STANDAR PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI 2015
Standar pelayanan perpustakaan dan informasi Bidang Layanan Koleksi Umum, Perpustakaan Nasional RI / penyusun, Yuliatry Bunga ; editor, Agus Sutoyo. -- Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2015. 72 hlm. ; 27 cm.
Bibliografi : hlm. 72 ISBN 978-979-008-789-7
1. Perpustakaan, Pelayanan -- Buku pegangan, pedoman, dsb. I. Yuliatry Bunga
II. Agus Sutoyo
III. Perpustakaan Nasional. 025.5
Standar Pelayanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Layanan Koleksi Umum Perpustakaan Nasional RI
Penyusun: Yuliatry Bunga, S.IPI
Editor: Drs. Agus Sutoyo, M.Si
Kontributor : 1. Widiyati Kania, S.Sos, MP. 2. C. Juli Odor Nainggolan, S.IPI 3. Sutiyem, S.IPI 4. Marhamah Mantasa, S.Sos i
KATA PENGANTAR Salah satu tugas pokok dan fungsi Perpustakaan Nasional RI adalah memberikan pelayanan untuk masyarakat umum dengan berorientasi kepada kebutuhan pemustaka. Di samping itu, tujuan pelayanan
Perpustakaan
Nasional RI adalah melaksanakan tugas pelestarian budaya suatu bangsa, menjadi gerbang budaya sebuah negara serta menjadi pusat rujukan dan perpustakaan deposit yang menyimpan semua terbitan di sebuah negara, baik tercetak, tertulis maupun terekam. Untuk itu, diperlukan acuan kerja berupa standar pelayanan yang terbaru.
Standar pelayanan ini disusun dengan memperhatikan standar penyusunan pelayanan dan peraturan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara tahun 2014, serta standar dari Sistem Manajamen Mutu SNI 9001:2008. Dengan adanya standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini, Perpustakaan Nasional RI diharapkan dapat terus memberikan pelayanan prima dan berorientasi kepada pemustaka.
Perpustakaan Nasional RI pada dasarnya adalah perpustakaan penelitian dan perpustakaan rujukan. Pada perpustakaan penelitian dan perpustakaan rujukan, pelayanan referensi seharusnya menjadi fokus pelayanan. Dengan demikian, Perpustakaan Nasional RI perlu terus menguatkan pelayanan referensi yang dimilikinya. Langkah penerapan Sistem Manajemen Mutu dalam pelayanan referensi menjadi langkah dasar yang harus terus dipupuk Perpustakaan Nasional RI.
Jakarta, September 2015 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi
Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, M.Lib
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
iii
Daftar Isi
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1
A.
Latar Belakang
1
B.
Dasar Hukum
2
C.
Tujuan
3
D.
Ruang Lingkup
3
BAB II
PROFIL BIDANG PELAYANAN KOLEKSI UMUM
4
A. Tugas Pokok dan Fungsi
4
B. Sumber Daya Manusia
5
BAB III
7
PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
A. Sistem Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
7
1.
Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access)
7
2.
Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access)
8
3.
Sistem Pelayanan Campuran (Mixed Access)
9
B. Jenis Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
9
1.
Peyanan Sirkulasi
10
2.
Pelayanan Referensi
10
3.
Penelusuran Informasi
11
4.
Pelayanan Bimbingan Pemustaka
11
5.
Pelayanan e-Resources
12
6.
Pelayanan Literasi Informasi
12
7.
Pelayanan Pinjam Antar Perpustakaan (Inter-Library Loan Service)
8.
13
Pelayanan Koleksi Perpustakaan Bukan Buku (Non Book Materials Service)
13
iii
9.
Pelayanan Storytelling
13
10. Pelayanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus
13
11. Pelayanan Penyebaran Informasi Terseleksi
14
12. Pelayanan Membina Kelompok Pembaca
15
C. Prosedur Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
15
1.
Prosedur Pelayanan Keanggotaan
15
2.
Prosedur Pelayanan Meja Informasi
18
3.
Prosedur Pelayanan Call Center
20
4.
Prosedur Pelayanan Penelusuran Informasi
23
5.
Prosedur Pelayanan Katalog
25
6.
Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka
28
7.
Prosedur Pelayanan e-Resources
30
8.
Prosedur Pelayanan Magang dan Penelitian
33
9.
Prosedur Pelayanan Kunjungan
36
10. Prosedur Pelayanan Sirkulasi Pada Sistem Pelayanan Terbuka
39
11. Prosedur Pelayanan Pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat
43
12. Prosedur Pelayanan Peminjaman Koleksi Perpustakaan Untuk Tujuan Tertentu
46
13. Prosedur Pelayanan Reproduksi Koleksi Perpustakaan
49
14. Prosedur Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling)
51
15. Prosedur Pameran
54
a. Pameran Tetap
55
b. Pameran Temporer
56
c. Keikutsertaan Perpusnas Dalam Pameran
59
16. Prosedur Sahabat Perpusnas
61
17. Prosedur Penerimaan Koleksi Perpustakaan Baru
63
18. Prosedur Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusa
65
D. Fasilitas Pelayanan, Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan, Lokasi dan Jadwal Pelayanan
68
1.
68
Fasilitas Pelayanan
iv
2.
Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan
68
3.
Lokasi dan Jadwal Layanan
70
DAFTAR PUSTAKA
71
LAMPIRAN
72
v
BAB I PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 mengamanatkan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan harus
mendukung
dan
turut
serta
melaksanakan
amanat
ini.
Perpustakaan sebagai penyedia informasi yang bersumber pada literatur, baik yang tercetak maupun yang terekam (book material atau non book material), harus mampu mendayagunakan koleksinya semaksimal mungkin. Perpustakaan bertujuan untuk memberi informasi guna meningkatkan pengetahuan dan kemampuan serta menunjang proses belajar-mengajar, menunjang program lembaga tertentu, melestarikan budaya bangsa, memperlancar tugas penelitian, serta sebagai tempat mendapatkan hiburan dan memperoleh informasi lainnya. Perpustakaan dapat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis. Perpustakaan dapat menjadi komponen penting dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional. Bidang perpustakaan secara nasional merupakan domain kerja dari Perpustakaan Nasional RI. Demikian amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2007
Tentang
Perpustakaan.
Perpustakaan
Nasional
RI
merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang bertugas di bidang perpustakaan dan berkedudukan di ibukota negara. Dalam organisasi dan tata kerja Perpustakaan Nasional RI, terdapat unit kerja Perpustakaan Nasional RI yang mempunyai tugas melaksanakan pelayanan perpustakaan dan informasi. Pelayanan perpustakaan dan informasi dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Ini juga merupakan amanat dari Undang-Undang Perpustakaan. Atas dasar itu, pelayanan referensi Perpustakaan Nasional RI menerapkan Sistem Manajemen Mutu untuk memastikan perbaikan berkelanjutan dalam melaksanakan pelayanan
1
yang prima. Sebagai tindak lanjut pelaksanaan Undang-Undang Perpustakaan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu, serta mengacu kepada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan
Angka
Kreditnya,
maka
Perpustakaan
Nasional
RI
perlu
memperbaharui standar pelayanan perpustakaan dan informasi yang telah dimiliki. Standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini akan menjadi acuan dalam pemberian pelayanan di Bidang Layanan Koleksi Umum, Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Perpustakaan Nasional RI.
B.
DASAR HUKUM 1.
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
2.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
3.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
4.
Peraturan
Menteri
Pendayaguanaan
Aparatur
Negara
dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 Tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan 5.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.
6.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan
7.
Keputusan Presiden RI No. 166 tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional RI, sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden RI
8.
No. 103 tahun 2001
Keputusan Presiden RI No. 178 tahun 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Lembaga Pemerintah Non Departemen,
2
sebagaimana telah diubah dengan Keputusan RI no. 110 tahun 2001 9.
Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
10. Standar Kompetensi Kerja
Nasional Indonesia
Sektor Jasa
Kemasyarakatan, Sosial Budaya, Hiburan dan Perorangan Lainnya Bidang Perpustakaan. 11. Standar Nasional Indonesia (SNI.) Bidang Perpustakaan/Ppenyusun Panitia Teknis 01-01 Perpustakaan dan Kepustakawanan.
C. TUJUAN Standar Pelayanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Layanan Koleksi Umum, Perpustakaan Nasional RI bertujuan: 1.
Sebagai acuan standar kerja bagi pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum
2.
Terjaminnya
hak
pemustaka
untuk
menerima
pelayanan
perpustakaan dan informasi dengan mutu tertentu 3.
Tercapainya pelayanan yang prima sesuai dengan undang-undang pelayanan publik
4.
Mendorong transparansi dan partisipasi masyarakat dalam proses pemberian pelayanan informasi
D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini merupakan pelayanan perpustakaan dan informasi serta aktivitas yang menunjang pelayanan perpustakaan dan informasi dengan mutu tertentu dan prima di lingkup Bidang Layanan Koleksi Umum: Bab I
Pendahuluan
Bab II
Profil Bidang Layanan Koleksi Umum
Bab III
Pelayanan Perpustakaan dan Informasi
3
BAB II PROFIL BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM
A.
TUGAS POKOK DAN FUNGSI Bidang Layanan Koleksi Umum adalah salah satu bidang di bawah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Deputi Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi, Perpustakaan Nasional RI, yang tugas dan fungsinya adalah memberikan pelayanan untuk masyarakat umum dengan
berorientasi
kepada
kebutuhan
pemustaka.
Pelayanan
perpustakaan di Bidang Layanan Koleksi Umum dilakukan secara prima dengan penerapan sistem manajemen mutu, serta berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Bimbingan serta jasa perpustakaan dan informasi yang diberikan meliputi penyediaan koleksi perpustakaan secara prima yaitu cepat, tepat dan akurat, sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Untuk
memenuhi
kebutuhan
informasi
pemustaka,
perpustakaan harus menyediakan koleksi perpustakaan sesuai dengan yang diperlukan pemustaka. Kegiatan penyediaan informasi inilah yang menjadi profesi pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum. Berikut adalah bidang-bidang yang berada di bawah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi: 1. Bidang Layanan Koleksi Umum 2. Bidang Layanan Koleksi Khusus 3. Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi
Dalam melaksanakan tugas pelayanan tersebut, Bidang Layanan Koleksi Umum mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Pelaksanaan pelayanan koleksi monograf, serial dan referensi 2. Pelaksanaan pelayanan koleksi digital dan e-resource 3. Pelaksanaan pelayanan keanggotaan 4. Pelaksanaan pelayanan katalog 5. Pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi 6. Pelaksanaan pelayanan bimbingan pemustaka 7. Pelaksanaan pelayanan call center
4
8. Pelaksanaan pelayanan meja informasi 9. Pelaksanaan pelayanan kunjungan dan magang 10. Pelaksanaan pelayanan konsultasi perpustakaan 11. Pelaksanaan pelayanan sirkulasi 12. Pelaksanaan pelayanan storytelling 13. Pelaksanaan pelayanan pameran 14. Pelaksanaan pelayanan Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling)
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, Bidang Layanan Koleksi Umum mempunyai dua belas (12) kelompok pelayanan yang masing-masing dikoordinasikan oleh seorang ketua kelompok dengan jabatan fungsional pustakawan tingkat ahli. Berikut ini adalah kelompok pelayanan di Bidang Layanan Koleksi Umum: 1.
Kelompok Layanan Keanggotaan
2.
Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan
3.
Kelompok Layanan Katalog
4.
Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial
5.
Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan
6.
Kelompok Layanan Koleksi Referensi
7.
Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir
8.
Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid
9.
Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid
10. Kelompok Pameran 11. Kelompok Layanan Terbuka 12. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling)
B.
SUMBER DAYA MANUSIA Sumber daya manusia di Bidang Layanan Koleksi Umum terdiri dari pejabat struktural, pejabat fungsional pustakawan, dan fungsional umum (tenaga teknis perpustakaan). Berikut ini adalah sumber daya manusia di Bidang Layanan Koleksi Umum:
5
No
Jabatan
Jumlah
1
Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum
1
2
Pustakawan Utama
1
3
Pustakawan Madya
8
4
Pustakawan Muda
7
5
Pustakawan Pertama
7
6
Pustakawan Penyelia
6
7
Pustakawan Pelaksana Lanjutan
4
8
Pustakawan Pelaksana
1
9
Tenaga Teknis Perpustakaan
25
Jumlah
60
6
BAB III PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Salah satu tugas pokok perpustakaan adalah memberikan pelayanan informasi kepada pemustaka. Banyak pakar perpustakaan mengatakan bahwa
pelayanan perpustakaan merupakan ujung tombak atau garda
terdepan dari penyelenggaraan perpustakaan, mengingat tugas utama perpustakaan adalah memberi pelayanan informasi kepada pemustakanya sebagai stakeholder utama perpustakaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, perpustakaan harus menyediakan
koleksi
perpustakaan
sesuai
dengan
yang
diperlukan
pemustaka. Kegiatan menyediakan informasi inilah yang menjadi profesi seorang
pustakawan.
Keberhasilan
perpustakaan
tergantung
pada
kemampuan pustakawan dalam memberikan informasi.
A.
SISTEM PELAYANAN PERPUSTAKAAN Pelayanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan teknis yang
pada
pelaksanaannya
penyelenggaraannya. baik apabila sistem
perlu
adanya
perencanaan
dalam
Pelayanan perpustakaan akan berjalan dengan
pelayanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan
kebutuhan pemustaka. Ada 3 (tiga) sistem
pelayanan perpustakaan, yakni sistem
pelayanan terbuka (open access), sistem access), dan sistem
pelayanan tertutup (close
pelayanan campuran (mixed access). Ketiga sistem
pelayanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pemustaka untuk menemukan koleksi dan informasi yang mereka butuhkan. Masing-masing sistem tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan. Berikut penjelasannya:
1. Sistem
Pelayanan Terbuka (Open Access)
Sistem pelayanan ini memberikan kebebasan kepada pemustaka untuk mencari dan menemukan secara langsung koleksi perpustakaan dan sumber informasi yang ia perlukan. Tujuan sistem
pelayanan
7
terbuka adalah memberikan kebebasan kepada pemustaka untuk mendapatkan
koleksi
seluas-luasnya,
tidak
hanya
sekedar
membaca-baca, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya atau memenuhi kebutuhan informasinya. Sistem
pelayanan terbuka
biasanya diterapkan di perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi. Dalam Bidang Layanan Koleksi Umum, hanya Kelompok Layanan Terbuka yang menggunakan sistem pelayanan ini. Kelompok Layanan Terbuka berada di Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta Pusat.
2. Sistem
Pelayanan Tertutup (Close Access)
Pada sistem
pelayanan tertutup, pemustaka tidak boleh secara
langsung mencari dan mengambil koleksi dari rak. Pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan yang akan mencarikan dan mengambilkan koleksi dari rak. Dengan menggunakan sistem ini, pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan akan lebih sibuk bekerja karena harus bergerak terus mencari koleksi yang diperlukan pemustaka di rak, terlebih pada saat pemustaka banyak berkunjung, misalnya saat menjelang ujian siswa dan mahasiswa. Pada saat-saat seperti itu, banyak sekali pemustaka yang mencari koleksi dan memerlukan bantuan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan menelusur informasi yang mereka butuhkan. Penerapan sistem
pelayanan
tertutup mengharuskan pemustaka mencari dan mencatat data bibliografis serta nomor panggil koleksi yang ia butuhkan. Pencarian dan penelusuran data bibliografis tersebut dapat menggunakan berbagai sarana temu kembali informasi, seperti: katalog, indeks, bibliografi, dan sebagainya. Sistem pelayanan tertutup dilaksanakan di Jl. Salemba Raya No. 28 A, Jakarta Pusat. Berikut ini adalah kelompok pelayanan yang menggunakan sistem pelayanan tertutup: a. Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir di lantai IB
8
b. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial di lantai IIIB c. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan di lantai IIIC d. Kelompok Layanan Koleksi Referensi di lantai IVC e. Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid di lantai 7B dan 7C. f. Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid di lantai 8C
3. Sistem
Pelayanan Campuran (Mixed Access)
Pada sistem
pelayanan campuran (mixed access) dapat
menerapkan dua sistem
pelayanan sekaligus, yaitu
pelayanan
terbuka dan pelayanan tertutup. Perpustakaan yang menggunakan sistem
pelayanan campuran biasanya memberikan
secara tertutup untuk
pelayanan
pelayanan referensi, seperti koleksi referensi,
skripsi dan tesis, laporan penelitian, sedangkan untuk koleksi lainnya menggunakan sistem
pelayanan terbuka. Sistem
pelayanan
campuran ini biasanya diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah.
B.
JENIS PELAYANAN PERPUSTAKAAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, terdapat dua jenis pelayanan perpustakaan, yaitu pelayanan teknis yang mencakup pengembangan
koleksi,
pengolahan
koleksi
perpustakaan
dan
pelestarian koleksi perpustakaan; dan pelayanan pemustaka di mana kegiatan tersebut berkaitan dengan pelayanan jasa perpustakaan dan informasi. Sub unsur atau jenis pelayanan pemustaka terdiri atas kegiatan:
Pelayanan
sirkulasi;
Pelayanan
referensi;
Pelayanan
penelusuran informasi; Pelayanan bimbingan pemustaka; Pelayanan e-resources; Pelayanan literasi informasi; Pelayanan pinjam antar perpustakaan
(inter
library
loan
service);
Pelayanan
koleksi
perpustakaan bukan buku (non book materials service); Pelayanan
9
storytelling;
Pelayanan
Pelayanan
penyebaran
bagi
pemustaka
informasi
berkebutuhan
terseleksi;
Membuat
khusus; statistik
kepustakawanan; dan Membina kelompok pembaca.
1.
Pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi (circulation services) adalah perpustakaan berupa pemberian
pelayanan
pelayanan peminjaman dan
pengembalian koleksi perpustakaan, seperti buku dan koleksi perpustakaan lainnya, dalam jumlah dan kurun waktu tertentu. Pelayanan sirkulasi dilakukan hanya di Kelompok Layanan Terbuka.
2.
Pelayanan Referensi Pelayanan
referensi
(reference
services)
adalah
semua
kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan referensi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka (secara langsung, melalui telepon atau elektronik), tidak terbatas untuk menjawab pertanyaan substantif, memberikan pengajaran kepada pemustaka dalam menyeleksi, menggunakan alat-alat dan strategi penelusuran yang sesuai untuk menemukan informasi, melakukan penelusuran dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustaka, mengarahkan pemustaka ke sumber daya perpustakaan, membantu dalam evaluasi informasi, merujuk pemustaka kepada sumber daya di luar perpustakaan, membuat statistik referensi dan berpartisipasi dalam pengembangan koleksi referensi. Bidang Layanan Koleksi Umum melakukan pelayanan referensi. Pelayanan referensi yang diberikan adalah: a. Pelayanan baca di tempat b. Pelayanan meja informasi c. Pelayanan call center d. Pelayanan bimbingan pemustaka e. Pelayanan penelusuran informasi f.
Pelayanan e-resources
g. Pelayanan literasi informasi
10
3. Pelayanan Penelusuran Informasi Penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali
informasi
yang
dilakukan
untuk
memenuhi
kebutuhan
pemustaka akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi yang dimiliki perpustakaan. Penelusuran informasi menjadi penting karena “ruh” atau “nyawa” dari sebuah pelayanan informasi dalam perpustakaan di mana tugasnya adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta pemustaka, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemustaka, dan
bagaimana
memberikan
“jalan”
kepada
pemustaka
untuk
menemukan informasi yang dikehendaki. Proses penelusuran informasi menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi yang relevan, akurat dan tepat. Proses dan penggunaan alat yang tepat akan menghasilkan informasi yang tepat pula.
4. Pelayanan Bimbingan Pemustaka Bimbingan pemustaka merupakan bimbingan bagi perorangan maupun kelompok pemustaka untuk mencari dan menelusur informasi yang mereka butuhkan dengan menggunakan sumber-sumber informasi yang tersedia di perpustakaan. Oleh karenanya, bimbingan pemustaka umumnya berisi program bimbingan yang dirancang untuk mengajarkan pemustaka agar memperoleh informasi yang mereka perlukan dengan cepat, tepat dan akurat. Bimbingan ini mencakup sistem perpustakaan dalam
menyusun
koleksi,
struktur
literatur
bidang
ilmu
tertentu, metodologi riset yang tepat untuk disiplin ilmu tersebut, dan sumber-sumber khusus serta sarana temu kembali informasi, seperti katalog,
indeks, abstrak,
pangkalan data
bibliografis, dan lain
sebagainya. Bimbingan pemustaka disiapkan untuk pemustaka agar mereka mampu menggunakan informasi secara cepat, efektif, efisien dan etis seumur hidupnya. Caranya adalah mengajarkan pemustaka konsep dan logika akses informasi serta evaluasi dan mendukung pengembangan informasi dengan berpikir kritis dan mandiri. Bimbingan
11
pemustaka memiliki beberapa istilah yang umum digunakan, seperti: instruksi
perpustakaan
(bibliographic
(library
instruction),
instruction), pendidikan
pelayanan
bibliografi
pemustaka
(user
education) dan orientasi perpustakaan (library orientation).
5. Pelayanan e-Resources Pelayanan e-resources merupakan kegiatan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan untuk membimbing pemustaka dalam memanfaatkan sumber informasi elektronik dalam bentuk offline/online. Sumber informasi elektronik tersebut seperti e-journal, e-book, dan e-maps. Aplikasi
teknologi e-Library atau perpustakaan digital
dengan mengoleksi koleksi koleksi perpustakaan sumber elektronik guna menuju pada pelayanan yang berkualitas secara menyeluruh ( total quality service) dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka. Hal ini
tentunya menjadi sebuah tantangan bagi pustakawan untuk
lebih
menunjukkan
kiprahnya
bahwa
pustakawan
mau
mengembangkan sayapnya untuk menggali kemampuannya agar bisa mengimplementasikan
apa
yang
menjadi
tujuan
organisasi
perpustakaan di masa depan.
6. Pelayanan Literasi Informasi Literasi informasi berasal dari kata literasi dan informasi. Kata literasi (literacy) berarti kemampuan membaca dan menulis. Literasi sering diterjemahkan sebagai melek-huruf. Huruf merupakan elemen pembentuk kata-kata dalam penulisan sebuah bahasa. Bahasa merupakan sarana untuk berkomunikasi, memberi dan menerima informasi dan pengetahuan. Jadi, literasi dapat disimpulkan sebagai kemampuan untuk menggunakan simbol-simbol bahasa tulis untuk dapat memberi dan menerima informasi dan pengetahuan. Dengan demikian literasi informasi adalah kemampuan seseorang untuk mengenali
kebutuhan
informasi,
termasuk
pemahaman
tentang
bagaimana perpustakaan yang terorganisir, mengenal sumber daya yang tersedia (format informasi dan sarana penelusuran terotomasi) dan
12
pengetahuan terhadap teknik-teknik penelusuran yang biasa digunakan (SKKNI Bidang Perpustakaan, 2012: 13).
7. Pelayanan Pinjam Antar Perpustakaan (Inter-Library Loan Service) Pelayanan pinjam antar perpustakaan merupakan pelayanan perpustakaan yang diberikan kepada pemustaka berupa
pelayanan
pinjam antar perpustakaan yang telah tergabung dalam kerjasama. Pelayanan pinjam antar perpustakaan dibuat berdasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan informasi pemustakanya, sehingga perlu bekerjasama dengan
perpustakaan
lain
untuk
saling
berbagi
sumber
daya
perpustakaan (resource sharing), terutama sumber daya koleksi baik tingkat lokal, regional, nasional, maupun internasional sesuai kebijakan dan kebutuhan perpustakaan.
8. Pelayanan Koleksi Perpustakaan Bukan Buku (Non Book Materials Service) Kegiatan pelayanan koleksi perpustakaan bukan buku (non book materials service) adalah kegiatan menyelenggarakan pelayanan koleksi perpustakaan bukan buku, termasuk mengidentifikasi masalah dan memverifikasi data peminjaman dan pengembalian.
9. Pelayanan Storytelling Pelayanan storytelling menggunakan kemampuan penyaji untuk menyampaikan sebuah cerita dengan gaya, intonasi, dan alat bantu yang menarik minat pendengar. Teknik storytelling ini sering digunakan dalam proses belajar mengajar utamanya pada level pemula atau anak-anak. Teknik ini bermanfaat melatih kemampuan mendengar secara menyenangkan.
10. Pelayanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus Pelayanan bagi pemustaka berkebutuhan khusus merupakan kegiatan mencarikan, menyediakan, dan membantu mengoperasikan
13
alat bantu sesuai dengan kebutuhan khusus pemustaka. Perpustakaan Umum sering menyelenggarakan pelayanan jenis ini.
11. Pelayanan Penyebaran Informasi Terseleksi Penyebaran informasi terseleksi merupakan kegiatan memilih, mengumpulkan, mengelompokkan, menyusun dan menyebarluaskan informasi tentang subyek tertentu (baik retrospektif maupun mutakhir) dari daftar isi jurnal atau majalah ilmiah berdasarkan kebutuhan atau permintaan pemustaka sebagai pelanggan. Pelayanan ini dikemas dalam 2 (dua) bentuk yaitu bentuk lembar lepas, yaitu lembaran informasi hasil pengetikan kembali (alih bentuk) atau hasil penggandaan; dan bentuk paket informasi, baik tercetak maupun elektronik untuk siap disebarkan. Penyelenggaraan pelayanan informasi terseleksi tidak terlalu mudah karena pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang menyeleksi daftar artikel harus mengetahui subyek atau bidang ilmu yang akan diseleksi. Oleh karena itu sebaiknya pelayanan ini dibantu oleh spesialis subyek yaitu pakar dalam bidang ilmu tertentu yang ditambah pengetahuan perpustakaan. Dengan demikian maka hasil seleksi yang dikirimkan ke pemustaka akan sangat mendekati bidang ilmu yang digeluti oleh pemustaka tersebut. Saat ini komputer dapat digunakan untuk membantu seleksi daftar artikel sesuai dengan bidang ilmu atau minat pemustaka. Ini sangat membantu pekerjaan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan dalam
melakukan
seleksi.
Dalam
hal
ini
pustakawan
hanya
memasukkan data bidang ilmu atau minat dari pemustaka. Setelah itu pustakawan tinggal memasukkan (meng-input) judul-judul artikel dari jurnal yang dipilih. Komputer secara otomatis akan melakukan sortir atau seleksi sesuai dengan minat pemustaka dan akan mencetak hasil seleksi tersebut. Selanjutnya pustakawan tinggal mengirimkan hasil cetakan komputer tersebut kepada pemustaka yang menjadi pelanggan pelayanan ini.
14
12. Pelayanan Membina Kelompok Pembaca Pelayanan membina kelompok pembaca merupakan kegiatan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan dalam memberikan bimbingan terhadap kelompok pembaca/kelompok diskusi dalam bidang tertentu
dengan
sasaran
mengintensifkan
penggunaan
koleksi
perpustakaan. Kegiatan ini lebih diutamakan bagi pustakawan yang menguasai bidang/subyek yang didiskusikan atau biasa disebut sebagai spesialis subyek/pakar yang ditandai dengan kualifikasi pendidikan yang terkait.
C.
PROSEDUR PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI 1.
Prosedur Pelayanan Keanggotaan Tujuan: Menjamin berjalannya proses pendaftaran anggota secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi pendaftaran anggota dan pencetakkan kartu anggota. Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Keanggotaan dan Kelompok Layanan Terbuka. Prosedur Kerja: a. Pendaftaran Anggota Perpustakaan 1) Persyaratan untuk mendapatkan pelayanan perpustakaan dan informasi dari Perpustakaan Nasional RI adalah menjadi anggota Perpustakaan Nasional RI. 2) Syarat keanggotaan: a) Umum: memiliki KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku b) Siswa SD, SLTP, dan SLTA: memiliki Kartu Pelajar. c) Mahasiswa: memiliki Kartu Mahasiswa yang masih berlaku. 3) Pendaftaran keanggotaan dilakukan secara online dengan mengisi formulir pendaftaran di portal Perpustakaan Nasional RI, yaitu di http://keanggotaan.pnri.go.id/daftar.aspx . Yang
15
wajib diisi adalah ruas yang bertanda bintang (*), namun demikian disarankan mengisi dengan lengkap seluruh ruas. 4) Nomor anggota akan didapatkan setelah selesai mengisi formulir pendaftaran online. Nomor anggota dan password sebaiknya dicatat ditempat lain untuk keperluan pribadi pemustaka. 5) Pembuatan kartu anggota a) Pemustaka harus datang ke Perpustakaan Nasional RI di Jl. Salemba Raya atau di Jl. Medan Merdeka Selatan dan menunjukkan nomor anggota jika ingin mencetak kartu anggota. b) Pustakawan mengecek informasi yang telah diisi oleh pemustaka dengan Kartu Tanda Pengenal yang digunakan ketika mengisi formulir pendaftaran. Jika sesuai dilanjutkan dengan pemotretan. c) Pustakawan mengambil foto pemustaka lalu mencetak kartu anggota. d) Pustakawan
menyerahkan
kartu
anggota
kepada
pemustaka. b. Hak dan kewajiban anggota a. Hak anggota 1)
Mendapatkan pelayanan perpustakaan dan informasi yang diberikan Perpustakaan Nasional RI
2)
Mendapatkan pelayanan sesuai dengan standar waktu pelayanan yang telah ditentukan
3)
Menyampaikan
saran
dan
masukan
terhadap
pelayanan perpustakaan dan informasi yang dilakukan Perpustakaan Nasional RI. b. Kewajiban anggota 1) Pemustaka mengisi buku tamu yang tersedia di ruang penitipan tas dan di setiap ruangan pelayanan. 2) Pemustaka diwajibkan menyimpan tas, tas komputer, dan barang-barang lainnya dalam loker penitipan. Pemustaka
16
diperbolehkan membawa buku catatan, alat tulis, dan komputer ke ruang baca dengan menggunakan tas transparansi yang tersedia di tempat penitipan tas. 3) Pemustaka tidak diperkenankan memotret koleksi tanpa izin pustakawan. 4) Barang berharga dan uang tidak disimpan dalam loker penitipan. 5) Pemustaka diwajibkan memakai pakaian rapih dan sopan. 6) Pemustaka tidak dibenarkan merusak, mencoret, melipat, dan merobek koleksi perpustakaan. 7) Pemustaka tidak dibenarkan melakukan tindakan merusak fasilitas perpustakaan. 8) Pemustaka turut memelihara kebersihan lingkungan dan ketenangan ruang baca. c. Pelaporan keanggotaan 1) Kelompok
Layanan
Keanggotaan
membuat
rekap
keanggotaan. 2) Kelompok
Layanan
Keanggotaan
membuat
laporan
keanggotaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap keanggotaan. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan keanggotaan.
17
Alir Pelayanan Keanggotaan Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Isi form online
No Anggota
Cetak Kartu Anggota?
Ya
Datang ke Layanan Keanggotaan
Pemotretan
Tidak
SELESAI
2.
Pengecekan kesesuaian data
Kartu Anggota
Prosedur Pelayanan Meja Informasi Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan meja informasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi pelayanan meja informasi. Prosedur Kerja: a. Persiapan pelayanan meja informasi Koordinator pelayanan meja informasi: 1) mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan pelayanan meja informasi 2) membuat dan mendistribusikan jadwal pustakawan yang bertugas di meja informasi. 3) bertanggungjawab atas lancarnya pelayanan meja informasi
18
b. Pelaksanaan pelayanan meja informasi Pustakawan yang bertugas di meja informasi: 1) sudah siap/standby pukul 09.00 sampai dengan 15.30 WIB. 2) mencatat pertanyaan yang masuk selama bertugas di meja informasi beserta jawaban dari pertanyaan dalam rekap pertanyaan meja informasi. 3) memperhatikan respon pemustaka atas hasil penyajian jawaban dengan menuliskan OK jika responnya baik dan No OK jika responnya tidak baik dalam rekap pertanyaan meja informasi. Jika respon pemustaka No OK, maka pustakawan menuliskan penyebab alasan atas respon No OK tersebut. c.
Pelaporan dan evaluasi pelayanan meja informasi 1) Koordinator pelayanan meja informasi membuat laporan dan evaluasi
pelayanan
meja
informasi
setiap
bulan
dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pertanyaan meja informasi.
Dalam
laporan
disertakan
kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan meja informasi.
19
Alir Pelayanan Meja Informasi Pemustaka
Pustakawan
Tida k
Menjawab pertanyaan dan memberi saran
MULAI
Memaham i Alir Layanan
Bertanya/ Konsultasi Layanan Perpustakaan
Ya
Tida k
Menuju Ruang Layanan
Faham?
Ya
SELESAI
3.
Prosedur Pelayanan Call Center Tujuan: Menjamin aktivitas pelayanan call center berjalan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas menerima dan menjawab telepon, sms, dan email yang masuk melalui call center. Prosedur Kerja: a. Persiapan call center 1) Pustakawan call center adalah Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 2) Pustakawan call center menyalakan perangkat call center sesuai dengan jam pelayanan, yaitu pukul 08.30 sampai
20
dengan 15.30 WIB. b. Penerimaan Telepon 1) Pustakawan call center menerima telepon dengan sapaan pembuka,”Selamat pagi/siang/sore, Perpustakaan Nasional, dengan nama, ada yang bisa dibantu?” 2) Pustakawan call center menerima, menganalisa pertanyaan, dan menjawab pertanyaan yang diajukan. 3) Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam menjawabnya,
pustakawan
penelpon untuk menelpon
call
center
dapat
kembali dalam
meminta
waktu
yang
ditentukan atau pustakawan call center yang akan menelpon kembali. 4) Pustakawan call center menutup pembicaraan dengan sapaan penutup, “Apakah ada lagi yang bisa dibantu?” Terima kasih sudah menghubungi kami. Selamat pagi/siang/sore.” 5) Pustakawan call center merekap seluruh pertanyaan dan jawaban melalui telepon dalam rekap telepon call center. c. Penerimaan SMS dan email 1) Pustakawan call center langsung menjawab seluruh SMS dan email yang masuk. 2) Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam menjawabnya, penerima call center menjawab SMS dan email dengan menyatakan “SMS dan email sudah diterima, namun untuk menjawab pertanyaan Bapak/Ibu membutuhkan waktu. Untuk itu kami akan membalas kembali SMS dan email Bapak/Ibu dengan jawabannya.” 3) Di
akhir
penutup,
jawaban ”Jika
SMS
masih
dan ada
email, yang
gunakan ditanyakan,
kalimat dapat
menghubungi kembali call center. Salam, nama.” d.
Pelaporan call center 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub Bidang Otomasi untuk merekap seluruh SMS dan email yang masuk dan jawabannya. Kelompok Layanan
21
Informasi dan Kunjungan menyajikan rekapan ini dalam rekap SMS call center, rekap telepon call center, dan rekap email call center. 2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan call center setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap telepon, SMS, dan email call center. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan call center.
Alir Pelayanan Call Center Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Menjawab pertanyaan via SMS, email, telepon
Pertanyaan via SMS, email, Telepon
Ya
Pertanyaan terjawab?
Tidak Jawaban
Mencari jawaban
SELESAI
22
4.
Prosedur Pelayanan Penelusuran Informasi Tujuan: Menjamin berjalannya proses pelayanan penelusuran informasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan pelayanan penelusuran informasi. Prosedur Kerja: a. Persiapan pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi 1) pelayanan
penelusuran
informasi
dapat
dilakukan
di
masing-masing ruang pelayanan 2) pustakawan mempersiapkan formulir penelusuran informasi 3) Pustakawan yang melakukan pelayanan penelusuran informasi dapat menggunakan sarana temu kembali informasi di dalam atau di luar Perpustakaan Nasional RI. b. Pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi 1) Pemustaka
dapat
meminta
bantuan
pustakawan
untuk
menelusur koleksi perpustakaan atau informasi yang bersifat umum (sederhana) maupun yang bersifat khusus melalui formulir penelusuran informasi. 2) Informasi lisan yang dibutuhkan pemustaka, akan menjawab langsung, tetapi apabila informasi yang dibutuhkan pemustaka adalah informasi terekam, maka pemustaka harus mengisi formulir penelusuran informasi. 3) Pustakawan akan menjawab pertanyaan tersebut. 4) Pemustaka akan menerima jawaban atas pertanyaannya. Jika pertanyaan memerlukan waktu untuk menelusuri, maka pustakawan membuat janji kapan jawaban pertanyaan tersebut akan diberikan 5) Pustakawan yang melakukan pelayanan penelusuran informasi mencatat atas pertanyaan dan jawaban tersebut. c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan penelusuran informasi 1) Pustakawan
membuat
laporan
dan
evaluasi pelayanan
23
penelusuran informasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi pelayanan penelusuran informasi.
Dalam
laporan
disertakan
kemungkinan
permasalahan yang muncul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan penelusuran informasi.
24
Alir Pelayanan Penelusuran Informasi Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Bisa langsung dijawab?
Permintaan informasi
Ya
Tidak Wawancara dengan pemustaka
Menelusur informasi Tidak Menjawab permintaan informasi
Permintaan informasi terpenuhi?
Jawaban
Ya
SELESAI
5. Prosedur Pelayanan Katalog Tujuan: Tujuan dari kegiatan ini adalah menjamin pelayanan katalog berjalan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur pencarian informasi melalui sarana penelusuran katalog kartu, katalog berkas, katalog buku, dan katalog dalam pangkalan
25
data komputer atau OPAC (Online Public Access Catalogue) dan pengisian bon permintaan yang tersedia. Prosedur kerja: a. Persiapan pelayanan katalog Ketua Kelompok Katalog mempunyai tugas: 1) membuat jadwal kerja pustakawan 2) membuat rekap pelayanan katalog 3) bertanggungjawab atas lancarnya kegiatan pelayanan katalog 4) mengawasi pustakawan lainnya dalam memberikan bimbingan dan informasi b. Pelaksanaan pelayanan katalog 1) Pemustaka mengisi buku tamu online (chek point) 2) Pemustaka
mencari
koleksi
perpustakaan
pada
alat
penelusuran yang tersedia, baik secara manual atau online 3) Bila mengalami kesulitan, dapat menghubungi pustakawan untuk dibimbing 4) Pemustaka mengisi lengkap bon permintaan 5) Pemustaka menuju lokasi koleksi, bila ragu-ragu bertanya ke pustakawan c. Pelaporan pelayanan katalog 1) Ketua Kelompok Katalog membuat laporan kegiatan pelayanan katalog setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi pelayanan katalog. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang muncul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan katalog.
26
Alir Pelayanan Katalog Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Mengisi buku tamu online
Tidak
Faham cara penelusuran?
Melakukan Bimbingan Penelusuran Informasi
Ya Penelusuran informasi
Manual
Online
Bibliografi koleksi
Mengisi Bon Permintaan
Menemukan kesulitan?
Ya
Pengecekan Bon Permintaan
Tidak Menuju Ruang Koleksi
SELESAI
27
6. Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan bimbingan pemustaka dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur
ini meliputi
persiapan
dan
pelaksanaan bimbingan
pemustaka. Prosedur Kerja: a. Persiapan bimbingan pemustaka Koordinator bimbingan pemustaka mempunyai tugas: 1) mengkoordinir
persiapan
dan
pelaksanaan
bimbingan
pemustaka. 2) membuat dan mendistribusikan
jadwal pustakawan yang akan
melakukan bimbingan pemustaka dan waktu pelaksanaannya. 3) menyusun dan mempersiapkan modul bahan presentasi 4) bertanggungjawab
atas
lancarnya
kegiatan
bimbingan
pemustaka b. Pelaksanaan bimbingan pemustaka 1) Kelompok
Layanan
menawarkan
Keanggotaan
kepada
pemustaka
menginformasikan baru
untuk
dan
mengikuti
bimbingan pemustaka ketika pemustaka mendaftar keanggotaan online dan mencetak kartu anggota. Setiap pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum juga dapat menginformasikan dan menawarkan kepada pemustaka untuk mengikuti bimbingan pemustaka. 2) Jika penawaran bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka, maka pemustaka diarahkan ke ruangan pelaksanaan bimbingan pemustaka. Jika penawaran tidak bertepatan
dengan
hari
dan
waktu
pelaksanaan,
maka
pemustaka diberitahu hari, waktu, dan tempat pelaksanaan bimbingan pemustaka. 3) Pustakawan
yang
bertugas
melaksanakan
bimbingan
pemustaka menyiapkan diri dan segala sesuatu terkait dengan pelaksanaan
bimbingan
pemustaka
sebelum
waktu
28
pelaksanaannya. 4) Waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka adalah Selasa dan Kamis pukul 09.00 sampai dengan 12.00 WIB. Pelaksanaan bimbingan pemustaka dapat dilaksanakan di luar waktu di atas dengan kesepakatan pemustaka dan koordinator bimbingan pemustaka. 5) Dalam
melakukan
pelayanan
bimbingan
pemustaka,
pustakawan yang bertugas memperhatikan modul bimbingan pemustaka dan menggunakan bahan presentasi bimbingan pemustaka dengan materi sebagai berikut: a) Pengenalan Perpustakaan Nasional RI b) Pengenalan koleksi Perpustakaan Nasional RI c) Pengenalan pelayanan Perpustakaan Nasional RI d) Penelusuran informasi melalui katalog online atau sarana penelusuran lainnya. e) Penelusuran informasi melalui e-resource Perpustakaan Nasional RI 6) Pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka mencatat pertanyaan ketika bimbingan pemustaka beserta dengan jawaban pertanyaan dalam notulensi bimbingan pemustaka dan menyerahkannya ke koordinator bimbingan pemustaka. 7) Peserta
bimbingan
pemustaka
dan
pustakawan
yang
melakukan bimbingan pemustaka mengisi daftar hadir. 8) Peserta bimbingan pemustaka diminta memberikan evaluasi dan saran terhadap pelaksanaan bimbingan pemustaka melalui formulir evaluasi bimbingan pemustaka. d. Pelaporan bimbingan pemustaka 1) Koordinator bimbingan pemustaka membuat laporan kegiatan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari notulensi bimbingan pemustaka, formulir evaluasi bimbingan pemustaka dan daftar hadir. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan
29
yang timbul atau yang dihadapi dan saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan bimbingan pemustaka.
Alir Pelayanan Bimbingan Pemustaka Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Promosi kepada Pemustaka
Menyiapka Perlengkapan Bimbingan Pemustakla
Ya
Berminat?
Tidak
7.
Pelaksanaan Bimbingan Pemustaka
SELESAI
Prosedur Pelayanan e-Resources Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan e-resources secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi pelaksanaan dan sosialisasi pelayanan e-resources. Prosedur Kerja:
30
a. Pelayanan e-resources 1) Pelayanan
e-resources
adalah
salah
satu
pelayanan
Perpustakaan Nasional RI dengan menyediakan koleksi perpustakaan berbentuk elektronik yang diakses melalui http://e-resources.pnri.go.id . 2) Pemustaka memasukkan nomor anggota dan password (password yang diisi ketika mendaftar). 3) Pilih digital online yang dilanggan Perpustakaan Nasional RI 4) Masukkan kata kunci informasi yang dibutuhkan 5) Bila informasi dibutuhkan, diperbolehkan memindai data tersebut. b. Pelaksanaan dan sosialisasi pelayanan e-resources 1) Perpustakaan pelayanan
Nasional
e-resources,
RI dan
pustakawan
melakukan
sosialisasi dan pelatihan untuk
pemanfaatan e-resources dalam berbagai kesempatan, salah satunya
melalui
bimbingan
pemustaka
(lihat
Prosedur
Pelayanan Bimbingan Pemustaka). 2) Pelayanan e-resources dilakukan di setiap ruangan pelayanan 3) Sosialisasi dan pelatihan pemanfaatan pelayanan e-resources dapat dilakukan di dalam dan di luar Perpustakaan Nasional RI. 4) Instansi pendidikan dan non pendidikan dapat mengajukan kepada Perpustakaan Nasional RI untuk dapat menerima sosialisasi
dan
pelatihan
pelayanan
e-resources
untuk
pemanfaatan di lembaganya. 5) Koordinator pelayanan e-resources membuat rekap dan evaluasi pelayanan e-resources. c. Pelaporan pelayanan e-resources 1) Koordinator pelayanan e-resources membuat laporan dan evaluasi
pelayanan
e-resources
setiap
bulan
dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pelayanan
31
e-resources.
Dalam
laporan
disertakan
kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan e-resources. Alir Pelayanan e-Resources Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Buka web Perpusnas http://www.perpusnas.go.id atau langsung ke http://e-resources.perpusnas.go.id
Ya
Lupa No. Anggota/password
Bertanya melalui call center/datang langsung ke layanan keanggotaan
Tidak Masukan No. anggota dan password
Penelusuran melalui salahsatu provider atau langsung masukkan kata kunci melalui Summon
Menemukan kesulitan
Ya
Konsultasi melalui call center/bertanya langsung pada Meja Informasi
Tidak Download/print data
SELESAI
32
8.
Prosedur Pelayanan Magang dan Penelitian Tujuan: Menjamin pelayanan magang dan penelitian berjalan dengan baik Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas pelayanan magang dan penelitian yang meliputi penerimaan dan permintaan magang dan penelitian terkait perpustakaan, pengaturan jadwal serta pelaksanaannya. Prosedur Kerja: a. Permohonan magang dan penelitian 1) Surat permohonan magang dan penelitian dari instansi, sekolah, lembaga pendidikan, maupun perguruan tinggi ditujukan kepada Kepala
Perpustakaan
menyebutkan
tanggal
Nasional pengajuan,
RI.
Surat
jumlah
permohonan peserta,
dan
pengajuan unit kerja yang akan menjadi tujuan magang dan penelitian. 2) Surat permohonan diajukan maksimal 1 (satu) bulan sebelum tanggal pengajuan magang atau penelitian. 3) Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 4) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjugan memberitahukan kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya permohonan magang dan penelitian. b. Pengaturan jadwal magang dan penelitian 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan unit kerja yang menjadi tujuan magang dan penelitian dalam hal pengaturan jadwal. 2) Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan jadwal magang dan penelitian. Jadwal didistribusikan ke masing-masing Kelompok Layanan di Bidang Layanan Koleksi Umum. c. Penerimaan magang dan penelitian 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan menerima peserta
33
magang dan penelitian. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan
memberikan
pengarahan
serta
jadwal
pelaksanaannya kepada peserta magang dan penelitian. 2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan mengantarkan peserta magang ke unit kerja tempat magang dan penelitian. d. Pelaporan magang dan penelitian 1) Setelah selesai melakukan magang dan penelitian, peseta membuat laporan dan hasil penelitiannya kemudian diserahkan kepada Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan dan evaluasi penerimaan magang dan penelitian setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan magang dan penelitian.
34
Alir Pelayanan Magang/Penelitian Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Mengajukan surat permohonan
Diterima?
Ya
Disposisi Permohonan Magang/Penelitian
Membuat Jadwal Tidak Menerima dan memberikan Pengarahan
Pelaksanaan Magang/Peneliti an
Mengantar ke tempat Magang/Penelitian
Menyusun Laporan
Laporan Magang/Penelitian
Menyimpan Laporan Magang/Penelitian
SELESAI
35
9.
Prosedur Pelayanan Kunjungan Tujuan: Menjamin pelayanan kunjungan berjalan dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas pelayanan penerimaan permintaan kunjungan terkait perpustakaan, pengaturan jadwal kunjungan, dan penerimaannya. Prosedur Kerja: a. Permohonan kunjungan 1) Surat permohonan kunjungan dari instansi, sekolah, lembaga pendidikan, perguruan tinggi, maupun kelompok masyarakat ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Surat permohonan menyebutkan tanggal pengajuan kunjungan, jumlah peserta yang akan berkunjung, dan tujuan kunjungan. 2) Surat permohonan diajukan minimal 1 (satu) minggu sebelum tanggal pengajuan kunjungan. 3) Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 4) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan memberitahukan kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya permohonan kunjungan. b. Pengaturan jadwal kunjungan 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan unit kerja yang menjadi tujuan kunjungan dalam hal pengaturan jadwal kunjungan. 2) Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan jadwal kunjungan. 3) Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sekretaris Bidang Layanan Koleksi Umum terkait konsumsi dan cinderamata peserta kunjungan. 4) Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub Bidang Humas terkait peliputan jika peserta kunjungan adalah
36
tamu pimpinan Perpustakaan Nasional RI. c. Penerimaan kunjungan 1) Penerima kunjungan adalah Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan, pegawai yang ditunjuk untuk menerima kunjungan, dan pegawai yang dijadwal untuk menerima kunjungan. 2) Tempat penerimaan kunjungan: a) Ruang sidang apabila peserta kunjungan merupakan tamu pimpinan b) Ruang Informasi dan Kunjungan, Ruang Layanan Referensi dan Tesis, dan Ruang Rapat Deputi I jika peserta kunjungan kurang dari 20 orang. c) Ruang Teater jika peserta kunjungan lebih dari 20 orang. d) Gedung Layanan Terbuka jika tujuan kunjungan Layanan Terbuka. 3) Penerima
kunjungan
memberikan
informasi
mengenai
Perpustakaan Nasional RI, pelayanan dan koleksi Perpustakaan Nasional RI, termasuk pengenalan e-resource. Bentuknya dapat pemutaran film dan tanya jawab. 4) Penerima kunjungan dapat mengantarkan peserta kunjungan mengunjungi ruangan-ruangan pelayanan sesuai tujungan kunjungan dan memberikan informasi mengenai pelayanan diruang-ruang tersebut. 5) Jika tujuan kunjungan adalah unit di luar Bidang Layanan Koleksi Umum, penerima kunjungan mengantarkan peserta kunjungan ke unit kerja tujuan kunjungan. Pegawai yang memberikan penjelasan adalah pegawai di unit kerja tujuan kunjungan. 6) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat rekap penerimaan kunjungan. d. Pelaporan kunjungan 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan penerimaan kunjungan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum.
37
2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap penerimaan kunjungan.
Dalam
laporan
disertakan
kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan kunjungan.
Alir Pelayanan Kunjungan Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Mengajukan Surat Permohonan Kunjungan
Diterima?
Ya
Disposisi permohonan kunjungan diterima
Tidak Penjadwalan Ulang
Menyiapkan Tempat dan Materi
Menerima dan Memberi Pengarahan
Mengantar ke Tempat Tujuan
SELESAI
38
10. Prosedur Pelayanan Sirkulasi pada Sistem Pelayanan Terbuka Prosedur ini meliputi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan yang akan dipinjam untuk dibawah pulang. Untuk dapat meminjam koleksi perpustakaan, pemustaka menelusur koleksi perpustakaan yang akan dipinjam di katalog online atau langsung menuju rak penyimpanan koleksi. Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Terbuka (gedung Merdeka Selatan). a. Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dengan cara terotomasi atau mandiri 1) Tersedia mesin untuk meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan secara mandiri. 2) Pemustaka dianjurkan untuk mampu melakukan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. Tugas pustakawan
untuk
mengajarkan
penggunaan
mesin
peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. 3) Pemustaka
memindai
kartu
anggota
perpustakaan
lalu
memindai koleksi perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan. Bukti peminjaman dan pengembalian akan didapatkan dari mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. 4) Mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri berada dalam gedung Layanan Terbuka. Mesin ini dapat diakses pada jam buka pelayanan. 5) Khusus
untuk
pengembalian
koleksi,
pemustaka
dapat
memanfaatkan mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri melalui book drop yang diletakkan di luar gedung Layanan Terbuka dan dapat di akses 24 jam. 6) Setelah membaca koleksi perpustakaan, pemustaka tidak diperkenankan mengembalikan ke rak penyimpanan koleksi. Pemustaka cukup meletakkan koleksi perpustakaan tersebut di tempat yang sudah disediakan. 7) Pustakawan secara berkala menjajarkan koleksi perpustakaan
39
yang sudah dibaca ke rak penyimpanan koleksi. 8) Pustakawan merekap koleksi perpustakaan yang sudah dibaca tersebut dalam daftar baca koleksi perpustakaan.
b. Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dengan cara manual atau melalui pustakawan 1) Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan juga dapat
dilakukan
melalui
pustakawan.
Khusus
untuk
pengembalian yang melewati batas waktu yang ditentukan hanya dapat dilakukan melalui pustakawan. 2) Pemustaka menyerahkan kartu anggota perpustakaan dan koleksi perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan kepada pustakawan. 3) Pustakawan memindai kartu anggota perpustakaan dan koleksi perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan. Pustakawan mengecek kesesuaian kartu anggota perpustakaan dengan pemustaka
yang
akan
meminjam
koleksi
perpustakaan.
Pustakawan juga mengecek kesesuaian koleksi perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan termasuk waktu peminjaman. 4) Pustakawan memberikan bukti peminjaman, kartu anggota perpustakaan, dan koleksi perpustakaan kepada pemustaka. Untuk
pengembalian,
pengembalian
dan
pustakawan
kartu
anggota
memberikan perpustakaan
bukti kepada
pemustaka. 5) Untuk pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi perpustakaan,
pustakawan
memberikan
sanksi
berupa
penentuan waktu tidak bisa pinjam sesuai dengan lamanya waktu keterlambatan.
c. Perpanjangan waktu peminjaman 1) Pemustaka dapat melakukan perpanjangan waktu peminjaman koleksi perpustakaan. Perpanjangan waktu peminjaman hanya dapat dilakukan sekali dalam waktu peminjaman.
40
2) Perpanjangan waktu dapat dilakukan melalui telepon ke Kelompok Layanan Terbuka dengan menyebutkan nomor anggota atau langsung datang ke Kelompok Layanan Terbuka. d. Pelaporan pelayanan sirkulasi 1) Kelompok
Layanan
Terbuka
merekap
peminjaman
dan
pengembalian koleksi perpustakaan dalam rekap pelayanan sirkulasi. 2) Kelompok Layanan Terbuka membuat laporan pelayanan sirkulasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pelayanan sirkulasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan sirkulasi.
41
Alir Pelayanan Sirkulasi pada Sistem Pelayanan Terbuka Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Mengisi buku tamu online
Penelusuran bahan pustaka di OPAC
Mengambil langsung ke rak
Ya Pinjam?
Bahan Pustaka Kartu Anggota
Tidak
Kartu Identitas
Baca di tempat
Bahan Pustaka
Pencatatan Peminjaman
Kartu Anggota Fotokopi/ scan? Ya
Tidak
Bukti Peminjaman
Batas waktu peminjaman habis
Bukti Perpanjangan
Hasil fotocopy/scan Perpanjang?
Ya
Perpanjangan peminjaman
Tidak Pencatatan Pengembalian Kartu Identitas Bukti Pengembalian
SELESAI
42
11. Prosedur Pelayanan Pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat Prosedur ini berlaku di gedung Salemba Raya yakni Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, Kelompok Layanan Koleksi Rujukan, Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid, dan Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid. Prosedur ini meliputi penelusuran informasi, pengisian, penerimaan bon permintaan serta pengambilan, penyerahan, dan pengembalian koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan hanya dapat baca di tempat. Untuk dapat membaca koleksi perpustakaan, pemustaka menelusur koleksi perpustakaan yang akan dibaca melalui Katalog Online atau alat penelusuran lainnya, seperti indeks, abstrak, katalog buku, dan sebagainya. a. Pemustaka yang baru pertama kali berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI atau belum paham cara pencarian informasi, diharapkan pencarian informasi dilakukan di ruang Kelompok Katalog lantai IIC, agar dapat dipandu/dibimbing oleh pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan. Jika pemustaka sudah sering berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI atau sudah mahir dalam pencarian
informasi,
dapat
melakukan
hal
tersebut
di
masing-masing ruang pelayanan. Setelah mendapatkan informasi yang akan dibaca, pemustaka mencatatkan informasi tersebut pada bon permintaan. Bon permintaan dan katalog online (OPAC) disediakan di setiap ruangan pelayanan. b. Untuk koleksi perpustakaan berupa terbitan berkala seperti surat kabar, jurnal, tabloid, dan majalah bisa langsung ke ruang pelayanan karena terdapat sarana penelusuran tercetak. 1) Lantai IB untuk terbitan berkala mutakhir dalam kurun tiga tahun terakhir. 2) Lantai VIIB untuk majalah dan jurnal lama sampai tiga tahun terakhir. 3) Lantai VIIIC untuk surat kabar lama sampai tiga tahun terakhir.
43
c. Pemustaka meletakkan bon permintaan di tempat yang telah disediakan atau menyerahkan langsung ke pustakawan sesuai dengan lokasi koleksi koleksi perpustakaan yang ingin dibaca. d. Pustakawan mencatatkan jam
penerimaan bon permintaan
tersebut dan mendata koleksi perpustakaan yang akan dibaca. e. Pustakawan mengambilkan koleksi perpustakaan yang diminta melalui bon permintaan dari rak penyimpanan dan menyerahkan bahan pperpustakaan tersebut kepada pemustaka. f. Pustakawan mencatat jam penyerahan koleksi perpustakaan tersebut. Standar pengambilan koleksi perpustakaan adalah 5 menit per bon. Penghitungan waktu dimulai saat pustakawan menerima bon permintaan sampai dengan menyerahkan koleksi perpustakaan tersebut. Khusus koleksi perpustakaan yang berada di tempat lain (berbeda lantai dari ruang baca), standar waktu pengambilan adalah 10 menit. g. Pemustaka menyerahkan kartu anggota. Pustakawan menyatukan bon permintaan dengan kartu anggota pemustaka, kemudian dijajarkan berdasarkan nama pemustaka. h. Setelah koleksi perpustakaan dibaca, pemustaka mengembalikan ke meja sirkulasi. Pustakawan mengecek koleksi tersebut yang dikembalikan dengan bon permintaan dan mengembalikan kartu anggota pemustaka. i. Pustakawan secara berkala menjajarkan koleksi perpustakaan yang sudah dibaca ke rak penyimpanan koleksi. j. Masing-masing kelompok pelayanan merekap bon permintaan dalam daftar baca koleksi perpustakaan termasuk jam menerima bon permintaan, jam menyerahkan koleksi perpustakaan ke pemustaka, dan alasan penyebabnya jika waktu yang dibutuhkan lebih dari waktu standar pengambilan bahan pperpustakaan. Masing-masing kelompok melakukan rekap data ini untuk keperluan laporan dan administrasi lainnya.
44
Alir Pelayanan pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Penelusuran melalui sarana penelusuran
Mengisi bon permintaan
Kartu anggota Mengambilkan bahan pustaka
Bon Permintaan yang sudah diisi
Bahan Pustaka
Baca di tempat
Ya
Fotocopy/ scan? Tidak
Fotocopy/scan
Bahan Pustaka Hasil Fotocopy/scan
Mengembalikan bahan pustaka
Bahan Pustaka
Mengecek bahan pustaka
Kartu anggota
Mengembalikan kartu anggota
SELESAI
45
12. Prosedur Pelayanan Peminjaman Koleksi Perpustakaan Untuk Tujuan Tertentu Tujuan: Menjamin kembalinya koleksi perpustakaan yang dipinjam untuk tujuan tertentu. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas mencatat koleksi perpustakaan yang dipinjam
untuk
tujuan
tertentu
seperti
pameran,
alihmedia,
preservasi, serta keperluan lain, dan menerimanya kembali setelah digunakan. Prosedur Kerja: a. Peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu 1) Pegawai yang akan meminjam koleksi perpustakaan mencatat bahan pustaka yang dipinjam dalam daftar peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. 2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas mengecek kesesuaian catatan peminjaman dengan koleksi perpustakaan yang dipinjam. 3) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan membuatkan berita acara peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. b. Pengembalian bahan pustaka untuk tujuan tertentu 1) Pustakawan
atau
tenaga
teknis
perpustakaan
segera
mengembalikan koleksi perpustakaan ke Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut dipinjam setelah selesai dipergunakan. Kelompok Layanan dapat mengingatkan kepada pustakawan
atau
tenaga
teknis
perpustakaan
yang
bersangkutan. 2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas di Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut dipinjam, mengecek kesesuaian catatan pinjaman dengan koleksi perpustakaan yang dikembalikan. 3) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas di
46
Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut berada, membuatkan berita acara pengembalian pinjaman koleksi perpustakaan. c. Pelaporan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu 1) Kelompok Layanan terkait membuat laporan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi berita acara peminjaman dan pengembalian pinjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau
yang dihadapi serta saran tindakan
pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu.
Alir Pelayanan Peminjaman Koleksi perpustakaan Untuk Tujuan Tertentu
47
Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Membuat daftar peminjaman
Bahan Pustaka Daftar peminjaman
Mengecek kesesuaian
Sesuai?
Tidak
Ya Bahan Pustaka Berita acara peminjaman
Membuat berita acara peminjaman
Pemanfaatan bahan pustaka tujuan tertentu
Selesai? Tidak Ya Mengembalikan bahan pustaka
Bahan pustaka
Mengecek kesesuaian
Sesuai? Tidak Ya Berita acara pengembalian
Membuat berita acara peminjaman
SELESAI
48
13.
Prosedur Pelayanan Reproduksi Koleksi Perpustakaan Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan. Prosedur Kerja: a. Persiapan pelayanan reproduksi Pemustaka dapat memfotokopi, memindai, dan memotret koleksi perpustakaan. Pustakawan mempunyai tugas: 1) mempersiapkan peralatan reproduksi koleksi perpustakaan 2) mereproduksi koleksi perpustakaan. 3) bertanggungjawab atas lancarnya pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan 4) mendata koleksi perpustakaan yang sudah direproduksi b. Pelaksanaan pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan: 1) Pemustaka memilih halaman yang akan difotokopi atau dipindai 2) Pemustaka
menyerahkan
kepada
pustakawan
untuk
di
reproduksi 3) Pustakawan memfotokopi atau memindai koleksi perpustakaan tersebut sesuai pesanan pemustaka 4) Pemustaka membayar hasil fotokopi atau scan 5) Untuk kegiatan pemotretan koleksi perpustakaan, pemustaka harus mengajukan izin melalui surat kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi umum. Apabila izin dari Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum sudah disetujui, maka pemustaka dapat melakukan pemotretan. c.
Pelaporan
dan
evaluasi
pelayanan
reproduksi
koleksi
perpustakaan 1) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan membuat laporan dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan
49
Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa rekap data koleksi perpustakaan yang direproduksi.
Dalam
laporan
disertakan
kemungkinan
permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan reproduksi.
Alir Pemotretan Koleksi Perpustakaan Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Konsultasi Kegiatan Pemotretan
Surat Permohonan
Mengajukan surat permohonan
Tidak
Disetujui?
Ya Pengambilan gambar (pemotretan)
Membuat jadwal
SELESAI
50
Alir Pelayanan Fotokopi/Memindai Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Memilih halaman
Catatan halaman
Fotokopi/ memindai
Koleksi Perpustakaan
Menghitung jumlah halaman
Bon pembayaran
Pengecekan hasil Fotokopi/Memindai
Sesuai permintaan?
Hasil Fotokopi /Memindai
Tidak
Ya Pembayaran hasil Fotokopi/Memindai
Biaya Fotokopi/Memindai
SELESAI
14. Prosedur Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling) Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan Pusteling (Perpustakaan Elektornik Keliling) dengan baik.
51
Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan kunjungan pelayanan Pusteling. Prosedur kerja: a. Persiapan pelayanan Pusteling 1) Mobil Pusteling ada 3 (tiga) unit, masing-masing berisi 10 (sepuluh) laptop. 2) Kelompok Layanan Pusteling bertanggung jawab menyebarkan informasi mengenai pelayanan Pusteling ke berbagai lapisan masyarakat 3) Masyarakat
dapat
mengajukan
surat
permohonan
untuk
mendapatkan kunjungan Pusteling yang ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI maksimal 1 (satu) minggu dari tanggal pengajuan kunjungan Pusteling. Surat tersebut akan didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Pusteling. 4) Kelompok Layanan Pusteling melakukan survei kondisi tempat yang menjadi target kunjungan Pusteling. Kelompok Layanan Pusteling menghubungi pihak terkait dan menjelaskan fasilitas dan pelayanan yang diberikan. 5) Kelompok Layanan Pusteling berkoordinasi dengan pihak terkait dalam menentukan hari, waktu kunjung, dan durasi kunjungan. 6) Kelompok
Layanan
Pusteling
mempersiapkan
jadwal
pelaksanaan dan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang melaksanakan pelayanan tersebut. 7) Supir Pusteling bertanggungjawab terhadap kelayakkan mobil Pusteling. b. Pelaksanaan Kunjungan Pusteling 1) Pemustaka/pengunjung Pusteling mengisi buku tamu/daftar hadir. 2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan menjelaskan hal-hal sebagai berikut: a) Memperkenalkan Perpustakaan Nasional RI secara umum b) Memperkenalkan
koleksi
dan
pelayanan
Perpustakaan
52
Nasional RI. c) Membantu masyarakat mencari informasi melalui Web Perpusnas atau internet. d) Membantu dalam pemanfaatan koleksi multimedia yang tersedia c. Pelaporan Pelayanan Pusteling 1) Kelompok Layanan Pusteling membuat rekap kunjungan Pusteling. 2) Kelompok Layanan Pusteling membuat laporan pelayanan Pusteling setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap kunjungan dan evaluasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang
timbul
atau
yang
dihadapi
serta
saran
tindakan
pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan Pusteling.
53
Alir Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling ) Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Mengajukan surat permohonan
Surat Permohonan kunjungan Pusteling
Survei kondisi
Koordinasi dengan pihak terkait
Sepakat?
Tidak
Ya Kunjungan Pusteling
Mempersiapkan sarana prasarana
Mengisi daftar hadir
Pemanfaatan Pusteling
SELESAI
15. Prosedur Pameran Tujuan: Menjamin terselenggaranya pameran dengan baik untuk tujuan promosi kelembagaan dan koleksi serta pelayanan perpustakaan. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan pameran
54
Prosedur Kerja: a. Pameran Tetap Pameran tetap adalah pameran yang diselenggarakan dalam rangka hari-hari besar nasional atau internasional di Lobby Pusat Jasa
Perpustakaan
dan
Informasi
dan
Ruang
Heritage
Perpustakaan Nasional RI. Uraian tugas Kelompok Pameran sebagai berikut: 1) Menentukan tema dan waktu pameran selama satu tahun, yang dikaitkan dengan hari-hari besar. 2) Menelusur koleksi perpustakaan yang akan dipamerkan 3) Menyiapkan materi dan anotasi pameran sesuai dengan tema yang sudah dijadwalkan. 4) Mengeluarkan koleksi perpustakaan dari dalam vitrin dan atau lemari kaca. 5) Menata dan mendisplay koleksi perpustakaan yang sudah dipilih ke dalam vitrin dan atau lemari kaca. 6) Menyusun
kembali
koleksi
perpustakaan
yang
sudah
dipamerkan ke rak penyimpanan. 7) Membuat laporan tahunan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 8) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran Tetap.
55
Alir Pameran Tetap KELOMPOK PAMERAN
b. Pameran Temporer Pameran temporer adalah pameran yang diselenggarakan dalam rangka Hari Ulang Tahun Perpustakaan Nasional RI dan Hari Kunjung Perpustakaan & Bulan Gemar Membaca. 1) Koordinator Pameran menyusun Tim Pameran dan membuat uraian tugas serta jadwal pemandu.
56
2) Tim Pameran melaksanakan rapat untuk menetapkan tema, tanggal pelaksanaan dan jumlah stand. 3) Tim Pameran membuat brosur dan undangan, kemudian menyebarkan
brosur
dan
undangan
tersebut
kepada
instansi-instansi pemerintah, swasta, kedutaan negara sahabat, dan masyarakat umum lainnya, serta mitra Perpustakaan Nasional RI. 4) Tim Pameran menyiapkan materi pameran
sesuai dengan
tema, kegiatan pendukung, serta segala sesuatu yang berkaitan dengan penyelenggaraan pameran. 5) Tim Pameran berkoordinasi dengan unit kerja lain di lingkungan Perpustakaan Nasional RI untuk mendukung acara tersebut. 6) Tim Pameran mendaftarkan peserta pameran dan menetapkan nomor stand. 7) Tim Pameran melaksanakan technical meeting dengan peserta pameran. 8) Tim Pameran memasang stand pameran beserta perlengkapan lainnya dengan memberi nomor dan facia. 9) Masing-masing peserta pameran menata standnya. 10) Tim Pameran menata dan mendisplay materi pameran di Lobby Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. 11) Penyelenggaraan pameran. 12) Pembongkaran stand pameran. 13) Koordinator
Pameran
membuat
laporan
dan
menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 14) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran Tetap.
57
Alir Pameran Temporer Peserta
Penyelenggara Pameran MULAI
Menentukan waktu dan tempat Persetujuan atasan
Pembentukan team
Rapat koordinasi
Pembuatan Brosur dan Undangan Peserta Brosur
Penyebaran Brosur dan Undangan
Undangan Peserta
Tidak
Setuju?
Undangan technical meeting
Ya
Pendaftaran peserta
Rapat koordinasi daftar pameran, penentuan booth, technical meeting
Technical Meeting
Pemasangan booth
Penataan
Pameran
Pembongkaran
SELESAI
58
c. Keikutsertaan Perpusnas Dalam Pameran Pameran ini diselenggarakan oleh pihak lain (instansi pemerintah atau swasta) baik di Jakarta, daerah, maupun di luar negeri. 1) Pejabat Perpustakaan Nasional RI menentukan pameran mana saja yang akan diikuti. 2) Koordinator Pameran membuat jadwal pameran, menyusun Tim Pameran dan membuat uraian tugas serta jadwal pemandu. 3) Koordinator Pameran berkoordinasi dengan penyelenggara pameran untuk menyatakan keikutsertaan dalam pameran tersebut, serta melengkapi administrasi lainnya. 4) Koordinator Pameran mensurvei lokasi pameran. 5) Tim Pameran menyiapkan materi dan bahan pameran serta kebutuhan lainnya. 6) Tim Pameran menata stand. 7) Penyelenggaraan pameran 8) Tim Pameran membongkar stand pameran. 9) Koordinator Pameran membuat laporan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 10) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran.
59
Alir Keikutsertaan Pameran Peserta
Penyelenggara
MULAI Disposisi
Undangan Peserta
Tidak
Setuju? Ya
Surat Balasan
Membuat surat balasan
Koordinator melakukan survey Pembentukan team
Rapat koordinasi penentuan tema Pembuatan anotasi, scan, fotobox Pembuatan baner, spanduk, backdrop Penataan
Pameran
Pembongkaran
SELESAI
60
16. Prosedur Sahabat Perpusnas Tujuan: Menjamin aktivitas Sahabat Perpustakaan berjalan dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi mekanisme aktivitas Sahabat Perpustakaan. Prosedur Kerja: a. Pendaftaran Sahabat Perpustakaan 1) Sahabat
Perpustakaan
adalah
kegiatan
bersama
antara
Perpustakaan Nasional RI dengan masyarakat dengan cara mendukung/memfasilitasi kegiatan tersebut. 2) Pemustaka yang ingin menjadi Sahabat Perpustakaan mengisi formulir
pendaftaran
Sahabat
Perpustakaan
dan
mengembalikan ke Perpustakaan Nasional RI. 3) Koordinator
Sahabat
Perpustakaan
bertanggung
jawab
merekap data Sahabat Perpustakaan dalam Direktori Sahabat Perpustakaan. b. Aktivitas Sahabat Perpustakaan 1) Tim Sahabat Perpustakaan mengirimkan informasi sebagai berikut: a) Koleksi perpustakaan baru b) Informasi
kegiatan
yang
akan
diselenggarakan
oleh
Perpustakaan Nasional RI 2) Sahabat Perpustakaan dapat mengajukan kegiatan bersama untuk difasilitasi Perpustakaan Nasional RI. 3) Pengajuan kegiatan bersama yang masuk akan dipelajari untuk kemungkinan realisasinya. 4) Tim Sahabat Perpustakaan membuat dokumentasi kegiatan bersama Sahabat Perpustakaan. c. Pelaporan Sahabat Perpustakaan 1) Koordinator Sahabat Perpustakaan membuat laporan Sahabat Perpustakaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari Direktori Sahabat
61
Perpustakaan dan dokumentasi kegiatan bersama Sahabat Perpustakaan.
Dalam
laporan
disertakan
kemungkinan
permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Sahabat Perpustakaan.
Alir Sahabat Perpusnas Pemustaka
Pustakawan
MULAI
Mengisi formulir pendaftaran
Mengajukan proposal kegiatan
Proposal kegiatan
Analisis kegiatan
Tidak
Disetujui? Ya Membuat Kerangka Acuan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan bersama
Koordinasi dengan pihak terkait
SELESAI
62
17. Prosedur Penerimaan Koleksi Perpustakaan Baru Tujuan: Menjamin penerimaan koleksi perpustakaan berjalan dengan cepat dan lancar. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas menerima dan mencatat koleksi koleksi perpustakaan baru dari Bidang Akuisisi dan Bidang Pengolahan Bahan Pustaka. Prosedur Kerja: a. Penerimaan Terbitan Berkala Baru 1) Bidang Akuisisi menyerahkan terbitan berkala baru setiap hari kecuali hari Sabtu dan Minggu. 2) Kelompok Layanan Koleksi Terbitan Berkala Mutakhir dan Kelompok Layanan Terbuka menerima dan mengecek koleksi terbitan berkala baru dengan daftar pengiriman, dimasukkan ke dalam portepel kemudian disimpan di rak penyimpanan sesuai judulnya. Untuk berkala mutakhir paling baru dijajarkan di ruang baca dengan menggunakan rak penyimpanan dan display koleksi. 3) Kelompok Layanan Terbuka menjajarkan terbitan berkala baru di rak penyimpanan dalam ruang baca. Koleksi koleksi perpustakaan terbitan berkala yang lama dikeluarkan dari rak penyimpanan dalam ruang baca untuk disimpan di gudang. Bidang Akuisisi secara berkala mengambil koleksi koleksi perpustakaan terbitan berkala yang berada di gudang tersebut. b. Penerimaan Buku Baru 1) Bidang Pengolahan Bahan Pustaka menyerahkan buku baru ke Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, dan Kelompok Layanan Koleksi Rujukan. 2) Ketiga Kelompok tersebut menerima dan mengecek buku baru dengan daftar pengiriman dan katalog online, kemudian menjajarkan ke rak penyimpanan. c. Pelaporan Penerimaan Koleksi Koleksi perpustakaan Baru
63
1) Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, dan Kelompok Layanan Koleksi Rujukan dan Tesis membuat laporan penerimaan koleksi perpustakaan baru setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari daftar pengiriman. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan koleksi perpustakaan baru.
64
Alir Penerimaan Koleksi perpustakaan Baru Bidang Akuisisi
Bidang Pengolahan
Bidang Layanan Koleksi Umum
MULAI
Pengadaan Bahan Perp. Tidak Terbitan berkala?
Pengolahan bahan perp. Ya
Membuat daftar pengiriman
Membuat daftar pengiriman Daftar Pengriman
Cek pengiriman
Tidak Valid? Ya Penjajaran Bahan perp.
SELESAI
18. Prosedur Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusak Tujuan: Menjamin koleksi perpustakaan yang rusak dapat dipergunakan kembali secara cepat dan akurat. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas mencatat koleksi perpustakaan rusak,
65
menyerahkan ke Pusat Preservasi untuk diperbaiki, dan dirawat, kemudian menerimanya kembali setelah diperbaiki. Prosedur Kerja: a. Persiapan penanganan koleksi perpustakaan rusak Seluruh Kelompok Layanan yang mempunyai koleksi perpustakaan rusak memisahkan koleksi tersebut dan membuatkan daftar pengiriman dalam daftar koleksi perpustakaan rusak. b. Penangangan koleksi perpustakaan rusak 1) Seluruh
Kelompok
Layanan
yang
mempunyai
koleksi
perpustakaan rusak menyerahkan koleksi perpustakaan rusak ke Pusat Preservasi. 2) Pusat
Preservasi
menerima
dan
mengecek
koleksi
perpustakaan rusak dengan daftar bahan pustaka rusak. 3) Pusat Preservasi menangani koleksi perpustakaan rusak sesuai dengan jenis kerusakannya. 4) Setelah
selesai,
perpustakaan
Pusat
rusak
Preservasi
yang
sudah
mengirimkan diperbaiki
ke
koleksi Bagian
Pengolahan untuk penglabelan atau memasang nomor panggil koleksi tersebut. 5) Setelah selesai dilabel, Bagian Pengolahan mengirimkan koleksi tersebut ke Kelompok Layanan terkait. c. Penerimaan koleksi perpustakaan yang sudah diperbaiki 1) Kelompok Layanan terkait menerima dan mengecek koleksi perpustakaan yang sudah diperbaiki beserta labelnya dengan daftar koleksi perpustakaan rusak. 2) Kelompok Layanan terkait menjajarkan koleksi perpustakaan tersebut ke rak penyimpanan. d. Pelaporan penangangan koleksi perpustakaan rusak 1) Kelompok Layanan terkait membuat laporan penanganan koleksi perpustakaan rusak setiap bulan dalam laporan penanganan koleksi perpustakaan rusak dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari daftar koleksi
66
perpustakaan rusak. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau
yang dihadapi serta saran
tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen
dan
rekaman
terkait
penanganan
koleksi
perpustakaan yang rusak.
Alir Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusak Pusat Preservasi
Bidang
Bidang Layanan
Bahan Pustaka
Pengolahan
Koleksi Umum MULAI
Seleksi bahan pustaka rusak
Buku rusak
Membuat daftar buku rusak
Daftar buku rusak
Preservasi koleksi perpustakaan Bahan pustaka
Pengolahan bahan pustaka
Daftar pengiriman bahan pustaka
Cek penerimaan bahan pustaka
Tidak Valid? Ya Penjajaran koleksi
SELESAI
67
D.
FASILITAS
PELAYANAN,
SARANA
PENELUSURAN
KOLEKSI
PERPUSTAKAAN, LOKASI DAN JADWAL PELAYANAN 1.
Fasilitas Pelayanan a.
Ruang baca yang dilengkapi dengan air conditioner di lantai I sampai dengan VIII Blok B dan C dengan meja dan kurci baca
2.
b.
Mesin fotokopi di lantai IB, IIIB, IIIC, IVC, VIIB, dan VIIIB
c.
Hotspot di setiap ruangan
d.
Locker penitipan tas, jaket dan barang-barang lainnya di lantai I
e.
Musholla
f.
Kantin dan toko di lantai ID
g.
Toilet di lantai ID
Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan a.
Katalog Online 1)
Katalog online Perpustakaan Nasional RI dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama pemustaka terhubung
dengan
jaringan
internet.
Katalog
online
Perpustakaan Nasional RI dapat diakses melalui alamat URL: www.perpusnas.go.id. atau www.pnri.go.id 2)
Ketikkan kata kunci di kolom pencarian, pindahkan cek ke katalog online, kemudian klik GO.
3)
Dalam katalog online Perpustakaan Nasional RI, terdapat pencarian sederhana dan pencarian lanjut.
4)
Panduan pencarian sederhana: a)
Pencarian sederhana adalah pencarian koleksi dengan menggunakan hanya satu kriteria pencarian saja.
b)
Ketikkan kata kunci pencarian, misalnya: "sosial kemasyarakatan"
c)
Pilih ruas yang dicari, misalnya: "Judul "
d)
Pilih jenis koleksi misalnya "Monograf (buku)", atau biarkan pada pilihan "Semua Jenis Bahan."
e)
Klik tombol "Cari" atau tekan tombol Enter pada keyboard
68
5)
Panduan pencarian lanjut: a) Pencarian Lanjut adalah pencarian koleksi dengan menggunakan lebih dari satu kriteria. b) Ketikkan kata kunci pencarian, misalnya: "sosial kemasyarakatan" c) Pilih ruas yang dicari, misalnya : "Judul" d) Untuk menambah kriteria silahkan klik tombol "Tambah Filter" e) Pilih operator boolean "DAN" untuk hasil pencarian yang sesuai dengan kriteria pertama DAN kriteria selanjutnya f)
Pilih operator boolean "ATAU" untuk hasil pencarian yang sesuai dengan kriteria pertama ATAU kriteria selanjutnya
g) Ketikkan kata kunci kriteria selanjutnya, misalnya: "Noel Dominiq" h) Pilih ruas kriteria selanjutnya yang dicari, misalnya: "Pengarang" i)
Jumlah kriteria yang dapat ditambahkan tidak terbatas
j)
Untuk menghapus kriteria, klik tombol "Hapus Filter"
k) Untuk melaksanakan pencarian, klik tombol "Cari"
b.
Katalog Manual 1)
Katalog Kartu Katalog kartu dikelompokkan berdasarkan judul, pengarang, dan subyek yang disusun secara alfabetis.
2)
Katalog Berkas Katalog berkas adalah katalog yang berbentuk kumpulan lembaran
terjilid,
yang
dikelompokkan
berdasarkan
pengarang dan judul, dan dijajarkan secara alfabetis. 3)
Katalog Buku Katalog buku adalah katalog yang berbentuk buku yang entrinya disusun berdasarkan subyek.
69
4)
Indeks Indeks adalah sumber rujukan yang memberikan informasi tentang di mana suatu artikel dimuat dalam majalah, surat kabar, hasil lokakarya atau seminar.
5)
Abstrak Abstrak adalah sumber rujukan yang mendaftar judul-judul buku atau terbitan lain. Abstrak memberikan informasi tambahan mengenai subyek yang dikandung dalam koleksi perpustakaan yang didaftar berupa ringkasan atau anotasi dari koleksi perpustakaan tersebut.
3.
Lokasi dan Jadwal Pelayanan a.
Jl. Salemba Raya No. 28 A, Jakarta Pusat Senin-Jumat : 08.30-17.30 WIB Sabtu
b.
: 09.00-15.30 WIB
Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11, Jakarta Pusat Senin-Jumat : 08.30-17.30 WIB Sabtu-Minggu : 09.00-15.30 WIB
70
DAFTAR PUSTAKA
Arief Wicaksono. Standar Layanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Layanan Koleksi Umum. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2014. Handbook Standar Nasional Indonesia Sistem Manajemen Mutu. Jakarta: Badan Standarisasi Nasional, 2010. Pedoman Pusat Jasa Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1996. Pedoman Teknis Layanan Perpustakaan dan Informasi: Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2014. Pedoman Teknis Layanan Koleksi Umum Perpustakaan Nasional RI. 2009. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2014. Perpustakaan Nasional RI. Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Kemasyarakatan, Sosial Budaya, Hiburan dan Perorangan Lainnya Bidang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2012. Yuliatry Bunga. Pelayanan perpustakaan: bahan ajar diklat pustakawan tingkat ahli (alih jalur). Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2015.
71
Lampiran-Lampiran:
Contoh Bon Permintaan
72
