad Klaarzet

In het tabblad “Klaarzet” kunt u kiezen welk type van blisterlabel u wenst te gebruiken en hoeveel verschillende pillen u maximum in 1 blister wil leggen.

Enkele voorbeelden vindt u bij de volgende pagina’s:

8


Label designer (het enige blisterlabel waar u zelf de layout van kunt aanpassen):

BlisterRapport:

9


Oreus:

10


3.2.7 Tabblad WZC opties Indien u ook acute medicatie gaat klaarzetten dient u in het tabblad “WZC opties” “Klaarzetten van acute medicatie” aan te vinken. De andere opties zijn voor ambulante patiënten niet van toepassing.

11


4 Stappenplan Manuele IMV 1. Stel het medicatieschema op 2. Verkoop de specialiteiten 3. Klaarzetten van de medicatie

4.1 Ingeven en bewerken van medicatieschema’s Een medicatieschema is een verzameling van verschillende schema’s per patiënt (1 of meerdere schemalijnen per medicatie). U kunt per medicatielijn aanduiden of deze medicatie bestemd is voor IMV (geen IMV, manuele of auto)

4.1.1 Het aanmaken van een medicatieschema

Dit kan op verschillende manieren, nl:  Vanuit elk verkoopscherm waar al een patiënt ingevoerd is.  Vanuit de meeste andere onderdelen van het WZC menu in het pakket door te klikken op het icoontje.  Via de toets Medic. Schema in Menu 1 of via Bestand  Openen  Medicatieschema.

4.1.2 Terminologie en werkwijze “lopend schema”:

Een lopend schema:  kan herkend worden door de grijze achtergrond.  kan niet verwijderd worden, enkel stopgezet.  kan niet gewijzigd worden, daardoor wordt de historiek van de ingenomen medicatie altijd bewaard. Een nieuw schema wordt lopend om middernacht na de startdatum. Indien u een lopend schema wil aanpassen neemt u een kopie van het aan te passen schema met F7 “Copy”, geeft de nieuwe posologie in en u zet de originele lijn stop met F3 “Stopzetten”.

4.1.3 Afwijkende schema’s

Een medicatieschema kan 1 of meerdere schema’s bevatten per medicatie (soms is het nodig om meerdere schema’s per medicatie te gebruiken om een variabel schema te maken) Hieronder vindt u een aantal vaak voorkomende scenario’s met werkwijze die wij aanbevelen:

12


 Opbouwschema (bv.: 1e week 1 per inname, 2e week 2 per inname)

 Maak lijn voor 1e week, vul posologie in.  Kopieer lijn en verander datum en posologie voor 2e week.  Onderbroken periodes (bv.: alleen weekdagen)

 Vink de dagen uit waarop de medicatie niet genomen moet worden.  Deactiveer de dagen door op de dag te klikken onderaan in de posologietab.  Periodiek schema: medicatie ‘om de x dagen’

 Het veldje ‘herh.’ duidt aan om de hoeveel dagen de inname moet herhaald worden. Standaard staat hier ‘1’. Dit betekent dat er geen periodiek schema van toepassing is. Staat hier een ander getal, dan wordt de posologie vanaf de begindatum om de x dagen herhaald en houdt het pakket geen rekening met de vinkjes maandag tem zondag.

4.2 Verkoop Manuele IMV medicatie Specialiteiten voor manuele IMV verkoopt u op de normale manier, wanneer Twin niet uit het medicatieschema kan afleiden of het om een IMV specialiteit gaat, wordt u gevraagd of u patiëntstock wil aanmaken voor deze specialiteit of niet. In de verkoop kunt u per verkooplijn aangeven of de specialiteit bestemd is voor IMV (deze parameter staat standaard zoals het voor dit product in het medicatieschema is aangegeven: auto, manueel of geen IMV). U kunt deze parameter wijzigen door er op te klikken in de verkooplijn.

Bewaar de medicatie per patiënt in een bakje (verder bronbak genoemd), voorzien van naam, voornaam en INSZ.

13


4.3 Klaarzetten medicatie Er zijn verschillende dragers die u kunt gebruiken voor manuele IMV, de werkwijze verschilt weinig tot niets, als voorbeeld, in deze handleiding, gebruiken we weekblister kaarten. Ga naar het menu WZC  Klaarzetten medicatie en kies linksboven de factuurgroep van de patiënt waarvoor u wenst klaar te zetten. Geef bij periode de startdatum in, dit is de eerste dag waarop de medicatie uit de blister moet genomen worden. Opmerking:

Voor week en maandblisters is de startdatum steeds op een maandag, omdat de blisterkaarten zo ontworpen zijn. Ook is de einddatum niet wijzigbaar voor weeken maandblisters om dezelfde reden. Bij bakjes is de startdatum vrij te kiezen.

Neem de bronbak en blisterkaart van één patiënt. Klik op de naam van de patiënt voor wie u gaat klaarzetten en klik dan op F3 “Kies patiënt”. In de rechter bovenhoek verschijnt nu de lijst met specialiteiten die voor deze patiënt klaargezet moeten worden. U vindt volgende kolommen terug:  CNK  Totaal: het totaal aantal pillen van deze CNK, nodig voor de ingestelde periode.

14


 Klaargezet: het aantal pillen van deze CNK dat al is klaargezet.  Toevoegen: het aantal pillen van deze CNK dat nog aan de blister moet toegevoegd worden.  Uitnemen: het aantal pillen van deze CNK dat al te veel is toegevoegd en dus terug uit de blister moet genomen worden (bv na wijziging van een medicatieschema).  Omschrijving  Variabel: een specialiteit die niet elke dag wordt genomen of met variabele dosis.

Scan nu de unieke barcode van een willekeurige specialiteit die u gaat klaarzetten voor deze patiënt. Indien scannen niet lukt, kunt u op de specialiteit dubbel klikken. Er wordt een schema getoond volgens welke u de pillen in de blister moet leggen. Klik op F5 “Bevestigen” wanneer u dit gedaan heeft.

Scan dan de volgende unieke barcode.

15


Opmerking:

U kunt het proces te allen tijde afbreken door op F4 “Afbreken” te klikken, u keert dan terug naar het vorige scherm, al wat al bevestigd is blijft wel bevestigd. De specialiteiten die al klaargezet zijn worden groen gekleurd, wanneer u het proces heeft afgebroken en op een later tijdstip weer verder gaat, kunt u duidelijk zien welke specialiteiten nog klaargezet moeten worden.

Wanneer alle specialiteiten voor de patiënt zijn klaargezet, verschijnt automatisch het afdrukscherm voor het blisterlabel, u kunt dit afdrukken of sluiten. Dan volgt nog de vraag of u wenst terug te keren naar de lijst met patiënten om de volgende patiënt te kunnen kiezen.

Wanneer u nee antwoordt op deze vraag blijft u in het klaarzetscherm, u kunt het klaarzetscherm dan verlaten door op de knop F4 “Afbreken” te klikken. Neem eventueel de bronbak en blisterkaart van de volgende patiënt, kies de volgende patiënt om klaar te zetten en klik weer op F3 “Kies patiënt” om verder te gaan.

16


5 Rapportering Ga naar menu WZC  WZC rapporten of Menu 3 “WZC Rapporten”.

5.1 Parameters  WZC:

Hier kiest u “IMV / PMI” (verplicht)  Arts:

Kies alle patiënten die bij één bepaalde arts horen (het prullenbak icoon maakt dit veld terug leeg)  Patiënt:

Kies één individuele patiënt (het prullenbak icoon maakt dit veld terug leeg)

17


 Periode:

Stel begin en einddatum in  de knop “Verleden” zet de startdatum 6 maand terug op de 1ste van die maand en de einddatum op vandaag  de knop “Toekomst” zet de begindatum op vandaag en de einddatum 1 maand vooruit  U kunt de datum ook in de velden typen of een kalender oproepen door op het pijltje naast de datum te klikken.  Afdrukvoorbeeld:

toont eerst een voorbeeld van het rapport dat u wilt afdrukken. Zet dit vinkje uit wanneer u een reeks van rapporten gaat afdrukken.

5.2 Medicatie rapporten Opmerking:

De extra opties (bv. “Veld om te tekenen toevoegen”, “Export naar PDF”, enz.) zijn van toepassing op elk type van medicatie rapport.

5.2.1 Medicatieschema’s  Gedetailleerd overzicht

Toont de medicatie exact zoals deze op het invoerscherm wordt weergegeven

 Maandschema

Op een maandschema krijgt u een goed overzicht van bv. variabele medicatie (medicatie die niet dagelijks of met wisselende dosis moet genomen worden)

18


 Dagschema

Hier wordt de medicatie per dag in een nieuw blok weergegeven

 Weekschema

Een zeer overzichtelijk schema per week (maximum 5 momenten per blad)

5.2.2 Klaarzet rapporten  Nog klaar te zetten medicatie

Een overzicht (per patiënt) van de medicatie die voor de geselecteerde periode nog niet is klaargezet.

19


 Klaargezette medicatie

Medicatie die u al heeft klaargezet (per patiënt).

 Lijst voorschrift ontbreekt/patiënt

Toont een lijst van alle specialiteiten die op OVS zijn afgeleverd, gegroepeerd per patiënt.

6 Meer informatie over IMV Voor uitgebreide informatie over IMV kunt u de handleiding “IMV voor ambulante patiënten” consulteren.

20

Starten met IMV voor ambulante patiënten

Recommend Documents