STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM KERJA
KOORDINATOR KEUANGAN MAHASISWA BEM FEB UGM FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2014
BAB I FORMAT PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Pendahuluan 1. Proposal merupakan alat pengajuan dana, dalam hal ini dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA, yang sah dan diakui oleh FEB UGM. 2. Proposal diajukan selambat-lambatnya 2 Minggu sebelum kegiatan berlangsung. 3. Proposal terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan organisasi kemahasiswaan yang akan dijalankan. 4. Laporan Pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggungjawaban hasil realisasi program kerja dari dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA yang telah digunakan dalam kegiatan organisasi kemahasiswaan. 5. Laporan Pertanggungjawaban diberikan selambat-lambatnya 1 Minggu setelah kegiatan organisasi kemahasiswaan dijalankan. 6. Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari realisasi anggaran beserta dengan bukti penggunaan dana masyarakat dan atau dana FOKOMA. 7. Laporan Aliran Dana merupakan laporan pendukung Laporan Pertanggungjawaban yang berisi kondisi keuangan (financial) sebenar-benarnya dari sebuah program kerja yang dilaksanakan oleh setiap organisasi pada kala itu juga. Format 1. Proposal untuk dana FOKOMA dan atau Dana Masyarakat
Format Proposal Kegiatan : a. Cover/Judul (berisi nomer proker, nama acara, nama organisasi, logo organisasi, nama fakultas, dan tahun pelaksanaan) b. Pendahuluan c. Nama Kegiatan d. Tujuan Kegiatan (dilengkapi dengan sasaran, target program kerja atau indikator kesuksesan program kerja yang ingin diraih) e. Waktu dan Tempat Kegiatan f. Penutup
g. Lampiran berupa : Susunan Acara Susunan Kepanitiaan * Rencana
Anggaran
(berdasarkan
hasil
review
Sidang
Anggaran KM FEB UGM) Lembar Pengesahan h. Surat Permohonan Kegiatan FOKOMA (untuk proker yang menggunakan dana FOKOMA) Proposal dibuat dengan menggunakan kertas kuarto (HVS 70gr) polos untuk cover dan kertas A4 yang tercetak kop organisasi untuk bagian isi dengan margin atas 3,5, margin kanan 2,5, kiri 3, bawah 3, Times New Roman 12, spasi 1,5. *Nama yang tercantum dalam Susunan Kepanitiaan harus sudah berpartisipasi dalam iuran FOKOMA. 2. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) FOKOMA dan atau Dana Masyarakat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) disajikan terpisah untuk setiap sumber dana baik FOKOMA maupun dana Masyarakat. Untuk program kerja yang menggunakan dua sumber dana yakni FOKOMA dan dana Masyarakat penyajian LPJ-nya juga harus disajikan terpisah untuk masing-masing dana. Format LPJ a. Bagian Judul (berisi nomor program kerja, nama organisasi kemahasiswaan, dan tahun) b. Nama Kegiatan c. Waktu Kegiatan (waktu berlangsungnya pelaksanaan kegiatan) d. Evaluasi Kegiatan (berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan berupa : a) Poin-poin penting terkait berjalannya sebuah program kerja. b) Pencapaian target – target yang sudah diraih oleh program kerja tersebut c) Membandingkan dengan indikator kesuksesan program kerja yang terdapat dalam proposal apakah sesuai dengan realita dan sudah tercapai atau belum. d) Menampilkan perbaikan maupun rencana apa yang hendak akan dilakukan untuk program kerja bersangkutan pada periode kepengurusan berikutnya.
e. Rencana Anggaran (berisikan nominal pemasukan dari hanya dari dana FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat) f. Realisasi Anggaran (nominal pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan kegiatan yang dipakai hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat) g. Pengeluaran (berisikan
rincian secara detail
bentuk
pengeluaran
yang
menggunakan hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat. Item-item pengeluaran disusun dalam bentuk tabel dan diurutkan berdasarkan kapan dibelanjakannya Dana FOKOMA atau Dana Masyarakat tersebut untuk membeli, menyewa, menggunakan, atau memakai item tersebut) h. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. Hal – hal yang harus dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban adalah : 1. Nota – nota pengeluaran menyesuaikan dengan pengeluaran yang menggunakan hanya dari dana Masyarakat atau hanya dari dana FOKOMA. Nota – nota pengeluaran disusun dan diurutkan menyesuaikan nomor urut pada tabel data pengeluaran penggunaan dana dan dilampirkan pada kertas kuarto A4 polos. 2. Daftar peserta yang mengambil konsumsi. Apabila daftar tersebut tidak memungkinkan untuk dibuat atau ditampilkan maka daftar hadir peserta diperkenankan dilampirkan
untuk apabila
menggantikan pada
daftar
daftar item
tersebut.
pengeluaran
Daftar
tersebut
pada
Laporan
Pertanggungjawaban terdapat item berjenis konsumsi. 3. Khusus untuk pengeluaran yang menggunakan sumber dana Masyarakat wajib mengikuti peraturan bahwa nota – nota pengeluaran dari pembelian dan pembayaran tertentu wajib ditambahi dengan materai 3000 dan materai 6000 dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Materai 3000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp 250.000,00 sampai dengan Rp 1.000.000,00. 2) Materai 6000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp 1.000.001,00 3. Format Laporan Aliran Dana
a. Berisi item-item pemasukan di bagian kiri dan item-item pengeluaran di sebelah kanan. 1. Pemasukan (Berisikan keseluruhan pemasukan yang didapat untuk mendanai program kerja tersebut tanpa terkecuali) 2. Pengeluaran (Berisikan akun-akun atau poin-poin penting pengeluaran yang disusun secara ringkas tanpa detail rincian per akun atau poin tersebut) 3. Apabila pemasukan lebih besar daripada pengeluaran (surplus) maka pada bagian Pengeluaran ditambahkan akun berupa “Kas Organisasi” atau akun lain seperti “Modal Kerja Proker X tahun depan” 4. Apabila pengeluaran lebih kecil daripada pemasukan (defisit) maka pada bagian Pemasukan ditambahkan akun berupa “Sumbangan, Kas Organisasi, Kontribusi Panitia, Pinjaman Bank” atau akun berjenis pemasukan lain yang menanggulangi defisit tersebut. b. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 4. Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana dibuat dengan menggunakan kertas kuarto A4 yang tercetak kop organisasi dengan margin atas 3, margin kanan 2,5, kiri 2,5, bawah 3,2, Times New Roman 12, spasi 1,5.
BAB II ALUR PENCAIRAN DANA FOKOMA
1.
Pengajuan dana FOKOMA minimal adalah
Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah), baik
pengajuan per kegiatan / gabungan beberapa kegiatan (boleh per BEM/HMJ/LK) atau bila terpaksa bisa gabungan lebih dari 1 atau lebih (BEM/HMJ/LK). Hal ini ditujukan untuk efisiensi biaya, tenaga dan waktu dalam pembuatan buku cek, prosedur pencairan cek, serta pengeluaran biaya-biaya yang timbul atas dikeluarkannya cek tersebut.
Contoh : BEM mengadakan kegiatan A = senilai Rp 500,000 Ini tidak bisa langsung di proses, karena nilai pengajuan hanya Rp 500.000,Jadi harus digabung dengan kegiatan BEM yang lain, sampai nilai nominal yang diajukan minimal Rp 2.000.000,(misal : digabungkan dengan kegiatan BEM “B “ = Rp 1.500.000,- ) 2.
Kelengkapan dokumen untuk pengajuan dana kegiatan yang didanai FOKOMA :
Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi) 1) Proposal Asli (Master Proposal) disimpan oleh organisasi atau departemen masingmasing. 2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA. 3) Proposal Fotokopi 2 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi
Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat 1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA. 3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing. 4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
Surat Permohonan Kegiatan (rangkap 3) ; menyebutkan jenis dan besarnya nominal dana harus sinkron dengan pengajuan dana yang tercantum di proposal
Meninggalkan nomor HP / contact person yang dapat dihubungi
Kelengkapan di atas, ditinggal kurang lebih selama (±) 2-3 hari (tergantung antrian proposal/pekerjaan), untuk dicek terlebih dahulu
a. Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :
Pastikan semua nama mahasiswa yang tercantum dalam kepanitiaan sudah berpartisipasi di FOKOMA, yang dimaksud berpartisipasi : bagi yang mampu, membayar sumbangan seperti yg telah ditentukan, bagi yang tidak mampu, sudah mengajukan permohonan (keringanan/ angsuran/pembebasan) dan telah di setujui oleh FOKOMA
Pastikan proposal dan surat sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh : Ketua BEM/HMJ/LK Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM Wadek Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan
Alamat sekretariat FOKOMA : Fakultas Teknik UGM – Utara RS Sardjito; Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan (Ruang 222) Jl. Grafika 2 Yogyakarta Fax / Tlp : 0274 – 6492241 CDMA : 0888 289 3941 Email :
[email protected];
[email protected] YM : mamik_poerwati b. Surat permohonan dana, ditujukan kepada Ketua FOKOMA FEB UGM (Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA) sebanyak difotokopi 3 rangkap.
Surat ke 1 : untuk Ketua FOKOMA FEB UGM - Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA
Surat ke 2 : untuk Bendahara FOKOMA - Ir. Bambang Kartika
Surat ke 3 : untuk Sekretaris FOKOMA
Dalam surat dicantumkan nama kegiatan, jumlah dana yang diminta, beserta pelaksanaan kegiatan tersebut (hari, tanggal, tempat). c.
Proposal dan Surat permohonan dana, yang diterima oleh FOKOMA FEB UGM boleh berupa fotokopi, namun cap harus tetap asli
3.
Proposal dan surat permohonan yang sudah di - acc oleh sekretris FOKOMA,kemudian dibawa ke Bendahara FOKOMA (Ir. Bambang Kartika). Sebelum bertemu Pak Bambang, diharap membuat janji terlebih dulu dengan beliau. Alamat Bendahara FOKOMA : Perumahan Dosen UGM, Sekip Blok S-3 HP : 0888 275 2895
4. Setelah Bendahara FOKOMA menerima surat permohonan, kemudian akan dibuatkans elembar CEK yang jumlah nominalnya adalah sebesar pengajuan kegiatan. 5. Cek dibawa lagi ke sekretariat FOKOMA, untuk di tandatangani Ketua FOKOMA dan di cap. 6. Terakhir, cek bisa langsung dicairkan di Bank MANDIRI UGM, Jl. Kaliurang, Sekip.
Batas
pencairan dana adalah ±50 hari, apabila cek belum dicairkan setelah masa itu FOKOMA tidak bertanggung jawab atas hilangnya dana akibat kelalaian tersebut. Apabila terjadi kehilangan cek, akan di ganti dengan yang baru, namun disertai membawa surat laporan kehilangan dari Polisi. Setelah Kegiatan : 1. Wajib mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Laporan Aliran Dana (LAD). Maksimal, H + 1 Minggu.
Laporan Pertanggung Jawaban untuk dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3) 1) LPJ asli disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing. 2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi. 4) LPJ Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA.
Laporan Aliran Dana (LAD) 1) LAD asli disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing. 2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi. 4) LAD Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA
2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan akhir tahun. LPJ ini berguna untuk pertanggungjawaban ke pihak Fakultas dan FOKOMA. 3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul. 4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggung Jawaban.
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1.
Batas pengajuan : minimal (H – 7) dari tanggal kegiatan, proposal + surat permohonan telah masuk ke sekretariat FOKOMA, dalam keadaan sudah FIX : sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Ketua BEM HMJ/LK sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM sudah ditandatangani oleh Wadek Bidang Kemahasiswaan
2.
Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM).
3.
Tutup buku FOKOMA pada bulan Desember, pengajuan dana FOKOMA terakhir dilakukan pada tanggal 15 Desember (tanpa pengecualian).
4.
Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun. SISTEMATIKA PENURUNAN DANA FOKOMA Meminta Paraf kepada Mbak Wheny, bagian Akademik lantai 3
Meminta Cap BEM
Meminta tanda tangan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
Meminta tanda tangan Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Wadek lain yang mewakili. Apabila proposal sudah komplit maka dibawa ke FOKOMA
Melapor bahwa Cek sudah cair kepada KKM BEM FEB UGM
FINISH Meminta Persetujuan Ketua FOKOMA Menemui Sekretaris FOKOMA. Fakultas Teknik, JTSL, Lantai 2, ruang 222
START HERE Proposal dibuat oleh organisasi
Mencairkan Cek tersebut ke Bank Mandiri cabang Sekip
Cek dimintakan tanda tangan kepada Ketua FOKOMA
Ir. Bambang Kartika Perumahan Dosen UGM : Sekip S-3
Apabila sudah mendapat persetujuan, maka meminta cek kepada Bendahara FOKOMA dengan membawa Surat Permohonan
BAB III ALUR PENCAIRAN DANA MASYARAKAT
Sistematika pencairan Dana Masyarakat bersifat reimburse dana akan dicairkan setelah LPJ selesai. Kelengkapan dokumen yang harus diserahkan organisasi adalah sebagai berikut :
Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi) 1) Proposal Asli (Master Proposal) diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA. 3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing. 4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi
Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat 1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA. 3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing. 4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
Laporan Pertanggung Jawaban untuk Dana Masyarakat, bukan LPJ untuk Dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3) 1) LPJ asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi. 4) LPJ Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
Laporan Aliran Dana (LAD) 1) LAD asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. 2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi. 4) LAD Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :
Pastikan proposal dan surat (untuk dua sumber dana) sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh : Ketua BEM/HMJ/LK Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM Wadek Bidang Kemahasiswaan
Pencairan Dana Masyarakat dilaksanakan oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM dengan bantuan tambahan oleh setiap Bendahara Internal Organisasi.
Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM akan memberitahukan waktu kapan dana Masyarakat dapat diproses dan kemudian bekerja secara koordinatif dengan masingmasing Bendahara Internal Organisasi.
Setelah Kegiatan : 1. Wajib mengumpulkan LPJ dan LAD beserta rekapan nota yang disertai dengan tanda tangan bendahara organisasi, ketua organisasi, dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM. Maksimal, H + 1 Minggu. 2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan bertahap sesuai dengan waktu berlangsungnya kegiatan. 3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul. 4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggungjawaban. 5. Apabila program kerja belum selesai dilaksanakan sebelum tanggal 29 Oktober maka laporan aliran dana yang diberikan menggambarkan kondisi performa keuangan dari program
kerja
tersebut
sesuai
waktu
kapan
disampaikannya
Laporan
Pertanggungjawaban. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM dengan membawa surat pernyataan).
2. Tutup buku dana Masyarakat pada bulan Desember, pengajuan dana Masyarakat terakhir dilakukan pada tanggal 31 Oktober (tanpa pengecualian). 3. Apabila pada saat penyerahan Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM tidak sedang berada di tempat maka setiap organisasi dipersilakan meletakkan berkas tersebut ke loker kayu masing-masing organisasi yang terletak di lantai bawah sayap utara di samping sekretariat BEM FEB UGM dan PALMAE. 4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.
SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN WARNA HITAM
[NO PROKER] PROPOSAL [NAMA PROKER] [NAMA DEPARTEMEN]
LOGO ORGANISASI
[NAMA ORGANISASI] FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA 2014
I.
PENDAHULUAN [Berisi overview kegiatan yang dijalankan, atau penjabaran singkat mengenai kegiatan]
II.
Untuk Isi, Format Font : Times New Roman, Size 12
NAMA KEGIATAN [Nama kegiatan yang dijalankan]
III.
TUJUAN KEGIATAN [Memuat tujuan-tujuan kegiatan, dilengkapi dengan sasaran kegiatan dan juga indikator kesuksesan dari kegiatan yang dijalankan]
IV.
WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN Hari, tanggal :
V.
Waktu
:
Tempat
:
Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan Sidang Anggaran KM FEB UGM
SUSUNAN ACARA Terlampir
VI.
SUSUNAN KEPANITIAAN Terlampir
VII.
RENCANA ANGGARAN Terlampir
VIII. PENUTUP [Merupakan bagian penutup dari proposal, berisi kata-kata penutup]
IX.
LEMBAR PENGESAHAN Terlampir
Lampiran 1 SUSUNAN ACARA
[Breakdown waktu dan acara yang dijalankan dalam kegiatan]
Lampiran 2 SUSUNAN KEPANITIAAN
Pelindung
: Dekan FEB UGM Prof. Wihana Kirana Jaya, M.Soc.Sc., Ph.D.
Pembina
: a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi FEB UGM Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.
Perhatikan ! Nama dan Gelar Wadek IV
[Berisi penanggungjawab kegiatan beserta susunan kepanitiaan lainnya] Contoh : Penanggungjawab
: Ketua Organisasi
[12/123456/EK/12345]
Ketua Panitia
: [Nama]
[12/123456/EK/12345]
Sekretaris
: [Nama]
[12/123456/EK/12345]
Bendahara
: [Nama]
[12/123456/EK/12345]
Koor. Acara
: [Nama]
[12/123456/EK/12345]
Koor. Konsumsi
: [Nama]
[12/123456/EK/12345]
Koor. Perlengkapan
: [Nama]
[12/123456/EK/12345]
Seluruh panitia wajib sudah berpartisipasi dalam FOKOMA
Lampiran 3 RENCANA ANGGARAN
I.
II.
Pemasukan Dana Masyarakat
Rp
Dana Fokoma
Rp
Sumber dana lain
Rp
Total Pemasukan
Rp Perhatikan ! Wajib Balance Mohon dihitung ulang
Pengeluaran [Item detail pengeluaran] Total Pengeluaran
Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan dalam Sidang Anggaran KM FEB UGM.
Rp
Lampiran 4 LEMBAR PENGESAHAN Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan] Harap diperhatikan
Untuk Dana Masyarakat (Periode Agt – Feb 2015) Muhammad Risky Hasan 12/335874/EK/19070
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
Ketua Organisasi
BEM FEB UGM Untuk Dana Masyarakat (Periode Februari – Juli) PawestriPinasthika 12/330653/EK/18837
CAP BEM DI SINI [Nama] [NIM] Untuk Dana FOKOMA (Periode Agt – Feb 2015) Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837
BEM/HMJ/LK Khusus Proker BEM tidak perlu CAP BEM
CAP Orgainisasi DI SINI
Untuk Dana FOKOMA (Periode Agt-Feb) Muhammad Risky Hasan 12/335874/EK/19070
[Nama] [NIM]
Mengetahui, a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Perhatikan !! Ejaan Nama dan NIM jangan sampai salah,
Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi FakultasEkonomikadanBisnis UGM CAP DI SINI Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D. NIP. 196309141988031001 Perhatikan !! Nama, Gelar dan NIP. Wadek IV
SURAT INI KHUSUS UNTUK PROKER YANG MENGGUNAKAN UNSUR DANA FOKOMA
Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Surat] No : Lamp : 1 bendel Proposal Hal : Permohonan Dana FOKOMA Yth.Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE.,D.E.A Ketua FOKOMA FEB UGM Di tempat
Mohon diperhatikan. Nomor Surat wajib BENAR. Banyak kasus proposal ditolak karena nomor surat salah
Dengan hormat, Sehubungan akan diselenggarakannya salah satu program kerja [nama biro atau dept yang membawahi] [nama organisasi] yaitu [nama kegiatan] pada, hari, tanggal : tempat : acara : [nama kegiatan] maka kami selaku panitia pelaksana memohon kesediaan Bapak untuk menurunkan dana FOKOMA sebesar Rp 45.000,00 (Empat Puluh Lima Ribu Rupiah) demi kelancaran kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terimakasih. Harap diperhatikan Menyetujui, Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM, CAP BEMDI SINI [Nama] [NIM] Untuk Dana FOKOMA (Periode Agt – Feb 2015) Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837
Untuk Dana FOKOMA (Periode Februari – Juli) Muhammad Risky Hasan 12/335874/EK/19070
Ketua Organisasi BEM/HMJ/LK CAP Organisasi DI SINI
[Nama] [NIM]
Mengetahui, a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi FakultasEkonomikadanBisnis UGM CAP DI SINI Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D. NIP. 196309141988031001 Perhatikan !! Nama, Gelar dan NIP. Wadek IV
Khusus Proker BEM tidak perlu CAP BEM
Untuk Isi, Format Font : Times New Roman, Size 12
Semua tulisan wajib ditulis dengan warna hitam
[NO. PROGRAM KERJA] LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HANYA DARI DANA FOKOMA ATAU HANYA DARI DANA MASYARAKAT
[DANA FOKOMA/DANA MASYARAKAT] [NAMA KEGIATAN] [NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014 Dimohon memberitahukan apakah itu dana Fokoma atau Masyarakat
Nama Kegiatan
:
Waktu Kegiatan
: [waktu berlangsungnya kegiatan]
Evaluasi Kegiatan
: [berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan]
Rencana Anggaran
: [berisi nominal pemasukan dari dana kegiatan yang dijalankan]
Realisasi Anggaran
: [berisi nominal pengeluaran dari dana kegiatan yang sudah dijalankan]
Diisi sebenar – benarnya yang terealisasi Pengeluaran [Rincian detail mengenai pengeluaran dari kegiatan yang dijalankan, berbentuk tabel dengan rincian kolom : no, item pengeluaran, kuantitas, harga satuan, jumlah][disusun berdasarkan tanggal, merupakan dasar urutan bagi rekapan kuitansi atau nota] Contoh :
Nomor
Item Pengeluaran
Kuantitas
Harga Satuan
Jumlah
Total Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan LPJ] Ketua Organisasi
Bendahara Organisasi
BEM/HMJ/LK CAP Orgainisasi DI SINI
BEM/HMJ/LK Khusus Proker BEM tidak perlu CAP BEM
[Nama]
Mohon diperhatikan
[NIM]
[Nama] [NIM]
Menyetujui, Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM CAP BEM DI SINI [Nama] [NIM]
[NO. PROGRAM KERJA] LAPORAN ALIRAN DANA [NAMA KEGIATAN] [NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014
Pemasukan
Pengeluaran
Dana Masyarakat
Rp
Dana Fokoma
Rp
Sponsorship
Rp
Donatur
Rp
Usaha Dana
Rp
Dana yang digunakan
Kas Organisasi (jika surplus)Rp
Berisi keseluruhan sumber pendanaan
Tidak perlu mencantumkan secara detail rincian pengeluarannya hanya poin-poin atau akun penting saja
Sumber Dana Lain (jika defisit)Rp
Total Pemasukan
Rp
Rp
Total Pengeluaran
Berisi ringkasan keseluruhan penggunaan sumber dana
Rp
Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Laporan] Ketua Organisasi
Bendahara Organisasi
BEM/HMJ/LK CAP Orgainisasi DI SINI
BEM/HMJ/LK Khusus Proker BEM tidak perlu CAP BEM
[Nama]
[Nama] Mohon diperhatikan
[NIM]
Menyetujui, Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM CAP BEM DI SINI [Nama] [NIM]
[NIM]
100 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA MASYARAKAT PIKNIK BERSAMA FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014
Nama Kegiatan
: Piknik Bersama
Waktu Kegiatan
: 29 Februari 2014
Evaluasi Kegiatan
: Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang. Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.
Rencana Anggaran
:
Dana Masyarakat
: Rp 40.000.000,00
Realisasi Anggaran
:
Total Penggunaan
: Rp 40.000.000,00
Pengeluaran
:
Penggunaan Dana Masyarakat
Nomor 1 2 3
Item Pengeluaran Beli Makanan, Minuman, dan Snack Tiket Pesawat Pembayaran Hotel
Kuantitas
Harga Satuan
Jumlah
8
Rp 1.000.000
Rp 8.000.000
5 5
Rp 5.000.000 Rp 1.400.000 Total
Rp 25.000.000 Rp 7.000.000 Rp 40.000.000
Yogyakarta, 29 Maret 2014 Ketua Organisasi
Bendahara Organisasi
Forum Bendahara
Forum Bendahara
Joko Widodo, S.Kt
Supratman, S.E, M.M, Ph.D
12/303011/EK/12345
12/303030/EK/55671 Menyetujui, Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837
100 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA FOKOMA PIKNIK BERSAMA FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014
Nama Kegiatan
: Piknik Bersama
Waktu Kegiatan
: 29 Februari 2014
Evaluasi Kegiatan
: Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang. Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.
Rencana Anggaran
:
Dana FOKOMA
: Rp 10.000.000,00
Realisasi Anggaran
:
Total Penggunaan
: Rp 9.500.000,00
Pengeluaran
:
Penggunaan Dana FOKOMA
Nomor 1 2 3
Item Pengeluaran Beli Makanan, Minuman, dan Snack Pembayaran Hotel Retribusi Tempat Wisata
Kuantitas
Harga Satuan
Jumlah
2
Rp 1.000.000
Rp 2.000.000
5
Rp 1.400.000
Rp 7.000.000
10
Rp 50.000 Surplus Total
Rp
500.000
Rp 500.000 Rp 9.500.000
Yogyakarta, 29 Maret 2014 Ketua Organisasi
Bendahara Organisasi
Forum Bendahara
Forum Bendahara
Joko Widodo, S.Kt
Supratman, S.E, M.M, Ph.D
12/303011/EK/12345
12/303030/EK/55671 Menyetujui, Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
Pawestri Pinasthika 12/330653EK/18837
100 LAPORAN ALIRAN DANA PIKNIK BERSAMA FORUM BENDAHARA MAHASISWA 2014
Pemasukan
Pengeluaran
Dana Masyarakat
Rp 40.000.000,00
Konsumsi
Rp 10.000.000,00
Dana Fokoma
Rp 10.000.000,00
Akomodasi
Rp 14.500.000,00
Sponsorship
Rp 5.000.000,00
Transportasi
Rp 25.000.000,00
Usaha Dana
Rp 2.000.000,00
Logistik
Rp 3.000.000,00
Perlengkapan
Rp 2.500.000,00
Publikasi
Rp 1.500.000,00
Kas Organisasi (surplus) Rp 500.000,00
Total Pemasukan
Rp 57.000.000,00
Total Pengeluaran
Rp 57.000.000,00
Yogyakarta, 29 Maret 2014 Ketua Organisasi
Bendahara Organisasi
Forum Bendahara
Forum Bendahara
Joko Widodo, S.Kt
Supratman, S.E, M.M, Ph.D
12/303011/EK/12345
12/303030/EK/55671 Menyetujui, Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837
KETENTUAN SURAT PERNYATAAN
Penggunaan surat pernyataan : 1) Untuk memberitahukan bahwa program kerja dilaksanakan tidak sesuai dengan rencana awal. 2) Sebagai pengantar tambahan karena proposal dan laporan pertanggungjawaban diberikan terlambat karena sesuatu hal. 3) Sebagai pengantar proposal, apabila rencana awal sebuah program kerja ditulis berbeda dengan proposal yang sesungguhnya. 4) Sebagai pengantar apabila ada kondisi-kondisi lain yang bertentangan atau tidak sesuai dengan standar operasional prosedur. Berikut merupakan satu contoh surat pernyataan untuk 4 kasus diatas.
SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN WARNA HITAM SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
: [NAMA]
NIM
: XX/EK/XXXXX
Fakultas/Prodi
: Ekonomika dan Bisnis UGM / [Jurusan]
Alamat
: [alamat]
Jabatan
: [Jabatan dalam proker]
Menyatakan bahwa program kerja [DEPARTEMEN] [ORGANISASI] [TAHUN], yaitu “[NAMA PROKER]” [menunjukkan “waktu” yang bermasalah dengan rencana awal] sesuai dengan anggaran yang diajukan kepada [Pihak FOKOMA/Fakultas]. Pemrosesan [proposal/laporan pertanggungjawaban] tidak bisa diserahkan tepat pada waktunya dikarenakan [alasan]. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Yogyakarta, [tanggal]
Ketua Pelaksana Proker
Hormat kami,
Sekretaris Proker
[NAMA]
[NAMA]
[NIM LENGKAP]
[NIM LENGKAP] Menyetujui,
Ketua Organisasi CAP Organisasi DI SINI
Koordinator Keuangan Mahasiswa Untuk Dana Masyarakat (Periode Agt – Feb 2015) Muhammad Risky Hasan 12/33/5874/EK/19070
Untuk Dana FOKOMA (Periode Agt – Feb 2015) [NIM LENGKAP] Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837 [NAMA]
Untuk Dana Masyarakat (Periode Februari – Juli) Pawestri Pinasthika 12/330653/EK/18837
BEM FEB UGM CAP BEM DI SINI [NAMA] [NIM LENGKAP]
Untuk Dana FOKOMA (Periode Februari – Juli) Muhammad Risky Hasan 12/330653/EK/19070
SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
: Pawestri Pinasthika
NIM
: 12/330653/EK/18837
Fakultas/prodi
: Ekonomika dan Bisnis UGM /Akuntansi
Alamat
: Purwokerto
Jabatan
: Sekretaris Media Relations dan Temu Alumni
menyatakan bahwa program kerja departemen HDE BEM FEB UGM 2014, yaitu “Media Relations dan Temu Alumni” mengalami penyesuaian jadwal dari rencana sebelumnya yaitu 20 September 2014 menjadi 20 Desember 2014 untuk Media Relations dan 4 Oktober 2014 menjadi 18 November 2014 untuk Temu Alumni. Penyesuaian jadwal terpaksa dilakukan karena jadwal yang direncanakan sebelumnya bertepatan dengan jadwal Ujian Tengah Semester. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya.
Semoga bermanfaat
sebagaimana mestinya. Yogyakarta, 04 November 2014 Hormat kami, Ketua
Sekretaris
Riantyarta
Pawestri Pinasthika
12/336632/EK/19192
12/330653/EK/18837 Menyetujui,
Ketua Umum
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM
BEM FEB UGM
M. Akbar Fadzkurrahman A.
Muhammad Risky Hasan
12/330774/EK/18955
12/335874/EK/19070
