Stap 4: 4. Zelfevaluatie in de hand
1
Doel
De ‘5 vinger methodiek’ is een brainstormtechniek die als doel heeft om de deelnemers de huidige werksituatie te analyseren, vanuit een totaaloverzicht, en tevens op zoek te gaan naar mogelijke oplossingen om deze situatie te verbeteren.
2
Methodiek
Door deze methodiek te gebruiken, worden de deelnemers gestimuleerd om de huidige werksituatie (AS IS) in kaart te brengen, en constructief en creatief na te denken over mogelijke verbeteracties (TO BE), bekeken vanuit verschillende perspectieven: →
De duim: goed bezig, meer van dat
“Er zijn vandaag in ons team al heel wat oplossingen aanwezig die we alleen maar meer moeten doen.” Dit is vandaag de uitgangspositie van het waarderend onderzoeken. We waarderen in onze werking wat vandaag goed is en we nemen dit mee als een vertrekpunt voor verbeteren en groeien. Waar zijn we sterk in? Uniek in? →
De trouwvinger: bezielen
Welke kernwaarden onderschrijven wij? De waarden vinden wij terug in de visie van de organisatie en zorgt voor binding tussen de medewerkers in het team maar ook over de teams heen. De waarden zijn wat ons bezielt. “De kernwaarden zijn die dingen waar we meer tijd en geld insteken dan een ander en die we nooit zien als een kost.” In welke diepgewortelde overtuigingen steekt onze organisatie “meer tijd en geld in dan een ander?” Waar de onderneming “veel tijd en geld insteekt” moet uiteindelijk de persoonlijkheid worden van de onderneming. In de kernwaarden kan de organisatie zich onderscheiden van andere gelijkaardige organisaties. De kernwaarden maken de onderneming herkenbaar. →
De hekelvinger: weg daarmee?
Waarmee willen wij stoppen? Wat doen wij vandaag waar we van vinden dat het geen of onvoldoende toegevoegde waarde biedt vanuit het standpunt van de verschillende belanghebbenden? Welke regels en procedures worden er gevolgd waarvan niemand nog goed weet waarvoor ze dienen? Waar worden onze klanten wel eens lastig van en wat zouden ze graag veranderd zien? Waar klaag ik wel eens over ’s avonds als ik thuiskom bij mijn partner? →
De pink: groot in worden?
Je kan de problemen van vandaag niet oplossen door hetzelfde manier van denken en handelen te gebruiken die de problemen hebben veroorzaakt.
Wat moeten wij nog geleerd krijgen? Waar moeten wij nog in groeien? Op welk soort problemen hebben wij vandaag nog geen antwoord? → De wijsvinger: niet willen maar kiezen Waar wijzen we naar? Welke zijn onze “Waanzinnig Belangrijke Objectieven” of onze ‘dreams with a deadline’? Welke objectieven zijn van strategisch belang? We definiëren “Waanzinnig Belangrijke Objectieven” (WBO’s) als objectieven waarvoor we werkelijk gaan en waarvoor iedereen zich “nat wil voor maken”. Om de WBO’s te ontdekken worden de verschillende ideeën telkens bekeken vanuit 3 invalshoeken: 1. Kunnen wij er geld mee verdienen? 2. Worden onze belanghebbenden er echt beter van? en draagt het bij tot een wezenlijke verbetering of vernieuwing van de essentie, met name onze kernopdracht. Als we dit objectief bereiken, wat is dan het effect ervan op de tevredenheid van onze belanghebbenden?
3
Instrument
Zoals bij elke brainstorm, bestaat de het proces van de 5 vinger methodiek ook uit drie fasen:
3.1 →
Voorbereiding
Samenstelling van de teams:
Werknemers van het bedrijf worden verdeeld in groepjes van maximaal 15 personen. Er zijn twee mogelijkheden bij het samenstellen van de teams: o
o
De deelnemers voeren dezelfde of gelijkaardige functie uit, werken samen in dezelfde afdeling, of in dezelfde ploeg. Het voordeel van deze samenstelling is dat medewerkers elkaar goed begrijpen, gemakkelijk kunnen inpikken op elkaars ideeën en situaties in de diepte kunnen analyseren en mogelijke projecten gedetailleerd kunnen uitwerken. Bv. Inpakkers van een inpakafdeling zullen gemakkelijk een concreet verbeterplan kunnen opmaken, vanuit hun kennis en ervaringen. De groep is heel divers samengesteld, en bevat werknemers met verschillende functies, van diverse afdelingen binnen het bedrijf. Deze groepssamenstelling heeft als voordeel dat de problematiek vanuit verschillende oogpunten wordt bekeken, en mogelijks andere, meer verrassende oplossingen met zich mee zal brengen. Bv. De HR verantwoordelijke zal vanuit zijn/haar psychologische of sociologische kennis de situatie in de inpakafdeling totaal anders bekijken dan de ingenieur met zijn/haar technische achtergrond.
Om werknemers op een ongeremde manier aan deze brainstorm te laten deelnemen, wordt er aangeraden om het management of de directie niet te betrekken bij de uitvoering ervan. →
Aanstellen van een voorzitter: Op voorwaarde dat er voldoende vertrouwen en openheid kan gegarandeerd worden, kan de voorzitter een interne werknemer van het bedrijf zijn. Maar indien mogelijk is het aangewezen om een externe voorzitter aan te stellen. Deze voorzitter heeft een neutrale kijk op de situatie, en kan een objectieve analyse maken.
→
Creatieve denkruimte: Indien er voldoende ruimte is, kan deze brainstorm binnen het bedrijf georganiseerd worden. Belangrijk is wel dat de deelnemers zich op hun gemak voelen, zodat ze hun ideeën de vrije loop kunnen laten. Een positieve sfeer kan gecreëerd worden door de zalen op een aangename manier te bekleden en in te delen, te zorgen voor wat lekkers, … Nog meer effect kan men bekomen, door voor een andere locatie te kiezen. Een aangename, inspirerende ruimte, volledig weg van de werkomgeving, kan stimulerend werken voor de creativiteit van de deelnemers.
→
De voorzitter bereidt het benodigde procesmateriaal voor: o o o o o o o
Gekleurde metaplankaarten: bijvoorbeeld wit voor duim, rood voor wijsvinger, blauw voor hekelvinger, geel voor trouwvinger en groen voor pink. Vijf grote wandbladen, plakband Flipover, stiften Beamer en scherm of witte muur Filmpje(s) om creativiteit te stimuleren Afbeelding hand met vijf gekleurde vingers Presentatie met korte toelichting van de vijf vingers, eventueel kunnen hiervoor ook infokaarten gebruikt worden.
3.2 →
Ideeën genereren
Warming-‐up o Om het ijs te breken en elkaar eens op een totaal andere manier te leren kennen, kan men een originele voorstellingsronde houden. Hiervoor zijn er verschillende manieren, waarvan we er twee nader toelichten: 1. Aan de hand van een voorwerp: de deelnemers brengen een voorwerp mee dat hen typeert. Dit kan te maken hebben met hun gezinssituatie, hobby, verleden, toekomstdroom,… 2. Door een tekeningetje: op hun naamkaartje schrijven ze niet alleen hun naam en functie, maar maken ze ook een klein (cryptisch) tekeningetje of symbool dat hen typeert.
De deelnemers lichten aan de anderen toe waarom ze dit voorwerp of deze tekening hebben gekozen, en welk verhaal of welke anekdote erachter zit. o Om een positieve sfeer te creëren, een open mentaliteit te bekomen en creativiteit te stimuleren bij de deelnemers, kan men tal van acties ondernemen, waarvan we er twee nader toelichten: 1. Geef de deelnemers een kaartje en laat hen op de ene zijde een kip en op de andere zijde een uil tekenen. Wedden dat ze de kip in zijaanzicht en de uil in vooraanzicht tekenen? Dit heeft te maken met geconditioneerd gedrag. Belangrijk is dat we tijdens deze brainstorm onze vaste gewoonten en gedachten gaan doorbreken, en ruimte gaan geven aan nieuwe, frisse ideeën. 2. Filmpje ‘De onzichtbare gorilla’ (oorspronkelijke naam: The Invisible Gorilla) is de naam van een psychologisch experiment dat de Amerikaanse hoogleraren psychologie en cognitief psychologen Christopher Chabris en Daniel Simmons in de jaren '90 van de twintigste eeuw uitvoerden aan de Universiteit van Harvard. Laat dit filmpje zien waarbij een team basketbalspelers met een wit t-‐shirt het opnemen tegen een team in het zwart. Vraag aan de deelnemers om te tellen hoeveel keer het witte team de bal naar elkaar heeft doorgespeeld. Doordat de deelnemers gefocust zijn op ‘wit’ zullen ze niet merken dat er plots een zwarte aap in het beeld verschijnt, die zich naar de camera draait, zich op de borst klopt en het beeld weer uitloopt. De 'onzichtbare gorilla'-‐waarnemingsfout wordt veroorzaakt door een menselijk gebrek aan aandacht voor het onverwachte. De wetenschappelijke naam hiervoor is inattentional blindness of in het Nederlands 'onaandachtigheidsblindheid'. Wanneer mensen hun aandacht op een specifiek gebied of aspect van hun blikveld richten, merken ze onverwachte zaken daarin regelmatig niet op, ongeacht de vorm daarvan en het feit dat die zich recht voor hun neus bevinden. In het werkveld spreekt men over ‘taakblindheid’ Het is belangrijk dat de deelnemers hun functie en hun werksituatie bekijken met een open mind. → Ideeën genereren o o
o o
o
De voorzitter geeft toelichting over het doel, de opzet en het procesverloop van de brainstormsessie. Voor elk onderdeel (levenslijn, duim, trouwvinger, hekelvinger, pink en wijsvinger) van de brainstorm worden er kleine groepjes gevormd, zodat iedereen aan het woord kan komen. Voor elk nieuw onderdeel wordt de samenstelling van de groepjes veranderd. Dit geeft de gelegenheid aan de deelnemers om met iedereen van gedachten te kunnen wisselen. Alle ideeën worden op gekleurde metaplankaarten geschreven en worden bevestigd op een prikbord of groot wit blad. De voorzitter bespreekt de resultaten met de volledige groep, vraagt toelichting, nodigt uit om voorbeelden te geven ter verduidelijking, clustert eventueel, waakt erover dat iedereen aan het woord komt. De brainstorm eindigt met de wijsvinger. Waar willen we als organisatie naartoe? Er worden conclusies getrokken. Er wordt gezamenlijk gekozen aan welke verbetervoorstellen er aan het management zal worden voorgesteld.
→
Ideeën uitwerken o
o
3.3
Eventueel wordt er onmiddellijk na de brainstormsessie gepeild naar wie interesse heeft om deel te nemen aan een projectgroep om het projectvoorstel verder uit te werken – dit kan gebeuren aan de hand van een projectfiche. Wie het voorstel wil presenteren en toelichten aan het management of de directie. En wie er, bij goedkeuring, bereid is om mee te werken aan de concrete uitwerking van het projectidee. Men kan er ook voor opteren om de kandidaatstelling achteraf te laten gebeuren, zodat men de ideeën kan laten bezinken en men er rustig kan over nadenken. Om zo ook mensen die wat meer tijd nodig hebben om beslissingen te nemen, de kans te geven om mee te werken.
Evalueren
Zoals bij elke brainstorm is het belangrijk om achteraf kort te evalueren. Wat vond men van deze dag? Welk gevoel houdt men over aan deze brainstorm? Voldeed deze brainstorm aan de verwachtingen? Zijn er verbetersuggesties? Heeft iedereen alles kunnen zeggen wat men wou? Het kan voor een afsluitende interactie zorgen om dit mondeling te doen, met de hele groep. De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen aan het woord is geweest. Men kan er desgewenst ook voor kiezen om deze evaluatie schriftelijk te doen.
