Transfer Program Internal Document No.: UC/BAA/SOP/008
ACTIVITIES RUANG LINGKUP
Revision: 1.0
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued Date: 2016
Expired Date: 2021
1. SOP ini memuat panduan bagaimana proses transfer program internal di Universitas Ciputra dilakukan ARTIFACTS ROLES / * REMARKS 2. Mahasiswa transfer program internal dapat membawa atau tidak membawa sks dari program yang lama ke program yang baru 3. Transfer Program Internal mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Akademik dari Keputusan Direktur Akademik Universitas Ciputra Surabaya no. 148/SK-DA-UC/IV/2012
PARTISIPAN
KRITERIA AWAL
Siapa saja yang terlibat dalam proses?
Kapan SOP akan dimulai? ❑ Mahasiswa yang masih terdaftar sebagai mahasiswa di Universitas Ciputra ingin pindah program lain di dalam Universitas Ciputra
❑ Mahasiswa ❑ Dosen PA ❑ Ketua Program Studi ❑ Academic Support ❑ Staf Biro Administrasi Akademik (BAA) ❑ Staf Finance and Accounting (FNA)
DOKUMEN TERKAIT
KRITERIA AKHIR
SOP & WI internal apa yang terkait?
Kapan SOP akan berakhir? ❑ Mahasiswa siap untuk mengikuti kelas di program yang baru
STATUS DOKUMEN DAFTAR REVISI
PENGESAHAN
Page 1 of 5
❑ Historical
INPUT
Dokumen apa yang digunakan sebagai masukan proses? ❑ UC/BAA/DTF/004 Surat Pernyataan Ganti Status ❑ UC/BAA/DTF/005 Form Wawancara Mahasiswa Keluar ❑ UC/BAA/DTF/006 Alih Kredit Intern ❑ UC/BAA/DTF/026 Surat Permohonan Pindah Program Internal ❑ UC/BAA/DTF/027 Form Wawancara Mahasiswa Masuk ❑ UC/BAA/DTF/028 Surat Konfirmasi Penerimaan Mahasiswa Pindah Program ❑ UC/BAA/DTF/029 Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program ❑ UC/BAA/DTF/030 Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Pindah Program
OUTPUT
Dokumen apa yang dimodifikasi/ dihasilkan? ❑ Surat Pernyataan Ganti Status ❑ Form Wawancara Masuk ❑ Surat Permohonan Pindah Program Internal ❑ Form Wawancara Keluar ❑ Hasil Test ❑ Alih Kredit Intern ❑ Surat Konfirmasi Penerimaan MahasiswaPindah Program ❑ Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program ❑ Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Pindah Program
❑ Controlled
❑ Information
Revisi
Tanggal
Obyek Revisi
Halaman
1.0
2016
Terbit Awal
All
Status
Nama
Jabatan
Dibuat oleh
Dra. Veronica Hidayati, M.Pd.
Kepala Biro Administrasi Akademik
Diperiksa oleh
Ir. Yohannes Somawiharja, M.Sc.
Direktur Akademik
Disetujui oleh
Ir. Tony Antonio, M.Eng.
Rektor
Diregister oleh
Surya Adipranata, S.T, M.MT.
Kepala Kantor Penjaminan Mutu
Tanda Tangan
Tanggal
Transfer Program Internal Document No.: UC/BAA/SOP/008
Revision: 1.0
ACTIVITIES
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued Date: 2016
Expired Date: 2021
ARTIFACTS
Page 2 of 5
ROLES / * REMARKS
START
(O) Surat Pernyataan Ganti Status
Mengambil form
Mengumpulkan form, transkrip, dan KHS
(I) Surat Pernyataan Ganti Status
Mahasiswa
Academic Support
(I) Transkrip & KHS
Mahasiswa
Academic Support
Note 1: 1. Surat Pernyataan Ganti Status yang dikumpulkan harus ditanda tangani oleh mahasiswa di atas materai dan wajib diketahui oleh orang tua 2. Dosen PA atau Ketua Program Studi wajib memeriksa keaslian dan kebenaran Surat Pernyataan Ganti Status 3. KHS yang dikumpulkan oleh mahasiswa adalah KHS semester terakhir
Memeriksa data mahasiswa
(I) Data beasiswa
(O) Form Wawancara Mahasiswa Keluar
Academic Support
Note 2: Data beasiswa diperoleh dari BMA
Mengkonsultasikan rencana pindah program
(I) Surat Pernyataan Ganti Status
(I/O) Form Wawancara Mahasiswa Keluar
Membuat surat pengantar dokumen dari program yang lama ke program yang baru
(I) Surat Pernyataan Ganti Status
(O) Surat Permohonan Pindah Program Internal
Mahasiswa, Dosen PA
Academic Support
Ketua Program Studi & Dekan
(I) Form Wawancara Mahasiswa Keluar
A Disetujui oleh,
Ir. Tony Antonio, M.Eng. REKTOR
Diregister oleh,
Surya Adipranata, S.T., M.MT. KEPALA KANTOR PENJAMINAN MUTU
Transfer Program Internal Document No.: UC/BAA/SOP/008
Revision: 1.0
ACTIVITIES
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued Date: 2016
Expired Date: 2021
ARTIFACTS
Page 3 of 5
ROLES / * REMARKS
A
Menyerahkan berkas ke program baru
(I) Surat Permohonan Pindah Program Internal & Lampiran
Academic Support
Academic Support Program Baru
Note 3: Berkas diserahkan ke program yang baru paling lambat 5 hari kerja, terhitung mulai dari Surat Pernyataan Ganti Status dikumpulkan oleh mahasiswa
Mahasiswa keluar dari program lama
Melakukan wawancara
(I) Surat Permohonan Pindah Program Internal & Lampiran
(O) Form Wawancara Mahasiswa Masuk
Mahasiswa, Ketua Program Studi
Tidak Ada test masuk?
Ya
(I) Mengikuti test
Soal Test
(O) Hasil Test Mahasiswa
Melakukan alih kredit intern
(I) Transkrip & KHS
Ketua Program Studi
(O) Alih Kredit Intern Ketua Program Studi
Note 4: Hasil dari alih kredit internal wajib disampaikan kepada mahasiswa
B Disetujui oleh,
Ir. Tony Antonio, M.Eng. REKTOR
Diregister oleh,
Surya Adipranata, S.T., M.MT. KEPALA KANTOR PENJAMINAN MUTU
Transfer Program Internal Document No.: UC/BAA/SOP/008
Revision: 1.0
ACTIVITIES
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued Date: 2016
Expired Date: 2021
ARTIFACTS
Page 4 of 5
ROLES / * REMARKS
B
Mengumumkan hasil evaluasi mahasiswa pindah program
(I) Form Wawancara Mahasiswa Masuk
(I) Hasil Test Mahasiswa diterima di program baru
Menyerahkan berkas ke BAA
(I) Surat Permohonan Pindah Program Internal & Lampiran
(I) Penyetaraan/Alih Kredit Intern
(I) Surat Permohonan Pindah Program Internal & Lampiran
Mahasiswa
Academic Support
Staf BAA
(O) Surat Konfirmasi Penerimaan Mahasiswa Pindah Program
(O) Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program
(I) Surat Konfirmasi Penerimaan Mahasiswa Pindah Program & Lampiran
Menentukan dan menginformasikan tagihan
Academic Support
Note 5: Berkas diserahkan ke BAA paling lambat 5 hari kerja, terhitung mulai dari berkas mahasiswa pindah program internal diterima oleh program yang baru
(O) Tagihan Pembayaran
Staf FNA
Mahasiswa
Note 6: Tagihan diiberikan kepada mahasiswa melalui email atau diinformasikan melalui telepon (I) Surat Konfirmasi Penerimaan Mahasiswa Pindah Program & Lampiran
(I) Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program
C Disetujui oleh,
Ir. Tony Antonio, M.Eng. REKTOR
Diregister oleh,
Surya Adipranata, S.T., M.MT. KEPALA KANTOR PENJAMINAN MUTU
Transfer Program Internal Document No.: UC/BAA/SOP/008
Revision: 1.0
ACTIVITIES
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued Date: 2016
Expired Date: 2021
ARTIFACTS
Page 5 of 5
ROLES / * REMARKS
C
(I) Melakukan pembayaran
Tagihan Pembayaran
Mahasiswa Note 7: Setelah melakukan pembayaran mahasiswa wajib melakukan konfirmasi ke FNA
Memeriksa pembayaran mahasiswa
(I/O) Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program
(I) Surat Permohonan Pindah Program Internal & Lampiran
Note 8: 1. Staf FNA akan memberikan stempel pada Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program apabila mahasiswa telah melunasi pembayaran 2. Staf FNA wajib menyerahkan berkas mahasiswa pindah program kembali ke BAA paling lambat 4 hari kerja, terhitung mulai dari berkas pindah program diterima oleh FNA
(I) Surat Konfirmasi Penerimaan Mahasiswa Pindah Program & Lampiran
Mengumumkan hasil keputusan kepada stakeholder
(I) Surat Permohonan Pindah Program Internal & Lampiran
(I) Surat Konfirmasi Penerimaan Mahasiswa Pindah Program & Lampiran
Mahasiswa resmi diterima di program baru
Memasukkan data mahasiswa pindah program
Staf FNA
(I/O) Checklist Pemeriksaan Berkas Pindah Program
(O) Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Pindah Program
Staf BAA
Direktur Akademik, Dekan
Note 9: Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Pindah Program dicetak di kertas kop Universitas Ciputra
(I/O) CIS Staf BAA Note 10: Data mahasiswa pindah program internal wajib dimasukkan ke CIS paling lambat 2 hari kerja sejak berkas diterima oleh BAA dari FNA
END
Disetujui oleh,
Ir. Tony Antonio, M.Eng. REKTOR
Diregister oleh,
Surya Adipranata, S.T., M.MT. KEPALA KANTOR PENJAMINAN MUTU
