STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging & publicatie

VZW2009.book Page 109 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM

DEEL 4: IS UW VZW (WETTELIJK EN ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE?

109

STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging & publicatie 228. Eenmaal men de voorgaande stappen tot een goed einde heeft gebracht, moet men ook de buitenwereld verwittigen van de verschillende veranderingen. Om iedereen op de hoogte te brengen moeten er twee zaken gebeuren. Enerzijds moeten gewijzigde statuten bekendgemaakt worden, anderzijds moet de (eventuele) benoeming van bestuurders, dagelijks bestuurders & commissarissen worden bekendgemaakt.

4.1. Het systeem: hoe maakt men dit bekend?

IS UW VZW (WETTELIJK EN ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE? STAP 1:

Evalueer de organisatiestructuur

STAP 2:

Controleer de inhoud van de statuten

STAP 3:

Controleer de benoeming van bestuurders, dagelijks bestuurders, vertegenwoordigers & commissaris(sen)

STAP 4:

Bekendmakingen: neerlegging & publicatie

STAP 5:

Controleer het vzw-dossier

STAP 6:

Controleer de andere verplichtingen

STAP 7: Beperk de (persoonlijke) 229. Om iedereen op de hoogte te stelaansprakelijkheid len moeten er drie “instanties” worden verwittigd: 1. De griffie van de rechtbank van koophandel in het arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft. Daar wordt immers voor elke vzw een “verenigingsdossier” bijgehouden. 2. Het Belgisch Staatsblad. Bepaalde documenten zullen immers gepubliceerd moeten worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. 3. De kruispuntbank van ondernemingen (KBO). Dit is een register ter vervanging van het vroegere handelsregister. Hierin worden o.a. alle gegevens van de vzw’s bijgehouden. Indien een nieuwe vzw wordt opgericht zal deze vzw ook opgenomen moeten worden in de KBO.

De wetgever wilde vermijden dat elke vzw elk van deze drie instanties apart zou moeten contacteren. Daarom volstaat het bepaalde documenten over te maken aan de griffie van de rechtbank van koophandel. De griffie van de rechtbank van koophandel zorgt er dan voor dat alle instanties verwittigd worden en de nodige bekendmakingen worden gedaan. Het adres van de griffie van de rechtbank van koophandel vindt men op www.staatsblad.be > gerechtelijke adressen.

lexalis


110

DE VZW STAP VOOR STAP

4.2. Hoe gebeurt de bekendmaking? 230. De bekendmaking gebeurt aan de hand van verplichte formulieren: •

Aanvraagformulier I, bestaande uit drie delen: luik A, luik B en luik C;

• Aanvraagformulier II, bestaande uit twee delen: luik A en luik C. Deze aanvraagformulieren moet men zorgvuldig invullen. Welke luiken van welk formulier juist ingevuld moeten worden, kan worden afgelezen uit onderstaand schema. Men zal zien dat zowel voor de bekendmaking van de aangepaste statuten zelf, als voor de diverse benoemingen er telkens andere luiken van de twee formulieren moeten worden ingevuld. Men moet niet voor de bekendmaking van én de aangepaste statuten én de benoeming van de bestuurders én de benoeming van de dagelijkse bestuurders, leden van het orgaan van vertegenwoordiging en commissaris telkens nieuwe aanvraagformulieren gebruiken. Men kan de diverse bekendmakingen integreren in één versie van aanvraagformulier I en in één versie van aanvraagformulier II. Op die manier moet men ook slechts één enkele betaling doen. Samen met de vereiste aanvraagformulieren moeten er bijlagen worden opgestuurd. Ten slotte moet er een betaling worden gedaan.

lexalis


111


Samengevat: Bekendmaking: neerlegging & publicatie bij de controle of uw vzw (wettelijk en organisatorisch) up-todate is Aanvraagformulier I (in drievoud) Luik A

Luik B

Aanvraagformulier II (in tweevoud) Luik C

Luik A

Luik C invullen: nr. 2°

invullen

invullen

/

invullen 1° en 2°a)

invullen

invullen

/

Invullen 1° en 2°a)

invullen: nr. 5°

invullen

invullen

/

Invullen 1°, 2°a) en 2°b)

/

invullen

invullen

/

invullen 1° 2°a) en 4°)

/

invullen

invullen

/


/

invullen

invullen

/


invullena 1°, ev. 2°, 3° en 5°

Benoemen en ontslag commissaris

invullen

invullen

/

/

/

Benoemen en ontslag dagelijks bestuurders en leden van het orgaan van vertegenwoordiging

invullen

invullen

/


invullenb 1°, ev. 2°, 4° en 5°

Statutenwijziging wijziging duur

inclusief

Statutenwijziging inclusief wijziging datum boekjaar Statutenwijziging wijziging naam

inclusief

Statutenwijziging wijziging adres

inclusief

Andere gevallen van statutenwijziging Benoemen en ontslag bestuurders

BELANGRIJK: Bovenstaande bekendmakingen kunnen samengebracht worden in één versie van aanvraagformulieren I en II + bijlagen bijvoegen (in tweevoud) + betaling

Alles opsturen naar de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft

Naar bijlagen Belgisch Staatsblad (gebeurt automatisch door de griffie van de rechtbank van koophandel) Aanpassingen kruispuntbank van ondernemingen (KBO) (gebeurt automatisch door de griffie van de rechtbank van koophandel) a. b.

Eventueel kunnen meerdere luiken C worden gebruikt indien er niet voldoende plaats is. Eventueel kunnen meerdere luiken C worden gebruikt indien er niet voldoende plaats is.

lexalis


112


Het aanvraagformulier, de bijlagen en de betaling worden besproken in deel 6 “Administratieve verplichtingen”, onder “K. Bekendmakingen: de aanvraagformulieren I en II, de bijlagen & de betaling uitgelegd”.

4.3. Binnen welke termijn? 231. In principe moeten deze documenten worden neergelegd binnen de dertig dagen na de datum waarop de nieuwe statuten werden goedgekeurd en de (eventuele) bestuurders, dagelijks bestuurders en vertegenwoordigers werden benoemd.

STAP 5: Controleer het vzw-dossier 232. De nieuwe vzw-wetgeving voorziet de verplichting voor de raad van bestuur om een vzw-dossier aan te maken. Dit vzw-dossier bestaat uit drie grote onderdelen: • Het ledenregister; • Verslagen en beslissingen; • De boekhoudkundige stukken.



STAP 2:


STAP 3:


233. Waarom zal men een vzw-dossier STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging moeten opmaken? De vzw-wetgeving & publicatie voorziet dat de werkende leden de inSTAP 5: Controleer het vzw-dossier houd van dit vzw-dossier kunnen inkijSTAP 6: Controleer de andere ken op de zetel van de vzw. Indien ze verplichtingen het vzw-dossier willen inkijken, richten STAP 7: Beperk de (persoonlijke) ze een schriftelijk verzoek aan de raad aansprakelijkheid van bestuur, waarna een datum wordt overeengekomen waarop de documenten kunnen worden ingekeken. Belangrijk om hier te vermelden is wel dat deze inzagemogelijkheid alleen bestaat in vzw’s waar geen commissaris (bedrijfsrevisor) werd benoemd. Indien er een commissaris werd benoemd, wordt verondersteld dat deze de nodige controle zal uitvoeren en hierover verslag zal uitbrengen. 234. Dit vzw-dossier moet volgens de vzw-wetgeving bewaard worden op het adres van de zetel van de vzw. In de praktijk vormt het echter geen probleem indien de verslagen

lexalis



113

worden opgeborgen bij de secretaris en de boekhouding bij de penningmeester. Indien iemand het vzw-dossier wil inkijken, kan men dan de verschillende onderdelen van het vzw-dossier overbrengen naar het adres van de zetel van de vzw.

235. De drie onderdelen van het vzw-dossier worden besproken in deel 6 “Administratieve verplichtingen”, onder “C. Opmaken en opvolgen van het vzw-dossier”. 236. De neerlegging van een kopie van het ledenregister in het dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel werd vanaf 29 mei 2009 afgeschaft. Dit betekent dat bij wijzigingen in de samenstelling van de algemene vergadering, het bijgewerkt ledenregister niet langer moet neergelegd of opgestuurd worden naar de griffie. Er wordt wel een bijkomende plicht opgelegd. “De verenigingen moeten, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten”.

lexalis


114


STAP 6: Controleer de andere verplichtingen 237. Naast al het voorgaande, bestaan IS UW VZW (WETTELIJK EN er nog een heleboel andere verplichtinORGANISATORISCH) UP-TO-DATE? gen waar een vzw zich naar moet schikSTAP 1: Evalueer de organisatieken. structuur Deze verplichtingen kunnen ondergeSTAP 2: Controleer de inhoud van de bracht worden in drie grote groepen en statuten worden in het vervolg van dit boek stap STAP 3: Controleer de benoeming van voor stap uitgewerkt. bestuurders, dagelijks 1. Administratieve verplichtingen bestuurders, vertegenwoordi(deel 6) gers & commissaris(sen) Gedurende het werkjaar van een STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging vzw moeten o.a. raden van be& publicatie stuur worden georganiseerd, STAP 5: Controleer het vzw-dossier evenals algemene vergaderingen, STAP 6: Controleer de andere moeten notulen worden opgeverplichtingen maakt, moet een ledenregister STAP 7: Beperk de (persoonlijke) worden bijgehouden, enz. aansprakelijkheid 2. Boekhoudkundige verplichtingen (deel 7) Afhankelijk van de grootte van de vzw worden verplichtingen opgelegd inzake de te voeren boekhouding. Bovendien moet jaarlijks een jaarrekening worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel in het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft. 3. Fiscale verplichtingen (deel 8) Net zoals een vennootschap en een gewone natuurlijke persoon is ook een vzw onderworpen aan de fiscale regelgeving. Met andere woorden: een vzw moet in bepaalde gevallen ook belastingen betalen. Vooreerst kan een vzw onderworpen worden aan de rechtspersonenbelasting of de vennootschapsbelasting. Daarnaast kan een vzw onder de btw-regelgeving vallen of kan een vzw registratierechten of successierechten verschuldigd zijn. Ten slotte is een vzw nog onderworpen aan een patrimoniumtaks. 4. Werken met vrijwilligers: verplichtingen (deel 10) De vrijwilligerswet voert een aantal verplichtingen in voor organisaties (zoals vzw’s) die met vrijwilligers werken. Zo heeft de vzw een wettelijke informatieplicht ten opzichte van de vrijwilliger, moet de vzw een verplichte verzekering afsluiten en zijn er regels in verband met het uitkeren van vrijwilligersvergoedingen.

lexalis



115

STAP 7: Beperk de (persoonlijke) aansprakelijkheid 238. Zoals verder wordt uiteengezet40, luidt de algemene regel inzake aansprakelijkheid in een vzw als volgt: “Indien leden en bestuurders bepaalde tekortkomingen begaan, dan kan (in beginsel) alleen de vzw worden aangesproken om deze tekortkomingen recht te zetten en/of te compenseren”. Hierdoor kan een vzw soms rake (financiële) klappen krijgen. Om dit te vermijden kan een vzw zich o.a. verzekeren. Op deze algemene regel bestaan echter een beperkt aantal uitzonderingen. Zo kunnen in sommige gevallen leden, vrijwilligers en bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Om dit te vermijden kan men ook hier een aantal maatregelen nemen. Deze maatregelen worden uitgebreid besproken in deel 11: “Aansprakelijkheid”.

40



STAP 2:


STAP 3:


STAP 4:

Bekendmakingen: neerlegging & publicatie

STAP 5:

Controleer het vzw-dossier

STAP 6:

Controleer de andere verplichtingen

STAP 7:

Beperk de (persoonlijke) aansprakelijkheid

Zie deel 11 “Aansprakelijkheid”.

lexalis



117

D EEL 5:

D E STATUTEN & WERKING VAN DE VZW BINNENSTEBUITEN GEKEERD Stap 1:

Identiteit van de stichtende leden

Stap 2:

De naam, zetel, doel en duur

Stap 3:

De werkende leden

Stap 4:

De toegetreden leden

Stap 5:

De algemene vergadering

Stap 6:

De raad van bestuur

Stap 7:

Het dagelijks bestuur

Stap 8:

Vertegenwoordiging van de vzw

Stap 9:

De begroting en de rekeningen

Stap 10:

De ontbinding en de vereffening

Stap 11:

Slot

lexalis



119

Deel 5: De statuten & werking van de vzw binnenstebuiten gekeerd 239. Men zou de statuten kunnen omDE STATUTEN & WERKING VAN DE VZW schrijven als “het geheel van regels, dat BINNENSTEBUITEN GEKEERD men bij de stichting van de vzw neerSTAP 1: Identiteit van de stichtende schrijft en waaraan de vzw en haar leleden den gedurende het bestaan van de vzw STAP 2: De naam, zetel, doel en duur onderworpen zijn”. STAP 3: De werkende leden Ze vormen als het ware de basis van de vzw. Men noemt de statuten ook wel STAP 4: De toegetreden leden eens de grondwet van de vzw. STAP 5: De algemene vergadering Zoals aangegeven in deel 3 “De oprichSTAP 6: De raad van bestuur ting van een vzw” moet elke vzw zelf STAP 7: Het dagelijks bestuur haar statuten opstellen en goedkeuren. De inhoud van de statuten is nauw verSTAP 8: Vertegenwoordiging van de vzw bonden met de werking van de vzw. Het is voor leden en bestuurders belangrijk STAP 9: De begroting en de rekeningen om op de hoogte te zijn van de juiste spelregels inzake de werking van de STAP 10: De ontbinding en de vereffening vzw. In dit deel wordt de werking van de vzw STAP 11: Slot stap voor stap besproken en binnenstebuiten gekeerd. Tegelijkertijd worden, per stap, een aantal mogelijke clausules aangereikt die men kan opnemen in de statuten. Telkens wordt aangegeven of de clausules verplicht, aan te raden of een loutere optie zijn. Zo worden de regels omtrent de werking van de vzw geïntegreerd in de statuten. Op die manier is elke vzw in staat om haar eigen statuten “op maat” te bouwen. Na het doorlopen van de volgende elf stappen, bekomt men volledige statuten, die aangepast zijn aan de concrete situatie voor elke vzw.

lexalis


120


STAP 1: Identiteit van de stichtende leden 240. Om een vzw op of in te richten is er een afspraak nodig. Deze afspraak wordt door de oprichters of stichters van de vzw op papier gezet. Men kan dan ook stellen dat de stichters of oprichters van een vzw onderling een contract afsluiten. Zoals in deel 1 reeds werd omschreven, bestaat dat contract uit twee delen: enerzijds de statuten en anderzijds het huishoudelijk reglement. Iedereen die na de stichting lid wordt van de vzw, treedt toe tot het contract dat door de stichters of oprichters onderling werd afgesloten. 241. Dit heeft tot gevolg dat de identiteit van de stichtende leden vermeld moet worden in de “aanhef” van de eerste, oorspronkelijke statuten, dus bij de oprichting of stichting van de vzw.

DE STATUTEN & WERKING VAN DE VZW BINNENSTEBUITEN GEKEERD STAP 1:

Identiteit van de stichtende leden

STAP 2:

De naam, zetel, doel en duur

STAP 3:

De werkende leden

STAP 4:

De toegetreden leden

STAP 5:

De algemene vergadering

STAP 6:

De raad van bestuur

STAP 7:

Het dagelijks bestuur

STAP 8:

Vertegenwoordiging van de vzw

STAP 9:

De begroting en de rekeningen

STAP 10: De ontbinding en de vereffening STAP 11: Slot

242. De vzw’s die reeds zijn opgericht, maar die hun statuten willen aanpassen aan de nieuwe vzw-wetgeving, dienen deze “aanhef” niet meer op te nemen in hun nieuwe, herwerkte, statuten. De identiteit van de stichtende leden werd immers vroeger al bij de oprichting gepubliceerd.

1.1. Voorwaarden Waarom in statuten? De statuten, die ondertekend worden door de stichters, binden deze stichters en alle later toetredende werkende leden. Op deze manier kunnen derden kennisnemen van de identiteit van de personen die de vzw hebben opgericht en weten ze waar ze wonen.

lexalis

STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging & publicatie

Recommend Documents