Starten met Colibris

Colibris handleiding December 2012

00/ Starten met Colibris

00/ Starten met Colibris Colibris bestaat uit twee onderdelen: een publiek toegankelijk gebruikersgedeelte (om opzoekingen te doen en werken te reserveren) en een afgeschermd administratiegedeelte (om de collectie en uitleen te beheren). Deze handleiding richt zich enkel op beheerders die toegang hebben tot het administratiegedeelte. Om van start te gaan met colibris*, hebt u een initiële login en een paswoord gekregen. Daarmee kunt u als beheerder inloggen in het administratiegedeelte van de Colibris website. De locatie van het gebruikersgedeelte is van deze vorm: http://www.colibris.be/organisatie/ waarbij de naam is van uw bedrijf, instelling of school. Het administratiegedeelte bevindt zich dan op deze locatie: http://www.colibris.be/organisatie/admin/

Eerste gebruik Bij het eerste gebruik van Colibris is het belangrijk dat u een aantal algemene gegevens nakijkt en enkele structurele instellingen wijzigt. Denk eraan om ook het initiële wachtwoord te wijzigen dat u hebt gekregen bij de ingebruikname!

2

Beheerders aanmaken – We raden aan om elke beheerder te laten werken met een eigen login waaraan de juiste bevoegdheden zijn toegekend. Nieuwe beheerders worden toegevoegd onder Instellingen > Beheerders > Beheerder toevoegen. Vestigingen en lokalen – Bij het toevoegen van nieuwe werken, krijgt u de keuze uit de beschikbare vestigingen en lokalen. Die kunnen beheerd worden via Instellingen > Locaties > Vestigingen beheren. Zolang deze lijst niet op punt staat, is het niet aangeraden om te starten met de invoer van de collectie.


E-mailinstellingen – Colibris verstuurt e-mails naar ontleners. Daarvoor gebruiken we een zelf te kiezen afzendadres. Dit kan ingesteld worden via Instellingen > E-mail > Algemene instellingen. Abonnementsgegevens – Onder Instellingen > Abonnement > Abonnementsgegevens worden de facturatie- en contactgegevens getoond van uw organisatie. Controleer deze gegevens om de administratie vlot te laten verlopen. Itemtypes beheren – Per type werk (boek, tijdschrift, audio…) kunt u enkele velden zelf benoemen. Dit gebeurt via Instellingen > Collectie > Itemtypes beheren. Verderop in deze handleiding worden deze instellingen in detail behandeld.

Aanmelden & dashboard Ga naar het administratiegedeelte en meld uzelf aan.

Colibris handleiding

3


Belangrijk: door het vinkje Aangemeld blijven op deze computer aan te duiden wordt uw logininformatie opgeslagen in een cookie. Daardoor zal u gedurende 30 dagen aangemeld blijven, tenzij u vroeger op Afmelden klikt. Gebruik deze optie niet op een gedeelde computer. Het is belangrijk dat elke gebruiker zijn eigen login gebruikt. Laat de computer ook niet onbeheerd achter, want anderen zullen toegang hebben tot Colibris zonder zich aan te melden.

Eenmaal aangemeld ziet u het dashboard, de overzichtspagina van het beheergedeelte.

Er zijn snelkoppelingen naar de belangrijkste onderdelen: Collectie beheren, Ontleners beheren, Uitleen beheren, Statistieken en Instellingen. Er worden ook belangrijke meldingen weergegeven, zoals werken die over tijd zijn.

4

01/ Module Collectie

01/ Module Collectie In deze module wordt de inhoud van de bibliotheekcollectie beheerd. U kunt werken toevoegen, bewerken of verwijderen uit de collectie. Verder kunt u labels afdrukken, rapporten aanmaken of gegevens exporteren.

Nieuwe werken toevoegen Nieuwe werken worden toegevoegd via Collectie > Item toevoegen in het rechtermenu. Er verschijnt dan een leeg invulformulier. Het onderscheid tussen titelgegevens en exemplaargegevens is erg belangrijk. Verschillende exemplaren van hetzelfde boek delen een heel aantal kenmerken maar kunnen toch enkele verschillende eigenschappen hebben, o.a. een verschillende locatie.

De gegevens over werken worden ingedeeld in drie niveaus. •

Titelgegevens – Dit zijn algemene bibliografische gegevens zoals een titel, auteur, jaar van uitgave… Meerdere exemplaren van hetzelfde werk hebben identieke titelgegevens.

•

Trefwoorden – Zelf te kiezen termen die een werk beschrijven en die kunnen helpen bij het opzoeken ervan.

•

Exemplaargegevens – Een aantal gegevens zijn verschillend voor elk exemplaar van een werk (= van dezelfde titel). Elk exemplaar heeft zijn eigen locatie, is al dan niet uitleenbaar, en heeft zijn eigen barcode.

Het invoeren van nieuwe werken gebeurt altijd in twee stappen: 1. Titelgegevens invoeren: dit zijn de algemene gegevens van een werk. 2. Exemplaren toevoegen: op deze manier geeft u aan dat er één of meerdere exemplaren van de titel beschikbaar zijn, waar ze zich bevinden, of ze uitleenbaar zijn, enz. Daarna kunnen ook trefwoorden worden toegekend.


5


Types van werken Selecteer bovenaan in het formulier eerst een type voor het werk. Standaard mogelijkheden zijn Boek, Artikel, Audio, Video en Software. In de Multiversie van Colibris kunnen ook andere types worden geïntroduceerd. Meer hierover in het hoofdstuk Instellingen.

Handmatig invullen De standaard manier om werken toe te voegen, is om alle beschikbare gegevens in te vullen in de gepaste velden. Dit gebeurt via het toetsenbord en de muis. Het is de meest controleerbare manier van werken, maar uiteraard ook de meest tijdrovende.

6


Automatisch ophalen van gegevens lukt niet voor alle werken.

Automatisch bibliografische gegevens ophalen Op basis van de barcode van een werk, kan Colibris ook gegevens ophalen van online bronnen zoals Amazon, Boekenweb.be of commerciële websites zoals Proxis/Azur en BOL.com. Om dit te doen, scant u de barcode van een werk, of u vult het handmatig in in het veld ISBN / Barcode. Klik daarna op Zoeken. Let erop dat eerst het gepaste type werk werd gekozen (Boek, audio, video…) om de correcte informatie op te halen.

Als het werk wordt gevonden, dan wordt de beschikbare informatie ingevuld in de gepaste velden. Kijk deze informatie zeker na alvorens de fiche op te slaan, want online bronnen zijn niet altijd even kwalitatief.

Titelgegevens Titelgegevens zijn gemeenschappelijk voor alle exemplaren van eenzelfde werk.

Velden waar een blauwe tekstballon achter staat, hebben automatische suggesties. Zodra twee of meer karakters worden ingevuld, verschijnt een lijst met bestaande titels die zich reerds in de collectie bevinden. Op die manier hoeft u veel voorkomende auteurs of uitgeverijen niet telkens opnieuw in te voeren. Enkele tips en opmerkingen voor bepaalde velden: Type – Het type werk: boek, tijdschrift, audio, video, enz. Nadat een werk in de collectie werd ingevoerd, is het niet meer mogelijk het type te wijzigen. ISBN / Barcode – Een 10- of 13-cijferige code die uniek is voor elke titel. Let wel: het betreft de barcode die door de fabrikant / uitgever werd toegekend en die op de cover of achterkant staat gedrukt. Dit is dus niet de barcode die Colibris zelf aanmaakt voor elk exemplaar.


7


Een titel en auteur zijn de enige verplichte velden.

Titel – De titel zoals hij op de cover staat, bijvoorbeeld “Het verdriet van België”. Als er automatisch bibliografische gegevens werden opgehaald, kijke dan zeker na dat er geen afgeleide vorm zoals “verdriet van België, Het” staat. Hoewel dit vanuit een fichebak-systeem misschien logisch lijkt, zorgt dit ervoor dat de zoekopdracht “Het verdriet van België” geen resultaten meer zal hebben. Auteur – Eén of meerdere auteursnamen, eventueel gescheiden door een puntkomma of een ander teken. We raden aan om steeds te beginnen met de familienaam, bv. “Claus Hugo” omdat de eerste drie karakters van het auteursveld worden afdrukt op het ruglabel van elk werk, bv. CLA. Colibris zal tussenvoegsels in namen automatisch wegfilteren, “de Maupassant Guy” wordt MAU op het ruglabel. Jaar van uitgave – Steeds vier cijfers, bv. 1998. Collatie – In dit veld komt de manier van uitgave, het aantal pagina’s, de duur van een cd of dvd en eventuele andere informatie over het werk. Bv. “Hardcover - 192p.”. Er wordt echter geen vastgelegde volgorde of structuur opgelegd voor de informatie in dit veld. URL – Link naar een externe website, of eventueel naar een digitaal bestand (bv. PDF-versie van een boek) op een externe server. Classificatie – Dit veld kan een numerieke classificatiecode bevatten, bv. SISO-, NUR-, NUGI- of UDC-codes. Synopsis – Korte inhoud van het werk, of een achterflaptekst. Bij uitbreiding kan dit veld gebruikt worden voor allerhande informatie die niet meteen thuishoort in andere velden. Foto – Colibris kan een cover ophalen van internet, op basis van een ISBNnummer of een barcode van een cd of dvd. Specifieke velden – Per type werk (boek, tijdschrift…) kunnen er vier velden zelf worden benoemd. We denken aan Serie, Boekdeel, Materiaaltype, Leesniveau, Doelgroep… Dit wordt diepgaander behandeld in het hoofdstuk Instellingen. Nadat alle titelgegevens zijn ingevuld en nagekeken, klikt u onderaan op Toevoegen. Nadat deze stap is voltooid, is het werk nog niet opzoekbaar in de catalogus, daarvoor moeten er eerst nog exemplaren worden toegevoegd.

8


Exemplaargegevens Exemplaargegevens zijn specifiek voor één exemplaar van een bepaald werk.

Enkele tips en opmerkingen voor bepaalde velden: Vestiging – Een vaste lijst met vestigingen binnen uw organisatie. Elke vestiging gedraagt zich als een deelcollectie met eigen beheerders. Deze lijst wordt beheerd in Instellingen. Enkel in de Multiversie van Colibris kunnen er meerdere vestigingen worden toegevoegd. Lokaal – Een vaste lijst met lokalen of ruimtes binnen een bepaalde vestiging. Deze lijst wordt beheerd in Instellingen. Plaatskenmerk – Een aanduiding van de plaats waar een exemplaar zich bevindt, bv. een kastnummer of een indeling. Uitleenbaar – Deze checkbox bepaalt of het exemplaar uitgeleend kan worden.


9


Status – Beschikbaar (aanwezig in de collectie), In bestelling (nog niet aanwezig) of Defect / Reparatie (tijdelijk niet aanwezig). Enkel beschikbare werken kunnen uitgeleend worden. Notitie – Een verborgen veld dat niet zichtbaar is in het publieke opzoekgedeelte. Hier kan bv. de eigenaar of de herkomst van een werk vermeld worden, of andere interne meldingen.

Trefwoorden Trefwoorden zijn zelf gekozen termen die helpen bij het beschrijven en opzoeken van werken. Er is geen vastgelegde lijst met trefwoorden, u kunt dus vrij kiezen welk trefwoord gepast lijkt. Er worden wel suggesties gedaan van trefwoorden die al in de collectie voorkomen.

Barcodes en ruglabels Voor meer technische informatie over labels en het gebruik van Dymo labelprinters, zie het hoofdstuk Instellingen.

10

Colibris kan voor elk werk twee soorten zelfklevende labels genereren: •

Barcodelabels – Dit label is bedoeld voor de uitleen. Het bevat een unieke barcode van elk exemplaar, dat gescand kan worden om het te identificeren. Naast de barcode wordt ook de titel en auteur vermeld, en de naam van uw organisatie.

•

Ruglabel – Dit kleinere label is bedoeld om op de zijkant van een werk gekleefd te worden, zodat het gemakkelijk teruggevonden kan worden in een kast of op een rek. Het bevat o.a. de auteur van het werk of een classificatiecode.


Via Instellingen > Labels > Labelopbouw kunt u bepalen welke velden er afgedrukt moeten worden op een ruglabel. De inhoud van een barcodelabel ligt vast.

Labels van nieuwe exemplaren Bij het toevoegen van nieuwe exemplaren staan er onderaan het formulier twee vinkjes. Als deze aangevinkt zijn bij het opslaan van de gegevens, zal uw Dymo labelprinter twee labels afdrukken.

Labels van bestaande exemplaren In de detailfiche van een werk, onder Exemplaren, wordt bij elk exemplaar twee iconen getoond: Het eerste icoon drukt een barcodelabel af, het tweede een ruglabel.

Bestaande werken / exemplaren wijzigen of verwijderen Collectie beheren is de startpagina van de module Collectie. Hier worden reeds ingevoerde werken gewijzigd of verwijderd. Bovenaan in de blauwe zone gaat u op zoek naar het werk dat u wil bewerken of verwijderen. Dat kan door een barcode te scannen in het veld ID, of door handmatig enkele selecties te doen en op Zoeken te klikken.


11


Vervolgens wordt een lijst weergegeven van alle items die aan uw zoekopdracht voldoen. Na elk item staan drie iconen, vlnr. Item bewerken, Detailfiche weergeven en Item verwijderen. Via het eerste icoon Item bewerken komt u op de detailfiche van het werk. Wanneer u in de vorige stap een barcode scande, komt u hier meteen op terecht. Pas de gewenste velden aan en klik onderaan op Opslaan. Voor meer informatie over de detailfiche en het invulformulier, zie ook Nieuwe werken toevoegen.

Werken kopiëren Wie een hele reeks gelijkaardige werken moet invoeren, kan ervoor kiezen om in de detailfiche van een bestaand werk op Kopiëren te klikken. Er wordt dan een nieuw werk gecreëerd met dezelfde gegevens als het bestaande werk. U kunt alle velden nog wijzigen voordat het nieuwe werk wordt toegevoegd aan de collectie.

12


Collectiegegevens exporteren Op deze pagina kunnen gegevens over de werken in de collectie in lijsten worden afgedrukt of geëxporteerd. Via de beschikbare filters kan de ganse collectie worden geselecteerd, maar kan ook een specifiek deel ervan worden gekozen.

Enkele tips en opmerkingen voor bepaalde velden: Type rapport – Dit zijn de verschillende soorten van rapporten. Afhankelijk van de keuze wordt een ander soort PDF-rapport opgebouwd. Deze selectie heeft enkel invloed als Formaat: PDF werd gekozen. Ingevoerd van / tot – Datumselectie waarmee een lijst “recente aanwinsten” gemaakt kan worden. Formaat – PDF voor rapporten die gemakkelijk afgedrukt kunnen worden. CSV voor een kommagescheiden bestand dat geïmporteerd kan worden in Excel. SQL voor een ruwe kopie van de databank, voornamelijk bedoeld om in te lezen in andere databanksystemen.


13

02/ Module Ontleners

02/ Module Ontleners In deze module worden ontleners beheerd. U kunt ontleners toevoegen, bewerken of verwijderen uit het gebruikersbestand. Verder kunt u labels afdrukken, CSV-lijsten importeren of gegevens exporteren.

Nieuwe ontleners toevoegen Nieuwe ontleners worden toegevoegd via Ontleners > Ontlener toevoegen in het rechtermenu. Er verschijnt dan een leeg invulformulier.

14


Velden waar een blauwe tekstballon achter staat, hebben automatische suggesties. Zodra twee of meer karakters worden ingevuld, verschijnt een lijst met bestaande titels die zich reerds in de databank bevinden. Enkele tips en opmerkingen voor bepaalde velden: E-mailadres – Niet verplicht in te vullen, maar wel essentieel voor een aantal functies van Colibris, o.a. het automatisch herinneren aan uitgeleende werken en het sturen van overzicht van ontleende werken. Voornaam / Familienaam – Beide velden zijn verplicht in te vullen. Specifieke velden – Twee velden kunnen vrij worden benoemd. We denken aan Telefoonnummer, Klas of Afdeling… Vrij te kiezen velden worden diepgaander behandeld in het hoofdstuk Instellingen. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, klikt u onderaan op Opslaan.

Barcodes van ontleners Voor meer technische informatie over labels en het gebruik van Dymo labelprinters, zie het hoofdstuk Instellingen.


Naast werken in de collectie kunnen ook ontleners een barcode krijgen. Op die manier kunnen ze snel en efficiënt geselecteerd worden bij het uitlenen van een werk. In de praktijk zijn er twee manieren om hiermee om te gaan: •

Lenerspas – Elke gebruikers krijgt zijn barcode mee, eventueel gekleefd op een bestaande studentenkaart, prikklokkaart of een aparte bibliotheekkaart. Om werken te ontlenen, dient men dan zijn barcode aan te bieden.

•

Lenerskaft – Er kan ook voor gekozen worden om alle labels in een archief bij te houden in de bibliotheek, bv. ingekleefd in een boek of op aparte bladen in een kaft. Op het moment dat iemand werken wil uitlenen, zoekt de bibliothecaris de gepaste barcode op en scant ze vanuit de lijst. Het voordeel is uiteraard dat leners zich niet hoeven te bekommeren over de zoveelste kaart.

15


Labels van nieuwe ontleners Bij het toevoegen van nieuwe ontleners staat er onderaan het formulier een vinkje Label afdrukken. Als dit aangevinkt is bij het opslaan van de gegevens, zal uw Dymo labelprinter een barcode afdrukken.

Labels van bestaande ontleners Bij het opzoeken / beheren van ontleners staan achter elke naam drie iconen: Ontlener bewerken, Ontlener verwijderen en Barcode afdrukken. Dit laatste icoon genereert onmiddellijk een nieuwe barcode.

Ontleners exporteren Op deze pagina kunnen gegevens over de ontleners in lijsten worden afgedrukt of geëxporteerd. Via de beschikbare filters kan de ganse lijst worden geselecteerd, maar kan ook een specifiek deel ervan worden gekozen.

16


Enkele tips en opmerkingen voor bepaalde velden: Ingevoerd van / tot – Datumselectie waarmee een lijst “recente toevoegingen” gemaakt kan worden. Formaat – PDF voor rapporten die gemakkelijk afgedrukt kunnen worden. CSV voor een kommagescheiden bestand dat geïmporteerd kan worden in Excel. SQL voor een ruwe kopie van de databank, voornamelijk bedoeld om in te lezen in andere databanksystemen.

Ontleners importeren Bestaande lijsten met persoonsgegevens kunnen worden geïmporteerd in Colibris. Op die manier kan gesynchroniseerd worden met bestaande applicaties voor personeelsbeheer of leerlingenbeheer.

Er kan een voorbeeldbestand worden gedownload. Dit geeft de verplichte structuur aan van een CSV-bestand om het succesvol te kunnen importeren.


17


Het opladen van foutieve CSV-bestanden kan verstrekkende gevolgen hebben!

Het is zeer belangrijk dat het CSV-bestand perfect voldoet aan deze structuur, meer bepaald:

Open een CSV-bestand altijd ter controle in Kladblok.

Belangrijk: Microsoft Excel heeft enkele kwalijke mankementen als het gaat om het bewerken van CSV-bestanden. Zo worden lege rijen niet aangeduid en kunnen datums in een ander formaat worden weergegeven dan ze worden opgeslaan. Open het CSV-bestand daarom altijd achteraf nog in een teksteditor zoals Notepad, om al deze zaken te controleren.

• • • •

Eén ontlener per rij Alle velden in dezelfde volgorde als het voorbeeld Geen lege rijen, ook niet aan het einde van het bestand Datums in het formaat YYYY-MM-DD

Enkele tips en opmerkingen voor bepaalde velden: CSV-bestand – Selecteer het CSV-bestand op de harde schijf van uw computer. Scheidingsteken – Het standaard scheidingsteken van CSV is een komma of een puntkomma. Eventueel kan ook een ander teken zoals | worden gekozen. Zorg er altijd voor dat het scheidingsteken niet voorkomt binnen een veld. Bevestiging sturen – Wanneer dit vinkje is aangeduid, zal elke nieuwe gebruiker automatisch een e-mail ontvangen met daarin een wachtwoord voor reservaties. Bestaande verwijderen – Wanneer dit vinkje is aangeduid, zullen alle bestaande ontleners (inclusief hun uitleenhistoriek, boetes en andere gerelateerde gegevens) worden verwijderd om vervolgens de nieuwe ontleners in te lezen vanuit het CSV-bestand. Wees voorzichtig met deze functionaliteit.

18

03/ Module Uitleen

03/ Module Uitleen In deze module wordt de uitleen beheerd. U kunt werken uitlenen of innemen, boetes regelen, reservaties beheren, op zoek gaan naar uitgeleende werken, een uitleenhistoriek bekijken van een bepaald werk of een bepaalde ontlener, en een lijst opvragen van werken die over tijd zijn.

Werken uitlenen of innemen Klik op Uitleen en zoek een ontlener. Dit kan door de barcode te scannen of een gedeelte van de naam of voornaam op te zoeken. Vervolgens verschijnt een lijst met resultaten.

Nadat een ontlener werd geselecteerd, verschijnt een pagina met vier tabbladen: Ontleningen, Reservaties, Boetes en Historiek.


19

03/ Module Uitleen

Ontleningen Deze pagina geeft een overzicht van alle werken die momenteel in bezit zijn van de ontlener. Werken in een rode balk zijn over tijd. De actie om uit te lenen of in te nemen is dezelfde: scan een barcode en Colibris weet wat de logische actie is.

Om een werk uit te lenen, volstaat het om een barcode te scannen van een “vrij” werk, d.w.z. een exemplaar dat nog niet werd uitgeleend door een andere ontlener. Om een werk in te nemen, volstaat het om een barcode te scannen van dat werk. Het systeem zal weten dat het geselecteerde werk reeds uitgeleend was aan de geselecteerde ontlener, en weet dat het nu om een terugname gaat. Onderaan de pagina is er de mogelijkheid om een ticket af te drukken (een kort overzicht van alle werken die deze ontlener in zijn bezit heeft, afgedrukt op A4-papier). Om dit te kunnen doen, moet een printer geïnstalleerd zijn die bereikbaar is vanuit de browser.

20

03/ Module Uitleen

Daarnaast is er de mogelijkheid om een ticket te mailen. Dit is een gelijkaardig overzicht dat wordt verstuurd naar het e-mailadres van de ontlener. Voor elk type werk wordt een maximaal aantal ontleningen ingesteld via Instellingen > Uitleen > Uitleen, boetes en verlengingen. Afhankelijk van het type zal de ontlener een bepaald aantal werken kunnen uitlenen. Bij het uitlenen wordt een vervaldatum berekend op basis van de instellingen onder Instellingen > Uitleen > Uitleen, boetes en verlengingen. De termijn wordt berekend in dagen (standaard 14 dagen). Bij de berekening wordt ook gekeken naar de uitleenkalender die bepaalt welke dagen de bibliotheek geopend of gesloten is. Enkel dagen waarop de bibliotheek open is, worden meegeteld. Werken waarop geen openstaande boete van toepassing is, kunnen verlengd worden. Het aantal keer dat dit mogelijk is, wordt bepaald via Instellingen > Uitleen > Uitleen, boetes en verlengingen. Standaard is dit één keer. Bij het verlengen wordt een nieuwe uitleentermijn berekend op basis van de instellingen.

Reservaties Een reservatie is in feite een blokkering van een bepaald werk. Zodra iemand een werk reserveert, blijft het enkele dagen voorbehouden en kan het enkel door die persoon worden ontleend. Reserveren is enkel mogelijk als aan deze voorwaarden is voldaan: • • •

Het werk is “beschikbaar” (in tegenstelling tot “in bestelling” of “in reparatie”) Het werk is uitleenbaar Het werk is aanwezig in de bibliotheek (d.w.z. niet uitgeleend)

Het is dus niet mogelijk om werken te reserveren in de toekomst, d.w.z. nadat een lopende uitleenperiode afgelopen is. Er zijn wel plannen om dit mogelijk te maken in een volgende versie van Colibris.


21

03/ Module Uitleen

Bij gereserveerde werken zijn er twee opties: de uitleen starten (groene vinkje) of de reservatie annuleren (rode kruisje). In beide gevallen verdwijnt de reservatie uit de lijst.

Boetes Wanneer een werk te laat wordt ingeleverd, kan hiervoor een boete worden aangerekend. Of dit zo is, hangt af van de instellingen. De omvang van de boete wordt ingesteld via Instellingen > Uitleen > Uitleen, boetes en verlengingen en is afhankelijk van het type werk. Een boete kan afgehandeld worden door in het tabblad Ontleningen op het rode uitroepteken te klikken en daarna op de blauwe pijl te klikken. Daarna zijn er twee mogelijkheden: • •

Het werk wordt ingenomen, m.a.w. de uitleen stopt Het werk wordt verlengd, m.a.w. de uitleen loopt door

Verlengen of terugnemen is niet mogelijk zolang een openstaande boete niet wordt afgehandeld.

22

03/ Module Uitleen

Colibris houdt onderaan het tabblad Boetes bij welke boetes de ontlener in het verleden al heeft betaald.

Historiek Deze pagina geeft een overzicht van de vroegere ontleningen van de geselecteerde ontlener. Hierbij wordt de titel en de auteur van het werk getoond, de ID van het werk en de periode waarin het werk werd uitgeleend.

Uitgeleende werken zoeken Situatie: een bepaald werk maakt zeker deel uit van de collectie, maar kan nergens worden teruggevonden. In dit geval kan de functie Uitgeleende werken zoeken in het menu aan de rechterkant een oplossing bieden.


23

03/ Module Uitleen

Kunt u een werk niet terugvinden in deze lijst? Dan is het wellicht niet uitgeleend (of het voldoet niet aan de zoekopdracht).

U zoekt een bepaald werk door in het zoekformulier een ID (= volledige barcode van een exemplaar) in te vullen of door een (deel van) een titel of auteur in te voeren. Het resultaat bevat alle werken die voldoen aan de zoekopdracht én die op dit moment uitgeleend zijn. In de resultatenlijst wordt vermeld wie het werk in zijn bezit heeft en tot welke datum. Als het resultaat rood gekleurd is, dan is het over tijd. Via het blauwe pijltje springt u naar het uitleenoverzicht van de ontlener.

Uitleenhistoriek opvragen van een werk Situatie: een werk is beschadigd en wilt weten wie het als laatste heeft ontleend. In dit geval kan de functie Uitleenhistoriek werken in het menu aan de rechterkant een oplossing bieden.

24

03/ Module Uitleen

U zoekt een bepaald werk door in het zoekformulier een ID (= volledige barcode van een exemplaar) in te vullen of door een (deel van) een titel of auteur in te voeren. Het resultaat bevat alle werken die voldoen aan de zoekopdracht.

In de resultatenlijst wordt elk exemplaar weergegeven van de werken die voldoen aan de zoekopdracht. Kies het exemplaar waarvan u de historiek wil zien. Als de resultatenlijst maar één exemplaar bevat, dan wordt meteen de historiek van dit exemplaar getoond. De historiek toont elke ontlener die het werk in zijn bezit heeft gehad, in omgekeerde volgorde. Daarnaast wordt de uitleenperiode vermeld. Als de uitleen op dit moment nog loopt, dan is die lijn blauw ingekleurd.


25

03/ Module Uitleen

Overzicht van werken over tijd

De link Overzicht te laat in het menu aan de rechterkant vermeldt alle uitgeleende werken waarvan de voorziene uitleentermijn is verstreken. Per ontlener worden de werken opgelijst, samen met hun vervaldag. Wanneer u op de naam van een ontlener klikt, wordt zijn / haar volledige uitleenoverzicht weergegeven.

Overzicht van gereserveerde werken De link Overzicht reservaties in het menu aan de rechterkant vermeldt alle werken die op dit moment zijn gereserveerd voor gebruikers. Per ontlener worden de werken opgelijst, samen met de vervaldag van de reservatie. Wanneer u op de naam van een ontlener klikt, wordt zijn / haar volledige uitleenoverzicht weergegeven.

26

03/ Module Uitleen

Automatische herinneringen Ontleners van wie het emailadres ontbreekt, ontvangen geen herinneringen en worden dus niet op de hoogte gehouden.


Colibris stuurt automatisch herinneringen naar ontleners via e-mail. Voorwaarde is uiteraard dat het e-mailadres is ingevuld in zijn / haar profiel. Het versturen van e-mails gebeurt ’s nachts. Ontleners die de volgende dag een werk moeten inleveren, ontvangen een e-mail met daarin een overzicht van alle werken die gaan vervallen of die al een tijd geleden zijn vervallen.

27

04/ Module Statistieken

04/ Module Statistieken In deze module worden bepaalde statistische gegevens over de collectie en het gebruik van Colibris uitgezet op een grafiek.

Filter op jaar Het is mogelijk om statistieken op te vragen voor het huidige kalenderjaar of vorige jaren. Grafieken worden altijd uitgezet op een maandelijkse X-as. De Y-as past zich automatisch aan aan de minimale en maximale waarde.

28

04/ Module Statistieken

Filter op type Colibris biedt volgende statieken aan: • •

•

• •

Collectie: Aantal titels in de collectie Collectie: Aantal exemplaren in de collectie

• •

Ontleners: Aantal ontleners in de databank Ontleners: Aantal actieve ontleners (m.a.w. gebruikers die op zijn minst één werk hebben ontleend in de gevraagde periode) Uitleen: Aantal ontleningen (één werk = één ontlening)

•


Publiek gedeelte: Aantal bezoekers Publiek gedeelte: Aantal opzoekingen (één bezoeker kan meerdere opzoekingen doen). Elke keer iemand op “Zoek” klikt, wordt een nieuwe opzoeking geteld, ook als er geen resultaat was. Publiek gedeelte: Aantal bekeken fiches van werken, als resultaat van een opzoeking.

29

05/ Module Instellingen

05/ Module Instellingen Let op: het wijzigen van instellingen kan verregaande gevolgen hebben.

In deze module kan de werking van verschillende aspecten van Colibris worden beïnvloed. De meeste van deze instellingen zullen doorgaans éénmaal bepaald worden en daarna nooit meer wijzigen. Andere zullen regelmatig een update nodig hebben.

Instellingen › Collectie Itemtypes beheren Colibris beschikt standaard over vijf types van werken: Boek, Artikel, Audio, Video en Software. In Colibris Basic en Colibris Pro ligt het aantal types en

30


de benaming ervan vast. In Colibris Multi is er de mogelijkheid om de benaming te wijzigen of volledig nieuwe types aan te maken. Let op: het is mogelijk om types te verwijderen, maar in Colibris Basic en Colibris Pro is het vervolgens niet mogelijk om ze terug te activeren. Denk er ook aan dat bij het verwijderen van een type alle werken van dat type worden gewist uit de collectie! Voor elk type kunnen vier variabele velden worden gedefinieerd. Zo kan specifieke informatie worden toegevoegd aan uw collectie.

Status Webservices Colibris Pro en Colibris Multi kunnen gegevens over boeken, cd’s en dvd’s ophalen van bronnen op het internet, op basis van een EAN barcode of een ISBN code. Deze pagina toont de beschikbare bronnen. Een groen vinkje wil zeggen dat de dienst actief is en gegevens kan leveren. Een rood kruisje duidt op een probleem. Wanneer u merkt dat een bepaalde service meerdere uren of dagen buiten gebruik blijkt te zijn, neem dan contact op met de helpdesk, mogelijk is er een technische aanpassing nodig aan de service.

Instellingen › Beheerders Beheerders zijn de personen die toegang hebben tot het administratiegedeelte van Colibris. Ze dienen zich aan te melden met hun e-mailadres en een wachtwoord. Daarnaast kunnen er bepaalde bevoegdheden worden toegekend aan elke gebruiker: • •


Limitering op vestiging / deelcollectie: een beheerder kan dan enkel werken of onteners wijzigen die bij een bepaalde vestiging horen. Limitering op functionaliteit: bepaalt of een beheerder toegang heeft tot de modules Collectie, Uitleen en/of Instellingen. Functionaliteit die niet aangevinkt is, zal niet zichtbaar zijn in de software.

31


Instellingen › Locaties Colibris Multi laat toe om meerdere vestigingen te hebben. De andere versies hebben enkel het niveau Lokaal en Plaatskenmerk.

Colibris slaat de locatie van een werk op in drie niveaus: •

Vestiging: een afdeling van een organisatie of een vestiging op een apart adres. Bijvoorbeeld een organisatie met kantoren in Antwerpen en Brussel. Elke vestiging wordt aanzien als een aparte deelcollectie, meestal met zijn eigen beheerders. Zo wordt vermeden dat men vanuit Antwerpen werken in Brussel kan aanpassen of vice versa. Ook als het niet zozeer gaat om fysiek gescheiden plaatsen, kan dit niveau bepaalde “deelcollecties” afschermen, bijvoorbeeld een collectie voor volwassenen en een collectie voor kinderen, elk met hun eigen beheerders.

•

Lokaal: dit niveau duidt een ruimte aan binnen een vestiging, bijvoorbeeld de bibliotheekruimte, een klaslokaal of een bureau.

•

Plaatskenmerk: het plaatskenmerk kan een kastnummer zijn of een indicatie van een rek of ligger. Dit duidt met andere woorden een specifieke plek aan binnen een lokaal.

Vestigingen beheren Elke vestiging heeft een naam en een code. Deze code wordt afgedrukt in lijsten en op labels.

Lokalen beheren Elk lokaal heeft een naam, een code, en bevindt zich in een bepaalde vestiging. De code wordt afgedrukt in lijsten en op labels.

Instellingen › Uitleen Beheerders zijn de personen die toegang hebben tot het administratiegedeelte van Colibris. Ze dienen zich aan te melden met hun e-mailadres en een wachtwoord.

32


Uitleen, boetes en verlengingen Voor elk type werk wordt een maximaal aantal ontleningen ingesteld. Afhankelijk van het type zal de ontlener dus een bepaald aantal werken kunnen uitlenen. Bij het uitlenen wordt een vervaldatum berekend op basis van de instelling Uitleenperiode. De termijn wordt berekend in dagen (standaard 14 dagen). Wanneer een werk langer wordt uitgeleend dan voorzien was, kunnen er boetes aangerekend worden, uitgedrukt in eurocent per dag over tijd. Wanneer deze instelling op 0 wordt gezet, zullen er geen meldingen verschijnen over boetes. Werken kunnen verlengd worden nadat de voorziene uitleenperiode is afgelopen. Het aantal keer dat dit mogelijk is, kan hier worden ingesteld.

Uitleenkalender Bij het berekenen van de voorziene uitleenperiode, wordt rekening gehouden met het type werk (cf. supra) maar ook met een uitleenkalender. Deze kalender is een lijst met alle dagen waarop de bibliotheek niet geopend is. Deze dagen worden niet meegerekend in de berekening, en zorgt er dus ook voor dat werken ingeleverd zouden moeten worden op sluitingsdagen.


33


Sluitingsdagen kunnen op twee manieren worden toegevoegd: • •

Gesloten elke …: duidt bepaalde weekdagen aan als sluitingsdag, bijvoorbeeld elke zaterdag en zondag. Specifieke data: via een kalender kunnen specifieke data worden aangeduid en toegevoegd aan een lijst die verschijnt aan de rechterkant. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld kerstdag of nieuwjaarsdag worden gemarkeerd als sluitingsdagen.

Speciale velden ontleners Net zoals het mogelijk is om bij elk type werk vier velden vrij te benoemen, kunnen er voor ontleners twee velden vrij worden ingevuld. Naast de standaard velden zoals naam en adres, kunnen dus ook bijkomende velden worden gebruikt. We denken o.a. aan een telefoonnummer, een klas, bedrijfsdienst of haarkleur ;-)

Instellingen › Labels Colibris kan voor elk werk twee soorten zelfklevende labels genereren: •

Barcodelabels – Dit label is bedoeld voor de uitleen. Het bevat een unieke barcode van elk exemplaar, dat gescand kan worden om het te identificeren. Naast de barcode wordt ook de titel en auteur vermeld, en de naam van uw organisatie.

•

Ruglabel – Dit kleinere label is bedoeld om op de zijkant van een werk gekleefd te worden, zodat het gemakkelijk teruggevonden kan worden in een kast of op een rek. Het bevat o.a. de auteur van het werk of een classificatiecode.

Voor ontleners kan dan weer een label worden aangemaakt met een barcode ter identificatie. Op die manier kan de uitleen sneller verlopen.

34


Dymo LabelWriter printers Colibris ondersteunt Dymo LabelWriter printers voor het afdrukken van labels. Dit zijn compacte, gebruiksvriendelijke printers met USB-aansluiting, die specifiek bedoeld zijn voor labels. Ze werken met speficieke labels die op rol worden geleverd. Aangezien Colibris twee formaten van labels hanteert, wordt een Dymo LabelWriter 450 Twin Turbo aangeraden. Dit model is een snelle versie en beschikt over twee rollen die simultaan aangestuurd kunnen worden. Op die manier hoeft er geen rol gewisseld te worden als een ander type label afdrukt wordt. Als alternatief kunnen ook twee losse Dymo LabelWriter 450 Turbo exemplaren worden gebruikt. Ook de oude Dymo LabelWriter 300- en 400-serie zou moeten voldoen, maar deze reeks is een stuk trager in gebruik. De Dymo software versie 8 of hoger bepaalt of uw printer ondersteund wordt, niet zozeer het concrete model. Dymo printers maken gebruik van een thermal transfer afdruktechnologie. Dat wil zeggen dat de labels hittegevoelig zijn en zwart kleuren op de plaats dat ze verhit worden. Hierdoor is er geen inkt nodig, maar kunnen de labels wel langzaamaan lichter worden als ze blootgesteld worden aan fel zonlicht (levensduur van 5 à 10 jaar). Dymo LabelWriter printers zijn compatibel met Windows® XP, Windows Vista® (32-bit, 64-bit), Windows 7 en Mac OS® v10.4 of hoger. Voor verdere technische informatie en ondersteuning verwijzen we naar www.dymo.com. De handleiding van de printer is ook te vinden op www.colibris.be/dymo_handleiding.pdf

Dymo LabelWriter installatie Voor het gebruik van een Dymo LabelWriter printer is het nodig de Dymo software te installeren. Zorg dat u beschikt over versie 8 of hoger. Deze software is te vinden op de cd-rom die meegeleverd wordt met elke printer, of te downloaden van http://www.dymo.com (onder Support).


35


Sluit de printer pas aan op een USB-poort indien de software u hierom vraagt (na de installatie). Daarna is de printer klaar voor gebruik met Colibris. De eerste keer dat u Colibris gebruikt, kan het zijn dat er een waarschuwing verschijnt, met de vraag of u de Dymo plugin wil toestaan in uw browser. U dient dit toe te staan en mag dit gerust blijvend accepteren.

Printer selecteren Via Instellingen > Labels > Printer selecteren dient u de gewenste printer aan te duiden voor beide types van labels. Voor een LabelWriter 450 Twin Turbo zal er slechts één keuze zijn. De printer gaat ervan uit dat de linkse spoel de grotere labels bevat, en de rechtse spoel de kleinere labels.

Op dit moment is er slechts één Dymo referentie mogelijk voor elke soort labels. Eventueel worden in de toekomst andere afmetingen ondersteund.

36


Labelopbouw Via Instellingen > Labels > Labelopbouw kan de opbouw van een ruglabel worden bepaald. Barcodelabels hebben een vaste inhoud. • • •

• • • •


Auteur (eerste 3 karakters) Titel (eerste 12 karakters) Classificatie Alles achter een liggend streepje wordt weggelaten. Bv. “820 – Recht algemeen” wordt weergegeven als 820. Indien een afwijkende classificatie wordt gebruikt zonder streepje, dan wordt de volledige inhoud afgedrukt. Uniek volgnummer (ID van het exemplaar) Land / taal Specifiek veld n°1 (enkel zichtbaar wanneer ingevuld, zie Instellingen > Collectie > Itemtypes beheren) Specifiek veld n°2 (enkel zichtbaar wanneer ingevuld, zie Instellingen > Collectie > Itemtypes beheren)

37


Dymo LabelWriter labels Colibris gebruikt twee soorten labels: • •

Dymo ref. 11354 voor barcodes (32x57 mm) Dymo ref. 11355 voor ruglabels en ontlenerlabels (51x19 mm)

Opgelet: installeer steeds de grotere labels (11354) in de linkse rol van een LabelWriter Twin Turbo. De rechtse rol is voorzien op de kleinere labels (11355). Het is belangrijk om de spoel waarop de rol zich bevindt, goed aan te spannen tegen de rol.Slecht aangespannen spoelen kunnen problemen veroorzaken bij het printen en kunnen de printer beschadigen.

Aankoop van Dymo printers en labels Wij zijn een erkend Dymo partner en kunnen zowel de printers als de labels aanbieden aan tarieven die lager liggen dan op de Dymo webshop, in kantoorwinkels of via postorderbedrijven. Neem vrijblijvend contact op voor actuele prijzen.

Barcodescanner Barcodes van Colibris hanteren het Code-39 formaat. Barcodescanners die dit formaat kunnen lezen, en kunnen doorgeven aan een browser via het keyboard wedge protocol, zouden geschikt moeten zijn voor gebruik met Colibris. Onze aanbevolen scanners komen uit de Datalogic Gryphon reeks en zijn verkrijgbaar met draad of draadloos (eventueel met staander voor handenvrij scannen). Op www.colibris.be/gryphon_handleiding.pdf is hiervan de handleiding te vinden.

38


Problemen met de barcodescanner Indien u problemen ondervindt bij het scannen, raden we aan om eerst deze eenvoudige test te doen. Open Kladblok of Microsoft Word, en scan een barcode van Colibris. Twee zaken moeten nu gebeuren: • •

Barcode verschijnt (identiek aan de numerieke waarde die erbij vermeldt staat) Witregel (de cursor staat op de volgende lijn, m.a.w. de scanner heeft na de barcode ook een <enter> commando doorgegeven)

Als dit correct gebeurt, werkt de scanner en is hij klaar voor gebruik met Colibris. Indien er toch een fout optreedt, open dan de handleiding op www.colibris.be/gryphon_handleiding.pdf en scan de volgende barcodes om de scanner opnieuw te programmeren: • • •

Factory Default Settings (blz. 14) Select KBC-AT (blz. 17 bovenaan) Enter Programming Mode / Country mode = Belgium / Exit Programming mode (blz. 20)

Instellingen › E-mail Colibris stuurt ’s nachts automatisch herinneringen en waarschuwingen naar ontleners via e-mail. Voorwaarde is uiteraard dat het e-mailadres is ingevuld in zijn / haar profiel. Daarnaast is er de mogelijkheid om vanuit de uitleenmodule overzichten te sturen van ontleende werken.

Algemene instellingen Colibris zal alle e-mails versturen vanuit een bepaald afzendadres, dat zelf te kiezen is. Er is ook de mogelijkheid om steeds een kopie in CC te vragen. In dat geval wordt elke e-mail zowel naar de ontlener als naar uw eigen afzendadres verstuurd.


39


E-mail templates De inhoud van elke e-mail die Colibris verstuurd, kan aangepast worden. Op die manier kunt u een eigen boodschap gebruiken, en eventuele extra info meesturen zoals de openingsuren van de bibliotheek.

Dit zijn de verschillende types van e-mailberichten: • • •

•

40

Overzicht uitleen: wordt verstuurd naar een ontlener wanneer in het uitleenoverzicht op de knop Ticket mailen wordt geklikt. Wachtwoord vergeten: wordt verstuurd naar een ontlener vanuit het gebruikersgedeelte. Waarschuwing: uitleen bijna verlopen: wordt verstuurd 2 dagen voordat de voorziene uitleenperiode van één of meerdere werken zal verlopen. Herinnering: uitleenperiode verstreken: wordt verstuurd 7 dagen nadat de uitleenperiode is verstreken. Dit is de laatste herinnering die een ontlener zal ontvangen.


E-mail tags In een e-mail template kunnen bepaalde tags worden gebruikt, die telkens tussen rechte haken […] staan. Bij het verzenden van een e-mail, wordt elke tag vervangen door de gepaste waarde in de databank. • • • •

[library] [name] [url] [pass]

Naam van de collectie Naam van de bestemmeling Link naar Colibris Wachtwoord

Instellingen › Communicatie Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om 2 pagina’s aan te maken op het publieke gedeelte van Colibris: • •

Algemene info / uitleenreglement Praktische info over de werking van de bibliotheek. Aankondigingen Bedoeld voor speciale aankondigingen zoals sluitingsdagen.

Beide pagina’s kunnen via een editor worden ingevuld. Opgelet: de links naar beide pagina’s verschijnen pas nadat er inhoud wordt toegevoegd.

Instellingen › Abonnementsgegevens Op deze pagina zijn het type abonnement, de startdatum en de vervaldatum terug te vinden. Elk Colibris abonnement wordt automatisch vernieuwd op de vervaldatum (tenzij opgezegd volgens de geldende voorwaarden). Zelfs als de vermelde vervaldatum in het verleden ligt, zal u nooit zomaar afgesloten worden.


41


Zorg ervoor dat de abonnementsgegevens steeds up-to-date zijn, met het oog op een vlotte administratie en facturatie!

U vindt er ook de contactgegevens van uw organisatie. Deze worden gebruikt op labels en in rapporten, maar ook voor de facturatie. Een Colibris abonnement is niet overdraagbaar, vandaar dat de naam van uw organisatie niet gewijzigd kan worden. Contacteer ons als er toch een aanpassing van dit veld nodig zou zijn. Het logo wordt weergegeven in het publieke gedeelte en kan gewijzigd worden. Let erop dat het logo een JPEG -bestand is van maximaal 1 MB. De maximale afmeting is 200 x 80 pixels, als deze grootte overschreden wordt, zal het systeem trachten het logo te verkleinen. Voor een perfect scherp logo kunt u er best voor zorgen dat u binnen dit formaat blijft.

42



43


00/ Starten met Colibris ................................................................................. 2 Eerste gebruik ............................................................................................. 2 Aanmelden & dashboard ............................................................................ 3 01/ Module Collectie...................................................................................... 5 Nieuwe werken toevoegen ......................................................................... 5 Types van werken ................................................................................... 6 Handmatig invullen ................................................................................. 6 Automatisch bibliografische gegevens ophalen ..................................... 7 Titelgegevens .......................................................................................... 7 Exemplaargegevens ................................................................................ 9 Trefwoorden ......................................................................................... 10 Barcodes en ruglabels ............................................................................... 10 Labels van nieuwe exemplaren............................................................. 11 Labels van bestaande exemplaren ....................................................... 11 Bestaande werken / exemplaren wijzigen of verwijderen ....................... 11 Werken kopiëren ...................................................................................... 12 Collectiegegevens exporteren .................................................................. 13 02/ Module Ontleners.................................................................................. 14 Nieuwe ontleners toevoegen ................................................................... 14 Barcodes van ontleners ............................................................................ 15 Labels van nieuwe ontleners ................................................................ 16 Labels van bestaande ontleners ........................................................... 16 Ontleners exporteren ............................................................................... 16 Ontleners importeren ............................................................................... 17 03/ Module Uitleen ...................................................................................... 19 Werken uitlenen of innemen .................................................................... 19

44


Ontleningen .......................................................................................... 20 Reservaties ............................................................................................ 21 Boetes ................................................................................................... 22 Historiek ................................................................................................ 23 Uitgeleende werken zoeken ..................................................................... 23 Uitleenhistoriek opvragen van een werk.................................................. 24 Overzicht van werken over tijd ................................................................. 26 Overzicht van gereserveerde werken ....................................................... 26 Automatische herinneringen .................................................................... 27 04/ Module Statistieken .............................................................................. 28 Filter op jaar .............................................................................................. 28 Filter op type ............................................................................................. 29 05/ Module Instellingen............................................................................... 30 Instellingen › Collectie............................................................................. 30 Itemtypes beheren ............................................................................... 30 Status Webservices ............................................................................... 31 Instellingen › Beheerders ........................................................................ 31 Instellingen › Locaties ............................................................................. 32 Vestigingen beheren ............................................................................. 32 Lokalen beheren ................................................................................... 32 Instellingen › Uitleen ............................................................................... 32 Uitleen, boetes en verlengingen ........................................................... 33 Uitleenkalender .................................................................................... 33 Speciale velden ontleners ..................................................................... 34 Instellingen › Labels ................................................................................ 34 Dymo LabelWriter printers ................................................................... 35 Dymo LabelWriter installatie ................................................................ 35 Printer selecteren ................................................................................. 36


45


Labelopbouw ........................................................................................ 37 Dymo LabelWriter labels ...................................................................... 38 Aankoop van Dymo printers en labels .................................................. 38 Instellingen › E-mail ................................................................................ 39 Algemene instellingen .......................................................................... 39 E-mail templates ................................................................................... 40 E-mail tags ............................................................................................. 41 Instellingen › Abonnementsgegevens..................................................... 41

46


Colibris is een product van vision*r bvba Battelsesteenweg 191 | B-2800 Mechelen T E W


+32 (0)15 33 95 94 [email protected] www.colibris.be

47

Starten met Colibris

Recommend Documents